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MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-10

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA ESPECIAL

MUNICIPIO DE OCAÑA

VIGENCIA 2015

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

San José de Cúcuta, Mayo del 2016



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MUNICIPIO DE OCAÑA

SILVANO SERRANO GUERRERO Contralor General del Departamento Norte de Santander

MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA Contralor(a) Auxiliar Delegado(a) para Auditorías

EQUIPO AUDITOR:

NANCY ALICIA VARGAS MARIÑO Profesional Universitaria

MIRYAM YOLANDA ROZO Profesional Universitaria

LUIS RAMON RODRÍGUEZ Profesional Universitario



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 6 1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 6

1.1.1. Control de Gestión 7

1.1.2 Control Financiero y Presupuestal 8

1.1.1.1 Opinión sobre los Estados Contables 8

2 CONTROL DE GESTIÓN 10

2.1 Factores evaluados 10

2.1.1 Ejecución Contractual 10

1.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 214

1.1.1.3 Legalidad 215

1.1.1.4 Gestión Ambiental 216

1.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 221

1.1.1.6 Control Fiscal Interno 222

1.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 225

1.2.1 Estados Contables 226

1.2.2 Gestión Presupuestal 233

1.2.3 Gestión Financiera 234

2 OTRAS ACTUACIONES 235 2.1. Ocaña tiene un déficit presupuestal de más de $18.000 millones 251

3 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 254



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San José de Cúcuta,

Doctora

MIRIAM PRADO

Alcaldesa Municipal

Carrera 12 No. 10-42

Municipio de Ocaña Norte de Santander

Asunto: Informe Final de auditoria regular, vigencia 2015.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander con fundamento en las facultades

otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad

Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia,

eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados

de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y

Social a 31 de diciembre de 2015, la comprobación de que las operaciones financieras,

administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de

procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la

Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, que a su

vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la

gestión adelantada por el Municipio de Ocaña, que incluya pronunciamientos sobre el

acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados

Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos, que una vez detectados como deficiencias por

la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento

continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o

servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.



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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría

prescritos por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, compatibles con las

de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo,

de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la

opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas

selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y

presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días hábiles

contados a partir del recibido del mismo, realice el Plan de Mejoramiento incluyendo los hallazgos

administrativos confirmados en éste informe, el cual se debe enviar a la Contraloría General del

Departamento en medio físico y de forma digital a los correos [email protected] y

[email protected]. [email protected] De no allegar el Plan de

Mejoramiento, se trasladará el hecho al proceso sancionatorio, según lo reglamenta la

Resolución interna 0705 del 30 de noviembre de 2011 de ésta departamental.

mailto:[email protected]





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1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 80.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander Fenece la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2015.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 79.2 0.7 55.4

2. Control de Resultados 0.0 0 0.0

3. Control Financiero 83.0 0.3 24.9

Calificación total 1.00 80.3

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Elaboró: Equipo Auditor



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Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es FAVORABLE

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la auditoría

adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es desfavorable, como

consecuencia de la calificación de 79.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se

relacionan a continuación:

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 79.9 0.63 50.3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

55.0 0.02 1.1

3. Legalidad 85.5 0.05 4.3

4. Gestión Ambiental 62.0 0.10 6.2

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 100.0 0.10 10.0

7. Control Fiscal Interno 73.0 0.10 7.3


Concepto de Gestión a emitir Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.1. Control de Gestión



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TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 90.0 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.0 0.10 0.0

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.1.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de

diciembre de 2015, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y

Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con

los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y demás Normas

emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Con Salvedades.

1.1.2 Control Financiero y Presupuestal



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PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diligenciar y presentar el plan de mejoramiento adjunto que le permite solucionar

las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince (15) días siguientes

al recibo del informe final.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte

de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y

comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables

de su desarrollo.

Atentamente,

SILVANO SERRANO GUERRERO

Contralor General del Departamento Norte de Santander



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2 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es

Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1 Factores evaluados

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el MUNICIPIO DE OCAÑA, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: 1. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA

De los contratos presentados por la administración se seleccionaron por parte de la alta dirección un total de 40 contratos por valor de $2.730.870.121. Teniendo en cuanta que la información contractual reportada en el SIA como la enviada por la administración municipal presenta inconsistencias, impide obtener el % equivalente del valor seleccionado con respecto al valor total de los contratos registrados en el SIA. Una vez la administración subsane la no conformidad esta departamental realizara el análisis del valor real de los contratos legalizados en el 2015. En el formato F20 A la administración municipal registra en el SIA un total de 736 por valor de $15.249.817.742. pero se observa que la entidad repite contratos. Presentándose inconsistencias en la información, impidiendo el análisis real. La administración municipal debe allegar además del formato F20 A, en físico, realizar el siguiente cuadro según el Formato F20 A subsanado dentro de los descargos.

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública $

Prestación de Servicios

Suministros

Consultoría u Otros

TOTAL $

2.1.1 Ejecución Contractual



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Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIA Elaboró: Equipo Auditor

DESCARGOS DE LA ENTIDAD A continuación se describe en el siguiente cuadro, los contratos por tipología, cantidad y el valor de cada uno de ellos.

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 24 $ 7.270.771.042,oo

Prestación de Servicios 592 $ 4.985.033.972,oo

Suministros 109 $ 2.263.229.868,oo

Consultoría u Otros 11 $ 725.250.410,oo

TOTAL 736 $15.244.285.292,oo

De igual manera, adjuntamos el Formato F20A. (ANEXO N. 1) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la administración municipal no subsano la duplicidad en la relación de los contratos en el formato F20 A, como por ejemplo el caso de los contratos numerados como SVIV-1, SVIV-2 hasta el SVIV-12, los cuales se encuentran registrados dos veces. Igualmente, se presenta dicho falencia con los contratos numerados como SDH-002, SDH-003 hasta el SDH-020, que se encuentran relacionados dos veces, por lo tanto se altera el valor total de los contratos legalizados. Incumpliendo con lo señalado con lo establecido en la Resolución interna No. 0705 del 30 de noviembre de 2011 de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander. Por lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA, Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 79.9, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:



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TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderació

n

Puntaje Atribuid

o Prestació

n Servicios

Q

Contratos Suministro

s

Q

Contratos Consultoría y Otros

Q

Contratos Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

93 15

100 10

60 10

50 4 82.05 0.50 41.0

Cumplimiento deducciones de ley

100 14

50 10

60 10

80 5 74.36 0.05 3.7

Cumplimiento del objeto contractual

87 15

76 9 62 10

43 5 72.42 0.20 14.5

Labores de Interventoría y seguimiento

89 14

85 10

70 10

70 5 80.77 0.20 16.2

Liquidación de los contratos

100 14

80 10

100 10

60 5 89.74 0.05 4.5

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 79.9

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

2.1.1.1 Obra Pública De un universo de 24 contratos se auditaron 05; por valor de $2.005.192.646, equivalente al 27.6% del valor total contratado $7.270.771.042, los datos globales de la contratación total fueron tomados del cuadro presentado en los descargos por parte de la administración municipal, en el punto 2.1.1.1 ejecución contractual, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:



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CONTRATO DE OBRA No SVIV-12 de 2015 CONSORCIO NORSUPERIOR R/L PEDRO IVAN MANTILLA PEREZ

Información General del Proceso

Tipo de Proceso Selección Abreviada de Menor Cuantía (Ley 1150 de 2007)

Estado del Proceso Adjudicado

Tipo de Contrato Obra

Número de Contrato No. 012 de 2015

Ubicación Geográfica del Proceso

Objeto del Contrato CONSTRUCCION DEL AULA MULTIPLE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA NORMAL SUPERIOR DEL LMUNIPIO D EOCAÑA

Valor $163,809,236

Adición $ 46.263.990

Total $210.071.937

Contratista CONSORCIO NORSUPERIOR R/L PEDRO IVAN MANTILLA

Cronograma del Proceso

Fecha y Hora de Apertura del Proceso 15-12-2014 09:00 a.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso 07-01-2015 03:30 p.m.

Plazo Inicial 3 meses

Adición 1 mes

Total Plazo 4 meses

ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS

Estudios Previos: Diciembre 4 de 2014 Pliego de Condiciones: Diciembre 12 de 2014 Número de CDP: No. 250 de fecha Enero 2 de 2015 por valor de $ 163.809.236 Número de CDP Adición: No 0725 del 4 de Mayo de 2015 Aceptación de la propuesta: Enero 7 de 2015 Convocatoria: Resolución No 261 del 22 de Diciembre de 2014 Acta de cierre de Propuestas: Enero 7 de 2015 Resolución de adjudicación: No. 002 del 21 de Enero de 2015 Designación de interventor: Secretaria de Vías e Infraestructura y Vivienda Registro Presupuestal: 0091 del 7 de Enero de 2015



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Acta de Inicio: Febrero 23 de 2015 Acta de liquidación: Agosto 13 de 2015 Póliza: Aseguradora: Seguros Del Estado No. 994000008020 Cumplimiento Vigencia: Desde El 27 de Enero de 2015 al 27 de Octubre de 2015 Pago Prest. Sociales O Indemnizaciones: Vigencia Desde El 27 de Enero de 2015 al 27 de Septiembre de 2018 Estabilidad De La Obra: Vigencia Desde El 27 de Enero de 2015 al 27 de Septiembre de 2020 Responsabilidad: Vigencia Desde El 27 de Enero de 2015 al 27 de Agosto de 2015 Calidad del Servicio: Desde El 27 de Enero de 2015 al 27 de Abril de 2017 Aprobación De La Póliza: Febrero 5 De 2015 Acta de Inicio: Enero 7 DE 2015 Pagos: Comprobante de Egreso No 1389 del 3 de Junio de 2015 por $ 85.790.295 Comprobante de Egreso No. 1667 del 14 de Agosto de 2015 por $ 123.817,028 Total Pagos $209.607.323 De acuerdo a la documentación allegada se observa:

- Este contrato se celebró bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía Ley 1150 de 2007.

- Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de ingeniero civil - Registro único de proponentes Cama de comercio: - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 17 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedentes fiscales del 17 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedes Judiciales del 17 de Diciembre de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales. - Este proyecto busca dar cumplimiento a un derecho fundamental como es la educación

del estado consagrado en la Constitución Política de Colombia y la Administración Municipal de Ocaña teniendo en cuenta que este proyecto se encuentra incluido dentro del Plan de Desarrollo, existe la necesidad de contratar la obra pública para la CONSTRUCCION DE LA AULA MULTIPLE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA NORMAL SUPERIOR DEL MUNICIPIO DE OCAÑA DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER.

- Se evidencia que el acta de inicio solo se suscribió hasta el 23 de Febrero de 2015, significando con esto que la cobertura de la póliza empezó a operar desde el 27 de Enero de 2015 y transcurrieron 26 días sin que se diera inicio a la obra, por lo tanto en ese momento la administración debió requerir inmediatamente la ampliación de la póliza.



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- Se observa que el 12 de Diciembre las 11.30 se hace el aviso de convocatoria, el mismo día y en la misma hora la recepción de observaciones, por lo tanto la entidad no está garantizando la transparencia en el proceso contractual, pues no se le permite a otros oferentes la participación y a realizar las observaciones correspondientes a la publicación objeto a contratar

- De acuerdo a la certificación del Secretario de Vías e Infraestructura, este contrato, se encuentra inscrito en el Banco de Programas y proyectos de Inversión Pública del Municipio.

- Obra acta de Recibo Definitivo de Contrato de Obra, Firmada por el Doctor Carlos Roberto Arévalo Orozco, Secretario de Vías, Infraestructura y Vivienda, por el Interventor Asignado para este Contrato Carmen Chona León y el Contratista Pedro Iván Mantilla Pérez.

- Acta de Liquidación de Fecha Agosto 13 de 2015 Firmada por el Doctor Carlos Roberto Arévalo Orozco, Secretario de Vías, Infraestructura y Vivienda, por el Interventor Asignado para este Contrato Carmen Chona León y el Contratista Pedro Iván Mantilla Pérez.

- El contrato fue cubierto con la Póliza No. 994000008020: Aseguradora : Seguros Del Estado

- Se evidencia los pagos referentes a salarios y demás prestaciones sociales del personal contratado para el desarrollo del contrato y acta de liquidación del contrato.

2. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Se observa que este contrato fue creado en el Secop el 4 de Diciembre de 2014 y se publicaron los estudios previos, sin tener en cuenta que este proceso no podía adjudicarse dentro de los límites de la vigencia fiscal por expirar, por lo tanto está incumpliendo el principio de anualidad, vigencias futuras y la utilización excepcional de las reservas presupuestales. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. (Ley 38 de 1989, Art.10) y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre que no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación, situación que se echa de menos en este contrato pues solo se había publicado los estudios previos, y aunque el pensamiento de la administración Municipal muy seguramente fue realizar esta contratación con los recursos de capital producto de los saldos por ejecutar, tanto



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financieramente como la disponibilidad física de los fondos en BANCOS , está situación no es viable toda vez que estos recursos deben incorporarse a la próxima vigencia y una vez incorporados, proceder a la contratación prevista y consecuentemente poder realizar el proceso en forma adecuada, por lo tanto el proceso publicado el día 4 de Diciembre de 2014, debió declararse desierto. Lo anterior y tal y como se ha expuesto, las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen, tal y conforme lo consagra, la Ley 819 de 2003 “por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”, establece: “Artículo 8º. Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. En los eventos en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectúe en la vigencia fiscal siguiente, se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia, previo el cumplimiento de los ajustes presupuestales correspondientes tal y conforme lo establece el Decreto 1957 de 2007, Artículo 3°. Así, en el evento que al 31 de diciembre no se haya perfeccionado el compromiso correspondiente a una licitación, que fue lo que ocurrió con este contrato, no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En lo referente, a la observación anterior, es importante señalar que el Municipio de Ocaña al realizar el proceso licitatorio, tuvo en cuenta las excepciones al principio de anualidad, las cuales no se encuentran taxativamente en la ley, ya que existen otras de creación doctrinal, como es este caso de los pasivos exigibles de vigencias expiradas. En este orden de ideas, las excepciones al principio de anualidad se clasifican en dos categorías en razón del ámbito de aplicación del principio de anualidad. Estas limitaciones o excepciones se refieren a la aprobación anual del presupuesto y a la ejecución anua! del mismo, siendo estas dos las categorías en que se clasifican las excepciones de dicho principio. Para nuestro caso particular, se hará mención de las Excepciones a la ejecución anual del presupuesto; las cuales se presentan al momento de efectuar el cierre presupuesta!, operación realizada al finalizar cada vigencia presupuesta!, en la cual se analiza la ejecución de las partidas,



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así como el estado de las finanzas de la entidad respectiva que puede terminar en un balance de superávit, equilibrado o deficitario. De acuerdo con lo anterior, nos referiremos a las siguiente: excepciones al principio de anualidad, como son: * ... "Resé/vas presupuéstales o de apropiación. Se generan cuando al cierre de cada vigencia fiscal se constituyen reservas presupuéstales "con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación" (art. 89 Estatuto Orgánico de Presupuesto), lo que permite que aunque la ejecución del contrato no se haya terminado, es decir no sea aún exigible su pago, se reserve del presupuesto que va a expirar el monto de la partida presupuesta! que aún no se ha hecho exigible, para que este entre, a titulo de reserva, en el nuevo presupuesto y así el pago con estos dineros en la siguiente vigencia fiscal sea posible. Las reservas se deben constituir en los registros internos de la entidad administrativa, y debe ser enviada antes del 20 de enero de la vigencia siguiente una relación de las reservas a la Dirección General del Presupuesto Nacional, la cual las registra en su sistema de información y posteriormente las pone a disposición de la Dirección General del Tesoro y de la Contraloría General de la República para lo de su competencia. Reservas presupuéstales por negocios jurídicos no perfeccionados. Esta figura apareció innominada en nuestro ordenamiento jurídico en la ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal -819/2003- en el inciso 2 del artículo 8. °, y suele ser confundida con la figura de las reservas de apropiación. El supuesto de hecho que da la posibilidad de aplicar la figura se presenta cuando al momento del cierre fiscal se presenta una de dos circunstancias: 1. Que el proceso de licitación, concurso, subasta o aceptación de oferta no se haya perfeccionado, o 2. Que, adjudicado el contrato, realizada la subasta o aceptada la oferta, esto es, el proceso perfeccionado y con el surgimiento de relaciones recíprocas, el contrato como tal aún no se haya perfeccionado. Como vemos, los supuestos de hecho son diferentes: en el primero no ha surgido el derecho propiamente al compromiso presupuesta!, en el segundo obviamente surge el derecho y obligación del compromiso. En los términos de la Ley 819 de 2003, la primera circunstancia se plantea de la siguiente manera: "En los eventos en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectúe en la vigencia fiscal siguiente, se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia". Si el proceso licitatorio no se ha adjudicado, el proceso no se ha perfeccionado como tal con su debida culminación y acto administrativo en firme al 31 de diciembre respectivo, no es posible asumir el compromiso con base en las apropiaciones de la vigencia expirada. Cosa diferente es que el proceso esté perfeccionado totalmente, lo que implica constituir la RP en el respectivo período; pero como los compromisos al 31 de diciembre no se han cumplido, pero están legaLmente contraídos (art. 89 ¡op), deberá constituirse la reserva presupuestal correspondiente con el fin de que "desarrollen el objeto de la apropiación". Por supuesto que deberá existir el registro presupuestal respectivo, el cual deberá estar configurado



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en la vigencia fiscal que fenece. Debe resaltarse además que estas reservas sólo pueden utilizarse para el pago de las obligaciones específicamente comprometidas y que dichas obligaciones son canceladas con recursos de la vigencia expirada y previamente relacionadas al Ministerio de Hacienda antes del 20 de enero del año subsiguiente (ver también art. 26 D.R. 679/94 y art. 38 D.R. 568/96). (Doctrina Excepciones al principio de la anualidad en la contratación estatal..." Autor Carlos Eduardo Naranjo Flores Diego Mauricio Cely Cubides, Universidad Externado de Colombia)

CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Observada la respuesta emitida por la Alcaldía del Municipio de Ocaña es preciso indicar que si bien es cierto existen excepciones al principio de anualidad tal y conforme se enunció en la condición para determinar esta observación, lo cierto es que en la respuesta emitida por la Alcaldía Municipal precisamente está clarificando el hecho que para que exista, tales excepciones, es preciso que cumpla dos requisitos a saber El supuesto de hecho que da la posibilidad de aplicar la figura se presenta cuando al momento del cierre fiscal se presenta una de dos circunstancias: 1. Que el proceso de licitación, concurso, subasta o aceptación de oferta no se haya perfeccionado, o 2. Que, adjudicado el contrato, realizada la subasta o aceptada la oferta, esto es, el proceso perfeccionado y con el surgimiento de relaciones recíprocas, el contrato como tal aún no se haya perfeccionado. En el caso sub examine se puede observar que no se puede aplicar esta figura, toda vez que el proceso solamente se encontraba en etapa de publicación y no ocurrió ninguno de los dos parámetros establecidos para dar aplicación a las excepciones doctrinales consagradas al respecto, esto es que no se había perfeccionado el contrato ni se había, siquiera adjudicado oferta alguna que pudiera establecer un oferente que cumpliera dichas excepciones. Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas inconsistencias así mismo falta de capacitación del personal encargado de realizar estos procesos los cuales no tuvieron en cuenta lo consagrado en las normas presupuestales en el sentido de identificar que una vez finalizado la vigencia fiscal, si no existen compromisos ni obligaciones por cumplir, los saldos de apropiación del año fiscal que se cierre y que no han sido afectados caducaran sin excepción y por lo tanto en el caso del presente contrato no podían iniciar un proceso contractual al finalizar la vigencia ya expirada.



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Los efectos por incumplimiento al acápite anterior, al no dar aplicación a las normas presupuestales consagradas en el artículo 8 de la ley 819 de 2003, Decreto 111 de 1996, son por lo tanto las sanciones disciplinarias que de acuerdo a la competencia establece la ley. Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, con el fin que el Municipio de Ocaña, adelante las acciones correctivas necesarias que permitan tener en cuenta las normas presupuestales. 3. Y 4.- OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Y FISCAL

Se observa de acuerdo a los documentos obrantes que hubo una gran falla en la Planeación de la obra, en primer lugar porque en los estudios previos no se cuantifico los valores reales que requería la ejecución del proyecto debiendo adicionarse al contrato la suma de $ 46.263.990.oo lo que hace inferir que no hubo suficiente planeación de dichos estudios que determinan el valor real a ejecutar con este, lo cual contraviene lo normado en el numeral 2 artículo 20 del decreto 1510 de 2013 que establece que en el proceso de contratación debe contener: el objeto a contratar con sus especificaciones, autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y que en los estudios previos en la matriz de riesgos, no fueron valorados como un riesgo alto ya que la ejecución del contrato dependía de contar con los senderos peatonales de acceso, presentándose por lo tanto un desnivel de 3.0 metros donde se encuentra construida el andén. Esto repercutió en una adición improvisada y por lo tanto se debió adicionar en tiempo y valor situación que debió valorarse en los estudios previos para evitar estas inconsistencias.

Se evidencia que no hubo una adecuada planeación teniendo en cuenta que luego de iniciada la obra se plantea la ejecución de una rampa de acceso para discapacitados, situación que debió proveerse inicialmente dentro de los diseños para la ejecución de esta obra. Dentro de los estudios previos no se reflejan las variables que utilizo la entidad para la realización del presupuesto.

Ahora bien, se deja consignado en este informe que la entidad no allego diseños y planos del aula múltiple, información necesaria para la verificación del cumplimiento del objeto contractual. Por lo tanto la entidad deberá anexar los correspondientes planos y evidencias fotográficas en las que permita inferir el cumplimiento del objeto de este contrato

DESCARGOS DE LA ENTIDAD:

En respuesta a esta observación, es válido manifestar que el Municipio de Ocaña tuvo en cuenta la cartilla expedida por parte de la Procuraduría General de la Nación denominada



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“Recomendaciones para la elaboración de estudios previos, aplicación del principio de planeación en la contratación de las entidades públicas”, en la cual se plasman las diferentes estrategias orientadas a brindar a los diferentes entes públicos, herramientas para optimizar la actividad contractual, evitando prácticas indebidas, así como la revocatoria de actos administrativos de apertura de las convocatorias, declaratorias desiertas de los procesos y el fracaso en la ejecución de los contratos estatales. De acuerdo con lo anterior, en dicha cartilla la Procuraduría General de la Nación, frente al alcance del principio de planeación, se ha referido en los siguientes términos: “El principio de planeación es una manifestación del principio de economía, consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, como se desprende de lo dispuesto en los numerales 6, 7 y 12 a 14 de esta disposición. El principio de planeación busca garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…). (…). La finalidad de las exigencias contenidas en los numerales 7 y 12 citados es que las entidades estatales, con antelación a la apertura del proceso de selección, o a la celebración del contrato, según el caso, tengan previamente definida la conveniencia del objeto a contratar, la cual la reflejan los respectivos estudios (técnicos, jurídicos o financieros) que les permitan racionalizar el gasto público y evitar la improvisación, de modo que, a partir de ellos, sea posible elaborar procedimientos claros y seguros que en el futuro no sean cuestionados. Su observancia resulta de suma importancia, en la medida que el desarrollo de una adecuada planeación permite proteger los recursos del patrimonio público, que se ejecutarán por medio de la celebración de los diferentes contratos”. En este sentido, el Municipio de Ocaña elaboró los respectivos planos, presupuesto, especificaciones técnicas, que permitieron la ejecución del proyecto, el cual se encuentra inscrito y viabilizado en el Banco de Proyectos, bajo el proyecto macro denominado “IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE TITULACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DE SEDES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS, MUNICIPIO DE OCAÑA, NORTE DE SANTADER”, de acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015 “Ocaña, Confiable y Participativa”, en el eje de Desarrollo 1. EJE DE DESARROLLO SOCIAL, Componente: 1.1 EDUCACIÓN CONFIABLE, Programa 1.1.2 Calidad. En el estudio previo se incluyó un capítulo de matriz de riesgo y garantías, en donde se establecieron todos los riesgos que esta actividad contractual conlleva, dando cumplimiento de esta manera con el Principio de Planeación. Por tal razón, la adición fue realizada por que la Institución Educativa Normal Superior inicialmente manifestó, de forma verbal, que dicha Institución realizaría las rampas o los accesos; sin embargo una vez los representantes del Colegio analizaron los costos de estas obras, solicitaron al Municipio que incluyeran estos ítems dentro de la misma ya que la Institución no



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contaba con la disponibilidad de recursos para realizarlas; situación que para el municipio, era viable porque estaba contemplado en el proyecto, y se debía garantizar la funcionalidad del aula; por lo anterior la rampa siempre estuvo incluida dentro del proceso, por lo tanto no fue una situación inesperada, y se realizó la respectiva adición de cantidades de obra de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 80 de 1993 que establece…”si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se desea satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad en acto administrativo debidamente motivado, lo MODIFICARA mediante la supresión o ADICIÓN DE OBRAS, suministro servicios…”; en este sentido se pueden realizar modificaciones al contrato. De acuerdo con lo anterior, nos permitimos adjuntar comunicación emanada por parte del Director de la Institución Educativa Normal Superior. (ANEXO N. 3) La Ley 80 de 1993 en su Artículo 14 establece… De los Medios que pueden utilizar las Entidades Estatales para el Cumplimiento del Objeto Contractual. Para el cumplimiento de los fines de la contratación, las entidades estatales al celebrar un contrato tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, podrán en los casos previstos en el numeral 2 de este artículo, interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado...”. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA De acuerdo a los descargos presentados por la entidad manifiesta que ” la adición fue realizada por que la Institución Educativa Normal Superior inicialmente manifestó, de forma verbal, que dicha Institución realizaría las rampas o los accesos; sin embargo una vez los representantes del Colegio analizaron los costos de estas obras, solicitaron al Municipio que incluyeran estos ítems dentro de la misma ya que la Institución no contaba con la disponibilidad de recursos para realizarlas; situación que para el municipio, era viable porque estaba contemplado en el proyecto, y se debía garantizar la funcionalidad del aula; por lo anterior la rampa siempre estuvo incluida dentro del proceso, por lo tanto no fue una situación inesperada, y se realizó la respectiva adición de cantidades de obra” . Al respecto es preciso indicar que el Municipio de forma verbal no puede garantizar la ejecución de un proyecto, pues precisamente la planeación debe sustentarse en procesos bien estructurados que permitan determinar con claridad las necesidades que se pretenden satisfacer, con el fin de establecer financieramente los costos que genera la ejecución del proyecto, de igual forma debe guardar coherencia con el marco regulatorio que establecen las normas de contratación pública. Es necesario traer a colación lo



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dispuesto en el artículo 17 del decreto 111 de 1996 << ARTÍCULO 17. Programación integral. Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.

Visto lo anterior se puede decir que la administración debió solicitar por escrito y que hiciera parte del proceso precontractual la disponibilidad presupuestal por parte de la Institución Educativa Normal Superior, lo anterior para garantizar la ejecución total del proyecto que en este caso según lo expuesto debió desde la planeación del mismo haber contemplado el valor del costo de la rampa o acceso peatonal Por lo anterior, no se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo administrativo, con incidencia disciplinaria porque en la planeación de este contrato en mención no se tuvo en cuenta la construcción de accesos a personas discapacitadas, con lo cual se está contrariando la Ley 1618 de 2013, con la entrada en vigencia de esta ley el Estado pretende garantizar y asegurar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas con discapacidad mediante la adopción de medidas y políticas que cuenten con enfoque de inclusión lo que permitirá eliminar toda forma de discriminación en el país por cuenta de una condición.

“Ley 1618/2013: dicta medidas específicas para garantizar los derechos de los niños y las niñas con discapacidad; el acompañamiento a las familias; el derecho a la habilitación y rehabilitación; a la salud; a la educación; a la protección social; al trabajo; al acceso y accesibilidad; al transporte; a la vivienda; a la cultura; el acceso a la justicia; entre otros.”

LEY 1618 DE 2013

(Febrero 27)

Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de

los derechos de las personas con discapacidad.

TÍTULO III OBLIGACIONES DEL ESTADO Y LA SOCIEDAD en el Artículo 5°. Garantía del ejercicio efectivo de todos los derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión. Numeral 3. Asegurar que en el diseño, ejecución, seguimiento, monitoreo y evaluación de sus planes, programas y proyectos se incluya un enfoque diferencial que permita garantizar que las



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personas con discapacidad se beneficien en igualdad de condiciones y en términos de equidad con las demás personas del respectivo plan, programa o proyecto.

Estas inconsistencias seguramente obedecen, a la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo y debilidades de control que no permiten advertir oportunamente estas deficiencias en el proceso precontractual, generando con esto que las obras queden inconclusas que para el efecto el Municipio contó con los recursos para atender tal situación

Se evidencia que no hubo una adecuada planeación teniendo en cuenta que luego de iniciada la obra se plantea la ejecución de una rampa de acceso para discapacitados, situación que debió proveerse inicialmente dentro de los diseños para la ejecución de esta obra. Dentro de los estudios previos no se reflejan las variables que utilizo la entidad para la realización del presupuesto.

Ahora bien, se deja consignado en este informe que la entidad no allego diseños y planos del aula múltiple, información necesaria para la verificación del cumplimiento del objeto contractual. Por lo tanto la entidad deberá anexar los correspondientes planos y evidencias fotográficas en las que permita inferir el cumplimiento del objeto de este contrato

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjuntan los respectivos planos y evidencias fotográficas, en las que se permite observar el cumplimiento del objeto contractual. (ANEXO N. 4). Así mismo se adjunta el plano en forma física. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA No se aceptan los descargos, ya que la entidad no allego los diseños, por lo que no hay evidencia de la realización de los diseños, ni memorias de cálculo, para la ejecución de esta obra y además el plano record que anexa la entidad no está cumpliendo con las normas técnicas para dibujo técnico Icontec: el rotulado no presenta Nombre del arquitecto, No. de matrícula y domicilio, Escalas, Nombre del dibujante o proyectista, ni Fecha. El rotulado debe contener la siguiente información:

Tipo de proyecto

Nombre del propietario

Ubicación del inmueble

Nombre del arquitecto, No. de matrícula y domicilio



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No. del plano

No. de la obra

Escalas

Nombre del dibujante, proyectista, etc.

Fecha

Espacio para futuras revisiones o correcciones Además, este plano record solo está mostrando fachadas, planta y secciones de columnas y vigas. No hay evidencia de los planos hidráulicos, ni sanitarios. En este no se evidencia el detalle de la rampa, lo que indica que no hubo una adecuada planeación. Por lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO con presunta incidencia disciplinaria y se desvirtúa la incidencia fiscal

Número del Contrato SVIV - 85

Estado del Contrato ADJUDICADO

Objeto del Contrato ALQUILER, MONTAJE, ENCENDIDO, MANTENIMIENTO Y DESMONTE DEL ALUMBRADO NAVIDEÑO TIPO LED EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA

Cuantía del Contrato 117.122.712

Nombre o Razón Social del Contratista Gabriel Elías Acosta

Identificación del Contratista 1.047.391.288

Fecha de Firma del Contrato 3 de noviembre del 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato Noviembre 24 de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 3 meses contados a partir del perfeccionamiento del contrato

Anexa:

Comprobante de egreso No. 3727 de diciembre 29 del 2015 por valor de 105.410.441 rubro que afecta 236010303 “programa de electrificación rural Catatumbo y provincia de Ocaña fase II

Disponibilidad presupuestal 1212 de septiembre 1 de 2015 rubro 236010303 “diseño y construcción alumbrado navideño” por valor de $120.000.000

Estudios previos



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Informe del supervisor

Estampilla pro- hospital 5.- OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

El rubro que figura en el comprobante de egreso No. 3727 de diciembre 29 del 2015 por valor de 105.410.441 rubro que afecta 236010303 “programa de electrificación rural Catatumbo y provincia de Ocaña fase II no concuerda la descripción con el que figura en la disponibilidad presupuestal rubro 236010303 “diseño y construcción alumbrado navideño”

El folio 7 de 7 correspondiente al clausulado de las condiciones, amparos y exclusiones de la póliza No. 1018199 no se encuentra firmado por el tomador ni por la compañía de seguros.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario el nombre del concepto del rubro presupuestal está equivocado en el comprobante de egreso número 3727 de diciembre 29 de 2015, pero la Definitiva DF 4857 correspondiente a esta erogación establece el rubro correcto 236010303 Diseño y Construcción Alumbrado Navideño

Es de aclarar que la integración contable esta correcta y no tuvo ningún tipo de alteración. Por lo que se adjunta la Definitiva número 4857 del veintiocho (28) de diciembre de 2015. (ANEXO N.5) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA La entidad acepta el hallazgo, por lo tanto se deben tomar las medidas necesarias para evitar estas inconsistencias en la información que ponen en riesgo la veracidad de los documentos registrados. Todos los documentos de pago buscan respaldar la transacción efectuada, siendo estos el soporte legal que registra de manera real y exacta la información de lo realizado. El documento anexado dentro de los descargos corresponde a la orden de pago, pero el documento que presenta la inconsistencia es el comprobante de egreso, No. 3727 de diciembre 29 del 2015 por valor de 105.410.441 y el rubro que afecta 236010303 “programa de electrificación rural Catatumbo y provincia de Ocaña fase II; no concuerda la descripción Por lo tanto se confirma el HALLAZGO



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El folio 7 de 7 correspondiente al clausulado de las condiciones, amparos y exclusiones

de la póliza No. 1018199 no se encuentra firmado por el tomador ni por la compañía de

seguros.

DESCARGOS D ELA ENTIDAD

En cuanto a esta observación, nos permitimos adjuntar la siguiente información: (ANEXO N.6) • Póliza No. 3011159, firmada por el oferente, que ampara la seriedad de la oferta, con su

respectivo recibo de pago y el clausulado de la misma.

• Póliza No. 3011262, que ampara la cumplimiento del contrato, pago de salarios y

prestaciones sociales, calidad del servicio, con su respectivo recibo de pago y firmadas por el

contratista.

Póliza No. 1018199, seguro responsabilidad civil póliza de responsabilidad civil, con su respectivo recibo de pago y firmadas por el contratista. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA La administración municipal anexa copia de las pólizas Póliza No. 3011159. Póliza No. 3011262, y la Póliza No. 1018199, y en esta última es donde se observó que los anexos no se encuentran firmados y los cuales corresponden a las cláusulas que describe los compromisos entre las partes que tomaron la póliza y donde figura los espacios correspondientes para cada una de las firmas que participaron. Se confirma el HALLAZGO Por todo lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO

6.- OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA FISCAL POR EL VALOR DEL CONTRATO $117.122.712

En el informe de actividades se observa “traslado de los elementos navideños desde la bodega del municipio ubicada en el mercado público hasta la bodega designada por el contratista para realizar la revisión técnica. La entidad no allega el inventario de los bienes entregados al contratista y no se hace la diferencia entre los bienes alquilados y los bienes propios que la alcaldía entrega al contratista para el alumbrado.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjuntan las respectivas actas de entrega y recibo de los elementos navideños. (ANEXO N. 7) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Las actas de entrega y recibo allegadas con los descargos, corresponden a bienes entregados por la administración municipal, pero el contrato tiene como objeto “ALQUILER, MONTAJE, ENCENDIDO, MANTENIMIENTO Y DESMONTE DEL ALUMBRADO NAVIDEÑO TIPO LED EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA”. No se anexa ni se especifica cuáles y en qué cantidad y características tenían los adornos alquilados que justifiquen el valor del contrato. Por lo tanto se confirma el HALLAZGO

Falta soportes que evidencien y sustenten el cumplimiento del objeto contractual, teniendo en cuenta que los documentos allegados no son legibles, y por lo tanto se dan como no allegados. Hecho que impide la verificación de las características de los bienes alquilados a la administración municipal y el cumplimiento del objeto contractual.


Se anexa registro fotográfico, de la instalación, encendido, mantenimiento y desmonte del alumbrado navideño. (ANEXO N. 8) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Se anexa por parte de la administración municipal un registro fotográfico de algunos adornos de luces y del nacimiento de propiedad de la alcaldía que no justifican el valor del contrato. Por lo tanto se confirma el hallazgo.

Al verificar el valor del contrato con el único comprobante de egreso allegado No. 3727 de diciembre 29 del 2015 el cual se registra por valor de $105.410.441 y el contrato se aprobó por $117.122.712, presentando una diferencia de $11.712..271. Por lo tanto se debe explicar el estado del contrato. Ya que no se anexa acta de liquidación del contrato, y solo se anexa un acta parcial.



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De acuerdo con esta observación, nos permitimos manifestar que a la fecha de realización de la auditoria, el Municipio de Ocaña no ha realizado el pago final del Contrato, sin embargo se anexan las respectivas actas de recibo final. (ANEXO N. 9) Es de aclarar, que actualmente la administración municipal se está en proceso de liquidación del contrato No. 085 de 2015, por mutuo acuerdo entre el contratista y el Municipio, para proceder con el respectivo pago por un valor de $ 11.712.271, de acuerdo con el acta de recibo final. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA El equipo auditor observa que de acuerdo a los descargos, se encuentra pendiente un pago por valor de $11.712.271, dichos dineros deben estar en cuentas por pagar y conforme al acta de final de obra de mayo del 2016 anexada en los descargos Se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA FISCAL toda vez que dentro de la documentación allegado no existe suficiente claridad en el sentido de identificar los bienes que el contratista colocó en alquiler para dar cumplimiento al objeto del contrato. Ya que solo se soportaron los bienes de propiedad del municipio que fueron entregados al contratista. Y por lo tanto la obra realizada no justifica el valor del contrato. Por lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA FISCAL POR EL VALOR DEL CONTRATO $117.122.712

Número del Contrato SVIV-17 LICITACIÓN PUBLICA


Objeto del Contrato MEJORAMIENTO DE LA CANCHA LA PRIMAVERA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $1.536.577.987

Nombre o Razón Social del Contratista Unión temporal la primavera

Identificación del Contratista 900916713-1

Nombre del Representante Legal del Contratista

Camilo Andrés Ramírez Numa

Identificación del Representante Legal 88.283.844



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Fecha de Firma del Contrato Diciembre 10 de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato

Plazo de Ejecución del Contrato

Contrato de obra Anexa:

Certificado de disponibilidad CD1301 de octubre 1 de 2015 rubro afectado el 2340402 “recursos cofinanciación / cancha la primavera por valor de $1.536.577.987

Estudios previos de octubre 6 de 2015

Pliego de condiciones

Aviso de convocatoria de octubre 16 de 2015

Acta de Cierre de recibo de propuestas 11 de noviembre de 2015 a las 5 p.m.

Resolución 705 del 2015 por el cual se ordena la apertura de la convocatoria pública

Rut

Evaluación financiera Noviembre 12 de 2015

Informe de

Registro presupuestal 1653 de diciembre 10 de 2015 por valor de $1.536.571.987 rubro afectado 2340402 “recursos de cofinanciación / cancha la primavera

Contrato de obra 10 de diciembre 10 de 2015

Resolución 848 de Aprobación de póliza del 21 de diciembre de 2015

7. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA Y PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL SIN CUANTIFICAR

Los documentos que se anexan como soporte del proceso contractual se encuentran ilegibles hecho que impide su estudio y análisis. no se puede verificar el cumplimiento del cronograma señalado en el pliego con la publicación en el secop y la demás información por verificar sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual.

La entidad debe allegar de forma posterior a la finalización de este contrato toda la información contractual: informes de interventoría con todo el registro fotográfico de la ejecución del antes y después de la ejecución de la obra, planos y diseños, convenio, actas parciales, final y de liquidación, comprobantes de egreso por los pagos generados a la ejecución de este contrato.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Al respecto me permito informar que este contrato se suscribió en cumplimiento del Convenio Interadministrativo Número 384 DPS – FIP de 2015 entre el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social – Fondo de Inversión para la Paz – DPS – FIP y el Municipio de Ocaña – Norte de Santander. El proceso de contratación se realizó mediante la modalidad de Licitación Pública. Se suscribió el Contrato de Obra el 10 de diciembre de 2015. Las pólizas se aprobaron el día 21 de diciembre de 2015. La interventoría será ejercida por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS, o a través de la persona natural o jurídica que dicha entidad designe. El acta de inicio del contrato se suscribió el día 18 de marzo de 2016. Una vez se termine la ejecución del contrato el Municipio remitirá los informes de interventoría con todo el registro fotográfico de la ejecución del antes y después de la ejecución de la obra, planos y diseños, convenio, actas parciales, final y de liquidación, comprobantes de egreso por los pagos generados a la ejecución del contrato. Actualmente se encuentra en proceso de aprobación la póliza ampliada con ocasión de la suscripción del acta de inicio. De acuerdo con lo anterior, se adjuntan los documentos soportes del proceso precontractual, escaneado en PDF, contentivo de la siguiente información: (ANEXO N. 10)

• Acta de inicio • Acto de adjudicación • Análisis de Precios Unitarios • Aviso de convocatoria • Contrato de obra • Convocatoria oferentes • Convocatoria veeduría • Cronograma • Equipo de trabajo • Estudio previo • Evaluación financiera • Evaluación jurídica • Evaluación técnica • Pliego definitivo • Pólizas contrato de obra • Propuesta económica • Proyecto de pliegos • Resolución de adjudicación



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• Resolución de apertura • Resolución de aprobación de pólizas

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Conforme a la documentación anexada, se observa en el acta de inicio que el contrato se encuentra en ejecución. Por lo anterior esta Contraloría se abstiene a realizar cualquier análisis.

Número del Contrato SVIV-105




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Objeto del Contrato SUMINISTRO DE LA DOTACIÓN DEL CENTRO REGIONAL DE ATENCION A VICTIMAS EN OCAÑA-NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $172.684.000

Nombre o Razón Social del Contratista DOMEG SOLUCIONES SAS DIANA CAROLINA GENTIL GOMEZ

Identificación del Contratista 88.277.200

Dirección Física del Contratista


DIANA CAROLINA GENTIL GOMEZ

Identificación del Representante Legal

Fecha de Firma del Contrato 16 de diciembre del 2015


Plazo de Ejecución del Contrato 15 días

Subasta Anexa:

Disponibilidad presupuestal 1474 de noviembre 3 de 2015 por valor de 172.800.000 rubro que afecta 236080402 recursos de cofinanciación / construcción infraestructura Victimas

Estudios previos del contrato 4 de agosto del 2015



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Resolución 250 de noviembre 17 de 2015 “por el cual se ordena la apertura de la convocatoria”

Recibo de propuestas de diciembre 4 de 2015 solo se presenta una

Cámara de comercio renovada el 25 de junio de 2015 certificación de existencia y representación legal incompleta envía pagina 1 de 8, 3 de 8 , 5 de 8, 7de 8.

Acta de recibo final de diciembre 30 del 2015 ilegible firmada por el Secretario de vías, el supervisor del contrato y el contratista.

8. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

El rubro 236080402 no concuerda con la información reportada en el formato F7 del SIA y la ejecución de gasto enviada como anexo en PDF. Explicar el comportamiento de los valores del rubro afectando (presupuesto inicial, adiciones créditos y contra-créditos, reducciones, presupuesto final, compromisos de registros presupuestales, anulación de registros, pagos, saldo registro de compromisos, y saldo se apropiación).

DESCARGOS DE LA ENTIDAD: Es de resaltar, que este contrato se suscribió en cumplimiento del Convenio Interadministrativo número 1325 de 2014, celebrado entre la Unidad para la atención y reparación a las víctimas y el Municipio de Ocaña del Departamento de Norte de Santander. De acuerdo al formato F7 Ejecución Presupuestal de Gastos, enviado por medio de la plataforma SIA en la cuenta anualizada; se observó que por error involuntario el rubro 236080402 quedo corrida la columna; por lo que se verificó la información con respecto a la ejecución presupuestal generada en el sistema, donde esta refleja la información correspondiente al rubro antes mencionado, siendo el presupuesto inicial por $1, adiciones $1.224.512.387, reducciones cero, con un total de presupuesto final $1.224.512.388, con unos recursos por $1.224.359.299, obligaciones $1.224.359.299, pagos $948.550.406, quedando en cuentas por pagar $ 275.808.893. De igual manera, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento

Los documentos que se anexan como soporte del proceso contractual se encuentran ilegibles hecho que impide su estudio y análisis. Igualmente se presentaron incompletos como la Cámara de comercio renovada el 25 de junio de 2015 (certificación de existencia y representación legal incompleta envía pagina 1 de 8, 3 de 8, 5 de 8, 7de 8.) y el registro de proponentes renovado el 2015/07/08 que solo se envió las páginas 1 de 25, 3 de 25, 5 de 25, 7de 25 (……) faltando una de las caras de cara hoja del documento.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD En este sentido, se adjuntan los siguientes documentos escaneados en formato PDF correspondiente de la etapa precontractual: (ANEXO N. 11)

Acto de apertura del proceso

Audiencia de adjudicación

Convenio 1325 de 2014

Estudio previo

Evaluación financiera

Evaluación jurídica

Evaluación técnica

Ficha técnica

Pliego definitivo

Proyecto de pliegos

Repuesta a observaciones 1

Respuesta a observaciones 2

Resolución de aprobación de pólizas

Resolución de adjudicación

Cámara de Comercio

Registro Único Proponentes

Acta de recibo final de diciembre 30 del 2015 ilegible firmada por el Secretario de vías, el supervisor del contrato y el contratista.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD De acuerdo con esta observación, nos permitimos adjuntar el acta de recibo final del contrato de suministro número SVIV-105. (ANEXO N. 12)

Se debe allegar certificación de la terminación de la construcción del centro de víctimas. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta certificación emanada por parte del Secretario de Vías, Infraestructura y Vivienda, ingeniero Jorge Armando Navarro Rueda, en donde manifiesta que el contrato SVIV 105 fue terminado y liquidado el treinta (30) de diciembre de 2016. (ANEXO N. 13)

No se evidencia las entradas y salidas de almacén de los bienes y suministros adquiridos DESCARGOS DE LA ENTIDAD Según el estudio previo, el cual se anexa, se estableció en el análisis de la oferta, numeral 2…DINAMICA DE PRODUCCIÓN Y ENTREGA DEL SERVICIO

Plazos del Contrato: La determinación del plazo contractual se realiza en base a la programación de las actividades que se requieren dentro del objeto contractual. El suministro se ubica en el Centro Regional de Victimas. Los Aires Acondicionados serán instalados dentro del contrato de obra que se encuentra en ejecución. Los bienes no requieren ser almacenados serán recibidos directamente en el centro de víctimas…” Con el acta de recibo del contrato de suministro por parte de la Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda, de acuerdo a lo que establece en el Decreto No. 0253 del 17 de noviembre de 2009, el suministro ingreso al Almacén del Municipio. La salida se realizó en acta suscrita con la Unidad Nacional de Victimas, que se encuentra en revisión por esta misma entidad en la ciudad de Bogotá, con el fin de realizar el acta de recibo final y liquidación del convenio inter administrativo 1325 de 2014. (ANEXO N. 14) Se hace la observación que esta dotación se encuentra siendo usada en el edificio del Centro Regional de Atención a Víctimas del Municipio de Ocaña

La entidad debe allegar copia del convenio bajo el cual se suscribió este contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD



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Se adjunta fotocopia del Convenio Interadministrativo número 1325 de 2014, celebrado entre la Unidad para la atención y reparación a las víctimas y el Municipio de Ocaña del Departamento de Norte de Santander. (ANEXO N. 15)

Informe del supervisor y actas de recibido a satisfacción por parte del director del centro de víctimas.


Se adjunta el respectivo informe de supervisión del Contrato SVIV 105. (ANEXO N. 16)

No se anexa comprobante de egreso DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta copia del comprobante de egreso Nº CE-0138, del 18 de febrero de 2016 por valor de ciento setenta y dos millones seiscientos ochenta y cuatro mil pesos moneda corriente ($172.684.000) (ANEXO N. 17)

Se anexa acta de liquidación y terminación pero se hace la observación que la administración municipal Adeuda $172.684.000 por lo tanto se requiere la certificación y el comprobante de pago por parte del municipio. Se liquida sin haber cancelado el contrato.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD De lo anterior nos permitimos informar, que el acta de liquidación y terminación del contrato, se suscribió el 30 de diciembre de 2015, pero no se realizó el pago durante la vigencia 2015, porque se estaba en proceso de empalme del gobierno entrante con el saliente, y no fue posible realizar el trámite administrativo. Pero el día 18 de febrero de 2016 se realizó la cancelación total de dicha acta de liquidación, a través del comprobante de egreso número 0138.

En el secop solo se publicó hasta el acta de adjudicación y no se publicó el contrato y demás documentos que conforman la carpeta del proceso.


En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos



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contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo.

Es necesario que la entidad certifique el valor y el origen de los recursos del contrato y del convenio que originó el contrato. La entidad debe certificar el origen de los dineros. En la gran mayoría de los soporte son ilegibles hecho que no permitió verificar los precios y cantidades propuestas y las entregadas. En el secop no se publicó el contrato y los demás documentos hasta su liquidación




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Se adjunta certificación emanada por parte del Jefe de Presupuesto del municipio de Ocaña, en la cual constata que el origen de los recursos del contrato provienen del Convenio Interadministrativo número 1325 de 2014, celebrado entre la Unidad para la atención y reparación a las víctimas y el Municipio de Ocaña del Departamento de Norte de Santander. (ANEXO N. 18)

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que frente al control fiscal de los recursos Nacionales, transferidos a los entes territoriales, el legislador estableció una regla de competencia en el artículo 6 del Decreto 267 de 2000, al señalar que la Contraloría General de la República deberá “ Ejercer de forma prevalente y en coordinación con las contralorías territoriales, la vigilancia sobre la gestión fiscal d y los resultados de la administración y manejo de los recursos Nacional que se transfieran a cualquier título a las entidades territorial de conformidad con las disposiciones légales “situación por la cual esta Departamental se abstiene de emitir concepto fiscal al respecto CONTRATO DE OBRA No SVIV-092

CONTRATISTA: JUAN CARLOS PEINADO PEINADO

OBJETO DEL CONTRATO:

Suministro De 500 Bultos De Cemento Gris En Desarrollo Del Programa Comunidad Gobierno Para La Pavimentación De La Vía Principal Del Barrio Cañaveral O Del Municipio De Ocaña

TIPO DE CONTRATO Obra

MODALIDAD DE SELECCION Mínima cuantía

FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 198 de Noviembre de 2015

VALOR $ 15.000.000

PLAZO: Ocho (08) días o hasta agotar el suministro.

ESTUDIOS PREVIOS: 10 de Noviembre de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 1334 de 2015, $15.000.000

RUBRO PRESUPUESTAL: 236040301 Mejoramiento de la malla vial urbana del Municipio de Ocaña

PUBLICACIÓN SECOP: Es publicado en el SECOP 12 de Noviembre de 2015.

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 17 de Noviembre de 2015

ASIGNACION DE INTERVENTOR O SUPERVISOR:

WILLINTON HERNESTO CARRASCALMUÑOZ -- Profesional Universitario área de vías



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REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1529 por $15.000.000, 19 de Noviembre de 2015.

PÓLIZA Y ACTA DE APROBACIÓN: Por su cuantía no se hace necesario póliza de gratina

ACTA DE INICIO: 19 de Noviembre de 2015, firmada por el contratante, contratista y el supervisor.

INFORMES DEL SUPERVISOR: El informe del supervisor se encuentra ajustado a la normatividad vigente.

CERTIFICACION DE EJECUCION: WILLINTON HERNESTO CARRASCALMUÑOZ -- Profesional Universitario área de vías.

ACTA DE RECIBO FINAL: 19 de Noviembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 3328 de 14 de diciembre de 2015.

FACTURA DE VENTA: No presentan facturas.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 19 de Noviembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

9- OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA:

La administración Municipal no allega la factura de compra para determinar si esta cumple con las condiciones exigidas en el código de comercio.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Dentro del archivo enviado en el folio No 40 se encuentra el Documento Equivalente a Factura basado en el Artículo 3 del Decreto 522 de marzo de 2003, el cual relaciona el valor a pagar de dicho contrato. Se adjunta dicho documento. (ANEXO N. 19)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Verificado los documentos allegados en forma extemporánea se acepta los descargos como válidos a este punto, la Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el

proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.



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El Municipio dentro de las deducciones de ley, no realiza el descuento de la estampilla del Erasmo Meoz, porque el contratista compra las estampillas y las allega a la tesorería para que le efectúen su pago, pero por dificultades en el documento escaneado no se pudo verificar el si este comprobante No 3645034 de estampillas cumplía con el descuento del 2%.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos informar que dentro del archivo enviado en el folio No 41 se encuentra la Resolución No 271 del 9 de Diciembre de 2015, por medio de la cual se reconoce y ordena el pago de una cuenta de cobro, en donde se evidencia el pago de la Estampilla Erasmo Meoz No3645034 cuyo valor es de TRESCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($300.000); correspondientes al 2% del valor total del contrato. El cual se adjunta. (ANEXO N. 20)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Verificado los documentos allegados a este requerimiento, se acepta los descargos como válidos a este punto, la Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.

1.1.1.1.1 Prestación de Servicios En la presente auditoria se evaluaron 15 contratos por valor de $157.364.000

Tipo de Proceso

Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)

Estado del Proceso Celebrado

Tipo de Contrato Prestación de Servicios

Correo Electrónico [email protected]

Número del Contrato SVIV 004

Objeto del Contrato

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES MEDIANTE LA ASESORÍA JURÍDICA EN LA ELABORACIÓN DE LOS DIFERENTES PROCESOS DE CONTRATACION ASI COMO ASESORIA EN LOS DIFERENTES PROCESOS JURIDICOS




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Estudios Previos: Enero 2 de 2015

Pliego de Condiciones: Enero 2 de 2015

Número de CDP: 0114 del 2 de Enero de 2015

Evaluación de la propuesta: Enero 7 de 2015:

Aceptación de la propuesta: Enero 7 de 2015

Designación de Supervisor: Profesional de Infraestructura y vivienda

Registro Presupuestal. 041 del 7 de Enero de 2015

Acta de Liquidación: Abril 30 de 2015

Póliza. Ojo falta la póliza clausula - Este contrato se celebró bajo la modalidad de contratación directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - RUT: Régimen Simplificado - Copia de la Tarjeta Profesional de Abogado - Certificados de antecedentes disciplinarios del 26 de Diciembre de 2014 26 de Diciembre

de 2014 - Certificado de antecedentes fiscales del 26 de Diciembre de 2014

ADMINISTRATIVOS QUE SE DESARROLLAN EN LA SECRETARIA DE VÍAS INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA-NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $24,000,000

Nombre o Razón Social del Contratista

DIANA PAOLA ALMEIDA ROMERO

Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 55.234.092


DIANA PAOLA ALMEIDA ROMERO


Cédula de Ciudadanía No. 55.234.092

Fecha de Firma del Contrato 07 de enero de 2015


07 de enero de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 344 Días



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- Certificado de antecedes Judiciales del 26 de Diciembre de 2014 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

10. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este contrato, se suscribió el día

7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 24 de Febrero de 2015,

sin las respectivas firmas, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por

consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los

documentos contractuales de este contrato. Así mismo el contratista está incumpliendo

las obligaciones derivadas del contrato toda vez que en la cláusula segunda. FORMA

DE PRESTACION DEL SERVICIO: 1” asesorar en el procedimiento jurídico de los

diferentes procesos de contratación” y en el caso sub examine ocurrió lo contrario, solo

se pública el contrato sin los documentos que forman parte del proceso contractual. En

este sentido, la ejecución de los contratos estatales conlleva una obligación para las

partes, pero especialmente para las entidades públicas, las cuales tienen el deber de

verificar y supervisar la correcta ejecución del objeto y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales pactadas.

La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo

19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está

obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos

del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos

incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección

objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley

80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad

a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca

después de la suscripción de los contratos.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD:

En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa.



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Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo.

Respecto a la publicación sin firma en el SECOP, se publican los documentos sin firma, puesto que los originales firmados reposan en el expediente contractual que se encuentra en el archivo de la Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda.

CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA

Observa con preocupación esta Departamental que dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia anterior a esta Auditoria, ya se había hecho referencia al respecto y transcurrido este lapso de tiempo, la inconsistencia continua, tal y como lo acepta la entidad por lo tanto la Administración Municipal dentro de las prioridades debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que está incumpliendo lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015



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Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a

tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. 11. OBSERVACION ADMINISTRATIVA Se observa que dentro de la cláusula DECIMO QUINTA, del contrato, contemplaron la garantía de cumplimiento del contrato, y dentro de los documentos allegados no se observa la respectiva póliza, además este contrato supera el valor de la mínima cuantía para contratar en el Municipio de Ocaña para la vigencia 2015, por lo tanto era de obligatoriedad exigir el amparo respectivo. La alcaldía del Municipio De Ocaña, no está amparando el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas en los artículos 121 del Decreto 1510 de 2013. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En respuesta a esta observación, referente a que el contratista está incumpliendo las obligaciones derivadas del contrato, nos permitimos manifestar que la contratista sólo cumplió con la función de asesorar a la Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda sobre los diferentes procesos de contratación desarrollados en esta dependencia; tal como se demuestra en los informes de ejecución de dicho contrato; más no la realización de actividades propias de la administración municipal, como es la de publicar la contratación en el SECOP, toda vez que el usuario y la clave para ingresar al mismo, sólo son manejadas por parte de la Administración, según lo expuesto en la parte superior.

De igual manera, es pertinente mencionar, que el contrato antes enunciado fue liquidado por mutuo acuerdo, transcurridos tres meses, plazo en el cual se observa en el expediente, no existió ningún riesgo para la entidad y el cumplimiento del mismo se dio de forma satisfactoria. CONCLUSIÓN CONTRALORIA



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Una vez analizado el Descargo presentado respecto a este ítems, esta Departamental y con fundamento en el artículo 87 del Decreto1510 de 2013 y en el artículo 2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015, establece que no es obligatoria la garantía en los contratos bajo la modalidad de mínima cuantía, pero se observa que el contrato supero la mínima cuantía que para el año 2015, fue de $ 18.041.800 y el presente contrato es por la suma de $ 24.000.000, por lo tanto era de obligatorio cumplimento la exigencia de la garantía que permitiera garantizar la ejecución correcta de dicho contrato. Además dentro de la cláusula DECIMO QUINTA, del contrato, contemplaron la garantía de cumplimiento del contrato, por lo tanto, en este sentido, la ejecución de los contratos estatales conlleva una obligación para las partes pero especialmente para las entidades públicas, las cuales tienen el deber de verificar y supervisar la correcta ejecución del objeto y el cumplimiento de las obligaciones contractuales pactadas. Esta falencia presentada por parte del Municipio podría ser por falta de planeación en el proceso contractual en el sentido de identificar previamente los requisitos legales que deben incluirse en las cláusulas del contrato y por lo tanto no hubo seguimiento a la minuta en la que se identificará la obligatoriedad de la exigencia de la garantía. La administración Municipal debe corregir esta debilidad ya que si bien es cierto el contrato se ejecutó a cabalidad, podría existir contratos que no se hayan cumplido, entonces generar efectos legales por la no exigencia de dicha garantía y consecuentemente con efectos sancionatorios para el ordenador del Gasto por omisión al cumplimiento de disposiciones generales y legales

En virtud de lo anterior SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, a efectos que se

plasme en el Plan de mejoramiento de la entidad para que se dé cumplimiento a las cláusulas

contractuales establecidos en cada uno de los contratos y se planifique en lo sucesivo las

minutas para los contratos que se vayan a celebrar.


Tipo de Proceso Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)

Número del Contrato SG 006- 2015

Estado del Contrato Liquidado

Objeto del Contrato PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ENTREGA PERSONALIZADA PUERTA A PUERTA DE RECIBOS



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COBRO IMPUESTOS PROPIOS DEL MUNICIPIO COMO COMPONENTE DEL SEGUIMIENTO INDIVIDUALIZADO A LAS METAS DE RECAUDO


Nombre o Razón Social del Contratista FAUSTO CALDERON SERRANO


Dirección Física del Contratista calle 11A No.28C-29 del Municipio de Ocaña


Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 07 de enero de 2015


Fecha de Terminación del Contrato 30 de junio de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 30 de junio de 2015




Número de CDP: No 0094 del 2 de Enero de 2015

Evaluación de la propuesta: Enero 5 de 2015

Aceptación de la propuesta Enero 5 de 2015

Designación del Supervisor: Secretario de Hacienda

Registro Presupuestal: No 0027 del 7 de Enero de 2015

Acta de inicio: Enero 7 de 2015

Informes de Supervisión

Acta liquidación: Junio 30 de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Rut - Copia de la cedula de Ciudadanía - Certificados de antecedentes disciplinarios del 13 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 31 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedes Judiciales del 31 de Diciembre de 2014 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza.



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12. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 17 de Abril de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual.



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Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA


Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a

tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.





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Tipo de Terminación del Contrato Normal

Objeto del Contrato

PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN PARA INSPECCIÓN DE OBRAS, VERIFICACIÓN DE OBRAS Y EXIGENCIA DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN, COMO PROCESO DE CONTROL URBANÍSTICO


Nombre o Razón Social del Contratista CARLOS GUSTAVO NEIRA BATISTA


Dirección Física del Contratista Calle 10 No. 9 - 37 Centro


CARLOS GUSTAVO NEIRA BATISTA

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 88.144.737




Fecha de Terminación del Contrato 30 de abril de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 30 de abril de 2015





Evaluación de Propuesta: Enero 5 de 2015

Designación de Supervisor: Secretario de Planeación

Registro Presupuestal: No. 0036 del 7 de Enero de 2015

Acta de Inicio: Enero 7 de 2015

Acta de terminación y liquidación: 30 Abril de 2015. - Este contrato se celebró bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía-

Contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta



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- Hoja de vida - Rut - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de ingeniero civil - Registro único de proponentes Cama de comercio: 00003757 - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 10 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedentes fiscales del 10 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedes Judiciales del 31 de Diciembre de 2014 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

13. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 4 de Mayo de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e



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Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo

administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA


Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y



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consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA

INCIDENCIA DISCIPLINARIA.



Cuantía a Contratar $3,612,000


Datos de Contacto del Proceso


Información de los Contratos Asociados al Proceso



Objeto del Contrato

PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA SECRETARIA DE PLANEACIÓN PARA INSPECCIÓN DE OBRAS, VERIFICACIÓN DE OBRAS Y EXIGENCIA DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN, COMO PROCESO DE CONTROL URBANÍSTICO


Nombre o Razón Social del Contratista CARLOS ARTURO GUERRERO JACOME



CARLOS ARTURO GUERRERO JACOME





Fecha de Terminación del Contrato 30 de abril de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 30 de abril de 2015




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Pliego de Condiciones. Enero 2 de 2015





Registro Presupuestal; No 0058 del 7 de Enero de 2015.

Acta de Terminación y liquidación: Abril 30 de 2015. - Este contrato se celebró bajo la modalidad de contratación directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 31 de Diciembre de 2014. - Certificado de antecedentes fiscales del 31 de Diciembre de 2014. - Certificado de antecedes Judiciales del 31 de Diciembre de 2014. - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

14. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 4 de Mayo de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD



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En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA

Observa con preocupación esta Departamental que dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia anterior a esta Auditoria, ya se había hecho referencia al respecto y transcurrido este lapso de tiempo, la inconsistencia continua, tal y como lo acepta la entidad por lo tanto la Administración Municipal dentro de las prioridades debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que esta incumpliendo lo dispuesto en el artículo



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24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015

Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION SG 022 DE 2015






Objeto del Contrato

APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DESARROLLADA POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL CUMPLIENDO ACTIVIDADES DE ENLACE ENTRE EL ALCALDE Y ENTES GUBERNAMENTALES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL Y NACIONAL EN LAS ACCIONES PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS ASUNTOS QUE DEBE ATENDER EL PRIMER MANDATARIO, QUE SE REQUIEREN PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE OCAÑA




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Nombre o Razón Social del Contratista SERVIO TULIO RINCON LEON



07 de enero de 2015


Fecha de Terminación del Contrato 30 de junio de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 30 de junio de 2015





Designación del Supervisor: Alcalde Municipal

Registro Presupuestal: 0052 del 7 de Enero de 2015

Acta de Terminación y liquidación. Junio 30 de 2015. - Este contrato se celebró bajo la modalidad de selección Contratación Directa Ley 1150

de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida del Ingeniero - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de ingeniero civil - Registro único de proponentes Cama de comercio: 00003757 - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

15. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 4 de Mayo de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato.



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La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo.



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Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NO. SDH002 DEL 7 DE ENERO DE 2015


Tipo de Proceso Contratación Directa

Cuantía a Contratar $3.000,000

CONTRATISTA ANDRES FABIAN LAVAREZ AREVALO




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Objeto

PRESTACION DE SERVICIOS COMO APOYO EN EL PROGRAMA ENLACE MUNICIPAL DE OCAÑA, ANTE LA UNIDAD COORDINARORA REGIONAL NORTE DE SANTANDER DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION

Dirección Física de Entrega de Documentos del Proceso

Carrera 12 No. 10 42 PALACIO MUNICIPAL

Acta de Inicio Enero 7 de 2015

Plazo 3 Meses




Número de CDP: 0217 del 2 de Enero de 2015 pro $ 12.000.000

Acta de cierre de Propuestas: Sin fecha

Informe de evaluación de propuestas:

Designación de Supervisor: Secretaria de Desarrollo Humano

Registro Presupuestal: 070 DEL 7 DE Enero de 2015.

Acta de inicio: Enero 7 de 2015

Acta de liquidación y terminación: Marzo 27 de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - Certificados de antecedentes disciplinarios del 30 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedentes fiscales del 30 de Diciembre de 2014. - Certificado de antecedes Judiciales del 30 de Diciembre de 2014. - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza 16 y 17 . OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato que no fue publicado en el SECOP.



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La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos.




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Observa con preocupación esta Departamental que dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia anterior a esta Auditoria, ya se había hecho referencia al respecto y transcurrido este lapso de tiempo, la inconsistencia continua, tal y como lo acepta la entidad por lo tanto la Administración Municipal dentro de las prioridades debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que esta incumpliendo lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015

Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior, se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION NO. SGOB 001 DEL 7 DE ENERO DE 2015




Causal de Otras Formas de Contratación Directa

Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión (Literal H)

Cuantía a Contratar $11,000,000



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Número del Contrato SGOB 001

Estado del Contrato Celebrado

Objeto del Contrato

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION DESARROLLADA POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL EN LA IMPLEMENTACION, PLAN DE CULTURA CIUDADANA EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA, PROMOVIENDO PRINCIPIOS Y VALORES TALES COMO EL RESPETO, LA TOLERANCIA, LA CONVIVENCIA Y LA AMABILIDAD CON EL FIN DE HACER VIABLE EL DESARROLLO Y BIENESTAR DE LOS OCAÑEROS, ASI COMO APOYO A LA SECRETARIA DE GOBIERNO EN LAS DIFERENTES RESPUESTAS A LOS DERECHOS DE PETICION QUE SON RADICADOS POR PARTE DE LA COMUNIDAD EN ESTA SECRETARIA


Nombre o Razón Social del Contratista AUDREY KATERINE NAVARROCANTILLO

Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 1.148.441.092



07 de enero de 2015





Número de CDP: No. 044 del 2 de Enero de 2015

Rubro Presupuestal: No 23612020 Apoyo y Fortalecimiento al Plan de Convivencia Ciudadana



Designación de Supervisor. Profesional Universitaria del área de la Función Publica

Registro Presupuestal: 0089 del 7 de Enero de 201

Acta de inicio: Enero 7 de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta



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- Hoja de vida del Ingeniero - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de ingeniero civil - Registro único de proponentes Cama de comercio: 00003757 - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza Dentro de los documentos allegados, se observa las actividades llevadas a cabo por parte del contratista, con el respectivo seguimiento por parte del supervisor, mes ames del tempo contratado. 18. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 21de Mayo de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos



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contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA




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Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION NO. SGOB 003 DEL 7 DE ENRO DE 2015






Departamento y Municipio de Ejecución Norte De Santander : Ocaña



Objeto del Contrato

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION DESARROLADA POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO COMO COORDINADOR DEL PROGRAMA DE RECUPERACION DEL ESPACIO PUBLICO PARA LA PROMOCION DE LA CULTURA CIUDADANA EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA, PROOVIENDO EL RESPETO POR LAS SEÑALES Y LAS NORMAS DE TRANSITO, REALIZANDO ACTIVIDADES DE RECUPERACION, CONTROL, APOYO, PROTECCION, DEFENSA Y



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SEGUIMIENTO EN LOS DIFERENTES OPERATIVOS EN CONJUNTO CON LAS INSPECCIONES DE POLICIA Y LA POLICIA NACIONAL.


Nombre o Razón Social del Contratista HENRY MAURICIO ANGARITA JAIME










Resolución de adjudicación:

Designación de Supervisor: Profesional Universitaria de la Función Pública

Registro Presupuestal: 0091 del 7 de Enero de 2015.

Acta de terminación y liquidación: Octubre 30 de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - RUT - Certificados de antecedentes disciplinarios del 8 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 31 de Diciembre de 2014 - Certificado de antecedes Judiciales del 31 de Diciembre de 2014 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza Dentro de los documentos allegados, se observa las actividades llevadas a cabo por parte del contratista, con el respectivo seguimiento por parte del supervisor, mes ames del tempo contratado.



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19. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que este se suscribió el día 7 de Enero de 2015 y fue publicado el contrato en el SECOP el 27 de Mayo de 2015, y en fecha extemporánea a la señalada en la norma, por consiguiente El Municipio de Ocaña, no hizo la publicación correspondiente a los documentos contractuales de este contrato. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual.



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Observa con preocupación esta Departamental que dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia anterior a esta Auditoria, ya se había hecho referencia al respecto y transcurrido más de un año, la inconsistencia continua, tal y como lo acepta la entidad por lo tanto la Administración Municipal dentro de las prioridades debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que está incumpliendo lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015

Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. CONTRATO NO. SG 044 DEL 2 DE FEBRERO DE 2015



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Tipo de Proceso Contratación Mínima Cuantía

CONTRATISTA HECTOR JULIO VEGA PEÑARANDA


Valor $ 14.300.000

Objeto

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO APOYO A LA SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL EN LA ASESORIA DEL MANEJO DEL SUI, SICEP, SIEE, ANALISIS DE LA INFORMACION, CARGUE A ESTOS SISTEMAS INFORMATICOS, QUE SERVIRAN DE APOYO AL SEGUIMEINTO Y EVALUACION DEL PLAN DE DESARROLLO

Dirección Física de Entrega de Documentos del Proceso

Carrera 12 No. 10 42 PALACIO MUNICIPAL

Acta de inicio Febrero 2 de 2015

Plazo 5 meses





Informe de evaluación de propuestas: Enero 31 de 2015


Registro Presupuestal: No. 0273 del 2 de Febrero de 2015

Acta de terminación y liquidación: Junio 30 de 2015. - Este contrato se celebró bajo la modalidad de selección abreviada de mínima cuantía

Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 2 de Enero de 2015



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- Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza

Dentro de los documentos allegados, se observa las actividades llevadas a cabo por parte del contratista, con el respectivo seguimiento por parte del supervisor, mes ames del tempo contratado. 20. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo al análisis de este contrato se observa que no fue publicado en la plataforma tecnológica del SECOP. La Alcaldía municipal de Ocaña, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la cual establece que la entidad está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, estos incluyen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las



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respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA





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CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION No. SGOB 027 DEL 7 DE ENRO DE 2015



Valor $27,500,000




Objeto del Contrato

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO DIRECTOR DEL CENTRO DE EMPLEO Y EMPRENDIMIENTO COEE DEL MUNICIPIO DE OCAÑA, REFERENCIANDO Y ORIENTANDO A OPORTUNIDADES DE DESARROLLO ECONOMICO INCLUYENTE, CUYO PROPÓSITO ES EL DE POTENCIAR PROCESOS DE RECONVERSION SOCIAL Y CAPACIDADES PRODUCTIVAS DE LA POBLACIÓN EN POBREZA Y VULNERABILIDAD Y AMPLIAR SUS OPORTUNIDADES EN MATERIA DE GENERACIÓN DE EMPLEO E INGRESOS, PARA QUE PUEDAN EJERCER CON AUTONOMÍA SUS DERECHOS COMO CIUDADANOS Y MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA

Nombre o Razón Social del Contratista FRANCISCO GONZALEZ FORTUNATO


Fecha de Firma del Contrato 06 de febrero de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 06 de febrero de 2015






Resolución de apertura:

Evaluación de Propuesta: Febrero 4 de 2015



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Designación de Supervisor: BetsyTathiana Niño Montaño; Profesional Universitario del área de la Función Pública

Registro Presupuestal. No 0293 del 5 de Febrero de 2015

Acata de Inicio : Febrero 11 de 2015

Aseguradora: Seguros Liberty

Póliza No. 2471352

Cumplimiento del 6 de Febrero de 2015 al 30 de Abril de 2016 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Contratación Directa Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida del Ingeniero - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de Abogado - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 9 de Enero de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza 21. OBSERVACION ADMINISTRATIVA Se evidencia que este contrato fue suscrito el 6 de Febrero de 2015, y solo fue publicado en el Secop solo hasta el 29 de Mayo de 2015, cuando ya había sido ejecutado y solo se publicó el contrato, faltando los demás soportes que hacen parte de los soportes contenidos en el proceso contractual La entidad está incumpliendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, toda vez que los documentos que conforman el proceso contractual debe estar debidamente publicada con el objeto de garantizar la participación de oferentes consecuente la selección objetiva del contratista de acuerdo a la propuesta que cumpla con el objeto de la contratación a realizar y de esta manera dar aplicabilidad al artículo 24 de la ley 80 respecto a la transparencia del proceso contractual DESCARGOS DE LA ENTIDAD



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En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA




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Número del Contrato SE-024 (contrato de prestación de servicios)

Estado del Contrato Terminado anticipadamente de mutuo acuerdo

Objeto del Contrato

APOYO A LA GESTION PARA IDENTIFICAR LOS FACTORES DE RIESGO EXISTENTES EN LA POBLACION ESTUDIANTIL DE LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA CON EL FIN DE PONER EN PRÁCTICA MEDIDAS DE CONTROL QUE MEJOREN SUS CONDICIONES ACADEMINAS Y DE SALUD. CON EL FIN DE CREAR ESTANDARES DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA QUE AYUDEN A EVITAR ACCIDENTES Y ENFERMEDADES EN EL ESTUDIANTE.

Cuantía Definitiva del Contrato 27.500.000

Nombre o Razón Social del Contratista Gina Fernanda Ávila Arévalo

Identificación del Contratista 37.335.490

Dirección Física del Contratista Carrera 38 a No. 7ª-35 Alpes de La Primavera del

municipio de Ocaña


Gina Fernanda Ávila Arévalo

Identificación del Representante Legal 37.335.490




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Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 2 de febrero de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 11 meses

Se adjunta la siguiente documentación

CD No. 0265 de febrero 2 de 2015 por valor de $27.5000 Rubro 2320106 “fortalecimientos proyectos transversales sedes educativas básicas primeria “

Estudios previos de fecha 2 de febrero de 2015

Evaluación de la propuesta con fecha 2 de febrero del 2015

Acta de justificación de contratación directa con fecha 2 de febrero del 2015

Contrato de fecha febrero 2 de 2015

Registro presupuestal No. 0291 de febrero 2 de 2015 por valor de $27.500.000

Acta de inicio febrero 2 de 2015

Aprobación de la póliza

Informe 1 del contratista.

Resolución de pago No. 068 de 2 de marzo de 2015

Acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo de fecha 3 de marzo de 2015.

Comprobante egreso No. 0460 de marzo 9 de 2015 por valor de $2.500.00, donde se descuenta la estampilla procultura 2% y la estampilla pro desarrollo académico por el 1%

22. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

En los estudios previos de fecha 2 de febrero de 2015, en el punto de obligaciones éstas van numeradas del 1 al 16 pero se observa numerales repetidos o no señalados, como el 1, 2 y 3 que se repiten y las obligaciones señaladas se refieren a actividades diferentes al objeto del contrato ya se refiere a las de conductor y de mantener el buen estado del bus. Sobre el numeral 4 este se refiere al buen uso del bus. Del numeral cuatro pasa al numeral 11 finalizando en el 14, y de este pasa al 16. Presentando información errada.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que una vez revisada la carpeta objeto de análisis, efectivamente por error involuntario se legajo un documento en el estudio previo que



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no correspondía a las obligaciones del contratista. Por lo tanto, se adjunta el estudio previo correspondiente. (ANEXO N. 21) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA El reconocimiento por parte de la Administración de sus errores en el manejo del archivo contractual, puede llevar a obligaciones no generadas del contrato, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO 23. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

El contrato que fue firmado el 2 de febrero del 2015, no figura registrado en el secop, incumpliendo el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 (derogado por el Decreto 1082 del 26 de marzo de 2015).

DESACARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General.

No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual.



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Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se confirma el hallazgo en este punto

Los estudios previos no hace un estudio que justifique el valor del contrato, se limita a escribir la cantidad que registra disponibilidad.




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Referente a un estudio que justifique el valor del contrato, con el debido respeto me permito informar a Usted, que el contrato en comento corresponde a servicios profesionales durante la vigencia fiscal respectiva a todo costo, en el cual el contratista debería cubrir todos los gastos que demande la ejecución de contrato: transporte, material didáctico que amerite para su ejecución, papelería, diseños, charlas, valoraciones entre otros CONCLUSION DE LA CONTRALORIA En cuanto al contrato correspondiente de servicios profesionales durante la vigencia fiscal respectiva a todo costo, se concluye que la Administración tiene la razón de establecer en el mismo contrato los gastos a todo costo para ejecutar el objeto contractual, es así como la Administración cumple con los procesos contractuales y puede evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales.

Se anexa un documento denominado como contrato, del cual solo se adjuntas unas hojas 1 de 12; 13 de 15 ; 15 de 15 este último folio está firmado únicamente, por la fisioterapeuta Gina Fernanda Ávila Arévalo.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Revisada nuevamente la carpeta aludida, se pudo constatar en lo referente al contrato, que su numeración va con secuencia del 4 de 12, y específicamente el contrato va numerado del 8 hasta el 12 (folios dados por funcionario de la secretaría 32-36) sin estar incompleto y está debidamente legalizado con la firma de las partes: Contratante y Contratista; por lo cual nos permitimos adjuntar el respectivo contrato. (ANEXO N. 22)

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA De acuerdo a los descargos y una vez revisado el anexo allegado se observa que si bien s cierto no son sino seis páginas, lo cierto de este caso es que el que formato del documento la numeración de páginas con inconstancias, toda vez que la entidad corrobora la numeración se realizó hasta el 12, pero el documento está conformado de la página 4 de 12 hasta la página 8 de 12, prestándose esta numeración a inducir a la entidad a cometer errores que pueden generar controversias para la entidad al emitir folios no existentes, no obstante en lo sucesivo la entidad debe realizar un plan de mejoramiento que permita subsanar estas falencias, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo en este punto

El aviso publico presenta una numeración de 1 de 12, pero este va en un solo folio, y presenta la nota de la fijación del aviso en la cartelera ubicada a la entrada del complejo histórico, el 2 de febrero de 2015 a las 8:A.M. y figura el nombre de la profesional del



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área de educación encargada de este procedimiento pero no lo firma. Seguidamente, aparece la desfijación con fecha 2 de febrero de 2015 a las 12:00 M y figura el nombre de la profesional del área de educación encargada de este procedimiento pero no lo firma. Analizando el tiempo de la publicación del aviso se observa que solo se da 4 horas incumpliendo con el tiempo previsto para la invitación establecido en el decreto 1474 de 2011 literal a). incumpliendo el principio de transparencia

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación nos permitimos manifestar que para la escogencia del contratista y teniendo en cuenta que la profesional escogida, cuenta con la idoneidad y experiencia para cumplir con el objeto a contratar, como lo demostró en contratación realizada en la vigencia 2011, de acuerdo con los archivos de esta Secretaría; la Administración Municipal y de acuerdo con lo establecido en el .artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 señala que es procedente la contratación directa: “Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales”. Así mismo y para dar más transparencia a la escogencia del contratista y de acuerdo al gran flujo de personas que asisten a la secretaría, se realizó una publicación “aviso público, en forma rápida, con el fin de dar cumplimiento a la solicitud en consejo de rectores sobre la ejecución del proyecto aquí referenciada, y así dar más cabida profesionales. En cuanto a la numeración, y de acuerdo a los modelos del manual de contratación, para la realización de contratos, se realiza en una carpeta debidamente legajada, en la cual, comienza desde el borrador de estudios previos, aviso púbico, evaluación de la propuesta, oficio remitido al contratista, contrato etc. De igual manera, en cuanto al Aviso público, por error involuntario en la capeta del contratista aparecen fotocopias sin firmas, ya que el original fue remitido a la Secretaría de Hacienda para el respectivo pago, por lo que se procedió a archivarlo en la respectiva carpeta del proceso contractual. (ANEXO N. 23) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA



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Referente a estos descargos es pertinente indicar que de acuerdo a la publicidad que se debe realizar al proceso contractual, esta contratación que el aviso permanezca publicado mínimo 1 día hábil, y para el caso en comento sólo permaneció publicado 4 horas, incumpliendo lo establecido en el Decreto 1474 de 2001 sobre el principio de transparencia que rigen la contratación estatal, por lo tanto se confirma el hallazgo en este punto

El Acta de inicio de fecha febrero 2 de 2015 no se encuentra firmada y se presume que los documentos allegados son copia de los originales que reposan en el expediente contractual y estos deben estar debidamente legalizados o firmados.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD El Acta de inicio, por error involuntario en la capeta del contratista aparece fotocopias sin firmas, ya que el original fue remitido a la Secretaría de Hacienda para el respectivo pago, haciendo las correcciones respectivas. (ANEXO N. 24) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA De acuerdo a los descargos, la entidad auditada acepta el desorden administrativo referente a los soportes contractuales, razón suficiente para confirmar el presente hallazgo, ya que en lo sucesivo la entidad debe optar por implementar las medidas correctivas y preventivas que eviten estas inconstancias, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo en este aspecto.

No se adjunta copia de los informes mensuales del contratista incumpliendo lo establecido en la cláusula sexta del contrato en el numeral 4.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Referente a los informes mensuales del contratista incumpliendo lo establecido en la cláusula sexta del contrato, numeral 4, con el debido respeto y como lo menciona en la documentación allegada, se plasmó el acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo de fecha 3 de marzo de 2015, lo que significa que el contratista solo prestó sus servicios durante el mes de febrero del año en mención, presentando el informe del respectivo mes, motivo por el cual no aparecen más informes. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA



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Se aceptan estos descargos teniendo en cuenta que el contratista solo prestó sus servicios durante el mes de febrero, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto

La aprobación de la póliza de fecha 2 de febrero del 2015, no se encuentra firmada y se presume que los documentos allegados son copia de los originales que reposan en el expediente contractual y estos deben estar debidamente legalizados o firmados

DESCARGOS DE LA ENTIDAD La aprobación de la Póliza, por error involuntario en la capeta del contratista aparece fotocopias sin firmas, ya que el original fue remitido a la Secretaría de Hacienda para el respectivo pago, haciendo las correcciones respectivas. (ANEXO N. 25) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA De acuerdo a los descargos, la entidad auditada acepta el desorden administrativo referente a los soportes contractuales, razón suficiente para confirmar el presente hallazgo, ya que en lo sucesivo la entidad debe optar por implementar las medidas correctivas y preventivas que eviten estas inconstancias, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo en este aspecto

No se anexa la propuesta del contratista impidiendo hacer el seguimiento con los informes y las actividades propuestas.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Revisada la carpeta referente al presente contrato, la propuesta del contratista si aparece en los folios 7-9, según numeración realizada por funcionarios de la Secretaría de Educación), por lo cual se adjunta para su respetiva revisión. (ANEXO N. 26) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Revisada la documentación allegada, se desvirtúa el hallazgo, no obstante la entidad en lo sucesivo cuando se requiera información de la entidad, debe presentarla en forma legible, completa y oportunamente, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo en este punto



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No se anexa soportes que acrediten los estudios profesionales del contratista. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Por error involuntario, en la carpeta no se legajaron los soportes que acrediten los estudios profesionales del contratista, archivándose en carpeta de varios. (ANEXO N. 27) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la entidad presenta errores “involuntarios” de manera repetida, evidencia el desorden administrativo y por lo tanto no está cumpliendo con lo consagrado en la Ley 594 de 2000, no obstante se desvirtúa teniendo en cuenta que anexo los documentos indispensables para determinar el perfil del contratista, Por lo anterior y conforme al análisis efectuado a cada uno de los descargos se confirma EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA 24. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $2.500.000 Los soportes presentados durante el mes en el que se ejecutó parcialmente el contrato, no tienen la fuerza para concluir´, donde, como y con quienes se realizaron las actividades programadas, deficiencia que se observa también en los estudios previos presentados por la entidad. La administración municipal debe justificar la premura como se ejecutó el proceso contractual teniendo en cuenta que los pocos soportes del contratista presentan la fecha del mismo día en que la administración presenta la invitación, se aceptan las propuesta, se evalúa, y se inicia el contrato. Justificar el impacto del proceso contractual ante la comunidad que se debía beneficiar del proceso. Presentar las actividades con los costos por actividad. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que la Contratista, solo ejecuto parcialmente el contrato referenciado, ya que fue terminado por mutuo acuerdo el día tres (3) de marzo de 2015; realizando las siguientes actividades en cumplimiento a dicho contrato: realización de sondeo en cada institución educativa de la zona urbana del Municipio, sobre el número de estudiantes matriculados en cada una de ellas y por sede educativa, ya que el Municipio de Ocaña por no ser certificado en educación no tiene acceso al SIMAT; de igual



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manera la contratista realizó la socialización ante la Secretaria de Educación Municipal de diferentes actividades a desarrollar, las cuales por su importancia tuvieron la aceptación tanto por esta dependencia como de las sedes educativas. Entre algunas de estas actividades se encuentran: diseño de formatos de valoración fisioterapéutica para cada estudiante de las sedes educativas, con el propósito de detectar anomalías postulares propias por adoptar una inadecuada higiene postural, y el diseño del cronograma de actividades a ejecutar con los estudiantes en cada institución educativa. (ANEXO N. 28) Teniendo en cuenta que estas actividades son supervisadas directamente por la Secretaria de Educación Municipal, de acuerdo al cronograma presentado y aprobado por la misma, dichos documentos reposan en la carpeta presentada por el contratista, los cuales sirven de base para el seguimiento de las acciones a desarrollar, al igual que el número de estudiantes por I.E y sus respectivas sedes, los cuales no fueron legajadas en la carpeta del contratista, haciéndose las correcciones en cuanto a que estos documentos hagan parte integral del archivo del contrato en mención. En lo referente a presentar actividades con los costos por actividad, me permito aclarar que el contrato de prestación de servicios profesionales No. 024, en la CLÁUSULA SEGUNDA. VALOR Y FORMA DE PAGO., estipula que el valor de éste contrato es la suma de VEINTISIETE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($27.500.000.00), los cuales se pagarán en once (11) pagos mensuales iguales a razón de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.500.000.00) cada uno, dentro de los primeros cinco (5) días del mes siguiente a la prestación efectiva del servicio, previa aprobación por parte del supervisor del informe de actividades adelantadas por EL CONTRATISTA, junto con las copias de los documentos que acrediten el pago mensual de sus obligaciones derivadas de la vinculación al sistema de seguridad social en salud y pensiones, conforme a Ley y disponibilidad del PAC, razón por la cual cada actividad a realizar no se le adjudicó costo alguno. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez analizados los soportes y anexos allegados dentro de los descargos, se evidencia que estos corresponden a un plan de acción que presento la contratista para el desarrollo del objeto contractual, pero no se puede demostrar si dichas actividades fueron ejecutadas y específicamente a que población beneficio el desarrollo de estas actividades programadas, situación que no permite establecer el verdadero impacto obtenido con el desarrollo de este contrato ante la comunidad en el tiempo que se prestó el servicio profesional, por lo tanto se confirma SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $ 2.500.000.




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Objeto del Contrato

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION DESARROLLADA POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO COMO CONTROLADOR DEL PROGRAMA DE RECUPERACION DEL ESPACIO PUBLICO EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA Y APOYO EN LAS CAMPAÑAS TENDIENTES A LA PROMOCION DE LA CULTURA CIUDADANA, PROOVIENDO EL RESPETO POR LAS NORMAS, REALIZANDO ACTIVIDADES DE RECUPERACION, CONTROL, APOYO, PROTECCION, DEFENSA Y SEGUIMIENTO EN LOS DIFERENTES OPERATIVOS EN CONJUNTO CON LAS

INSPECCIONES DE POLICIA Y LA POLICIA NACIONAL.

Cuantía Definitiva del Contrato $3,840,000 Peso Colombiano


MIGUEL ANTONIO RAMIREZ


Dirección Física del Contratista Carrera 17 A Nº 3-32


MIGUEL ANTONIO RAMIREZ



Fecha de Firma del Contrato 06 de abril de 2015


06 de abril de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 114 Días (3 meses y 24 días según contrato)

Contratación directa. Se adjunta

Estudios previos de MARZO 4 DE 2015

Disponibilidad presupuestal 0446 de marzo 4 de 2015 rubro afectado 236070203 recuperación del espacio público. Se adjunta ilegible

Análisis de la propuesta con fecha 6 de abril del 2015.

Aceptación de la oferta con fecha 6 de abril del 2015

Copia del contrato firmado el 6 de abril del 2015

Registro presupuestal RP 0486 de abril 6 del 2015 por valor de $3.840.000

Acta de inicio de abril de 2015



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Acta parcial de abril 30 del 2015 por Valor de $960.000

Certificación de cumplimiento del mes de Abril del 2015 del supervisor del contrato.

Informe del contratista del mes de abril de 2015

Certificación de pago de seguridad social

Resolución No. 103 de abril 30 de 2015 se reconoce y ordena un pago.

Acta parcial de mayo 29 de 2015

Certificación de cumplimiento del mes de mayo del 2015 del supervisor del contrato

Informe del contratista del mes de mayo de 2015 pero no adjunta registro fotográfico

Certificación de pago de seguridad social

Resolución No. 153 de junio 5 de 2015 se reconoce y ordena un pago

Comprobante de egreso 1406 de junio del 2015

Acta parcial de junio 30 de 2015

Certificación de cumplimiento del mes de junio del 2015 del supervisor del contrato.

Informe del contratista del mes de junio de 2015

Resolución No. 171 de junio 30 de 2015 por el cual se ordena un pago.

Comprobante de egreso 1622 de julio de 2015

Acta de terminación y liquidación de julio 31 de 2015 y contempla el último pago.

Certificación de cumplimiento del mes de julio del 2015 del supervisor del contrato

Informe del contratista del mes de julio de 2015

Resolución 214 de julio 31 de 2015 por el cual se reconoce un pago

Comprobante de egreso 1885 de julio 31 de 2015 25. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.

El proceso contractual se publicó con otro número, haciendo dispendiosa su ubicación en el sistema.

Disponibilidad presupuestal 0446 de marzo 4 de 2015 rubro afectado 236070203 recuperación del espacio público. Se adjunta ilegible impidiendo su análisis y verificación.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo concerniente a la observación Administrativa N° 25 en la cual se señala que el contrato N° SGOB 043 celebrado el día 6 de abril de 2015 fue publicado con otro número en el portal del SECOP, se envía pantallazo de dicho proceso donde se puede constatar que el número con el cual fue publicado si corresponde al proceso SGOB 043 DE 2015. (ANEXO N. 29)

Así mismo, se envía copia legible del Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 0446 de fecha 4 de marzo de 2015, para atender su requerimiento. (ANEXO N. 30)



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CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Verificado los soportes allegados por la entidad, se observa que efectivamente son los solicitados por el equipo auditor, por lo tanto se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA 26. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Informe del contratista del mes de mayo, junio y julio de 2015, se indica que se anexa registro fotográfico y no se anexa y se observa que no se envió el documento completo. Ya que de la página 2 de 4 pasa a la página 4 de 4. Impidiendo la verificación y análisis de la información de cumplimiento del proceso contractual.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Atendiendo la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria N° 26, se adjuntan los informes de actividades del contratista de forma completa correspondiente a los meses de mayo, junio y julio de 2015, pues presuntamente al momento de realizar el proceso de escaneado se cometió un error involuntario faltando anexar los registros fotográficos. (ANEXO N. 31) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizadas los documentos allegados se evidencia que la entidad cumplió con el objeto contractual, toda vez que los soportes permiten establecer el desarrollo del mismo, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No SVIV-081

CONTRATISTA: JUAN BERNARDO VELAZQUES PORTILLO


Prestar los servicios profesionales para la realización del avalúo comercial del predio ubicado en la calle 9 #12-87-91 del Barrio Carretera Central en cumplimiento a la Acción de tutela #2013-00156-01 del Juzgado segundo administrativo oral del circuito.

TIPO DE CONTRATO Prestación de servicios Profesionales

MODALIDAD DE SELECCION Contratación directa

FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 15 de octubre de 2015



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VALOR $ 2.000.000

PLAZO: 15 días

ESTUDIOS PREVIOS: Octubre de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 1410 de 03 Noviembre de 2015

RUBRO PRESUPUESTAL: 2330305 Preinversión propias del sector

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 15 de Octubre de 2015


Universitario en el área de vías WILINTON HERNESTO CARRASCAL MUÑOZ

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1255 por $2.000.000, 15 de Octubre de 2015.

PÓLIZA Y ACTA DE APROBACIÓN: No presenta

ACTA DE INICIO: 26 de Octubre de 2015, firmada por el contratante y el contratista.

INFORMES DEL SUPERVISOR: No se encontró

CERTIFICACION DE EJECUCION:

Constancia de cumplimiento de fecha 23 de noviembre de 2015, por el secretario de vías e infraestructura CARLOS ROBERTO AREVALO y Prof. Universitario en el área de vías WILINTON HERNESTO CARRASCAL MUÑOZ

ACTA DE RECIBO FINAL: 11 DE NOVIEMBRE DE 2015, firmada por Contratante, contratista y Prof. Área de vías

COMPROBANTE DE EGRESO: CE 3235 de diciembre 4 de 2015, por valor de $2.000.000 con descuentos por $340.000

FACTURA DE VENTA: No presenta

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 11 DE NOVIEMBRE DE 2015, firmada por Contratante, contratista y Prof. Área de vías

27. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA:

A la no existencia del informe del supervisor de las actividades realizadas por el contratista, por lo que se colige que no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos informar que el Informe de Supervisión se encuentra en los archivos físicos que reposan en la Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda; por lo cual se adjunta dicho Informe correspondiente al Contrato de Prestación de Servicios número SVIV-081 (ANEXO N. 32)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal Allega informe del supervisor de las actividades realizadas por el

contratista, El Municipio al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación

y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No SG-127

CONTRATISTA: MAIRA PIEDAD MENESES QUINTERO


Prestar los servicios profesionales como contador del municipio de Ocaña brindando apoyo y acompañamiento a la secretaría de hacienda en la elaboración y presentación de informes que corresponden a esta secretaria ante la contraloría del Departamento

TIPO DE CONTRATO Prestación de servicios Profesionales

MODALIDAD DE SELECCION Contratación directa

FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 06 de noviembre de 2015

VALOR $ 4.200.000

PLAZO: 43 días del 6 de noviembre al 18 de diciembre de 2015

ESTUDIOS PREVIOS: Noviembre de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 1398 de 03 Noviembre de 2015

RUBRO PRESUPUESTAL: 211201 Honorarios

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: Noviembre de 2015


CELEIDA MONTAÑO MENESES – Secretaria de Hacienda Municipal.

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1481 por $4.200.000, 06 de noviembre de 2015.



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PÓLIZA Y ACTA DE APROBACIÓN: No presenta

ACTA DE INICIO: 06 de noviembre de 2015 a 18 de diciembre, firmada por el supervisora CELEIDA MONTAÑO y el contratista.

INFORMES DEL SUPERVISOR: No se encontró

CERTIFICACION DE EJECUCION: Constancia de cumplimiento de fecha 18 de diciembre de 2015, firmada por la supervisora del contrato

ACTA DE RECIBO FINAL: No se encontró

COMPROBANTE DE EGRESO: CE 3100 de diciembre 01 de 2015, por valor de $2.100.000 con descuentos por $63.000. CE 3398 de diciembre 18 de 2015

FACTURA DE VENTA: No presenta

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 18 DE DICIEMBRE 2015, firmada por supervisor, contratista

28. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA:

El contrato presenta duración del 6 de noviembre al 18 de diciembre de 2015, pero existe acta modificatoria del 14 de diciembre en la cual se adiciona en tiempo 13 días para un término de ejecución contractual de 58 días; si embargo el acta de terminación y liquidación del contrato se firma el 18 de diciembre de 2015, además el segundo pago se efectúa con fecha del 18 de diciembre.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, es pertinente manifestar, que efectivamente la administración municipal realizó acta modificatoria del contrato de fecha catorce (14) de diciembre de 2015, ampliando el plazo en trece (13) días, efectuando el pago el día dieciocho (18) de diciembre de 2015. Pero el acta como tal de ampliación, se realizo fue únicamente por tiempo , esta a su vez no generó déficit a la economía del municipio de Ocaña, la cual se amplió debido a que el municipio debía presentar informes contables como la retención en la fuente, comprobantes de egresos, así como él envió de oficios que debían ser remitidos por parte de la Contadora contratista del municipio; por lo que nos permitimos adjuntar copias de los diferentes documentos firmados por la contadora municipal (contratista) para evidenciar lo anteriormente expuesto (ANEXO N. 33) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA



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Efectivamente la Administración Municipal acepta el error de haber cancelado antes de cumplirse el objeto contractual mediante la modificación, este procedimiento pone en riesgo fiscalmente las finanzas el Municipio, pues uno los riesgos de la contratación puede ser el no cumplimiento del objeto contractual antes de su terminación, El Municipio al no cumplir con estos procedimientos pone en riesgo el proceso de contratación y puede afrontar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 1.1.1.1.2 Suministros En la presente auditoria se evaluaron 10 contratos de suministro por valor de $90.388.125.

Número del Contrato SG 047


Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE DOCE (12) SEGUROS SOAT PARA EL AMPARO DE DAÑOS CORPORALES CAUSADOS A LAS PERSONAS EN ACCIDENTES DE TRANSITO,

OBLIGATORIO PARA EL RODAMIENTO DE LAS MOTOCICLETAS, VEHÍCULOS LIVIANOS Y

PESADOS PROPIEDAD DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE OCAÑA.


Nombre o Razón Social del Contratista SURAMERICANA S.A.

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 860.903.407-9

Dirección Física del Contratista CARRERA 27 No. 36 - 14 Bucaramanga


MARTA CECILIA CORREA VAZQUEZ


Fecha de Firma del Contrato 04 de marzo de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 04 de marzo de 2015


Se adjunta la siguiente documentación:



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Disponibilidad presupuestal No. CD-0351 de febrero 20 de 2015, con cargo al rubro “otros Seguros “por valor de $5.600.000.

Estudios previos de fecha 26 de febrero del 2015.

Cámara de comercio renovada el 18 de marzo de 2014

Registro presupuestal RP 0367 de marzo 4 de 2015

Acta de inicio de marzo 4 de 2015

Acta parcial 001 de marzo 17 del 2015

Informe de evolución de la oferta

Se adjunta certificado de disponibilidad No.CD 0728 del 19 de mayo de 2015 para adicionar el Soat al vehículo LAND CRUSIER placa CRH 313 de la sociedad de activos especiales entregado de manera provisional a la administración. por valor de $481.300.

Se anexa copia del comprobante de egreso No. CE 2329 de septiembre 10 de 2015 por valor de $1.711.300

Comprobante de egreso No. CE 3513 de diciembre 18 d 2015 por valor de $2.498.700

Comprobante de egreso CE- 0855 de abril 23 de 2015 por valor de 1.748.250

Comprobante de egreso CE-2329 de septiembre 10 de 2015 por valor de $1.711.300

Acta de terminación y liquidación de diciembre 4 de 2015

Certificación de marzo 17 de 2015 de la entrega de 3 soat.

Resolución No. 159 de abril 13 de 2015 Orden del primer pago, por valor de $1.748.250.

Acta modificadora del contrato se adiciona un vehículo para la adquisición del Soat por valor de $ 481.300.

Registro presupuestal No. 0716 de mayo 19 de 2015.

Certificación de fecha julio 28 de 2015 del recibido de 4 soat

Acta parcial No.002 de julio 28 de 2015 por valor de $1.711.300

Resolución No. 453 de orden de pago con fecha 8 de sept de 2015.

Certificación de fecha 4 de diciembre de 2015 del recibido de 6 soat por valor de $2.498.700

Resolución de pago No. 653 de diciembre 18 de 2015 por valor de 2.498.700



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En el cronograma de los estudios previos, el término que transcurre entre la fecha de publicación en www.contratos.gov.co y la fecha límite de presentación de propuestas de la invitación según estudio previo el 27 de febrero a las 17:00 horas (5:00 P.M.) , por lo tanto no se tiene en cuenta el término estipulado de un día para la publicación de la invitación, dando trasparencia de esta forma al proceso contractual al permitir la participación de varios oferentes. Se observa que en un día se hace todo el proceso contractual. Incumpliendo con lo establecido en la ley 4 de 1913 artículos 59,60,61, y 62; igualmente, el Decreto 1474 de 2011 en su artículo 94 literales a) y b).

ACTIVIDAD FECHA: AÑO 2015

DESDE HASTA

Publicación Invitación 26 DE FEBRERO DE 2015 desde las 17:00 Horas

27 DE FEBRERO DE 2015 hasta las 17:00 Horas

Plazo para presentación de observaciones a la Invitación Publica

27 DE FEBRERO DE 2015 hasta las 09:00 horas

Plazo para publicación de la adenda 27 DE FEBRERO DE 2015 hasta las 10:00 horas

Cierre Invitación Pública 27 DE FEBRERO DE 2015 hasta las 17:00 Horas

Verificación de la propuesta 02 DE MARZO DE 2015 hasta las 17:00 Horas



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Plazo de Publicación de la evaluación y observaciones informe de la misma

02 DE MARZO DE 2015 desde las 17:30 Horas

03 DE MARZO DE 2015 hasta las 17:30 Horas

Respuesta al informe de evaluación 04 DE MARZO DE 2015 hasta las 10:00 Horas

Comunicación de Aceptación o declaratoria desierta

04 DE MARZO DE 2015


En lo que respecta a esta observación, nos permitimos manifestar que el cronograma cumplió con lo que solicita el SECOP, ya que se dio inicio el día veintiséis (26) de febrero a las 17:00 horas y se cierra el día veintisiete (27) de febrero a las 17:00 horas, por lo que se está cumpliendo con lo contemplado en cuanto al día de publicación exigido por la Ley.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

Conforme a lo señalado en el artículo 94 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, y a la ley 4 de 1913 en sus artículos 59, 60 y 61. indica que un día es de 24 horas, y en el SECOP, el día y la hora en que se inicia el proceso, fue el 26 de Febrero del 2015 a las 17: 00 horas y además, el cierre de la oferta es el 27 de Febrero del 2015 hasta las 17 horas, tiempo que tampoco cumple con el día hábil que señala la ley 1474 de 2011 en su artículo 94, para el tiempo de la invitación como para el termino para presentar las ofertas, ya que en el día 27 de Febrero, que le corresponde a la publicación de la invitación y al mismo tiempo se están presentando invitación y plazo parara la publicación de la adenda, situación irregular ya que no se da la oportunidad para que el proceso cumpla con la publicidad establecida Lo anterior sin tener en cuenta lo establecido en el artículo 59 al 61 de la Ley 4 de 1913, que establece “ARTICULO 59. Todos los plazos de días, meses o años, de que se haga mención legal, se entenderá que terminan a la medianoche del último día del plazo. Por año y por mes se entienden los del calendario común, y por día el espacio de veinticuatro horas, pero en la ejecución de las penas se estará a lo que disponga la ley penal.

ARTICULO 60. Cuando se dice que un acto debe ejecutarse en o dentro de cierto plazo, se entenderá que vale si se ejecuta antes de la media noche en que termina el último día del plazo. Cuando se exige que haya transcurrido un espacio de tiempo para que nazcan o expiren ciertos derechos, se entenderá que estos derechos nacen o expiran a la medianoche del día en que termine el respectivo espacio de tiempo. Si la computación se hace por horas, la expresión "dentro de tantas horas", y otra semejante, designa un tiempo que se extiende hasta el último minuto de la última hora, inclusive, y la expresión "después de tantas horas", u otra semejante, designa un tiempo que principia en el primer minuto de la hora que sigue a la última del plazo.



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ARTICULO 61. Cuando se dice que una cosa debe observarse desde tal día, se entiende que ha de observarse desde el momento siguiente a la medianoche del día anterior; y cuando se dice que debe observarse hasta tal día, se entiende que ha de observarse hasta la medianoche de dicho día. ARTICULO 62. En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil.”

La aceptación de la oferta presenta firma del 04 de marzo del 2015, pero fue registrada en el secop después de 14 días calendarios de la fecha de aceptación, el 18 de marzo del 2015 a las 6:06 P.M. incumpliendo el decreto 1510 de 2013 articulo 19 (derogado por el Decreto1082 del 26 de marzo de 2015).

El contrato se registra en el secop el 18 de marzo del 2015 a las 6:06 P.M., después de 14 días calendarios, de firmado el contrato, el cual tiene la fecha de 4 de marzo del 2015, incumpliendo el decreto 1510 de 2013 articulo 19 (derogado por el Decreto 1082 del 26 de marzo de 2015).

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual.



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Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA


Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente

La Cámara de comercio anexada presenta fecha de renovación el 18 de marzo de 2014, razón por la cual está desactualizada para el momento de la legalización del contrato. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que en el momento de realizar la evaluación, es decir el día dos (2) de marzo de 2015 dicho documento se encontraba vigente; puesto que el mismo cumple con un año de vigencia, y esta a su vez se encuentra en el lapso de tiempo correspondiente. De igual manera, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes, por tanto se somete a Plan de Mejoramiento



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Po todo lo anterior esta Departamental confirma el HALLAZGO ADMINSITRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA


La Cámara de comercio anexada presenta fecha de renovación el 18 de marzo de 2014, razón por la cual está desactualizada para el momento de la legalización del contrato.

La fecha mayo 4 de 2015, de la disponibilidad de la adición, que figura en el documento del Registro presupuestal No. RP 0716 no corresponde, es la que se registró en el documento de la disponibilidad presupuestal No. 0728 fechado mayo 19 de 2015

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que en el momento de realizar la evaluación, es decir el día dos (2) de marzo de 2015 dicho documento se encontraba vigente; puesto que el mismo cumple con un año de vigencia, y esta a su vez se encuentra en el lapso de tiempo correspondiente. De igual manera, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes, por tanto se somete a Plan de Mejoramiento En respuesta a la observación perteneciente al número de certificado de disponibilidad presupuestal 0728 del 19 de mayo de 2015, es de notar que es un error involuntario de transcripción, en lo que se refiere a la fecha, pero al revisarlo coinciden los números correspondientes, y este a su vez no genera ningún problema para la suscripción de la adición. (ANEXO N. 34) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Es importante que la administración Municipal tenga presente que los documentos que se emiten por parte de la entidad y que hacen referencia a un proceso contractual, constituyen el fundamento legal para su ejecución, teniendo en cuenta que los actos administrativos que conforman el contrato estatal se constituye en obligación para las partes, entonces no es justificable que la administración Municipal, no tenga presente las fechas cronológicas al momento de emitir cualquier acto administrativo que debido al desorden administrativo pueden generar controversia en contra de la entidad

No se evidencia el nombramiento del supervisor del contrato DESCARGO DE LA ENTIDAD



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En cuanto a esta observación, nos permitimos adjuntar copia del Contrato de Suministro de Mínima cuantía SG 047, en donde se demuestra en su cláusula séptima el nombramiento del supervisor de dicho contrato. (ANEXO N. 35) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA En atención a los descargos presentados por la entidad auditada, se acepta la respuesta emitida, teniendo en cuenta que en la cláusula Séptima del contrato la Alcaldía de Ocaña asigna la vigilancia del cumplimiento del objeto contractual a través del TECNICO DEL AREA DE ALMANCEN ADSCRITA A LA SECRETARIA GENERAL del Municipio Por todo lo anterior se desvirtúa el hallazgo administrativo.

Número del Contrato SVIV-31

Estado del Contrato CONVOCADO en el secop

Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE MATERIAL DE RIO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA MALLA VIAL EN ALGUNOS SECTORES DEL BARRIO BELÉN, ALMENDROS, EL DORADO, LOS SAUCES, Y COLINAS DE LA FLORIDA EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS COMUNIDAD GOBIERNO DEL MUNICIPIO DE OCAÑA DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER


Nombre o Razón Social del Contratista Mauricio Manzano Monroy

Identificación del Contratista 88282021

Dirección Física del Contratista MT


Mauricio Manzano Monroy

Identificación del Representante Legal 88282021


Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato marzo 16 de 2015



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Plazo de Ejecución del Contrato 2 meses o hasta agotar el suministro.

Se adjunta

Disponibilidad presupuestal No. 0371 de febrero 20/2015 ilegible

Invitación publica

Estudios previos

Documento de recibos de propuesta No. SVIV-MC-009-2015 de 23 de mayo de 2014

Acta de cierre

Se adjunta una propuesta de MTA con fecha marzo 10 d 2015 por valor de $16.865.000 y firmada por Mauricio Manzano Monroy.

RUT del contratista

Cámara d comercio

Antecedentes fiscales

Antecedentes disciplinarios

Pago de salud y pensión ilegible

Informe de evaluación del 11 de marzo del 2015

Comunicación de aceptación de marzo 12 de 2015

Registro presupuestal 0431 de marzo 18 d e2015 por valor de $ 16.865.000 rubro afectado 236040301, mejoramiento de la malla vial urbana del municipio.

Acta de inicio de marzo 16 de 2015

Acta de recibo final de mayo 15 del 2015

Acta de terminación y liquidación fecha ilegible

Se adjunta factura de venta No. 0077de mayo 15 de 2015 por valor de $16.865.000

Comprobante de egreso 1459 de junio 19 de 2015 El contratista realiza una solo cobro, al igual que la comunidad firma un solo recibido del material, siendo este documento el único que se anexa como soporte de recibo por parte del contratista, razón por la cual, se concluye que éste realizó las entregas del total del producto a cada uno de los barrios en una entrega según documento firmado por la comunidad. 31. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

El contrato en el secop solo se encuentra publicado hasta la etapa de evaluación, figurando solo como convocado, falta el resto del proceso contractual. Información incompleta.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

Observa con preocupación esta Departamental que dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia anterior a esta Auditoria, ya se había hecho referencia al respecto y transcurrido este lapso de tiempo, la inconsistencia continua, tal y como lo acepta la entidad por lo tanto la Administración Municipal dentro de las prioridades debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que está incumpliendo lo dispuesto en el artículo



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24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015

Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria en este punto

La invitación pública como Los estudios previos enviados por la administración municipal y que corresponden a los documentos originales que reposan en el expediente contractual, presentan diferencias con los documentos publicados en el secop. Información no confiable

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que las diferencias encontradas en los estudios previos que se encuentran publicados en el SECOP con los archivados de la carpeta contractual, obedecen al formato o tamaño de la hoja, es decir el archivo de estudios previos que efectivamente se subió al SECOP fue tamaño oficio y el original impreso en tamaño carta; pero el contenido de ambos documentos es el mismo. De igual manera, el municipio acatara las directrices emanadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento CONCLUSION DE LA CONTRALORIA No se aceptan los descargos presentados teniendo en cuenta que según lo expresado por la entidad el original que reposa en la carpeta contractual se elaboró en carta, situación que no modificaría al momento de ser escaneado el documento en tamaño oficio para registrarlo en el Secop, por lo tanto esta explicación no es lógica a esta respuesta, por lo tanto es evidente que se elaboraron dos documentos diferentes para el mismo contrato, cuando lo correcto es un solo



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documentos para cada carpeta que conforme el expediente contractual, razón por la cual se confirma el hallazgo administrativo

El Documento de recibos de propuesta No. SVIV-MC-009-2015 presenta fecha de 23 de mayo de 2014 pero el contrato se firmó el 16 de marzo de 2015.


El formato para recibo de propuesta es un formato base que se lleva para todas las licitaciones y es posible que al imprimir este haya quedado con la fecha de un proceso anterior, por lo tanto es un error involuntario, cometido por la Secretaría de Vías, Infraestructura y Vivienda. De igual manera, el municipio acatara las directrices emanadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Es importante que la administración Municipal tenga presente que los documentos que se emiten por parte de la entidad y que hacen referencia a un proceso contractual, constituyen el fundamento legal para su ejecución, teniendo en cuenta que los actos administrativos que conforman el contrato estatal se constituye en obligación para las partes, entonces no es justificable que la administración Municipal, no tenga presente las fechas cronológicas al momento de emitir cualquier acto administrativo, que así se trate de documentos estándar diseñados por la entidad, estos deben ser revisados en su totalidad y no convertirse en un proceso rutinario y monótono al que no se dé la importancia pertinente ya que este desorden administrativo pueden generar controversia en contra de la entidad,

Con todo lo anteriormente analizado se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATAIVO CON

PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA


El proceso contractual se publicó con otro número, haciendo dispendiosa su ubicación en el sistema.




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Referente a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario se publicó el proceso contractual con otro número, por lo cual se realizará mayor revisión por parte del funcionario encargado de este tipo de procesos. De igual manera, el municipio acatara las directrices emanadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Al analizar los descargos presentados se considera que existió una actitud deliberada por parte del Municipio de Ocaña, dirigida a desconocer los principios que inspiran la contratación pública, ya que como lo acepta el presente contrato da por no publicada al registrarse en el Secop de manera equivocada impidiendo la participación de otros oferentes, por tal razón se confirma EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

Se anexa copia de la disponibilidad presupuestal la cual es ilegible, impidiendo su análisis.


Se adjunta Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 0371 del veinte (20) de febrero de 2015 por valor de dieciocho millones diecisiete mil cuatrocientos veintitrés pesos moneda corriente ($18.017.423) (ANEXO N. 36) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Revisado El Anexo Allegado Corresponde Efectivamente A Los Solicitado Por Esta Departamental, por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, en este punto

El acta de cierre enviada por la administración municipal y que corresponde al documento original que reposa en el expediente contractual, no presenta firma.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta acta de cierre y recibo de propuestas, la cual se encuentra en el expediente físico del proceso contractual. (ANEXO N. 37) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA



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Revisado El Anexo Allegado Corresponde Efectivamente A Los Solicitado Por Esta Departamental, por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.

El comprobante de pago de salud es ilegible por lo tanto se da por no recibido. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Para cumplir con este requerimiento se adjuntan los folios 41,42 y 43, en los cuales se evidencia el pago de la seguridad social del contratista. (ANEXO N. 38). CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Revisado El Anexo Allegado Corresponde Efectivamente A Los Solicitado Por Esta Departamental, por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.

La fecha del acta de liquidación es ilegible.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD De acuerdo con esta observación, nos permitimos adjunta el acta de liquidación del contrato en mención. (ANEXO N. 39). CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Revisado El Anexo Allegado Corresponde Efectivamente a lo Solicitado por esta Departamental, por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, en este punto

El contratista realiza una solo cobro, al igual que la comunidad firma un solo recibido del material, siendo este documento el único que se anexa como soporte de recibo por parte del contratista, razón por la cual, se concluye que éste realizó las entregas del total del producto a cada uno de los barrios en una entrega según documento firmado por la comunidad, ya que no aparece entregas parciales. Explicar cómo fueron hechas las entregas.




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En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que la entrega del suministro de material de rio, se realizó con una programación para cada uno de los barrios beneficiados. Es de aclarar, que la razón por la cual existe solo un acta de recibo de la comunidad, es porque esta labor es dispendiosa y necesitaría de un mayor recuso humano para hacer que estas comunidades firmen el recibo de cada uno de los viajes; es por esta razón que al finalizar la entrega total del material a la comunidad se adelanta el recibo definitivo bajo el acta que se encuentra anexo dentro del contrato. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA No se aceptan los descargos teniendo en cuenta que al realizar la entrega del material esta debe guardar relación de acuerdo al objeto contractual, que en el presente caso indica específicamente que estaba dirigida a una comunidad específica y por lo tanto antes de iniciar la ejecución del contrato esta planeación debió haberse, toda vez que debía existir la persona encargada de recibir dicho material y no es un pretexto para no obtener el recibido a satisfacción de dicha comunidad, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo en este punto.

No se anexa el recibido de la comunidad del barrio Dorado, pero figura un certificado de recibo que no tiene el nombre del barrio pero sus valores de las cantidades entregadas no corresponde con las que figuran en el informe del supervisor en el punto del avance de la obra en el barrio Dorado, como se ve en el cuadro.



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Mientras que el certificado de recibo de la comunidad del barrio que no tiene nombre, registra las siguientes cantidades



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Para este caso el acta de recibo que no tiene nombre del sector, corresponde efectivamente al Barrio El Dorado, como lo evidencia la imagen de su vía terminada, pero tiene un error involuntario en cuanto a la cantidad de material entregado, por esta razón a fin de solucionar este impase se buscó a la comunidad y se corrigió la cantidad, ya que el informe de supervisión que se encuentra anexo en el folio 58 también evidencia la cantidad real entregada. Anexo a esta respuesta adjuntamos el acta corregida con la firma del representante de la comunidad del barrio El Dorado. (ANEXO N. 40). CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Es preciso indicar que estos errores se presentan precisamente porque al momento de iniciar el contrato no se planifica la entrega de los mimos, presentándose por lo tanto no recibidos de la comunidad en el momento de ser entregados, entonces la administración debe prever en lo sucesivo que cada vez que realice la entrega de materiales, esta deben esté debidamente soportadas por pare de la comunidad beneficiada en la que demuestre el cumplimiento del objeto contractual por cada entrega efectuada, de lo contrario se puede presentar detrimento patrimonial al no existir la entrega total de los mimos, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo en este punto Por todo lo anterior se conforma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONTRATO DE SUMINISTROS No SMT-019

CONTRATISTA: CIRO ALFONSO MENESES NAVARRO


Suministro de combustible para los vehículos que están a cargo de la unidad de tránsito y transporte Municipal y las secretaria de movilidad y tránsito, para la realización de los diferentes controles, operativos y campañas educativas que tiene programada la secretaria de movilidad y tránsito del Municipio de Ocaña

TIPO DE CONTRATO Suministro


FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 13 de febrero de 2015



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VALOR $ 18.000.000

PLAZO: Hasta agotar la partida presupuestal

ESTUDIOS PREVIOS: 02 de Enero de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 0129 de 02 enero de 2015 $18.000.000

RUBRO PRESUPUESTAL:

236130302 elaboración de estudio y diseños para el fortalecimiento administrativo y tecnológico de la autoridad de movilidad, tránsito y transporte del Municipio de Ocaña, siendo el Supervisor, el técnico administrativo de la secretaria de movilidad y tránsito del Municipio de Ocaña

PUBLICACIÓN SECOP: No se publica

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 12 de febrero de 2015

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN:


LUIS ENRIQUE DURAN TÉLLEZ – Técnico administrativo de la secretaria de Movilidad y Transito de Ocaña

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 0306 por $18.000.000, 13 de febrero de 2015.


ACTA DE INICIO: 13 de febrero de 2015, firmada por el contratante y el supervisor.

INFORMES DEL SUPERVISOR: No se encontró el informe del supervisor

CERTIFICACION DE EJECUCION: LUIS ENRIQUE DURAN TÉLLEZ – Técnico administrativo de la secretaria de Movilidad y Transito de Ocaña, el día 24 de julio de 2015.

ACTA DE RECIBO FINAL: 13 de febrero de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: No se encontró el CE

FACTURA DE VENTA: No.0841 por $18.000.000 del 24 de Julio de 2015

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 13 de febrero de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.




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No se encontraron la relación por fechas y galones suministrados a las camionetas y motocicletas de los consumos realizados diariamente por parte de la estación de servicios circunvalar a unidad de tránsito y transporte Municipal y la secretaria de movilidad y tránsito.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que el supervisor del contrato y la Secretaría de Movilidad y Transito de Ocaña, realizaron el debido seguimiento al ejercicio del cumplimiento de la obligación a cargo del contratista, que para el efecto semanalmente se realizaron reuniones en las cuales participaba el Comandante de la Unidad de Transito, el Secretario de Movilidad (Contratante), Técnico Administrativo del Organismo de Transito (Supervisor), Coordinador de Movilidad (Funcionario de Apoyo); a fin de tratar temas relacionados con el desarrollo de las funciones a cargo de la Secretaría de Movilidad y la Unidad de Tránsito de la Policía Nacional, aclarándose que en dichas reuniones la Policía Nacional, nunca manifestó su inconformidad referente al suministro de combustible, tal como lo certificó el Jefe de la Unidad Operativa. Por lo tanto, tanto el Contratante como el Supervisor, garantizaron que los recursos aportados por parte del Municipio de Ocaña se ejecutaran y/o utilizaran con arreglo a las previsiones consignadas en el Convenio interadministrativo. En virtud de lo anterior, se realizó el mayor acompañamiento posible al comandante de la unidad operativa de tránsito a la estación de servicio, es importante mencionar que en la realización del informe por la Secretaría de Movilidad y Transito se presentaron dificultades debido a situaciones ajenas a la voluntad de la misma y que obedecía a las mismas necesidades del servicio operativo de la Unidad de Transito, (relevos en la comandancia de la unidad de transporte, operativos repentinos a cualquier hora o día de la semana, múltiples accidentes en el perímetro urbano, variación en el número de vehículos utilizados para el cumplimiento del objeto del convenio, situaciones de emergencia, situaciones de alteración del orden público entre otros). Además del seguimiento hecho por la Secretaría de Movilidad y Transito (contratante, supervisor y funcionario de apoyo), al cumplimiento de la obligación del contratista, se cuenta con el seguimiento y recibido a satisfacción de una entidad adicional, que en este caso es la Policía Nacional, que certifica tal situación, como se prevé en el Convenio Interadministrativo entre el Municipio de Ocaña y la Policía Nacional, por lo que se Adjunta informe del Supervisor del contrato y Certificación de la Policía Nacional (ANEXO N. 41).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA



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El supervisor presenta un listado del suministro de combustible por galones de gasolina para los vehículos que estaban a cargo de la unidad de tránsito y transporte y la secretaria de movilidad del Municipio de Ocaña, no presentándose en el informe el consumo por cada camioneta y motocicleta que llevara la placa y el nombre del beneficiario, ocasionando con ello el incumplimiento a las obligaciones del supervisor establecidas en el contrato y la normatividad

regulada para ello. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

El acta de terminación y liquidación se legaliza en la misma fecha que se perfecciona el contrato, procedimiento que da a entender que no hubo ejecución del contrato.


Verificando el acta de terminación y liquidación que se encuentra publicada en el SECOP y en el Archivo Físico de la Secretaria, se puede confirmar que la fecha de dicha acta es del 24 de julio de 2015, al parecer se presentó una confusión en la lectura del documento, con la fecha del perfeccionamiento del contrato, situación que desvirtúa la afirmación realizada referente a que el acta de Terminación y Liquidación se expide el mismo día de perfeccionamiento del contrato; por

lo cual nos permitimos adjuntar la respectiva Acta de Terminación y Liquidación. (ANEXO N. 42). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a esta Departamental el anexo 42 que contiene el acta de terminación y liquidación de fecha 24 de julio de 2015. La Administración debe fortalecer el Control Interno en cuanto a la revisión de los documentos que soportan el proceso post contractual y con el fin de evitar futuras sanciones y/o controversias

judiciales. Por tal razón se desvirtúa EL HALLAZGO ADMINISTRATIVA. Por todo lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO 34. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA:

El proceso de contratación no se encuentra publicado en el SECOP como quiera que no cumplió con el principio de publicad (decreto 1510 de 2013 articulo 19).




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En cuanto a esta observación, nos permitimos indicar que el proceso de contratación si se encuentra publicado y que tiene como número de identificación del proceso en el SECOP: SMT MIN.C 004 DE 2015, de lo cual se puede concluir que se cumplió con el principio de publicidad contemplado en el Decreto 1510 de 2013.


Se aceptan los descargos, pues revisado nuevamente el SECOP, se pudo determinar que efectivamente el día 10 de febrero de 2015, se publica la invitación a contratar. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones

y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

El Municipio de Ocaña ejecuta el objeto contractual mediante el rubro 236130302 elaboración de estudio y diseños para el fortalecimiento administrativo y tecnológico de la autoridad de movilidad, tránsito y transporte del Municipio de Ocaña, siendo el Supervisor, el técnico administrativo de la secretaria de movilidad y tránsito del Municipio de Ocaña, pero en nada tiene que ver el rubro presupuestal con el consumo de combustible para la camionetas y motocicletas que están a cargo de la secretaria de movilidad, no cumple con el principio presupuestal de la especialidad contemplado en el decreto 111 de 1996, en su artículo 18, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.




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La Secretaría de Movilidad y Transito en el cumplimiento de sus funciones misionales, se ha caracterizado por la gestión realizada y su incidencia directa en el cumplimiento de las funciones Constitucionales y Legales que le fueron encomendadas, como garante en la inversión y correcto manejo de los recursos públicos, y el desarrollo de la gestión contractual. Bajo esa perspectiva, debe resaltarse que el hecho de ser autoridad de Tránsito Municipal conlleva al intrínseco respeto por las funciones de tránsito y conjuntamente las funciones del manejo del transporte urbano delegadas a partir de la expedición del Decreto ley 080 de 1987, por el cual se asignan unas funciones a los municipios en relación con este tipo de transporte y Normas Subsiguientes. Tal es el caso del Código Nacional de Tránsito Ley 769 de 2002 que en su artículo 7 manifiesta lo siguiente: “las autoridades de tránsito velarán por la seguridad de las personas y las cosas en la vía pública y privadas abiertas al público. Sus funciones serán de carácter regulatorio y sancionatorio y sus acciones deben ser orientadas a la prevención y la asistencia técnica y humana a los usuarios de las vías”. De lo anterior se puede concluir que las autoridades de Transito tienen un papel activo y perentorio dentro de la preservación de la seguridad y el orden de los actores de la vía dentro de su jurisdicción. De lo cual tienen una competencia y deber legal de implementar acciones que permitan dar cumplimiento a la misión y esencia de la misma Ley. La Secretaría de Movilidad y Tránsito en la vigencia 2015 contaba con tres (3) rubros presupuestales que estaban sujetos al recaudo y los ingresos proyectados por la Secretaría de Hacienda Municipal, lo importante de esos tres (3) rubros presupuestales, es su alcance integral debido a que corresponden a un único programa, tal como consta en el Plan de Desarrollo Municipal “Ocaña es Confiable y Participativo”; el cual menciona que el Programa Movilidad y Tránsito Confiable, está encaminado a mejorar la circulación y movilidad en la ciudad, contribuir a la disminución de los índices de accidentalidad, fomentar un cambio en los habitantes de Ocaña en cuanto al respeto de las normas y reglamentaciones viales. Aunado a lo anterior, los rubros presupuestales tienen una sola función y es implementar las estrategias que permitan el desarrollo del Programa de Movilidad y Transito Confiable. Por lo anterior, el Municipio de Ocaña realizo anualmente el convenio Interadministrativo de cooperación entre la Policía Nacional y el municipio, el cual tiene una duración aproximada de doce (12) meses, plazo que puede ser modificado por prórrogas y liquidación; además que el valor del respectivo convenio es incierto, por que obedece a factores de necesidades del servicio operativo, las cuales se encuentran acordes a la planeación y concertación de la alcaldía Municipal y la Policía Nacional en su orden Central. Por situaciones ajenas a la voluntad de la administración Municipal, se presentó una variación significativa en el valor del convenio mencionado, situación paralela a la obligación de la Secretaría de Movilidad y Tránsito de cumplir con el Suministro de combustible para los vehículos que están a cargo de la unidad de tránsito municipal y la Secretaría de Movilidad y Tránsito, para la realización de los diferentes controles, operativos y campañas educativas programadas por esa Secretaría, escenario que de no realizarse puede convertirse en un impedimento para garantizar la seguridad en todos los



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sectores del Municipio de Ocaña, lo que deja entrever la importancia de la vida y la integridad como un derecho universal, el cual es un deber garantizar desde las instituciones públicas. De igual manera, y frente a la premisa de cumplir con un deber constitucional más importante, el cual es garantizar la vida y la integridad de las personas; se realizó el proceso contractual con el rubro presupuestal que garantizara la disponibilidad de los recursos, pero que a su vez tuviera el mismo objetivo por pertenecer al mismo programa “Programa Movilidad y Tránsito Confiable” el cual fue descrito anteriormente y se encuentra consignado en el Plan de Desarrollo Municipal. La Secretaría de Movilidad de Ocaña implemento una política de planeación, programación, vigilancia e intervención del tránsito y transporte, en concordancia con la normatividad vigente, con el fin de garantizar la movilidad y seguridad de personas y vehículos por las vías públicas, propendiendo por la vida, la seguridad y la tranquilidad de las personas, para lo cual debió apoyarse en la gestión contractual, como es el caso del proceso SMT-019. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La apropiación presupuestal 236130302 denominada elaboración de estudio y diseños para el fortalecimiento administrativo y tecnológico de la autoridad de movilidad, tránsito y transporte del Municipio de Ocaña, fue creada estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas y se ejecutaran de la misma forma, máxime cuando la administración Municipal acepta que se encuentra contenidas en el plan de desarrollo, asumiéndose que se encontraba totalmente viabilizado este proyecto, generándose con ello el incumplimiento en el objetivo y la desviación de los recursos para el cual fue creada dicha apropiación presupuestal, quitándole la oportunidad de mejorar la meta establecida por el Municipio de Ocaña en su planeación y ejecución, Por tal razón se valida el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

Solo se encuentra la certificación del cumplimiento del objeto contractual por parte del supervisor del contrato, pero no el informe del supervisor donde discrimine el consumo por galones y por días de las camionetas y motocicletas al cual se les suministro la gasolina, no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83), Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.




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En cuanto a esta observación, es necesario manifestar que el supervisor del contrato y la Secretaría de Movilidad y Transito de Ocaña, realizaron el debido seguimiento, técnico, financiero y legal, al ejercicio del cumplimiento obligacional a cargo del contratista. Para lo cual, semanalmente se realizaron reuniones en las cuales participaba el comandante de la Unidad de Transito, el Secretario de Movilidad (Contratante), Técnico Administrativo del Organismo de Transito (Supervisor), Coordinador de Movilidad (Funcionario de Apoyo). Para tratar temas relacionados con el desarrollo de las funciones a cargo de la Secretaría de Movilidad y la Unidad de Transito de la Policía Nacional, en las respectivas reuniones la Policía Nacional, nunca manifestó su inconformidad referente al suministro de Combustible, tal como lo certifica el Jefe de la Unidad Operativa. La Policía Nacional a través del Departamento de Policía Norte de Santander, el Distrito de Policía de Ocaña y la Unidad de Tránsito Municipal de Ocaña, en el ámbito de sus precisas competencias, realizaron la regulación y control del tránsito y transporte en la jurisdicción del perímetro urbano de Ocaña, planearon, programaron y ejecutaron las actividades y operativos de control necesarios para mejorar las condiciones de movilidad y seguridad en las vías del perímetro urbano de Ocaña, en coordinación con el organismo de tránsito. Es importante hacer referencia, que el servicio operativo de la Policía Nacional, en su especialidad de Tránsito, se prestó sin interrupción las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con el personal debidamente seleccionado, capacitado, entrenado y dotados con sus vehículos para el efecto. La Secretaría de Movilidad y Tránsito de Ocaña, lidera la adopción de políticas en lo relacionado a la prevención de accidentalidad en las vías públicas. Además, le garantizo el combustible como una herramienta en el cumplimiento de sus funciones, tal como lo certifica el Jefe de la Unidad de Transito. Por lo tanto, el Contratante como el Supervisor, garantizaron que los recursos aportados por parte del Municipio de Ocaña fueran ejecutados y/o utilizados con arreglo a las previsiones consignadas en el Convenio interadministrativo y la normatividad concerniente a la Utilización de los recursos públicos. En virtud de lo anterior se realizaba el mayor acompañamiento posible al comandante de la unidad operativa de tránsito a la estación de servicio, es importante mencionar que en la realización del informe por la Secretaría de Movilidad y Transito se presentaron dificultades por situaciones ajenas a la voluntad de la misma y que obedecía a las mismas necesidades del servicio operativo de la Unidad de Transito, (relevos en la comandancia de la unidad de transporte, operativos repentinos a cualquier hora o día de la semana, múltiples accidentes en el perímetro urbano, variación en el número de vehículos utilizados para el cumplimiento del objeto del convenio, situaciones de emergencia, situaciones de alteración del orden público entre otros), por lo cual se adjuntó la certificación del cumplimiento del objeto contractual, en vista de la observación realizada por el órgano fiscal se procederá a adjuntar el informe, que no reposaba en la carpeta del contrato sino en los demás archivos de la Secretaría, es importante mencionar que el proceso contractual no solo cuenta con la certificación del supervisor, que también cuenta con la certificación de la Policía Nacional que es la institución



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que utilizo el suministro y que nada tiene que ver con el contratista, y además el informe del supervisor que soporta la certificación, cumpliendo con lo estipulado en la ley 1474 de 2011, articulo 83 . De lo cual se puede concluir que la Secretaría de Movilidad y Transito de Ocaña, a través del Contratante y del Supervisor, cumplieron con sus funciones de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. Además, se vigiló permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través del supervisor. Que consistió en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, fue ejercida por la Secretaría de Movilidad y Transito, ya que no se requerían conocimientos especializados. En concordancia con el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El supervisor presenta un listado del suministro de combustible por galones de gasolina para los vehículos que estaban a cargo de la unidad de tránsito y transporte y la secretaria de movilidad del Municipio de Ocaña, no presentándose en el informe el consumo por cada camioneta y motocicleta que llevara la placa y el nombre del beneficiario a pesar que los vales fueron entregados por el contratista a la secretaria de movilidad como lo manifiesta en su correo electrónico a esta Contraloría, ocasionando con ello el incumplimiento a las obligaciones del supervisor establecidas en el contrato y la normatividad regulada para ello, además que lleva a una desorganización administrativa por cuanto se impide demostrar la entrega de bienes y servicios contratados. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON

PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. Por todo lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRTIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA 35. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL $18.000.000

Como las estaciones de servicios de combustibles no están obligados a facturar, según el decreto 1001 de 1997, con mayor razón el supervisor debía discriminar en su informe una relación de los consumos de gasolina por cada una de las camionetas y motocicletas, por tanto no existe la certeza del cumplimiento del objeto contractual de quienes utilizaron ese combustible. Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.




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Teniendo en cuenta el hecho observado No 35: OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL, nos permitimos manifestar las siguientes consideraciones. Según lo manifestado en las consideraciones anteriores, se puede inferir que efectivamente se cumplió con el objeto contractual y que además el suministro del combustible se realizó de forma constante e ininterrumpida, como consta en la certificación del Comandante de la Unidad de Transito y el informe del Supervisor.

Con el objetivo de presentar los argumentos que soporten lo mencionado, se procede a transcribir la consideración anterior.

“El supervisor del contrato y la Secretaría de Movilidad y Transito de Ocaña, realizaron el debido seguimiento, técnico, financiero y legal, al ejercicio del cumplimiento obligacional a cargo del contratista. Para lo cual, semanalmente se realizaron reuniones en las cuales participaba el comandante de la Unidad de Transito, el Secretario de Movilidad (Contratante), Técnico Administrativo del Organismo de Transito (Supervisor), Coordinador de Movilidad (Funcionario de Apoyo). Para tratar temas relacionados con el desarrollo de las funciones a cargo de la Secretaría de Movilidad y la Unidad de Transito de la Policía Nacional, en las respectivas reuniones la Policía Nacional, nunca manifestó su inconformidad referente al suministro de Combustible, tal como lo certifica el Jefe de la Unidad Operativa.

La Policía Nacional a través del Departamento de Policía Norte de Santander, el Distrito de Policía de Ocaña y la Unidad de Tránsito Municipal de Ocaña, en el ámbito de sus precisas competencias, realizaron la regulación y control del tránsito y transporte en la jurisdicción del perímetro urbano de Ocaña, planearon, programaron y ejecutaron las actividades y operativos de control necesarios para mejorar las condiciones de movilidad y seguridad en las vías del perímetro urbano de Ocaña, en coordinación con el organismo de tránsito.

Es importante hacer referencia, que el servicio operativo de la Policía Nacional, en su especialidad de Tránsito, se prestó sin interrupción las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con el personal debidamente seleccionado, capacitado, entrenado y dotados con sus vehículos para el efecto. La Secretaría de Movilidad y Tránsito de Ocaña, lidera la adopción de políticas en lo relacionado a la prevención de accidentalidad en las vías públicas. Además, le garantizo el combustible como una herramienta en el cumplimiento de sus funciones, tal como lo certifica el Jefe de la Unidad de Transito.

Por lo tanto, el Contratante como el Supervisor, garantizaron que los recursos aportados por parte del Municipio de Ocaña fueran ejecutados y/o utilizados con arreglo a las previsiones consignadas en el Convenio interadministrativo y la normatividad concerniente a la Utilización de los recursos públicos. En virtud de lo anterior se realizaba el mayor acompañamiento posible al comandante de la unidad operativa de tránsito a la estación de servicio, es importante mencionar



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que en la realización del informe por la Secretaría de Movilidad y Transito se presentaron dificultades por situaciones ajenas a la voluntad de la misma y que obedecía a las mismas necesidades del servicio operativo de la Unidad de Transito, (relevos en la comandancia de la unidad de transporte, operativos repentinos a cualquier hora o día de la semana, múltiples accidentes en el perímetro urbano, variación en el número de vehículos utilizados para el cumplimiento del objeto del convenio, situaciones de emergencia, situaciones de alteración del orden público entre otros), por lo cual se adjuntó la certificación del cumplimiento del objeto contractual, en vista de la observación realizada por el órgano fiscal se procederá a adjuntar el informe, que no reposaba en la carpeta del contrato sino en los demás archivos de la Secretaría, es importante mencionar que el proceso contractual no solo cuenta con la certificación del supervisor, que también cuenta con la certificación de la Policía Nacional que es la institución que utilizó el suministro y que nada tiene que ver con el contratista, y además el informe del supervisor que soporta la certificación, cumpliendo con lo estipulado en la ley 1474 de 2011, articulo 83 .

De lo cual se puede concluir que la Secretaría de Movilidad y Transito de Ocaña, a través del Contratante y del Supervisor, cumplieron con sus funciones de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. Además, se vigiló permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través del supervisor. Que consistió en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, fue ejercida por la Secretaría de Movilidad y Transito, ya que no se requerían conocimientos especializados. En concordancia con el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.” CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

Teniendo en cuenta que el supervisor solo presenta en un informe el listado de suministros de combustible por galones de gasolina para los vehículos y motos que estaban a cargo de la unidad de tránsito y transporte y la secretaria de movilidad del Municipio de Ocaña, no se aprecia el consumo por cada camioneta y motocicleta en el cual debía figurar la placa y el nombre del beneficiario, a pesar que los vales fueron entregados por el contratista a la secretaria de movilidad como lo manifiesta en su correo electrónico a esta Contraloría, “Informarle que sobre la relación de la entrega de suministro de combustible por la Secretaría de movilidad a los vehículos camioneta y moto en mi archivo no reposa información ya que terminado los contratos a los que se refieren los vales han sido retirados por el secretario de movilidad”, soportes que debían encontrarse en la secretaria de movilidad y no fueron aportados a los descargos, ocasionando con ello la falta de control en el suministro de combustible y la certeza de su entrega a los interesados en el desarrollo del objeto contractual, Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $ 18.000.000.



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CONTRATO DE SUMINISTRO No SDH-001

CONTRATISTA: RICARDO TORRADO AREVALO


Suministro de combustible (gasolina) para el vehículo tipo ambulancia de placas QNA-492 adscrito a la secretaria de desarrollo humano, con el fin de atender emergencias de salud y desastres, así como los diferentes traslados a la comunidad vulnerable del municipio de Ocaña Norte de Santander.

TIPO DE CONTRATO Suministros


FECHA DEL CONTRATO: Perfeccionado el día 20 de marzo de 2015

VALOR $ 3.799.900

PLAZO: La duración de! presente Contrato de COMPRAVENTA será Actas Parciales y/o Hasta Agotar el valor Presupuestado

ESTUDIOS PREVIOS: 27 de Febrero de 2015


RUBRO PRESUPUESTAL: 23608030 Familias Ocañeras Salud Confiable, por valor de $3.800.000

ACTA DE CIERRE RECIBO PROPUESTAS:

18 de Marzo de 2015

PUBLICACIÓN SECOP: Se publica solo la invitación de la propuesta.

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 12 de febrero de 2015


NUBIA ESTELLA GONZALES PEREZ,– profesional universitaria en el área de Población en desventaja

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 0466 por $3.799.900, 20 de Marzo de 2015.


ACTA DE INICIO: 2 de Marzo de 2015, firmada por el contratista y el supervisor.




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ACTA DE RECIBO FINAL: 06 de Mayo de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 1167

FACTURA DE VENTA:

No.1301 por $111.000 de 24 de marzo de 2015, No.1309 por $111.000 de 06 de abril de 2015, No.3305 por $96.200 de 17 de abril de 2015, No.3310 por $111.000 de 30 de abril de 2015, No.3312 por $111.000 de 12 de mayo de 2015, No.3325 por $88.800 de 29 de mayo, No.3326 por $111.000 de 09 de junio de 2015, No.3204 por $111.000 de 30 de junio de 2015.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: No se encontró el acta de liquidación


La administración Municipal de Ocaña solo carga al SECOP, hasta el proceso de la invitación, faltando su cargue de documentos hasta la liquidación del contrato.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las



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capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal acepta la falta la eficiencia en el cargue total de los procesos contractuales por parte de las diferentes dependencias que tenían a su cargo la contratación delegada de la documentación en el SECOP, ocasionando con ello el incumplimiento a las políticas establecidas por Colombia compra eficiente. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 37. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA:

El Municipio de Ocaña ejecuta el objeto contractual mediante el rubro 23608030 Familias Ocañeras Salud Confiable, por valor de $3.799.900, siendo el Supervisor, NUBIA ESTELLA GONZALES PEREZ,– profesional universitaria en el área de Población en desventaja, no cumple con el principio presupuestal de la especialidad contemplado en el decreto 111 de 1996, en su artículo 18, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 17-SDH-001 Ricardo Torrado Arévalo .

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que para desarrollar el programa Familias Ocañeras con Salud Confiable, de acuerdo con lo establecido en el plan de desarrollo 2012-2015, se necesitó el transporte del equipo médico hacia los diferentes sectores del municipio, para lo cual se contrató el suministro de combustible para el vehículo ambulancia perteneciente al Ente Estatal. Es de aclarar, que las actividades que se desarrollaron en este programa estuvieron orientadas a la población más vulnerable del municipio de Ocaña, y se ejecutaron las siguientes:

Acudir a los diferentes llamados de emergencia



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Realizar trasporte primario, el cual consiste en el traslado que se realiza desde el sitio de ocurrencia del evento hasta un centro de atención inicial, implicando directamente a la atención pre hospitalario.

Acudir de manera inmediata a los llamados de emergencia de la población desplazada. Valoración y atención necesaria al paciente, según la capacidad de respuesta de la tripulación.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La apropiación presupuestal 23608030 Familias Ocañeras Salud Confiable, fue creada estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas y se ejecutaran de la misma forma, máxime cuando la administración Municipal acepta que se encuentra contenidas en el plan de desarrollo, asumiéndose que se encontraba totalmente viabilizado este proyecto, generándose con ello el incumplimiento en el objetivo y la desviación de los recursos para el cual fue creada dicha apropiación presupuestal, quitándole la oportunidad de mejorar la meta establecida por el Municipio de Ocaña en su planeación y ejecución, Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

Solo se encuentra la certificación del cumplimiento del objeto contractual por parte del supervisor del contrato, pero no el informe del supervisor donde discrimine el consumo por galones y por días de la ambulancia, no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 17-SDH-001 Ricardo Torrado Arévalo.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo referente a esta observación, nos permitimos adjuntar el informe de supervisión del Contrato SDH 001, así como las respetivas órdenes de suministro. (ANEXO N. 43) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes contentivos del informe del supervisor, las solicitudes del combustible a la estación de servicios y los vales legalizados por quien autoriza y por quien recibe el suministro. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

CONTRATO DE SUMINISTROS No SVIV-72



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Suministro de ACPM para la maquinaria adscrita al banco de maquinaria de la Alcaldía Municipal de Ocaña


MODALIDAD DE SELECCION Selección abreviada

FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 22 de Septiembre de 2015

VALOR $ 35.209.200

PLAZO: Tres meses (03)

ESTUDIOS PREVIOS: 04 de Agosto de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 0932 de 01 de julio de 2015 $35.213.200

RUBRO PRESUPUESTAL:

236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña por valor de $ 10.213.200 y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por valor de $25.000.000

RESOLUCION APERTURA CONVOCATORIA:

181 de 2015, del 07 de septiembre de 2015.

PUBLICACIÓN SECOP: No se publica

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 16 de Septiembre de 2015

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: 186 del 21 de septiembre de 2015


Secretario de Vías, Infraestructura y Vivienda.

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1174 por $35.209.200, 22 de septiembre de 2015.

PÓLIZA Y ACTA DE APROBACIÓN:

Póliza de garantía No 11-44-101076433, de seguros del Estado S.A, amparando de cumplimiento y calidad del servicio. Resolución de aprobación 206 del 30 de Septiembre de 2015.

ACTA DE INICIO: 22 de Septiembre 2015, firmada por el contratista, contratante y el supervisor.


CERTIFICACION DE EJECUCION: No se encontró.



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ADICIONES CONTRATUALES:

Modificatorio de contrato No 01, por valor de $5.000.000, con CDP No 1411 del 03 de Noviembre de 2015

ACTA DE RECIBO FINAL: 22 de Septiembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO:

CE No 2998 de 12 de Noviembre de 2015, por valor de $22.200.000. CE 3565 de 15 de diciembre de 2015 por valor de $18.677.600.

FACTURA DE VENTA: No.0780 por $22.200.000 del 04 de Noviembre de 2015

ACTA DE LIQUIDACIÓN:

22 de Septiembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor, por valor de $22.600.200


No se encontraron la relación por fechas y galones al vehículo de los consumos realizados diariamente por parte de la estación de servicios circunvalar a la secretaria de vías, infraestructura y vivienda del Municipio.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD La relación de retiro de combustible de la estación de servicio La Circunvalar, se realizaba mediante una orden firmada por el supervisor del contrato y entregada al momento del despacho, ordenes que llevan la fecha, el tipo de vehículo a suministrar combustible, la cantidad y la firma autorizada, dichas autorizaciones de retiro se enviaran como documento anexo al presente documento. (ANEXO N. 44). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes contentivos de las ordenes legalizadas por quien autoriza, qué este caso es el supervisor y por quien recibe el suministro, el conductor. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.

El contrato con la policía Nacional que aporta para la experiencia del proceso de selección abreviada, no está legalizado. (falta la firma de contratante), sin embargo la tienen en cuenta en la evaluación de la propuesta.



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El contrato presentado por el proponente se tiene en cuenta, dado a que presenta como soporte la respectiva acta de inicio del mismo (folio 33 del archivo enviado) la cual se encuentra identificada con el mismo número del contrato 33-8-10005-2014, debidamente firmada por el coordinador logístico vehículos Ocaña quien actúa como supervisor por parte del Ministerio de Defensa Nacional, en el departamento de Policía del Norte de Santander y que se encuentra legalizada, de igual manera, todos los procesos contractuales que realiza la institución son publicados en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co y en la página web de la Policía Nacional www.policia.gov.co (ANEXO N. 45). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Dentro de los requisitos a la contratación para Suministro de ACPM para la maquinaria adscrita al banco de maquinaria de la Alcaldía Municipal de Ocaña, se solicita como requisito los contratos legalizados que acrediten la experiencia, sin embargo el acta de inicio que allegan tampoco está legalizado por el contratante, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se valida el HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

No se encontró la póliza correspondiente a la modificación del contrato y su respectiva aprobación, el cual afecta su valor inicial. Tampoco se encuentra la liquidación final y definitiva del contrato de suministro de combustible.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Dentro del archivo enviado en los folios No 73, 74, 75 se encuentra la resolución No 239 del 9 de Noviembre de 2015 por el cual se aprueba una modificación a una póliza de garantía, al igual que la póliza No 11-44-101076433 y su recibo de pago correspondiente. (ANEXO N. 46). Por otra parte en el folio No 84 se encuentra el Acta de terminación y liquidación del respectivo contrato. (ANEXO N. 47). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal de Ocaña, aclara del cumplimiento de los documentos el cual fueron enviados en los contratos allegados para su análisis contractual, situación que efectivamente es cierta. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

http://www.contratos.gov.co/

http://www.policia.gov.co/



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El proceso de contratación no se encuentra publicado en el SECOP como quiera que no cumplió con el principio de publicad (decreto 1510 de 2013 articulo 19), negando la oportunidad a los diferentes oferentes para su participación en el proceso contractual.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Revisando la página web del SECOP y como lo demuestran las imágenes siguientes, este proceso fue publicado en este portal, así como el respectivo cronograma cumplió con los tiempos establecidos en la Ley.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se aceptan los descargos, pues revisado nuevamente el SECOP, se pudo determinar que efectivamente el día 19 de agosto de 2015, se publica el proyecto de pliego de condiciones para contratar mediante el proceso numero SVIV-72. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias

judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

El Municipio de Ocaña ejecuta el objeto contractual mediante los rubros 236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña por valor de $ 10.213.200 y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por valor de $25.000.000, pero en nada tiene que ver el rubro presupuestal con el consumo de combustible para la maquinaria que están a cargo de la secretaria de vías, infraestructura y vivienda del Municipio, puesto que el combustible se debe cancelar con gastos de funcionamiento, de hecho se estaría incumpliendo el artículo 91 “prohibición de la unidad de caja” de la ley 715 de 2001, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 30-SVIV-72 Ciro Alfonso Meneses Navarro.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD La Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda tiene adscrito dentro de su Banco de Maquinarias los siguientes equipos:

• 1 Bulldozer Fiat Allis. • 1 Motoniveladora Caterpillar 120G. • 2 Volquetas.

Para desarrollar el programa Caminos Confiables y las actividades de apertura de carreteables, la Secretaría de Vías, Infraestructura y Vivienda formuló un proyecto de inversión que inscribió en el banco de programas y proyectos de inversión municipal; con el propósito de mejorar las vías urbanas y rurales pertenecientes al municipio de Ocaña, mediante la utilización del banco de Maquinarias (Bulldozer Fiat Allis) y se contrata la prestación de servicio del operador y el suministro de combustible para desarrollar la puesta en marcha del equipo y poder realizar las actividades directas en el campo de aplicación. Para desarrollar el programa Vías Urbanas Confiables y las actividades de mejoramiento de la malla vial urbana, se utilizan la Motoniveladora Caterpillar 120G. Y las dos (2) Volquetas, mediante el rubro 236040301 Mantenimiento de la malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por medio del cual se contrata la prestación de servicio de los operadores y el suministro de combustible para desarrollar la puesta en marcha del equipo y poder realizar las actividades directas en el campo de aplicación con el perfilado de la vía y la adición de material para vías urbanas que hoy se encuentran en material de afirmado y no pavimentadas. Estos dos (2) programas de Apertura de Carreteables y Mantenimiento de la Malla Vial Urbana hacen parte de los proyectos de inversión del municipio de Ocaña, los cuales están debidamente radicados dentro del Banco De Proyectos Municipal, como se citó anteriormente. Es de aclarar, que el combustible es necesario para desarrollar estos programas y no se hace para cumplir tareas propias de funcionamiento administrativo, si no por el contrario, se contratan en el marco de un programa de inversión municipal, buscando mejorar la malla vial urbana y rural del Municipio. Estos proyectos son tendientes a garantizar los fines esenciales del Estado y encaminados a cumplir metas establecidas en el Plan de Desarrollo, por lo tanto se configuran como Proyectos de Inversión Social. El combustible que se debe suministrar a los demás vehículos para el normal desarrollo de la Administración Municipal, son contratados con gastos de funcionamiento y no con rubros de inversión.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La apropiaciones presupuestales denominadas 236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, fueron creadas estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas y se ejecutaran de la misma forma, máxime cuando la administración Municipal acepta que se encuentra contenidas en el plan de desarrollo, asumiéndose que se encontraba totalmente viabilizados estos proyectos o en su defecto que dicho gastos hiciera parte del costo de los proyectos, documentos soportes que no fueron allegadas a esta Contraloría, de otra parte se están cancelando con recursos de inversión gastos de funcionamiento llevando dicho procedimiento a la utilización de la unidad de caja, generándose con ello una desorganización administrativa por la no aplicabilidad de las normas ya sean el presente y el futuro, Por tal razón se confirma el HALLAZGO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIO.

CONTRATO DE SUMINISTROS No SG-067

CONTRATISTA: FREDY AUGUSTO AMAYA PINO


Suministro De Útiles Y Elementos De Oficina, Para La Dotación Y Funcionamiento De Las Secretarías General, Planeación, Jurídica, Hacienda, Vías, Gobierno, Desarrollo Humano, Movilidad Y Transito Con El Fin De Agilizar Procesos Y Atender Usuarios De La Administración Municipal, Así Mismo Suministro De Útiles De Oficina Y Logística En Eventos De Fortalecimiento Para La Inversión Social Y Puesta En Marcha De Proyectos Y Programas Propios De La Secretarías De Movilidad Y Tránsito, Educación, Cultura Y Turismo, Desarrollo Humano Y Gobierno, En Ejercicio De La Función Pública Que Desempeña La Alcaldía De Ocaña, Norte De Santander.


MODALIDAD DE SELECCION Selección Abreviada de Menor Cuantía

FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 03 de Junio de 2015

VALOR $ 174.423.250

PLAZO: Un mes o Hasta agotar la partida presupuestal

ESTUDIOS PREVIOS: No registra fecha



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NÚMERO DE CDP: No. 0318 de 12 Febrero de 2015 $174.434.478.

RUBRO PRESUPUESTAL: Son Afectados varios de sus rubros presupuestales.

RESOLUCION APERTURA CONVOCATORIA: Resolución No 007 del 13 de Mayo de 2015.

CONVOCATORIA:

PLIEGO DE CONDICIONES: Mayo de 2015

ACTA DE CIERRE RECIBO PROPUESTAS: 21 de Mayo de 2015

PUBLICACIÓN SECOP: 13 de Mayo de 2015

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 26 de Mayo de 2015

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: 008 del 29 de Mayo de 2015


MARY YOLETH LEMUS JIMENEZ, Técnico del área de Almacén.

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 0755 por $174.423.250, 03 de Junio de 2015.


Poliza de seguro cumplimiento y calidad y correcto funcionamiento No 49-44-101004414. Se aprueba la poliza mediante resolución 009 del 05 de junio de 2015.

ACTA DE INICIO: 05 de Junio de 2015, firmada por el contratista, contratante y el supervisor.


CERTIFICACION DE EJECUCION: MARY YOLETH LEMUS JIMENEZ, Técnico del área de Almacén, 13 de octubre de 2015.

ACTA DE RECIBO FINAL: 13 de febrero de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO:

CE No 1756 por valor de $105.161.700, pago parcial y CE No 3506 por la suma de $69.261.550

FACTURA DE VENTA:

No.0560, 0558, 0559, 0557, 0556, 0554, 0555, 0552, 0553, no presenta registro de la fecha, son facturas abiertas en el formato de la fecha, estas representan el primer pago parcial por el valor de $105.161.700, y para el segundo pago parcial se oberval las facturas No 0717, 0718, 0719, 0720, 0721, 0722 y 0723, los cales suman $69.261.550.



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ACTA DE LIQUIDACIÓN: 13 de Octubre 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.


No se encontró la entrada al almacén y tampoco la salida de los elementos establecidos en el contrato.


En lo referente a esta observación, nos permitimos adjuntar las actas de entrada (7 folios) y salida (70 folios) de almacén, correspondientes a los elementos establecidos en el contrato. (ANEXO N. 48). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Si bien es cierto que la Administración Municipal realiza las entradas y salidas al almacén de los diferentes artículos contratados mediante actas de entrada y salida, también es cierto que no se utiliza un formato o software establecido para ello como parte de la gestión de calidad, pero ante los soportes allegados a esta Contraloría donde se registran las entradas y las salidas legalizadas por los que ellas intervinieron, se prevé de un procedimiento legal, Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINSITRATIVA.

Los estudios previos no registra fecha de elaboración, ni en el SECOP, ni en las copias allegadas para la auditoria.


En lo que respecta a la fecha de elaboración de los estudios previos, es de notar que son

anteriores a la invitación pública, tal como se encuentra establecido en la Ley, el cual también la

ampara la fecha en el cual es registrada en el SECOP del día: cinco (5) de mayo de 2015.

(ANEXO N. 49).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se aceptan los descargos, pues revisado nuevamente el SECOP, se pudo determinar que efectivamente el día 05 de mayo de 2015, se publica el proyecto de pliego de condiciones para contratar mediante el proceso numero SG-067. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias

judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION.



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Dentro de los términos de la convocatoria y la propuesta, se encuentran relacionados en el ítem 2, la cantidad de 1.200 almuerzos por la suma de $10.800.000, en el ítem 6 se encuentran la cantidad de 3.600 bolsas de agua por valor de $2.340.000, en el ítem 78 se encuentran la cantidad de 30 bolsas de mescladores para tinto por valor de $58.500, en el ítem 89 se encuentran la cantidad de 4.200 refrigerios por valor de $16.800.000, y en el ítem 45 se encuentran la cantidad de 5 cofres fúnebres de madera por valor de $2.995.000, elementos que no presentan pertinencia con el objeto contractual del proceso.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, es de resaltar que aunque no se encuentren inmersos en el objeto

contractual, no quiere decir que no se puedan adquirir , ya que estos se encuentran establecidos

como apoyo a los diferentes programas contemplados en el Plan de Desarrollo 2012-2015

“Ocaña Confiable y Participativa”. Así mismo, en el objeto de este contrato, se hace referencia

a la palabra logística, la cual como su concepto lo indica, es el conjunto de medios y métodos

para llevar a cabo un fin determinado; por lo que deja campo de acción para la adquisición de

almuerzos, bolsas de agua, mezcladores de tintos. De igual manera, los cofres fúnebres, son

elementos que se adquieren como apoyo a los programas del área de Desarrollo Humano, hacia

las personas que no cuentan con el recurso económico para sufragar el sepelio y se encuentran

en un alto grado de vulnerabilidad en el municipio de Ocaña.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA A pesar que el contratista dentro de su cámara de comercio cuente con estas actividades, por lo menos se debía dentro de los estudios previos separar lo que corresponde a logísticas de los útiles y elementos de oficina, pero aceptan los descargos. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias

judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION.


Las marcas de los útiles y elementos de oficina relacionados en el contrato, no tienen registrada la marca, imposibilitando de esta manera la exigencia de la garantía del producto, y el origen del producto ofrecido, tal como lo define el artículo 3 decreto 1510 de 2013.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a la observación correspondiente a la marca de los útiles de los elementos de oficina relacionados en el contrato, es de resaltar que éstos son de procedencia colombiana y de excelente calidad. Así mismo, el contrato cuenta con una garantía bajo la póliza número 49-44-101004414, la cual amparo el cumplimento del contrato por el 20% y de la calidad del servicio del 20%; por lo que si se llegase a incumplir el objeto contractual, el Ente Territorial haría efectiva dicha póliza a favor del municipio. (ANEXO N. 50). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Efectivamente la póliza de garantía es una cobertura a los bienes adquiridos, mientras que la marca es una categoría de signo distintivo que identifica los productos o servicios de una empresa o empresario determinado la calidad del producto, situación que no se dio en el contrato, pues ante cualquier eventualidad no se podría reclamar al proveedor su devolución por la falta de calidad en el producto, generando a la Administración Municipal la falta de control al recibo

de los productos. Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA


En el pliego de condiciones definitivo numeral 3.8.4 requisitos técnicos mínimos, numeral uno, se pide contar con un establecimiento en el Municipio de Ocaña, para prontas soluciones que se presenten en los productos entregados, requisito contrario al espíritu de la ley 80 en su artículo 24 del principio de la transparencia, niega la oportunidad a la presentación de oferentes de distintas parte del país el cual pueden ofrecer una mejor calidad y economía de los productos a contratar.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD La mención que se hace en el numeral 3, 8,4 requisitos técnicos mínimos, en el numeral uno se

pide contar con un establecimiento en el municipio de Ocaña, es con el propósito de poder

solventar a primera instancia aquella dificultad que se presente por urgencia, como por ejemplo

en la solución de algún cambio de elementos, al igual que la adquisición de comidas o cofre

fúnebres; elementos que son requeridos en el menor tiempo posible. Pero si se adquieren con

un proveedor de otra ciudad del país, y este a su vez no lo genera con la urgencia que se

necesita, acarrearía un incumplimiento en la obligación del contratista, generando inconformidad

en la prestación del servicio ofertado ante este ente municipal.


El hecho de exigir en el pliego de condiciones el contar con un establecimiento de comercio en el Municipio de Ocaña, se considera que no se garantizó el derecho a la igualdad entre los



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oferentes y evitar un favorecimiento a un solo proveedor, por cuanto se estaría desconociendo los principios de igualdad e imparcialidad, conllevando a la Administración al incumplimiento de

las normas que pueden en un futuro producirse sanciones y/o controversias judiciales, Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

El RUP presenta fecha de última renovación en el registro de proponentes el día 17 de abril de 2015, contrariando el Artículo 8°. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP, La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. De modo que la actualización para el proceso quedaría sin efectos sobre todo lo correspondiente a la experiencia.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos indicar que una vez realizada la consulta ante la Cámara de Comercio del Municipio de Ocaña, manifestaron que el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013 indica textualmente en su segundo párrafo, que “La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento”. Por lo anterior, una persona natural o jurídica para obtener el RUP, debe realizar el trámite de renovación ante esta entidad, en los primeros cinco días hábiles del mes de abril de cada año, por lo tanto la fecha de expedición del mismo no viola el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, puesto que la Cámara de Comercio cuenta con quince (15) días hábiles para realizar la respectiva expedición de dicho documento. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En el certificado de inscripción en el registro de proponentes No 252344 expedido por la Cámara de Comercio de Ocaña, se puede apreciar que la fecha de inscripción en el Registro de proponentes es el día 28 de febrero de 2012, mientras que la fecha ultima de renovación en el registro de proponentes es el día 17 de abril de 2015, según este documento presenta extemporáneo su renovación, y tampoco anexan la consulta realizada ante la acamara de comercio sobre el tema tratado, generando a la administración en un futuro posibles sanciones

y/o controversias judiciales, Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.



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Solo se encuentra el acta final de ingreso al almacén, por parte del supervisor del contrato, pero no el informe del supervisor donde discrimine la forma como se ejecutó el contrato y cuál fue el destino final de cada elemento correspondiente al suministro, no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83 y la cláusula octava del contrato de suministros, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, la administración municipal de Ocaña se acoge a la

recomendación y somete a consideración de ustedes la realización de plan de mejoramiento;

puesto que en este contrato solo se realizaron las respectivas actas de entrega, en donde se

demuestra la condición técnica y económica en forma detallada, de la cantidad de elementos

entregados a las diferentes dependencias de la Alcaldía; por lo cual se adjunta copia de las actas

de entrega generadas por el área de almacén. (ANEXO N. 51)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal acepta que el informe del supervisor no discrimina la forma como

se ejecutó el contrato y cuál fue el destino final de cada elemento correspondiente al suministro, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras

sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

CONTRATO DE SUMINISTROS No SVIV - 049

CONTRATISTA: LUIS EMIRO GARCIA


Erradicación, poda y tala de 8 árboles en el sector la quebrada el tejar para garantizar la continuidad y estabilidad de las estructuras del alcantarillado combinado tipo box culver correspondiente al plan maestro de alcantarillado del Municipio de Ocaña.

TIPO DE CONTRATO Servicios Personales

MODALIDAD DE SELECCIÓN Contratación directa de apoyo a la gestión.



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FECHA DEL CONTRATO: 01 de Junio de 2015.

VALOR $ 8.000.000

PLAZO: Ocho Días (08)

ESTUDIOS PREVIOS: Mayo de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 0756 de 04 de Mayo de 2015 $8.000.000

RUBRO PRESUPUESTAL: 2330305 Preinversión propios el Sector. $8.000.000

PUBLICACIÓN SECOP: 05 de Junio de 2015



WILLINTON CARRASCAL MUÑOZ – Profesional Universitario área de Vías


PÓLIZA Y ACTA DE APROBACIÓN: No se exige Póliza

ACTA DE INICIO: 01 de Junio de 2015., firmada por el contratista, contratante y el supervisor.

INFORMES DEL SUPERVISOR: Si existe informe del supervisor


ADICIONES CONTRATUALES: No Hubo.

ACTA DE RECIBO FINAL: 01 de Junio de 2015., firmada por el contratista, contratante y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 1550 de 26 de Junio de 2015, por valor de $8.000.000.

FACTURA DE VENTA: No presenta factura de venta.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 02 de Julio de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor, por valor de $8.000.000.


El acta de terminación del contrato registra fecha del 01 de junio de 2015, el contrato también registra fecha de perfeccionamiento del 01 de junio de 2015 y el acta de inicio también registra fecha de 01 de junio de 2015, no entendiéndose como el contratista ejecuta el contrato en un solo día, teniendo en cuenta que el plazo para a la ejecución del



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contrato está fijado en ocho días, de igual manera el supervisor no informa de tal eventualidad.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Dentro del archivo enviado efectivamente la fecha de perfeccionamiento del contrato que se encuentra en los folios 25, 26 y 27 tiene fecha del 1 de Junio de 2015, además el Acta de Inicio que se encuentra en el folio 28 tiene fecha del 1 de Junio; pero es de aclarar que en el folio No 65 se encuentra el Acta de Terminación la cual tiene fecha de 10 de Junio y no del 1 de Junio, por lo la cual se adjunta dicha acta. (ANEXO N. 52)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Revisado el anexo enviado por la Administración Municipal, se puede inferir los documentos dan la certeza del procedimiento contractual observado, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de

fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.

No presenta la cámara de comercio para determinar la clase de Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD De acuerdo con esta observación, nos permitimos manifestar que en los contratos de prestación de servicio no se requiere clasificador de bienes y servicios en tercer nivel según lo establecido en el “…Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Del Decreto 1082 de 2015: Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita…”




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Verificado el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, se acepta los descargos como válidos a este punto, la Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.


En los estudios previos en la determinación de la necesidad se referencia al contratista Luis Emiro García, con quien posteriormente se ejecuta el contrato, de otra parte el objeto contractual para dicho proceso no se considera que presente una exclusividad para que lo realice determinado sector económico. El Municipio no hace, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional y técnica, tal cual como lo contempla el artículo 2.2.1.1.1.6.1, del decreto 1082 de 2015, Deber de análisis de las Entidades Estatales. Además la Administración Municipal no tiene en cuenta lo normado en el artículo 80 del decreto 1510 de 2013, Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 25-SVIV-49 Luis Emiro García.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo referente a esta observación, nos permitimos manifestar que en los contratos de prestación de servicios se tiene ya individualizado al contratista, toda vez que se indago en el mercado y el señor citado, es una persona reconocida en este sector, ya que posee la experiencia suficiente en la realización de poda de árboles en esta ciudad; como se demuestra en la actividad económica 8130 “Actividades de paisajismo conexo registrada en el Registro Único Tributario (RUT). Así mismo, se menciona en el estudio previo como un punto del estudio del sector, que se establece dentro de la necesidad, ya que se realizó un análisis de las contrataciones realizadas por la Secretaría de Vías, Infraestructura y Vivienda con antelación a esta.




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Es claro que el Municipio no hace, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional y técnica, pues se considera que no hubo pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puedo proveer el bien, además el objeto contractual para dicho proceso no se considera que presente una exclusividad, Generándose en la administración Municipal una falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales.

Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

No se encontró el acto administrativo de la justificación de la contratación directa, tal como lo regula el Artículo 2.2.1.2.1.4.1, sobre del acto administrativo de justificación de la contratación directa. La Entidad Estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 25-SVIV-49 Luis Emiro García.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que de acuerdo con lo establecido en el artículo 77 del Decreto 2474 de 2008, no se requiere acto de justificación para este tipo de contratos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal no allega el acto administrativo de la justificación para contratar

bajo la modalidad de contratación directa, además la norma citada de la inobservancia decreto 2474 de 2008, determina el mismo procedimiento que el decreto 1082 de 2015, Generándose en la administración Municipal una falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos contractuales en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o

controversias judiciales. Por tal razón se confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

. CONTRATO DE SUMINISTROS No SDH-003



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CONTRATISTA: MAIRON ADOLFO PEINADO VEGA


Adquisición de pasajes de transporte para ida y regreso de los deportistas que van a participar en los XXI olimpiadas especiales Iberoamericanas FIDES 2015, a realizar en la ciudad de Bogotá del 06 al14 de junio del presente año.

TIPO DE CONTRATO Compraventa


FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 01 de Junio de 2015

VALOR $ 4.000.000

PLAZO: Pago total del valor del presupuesto.

ESTUDIOS PREVIOS: No se encuentra el estudio previo.

NÚMERO DE CDP: No. 0751 de 04 Mayo de 2015 $4.000.000

RUBRO PRESUPUESTAL: 236080209 Fortalecimiento Programa Población en Situación de Discapacidad.


28 de Mayo de 2015

PUBLICACIÓN SECOP: No se publicó en el SECOP




NUBIA ESTELA GONZALES PEREZ



ACTA DE INICIO: 01 de Junio de 2015, firmada por el contratista y el supervisor.



ACTA DE RECIBO FINAL: 05 de Junio de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 1401 de junio 05 de 2015.



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FACTURA DE VENTA: No presentan facturas.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 05 de Junio de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.


El proceso de contratación no se encuentra publicado en el SECOP como quiera que no cumplió con el principio de publicad (decreto 1510 de 2013 articulo 19).




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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal no allega a esta Departamental los soportes que demuestren la publicación en el SECOP, no dándole importancia al principio de la publicad, Generándose en la administración Municipal una falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos contractuales en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o

controversias judiciales. Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

La Administración Municipal no presenta los estudios previos de dicho proceso contractual, no tiene en cuenta lo normado en el artículo 84 del decreto 1510 de 213, Estudios previos para la contratación de mínima cuantía, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 26-SDH-003 Mairon Adolfo Peinado Vega.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos adjuntar los respectivos estudios previos del proceso de contratación de mínima cuantía número SDH MIN C 004-2015. (ANEXO N. 53)


La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes contentivos de los estudios previos, generándose cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación

y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

No se encuentra el informe correspondiente al supervisor del contrato, donde discrimine la ejecución al objeto del contrato, lo que demuestra que no realizo un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 26-SDH-003 Mairon Adolfo Peinado Vega.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos remitir el Informe de Supervisión del Contrato SDH 003, al igual que el registro fotográfico de la ejecución del mismo. ANEXO N. 54



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La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes contentivos del informe del supervisor, así como el registro fotográfico. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

CONTRATO DE SUMINISTROS No SGOB-092

CONTRATISTA: ANGEL GUSTAVO ZULUAGA ALZATE Y/O PROMOCIONES EL PAISA


Adquisición De Kit Alimentario Y No Alimentario A Población Victima Del Conflicto Armado Que Declaran Su Hecho Victimizante Ante El Ministerio Publico Articulo 63 Ley 1448 De 2011.



FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 02 de Octubre de 2015

VALOR $ 10.800.000

PLAZO: El término de ejecución contractual será de DOS (2) MESES, y/o hasta agotar el valor contratado

ESTUDIOS PREVIOS: No se encontró los estudios previos.

NÚMERO DE CDP: No. 1173 de 18 de Agostos de 2015 $10.800.000

RUBRO PRESUPUESTAL: 236080501 Atención reparación víctimas del conflicto Armado ley 1448 de 2011.


30 de Septiembre de 2015

PUBLICACIÓN SECOP:

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 30 de Septiembre de 2015



JOSE ALEXANDER SANTIAGO DURAN - Profesional Universitario Del Área De Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario Y Promoción De Paz Y Coordinador Del Punto De Atención A Victimas De La Alcaldía De Ocaña

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1219 por $10.800.000, 02 de Octubre de 2015.



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ACTA DE INICIO: 02 de Octubre de 2015., firmada por el contratista y el supervisor.



ADICONALES DEL CONTRATO: Adicional en tiempo y valor

ACTA DE RECIBO FINAL: No se encontró..

COMPROBANTE DE EGRESO: No se pudo confirmar el Cumplimiento Deducciones Ley

FACTURA DE VENTA: No. 0269, 0270 por $9.600.000 del 03 de Noviembre de 2015 pago de acta parcial.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 23 de Diciembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.


No se pudo confirmar el Cumplimiento Deducciones Ley, puesto que el Municipio no allega al grupo auditor los comprobantes de egresos de los respectivos giros a la ejecución del contrato.


En respuesta a esta observación, se adjunta copia de los comprobantes de egreso número 3013 y 3718 correspondientes al pago del Contrato de Suministro N° SGOB 092 DE 2015, para que se verifique el cumplimiento de los descuentos de Ley. (ANEXO N. 55)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes correspondientes a los comprobantes de egresos. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.



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Las marcas de los Kit alimentario y no alimentario presentados en la propuesta por el oferente ganador, no tienen registrada la marca, imposibilitando de esta manera la exigencia de la garantía del producto, y el origen del producto ofrecido, tal como lo define el artículo 3 decreto 1510 de 2013. En los estudios previos no previenen tampoco las fechas de vencimiento de los productos perecederos.


En cuanto a la observación de las marcas de los productos que se adquieren en este proceso contractual, cuyo objeto es la adquisición DE KIT ALIMENTARIO Y NO ALIMENTARIO A POBLACIÓN VICTIMA DEL CONFLICTO ARMADO QUE DECLARAN SU HECHO VICTIMIZANTE ANTE EL MINISTERIO PUBLICO, ARTICULO 63 LEY 1448 DE 2011; debe tenerse en cuenta que los elementos adquiridos en su gran mayoría corresponden a alimentos tales como granos, harinas, huevos, entre otros. Productos que el proveedor los adquiere directamente a los productores en el mercado, lo cual imposibilita que la propuesta presente marcas reconocidas; también es importante resaltar que en la invitación publica se establece que los productos que se adquieren deben ser de procedencia nacional o legalmente importados que cumplan con las características ofertadas por la entidad. Además durante las entregas de estos elementos no se presentó ninguna queja o devolución de parte de los beneficiarios.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración tiene la razón cuando se refiere a que los elementos adquiridos en su gran mayoría corresponden a alimentos tales como granos, harinas, huevos, entre otros, pero también es cierta la existencia de productos no perecederos que requerían de marca y fecha de vencimiento, determinando la calidad del producto situación que no se dio en el contrato, pues ante cualquier eventualidad no se podría reclamar al proveedor su devolución por la falta de calidad en el producto. La administración no puede esperar a que surjan quejas para tomar las acciones correctivas, generando a la Administración Municipal la falta de control al recibo de los

productos. Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

No se encuentra la justificación de los adicionales en tiempo y valor por parte del supervisor y tampoco el visto bueno de este para legalizar el adicional.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta oficio N° 200-201-195 de fecha 3 de diciembre de 2015 firmado por el Dr. Alexander Santiago Duran como supervisor del Contrato N° SGOB 092 DE 2015, donde solicita la realización del adicional al contrato en mención y su justificación. (ANEXO N. 56)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal de Ocaña, allega extemporáneamente los soportes correspondientes a justificación de los adicionales en tiempo y valor por parte del supervisor. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita

futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

No se encontró los estudios previos, por la cual no se pudo determinar el cumplimiento del contenido del Artículo 2.2.12.1.5.1 Estudios previos para la contratación de mínima cuantía.


Los estudios previos del proceso en mención fueron escaneados y se encuentran del folio 2 al 8 del archivo PDF enviado inicialmente, sin embargo se envían nuevamente de manera física siete (7) folios. (ANEXO N. 57)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal de Ocaña, allega los soportes correspondientes a los estudios previos. El Municipio al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y

evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

A la existencia de un informe del supervisor que no discrimina el consumo por cada ítem del contrato entregada a las diferentes víctimas del conflicto armado, se hace imposible a esta Departamental conocer por completo las personas reconocidas como en su condición de victimas las cuales tenían derecho a cada kit alimentario y no alimentario, por lo que se colige que no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83), Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.



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Se adjuntan en archivo PDF, las actas de entrega de los kit alimentarios entregados a las víctimas del conflicto armado con el respectivo soporte para su verificación. (ANEXO N. 58)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal Allega las actas de entrega a las diferentes víctimas del conflicto armado, pero no allega soporte correspondiente al informe del supervisor donde se discrimina la forma como se ejecutó el contrato y cuál fue el destino final de cada elemento correspondiente al suministro, Generándose en la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer

el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se valida el hallazgo ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

CONTRATO DE SUMINISTROS No SVIV-093

CONTRATISTA: JUAN CARLOS PEINADO PEINADO

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro De Materiales De Construcción Para La Recuperación De Viviendas Afectadas Por La Ola Invernal 2015 En El Municipio De Ocaña



FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 19 de Noviembre de 2015

VALOR $ 15.787.875

PLAZO: Ocho días (08)Hasta agotar la partida presupuestal

ESTUDIOS PREVIOS: 12 de Noviembre de 2015

NÚMERO DE CDP: No. 1410 de 03 Noviembre de 2015 $15.787.875

RUBRO PRESUPUESTAL:

236020305 adquisición de predios para la construcción mantenimiento y mejoramiento de vivienda mejoramientos de la malla vial urbana del municipio de Ocaña

PUBLICACIÓN SECOP: Publicación en el SECOP

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 13 de Noviembre de 2015



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CRISTIAN CASTRO MARTINEZ Profesional Universitario área de VIVIENDA.

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 1528 por $15.787.875, 19 de Noviembre de 2015.


ACTA DE INICIO: 19 de Noviembre de 2015, firmada por el contratista, contratante y el supervisor.


CERTIFICACION DE EJECUCION: No se encontró

ACTA DE RECIBO FINAL: 26 de Noviembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 3694 del 28 diciembre de 2015.

FACTURA DE VENTA: No.010 SVIV por $ por $15.787.875del 26 de Noviembre de 2015

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 26 de Noviembre de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.


No se pudo verificar los códigos CIIU para determinar la actividad propia de su negocio, puesto que la cámara de comercio no es legible.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Dentro del archivo enviado en los folios No 16,17 se encuentra la resolución la Cámara de Comercio en donde se evidencia la Actividad 4752 Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados. Es de aclarar, que debido a que los mecanismos electrónicos (Escáner) que posee la administración municipal no cuentan con opciones para mejorar la calidad de la información enviada anteriormente, es por esta razón que nos permitimos adjuntar de nuevo la información solicitada. Se adjunta copia legible de la Cámara de Comercio. (ANEXO N. 59)



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La Administración Municipal Allega copia legible del certificado de la matricula mercantil determinándose que efectivamente contiene y desarrolla la actividad denominada Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados, El Municipio al cumplir con estos procedimientos fortalece el

proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA.

Las actas de entrega de materiales a cada beneficiario no tienen registrada la fecha del recibido, dejándose abierta y no limitando se reutilización en periodos posteriores.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD De acuerdo con esta observación, nos permitimos manifestar que debido a un error involuntario de quien desarrolla las labores de entrega y supervisión, no registró la fecha de entrega de los materiales a cada uno de los beneficiarios; pero en el informe de supervisión realizado por el funcionario encargado, el cual se encuentra dentro de los archivos físicos de la secretaria, en los folios 33 al 44 más específicamente dentro de los folios 41 al 44 se relacionan a cada uno de los beneficiarios. Así mismo, es de resaltar que a cada uno de ellos se les exigió anexar el recibo del pago de los impuestos de la vigencia 2015, lo que evidencia que no podrían ser utilizadas estas actas con los mismos beneficiaros en otro periodos, como se hace referencia. (ANEXO N. 60)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Administración Municipal allega un informe de supervisión solo relacionando la entrega de los materiales, pero tampoco registra la fecha de entrega de los materiales a cada uno de los beneficiarios, Generándose desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones

y/o controversias judiciales. Por tal razón se confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO.

1.1.1.1.3 Consultoría u otros Contratos En la presente auditoria se analizaron 10 contratos de consultoría y otros por valor de $256.499.000



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CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ALQUILER DE SVIV 38 DE 2015



Número de Contrato SVIV 038

Cuantía Definitiva del Contrato

$17.880.000

CONTRATISTA MAURICIO MANZANO MONROY



Objeto del Contrato ALQUILER DE MAQUINARIA PARA LA REMOCION DE DERRUMBES EN EL SECTOR URBANO DEL MUNICIPIO DE OCAÑA

Fecha y Hora de Apertura del Proceso

24-03-2015 05:30 p.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso

25-03-2015 05:30 p.m.

Fecha de Firma del Contrato

27-03-2015

Fecha de Inicio de Ejecución del contrato

27-03-2015


30 Días


Estudios Previos: Marzo 24 de 2015

Pliego de Condiciones: Marzo 24 de 2015

Número de CDP: 0413 del 20 de Febrero de 2015

Rubro Presupuestal: 236040201 Mejoramiento de la Malla vial del Municipio de Ocaña

Acta de cierre de Propuestas: Marzo 25 de 2015

Informe de evaluación de propuestas: Marzo 25 de 2015

Designación del Supervisor: Profesional Universitario del Área de Vías

Registro Presupuestal: No 0469 del 27 de Marzo de 2015

Póliza No.

Acta de Inicio: Abril 6 de 2015

Plazo: 30 días



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Acta de liquidación. Abril 20 de 2015

Comprobante de Egreso No. 0863 del 24 de Abril de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Mínima cuantía Ley 1150 de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida del Ingeniero - Copia de la cedula de Ciudadanía - Copia de la Tarjeta Profesional de ingeniero civil - Registro único de proponentes Cama de comercio: de fecha Enero 15 de 2015 - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 24 de Marzo de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 24 de Marzo de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 24 de Marzo de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.



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Se observa que el acta de inicio de este contrato fue de fecha 27 de Marzo en un plazo de ejecución de 30 días, fecha de liquidación del contrato de fecha Abril 20 de 2015. 48. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

Se observa que con fecha Marzo 23 del 2015 se creó el proceso No. SVIV 016 DE 2015, y su estado es convocado, cuyo objeto es el mismo al que hace referencia el contrato radicado con el No. 38 de 2015 y que corresponde a la fecha de suscripción del 27 de Marzo de 2015.

Revisado la publicación de la contratación publicada en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que no existe en el mes de Marzo otro contrato que haga referencia a SVIC No. 38, por lo tanto posiblemente la administración Municipal creo el contrato No SVIV 016 DE 2015 y no subió los documentos que hicieran parte del mismo, sino que realizo el contrato con los mismos parámetros, pero radicado bajo el número 38 y consecuentemente no publicado en el SECOP. Entonces la administración Municipal debe aclarar la situación presentada respecto a este contrato, toda vez que no existe claridad respecto a cómo fue publicado este contrato para poder hacer el estudio de la trazabilidad del mismo.




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En lo referente a esta observación, nos permitimos comunicar que el proceso No. SVIV 016 DE 2015 fue creado el 23 de marzo del 2015, con fecha de cierre para entrega de ofertas por parte de los oferentes fue el día 25 de marzo del 2015, y la publicación de la evaluación se realizó el 26 de marzo; dando como resultado la suscripción del contrato No. 038 del 27 de marzo del 2015. Es de aclarar, que no son dos procesos, puesto que el proceso No. SVIV 016 da como resultado el contrato SVIV No. 038. Así mismo, es importante resaltar que por error involuntario en la plataforma tecnológica del SECOP no se modificó el estado, pero el proceso se culminó como a continuación se desarrolla en la siguiente observación administrativa.

La entidad está incumpliendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, toda vez que los documentos que conforman el proceso contractual debe estar debidamente publicada con el objeto de garantizar la participación de oferentes consecuente la selección objetiva del contratista de acuerdo a la propuesta que cumpa con el objeto de la contratación a realizar y de esta manera dar aplicabilidad al artículo 24 de la ley 80 respecto a la transparencia del proceso contractual

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las



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capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Revisados los descargos presentados, por parte de la entidad, no es aceptada, puesto que el hecho que bajo la publicación del contrato No SVIV 016 de 2016, se haya suscrito el contrato No SVIC No 38, situación irregular, puesto que si bien es cierto bajo la plataforma de publicación de este contrato no se adjudicó contratación alguna, debió declararse desierta dicha contratación y por lo tanto realizar otro publicación para otro contrato diferente que este caso hubiera correspondiendo al No SVIC No 38.

Por lo anterior no hubo transparencia en el proceso contratado, toda vez que no se dio la oportunidad a otros oferentes para que hubieran participado en la nueva publicación del contrato No 038, En ambas situaciones no realizo publicación alguna transgredió los principios Y que inspiran la contratación estatal, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015. Situación que se dará traslado disciplinario para lo de su competencia.

Se puede evidenciar que estas inconsistencias ocurren por fallas en el control del proceso contractual y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo que permitan identificar a tiempo estas debilidades. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente



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Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

49. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $17.880.000 Dentro del expediente contractual allegado por la administración no se evidencia el recibo a satisfacción de la comunidad beneficiada por cada uno de los sectores señalados dentro del informe de supervisión como fueron Mercedes parte baja, Landia, Cuesta blanca, Paralela rio chiquito, Juan XXIII y santa Ana. Solo se evidencia el registro fotográfico de dos sectores y no se identifica que sector es. Se evidencia en este contrato que teniendo en cuenta que la iniciación de la obra fue el día 06 de abril de 2015 y que la misma termina el 20 de abril de 2015, solo se trabajaron 15 días. Ahora bien, dentro del acta de recibo final de este contrato se pagaron 20 días a razón de $348.000 por día y solo trabajaron 15 días. Entonces la entidad pago 5 días demás que equivalen a $1.740.000. DESCARGOS DE LA ENTIDAD: En cuanto a esta observación, es importante resaltar que el Contrato de Prestación de Servicios de Alquiler número SVIV 38 de 2015, se refiere a un contrato de recolección de escombros, en donde el supervisor de dicho contrato, da fe del cumplimiento del objeto contractual, por lo que se adjunta el registro fotográfico de la ejecución del mismo (ANEXO No.61) CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA No se aceptan los descargos ya que la entidad no aporta el recibo a satisfacción de la comunidad beneficiada por cada uno de los sectores señalados dentro del informe de supervisión como fueron Mercedes parte baja, Landia, Cuesta blanca, Paralela rio chiquito, Juan XXIII y santa Ana; ni tampoco el registro fotográfico de cada uno de los sectores intervenidos. Además la entidad no dio respuesta a la observación realizada por esta contraloría donde Se evidencia que este contrato inicio en fecha 06 de abril de 2015 y termino el 20 de abril de 2015, indicando que solo se trabajaron 15 días de volqueta y no los 20 días que estaban contratados y que fueron pagados según acta de recibo final de fecha 20 de abril de 2015; Entonces la entidad pago 5 días demás que equivalen a $1.740.000. Y con relación a las 91 horas de maquinaria para la remoción del derrumbe, se deja consignado en este informe que si las volquetas trabajaron estas horas a razón de 8 horas por día se podría presumir que las mismas trabajaron aproximadamente 12 días.



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No hay evidencia del cumplimiento del objeto contractual por lo tanto se mantiene el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $17.880.000. CONTRATO DE COMPRAVENTA DE VEHICULO SMT -016 DEL 5 DE FEBRRO DE 2015


Tipo de Contrato Compraventa

Fecha y Hora de Apertura del Proceso

02-02-2015 04:30 p.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso

03-02-2015 04:30 p.m.


Información de los Contratos Asociados al Proceso

Número del Contrato No. SMT-016


Tipo de Terminación del Contrato

Normal

Objeto del Contrato

OBJETO DEL CONTRATO: COMPRA VENTA DE UN VEHICULO CLASE MOTOCICLETA CON LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA EL SERVICIO DE TRANSITO Y TRANSPORTE, CON CILINDRAJE DR 200 CENTIMETROS CUBICOS, MOTOR 4 TIEMPOS, MODELO 2015, SEGUN LO ESTIPULADO EN EL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO SUSCRITO ENTRE LA POLICIA NACIONAL Y EL MUNICIPIO DE OCAÑA.



Establecimiento Comercial QUINN’S SEGURIDAD ELECTRONICA

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. Nit. No. 37.315.826-4

Dirección Física del Contratista Calle 9 No. 35-147 Primavera Real




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ANA CECILIA VEGA BAYONA



05 de febrero de 2015


5 Días

Fecha de Terminación del Contrato


Fecha de Liquidación del Contrato






Invitación: Febrero 2 de 2015

Resolución de apertura:

Acta de cierre de Propuestas: Febrero 3 de 2015

Informe de evaluación de propuestas: Febrero 3 de 2015

Designación del Supervisor: Coordinador del área Operativa de Movilidad y Tránsito del Municipio de OCAÑA

Registro Presupuestal. No 0290 del 5 de Febrero de 2015

Acta de Terminación y liquidación: Febrero 11 de 2015 - Este contrato se celebró bajo la modalidad de Contratación Mínima Cuantía- Ley 1150

de 2007. - Presentación de la propuesta - Hoja de vida - Copia de la cedula de Ciudadanía - Rut - Certificados de antecedentes disciplinarios del 2 de Febrero de 2015 - Certificado de antecedentes fiscales del 2 de Febrero de 2015 - Certificado de antecedes Judiciales del 2 de Febrero de 2015 - Certificado de paz y saldo en pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

Este contrato de compraventa se fundamentó en que el Municipio de Ocaña , en procura de brindar a los ciudadanos una mayor comodidad y la garantía de una movilidad más segura,



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además que se cumplan con las normas de tránsito contempladas en la Ley 769 de 2002 “ Código Nacional de Transito”, requiere realizar controles y operativos, campañas de Seguridad Vial, encaminadas a disminuir la accidentalidad, concientizar a la ciudadanía sobre el respeto y acatamiento de las normas de tránsito, especialmente la Ley 1696 de 19 de Diciembre de 2013, “ Conducir bajo el influjo del alcohol o bajo efectos de sustancias psicoactivas” y regular el flujo vehicular para proteger el derecho a la vida y la movilidad, y dado que la Secretaria de Transito y Movilidad, tiene la responsabilidad de llevar cabo estas actividades y dar cumplimiento al Convenio Interadministrativo Suscrito con La Policía Nacional, se hace necesario contratar los servicios de una persona natural o Jurídica que suministre el vehículo clase Motocicleta con destino a la Policía Nacional, para lo cual se tienen los recurso financieros de dicha inversión. En este contrato no fue cubierto con póliza alguna, toda vez que esta contratación es de mínima cuantía y por lo tanto de acuerdo al artículo 87 del Decreto 15 10 de 2013, no requiere póliza Se observa el acta de ingreso a almacén, así como la salida y recibido de la motocicleta y tarjeta de propiedad a nombre de POLICIA NACIONAL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER 50. OBSERVACION ADMINISTRATIVA Se observa que en la publicación de Secop, los documentos adjuntados no cuentan con las firmas respectivas de quienes intervienen en la relación contractual, Se evidencia que la publicación de la invitación data desde el 2 de Febrero de 2015 al 3 de Febrero de 2015 a las 16:30 horas, y el plazo para presentación de observaciones, adenda se hace en el mismo día, esto es el 3 de Febrero a las 10:30 horas, luego no se concibe a qué horas se puedan presentar dichas observaciones o adendas según el caso, pues la publicación se termina el 3 de Febrero a las 5: 30 y a las 10:30 horas antes debe presentar los demás documentos, situación ilógica y no consecuente con la realidad, lo que hace prever que posiblemente se está violando el artículo 24 de la Ley 80, toda vez que no se evidencia que el proceso, hubiera oportunidad para que otros oferentes presentaran sus propuestas y por lo tanto no dando aplicación al principio de publicidad y transparencia que debe se echa de menos el principio de trasparencia para adjudicar este contrato. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Los documentos relacionados con el proceso contractual SMT-016, que se encuentran Publicados en el SECOP, en su parte final cuenta con la anotación ORIGINAL FIRMADO. De lo cual se desprende que los documentos que reposan en el archivo físico de la Secretaria de Movilidad y Transito, específicamente en la carpeta del proceso contractual, son los originales y que además cuenta con las firmas de los intervinientes. De igual forma se realizó una revisión minuciosa de todos los archivos físicos que reposan en la carpeta del proceso contractual, y se



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pudo constatar que los documentos cuentan con las firmas correspondientes y se ajustaron al cronograma estipulado. (ANEXO N. 62) De igual manera, debe traerse a colación lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, cual prevé lo relacionado con la transparencia en contratación de mínima cuantía, al señalar lo siguiente. “La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas; b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal”. Bajo esas consideraciones, verificado el cronograma de la invitación del proceso contractual que aquí se analiza, se puede constar que contrario a lo señalado en las observaciones se dio cumplimiento a lo establecido en la Ley, si se tiene en cuenta que la publicación a la invitación se hizo por un término no inferior a un día hábil (02-02-15 desde las 16:30 horas a 03-02-15 hasta las 16:30 horas), no solo cumpliendo con dicho protocolo, sino además garantizando efectivamente el derecho de contradicción al dar oportunidad para la presentación de las observaciones que se consideraran pertinentes. De igual manera, no puede pasarse por alto que conforme lo ha establecido la Legislación Colombiana la contratación de Mínima Cuantía se tramita bajo un procedimiento sencillo y rápido, como una modalidad que no tiene mayores formalidades sino las previstas en las misma Ley, exigiéndose solo que la entidad contratante se ajuste al protocolo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, lo cual claramente se cumplió en el presente asunto, pues se reitera -la invitación fue publicada dentro del término establecido, es decir, durante un día hábil, aunado a que se otorgó un término para la presentación de las observaciones como garante no solo de los principios de publicidad y transparencia, sino también el de contradicción, y solo concluido lo anterior, diera lugar al cierre adecuado de la convocatoria; conllevando a que los posibles oferentes tuvieran la oportunidad legal establecida para cumplir con los protocolos y trámites necesarios para presentar su propuesta si así lo quisieran. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Una vez revisados los documentos que contienen el anexo No. 62, y dando aplicación al principio de buena fe en las actuaciones de la autoridad pública, Alcaldía Municipal de Ocaña, se aceptan los descargos y se desvirtúa al Hallazgo Administrativo



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51. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCILINARIA Decreto 1510 de 2013, en su Artículo 19. Publicidad en el SECOP. “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición; y en el Art. 3 del mismo decreto nos enuncia lo siguiente: documentos del proceso son a) Estudios y documentos previos; b) El aviso de convocatoria; c) los pliegos de condiciones o la invitación; d) las adendas; e) la oferta (adjudicataria); f) el informe de evaluación; g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el proceso de contratación. Se observa que no concuerda las fechas de los documentos subidos al SECOP con los que aparecen físicamente y sin firmas, toda vez que el acta de evaluación de la propuesta data de fecha Febrero 3 de 2015 y en el Registro en el SECOP aparece con fecha 28 de Agosto de 2015, la aceptación de la comunicación de aceptación de la oferta figura con fecha Febrero 3 de 2015 y en el registro del SECOP Agosto 28 de 2015, es decir cuando el contrato ya estaba finalizado y liquidado. De lo anterior se colige que la norma es clara a establecer 3 días para la publicación, la entidad pública de manera extemporánea, por lo tanto la entidad está contraviniendo de igual manera el numeral 1 del artículo 34 de la Ley No. 734 del 2002. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo referente a esta observación, nos permitimos indicar que en el año 2015 en el mes de Agosto, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, realizó la Auditoria a la Alcaldía del Municipio de Ocaña, presentándose unas observaciones administrativas, que estaban relacionadas con la violación del artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 que establece: “Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición…” Por lo tanto, se implementó un plan de Mejoramiento que previa aprobación de las dos entidades, consistía en garantizar las herramientas técnicas y el personal para cumplir en el menor tiempo posible la publicación de los documentos de los procesos faltantes. En el mismo mes de agosto del año 2015, la Secretaria de Movilidad y Transito, pudo hacer efectiva la publicación de todos los procesos contractuales, como es el caso del proceso SMT-016. De esta forma se cumplió a lo solicitado por la Contraloría General del Departamento, a través del plan de Mejoramiento y lo estipulado en la Norma.

De igual forma se realizó una revisión minuciosa de todos los archivos físicos que reposan en la carpeta del proceso contractual, y se pudo constatar que los documentos cuentan con las firmas



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correspondientes y se ajustaron al cronograma estipulado. Se adjunta documentos físicos debidamente firmados. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez analizados los descargos, se evidencia que la entidad acepta que no se haya publicado este contrato en el Secop en forma oportuna, esto es, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, en cual contenga los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos, de la misma manera en el artículo 223 del decreto ley 019 de 2012 establece que los contratos estatales sólo se publicarán en el SECOP, los requisitos son, entre otros, la existencia de las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales; los estudios de conveniencia del objeto a contratar; las autorizaciones y aprobaciones necesarias para la contratación; estudios, diseños y proyectos que sustenten el pliego de condiciones reservas y compromisos presupuestales, documentos que se echan de menos en el presente contrato

Vemos entonces que este contrato fue convocado el 2 de Febrero de 2015 y suscrito contrato con fecha Febrero 5 de 2015 y la creación en el Secop para su publicación, solo se realizó el 28 de Agosto de 2015, es decir cuando el contrato ya estaba finalizado y liquidado. De lo anterior se colige que la norma es clara a establecer 3 días para la publicación, la entidad pública de manera extemporánea, por lo tanto la entidad está contraviniendo lo estipulado en el artículo 19 de Decreto 1510 de 2013 y los principios que rigen la contratación estatal, de igual manera el numeral 1 del artículo 34 de la Ley No. 734 del 2002.

Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente

Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. Revisando la oferta del Costo de estas motocicletas se obtuvieron los siguientes valores Primera oferta analizada



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Suzuki Motor de Colombia S.A. “se reserva los derechos a cambios sin previo aviso, en equipos, especificaciones, colores, materiales, y otros; para aplicaciones en condiciones locales. Cada modelo podría ser descontinuado sin previo aviso. Por favor averigüe a su distribuidor local para detalles de algunos de esos cambios”. DR 200 Precio: $10.860.000 (modelo 2015) Vigente del 1 hasta el 29 de febrero de 2016. Fuente de información Suzuki página de internet Segunda oferta: ( oferta con las mismas características de la moto adquirida en este contrato) Conoce la moto de marca Suzuki DR 200 SE distribuida en Colombia. Precio según revista motor agosto de 2015 de la moto suzuki DR 200: $ 11.590.000 Este artículo brinda información de la moto marca Suzuki dr 200, la ficha técnica detallada, galería de imágenes en la cual puedes compartir tus imágenes favoritas y por último videos del mismo. Todo esto para los amantes de las motocicletas. Características de la moto suzuki DR 200 Tipo: enduro Características de la moto DR 200 Motor monocilíndrico 200 c.c Encendido eléctrico (con el toque de un botón) Peso Liviano Chasis compacto Diseño ergonómico Tanque de combustible de 13 L. Farola de batería de12 V Tablero Ficha técnica de la moto marca Suzuki DR 200 Las especificaciones técnicas son importantes para conocer las tecnologías aplicadas a la moto Suzuki Dr 200, y además esta información hace referencia al desempeño y calidad del mismo. Ficha técnica de la motocicleta marca Suzuki DR 200: MOTOR 4 Tiempos, refrigerado por aire S.O.H.C SISTEMA DE ENCENDIDO DIGITAL / CDI NUMERO DE CILINDROS 1 CILINDRADA COMERCIAL 200 cc DIAMETRO X CARRERA 66 mm x 58.2 mm RELACION DE COMPRESION 9.4:1 CARBURADOR MIKUNI BST31SS FILTRO DE AIRE Elemento Espuma De Poliuretano SISTEMA DE ARRANQUE Automático por motor de arranque POTENCIA MAXIMA 20.27 HP a 8.500 RPM



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TRANSMISION 5 velocidades de engranaje constante LONGITUD TOTAL 2,150 mm ANCHO TOTAL 805 mm ALTURA TOTAL 1,185 mm DISTANCIA ENTRE EJES 1,405 mm DISTANCIA MINIMA AL SUELO 260 mm PESO 113 kg SUSPENSION DELANTERA Horquilla Telescópica, amortiguada por aceite TRASERA Mono amortiguada, amortiguador de aceite con precarga del resorte completamente ajustable FRENOS DELANTERO Disco TRASERO Tambor RUEDAS DELANTERA 70/100 – 21 44P TRASERA 100/90 – 18 56P TORQUE MAXIMO 1.85 K g.m. a 7.000 RPM DEPOSITO DE GASOLINA 13 Litros RESERVA 2.5 Litros ACEITE DE TRANSMISIÓN 850 CC COLORES DISPONIBLES Azul viscaya, Negro Fuente: http://tecnoautos.com/motos/suzuki/suzuki-dr-200-se/ Tercera oferta: zuzuki Motor de Colombia S.A. se reserva los derechos a cambios sin previo aviso, en equipos, especificaciones, colores, materiales, y otros; para aplicaciones en condiciones locales. Cada modelo podría ser descontinuado sin previo aviso. Por favor averigüe a su distribuidor local para detalles de algunos de esos cambios. DRX Precio: $11.700.000 (modelo 2016) Vigente del 1 hasta el 29 de febrero de 2016. Descripción Especificaciones técnicas Influenciada por el alto rendimiento y estilo de la serie Suzuki RM-Z, con un nuevo sillín y tanque de gasolina la DR-X mejora su aspecto e incrementa la comodidad para el conductor. Su nuevo diseño se integra con mayor naturalidad en el rediseñado tanque de gasolina, permitiendo más libertad de movimiento del conductor en la silla, incrementa el confort para viajes largos y mucho más control en las curvas en terreno destapado. Este diseño ergonómico también hace que la DR-X se ajuste mejor a una cantidad mayor de tipos de conductor. Confiabilidad por kilómetros

http://tecnoautos.com/motos/suzuki/suzuki-dr-200-se/

http://www.suzuki.com.co/motocicletas/enduro/drx-54111#tabs-1

http://www.suzuki.com.co/motocicletas/enduro/drx-54111#tabs-2



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La DR-X 199 cm3 de un solo cilindro refrigerada por aire y un motor cuatro tiempos provee la cantidad correcta de torque y caballos de fuerza para su manejo. El viaje podría ser un muy largo, pero gracias a su economía la DR-X puede dar un rendimiento de hasta 105.6 km por galón. Con un peso de 113 kg, la DR-X no necesita una tonelada de poder. Lo que necesita y lo que da es un torque suficiente para terrenos destapados. Y una fuerza suficiente para otros tipos de terrenos como ciudad. El cilindro está elaborado con los mismos compuestos electroquímicos (SCEM) *2 que balancea perfectamente la fuerza del motor y su peso liviano. Botón Para Arrancar Sistema de arranque eléctrico con pulso de botón impulsado por batería de 12 voltios. Frenado seguro El disco delantero y campana trasera en la DR-X proveen el desempeño de frenado seguro y confiable que usted necesita, tanto en condiciones de ciudad como en campo abierto. Lista para ciudad y campo abierto. Las llantas delanteras y traseras están diseñadas para un manejo suave tanto en ciudad como en campo abierto. Construida pensando en el confort y viajes largos. Con sus 12.5 litros – 3 galones, la nueva DR-X tiene un almacenamiento de combustible suficiente como para viajar aproximadamente 550 km.* Con esta capacidad de almacenamiento el cliente estará satisfecho de no tener que realizar paradas muy seguidas no importa si es carretera destapada o ciudad. La DR - X cuenta con tapas laterales y un tanque rediseñados - junto con el sillín - para proveer una conducción más cómoda y mejorar la libertad de movimientos mientras se conduce. * El rendimiento de consumo de combustible puede variar dependiendo de como conduzca y el estado en que se encuentre su vehículo, depende también de las condiciones del camino, presión del aire en las llantas, estado de los frenos, accesorios, carga, peso del conductor y pasajero, entre otros factores 52. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $6.000.000

Por lo anterior y una vez analizados las ofertas del mercado consultados en internet los precios de esta MOTOCICLETA, oscilan entre 10.000.000 a 12.000.00, luego no encuentra esta auditoría, razón justificable que el precio de esta motocicleta sea aumentada en su valor comercial, en por lo menos $ 6.000.000.oo, por lo tanto existe un posible sobre costo en la



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adquisición de esta Motocicleta, en primer lugar porque en el proceso precontractual no se dio la oportunidad para que otros oferentes presentaran propuestas para la adquisición de esta Motocicleta, situación que la administración Municipal en la planeación de este contrato debió tener en cuenta , que en cumplimiento del deber legal impuesto, han debido ser analizados y estudiados por la Administración de manera previa a la iniciación del proceso de selección y contratación y en segundo lugar porque no coinciden el valor con los consultados por la ofertas publicadas por los distribuidores de estos vehículos automotores DESCARGOS DE LA ENTIDAD El Municipio de Ocaña suscribió un Convenio Interadministrativo con la Policía Nacional, que en su cláusula tercera establece que es obligación del Municipio de Ocaña entregar a la Policía Nacional una Motocicleta nueva con las especificaciones técnicas para el servicio de tránsito y transporte, con cilindraje 200 cms, con motor 4 tiempos. De lo cual se crea la necesidad de contratar los servicios de una persona natural o jurídica que suministre el vehículo clase Motocicleta con destino a la Policía Nacional, se garantizaron los recursos financieros de inversión. La consulta de precios de los artículos, se soportan en el análisis de los precios del mercado local, y los precios históricos, teniendo en cuenta que las especificaciones técnicas, finalmente, marcan los topes del mercado. Con fundamento en todo lo anterior y debido a que la contratación que se pretende realizar corresponde al proceso de selección de Mínima Cuantía, por lo tanto, se procedió a realizar el estudio del sector y los estudios previos, con fundamento en lo consagrado en el Numeral 5º del Artículo 2 de la ley 1150 de 2007, artículo 94 de la ley 1474 de Julio 12 de 2011, Artículos 84, 85 y 87 del Decreto No 1510 de 2013 y Manual de la modalidad de Selección de mínima Cuantía Expedido por Colombia Compra Eficiente. Se identificó los distribuidores autorizados de la región, que ofrecen las motocicletas de las especificaciones técnicas solicitadas, con el objetivo de consulta del valor comercial de la misma, los cuales manifestaron que ellos como distribuidores autorizados de las marcas comerciales que tienen agencia en esta ciudad, son los únicos que se pueden presentar a ofertar en el municipio, por tener el domicilio en la jurisdicción, lo cual era producto de una política empresarial. Pero que no les interesa ofertar en el municipio de Ocaña, debido al incremento de los costos organizacionales, posibles demoras en los pagos, no se justifica la inscripción al registro único de proponentes, toda vez que solo venderían una moto al municipio, en un periodo de tiempo prolongado, que podría superar los dos años. Entre otras cosas. Si bien es cierto que el valor al público de la motocicleta podría ser menor, tal como consta en la cotización virtual dirigida a particulares, referenciada en el informe preliminar, también es cierto que el público en el momento de la compra de la motocicleta, no asume unos gastos adicionales que se generan dentro de las relaciones contractuales con entidades estatales.



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En el análisis del sector se dedujo que los distribuidores autorizados de la región no están interesados en celebrar contratos con entidades estatales, tal como es el Municipio de Ocaña. Por lo tanto no han hecho la inscripción al registro Único de Proponentes, aunado a que el estudio del sector reflejo que el presupuesto oficial para atender los costos relacionados con la ejecución del contrato auditado, tiene un valor más alto que el valor comercial de venta al público de un vehículo de las mismas características, debido que se debe incorporar otros valores que se encuentran inmersos en la ejecución presupuestal y que no han sido tenido en cuenta. De los cuales procedemos a mencionar los más representativos. • Impuestos municipales de rodamiento.

• Seguro obligatorio de accidente de transito

• Matricula inicial de la motocicleta a nombre del comprador de la moto.

• Traspaso de matrícula a nombre de la Policía Nacional como Propietario.

• Impuesto sobre el valor agregado.

• Impuestos Departamentales de Rodamiento

• Estampilla pro-ancianos

• Estampilla pro-cultura

• Estampilla pro-deportes

• Rete IVA

• Rete ICA

• Estampillas pro desarrollo académico

• Estampilla Hospital Erasmo Meoz.

• Accesorios de la Motocicleta

• Emblemas de la Policía Nacional.

Teniendo en cuenta lo anterior, el valor de la ejecución presupuestal, se encuentra ajustado a la realidad económica, ya que se debe incorporar algunos costos que deben ser asumidos por el



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contratista y que no asumen los particulares, por lo tanto no se considera sobrecosto en la compra de la motocicleta. Bajo esa perspectiva, no puede pasarse por alto que los particulares en el momento de realizar una cotización o una compra de una motocicleta de forma directa con el distribuidor, no asume el valor de los ítems relacionados anteriormente, sumándose a lo anterior que el proceso precontractual y contractual se ajustó al cronograma, el cual cumple con el estipulado en la normatividad vigente, garantizando la participación de los demás oferentes, los cuales no manifestaron ningún tipo de interés sobre el mismo; contrato que se insiste- se ejecutó con respeto al buen manejo de los recursos públicos. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA

Una vez analizados los descargos al respecto, se observa que si bien es cierto el proveedor debe asumir unos gastos adicionales como son los descuentos, que correspondes a $ 1.924.150, y que por la posición geográfica de Ocaña, se adiciona un porcentaje de otros gastos y utilidades del 10% para un total de $ 2.000.000, adicionales representaría un valor de $ 4.000.000.oo, que sumados al valor del vehículo representaría un valor aproximado de $ 15.000.000 cifra superior a este valor calculado, aunado a lo anterior se obtuvo cotización por parte de la empresa SUZUKI, en la que indica que el precio de ese vehículo hasta el 31 de Diciembre de 2015 era de $ 10.860.000, incluido el IVA, situación que confirma el hallazgo administrativo pro valor de $ 3.000.0000, ya que la administración Municipal de Ocaña en la planeación de este contrato debió tener en cuenta los precios reales del mercado, que en cumplimiento del deber legal impuesto, han debido ser analizados y estudiados por la Administración de manera previa a la iniciación del proceso de selección y Esta inconsistencia seguramente obedece a que los contratos se celebran con desconocimiento de esos análisis que debe efectuar la Administración antes de adjudicarlo, haciendo caso omiso de los precios y condiciones del mercado, y se pacta en él un valor que vulnere estas limitaciones, superando el promedio de costos de los bienes, objeto del contrato, no sólo se estará desconociendo el principio de la selección objetiva, por cuanto no se cumple la finalidad de seleccionar la oferta más favorable, sino que también se vulnerarán los derechos colectivos a la moralidad administrativa y el patrimonio público.

- Con la falta de estudios del mercado, se genera consecuentemente los sobrecostos, se vulneran los principios de eficiencia y economía, Así mismo lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993, el cual dispone que la selección del contratista será objetiva y que se debe tener en cuenta el ofrecimiento más favorable, entre otros factores el del precio, se aprecia que no se indagó lo suficiente en relación con el precio y por ende, se presentó un sobrecosto en el precio de los bienes suministrados.



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Por lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMISNISTRATIVO CON INCIDENCIA FISCAL POR $ 3.000.000.

Número del Contrato STM 020



Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE VALLAS METALICAS PARA CIERRES PREVENTIVOS DE VIAS, DE 2 METROS DE ALTO POR 1 METRO DE ANCHO, ESTRUCTURA EN TUBERIA CUADRADA DE PULGADA Y MEDIA, CALIBRE 20, CON BANDEJAS EN LAMINA CALIBRE 20, PINTADAS DE COLOR VERDE CON BLANCO CON PINTURA ACRILICA Y LOGOTIPO IMPRESO A FULL COLOR, CON DESTINO A LA SECRETARIA DE MOVILIDAD Y TRANSITO DEL MUNICIPIO DE OCAÑA, NORTE DE SANTANDER


Nombre o Razón Social del Contratista IMPRESOS EL SOL

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 88278216-8

Dirección Física del Contratista Calle 12 Nº 21-22


NAID QUINTERO ROJAS

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 88278216


Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 13 de marzo de 2015


Fecha de Terminación del Contrato 26 de marzo de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 26 de marzo de 2015

Contrato de suministro de mínima cuantía



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Se adjunta

Estudios previos de febrero 27 de 2015

Invitación de marzo 10 de 2015

Disponibilidad Presupuestal No. 421 de febrero 27 de 2015 por valor de $18.000.000 rubro que se afecta 236130301 “implementación del programa integral de movilidad en el municipio”

Acta de cierre con fecha 11 de marzo de 2015 y la cual fue publicada en el secop el 13 de marzo d 2015 a las 3:24 P.M

Informe de evaluación de la ofertas con fecha 13 de marzo de 2015 y es publicada en el secop el 13 de marzo a las 3:24 P.M.

Acta de inicio de fecha 13 de marzo de 2015. Y publicad en el secop el 28 de agosto del 2015 a las 5:59 P.M.

Registro presupuestal RP 0426 de marzo 13 de 2015

Contrato de fecha 13 de marzo de 2015 y el cual es publicado en el secop el 18 de marzo del 2015 a las 6:26 P.M.

Factura de marzo 26 de 2015

Resolución 149 de marzo 27 de 2015 se ordena un pago por $18.000.000

Se adjunta estampilla Pro hospital por valor de $310.300

Acta de salida de fecha 26 de marzo de 2015 firmada por el jefe área almacén y el secretario de movilidad y tránsito

Acta de entrada al almacén de fecha 26 de marzo de 2015 firmada por el jefe del área de almacén y el contratista.

Certificación de cumplimiento por parte del supervisor con fecha 26 de marzo de 2015

Registro fotográfico de algunas vallas.

Acta de terminación y liquidación con fecha 26 de marzo del 2015.

Se adjunta otra factura de cotización de otro distribuidor por valor de $18.500.000 al igual que una cotización de contratista por valor de $17.500.000


Se adjunta otra factura de cotización de otro distribuidor por valor de $18.500.000 al igual que una cotización de contratista por valor de $17.500.000. La administración debe explicar, el hecho que el contratista presenta una cotización al municipio por un valor menos ($17.500.000), pero se adjunta otra por mayor valor dentro de la propuesta por valor de $18.000.000.


Teniendo en cuenta esta observación, nos permitimos manifestar las siguientes consideraciones.



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La Secretaría de Movilidad y Tránsito, en la obligación de brindar a los ciudadanos una mayor comodidad y la garantía de una movilidad más segura; coordinó y acompañó los diferentes eventos y actividades religiosas, culturales, artísticas y de turismo que se programaron en el Municipio de Ocaña. Además con el objetivo de que se cumpliera con las normas de tránsito contempladas en la Ley 769 de 2002 “Código Nacional de Tránsito” todo ello encaminado a brindar a la ciudadanía seguridad en sus desplazamientos, una mejor señalización para disminuir la accidentalidad, utilización de las vías alternas y regular el flujo vehicular para proteger el derecho a la vida y la movilidad; avizorándose la necesidad de contratar el suministro de vallas metálicas para cierres preventivos de vías de 2 metros de ancho por un metro de alto, estructura en tubería cuadrada de pulgada y media, calibre 20, con bandejas en lamina calibre 20, pintadas de color verde con blanco con pintura acrílica y logotipo impreso. Consecuentemente se elaboró el estudio del sector con fundamento en lo consagrado en los Artículos 84, 85 y 87 del Decreto No. 1510 de 2013 y Manual – Guía para la elaboración de estudios del sector Expedido por Colombia Compra Eficiente. Se solicitó información a proveedores de estos servicios, con el fin de establecer el valor del contrato en el mercado, en donde el proveedor 1 aportó una cotización de $17.500.000 por las 50 vallas, como se afirma en el Informe preliminar de auditoria en el hecho observado No. 53. Después de realizar el análisis económico de cada una de las cotizaciones allegadas que cumplieron con las especificaciones técnicas exigidas, el estudio de mercado, concluyó que el valor estimado para la contratación es de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS CMTE. ($18.000.000.00), el cual es el promedio de la dos cotizaciones. El estudio del sector y los estudios previos, se realizaron con fundamento en lo consagrado en el Numeral 5º del Artículo 2 de la ley 1150 de 2007, artículo 94 de la ley 1474 de Julio 12 de 2011, Artículos 84, 85 y 87 del Decreto No 1510 de 2013 y Manual de la modalidad de Selección de mínima Cuantía Expedido por Colombia Compra Eficiente. La Secretaria de Movilidad y Transito al analizar los aspectos generales del mercado, estimo que el valor del contrato es de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS CMTE. ($18.000.000.00) que resulta del promedio de aritmético de las dos cotizaciones aportadas en la elaboración del estudio del sector, en esta etapa del proceso se solicitaron cotizaciones, que simplemente es un documento que informa y estima el valor



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de un producto, en un periodo de tiempo determinado. Al calcularse el valor estimado del contrato, se genera la información oficial y referente mediante el cual los posibles oferentes se soportan para decidir si presentan su oferta económica. Un criterio utilizado para la toma de decisión es la racionalidad del ser humano, que se define como. “La racionalidad es la capacidad que permite pensar, evaluar, entender y actuar de acuerdo a ciertos principios de optimidad y consistencia, para satisfacer algún objetivo o finalidad”. Que en el caso de estudio, la Secretaria de Movilidad y Transito Presume, que el proveedor No.1 considero presentar su propuesta basado en la maximización de utilidad y rentabilidad. Situación que es difícil de determinar, teniendo en cuenta que la construcción de las propuestas económicas a pesar de tener un protocolo establecido, también se aplican criterios subjetivos. Si bien es cierto que la Secretaria de Movilidad elaboró el estudio del sector en base de la normatividad legal y soportada en una información entregada por proveedores que cuentan con la capacidad de responder a las necesidades técnicas específicas solicitadas, también es cierto que la cotización inicial que tiene por objetivo el análisis de mercado y de precios, no genera fuerza vinculante sobre el proveedor en el momento de presentar su propuesta. Ya que la misma sucede en un momento del proceso de contratación diferente, y que la presentación de la oferta o la propuesta, obedece a criterios subjetivos del proveedor que son ajenos a la voluntad de la Secretaria de Movilidad y Tránsito. Como el proveedor pudo incrementar el valor de la oferta en comparación a la cotización inicial, de igual forma lo podría reducir, ya que hasta ese momento del proceso la Secretaria de Movilidad y Transito únicamente funge como receptor de las propuestas, y no puede inducir en la voluntad y autonomía de los interesados en la construcción de sus respectivas propuestas, ya que como se mencionó anteriormente son criterios subjetivos e individuales.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez analizadas las dos propuestas se evidencia que el promedio aritmético de estas cotizaciones es de $ 17.750.000 y no de $ 18.000.00 como lo manifiesta la administración Municipal, por lo tanto si efectivamente la propuesta del municipio consistía en el análisis del mercado, el contrato no podía superar el valor de estas dos cotizaciones analizadas y estudiadas por el Municipio según los descargos, al momento de realizar la contratación precitada, por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO 54. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA



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El cronograma presentado en los estudios previos, no cumple con el día hábil de la publicación de la invitación, lo mismo ocurre con el día hábil previsto para la presentación de la oferta, conforme lo señala el artículo 94 del decreto 1474 del 2011 literal a) y b) . Incumpliendo con el principio de transparencia.

Acta de cierre con fecha 11 de marzo de 2015 y la cual fue publicada en el secop el 13 de marzo d 2015 a las 3:24 P.M, incumpliendo con el artículo 94 del decreto 1474 del 2011. No se evidencia la modificación al cronograma.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos o manifestar las siguientes consideraciones. Es necesario traer a colación lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que prevé: “La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:



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a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas; b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal”. Atendiendo a la normatividad anterior, se puede evidenciar que verificado el cronograma del proceso contractual del asunto, se cumplió con los términos establecidos en la Ley, es decir, un día hábil para la publicación de la invitación, con lo que efectivamente se garantizó el respeto por los principios de publicidad y transparencia. Bajo esa perspectiva, se insiste que dada la modalidad de contratación en la que nos encontramos, no puede señalarse que se incumplió con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011; norma que al ser analizada con el cronograma establecido para este proceso, lleva a concluir que se cumplió con lo allí contenido, dando lugar a que los posibles oferentes tuvieran la oportunidad legal establecida para cumplir con los protocolo y trámites necesarios para presentar su propuesta si así lo quisieran, si se tiene encuentra que la publicación de la invitación se hizo durante un día hábil (10-03-15 desde las 15:00 horas a 11-03-15 hasta las 15:00 horas y además cumple con el tiempo estipulado en la norma para presentar la propuesta, con lo que se garantizó el principio de transparencia. De igual forma se debe aclarar que conforme lo establece la norma antes señalada, resulta necesario entrar a verificar el cronograma establecido para el caso en comento, en el que se puede colegir que efectivamente se indicó en forma oportuna la fecha legal para el cierre de la convocatoria pública, esto es, un día hábil siguiente a la invitación, es decir, el 11 de marzo de 2015 las 03:00 p.m. y si bien es cierto, el acta de cierre fue publicada el 13 de marzo de 2015, ello por sí solo no permite avizorar ninguna irregularidad cuando el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, regula las reglas de publicación en el Secop, al establecer: “ La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del



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presente decreto”, de lo que se observa que se cumplió con los protocolos establecidos para cumplir no solo con publicidad del acta de cierre de la convocatoria sino con la publicidad de todo el proceso. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA De acuerdo a los descargos presentados informa “que el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, regula las reglas de publicación en el Secop, al establecer: “ La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación, al respecto es pertinente indicar que los tres días consagrados aquí hacen referencia a la publicación de la oferta seleccionada no al proceso de la invitación publica que el legislador ha consagrado con el objeto de dar transparencia al proceso contractual y permitir que los oferentes que se encuentren en capacidad jurídica para contratar con la entidad presenten sus propuestas oportunamente para ser evaluadas , la cuales una vez estén seleccionadas y adjudicadas se publicara en “ dentro los tres días siguientes de acuerdo a lo contemplado en al artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, si no en vano sería haber creado una ley para incumplir los parámetros establecidos en dichos procesos, fundamento legal que hace que la convocatoria a cualquier proceso de contratación se haga exigible en la fecha establecida en la Ley, y vemos que el Municipio el día 13 de Marzo publico la convocatoria cuando el proceso inicio el 11 de Marzo, situación irregular que la administración deberá establecer correctivos inmediatez para evitar que en lo sucesivo ocurra estas inconsistencias que afectan la transparencia y legalidad del proceso contractual, por lo tanto se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Número del Contrato SE-33

Objeto del Contrato presentado en el SIA

“APOYO A LA GESTION PARA IDENTIFICAR LOS

FACTORES DE RIESGO EXISTENTES EN LA POBLACION ESTUDIANTIL DE LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA CON EL FIN DE PONER EN PRACTICA MEDIDAS DE CONTROL QUE MEJOREN SUS CONDICIONES ACADEMINAS Y DE SALUD. CON EL FIN DE CREAR ESTANDARES DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA QUE AYUDEN A EVITAR ACCIDENTES Y ENFERMEDADES EN EL ESTUDIANTE”

Objeto del Contrato presentado en los soportes del contrato allegado por la

administración municipal

“Aunar esfuerzos para apoyar la organización coordinación de los eventos culturales, artísticos y semana mayor y el desarrollo de la misma a



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realizarse el 27 de marzo al seis de abril del 2015 con miras al fortalecimiento de nuestros valores y costumbres. La idiosincrasia y religiosidad de nuestro municipio con la coordinación del área de cultura de la secretaría de educación, cultura y turismo municipal.”


Nombre o Razón Social del Contratista NANCY GARCIA PEREZ / FUNDACIÓN NANCY GRACIA PEREZ


NANCY GARCIA PEREZ



Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato marzo 25 del 2015

Prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de contratación directa Se adjunta

Disponibilidad Presupuestal No. 0605 de marzo 16 de 2015, por valor de $50.000.000, rubro que se afecta 2350112 “Apoyo festividades semana mayor”.

Estudios previos de marzo 16 de 2015

Oficio de marzo 18 del 2015 dirigido a la contratista que ejecutó las actividades en la vigencia 2014 para que presentara propuesta para la vigencia del 2015

Propuesta del contratista seleccionado.

Antecedentes Procuraduría de marzo 18 de 2015.

Antecedentes Fiscales de marzo 18 de 2015

Antecedentes judiciales de marzo 18 de 2015

RUT a nombre de la fundación Folclórica Nancy García Pérez

Cámara de comercio

Revisión y evaluación de la propuesta de marzo 18 de 2015

Acta de justificación de la contratación directa Resolución 067 de marzo 24 del 2015.

Contrato de prestación de servicios profesionales incompleto solo se adjunta un folio

Registro presupuestal RP 0473 de marzo 25 del 2015 rubro que afecta 2350112 por valor de $50.000.000

Póliza de cumplimiento

Acta de inicio de marzo 25 del 2015



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Acta de liquidación con fecha 6 de abril de 2015

Resolución 135 de 30 de abril de 2015 con el cual se ordena el pago de la cuenta

Comprobante de egreso 1121 de mayo 15 de 2015


El contrato que fue firmado el 25 de marzo del 2015, no figura registrado en el secop, incumpliendo el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 (derogado por el Decreto 1082 del 26 de marzo de 2015). Pero es retomado en este Decreto 1082 del 2015 en l artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el Secop.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos



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respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez analizados los descargos, se evidencia que la entidad acepta que no se haya publicado este contrato en el Secop en forma oportuna, esto es, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, en cual contenga los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, así mismo lo establecido, en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en donde especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos, de la misma manera en el artículo 223 del decreto ley 019 de 2012 establece que los contratos estatales sólo se publicarán en el SECOP, los requisitos son, entre otros, la existencia de las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales; los estudios de conveniencia del objeto a contratar; las autorizaciones y aprobaciones necesarias para la contratación; estudios, diseños y proyectos que sustenten el pliego de condiciones reservas y compromisos presupuestales, documentos que se echan de menos en el presente contrato

Vemos entonces que este contrato fue convocado el 25 de Marzo de 2015 y no fue publicado en el Secop. De lo anterior se colige que la norma es clara a establecer 3 días para la publicación, la entidad pública de manera extemporánea, por lo tanto la entidad está contraviniendo lo estipulado en el artículo 19 de Decreto 1510 de 2013 y los principios que rigen la contratación estatal, de igual manera el numeral 1 del artículo 34 de la Ley No. 734 del 2002. Al no realizar la publicación del proceso contractual, El Municipio de Ocaña transgrede los principios de transparencia, según el cual hace referencia a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, y consecuentemente genera las sanciones disciplinarias por no acatamiento a la normatividad vigente Por lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA.

Dentro de los estudios previos se observa un direccionamiento del contrato hacia el contratista seleccionado, teniendo en cuenta que en el folio 2 de 6 del documento en el punto forma de pago se hace referencia a: “las actividades adelantadas por LA FUNDACIÓN”, Cuando a la fecha del documento se desconoce quién va hacer el contratista, pero sin embargo hace referencia al nombre del contratista seleccionado.



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Incumpliendo con el principio de transparencia que debe mantenerse en todo proceso contractual.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar, que por error involuntario en la transcripción de los estudios previos, específicamente en la forma de pago se hace referencia a la FUNDACION; pero si se observa en el contenido total de dicho documento se hace mención del contratista; aclarando con el debido respeto que dicho error no da ningún direccionamiento para dicha Organización. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizados los descargos, la entidad auditada acepta la observación presentada al respecto, manifestando y aclarando que dicho error no da ningún direccionamiento para favorecer a un oferente, lo cierto es que en un estudio previo, no puede aparecer identificación de oferentes, ya que los mismos al ser publicados, cualquier persona denota el posible favorecimiento o direccionamiento a que existe en los mimos y por lo tanto puede generar controversia en contra de la entidad y específicamente del ordenador del gasto como representante legal de la entidad, no obstante aplicando el principio de buena fe, se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto. Por todo lo anterior se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA 56. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

El contrato registrado en el SIA (Sistema integral de auditoría) se subió al sistema con el objeto “APOYO A LA GESTION PARA IDENTIFICAR LOS FACTORES DE RIESGO EXISTENTES EN LA POBLACION ESTUDIANTIL DE LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA CON EL FIN DE PONER EN PRACTICA MEDIDAS DE CONTROL QUE MEJOREN SUS CONDICIONES ACADEMINAS Y DE SALUD. CON EL FIN DE CREAR ESTANDARES DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA QUE AYUDEN A EVITAR ACCIDENTES Y ENFERMEDADES EN EL ESTUDIANTE”. Al cotejar la información con los soportes del contrato allegados por la administración municipal para el análisis de la auditoría, el objeto corresponde a “Aunar esfuerzos para apoyar la organización coordinación de los eventos culturales, artísticos y semana mayor y el desarrollo de la misma a realizarse el 27 de marzo al seis de abril del 2015 con miras al fortalecimiento de nuestros valores y costumbres. La idiosincrasia y religiosidad de nuestro municipio con la coordinación del área de cultura de la secretaría de educación, cultura y turismo municipal.”



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Por error involuntario, en la transcripción de la información en el SIA, referente al contrato aludido, en la columna del objeto se transcribió otro objeto sin ninguna mala intención, pues si se observa, el resto de columnas fueron debidamente registradas (se anexa archivo Excel del referido contrato) (ANEXO N. 63) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Al analizar el anexo allegado dentro de los descargos se observa el error establecido por parte del grupo auditor y confirmado por parte de la administración municipal al señalarlo como error involuntario, el hecho de rendir la información con datos o información equivocada, aspecto que debe ser considerado por parte de la administración municipal como delicado teniendo en cuanta que este se repiten dentro de la gran mayoría de los contratos analizados en la presenta auditoria. Pudiendo concluir que la información rendida por la administración no es confiable. Por lo tanto se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO en este punto.

El rubro 2350402 que figura en el estudio previo página 5 de 6 en el punto disponibilidad presupuestal no concuerda con el que figura en el documento allegado como certificado de disponibilidad presupuestal No. 0605 de marzo 16 de 2015, por valor de $50.000.000, rubro que se afecta 2350112 “Apoyo festividades semana mayor”.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Por error en la transcripción del rubro a afectar en los estudios previos, por el gran cúmulo de trabajo se plasmó un rubro diferente, siendo el realmente afectado el expedido mediante disponibilidad presupuestal No. 0605 del 18 de marzo de 2015, y el cual también fue registrado en el contrato 033 de 2015 en APROPIACIÓN PRESUPUESTAL, el cual dice textualmente: .- Las erogaciones presupuestales que deban hacerse con cargo al presente contrato se imputarán con cargo al sector CULTURA, rubro 2350112 APOYO FESTIVIDADES SEMANA MAYOR de acuerdo a la disponibilidad presupuestal No 0605 del 16 de marzo de 2015 CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Aceptado el hallazgo presentado por la comisión auditora por parte de la administración municipal al referirse como error en la transcripción. Se reitera que: El hecho de rendir la información con datos o información equivocada, es un aspecto que debe ser considerado por parte de la administración municipal como delicado, teniendo en cuenta que estos errores son frecuentes dentro de la gran mayoría de los contratos analizados en la presenta auditoria. Por todo lo anterior se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO



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Número del Contrato CONVENIO 002


Objeto del Contrato

ESTUDIO DE CARACTERIZACIÓN DE LAS POSIBLES ÁREAS ESTRATÉGICAS A ADQUIRIR PARA LA CONSERVACIÓN DEL RECURSO HÍDRICO QUE SURTEN DE AGUA A LOS ACUEDUCTOS DEL MUNICIPIO, ASÍ COMO TAMBIÉN EL MONITOREO, VIGILANCIA, PROTECCIÓN, REFORESTACIÓN Y AYUDA A LA CONSERVACIÓN DE LAS ÁREAS YA ADQUIRIDAS POR EL MUNICIPIO



UNIDAD TÉCNICA AMBIENTAL



Carrera 12 No 10 42 Ocaña


RENÉ ALEJANDRO CARVAJALINO REYES





21 de enero de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 9 Meses

Se anexa

Certificado de disponibilidad 0025 de enero 2 de 2015 por valor de $25.000.000, rubro que afecta 236020305 “adquisición, mantenimiento de áreas estratégicas”.

Acta de liquidación Octubre 30 de 2015

En la resolución No. 015 de enero 28 del 2015, se ordena el pago pero en el artículo primero de ésta resolución se señala que el pago de $25.000.000 entrara a los ingresos de la cuenta corriente de inversión No. 3188372950-9 de Bancolombia a nombre de la Unidad Técnica Ambiental.



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En la cláusula sexta del contrato se indica que la forma de pago se hará “del 100% o totalidad del mismo ocho días después a la aprobación y firma del presente convenio interadministrativo de conformidad al certificado de disponibilidad presupuestal CD-0025que expidió el Jefe de presupuesto Municipal de Ocaña”. Pero en el acta de liquidación de octubre 30 de 2015 en el punto forma de pago se indica: “El municipio de Ocaña cancelará veinticinco millones de pesos moneda corriente ($25.000.000), los cuales serán girados por la alcaldía municipal de Ocaña nivel central a la unidad técnica ambiental como ejecutor del presente contrato interadministrativo de cooperación pagos de la siguiente forma: La suma de (25.000.000) una vez se cumpla con el objeto del contrato. Presentándose diferencia entre los dos documentos.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Tal y como se indica la forma de pago del convenio 002 del 21 de Enero de 2015, es de ocho días después a la aprobación y firma del presente convenio interadministrativo de conformidad al certificado de disponibilidad presupuestal CD-0025 que expidió el Jefe de presupuesto Municipal de Ocaña. De acuerdo con las características del convenio, puesto que la UNIDAD TECNICA AMBIENTAL no contaba con los recursos para ejecutar el objeto convenido, por este motivo se estipulo y se le dio la aplicación, para lo cual estaba destinada, es decir dentro de los 8 días siguientes a la firma del convenio en mención. Sin embargo, se evidencia que en el acta de terminación y liquidación de fecha 30 de octubre de 2015, se estipula una forma de pago distinta, la cual contradice la cláusula sexta del convenio 002. Es de aclarar, que la Unidad Técnica Ambiental ejecuto la forma de pago como lo indica el convenio atendiendo a la necesidad que se tenía en la ejecución del objeto, es por este motivo que sin lugar a dudas en el acta de terminación y liquidación, se comete un error involuntario de transcripción de la cláusula enunciada (forma de pago), es por este motivo que expresamos la fe de erratas cometido, dejando claridad y certeza que la forma de pago se ejecutó tal como se estipulo en el convenio 002 mencionado. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se observa de acuerdo a los descargos presentados por la entidad que se debe realizar un plan de mejoramiento al proceso de archivo documental y se haga un seguimiento sobre el archivo



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de la documentación y además, en el momento de realizar los documentos que forman parte del proceso contractual, estos se realicen sin las inconsistencia que se han encontrado de manera repetitiva dentro de esta auditoría y se realice de manera oportuna el seguimiento por parte de la Administración Municipio.

En la resolución No. 015 de enero 28 del 2015, se ordena el pago pero en el artículo primero de ésta resolución se señala que el pago de $25.000.000 entrara a los ingresos de la cuenta corriente de inversión No. 3188372950-9 de Bancolombia a nombre de la Unidad Técnica Ambiental. De la cual no se adjunta los extractos bancarios.


En respuesta a esta observación, nos permitimos remitir extracto bancario de la cuenta corriente número 3188372950-9 de Bancolombia, perteneciente a la Unidad Técnica Ambiental, correspondiente al mes de enero de 2015, ya que en este mes se realizó la respectiva consignación de los recursos provenientes del Convenio número 002. Es de aclarar, que los documentos físicos de los extractos bancarios de esta cuenta, se encuentran en los archivos físicos de la Unidad Técnica Ambiental. (ANEXO N. 64)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

De acuerdo a los descargos anteriores, esta Departamental observa que la entidad debe mejorar la gestión documental y ejercer mejor vigilancia al proceso contractual con el objeto de garantizar el cumplimiento a satisfacción del mismo, por lo tanto deben plasmar en plan de mejoramiento de la entidad sobre las acciones para dar cumplimiento en estos aspectos, por lo tanto CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTARATIVO y desvirtúa la incidencia disciplinaria del mismo.

58. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR EL VALOR DEL CONVENIO $25.000.000.

No se anexa los documentos suficientes que soporten el cumplimiento del objeto del contrato de manera específica, y que se evidencie el valor del contrato, solo se anexa constancia de cumplimiento pero no como se hizo la ejecución de este convenio, ni informe del contratista que soporte su ejecución.




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Para su conocimiento y eventual revisión se adjunta la documentación correspondiente a la ejecución del convenio, en el cual se reportan los dos contratos que garantizaron el cumplimiento del objeto convenido; en dichos contratos se encuentran las evidencias y los informes de actividades encaminados al desarrollo contractual en cumplimiento al marco general del convenio. (CS 003 Y CPS 010). Así como los soportes contables que dan fe de la ejecución presupuestal, el valor del contrato y su ejecución. (ANEXO N. 65) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que dentro de los descargos se anexo los documentos faltantes del proceso contractual, los cuales son aceptados y por lo tanto se desvirtúa el hallazgo con presunta incidencia fiscal

No se anexa comprobante de egreso ni se anexa el registro presupuestal. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En respuesta a esta observación, nos permitimos adjuntar el Comprobante de Egreso número 0191 del doce (12) de febrero de 2015 por valor de $25.000.000; así mismo, el Registro Presupuestal número 0179 del veintiuno (21) de enero de 2015. (ANEXO N. 66)


Dentro de los descargos se anexo los documentos faltantes del proceso contractual, los cuales son aceptados y por lo tanto se desvirtúa el hallazgo con presunta incidencia fiscal

Por todo lo anterior se Desvirtúa hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal


Estado del Contrato adjudicado



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Objeto del Contrato

COMPRAVENTA DE MATERIAL REQUERIDO PARA EL FORTALCIMIENTO DE PROGRAMAS CULTURALES A TRAVES DE LAS ESCUELAS DE FORMACION ARTISTICA Y BIBLIOTECAS PUBLICAS MUNICIPALES LUIS EDUARDO PAEZ COURVEL, MARIO JAVIER PACHECO Y CHAID NEME DEL MUNICIPO DE OCAÑA, NORTE DE SANTANDER,


Nombre o Razón Social del Contratista Fundación provincia de paz

Identificación del Contratista 900815900-7

Dirección Física del Contratista KDX 114-630 Barrio Las Vicentinas de Ocaña


Wilder Carrascal Rincón

Identificación del Representante Legal 1.091.163.033

Fecha de Firma del Contrato 7 de julio de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 9 de julio de 2015


SELECCIÓN DE CONTRATISTAS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE SELECCION ABREVIADA MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL Adjunta la siguiente información

Estudios previos de 9 de junio de 2015

Acta de cierre de la propuesta con fecha 25 de junio de 2015 a las 2:35 P.M. y la cual no fue publicada el seco

Acta de inicio de 9 de julio de 2015

Póliza No. 14-44-101077204 expedida el 9 de julio d 2015 por Seguros del estado S.A.

Acta de aprobación de la póliza de julio 9 del 2015



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Registro presupuestal RP 0865 de julio 7 de 2015 por valor de $31.865.006 y el rubro que afecta es el 2350401 “Recursos del balance SGP/ programa de cultura”.

Contrato de julio 7 de 2015 El cual se anexa incompleto de la página 2 de 10 pasa a la 4 de 10. Además este no fue publicado en el secop

Certificado de disponibilidad presupuestal CD 0316 de febrero 2 de 2015 por valor de $31.865.006

Acta final de julio 9 de 2015 donde se indica que se realizó un solo pago por valor de $31.476.000, sin quedar saldo a favor del contratista.

Informe del superviso sin fecha

Acta de terminación de fecha 9 de julio de 2015

Resolución 238 de 04/08/2015 por el cual se ordena un pago

Comprobante de egreso CE 2364 de septiembre 11 de 2015 por valor de $17.400.000 del contratista Fundación Provincia de Paz, por concepto de “pago de contrato de compraventa 043 del 10/08/2015 compraventa de cinco Kits didácticos compuestos de televisor sonido incorporado y cámara digitales para el apoyo y dotación institucional de material”. El cual no corresponde al contrato que se analiza.

Comprobante de egreso CE 2653 de octubre 8 de 2015 por valor de $31.476.000 No se observa descuento ni estampilla pro-hospital Erasmo Meoz.

Acta de ingreso área de almacén con fecha 15 de julio de 2015 de un total de 59 ítems correspondientes al contrato de compraventa No. 041 de fecha 7 de julio de 2015´

Se anexa documento de observaciones y respuestas proyecto pliego pero este está incompleto ya que se anexa el folio 1 de 2.

Carta de presentación de la propuesta con fecha 25 de junio de 2015

Propuesta del proponente ganador

Cámara de comercio

Antecedentes iscales y disciplinarios.

Registro único de proponentes registrado el 3 de marzo de 2015

Evaluación de fecha 1 de junio del 2015

Resolución 204 de julio 1 de 2015 por el cual se adjudica la convocatoria pública mediante la modalidad de subasta inversa No.005 de 2015.


En el formato de ejecución de gastos F07, rendida por la administración municipal, en el SIA, presenta inconsistencia con el anexo de la ejecución de gastos reportada en PDF



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(SIA). Estableciéndose que la información rendida en el SIA por parte de la administración municipal no es confiable, como se puede ver en los siguientes cuadros:

F07 SIA

(G) Código Rubro Presupuestal

(C) Nombre Rubro Presupuestal

(D) Presupuesto Inicial

(D) Adiciones

(D) Credito

(D) Contracréditos

(D) Reducciones

(D) Presupuesto Final

(D) Compromisos Registro Presupuestal

(D) Anulación De Registros (D) Pagos

(D) Saldo Registro De Compromisos

(D) Saldo De Aprobación

C22350401

Recursos del Balance SGP /Programa de Cultura 0 1 0 0 0 0 0

31,865,005

31,865,006

31,865,006 31,476,000

Anexo reportado por el municipio en el SIA en PDF ejecución de gastos



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El Informe del superviso sin fecha

Evaluación de fecha 1 de junio del 2015 no presenta la firma del secretario jurídico quien también figura en el documento.

Póliza No. 14-44-101077204 expedida el 9 de julio d 2015 por Seguros del estado S.A., la cual presenta inconsistencia en los datos del tomador pues registra como tomador el municipio de Ocaña y se debía registrar es el nombre del contratista y el beneficiario es municipio. Igualmente la administración municipal, anexa la aprobación de la póliza sin tener en cuenta la inconformidad establecida.

Se adjunta Acta de cierre de la propuesta con fecha 25 de junio de 2015 a las 2:35 P.M. y la cual no fue publicada el secop, e igualmente se allega copia del acta de evaluación jurídica de la propuesta y esta tiene fecha de junio 24 de 2015 y se publicó en el secop el 1 de julio de 2015 a las 4:27 P.M. Es decir se realizó la evaluación antes del cierre de la propuesta.



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En los pliego no se indica tallas ni modelo de los trajes o ropa requerida, hecho que no permite verificar valores unitarios.

DESCARGOS D E LA ENTIDAD En lo referente a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario

quedaron corridas las columnas para el rubro C22350401 Recursos del Balance/Programa de

cultura, razón por la cual se adjunta nuevamente la ejecución para el rubro antes mencionado,

ya como se observa en la ejecución presupuestal de egresos generada en PDF por el software

contable TNS está la información correcta siendo esta el anexo

FORMATO_201513_F07_CGDNS_ANEXO_2_EJE_EGRESOS.pdf enviado por medio de la

plataforma SIA.


La Administración Municipal acepta el hallazgo establecido por la comisión auditora, hecho que

se estableció al realizar el cruce entre el Formato F07 y el anexo en PDF de la ejecución de

gastos, el cual es de obligatoria rendición en el sistema integral de auditoría (SIA) y no como lo

señala la entidad es sus descargos que “quedaron corridas las columnas para el rubro

C22350401 Recursos del Balance/Programa de cultura, razón por la cual se adjunta nuevamente

la ejecución para el rubro antes mencionado, ya como se observa en la ejecución presupuestal

de egresos generada en PDF por el software contable TNS está la información correcta siendo

esta el anexo FORMATO_201513_F07_CGDNS_ANEXO_2_EJE_EGRESOS.pdf enviado por

medio de la plataforma SIA.” Al contrario la información rendida con datos diferente en los

documentos de obligatorio rendimiento, induce al momento de su análisis al error, teniendo en

cuenta que no aparece señalamiento por parte de la administración municipal que se había

presentó error, de no ser, porque fue establecido como inconsistencia dentro del informe

preliminar y no como corrección del formato F07 del SIA, por lo tanto se confirma el hallazgo

en este punto.



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El Informe del superviso sin fecha

DESCARGO DE LA ENTIDAD

En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario, el original del informe fue remitido para pago a la Secretaría de Hacienda Municipal, el cual tiene fecha de nueve (9) de julio de 2015. (ANEXO N. 67)


Analizado el documento anexado en los descargos y teniendo en cuenta que la entidad acepta

la observación al señalar que por error involuntario el original fue enviado a otra dependencia

para el pago. Es deber de la entidad mantener los documentos originales en el expediente del

proceso contractual y estos debidamente diligenciados. Por lo tanto se confirma el hallazgo

administrativo en este punto.

• Evaluación de fecha 1 de junio del 2015 no presenta la firma del Secretario jurídico quien

también figura en el documento.

RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN

En lo referente al original del informe de evaluación fue remitido a la Secretaría de Hacienda como soporte del pago, haciéndose la corrección correspondiente legajando el original firmado en la respectiva carpeta. (ANEXO N. 68) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizado el documento anexado por parte de la administración municipal, se observa que este se encuentra firmado pero de igual forma la entidad debe realizar un plan de mejoramiento que permita en lo sucesivo no se presentes esta clase de errores involuntarios, y los documentos originales sean archivados en el expediente del proceso contractual. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo en este punto. • Póliza No. 14-44-101077204 expedida el 9 de julio d 2015 por Seguros del estado S.A.,

la cual presenta inconsistencia en los datos del tomador pues registra como tomador el municipio

de Ocaña y se debía registrar es el nombre del contratista y el beneficiario es municipio.



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Igualmente la administración municipal, anexa la aprobación de la póliza sin tener en cuenta la

inconformidad establecida.

DESARGOS DE LA ENTIDAD

El municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La administración municipal acepta el hallazgo establecido por la comisión auditora por lo tanto, Es de la entidad municipal el deber de tomar las medidas necesarias con el fin de que este documento no pierda su legalidad al momento de ser exigible para su cumplimiento. Se confirma el hallazgo administrativo en este punto. • Se adjunta Acta de cierre de la propuesta con fecha 25 de junio de 2015 a las 2:35 P.M.

y la cual no fue publicada el secop, e igualmente se allega copia del acta de evaluación jurídica

de la propuesta y esta tiene fecha de junio 24 de 2015 y se publicó en el secop el 1 de julio de

2015 a las 4:27 P.M. Es decir se realizó la evaluación antes del cierre de la propuesta.


En cuanto a esta observación nos permitimos manifestar que el oficio remisorio a la Secretaria Jurídica es de fecha 30 de junio de 2015, siendo efectivamente la fecha correcta de cierre el día 25/06/2015 de acuerdo al cronograma establecido en el pliego de condiciones. Así mismo, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes, por tanto se somete a Plan de Mejoramiento CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La administración municipal en sus descargos no hace la debida aclaración sobre el documento allegado con las copias del contrato para nuestro análisis, ni anexa soporte dentro de los descargos, confirmando de esta forma el desorden administrativo. Incumpliendo con las normas establecidas en la contratación y presentándose una indebida contratación al incumplir con la transparencia que debe tener todo proceso contractual. Se confirma el hallazgo administrativo

en este punto.



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• En los pliego no se indica tallas ni modelo de los trajes o ropa requerida, hecho

que no permite verificar valores unitarios.


En el pliego de condiciones, página 25 de 43, foliado por la secretaria con el número 25, en el ítem de costos de preparación de la oferta se discrimina en el vestuario NIÑO-DAMA, es decir no se especificaron tallas exactas sino talles única para niños y adultos, teniendo en cuenta que en las escuelas de formación artísticas, área de Danzas, hay población 1vulnerable de diferentes edades, lo cual dificultaría el uso de los mismos. De igual manera, se hace alusión al modelo de los trajes requeridos. (ANEXO N. 69)

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se aceptan los descargos teniendo en cuenta que los pliegos no señalan ni la edad de los 8 trajes tanto para niñas como los 8 trajes para niños, pero es conveniente señalar por lo menos un rango de las edades ya que no es lo mismo diseñar un traje para niñas o niños de 5 a 8 años que de 10 a 14 años ya que la cantidad de tela no es la misma entre un grupo o el otro, variando costos. Se desvirtúa el hallazgo administrativo en este punto. Por todo lo anterior SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO 60. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

.

Se anexa documento de observaciones y respuestas proyecto pliego pero este está incompleto, solo se anexa el folio 1 de 2. Impidiendo su estudio, se anexa un folio que no tiene la continuidad del primer folio y según su contenido corresponde a la página final de la evaluación de la propuesta del contratista ganador. Confundiendo de esta forma al auditor en su análisis.


En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario en la legajada de los documentos que hacen parte del proceso pre y contractual del contrato SE-41, en el folio 4 dado por la Secretaría, se legajo el mismo folio numerado con el 45, correspondiente



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a la evaluación técnica, dejando por fuera la continuación del documento de observaciones el cual fue corregido e igualmente se puede observar en el SECOP. . (ANEXO N. 70) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez más la administración municipal confirma el desorden administrativo, al señalar como error involuntario, el envió de información incompleta por el hecho de no encontrarse bien legajado el proceso contractual. Pero al verificar el anexo No. 70 se desvirtúa el hallazgo presuntamente con incidencia disciplinaria, pero se confirma el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la administración municipal debe establecer medidas preventivas y correctivas que eviten cometer esta clase de inconsistencia. Se Confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

Contrato de julio 7 de 2015 El cual se anexa incompleto de la página 2 de 10 pasa a la 4 de 10. Impidiendo el respectivo análisis igualmente este no se publicó en el secop.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Revisada la carpeta del contrato SE-41 se pudo observar que en los folios numerados por la secretaría correspondiente a los números 62 al 65, si se encuentra el contrato completo, lo cual por error en la escaneada no se tuvo en cuenta su secuencia. (ANEXO N. 71) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez más la administración municipal confirma el desorden administrativo, al señalar como error al realizar la escaneada no se tuvo en cuenta y se envió la información sin tener en cuenta la secuencia. Pero lo advertido por la comisión auditora fue la falta de folio 3 de 10 que no se anexo. Pero al verificar el anexo No. 71 allegado con los descargos este se anexa completo. Se desvirtúa el hallazgo presuntamente con incidencia disciplinaria, pero se confirma el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la administración municipal debe establecer medidas preventivas y correctivas que eviten cometer esta clase de inconsistencia. Se Confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

Anexa copia del Acta de cierre de la propuesta con fecha 25 de junio de 2015 a las 2:35 P.M. y la cual no fue publicada el secop

DESCARGOS D ELA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr.



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JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La administración municipal acepta el hallazgo establecido por parte de la comisión auditora. Al incumplir con la publicación de los documentos en el Secop, la entidad está incumpliendo con el principio de transparencia que es la finalidad de la publicación en el Secop. Debe realizar las acciones correctivas inmediatas para subsanar esta debilidad, ya que está incumpliendo lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, y demás hoy compilados en el Decreto 1082 de 2015. Se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDNECIA DISCIPLINARIA.

No se adjunta las garantías ni los derechos de importación de los computadores, televisores etc.




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En cuanto a esta observación, nos permitimos adjuntar las respectivas garantías y derechos de importación de los equipos adquiridos. . (ANEXO N. 72) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizado la información anexada y la cual es imposible de verificar teniendo en cuenta que el supervisor del contrato no certifica en ningún documentos que estos correspondan a los equipos adquiridos verificados sus códigos y características con los documentos allegados dentro de los descargos, esta comisión auditora aplicando el principio de buena fe acepta la información pero queda bajo la responsabilidad de la administración municipal que realiza los descargos su veracidad. Por lo anterior se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto. Por todo lo anterior SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. 61. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL VALOR DE LA ESTAMPILLA $629,520.00

Se anexa el Comprobante de egreso CE 2364 de septiembre 11 de 2015 por valor de $17.400.000 del contratista Fundación Provincia de Paz, por concepto de “pago de contrato de compraventa 043 del 10/08/2015 compraventa de cinco Kits didácticos compuestos de televisor sonido incorporado y cámara digitales para el apoyo y dotación institucional de material”. El cual no corresponde al contrato que se analiza. Y no presenta el descuento o la estampilla pro-hospital Erasmo Meoz.


En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario se adjuntó el comprobante de pago que no correspondía al contrato; por lo cual adjuntamos el Comprobante de Egreso número 2653 del ocho (8) de octubre de 2015, con su respectiva Estampilla Pro hospital Erasmo Meoz. (ANEXO N. 73) CONCLUSION D ELA CONTRALORIA Analizados los documentos allegados con los descargos (anexo No. 73), se confirma que se pagó la estampilla pro Hospital Erasmo y que el comprobante de egreso allegado inicialmente no



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correspondía al contrato, pero al ser subsanado el error y que la administración municipal acepta, se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal en este punto .

Comprobante de egreso CE 2653 de octubre 8 de 2015 por valor de $31.476.000 No se observa descuento ni estampilla pro-hospital Erasmo Meoz

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos adjuntar fotocopia de la estampilla Erasmo Meoz, correspondiente al 2% del valor total del contrato No. SE-041 ($31.476.000), la cual se encuentra en la Resolución 238 del cuatro (4) de agosto de 2015, por valor de $629.520, cuyos soportes reposan en la Secretaría de Hacienda, encargada de realizar los respectivos descuentos como requisito para el pago respectivo. Es de aclarar, que el contratista es quien adquiere directamente en IFINORTE, la estampilla Erasmo Meoz, requisito exigido por la Secretaría de Hacienda para la realización del pago a que tiene derecho por la ejecución de los objetos para los cuales fueron contratados. . (ANEXO N. 74) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizados los documentos allegados con los descargos (anexo No. 74), se confirma que se pagó la estampilla pro Hospital Erasmo y que el comprobante de egreso allegado inicialmente no correspondía al contrato, pero al ser subsanado el error y que la administración municipal acepta, se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal en este punto Por lo ateriror SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL 62. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL VALOR DEL CONTRATO $31.476.000

No se adjunta soporte de recibido de los beneficiarios del contrato, Y no hay prueba fotográfica de los artículos adquiridos.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que los beneficiarios del contrato en mención son las escuelas de formación artísticas y bibliotecas públicas LUIS EDUARDO PAEZ COURVEL, MARIO JAVIER PACHECO Y CHAID NEME; las cuales son adscritas a la Secretaria de Educación, Cultura y Turismo. Así mismo es de resaltar que dichos implementos fueron adquiridos como fortalecimiento de las bibliotecas públicas y escuelas de formación, los



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cuales fueron entregados directamente a la Secretaria de dicha cartera y que hacen parte del inventario de la misma. (ANEXO N. 75) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizado el soporte fotográfico y conforme al principio de buena fe se aceptan los descargos. Se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal en este punto

No se especifica las tallas de los trajes ni los modelos de estos con el fin de verificar su costo.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar que en el pliego de condiciones, páginas desde la 25 hasta la 43, foliado por la secretaria con el número 205, en el ítem de costos de preparación de la oferta se discrimina en el vestuario NIÑO-DAMA, es decir no se especificaron tallas exactas, sino talles únicos para niños y adultos; teniendo en cuenta que en las escuelas de formación artísticas, área de Danzas, hay población 1vulnerable de diferentes edades, lo cual dificultaría el uso de los mismos. De igual manera, se hace alusión al modelo de los trajes requeridos, el cual se detalla así:

ITEM CONCEPTO CANTIDAD V/UNITARIO TOTAL 1 PILON VALLENATO NIÑA

1,1 VESTUARIO , EN ENCAJE Y TELA DE FLORES; FALDA, BLUSA Y PAÑOLETA 8

1,2 TOCADO 8 1,3 PILON VALLENATO NIÑO 1,4 CAMISA BLANCA,PANTALON BLANCO 8 1,5 PILON 8 1,6 SOMBRERO 8

2 DANZA EL CAIMAN CIENAGUERO DAMA

2,1

FALDA, BLUSA EN ENCAJE EN ENCAJES , DIVERSOS COLORES A SABER: VERDE OSCURA, VERDE CLARA 8

2,2 TOCADO 8

2,3 DANZA EL CAIMAN CIENAGUERO CABALLERO

2,4 PANTALON TELA BLANCA 8 2,5 CAMISA TELA VERDE 8 2,6 PAÑOLETA HOMBRE 8



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2,7 MOCHILAS 8 2,8 SOMBRERO 8

3 MATERIAL LUDICO BIBLIOTECA CHAID NEME-MARIO JAVIER PACHECO-SALA INFANTIL LUIS EDUARDO PAEZ COURVEL

3,1 COLORES DE 12 UNIDADES 50 3,2 PLASTILINA SEIS UNIDADES 120 3,3 POTES COLBON 250 GRS 120 3,4 CAJAS DE LAPICES NEGRO 60 3,5 PLIEGOS DE CARTULINA 150 3,6 PLIEGOS PAPEL SILUETA 150

3,7 CUBO DIDACTICO ELABORADO EN MADERA 30

3,8 DIDACTICO PARTES DE LA CARA 30 3,9 DIDACTICO NUMEROS EN NADERA 30

3,1 LOTERIA MATEMATICAS ELABORADA EN CARTON 30

3,11 ROMPECABEZAS ELABORADO EN MADERA 30

3,12 BOLSO DIDACTICO DE FIGURAS ELABORADO EN PLASTICO 30

3,13

COMPUTADORES PORTATIL 2 GIGAS BIBLIOTECA MARIO JAVIER PACHECO 3

3,14 COMPUTADOR PERSONAL DE 4 GGAS , TECLADO Y MOUSE 1

3,15

IMPRESORA EPSON MULTIFUNCIONAL EXPSON L 210 FOTOPIADORA E IMPRESORA 1

3,16 ALFOMBRA 2 X 2 MTS ELABORADA EN FIBRA Y TELA 3

3,17 COJIMES EN TELA CON RELLENO DE FIBRA 102

3,18 PISTOLA SILICONA PEQUEÑA 30 3,19 BARRAS DE SILICONA DELGADA 200 3,2 VINILOS DE VARIOS COLORES 60 3,2 TIJERAS MEDIANAS 30

3,22 CAJAS DE LAPICERO 6

3,23 MINICOMPONENTE LG TRES PARLANTES DE 600 W 2

3,24 LAMINAS FOMY DIVERSOS COLORES 90 3,25 MARCADOR PERMANENTE 30 3,26 ROLLOS PAPEL CRAF GRUESO 6 3,27 CARTON PAJA OCTAVOS 300 3,28 PINCEL PLANO No. 10 60 3,29 PINCEL 000 60



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3,3 PINCEL PLANO No. 8 60 3,31 30 ROLLOS NYLON 30

3,32 CRAYOLAS GRUESAS POR 6 UNIDADES 60

3,33 SILICONA LIQUIDA 60 3,34 JUEGO PINCEL FINO 30 3,35 LACA ARTISTICA 30 3,36 CINTA DE ENMASCARAR ROLLO 90 3,37 BASTIDORES PEQUEÑOS 30 3,38 ESTANTES DE B110 MTS 4 3,39 TELEVISOR PLASMA LG TDT 50" 1 3,4 TROMBON DE VARA 3

3,41 TARRO DE ACEITE 15 3,42 ATRIL ESPAMDIBLE BANDA 15 3,43 PAR DE BAQUETAS 10 3,44 TROMPETA 2 3,45 SAXOFON ALTO 1 3,45 CLARINETE 2

TOTAL 31.865.006

Se adjuntan las respectivas cotizaciones que sirvieron de base para el estudio respectivo. (ANEXO N. 76) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se aceptan los descargos teniendo en cuenta el anexo No. 76 donde se encuentran las respectiva cotización y la cual no había sido anexada inicialmente, y que los pliegos no señalan ni la edad de los 8 trajes tanto para niñas como los 8 trajes para niños, pero es conveniente señalar por lo menos un rango de las edades ya que no es lo mismo diseñar un traje para niñas o niños de 5 a 8 años que de 10 a 14 años ya que la cantidad de tela no es la misma entre un grupo o el otro, variando costos. Se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal en este punto Por todo lo anterior SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL.





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Objeto del Contrato

COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES, INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LA EMISORA COLCARO STEREO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JOSE EUSEBIO CARO DE LA CIUDAD DE OCAÑA, NORTE DE SANTANDER


Nombre o Razón Social del Contratista INGENIERIA Y SERVICIO EN TELECOMUNICACIONES ISTEL S EN C

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 900.060.081-8

Dirección Física del Contratista CALLE 5 No. 14 - 76 L 210 AGUACHICA - CESAR


CIRO ANTONIORINCON QUINTERO


Fecha de Firma del Contrato 16 de julio de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 16 de julio de 2015


Contrato de compra venta mediante el mecanismo de Subasta inversa

Se anexa disponibilidad presupuestal No. 0288 de febrero 12 de 2015 por valor de $60.000.000 rubro 2320401 Recursos del Balance SGP/calidad educativa.

Estudios Previos de abril 6 de 2015.

Ficha técnica

Pliego de condiciones

Resolución 207 de 2015 por el cual se adjudica el contrato.

Aprobación de la póliza de julio 21 de 2015

Acta de inicio de 21 de julio de 2015

Acta de modificación No. 1 de 19 de agosto del 2015 (modifica el plazo del contrato de 30 días a 60 días)

Aprobación de la adición a las pólizas. Resolución 261 de agosto 31 de 2015

Acta de reinicio 31 de agosto del 2015

Factura de venta A 4903 de octubre 13 de 2015

Acta de entrada octubre 13 de 2015

Acta de salida octubre 13 de 2015 (se hace entrega de almacén a la Secretaria de Educación)



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Acta final de octubre 26 de 2015

Acta de terminación 63. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

En el pliego de condiciones en la página 10 de 11 en el punto 1.24 Obligaciones específicas del proponente, se indica que se debe “garantizar la calidad de la compraventa de equipos y utensilios de cocina para el fortalecimiento de la operatividad y eficiencia de los restaurantes escolares del municipio”. Hecho que no tiene que ver con el objeto del contrato que nos ocupa.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo referente a esta observación, nos permitimos manifestar que en el pliego de condiciones en la página de 10 de 11 en el punto 1.24 efectivamente se plasmó un objeto diferente, por error involuntario de trascripción, del cual no se tuvo ninguna observación por parte de los posibles proponentes; teniendo en cuenta que al inicio del pliego de condiciones página 97 al igual que en el folio 99, ítem 1.2 si se registró el objeto real producto de la misma el cual correspondía a COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES, INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LA EMISORA COLCARO STEREO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JOSE EUSEBIO CARO DE LA CIUDAD DE OCAÑA NORTE DE SANTANDER. Por tal razón, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes, por tanto se somete a Plan de Mejoramiento, para evitar estos posibles errores CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La administración acepta el error el cual efectivamente se plasmó un objeto diferente, por error involuntario de trascripción, del cual no se tuvo ninguna observación por parte de los posibles proponentes, pero esta contraloría considera que esta inconsistencia le puede generarle a la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO 64. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

El documento de evaluación de las propuestas no se encuentra firmado por el secretario jurídico y tiene el escrito que firmado el original. Si la carpeta o expediente del proceso



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contractual reposan todos los documentos originales y la entidad envió copia de dichos documentos estos deben estar debidamente firmados por los que participaron.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario el original del documento de evaluación de la propuesta presentada para COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES, INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LA EMISORA COLCARO STEREO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JOSE EUSEBIO CARO DE LA CIUDAD DE OCAÑA NORTE DE SANTANDER, fue remitida a la Secretaría de Hacienda Municipal, para la realización del respectivo pago. Así mismo, es importante resaltar que la evaluación jurídica si fue firmada debidamente por el Secretario Jurídica, la cual se adjunta. . (ANEXO N. 77) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizado el documento anexado se observa que la entidad subsano el hecho de que el documento de evaluación allegado inicialmente no se encontraban firmado. Se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto.

Acta final de octubre 26 de 2015 se encuentra firmad solo por el contratista y no se encuentra firmada por la Secretaria de Educación. Igualmente el acta de terminación. La carpeta o expediente del proceso contractual contiene todos los documentos originales y la entidad envió copia de dichos documentos estos deben estar debidamente firmados.

DESCAGOS DE LA ENTIDAD

Igualmente el acta final de fecha 26 de octubre de 2015, por error involuntario su original fue remitido a la Secretaria de Hacienda municipal como soporte para el respectivo pago, el cual se

adjunta al presente debidamente firmado por las partes. (ANEXO N. 78) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Analizado el documento anexado se observa que la entidad subsano el hecho de que el documento del acta final allegado inicialmente no se encontraba firmado. Se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto POR TODO LO ANTERIOR SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA



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65. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $59,943,000

No se anexa documento que certifique la entrega de la Secretaria de Educación al colegio donde funciona la emisora, ni se adjunta registro fotográfico. Faltando soporte que evidencie el cumplimiento del objeto contractual y su funcionamiento.


En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario en él envió de la información solicitada inicialmente por esta departamental, no se tuvo en cuenta los documentos aquí referenciados como son: Acta de entrega al Rector de la I.E José Eusebio Caro de los equipos para la puesta en funcionamiento de la Emisora Colcaro, al igual que las evidencias fotográficas, las cuales se adjuntan al presente. (ANEXO N. 79 Y 80) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Analizada los documentos allegados dentro de los descargos (ANEXO N. 79 Y 80) se soporta el objeto del contrato con estas evidencias. Por lo tanto se desvirtúa el HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL. Nota: Teniendo en cuenta que el contrato es muy técnico, esta Departamental se limitó a analizar los documentos allegados y aplicando el principio de buena fe se aceptan los mismos.

Número del Contrato SVIV-70 Contrato de consultoría

Estado del Contrato CONVOCADO

Objeto del Contrato

REALIZACION DEL DIAGNOSTICO TECNICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA POBLACIÓN ACCIONANTE EN LA ACCIÓN DE TUTELA No. 54 498 31 05 001 2015 00077 00 EMITIDA POR EL JUZGADO ÚNICO LABORAL DEL CIRCUITO DE OCAÑA DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER




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Nombre o Razón Social del Contratista Sergio Andrés Claro López

Identificación del Contratista 5468552



Sergio Andrés Claro López


Fecha de Firma del Contrato Septiembre 17 de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato septiembre 17 de 2015


El contrato figura en el secop como SVIV MIN C 036 Proceso de selección de mínima cuantía Anexa:

Disponibilidad presupuestal No. 1086 de agosto 3 de 2015por valor de $15.800.000 rubro afectado 236020307 “reinversión propia del sector

Estudios previos de septiembre 10 de 2015

Acta de cierre y recibo de propuestas 11 de septiembre del 2015 a la 5 p.m. solo se presenta la de

Rut

Certificado de antecedentes fiscales y disciplinarios

Propuesta

Aceptación de la propuesta de fecha 16 de septiembre del 2015

Registro presupuestal No. 1186 de septiembre 17 de 2015

Contrato de septiembre 17 de 2015

Acta de inicio de septiembre 17 de 2015

Acta de Recibo final de noviembre 17 de 2015

Acta de terminación y liquidación

Resolución 308 de 1 de diciembre del 2015 por el cual se reconoce un pago

Estampilla pro- hospital

Presenta visita técnica de inspección

Comprobante de egreso No. 3713 de diciembre 28 de 2015



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66. OBSERVACION ADMINISTRATIVA

En el listado de accionantes visitados no encontrados no se encuentra firmado por el contratista.

Teniendo en cuanta el estudio técnico realizado por el contratista y la aceptación por parte del supervisor de esta contrato se aplica el principio de buena fe en cuanto al cumplimiento del objeto contractual. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En lo referente a esta observación, nos permitimos manifestar que por error involuntario por parte del contratista, olvido firmar el listado de accionantes no encontrados, formato que estaba dentro del informe final; pero es de resaltar que objeto contractual se cumplió a satisfacción. De acuerdo con lo anterior, el municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

Revisada las observaciones donde se acepta por parte de la Administración el olvido de firmar el listado de accionantes formato que estaba dentro del informe final, no le da garantía a esta contraloría del cumplimiento de los fines para los cuales se fija el objeto contractual, generarle a la administración Municipal desorden administrativo y falta de autocontrol al no cumplir con dichos procedimientos en pro de fortalecer el proceso de contratación y evitar futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO




Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE MATERIALES Y ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LA CAMPAÑA IMPLEMENTADA POR EL CENTRO DE CONVIVENCIA CIUDADANA EN LA PREVENCION DE USO DE POLVORA EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA DURANTE LAS FESTIVIDADES DE FIN Y COMIENZO DE AÑO.



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Nombre o Razón Social del Contratista COMERCIALIZADORA PAPELERIA RAPICOPIADO

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 88138658-1

País y Departamento/Provincia de ubicación del Contratista

Colombia : Norte De Santander

Dirección Física del Contratista Calle 10 N°11-15


FREDY AUGUSTO AMAYA PINO

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 88138658

Fecha de Firma del Contrato 09 de diciembre de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 09 de diciembre de 2015


Fecha de Terminación del Contrato 15 de diciembre de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato 15 de diciembre de 2015

Anexa:

Cotizaciones

Estudios previos de noviembre 3 de 2015

Certificado de disponibilidad 1606 de noviembre 3 de 2015 rubro afectado 236120309 “material programas y proyectos propios del sector” por valor de $18.000.000

Invitación pública de diciembre 3 de 2015.publicada en el secop el 3 de diciembre del 2015 a las 2:49 P.M.

Acta de cierre con fecha 4 de diciembre de 2015 y con hora 14:50, documento publicado en el secop el 12 de diciembre de 2015 a las 12:12 P.M.

Contrato de diciembre 9 de 2015 publicado en el secop el 12 de diciembre del 2015 a las 12:23 P.M. El contrato enviado por la administración municipal no se envió completo

Acta de terminación y liquidación de fecha 15 de diciembre del 2015, documento publicado en el secop el 25 de diciembre del 2015 a las 8:21 P.M.

Cámara de comercio renovada el 25 de febrero del 2015Registro presupuestal 1623 de diciembre 9 del 2015 por valor de $18.000.000

Acta de ingreso al área de almacén No. 0013 de diciembre 11 de 2015



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Acta de salida área de almacén No. 013 diciembre 11 del 2015 entregan al secretario de Gobierno.

Acta de inicio de diciembre 9 de 2015

Factura 0738 y 0739 no presenta fecha

Resolución 0411 de 2015 por el cual se ordena un pago 67. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

Factura 0738 y 0739 no presenta fecha DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Se adjunta certificación expedida por el contratista, referente a las fechas de expedición de las facturas N° 0738 y 0739 respectivamente. (ANEXO N. 81) CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

La administración municipal anexa certificación de la contratista con fecha 2 de mayo de 2016, donde dice que revisado el talonario de las facturas emitidas en el 2015 las números 0738 y 0739 son del 11 de diciembre del 2015 y que corresponden al contrato SGOB 128 de 2015. Y anexa fotocopia de las facturas con la fecha. Por lo tanto y con forme al principio de buena fe se aceptan los soportes allegados. POR LO TANTO SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 68. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y RESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR.

Invitación pública de diciembre 3 de 2015.publicada en el secop el 3 de diciembre del 2015 a las 2:49 P.M. Acta de cierre con fecha 4 de diciembre de 2015 y con hora 14:50, documento publicado en el secop el 12 de diciembre de 2015 a las 12:12 P.M. Al confrontar las fechas de la publicación de la invitación como la fecha de cierre de la presentación de la oferta, se puede concluir que no se dio cumplimiento a lo señalado en el artículo 94 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, y a la ley 4 de 1913 en sus artículos 59, 60 y 61.

Acta de terminación y liquidación de fecha 15 de diciembre del 2015, documento publicado en el secop el 25 de diciembre del 2015 a las 8:21 P.M. incumpliendo con lo señalado sobre la publicación de los documentos contractuales Decreto 1082 del 26 de marzo del 2015Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP



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Contrato de diciembre 9 de 2015 publicado en el secop el 12 de diciembre del 2015 a las 12:23 P.M. El contrato enviado por la administración municipal no se envió completo razón por la cual la administración municipal debe enviarlo, teniendo en cuenta que son los originales que reposan en el expediente contractual y se debe encontrar firmado mientras que el publicado en el secop no presenta firmas.

En las fotografías enviadas como soporte se aprecia que la gran mayoría de los pendones corresponden a los realizados por los estudiantes del municipio y solo se observa una pancarta realizada por una empresa editorial.

No se anexa copia del comprobante de pago con los descuentos respectivos. La administración municipal debe allegar los documentos completos y los soportes de cumplimiento con el fin de establecer el impacto del objeto del contrato, ya que las fotos refleja la concurrencia al acto pero los pendones son producto de la actividad estudiantil que es la que los sostiene, mientras que los hechos por la empresa contratad no presenta el impacto de lo contratado.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a la publicación el día 12 de diciembre del acta de cierre de fecha 4 de diciembre de 2015 de la invitación publica del proceso referente al contrato N° SGOB 128 DE 2015, así como también la publicación el día 25 de diciembre del acta de terminación y liquidación de fecha 15 de diciembre del mismo año, esta situación pudo suceder por falta de capacitación del personal encargado de realizar las publicaciones en el SECOP, por lo que se solicita a la Contraloría un plan de mejoramiento para subsanar este impase en futuros procesos. Se envía nuevamente copia del contrato N° SGOB 128 DE 2015, para su conocimiento y acciones pertinentes. (ANEXO N. 82) También se envía el anexo fotográfico de la campaña realizada en el mes de diciembre del año anterior para que pueda verificarse el impacto de dicha campaña. (ANEXO N. 83) Se adjunta comprobante de egreso N° CE 3765 de fecha 29 de diciembre de 2015, para que se verifiquen los descuentos de Ley. (ANEXO N. 84)




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Referente al primer punto: Invitación pública de diciembre 3 de 2015. Y publicada en el secop el 3 de diciembre del 2015 a las 2:49 P.M. y el Acta de cierre con fecha 4 de diciembre de 2015 y con hora 14:50, y fue publicado el documento en el secop el 12 de diciembre de 2015 a las 12:12 P.M. se observa que la fecha de la publicación de la invitación como la fecha de cierre de la presentación de las ofertas, se observa que la administración municipal no dio cumplimiento a lo señalado en el artículo 94 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, y a la ley 4 de 1913 en sus artículos 59, 60 y 61. En cuanto al segundo punto que se refiere al Acta de terminación y liquidación de fecha 15 de diciembre del 2015, publicados en el secop el 25 de diciembre del 2015 a las 8:21 P.M. incumpliendo lo señalado sobre la publicación de los documentos contractuales Decreto 1082 del 26 de marzo del 2015Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. Hecho que acepta la entidad municipal en sus descargos señalando la falta de capacitación del personal encargado. Por lo anterior se confirma el hallazgo en estos puntos

El punto tres sobre El contrato enviado por la administración municipal no se envió completo y el publicado en el secop no se encuentra firmado. Al verificar el anexo No. 82 se evidencia que sus folios son consecutivos y presenta las firmas de sus participantes. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria en este punto

Al punto cuarto se allegó registro fotográfico que permiten verificar algunas actividades no establecidas en los soportes iniciales como los botones las reuniones de enseñanza y despliegue publicitario. Por lo tanto se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal.

El punto sobre el comprobante de egreso que se anexo por parte de la entidad municipal se observa que no se anexa copia de la estampilla pro hospital Erasmo Meoz. Por lo tanto hasta tanto no se anexe copia de la estampilla. Se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal por valor de $360.000.

POR TODO LO ANTERIOR SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL POR EL VALOR DE LA ESTAMPILLA ERASMO MEOZ $360.000. CONTRATO DE COMPRAVENTA No SVIV-16


OBJETO DEL CONTRATO: Compraventa de combustible (ACPM) para el banco de maquinaria de la Alcaldía Municipal de Ocaña

TIPO DE CONTRATO Compraventa



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FECHA DEL CONTRATO: perfeccionado el día 13 de febrero de 2015

VALOR $ 17.996.800

PLAZO: 04 meses o Hasta agotar el suministro.

ESTUDIOS PREVIOS: No se observa la fecha de los estudios previos


RUBRO PRESUPUESTAL: 236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña por valor de $ 5.246.8000 y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por valor de $12.750.000


03 de Febrero de 2015

PUBLICACIÓN SECOP: Se publica dolo hasta la evaluación de la propuesta.

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS:



Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda. WILLINTON ERNESTO CARRASCAL

REGISTRO PRESUPUESTAL: No. 0292 por $17.996.800, 06 de febrero de 2015.


Por su cuantía no se hace necesario póliza de gratina

ACTA DE INICIO: 06 de febrero de 2015, firmada por el contratante, contratista y el supervisor.

INFORMES DEL SUPERVISOR:

No se encontró el informe del supervisor


LUIS ENRIQUE DURAN TÉLLEZ – Técnico administrativo de la secretaria de Movilidad y Transito de Ocaña, el día 24 de julio de 2015.

ACTA DE RECIBO FINAL: 06 de Mayo de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.

COMPROBANTE DE EGRESO: CE No 1167

FACTURA DE VENTA: No.0768 por $18.000.000, no presenta fecha dejando abierta dicha factura.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 06 de Mayo de 2015, firmada por Contratante, contratista y el supervisor.



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La administración Municipal de Ocaña solo carga al SECOP, hasta el proceso de la evaluación, faltando su cargue de documentos hasta la liquidación del contrato.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En lo relacionado con las recurrentes observaciones acerca de la no publicación en el SECOP, la mora en la publicación en el SECOP y la falta de actualización de los estados de los procesos contractuales, es pertinente expresar que la Administración 2012-2015 Ocaña en cabeza del Dr. JESUS ANTONIO SANCHEZ CLAVIJO, emprendió desde su inicio un proceso de desconcentración en su actividad contractual, es así como se le dio facultades para contratar a la mayoría de las Secretarias de Despacho en lo relacionado con sus competencias y respecto de los procesos de mínima y menor cuantía así como los relacionados con la contratación directa. Las Secretarias las cuales gozaban de las facultades antes descritas eran: Secretaria de Vías e Infraestructura, Secretaria de Desarrollo Humano, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Movilidad y Transito, Secretaría de Educación y la Secretaría General. No es un secreto de la abundante actividad contractual del Municipio de Ocaña en cada una de las vigencias, y que solamente por la persona jurídica Municipio de Ocaña existía una clave de SECOP, lo que provocó en las primeras vigencias de la administración una congestión y un represamiento en las publicaciones, fue así como en el año 2014 se procedió a plantear un plan de mejoramiento y de desconcentración de claves para acceder al SECOP, efectuando las respectivas solicitudes a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE de códigos de acceso por cada Secretaría con facultades para contratar, en complemento de aquello se brindaron las capacitaciones del caso a todos los funcionarios de las distintas dependencias que se apersonarían de la actividad contractual. Consideramos que en ese cambio estructural y de tránsito hacia un proceso de descongestión fue donde tal vez se presentaron algunos lapsus en los actos de publicidad que en nuestro criterio no deben ameritar un potencial juicio de reproche en lo disciplinario, pues no creemos que ello constituya una ilicitud sustancial ya que la verdadera intención de la administración era la de generar mayor agilidad y eficacia en la actividad negocial de la administración a través de la desconcentración de las claves y la especialidad contractual. En este sentido nos permitimos respetuosamente solicitar se genere la conversión de hallazgo disciplinario a hallazgo administrativo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA



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La Administración Municipal acepta la falta la eficiencia en el cargue total de los procesos contractuales por parte de las diferentes dependencias que tenían a su cargo la contratación delegada de la documentación en el SECOP, ocasionando con ello el incumplimiento a las políticas establecidas por Colombia compra eficiente. Por tal razón se confirma el HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

La cotización de combustible no registra la fecha de entrega, ni presenta por ninguna parte el recibido de dicha cotización por aparte de la Administración Municipal, lo cual deja la incertidumbre de su presentación.


En lo referente a esta observación, nos permitimos aclarar que esta cotización se solicitó, pero no se tuvo en cuenta, ya que se tomó como documento para el estudio de mercado la base de precios emanada por parte del Ministerio de Minas y Energía. (ANEXO N. 85)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se aceptan los descargos, al ser validado la consulta de precios por la web ante el Ministerio de Minas y Energía. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.

No se encontraron la relación por fechas y galones suministrados al banco de maquinaria del Municipio de los consumos realizados diariamente por parte de la estación de servicios circunvalar.


En cuanto a esta observación, nos permitimos manifestar que la relación de retiro de combustible de la Estación de Servicio La Circunvalar, se realizaba mediante una orden firmada por el supervisor del contrato y entregada al momento del despacho. Es de aclarar que dichas órdenes en su contenido, llevan la fecha, el tipo de vehículo a suministrar combustible, la cantidad y la firma autorizada; por lo cual adjuntamos las respetivas autorizaciones de retiro de combustible. (ANEXO N. 86) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA



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La Administración Municipal de Ocaña, allega los soportes necesarios para determinar la certeza de la entrega del combustible con destino al banco de maquinaria debidamente legalizada. La Administración al cumplir con estos procedimientos fortalece el proceso de contratación y evita futuras sanciones y/o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.


El Municipio de Ocaña ejecuta el objeto contractual mediante el rubro 236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña por valor de $ 5.246.8000 y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por valor de $12.750.000, siendo el Supervisor, Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda. WILLINTON ERNESTO CARRASCAL, no cumple con el principio presupuestal de la especialidad contemplado en el decreto 111 de 1996, en su artículo 18, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD La Secretaria de Vías, Infraestructura y Vivienda tiene adscrito dentro de su Banco de Maquinarias los siguientes equipos:

• 1 Bulldozer Fiat Allis. • 1 Motoniveladora Caterpillar 120G. • 2 Volquetas.

Para desarrollar el programa Caminos Confiables y las actividades de apertura de carreteables se utiliza el Bulldozer Fiat Allis, a través del rubro 236040205 Apertura de carreteables del Municipio de Ocaña, de donde se contrata la prestación de servicio del operador y el suministro de combustible para desarrollar la puesta en marcha del equipo y poder realizar las actividades directas en el campo de aplicación. Así mismo, para desarrollar el programa Vías Urbanas Confiables y las actividades de mejoramiento de la malla vial urbana, se utilizan la Motoniveladora Caterpillar 120G. y las dos (2) Volquetas, mediante el rubro 236040301 Mantenimiento de la malla vial urbana del Municipio de Ocaña, por medio del cual se contrata la prestación de servicios de los operadores y el suministro de combustible para desarrollar la puesta en marcha del equipo y poder realizar las actividades directas en el campo de aplicación con el perfilado de la vía y la adición de material para vías urbanas que hoy se encuentran en material de afirmado y no pavimentadas.



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Estos dos (2) programas de Apertura de Carreteables y Mantenimiento de la Malla Vial Urbana hacen parte de los proyectos de inversión del municipio de Ocaña, los cuales están debidamente radicados dentro del Banco De Proyectos Municipal. Es de aclarar, que el combustible es necesario para desarrollar estos programas y no se hace para cumplir tareas propias de funcionamiento administrativo, si no por el contrario, se contratan en el marco de un programa de inversión municipal, buscando mejorar la malla vial urbana y rural del Municipio. Estos proyectos son tendientes a garantizar los fines esenciales del Estado y encaminados a cumplir metas establecidas en el Plan de Desarrollo, por lo tanto se configuran como Proyectos de Inversión Social. El combustible que se debe suministrar a los demás vehículos para el normal desarrollo de la Administración Municipal, son contratados con gastos de funcionamiento y no con rubros de inversión. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La apropiaciones presupuestales denominadas 236040205 Apertura carreteable del Municipio de Ocaña y 236040301 Mantenimiento malla vial urbana del Municipio de Ocaña, fueron creadas estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas y se ejecutaran de la misma forma, máxime cuando la administración Municipal acepta que se encuentra contenidas en el plan de desarrollo, asumiéndose que se encontraba totalmente viabilizados estos proyectos o en su defecto que dicho gastos hiciera parte del costo de los proyectos, documentos soportes que no fueron allegadas a esta Contraloría, generándose con ello el incumplimiento en el objetivo y la desviación de los recursos para el cual fueron creadas dichas apropiaciones presupuestales, quitándole la oportunidad de mejorar la meta establecida por el Municipio de Ocaña en su planeación y ejecución, Por tal razón se valida el HALLAZGO DISCIPLINARIO.

Solo se encuentra el informe del supervisor donde discrimine el consumo por galones y por días del suministro al banco de maquinaria al cual se les suministro el ACPM, no se realizó un seguimiento técnico, financiero y legal tal como se establece en la ley 1474 de 2011, articulo 83, Papel de trabajo anexos en medio magnético carpeta denominada 13-SMT019 Ciro Alfonso Meneses Navarro.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD El municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento.



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Conclusión de la Contraloría

La Administración Municipal acepta la falta la eficiencia en la elaboración de los informes del supervisor en la cual no discriminan el nombre del responsable, la placa y sobre todo el destino seguimiento y control dado al combustible teniendo en cuenta si fue para la Apertura carreteable del Municipio de Ocaña o para Mantenimiento malla vial urbana,

ocasionando con ello el incumplimiento a las normas que regulan la elaboración de dichos informes. Por tal razón se confirma el HALLAZGO CON PRESUNTA INCIDENCIA

DISCIPLINARIA.

1.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta Con deficiencias con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

50.0 0.30 15.0

Calidad (veracidad) 50.0 0.60 30.0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 55.0

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Conforme a la información rendida por la entidad en lo referente a la cuenta anualizada de la

vigencia fiscal 2015 y siguiendo las directrices establecidas en el manual de procedimientos de



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esta departamental el cual se utiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad

vigente, se procedió al análisis, de lo cual se observó lo siguiente:

La Administración municipal de Ocaña, allegó la información en las fechas estipuladas, cumpliendo con los plazos establecidos según lo normado en la Resolución 0705 de 2011 y demás resoluciones que modifiquen o adicionen de esta departamental. Pero obtuvo una calificación del 50% en suficiencia y calidad, por cuanto la información allegada no era legible para que esta departamental realizara los respectivos análisis. Por esta razón obtuvo una calificación con deficiencias.

1.1.1.3 Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD


Atribuido

Financiera

80.0 0.40 32.0

De Gestión 89.1 0.60 53.5

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 85.5

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


El resultado está sustentado en la certificación de fecha 01-03-2016 suscrita por el Secretario de

Hacienda Doctor Jesús Emiro Velásquez Carrascal, la cual manifiesta que la entidad cumple con

la legalidad financiera exigida a los entes territoriales como:

Normas tributarias: Descuento de estampilla Pro-hospital Erasmo Meoz, Pro-desarrollo

académico, Pro-cultura, Pro- Ancianos, dando así cumplimiento con las Normas Tributarias

vigentes.



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Normas contables: Que durante la vigencia 2015 el municipio de Ocaña envío por medio de la plataforma CHIP la información contable y presupuestal. De acuerdo a la Resoluciones 354, 355, 356, de 2007, 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. se envío por medio de la plataforma CHIP la información contable del municipio y se hace el informe anual de evaluación del control interno contable a la Contaduría general de la nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable necesario para generar la información financiera, económica social y ambiental del municipio de Ocaña, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan general de Contabilidad Pública. Normas Presupuestales: Que durante la vigencia 2015 el municipio de Ocaña ejecuta acorde con las Normas Presupuestales contenidas en el Decreto 111 de 1996, todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales cuenta con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficientes para atender estos gastos. Igualmente estos compromisos cuentan con el registro presupuestal. Al cierre de la vigencia fiscal el ente territorial constituye las reservas presupuestales y las cuentas por pagar (Software visual TNS) Cumplimiento de la Ley 617 del 2000, Que durante la vigencia 2015, El ente territorial da cumplimiento al tope máximo de los gastos de funcionamiento. Ley 819 de 2003, Que durante la vigencia 2015, El ente territorial da cumplimiento al marco fiscal de mediano plazo.

Dentro del componente de legalidad de la gestión administrativa la entidad obtuvo un 84.5%, con eficiencia de acuerdo a la información suministrada (cuestionarios de la matriz (componente Legalidad Gestión) por la entidad. El Componente de Gestión administrativa está incluido, los Tics de Legalidad (gobierno en línea).

1.1.1.4 Gestión Ambiental

SE EMITE UNA OPINION Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL


Atribuido



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Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

50.0 0.60 30.0

Inversión Ambiental 80.0 0.40 32.0

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1.00 62.0

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El resultado de la evaluación de gestión ambiental realizada por la entidad en la vigencia 2015 se basó de acuerdo al material físico enviado por la entidad a esta departamental consistente en certificaciones e informes de actividades, en temas relacionados con informes de ejecución de actividades y apropiación y ejecución de recursos en los programas de Gestión Integral de Residuos Sólidos, Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua, Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, áreas estratégicas, atención y prevención de desastres, pagos de tasa retributiva, sobretasa ambiental y programa Cero Papel, por consiguiente se pudo establecer lo siguiente: Se pudo establecer que la Empresa de Servicios Públicos de Ocaña “ESPO E.S.P”, es el prestador directo de los Servicios Públicos de Agua, recolección, transporte y disposición de residuos sólidos y servicio de alcantarillado. En relación a la ejecución del plan integral de residuos sólidos la UTA, ejecutó recursos por el orden de $4.500.000 Respecto a la ejecución de actividades en el Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua, la Unidad Técnica Ambiental de Ocaña mediante el CEAM elaboró cartillas educativas, rompe tráficos, afiches, manillas, pasacalles y pendones a Instituciones educativas. Para este programa ambiental la UTA, ejecuto recursos por el orden de $36.954.375 En relación al Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, la alcaldía ejecuto los siguientes contratos:



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Construcción de la conexión pluvial al colector de aguas lluvias sobre el box coulvert Rio Chiquito.

Mano de obra para la limpieza del desarenador de los sectores el tejar y san Cayetano, así como la limpieza interior y exterior del boxcoulvert del rio chiquito.

Para este programa ambiental la administración municipal, ejecuto recursos por el orden de $35.955.682 Respecto, a las áreas estratégicas, para la vigencia 2015, según certificación firmada el pasado 03 de marzo del 2016, por el jefe de presupuesto de la alcaldía de Ocaña, se ejecutaron $283.500.000, en la compra del área estratégica del predio El Cerro en la vereda Loma Larga y el predio El Cerrito en la vereda Mata Calabazo. Respecto al programa de atención y prevención de desastres la alcaldía municipal, ejecuto recursos por el orden de $20.891.070. 71. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA.

El municipio de Ocaña no envió a esta Departamental los siguientes soportes documentales que fueron solicitados por esta Contraloría, mediante comunicación externa del día 01 de marzo del 2016, incumpliendo con los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993.

• Informe detallado de las actividades ejecutadas en el plan de gestión de residuos

sólidos, vigencia 2015.


Mediante la Resolución 395 del 29 de mayo de 2013, se adopta el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA de la alcaldía municipal de Ocaña es confiable 2012-2015. De igual manera, a través de la Resolución 039 se crea el Comité de coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA. (ANEXO N. 87)

El Plan de Gestión de Residuos Sólidos para la vigencia 2015, fue ejecutado por la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios ESPO SA y ADAMIUAIN, de conformidad con sus actividades de recolección de los residuos sólidos del Municipio de Ocaña. Sin embargo, a través de la Unidad Técnica Ambiental, y en coordinación con los convenios de conciencia



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ambiental, se logró dar charlas a los colegios y escuelas del Ente Territorial sobre la importancia del plan de Residuos Sólidos que tiene el Municipio de Ocaña, así mismo se realizaron capacitaciones a los recolectores y recicladores para darle un mayor provecho al programa de recolección de residuos y aplicar la normatividad vigente. También se hicieron actividades de Control y Vigilancia Ambiental en lo referente a la aplicación del comparendo ambiental. (ANEXO N. 88)

• Informe detallado de las actividades ejecutadas en el programa de atención y

prevención de desastres, vigencia 2015.


Se adjunta el Informe de actividades realizadas durante el año 2015 correspondiente a la Consejería Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres, así como el informe de contingencia derrame de crudo por volcamiento de tracto camión en el kilómetro 9+652 vía Abrego – Ocaña. (ANEXO N. 89)

• Informe detallado de las actividades ejecutadas en el programa cero papel,

vigencia 2015.


El municipio de Ocaña con el apoyo de la Unidad Técnica Ambiental, implemento el

programa de cero papel, el cual fue socializado y debidamente implementado en este

Ente Territorial.

De igual manera, y bajo la dirección de la Secretaria General durante la vigencia 2015, se realizaron capacitaciones a los empleados que conforman la planta globalizada, en la cual se dio a conocer el uso adecuado para el ahorro de papel, en los diferentes documentos que se elaboran en las dependencias del municipio de Ocaña. Así mismo, se adjunta copia de la circular 013 del 20 de agosto de 2015, en el cual la oficina de Control Interno realiza recomendaciones mediante un folleto, especificando la austeridad en el gasto, en donde se enuncia la utilización y el uso racional para dar cumplimiento al programa Cero Papel. (ANEXO N. 90)



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• Certificación de los recursos presupuestados, ejecutados y transferidos a

Corponor por concepto de sobretasa ambiental y tasa retributiva, vigencia 2015.


Se adjunta certificación emanada por parte del Jefe de Presupuesto del Municipio de Ocaña, en donde se puede constatar el valor de los recursos presupuestados, ejecutados y transferidos a la CAR CORPONOR por concepto de sobretasa ambiental durante la vigencia fiscal del año 2015. (ANEXO N. 91)

No se evidencia acto administrativo de la conformación del comité de cero papel

y copia del plan de acción vigencia 2015 “esta información deberá ser enviada por

la administración municipal y no por la UTA”


El municipio de Ocaña con el apoyo de la Unidad Técnica Ambiental, implemento el programa de cero papel, el cual fue socializado y debidamente implementado en este Ente Territorial. De igual manera, y bajo la dirección de la Secretaria General durante la vigencia 2015, se realizaron capacitaciones a los empleados que conforman la planta globalizada, en la cual se dio a conocer el uso adecuado para el ahorro de papel, en los diferentes documentos que se elaboran en las dependencias del municipio de Ocaña. Así mismo, se adjunta copia de la circular 013 del 20 de agosto de 2015, en el cual la oficina de Control Interno realiza recomendaciones mediante un folleto, especificando la austeridad en el gasto, en donde se enuncia la utilización y el uso racional para dar cumplimiento al programa Cero Papel.

• Certificación de los recursos presupuestados y ejecutados en relación a los componentes del servicio de aseo (Recolección, transporte, disposición, etc.)


Se adjunta certificación emanada por parte del Jefe de Presupuesto del Municipio de Ocaña, en donde se puede constatar el valor de los recursos presupuestados, ejecutados y



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transferidos a la Empresa de Servicios Públicos de Ocaña ESPO S.A.; por concepto de prestación del servicio de aseo durante la vigencia fiscal del año 2015. (ANEXO N. 92)

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA La alcaldía de Ocaña adjunto los siguientes soportes documentales:

Resolución 039 se crea el Comité de coordinación del Plan Institucional de Gestión

Ambiental – PIGA

Informe de actividades realizadas durante el año 2015 correspondiente a la Consejería

Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres

Certificación emanada por parte del Jefe de Presupuesto del Municipio de Ocaña, en

donde se puede constatar el valor de los recursos presupuestados, ejecutados y

transferidos a la CAR CORPONOR por concepto de sobretasa ambiental durante la

vigencia fiscal del año 2015.

Certificación emanada por parte del Jefe de Presupuesto del Municipio de Ocaña, en

donde se puede constatar el valor de los recursos presupuestados, ejecutados y

transferidos a la Empresa de Servicios Públicos de Ocaña ESPO S.A.; por concepto de

prestación del servicio de aseo durante la vigencia fiscal del año 2015

De acuerdo a lo anterior, esta Departamental, concluye que la administración municipal de Ocaña

en la vigencia 2015, ejecuto una gestión ambiental satisfactoria, debido a ello, se

CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y SE DESVIRTUA LA INCIDENCIA

SANCIONATORIA

1.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento Cumple. Por lo anterior, se presume una observación administrativa con incidencia sancionatoria según

lo establecido en la Resolución interna No. 0705 del 30 de noviembre de 2011 de la Contraloría

General del Departamento Norte de Santander.

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 100.0 1.00 100.0



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Efectividad de las acciones 100.0 0.00 0.0

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1.00 100.0

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

Después de realizarse seguimiento al plan de mejoramiento vigencia 2014. Se puedo evidenciar que la entidad allego el avance al plan de mejoramiento. Igualmente se pudo evidenciar que la entidad allego los respectivos seguimiento al plan de mejoramiento.

1.1.1.6 Control Fiscal Interno

SE EMITE UNA OPINION Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) 80.0 0.30 24.0

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI) 70.0 0.70 49.0

TOTAL 1.00 73.0

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El Control Fiscal Interno presenta un puntaje de 73% de acuerdo a la calificación de la matriz. La cual fue elaborada basada en el cuestionario presentado por la entidad. Componente Legalidad de Gestión Administrativa:



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Según certificación enviada por el Secretario de Gobierno Municipal de Ocaña, certifica que para el año 2015 efectivamente la unidad cuenta con sistema de verificación de los soportes de requisitos del personal vinculado o contrato dependiendo del área. Sobre el Sistema de evaluación del desempeño Según información enviada por el municipio (Secretaria de Educación, Cultura y Turismo Municipal) se evidencio que la administración viene cumpliendo con el sistema tipo de evaluación de desempeño laboral para los servidores públicos en los términos establecidos en el acuerdo 137 de 2010. Respecto a los sistemas de verificación de los soportes de los requisitos del personal vinculado o contratado, para lo cual se realiza el siguiente procedimiento: De acuerdo a la contratación dada mediante Decreto Municipal respecto a la delegación de carácter especial, para la suscripción de contratos de mínima cuantía hasta los 280 SMLV, la Secretaria de Educación, Cultura y Turismo Municipal, mediante aviso público informa a todas las personas naturales o jurídicas de acuerdo a la necesidad del servicio que acreditan experiencia (se especifica el objeto a contratar) a presentar propuesta ante la Secretaria, para lo cual deberán aportar los requisitos a saber:

1. Propuesta 2. Formato de Hoja de vida de la función Pública, debidamente diligenciado 3. Formato de declaración Juramentada de cada bienes y rentas 4. Fotocopia de la Cédula de ciudadanía 5. Examen Médico 6. Certificado Judicial 7. Antecedentes disciplinarios y fiscales 8. Rut 9. Afiliación al sistema de salud y pensión y la planilla de seguridad social del mes

respectivo. El Secretario verifica los documentos entregados y procede a la escogencia del respectivo personal. Sobre el Sistema de evaluación del desempeño Según información enviada por el municipio (Secretaria de movilidad y Transito del Municipio de Ocaña certifica que la Secretaria cuenta con un sistema de verificación manual siguiendo una lista de chequeo que inicia con el certificado de disponibilidad presupuestal, estudio previo, invitación para presentar ofertas, solicitud de propuesta, evaluación de la propuesta, comunicación de aceptación de la propuesta, formato único de hoja de vida, Formato de declaración Juramentada de cada bienes y rentas, Fotocopia de la Cédula de ciudadanía, fotocopia de la libreta militar, Rut, Antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, pago aportes salud, pensión, riesgos profesionales, certificado del SENA, experiencia si la solicita el contrato de prestación de servicios, acta de inicio, registro presupuestal y resolución de pago.



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Que según certificación emitida por la Asesora de control interno certifica que la entidad viene generando políticas para el fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno. Según certificación emitida por el Secretario de Planeación (E) manifiesta que mediante acuerdo No. 015 de 7 de junio de 2012 se adopta el Plan de Desarrollo Ocaña 2012-2015 Ocaña Confiable y Participativa, el cual contienen los objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el que hacer misional de la entidad, igualmente se adoptó la Misión, Visión mediante una Resolución No. 585 de 22 de septiembre de 2014. Igualmente se evidencio certificación emitida por el Secretario de Planeación (E) donde certifica que la entidad cuenta con los lineamientos e instructivos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos de la misma manera tiene definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos o actividades dentro del documento de mapa de riesgos. Se evidencio certificación emitida por el Secretario de Planeación (E) donde certifica que la entidad cuenta con dos indicadores que permiten evaluar la gestión de cada año los cuales son Eficiencia y Eficacia. Del Informe Ejecutivo anual de control interno vigencia 2015, Se pudo establecer que la EL MUNICIPIO DE OCAÑA – NORTE DE SANTANDER y según certificado de recepción de información emitida por la Dirección de Control Interno y Racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, donde certifica que el representante legal de la entidad presentó electrónicamente la encuesta de MECI, así como el informe ejecutivo anual de control Interno, vigencia 2015. Aunado a lo anterior, se observó que de acuerdo a la presentación del informe ejecutivo anual de control interno de la vigencia 2014 de esta entidad, fue presentado al Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de control interno el día 19 de febrero de 2015, asignado el radicado 1115 por parte de Departamento Administrativo de la Función Pública. Aunado a lo anterior, se observó de acuerdo a la presentación del informe de control interno contable de la vigencia 2015 de esta entidad, fue presentado a la Contaduría general de la Nación en los términos establecidos La entidad mediante Resolución No. 323 de 05 de agosto de 2008, adopto el Código de Ética y Buen Gobierno. Y lo modifico según Resolución No. 283 de 18 de Mayo de 2012 Mediante Decreto No. 017 del 02 de Febrero de 2015 se crea el Comité de Gobierno en línea y anti trámites del Municipio de Ocaña.



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Mediante certificación de fecha 2-03-2015 la entidad certifica que la entidad adopto la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano en la vigencia 2015. E igualmente se encuentra en la construcción del Plan Anticorrupción debido a que mediante circular externa No. 100-02-2016 se extiende la fecha para su actualización hasta el 31-03-2016 por lo tanto se encuentra en proceso de su implementación. La suscrita Secretaria Jurídica certifica que hasta el 31-12-2015 estuvieron vigentes los siguientes comités: De conciliaciones y Evaluador de propuestas. Además mediante certificación suscrita por el Secretario de Gobierno Municipal, certifica que la dependencia de gobierno, no maneja comités institucionales, sino interinstitucionales, los cuales están conformados de la siguiente manera: De orden Público, Justicia transicional, Riesgos y desastres, de Seguridad, Electoral y de defensa de los derechos del consumidor. El Secretario de planeación mediante certificación de fecha 2-03-2016 manifiesta que la entidad no cuenta con el manual de procedimientos actualizado. La asesora de Control interno certifica que los informes semestrales de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cumplen con los términos establecidos en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. El secretario de planeación mediante certificación de fecha 02-03-2016 manifiesta que el municipio cumple con los términos establecidos en el art. 74 de la Ley 1474 de 2011 para la publicación de los planes de acción y la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión de estos en la página web. La secretaria general de la entidad certifica cumplió con la publicación del plan de compras vigencia 2015 en cumplimiento al art. 74 de la ley 1474 de 2011. La secretaria Jurídica de la entidad certifica que la administración municipal de Ocaña cuenta con un manual de contratación.

1.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:



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La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 2181800.0

Indice de inconsistencias (%) 3.3%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -


Los estados Financieros fueron analizados por la Dr. William Rueda Blanco, Contador Público con T.P. 46379-T Los Activos a 31 de diciembre de 2015 registran un saldo de $ 66.818.618.103, dentro de las cuentas que conforman este grupo, se aprecia: Efectivo refleja un saldo de $4,700,575,615.63, Rentas por cobrar $ 5,586,411,526.39, Inversiones $443,000,000 deudores $ 2,957,725,808.21, propiedad planta y equipo $23,592,684,815.49, Bienes de beneficio y uso público $ 142,358,625.48, otros activos $ 29,395,861,711.84, Dentro de este grupo la cuenta más representativa es Otros activos. Dentro del efectivo existe la cuenta 111005 Cuentas corrientes y la cuenta 111006 Cuentas de Ahorro. Se puede observar que el Municipio no está dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, que señala: “los recursos que formen parte del presupuesto..., no podrán mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos...” Presenta en la Cuenta corriente -110505- Banco de Bogotá -11050501- el saldo con más acumulación por valor de $ 1.290.726.095 y en Cuenta de ahorro -111006- un saldo igualmente

1.2.1 Estados Contables



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significativo por valor de $ 1.975.494.794, identificándose los mayores recursos depositados en cuenta IFINORTE -11100602- valor de $ 755.485.388. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

En respuesta a esta observación, nos permitimos manifestar lo siguiente: Con respecto, a la cuenta corriente 11100501 del Banco Bogotá que presenta más acumulación por valor de $1.290.726.095 corresponde principalmente a las siguientes cuentas corrientes: 11100501.01 44604890-2 Municipio de Ocaña – Tesorería Municipal: $ 123.288 11100501.08 44605143-5 Régimen Subsidiado – Cuenta Maestra: $ 544.431 11100501.22 44605142-7 Salud Pública – Cuenta Maestra: $ 313.669

En cuanto a la cuenta 11100501.01 el saldo consignado en esta con corte al 31 de diciembre de 2015, obedece al respaldo económico necesario para cubrir tanto las cuentas por pagar como las reservas correspondientes. En lo referente a las cuentas 111000501.08 y 11100501.22 estas cuentas se encuentran inscritas ante el Ministerio de Hacienda, puesto que corresponden a las de manejo de recursos de Régimen Subsidiado y Salud Pública, las cuales generan los respectivos rendimientos financieros. Es de aclarar, que el Municipio de Ocaña ha dado cumplimiento a lo establecido en el artículo 16 del Decreto 359 de 1995; ya que posee las cuentas de ahorro respectivas para el manejo de recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; solo que durante el año 2015 se presentaron medidas cautelares de embargo de algunas de estas cuentas, que a pesar de que la fuente de recursos de las mismas eran del Sistema General de Participaciones, las entidades financieras le aplicaban los embargos; por esta razón el Ente Territorial se abstuvo de transferir los recursos de las cuentas corrientes hacia las de ahorro. El rubro 12 – Inversiones e Instrumentos derivados, se observa que los recursos de Inversiones administración Liquidez en títulos participativos por valor de $ 443.000.000 de la vigencia anterior fueron recolocados en Inversiones Patrimoniales Entidades no contraladas – sociedades de economía Mixta –código 120755. DESCARGOS DE LA ENTIDAD



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En cuanto al rubro 12, se realizó un reclasificación de las cuentas, ya que en el rubro que se encontraban anteriormente, 120201 que es Inversiones Administración de liquidez en títulos participativos, ya que las acciones que tiene el municipio de Ocaña en la Empresa de Servicios Públicos (ESPO) y Sociedad Terminal de Transportes, son acciones de patrimoniales en economía mixta, por tal razón se hace reclasificación de cuentas contables para el Municipio de Ocaña. El rubro 13 – Rentas Por cobrar, se refleja un saldo para Impuesto Predial unificado Vigencia actual -130507- por $ 1.698.289.500 y de vigencias anteriores -131007- por $3.888.122.026 Se evidencia en esta cuenta que la entidad presuntamente no está realizando la debida gestión para el respectivo cobro de estos rubros. Además se evidencio que en la ejecución activa se recaudó por Predial vigencia actual la suma de $2.090.413.615 y en contabilidad cuenta -130507- reporta un saldo de $3.814.118.115, existiendo una diferencia de $1.723.704.500. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. Se evidencio en la ejecución activa un recaudo por predial Vigencia Anterior, la suma de $852.844.720 y en contabilidad cuenta -130507- reporta un saldo de $867.940.620 existiendo una diferencia de $15.095.900, a lo cual la entidad debe dar las explicaciones pertinentes. La cuenta -130508.01- Impuesto de industria y comercio vigencia actual reporta un saldo de $1.653.847.592.04 y según la ejecución activa este rubro de industria y comercio vigencia actual reporta un recaudo de $1.649.661.092. Como se puede evidenciar no hay concordancia en las cifras. De igual manera en la cuenta -131008.01- impuesto de industria y comercio vigencia anterior reporta un valor de $ 210.829.493, y según la ejecución activa en su rubro industria y comercio vigencia anterior reporta un recaudo de $192.237.373, se observa no concordancia en las cifras. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

El municipio de Ocaña acatará las directrices emanadas por ustedes, por tanto se somete a Plan de Mejoramiento. No se evidencia por parte del municipio la sostenibilidad según los parámetros establecidos en la Resolución 119 de 2006, para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General la de la Nación; Respecto a rentas por cobrar de predial e industria y comercio; esta falencia conlleva a que la información emitida por la entidad no refleje razonabilidad por cuanto la información no está ajustada.



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Para rubro 14 – Deudores, su saldo lo componen la cuenta 1413- Transferencias por cobrar $ 2.128.246.480 y la cuenta 1470- Otros deudores por $829.479.328, siendo representativo el concepto por Embargos Judiciales que presenta un mayor saldo al que arrastra la vigencia anterior ya que solo se saneo un valor de $14.676.478 generándose nuevos procesos por $186.820.477. Se destaca que no existe provisión constituida y según la Nota de revelación 4, refiere a una contingencia por situación jurídica pero señala vigencia 2013, sin más claridad. Por lo anterior se evidencia presunta falta de gestión por parte de la entidad. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Los diferentes Procesos de embargo se encuentran en poder de la Secretaria Jurídica; así mismo, solo al cierre del 2015 se evidencia que fueron ejecutados algunos procesos, de los cuales se registró una parte en la cuenta 1470 y otra parte en la cuenta de Déficit Vigencias anteriores código 510190.02. Es de resaltar, que la administración municipal de Ocaña continuará en el proceso de velar por fallos oportunos de dichos embargos. El saldo de las cuentas 168505 y 168507 correspondiente a la Depreciación Acumulada del Equipo Médico y Científico y del Equipo de Comunicación y computación de la vigencia 2015, arrastra mismo saldo vigencia anterior. Durante la vigencia no se realizó ningún tipo de actualización en las Provisiones para Protección de Propiedad, Planta y Equipo, cuenta 1695. El saldo de las cuentas 1785 Amortización acumulada de Bienes de Beneficio y Uso Público Parques Recreacionales y 1975 Amortización Acumulada de Intangibles corresponde al mismo registrado en el periodo anterior. Para la cuenta que refleja las valorizaciones de las Inversiones presenta la misma situación, sin movimiento 2015. La entidad no explica en notas su no actualización. Por tanto debe dar las respectivas aclaraciones. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

El municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento. Los pasivos registran un saldo de $43.927.964.903.39 dentro de las cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Operaciones de crédito público $8.590.092.391.17 cuentas por pagar $2.051.008.044.90, Obligaciones laborales $785.040.632.86, Pasivos estimados $32.074.444.734.73, otros pasivos $427.379.099.73, se aprecia que la cuenta más representativa es Pasivos estimados.



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Se observa una disminución del pasivo al situarse por valor de $43.927.964.903, siendo la cuenta 2208- operaciones de Crédito Público internas de corto plazo por $ 8.163.712.423 la más representativa en clase corriente. También cabe mencionar la cuenta 240102.31- Deuda CENS Instituciones Educativas $697.566.190, y las cuentas que representan obligaciones a Corponor, por lo que ellas conllevan y representan. Se observa un incremento significativo del grupo 27- Pasivos estimados $32.074.444.734. La entidad debe dar las explicaciones al respecto por cuanto en las notas no dan claridad. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Anexamos NOTA ACLARATORIA SOBRE LA DISTRIBUCION DE LOS PASIVOS ESTIMADOS: En cuanto a los pasivos estimados que tiene el Municipio de Ocaña, Norte de Santander, se observa la suma de $32.074.444.734, donde se hace más representativo la provisión de pasivos pensionales que son los datos efectivamente tomados de la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los cuales son reflejados en el Balance, siendo estos el cálculo actuarial de pensiones actuales por valor de $48.230.764.305 (C), pensiones actuales por amortizar $45.015.378.800 (D), calculo actuarial de cuotas partes $15.746.429.072 © y cuotas partes pensionales por amortizar $6.206.231.000 (D), por estos valores tan significativos se evidencia el aumento en los pasivos estimados del Municipio de Ocaña, Norte de Santander En el Patrimonio se refleja un excedente del ejercicio $14.138.957.397, pero el valor patrimonial disminuye con respecto a la anterior vigencia, situándose en $16.051.625.281. Así mismo la cuenta 3105- capital fiscal refleja un movimiento (DB) valor $1.887.141.312 al parecer de ajuste no revelado en notas al patrimonio, igual comportamiento se refleja en La cuenta 3235- Superávit por donación (DB) por valor de $ 27.726.500. Partidas que afectan el Estado de cambio Patrimonial. De acuerdo a la nota de revelación expresa que “las operaciones que afectan el patrimonio son reconocidas, clasificadas, y registradas en las cuentas de capital fiscal según su ocurrencia”. Esta departamental solicita las debidas explicaciones al respecto. DESCARGOS DE LA ENTIDAD



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Con respecto a las cuentas del patrimonio, en la cuenta 311001.01 se refleja un movimiento contable por valor de $14.138.957.397,04 procediendo al inicio de la siguiente vigencia a la reclasificación del excedente del ejercicio del año anterior. Para la cuenta 310505.01 refleja un movimiento Debito por valor de $1.887.141.312, cifra está que fue reclasificada por inicio de periodo a la cuenta 312804.01 saldo que venía de la vigencia fiscal 2014 teniendo en cuenta las directrices dadas por la Contaduría General de la Nación. Con respecto a la cuenta 323501.01 se ha realizado por reclasificación de cuentas, ya que fue un predio que recibió el municipio en calidad de donación por superávit por donación sin contraprestación económica destinados a la formación bruta de capital, con independencia de la naturaleza del bien recibido, el cual fue realizado teniendo en cuenta los lineamientos de la normatividad vigente y guiada expresamente por el manual de procedimiento contable emitido por la Contaduría General de la Nación, puesto que en ningún momento se puede registrar cuentas contables o reclasificarlas por criterio propio. Según la información reportada por la plataforma SIA, en la ejecución activa se recaudó durante la vigencia 2015 la suma de $69.622.852.531, que al confrontarse con los ingresos del estado de actividad económica y social de 2015 por valor de $78.580.035.000, y a su vez con los saldos del balance de comprobación se tiene $80.784.638.944.66, observando que no existe concordancia en los tres informes financieros, por tanto la no existe razonabilidad en la información suministrada por la entidad. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. . DECARGOS DE LA ENTIDAD

El municipio acatara las directrices dadas por ustedes por tanto se somete a Plan de Mejoramiento. En la información enviada en la ejecución pasiva presentada mediante la plataforma SIA, se obtuvo la siguiente información: se tiene un presupuesto definitivo de $79.703.258.494 menos los compromisos $75.368.648.984 para un saldo de presupuesto de $4.334.609.510. De igual manera entre las obligaciones por valor de $70.238.069.531 menos lo pagado $69.525.091.515, quedando por cancelar durante la vigencia 2015, el valor de $712.978.016, cifra que no es verificable por cuanto la entidad no reportó ante la plataforma SIA el acto administrativo de cuentas por pagar. La entidad deberá allegarla.



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Al realizar el respectivo cruce con el balance de Comprobación en la cuenta 24 – cuentas por pagar, registra un valor de $2.051.008.044.90, observándose que la información de estos tres reportes no coincide. La entidad debe dar las respectivas explicaciones. DECARGOS DE LA ENTIDAD

Una vez verificada la información y evaluados los diferentes parámetros, enviamos acto administrativo de Cuentas por Pagar, Decreto número 382 del treinta y uno (31) de diciembre de 2015. (ANEXO N. 93)

En la información enviada en la ejecución pasiva presentada, se obtuvo la siguiente información: se tiene unos compromisos de $75.368.648.984 menos obligaciones $70.238.069.531 para un total de reservas de $5.130.579.453. Al realizar el respectivo cruce con el acto administrativo de reservas presupuestales (Decreto 383 de diciembre 31 de 2015 por valor de $5.129.315.989) existe diferencia por valor de $1.263.464. DESCARGOS DE LA ENTIDAD:

Es importante manifestar que dicha diferencia es producto de un error involuntario, ya que se comprometió el rubro presupuestal 211403 salud de funcionarios por valor de $ 1.263.260, pero no existe esta obligación; por tal razón, no podía estar contemplada en el Decreto 383 de diciembre 31 de 2015, Reservas Presupuestales; por lo cual se adjunta certificación emanada del Jefe de Presupuesto, en donde manifiesta lo anteriormente expuesto. (ANEXO N. 94) De acuerdo con lo anterior, atenderemos sus directrices y nos sometemos a Plan de Mejoramiento.

Con lo anterior, se evidencia que la entidad no está aplicando los principios de contabilidad pública como son el de registro y revelación, incumple el Régimen de Contabilidad Pública. Con los hechos anteriores la entidad no está cumpliendo la Ley 734/02 en su art. 48 numerales 26 No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. Y el numeral 52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.



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CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Una vez verificadas las respuestas allegadas a las observaciones planteadas, se concluye que lo relativo a los ítems: Activos: Rentas por cobrar cuentas 130507 y 131007 Impuesto Predial unificado vigencia actual y de vigencias anteriores; cuentas 130508.01 y 131005.01 Impuesto industria y comercio vigencia actual y de vigencias anteriores. Así como lo concerniente a las cuentas 168505 y 168507 Depreciación acumulada de equipo Médico Científico y Equipo de comunicación y computación, a las cuentas 1695, 1785, 1975, 1999, por los conceptos de Provisiones protección de propiedad planta y equipo, amortización acumulada Bienes de beneficio y Uso público, amortización acumulada de intangibles y valorizaciones de inversiones. Se mantiene Pasivos: Cuenta 240102.3 y 2440, cuentas que representan obligaciones de Deuda CENS Instituciones educativas y las que constituyen obligaciones a Corponor, - aclaración no allegada- a las que se deben girar los recursos correspondientes. Se mantiene Ingresos: en cuanto a las cuentas de Ingresos informados en el estado de Actividad Económica y social y las informadas en la ejecución activa y lo que se reflejó en balance de comprobación, no existe la concordancia debida, no existiendo nota de revelación para lo pertinente, no se cumple su razonabilidad. Se mantiene. Gastos: en cuanto a lo referido para ejecución pasiva, diferencias apreciadas en las Cuentas Por pagar – Anexo 93 Acto administrativo allegado- deben reflejar su aplicación en lo contable en el grupo 24 señalado, lo mismo es aplicable en lo pertinente a reservas del presupuesto – Anexo 94 Acto administativo- en el error informado. Se mantiene Por lo antes expuesto se mantienen la OBSERVACION ADMINISTRATIVA, ya que el ente municipal se expone al No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera a que se presenten efectos nocivos en su estado de actividad económica social y en los resultados de la gestión administrativa, el ente municipal no está aplicando como es debido los principios de contabilidad en cuanto a sus registros y revelaciones, al no contar con un Sistema contable optimo y saneado.

1.2.2 Gestión Presupuestal



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SE EMITE UNA OPINION Ineficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 0.0

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 0.0

Con deficiencias

Ineficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

La entidad arroja una evaluación de indicador con un porcentaje de 00.0% respecto a la gestión presupuestal; por cuanto el criterio de calificación de: programación 0, elaboración 0, presentación 0, aprobación 0, modificación 0, ejecución 0. Nota: El estudio de la cuenta anualizada arroja como resultado ineficiente, por cuanto no se realiza el análisis de su parte legal como financiera, el cual deberá ser analizada independientemente en el proceso de la revisión de la cuenta anualizada.

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias Eficiente

1.2.3 Gestión Financiera



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Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


La entidad arroja una evaluación de indicador con un porcentaje de 100% respecto a la gestión financiera, por cuanto el criterio de calificación de la razón corriente es de 2, capital de trabajo 2, y solvencia 2. SITUACIÓN FINANCIERA Ingresos recaudados a 31-12-2015 $69.622.852.531 Gastos ejecutados a 31-12- 2015 $69.525.091.515 Diferencia $ 97.761.016

La entidad reporta un saldo por valor de $97.761.016, se puede observar que la entidad cuenta con los suficientes recursos para realizar las operaciones normales de la entidad.

2 OTRAS ACTUACIONES

2.1. Ley de archivos Mediante certificación emitida por la profesional Universitaria del Área de Gestión Documental y Correspondencia certifica que el ente territorial aplica los lineamientos por la Ley General de Archivo 594/2000, reglamentada en el Decreto 2578 de 2012 2.2 Fiducias Mediante certificación emitida por el Tesorero Municipal de fecha 04 de Marzo de 2016, del municipio de Ocaña, manifiesta que durante la vigencia 2015 no se constituyeron fiducias. 2.3 Urgencias Manifiestas



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La entidad mediante certificación emitida por el Secretario de Gobierno Juan pablo Bacca Manzano, certifica que en el año 2015, se encontró el Decreto 304 del 11 de noviembre de 2014, por medio del cual se declara la Urgencia Manifiesta en el Municipio de Ocaña, por motivos de inundaciones en barrios y sectores rurales del municipio. 2.4 Sentencias Judiciales Y acciones de repetición La entidad allego las conciliaciones realizadas durante la vigencia 2015 según relación adjunta.



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2012/01/17 convocado Efren Avendaño Procuraduria 24 Nulidad y Restablecimiento Carlos Luis Davila Iván Montejo No se Concilió 01 de 2012

2012/01/17 convocado Luis Gerardo Rincon ManosalvaProcuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Carlos Luis Davila Iván Montejo No se Concilió 02 de 2012

2012/01/20 convocado Yaneth Rangel Julio Procuraduria 24 Reparacion Directa Henry Pacheco Iván Montejo No se Concilió 03 de 2012

2012/06/14 convocado Nidia Catalina Sanchez CastillaJuzgado 3 Adtivo Nulidad y Restablecimiento Iván Montejo Se Concilió 04 de 2012 Juzgado 3 adtivoAprobada

2012/01/23 convocado Ecoopsos ars Procuraduria 97 Nulidad y Restablecimiento Uldarico Soto Iván Montejo No se Concilió 04 de 2012

2012/05/22 convocado Oscar Mauricio Osorio SerranoProcuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Sandra Patricia Lazaro Iván Montejo No se Concilió 05 de 2012

2012/06/18 convocado andres felipe lozano Procuraduria 23 Reparacion Directa Silvia Juliana Jaimes Iván Montejo No se Concilió 06 de 2012

2012/07/05 convocado Nixon hacith quintero castilla Procuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 07 de 2012

2012/08/12 convocante Sandra Paez Echavez Juzgado 2 adtivo des Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo No se Concilió 08 de 2012

2012/07/25 convocado Wilson Casadiegos Procuraduria 108 Nulidad y Restablecimiento Diego A. Casadiegos Iván Montejo No se Concilió 09 de 2012

2012/07/27 convocado Carlos Julio Perez P. Procuraduria 98 Reparacion Directa Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 10 de 2012

2012/10/09 convocante Jairo Navarro Trillos Juzgado 6 adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 11 de 2012 Juzgado 6 adtivoAprobada

2012/07/10 convocado Felix Maria Rojas vega procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 12 de 2012

2012/10/30 convocado Carlos Ramirez Tribunal Adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 13 de 2012 Tribunal AdtivoAprobada

2012/10/31 convocado Henry Pacheco Tribunal Adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 14 de 2012 Tribunal AdtivoAprobada

2012/11/13 convocado Seygen Tribunal Adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 15 de 2012 Tribunal AdtivoAprobada

2012/10/15 convocado Dixon Arevalo Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 16 de 2012

2012/07/27 convocado Carlos Julio Perez P. Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 17 de 2012

2012/10/18 convocado Elizabeth Bayona P. procuraduria 23 Reparacion Directa Eddy Johana Arevalo Iván Montejo No se Concilió 19 de 2012

2012/12/05 convocado Graficas Gutemberg Tribunal Adtivo Ejecutivo Iván Montejo Se Concilió 20 de 2012 Tribunal AdtivoNo comparecio demandante.

2012/12/18 convocado Jarat Ing Procuraduria 208 Ejecutivo Diego Jacome V. Iván Montejo No se Concilió 21 de 2012

2012/11/11 convocado Javier Gaona Sanchez Procuraduria 208 Nulidad y Restablecimiento Carlos Luis Davila Iván Montejo No se Concilió 22 de 2012

2012/12/11 convocado Liliana Angarita Procuraduria 98 Ejecutivo Elder Jaimes Iván Montejo No se Concilió 01 de 2013

2012/12/17 convocado Yajaira Lopez Alvarez procuraduria 23 Reparacion Directa Oscar Julian Sanabria Iván Montejo No se Concilió 02 de 2013

2012/12/18 convocado Napoleon Gutierrez Procuraduria 23 Ejecutivo Elder Jaimes Iván Montejo No se Concilió 03 de 2013

2013/01/21 convocado Patrimonio Autonomo de RemanentesProcuraduria 24 Ejecutivo Gustavo Adolfo Rodriguez Iván Montejo No se Concilió 05 de 2013

2013/01/22 convocado Julieth Amine Navarro Procuraduria 23 Reparacion Directa Ludwing G. Prada Vargas Iván Montejo No se Concilió 06 de 2013

2013/01/29 convocado Javier Santiago Noriega Tribunal Adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 08 de2013

2013/03/05 convacado Dorian A. Valencia Tribunal Adtivo Ejecutivo Iván Montejo Se Concilió 09 de 2013 Tribunal AdtivoNo comparecio demandante.

2013/04/16 convocado Luis Alfredo Rangel Tribunal Adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 10 de 2013 Tribunal AdtivoAprobada

2013/03/12 convocado Lauren Magreth Montaño Procuraduria 24 Reparacion Directa Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 17 de 2013

2013/02/18 convocado Juan Carlos Vargas Llain Procuraduria 97 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 18 de 2013

2013/03/17 convocaddo Colegio Mayor Nuestra Señora del rosarioProcuraduria 97 Ejecutivo Angela Maria Otero Iván Montejo No se Concilió 19 de 2013

2013/04/25 convocante Sandra Paez Echavez Juzgado 2 adtivo des Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 21 de 2013 Juzgado 2 adtivo de descongestion

2013/05/27 convocado Juan Carlos Sanchez S. Procuraduria 98 Reparacion Directa Diego Jacome V. Iván Montejo No se Concilió 23 de 2013

2013/04/22 convocado Amaris Picon Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Iván Montejo No se Concilió 24 de 2013

2013/05/23 convocado Ericka S. Giraldo Alvarez Procuraduria 24 Nulidad y Restablecimiento Juan José Yañez Iván Montejo No se Concilió 25 de 2013

2013/08/17 convocado Sebastian mandon Perez Procuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 26 de 2013

2013/08/22 convocado Luz Marina Rodriguez Procuraduria 208 Ejecutivo Johan Camilo Perez Bayona Iván Montejo No se Concilió 27 de 2013

2013/09/12 convocado Pablo Acosta Duran Juzgado 4 adtivo Ejecutivo Iván Montejo Se Concilió 28 de 2013

2013/08/27 convocado Wilfredo Sanchez Alvarez Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Iván Montejo No se Concilió 30 de 2013

2013/11/12 convocado Adelaida Torrado Juzgado 5 adtivo Ejecutivo Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 31 de 2013

2013/10/11 convocado Fonade Procuraduria 23 ejecutivo contractual Andres Montenegro sarati Iván Montejo No se Concilió 32 de 2013

2013/10/22 convocado jairo antonio santiago n. Procuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 33 de 2013

2013/11/18 convocado Colombia Movil Tribunal Adtivo Nulidad y Restablecimiento Carlos Paniagua Iván Montejo No se Concilió 34 de 2013

2014/01/28 convocado Colombia Movil Tribunal Adtivo Nulidad y Restablecimiento Carlos Paniagua Iván Montejo Se Concilió 01 de 2014 Tribunal AdtivoNo se aprobò

2013/11/13 convocado Marycela Gaona y otros Procuraduria 23 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 02 de 2014

2013/11/13 convocado Jony orlando paez Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 03 de 2014

2013/11/13 convocado Yaneth Cristina Collantes procuraduria 24 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 04 de 2014

2013/11/13 convocado Jonny Orlando Paez Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 05 de 2014

2013/11/13 convocado Marta Patricia Lemus y otros Procuraduria 98 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 06 de 2014

2014/02/18 convocado Colombia Movil Tribunal Adtivo Nulidad y Restablecimiento Carlos Paniagua Iván Montejo No recurso de apelacion 07 de 2014

2013/12/27 convocado Maria Teresa Bayona rodriguez y otrosProcuraduria 97 Nulidad y Restablecimiento Hipolito Roa Iván Montejo No se Concilió 08 de 2014

2014/01/27 Convocado Edgar Rodriguez Alsina Procuraduria 208 Reparacion Directa Henry Pacheco Iván Montejo No se Concilió 09 de 2014

2014/04/08 convocado Fiduciaria Davivienda Procuraduria 23 Ejecutivo Claudia Patricia Sanchez Perez Iván Montejo No se Concilió 10 de 2014

2014/06/17 convocado Provias Procuraduria 208 Ejecutivo Elder Jaimes Iván Montejo Se Concilió 11 de 2014 Juzgado 01 adtivo

2014/08/28 convocado Javier Sandoval Juzgado 6 adtivo Ejecutivo Iván Montejo Se Concilió 12 de2014 Juzgado 06 adtivo

2014/09/08 convocado Alveiro Gaona castilla Procuraduria 24 Ejecutivo Nelly Hernandez Iván Montejo Se Concilió 13 de 2014 Juzgado 02 adtivo

2014/10/06 convocado Erika S. Giraldo Alvarez Juzgado 02 adtivo Nulidad y Restablecimiento Juan José Yañez Iván Montejo No se Concilió 14 de2014

2014/08/03 convocado Marcela deavila oliveros Procuraduria 214 B/merja Reparacion Directa Fredy alberto vergara Iván Montejo No se Concilió 15 de 2014

2014/10/11 convocado Domingo Claro Procuraduria 24 Reparacion Directa Alberto Candela Peña Iván Montejo No se Concilió 16 de 2014

2014/11/19 convocado Fonade Tribunal Adtivo ejecutivo contractual Andres Montenegro sarati Iván Montejo No se Concilió 17 de 2014

2014/11/24 Convocado Lauren Magreth Montaño Juzgado 03 adtivo Reparacion Directa Gabriel Emilio Quintero Iván Montejo No se Concilió 18 de 2014

2014/11/25 convocado C.C. El Mercado Procuraduria 24 Ejecutivo Sergio Rojas I. Iván Montejo Se Concilió 19 de 2014 Archivado

2015/04/06 convocado Luis Javier Bonilla Juzgado 03 adtivo Nulidad y Restablecimiento Henry Pacheco Iván Montejo Se Concilió 01 de 2015 Juzgado 03 adtivoAprobada

2015/06/22 convocado Javier Gaona Sanchez Juzgado 04 adtivo Nulidad y Restablecimiento Carlos Luis Davila Iván Montejo No se Concilió 02 de 2015

2015/05/17 convocado Henry Sarria Fuentes Procuraduria 23 Reparacion Directa Luis Alejandro Corzo Mantilla Iván Montejo No se Concilió 03 de 2015

2015/06/27 convocado Maria Torcoroma Garay procuraduria 24 Reparacion Directa Henry Pacheco Iván Montejo No se Concilió 04 de 2015

2015/06/27 convocado Maria Torcoroma Garay Procuraduria 23 Reparacion Directa Henry Pacheco Iván Montejo No se Concilió 05 de 2015

2015/08/15 convocado Yamid Alberto Florez Q. procuraduria 23 Reparacion Directa Eden Yamith Alvarez Iván Montejo No se Concilió 06 de 2015

2015/08/16 convovado Lucila san juan procuraduria 24 Nulidad y Restablecimiento alvaro araque chiquillo Iván Montejo No se Concilió 07 de 2015

Decisión del

Despacho Judicial

CONCILIACIONES

N° de Acta de

Conciliación

despacho Judicial

que la revisó /

Adelantó.

Apoderado del convocante (nombre y TP) Resultas de la ConciliaciónApoderado de la Entidad (tipo de

vinculacion, nombre y TP)

FECHA DE

CONVOCATORIA O

SOLICITUD

calidad Nombre del convocante Despacho Medio de Control que se Pretende



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La entidad allego las Acciones de repetición realizadas durante la vigencia 2015 según relación adjunta.

De acuerdo a La relación de procesos remitidas y certificada por la Alcaldía Municipal de Ocaña, se observa que se adelantan los siguientes procesos

021 de 2013 Repetir Francisco Antonio Coronel Repeticion 54 - 001 - 23 - 31 - 000 - 2014 - 00428 -00

Luis Alfonso Diaz Barbosa

Yebrail Haddad Linero

ACCIONES DE REPETICIÓN

Acta del Comité de ConciliaciónFuncionario o Exfuncionario contra quien

se Repite

Accion o Medio de Control que

origina la RepeticiónNUMERO DE RAMA JUDICIAL (23 digitos)

Decisión del Comité de

Conciliación



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Análisis realizado por esta departamental: Se evidencio que el ente territorial tiene procesos que se relaciona según tabla adjunta:

CLASE DE PROCESO NO PROCESOS

Contractual 12

Reparación directa 14

Nulidad y restablecimiento del Derecho 23

Acción Popular 7

Demanda ordinaria 2

Ejecutivos 13

TOTAL 71



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Se tomó como referencia el siguiente proceso para realizarle la trazabilidad de lo cual se obtuvo lo siguiente: PROCESO EJECUTIVO No 54-001-33-31-003-2013-0011-000 DEMANDANTE: NAPOLEON GUTIERREZ 72. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL EN CUANTIA DE $650.000.000 Se observa que aunque el proceso data de inicio del 1 de Abril de 2013, es preciso indicar que con Fecha 30 de Junio de 2014, de acuerdo al reporte de la Rama Judicial informa que “ Hoy treinta (30) de Enero de 2014, al Despacho del señor Juez, la presente actuación, informando que el término para contestar la demanda venció el día 29 de Enero Hogaño, observándose, sin contestación de demanda por parte del Municipio de OCAÑA, Sírvase PROVEER”, por lo tanto se evidencia que en este proceso no se ejerció la respectiva defensa Judicial respectiva, teniendo en cuenta que ni siquiera se respondió la demanda y por lo tanto se tienen por ciertos los hechos y pretensiones solicitados por parte del demandante, y consecuentemente se profieren sentencias desfavorables para el Municipio y procesos ejecutivos conexos, en el caso sub examine fue por valor de $650.000.000, situación irregular que la Administración Municipal de Ocaña deberá corregir ya que los recursos embargos deberán permanecer en poder del Juzgado mientras termina el proceso respectivo, situación que debe tener presente en lo sucesivo ya que no ejercer la vigilancia judicial a los procesos desatan sentencias desfavorables para el Municipio que sumados a los procesos ejecutivos conexos, producen erogaciones onerosas para el Municipio y por lo tanto detrimento al patrimonio. La misma situación para tener presente en cada proceso ejecutivo y especialmente que una vez sean notificados de un proceso, la administración Municipal deberá apropiar los dineros correspondientes recursos, a efectos de no incurrir embargos judiciales y cancelar el valor de las sentencias en forma oportuna, con una efectiva defensa judicial del mismo. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Para el Municipio de Ocaña se disiente de la observación administrativa con presunta incidencia fiscal en la cuantía de $ 650.000.000 en virtud del proceso ejecutivo que en la actualidad aun cursa en contra del ente territorial, la observación efectuada por la auditora del ente de control y la interpretación dada a la información remitida por la oficina jurídica, no es coherente con los antecedentes administrativos y el proceso ejecutivo en mención, pues la pretensión dentro del proceso de ejecución se origina en virtud de un contrato estatal, en donde el Municipio de Ocaña en el año 2009 celebro un convenio



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administrativo, “CONVENIO ASOCIATIVO N° 021 DEL 07 DE JULIO DE 2009, el cual se ejecutó de acuerdo a las obligaciones del señor NAPOELON GUTIERREZ y liquidado a su favor la suma por cancelar reconocida en el acta de liquidación de fecha 02 de Mayo de 2011, por valor $ 316.475.898 ( TRESCIENTOS DIEZ Y SEIS MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS M/C). Entonces, es claro que lo que originó la acción judicial de ejecución en contra del municipio de Ocaña, fue la deuda o la obligación reconocida y dejada de cancelar en su momento al señor NAPOLEON GUTIERREZ en el acta de liquidación del convenio asociativo Nº 021 del 07 de julio de 2009. Es de aclarar, que estamos frente a un proceso de ejecución y no declarativo, como lo está argumentando el ente de control en el hallazgo citado, el proceso declarativo es aquel en donde mediante una acción judicial y un procedimiento aplicado al mismo, se reconoce mediante sentencia un derecho a favor del demandante, que bien puede ser una obligación de dar, hacer o no hacer; mientras que en el proceso de ejecución el ejecutante cuenta con un título ejecutivo a su favor y en contra de su deudor, obligación de dar que puede estar contenida en una sentencia judicial, un pagare, una letra de cambio o en su defecto como tal cual sucedió en el presente asunto, una obligación originada de un contrato administrativo y reconocida en forma bilateral en el acta de liquidación final del contrato, acta que viene a ser el título ejecutivo complejo en contra del Municipio de Ocaña. De manera y teniendo claro que estamos frente a un proceso de ejecución, la única controversia que se puede plantear en oposición a la pretensión de la demanda, es cuestionar la legalidad y legitimidad del título ejecutivo y su acreedor, que para el asunto del señor NAPOLEON GUTIERREZ siempre fue y es indiscutible, un contratista del Municipio, el cual cumplió sus obligaciones como tal y que su obligación dineraria adeudada en su momento, se reconoció en el ACTA DE LIQUIDACION DEL CONVENIO, un título ejecutivo indiscutible que lo único que puede llegar a cesar su efecto en la demanda, era el pago total de la obligación en su momento de $ 316.475.898. El convenio fue suscrito en la administración del ex Alcalde Dr. YEBRAIL ANDRES HADDAD LINERO, quien igualmente una vez ejecutado el objeto del convenio, procedió a liquidarlo mediante acta del día 02 de mayo de 2011, liquidación la cual se efectuó sin tener los recursos económicos para cancelarlos, siendo que ese convenio estaba amparado con sus respectivos recursos en su momento, tal cual lo certifico la oficina Jurídica de la administración 2012 – 2015 al momento de agotar la conciliación extrajudicial en la procuraduría 23 administrativa mediante acta de comité Nº 003 de 2013, en la cual argumento:



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“Con respecto a la suma solicitada en virtud del convenio asociativo N° 021 del 07 de Julio de 2009, esta secretaria previo a la indagación realizada en conjunto con la Secretaria de Hacienda Municipal, ha determinado que durante la administración anterior, en aras de cancelar lo acordado en este convenio, realizo un crédito ante el Banco de Bogotá donde se especificó el destino específico de estos recursos, recursos los cuales fueron destinados parcialmente y dejaron de cancelar lo liquidado a la parte hoy convocante en este asunto. Con base en lo anterior, esta administración a esta instancia no cuenta con la disponibilidad suficiente para proponer una fórmula de arreglo con el convocante, pues durante esta administración se han cancelado una cuantía considerable a los acreedores de la administración anterior, lo cual ha mermado a los objetivos propuesto por esta administración”

Al existir un título ejecutivo como lo es el acta de liquidación y que tiene las características estipulada en el artículo 488 del C.P.C., al ser Claro. Expreso y Exigible, la única salida con la que contaba el ACREEDOR en su momento y ante la necesidad de evitar la caducidad de la acción judicial, era presentando la demanda de ejecución sumado a la necesidad de satisfacer su acreencia. De manera que no existiendo dudas que es un proceso de ejecución y no declarativo como lo interpreto y argumento el grupo auditor, se puede concluir hasta este momento, de que esa cuantía debida no puede determinarse como una incidencia fiscal, sino como una deuda por pagar tal cual la reconoció el decreto de cuenta por pagar del año 2011. Ahora, con respecto a la presunta falta de defensa judicial a la que se refiere el hallazgo en referencia, se debe mencionar que para tal labor o actividad, siempre el Municipio de Ocaña ha contado con un contratista que se denomina ASESOR JUDIRICO EXTERNO, quien para la época de los hechos era el profesional del derecho Dr. IVÁN JOSÉ MONTEJO PABÓN, quien siempre se desempeñó y ejecuto sus actuaciones con los principios que rige la profesión del derecho, sumado a la ética y moral que nos impone el CODIGO DEL ABOGADO o Ley 1123 de 2007. Las directrices del grupo jurídico fue siempre actuar con rectitud, lealtad, oportunidad y ética en cada actuación procesal, siempre regido bajo los postulados de la realidad procesal que no imponía cada demanda en contra del Municipio de Ocaña, en el presente asunto, siempre se estuvo de acuerdo que estábamos frente a un proceso ejecutivo con un título legal, reconocido e indiscutible en el cual presentar excepciones de fondo en aras de desvirtuar el titulo ejecutivo, seria acudir a maniobras dilatorias y temerarias que desencadenarían en una sanción para el asistente jurídico que las hubiese interpuesto, pues reiteramos que los documentos aportados por el Señor NAPOLEÓN GUTIERREZ, son verdaderos títulos ejecutivos los cuales no son posibles de obviar o desconocer.



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De manera, que la posición del Dr. IVÁN JOSÉ MONTEJO PABÓN en defensa judicial de la entidad siempre fue tratar de no generar actuaciones dilatorias y temerarias, que generaran sanciones procesales, pecuniarias y disciplinaria sobre el profesional del derecho que regía la defensa del municipio e inclusive sobre el mismo municipio y su representante; posición y tesis la cual siempre fue respetada y avalada por la oficina jurídica sobre todo en esta clase de procesos de ejecución que no admiten discusión de fondo alguna y más sabiéndose que la que lo origino fue el incumplimiento del Municipio en virtud de un contrato administrativo. Así que la no presentación de excepciones como mecanismo defensa en la etapa de contestación de la demanda ejecutiva, en nuestro criterio, no genera omisión o falta del deber defensa, si se tiene en cuenta que existen procesos como los de ejecución en el área publica que no admiten prueba al contrario si se tratan de derechos y obligaciones debidamente adquiridas, reconocidas y liquidadas. El objeto del contrato de prestación de servicios del Dr. IVÁN JOSÉ MONTEJO PABÓN fue el siguiente:

“PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ABOGADO, CON AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA, BRINDANDO SU APOYO Y SOPORTE EN LA ASISTENCIA JURÍDICA Y DEFENSA JUDICIAL DEL MUNICIPIO DE OCAÑA ANTE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSA ADMINISTRATIVA, CIVIL Y LABORAL Y DEMÁS ENTES QUE CONFORMAN EL DISTRITO JUDICIAL DE CÚCUTA; ASUMIR LA DEFENSA Y PROCESOS SANCIONATORIOS Y DE RESPONSABILIDAD FISCAL ANTE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y EN LA CONTRALORÍA GENERAL DEPARTAMENTAL NORTE DE SANTANDER Y ASÍ MISMO PRESTAR ASESORÍA A LA SECRETARIA JURÍDICA DE OCAÑA EN EL ÁREA DE CONCEPTOS JURÍDICOS”

Como bien se interpreta del objeto contractual del asesor jurídico externo, el mencionado era autónomo e independiente con fundamentos en la estrategia de defensa a ejecutar en cada proceso, estrategia que siempre fue conocida en forma previa a cada actuación por la oficina Jurídica del Municipio y que siempre superviso y avalo cada defensa en cada demanda, lo cual en muchas de ellas termino en forma exitosa en procesos declarativos conocidos y que le evitaron deudas por pagar al Municipio. Con referente a los procesos de ejecución siempre se manejó una línea de defensa que era tratar de cancelarlos o pagarlos en cualquier momento procesal, pues era la única manera de ponerle fin a cada uno de ellos si se contaba con los recursos y la disponibilidad necesaria por la Secretaria de Hacienda Municipal. La Ley 1123 de 2007 en su artículo 33 Numeral 8 establece:



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ARTÍCULO 33. Son faltas contra la recta y leal realización de la justicia y los fines del Estado:

(:::::)

(……)

1. Proponer incidentes, interponer recursos, formular oposiciones o

excepciones, manifiestamente encaminados a entorpecer o demorar el normal desarrollo de los procesos y de las tramitaciones legales y, en general, el abuso de las vías de derecho o su empleo en forma contraria a su finalidad.

Como ya se dijo y se mencionó en parte de este escrito, el interponer un recurso o presentar excepciones y pronunciamientos infundados con la intención de demorar el normal desarrollo de un proceso fundamentado en argumentos vanos e inaceptables, atentan contra la recta y leal realización de la justicia; como anteriormente se manifestó nuestros principios éticos profesionales no están por debajo de la necesidad de determinar una actividad a mi contratante, las actuaciones de la oficina jurídica y del Dr. MONTEJO PABON se ejecutaron siempre son con apego a la norma y a la realidad procesal que muestre el escenario judicial del momento, y para el caso, en ese momento no existía un argumento que lograra cesar los efectos de la ejecución, más allá del pago para la extinción de la obligación. Obligación la cual hoy en día sigue latente en contra del Municipio a falta de pago oportuno. Sumado a todo lo mencionado, es de resaltar y traer a colación lo expuesto por el Código de Procedimiento de Civil con respecto al principio de lealtad procesal, a la buena fe y a la temeridad, en lo que en el artículo 71 del Código de Procedimiento Civil regula lo concerniente a los deberes y responsabilidades de las partes y sus apoderados, de los que exige proceder con lealtad y buena fe en todos sus actos, y obrar sin temeridad en sus pretensiones o defensas y en el ejercicio de los derechos procesales (numerales 1 y 2) El artículo 74 ibídem, considera que existe temeridad o mala fe, en los siguientes casos:

1. “1. Cuando sea manifiesta la carencia de fundamento legal de la demanda, excepción, recurso, oposición, incidente o trámite especial que haya sustituido a éste.

2. Cuando a sabiendas se aleguen hechos contrarios a la realidad.



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3. Cuando se utilice el proceso, incidente, trámite especial que haya sustituido a éste o recursos, para fines claramente ilegales o con propósitos dolosos o fraudulentos.

4. Cuando se obstruya la práctica de pruebas. 5. Cuando por cualquier otro medio se entorpezca reiteradamente el desarrollo del

proceso." El Consejo de Estado, sobre la noción de temeridad precisó:

“La temeridad se define como “Una reprochable conducta mediante la cual una persona independientemente de su posición activa o pasiva dentro del proceso, hace uso indebido de los instrumentos legales de orden sustancial o proceso, -desvirtuándolos-, en busca de efectos favorables a sus pretensiones.”

Como se interpreta de las normas traídas a colación, el actuar por capricho o por mostrar gestión vana con una estrategia defensa, no siempre va ser una leal y oportuna defensa judicial si se actúa con temeridad y deslealtad sobre la verdadera realidad procesal y judicial del asunto. Así las cosas y a manera de conclusión, no es procedente y queda desvirtuado el hallazgo administrativo con incidencia fiscal determinado por el grupo auditor, pues como se ha argumentado, el proceso de ejecución busca la satisfacción de una obligación pendiente por pagar por parte del Municipio de Ocaña y que, al no existir una contestación o proposición de excepciones sobre un título ejecutivo legalmente reconocido e indiscutible, no se puede imputar una conducta omisiva si el resultado al final si se hubiese presentado tesis infundadas, iba ser el mismo o la misma. Lo cierto es que la obligación a la fecha permanece y gracias a la información constante sobre el estado de la demanda en sus respectivas etapas, los recursos y activos del Municipio en su momento y en la actualidad, no se encuentran afectado por órdenes de retención y embargos puestos a nombre del Juzgado de Conocimiento. La cuantía de la demanda a la fecha está en $ 634.000.000 y que esta nueva administración pretende extinguir a través de acuerdo de pago con el ejecutante, el cual ya está avisado de la intención del Municipio y este a su vez presto a colaborar con un acuerdo amigable. Ahora hay que dejar claro que no existe aun ninguna afectación fiscal al Municipio, pues no se ha embargado ni un peso y tampoco se ha cancelado la obligación como para iniciar una actuación de responsabilidad fiscal como lo prevé la ley 610 de 2000. De igual manera, y es muy importante resaltar, que la Administración Municipal durante la vigencia fiscal del año 2015, canceló por concepto de Sentencias y Conciliaciones alrededor de trescientos cincuenta millones de pesos moneda corriente ($350.000.000) y por déficit la suma aproximada de doscientos noventa y dos millones de pesos moneda corriente ($292.000.000)



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Así de esta forma, se presenta los respectivos descargos al presunto hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal imputado por el Grupo auditor de la Contraloría Departamental de Norte de Santander a la vigencia fiscal 2015. Con el presente descargo, se anexan los siguientes documentos:(ANEXO N. 95)

1. Copia del acta de liquidación de fecha 02 de Mayo de 2011 que finaliza el convenio asociativo Nº 21 de 2009.

2. Copia de la demanda ejecutiva presentada por el Dr. ELDER JAIMES en su calidad de apoderado del señor NAPOLEON GUTIERREZ DE PIÑEREZ.

3. Copia del mandamiento de pago ordenado por el Tribunal Administrativo de Norte de Santander en contra del Municipio de Ocaña, donde se ordena pagar la suma adeudada.

4. Copia de la Declaración Fallida de la Audiencia prejudicial. 5. Certificación Secretaria de Hacienda Municipal acerca de la imposibilidad de pago

por concepto de condenas judiciales. 6. Copia del convenio asociativo No. 21 del 2009.

CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA Antes de entrar a hacer el análisis respectivo, es importante precisar que la presente auditoria es realizada por un grupo auditor conformada por tres funcionarios, en los que cada uno aporta sus conocimientos, y su informe sopena de ser revisado y firmado por parte de la Contralora Auxiliar delegada para Auditorias y del Señor Contralor, para que el proceso sea realizado de acuerdo al procedimiento diseñado por parte de la Contraloría del Departamento Norte de Santander. Lo anterior para indicar que con extrañeza la administración Municipal de Ocaña hace referencia a que esta observación realizada por “ La auditoria del ente de Control”, desconociendo las razones o fundamentos para hacer esta aseveración mucho menos llegar a precisar quien la realizó, cuando el informe es único y solo es de conocimiento de la entidad a través de comunicación externa para su conocimiento lo pertinente, luego esta situación no es de recibido en relación a este comentario. Ahora bien, de acuerdo a los descargos presentados, el equipo auditor en ningún momento desconoce que el proceso ejecutivo surge a raíz de un acta de liquidación del Convenio No 021 del 7 de Julio de 2009., y por lo tanto estableció con claridad que se trata de un proceso de ejecución, además, es preciso indicar que las excepciones son la garantía del derecho de defensa y de contradicción de la parte pasiva dentro de un proceso ejecutivo, EL artículo 29 de



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la Constitución Política consagra el debido proceso como un derecho constitucional fundamental de aplicación inmediata, derecho que ha sido entendido como el “fundamento de la legalidad dirigido a controlar las posibles arbitrariedades en que puedan incurrir las autoridades como consecuencia del ejercicio del poder del Estado, privilegiando así el respeto por los derechos y obligaciones de los ciudadanos o de quienes son parte en un proceso o en una actuación administrativa.” De esta manera, lo que originó la condición para establecer la observación administrativa, es el hecho que no se haya ejercido algún tipo de defensa al momento de admitir la demanda, no se propuso excepción alguna ni se puede evidenciar las acciones por parte del municipio para cancelar esta deuda, más aun cuando este reconoce que el señor NAPOLEON GUTIERREZ, realizo el contrato, por lo tanto se constituye en una obligación clara que el Municipio debe cancelar, por consiguiente posiblemente no está actuando de manera diligente con los cometidos de la obligación intrínseca de cuidar los recursos públicos. En este sentido debió realizar el pago, toda vez que esta acta de liquidación obedece a la ejecución de un convenio, que para que se ejecutará debió contar con el respectivo respaldado presupuestal del CDP y RP, esto es que contaba con la disponibilidad presupuestal y física para poderse ejecutar, entonces la Administración Municipal de Ocaña, al momento de admitir la demanda(Proceso ejecutivo) debió gestionar en donde se encontraban los recursos para financiar el convenio suscrito con el señor NAPOLEON GUTIERREZ e inmediatamente realizar el correspondiente pago, y de esta manera proponer la terminación del proceso, o por lo menos la disminución del capital generado hasta ese momento.. Se observa entonces que la administración Municipal de OCAÑA , posiblemente contaba con el respaldo presupuestal y físico para el pago de ese convenio, pero no lo hizo, ni ha demostró que haya realizado gestión alguna para el respectivo pago, sumado que a 31 de Diciembre de 2011, se constituyó cuentas por pagar mediante decreto 0297 del 31 de Diciembre de 2011,tal y conforme la administración Municipal lo reconoce, situación que tampoco se hizo, ocasionando por lo tanto un detrimento al patrimonio de la entidad teniendo en cuenta que el acta de liquidación es por valor de $ 316.475.89 y en la actualidad de acuerdo a la respuesta emitida por parte de la Alcaldesa asciende a $ 640.000.000, lo que significa un incremento del 200.33%, situación evidente en la que se fundamenta EL HALLAZGO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL Ahora bien, en este orden de ideas, se puede decir que de acuerdo a las excepciones que pueden proponerse en un proceso de ejecución, que es al que nos referimos, y tratando de los actos administrativos contractuales o los contratos que contienen créditos o deudas pueden ser atacados dentro del plazo legal, por regla general, tal y conforme lo establece el artículo 509 del CPC., numeral 2 “ Cuando el título ejecutivo consista en una sentencia o un laudo de condena, o en otra providencia que conlleve ejecución, sólo podrán alegarse las excepciones de



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pago, compensación, confusión, novación, remisión, prescripción o transacción, siempre que se

basen en hechos posteriores a la respectiva providencia”” entonces queda claro que en el caso

sub elite, la administración Municipal con base en los recursos que originaron dicho contrato, debió realizar el pago o en su defecto con base en el Decreto de Constitución de cuentas por pagar a 31 de Diciembre de 2011, realizar el pago correspondiente tal y conforme lo consagra el artículo 90 del Decreto 111 de 1996, hecho que se echa de menos en el presente proceso y así lo acepta la administración Municipal que de un saldo de $ 316.475.898 se en este momento se incrementó en un 200.-33%, Situación Que Hace Que Se Confirme EL HALLAZGO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL, Lo anterior sin tener en cuenta que solo se analizó un proceso, pues al parecer la Alcaldía Municipal de Ocaña, tiene un alto déficit ocasionado por demandas judiciales entre los que encuentra el proceso objeto de observación y que se corrobora con la noticia publica en la opinión en donde Según el Secretario de Hacienda de Ocaña, en la evaluación del balance de las finanzas por este concepto el Municipio Se encuentra embargado por más de 3.800 millones de pesos

DIARIO LA OPINIÓN | CÚCUTA

CÚCUTA

REGIÓNMiércoles, 27 Abril 2016 - 1:16am

2.1. Ocaña tiene un déficit presupuestal de más de $18.000 millones La Secretaría de Hacienda presentó su balance del primer trimestre del año. Temas -Déficit fiscal Presupuesto OcañaAlcaldía de Ocaña

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A las personas que están en mora se les ofrecen acuerdos de pago para que se puedan poner al día. / Foto:Archivo

El secretario de Hacienda de Ocaña, Jesús Emiro Velásquez Carrascal, presentó un balance de las finanzas del municipio durante el primer trimestre de 2016. El déficit presupuestal supera los $18.000 millones.

“La deuda pública con Findeter por concepto de saneamiento básico es de $8.000 millones. Otras deudas son $3.800 millones por embargos y demandas, $400 millones al Banco de Bogotá por arreglo de vías, $920 millones a Centrales Eléctricas por facturas de energías de los colegios públicos, entre otras”, dijo Velásquez Carrascal.

La causa de esta inconsistencia obedece a que es posible que la administración Municipal de OCAÑA, no realice seguimiento continuo al estado de los procesos con el fin de garantizar una oportuna defensa, dejando incrementar la deuda, siendo está consciente de que es un valor que deben cancelar de forma obligatoria con llevando a la entidad a que se dicten sentencias onerosas y por lo tanto detrimento al erario público, ya que el incremento tanto por interés moratorios e indexación de los mismos, así como por costas, aumentan el valor de la deuda que podrían ir amortizando paulatinamente e ir disminuyendo dichos valores, y por lo tanto incumple el Decreto 111 de 1996, en lo relacionado a las cuentas por pagar, de la misma manera la omisión



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en el pago oportuno de sus obligaciones cuyas sanciones son por lo tanto procesos de repetición contra el ordenador cuya negligencia no haya evitado el incremento de dichas deudas, situación que hace que se CONFIRME EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $ 309.975.898, teniendo en cuenta que del valor de la deuda al momento que es por valor 650.000.000, habrá que restarle el valor que efectivamente se generó en la liquidación de dicho contrato, es decir $ 316.475.898 cuyo resultado entonces será $ 309.975.898 valor en el que se constituye el valor del presente hallazgo fiscal 2.5 Deuda Pública La entidad mediante certificación de fecha 02-03-2016 emitida por el Secretario Hacienda Jesús Emiro Velásquez Carrascal, certifica que tiene con corte a 31-12-2015 las siguientes deudas contraídas: Crédito de Infraestructura vial Banco Bogotá $426.379.967.64 Crédito Fideicomiso findeter créditos ET-Agua (alianza Fiduciaria-Findeter) $8.163.712.423.53 2.6 Actas de Posesión y declaración de bienes Se apreciaron las actas de posesión del señor Alcalde del municipio de Ocaña y el señor tesorero. 2.7 Inventarios de Bienes Muebles Mediante certificación emitida por el Técnico del área del almacén certifica que existe el inventario de bienes muebles actualizados con corte a 31-12-2015 y el manejo del mismo se realiza mediante acta de entrega. 2.8 Certificación de funcionarios Mediante certificación emitida por el Profesional universitario del área de la Función Pública hace constar que la planta de personal de la administración para el año 2015 estaba conformada por: Alcalde 1 Secretario de despacho 9 Profesionales Universitarios 21 Asesor de control interno 1 Auxiliares Administrativos 24



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2.9 Regalías y Resguardos Indígenas La entidad mediante certificación de fecha 03-03-2015 emitida por El jefe de Presupuesto del Municipio de Ocaña el cual certifica no recibe recursos por concepto de resguardos indígenas en el año 2015. 2.10 Prescripciones de Predial e Industria y Comercio La entidad mediante acuerdo No 15 de 2014, conceden unos incentivos tributarios en el Municipio de Ocaña a los contribuyentes del Impuesto Predial Unificado y de Industria y Comercio. Mediante certificación expedida por el Tesorero Municipal, se realizó el recaudo y se adelantó procesos del cobro coactivo 2.11 Cuantías de contratación Mediante certificación expedida por la Secretaria Jurídica de la entidad, manifiesta que las cuantías para contrata para la vigencia 2014-2015 son las siguientes:

Vigencia Vr. SMLV Mínima cuantía hasta

Menor Cuantía hasta

Licitación Pública desde

2014 616.000 17.248.000 172.480.000 172.480.000

2015 644.350 18.041.800 180.418.000 180.418.000

3 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS



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AUDITORIA MUNICIPIO DE OCAÑA VIGENCIA 2015

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 52

2. SANCIONATORIOS 01

3. DISCIPLINARIOS 30

4. PENALES 0

5. FISCALES 07

468.838.610

Obra Pública 01 117.122.712

Prestación de Servicios 01 2.500.000

Suministros 01 18.000.000

Consultoría y Otros 03 21.240.000

Gestión Ambiental 00 0

Otros – sentencias judiciales 01 309.975.898

NANCY ALICIA VARGAS MARIÑO LUIS RAMÓN RODRIGUEZ

Profesional universitario Profesional universitario

MIRYAM YOLANDA ROZO JAIMES Vo. Bo. MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA

Profesional universitario Contralora Auxiliar delegada para Auditorias

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