INFORME EJECUTIVO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

PROCESO DE PLANEACION Código: GC-F11

INFORME EJECUTIVO DE REVISION POR LA DIRECCION

Versión: 1.0

Aprobación: 14/02/12

Página 1 de 12

Carrera 7ª Nº. 1N - 28, Piso 7º - PBX: 2- 823 3856 - Fax: 2 - 823 1234, Popayán. Línea de atención al cliente:

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INFORME EJECUTIVO DE REVISIÓN PORLA DIRECCIÓN

Fecha de Elaboración: 20/ 12 / 2014

Elaboró:

Lorena Martínez

Cargo:

Profesional Universitario G.02

Fecha:

19/ 12 / 14

Firma

Revisó:

Nelly MercedesBecerra

Cargo:

Representante de laDirección

Fecha:

19/ 12 / 14

Firma

Aprobó:

Daniel Mauricio LunaFals

Cargo:

Gerente

Fecha:

19/ 12 / 14

Firma



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RESUMEN EJECUTIVO DE REVISION POR LA DIRECCIÓN.

Con el objetivo de realizar la revisión del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa

para determinar su conveniencia y adecuación, así como la mejora en la eficiencia

eficacia y efectividad en sus procesos, que permitan la mejora del producto en relación

con los requisitos del cliente y establecer la necesidades de recursos; el Gerente de la

Lotería del Cauca, Dr. Daniel Mauricio Luna Fals, reunió a los responsables de los

procesos para llevar a cabo la Revisión por la Dirección.

Participaron de esta revisión los siguientes funcionarios:

Dr. Daniel Mauricio Luna Fals Gerente

Adolfo León Gómez C. Proceso: Venta de Lotería – Sorteo

Edgar Eduardo Pillimue Proceso: Premios.

Francy Lorena Martínez Proceso de Gestión de la Calidad.

Francy Lorena Martínez y Paola A. Rodríguez. Proceso de Planificación.

Nelly Mercedes Becerra Proceso Jurídico.

María Cristina Revelo A. Proceso Administrativo, Financiero y Compras.

José Miller Tovar N. Proceso de Sistemas.

Juan Carlos Hormaza D. Proceso de Control Interno

Nelly Mercedes Becerra Proceso Talento humano.

La Dra. Nelly Mercedes Becerra, actúa como representante de la dirección para el

Sistema de Gestión de la Calidad. Con base en los informes presentados por los

responsables de los procesos se obtienen los siguientes resultados:



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RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS:

El Programa General de Auditorías para el año 2014, se proyectó realizar en un Ciclo

de Auditorías internas de Calidad del 30 de mayo al 13 de junio incluyendo todos los

procesos de la entidad; como acción de mejora para este año se presenta la

identificación, análisis, valoración y mapa de riesgos del programa de auditoría, la

inclusión de las listas de chequeo como anexos a los informes de auditoría y la

evaluación de los auditores internos.

Fueron auditados los siguientes procesos:

PROCESO FECHA AUDITORIA AUDITOR LIDER

PREMIOS 30 mayo 2014 María Ximena Dávila Muñoz

SORTEO 31 mayo 2014 Francy Lorena Martínez Álvarez

VENTA DE LOTERIA 4 junio 2014 Carlos Alberto Ruiz Galíndez

PLANIFICACION 6 junio 2014 Carlos Alberto Ruiz Galíndez

SISTEMAS 9 junio 2014 Carmen Alicia Ordoñez

CONTROL INTERNO 9 junio 2014 María del Socorro López P

TALENTO HUMANO 4 junio 2014 María Cristina Revelo Ávila

JURIDICO 10 junio 2014 Nelly Mercedes Becerra Gómez

COMPRAS 11 junio 2014 Paola Andrea Rodríguez Erazo

ADMINISTRATIVO 11 junio 2014 Nelly Mercedes Becerra Gómez

FINANCIERO 12 junio 2014 Adolfo León Gómez Cerón

GESTION DE CALIDAD 13 junio 2014 Adriana Eugenia Sánchez Gaviria

Se registraron treinta y cinco (35) No Conformidades, tres (3) riesgos y sesenta (60)

Oportunidades de Mejora, así:



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PROCESONO

CONFORMIDAD RIESGOOPORTUNIDAD

DE MEJORA

PREMIOS 2 0 21

SORTEO 7 1 0

VENTA DE LOTERIA 3 0 5

PLANIFICACION 5 0 2

SISTEMAS 1 0 4

CONTROL INTERNO 2 0 3

TALENTO HUMANO 5 0 2

JURIDICO 1 0 6

COMPRAS 1 2 2ADMINISTRATIVO 0 0 6

FINANCIERO 2 0 1

GESTION DE CALIDAD 6 0 8

Como conclusión del ciclo de auditorías realizado durante el 2014, podemos definir que

la empresa ha mejorado notoriamente la eficiencia en el tema de auditorías internas,

teniendo en cuenta que se unificaron en un solo ciclo las auditorías de calidad y control

interno, lo que supone para la empresa un mejor uso de los recursos en términos de

tiempo y hace posible una evaluación integral de los dos sistemas de gestión, se

actualizó el procedimiento adaptándolo a la norma 19011 VERSIÓN 2011 y se realizó

la evaluación de los auditores internos, se identificaron de los riesgos de la auditoría y

se establecieron los controles necesarios.

SATISFACCION DEL CLIENTE, RETROALIMENTACIÓN: QUEJAS Y

RECLAMOS:

La medición se realizó durante el mes de noviembre de 2014, a los tres tipos de clientes

identificados por la empresa así:

• Compradores 392



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• Vendedores 454

• Distribuidores 54

Total 900 clientes encuestados

De esta medición se obtuvieron los siguientes resultados:

Para los compradores se obtuvo un índice de satisfacción del 87,14%, presentando una

leve disminución pero manteniéndose por encima de la meta establecida por la empresa

que es del 85%.

Para los vendedores o loteros el nivel de satisfacción fue del 84,24%.

Para los distribuidores se obtuvo un índice de satisfacción de 82,75%. Este presentó un

descenso importante debido básicamente al cambio en el diseño del billete que generó

malestar entre los distribuidores pero ya se estaban ejecutando las acciones pertinentes

a través de la evidencia del producto no conforme en el proceso de premios.

QUEJAS PETICIONES Y RECLAMOS:

Se presenta cuadro resumen de las PQRS del año, así: se registraron seis (05) quejas;

relacionadas principalmente con un sobrecosto en la fracción, siete (7) peticiones y

ninguna sugerencia. El tratamiento aplicado inicia desde su recepción e identificación

del medio (e-mail; Facebook; línea de atención al cliente No. 018000930230), para su

posterior radicación y diligenciamiento en formato PQRS y remisión al funcionario

pertinente para su respuesta. La respuesta oficial es verificada y registrada en el citado

formato, anexando el soporte de la respuesta. Las anteriores 12 PQRS, fueron

tramitadas oportunamente. Estas PQRS reposan para su consulta en la respectiva

carpeta en la oficina de Comunicaciones de la empresa.



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DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

Para el año 2014 la empresa realizó una revisión y análisis de la forma en que medía

sus procesos para lo cual evaluó y validó los indicadores permitiendo ajustarlos de

acuerdo a las necesidades de la empresa.

Adicionalmente aplicó una nueva herramienta de control para medir el desempeño de

su gestión como es el Balanced Score Card o Cuadro de Mando Integral (CMI), el cual

ofrece una visión completa de la organización, donde el elemento esencial es el sistema

de información, que sirve de apoyo al sistema de control de gestión en su misión de

mejorar el nivel de competitividad en el largo plazo y caracterizado por la consecución

de los siguientes objetivos:

Lograr la satisfacción y lealtad de los clientes actuales y la atracción de nuevos

clientes de segmentos y áreas de mercados nuevos.

Introducir productos y servicios innovadores que satisfagan las necesidades de

determinados clientes.

Ofertar una serie de productos y servicios de alta calidad, con bajo costo.

Mejorar continuamente la capacidad de los procesos, calidad y tiempos de

respuesta, a través de la movilización de las habilidades y la motivación de los

empleados.

implementar tecnología, bases de datos y sistemas de información.

En resumen, el CMI se configura como un sistema de gestión estratégica, concebido

para llevar a cabo procesos de gestión decisivos como: aclarar y traducir la visión

estratégica; comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos; planificar,

establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas y aumentar el feed-back.

Es así como la empresa con base en esta herramienta definió cinco perspectivas clave

para el desarrollo del negocio y las plasmó en el siguiente Mapa Estratégico:



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Perspectiva Financiera:La perspectiva financiera consiste en aquel conjunto de medidas o indicadores cuya

pretensión es determinar si la estrategia de una empresa, su puesta en práctica y

ejecución, contribuyen a la mejora del mínimo aceptable (rentabilidad, rápido

crecimiento de las ventas, generación de cash flow, etc.).

Perspectiva comercial:En esta perspectiva, la empresa identifica el mercado y los segmentos de clientes donde

han elegido competir. Una vez que la empresa ha identificado y seleccionado sus

segmentos de mercado, puede fijar los objetivos.

Perspectiva del cliente:Esta perspectiva busca saber básicamente la percepción de cliente hacia el producto

con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas sobre el mismo.

Perspectiva de procesos internos:Esta perspectiva se centra en la mejora continua o modificación de los procesos

operativos existentes. Consiste en una cadena de valor que se inicia con el proceso de

innovación (identificar las necesidades de los clientes y desarrollar soluciones para

ellas), sigue a través de los procesos operativos (entrega de productos y servicios) y

termina con el servicio postventa (que para el caso de la Lotería sería el pago de

premios).

Perspectiva de Aprendizaje y crecimiento:

Esta perspectiva identifica la infraestructura precisa para mantener un proceso de

mejora y crecimiento a largo plazo. La formación y el crecimiento de una organización

proceden de tres fuentes principales:

a) Las personas,

b) Los sistemas y

c) Los procedimientos utilizados en la organización.



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MAPA ESTRATEGICOAP

REN

DIZ

AJE

YC

REC

IMIE

NTO

FIN

AN

CIE

RA

CLI

ENTE

S

PRO

CESO

INTE

RN

O

OBJETIVOSPERSPECTIVA

Maximizar la rentabilidad dela empresa.

Alcanzar un índice general de satisfacción delcliente del 85%

Lograr que los clientes reclamen por lomenos el 90% de los premios obtenidos

Disminuir la cantidad de Productos Noconformes en los procesos misionales.

Mejorar cada año la productividad delpersonal de la empresa

Destinar los recursos necesarios para lacapacitación del personal.

Realizar acciones de mejora en todos losprocesos del sistema.

Mantener el límite de gastosestablecido por los organismosde control.

Conservar la autonomíafinanciera de la empresa.

MISION

La Lotería del Cauca tiene como propósitofundamental contribuir eficazmente a lafinanciación del Servicio Público de Salud através de un Plan de Premios atractivo yconfiable que cumpla con las expectativas desus Clientes.

VISION

En el año 2020, la Lotería del cauca ocupará losprimeros lugares en ventas en Colombia manteniendosu cobertura a nivel nacional. Será reconocida por susclientes como una empresa confiable y socialmenteresponsable.

CC

OM

ERC

IAL

Incrementar laparticipación en el mercado

Alcanzar el porcentaje deventas establecido por laempresa para cadavigencia

Alcanzar un crecimientoanual en ventas del 5%.



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CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El cuadro de mando integral incluye 5 categorías, 12 indicadores

Perspectiva Desempeño

Perspectiva Financiera

39.37%

Perspectiva Comercial

79.40%

Perspectiva Procesos Internos 35.56%

Perspectiva Crecimiento y aprendizaje

41.58%

Perspectiva del Cliente

76.84%

Desempeño Total 58.47%



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El nivel de desempeño de la empresa se encuentra en un nivel aceptable, aunque la

empresa ha presentado buen desempeño a nivel comercial y desde la perspectiva del

cliente, hace falta mejorar la gestión financiera principalmente en el tema de los gastos

y también los procesos internos.

INFORME DE DESEMPEÑO DE LOS INDICADORES

A ESTRATEGICO



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DESEMPEÑO DE LA PERSPECTIVA FINANCIERA

VALOR DE LOS INDICADORES

PERSPECTIVA FINANCIERA

PERSPECTIVA FINANCIERA



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DESEMPEÑO DE LOS GASTOS

Indicador: Demuestra el porcentaje de ejecución de los gastos respecto al presupuesto

Objetivo: Mantener el límite de gastos establecido por los organismos de control. Como

se puede observar en el tacómetro el porcentaje en la ejecución de gastos está

desbordado por lo que el desempeño negativo de este indicador afectó sustancialmente

el resultado global de la gestión en la empresa.

DESEMPEÑO RENTABILIDAD

DESEMPEÑO DE LOS GASTOS

RENTABILIDAD



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Indicador: Mide el % de utilidad que queda como resultado de la operación de la

empresa. La gráfica muestra el desempeño de la utilidad la cual pasó de ser negativa

en el año 2013 con un % de -1,66 a 8,74%, lo cual ayudó mucho para mejorar el

desempeño de la gestión.

AUTONOMIA FINANCIERA

Indicador: La Razón de Autonomía muestra hasta qué punto la empresa tiene

independencia financiera ante sus acreedores. Se determina dividiendo el valor del

patrimonio entre el activo total. Objetivo: Mantener la autonomía financiera de la

empresa. La autonomía financiera de la empresa se encuentra en un nivel aceptable,

aunque podría ser mejor.

DESEMPEÑO DE LA PERSPECTIVA COMERCIAL

AUTONOMIA FINANCIERA



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La perspectiva comercial está conformada por tres indicadores: participación en el

mercado, crecimiento en ventas y cumplimiento de metas de ventas.


PERSPECTIVA COMERCIAL

PERSPECTIVA COMERCIAL



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PARTICIPACION EN EL MERCADO

Este indicador mide el % de participación de la empresa respecto al mercado nacional

Objetivo: incrementar la participación de la empresa en el mercado nacional. La

empresa tuvo un buen desempeño en este aspecto ya que su participación en el

mercado subió pasando de 5.11% a 5.34% subiendo en el ranking nacional del 8 al 7

lugar.

CRECIMIENTO EN VENTAS

PARTICIPACION EN EL MERCADO

CRECIMIENTO EN VENTAS



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Como se puede observar el crecimiento en ventas también fue bueno ya que el año

anterior el crecimiento fue del 4,13% mientras que en el 2014 el crecimiento representó

el 7,74%.

CUMPLIMIENTO METAS DE VENTAS

Para el 2014 se sobrepasó la meta de ventas que estaba establecida en el 7.75% ya

que se vendió el 8,35%.

DESEMPEÑO DE LA PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

CUMPLIMIENTO EN VENTAS



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DESEMPEÑO PRODUCTO NO CONFORME

Los productos no conformes se incrementaron de un año a otro pero una de las razones

tal vez es la mayor concientización del personal sobre el registro de los mismos, esto

permite ser más conscientes de los errores que se están cometiendo y tomar las

acciones pertinentes.

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

DESEMPEÑO PRODUCTO NO CONFORME



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DESEMPEÑO ACCIONES DE MEJORA

Respecto a las acciones de mejora se puede señalar que en todos los procesos de la

entidad se implementó por lo menos una acción de mejora y que éstas se incrementaron

en relación al año anterior.

DESEMPEÑO DE LA PERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y APRENDIZAJE

PERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y APRENDIZAJE

DESEMPEÑO ACCIONES DE MEJORA



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PRODUCTIVIDAD DEL PERSONAL

La productividad del personal se incrementó ya que en el 2013 los empleados producían

10,23 veces su salario en valor para la empresa mientras que en el 2014 produjeron

12.38 veces su salario en valor para la empresa ya que se aumentaron las ventas y se

disminuyeron los gastos de personal.

PERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y APRENDIZAJE

PRODUCTIVIDAD DEL PERSONAL



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CAPACITACION DEL PERSONAL

En cuanto a la capacitación del personal la empresa realmente dispone de muy pocos

recursos económicos para realizar esta inversión, sin embargo se recurre a capacitación

de carácter gratuito que no han sido cuantificadas en este indicador.

DESEMPEÑO DE LA PERSPECTIVA DEL CLIENTE

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

CAPACITACION DEL PERSONAL



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SATISFACCION DEL CLIENTE

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

SATISFACCION DEL CLIENTE



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PREMIOS RECLAMADOS

Este es un indicador nuevo que incorporó la empresa a partir del análisis realizado y

que busca generar conciencia hacia el cliente sobre la reclamación de los premios ya

que muchas veces los ganadores no miran los resultados y por lo tanto ni siquiera se

enteran que han ganado, con este indicador sabremos cuanta gente se está quedando

sin reclamar los premios.

PREMIOS RECLAMADOS



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ÁRBOL DE ESTRATEGIA Y DETALLES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Perspectiva Indicador Peso(x de 10) Descripción Valor

UnidadDe

Medida

ValorObjetivo

PerspectivaFinanciera

3

Esta perspectiva resume lasconsecuencias económicas del

conjunto de los objetivosperseguidos y las estrategias

aplicadas para su consecución. Deesta manera, los indicadoresfinancieros expresarán si la

estrategia de la empresa, y si supuesta en práctica y ejecución

están contribuyendo a la creaciónde valor y equilibrio aceptable

39.37%

Gastos 4

Indicador: Demuestra elporcentaje de ejecución de losgastos respecto al presupuestoObjetivo:Mantener el límite de gastosestablecido por los organismos decontrol

98.26% % 0.00%

Rentabilidad 3

Indicador: Mide el % de utilidadque queda como resultado de laoperación de la empresaObjetivo:Maximizar la rentabilidad de laempresa

8.74% % 10.00%

AutonomíaFinanciera

3

Indicador: La Razón de Autonomíamuestra hasta qué punto laempresa tiene independenciafinanciera ante sus acreedores. Sedetermina dividiendo el valor delpatrimonio entre el activo total.Objetivo: Mantener la autonomíafinanciera de la empresa.

37.58% % 80.00%

Desempeño total en elgrupo

3 Perspectiva Financiera 39.37%

PerspectivaComercial

5

En esta perspectiva, la empresaidentifica el mercado y los

segmentos de clientes donde hanelegido competir. Una vez que la

empresa ha identificado yseleccionado sus segmentos de

mercado, fija los objetivos

79.40%

Participaciónen el Mercado

4

Este indicador mide el % departicipación de la empresarespecto al mercado nacionalObjetivo: incrementar laparticipación de la empresa en elmercado nacional

5.34% % 7.00%



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Crecimientoen Ventas

4

Este objetivo mide elcomportamiento de las ventasrespecto al año inmediatamenteanterior.Objetivo: alcanzar un crecimientoen ventas del 5% anual.

7.74% % 10.00%

Cumplimientode metas de

vtas5

Este objetivo mide el porcentajede ventas alcanzado por laempresa respecto a su emisión.Objetivo: alcanzar el % de vtasestablecido para cada vigencia

8.35% % 10.00%

Desempeño total en elgrupo 5 Perspectiva Comercial 79.40%

PerspectivaProcesos Internos

3

Esta perspectiva se centra en lamejora o modificación de los

procesos operativos existentes.Consiste en una cadena de valorque se inicia con el proceso de

innovación (identificar lasnecesidades de los clientes y

desarrollar soluciones para ellas),sigue a través de los procesos

operativos (entrega de productosy ser vicios) y termina con el ser

vicio postventa.

35.56%

Productos NoConformes 3

Mide la cantidad deproductos/servicios no conformespresentados durante la vigencia.Objetivo disminuir la cantidad deproductos/servicios no conformes

presentados

110 Score 0

Acciones deMejora 3

Establece la cantidad de accionesde mejora implementadas en laorganización de acuerdo a sus

procesos Objetivo: realizaracciones de mejora en todos los

procesos

40 Score 90

Desempeñototal en el

grupo3 Perspectiva Procesos Internos 35.56%

PerspectivaCrecimiento yaprendizaje

2

Esta perspectiva identifica lainfraestructura precisa para

mantenerun proceso de mejora y

crecimiento a largo plazo. Laformación

y el crecimiento de unaorganización proceden de tres

fuentesprincipales: las personas, los

sistemas y los procedimientosutilizados en la organización.

41.58%



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Productividaddel personal

3

Se calcula dividiendo el volumende las ventas del período entre elcoste laboral del mismo períodoconsiderado, facilitando tanto elconocimiento del grado deproductividad y observar laevolución de la medida.Objetivo: Mejorar cada año laproductividad del personal de laempresa

12.38 Score 20

Capacitación 2

Se define como el gasto enformación que realiza la empresa,comparándolo con la cifra deventas, expresado en forma deporcentajeObjetivo: destinar los recursosnecesarios para capacitar alpersonal de la empresa

0.01% % 0.09%

Desempeño total en elgrupo

2Perspectiva

Crecimiento yaprendizaje

41.58%

Perspectiva delCliente

3

Esta perspectiva establece lapercepción que el cliente tienesobre la empresa y el nivel de

satisfacción respecto a susproductos/servicios.

76.84%

Satisfacción delcliente 3

Mide el índice de satisfacción delcliente con base en la encuesta desatisfacciónObjetivo: Alcanzar un índicegeneral de satisfacción del clientedel 85%

85.30% % 100.00%

Premiosreclamados 2

Indica el % de premios que sonreclamados efectivamente por losganadores

88.69% % 100.00%

Desempeño totalen el grupo 3 Perspectiva del

Cliente 76.84%

Desempeño total en 'Balanced Scorecard LOTERIA DEL CAUCA58.47%



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CONFORMIDAD DEL SERVICIO.

Se presentaron 63 productos no conformes en el proceso de premios hasta el mes deseptiembre así:

Como podemos observar los meses que presentan la mayor cantidad de productos noconformes son mayo y septiembre con 15 respectivamente, en el mes de mayo la causaprincipal fue el cambio en el Plan de Premios que se realizó en el mes de abril y sepresentaron muchas inconsistencias debido al nuevo diseño del billete.

En el proceso de venta de Lotería se presentaron 29 productos no conformes así:

0

5

10

15

8

3 3 2

15

4

9

4

15

COMPORTAMIENTO PRODUCTO NO CONFORME PREMIOS 2014

0123456

23

4

12

4

2

65

COMPORTAMIENTO PRODUCTO NO CONFORME VENTA DE LOTERIA 2014



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En venta de Lotería la mayor cantidad de productos No conformes se presentaron en elmes de agosto y refieren principalmente a atrasos en los pagos y a la devolución debilletería sin la debida perforación.

En cuanto al sorteo se presentaron 18 productos no conformes hasta el mes deseptiembre así:

FECHA PROCESO DESCRIPCIÓN PRODUCTO NOCONFORME

TRATAMIENTO

17/01/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia EL AMPARO DECARTAGENA código 1560, correspondiente alsorteo 1970 se encontró un faltante de premios porvalor de $19.000.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo León Gómez parasus fines pertinentes.

17/01/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia CODESA CALI código1030, correspondiente al sorteo 1972 se encontró unfaltante de premios por valor de $19.500.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo León Gómez parasus fines pertinentes



17/01/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia OCCIDENTAL PALMIRAcódigo 0193, correspondiente al sorteo 1973 seencontró un faltante de premios por valor de$13.500.


00.5

11.5

22.5

33.5

44.5

55

4

3

1

2 2

1

Comportamiento Producto No conformeSorteo 2014



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17/01/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia SULTANA CALI código0120, correspondiente al sorteo 1972 se encontró unfaltante de premios por valor de $25.000.




28/01/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia OCCIDENTAL PALMIRAcódigo 0193, correspondiente al sorteo 1975 seencontró un faltante de premios por valor de$24.500.


05/02/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia CODESA CALI código1030, correspondiente al sorteo 1976 se encontró unfaltante de premios por valor de $7.000.

Se realiza la nota de abono dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo León Gómez parasus fines pertinentes

07/02/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia OCCIDENTAL PALMIRAcódigo 0193, correspondiente al sorteo 1973 seencontró un faltante de premios por valor de$37.500.


24/02/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia GRUPO EMPRESARIALGELSA BOGOTA código 1890, correspondiente alsorteo 1979 se encontró un faltante de premios porvalor de $13.500.


28/03/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia SARARE ARAUCA código1860, correspondiente al sorteo 1983 se encontró unfaltante de premios por valor de $500.000


31/03/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIA CENTROPARQUE BERRIO código 1780, correspondiente alsorteo 1981 se encontró un faltante de premios porvalor de $450.000


31/03/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTERIAS HUNELCABOGOTA código 1240, correspondiente al sorteo1983 se encontró un faltante de premios por valor de$112.334


23/04/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIAMEDELLIN código 1070. Correspondiente al sorteo1983 Se encontró un excedente de premios por valorde $1,084,000.




Versión: 1.0


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23/04/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia CODESA CALI código1030. Correspondiente al sorteo 1981, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 17,500.


12/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIAMEDELLIN CENTRO código 1780. Correspondienteal sorteo 1987, Se encontró un faltante de premiospor valor de $ 12,500

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo Leon Gomez parasus fines pertinentes

12/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA CHOCOcódigo 0390. Correspondiente al sorteo 1988, Seencontró un faltante de premios por valor de $10,000.


12/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA CHOCOcódigo 0390. Correspondiente al sorteo 1987, Seencontró un faltante de premios por valor de $16,500.


12/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia MERCANTIL CALI código0660. Correspondiente al sorteo 1987, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 500,000

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo León Gomez parasus fines pertinentes

20/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LA FORTUNA S.ASANTANDER DE QUILICHAO código 0655.Correspondiente al sorteo 1989, Se encontró unfaltante de premios por valor de 237,875

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas, Doctor Adolfo León Gomez parasus fines pertinentes.

28/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIA CENTROMEDELLIN código 1780 Correspondiente al sorteo1989 Se encontró un faltante de premios por valorde $ 35,500.


28/05/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIA CENTROMEDELLIN código 1780 Correspondiente al sorteo1990 Se encontró un faltante de premios por valorde $ 14,500.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas, Doctor Adolfo León Gómez parasus fines pertinentes.

28/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia LOTICOLOMBIA CENTROPARQUE BERRIO código 1780. Correspondiente alsorteo 1990, Se encontró un faltante de


28/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia FARAONCHOCO código 0396 Correspondiente alsorteo 1985, Se encontró un faltante depremios por valor de $ 16,000.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite alresponsable de ventas Doctor AdolfoLeón Gómez para sus finespertinentes



Versión: 1.0


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28/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia FARAONCHOCO código 0396. Correspondiente alsorteo 1987, Se encontró un faltante depremios por valor de $ 18,500.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite alresponsable de ventas Doctor AdolfoLeon Gomez para sus finespertinentes

28/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaANDAGUEDA CHOCO código 0390.Correspondiente al sorteo 1990, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 12,000.


28/05/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaANDAGUEDA CHOCO código 0390.Correspondiente al sorteo 1991, Se encontróun faltante de premios por valor de $17,500


29/05/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia GUERREROSUAREZ PASTO código 0890.Correspondiente al sorteo 1991, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 106,500.


29/05/2014 PREMIOS Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia SUPERSERVICIOS DE NARIÑO código 1915.Correspondiente al sorteo 1990, Se encontróun faltante de


29/05/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia SUPERSERVICIOS DE NARIÑO código 1915.Correspondiente al sorteo 1992, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 47.000.


10/06/2014

PREMIOS

Después de la revisión de la autenticidad delPremio Número 6276 de la serie 33 fracción 5del sorteo 1984 del 22 de marzo de 2014. Lareacción al hipoclorito fue “Nulo”- deficiente,por tal motivo no paso esta seguridad y seenvió a la casa impresora para su respectivarevisión. VALORES CADENA respondemediante oficio junio 10 de 2014 la legitimidady autenticidad del Billete.

Se realiza la lista de chequeo de laautenticidad del billete y se relacionaque este premio no paso laseguridad del hipoclorito, por tantose envía a la casa impresora para susegunda revisión y proceder al pago.

12/06/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia REDJUGUEMOS S.A. POPAYAN código 0550.Correspondiente al sorteo 1993, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 2,500,fracciones reportadas como devueltos.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite alresponsable de ventas Doctor AdolfoLeón Gómez para sus finespertinentes



Versión: 1.0


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16/06/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaINVERPUBENZA POPAYAN código 0100.Correspondiente al sorteo 1994, Se encontróun faltante de premios por valor de $4,000fracciones reportadas como devueltos.


27/06/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia FARAONCHOCO código 0396. Correspondiente alsorteo 1990, Se encontró un faltante depremios por valor de $ 15.000. Fraccionesreportadas como devueltas.


16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia JUGARRISARALDA código1800. Correspondiente alsorteo 1999, Se encontró un faltante depremios por valor de $10,500 fraccionesreportadas como devueltos.


16/07/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaLOTICOLOMBIA MEDELIN CENTRO código1780. Correspondiente al sorteo 1998, Seencontró un faltante de premios por valor de $19,000. Fracciones reportadas comodevueltas.


16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaLOTICOLOMBIA MEDELLIN CENTRO código1780 Correspondiente al sorteo 1997, Seencontró un faltante de premios por valor de $22,000. Fracciones reportadas comodevueltas.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite alresponsable de ventas Doctor AdolfoLeon Gómez para sus finespertinentes

16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaLOTICOLOMBIA MEDELLIN código 1780.Correspondiente al sorteo 1996, Se encontróun faltante de premios por valor de $18,500fracciones reportadas como devueltos.


16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la Agencia FARAONCHOCO código 0396 Correspondiente alsorteo 1993, Se encontró un faltante depremios por valor de $18,500 fraccionesreportadas como devueltos.


16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaANDAGUEDA CHOCO código 0390.Correspondiente al sorteo 1997, Se encontró

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite alresponsable de ventas Doctor Adolfo



Versión: 1.0


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un faltante de premios por valor de $ 27,500fracciones reportados como devueltos.

Leon Gómez para sus finespertinentes

16/07/2014

PREMIOS

Después de las revisiones físicas de lospremios enviados por la AgenciaANDAGUEDA CHOCO código 0390.Correspondiente al sorteo 1998, Se encontróun faltante de premios por valor de $10,000fracciones reportados como devueltos.


16/07/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia RED DE SERVICIOS DELCAUCA código 0550. Correspondiente al sorteo1998, Se encontró un faltante de premios por valorde $5,000 fracciones reportados como devueltos.


23/07/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia EL CASTILLO CALI código0570 Correspondiente al sorteo 1998, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 104,000.


06/08/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia RED JUGUEMOS SAcódigo 0550. Correspondiente al sorteo 2002 Seencontró un faltante de premios por valor de $ 3,500fracciones reportadas como devueltos.


11/08/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA CHOCOcódigo 0390. Correspondiente al sorteo 2001 y 2002,Se encontró un faltante de premios por valor de $17,500 fracciones reportadas como devueltos.


11/08/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia EL TREBOL BOSCONIACESAR código 1810 Correspondiente al sorteo2001, Se encontró un faltante de premios por valorde $ 501,000 fracciones reportadas como devueltos.


11/08/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia SERVICIOS UNIRED S.A.SITAGUI ANTIOQUIA código 2020 Correspondiente alsorteo 2002, Se encontró un faltante de premios porvalor de $ 3,000 fracciones reportadas comodevueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA código 0390Correspondiente al sorteo 2004, Se encontró unfaltante de premios por valor de $ 3,000. Fraccionesreportados como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA CHOCOcódigo 0390 Correspondiente al sorteo 2005, Seencontro un faltante de premios por valor de $ 7,000fracciones reportados como devueltos.




Versión: 1.0


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04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia GUERRERO SUAREZcódigo 0890 Correspondiente al sorteo 2005, Seencontró un faltante de premios por valor de $1,000fracciones reportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia VALLEJO NEIVA código0701 Correspondiente al sorteo 2004, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 3,000.Fracciones reportados como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia RIFAS LA FORTUNA código1260 Correspondiente al sorteo 2004, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 1,000 fraccionesreportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia ANDAGUEDA código 0390Correspondiente al sorteo 2003, Se encontró unfaltante de premios por valor de $ 8,000 fraccionesreportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia COOPERATIVA LOTEROSDE SUCRE código 1540 Correspondiente al sorteo2004, Se encontró un faltante de premios por valorde $ 7,000. Fracciones reportados como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia VALLEJO NEIVA código0701 Correspondiente al sorteo 2001, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 2,000 fraccionesreportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia VALLEJO NEIVA código0701 Correspondiente al sorteo 2003, Se encontróun faltante de premios por valor de $ 2,000 fraccionesreportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia SERVICIOS UNIREDcódigo 2020 Correspondiente al sorteo 2003, Seencontró un faltante de premios por valor de $ 2,000


02/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia EL DORADO CALI código0470 Correspondiente al sorteo 2004, Se encontróun faltante de premios por valor de $1,500.Fracciones reportados como devueltos.


02/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia FARAON código 0396Correspondiente al sorteo 1997, Se encontró unfaltante de premios por valor de $4,500 fraccionesreportadas como devueltos.

Se realiza la nota de cargo dirigido aldistribuidor y se remite al responsable deventas Doctor Adolfo Leon Gómez parasus fines pertinentes



Versión: 1.0


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04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia RIFAS LA FORTUNA código1260 Correspondiente al sorteo 2001, Se encontróun faltante de premios por valor de $4,000 fraccionesreportadas como devueltos.


04/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia JUGAR código 1800Correspondiente al sorteo 2004, Se encontró unfaltante de premios por valor de $5,500 fraccionesreportadas como devueltos.


02/09/2014 PREMIOS

Después de las revisiones físicas de los premiosenviados por la Agencia SUPERSERVICIOS DENARIÑO código 1918 Correspondiente al sorteo2002, Se encontró un faltante de premios por valorde $ 16,500 Fracciones reportados como devueltos.

VENTA DELOTERIA

ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

De las no conformidades encontradas en el ciclo de auditorías internas de calidad, se

realizaron las siguientes Acciones Correctivas:

PROCESO NO CONFORMIDAD ACCION CORRECTIVA. ESTADO

PREMIOS

De acuerdo al listado maestro dedocumentos del proceso, seevidencia que no se estánutilizando las últimas versionesni se están aplicando las TRDconforme al numeral 4.2.4 de laNTCGP1000:2009

Solicitar al representante de ladirección realizar una revisión dela documentación del procesopara verificar que las versionesque se están manejando seencuentren actualizadas.

Cerrada.

PREMIOS

La validación de premios deGELSA se hace en forma distintaa los demás distribuidores deventa en línea, porque este noenvía el archivo plano paravalidar y verificar los premios,incumpliendo el requisito interno:Anexo Técnico 1 del contrato deDistribución, comercialización yventa de lotería tradicional através del sistema en líneasuscrito con la empresa.

El Subgerente comercial debeoficiar y fijar un plazo máximopara que este distribuidor se acojaa los términos establecidos en elcontrato, so pena de retener elcupo asignado.

Abierta



Versión: 1.0


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PROCESO NO CONFORMIDAD ACCION CORRECTIVA. ESTADO

VENTA DELOTERIA

No se evidencia seguimiento ycontrol al Plan de control dejuego ilegal, incumpliendo loseñalado en el numeral 8.2.3 dela NTCGP1000:2009

Establecer indicadores para lamedición de la eficacia yeficiencia del uso de los recursosdel juego ilegal.

Cerrada

VENTA DELOTERIA

Se evidencia la realización deactividades comercialesconforme al plan de acción, sinembargo no se cumple el plan demedios planificado por elproceso, contraviniendo elrequisito 5.1 de laNTACGP1000:2009

Realizar de manera concertadacon la gerencia la planificación delplan de medios Cerrada

VENTA DELOTERIA

No se evidencia registro delseguimiento a las accionescorrectivas realizadas conformelo establece el procedimiento deacciones correctivasimplementado por la empresa.

Establecer un método de controlpara realizar el seguimiento alcierre de las no conformidades Cerrada

SORTEO

Se evidencia una mejora encuanto a la disposición y archivode los documentos de cadasorteo ya que permiten unamejor trazabilidad del proceso;sin embargo no se encuentraevidencia de la realización decapacitación al personal delgrupo de apoyo que participacada mes en el sorteo y seobservó que éstos no teníanclaras las funciones yresponsabilidades frente almismo.

Solicitar una reinducción alproceso de Gestión de calidadsobre el procedimiento como tal ylos registros del proceso.

Abierta

SORTEO

No se está cumpliendo con losrequisitos legales aplicables alproceso del sorteo establecidosen el decreto 3034 de 2013 loque va en contra del numeral7.5.1. de la NTCGP1000:2009

Comprar juego de balotasadicional como contingencia parael sorteo.Implementar una rutina desoftware aleatoria para el sorteode los elementos con los que sejuega el sorteo.

Cerrada

SORTEO

Se evidencia una falta decapacitación al personal delgrupo de apoyo que participa enel proceso del sorteo ya que noconocen el procedimiento y ésteno se encuentra disponible en ellugar donde se realiza el sorteo.

Solicitar una reinducción alproceso de Gestión de calidadsobre los registros del proceso

Esta No conformidad es igual a laNo. 1

Abierta



Versión: 1.0


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No había claridad sobre el sorteode los elementos para larealización del sorteo.

SORTEONo se está cumpliendo con losrequisitos legales frente a laseguridad de los elementos delsorteo. (Sellos de seguridad)establecidos en el Decreto 3034de 2013.

Se implementó el protocolo deseguridad de los elementosdel sorteo (Bóveda,contenedor de balotas) consellos numerados.

Cerrada

SORTEONo se tiene establecido unprotocolo de destrucción de losjuegos de balotas, se evidenciacronograma de calibración de losequipos de medición.

Elaborar e implementar elprotocolo de destrucción debalotas. Abierta

SORTEOSe observa que algunasnovedades se presentan demanera repetitiva durante larealización del sorteo y no se harealizado un análisis de datosque permita establecer cualesson y tomar medidas quepermitan eliminar las causas.

Realizar un análisis de lasnovedades que se presentan conmayor frecuencia y establecer sucausa para tomar accionescorrectivas que permitan eliminarla causa de la novedad

Cerrada

SORTEONo se ha realizado un análisis delos riesgos que se hanmaterializado durante el procesopor lo tanto el Mapa de riesgosse encuentra desactualizado, nohay evidencia de las accionespreventivas realizadas con baseen los riesgos identificados.

Realizar un análisis de los riesgosque se han materializado yelaborar la actualización del mapade riesgos

Cerrada

TALENTOHUMANO

No se evidenció los planes decapacitaciones, de incentivos nibienestar, como lo establece lanormatividad que rige laempresa

Elaborar programas y planesasí como cronograma deseguimiento a los mismos Abierta

TALENTOHUMANO

No se evidenció actualización delprograma de salud ocupacionalde acuerdo a la ley

Elaborar programas y planesasí como cronograma deseguimiento a los mismos Abierta

TALENTOHUMANO

Como seguimiento a la mejoradel proceso se realiza chequeospermanentes a lacaracterización del proceso perono se evidenció el informe dedesempeño trimestral

Entregar informes dedesempeño faltantes Abierta

TALENTOHUMANO

No se evidenció que la Loteríadel Cauca cuente con unprograma de readaptaciónlaboral de acuerdo a lo queestipula el SCI.

Actualización permanente delnormograma, planeación decapacitaciones del SCI, listade chequeo para verificaractividades de la oficina

Abierta



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GESTION DECALIDAD

Se evidencia el procedimientopara la aprobación de losdocumentos, pero no se aplica,incumpliendo el numeral 4.1 dela NTCGP1000:2009

Comunicar oportunamente loscambios realizados a ladocumentación Cerrada

GESTION DECALIDAD

El listado maestro dedocumentos no se encuentraactualizado, por tanto no sepuede asegurar que seencuentren disponibles lasúltimas versiones, incumpliendoel numeral 4.1 de laNTCGP1000:2009

Realizar una revisión dellistado maestro dedocumentos confrontándolocon la documentaciónexistente para validar loscambios y las versiones de losdocumentos

Cerrada

GESTION DECALIDAD

No se evidencia control de losdocumentos SGC, contrariandolo señalado en el numeral 4.2.3de la NTAG1000:2009

Hacer una reunión con los queparticipan en el proceso parahacer una reinducción de lasTRD vigentes.

Cerrada

GESTION DECALIDAD

Se realizó la actualización de lasTRD, pero no se aplicanadecuadamente, contrariando elnumeral 8.2.3 de laNTAGP1000:2009

Hacer una reunión con los queparticipan en el proceso parahacer una reinducción delprocedimiento a aplicarcuando hay cambios en elSGC

Cerrada

GESTION DECALIDAD

Los cambios del SGC no secomunican a todos losinvolucrados, incumpliendo loseñalado en el numeral 5.5.3 dela NTCGP100:2009

Hacer una reunión con los queparticipan en el proceso parahacer una reinducción delprocedimiento paraseguimiento de revisión dedocumentos

Cerrada

PLANIFICACIONNo existen acciones de mejora,preventivas y/o correctivas comoresultado de la Revisión por laDirección, de acuerdo a lacaracterización del proceso.

Establecer un cronograma deseguimiento frente a lasacciones planteadas en laRevisión por la Dirección

Cerrada

PLANIFICACION

Existe medición de atención alcliente PQRS, informes degestión, planificación del SGC,sin embargo no se hanidentificado los indicadores parael proceso de acuerdo al numeral8.2.3

Establecer indicadores degestión apropiados para elproceso de planificación quepermitan evaluar aspectosrelevantes de la empresa ypresentarlos al gerente parasu aprobación.

Cerrada

PLANIFICACION

No se presenta documento quecontenga el primer informe dedesempeño trimestral vigencia2014 de acuerdo al numeral8.2.3. Seguimiento y medición alos procesos.

Los informes del proceso deplaneación serán elaborados ypresentados al gerente. cerrada

PLANIFICACIONNo se aplican los lineamientoscontenidos en la Política deAdministración del riesgo,

Incluir dentro de la política deadmón. del riesgo la vigenciade los mapas de riesgos queserá 1 año. Realizar la revisión

cerrada



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contraviniendo el requisito de laempresa.

y actualización de los mapasde riesgos institucional y delproceso.

PLANIFICACIONNo se presenta el documentoque contenga la política decomunicación de acuerdo a lorequerido en el numeral 2.3.1 delMECI.

Presentación de la política decomunicación por parte de laoficina de comunicaciones enel comité de calidad.

Cerrada

SISTEMASEl informe de desempeño seencuentra a diciembre de 2013,el informe trimestral a 2014 no hasido presentado a la gerencia,incumpliendo la política deadmón. del riesgo.

Entregar los informespendientes. Cerrada

CONTROLINTERNO

En la auditoría del procesofinanciero se encontró que el tipode hallazgo no está claramentedefinido NC/OP, incumpliendo elprocedimiento.

Solicitud de inducción oreinducción a talento humanosobre procedimiento deauditorías internas.

Cerrada

CONTROLINTERNO

No se evidencia documentaciónque contenga el seguimiento ymedición a los procesos,incumpliendo el numeral 8.2.3 dela Norma.

Solicitud de inducción oreinducción a talento humanosobre procedimiento deauditorías internas.

Cerrada

COMPRASAl auditar el proceso de comprasse detecta que no cumple con lapublicación del plan anual deadquisiciones como lo determinael Decreto 1510 de 2013

Publicar el Plan anual deadquisiciones en el SECOP Cerrada

FINANCIERONo se evidencia un adecuadocontrol de registros con base enlas TRD conforme a lo señaladoen el numeral 4.2.4 de laNTCGP1000:2009

Realizar una reinducción sobreTRD y manejo de los documentos

Cerrada

FINANCIERO

La totalidad de los gastos no seencuentran incorporados en elpresupuesto de la vigencia 2014conforme a lo establecido en la Leyde presupuesto. Esta noconformidad corresponde al numeral5.1 de la norma.

Solicitar al comité técnico delsistema contable y financierorespaldo en el sentido de que laresponsable del procesofinanciero no es quien aprueba elpresupuesto. El gerente presentael proyecto de presupuesto a lajunta directiva, según promediode ventas calculado para lavigencia.

Cerrada

JURIDICO

En el procedimiento de cobro decartera no se presenta evidenciasobre el control y seguimiento de lacartera especialmente en el cobropre jurídico, no existe un acta deentrega de los cobros al abogadoexterno de la empresa, que permitaestablecer responsabilidad y realizarun seguimiento, por lo que se

Hacer entrega en debidaforma y por escrito al abogadoexterno de la documentaciónpertinente para que realice loscobros pre jurídico, igualmenteexigir informe mensual porescrito del resultado de lagestión.

Cerrada



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incumple el numeral 4,2,3, de laNTCGP1000:2009

ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

Respecto a la gestión del riesgo en la Lotería del Cauca es importante anotar que para

el año 2014 se adicionó el mapa de riesgos del proceso de auditorías internas conforme

a la Norma 19011:2011.

Con base en el seguimiento a los riesgos realizado en el año 2013 se realizó la

actualización de los mapas de riesgos de los procesos.

Se realizaron las siguientes modificaciones a los mapas de riesgos:

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS DEL SORTEO

El mapa de riesgos del proceso del sorteo de la Lotería del Cauca fue actualizado en elaño 2014 presentándose las siguientes modificaciones:

RIESGOELIMINADO

CAUSA ACCIONCORRECTIVA

Asistencia al sorteo depersonal nocapacitado

Este riesgo se materializó durante elaño 2013 debido a la falta deaplicación del control y registro de laasistencia a capacitación del grupode apoyo

Solicitar una reinducción alproceso de Gestión de calidadsobre los registros del proceso.Ubicación del procedimiento delsorteo en la bóveda donde serealiza el sorteo.

Envío incorrecto de lainformación requeridapor la SNS

Se presentó durante la realización deun sorteo que el funcionarioencargado de reportar lasdevoluciones a la SNS no cargó losarchivos enviados por un distribuidor

Reinducción sobre elprocedimiento.

Ausencia de una de lasautoridades que debepresenciar el sorteo

Se presentó la inasistencia deldelegado de la alcaldía

Cambio en procedimiento delsorteo, ahora cada delegadode gerencia se encarga deconfirmar las personas de la



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alcaldía y demás autoridadesque asistirán al sorteo.

No envío oportuno dela informaciónrequerida por losorganismos de control

Se presentó en varios sorteosque debió enviarse demanera extemporáneainformación

Comisionar afuncionarios delproceso de sistemasa la SNS pararevisión del envío delos reportes

Debido a mejoras que se realizaron al proceso del sorteo, como la sistematización delprocedimiento de selección aleatoria de los elementos y equipos del sorteo, se hace necesarioincluir nuevos riesgos que tienen que ver con esta mejora así:

RIESGOADICIONAD

O

CAUSA ACCIONPREVENTIVA

Fallas en el sistemapara el desarrollo delsorteo de maneraautomática

El sistema puede fallar debido amúltiples causa entre ellas virusinformáticos, daño en lasinstalaciones o cables de red, dañodel hardware.

Como medida decontingencia setendrán en la bóvedadel sorteo losformatos pre-impresos requeridospara diligenciar enforma manual encaso de que falle elsistema o alguno desus componentes.

Fallas en la impresorapara imprimir las actas

La impresora puede tener cualquiertipo de falla o acabarse la toner

Como medida decontingencia setendrán en la Bóvedadel sorteo losformatos pre-impresos requeridospara diligenciar enforma manual encaso de que falle laimpresora o seacabe la tinta.



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ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS VENTA DE LOTERIA

El mapa de riesgos del proceso de Venta de Lotería del Cauca fue actualizado en el año2014 presentándose las siguientes modificaciones:

RIESGOELIMINADO


Información erróneasobre procesosdevolutivos de venta einformación a losentes de control

Se eliminó este riesgo puestoque se consideró que estámás relacionado con elproceso de Sorteo donde yase encuentra identificado.

N.A.

Se adicionaron los siguientes riesgos:

RIESGOADICIONADO

CAUSA ACCION PREVENTIVA

No reporte oportunoal proceso de sorteodel rechazo, norecibo o devolucióntotal del producto porparte de undistribuidor.

En fechas especiales como semanaSanta o Navidad, algunosdistribuidores no reciben el productoo realizan devolución total del mismoy esto debe ser reportadooportunamente al proceso del sorteopara incorporarlo en lasdevoluciones, de lo contrario sepueden dar reportes erróneos deventas.

Se implementó en elprocedimiento dedistribución la opción deingresar directamente alsistema estas novedades tanpronto llega ya queanteriormente se hacía deforma escrita reportándolo alencargado de sistemasquien debía cargar lainformación en el sistemapara que fuera validada, conesto se minimiza el riesgo deque no se reporte algunadevolución.

Pérdida del mercadode Loterías porproliferación debilletería falsa en elmercado.

Existe incursión en el mercado debilletería escaneada, falsa, enfotocopia, hay pérdida de credibilidad,de imagen, confianza ante losapostadores, teniendo en cuenta queal momento de efectuar el cobro de

Campañas de divulgación decaracterísticas básicas de



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alguno de esos productos falsificadoslas agencias autorizadas tienen elpleno reconocimiento de este fraude,lo que no permite el pago a lossupuestos ganadores

seguridad del billete deLotería.

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS PLANIFICACION

El mapa de riesgos del proceso de Planificación fue actualizado en el año 2014presentándose las siguientes modificaciones:

No se adicionó ningún riesgo.

Se eliminaron dos riesgos así:

RIESGOELIMINADO


Falta de seguimientoy evaluación a losplanes de acción

Se presentó una falta de seguimientoa los planes de acción

Se asignaron funciones auno de los profesionales de laempresa

Mal diseño de losindicadores degestión

Se realizó un análisis a losindicadores de gestión de losprocesos y se encontraron diferentesfallas en su formulación

Se realizó una capacitacióna los funcionariosresponsables sobre laformulación de indicadoresde gestión.

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

El mapa de riesgos Institucional fue actualizado en el año 2014 presentándose lassiguientes modificaciones:

RIESGOELIMINADO


No envío oportuno deinformación requeridapor los organismos decontrol y/o envío deinformación errónea

Se eliminó por cuanto se materializó Se estableció mediante actoadministrativo las fechas ylos responsables de enviar lainformación a losorganismos de control

Dependencia de unsoftware alquilado

N.A.



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que contiene toda lainformación deoperación de laempresa

Afectación al medioambiente por el usoinadecuado del papel

Se inició la implementación de ladirectiva cero papel

N.A.

Demandas laboralesque afecten lacapacidad económicade la empresa

Se modificó este riesgo incluyendo nosolo la parte laboral sino ampliándoloa cualquier tipo de proceso judicial

N.A.


RIESGOADICIONADO


Disminución enventas y cobertura

del mercado

Proliferación de billeteríafalsificada, fotocopiada,

Distribuidores que no cumplen losrequisitos exigidos por la empresa,falta de fidelidad del cliente, ingreso

al mercado de nuevos sorteos

Incumplimiento deplanes dedesempeño suscritoscon organismos decontrol

Falta de seguimiento a planes demejoramiento

Establecer un cronogramade seguimiento

Deterioro del Sistemade Gestión deCalidad de laempresa

Falta de mantenimiento al Sistemade Gestión de Calidad de laempresa

Incumplimiento del ciclo PHVA

Mantenimiento yseguimiento del Sistema deGestión de Calidad de laempresa



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Pérdida de Bienespor el noestablecimiento depolíticas yprocedimientos

La no aplicación de políticas claras enel manejo de activos,responsabilidades directas,procedimiento para las bajas y paraingreso de bienes al inventario, puedepresentar pérdidas que al no serdetectadas con facilidad afectarán ala empresa.

Control y verificación de losBienes de la empresa

Procesos judiciales yadministrativos porfalta de seguimiento ycontrol alcumplimiento deobligacionescontractuales.

Inadecuada contratación y/o despidode funcionarios de la Lotería.

Falta de seguimiento y control alcumplimiento de obligacionescontractuales de proveedores.

Revisión del Manual decontratación y normatividadaplicable a la empresa

Fraude en el procesodel sorteo

Manipulación de los equipos o dedatos para definir un ganador

Cámaras de seguridad en labóveda del sorteo, software.

Uso de ganadores depremios para ellavado de activos

Personas que buscan justificaringresos de actividades ilícitas comoganancia ocasional por juegos desuerte y azar

Implementación de medidasde control establecidas en elManual para la Prevencióndel Lavado de Activos yfinanciación del TerrorismoSIPLAFT y verificación por elOficial de cumplimiento

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS GESTION DE CALIDAD

El mapa de riesgos de Gestión de Calidad fue actualizado en el año 2014 presentándoselas siguientes modificaciones:

RIESGOELIMINADO


No se cierren lasacciones correctivas

Se materializó, no se cerraronalgunas acciones

Controlar y documentar elseguimiento, evaluación deauditores



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No se realice lamedición de losindicadores de gestión

Se materializó ya que algunosprocesos no manejaban muy bien losindicadores

Se realizó capacitaciónsobre indicadores

Incumplimiento delPrograma y Planes deAuditoria.

Se materializó ya que no se alcanzóa dar cumplimiento al programaestablecido por cuestionesadministrativas

Para el próximo año serevisará la programación yse ajustará de acuerdo a lasnecesidades de la empresa

No presentación deinformes de auditoría.

Se materializó, no se presentaron atiempo algunos informes de auditoria

Evaluación de auditores y deciclo de auditorías


RIESGOADICIONADO


EstancamientoSistema de Gestiónde Calidad por unseguimientoinadecuado y falta decompromiso por partedel personal de laentidad

La motivación para la implementaciónde un sistema de calidad es lasatisfacción del cliente y la mejora enel desempeño de la entidad y nosimplemente la certificación connorma internacional, la cual debeverse como un reconocimiento peronunca como un fin.

Realizar un cronograma deseguimiento a las accionesdefinidas en la revisión por laDirección

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS PREMIOS

El mapa de riesgos del proceso de Premios fue actualizado en el año 2014presentándose las siguientes modificaciones:

No se eliminó ningún riesgo en el proceso de premios.


RIESGOADICIONADO


Uso de ganadores depremios para ellavado de activos

Personas que buscan justificaringresos de actividades ilícitas comoganancia ocasional por juegos desuerte y azar

Implementación de medidasde control establecidas en elSistema para la Prevencióndel Lavado de Activos yfinanciación del Terrorismo



Versión: 1.0


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SIPLAFT y verificación por elOficial de cumplimiento

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS SISTEMAS

El mapa de riesgos del proceso de Sistemas fue actualizado en el año 2014presentándose las siguientes modificaciones:

No se eliminó ningún riesgo en el proceso de sistemas.


RIESGOADICIONADO


Pérdida deconectividad de lapágina web dedevoluciones

Fallas en el Hosting Solicitar al proveedor delERP suministrar el serviciode recibo, descarga yprocesamiento de losarchivos de devolución

RIESGOADICIONADO


Interrupción en losservicios derecepción y envío dedatos

Daños en las redes decomunicaciones, caída en losservicios de los operadores

Documentar la entrega decopias de la información aorganismos de control y/oautoridades locales.

ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS ADMINISTRATIVO

El mapa de riesgos del proceso de Administrativo fue actualizado en el año 2014 presentándoselas siguientes modificaciones:

No se adicionó ningún riesgo en el proceso administrativo.

Se eliminó el siguiente riesgo:

RIESGOELIMINADO




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Imposibilidad deacceso a las

instalaciones de laempresa



Versión: 1.0


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ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA

DIRECCIÓN.

La última revisión por la dirección se realizó el 20 y 21 de noviembre de 2013, en la cual

se establecieron unas recomendaciones para la mejora en cuanto a consolidar el

compromiso de los funcionarios respecto al sistema de Gestión de Calidad, esto se

desarrolló a través de las capacitaciones realizadas al personal en temas como la

medición de indicadores, el análisis de causas y acciones correctivas, preventivas y de

mejora, lo que ha permitido a la entidad mejorar en diferentes aspectos relacionados

con el mantenimiento del sistema de Gestión de Calidad como son la adecuada

ejecución del programa anual de auditorías, al cual este año se le realizó el mapa de

riesgos; así mismo en el tema de indicadores de gestión se generó una concientización

del personal sobre todo de los responsables de los procesos respecto a la importancia

de la medición y seguimiento de los mismos como parámetro para la mejora de cada

uno de los procesos; así mismo frente a los hallazgos encontrados en las auditorías

internas los responsables de los procesos realizaron las acciones correctivas

pertinentes con el fin de cerrar las no conformidades; todo esto le ha permitido a la

empresa dar continuidad al proceso de mejoramiento del Sistema de Gestión de

Calidad.



Versión: 1.0


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CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Respecto a los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad de la

empresa, la alta dirección en cabeza del señor Gerente Dr. Daniel Luna Fals y después

de un detallado análisis ha considerado pertinente realizar algunas modificaciones a la

Política y objetivos de calidad teniendo en cuenta que la empresa ya ha alcanzado cierto

grado de madurez de su sistema de Gestión de Calidad; así mismo haciendo una

evaluación de la plataforma estratégica de la empresa podemos observar que la visión

estaba concebida hasta el año 2015, por lo tanto la alta Dirección aprovecha este

momento para plantear una nueva visión para la empresa que será la que regirá los

destinos de la organización para los próximos 5 años, es así que a partir de esta revisión

se establece la nueva política, objetivos de calidad y una nueva visión para la empresa

las cuales serán adoptadas mediante Acto administrativo a partir del mes de enero de

2015.

De otro lado debido a cambios administrativos de personal, la representante de la

Dirección para el SGC quedó en cabeza de la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de

Talento Humano, Dra. Nelly Mercedes Becerra Gómez.

VISION

En el año 2020, la Lotería del Cauca ocupará los primeros lugares en ventas en

Colombia manteniendo su cobertura a nivel nacional. Será reconocida por sus clientes

como una empresa confiable y socialmente responsable.

POLITICA DE CALIDAD

La Lotería del Cauca trabaja para generar recursos para la salud, se compromete a

satisfacer las necesidades y los requisitos de sus clientes y a mejorar de manera

continua la eficacia, eficiencia y efectividad de su Sistema de Gestión de Calidad.



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OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Aumentar cada año los ingresos por venta de Lotería con el fin de transferir mayoresrecursos para la salud.

2. Satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes frente al producto Lotería delCauca.

3. Mejorar de manera continua la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema deGestión de Calidad.

4. Evaluar periódicamente el Sistema de Gestión de la empresa a través de lasauditorías internas.



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DESPLIEGUE DE LA POLITICA DE CALIDAD

POLITICA DECALIDAD

OBJETIVOS DECALIDAD PROCESO NOMBRE DEL

INDICADOR FORMULA META

La Lotería delCauca trabajapara generarrecursos para lasalud, secompromete asatisfacer lasnecesidades ylos requisitos desus clientes y amejorar demaneracontinua laeficacia,eficiencia yefectividad desu Sistema deGestión deCalidad.

Aumentar cadaaño los ingresospor venta deLotería con el fin detransferir mayoresrecursos para lasalud.

Venta deLotería

Crecimiento enventas

1-(ventas añoanterior/ventas añoactual)*100

5%

Satisfacer lasnecesidades yrequisitos de losclientes frente alproducto Loteríadel Cauca

Gestión deCalidad

Índice deSatisfacción delCliente

Resultado dela encuesta deSatisfacción

85%

Mejorar de maneracontinua la eficacia,eficiencia yefectividad delSistema de Gestiónde Calidad.

Planificación

Desempeño delsistema deGestión de laempresa

Resultado deldesempeñodel Cuadro deMandoIntegral

75%

Evaluarperiódicamente elsistema de Gestiónde la empresa através de lasauditorías internas.

Gestión deCalidad

Evaluación delSistema

Procesosauditados /Total procesos

95%

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.

La Gerencia de la empresa Lotería del Cauca, registra como aspecto positivo que ha

impactado el desarrollo administrativo de la entidad, la decisión de implementar,

mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad, certificado a

través del ICONTEC.



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Con el fin de proyectar la labor de la empresa hacia la comunidad y visibilizar la

gestión que se realiza en apoyo a la salud de los colombianos, la Lotería del

Cauca con base en esta revisión de sus Sistema de Gestión ha tomado la

decisión de incluir dentro de su visión el aspecto de responsabilidad social como

uno de sus frentes de acción para los próximos cinco años; es así como a partir

del mes de junio, la empresa incluirá en su mapa de procesos la responsabilidad

social como un proceso más de apoyo que entrará a fortalecer la gestión de la

entidad.



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RESULTADOS DE LA REVISIÓN

1.- La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad

y sus procesos: El mantenimiento del Sistema de Gestión de calidad en la empresa ha

permitido el mejoramiento continuo de los procesos en diferentes aspectos como son la

implementación de tecnologías informáticas para la digitalización de procesos como en

el caso del sorteo en el cual se han evidenciado avances significativos en su

procedimiento haciendo más seguro y confiable el manejo de la información, así mismo

permite la reducción en el uso de papel. Igualmente se hizo uso de la tecnología para la

aplicación de la encuesta de satisfacción lo que permitió reducir costos de papelería y

tiempos de ejecución haciendo más eficiente esta labor.

2.- La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. En cuanto a los

requisitos del cliente, con la mejora en el proceso y procedimientos del sorteo se hace

más transparente para nuestros clientes lo que ofrece mayor confiabilidad en el

producto, lo mismo sucede con el pago de premios ya que la empresa cuenta con

adecuado soporte financiero específicamente la reserva Técnica para el pago de

premios que en este momento se encuentra en más de 4.500 millones de pesos.

3.- Las necesidades de recursos. Es evidente que la empresa está destinando muy

pocos recursos para el tema de capacitación del personal por lo cual, la gerencia de la

empresa se compromete para revisar este aspecto y tratar de asignar recursos a este

rubro con el fin de mejorar las competencias del personal.



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CONCLUSIONES

En el desarrollo de la reunión de revisión por la dirección, se analizó con los jefes o

responsables de los respectivos procesos (12), todos y cada uno de los puntos definidos

como insumos para la revisión por la dirección, que comprende: informes trimestrales

de desempeño del proceso; informe general de resultados de auditorías internas de

calidad; informe de satisfacción al cliente; medición y mejora de los procesos;

conformidad del producto y/o servicio; estado de las acciones Correctivas o plan de

mejoramiento; estado de acciones preventivas respecto de los riesgos identificados;

recomendaciones para la mejora.

La cultura de la mejora continua y la correcta adecuación de la entidad al sistema de

gestión de la calidad, han garantizado el cumplimiento de los requisitos del cliente, lo

que conlleva a su satisfacción.

Por lo antes expuesto, la Gerencia de la Lotería del Cauca, concluye en esta Revisión

por la Dirección, que el Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por la empresa, es

Conveniente, porque son evidentes los beneficios que ha logrado la organización

reflejados en un mejor servicio al cliente, con mayor transparencia y confiabilidad para

los usuarios; es Adecuado, por cuanto el SGC se diseñó de acuerdo a la estructura y

necesidades de la empresa; es Eficaz, pues se logró cumplir con las metas y objetivos

de calidad propuestos según los resultados de la medición de los indicadores, ventas y

presupuesto y finalmente es Eficiente, al lograr una optimización de los recursos

aplicados.

DANIEL MAURICIO LUNA FALSGerente



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INFORME EJECUTIVO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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