INFORME FINAL DE SEGUMIENTO AL

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

AÑO 2014

INTRODUCCIÓN El Ministerio del Interior, comprometido con la sostenibilidad ambiental como prioridad y práctica esencial, busca que el desarrollo de sus actividades se encamine hacia el uso más eficiente de los recursos, lo cual además se constituye como eje fundamental del Plan de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para Todos” del Gobierno Nacional y del Plan Estratégico Institucional del Ministerio, por ello se formuló el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2014 con el fin de hacer parte activa en la disminución de la contaminación ambiental y contribuir a un ambiente más sano, en concordancia con lo consagrado por la Constitución Política de Colombia. El Ministerio actualizó para la vigencia 2014 su Plan Institucional de Gestión Ambiental 2014, cuyo gran objetivo es convertir a cada servidor público de la entidad en un ciudadano comprometido con el medio ambiente y que sea multiplicador de las buenas prácticas ambientales, para ello se utilizó la Guía de Lineamientos Generales para la Gestión Ambiental- Código: GR-RA-G-01-Versión: 03 Dentro del Plan Institucional de Gestión Ambiental, se diseñaron seis programas con objetivos y metas que han permitido generar un impacto ambiental positivo, con respecto a las actividades de la Entidad, lo que contribuyó de manera real y visible con la conservación de los recursos naturales y lo cual ha favorecido el mejoramiento del ambiente de trabajo, al promover tanto el ahorro y uso eficiente de los recursos agua, energía al interior de las instalaciones de la Entidad como las buenas prácticas para la reducción, reutilización y reciclaje de algunos de sus residuos y la adquisición de bienes sostenibles.

1. OBJETIVO 1

CAPACITAR Y SENSIBILIZAR A LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA ENTIDAD EN LOS TEMAS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

1.1. METAS

- Meta 1: Para el año 2014 se capacitará a funcionarios de la Entidad que actuarán como líderes para el Plan Institucional de Gestión Ambiental.

- Nombre del Indicador: Número de líderes capacitados en temas de Gestión Ambiental.

- Fórmula de cálculo del Indicador: Número de líderes capacitados en temas de Gestión Ambiental.

- Meta 2: Para el año 2014 se sensibilizará al 100% de funcionarios y servidores de la Entidad con

mínimo tres campañas en los temas del Plan Institucional de Gestión Ambiental.

Nombre del Indicador: Número de campañas de sensibilización realizadas. Fórmula de cálculo del Indicador: Número de campañas de sensibilización realizadas. 1.2. ASPECTO AMBIENTAL

MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS

1.3 PROGRAMA

CAPACITACIÓN EN EL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

1.4. ACTIVIDADES

1. Programar y realizar capacitación en Gestión Ambiental 2. Programar y realizar tres campañas de sensibilización a los funcionarios y servidores de la Entidad sobre los programas del Plan de Gestión Ambiental. 3. Expedir comunicaciones con recomendaciones generales para cada uno de los programas que permitan sensibilizar a todo el personal de la entidad. 1.5. SEGUIMIENTO

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

Actividades a

diciembre de 2014

% de

Ejecución

Cumplimiento de la Meta a

diciembre de 2014

8 8 100%

Meta 1 Capacitación: 100%

Meta 2 Campañas:

Superado el 100%

1.5.1. Capacitación: Mediante Selección Abreviada No. 5 de 2014, la Subdirección de Gestión Humana adelantó proceso para contratar la capacitación de los funcionarios de las Entidad en diferentes temas, como resultado de dicho proceso se suscribió el contrato No. M 474 de 2014 con el Centro de Recursos Educativos para la Competitividad Empresarial Ltda — CRECE Ltda, cuyo objeto fue “capacitar funcionarios del ministerio del interior, en los temas de: actualización en temas jurídicos, relaciones interpersonales, administración financiera, derechos humanos, derecho internacional humanitario y normas varias”.

Como parte de las temáticas de los curso se incluyó el Curso de “Administrativa y Financiera”, dentro del cual se contempló la capacitación en “Gestión Ambiental”. La capacitación tuvo lugar el día 24 de septiembre de 2014 con la activa participación de funcionarios de diferentes dependencias de la entidad.

Fig. 1 Capacitación en temas de Gestión Ambiental Funcionarios Ministerio del Interior

Fuente: Capacitación Septiembre de 2014.

1.5.2. Campañas-Sensibilización

La Subdirección Administrativa y Financiera con el apoyo de la Oficina de Información Pública del

Interior - Grupo de Comunicaciones, adelantó durante el año 2014 diferentes campañas, invitando

a todos los servidores de la entidad e incluso a los visitantes a sensibilizarse sobre la importancia

del buen uso de los recursos naturales y del cuidado del medio ambiente.

La meta de tres campañas, que se estableció en el Plan Institucional de Gestión Ambiental para el

año 2014, fue cumplida en el mes de junio, sin embargo la Subdirección continuó realizando

durante el resto del año otras campañas. Las campañas realizadas en el año 2014 fueron:

1. “Apaga tu equipo y no esperes a que lo apague el planeta”

2. “Agua que no has de usar no la dejes escapar”

3. “Día Mundial del Medio Ambiente”

4. “Uso Racional del Papel”- Correo electrónico

5. “Hacer buen uso de las instalaciones es convivencia”

6. “Día Internacional de la Preservación de la Capa de Ozono”

7. “Usa racionalmente el Agua. Una campaña contra la sequía”

8. “Uso eficiente del papel ”

1.5.2.1 Campaña “Apaga tu equipo y no esperes a que lo apague el planeta”

En los meses de marzo y abril de 2014 se realizó la campaña “Apaga tu equipo y no esperes a que lo apague el planeta”, fue publicada como papel tapiz en todos los equipos de cómputo de la Entidad, en el Newstletter interno “al Interior” del 3 de abril de la OIPI y se publicó en las carteleras digitales (televisores) instaladas en todos los pisos y sedes de la Entidad. La campaña estuvo vigente hasta el 16 de abril de 2014.

Fig. 2. Campaña “Apaga tu equipo y no esperes a que lo apague el planeta”

Fuente: Papel tapiz

Fig. 3. Campaña “Apaga tu equipo y no esperes a que lo apague el planeta”

Fuente: Newstletter Interno “al Interior” del 3 de abril de la OIPI.

Posteriomente, en el boletín “Al Interior”, edición del 22 de agosto de 2014, se publicó nuevamente

la campaña reiterando la invitación a todas las personas que laboran en la Entidad a apagar el

equipo al terminar las labores.

Fig 4. Camapaña uso eficiente y racional de la energía

Fuente: Newstletter Interno “al Interior” del 22 de agosto de 2014

1.5.2.2 Campaña “Agua que no has de usar no la dejes escapar”

Para la camapaña relacionada con el programa de “Uso eficiente y racional del agua” del Plan Institucional de Gestión Ambiental, se eligió un único mensaje que identificará claramente el programa y abordar la principal causa del uso ineficiente de agua enla entidad: el desperdicio. El mensaje de la campaña fue: “Agua que no has de usar no la dejes escapar”.

Las imágenes de la campaña aparecieron como papel tapiz en todos los equipos de cómputo de la entidad, buscando que a través del mensaje todo el personal de la Entidad, también recordara la importancia del ahorro de agua. El mensaje también fue publicado en la intranet y en las carteleras digitales instaldas en todos los pisos y sedes de la Entidad; la campaña estuvo vigente durante un mes aproximadamente.

Fig 5. Camapaña programa Uso eficiente y racional del agua

Fuente: papel tapiz, Intanet y carteleras digitales

1.5.2.3 Campaña “Día Mundial del Medio Ambiente”

El Ministerio, a través de las carteleras digitales adelantó la Campaña del Día Mundial del Medio Ambiente, la cual incluyó además de los mensajes para el uso racional del agua, una sección “Muy nuestro”, en donde apareció el perfil del ecologista Andrés Hurtado García y en la sección “Memorable” aparecieron frases alusivas medio ambiente, tales como:

Víctor Hugo: “Produce una inmensa tristeza pensar que la naturaleza habla mientras el género humano no la escucha”

Maneka Gandhi: “Estamos tan cerca del límite que puede que despertemos un día para darnos cuenta que ya no queda nada para salvar”

Fig 6. Camapaña “Día Mundial del medio ambiente”

Fuente: carteleras digitales

1.5.2.4 “Uso Racional del Papel”- Correo electrónico

Desde el mes de junio de 2014 se incluyó un mensaje en el pie de firma de todos los correos electrónicos institucionales, en el cual se invita a todos las personas que reciban un correo de la entidad a no imprimir los mensajes de correo y/o los archivos adjuntos, esto en beneficio del medio ambiente y como parte de la campaña para el ahorro de papel. El mensaje es el siguiente:

Fig 7. Mensaje en todos los correos institucionales

Fuente: correo electrónico institucional

1.5.2.5 Campaña: “Hacer buen uso de las instalaciones es convivencia”

El uso adecuado de las instalaciones es uno de los aspectos que genera un importante impacto para el medio ambiente y el correcto fucionamiento de la Entidad, toda vez que cuando se hace uso indebido por ejemplo de los baños, las áreas de cafetería o las áreas comunes, se presentan problemas que ocasionan el desperdicio por ejemplo de agua y energía electrica, lo que afecta el adecuado funcionamiento del Ministerio, la conviviencia y el medio ambiente.

El mensaje para la campaña fue: “Cuida tu lugar de trabajo como si fuera tu casa. Hacer buen uso de las instalaciones Es Convivencia”. El mensaje se publicó el día 26 de agosto de 2014 en la Intranet y se remitió vía correo electrónico a todos los funcionarios y demás servidores públicos de la entidad. Posteriormetne se publicó como papel tapiz en todos los computadores de la Entidad y el mensaje rotó a través de las carteleras digitales a partir del 15 de septiembre de 2014, instaldas en todos los pisos y sedes de la Entidad, durante un mes aproximadamente.

Fig. 8 Campaña de Convivencia, para cuidado de las instalaciones – 26 de agosto de 2014

Fuente: Intranet, correo electrónico y carteleras digitales.

1.5.2.6 Día Internacional de la Preservación de la Capa de Ozono

En las carteleras digitales, se publicó el día 15 de septiembre de 2014, un mensaje alusivo al día

Internacional de la Preservación de la Capa de Ozono (16 de septiembre) el cual rotó durante todo

el mes de septiembre de 2014. Esto como parte del compromiso que tiene la Entidad de

sensibilizar a todo el personal e incluso a los visitantes, en cuanto a la preservación del medio

ambiente.

Fig. 9 Mensajes alusivos al día Internacional de la Preservación de la Capa de Ozono

Fuente: Carteleras digitales

1.5.2.7 Campaña programa uso eficiente y racional del agua

Debido a la difícil situación que afrontó el país hacia mediados del año 2014, debido a la sequía

especialmente en la región costera y la zona oriental del país, el día 28 de julio de 2014 se publicó

un mensaje invitando a todos a hacer buen uso del agua. El mensaje apareció en la Intranet y

posteriormente rotó en las carteleras digitales de las sedes de la entidad desde el 11 de agosto de

2014 y durante todo un mes. A continuación se muestra el mensaje y la nota que fue publicada por

el Grupo de Comunicaciones:

Fig 10. Camapaña uso racional del agua

Fuente: http://intranet.mininterior.gov.co/sala-de-prensa/noticias/campana-usa-racionalmente-el-agua-ante-la-sequia-en-

sectores-de-colombia

Fig. 11 Nota publicada “Usa racionalmente el agua, Una campaña contra la sequía”

Fotografo: Comunicación Corporativa

Bogotá D.C.

28 Jul 2014

Colombia vive una temporada de sequía en siete departamentos. Por ello el Gobierno despliega planes

de atención y prende las alarmas sobre el uso racional de agua. Actualmente Boyacá, Casanare, Chocó,

Córdoba, Guajira, Magdalena y Santander han sido golpeados por la sequía.

La invitación es a que todos los colombianos hagamos uso racional del agua y promovamos la cultura

de ahorro del líquido. El llamado se extiende a las administraciones municipales y a los prestadores del

servicio para tener activos sus planes de emergencia y contingencia Sequía en Colombia.

Según el último reporte de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, los siguientes

25 municipios en el país presentan desabastecimiento de agua potable: Nobsa (Boyacá), Paz de

Ariporo, Pore, Trinidad, Hato Corozal, San Luis de Palenque, Orocué, Támara (Casanare), Ungía y

Acandí (Chocó), Puerto Escondido, Moñitos, San Bernardo del Viento, Lorica y Puerto Libertador

(Córdoba), Uribia y Manaure (La Guajira), Santa Marta (Magdalena), Los Santos, Cabrera, Landázuri,

Vélez, Santana y Galán (Santander).

El Gobierno tiene 570 planes de emergencia y contingencia elaborados en el país que permiten estar

preparados ante posibles desabastecimientos de agua potable, a través de carrotanques, y otras

alternativas de suministro.

Es primordial el análisis década una de las cuencas hidrográficas de manera integral, de forma tal que

se puedan generar acciones tendientes a su cuidado y de esta manera se garantice el suministro del

agua.

Cuidado del agua: una labor de todos, Luis Felipe Henao, Ministro de Vivienda les recordó a los

prestadores del servicio público de acueducto realizar monitoreo permanente del comportamiento de

la calidad y caudales de las fuentes de abastecimiento y valorar la capacidad de respuesta funcional y

operativa para soportar la provisión de los servicios bajo condiciones de escasez.

Adicional al llamado a los entes territoriales y a los prestadores de servicios públicos, es fundamental

el apoyo de la comunidad en el uso eficiente y racional de al agua. “Podemos seguir generando

muchas inversiones en infraestructura pero si efectivamente no se cuidan las cuencas nos vamos a

quedar sin el recurso hídrico”, indicó el titular de la cartera de Vivienda.

El Ministro de Vivienda hizo un llamado especial a la población para que el agua no sea consumida de

forma ilegal. “En Santa Marta, por ejemplo tenemos denuncias muy graves de lavaderos y fincas que

podrían estar chuzando las tuberías, este acto es un delito tipificado en el Código Penal y es

importante que las autoridades competentes actúen”.

15 consejos para el ahorro y uso eficiente del agua

1. Examina las llaves de agua, cañerías y tuberías de los exteriores por si tienen fugas. Gota a gota el agua se agota. 2. Haz uso de los sistemas de recolección de agua lluvia en las casas, las cuales pueden ser usadas para lavado de ropas, aseo de las viviendas e instalaciones sanitarias. 3. Riega las plantas y jardines únicamente dos veces por semana, en horas de la noche o temprano en la mañana, preferiblemente implementando sistemas de riego por goteo. 4. Cuando laves los platos a mano, utilizar una tina para lavarlos y otra para enjuagarlos. Nunca debajo del chorro de la llave abierta. 5. Toma duchas de corta duración y cerrar la llave mientras te enjabonas. 6. Utiliza un vaso con agua para cepillarse los dientes. No dejes la llave abierta. 7. Cierra la llave mientras te afeitas. Utiliza un recipiente o el tapón del lavabo para afeitarte. 8. Lava tu vehículo en sitios establecidos para tal fin. Si lo lavas en casa usa solo un balde de agua. 9. Enseña a los niños a no desperdiciar el agua. 10. Revisa periódicamente que el flotador de los inodoros esté funcionando correctamente. 11. Instala sanitarios de bajo consumo. 12. Revisa los empaques de las llaves al menos 2 veces por año. 13. Recolecta el agua que sale de la ducha mientras se espera que se caliente con el fin de utilizarla para plantas o sanitarios. 14. Utiliza la lavadora para cargas completas evitando su uso para pocas prendas. 15. Evita el uso de manguera para evitar desperdicio de agua. Autor: Comunicación Corporativa Oficina de información pública del interior

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racionalmente-el-agua-ante-la-sequia-en-sectores-de-colombia#sthash.mUYe2Ud1.dpuf

1.5.2.8 Campaña: Uso eficiente del papel

Como parte de la estrategia de comunicación para el programa “Uso eficiente del Papel” del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la vigencia 2014 y en concordancia con las actividades y metas propuestas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del programa de Gobierno en Línea (GEL), con el Grupo de Sistemas y el Grupo de Comunicaciones, la Subdirección Administrativa y Financiera como líder del uso eficiente del papel, se diseñaron las piezas informativas para incentivar las buenas prácticas para el uso eficiente del papel, las cuales fueron difundidas a través de la Intranet, las carteleras digitales y el correo electrónico.

Las piezas diseñadas incluían la información de la Circular CIR14-000000030-SEC-400_2014 del

16 de Julio de 2014, expedida por la Secretaría General y en la cual se establecieron medidas para

la “Implementación de la Estrategia Institucional de Cero Papel - Uso apropiado y racional de

impresoras, papel e insumos de oficina”.

Fig 12. Piezas publicitarias Estrategia Cero Papel

Fuente: Grupo de comunicaciones- OIPI

Desde el día 19 de agosto de 2014, inició a rotar en las carteleras digitales, la campaña de Cero Papel. Posteriormente, en el Newsletter interno del 5 de septiembre de 2014 se publicaron algunas de las buenas prácticas para conseguir la reducción del papel:

Fig 13. Publicación del mensaje en el Newsletter interno del 5 de septiembre de 2014.

Fuente: Intranet

El día 8 de septiembre de 2014, se remitió el mensaje con una de las prácticas claves: “El tipo de letra que debe usarse en los documentos es Arial, con un tamaño de fuente No. 10”, a continuación

se encuentran los mensajes que se remitieron:

Fig 14. Mensaje 1 vía correo electrónico-Buenas prácticas Cero Papel

Fuente: Correo electrónico

El día 15 de septiembre de 2014 en las carteleras digitales, se publicó otro mensaje alusivo a las buenas prácticas para el uso y ahorro del papel. El mensaje que se remitió fue el siguiente:

“Recuerda que los documentos institucionales deben ser impresos a doble cara, excepto aquellos con restricción normativa. El tipo de letra que debe utilizarse en los documentos es Arial, con un tamaño de fuente de 10 a espacio sencillo. Así contribuyes a nuestro compromiso institucional con el medio ambiente”

Fig 15. Mensajes en las Carteleras Digitales - Buenas prácticas Cero Papel

Fuente: carteleras digitales

El 16 de Septiembre de 2014 se remitió a través del correo electrónico a toda la Entidad el mensaje de Buenas Prácticas de Cero Papel, con el mensaje “los elementos de oficina suministrados son de

uso exclusivo para el desarrollo de funciones propias de la entidad”.

Fig 16. Mensaje 2 vía correo electrónico-Buenas prácticas Cero Papel

Fuente: Correo electrónico

El 25 de Septiembre se remitió a través del correo electrónico a toda la Entidad el mensaje de

Buenas Prácticas de Cero Papel, con el mensaje “Los documentos institucionales deben ser

impresos a doble cara, excepto aquellos con restricción normativa”.

Fig 17. Mensaje 3 vía correo electrónico-Buenas prácticas Cero Papel

Fuente: Correo electrónico

El 29 de septiembre de 2014, se remitió a través del correo institucional un mensaje general, en el

cual se recuerdan las tres principales prácticas que permitirán seguir reduciendo el uso del papel:

Fig 18. Mensaje 4 vía correo electrónico-Buenas prácticas Cero Papel

Fuente: Correo electrónico

En los meses de octubre y diciembre de 2014 se publicó en la Intranet y como papel tapiz,

respectivamente, otro de los mensajes relacionados con la de la campaña del uso racional del

Papel, dando así por terminado el ciclo de Campañas del Plan Institucional de Gestión Ambiental

para la vigencia 2014.

Fig 19. Mensaje Buenas prácticas Cero Papel-Diciembre de 2014

Fuente: Intranet

2. OBJETIVO 2

UTILIZAR DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL EL RECURSO AGUA

2.1. META Meta: Para el año 2014 se mantendrá el consumo bimestral de agua per-cápita <= 1,56 m3 Nombre del Indicador: consumo bimestral de agua per-cápita en m3 Fórmula de cálculo del Indicador: número de m3 de agua-per-cápita consumidos bimestralmente. 2.2. ASPECTO AMBIENTAL

CONSUMO DE AGUA

2.3 PROGRAMA USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL AGUA 2.4 ACTIVIDADES 1. Registrar los consumos de agua bimestralmente en M3 2. Expedir comunicación con recomendaciones para el uso eficiente y racional del agua. 3. Realizar una inspección a las instalaciones físicas con el fin de identificar zonas de consumo de agua y consumos innecesarios. 4. Identificar las zonas de consumo de agua con avisos informativos sobre el ahorro y uso eficiente del agua. 5. Efectuar visita a las diferentes sedes en donde funcionan las dependencias de la entidad con el fin de identificar zonas que aún cuenten con instalaciones de alto consumo de agua. 6. Efectuar un diagnóstico de la necesidad de adquirir elementos que contribuyan al ahorro del consumo de agua. 7. Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa y cumplimiento del objetivo planteado. 8. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a los valores referentes.

2.5 SEGUIMIENTO

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

Actividades a

Diciembre de 2014

% de Ejecución

Cumplimiento de la

Meta a diciembre de

2014

7 7 100%

Meta: Consumo bimestral

de agua per-cápita <=

1,56 m3.

*Consumo:

1º Bimestre: 1,08 m3-per

capita

2º Bimestre: 1,22 m3-per

capita

3º Bimestre: 1,28 m3-per

capita

4º Bimestre:1,25 m3 -per

capita*

5º Bimestre: 1,04-per

capita

6º Bimestre: 1,22 -per

capita

2.5.1 Actividades específicas

Con OFI14-000011033-SAF-4040 del 20 de marzo de 2014, y OFI14-000011034-SAF-4040 del 20 de marzo de 2014, se solicitó a las empresas que prestaban el Servicio de Aseo y Cafetería en la entidad - Serviaseo S.A. y el servicio de Seguridad y Vigilancia-UT Vice Ltda - Coservicrea Ltda., respectivamente, que cualquier anomalía que se detectara en la planta física de la entidad, tales como fugas de agua, problemas con instalaciones eléctricas, fueran reportadas a la Subdirección Administrativa y Financiera, así mismo se recomendó que es necesario propender por el ahorro de energía y agua y que en lo posible se tratara de reducir el consumo de agua y que se apagaran las luces en las áreas que no se estuvieran utilizando tales como salas de juntas, baños y archivos.

Se realizó inspección para identificar áreas de consumo y sitios con instalaciones de alto consumo. A través del área de mantenimiento de la entidad se realizaron inspecciones periódicas para identificar fugas de agua que pueden contribuir al desperdicio de agua y se ajustó el nivel de llenado de los tanques sanitarios, especialmente para el Edificio Camargo, en donde se identificaron instalaciones sanitarias que no son sistemas tipo ahorrador.

A través de un proceso de selección en la Bolsa Mercantil de Colombia y según contrato de comisión No. M 793 de 2014, suscrito con la Cooperativa Bursátil Ltda., se adquirieron diferentes bienes, entre los cuales se encuentran los avisos sobre uso eficiente y racional del agua y energía para ubicar en todas las sedes, a continuación se muestran las imágenes de los mensajes:

Fig 20. Mensajes para avisos informativos

Fuente: Diseños Oficina de información Pública del Interior

Se realizó el diagnóstico para la adquisición de elementos que contribuyan al ahorro de agua, los cuales se incluyeron dentro del listado de materiales para el nuevo contrato que se suscribió para los años 2015 y 2016 y cuyo objeto es la: “prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de personal, materiales y repuestos para los sistemas de agua potable, red eléctrica, redes hidrosanitarias (fontanería), aires acondicionados y los arreglos locativos para las sedes del Ministerio del Interior”. Se expidió comunicación con recomendaciones para el uso eficiente y racional del agua, “Usa racionalmente el Agua. Una campaña contra la sequía”. La totalidad de las actividades propuestas en el Plan Institucional de Gestión Ambiental para el programa “USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL AGUA” se cumplieron. La meta de consumo bimestral se cumplió.

2.6 ANÁLISIS COMPARATIVO

A continuación se muestra el análisis comparativo entre los años 2013 y 2014:

Datos de Consumo y Generación de Residuos

UNIDAD DE

MEDIDA

DICIEMBRE-ENERO

FEBRERO-MARZO

ABRIL-MAYO

JUNIO-JULIO

AGOSTO-

SEPTIEMBRE

OCTUBRE-

NOVIEMBRE

TOTAL CONSUMO DE AGUA EN M3 AÑO 2013

M3

992,99 1.145,96 1.380,89 1.655,01

1222,49

1022,33

TOTAL CONSUMO DE AGUA EN M3 AÑO 2014

M3

1732,99 1335,31 1756,30 1691,16 1235,20 1130,10

Gráfica. 1 Comparativo consumo total servicio de agua bimensual en m3-años 2013 y 2014

Como se observa, el consumo de agua en M3 se incrementó si se comparan los años 2013 y

2014. Esto se debe principalmente a dos factores: Durante el 2014, entraron en funcionamiento las

oficinas que fueron adecuadas en los pisos 13, 10 y 7 del edificio Bancol y se incrementó la

ocupación por piso. Sin embargo, sí se realiza la comparación de consumo en M3/per-capita del

2013 frente al año 2014, existe una disminución en el consumo, lo cual es el resultado de las

campañas, actividades de mantenimiento constante a las instalaciones hidrosanitarias, la

graduación de sanitarios, lavamanos y demás actividades relacionadas.

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

TOTAL CONSUMO DEAGUA EN M3 AÑO 2013

TOTAL CONSUMO DEAGUA EN M3 AÑO 2014

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

TOTAL CONSUMO DEAGUA EN M3 AÑO2013TOTAL CONSUMO DEAGUA EN M3 AÑO2014

Datos de Consumo y

Generación de Residuos

UNIDAD DE

MEDIDA

DICIEMBRE-ENERO

FEBRERO-MARZO

ABRIL-MAYO

JUNIO-JULIO

AGOSTO-SEPTIEMBRE

OCTUBRE-NOVIEMBRE

TOTAL CONSUMO

DE AGUA M3 PER-CÁPITA

2013

M3/ PER CAPITA

1,36 1,42 1,70 2,03 1,49 1,25

TOTAL CONSUMO

DE AGUA M3 PER-CÁPITA

2014

M3/ PER CAPITA

1,08 1,22 1,28 1,25 1,04 1,22

* Se aclara que el consumo se registra por bimestre, conforme a los ciclos de facturación de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo de Bogotá EAB-ESP. Los periodos registrados para efectuar la comparación inician en Diciembre de 2013 hasta noviembre de 2014.

Gráfica 2. Comparativo consumo M3 - Per-Cápita años 2013 y 2014

Todo lo anterior, indica que se ha cumplido con la meta bimestral propuesta en el Plan Institucional

de Gestión Ambiental para el año 2014, toda vez que se mantuvo el consumo bimestral de agua

per-cápita en menos de 1,56 m3.

3. OBJETIVO 3

UTILIZAR DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL EL RECURSO ENERGÍA ELÉCTRICA

3.1 META Meta: Para el año 2014 se mantendrá el consumo mensual de energía eléctrica per-capita <= 77 KW-H Nombre del Indicador: consumo mensual de energía eléctrica per-cápita en KW-H Fórmula de cálculo del Indicador: número de KW-H - per-cápita consumidos en el mes. 3.2. ASPECTO AMBIENTAL

CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

0

0,5

1

1,5

2

2,5

TOTAL CONSUMO DEAGUA M3 PER-CÁPITA2013

TOTAL CONSUMO DEAGUA M3 PER-CÁPITA2014

3.3. PROGRAMA

USO EFICIENTE Y RACIONAL ENERGÍA ELÉCTRICA

3.4. ACTIVIDADES

1. Registrar los consumos de energía eléctrica mensual en KW-H. 2. Expedir comunicación con recomendaciones para el uso eficiente y racional de la energía eléctrica. 3. Realizar una inspección a las instalaciones lumínicas con el fin de identificar zonas de consumo energético y consumos innecesarios 4. Efectuar visita a las diferentes sedes en donde funcionan las dependencias de la entidad con el fin de identificar zonas que aún cuenten con fuentes lumínicas T12 o de baja eficiencia lumínica. 5. Cambiar aquellas lámparas T12 o de baja eficiencia lumínica por lámparas de mayor eficiencia lumínica, de conformidad con los recursos disponibles. 6. Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa y cumplimiento del objetivo planteado. 7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a los valores referentes.

3.5. Seguimiento

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

Actividades a

diciembre de

2014

% de Ejecución Cumplimiento de la Meta a

diciembre de 2014

6 6 100%

Meta: Mantener el consumo mensual

de energía eléctrica per-capita

<= 77 Kw-h

Enero: 64 Kw-h

Febrero: 68 Kw-h

Marzo: 79 Kw-h

Abril: 49,43 Kw-h

Mayo: 74.17 Kw-h

Junio: 73,47 Kw-h

Julio: 74,71 Kw-h

Agosto: 52,27 Kw-h

Septiembre: 62,25 Kw-h

Octubre: 80,93 Kw-h

Noviembre: 66.80 Kw-h

3.5.1 Actividades específicas

Con Circular Interna del 17 de marzo de 2014 de la Secretaría General, se efectuaron recomendaciones para la racionalización del consumo de energía eléctrica (CIR14-000000013-SEC-400-2014), allí se realizan recomendaciones para racionalizar el consumo de energía eléctrica, como parte de la responsabilidad de todos con el medio ambiente, lo cual también contribuye a fortalecer las políticas sobre austeridad en el gasto en cumplimento de la Directiva presidencial No. 08 del 15 de agosto de 2009. Con OFI14-000011033-SAF-4040 de marzo de 2014, se solicitó a las empresas que prestaban el Servicio de Aseo y Cafetería en la entidad - Serviaseo S.A. que se hiciera uso apropiado y racional de la energía y se informará de cualquier anomalía que se detectara en la planta física de la entidad.

Con OFI14-000011034-SAF-4040 de marzo de 2014, se solicitó a la empresa de Seguridad y Vigilancia-UT Vice Ltda - Coservicrea Ltda., que prestaba sus servicios a la Entidad que se informará de cualquier anomalía que se detectara en la planta física de la entidad y que se relacione con la energía eléctrica y además se solicitó que se colaborara con el apagado de las luces. Se realizó inspección para identificar zonas de consumo energético y consumos innecesarios y áreas con fuentes de iluminación de baja eficiencia lumínica. La totalidad de las actividades propuestas en el Plan Institucional de Gestión Ambiental para el programa “USO EFICIENTE Y RACIONAL ENERGÍA ELÉCTRICA” se cumplieron. Se realiza control y seguimiento. Meta consumo mensual se cumplió.

3.6 ANÁLSIS COMPARATIVO

A continuación se muestra el análisis comparativo de consumo de energía entre los años 2013 y 2014:

Datos de Consumo

UNIDAD

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC DE

MEDIDA

ENERGÍA EN KW-H

AÑO 2013

KW/H 66.134 70.374 63.474 76.291 60.954 71.625 74.456 68.583 63.193 63.056 55.566 55.199

ENERGÍA EN KW-H

AÑO 2014

KW/H 55.531 59.128 67.318 42.259 63.488 62.891 63.953 61.075 51.222 63.532 55.441 *

*Las facturas de consumo de energía, cuyo ciclo incluye el mes de Diciembre de 2014 no han sido generadas por Codensa S.A ESP.

Gráfica. Comparativo consumo total servicio de energía mensual en KW-h años 2013 y 2014

A continuación se muestra el análisis comparativo de consumo estimado per-capita entre los años 2013 y 2014:

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000

80.000

90.000

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV

CONSUMO TOTAL DEENERGÍA EN KW-H 2013

CONSUMO TOTAL DEENERGÍA EN KW-H 2014

Datos de Consumo

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC

CONSUMO DE ENERGÍA PER-CÁPITA AÑO 2013 EN KW-H

98,27 104,57 88,40 101,99 80,73 94,74 103,41 90,72 79,991 81,89 71,238 71,687

CONSUMO DE ENERGÍA PER-CÁPITA AÑO 2014 EN KW-H

64 68 79 49,43 74,17 73,47 74,71 52,27 65,25 80,93 66,80 -

* El consumo del mes de diciembre no se registra toda vez que no se cuenta con la facturación de dicho mes para registrar

los consumos. Gráfica. Comparativo consumo total servicio de energía mensual en KW-h/per- cápita años 2013 y 2014

En las tablas y sus gráficas se observa una importante disminución del consumo durante el año 2014, comparado con el 2013, esto se debe principalmente al cambio de las lámparas de tecnología T12 por tecnología T8, la cual es mucho más eficiente y su consumo es menor, incluso a pesar del incremento de ocupación por piso, se ha logrado mantener la reducción en el consumo. Todo lo anterior, indica que se ha cumplido con la meta mensual propuesta en el Plan Institucional

de Gestión Ambiental para el año 2014, toda vez que se mantuvo el consumo mensual de energía

per-cápita en menos de 77 KW-H.

4. OBJETIVO 4

RACIONALIZAR EL CONSUMO DE PAPEL 4.1. META Meta: Para el año 2014 se mantendrá el consumo de papel en un número trimestral <= 2146 resmas. Nombre del Indicador: Consumo trimestral de resmas de papel Fórmula de cálculo del Indicador: número de resmas de papel consumidas en el trimestre

0

20

40

60

80

100

120

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV

CONSUMO DE ENERGÍA PER-CÁPITA AÑO 2013

CONSUMO DE ENERGÍA PER-CÁPITA AÑO 2014

4.2. ASPECTO AMBIENTAL

CONSUMO DE PAPEL

4.3. PROGRAMA USO EFICIENTE DEL PAPEL 4.4. ACTIVIDADES 1. Efectuar diagnóstico para implementar medidas orientadas a la gestión documental que permitan la disminución de papel. 2. Establecer una política interna de reducción de consumo de papel en concordancia con la Directiva Presidencial No. 04 de 2012 sobre eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública. 3. Expedir comunicados y/o instructivos en los que se establezcan directrices referentes al uso racional del papel. 4. Realizar la revisión de todos los procesos y procedimientos de la entidad que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI), con el fin de identificar oportunidades de reducción de consumo de papel y adelantar acciones para la modificación de los mismos. 5. Registrar y establecer los consumos en resmas de papel por dependencia de manera periódica y buscar mecanismos de disminución para apoyar la gestión Ambiental de la entidad. 6. Adelantar acciones para incentivar el uso de escáner para que los documentos sean manejados digitalmente. 7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a los valores referentes.

4.5. SEGUIMIENTO

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

actividades a

diciembre de

2014

% de Ejecución Cumplimiento de la Meta a

diciembre de 2014

8 8 100%

Mantener el consumo trimestral en

<= 2146

Primer Trimestre: 1743 resmas de

papel.

Segundo Trimestre: 1137 resmas de

papel*.

Tercer trimestre: 1189 resmas de

papel.

Cuarto trimestre: 1273 resmas de

papel.

4.5.1 Actividades específicas

Durante el mes de marzo de 2014 se adelantó reunión con la Oficina Información Pública del Interior, la Subdirección de Gestión Contractual y la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de determinar la manera de optimizar el proceso de registro de contratos, con el fin de propender por minimizar el uso de papel. Se acordó que a través del SIGOB la Subdirección de Gestión Contractual remitiría los documentos necesarios para que la Subdirección Administrativa y Financiera pueda efectuar el registro, sin necesidad de remitir copia impresa de los documentos.

Con Circular Interna del 17 de marzo de 2014 de la Secretaría General, se realizaron recomendaciones para el uso racional de elementos de papelería y de oficina. (CIR14-000000015-SEC-400-2014), allí se fijaron lineamientos relacionados con la impresión a doble cara, el tipo de letra, el espacio sencillo, la revisión de documentos en pantalla, el servicio de fotocopiado y la obligación de informar mensualmente sobre el consumo de papel, entre otras medidas, esto orientado a propender por el uso racional del papel en cumplimento de la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012, sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política de cero papel y los decretos de austeridad en el gasto público. Durante el mes de marzo de 2014 se realizaron las pruebas para la configuración de impresoras a doble cara, para ello se realizó la configuración y ajustes en la Subdirección Administrativa y Financiera. La configuración de ésta impresora permaneció a prueba para determinar la funcionalidad y detectar posibles inconvenientes, posteriormente la Oficina de Información Pública del Interior - Grupo de Sistemas continuó con la configuración de la mayoría de impresoras en la Entidad, sin embargo algunas impresoras no pudieron ser configuradas por razones técnicas. El mensaje que aparece en los computadores una vez se trata de realizar una impresión que no es a doble cara es el siguiente:

En el mes de abril de 2014 se realizó el cambio de las planillas para control del contrato de servicio de fotocopiado esto con el fin de incluir el nombre de la persona que solicita las fotocopias, tener claridad del tipo de documento que se está fotocopiando, es decir sí se trata de un oficio y su descripción, esto con el fin de poder ejercer un mejor control. Se actualizaron los papeles de trabajo para la planillas de los equipos con el modelo y serial de cada una de las máquinas que prestan el servicio a través del contrato de outsourcing de fotocopiado. La Subdirección Administrativa y Financiera, solicitó en el mes de abril de 2014, al Grupo de Sistemas, la reducción de tamaño de la fuente en las plantillas de SIGOB, de acuerdo a la recomendación, con circular CIR14-0000000015-SEC400-2014, de la Secretaria General, en concordancia con la Directiva presidencial No. 04 de 2012, sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política de Cero Papel, la "Guía Lineamientos para la Elaboración Modificación y/o Eliminación de Documentos SI-G-01 V7", publicada en el SIGI. Las plantillas del SIGOB aparecieron en letra Arial con un tamaño de fuente No. 10. Debido a la gran cantidad de plantillas se solicitó que el cambio fuera prioritario para los oficios, memorandos y solicitud de CDP. Se priorizaron las siguientes dependencias:

Dirección de Democracia y Participación Ciudadana

Dirección de Gobierno y Gestión Territorial

Consulta Previa

Dirección Jurídica

Dirección Derechos Humanos

Subdirección Administrativa y Financiera

Subdirección de Gestión Humana

Mediante circular interna CIR14-000000021-SAF-4040 de la Secretaria General se efectuaron recomendaciones para que funcionarios, contratistas y pasantes den uso apropiado y racional al servicio de fotocopiado. El 14 de mayo se remitió vía correo electrónico a todo el personal de la entidad con el fin de reforzar la difusión a través del SIGOB.

Fig 21. Mensaje de correo electrónico mediante el cual se remitió la CIR14-000000021-SAF-4040 de la Secretaria General

Fuente: correo electrónico

En la circular se estableció lo siguiente: Horario de prestación del servicio, personal que puede autorizar el uso del servicio, la prohibición de solicitar fotocopias de documentos personales, libros, el volumen. Se solicitó a todas las dependencia autorizar el listado de funcionarios de planta responsables de autorizar el servicio. Además se recordó que de conformidad con la Ley 1437 de 2011, los terceros interesados en fotocopias de documentos de la entidad deberán consignar el valor de las mismas en la cuenta dispuesta para tal fin por la Dirección del Tesoro Nacional.

Durante el tercer trimestre de 2014, se expidió por parte de la Secretaría General la Circular CIR14-000000030-SEC-400_2014 del 16 de Julio de 2014, en la que se reitera el cumplimiento de las medidas establecidas en la CIR14-000000015-SEC-400-2014 del 17 de marzo de 2014 y se realizan otras recomendaciones orientadas al uso racional del papel, en concordancia con la Directiva Presidencial sobre Eficiencia Administrativa No. 4 de 2012 y los lineamientos de la Política de Cero Papel.

La Circular fue difundida a todos los servidores públicos de la Entidad a través del Sistema de

Gestión de Correspondencia de la Entidad-SIGOB, vía correo electrónico y se publicó en la Intranet

tal y como se puede observar a continuación:

Fig 22. Publicación Campaña Cero papel Intranet

Bogotá D.C. 14 Ago 2014

Muy atento a seguir las recomendaciones sobre el uso apropiado y racional de impresoras, papelería y elementos

de oficina.

• Los elementos de oficina suministrados, son de uso exclusivo para el desarrollo de funciones propias de la

entidad.

• Los documentos institucionales deben ser impresos a doble cara, excepto aquellos con restricción normativa.

• El tipo de letra que debe utilizarse en los documentos es Arial, con un tamaño de fuente No. 10

• Utilizar espacio sencillo para reducir en el documento los espacios en blanco.

• En SIGOB, utilizar la opción “Documentos anexos“.

• La revisión y corrección de los documentos se hará sobre la pantalla y no sobre impresos.

• El servicio de fotocopiado debe utilizarse para lo estrictamente necesario.

• El servicio de impresión se centralizará por alas de cada piso en todas las sedes.

• Prohibido el ingreso, instalación, uso de impresoras y software que no pertenezca a la Entidad.

• Solicitar apoyo del área de Soporte Técnico del Grupo de Sistemas cuando se presenten inconvenientes técnicos.

• Para el reemplazo del tóner, el funcionario a cargo de la impresora, deberá manifestar esta necesidad al

correo soportetecnico@mininterior.gov.co

Que sea un compromiso de todos incentivar y verificar la aplicación de las medidas ecológicas para lograr el

cometido de Cero Papel en el Ministerio del Interior.

- See more at: http://intranet.mininterior.gov.co/sala-de-prensa/noticias/el-ministerio-del-interior-implementa-la-

politica-de-cero-papel#sthash.kFafBv2t.dpuf

Fuente: Publicación en Intranet 14 de agosto de 2014, en: http://intranet.mininterior.gov.co/

Fig 23. Remisión Circular buenas prácticas Cero Papel

Fuente: Correo electrónico

En la mencionada circular CIR14-000000030-SEC-400_2014 del 16 de Julio de 2014, en la que se

reitera el cumplimiento de las medidas establecidas en la CIR14-000000015-SEC-400-2014 del 17

de marzo de 2014, se estableció un cronograma para la reubicación de impresoras con el fin de

centralizar el servicio en cada uno de los pisos de las diferentes sedes de la entidad y efectuar la

configuración de las mismas para impresión a doble cara.

Se realizó una revisión general de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, concluyendo que las dependencias que más contribuyen a que otras generen consumo de papel son la Subdirección Administrativa y Financiera en lo que tiene que ver con la documentación que se debe presentar para el pago de facturas y cuentas de cobro, la Subdirección de Gestión Contractual, en lo relacionado con Estudios y documentos previos y los informes de Supervisión y la Subdirección de Gestión Humana, en cuanto a los procedimientos para comisiones, gastos de viaje y viáticos. Durante 2014 la Subdirección Administrativa y Financiera, con el fin de contribuir a la reducción del consumo de papel en toda la Entidad modificó el Procedimiento de Ejecución Presupuestal”, vigente desde el 26/06/2014. Disponible en http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-de-ejecucion-presupuestal-gr-rf-p-05-v09. Esto teniendo en cuenta que el procedimiento anterior generaba duplicidad de documentación, toda vez que la Subdirección de Gestión Contractual remitía el memorando con la solicitud de registro presupuestal copias físicas de los contratos para su registro. Con la modificación, solo debe existir una minuta original y un registro presupuestal original firmado por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable, los cuales deben reposar en la carpeta del contrato, cuya custodia es responsabilidad únicamente de la Subdirección de Gestión Contractual. En la Subdirección Administrativa y Financiera se escanea y se deja copia digital en una carpeta en el servidor, cuyo único fin es el de consulta. Un procedimiento que también generaba consumo de papel, se relacionaba con la Subdirección de Gestión Humana, para el trámite de registro presupuestal para viáticos, toda vez que la documentación se remitía a la Subdirección Administrativa y Financiera, en donde se dejaban copias físicas de toda la documentación relacionada con las comisiones y gastos de viaje, lo cual generaba duplicidad. Para esto la Subdirección de Gestión Humana durante el 2014, modificó el Formato: “Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamiento

nacionales o internacionales” Código: TH-RV-P-02-F-04, y el Procedimiento “Comisión de Servicios al Interior y Exterior” Código TH-RV-P-02 V6 (versión del 26 de mayo de 2014 ), incluyendo dentro del formato las casillas de: No. de Certificado de Disponibilidad, No. de registro presupuestal, código Presupuestal, así: Al incluir ésta información que únicamente se encuentra en el SIIF-Nación y el archivo de la Subdirección de Gestión Humana como dependencia responsable de la custodia de ésta información, así se eliminaron las copias físicas innecesarias de registros presupuestales, de los cuales se dejan copias digitales (escaneadas), únicamente como medio informativo para la Subdirección Administrativa y Financiera, pero NO se imprimen. Para lo anterior, la Subdirección de Gestión Humana durante el 2014, modificó el Formato: “Autorización de viaje y orden de pago de gastos de desplazamiento nacionales o internacionales” Código: TH-RV-P-02-F-04, del Procedimiento “Comisión de Servicios al Interior y Exterior” Código TH-RV-P-02 V6 incluyendo dentro del formato las casillas de: No. de Certificado de Disponibilidad, No. de registro presupuestal, código Presupuestal, así:

DATOS FINANCIEROS Y DE LEGALIZACION

No. de CDP No. de RP CÓDIGO

PRESUPUESTAL TIPO DE GASTO

Fecha de

Legalización

Por otro lado, con el fin de establecer compromisos y acciones que permitan conseguir la modificación del procedimiento de "Recepción y Trámite de Cuentas para Pago", de la Subdirección Administrativa y Financiera y que se ha identificado como uno de los procedimientos que ocasionen un gran consumo de papel se adelantaron varias reuniones los días 15 y 21 de julio de 2014 con el personal de la Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera y Contable y la Subdirección de Gestión Contractual, la Oficina de la Información Pública - Grupo de Sistemas. Una vez analizada la situación, se encontró que una de las causas del consumo de papel, no radica propiamente en el procedimiento de "Recepción y Trámite de Cuentas para Pago”, sino que tiene que ver con el desconocimiento del mismo, toda vez que se adjuntan copias de documentación innecesaria para el pago, como son informes del contratista, planos, oficios solicitando información, actas, entre otros. Por ello la Subdirección Administrativa y Financiera elaboró comunicación para todo el personal en donde se recuerda que: “no es necesario adjuntar el informe de ejecución del contrato, UNICAMENTE se requiere copia del memorando mediante el cual dicho informe fue presentado a la Subdirección de Gestión Contractual”. La comunicación fue remitida vía correo electrónico el 9 de octubre de 2014 a todos los funcionarios, contratistas y pasantes de la entidad. No obstante se debe continuar durante el año 2015 implementado medidas. Para conseguir una importante reducción del consumo se hace necesario que durante el año 2015, la Oficina Asesora de Planeación como responsable del Sistema Integrado de Gestión Institucional y con el apoyo de todas las dependencias, adelante mesas de trabajo con el fin de analizar en detalle cada uno de los procesos e identificar posibles oportunidades de reducción en el consumo. Se realizó seguimiento al consumo de papel por parte de las diferentes dependencias lo cual incluye papel para impresión y el servicio de fotocopiado.

Se propuso adoptar una política de Cero Papel, para ello se redactó el documento y se remitió a la Oficina Asesora de Planeación vía correo electrónico el 29 de agosto de 2014, la misma se reiteró el día 8 de septiembre de 2014 y se adelantó reunión el día 9 de septiembre de 2014 con esa oficina en la cual se ajustó el documento, el cual deberá ser revisado por la Oficina de Información Pública responsable de los temas de Gobierno en Línea - GEL y proceder a adelantar el trámite correspondiente para su adopción.

Se considera que frente a lo establecido dentro del Plan Institucional de Gestión Ambiental, esta actividad se cumplió, toda vez que la Subdirección Administrativa y Financiera propuso la Política, únicamente está pendiente que la Oficina Asesora de Planeación continúe con el trámite administrativo correspondiente. Otra de las acciones realizadas por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera a través de la Secretaria General, tiene que ver con la restricción al envío de correspondencia a través de servicio de Correo de 4-72, con destinos que se encuentran dentro de un perímetro cercano a la entidad. Esto se informó a través de Circular CIR14-000000037-SEC-4000 del 28 de agosto de 2014, lo cual permite además de evitar costos innecesarios en envíos, disminuir el consumo de papel relacionado con planillas de correspondencia y sobres, esto en concordancia con las políticas de austeridad del Gobierno Nacional. El Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia de la Subdirección Administrativa y Financiera, por sus funciones debe emitir certificaciones con soportes que solicitan otras dependencias como la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina de Control Interno Disciplinario, relacionada con el envío y/o recepción de correspondencia, información que se requiere para atender quejas, reclamos tutelas entre otros. Por ello a partir del mes de agosto de 2014, este grupo los soportes de las certificaciones que emite, los remite vía correo electrónico y como archivos adjuntos en el SIGOB, evitando así impresiones innecesarias. Las actividades propuestas en el Plan Institucional de Gestión Ambiental para el programa “USO EFICIENTE DEL PAPEL, se cumplieron. Meta consumo trimestral se cumplió.

4.6 ANÁLISIS COMPRATIVO En la siguiente tabla se muestra el comportamiento de consumo de papel durante el año 2014:

Datos de Consumo y Generación de Residuos

UNIDAD DE MEDIDA

TRIMESTRE 1 TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV*

PAPEL PARA FOTOCOPIAS

RESMA X 500 HOJAS

864 545 657 588

PAPEL PARA IMPRESIÓN

RESMA X500 HOJAS

879 592 532 685

TOTAL CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL - AÑO 2014

RESMA X500 HOJAS

1743 1137 1189 1273

Como se observa, durante la vigencia 2014 se cumplió la meta trimestral manteniendo el consumo en resmas de papel muy por debajo de las 2146 resmas que se estimaba para consumo trimestral por parte de la entidad.

A continuación se muestra el análisis comparativo entre los años 2013 y 2014:

Datos de Consumo y Generación de Residuos

UNIDAD DE MEDIDA

TRIMESTRE I

TRIMESTRE II

TRIMESTRE III

TRIMESTRE IV

TOTAL

TOTAL CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL - AÑO 2014

RESMA X500 HOJAS

1743 1137 1189 1273 5.342

TOTAL CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL - AÑO 2013

RESMA X500 HOJAS

1.657 2.458 2.740 2680 9.535

Fig. 24 Comparativo trimestral en consumo de resmas de papel.

En la gráfica se observa una importante disminución en el consumo de papel al comparar los años 2013 y 2014, esto a pesar de contar con mayor cantidad de personal en las dependencias. Esto es resultado de las diferentes medidas que se han implementado, entre ellas se encuentran la centralización del servicio de fotocopiado, la impresión a doble cara y en general la implementación de buenas prácticas relacionadas con el uso apropiado del papel. La reducción total de papel al comparar el año 2013 y 2014 fue de 4.193 resmas de papel, lo que equivale a una disminución aproximadamente del 44%. 5. OBJETIVO 5 CONTROLAR EL MANEJO DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INTERNAS DEL MINISTERIO

5.1. META

- Meta: Durante el año 2014 se cumplirá con la realización de las actividades programadas para el control y manejo de residuos sólidos peligros y no peligrosos. - Nombre del Indicador: Cumplimiento de actividades para el control y manejo de residuos sólidos peligros y no peligrosos - Fórmula de cálculo del Indicador: (Actividades realizadas para el control y manejo de residuos sólidos peligrosos y no peligrosos)/Total de actividades programadas para el control y manejo de residuos sólidos peligros y no peligrosos)*100 5.2. ASPECTO AMBIENTAL

GENERACIÓN DE RESIDUOS

5.3. PROGRAMA MANEJO DE RESIDUOS SÒLIDOS 5.4. ACTIVIDADES 1. Elaborar panorama e inventario de los agentes generadores de residuos sólidos peligrosos y no peligrosos. 2. Clasificación de los residuos peligros y no peligros, teniendo en cuenta sus diferentes categorías propendiendo que la clasificación se realice desde la fuente. 3. Realizar la inspección y verificación del cumplimiento de la normatividad vigente en el acopio de los residuos sólidos peligros y no peligrosos. 4. Registrar las cantidades generadas de residuos sólidos peligrosos y no peligrosos periódicamente.

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

TRIMESTRE I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV

TOTAL CONSUMO DERESMAS DE PAPEL - AÑO2014

TOTAL CONSUMO DERESMAS DE PAPEL - AÑO2013

5. Adelantar las gestiones necesarias ante los organismos debidamente autorizados para recoger y efectuar la disposición final de los residuos generados. 6. Coordinar la recolección y entrega de residuos sólidos peligros y no peligrosos dando cumplimiento a la normatividad vigente. 7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a los valores referentes. Nota: Para los casos en que aplique los organismos recolectores entregarán los certificados de los proveedores sobre la adecuada disposición, que garanticen que se ha dado cumplimiento a los requisitos legales que para el efecto se han establecido. 5.5. Seguimiento

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

actividades a

diciembre de

2014

% de Ejecución Cumplimiento de la Meta a

diciembre de 2014 según

indicador

7 7 100% 100%

5.5.1 Actividades específicas Se suscribió contrato No. M 199 de 2014, con la firma Integral de Negocios JAR SAS , para la permuta de bienes fungibles objeto de reciclaje, provenientes de la actividad del Ministerio del Interior, por resmas de papel bond por 500 hojas, tamaño carta, de 75grs, alta blancura, las cuales resultan útiles para el funcionamiento del Ministerio. Este contrato se encuentra en ejecución. Se elaboró panorama e inventario de agentes generadores de residuos. Se está efectuando la clasificación de residuos desde la fuente. Se adelantaron las gestiones con los fabricantes LEKMARK Y HP para la recolección de los tóner vacíos para que tengan una disposición final adecuada, está pendiente la entrega Se realiza seguimiento a las actividades. La Subdirección Administrativa y Financiera, para los siguientes procesos de contratación incluyó condiciones y obligaciones relacionadas con aspectos ambientales tales como las características de los insumos, la selección y clasificación de los materiales. 6. OBJETIVO 6 REALIZAR SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO AL PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL 6.1. META

- Meta: Para el año 2014 se realizarán tres informes de seguimiento, evaluación y mejora al Plan Institucional de Gestión Ambiental. - Nombre del Indicador: Informes de seguimiento, evaluación y mejora al Plan de Gestión Ambiental. - Fórmula de cálculo del Indicador: Número de Informes presentados 6.2. ASPECTO AMBIENTAL

CONTROL DE ASPECTOS AMBIENTALES

6.3. PROGRAMA

SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO

6.4. ACTIVIDADES

1. Recolección y análisis de la información registrada en cada uno de los instrumentos previstos en la GUÍA DE LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL y demás información considerada pertinente. 2. Elaboración del informe de seguimiento, evaluación y mejoramiento.

3. Presentación. 4. Elaboración Plan de Mejoramiento.

6.5. SEGUIMIENTO

Número de

Actividades

Propuestas

Cumplimiento de

Actividades a

diciembre de

2014

% de Ejecución Cumplimiento de la Meta a

diciembre de 2014 según

indicador

15 15 100% 100%

Se realiza la recolección y análisis de la información registrada en cada uno de los instrumentos previstos en la GUÍA DE LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL y demás información considerada pertinente y se presenta informe de seguimiento, con los respectivos anexos diligenciados así: 7. OTRAS ACTIVIDADES La Subdirección Administrativa y Financiera y la Subdirección de Gestión Contractual comprometida con el Plan Institucional de Gestión Ambiental del Ministerio del Interior ha buscado apoyar las buenas prácticas en materia ambiental en la Entidad. Para el año 2014, la Subdirección de Gestión Contractual y la Subdirección Administrativa y Financiera propusieron que dentro del nuevo Manual de Contratación se incluyera de manera expresa la obligatoriedad de tener en cuenta aspectos relacionados con el medio ambiente para cada uno de los procesos que se adelanten. Por lo tanto dentro de la Resolución No. 0805 de 2014, por la cual se expidió el nuevo “Manual de Contratación del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo”, se incorporó como parte del Seguimiento Poscontractual, la obligación de cumplir de acuerdo a la naturaleza del contrato con acciones concretas relacionadas con el Plan de Gestión Ambiental. Así, actualmente de conformidad con el artículo 54 del mencionado manual de contratación, el Supervisor debe realizar el seguimiento de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos y/o convenios, entre ellas la verificación del “cumplimiento eficiente y sostenible del Plan de Gestión Ambiental, conforme a la legislación vigente, mediante la implementación y mantenimiento de proyectos y programas que generen una cultura ambiental en funcionarios, contratistas y usuarios”. Lo anterior se encuentra en concordancia con la Política Ambiental de la entidad, en la que se establece que en la Entidad se “(…) identifica, previene, minina y controla los impactos ambientales adversos y la contaminación derivada de sus procesos, promoviendo la mejora continua, a través de la buenas prácticas ambientales y el uso racional de los recursos (…)” Por ello la Subdirección de Gestión Contractual debe verificar que las diferentes dependencias que requieren adelantar procesos de contratación, cuyo objeto y obligaciones por su naturaleza lo ameriten se incluyan dentro de los Estudios Previos y posteriormente en la minuta contractual, según sea el caso, lo siguiente: a. Protocolo de manejo de la disposición final de los residuos b. El impacto ambiental de los bienes cuando estos se den de baja por su uso c. La Distribución de responsabilidades entre el Ministerio y el Contratista

Entre los procesos de selección que se han adelantado en el Ministerio y que incluyen condiciones u obligaciones relacionadas con el medio ambiente se encuentran algunos ejemplos como son: 1. Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un sistema de aire acondicionado de precisión, el cual será instalado en el cuarto de computo de la Entidad – tercer piso de la Carrera 8

No. 12 B – 31 Edificio Bancol, y con el que se garantice una adecuada refrigeración y climatización de los equipos allí instalados. 2. Servicio de Outsourcing de fotocopiado para las dependencias del Ministerio del Interior, suministrando equipos, insumos y mantenimiento integral para los equipos; al igual que operarios calificados, de tal manera que supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la entidad. 3. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de personal, materiales y repuestos para los sistemas de agua potable, red eléctrica, redes hidrosanitarias (fontanería) aires acondicionados y los arreglos locativos para las sedes del Ministerio del Interior. 4. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para las plantas eléctricas de 156 KVA instalada en el Edificio Bancol, piso 4 y 75KVA instalada en la sede de la Casa de la Giralda. 5. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas telefónicas que hacen parte del sistema telefónico del Ministerio del Interior.

6. Adquisición a través de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. de elementos de dotación para las oficinas del Ministerio del Interior, cuyas características técnicas se encuentran detalladas en las fichas técnicas de los bienes a negociar de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas, las cuales forman parte del presente estudio previo.

7. Servicio de radio frecuencia en UHF para los radios de comunicación que hacen parte de los bienes que conforman el esquema de seguridad del Señor Ministro del Interior, para el cubrimiento de las comunicaciones en la ciudad de Bogotá y toda la sabana de Bogotá.

8. La adquisición a través de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. de útiles de escritorio, papelería, tintas y tóner originales, para el Ministerio del Interior, cuyas características técnicas se encuentran detalladas en las fichas técnicas de los bienes a negociar de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas.

9. Contratar a título de permuta, la entrega de bienes fungibles objeto de reciclaje, provenientes de la actividad del Ministerio del Interior, a cambio de recibir resmas de papel bond por 500 hojas, tamaño carta de 75 grs alta blancura, las cuales resultan útiles para el funcionamiento del Ministerio propendiendo por el aprovechamiento y disposición final adecuada.

10. Servicio de aseo y cafetería con soporte de equipos y suministro de insumos necesarios para la ejecución de dicho servicio en las instalaciones del Ministerio del Interior.

11. Adquisición de equipos de cómputo, equipos imac impresoras, escáner y video-proyectores.

12. Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas telefónicas que hacen parte del sistema telefónico del Ministerio del Interior.

13. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales y servicio técnico para los vehículos automotores que conforman el parque automotor activo de la entidad.

Cordialmente, Cesar Eduardo Camargo Ramírez Subdirector Administrativo y Financiero Elaboró: Evelyn Stella Ayala Cubillos Revisó: María Fernanda Carrillo Aprobó: Cesar Eduardo Camargo Ramírez

TRD: 4041.39