Informe Final Indicadores de Gestión 2015

Guía Metodológica para la construcción

de los Planes de Acción

Federación Colombiana de

Municipios –

Dirección Nacional Simit

Francisco Javier Vásquez Atencio Asesor de Planeación y Calidad

Informe Final Indicadores de Gestión 2015

Federación Colombiana de

Municipios -

Dirección Nacional Simit

Asesoría de Planeación y Calidad

Diciembre / 2015

1

Director Ejecutivo Gilberto Toro Giraldo

Directora Nacional Simit

Sandra Milena Tapias Mena

Directora Administrativa y Financiera

Dinorah Patricia Abadía Murillo

Director de Tecnologías de Información y Las Comunicaciones

Alejandro Murillo Pedroza

Asesor de Planeación y Calidad (en misión)

Francisco Vásquez Atencio

Jefe de Control Interno de Gestión

Lucia Obando Vega

Equipo de Jefes Dirección Nacional Simit

Giselle María Castro V. Jefe de Administración del Sistema

Martha Helena Sánchez Jefe de Asuntos Jurídicos Públicos

Luz Dary Serna Zuluaga Jefe de Operaciones

Ximena Poveda Jefe de Proyectos

Leisy Sinisterra Rovira Jefe del Centro de Atención al Ciudadano

Zaida Bernal Gómez Comunicaciones Estratégicas

2

Informe de Autoevaluación de la Gestión 2015

Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit

Este informe refleja la gestión realizada por las diferentes Jefaturas de la Dirección

Nacional Simit y los servicios compartidos de la Federación; a partir de la

ejecución de los diferentes proyectos planeados dentro del marco del Plan de

Acción 2015.

La información aquí presentada corresponde a las estadísticas del periodo

comprendido de Enero a Diciembre de 2015, de:

Jefatura de Administración del Sistema

Jefatura de Asuntos Jurídicos Públicos

Jefatura de Operaciones

Jefatura de Proyectos

Jefatura del Centro de Atención al Ciudadano

Jefatura de Control Interno de Gestión


Comunicaciones Estratégicas

Dirección Administrativa y Financiera

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación

Por otra parte se muestra el resultado y el análisis de cada uno de los indicadores

por Jefaturas, según el porcentaje total alcanzado a diciembre 2015.

3

Objetivo de la Evaluación

Establecer los avances de la ejecución de los proyectos en la Federación

Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit a través de sus indicadores

de gestión y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin

de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar

los resultados planificados.

Metodología

El seguimiento a la gestión en la Federación Colombiana de Municipios –

Dirección Nacional Simit se realiza a través del monitoreo de metas programadas

dentro de la ejecución de los proyectos planeados en los Planes de Acción de

cada vigencia, siempre apuntando a cumplir con los Objetivos Estratégicos

Institucionales y estos se miden por medio de los Indicadores de Gestión que se

reportan de manera semestral y/o anual por parte de los responsables de los

procesos; dicha información permite determinar el porcentaje de avance o

cumplimiento y resultado en el término de la vigencia, con respecto de la

programación establecida por los ejecutores o responsables de cada Indicador.

Para interpretar la calificación de los Indicadores de Gestión de la Federación

Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, se tiene en cuenta el

siguiente ejemplo (ver tabla de interpretación); sin embargo para cada vigencia los

líderes de cada proceso de la función pública delegada son los responsables de

asignar una meta de cumplimiento al proyecto de acuerdo al desarrollo de este en

la vigencia y los rangos según corresponda para cada indicador.

4

RANGO INTERPRETACIÓN ESTADO DE AVANCE

0 % > 59 %

Condición Critica

60 % > 79 %

Condición Normal

80 % > 100% Condición Satisfactoria

Fuente de Información de los Datos

La información base para el análisis se obtuvo de los reportes realizados por cada

una de las Jefaturas responsables, en las hojas de vida y seguimiento de los

Indicadores de Gestión de la Dirección Nacional Simit; de donde cada Indicador

está identificado con el cumplimiento de las actividades de los Proyectos

ejecutados para la vigencia.

5

Análisis / Resultados por Jefaturas

Jefatura de Administración del Sistema.

a) Nombre del Proyecto: Actualización en línea en el SIMIT de los registros

de comparendos, resoluciones y pagos.

Descripción del Indicador: Porcentaje de organismos de tránsito que

reportan información en línea en el sistema

Tipo de Indicador: Eficacia

Periodicidad: Anual

Formula: (Número de OT que reportan en línea / Número de OT

visitados)*100%

Denominación del Resultado: 25%

Cálculo: (4/20)*100%

Meta Establecida: 25%

CRITERIO DE ANÁLISIS

CONDICIÓN CRITICA CONDICIÓN NORMAL CONDICIÓN SATISFACTORIA

0% > 9.9% 10% > 19.9% 20% > 30%

6

Análisis del Indicador:

Se realizó informe de desarrollo y cumplimiento de la estrategia para la

implementación de web service para el cargue de información al Simit,

donde cuatro (4) Autoridades Territoriales reportan la información en línea

al Simit.

Este indicador se cumplió en un 25%, la meta para el año 2015 era del

20%, ya que este proyecto sigue en la próxima vigencia, dado que en los

municipios que se visitaron se siguen realizando las gestiones que

conlleven al reporte en línea de la información.

b) Nombre del Proyecto: Renovación del Portal Interactivo e informativo

SIMIT

Descripción del Indicador: Porcentaje de criterios de Gobierno en línea

implementados en el Portal Web Simit


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de criterios implementados/Número de criterios que

aplican al Simit)*100%


Calculo: (48/60)*100

7


CRITERIO DE ANALISIS


0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


Con el fin de convertir al Simit en la mejor experiencia de gobierno en línea

se implementó el 80% de los criterios de Gobierno en línea que aplican al

Simit.

c) Nombre del Proyecto: Adquisición e implementación de un software de

peticiones, quejas, reclamos y solicitudes –PQRS-, para el Sistema

Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de

Tránsito –Simit.

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento de las

características del sistema de PQRS.


Periodicidad: Anual

8

Formula:(Número de funcionalidades implementadas / Número de

funcionalidades requeridas)*100%


Calculo: (58 / 58 )* 100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


Que las 58 funcionalidades solicitadas en la implementación del sistema

PQRS para la Dirección Nacional Simit, estan implementadas las 58

funcionalidades.

d) Nombre del Proyecto: Apoyar a las autoridades en la implementación de

tecnología especializada en la gestión de proceso contravencional y cobro

coactivo

Descripción del Indicador: Porcentaje de organismos que cuentan con

herramienta contravencional provista por el Simit

9


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de OT pilotos capacitados/Número de OT seleccionados

como pilotos)*100%

Denominación del Resultado: 83 %

Calculo: (5/6)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


La Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit,

trabajó a lo largo de la vigencia 2015 en el diseño, desarrollo e

implementación de tecnología especializada en la gestión de proceso

contravencional y cobro coactivo.

Es así como brindo la capacitación a cinco (5) Autoridades de Tránsito en

una herramienta a especializada que les permitirá a las Autoridades de

10

Tránsito llevar a cabo su misión funcional en lo referente a los diferentes

procesos contravencionales y cobro coactivo.

La herramienta implementada es denominada Gestor de Tránsito Simit.

Las Autoridades de Tránsito Capacitada fueron:

- Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de La Tebaida

- Subsecretaría de Tránsito y Transporte Departamental de Nariño

- Inspección de Policía y Tránsito Sabana de Torres

- Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte del Tolima

-Zarzal (Departamental)

e) Nombre del Proyecto: Fortalecer la información histórica sobre las

transferencias registradas a nombre de las Autoridades Territoriales de

Tránsito en cumplimiento a la ley 769 del 2002.

Descripción del Indicador: Incremento en las Autoridades de Tránsito con

las vigencias completas de las transferencias.


Periodicidad: Anual

Formula: (Porcentaje de registros completos año 2015 - Porcentaje de

registros completos año 2014 )

Denominación del Resultado: 7.6%

Calculo: 92,37% - 84,77%




0% > 1,7% 1,71% > 3,3% 3,4% >5%

11


Una vez cumplidas las tareas establecidas en el Plan de Acción 2015 para

incrementar las Autoridades de Tránsito con la información de vigencias

completas por parte de los profesionales de Dispersión de Fondos, se logró

un incremento del 7,60% de los organismos de tránsito con registros

completos en los consolidados históricos de transferencias del recaudo

local urbano y en vías nacionales con corte al 31 de diciembre de 2013,

actualizados a noviembre de 2014.

f) Nombre del Proyecto: Liquidación por parte de las autoridades de tránsito

del pago del recaudo local a través del sistema.

Descripción del Indicador: Porcentaje de Autoridades de Tránsito que

Utilizan la funcionalidad.


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de OT pilotos capacitados /Número de OT

seleccionados como pilotos)*100%


12

Calculo: (5/5)*100%




0% > 60% 80% 100%


Se brindó la capacitación a cinco (5) Autoridades de Tránsito en la

funcionalidad que les permitirá liquidar el recaudo local a través del

aplicativo Simit.

Las Autoridades de Tránsito Capacitada fueron:

- Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal de La Tebaida

- Subsecretaría de Tránsito y Transporte Departamental de Nariño

- Inspección de Policía y Tránsito Sabana de Torres

- Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte del Tolima

-Zarzal (Departamental)

13

g) Nombre del Proyecto: Incremento de los canales de acceso a la

información del sistema

Descripción del Indicador: Incremento en la cantidad de canales de

acceso a la información del Simit.


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de canales de acceso disponibles en el 2015 - Número

de canales de acceso disponibles en el 2014)

Denominación del Resultado: 1

Calculo: (6-5)

Meta Establecida: 1 Canal



Disminuir Canales < 0 0=0 Sin Aumento de Canales 1 Canal > 1 Canal

14


Una vez cumplidas las tares establecidas en el plan de acción 2015, se

puede evidenciar en el 2015 el incremento de un (1) canal de acceso a la

información.

El número de canales de acceso a la información del sistema en el 2014

eran los siguientes:

- Página Web Simit

- Consulta de estado de cuenta a través de código cortó.

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo Móvil iOS.

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo Móvil Android

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo BlackBerry

El número de canales de acceso a la información del sistema en el 2015

son los siguientes:

- Página Web Simit

- Consulta de estado de cuenta a través de código cortó.

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo Móvil iOS.

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo Móvil Android

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo BlackBerry

- Consulta de estado de cuenta a través del aplicativo Windows Phone

h) Nombre del Proyecto: Anuario Estadístico del Simit

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento de los capítulos

que conforman el anuario estadístico.


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de capítulos elaborados/número de capítulos

planteados)*100%


Calculo: ( 8 / 8 ) * 100%


15



0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


Se creó el anuario estadístico según lo señalado con la cantidad de

capítulos planteados.

i) Nombre del Proyecto: Implementación herramienta visualización y

seguimiento a las comparenderas electrónicas

Descripción del Indicador: Incremento en la cantidad de comparendos

cargados a Simit utilizando comparenderas electrónicas.


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de comparendos cargados a Simit, impuestos con

comparenderas electrónicas en 2015 - Número de comparendos cargados

en Simit impuestos con comparenderas electrónicas en 2014)

Denominación del Resultado: 70,909

16

Calculo: 79.325 - 8.416

Meta Establecida: 70,000



0 > 10.000 10.001 > 50.000 50.001 > 70.000


Se realizó verificación de los comparendos que fueron impuestos en 2014 y

2015 y que a su vez fueron cargados efectivamente a Simit.

Este resultado arrojó un incremento en la imposición de comparendos de

más de 70.000 gracias a las comparenderas electrónicas para el año 2015.

j) Nombre del Proyecto: Realizar intercambio de experiencias exitosas

utilizando como eje la Plataforma FCM-Simit

Descripción del Indicador: Número de países que conocieron el modelo

del sistema de información Simit.


Periodicidad: Anual

17

Formula: (Número de paises que conocieron al Simit / Número de paises

planeados) * 100 %


Calculo: (1 / 1) * 100%



CONDICIÓN CRITICA CONDICIÓN NORMAL CONDICIÓN

SATISFACTORIA

0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


En cumplimiento a lo establecido en el Plan de Acción de 2015 se construyó

el "Manual de infracciones de Tránsito" documento que tiene como principal

objetivo dar a conocer al Simit a nivel nacional e internacional y en esta

oportunidad se logró este acercamiento con el Paraguay.

18

Jefatura de Asuntos Jurídicos Públicos.

a) Nombre del Proyecto: Optimizar las solicitudes administrativas, generando

control y respuesta oportuna.

Descripción del Indicador: Porcentaje de ejecución del modelo de gestión

de defensa jurídica


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Políticas y procedimientos Aprobadas /Número de

Políticas y procedimientos Socializadas)*100%


Calculo: (1/1)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

19


Para la medición de este indicador, de acuerdo a las tareas planeadas en el

plan de acción, fue actualizado el procedimiento de defensa judicial y

extrajudicial, debidamente socializado.

De otra parte, a partir de la guía elaborada por la Agencia Nacional de

Defensa del Estado, se elaboró y socializó la Política de Prevención del Daño

Antijurídico, la cual está vigente a la fecha.

Como resultado se obtienen dos documentos: Un procedimiento de Defensa

Judicial y Extrajudicial actualizado, y una Política de Prevención del Daño

Antijurídico.

b) Nombre del Proyecto: Afianzar el conocimiento de la labor de supervisión

de los contratos suscritos

Descripción del Indicador: Efectividad en el conocimiento en las labores

de supervisión de contratos

Tipo de Indicador: Efectividad

Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Capacitaciones programadas /Número de

Capacitaciones Realizadas)*100%


Calculo: (2/2)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

20

Análisis del Indicador: Para el análisis y medición de este indicador, se

tomó como insumo la tarea propuesta en el plan de acción, de efectuar dos

(2) capacitaciones a los supervisores de contratos, cuyo producto se fijó en

un documento de conclusiones académicas por sesión.

La primera capacitación se llevó a cabo el 8 de septiembre de 2015, y la

Segunda el 20 de noviembre de 2015, con lo cual se cumplió la tarea

Planeada.

c) Nombre del Proyecto: Diseñar un instrumento que facilite la consulta de

normas y conceptos en materia de tránsito

Descripción del Indicador: Grado de Satisfacción en la Gestión Jurídica


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Informes Programados /Número Informes

Realizados)*100%


Calculo: (4/4)*100%


21



0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%


Para el análisis y medición de este indicador se tomó la tarea establecida en

el plan de acción, consistente en elaborar un instrumento que facilite la

consulta de normas y conceptos en materia de tránsito.

Para conocer el avance en el cumplimiento, se estableció la elaboración de

cuatro informes a la Directora Nacional, los cuales fueron presentados en

tiempo.

22

Jefatura de Operaciones

a) Nombre del Proyecto: Diseñar e implementar un esquema de gestión y

seguimiento de transferencias de Ley al Simit

Descripción del Indicador: Nivel de cumplimiento de lo requerido


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de documentos de requerimiento para el módulo de

seguimiento planeados / Número de documentos de requerimiento para el

módulo ejecutados)*100


Calculo: (1/1)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

23


Con el fin de consolidar el documento de requerimiento, se realizaron mesas

de trabajo mediante las cuales se analizó el estado actual del software y para

identificar las necesidades de nuevos ajustes y/o desarrollos que permitan un

seguimiento mas eficiente sobre las transferencias pendientes.

b) Nombre del Proyecto: Diseñar y entregar Informes de gestión para los

alcaldes y secretarios de tránsito, durante su administración

Descripción del Indicador: Nivel de satisfacción de los informes

distribuidos


Periodicidad: Anual

Formula: (Cantidad de organismos de tránsito a las que se entrega el

informe/ Cantidad de organismos de tránsito) *100


Calculo: (246/246)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

24


Se diseñó la estructura del informe que sería distribuido a las autoridades

de Tránsito territoriales y se realizó la entrega en el marco del 5to

Congreso Nacional de autoridades de tránsito al igual que se realizó la

distribución de los mismos mediante oficio.

c) Nombre del Proyecto: Diseñar, desarrollar e implementar un sistema de

gestión de aprendizaje, dirigido a las autoridades de tránsito territoriales en

temas de interés y de actualidad en tránsito, transporte, movilidad y

seguridad vial

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento en la

implementación del Sistema de gestión de aprendizaje


Periodicidad: Anual

Formula: (Sistema de gestión de aprendizaje diseñado/Esquema de

gestión planeado) * 100


25

Calculo: (50/100)*100




0% > 19% 20% > 39% 40% > 60%


Con el fin de consolidar un sistema de gestión de aprendizaje dirigido a las

autoridades de tránsito territoriales, se realizaron encuestas a los

coordinadores de zona de los concesionarios para conocer las

necesidades de capacitación de las autoridades de tránsito territoriales, de

manera que los temas que se aborden sean de relevancia para el Simit.

Por otra parte, se realizaron mesas de trabajo para analizar las diferentes

alternativas y necesidades de capacitación. Finalmente y una vez

aprobada la política de capacitación por parte de la Dirección, la misma

fue socializada con los Concesionarios con quienes se realizará la

implementación en el año 2016

26

d) Nombre del Proyecto: Apoyar a las autoridades territoriales para la

suscripción de convenios que le permitan regular el tránsito al interior de su

jurisdicción.

Descripción del Indicador: Nivel de Satisfacción en la Gestión Realizada


Periodicidad: Anual

Formula: (# de encuestados satisfechos/ # de encuestas contestadas) *100


Calculo: (3/3)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

27


Se eligieron los organismos de tránsito de la operación directa para brindar

el apoyo en la suscripción de los convenios, por tratarse de zonas

marginadas que presentan gran dificultad para lograr este tipo de gestione.

Para ello se realizaron reuniones con la DITRA, llamadas telefónicas,

correos electrónicos.

e) Nombre del Proyecto: Diseñar, implementar y adoptar el modelo de

gestión de la operación directa del Simit

Descripción del Indicador: Porcentaje de implementación del modelo de

la operación directa


Periodicidad: Anual

Formula: (Modelo de operación directa ejecutado / Modelo de operación

planeado) * 100


Calculo: (60/100)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

28


Se realizaron mesas de trabajo con las demás áreas de la Dirección

Nacional Simit y demás servicios compartidos, para la estructuración del

modelo de operación directa, igualmente se realizó visita de inspección a la

concesión Simit Capital, con el fin de hacer un levantamiento de

información más detallado.

f) Nombre del Proyecto: Diseñar e institucionalizar una guía metodológica

para la construcción de un sistema de indicadores de seguridad vial, en la

búsqueda del aprovechamiento del SIMIT

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento en la

estructuración de la guía metodológica de indicadores de seguridad vial


Periodicidad: Anual

Formula: (Guía metodológica para la construcción de indicadores

elaborada / Guía metodológica planeada)*100


Calculo: (1/1)*100

29




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Se hizo un documento técnico de la estructura de los

indicadores con el fin de establecer de qué manera debían ser formulados,

por otra parte se hizo un análisis del sector para identificar los indicadores

formulados por otras entidades nacionales e internacionales, por último se

establecieron los indicadores y se adoptaron.

g) Nombre del Proyecto: Diseñar e implementar un esquema de seguimiento

a la operación del Simit

Descripción del Indicador: Nivel de cumplimiento de lo requerido


Periodicidad: Anual

Formula: (Esquema de seguimiento diseñado e implementado / Esquema

de seguimiento planeado)*100

30


Calculo: (1/1)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Con el fin de consolidar el documento de

requerimiento, se realizaron mesas de trabajo mediante las cuales se

analizaron las necesidades de desarrollos que permitan hacer un

seguimiento más efectivo a los organismos de tránsito.

31

Jefatura de Proyectos

a) Nombre del Proyecto: Actualizar la guía metodológica para la

Administración de Proyectos en la Dirección Nacional Simit, bajo los

lineamientos internacionales del PMI "Project Management Institute"

Descripción del Indicador: Nivel de cumplimiento buenas prácticas en la

administración de proyectos de la Dirección Nacional Simit


Periodicidad: Anual

Formula: (Actualización de documento metodológico

elaborado/Procedimiento inicial del Banco de Proyectos

implementado)*100%


Calculo: (1/1)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

32


La actualización de la guía metodológica para la administración de

proyectos se realizó conforme a lo planeado en el año 2015 y contó con la

aprobación de la Directora Nacional Simit. Con esta guía se desarrollaron

los métodos, plantillas y formatos que actualizan la forma de administrar los

proyectos en la DNS.

b) Nombre del Proyecto: Realizar el gerenciamiento de los proyectos de

acuerdo al ciclo de vida de los proyectos de la Dirección Nacional Simit

Descripción del Indicador: Porcentaje de Cumplimiento en el Ciclo de

Vida del Proyecto


Periodicidad: Anual

Formula: (Número lecciones aprendidas documentadas en la vigencia /

Número de Proyectos Ejecutados en la vigencia)*100


Calculo: (5/5)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

33

Análisis del Indicador: En la vigencia se documentaron 5 lecciones

aprendidas de 5 proyectos ejecutados. Si bien la actividad consiste en

documentar, en el mes de enero de 2016 se socializará con la Directora

Nacional Simit el compendio de lecciones aprendidas en el 2015.

c) Nombre del Proyecto: Implementar el Banco de Proyectos de la Dirección

Nacional Simit

Descripción del Indicador: Grado de cumplimiento de la Implementación

del Banco de Proyectos


Periodicidad: Anual

Formula: (Actividades del proyecto realizadas/ Número de actividades del

proyecto planeadas)*100%


Calculo: (5/5)*100


34



0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: En la vigencia se definió y socializó el

procedimiento de operación del Banco de Proyectos del Simit, incluyendo

sus instrumentos.

Adicionalmente se realizó un informe de inventario semestral pero debe

anotarse que en el primer semestre no se realizaron informes de

desempeño por cada proyecto debido a que no se había cumplido el tiempo

planeado para realizarlos. Así las cosas, en el segundo semestre se

realizaron los informes de desempeño individuales para los 5 proyectos

ejecutados en la vigencia, los cuales se anexaron al informe compilatorio.

35

Jefatura del Centro de Atención al Ciudadano

a) Nombre del Proyecto: Brindar herramientas de información de infracciones

de tránsito que aporten a la seguridad vial en el servicio de transporte

escolar de las instituciones educativas.

Descripción del Indicador: Porcentaje de Uso de la Herramienta


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Actividades Planeadas /Número de Actividades

Ejecutadas)*100%


Calculo: (5/5)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

36

Análisis del Indicador: Para el uso de la Herramienta se realizaron cinco

(5) actividades que consistieron estudio del sector, informe, cronograma de

trabajo, Estrategia propuesta, y finalmente se realizó Informe de ejecución

de la estrategia de gestión de consulta del historial del conductor para los

conductores de servicio escolar en las instituciones educativas públicas y

privadas el cual llevo a la ejecución del 100% del indicador.

b) Nombre del Proyecto: Implementar un sistema de atención al ciudadano.

Descripción del Indicador: Nivel Satisfacción del Ciudadano


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Actividades Planeadas /Número de Actividades

Ejecutadas )*100%


Calculo: (8/8)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Nivel Satisfacción del Ciudadano en el año 2015

se establecieron ocho (8) actividades de la primera fase de implementación

que se lograron al 100% esta donde el alcance de este indicador incluía los

siguientes entregables: documento de políticas adoptado, documento de

protocolo, documento de flujo de atención, documento de trámite,

flujograma y trazabilidad, informe de seguimiento a los resultados de la

atención a los ciudadanos y las autoridades de tránsito, formato de

encuesta, buzón de sugerencias, manual de la Dirección Nacional Simit

actualizado, documento de lineamientos.

37

Jefatura de Control Interno de Gestión

a) Nombre del Proyecto: Monitorear las acciones y actividades del SIMIT,

con perspectiva disciplinaria y manejo de los riesgos

Descripción del Indicador: Porcentaje de Cumplimiento de las Actividades

y Acciones Generadas para Mitigar el Riesgo


Periodicidad: Anual

Formula: Número de Políticas diseñada/Número de Políticas

Socializadas)*100%


Calculo: (4/4)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

38


Para la elaboración de las políticas, se tomó como base la realización de

dos encuestas relacionadas con la administración de los riesgos y el

autocontrol; con los resultados obtenidos se elaboraron las dos políticas, las

cuales fueron aprobadas por el comité directivo de la entidad y posterior

socialización. Para continuar con el desarrollo de este proyecto, para el

2016 se programó las campañas de lanzamiento y comunicación y

sensibilización.

b) Nombre del Proyecto: Monitorear el desarrollo de los Planes de Acción y

de mejoramiento de la entidad

Descripción del Indicador: Nivel de Cumplimiento de los Planes


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Informes de seguimiento plan de acción y plan de

mejoramiento Elaborados /Número de Informes de seguimiento plan de

acción y plan de mejoramiento Ejecutados)*100%


Calculo: (4/4)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

39

Análisis del Indicador: Durante la vigencia 2015, se realizaron

seguimientos a la gestión de reporte de acciones al desarrollo de los planes

de acción de la DNS y plan de mejoramiento como resultado de la auditoria

por parte de la contraloría; como modificaciones sal plan de acción se

presentaron dos, correspondientes a la jefatura contable y tributaria y

jefatura de operaciones Simit; las dos están sustentadas dentro de la

herramienta visión empresarial: en cuanto al plan de mejoramiento este con

corte a diciembre 15 de 2015, no ha presentado modificaciones ni

vencimientos a la fecha faltan 2 actividades por cumplir ya que estas

actividades vence el 31 de diciembre.

c) Nombre del Proyecto: Monitorear la gestión contractual de la función

pública, a partir de lo planeado en el Plan Anual de Adquisiciones

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento de las etapas

contractuales


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Informes de cumplimiento de etapas Contractuales

planeadas /Número de Informes de cumplimiento de etapas Contractuales

Ejecutadas)*100%

40


Calculo: (6/6)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Los informes fueron desarrollados con los insumos

entregados por la coordinación de contratación; se hizo seguimiento a la

Etapa pre contractual, contractual y supervisión. Con el objetivo de

fortalecer una mejora continua el todo el proceso de contratación para

cumplir el 100% ya que las fechas de cierre son el 28 y 31 de diciembre

d) Nombre del Proyecto: Fortalecimiento del servicio al ciudadano

Descripción del Indicador: Grado de Satisfacción del Cuidadano


Periodicidad: Anual

41

Formula: (Número de Informes de Analisis y seguimiento del

comportamiento de las PQRS planeadas / Número de Informes de Analisis

y seguimiento del comportamiento de las PQRS Ejecutados )*100%


Calculo: (2/2)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Se realizó seguimiento a las respuestas de las

PQRS, en cuanto a los tiempos perentorios por Ley, estos seguimientos

arrojaron dos informes, de los cuales e logra establecer que las PQRS de

una vigencia a la otra continua con el incremento, como a su vez mantienen

y se fortalecen los controles este indicador se cumplirá el 28 de diciembre

de 2015.

42


a) Nombre del Proyecto: Realizar el proyecto de transformación

Organizacional hacia la Productividad Efectiva

Descripción del Indicador: Porcentaje de Cumplimiento a la nueva

estandarización de los procesos

Tipo de Indicador: Eficiencia

Periodicidad: Anual

Formula: (Número de formatos diseñados para la estandarización de los

procesos /Número de formatos socializados en la estandarización de los

procesos)*100%


Calculo: (4/4)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

43

Análisis del Indicador: Durante la vigencia 2015 se realizó un

análisis/diagnóstico y se le presento al comité directivo la propuesta de

cómo se debe realizar la estandarización de los procesos de la Federación

Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit con los nuevos

lineamientos de la norma ISO 9001 nueva versión con el fin de buscar la

eficiencia organizacional minimizando actividades y tareas operativas

dentro de las responsabilidades de cada una de las direcciones y se

presentaron las nuevos formatos establecidos para la actualización de los

procesos, procedimientos, políticas, manuales e instructivos.

Comunicaciones Estratégicas

a) Nombre del Proyecto: Comunicación estratégica para la divulgación de

información de los servicios y beneficios que presta el Simit al público

objetivo

Descripción del Indicador: Divulgación de noticias del Simit en canales de

comunicación


Periodicidad: Anual

Formula: (Numero de informes de difusión de beneficios planeados

/Numero de informes de beneficios ejecutados)*100%


Calculo: (20/20 )*100 informes




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

44

Análisis del Indicador: Se propuso promover la difusión y recordación de

la marca Simit en los medios de comunicación que encontraron en el Simit,

información para la elaboración de noticias de interés para la opinión

pública, obteniendo el resultado esperado.

b) Nombre del Proyecto: Fortalecer las acciones encaminadas al

reconocimiento de la marca por parte de los públicos objetivos

Descripción del Indicador: Difusión de servicios y beneficios del sistema


Periodicidad: Anual

Formula: (Numero de acciones para el fortalecimiento de la marca

planeados / Numero de acciones para el fortalecimiento de la marca

ejecutados)*100%


Calculo: (3/3)*100 informes


45



0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Se cumple con el resultado de fortalecer las

acciones que permitan el reconocimiento de la marca Simit, utilizando

diversas piezas comunicacionales para promocionar los servicios y

beneficios del Sistema.

c) Nombre del Proyecto: Promocionar al SIMIT en eventos y escenarios del

sector de movilidad, tránsito, transporte y tecnología y los programados por

la Federación Colombiana de Municipios

Descripción del Indicador: Porcentaje de participación del Simit en

eventos del sector del tránsito, transporte, movilidad y TIC


Periodicidad: Anual

Formula: (Numero de informes de participación en eventos planeados

/Numero de informes de participación en eventos ejecutados)*100%


Calculo: 1/1*100 informes

46




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Análisis del Indicador: Se propuso promover la difusión y recordación de

la marca Simit, con la acción de participación del Simit en eventos de la

FCM-SIMIT y del Sector de la movilidad en Colombia, logrando un resultado

del 100%.

Servicios Compartidos

Dirección Administrativa y Financiera

Jefatura Financiera

a) Nombre del Proyecto: Diseñar el instrumento financiero para la

programación del flujo de ingresos y pagos de la Dirección Nacional Simit

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento a la estructura del

PAC


47

Periodicidad: Anual

Formula: (Número de actividades para la estructura del PAC realizadas /

Número de actividades para la estructura del PAC planeadas)*100%


Calculo: (5/5)*100%



Se elaboraron los lineamientos del concepto de Programa Anual

Mensualizado de Caja - PAC, aplicable a la Dirección Nacional Simit.

Se diseñó para aprobación la estructura del PAC para la vigencia 2016, una

vez aprobada dicha estructura se socializo con las áreas involucradas.

Se realizó el informe de resultados correspondientes a la prueba piloto, la

cual tomó como base los datos históricos de Ingresos y Gastos de los



0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

48

últimos cuatro años, estableciendo los porcentaje de crecimiento máximo y

als recomendaciones para tener en cuenta en la modelación del Plan

Mensualizado de Caja.

b) Nombre del Proyecto: Crear un instrumento que oriente el manejo

financiero, jurídico y contable de la gestión de recaudo de la Dirección

Nacional Simit

Descripción del Indicador: Porcentaje de cumplimiento al manual de

cuentas por cobrar


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de actividades para crear un instrumento que oriente el

manejo financiero, jurídico y contable de la gestión de recaudo de la

Dirección Nacional Simit realizadas / Número de actividades para crear un

instrumento que oriente el manejo financiero, jurídico y contable de la

gestión de recaudo de la Dirección Nacional Simit planeadas)*100%


Calculo: (6/6)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

49


- Se revisaron los diferentes conceptos asociados a la gestión de las

cuenta por cobrar elaborados por los diferentes grupos de trabajo con el

fin de soportar la elaboración del manual de cuentas por cobrar

(Registradas en la contabilidad) aplicable a la Dirección Nacional Simit.

- Se realizó una mesa técnica interdisciplinaria para definir lineamientos a

incorporar en el manual de cuentas por cobrar.

- Se definió la estructura y contenidos del nuevo manual de cuentas por

cobrar el cuál fue aprobado con la Dirección Nacional Simit, la Directora

Administrativa y Financiera y el Director Ejecutivo.

- Se socializó el manual de cuentas por cobrar con la Dirección Nacional

Simit.

- Se elaboró el informe piloto que evidencia la aplicación del manual de

cuentas por cobrar elaborado para la Federación Colombiana de

Municipios-Dirección Nacional Simit, el cual contempla la clasificación de

la cartera con corte a 31 de octubre del año 2015 y el cálculo de los

intereses de mora en los acuerdos de pago por cuotas vigentes a la

fecha.

50

c) Nombre del Proyecto: Implementar nuevos medios para el pago de

multas y sanciones por infracciones de tránsito a nivel nacional

Descripción del Indicador: Número de medios de pagos implementados


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de medios para el pago de multas y sanciones por

infracciones de tránsito a nivel nacional implementados /Número de

Número de medios para el pago de multas y sanciones por infracciones de

tránsito a nivel nacional planeados)*100%


Calculo: (2/2)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

51


- Se solicitan ofertas a cinco (5) entidades financieras vigiladas por la

Superintendencia Financiera para que cotizaran los canales y medios de

pagos con los cuáles se pueda efectuar el recaudo de multas y

sanciones por infracciones de tránsito Simit.

- Se analizan las ofertas de las entidades financieras que nos cotizaron

los canales y medios de pago que ofrecen.

- Se realizan los estudios de Mercado y análisis del Sector, los cuáles son

la base para el proceso de licitación pública con el objeto de "Prestar a

la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional Simit, el

servicio nacional de recaudo de multas y sanciones por infracciones de

tránsito que son reportadas al Simit por las autoridades de tránsito del

pa En el mes de junio del 2015 de efectuá la adjudicación del proceso

con el contrato No. 021 de 2015, que da inicio en el mes de julio los

medios de pago planeados contratar según el contrato son Oficinas,

Cajeros y Corresponsales Bancarios,a la fecha tenemos implementados

los tres medios de pago técnicamente y en Cajeros y Corresponsales

Bancarios nos escontramos estabilizando el desarrollo.

- Antes de la entrada del convenio con el Banco de Bogotá nuestro

sistema de recaudo contaba con la disponibilidad de oficinas del red del

Banco Avvillas y Davivienda, además del botónd de pago PSE

(Internet), por lo que los nuevos medios de pago identificados fueron

Corresponsales Bancarios y Cajeros Automáticos, los cuáles fueron

incluídos en el contrato 021 de 2015 que de igual forma nos permitió

adicionar las oficinas de la Red del Banco de Bogotá que es el tercer

banco a nivel nacional con más oficinas según las cifras reportadas en

la Superintendencia Financiera.

52

Jefatura Contable y Tributaria

a) Nombre del Proyecto: Implementar un modelo contable bajo estándares

internacionales de información financiera para la Federación Colombiana de

Municipios-Simit

Descripción del Indicador: % cumplimiento de la implementación de

estándares internacionales de información financiera


Periodicidad: Anual

Formula: Número de Actividades de implementación realizadas en el

Periodo/Número de Actividades de implementación Programadas en el

periodo)*100%

Denominación del Resultado: 83 %

Calculo: (5/6)*100%




0% > 49% 50% > 69% 70% > 100%

53

Analisis del Indicador: El indicador se cumple en un 83% debido a que la tarea

planificada como "realizar el diagnostico con el acompañamiento de consultores

externos", no fue realizada con el acompañamiento de consultores externos

debido a que a la fecha de vencimiento de la misma aún no se contaba con la

normatividad por parte de la Contaduría General de la Nación, la cual fue expedida

mediante resolución 533 del 9 de octubre de 2015.

A razón de lo anterior, la entidad elaboró el diagnostico por medio del personal al

interior de la misma, así como también se elaboraron las políticas contables y

reexpresión de saldos siguiendo el marco Normativo de Entidades de Gobierno.

Elaborar las políticas contables que deberán ser aplicadas a partir del modelo

contable adoptado por la Federación por esta razón se realizó el documento de

políticas el cual fue subido a la herramienta Suite Visión Empresarial.

Por otro lado en la actividad de someter las políticas contables a evaluación por

parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se realizó reunión donde se

sometieron las políticas a evaluación, de la cual el entregable fue el acta de la

reunión la siguiente actividad denominada aprobar las políticas por parte del

comité patrocinador, se realizó reunión donde se sometieron las políticas a

evaluación, el entregable fue el acta de la reunión, una vez realizada esta acta se

realizó el informe de re expresión de saldos cuyo informe de saldos re expresados

se subió a la herramienta SVE y finalmente la actividad de socializar los impactos

cuyo entregable fue la lista de asistencia de esta socialización.

Para el año 2016 la entidad continuará con el proceso de implementación de

estándares internacionales de información financiera bajo el Marco Normativo que

sea aplicable a la Federación Colombiana de Municipios.

54

Jefatura de Gestión Humana

a) Nombre del Proyecto: Implementar políticas integrales de gestión que

aseguren el crecimiento y desarrollo de las potencialidades individuales e

institucionales

Descripción del Indicador: Cumplimiento de ejecución


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Políticas Aprobadas en el Periodo / Número de

Políticas Socializadas en el Periodo )*100%


Calculo: (9/9)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

55

Analisis del Indicador: Para implementar politicas integrales de gestion

que aseguren el crecimiento y desarrollo de las potencialidades individuales

e institucionales se establecieron en el 2015, nueve (9) politicas las cuales

fueron trabajadas en siete (7) actividades que obtuvieron como resultado

documento elaborado para la tarea de formular las políticas de selección,

novedades, desarrollo del personal, compensación, relaciones laborales,

comunicación interna y salud para la gestión integral del talento humano de

la entidad de igual gorma unas actas de reunion en las actividades

Consolidar en un documento las políticas Institucionales y presentar para

aprobación las políticas de selección, novedades, desarrollo del personal,

compensación, relaciones laborales, comunicación interna y salud.Por Otro

lado se establecieron Procedimientos y se socializaron las nueve (9)

politicas aprobadas.

b) Nombre del Proyecto: Diseñar e implementar un modelo de aprendizaje

interno adaptado a las necesidades de los colaboradores



Periodicidad: Anual

Formula: (modelos de aprendizaje interno elaborado / modelo de

aprendizaje aprobado *100%


Calculo: (1/1)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

56

Análisis del Indicador: Para el diseño en la implementación del modelo de

aprendizaje interno se desarrollaron cinco (5) actividades que se ejecutaron

a un 100% en sus productos y esto genero un gran modelo de aprendizaje

que dentro de su socialización participo un 80% de los funcionarios.

c) Nombre del Proyecto: Implementar el Plan Institucional de Capacitación,

Bienestar e Incentivos



Periodicidad: Anual

Formula: (Número de actividades programadas/ Numero de actividades

ejecutadas)*100%


Calculo: (28/26)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

57

Analisis del Indicador: Para la Implementación del Plan Institucional de

Capacitación, Bienestar e Incentivos se realizaron tres (3) tareas que se

ejecutaron en su producto al 100% pero del cronograma elaborado se

ejecutaron ventiseis (26) actividades de las ventiocho (28) programadas.

Jefatura Administrativa

a) Nombre del Proyecto: Optimizar las solicitudes administrativas, generando

control y respuesta oportuna.

Descripción del Indicador: Nivel de eficiencia en el servicio


Periodicidad: Anual

Formula: (Número de Aplicativos Planeados/Número de Aplicativos

Implementados)*100%


Calculo: (1/1)*100%




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

58

Analisis del Indicador: Con el fin de crear un mecanismo para la

optimización de las solicitudes administrativas, se llevaron a cabo las

siguientes actividades: Determinar cuáles eran las solicitudes

administrativas que ofrece la Jefatura Administrativa, clasificarlas por

categorías, proceder a la parametrización de dicha clasificación en el

aplicativo de la mesa de servicios. Teniendo lo anterior claramente

establecido y luego de realizar pruebas en el aplicativo, se procedió a

socializar con los colaboradores de la Dirección Nacional Simit, la entrada

en vigencia de dicho trámite, acto seguido, se brindó capacitación de la

actualización de la mesa de servicios, para conocer con mayor detalle como

funcionarían las solicitudes a través del aplicativo. Con cierre al 17 de

diciembre de 2015, se realizó un informe de seguimiento al comportamiento

del trámite de solicitud y respuesta de los requerimientos administrativos.

b) Nombre del Proyecto: Diseñar y estandarizar políticas institucionales que

garanticen una óptima gestión administrativa



Periodicidad: Anual

59

Formula: (Número de Políticas Aprobadas / Número Políticas

Socializadas)*100%


Calculo: (3/3)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

Analisis del Indicador: La Jefatura Administrativa, formuló y presentó para

aprobación del comité directivo tres (3) políticas institucionales de carácter

administrativos enfocadas con: Uso adecuado de las instalaciones,

estandarización de correspondencia y optimización de las solicitudes

administrativas, las cuáles fueron socializadas a los colaboradores de la

Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit.

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación

60

a) Nombre del Proyecto: Preparar al Simit en adquirir la certificación ISO

27001

Descripción del Indicador: Porcentaje de maduración de la certificación

ISO 27001


Periodicidad: Anual

Formula: Medición del nivel de alineación de los proceso de seguridad bajo

la norma ISO 27000 de la DNS/ indicadores de cumplimiento sobre la

certificación en la norma Iso 27000


Calculo: (3/3)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

61

Analisis del Indicador: Las actividades propuestas para el

acompañamiento estrategico para la consolidación del proceso de

preparacion para la certificación en la norma ISO 27000 se han cumplido en

su primera fase y con la fecha que se han programado.Quedando

pendiente para el proximo año la implementación de dicha norma para la

FCM.

b) Nombre del Proyecto: Implementar una herramienta tecnológica que

permita la interacción, comunicación y acercamiento con los secretarios de

transito del orden territorial

Descripción del Indicador: Medición del nivel de satisfacción de los

secretarios de tránsito (encuesta electrónica) en materia de generación de

mecanismos de comunicación e interacción con la DNS y el Capítulo de

secretarios de transito del orden territorial


Periodicidad: Anual

Formula: (Numero de actividades planeadas de implementación para la

herramienta tecnológica / Numero de actividades de implementación para la

herramienta tecnológica ejecutadas)*100


Calculo: (4/4)*100




0% > 59% 60% > 79% 80% > 100%

62

Analsis del Indicador: Se adelanto el acompañamiento y se abarcaron las

necesidades presentadas en el diagnostico de los requerimientos puntuales

de los secretarios de transito del orden territorial a través de la herramienta

tecnologíca para tal fin. Por medio de este se logro la interacción,

comunicación y acercamento que se habia planeado en el tiempo estimado

para logar un canal de comunicación claro y eficiente.

63

En conclusión de acuerdo al informe de indicadores de gestión para la vigencia

2015 de la función pública delegada a la Federación Colombiana de Municipios se

estimó la proyección de los proyectos planeados y el cumplimento de estos en el

desarrollo de cada una de la actividades enmarcadas principalmente en

direccionamiento estratégico y a los proyectos a cumplirse en la vigencia.

Francisco Vásquez Atencio

Asesor de Planeación y Calidad (en misión)

Apoyo Técnico: Pablo Alberto Morales García – Profesional de Planeación y Calidad

José Daniel Tovar Prado – Profesional de Planeación y Calidad

Informe Final Indicadores de Gestión 2015

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