INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN PROCESO DE ...

PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA

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VIGENTE DESDE 13/11/2014

INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2016

PRIMER SEMESTRE 2017

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTA, ENERO DE 2018


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Contenido 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA ................................................................................................ 4 3. OBJETIVO ................................................................................................................................ 4 4. ALCANCE ................................................................................................................................ 5 5. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................................... 5 6. METODOLOGIA APLICADA ................................................................................................ 5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ........................................................................... 5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................... 7 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA .................................................................................... 9 9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................... 23 9.2 OBSERVACIONES .............................................................................................................. 24 9.3 NO CONFORMIDADES ...................................................................................................... 24 9.4 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 24 10. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 25


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AUDITORIA INTERNA DE GESTION AL PROCESO CONTRACTUAL

1. INTRODUCCIÓN

La actividad contractual, entendida como el instrumento del estado para cumplir sus fines

constitucionalmente establecidos, realizar los deberes determinados en la normatividad y resolver los

servicios que la comunidad necesita, debe cimentarse sobre los principios de igualdad, moralidad,

eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad, señalados en la Constitución Política.

Como sus fines son Constitucionalmente determinados, toda su actividad está restringida a lo que la

normativa permita, de esa manera, cada una de las etapas en el proceso de contratación deben adherirse

a lo que el cuerpo normativo ha establecido previamente; al respecto la Corte Constitucional ha señalado:

“…el grado de autonomía que tiene la autoridad administrativa se ve ostensiblemente limitado

frente a las reglas del derecho público, en materia de contratación. Así, la decisión de contratar o

de no hacerlo no es una opción absolutamente libre sino que depende de las necesidades del

servicio; de igual modo, la decisión de con quién se contrata debe corresponder a un proceso de

selección objetiva del contratista, en todos los eventos previstos en la ley1”

La actividad contractual de las entidades públicas debe ser el resultado de un ejercicio de planeación,

control y seguimiento de todos los intervinientes en el proceso. Debe estar fundamentada en unas

necesidades específicamente señaladas, la práctica de estudios y de análisis eficaces para establecer de

forma adecuada los mecanismos idóneos para satisfacer las metas establecidas. Estas actuaciones están

contenidas dentro del denominado Principio de Planeación.

Por lo anterior, es necesario que la actividad contractual sea la consecuencia de un juicioso ejercicio de

planeación, estableciendo desde su origen los controles y seguimientos efectivos para asegurar el éxito

de la gestión. No es aventurado afirmar que de una correcta ejecución de la etapa precontractual se

concreta en mayor medida el grado de satisfacción que se espera de la ejecución del proceso contractual

en su totalidad. En la presente auditoría se hará un énfasis en la evaluación de los estudios y análisis

orientados a establecer mecanismos económicos transparentes y adecuados para solventar las

necesidades que la entidad requiere cubrir para el ejercicio de sus funciones.

1 Corte Constitucional de Colombia. Sentencia C-154 de 1997. M. P. Hernando Herrera Vergara.


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2. CRITERIOS DE AUDITORIA

- Constitución Política de Colombia 1991.

- Resolución 001 de 2001. Del Contador General de Bogotá D.C, “Por la cual se expide el Manual

de Procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes de los Entes

Públicos del Distrito Capital.”

- Ley 872 de 2003 “Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama

ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

- Manuales, Instructivos y Procedimientos Internos.

- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

- Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica

Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -

NTD:SIG 001:2011"

- Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

- Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública"

- Ley 1150 de 2007 " Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la

contratación con Recursos Públicos."

- Directiva 003 de 2013 "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con

incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y

documentos público".

3. OBJETIVO

Evaluar la adherencia de los procesos contractuales del IDIPRON con las disposiciones legales que lo

regulan, al cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y sus Políticas Institucionales para

la vigencia del 2016 y primer semestre 2017.


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4. ALCANCE

Evaluar el nivel de cumplimiento en el marco de la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso auditado,

de conformidad con las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son

aplicables y el logro de los resultados esperados en las etapas que conforman la contratación: Planeación,

Ejecución y Liquidación para la vigencia 2016 y primer semestre 2017.

5. EQUIPO DE TRABAJO

ROLES EN

LA

AUDITORIA

NOMBRES COMPETENCIAS

AUDITOR

LIDER

Carlos Bolívar

Corredor

Revisión de los aspectos relacionados con la Gestión Contractual,

procedimientos, controles internos, riesgos y aplicación de

normas técnicas.

6. METODOLOGIA APLICADA

Análisis y revisión del marco normativo vigente, políticas y directrices relacionadas

Solicitud de información sobre la relación de los Contratos y Convenios celebrados durante el

período 2016 y 2017.

Revisión y verificación de la totalidad de la información contenida en los documentos que hacen

parte del expediente contractual.

Verificación de la información publicada en la página Colombia Compra Eficiente, en relación

con los expedientes seleccionados.

Consolidación de información y elaboración del informe de auditoría

7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR

El Proceso de Gestión contractual del IDIPRON está orientado a la adquisición eficaz y eficiente de los

bienes y servicios que requiere la entidad, cumpliendo con la normatividad vigente y siguiendo

parámetros de calidad y transparencia. Cuando el Instituto en el ejercicio de sus actividades actúa como

garante de los fines constitucionales para los que fue creado, se dispone a invertir recursos públicos

poniendo en movimiento una serie de instrumentos para ejecutar proyectos, los cuales se ponen en

marcha mediante la contratación estatal.

La Función Administrativa del IDIPRON persigue el interés general y se concreta con los principios de

igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El principio de

planeación es la organización lógica y coherente de las metas y los recursos necesarios para concretar las


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metas y objetivos del IDIPRON, por ser fundamento de la contratación se convierte en la garantía de la

correcta inversión de los recursos destinados por el Plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”.

Actualmente el proceso de Gestión Contractual cuenta con los siguientes documentos respectivos al

Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y que regulan de inicio a fin y de distintas temáticas todo proceso

contractual que fuere requerido por la entidad:

TIPO DE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN CÓDIGO

MANUALES Manual de Contratación A-GCO-MA-002

Manual de Supervisión A-GCO-MA-001

CARACTERIZACIÓN Caracterización A-GCO-CP-001

INSTRUCTIVOS

Subasta inversa presencial A-GCO-IN-001

Subasta inversa Electrónica A-GCO-IN-002

Elaboración Documentos Precontractuales A-GCO-IN-003

PROCEDIMIENTOS

Licitación Pública A-GCO-PR-001

Subasta Inversa A-GCO-PR-002

Ejecución Contractual A-GCO-PR-003

Concurso de méritos abierto A-GCO-PR-004

Contratación Directa A-GCO-PR-005

Selección Abreviada de menor cuantía A-GCO-PR-006

Mínima Cuantía A-GCO-PR-007

Liquidación contractual A-GCO-PR-008

Adquisición de inmuebles por contratación A-GCO-PR-009

Ejecución contrato firma comisionista A-GCO-PR-010

Contratación de firma comisionista A-GCO-PR-011

Convenio interadministrativo y/o asociación A-GCO-PR-012


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8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES

Como consecuencia de las auditorías realizadas sobre el proceso de Gestión Contractual, aún permanecen

Hallazgos o situaciones administrativas con “Estado: Abierto” indicando acciones de corrección, de

mejora o preventivas, pendientes por evidenciar a la Oficina de Control Interno para su correspondiente

cierre.

ORIGEN HALLAZGO ACCION

CORRECTIVA VERIFICACIÓN

Informe

de

Auditoria

Interna

vigencia

2011

En auditoria no se evidencio una metodología

que permita retroalimentar a los subdirectores

y gerentes de proyecto sobre las experiencias

contractuales y la generación de directrices

para la adopción de acciones tendientes a

replicar o conjurar su ocurrencia y lograr la

efectiva obtención de los bienes y servicios,

incumplimiento con lo establecido en el

artículo 2 del Decreto 371 de 2010

Establecer e

institucionalizar dos

espacios de

seguimiento y

control a la

contratación estatal

(Comité de

Evaluación en

procesos

contractuales y

Comité de

Contratación) en la

entidad, en donde se

realice la

retroalimentación

con los

subdirectores y

responsables de los

proyectos.

Se Implementó el Comité de

Contratación mediante Resolución

Nº 141 del 26 de junio de 2012. Se

encontraron dos (2) actas de sesiones

extraordinarias. En el acta Nº 1 se

establece que el Comité realizará

sesiones ordinarias el tercer jueves

de cada mes, de conformidad con el

literal 1, del artículo SEXTO, sin

embargo no se evidenciaron

reuniones para los meses de agosto,

septiembre y octubre de 2012.

(Informe de auditoría del 2012).

ESTADO: ABIERTO

Informe

de

Auditoria

Interna

vigencia

2012

El proceso de gestión contractual no ha

realizado la autoevaluación de control

incumpliendo lo establecido en los numerales

3.1.1 del MECI 1000:2005, y 8.2.3 de la

NTCGP 1000:2009

Diseño de una

herramienta de auto

control para aplicar

al proceso de

gestión contractual.

No se evidenció cumplimiento de la

acción propuesta, por lo que el

hallazgo persiste. (Informe de

auditoría del 2013). ESTADO:

ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2013

La caracterización del proceso gestión

contractual está desactualizada respecto a los

riesgos, los documentos relacionados, los

recursos y la normatividad, por lo que debe ser

actualizada con los cambios realizados a la

fecha

Actualizar la

Caracterización del

Proceso

Pendiente verificación de

cumplimiento una vez el proceso

reporte el seguimiento. ESTADO:

ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2013

De la revisión a los mapas de riesgos tanto el

institucional, como el suscrito con la Veeduría

Distrital, se pudo establecer que no se han

adelantado las acciones de contingencia

descritas en los plazos señalados, situación que

evidencia desconocimiento y falta de

seguimiento de la política de administración

del riesgo. Se debe actualizar la identificación,

análisis y valoración de los riesgos

institucionales, ya que los cambios normativos

Actualizar la

identificación,

análisis y valoración

de los riesgos

institucionales y

contractuales según

a la normatividad

vigente




ABIERTO


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han modificado los procedimientos así como

las causas y efectos de algunos de los riesgos

previstos, de conformidad con lo establecido en

los numerales 1.3 del MECI 1000:2005, 4.1

literal g) y 5.6.2 de la NTCGP 1000:2009

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2013

En auditoría se pudo establecer que les falta

diligenciar los seguimientos que realizan a las

acciones de mejoramiento en el formato E-

MEJ-FT-005, de conformidad con lo

establecido en el procedimiento Mejoramiento

Institucional E-MEJ-PR-004

Realizar el (los)

seguimiento del

(los) plan(es) de

mejoramiento y

diligenciar formato

E-MEJ-FT-005

trimestralmente




ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2015

El comité de contratación no realizó sesión

alguna en el año 2015, incumpliendo lo

establecido en la resolución 141 de 2012 del

Idipron, actualmente Resolución 029 de 2017.

Generación del

cronograma anual

de sesiones con los

compromisos

definidos por parte

de los asistentes y la

remisión del orden

del día a tratar en

cada sesión con una

semana de

antelación.

ESTADO: ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2015

Los procesos de contratación presentan

deficiencias en la redacción de la necesidad y

en el análisis económico del mercado

evidenciando una diferencia notable entre el

monto de compra y lo que el instituto

demandaba, contraviniendo el artículo 13 del

decreto 2170 de 2002.

Creación de una

dependencia

especializada y

coordinada al

interior de la Oficina

Asesora Jurídica

que tenga como

propósito exclusivo

la planeación,

ejecución y

seguimiento de la

Adquisición de

Bienes y Servicios

para la entidad.

ESTADO: ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

vigencia

2015

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) sufrió

nueve modificaciones durante el 2015,

dificultando la definición de un referente claro

de evaluación del nivel de ejecución del

presupuesto.

Acompañamiento y

asesoría del

personal profesional

especializado a los

gerentes de cada

proyecto al inicio de

la vigencia para una

mayor definición de

la formulación del

PAA.

ESTADO: ABIERTO

Informe

Auditoría

Interna

Inobservancia de la política archivística y del

programa de conservación documental de la

entidad.

Programación anual

de auditorías

internas que

distribuyeran metas

ESTADO: ABIERTO


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vigencia

2015

en el personal de la

OAJ para la revisión

de los expedientes

contractuales que

derivara en la

identificación de los

documentos

extraviados y la

preservación

integral de los

contratos en

ejecución.

9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Para efectos de ubicar la selección de contratos tomados como muestra, a continuación se desglosa el

tipo de contratación que hubo durante la vigencia del 2016 y el primer semestre del 2017 así mismo los

montos adjudicados en cada modalidad de contratación

Vigencia 2016.

De acuerdo a información suministrada por el SECOP en el IDIPRON se celebraron en el 2016 un total

de 2784 Contratos, desagregados de la siguiente forma:

4 celebrados por el mecanismo de Licitación Pública.

2 Contrato a través de concurso de méritos

23 Contratos por Selección Abreviada de Menor Cuantía

21 Contratos por Selección Abreviada de Subasta Inversa

2 Contratos a través del Régimen especial

52 Contratos de Mínima cuantía

2680 celebrados por Contratación Directa. (Se abstrajo de la gráfica para ilustrar mejor)


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1º Semestre 2017

De acuerdo a información suministrada por el SECOP en el IDIPRON se celebraron en el Primer

Semestre de 2017 un total de 1102 Contratos, desagregados de la siguiente forma:

2 celebrados por el mecanismo de Licitación Pública.

0

10

20

30

40

50

60

4 2

23 21

2

52

Nº DE PROCESOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN 2016

10.798.619.130

442.237.504

3.102.716.044

6.238.841.202

45.214.290.374

79.501.691

1.097.707.924

TOTAL RECURSOS POR TIPOS DE CONTRATACIÓN 2016

Licitación Concurso de Méritos SAMC

SASI Contratación Directa Régimen Especial

Contratación Mínima Cuantía

TOTAL: $ 66.973.913.869


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0 Contrato a través de concurso de méritos

2 Contratos por Selección Abreviada de Menor Cuantía

5 Contratos por Selección Abreviada de Subasta Inversa

2 Contratos a través del Régimen especial

25 Contratos de Mínima cuantía

1066 celebrados por Contratación Directa. (Se abstrajo de la gráfica para ilustrar mejor)

20

25

2

25

NUMERO DE PROCESOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN 1º SEMESTRE 2017

6.041.818.750

-527.451.504

638.396.636

22.721.563.592

35.623.802

420.087.411

TOTAL DE RECURSOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN EN 1º SEMESTRE 2017

Licitación Concurso de Méritos SAMC

SASI Contratación Directa Régimen Especial

Contratación Mínima Cuantía

TOTAL: $ 30.384.941.695


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Para la ejecución de la auditoria se realizó la escogencia de 11 contratos sobre los cuales se efectuó el

análisis correspondiente. Los contratos seleccionados por su pertinencia y relevancia, con sus

correspondientes cuantías y para los objetivos de la auditoría fueron:

20

16

No No. Contrato CONTRATISTA CUANTÍA

1 Comisión 1016 COMIAGRO S.A.S. $ 4.683.350.550

2 SAMC – 003 de 2016 GAS GOMBEL S.A. E.S.P. $ 310.000.000

3 SASI – 008 de 2016 INVERSIONES SARA SAS $ 1.869.210.826

4 MC – 021 de 2016 NEOTERRA SAS $ 19.942.604

5 CPS – 20161394 JOSE VICENTE SANCHEZ RODRIGUEZ $ 30.900.000

6 CPS – 20162666 GLOBALTECH COLOMBIA S.A.S $ 283.984.832

20

17

7 Comisión 0793 COMFIAGRO S.A.S. $ 8.040.538.794

8 SAMC – 004 de 2017 AXA COLPATRIA SEGUROS S.A $ 331.565.021

9 SASI – 002 de 2017 DISTRIBUCIONES EL FARO JNGG $ 239.093.997

10 MC – 012 de 2017 HF TEXTILEX Y MANUFACTURAS SAS $ 33.000.000

11 CPS – 20170004 ADRIANA LOPEZ OVALLE $ 31.757.000

TOTAL $ 15.873.388.812

Para efectos de abordar el análisis sobre los contratos tomados como muestra de la presente auditoría, se

procedió a enfocarlo desde las tres etapas contractuales, desglosando las temáticas así:

ETAPA CONTRACTUAL TEMÁTICA

1. Desarrollo Precontractual

1. Comité de contratación

2. Plan Anual de Adquisiciones

3. Estudios previos

2. Desarrollo contractual 1. Garantías

2. Supervisión e interventoría para pagos

3. Desarrollo pos contractual 1. Liquidación

I. Desarrollo pre-contractual

La Planeación como principio de la contratación del IDIPRON, deberá desarrollar unos interrogantes que

conducirán a la correcta caracterización de las necesidades: ¿Qué es lo que se requiere contratar?, ¿Con

cuántos recursos se cuenta?, ¿Cuáles son los términos de la ejecución presupuestal? y ¿Cuáles son los

factores que inciden en el desarrollo de los procesos que se realizan? De igual forma, se deben definir,

estimar y asignar los riesgos previsibles. Esto debe estar plasmado en los estudios y documentos previos


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de todo contrato estatal, que se materializa durante toda la actividad administrativa de contratación, que

va desde el establecimiento de la necesidad hasta cuando se cumplan los términos de la garantía2.

Esta planeación, dentro del IDIPRON, se encuentra enmarcada en tres espacios:

Reuniones del comité de contratación.

Elaboración de Plan anual de adquisiciones.

Elaboración de estudios previos.

a. Comité de Contratación

Inicialmente, mediante la Resolución 141 de 2012, el IDIPRON crea y reglamenta el funcionamiento del

Comité de Contratación con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad

precontractual y contractual, a su vez, funcionará como órgano asesor y consultor de los diferentes

procesos contractuales que la entidad adelante para garantizar el desempeño armónico de las distintas

dependencias del Instituto en la gestión contractual, además de la aprobación del plan de Contratación

(Plan Anual de Adquisiciones). Posteriormente, con la resolución 029 de 20173, la entidad regula y

modifica ciertos aspectos relacionados con las funciones, integrantes y las sesiones periódicas.

El comité está conformado por el Director del IDIPRON, Jefe de la Oficina Asesora jurídica, Jefe de la

Oficina Asesora de Planeación, Subdirector Técnico Administrativo y Financiero, Subdirector Técnico

de Métodos Educativos y el Jefe de la Oficina de Control Interno quien ejerce con voz y sin voto.

Durante el período evaluado por la auditoria el Comité de Contratación del Instituto no fue convocado

durante la vigencia 2016, ocasionando debilidades y riesgos dentro de la planeación y seguimiento de los

procesos contractuales de la entidad, debido a que el comité es el encargado de formular las estrategias

para la planeación, programación y control de las actividades contractuales del Instituto. Por otra parte,

durante el 2017, el Comité de Contratación fue convocado un total de 6 veces, mejorando

ostensiblemente el indicador, pero cumpliendo solo con el 50% de los encuentros establecidos por el

reglamento, que deberían ser un total de 12 sesiones.

En términos generales la ausencia de espacios de retroalimentación por parte de los subdirectores y la

Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica, deriva en falencias en escenarios o instancias de regulación,

control, seguimiento y decisión a la actividad contractual de la entidad.

2 Las fallas de planeación y su incidencia en el contrato estatal de obra. Iriana Aponte Díaz.

http://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3831/4087 3 Fecha de expedición: 14 de Febrero de 2017. Resolución 029 de la Dirección General del IDIPRON


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b. Plan Anual de Adquisiciones

El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento que tiene como objetivo la identificación y

justificación del valor total de los recursos requeridos por la entidad para compras y contratación. Es un

referente para la evaluación del nivel de ejecución del presupuesto y pronostica la demanda de bienes y

servicios de la entidad durante el año establecido, además le permite estructurar las estrategias de

contratación en un contexto de planeación.

MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2016

VIGENCIA 2016

No. FECHA VALOR DIFERENCIA

VERSION INICIAL 29/01/2016 33.127.072.808

PRIMERA 16/03/2016 33.152.260.408 + 25.187.600

SEGUNDA 26/04/2016 32.206.365.070 - 945.895.338

TERCERA 20/05/2016 33.060.964.747 + 854.599.677

CUARTA 04/08/2016 33.670.319.335 + 609.354.588

QUINTA 27/09/2016 34.120.217.402 + 449.898.067

SEXTA 04/10/2016 34.126.874.402 + 6.657.000

SEPTIMA 04/10/2016 34.395.460.682 + 268.586.280

OCTAVA 04/10/2016 34.655.460.682 + 260.000.000

NOVENA 04/10/2016 40.073.851.385 + 5.418.390.703

DÉCIMA 17/11/2016 42.772.532.034 + 2.698.680.649

DÉCIMA PRIMERA 25/11/2016 43.033.596.740 + 261.064.706

DÉCIMA SEGUNDA 12/12/2016 44.980.997.824 + 1.947.401.084

DÉCIMA TERCERA 21/12/2016 44.811.997.824 - 169.000.000

1 º SEMESTRE DE 2017

No. FECHA VALOR DIFERENCIA

VERSIÓN INICIAL 31/01/2017 50.116.012.343

PRIMERA 31/07/2017 77.043.675.119 26.927.662.776

En el periodo evaluado por la auditoria, se encontraron catorce modificaciones al Plan Anual de

Adquisiciones, lo cual dificulta la evaluación de la ejecución de recursos, el cumplimiento de metas y los

resultados, aún más cuando se registraron hasta cuatro (4) modificaciones en un solo día del mes de

octubre del 2016. No obstante, es de resaltar que para todo el primer semestre de 2017 solo se evidenció

una modificación al Plan Anual de Adquisiciones.

EJECUCIÓN DE RECURSOS PLANEADOS EN EL PAA.

El Plan Anual de Adquisiciones debe ser objeto de evaluaciones periódicas con el fin de identificar el

porcentaje de ejecución y así tomar acciones de mejora para optimizar el uso de los recursos. Para efectos

de evidenciar el manejo de la ejecución contractual, se tomó un análisis del 1º semestre de 2017,

arrojando los siguientes términos:


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MES RECURSOS

PLANEADOS

RECURSOS

EJECUTADOS

CIFRA SIN EJECUTAR

POR MES

% SIN

EJECUTAR

ENERO $ 17.502.341.709 0 $ 17.502.341.709 100%

FEBRERO $ 2.969.815.796 $ 4.665.943.328 $ -1.696.127.532 157%

MARZO $ 1.689.317.248 $ 9.527.572.548 $ -7.838.255.300 564%

ABRIL $ 19.634.398.760 $ 8.527.760.275 $ 11.106.638.485 56.6%

MAYO $ 2.983.108.743 $ 2.597.407.707 $ 385.701.036 13%

JUNIO $ 5.317.936.750 $ 4.047.796.840 $ 1.270.139.910 24%

TOTAL PLANEADO TOTAL

EJECUTADO

TOTAL CIFRA SIN

EJECUTAR

% ACUMULADO

SIN EJECUTAR

$ 50.096.919.006 $ 29.366.480.698 $ 20.730.438.308 41%

En términos generales, el instrumento de planeación y control a la contratación del Instituto, a través del

Plan Anual de Adquisiciones, no está arrojando los porcentajes proyectados, en la medida en que del

último semestre se pudo evidenciar:

a) Hubo dos meses con una ejecución significativamente superior a lo planeado y

b) En los seis meses se arrojó un porcentaje sin ejecutar superior al 40% de lo planeado.

Esto evidencia el bajo nivel de efectividad de la planeación de los recursos para la contratación y la

congruencia con su ejecución, generando un incremento en la materialización de riesgos económicos e

incumplimiento de objetivos y metas estratégicas en los proyectos de inversión.

c. Estudios Previos

La etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales del

contratante, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué riesgos

asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que

permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad,

las necesidades establecidas.

Así mismo, de acuerdo al Manual de Contratación del IDIPRON A-GCO-MA-002 es el conjunto de los

soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar

adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis

que el Instituto ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con los

proyectos de inversión, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones. Como resultado de estos

análisis se encontraron aspectos relevantes y necesarios de mencionar tales como: Descripción de la

necesidad; Descripción del Objeto a contratar; Fundamentos Jurídicos de la contratación; Estudio de

Mercado y Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos.


LA GESTION


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i. Descripción de la necesidad

En los estudios previos debe establecerse de forma clara la necesidad de la entidad que se pretende

satisfacer con la contratación, haciendo un análisis de las opciones que existen para resolverla y

sopesando cuál es la más favorable desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico. En este

espacio debe determinarse qué necesita la entidad, cómo se debe satisfacer, en qué momento y así mismo

en qué lugar, de esta forma se da cumplimiento a lo establecido en el artículo 20 del decreto 1510 de

2013.

De la muestra auditada, la totalidad de los contratos de la entidad ha argumentado y motivado en sus

respectivas resoluciones, análisis de sector económico y estudios previos la necesidad del contrato a ser

efectuado, conforme a los lineamientos establecidos por el portal electrónico de contratación estatal.

ii. Descripción del objeto a contratar

Según el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, con la descripción del Objeto a contratar se debe

establecer sus especificaciones, forma de pago, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para

su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el

desarrollo del proyecto. Se debe enumerar las acreditaciones y compromisos indispensables para los

proponentes en el desarrollo del proceso de selección y de igual forma, las actividades técnicas y los

plazos requeridos para ejecutar el contrato por suscribir.

No obstante, el porcentaje restante, se caracteriza por presentar falencias en cuanto condiciones y

descripciones generales para los cobros, facturaciones y pagos así como los cronogramas técnicos pre

establecidos para las negociaciones; muestra de ello es el contrato 793 de 2017 al no detallar estos

aspectos en el acápite de la descripción del objeto, y el contrato 1016 de 2016 que no estableció el precio

máximo por unidad de medida de los elementos a ser adquiridos, tal como se muestra a continuación:


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En términos generales, de los contratos auditados, aproximadamente el 75% de ellos contó con una

descripción del objeto a contratar, tanto en los plazos y ubicaciones de las entregas como en las

actividades específicas para la ejecución o cumplimiento del contrato.

iii. Fundamentos jurídicos de la contratación

Este aspecto consiste en la definición del procedimiento de selección por aplicarse, de acuerdo a la

naturaleza, cuantía o condiciones especiales de contratación. En este punto debe establecerse la

identificación del contrato por celebrarse, para asegurar de esta forma la idoneidad del procedimiento

elegido en aras de suplir los intereses del Instituto.

De la muestra de contratos auditados, el 20% presentaron motivaciones o argumentos que no pertenecen

o son del resorte de lo jurídico, toda vez que estas se centran en el criterio de la necesidad misional y

financiera de la entidad4, desconociendo la justificación en relación de la cuantía, función, temporalidad

y sujeto, pudiendo generar el riesgo de confusión en cuanto a la pertinencia de la elección del modelo de

contratación e incertidumbre sobre los resultados de la ejecución en esta parte pre contractual. Así mismo,

se evidenció ausencia de mayores soportes y argumentos en la fundamentación jurídica que motivaba la

modalidad de selección en el contrato SASI-002 de 2017 cuyo objeto de contrato consistía en la compra

de KIT’s escolares para los jóvenes beneficiarios del PEI del IDIPRON.

Sin embargo, en términos generales, para los estudios previos detallados, un margen del 80% de los

contratos evidenció que argumentó los fundamentos jurídicos suficientes y ajustados para el soporte de

la modalidad de selección.

iv. Estudio de mercado.

El estudio de mercado es importante en la medida en que nos revela la cantidad de posibles oferentes que

la entidad puede encontrar para adquirir un bien o servicio dentro de un espacio definido, durante un

tiempo establecido y el precio sobre el cual es ofertado. El estudio de mercado puede determinar si las

características del servicio o producto por adquirir realmente van a conducir a una satisfacción de la

necesidad. Es la ponderación de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran

en el mercado, se concreta con la solicitud de cotizaciones, consulta de bases de datos, análisis de

consumos y de precios históricos y debe obedecer los siguientes criterios:

Estudio de la oferta, entendida como la cantidad de bienes o servicios puestos a disposición del

público.

Estudio de la demanda, la respuesta a los bienes o servicios ofrecidos por un precio y bajo unas

circunstancias determinadas.

Estudio de precios y de calidad.

Estudio de canales de distribución de los productos.

4 Contratos de comisión 1016 de 2016 y 0793 de 2017. COMIAGRO y COMFIAGRO.


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Como consecuencia de una revisión a los acápites de los respectivos estudios económicos de sector

económicos, se desprende la siguiente relación de observaciones:

CONTRATO CONTRATISTA OBSERVACIONES

SASI – 008 de 2016 INV. SARA S.A.S. Comportamiento del Sector desactualizado,

Incongruencia en la estructura de los estudios, sin

aspectos regulatorios, incumplimiento formatos

SIGID, referencias con riesgo de plagio.

MC-021 de 2016 NEOTERRA S.A.S. Sin aspectos técnicos y regulatorios y sin las tres (3)

cotizaciones completas.

COMISIÒN 793 de

2017

COMFIAGRO Sin estudios de precios a profundidad posterior a las

cotizaciones

SASI-002 de 2017 DIST. EL FARO

JNGG

Sin aspectos técnicos y regulatorios, incongruencia

en la estructura de los estudios, incumpliendo

formatos SIGID.

MC-012 de 2017 HF TEXTILEX Y

MANUFACTURAS

SAS

Sin aspectos Técnicos y regulatorios, además sin

estudio de oferta discernido de la relación de

cotizaciones.

De los estudios de sector económico analizados en los respectivos contratos de muestra, se concluyó que

un 68% de estos no guarda una estructura, claridad y profundidad con respecto a lo indicado por el portal

de compras electrónicas SECOP, no se precisan los aspectos técnicos y regulatorios para cada materia

contractual y todo esto lleva a que esos estudios de mercado o análisis económicos no logran el objetivo

establecido por la norma debido a que son poco contundentes y relevantes. Las muestras no son

representativas, los estudios de precios posteriores a las cotizaciones no son profundos y los criterios que

guiaron la escogencia de las cotizaciones no son explícitos.

v. Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos

En este aspecto se busca analizar una completa valoración de todos los riesgos que se asumen al solicitar

una oferta en convocatoria pública para la adquisición de bienes y servicios. Los riesgos identificados

son los que la entidad pública y el contratista asumen al firmar un contrato, y son entendidos como la

posibilidad de que ocurra un evento imprevisto que altere negativamente la planeación, desarrollo y

liquidación del contrato, lo cual podría generar cambios en el producto esperado.

En el análisis a las tablas de identificación y tipificación de riesgos, se evidencia el esfuerzo de la entidad

por mantener precaución con las contingencias posibles en el procedimiento contractual de adquisición

de los bienes y servicios. En total el 100% de los contratos auditados mantienen riesgos debidamente

identificados. No obstante, las medidas de respuesta frente a las posibles eventualidades no impactan lo

suficiente en la solución al escenario señalado como riesgo, por ende, es necesario atribuir acciones más


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pertinentes a mitigar y/o eliminar las causas que materializan estos riesgos, tal es el caso del contrato de

comisión de alimentos 1016 de 2016 que muestra dos riesgos tipificados así:

NO

.

CL

AS

E

AR

EA

ET

AP

A

TIP

O

DESCRIPCIÓN

(QUÉ PUEDE

PASAR Y SI ES

POSIBLE CÓMO

PUEDE PASAR)

PR

OB

AB

ILID

AD

IMP

AC

TO

VA

LO

RA

CIÓ

N D

EL

RIE

SG

O

TRATAMIENTO/CONTROL

ES A SER

IMPLEMENTADOS

IMP

AC

TO

D

ES

PU

ES

DE

L

TR

AT

AM

IEN

TO

CONTROL Y MONITOREO POR

PARTE DE IDIPRON

CÓMO CUANDO

11

GE

NE

RA

L

EX

TE

RN

O

EJE

CU

CIÓ

N

OP

ER

AC

ION

AL

Incumplimiento por

parte del proveedor

o comitente

vendedor en la

calidad de los

productos

entregados o la

oportunidad en la

entrega de los

mismos, lo que

interferiría con el

cumplimiento de la

tasa nutricional a

recibir por parte de

los beneficiarios y

demás usuarios del

servicio de

alimentación

PO

SIB

LE

3

INS

IGN

IFIC

AN

TE

1

RIE

SG

O B

AJO

4

Se establecen en la Ficha Técnica

de Negociación descuentos

económicos para el cumplimiento

de la calidad y oportunidad en la

entrega de los elementos a fin de

desincentivar el incumplimiento

por parte del comitente vendedor,

sin embargo el escenario de

negociación establece el proceso

de incumplimiento y ejecución de

garantías básicas establecidas por

parte del comitente vendedor que

garantizan la proveeduría del

elemento a la entidad estatal en

caso de que el comitente vendedor

incumpla con sus obligaciones.

INS

IGN

IFIC

AN

TE

1

Los descuentos a

realizar y las

condiciones para la

declaratoria de

incumplimiento se

determinan previo a

la contratación de la

sociedad

comisionista

compradora y se

pueden ajustar previo

a las compras a

realizar. Los

procedimientos están

establecidos en la

FTN y en los

reglamentos de la

Bolsa Mercantil de

Colombia

Previo a la selección

de la firma

comisionista

compradora y a la

compra de las

operaciones en el

mercado abierto. Al

momento de

presentarse el

incumplimiento los

descuentos se

realizan previos al

pago de la factura

que se soporta con

las remisiones que

demuestran el

faltante, rechazo o

incumplimiento en

la fecha y horario de

entrega

9

GE

NE

RA

L

INT

ER

NO

EJE

CU

CIÓ

N

OP

ER

AC

ION

AL

Una deficiente

reprogramación de

los monos a pagar

por parte de la

entidad contratante

a los proveedores

podría generar un

castigo presupuestal

a la entidad que la

dejaría sin

capacidad de

cumplir con sus

obligaciones

financieras y así

generar el riesgo de

incumplimiento de

la operación

IMP

RO

BA

BL

E

2

MO

DE

RA

DO

3

RIE

SG

O M

ED

IO 5

El giro total de los recursos una

vez cerrada la operación en Bolsa,

no constituyen un pago

anticipado al comitente vendedor

si no el giro de los recursos

propios para el pago de las

obligaciones financieras

adquiridas al momento del cierre

de la operación en el escenario, el

cual es el responsable de la

compensación y liquidación de la

totalidad de las operaciones

cerradas en el escenario. Lo

anterior reduce el número de

trámites operativos

correspondientes a la

reprogramación del PAC de la

entidad a uno y se desarrollan

únicamente los procesos de

certificación y causación a fin de

realizar los pagos de forma más

ajustada en los tiempos y generar

mejores tiempos de cartera para

los comitentes vendedores

INS

IGN

IFIC

AN

TE

1

Una vez cerrada la

operación se gira el

valor total de la

misma descontando

las retenciones a

realizar durante la

ejecución. Se debe

aclarar a la sociedad

comisionista

compradora que

constituya los

recursos en la cuenta

de las garantías de la

Bolsa Mercantil a fin

de generar los

rendimientos

financieros,

eficiencia en el

proceso de pago de

la entidad y prevenir

la constitución de

reservas

presupuestales.

Al momento del

cierre de la

operación en bolsa

teniendo

conocimiento del

valor que debe girar

la entidad, y

posterior, a la

distribución

presupuestal en los

rubros que

participan en el

mismo.

Tal como lo indica el riesgo tipificado número 11° el tratamiento o control formulado no contribuye directamente

a eliminar la causa que genera el riesgo y así prevenir su materialización, tal como lo establecen los lineamientos

y normas que lo regulan.


LA GESTION


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II. Desarrollo contractual

El análisis respecto la etapa de desarrollo contractual comprende: El Seguimiento a garantías;

Supervisión e interventoría para pagos y Asesoramiento.

a. Seguimiento a Garantías

En el marco de todo proceso de contratación, la entidad debe evaluar todo riesgo que pueda afectar el

cumplimiento de sus metas y objetivos. Para ello las garantías se configuran como instrumentos de

cobertura de algunos de esos riesgos comunes en todo proceso de contratación, y deben ser aportadas

durante la etapa contractual como documentos obligatorios en los contratos que por su objeto o naturaleza

la entidad lo considera necesario.

Para efectos de la auditoría se verificaron la totalidad de la muestra de contratos sobre el cumplimiento

legal y administrativo en materia de la administración de pólizas o garantías con los cuales la entidad

cubre los riesgos surgidos durante la adquisición de bienes y servicios. En este sentido se destacan dos

aspectos evidenciados que pudieron afectar los procesos de contratación:

Actas de aprobación de póliza:

La entidad cuenta como instrumento de control de legalidad y de gestión, con el formato “Acta de

aprobación de póliza” A-GCO-FT-019 que es diligenciado y tramitado una vez la entidad recibe la

respectiva póliza por parte del contratista, proveedor (en casos de comisiones) y sociedad comisionista

de bolsa. En ese sentido, de la muestra de contratos analizados, se evidenció en más del 60% de las

carpetas que reposan con la documentación contractual, que estas pólizas son allegadas con demasiada

posteridad a la fecha de su expedición, tal es el caso de los contratos por comisión en las que se encuentran

pólizas radicadas hasta 4 meses después. Así mismo, las actas de aprobación de Pólizas también son

aprobadas semanas después de ser radicadas, situación que podría presentar complicaciones en la medida

en que en la eventualidad de algún siniestro la entidad queda expuesta a reclamos de daños antijurídicos.

Vigencias de pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual:

La póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE) opera como una garantía característica de ser

objeto de exigibilidad por parte de las entidades estatales en los contratos cuyo objeto y naturaleza se

amerita como necesario. En este caso el IDIPRON estimó oportunamente, que el comisionista y las

empresas vendedoras adscritas a la Bolsa Mercantil de Colombia debían constituir dentro de la ejecución

contractual no solo la Póliza de cumplimiento, pago de salarios y calidad de los elementos, sino que

además se debían constituir las pólizas de responsabilidad civil extracontractual con el propósito de cubrir

los perjuicios que esta pudo sufrir en las actuaciones, hecho u omisiones de su contratista5.

En la verificación de las vigencias de pólizas de responsabilidad civil extracontractual allegadas al

IDIPRON, si bien hubo cumplimiento en el 90% de los contratos de la muestra, es oportuno destacar

5 Guía de garantías en procesos de contratación. SECOP Página 10.


LA GESTION


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aspectos en cuanto la ejecución del contrato 1016 de 2016, ya que se detectaron dos riesgos dentro la

etapa contractual en materia de administración del riesgo:

Heterogeneidad de los amparos:

Si bien no se ha adoptado como obligatoria la disposición de la integralidad en las pólizas de RCE, se

logró establecer que para los diferentes lotes de productos definidos por la entidad, los amparos definidos

en las pólizas de RCE son diferentes y varían de tipo de cobertura desde “Predios, labores y operaciones”

hasta “Contratistas y subcontratistas”, solo tres (3) de estos lotes contaron con pólizas completas o

integrales que comprendieran la totalidad de amparos, por consiguiente al no existir un lineamiento claro

en el criterio de qué tipo de amparos debe contener la totalidad de los lotes, no hay modo que la entidad

tenga una cobertura de amparos mucho más homogénea o uniforme frente a la posibilidad de cualquier

siniestro.

Operaciones sin amparos con vigencia suficiente:

De las mismas pólizas de RCE se logra evidenciar que existen vigencias hasta fechas insuficientes

respecto a las operaciones que realizan los proveedores. Tal es el caso de PROVERCOL S.A.S.

proveedor del lote de meriendas, el cual aportó pólizas de RCE por amparo de Contratistas y

subcontratistas con vigencia hasta el día 01 de Julio de 2017 y de Predios, labores y Operaciones con

vigencia hasta el día 31 de Marzo de 2017, pero registró una entrega de Meriendas el día 07 de Julio de

2017. De lo anterior se puede deducir que la entidad no contó con seguro por ocurrencia sobre el periodo

en que aún existían saldos o compromisos con parte de sus proveedores, y por consiguiente pudo tener a

su cargo daños no cubiertos por la aseguradora6.

b. Supervisión e interventoría para pagos

La entidad regula la función de supervisión e interventoría para pagos en su sistema integrado de gestión

a través del Manual del mismo nombre A-GCO-MA-001 y en ella se establecen las diligencias, trámites

y actividades que han de asegurar tanto el cumplimiento contractual como la sujeción a las normas

6 Guía de garantías en procesos de contratación. SECOP Página 11.


LA GESTION


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correspondientes en materia de contratación estatal. Estas a su vez, garantizan a la entidad la prevención

de materialización de los riesgos que se hayan tipificado en los estudios previos de contratación.

En la etapa del desarrollo contractual de los contratos auditados se corroboró cumplimiento general del

90% de ellos a las disposiciones reglamentarias internas de la entidad, no obstante, se evidenció una

deficiencia en la consistencia de los documentos soportes de la supervisión, toda vez que se hallaron

certificados para los pagos de un contrato que no corresponde al contrato 1016 de 2016 revisado,

evidenciando descontrol en el manejo de documentos soportes para los pagos respectivos.

c. Asesoramiento

El IDIPRON cuenta con disposiciones que permiten y conminan al comisionista de bolsa asesorar a la

entidad, durante las labores de negociación en la compra de alimentos que ha de proveer a las unidades

de protección integral. Este clausulado establece que el comisionista deberá asesorar a la entidad, una

estrategia de marketing en el que los intereses de la entidad tanto económicos como de gestión de calidad,

sean cubiertos en cada una de la adquisición de alimentos. Dentro de las obligaciones específicas de la

SCB, relacionadas con el asesoramiento, se encuentran:

1. Presentar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del acta de inicio, un documento

que describa la estrategia de mercadeo en el mercado bursátil y de negociación (es), de forma

tal que ésta se realice con la mayor participación de proveedores y se negocie al mejor precio,

en procura de los intereses y necesidades del instituto.

2. Asesorar y acompañar al IDIPRON en las actividades y gestiones preparatorias de la

negociación o negociaciones.

3. Realizar la revisión con fines de asesoría a la entidad para que ésta, previo análisis, incorpore

o corrija los aspectos resultantes de la revisión conjunta.

4. Asesorar oportuna y permanentemente al instituto en los procedimientos que deberán seguirse

ante la BMC.

5. Asesorar y apoyar al IDIPRON en el control de pedidos de los alimentos perecederos, semi-

perecederos, no perecederos y preparados, de la programación de las entregas, control de

cantidades entregadas realmente, control de remisiones de entrega, modificaciones en los

pedidos y recibo de los elementos e insumos, revisión y requerimiento de informes mensuales que

determinen las cantidades entregadas y las que queden por entregar, determinación del momento

de compra, y todas aquellas que se requieran para la correcta adquisición, por parte del

IDIPRON de los alimentos7.

En este caso, para el periodo auditado, se evidenció que no hubo presentación de una propuesta o

estrategia de mercadeo por parte del SCB para las negociaciones en la Bolsa, permitiendo concluir que

hizo falta un seguimiento técnico por parte de la entidad para que la Sociedad Comisionista de Bolsa

ejerciera un asesoramiento constante sobre las actividades de negociación que repercutiera en una mayor

economía en las compras de los alimentos.

7 Contrato de comisión 0793 de 2017, página 19.


LA GESTION


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III. Desarrollo post-contractual

a. Liquidación del 1016

Siendo la liquidación el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato, las partes cruzan

cuentas respecto sus obligaciones8, el objetivo de esta etapa es establecer si las partes contractuales

pueden declararse a paz y salvo mutuo o si aún hay obligaciones por saldar.

En este caso, para el periodo evaluado se focalizaron los contratos cuyos periodos de liquidación ya se

hayan efectuado o estén en el margen legal para ser liquidado, obteniendo un total de 6 contratos objetos

de análisis sobre esta diligencia de liquidación. El resultado fue un cumplimiento superior al 80% de

contratación ya liquidada.

No obstante, como el procedimiento de liquidación del contrato 1016 de 2016, al no contemplar el plazo

para la liquidación en el pliego de condiciones, se establecen cuatro (4) meses contados desde el

vencimiento del plazo previsto para la ejecución del contrato de conformidad con el artículo 11 de la Ley

1150 de 2007. Teniendo en cuenta que la prórroga del 26 de Mayo, estableció como fecha límite de

terminación del contrato el día 25 de Julio, el plazo de liquidación se limitó para el día 25 de Noviembre

del 2017, y como a la fecha la entidad no ha procedido a liquidar el contrato 1016 con la Bolsa Mercantil

la entidad se encuentra en curso del incumplimiento de las disposiciones generales de la Ley 1150 de

2007.

IV. GESTION DOCUMENTAL

Se evidenciaron en las carpetas contractuales revisadas un insuficiente nivel de aplicación de buenas

prácticas de gestión documental, en la medida en que aún no se aprecia satisfactoria organización,

custodia y preservación de la información contenida en los archivos contractuales, haciendo evidente un

desuso de la política archivística y del programa de conservación documental. Se encuentran errores de

foliación y se repiten documentos generando incertidumbre sobre la fidelidad de la información

analizada.

9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS

A pesar del estado general del manejo documental y archivístico contractual de la entidad, es importante

reconocer la implementación de la estrategia del Instituto en materia documental y archivística de los

expedientes contractuales, a través de la delegación a los contratistas de la Oficina Asesora Jurídica de

cantidades estipuladas entre 10 a 15 contratos con la función y responsabilidad de revisar periódicamente

la actualización de estos documentos y la sujeción a las políticas archivística. Estos esfuerzos son

8 Guía para la liquidación de los procesos de contratación G-LPC-01 SECOP. Página 4.


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convenientes y necesarios para el crecimiento del Instituto y para que los recursos asignados cumplan su

propósito misional.

9.2 OBSERVACIONES

9.2.1 El plan anual de adquisiciones durante la vigencia 2016 sufrió trece modificaciones, lo cual no es

recomendable debido a que el PAA es un referente para la evaluación del nivel de ejecución del

presupuesto, por lo tanto debido a las sucesivas reformas se dificulta la toma de decisiones y el diseño

de estrategias de contratación en un contexto de planeación.

9.2.2. Se encuentra bajo nivel de aplicación de buenas prácticas de gestión documental en la medida en

que no se aprecia una adecuada organización, custodia y preservación de la información contenida en los

archivos contractuales, haciendo evidente una inobservancia de la política archivística y del programa de

conservación documental

9.3 NO CONFORMIDADES

9.3.1 Se encuentra que el Comité de Contratación no realizó sesión alguna en el año 2016, y no la

totalidad de sesiones reglamentarias durante el 2017, generando un riesgo para el Instituto debido a que

en su cabeza se encuentra el formular estrategias para la planeación, programación y control de la

actividad contractual en cada una de sus etapas, incumpliendo con ello lo establecido en la resolución

029 de 2017 del IDIPRON y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009

9.3.2 Como consecuencia de deficientes estudios previos del mercado, no existe claridad en el 10% de

los contratos auditados (Correspondiente al 40% del monto auditado) respecto a los consumos históricos

y en las necesidades identificadas de bienes y servicios a satisfacer, evidenciando una diferencia notable

entre el monto de compra y los precios reales del mercado, ocasionando posibles sobrecostos, pérdida de

recursos y la consecución de los resultados esperados en los proyectos institucionales, contraviniendo de

esta forma los criterios establecidos en el artículo 13 del decreto 2170 de 2002, y el Numeral 7.1 de la

NTCGP 1000:2009, que exigen una correcta planificación de los servicios a contratar.

9.3.3 Se evidenció insuficiente seguimiento a las ampliaciones, vigencias y coberturas de las garantías

contractuales, particularmente las de Responsabilidad Civil Extracontractual RCE, situación que

representa altos riesgos para la entidad en la medida en que ante algún siniestro la entidad queda expuesta

a reclamos de daños antijurídicos y finalmente contraviniendo lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.3.1.5.

del Decreto 1082 de 2015.

9.4 RECOMENDACIONES

9.4.1 Poner en funcionamiento el Comité de Contratación en los términos señalados por la resolución

029 de 2017, para que como resultado de su gestión se definan los lineamientos que presidan la actividad


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precontractual y contractual, y a su vez, realice la planeación y seguimiento de los diferentes procesos

contractuales del Instituto.

9.4.2. Con respecto a la asignación, estimación tipificación y distribución de riesgos se recomienda

diseñar un plan de mejoramiento que mitigue daños con acciones, un cronograma definido, asignación

de responsabilidades, además de los respectivos informes y reportes teniendo en cuenta los lineamientos

establecidos por las instancias competentes.

9.4.3. Reforzar la implementación de las directrices y políticas vigentes en materia Documental, que

garanticen la organización, custodia y preservación documental del proceso para una adecuada

trazabilidad de la información.

9.4.4. Con relación a la liquidación de contratos y convenios, se recomiendo formular cronograma y/o

agenda de fechas con plazos o términos para la correspondiente liquidación de los contratos, así mismo

asignar responsabilidades con los respectivos reportes de seguimiento periódicos.

10. CONCLUSIONES

El proceso de Gestión Contractual, presenta debilidades en el principio de planeación en razón a que: 1.

La finalidad y funcionalidad del Comité de Contratación se ve afectada por la no generación de

lineamientos contractuales 2. La programación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones presenta

debilidades en su efectividad para la entidad y 3. Los estudios previos de la contratación con mayor

relevancia, no presentan la suficiente profundidad que garanticen y blinden el cumplimiento de los

objetivos contractuales, así mismo, presenta riesgos en el seguimiento a las garantías y liquidaciones

contractuales, repercutiendo finalmente en el cumplimiento de metas y objetivos del IDIPRON y

ameritando la adopción medidas de contingencia destinadas a fortalecer la planeación contractual.

Vº Bº Auditor (a) Líder

FIRMA: ( FIRMADO EN ORIGINAL)

NOMBRE: Carlos Alberto Bolívar Corredor

Aprobación Jefe Oficina de Control Interno

FIRMA: ( FIRMADO EN ORIGINAL)

NOMBRE: Luis Orlando Barrera Cepeda

INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN PROCESO DE ...

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