INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL · Política integral para la restitución de tierras:...

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y

REGISTRO

INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL

PRIMER SEMESTRE 2012

INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – PRIMER SEMESTRE 2012

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCIA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

BOGOTÁ D.C. JULIO 2012

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Inti. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

CONSEJO DIRECTIVO

LUZ ESTELA CORREA Ministro de justicia

Director Departamento Administrativo de Estadísticas

Director Instituto Nacional Agustín Codazzi

EQUIPO DIRECTIVO

Jorge Enrique Vélez García Superintendente

María Emma Orozco Espinosa Secretaria General

Enrique José Nates Guerra

Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos

Ligia Isabel Gutiérrez Araujo Superintendente Delegada para el Notariado Jairo Mesa Guerra Asesor- Coordinador de Tierras

Néstor Raúl Sánchez Espitia Director de Registro de Instrumentos Públicos Carlos Augusto Prieto León Director de Desarrollo Registral

Zoraida Celis Carrillo Directora de Gestión Notarial Oscar Aníbal Luna Olivera Director Financiero

Jorge Eliecer Delgado Salas Director de Capacitación Juan Carlos Torres Rodriguez(E) Jefe Oficina Asesora de Planeación

Marcos Jaher Parra Oviedo Jefe Oficina Asesora Jurídica

Elba Lucia Corredor Jefe Oficina de Informática

Diego Salazar Saa Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario Karen Varón Lozano Jefe Oficina de Control Interno de Gestión.

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................. 3 PLAN NACIONAL DE DESARROLLO ...................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................................................................................. 5 OBJETIVOS DE CALIDAD ...................................................................................................................................... 6 MISIÓN ............................................................................................................................................................... 6 VISIÓN ................................................................................................................................................................ 6 VALORES ............................................................................................................................................................. 7 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................................................................... 8 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ................................................................................................................. 8 CALIDAD – MECI. ................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. ESTADÍSTICA ..................................................................................................................................................... 10 DIVULGACIÓN COMUNICACIONES .................................................................................................................. 11 PROCESOS MISIONALES ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. LEY JUSTICIA Y PAZ - GRUPO DE TIERRAS .......................................................... ¡Error! Marcador no definido. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL REGISTRAL ................................................................... 14 DIRECCIÓN DE REGISTRAL ................................................................................................................................ 20 ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL ..................................................................... 20 DIRECCIÓN DE GESTIÓN NOTARIAL ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ........................................ ¡Error! Marcador no definido. PROCESOS DE APOYO .......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. GESTIÓN HUMANA ........................................................................................................................................... 24 TALENTO HUMANO .......................................................................................................................................... 24 GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO ............................................................................................................... 26 CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO .................................................................................................................. 27 CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN ................................................................................................................... 29 GESTIÓN FINANCIERA ....................................................................................................................................... 32 CENTRAL DE CUENTAS ........................................................................................ ¡Error! Marcador no definido. RECONOCIMIENTO DE PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA AGOSTO 2012: ................................................ 32 PRESUPUESTO .................................................................................................................................................. 36 TESORERÍA ........................................................................................................................................................ 39 PRESUPUESTO AGOSTO 2012: .......................................................................................................................... 42 CONTABILIDAD ................................................................................................................................................. 44 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ............................................................................................................................. 47 GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................... 47 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido. COMPRAS Y CONTRATACIÓN ............................................................................................................................ 53 DISEÑO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA ............................................................................ 55

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GESTIÓN TECNOLÓGICA ...................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. RECURSOS DE TECNOLOGÍA: ............................................................................... ¡Error! Marcador no definido. INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍA ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido. GESTIÓN JURÍDICA ............................................................................................................................................ 60 ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ............................................................................................................................. 60 JURISDICCIÓN COACTIVA .................................................................................................................................. 62 PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL .......................................................................................................... 63 CONTROL INTERNO DE GESTIÓN ...................................................................................................................... 63 OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS ...................................... ¡Error! Marcador no definido. ANEXOS ............................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. ESTADÍSTICAS ...................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Notariado y Registro en cumplimiento de su misión y visión

presenta el resultado del avance de gestión correspondiente al primer semestre de 2012.

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PLAN NACIONAL DE DESARROLLO A partir del Plan Nacional de Desarrollo Administrativo del Gobierno Nacional se extractan los temas que impactan directamente a la Superintendencia de Notariado y Registro, y que fueron el pilar para la formulación del Plan Estratégico Institucional:

Trámite Fácil Construcción Positiva: se apoyará la implantación del modelo de Ventanilla Única de Registro en las principales ciudades del país.

Simplificación de Trámites: Continuar con la estrategia de Gobierno en Línea.

Política integral para la restitución de tierras:

o En materia de adjudicación de tierras, se completará el inventario de tierras baldías de la Nación con miras a agilizar los procesos de titulación de los predios.

o Crear la institucionalidad para la política de tierras y fortalecer la del desarrollo

rural.

o En lo que se refiere a la restitución de tierras, se creará una Unidad Administrativa que integre, coordine y gestione a escala nacional y territorial todas las reclamaciones de manera centralizada, orientada y gratuita.

Desarrollar las fases de información y transacción en línea para que en el año 2014, el 50% de las oficinas autorizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (Notarias, Consulados, Corregimientos, e Inspecciones de Policía) y que no están conectadas a su base de datos, presten el servicio de Registro Civil en línea con esa entidad, vía internet.

El esquema institucional actual de supervisión y control, requiere de una profunda reestructuración enfocada en la racionalización y simplificación del sistema.

Rediseño del esquema institucional de supervisión, vigilancia y control. El alcance de este objetivo requiere de esfuerzos en la creación de infraestructuras comunes entre las Superintendencias, el aprovechamiento de tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), así como el rediseño y reasignación de las funciones de supervisión para que se ejerzan en común acuerdo y con estricta proporcionalidad al origen del riesgo.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PEI

“La SNR se compromete a trabajar permanentemente para incrementar el índice de satisfacción de los clientes – usuarios del servicio público registral. Fortaleciendo sus procesos: entre otros la restructuración, formalización y protección para que los colombianos recuperen su tierra, trabajando con Calidad en la actividad notarial. Soportada con tecnología y talento competente logrando “mejorar la imagen institucional”, así como la oportunidad de los tiempos de respuesta. Ampliando el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad a un número mayor de Oficinas de Registro.”

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OBJETIVOS DE CALIDAD

Incrementar el índice de satisfacción de los clientes – usuarios del servicio público registral.

Trabajar con calidad, impulsando la innovación, efectividad, mejoramiento continuo de sus procesos y racionalización de trámites.

Participar en el desarrollo y fortalecimiento del proceso de restitución, formalización y protección para que los colombianos recuperen su tierra.

Ampliar la cobertura tecnológica y fortalecer las competencias de los funcionarios para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la SNR.

Mejorar la imagen institucional y oportunidad de los tiempos de respuesta.

Ampliar el alcance de la certificación de calidad, a un mayor número de oficinas de registro.

MISIÓN La Superintendencia de Notariado y Registro, como responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación, inspección, vigilancia y control, seguridad jurídica y administrativa del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial. A partir de la innovación y efectividad en sus procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros clientes

VISIÓN En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio público registral y en la Guarda de la Fe pública. Líder en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta.

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VALORES Los valores que se proponen para facilitar el logro del plan estratégico por parte de los servidores de la institución son:

Honestidad

Transparencia

Compromiso

Oportunidad

Confianza

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS El Presupuesto de Inversión según Ley 1420 de 2010 de Presupuesto General de la Nación, aprobó para la Superintendencia en la vigencia 2012 un presupuesto de $266.965.383.097 distribuidos en 9 proyectos de inversión en donde el 37% pertenece a Inversión Directa, por $98.827.504.997 y el 63% a transferencias de Ley 55 de 1985, por $168.137.878.100 Tabla 1 Distribución presupuestal de los recursos de inversión por rubro – Proyecto de Inversión

No. PROYECTO APROPIACIÓN

VIGENTE

1 Sistematización y modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional $ 43.339.779.264

2 Asistencia técnica de la administración central a la sistematización de las oficinas de registro

$ 11.730.000.000

3 Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la SNR $ 15.213.360.000

4 Implementación interrelación catastro registro $ 3.000.000.000

5 Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la ventanilla única de registro

$ 8.983.889.069

6 Reposición y recuperación de oficinas de registro de instrumentos públicos obras y muebles

$ 4.200.000.000

7 Estudios de vulnerabilidad y obras de reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro de instrumentos públicos a nivel nacional

$ 10.360.476.664

8 Construcción de la nueva sede de la superintendencia de notariado y registro Municipio de Facatativá

$ 2.000.000.000

9 Implantación convenio para ejecución de proyectos de inversión para el sector justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985

$ 168.137.878.100

TOTAL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN $ 266.965.383.097 Fuente: Aplicativo SIIF Nación II 31-08-2012

La ejecución del presupuesto asignado para la inversión al 31 de agosto de 2012 en la entidad fue del 85%, es decir $227.172 millones de pesos, de los cuales la ejecución de la inversión directa a la fecha es del 60% frente a los compromisos del presupuesto asignado, es decir, $98.827 millones de pesos.

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ESTADÍSTICA La Superintendencia de Notariado y Registro a través del Grupo de Estadística Notarial y Registral tiene como reto la producción de estadísticas estratégicas de información para la toma de decisiones; así mismo articula los instrumentos generadores de datos, iniciativas y productos para mejorar la calidad de la información estadística, su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad para dar respuesta a la demanda cada vez mayor. Es por eso que diseñó, desarrolló y organizó las bases de datos para los Sistemas de Información estadística, relacionados con los servicios públicos de Registro y Notariado con el fin de dar a conocer datos consolidados por Departamentos, círculos, Oficinas y Notarias. También se estructuró la base datos de Interdicciones Judiciales. Por lo que se elaboró y presentó informes estadísticos para la publicación trimestral, relacionados con el movimiento de actos inscritos en las oficinas de Registro y las Notarías del País, para darlos a conocer a los usuarios y ciudadanía en general, bajo los siguientes esquemas:

Boletín Estadístico - Tercer Trimestre de 2011 y primero segundo trimestre de 2012

Anuario Estadístico 2011.

Informes estadísticos para medios de comunicación Nacional: El Tiempo, La Patria, La Tarde, El Colombiano, Portafolio etc.

Informes estadísticos para medios de comunicación Internacional: Revista Chilena. El Economista.

Se asesoró al grupo MECI Calidad en la construcción de indicadores de seguimiento al Sistema Integrado de Gestión –SIG- de las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y de las dependencias de la Entidad, y se construyó una metodología para medir dicho sistema con el fin de conocer el desempeño de la Superintendencia. Así como la efectividad de los servicios prestados. Fijación de estándares para la presentación de datos por parte de las Notarías del País: Apoyo y asesoramiento para la unificación de códigos de actos notariales y fijación de estándares para la presentación de los datos por parte de la Notarias y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, mediante la realización de reuniones con la Superintendente Delegada para el Notariado, el Superintendente Delegado para el Registro, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, la Directora de Gestión Notarial y la Jefe de la Oficina de Informática para evaluar y estudiar la unificación de los códigos de los actos notariales, la solicitud de los datos a los registradores y notarios y la información de los

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aplicativos SIN, SIR y FOLIO MAGNÉTICO para facilitar al Grupo Estadística el suministro de información. Como resultado de las mesas de trabajo para la estandarización y codificación de los actos notariales, se produjo la resolución No 7144 de agosto de 2012. Se creó los lineamientos de las políticas estadísticas mediante la resolución No 7145 de agosto de 2012 que adopta las políticas para la presentación de la información estadística en la Superintendencia ESTUDIOS ESPECIALES REALIZADOS

Modelos Aditivo Winter para el pronóstico de los ingresos por venta de bienes y servicios de las Oficinas de Registro de Instrumentos públicos.

Criterios para la asignación del subsidio a las notarías con insuficientes ingresos. Medidas de tendencia no central “La Mediana”.

“IMPLEMENTACIÓN DE UNA BASE DE DATOS SOBRE VARIABLES INSTITUCIONALES RELACIONADAS CON LOS REGISTROS CIVILES EN AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE METODOLOGÍA BAYESIANA – DELFI ELICITACION” invitación formulada por el Banco Interamericano de Desarrollo BIC.

DIVULGACIÓN COMUNICACIONES PROGRAMAS DE TELEVISIÓN Y TELECONFERENCIAS

Fe Pública: en el 2012. Con este programa institucional, la Superintendencia de

Notariado y Registro ha emitido.

Hasta el 30 de junio de 2012, diez (10) capítulos en los que los colombianos conocieron los principales avances y proyectos de la gestión institucional y su aporte para el desarrollo económico y social.

Acceso: Se hizo presencia en el primer semestre, con informes semanales, en el

programa de televisión del Ministerio de Justicia y del Derecho, divulgando los

aspectos puntuales en los que trabajaba la entidad en pro del desarrollo del sector.

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Teleconferencia de Rendición de Cuentas de la Superintendencia de Notariado y

Registro del año 2011, realizada el 6 de marzo de 2012 en coordinación con la Oficina

Asesora de Planeación.

Teleconferencia sobre Parques

Nacionales Naturales,

realizada el 28 de mayo de

2012 en coordinación con la

Superintendencia Delegada

para Tierras, el INCODER y la

Dirección Nacional de Parques

Naturales, se dio a conocer a

los colombianos la

importancia de estas reservas

naturales y las normas que la regulan.

PUBLICACIONES

Diseñamos y distribuimos a nivel,

central y a las 192 oficinas de registro

los pendones con la nueva Misión

Institucional destacando la aplicación

del nuevo logo institucional.

Se diseñó y distribuyó el afiche

mediante el cual se divulgaban las

autenticaciones que continuaban en

las notarías después de la expedición

del Decreto de Supresión de Trámites.

Apoyamos el diseño y distribución

de la Cartilla de la Ley de Tierras a

notarios, registradores, alcaldes,

gobernadores, personeros y demás

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entidades relacionadas con su implementación.

Se divulgó la campaña de Cero Papel en las entidades públicas, mediante el envío de

mensajes institucionales y la creación de un link en la página web.

En coordinación con la Oficina de Informática se diseñó la campaña informativa para la

realización del tercer simulacro del Sistema de Información Registral.

DIVULGACIÓN EN EL PORTAL Rediseño y salida a

producción del nuevo

portal institucional,

destacando la nueva

imagen corporativa y

los servicios en línea de

la entidad.

Publicación de 7.555 archivos

en el Portal Institucional.

Entre las publicaciones

realizadas por la dependencia,

están disposiciones como

circulares, memorandos,

instrucciones, resoluciones,

boletines de prensa, reparto

notarial a nivel nacional,

noticias de los diferentes

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medios de comunicación, convocatorias, avisos y todas las modificaciones que se

realizan al Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

MANEJO DE PRENSA

La Superintendencia ha emitido 35 boletines de prensa en los que da a conocer los

datos del Anuario Estadístico de la entidad, el lanzamiento de la Unidad Móvil, los

resultados del concurso notarial, los nuevos servicios de las oficinas de registro, la

capacitación a nuevos notarios, la expedición del nuevo Estatuto Registral y la

Supresión de Trámites entre otros.

ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL REGISTRAL

La Superintendencia Delegada para el Registro y la Oficina Asesora de Planeación, adelantan estudios para la reorganización de Círculos Registrales, mediante la aplicación de un cronograma que consta de 10 actividades:

Análisis de la situación actual y estimación de costos.

Diseño de la alternativa.

Presentación y aprobación de la alternativa.

Elaboración de cuadro de ingresos, costos de planta, folios de matrícula inmobiliaria, distancias y costos de desplazamiento.

Se incorporaron los mapas de los círculos actuales y propuesto

Está en proceso la consolidación del proyecto relacionado con la creación de las oficinas de registro de Soacha y Soledad.

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Para apalancar financieramente los estudios se registró un proyecto de inversión por valor de $ 3.000.000.000. Así mismo se adelantan estudios para la creación de la nueva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Apartadó - Antioquia, en donde el cronograma establece 16 actividades:

Actualización de la situación propuesta

Actualización de costos

Actualizar cuadros de ingresos, costos planta, folios, distancias y costos de desplazamientos,

Ajustar proyecto

Ajustar proyecto de decreto y plantilla justificativas,

Remisión de los documentos a la Secretaria General para incorporar al orden día para la sesión del Concejo Directivo

Presentación del proyecto al concejo Directivo y aprobación

Reiteración de la solicitud de recurso las área competentes para el proyecto, a las competentes para que adelanten los estudios previos cuando se requieran para contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuesta.

La Superintendencia Delegada para el Registro con el Grupo de Apoyo para la Inspección y Vigilancia programó 85 visitas generales con el fin de culminar la inspección y vigilancia en las 192 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Durante el primer semestre de este año, se adelantaron 68 visitas generales distribuidas de la siguiente manera Tabla 2 CANTIDAD DE VISITAS POR DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO CANTIDAD DE VISITAS

ANTIOQUIA 24 VALLE DEL CAUCA 7 CHOCO 3 BOYACÁ 4 SANTANDER 6 CALDAS 3 RISARALDA 6 META 1 VICHADA 1 CUNDINAMARCA 1 ARAUCA 1 NORTE DE SANTANDER 1 CAQUETÁ 2 CÓRDOBA 1 VAUPÉS 1 GUAINÍA 1

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PUTUMAYO 1 HUILA 1 CAUCA 1 FUENTE: Base de datos Superintendencia Delegada para Registro

Adicionalmente se adelantaron 14 visitas especiales a las oficinas de Cali, Girardot, Ramiriquí, Socha, Tuluá, Bogotá Zona Sur, Girardota, Sitio Nuevo, Cúcuta, Charalá, Puerto Berrio e Istmina y 20 visitas de apoyo, interviniendo además las oficinas de Cartagena y Cali. PROYECTO INTERRELACIÓN REGISTRO – CATASTRO Para finalizar el cruce de las bases de datos del registro y catastro en la totalidad de municipios del país que están sistematizados (registro) y los formados (catastro), se realizaron contratos de prestación de servicios para comparar, revistar y difundir la información de las bases de datos de las instituciones involucradas en el proyecto. Tabla 3 FOLIOS INTERRELACIONADOS.

MES 2012 MUNICIPIOS FOLIOS

MARZO NA 27.059 ABRIL NA 26.623 MAYO 15 41.647 JUNIO 23 97.111 JULIO 12 293.368 FUENTE: Base de datos proyecto: Interrelación Registro Catastro

TABLA 4 INCORPORACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONSIGNADA EN LOS LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA AL FOLIO DE MATRICULA INMOBILIARIA.

FOLIOS NO TRAMITADOS 17.125 FOLIOS TRABAJADOS ANTIGUO SISTEMA (MATRICULAS ABIERTAS 2.784 FOLIOS YA EXISTENTES EN EL NUEVO SISTEMA 39.371

TOTAL DE FOLIOS 59.280 FUENTE: Base de datos proyecto: Interrelación Registro Catastro

VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO INMOBILIARIO- VUR Para el año 2012, el proyecto VUR tiene como meta la implementación de este servicio en Medellín, Pereira, Armenia, Cartagena, Bucaramanga, Sincelejo e Ibagué, con lo cual se integrarían al modelo 72 notarias. El plan de trabajo para la ejecución del proyecto VUR ha sido estructurado en 4 fases:

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FASE 1: DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE FORMALIZACIÓN DE LA PROPIEDAD INMUEBLE. El proyecto VUR durante los meses de enero a Abril del 2012 surtió cada una de las actividades que se requieren para la elaboración del diagnóstico del proceso de formalización de la propiedad inmueble por ciudad. Teniendo en cuenta los tiempos que toma el desarrollo de esta fase se fijó como meta la entrega para el mes de abril de los diagnostico de las siete ciudades. FASE 2: SOCIALIZACIÓN DEL DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE FORMALIZACIÓN DE PROPIEDAD INMUEBLE Con base en los resultados del diagnóstico por ciudad, posteriormente se realiza la socialización con los representantes de las entidades participantes en el modelo VUR, quiénes generalmente son los Secretarios de Hacienda Municipal y Departamental, Alcaldes y Notarios, para exponerles la situación en que se encuentra el proceso de formalización de la propiedad inmueble en la ciudad, las ventajas que traería la implementación del servicio VUR y la simplificación de trámites. En esta instancia, se llega a una serie de compromisos a nivel tecnológico y procedimental con el fin de dar paso a la firma del convenio. FASE 3: FIRMA Y SEGUIMIENTO DEL CONVENIO En esta fase, los participantes realizaran la formalización de la integración al servicio del VUR y oficialmente se firma un convenio en el cual se especifican las obligaciones, deberes y derechos de los que la integran. En junio de 2012 se firmaron los convenios con las ciudades de Ibagué y Sincelejo y en el mes de julio se firmó convenio con la ciudad de Cartagena. Las ciudades de Medellín, Bucaramanga, Pereira y Armenia se encuentran en revisión jurídica por parte de las respectivas Secretarias de Hacienda y Gobernaciones, por lo que se espera culminar este proceso en el mes de Agosto de 2012. FASE 4: INTEGRACIÓN TECNOLÓGICA En esta instancia inicia el proceso de implementación de los Web Service en cada ciudad, el cargue de datos del Nodo Central, las respectivas pruebas de cargue de información y la capacitación a entidades participantes sobre el modo de uso del portal con el fin de dar paso a la integración total entre las partes.

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La firma de los convenios con las ciudades de Cartagena, Ibagué y Sincelejo, permitieron que durante la ejecución de las actividades del componente jurídico y administrativo se involucraran las 18 notarias de estas ciudades. LOGROS GESTIONADOS POR EL VUR EN OTRAS CIUDADES. Las gobernaciones de Caldas, Cundinamarca y Tolima implementaron la funcionalidad, liquidación y pago de los impuestos de registro por medios virtuales, herramienta utilizada por los notarios y que evitan al ciudadano los desplazamientos para liquidar y pagar este impuesto. Además se logró que la Alcaldía de Manizales habilitara la consulta en línea por parte de los notarios para el estado de cuenta del predial y valorización, evitando que el ciudadano tenga que desplazarse a estas entidades. TABLA 5 ESTADÍSTICAS DE CONSULTA SERVICIO VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO 2009 – 2012*

FUENTE: Estadísticas mensuales. Ventanilla Única de Registro VUR. Nota: *Con corte a 30 de Junio

CIUDAD ENTIDAD AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 TOTAL

BOGOTÁ

CATASTRO 7.974 34.996 231.111 202.579 476.660 CONVENIO DNE

6.261 5.066 11.327

CURADURÍA 56 7.051 2.399 1.243 10.749 EJERCITO NACIONAL

1.235 561 1.796

IDU 13.735 228.087 174.317 122.934 539.073 MDN POLICÍA NACIONAL

1.117 3.640 4.757

SHD 3.146 42.051 82.482 44.718 172.397 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO 50.543 801.926 17.470 12.016 881.955 UIAF MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO

162 231 393

NOTARIAS 68.092 146.880 831.083 652.690 1.698.745 SECRETARIA DISTRITAL DEL HÁBITAT 9.387 60.315 110.969 84.940 265.611

BARRANQUILLA

ALCALDÍA

540 64.608 48.302 113.450 GOBERNACIÓN

787 787

NOTARIAS

5.522 20.116 20.984 46.622

MANIZALES

INVAMA MANIZALES

4.556 4.556 NOTARIAS

7.382 7.382

VALLEDUPAR NOTARIAS

4.575 4.575

TOTAL DE CONSULTAS 152.933 1.327.368 1.543.330 1.217.204 4.240.835

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GRÁFICO 1 ESTADÍSTICAS SOBRE CONSULTAS POR TIPO. VUR 2009 – 2012*

FUENTE: Estadísticas mensuales. Ventanilla Única de Registro VUR.

Desde la implementación de la Ventanilla Única de Registro, en el año 2009 hasta junio del año 2012 se han realizado 4.240.835 consultas. El 95,82% de estas se encuentra en la ciudad de Bogotá que fue la primera ciudad vinculada al modelo VUR y que además tiene el mayor número de notarías y folios de matrículas del País. Le sigue la ciudad de Barranquilla con un 3.79%, segunda ciudad que se integró al modelo de servicio y por último se encuentran las ciudades de Manizales y Valledupar vinculadas en el año 2012, con un 0.28% y 0.11% de consultas respectivamente. La mejora en el servicio y accesibilidad a los usuarios se refleja en el incremento de consultas efectuadas en la ciudad de Bogotá, el cual paso de 159.933 en 2009 a 1.321.306 en el año 2010 y 1.458.606 para el año 2011. El año 2012 esta ciudad refleja a junio un nivel de consultas de 1.130.618. La ciudad de Barranquilla ha respondido a esta dinámica del modelo, el nivel de consultas presentó un incremento del 1.297% al pasar de 6.062 consultas en el año 2010 a 84.724 consultas en el año 2011 y para el 2012 esta tendencia continúa en 70.073 consultas con corte al 30 de junio. Las ciudades de Manizales y Valledupar integradas al modelo desde el mes de febrero de 2012, han evidenciado un aumento en el número de consultas realizadas a lo largo del año. Manizales ha realizado 11.938 consultas entre febrero y junio del año y Valledupar 4.575 consultas durante el mismo periodo. Las notarías son los mayores consumidores de los servicios de consulta de la Ventanilla Única de Registro VUR durante los años 2009 a 2012, con 1.757.324 consultas, como actores principales dentro del proceso de formalización de la propiedad inmueble.

2.119.250 837.077

471.831

307.510

205.498

147.362

54.524

30.604

27.311

21.004

18.806

41

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INDICES

ESTADO JURIDICO

DATOS BASICOS DEL INMUBEBLE

ESTADO DE CUENTA POR CONCEPTO DEL PREDIAL SHD

IMPRESIÓN ESTADO DE CUENTA PREDIAL

ESTADO DE CUENTA POR CONCEPTO DE VALORIZACION IDU

IMPRESIÓN PAZ Y SALVO IDU

ESTADO REGISTRO PROVICIONAL

JURIDICCION DEL INMUEGBLE

ESTADO DEL TRAMITE

IMPRESIÓN ESTADO DE CUENTA PREDIAL

LIQUIDACION DE PAGOS

INFORMACION BASICA DEL INMUEBLE

AUDITORIA REGISTRO PRIVICIONAL

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DIRECCIÓN DE REGISTRAL

Se estructuro, todo el tema del Sistema Integrado de Gestión - SIG, correspondiente a la Dirección Desarrollo Registral, dando cumplimiento a las directrices establecidas por el señor Superintendente.

Realizó acompañamiento y prestó apoyo, al tema de expedición de certificados en los SUPERCADES de la ciudad.

Realizó acompañamiento y prestó apoyo en temas a tratar con la gobernación de Cundinamarca, dentro del desarrollo del convenio en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá y temas de la Ventanilla Única de Registro - VUR.

Para el año 2012, se programó incluir cinco (5) nuevas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, dentro del desarrollo del proyecto de inversión Interrelación Registro Catastro, para que incorporaran los libros del antiguo sistema a folios de matrícula inmobiliaria. Al finalizar el semestre, se habían incluido diez (10) nuevas Oficinas, superando la meta establecida.

Se inició al proyecto piloto de conservación y digitalización de los libros del antiguo sistema en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Girardot – Cundinamarca.

ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL VISITAS GENERALES En cumplimiento con lo establecidos en los artículos 210 y 212 del Decreto 960 de 1970, 132 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, artículos 26 numeral 9 y artículo 32 del Decreto 2163 del 17 de junio de 2011, se realizó doscientos quince visitas generales con el siguiente resultado: Visitas en los departamentos de Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, caldas, Caquetá, Cauca, Cesar, Córdoba, Cundinamarca, Guaviare, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima, Valle.

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GRÁFICO 2 ACTUACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO FRENTE A LAS VISITAS REALIZADAS

FUENTE: Base de datos de la Delegada

TABLA 6 ACTUACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO FRENTE A LAS VISITAS REALIZADAS

TIPO DE ACTUACIÓN CANTIDAD AUTO ARCHIVO 83 PLAN DE MEJORAMIENTO 62 INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 36 EN TRÁMITE 25 SUSPENDIDA 4 ANULADA 2 INDAGACIÓN PRELIMINAR 1 APERTURA DE INVESTIGACIÓN 1 FUENTE: Base de datos de la Delegada

La Superintendencia Delegada para el Notariado realizó seguimiento mensual a las PQRS y con el producto del análisis y la formulación de acciones correctivas tendientes a eliminar las causas de las quejas para mejorar el desempeño institucional, consolidó al interior de la dependencia una cultura de atención al usuario, buscando mejorar la satisfacción de los mismos con los servicios ofrecidos por las Notarías del País. El Grupo de atención al ciudadano y la actualización de la página web de la entidad, han mejorado los espacios de participación para que los ciudadanos conozcan sus derechos, cuando demanden de los servicios a cargo de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Notarias del País.

AUTO ARCHIVO 39%

PLAN DE MEJORAMIENTO

29%

INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA

17%

EN TRÁMITE 12%

SUSPENDIDA 2%

ANULADA 1%

INDAGACIÓN PRELIMINAR

0,00

APERTURA DE INVESTIGACIÓN

0,47%

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GRÁFICO 3 TRAMITES RECIBIDO POR TIPO DE REQUERIMIENTO


En el primer semestre del año 2012, ingresaron a la Superintendencia Delegada de Notariado un total Trescientos Ochenta y nueve (389) requerimientos: Ciento Dieciocho (118) que corresponde a derechos de peticiones, Doscientos Sesenta y Ocho (268) quejas, Tres (3) consultas y siete (7) tutelas. Las Tutelas y derechos de petición se respondieron en los términos de Ley señalados, sin que hasta la fecha se haya presentado impugnación alguna al respecto. Esta Delegada tiene como plan de mejoramiento la disminución del tiempo de respuesta. De igual forma el propósito de esta delegada es implementar capacitaciones a los notarios a través de charlas con el fin de disminuir el flujo de Derechos de Petición que se presentan por la prestación del Servicio o desempeño del notario y sus funcionarios a cargo con los usuarios. GRÁFICO 4 ASUNTOS DE LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS A LAS NOTARIAS



DERECHO DE PETICION

30%

QUEJA 67%

SOLICTUD 1%

TUTELAS 2%

152 61

46

42

25

19

12

7

5

5

4

3

3

2

2

1

Aspectos Jurídicos de las Escrituras y tramite de sucesiones

Mala Prestación del Servicio

Irregularidades en el Registro Civil

Otros

Incursión en tipos penales dolosos-falsedades-suplantaciones y…

Irregularidades en Cobro de Tarifas

Vulneración del Derecho de petición

Incumplimiento obligaciones frente a entidades de Seguridad y…

Vulneración del régimen de prohibiciones inhabilidades,…

Irregularidades en testimonio notarial, actas y fe de vida. Y…

irregularidades en tramite de tierras

Incumplimiento Obligaciones Fiscales

Incumplimiento Obligaciones Frente a Entidades Publicas

inconsistencia en remates y conciliaciones

Incumplimiento Obligaciones Superintendencia de Notariado y…

irregularidades en procesos de entrega de notarias

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GRÁFICO 5 OPORTUNIDAD DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS DEL CIUDADANO.


Se analizó el total de las PQR recibidas en el Despacho de la Delegada para el Notariado, conforme a la radicación del IRIS documental que corresponde al primer semestre 2012, concluyendo lo siguiente: el promedio de los Derechos de Petición contestados durante el primer semestre fue de 18 días y de las quejas fue de 22 días. GRÁFICO 6 COMPORTAMIENTO DE LAS PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS POR DEPARTAMENTO


Conforme al comportamiento por departamentos, se destacan los departamentos de Cundinamarca con 141 quejas, seguido de Antioquia con 36 quejas y Valle del Cauca que tiene un total de 31 quejas, así mismo se muestra en la gráfica el comportamiento del resto de los departamentos de país. TABLA 7 ESTADO DE LAS QUEJAS

PERIODO ABIERTO CERRADO TOTAL

ENERO 6 77 83 FEBRERO 9 60 69 MARZO 13 68 81 ABRIL 3 26 29 MAYO 10 55 65 JUNIO 26 36 62

Total general 67 322 389 FUENTE: Base de datos de la Delegada

19,0 11,3

21,0 19,2

6,8

8,3

23,7 15,5

27,9

23,5

12,9

6,6

ene-12 feb-12 mar-12 abr-12 may-12 jun-12

DERECHO DE PETICION QUEJA

141

36 31 27 22 16 15 14 13 11 10 7 6 6 5 4 4 4 4 3 2 2 2 2 1 1

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Del porcentaje de las peticiones, quejas y reclamos recibidos en el primer semestre 2012, (389), se observa que a la fecha se encuentras cerradas en un 86 %. (335). GRÁFICO 7 ACTUACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO FRENTE A LAS QUEJAS


De las quejas, peticiones y reclamos recibidos en el primer semestre 2012, que corresponden a 389 se han realizado las actuaciones administrativas y disciplinarias conforme a la gráfica de comportamiento

GESTIÓN HUMANA - TALENTO HUMANO

VINCULACIÓN DE PERSONAL.

Una de las políticas más importantes del Estado Colombiano la constituye la Protección, Restitución y Formalización de tierras de la población desplazada, por ello, el Gobierno Nacional en desarrollo de lo dispuesto por la Ley 1448 de 2011, profirió el Decreto 238 de 1º de febrero de 2012, mediante el cual se modificó transitoriamente la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro, adicionándole la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de tierras. Igualmente y de conformidad con lo señalado en el Decreto 0238 de 2012, antes citado, el Gobierno Nacional creó con el Decreto 0239 de 2012, cuarenta y seis (46) empleos temporales requeridos para el funcionamiento de la nueva delegada, de los cuales se han provisto 25. En razón a las necesidades del servicio de la Superintendencia de Notariado y Registro, se han vinculado en la planta global de personal 69 personas de las 76 vacantes existentes a 30 de junio del 2012, surgidas por encargo de sus titulares, renuncias regularmente

156

81

67

34

17

14

11

6

2

1

OFICIO

AUTO DE INDAGACION PRELIMINAR

EN TRAMITE

AUTO DE INVESTIGACION DISCIPLINARIA

REMITIDO POR COMPETENCIA

AUTO INIBITORIO

AUTO DE PRESCRIPCION

VISITA ESPECIAL

AUTO INADMISORIO

CADUCIDA DE LA ACCION

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25



aceptadas, retiros por pensión y destituciones impuestas por la Oficina de Control Disciplinario. INVENTARIO DE PRE-PENSIONADOS

El parágrafo 3° del artículo 33 de la ley 100 de 1993, modificada por el artículo 9° de la ley 797 del 2003 estableció lo siguiente: “Transcurridos treinta (30) días después de que el trabajador o servidor público cumpla con los requisitos establecidos en este artículo para tener derecho a la pensión, si este no la solicita el empleador podrá solicitar el reconocimiento de la misma en nombre de aquel. Lo dispuesto en este artículo rige para todos los trabajadores o servidores públicos afiliados al sistema general de pensiones”. Para dar cumplimiento a la norma transcrita, se requería contar con el inventario de los funcionarios que ostentan el estatus de pre-pensionados, esto es, aquellos en los cuales concurren los requisitos de edad y semanas cotizadas. Por esta razón, se procedió a realizar la revisión de las hojas de vidas a fin de constatar cuales de éstos se encontraban en esta situación. A 30 de junio del 2012 podemos manifestar que existen inventariados 138 funcionarios con documentos radicados en Instituto del Seguro Social para el trámite de la pensión, y que se han cursado 118 comunicaciones a igual número de funcionarios para que alleguen a la entidad los documentos requeridos para iniciar en su nombre dicho trámite. A fin de agilizar el trámite de reconocimiento de pensión de nuestros funcionarios, la Coordinación de Talento Humano ha cursado más de 38 Derechos de Petición al Instituto de Seguro Social solicitando la colaboración a la vez que se solicita el informe de dicho trámite. ATENCIÓN DE QUEJAS POR PRESUNTO ACOSO LABORAL De acuerdo con la Resolución No 3233 del 31 de mayo de 2006, modificada por la Resolución No 6133 del 02 de septiembre de 2008, El Comité de Convivencia y Conciliación Laboral de la Superintendencia de Notariado y Registro a junio 30 de 2012, ha atendido 27 quejas por presuntas conductas de acoso laboral. En el periodo comprendido entre enero 31 a junio 30 de 2012, se han desarrollado 9 sesiones. Igualmente se han conciliado 9 casos en los cuales con la mediación del Comité se propició el acercamiento de las partes.

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Seis de las quejas presentadas fueron remitidos por competencia a la Procuraduría General de la Nación. Ocho 8 casos de seguimiento y manejo de agendas para la programación de audiencia de conciliación y cuatro casos que corresponden a contratistas que a la fecha de la recepción de la queja sus contratos por prestación de servicios habían cumplido su término. AUTORIZACIÓN DE HORARIOS ESPECIALES A MADRES CABEZA DE FAMILIA

Mediante Resolución No.3072 de Abril 14 de 2011, se reglamentó en la Superintendencia de Notariado y Registro un horario especial de trabajo para las madres cabezas de familia, en jordanas de Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 3:30 p.m., con media hora de almuerzo de 12:00 m. a 12:30 p.m.; para lo cual debían acreditar los requisitos establecidos en dicho acto administrativo. Durante el primer semestre de dicha vigencia se han autorizado 41 funcionarias en igual número de madres cabezas de familia en la Superintendencia de Notariado y Registro. GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO Elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, y desarrollo de los empleados de la SNR en el desempeño de su labor y de contribuir con el desarrollo efectivo de los resultados institucionales, a través del Plan Anual de Bienestar Social, Estímulos e Incentivos y Evaluación del Desempeño. METAS 2012

Mejorar el clima organizacional en la SNR a través del plan de bienestar, estímulos e incentivos.

Fortalecer las competencias del talento humano para optimizar y mejorar los procesos de la SNR.

Desarrollar el plan de salud ocupacional tendiente a proteger y mejorar los condiciones psicosociales (física, mental y social) de los funcionarios de la SNR.

Ejecuta tres actividades a su cargo, primero la formulación del Plan de Bienestar y Estímulos, el mismo se encuentra a 30 de junio elaborado según cronograma de actividades del año y ya se han realizado las diferentes actividades de acuerdo a las

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celebraciones establecidas (día de la madre de las madres, ferias empresariales y artesanales, torneo inter - empresas Colsubsidio)

Plan de Salud Ocupacional: Respecto al mismo a junio 30 de 2012 se han realizado 9 Campañas promoción y prevención, Higiene y Seguridad Industrial (5 Capacitaciones de brigadistas SNR y 36 ORIPS) prevención del riesgo psicosocial (7 oficinas intervenidas y una dependencia de Superintendencia delegada para la restitución de tierras).

Evaluación del desempeño: A la fecha se hizo entrega Informe de desempeño laboral enviado el 12 de julio al Superintendente Dr. Jorge Enrique Vélez García, El Informe consolidado permite realizar el primer análisis de resultados de 1.141 servidores de carrera administrativa, que deben ser evaluados, fueron recibidas 947 Evaluaciones de Desempeño Laboral; con un indicador de cumplimiento y efectividad del 83%. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO FALLOS DISCIPLINARIOS Durante el periodo del año 2012 se han emitido 10 fallos con los cuales se sancionaron 8 funcionarios en las distintas ORIP´s del País. TABLA 8 FALLOS DISCIPLINARIOS SANCIONATORIOS

TIEMPO N º FUNCIONARIOS

DESTITUCIÓN E INHABILIDAD DE 12 AÑOS 1 DESTITUCIÓN E INHABILIDAD DE 10 AÑOS 4 SUSPENSIÓN E INHABILIDAD ESPECIAL 3 MESES 2 AMONESTACIÓN ESCRITA 1 FUENTE: Base de datos Control Interno Disciplinario

Tabla 9 ACTUACIONES DISCIPLINARIAS Indagaciones Preliminares-Investigaciones Disciplinarias-Cargos Disciplinarios.

ACTUACIÓN EXPEDIENTES

INDAGACIONES PRELIMINARES 130

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS 30

CARGOS DISCIPLINARIOS 9 FUENTE: Base de datos Control Interno Disciplinario

TABLA 10 ACTUACIONES DISCIPLINARIAS FINALIZADAS: INHIBITORIOS, TERMINACIONES, ARCHIVOS DEFINITIVOS

ACTUACIÓN EXPEDIENTES

INHIBITORIOS 159 TERMINACIONES (ARCHIVOS DEFINITIVOS) 94 FUENTE: Base de datos Control Interno Disciplinario

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TABLA 11 ACTUACIONES VARIAS: DERECHOS DE PETICIÓN, TUTELAS, OFICIOS

ACTUACIONES VARIAS Nº

DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS 37 OFICIOS (COMUNICACIONES DE ACTUACIONES DISCIPLINARIAS) 1.728 FUENTE: Base de datos Control Interno Disciplinario

ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA: Con el propósito de reducir el número de irregularidades en que puedan estar incursos servidores públicos de la SNR y dando cumplimiento a lo dispuesto en el Código Disciplinario Único (Ley 734/2002) y al Plan de Acción 2012, se han realizado a nivel nacional 5 conferencias, en donde se capacitaron y sensibilizaron 191 funcionarios así: TABLA 12 ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA - CAPACITACIONES

LUGAR DE LA CAPACITACIÓN REGIONES CAPACITADAS

EVENTO FUNCIONARIOS CAPACITADOS

ORIP DE FRESNO TOLIMA IBAGUÉ TOLIMA ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

4

ORIP DE MEDELLÍN ZONA SUR MEDELLÍN ANTIOQUIA ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

65

ORIP DE MEDELLÍN ZONA NORTE MEDELLÍN ANTIOQUIA ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

60

ORIP DE TULUÁ VALLE DEL CAUCA CALI VALLE DEL CAUCA ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

18

ORIP DE BARRANQUILLA ATLÁNTICO BARRANQUILLA ATLÁNTICO

ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

48

ORIP DE SINCELEJO SUCRE SINCELEJO SUCRE ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA

14

TOTAL DE FUNCIONARIOS CAPACITADOS Y SENSIBILIZADOS 209 FUENTE: Base de datos Control Interno Disciplinario

ALIMENTACIÓN DEL SIID

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Para el año 2012, se propuso la actividad de alimentar en un 30% el Sistema de Información Disciplinaria, con las decisiones que se han venido adoptando, por lo que ha este semestre se han adoptado 528 decisiones de las cuales 291 se han reportado en el sistema, siendo aproximadamente el 55%. ACTUALIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS ACTIVOS, PROCESOS TERMINADOS E INHIBITORIOS Se han digitalizado 473 procesos terminados y 516 quejas resueltas con inhibitorios. De los procesos que se encuentran activos a la fecha de corte del semestre, se tiene un estimado de 535 de los cuales se han digitalizado 114.

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN TABLA 13 EN DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN DEL 2012

TOTAL SERVIDORES CAPACITADOS TEMAS DICTADOS

658 SIR 118 GESTIÓN DOCUMENTAL 191 SIIF NACIÓN II 61 ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA 24 INDUCCIÓN RESTRUCTURACIÓN 60 PLAN ENTRENAMIENTO ORACLE 26 SOCIALIZACIÓN PIC 20 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

130 INDUCCIÓN NOTARIOS 5 INDUCCIÓN PROGRAMAS DE SEGUROS

60 MECI CALIDAD 24 MANUAL DE PRACTICAS VISITADORES 11 AUDITORIA INTERNAS DE CALIDAD 30 SEGUIMIENTOS ACUERDOS Y PLANES DE GESTIÓN 5 HERRAMIENTAS GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO- CONTRATO 151/2011

40 SESIÓN SENSIBILIZACIÓN COACHING - DIRECTIVOS 45 MESA DE ACUERDOS DE SERVICIO INTERINSTITUCIONAL 14 CAPACITACIÓN ABOGADOS CERTIFICADORES –ANTIGUO SISTEMA

190 CÓDIGO DE ÉTICA

1.712 TOTAL CAPACITADOS A LA FECHA FUENTE: Base de datos Dirección de Capacitación e Investigación

CAPACITACIÓN DE ABOGADOS CERTIFICADORES DEL ANTIGUO SISTEMA Cumpliendo con los objetivos estratégicos de fortalecer las competencias de los servidores de la entidad y sus diferentes oficinas de Registro del país, la Dirección de Investigaciones

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y Capacitación, en coordinación con los profesionales de la Superintendencia Delegada para Registro desarrollaron capacitación para los nuevos servidores, sobre el antiguo sistema, cumpliendo con la política de modernizar el servicio público registral que les permite a los usuarios consultar y solicitar sus certificados de libertad y tradición de manera virtual.

Además, durante estas jornadas se trataron temas misionales tales como: Principios Registrales, Objetivos Básicos del Registro, Actos Sujetos al Registro, Organización Jurídica de Bienes, Derechos Reales, Teoría Titulo y Modo, Medidas Cautelares, Titulo de Tenencia, Falsa Tradición, Antiguo Sistema entre otros.

CAPACITACIÓN SIIF Se adelantó conjuntamente con la Dirección Financiera el taller SIIF Nación II. Teniendo en cuenta los cambios implementados en la vigencia 2012, como el pago al Beneficiario final, Macroproceso de Ingresos y aspectos relevantes del Macroproceso Contable. CAPACITACIÓN - GESTIÓN DOCUMENTAL En los mes de Enero y Febrero del presente año se realizó en la Oficina de Registro Zona Norte una Capacitación sobre la actualización organización de archivos, normatividad y proceso practico con el aplicativo de gestión documental iris- documental versión SNR para los funcionarios de los Departamentos de Boyacá, Tolima, Sucre, Córdoba, Santander, Norte de Santander, Quindío y Antioquia. También se realizó el seminario en Gestión Documental, conjuntamente con la Dirección de Investigación y capacitación convocando a 50 funcionarios del nivel central. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES La Dirección de Investigación y Capacitación viene desarrollando diferentes actividades conexas a la dependencia como es la gestión en la suscripción de convenios con entidades de educación superior, así:

Se gestionó la suscripción de nuevos convenio con las universidades del Cauca, Alianza Uniminuto de Dios, U Autónoma de Cauca, u. Cooperativa de Colombia, U. Cooperativa de Manizales, U. Militar de Colombia, U. del Magdalena, U. Externado de Colombia, Universidad Católica de Colombia, U. INCCA de Colombia, UNILATINA y Uniagraria

Convenios de COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL con las siguientes Universidades públicas y privadas para que sus estudiantes y nuestros funcionarios puedan hacer sus prácticas en la SNR y las ORIPS del país.

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Convenios de descuento con la Universidad del Rosario, en Maestría en un 7.5%, con la Universidad Republicana en pregrado del 40%, en posgrado en un 40% y la posibilidad de hacer DOS ESPECIALIZACIONES por el precio de una o sea $3.076.00 semestre, con la Función Universitaria Unilatina en un 25% de descuento en Pregrado, con la Universidad de Popayán en un 10% de descuento en pregrado y la posibilidad de hacer la carrera de derecho en 3 años.

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GESTIÓN FINANCIERA TRÁMITES, COMUNICACIÓN Y CONSULTA DE CUENTAS. Para garantizar la efectividad y celeridad en la radicación de las cuentas se proyectaron las Circulares 013 de 2011, en el que se describe claramente los trámites, opciones de envío, requisitos para el pago y la 479 de 2011 mediante la cual se suspenden términos para el trámite de cuentas en los tres últimos días del aplicativo SIIF, con las acciones de mejora que se describen a continuación: ACCESO POR CORREO ELECTRÓNICO. Se facilitó la remisión de documentos a través del correo electrónico [email protected], para una recepción ágil de las cuentas enviadas por los contratistas y/o proveedores. Durante el periodo de 2011, por este medio, se reciben en promedio 842 Cuentas, lo que representa un cubrimiento del 87%, un diez por ciento por ventanilla y el tres por ciento restante por correo certificado. Por consiguiente, se ha logrado una comunicación asertiva en relación a las consultas y trámites vía correo electrónico. RECONOCIMIENTO DE PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA AGOSTO

2012: GRÁFICO 8 RECAUDO CARTERA DE VIVIENDA ENERO-AGOSTO DE 2012 VS ENERO-AGOSTO DE 2011 Y 2010

FUENTE: Base de datos Pensión y Crédito de Vivienda

61,29 62,56 77,30

143,56 115,70

61,21

71,95

90,05

70,43

104,38 100,09 114,54 92,43

80,64

67,85

90,10

50,58

68,71

220,31

114,37 84,56

56,62

87,40

86,94

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

MIL

LON

ES

Año 2010 Año 2011 Año 2012

/


33



Para el mes de enero de 2010 se recaudó la suma de $61.293.827.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $70.432.931.00 y para enero de 2012 la suma de $50.584.714.00. En el mes de febrero de 2010 se recaudó la suma de $62.563.682.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $104.376.363.00 y para febrero de 2012 la suma de $68.711.671.00. En marzo de 2010 se recaudó la suma de $77.304.433.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $100.092.941.00 y para marzo de 2012 la suma de $220.306.238.00. Para el mes de abril de 2010 se recaudó la suma de $143.559.273.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $114.538.700.00 y para abril de 2012 la suma de $114.372.935.00. Para el mes de mayo de 2010 se recaudó la suma de $115.704.025.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $92.428.415.00, y para mayo de 2012 la suma de $84.555.879.00. Para el mes de junio de 2010 se recaudó la suma de $61.214.647.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $80.636.951.00, y para junio de 2012 la suma de $56.622.801.00. Para el mes de julio de 2010 se recaudó la suma de $71.945.848.00, para el mismo periodo de 2011 la cantidad de $67.850.613.00 y para julio de 2012 la suma de 87.397.327.00, para el mes de agosto de 2010 se recaudó la suma de $90.053.628.00, para el mismo periodo de 2011 la suma de $90.097.532.00 y para agosto de 2012, la cantidad de $86.937.551.00. Para el periodo enero – Agosto de 2010 se recaudó cartera por un monto total de $683.639.364.00, para el mismo periodo de 2011 la suma de $720.456.446.00, con una variación absoluta de $36.817.082.00 y una variación relativa positiva de 5.39%, con respecto al 2010, para el periodo enero – agosto de 2012 la recuperación de cartera fue por el orden de $769.489.115.00, con una variación absoluta de $49.032.669.00 y una variación relativa superior de 6.81% del periodo 2012 con respecto al 2011. COMPORTAMIENTO DE LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA A AGOSTO DE 2012. GRÁFICO 9 ESTADOS DE LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA AL MES DE AGOSTO DE 2012 – TOTAL DE CRÉDITOS: 377


Créditos Vigentes 39%

Créditos al día 15% Créditos en mora

de 1 a 3 cuotas 10%

Créditos en mora + 4 cuotas

14%

Total Creditos cancelados

22%

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GRÁFICO 10 TOTAL DE CRÉDITOS CANCELADOS 137


De los 377 créditos de vivienda otorgados a los trabajadores 240 se encuentran vigentes es decir el 63.66% del total de los créditos, de los cuales están al día 93 que corresponden al 38.75%, 59 créditos se encuentran entre 1 y 3 cuotas (24.58%) y 88 presentan mora con 4 o más cuotas y equivalen al 36.67% de los créditos vigentes. Se han cancelado 137 créditos ósea el 36.34% del total de los otorgados. Durante el 2011 se cancelaron 27 créditos, 18 hasta agosto de 2012 y 92 de años anteriores al 2010. PENSIONADOS MES DE AGOSTO DE 2012. Tabla 14 PENSIÓN CANCELADA EN ENERO-AGOSTO DE 2012 VS ENERO-AGOSTO DE 2011 Y 2010

MONTO

CANTIDAD DE PENSIONADOS

MES Año 2010 Año 2011 Año 2012

MES Año 2010 Año 2011 Año 2012

ENERO 539.378.548 529.427.954 563.807.617

ENERO 255 250 250

FEBRERO 539.378.548 456.036.469 557.546.535

FEBRERO 255 250 249

MARZO 528.373.244 456.715.096 553.676.739

MARZO 253 250 249

ABRIL 617.400.663 481.372.151 554.243.475

ABRIL 254 252 249

MAYO 466.887.471 536.002.833 553.300.162

MAYO 252 255 248

JUNIO 1.038.175.253 1.061.545.880 1.084.199.185

JUNIO 255 249 247

JULIO 530.686.832 531.886.339 552.537.962

JULIO 255 249 247

AGOSTO 530.686.832 531.886.339 552.537.962

AGOSTO 255 248 247 FUENTE: Base de datos Pensión y Crédito de Vivienda

Para el periodo enero – agosto de 2010 se canceló la suma de $4.790.967.391.00 y para el mismo periodo de 2011 se pagó por este concepto la cantidad de $4.584.873.061.00, con

Cancelados Año 2011 20%

Cancelados Año 2012 13%

Cancelados Años Anteriores

67%

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una diferencia absoluta negativa de $-206.094.330.00 correspondiente a una variación relativa inferior en -4.30%. Para el periodo enero – agosto de 2012 se pagó nomina por un monto de $4.971.849.637.00, comparándolo con el mismo periodo de 2011, obteniendo una diferencia absoluta de $386.976.576.00, correspondiente a una variación absoluta positiva de 8.44%. Estas variaciones contemplan los incrementos salariales y el número de pensionados que fluctúan en la nómina.

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RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES TABLA 15 RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES ENERO – AGOSTO 2012

Ítems Total 2012

Aportes $ 3.458.408.534,80

Recaudos $ 4.896.676.602,50

Aportes Especiales $ 15.752.783.902,44

SUBTOTAL DE INGRESOS $ 24.107.869.039,74

Rendimientos de Inversiones TES $ 7.455.512.750,00

SUBTOTAL DE INGRESOS INVERSIONES $ 7.455.512.750,00

Aportes $ 702.370.530,64

Recaudos $ 1.056.860.704,00

Aportes Especiales $ 2.070.154.152,00

SUBTOTAL INGRESOS EJERCICIOS ANTERIORES $ 3.829.385.386,64

TOTAL INGRESOS $ 35.392.767.176,38 FUENTE: Base de datos Recaudos y Subsidios Notariales

Para el periodo enero-agosto de 2010 los ingresos del grupo fueron de $34.455.587.349.00, correspondiente al 100%, de los cuales $2.512.036.474.00 corresponden a aportes y participa porcentualmente con el 7.29%, recaudos la suma de $2.708.995.897.00 y su participación porcentual es de 7.86%, por aportes especiales con la suma de $11.080.557.716.00 y su peso porcentual es de 32.16%, el subtotal de ingresos corresponde a la suma de $16.307.292.496.00 y su participación porcentual es de 47.33%, el subtotal de ingresos por inversiones la suma de $12.638.577.750.00 y su peso porcentual es de 36.68%, los ingresos por ejercicios anteriores es de $5.509.717.103.00, correspondiente al 15.99%. Para el periodo enero-agosto de 2011 los ingresos del grupo fueron de $31.409.427.705.00 correspondiente al 100% de los ingresos, de los cuales $2.493.854.043.00 corresponden a aportes y participa porcentualmente con el 7.94%, recaudos a la suma de $2.909.778.281.00 y su participación porcentual es de 9.26%, por aportes especiales con la suma de $7.200.039.683.00 y su peso porcentual es de 22.92%, el subtotal de ingresos corresponde a la suma de $12.603.672.579.00 y su participación porcentual es de 40.13%, los rendimientos por inversiones corresponde a la suma de $12.771.552.500.00 y participación corresponde al 40.66%, los ingresos por ejercicios anteriores es de $18.805.755.126.00, correspondiente una participación porcentual del 59.87%. Para el periodo enero-agosto de 2012 los ingresos del grupo fueron de $35.392.767.176.38 correspondiente al 100% de los ingresos, de los cuales $3.458.408.535.00 corresponden a aportes y participa porcentualmente con el 9.77%, recaudos la suma de $4.896.676.603.00 y su participación porcentual es de 13.84%, por aportes especiales con la suma de $15.752.783.902.00 y su peso porcentual es de 44.51%,

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37



el subtotal de ingresos corresponde a la suma de $24.107.869.040.00 y su participación porcentual es de 68.12%, el subtotal de ingresos por inversión es de $7.455.512.750.00, correspondiente a un pesos porcentual del 21.07% los ingresos por ejercicios anteriores es de $3.829.385.387.00, correspondiente a un peso porcentual del 10.82%. Analizando el comportamiento del periodo enero-agosto de 2011 con el mismo periodo de 2010, se presenta una variación absoluta negativa de $-3.046.159.645.00, correspondiente a una variación porcentual negativa de -8.24%. Mirando el comportamiento del periodo enero-agosto de 2012 con el mismo periodo de 2011, se presenta una variación absoluta positiva de $3.983.339.472.00, correspondiente a una variación porcentual positiva de 12.68%. TABLA 16 EJECUCIÓN PRESUPUESTO GRUPO DE RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES 31 AGOSTO DE 2012.

GASTOS PRESUPUESTADO EJECUTADO POR EJECUTAR % EJECUCIÓN

SUBSIDIOS $ 44.738.110.816 $ 25.159.451.653 $ 19.578.659.163 56,24% CAPACITACIÓN $ 3.269.630.640 $ 274.000.000 $ 2.995.630.640 8,38% CONCURSO NOTARIAL $ 277.172.357 $ 164.917.920 $ 112.254.437 59,50% DIVULGACIÓN DERECHO NOTARIAL

$ 40.000.000 $ 0 $ 40.000.000 0,00%

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

$ 705.738.720 $ 0 $ 705.738.720 0,00%

FINANCIACIÓN ARCHIVO NOTARIAL AGN (PAMPLONA)

$ 220.000.000 $ 0 $ 220.000.000 0,00%

GRAVAMEN FINANCIERO $ 389.774.588 219.379.289 $ 170.395.299 56,28%

TOTAL 49.640.427.121 25.817.748.862 23.822.678.259 52,01% FUENTE: Base de datos Recaudos y Subsidios Notariales

Al mes de agosto de 2012 se ha ejecutado el 52.01%, correspondiente $25.817.748.862.00 SUBSIDIO NO CANCELADO AL MES DE AGOSTO DE 2012. Actualmente se está cerrando la digitación para el pago correspondiente al mes de agosto de 2012.

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38



TABLA 17 MESADAS DEL SUBSIDIO NOTARIOS. CANCELADAS A AGOSTO DE 2012.

NOTARIAS SUBSIDIADAS

PAGO DE NOMINA

2.010 2.011 2.012

2.010 2.011 2.012 Enero 507 508 499

Enero $ 2.928.030.228,00 $ 2.969.812.512,00 $ 3.063.437.528,00

Febrero 510 512 505

Febrero $ 2.944.685.694,00 $ 3.013.835.558,00 $ 2.969.766.556,00 Marzo 510 537 477

Marzo $ 2.947.664.368,00 $ 3.547.237.709,00 $ 2.954.420.430,00

Junio 519 520 522

Junio $ 3.010.649.068,00 $ 3.188.473.978,00 $ 3.446.275.781,00 Julio 519 520 517

Julio $ 3.043.810.785,00 $ 3.169.827.988,00 $ 3.309.730.470,00

Agosto

Agosto FUENTE: Base de datos Recaudos y Subsidios Notariales

El subsidio pagado en el periodo enero-julio de 2010 a los notarios subsidiados corresponde a la suma de $25.756.382.955 y para el mismo periodo de 2011 la suma de $27.022.064.709.00, con una variación absoluta positiva de $1.265.681.754.00, correspondiente a una variación porcentual del 4.91%. Para el periodo enero – agosto de 2012 se canceló la suma de $25.159.451.653.00, comparándolo con el mismo periodo de 2011 hubo una diferencia absoluta negativa de $-1.862.613.056.00 correspondiente a una variación porcentual negativa de -6.89%. GRÁFICO 11 PRESUPUESTO DE INGRESOS GRUPO SUBSIDIOS NOTARIALES AGOSTO DE 2012.

FUENTE: Base de datos Recaudos y Subsidios Notariales

Del presupuesto de ingresos del fondo se cuantifico en un monto de $51.160.971.177.00, para la vigencia 2012 y se ha recaudado la suma de $35.392.767.176.00, equivalente al 69.18% recaudado, con una diferencia absoluta de ingresos por $15.768.204.001, equivalente al 30.82%.

51.160.971.177

35.392.767.176

Presupuesto de Ingresos 2012 Ingresos Enero-Agosto 2012

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39



TESORERÍA Encargada del recaudo y consolidación de los ingresos generados por la prestación de servicio registral en el País de las 192 oficinas de registro de Instrumentos públicos. GRÁFICO 12 INGRESO LEY PRESUPUESTO 2012 VERSUS INGRESOS REALES ENERO-AGOSTO DE 2012

FUENTE: Base de datos Grupo de Tesorería

Los ingresos por Ley de presupuesto para el año 2012, se cuantificaron en $468.917.800.000.00, el comportamiento acumulados al mes de agosto de 2012 son de $304.155.953.376.00, correspondiente al 64.86% de los ingresos programados, quedando pendiente de recaudar ingresos durante los meses de septiembre a diciembre de 2012, un monto de $164.761.846.624.00, equivalente al 35.14%. De acuerdo con la Ley de presupuesto el promedio mensual debe ser del orden de $39.076.483.333.00 y comparándolo con los ingresos reales enero-agosto de 2012, el promedio se encuentra en $38.019.494.172.00, teniendo una diferencia absoluta negativa de $-1.056.989.161.00 y una variación porcentual negativa del -2.70%. GRÁFICO 13 INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS AL MES DE AGOSTO DE 2012 – COMPARATIVO CON EL MISMO PERIODO 2011 Y 2010.


26,52

32,72

29,70 31,33 31,80

32,68 32,50

33,45 30,42

35,65 37,59

31,83

39,16 37,47

33,90

38,33 34,16 38,27 38,98

34,88

40,01 37,86 38,85 41,13

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

MIL

ES D

E M

ILLO

NES

Año 2010 Año 2011 Año 2012

468.917.800.000

304.155.953.376

Ingresos Ley presupuesto 2012 Ingresos enero-agosto de 2012

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40



Los ingresos recibidos por la venta de servicios durante el periodo enero-agosto de 2010 fue de $250.702.139.775.00 y para el mismo periodo de 2011 la suma de $284.346.459.554.00 con una variación absoluta positiva de $33.644.319.778.00 equivalente a un incremento porcentual del 13.42%. Los ingresos recibidos por la venta de servicios durante el periodo enero-agosto de 2012 fue de $304.155.953.376.00 y para el mismo periodo de 2011 la suma de $284.346.459.554.00 con una variación absoluta positiva de $19.809.493.822.00, equivalente a un incremento porcentual del 6.97%, del periodo analizado de 2012 frente al 2011. Las devoluciones solicitadas por las Oficinas de Registro del País durante el mes de agosto de 2012, correspondió al monto de $82.224.570.00, equivalente al 0.20% de los ingresos del mes de análisis. INTERESES BANCARIOS ACUMULADOS AL MES DE AGOSTO DE 2012: GRÁFICO 14 INTERESES CANCELADOS POR BANCOLOMBIA ENERO-AGOSTO DE 2012

Total ene-agosto/012 $ 58.695.295


Por las transacciones bancarias en la cuenta de ahorro de Bancolombia, genero unos intereses de $8.771.569.00, para el mes de enero de 2012, febrero la suma fue de $8.609.274.00, para el mes de marzo la suma de $9.233.823.00, para el mes de abril de 2012 la suma de $8.966.369.00, para el mes de mayo la suma de $9.296.779.00, para el mes de junio de 2012 la suma de $9.027.501.00, para el mes de julio FUE $4.063.487.00 y para el mes de agosto de 2012 la suma de $726.492.00, para un acumulado enero – agosto de 2012 la suma de $58.695.295.00. Equivalente a una taza de intereses diarios de 0.0046% y taza efectiva anual del 1.6724%. Mejorando los ingresos de la Superintendencia.

8.771.569 8.609.274 9.233.823 8.966.369 9.296.779

9.027.501

4.063.487

726.492

ENERO/012 FEBRERO/012 MARZO/012 ABRIL 012 MAYO 012 JUNIO 012 JULIO 012 AGOSTO 012

/


41



CERTIFICADOS EXPEDIDOS POR SUPERCADES Y BOTÓN DE PAGOS AGOSTO 2012. FUENTE: Base de datos Grupo de Tesorería

Por este servicio la Superintendencia recibió para el periodo enero-agosto de 2011, recibió la suma de $4.954.098.931.00, correspondiente a la expedición de 397.600 certificados de libertad y para el mismo periodo de 2012 la suma de $10.236.210.266.00, correspondiente a la expedición de 793.505 certificados de libertad, con una porcentual superior de 206.62%, para el caso de los certificados de libertad la variación porcentual positiva del 199.57%. Portafolio de Inversión al mes de agosto de 2012

TES

Fuente de mayor financiación del Gobierno Nacional.

Periodo de vigencia de 1 a 10 años.

El rendimiento de los títulos los determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de emisión de los mismos.

Tienen clasificación (AAA) al momento de ser negociados en el mercado secundario. Objetivos:

Desarrollar y profundizar el mercado de capitales colombiano.

Incentivo al ahorro interno a largo plazo.

Informar al mercado financiero sobre las expectativas y precio por plazo.

Implementar una curva de rendimiento dentro de mercado que permite su profundización.

Atraer inversionistas institucionales.

397.600

793.505

Enero agosto 2011 Enero Agosto 2012

CERTIFICADOS

4.954.098.931

10.236.210.26

6

Enero agosto 2011 Enero Agosto 2012

INGRESOS

/


42



TABLA 18 COMPORTAMIENTO PORTAFOLIO DE INVERSIÓN SUPERNOTARIADO AL MES DE AGOSTO DE 2012

No. Títulos TITULO (NOMINAL) CUPÓN TOTAL

PENSIÓN 4 $ 1.074.400.000,00 $ 222.710.500,00 $ 1.297.110.500,00 FONANOT 7 $ 165.277.300.000,00 $ 42.959.317.000,00 $ 208.236.617.000,00 VIVIENDA 18 $ 42.708.800.000,00 $ 10.142.380.500,00 $ 52.851.180.500,00

SUPER 16 $ 205.189.900.000,00 $ 43.953.245.500,00 $ 249.143.145.500,00 Total 45 $ 414.250.400.000,00 $ 97.277.653.500,00 $ 511.528.053.500,00


La inversión al mes de agosto de 2012 corresponde a 45 títulos, con un valor nominal de $414.250.400.000.00, unos rendimientos (cupón) de $97.277.663.500.00 y el total de inversión es de $511.528.053.500.00, de los cuales con 4 participa el grupo de pensión correspondiente al 9%, con 7 participa el grupo de subsidios notariales correspondiente al 16%, con 18 participa el grupo de vivienda equivalente al 40%, la Superintendencia participa con 16 títulos equivalente al 36%.

PRESUPUESTO AGOSTO 2012: GRÁFICO 15 PRESUPUESTO AÑO 2011 VS 2012

FUENTE: Base de datos Grupo de Presupuesto

El presupuesto para el 2011 fue de $684.198.173.00, de los cuales para funcionamiento la suma de $468.253.593.000.00, equivalente al 68.44% y para inversión la cantidad de $215.944.580.000.00, correspondiente al 31.56%. El presupuesto de 2012 es de $553.556.772.777.00, de los cuales $286.591.389.679.00 corresponden a funcionamiento con una participación porcentual de 51.77%, el cual es inferior para el 2011 por un monto de $-181.662.203.321 y una disminución porcentual del -38.80% del 2012 con respecto al 2011. Para la inversión en el 2012 es la suma de $266.965.383.098.00, correspondiente al 48.23% del presupuesto 2012, siendo superior en la cantidad de $51.020.803.098.00, equivalente a un incremento porcentual del 23.63%, teniendo en cuenta los montos para cada año el 2012 disminuyo en un valor absoluto de $-130.641.400.223.00, equivalente a un porcentaje negativo del -19.09%. TABLA 19 COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO EJECUTADO

$ 684.198.173.000 $ 553.556.772.747

AÑO 2011 AÑO 2012

/


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Monto ejecutado a agosto % ejecutado agosto

Presupuesto 2010 546.338.219.000 276.446.712.575 50,60% Presupuesto 2011 684.198.173.000 350.277.302.158 51,20% Presupuesto 2012 553.556.772.777 358.082.725.134 64,69% FUENTE: Base de datos Grupo de Presupuesto

Para el periodo enero-agosto de 2010 se ha ejecutado el 50.60% del presupuesto, para el mismo periodo de 2011 se ha ejecutado el 51.20% y para el periodo de análisis de 2012 se ha ejecutado el 64.69%. TABLA 20 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO ENERO-JULIO DE 2012 VS. ENERO-AGOSTO DE 2011

AÑO 2011 AÑO 2012 Funcionamiento Inversión Funcionamiento Inversión ENERO $ 102.381.764.065,43 $ 1.319.746,00 $ 5.571.288.897,78 $ 15.602.525.502,00 FEBRERO $ 9.480.939.742,00 $ 10.625.860.829,00 $ 13.126.093.360,41 $ 361.593.632,04 MARZO $ 14.352.814.599,85 $ 13.725.347.382,56 $ 29.287.744.514,81 $ 30.248.723.240,97 ABRIL $ 17.544.811.389,00 $ 23.399.756.980,00 $ 12.002.904.040,00 $ 17.845.868.128,99 MAYO $ 12.622.908.992,33 $ 52.626.020.896,37 $ 17.864.981.612,00 $ 19.532.444.462,00 JUNIO $ 16.389.263.188,00 $ 17.038.557.365,00 $ 21.144.264.874,00 $ 19.230.253.578,00 JULIO $ 13.667.212.676,00 $ 18.605.503.518,00 $ 20.671.408.404,64 $ 12.685.210.721,37 AGOSTO $ 10.123.343.012,00 $ 17.691.877.777,00 $ 11.503.492.298,00 $ 111.403.927.867,00

FUENTE: Base de datos Grupo de Presupuesto

Para el periodo enero-agosto de 2010 por funcionamiento se ejecutó la suma de $136.988.154.896.00 y por inversión las suma de $139.458.557.678.00, para enero-agosto de 2011, por funcionamiento se ejecutó la suma de $196.563.057.665.00, siendo superior el 2011 con respecto al 2010 en 143.49%, para inversión ejecuto las suma de $153.714.244.494.00, siendo superior en el 110.22%, para el periodo de análisis de 2012 se ejecutó la suma de $131.172.178.002.000 por funcionamiento, siendo inferior en el -33.27% del 2012 con respecto al 2011, por inversión ejecuto la cantidad de $226.910.547.132.00 para los meses de enero – agosto 2012, siendo superior en el 47.62%.

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CONTABILIDAD En el año 2012, se continua con los talleres, capacitaciones, acompañamiento técnico y funcional en el mejoramiento de la implementación de los Macroprocesos SIIF, definiendo mejoras continuas y puntos de control que permitan a un establecimiento público con tantas Oficinas de Registro mejorar la calidad de la información y la consistencia de los procesos y generación de información en línea y contratación de personal que apoye tanto a la Dirección Financiera como a las Oficinas de Registro. En razón a la reorganización efectuada en el estado en particular con el Ministerio de Interior y Justicia la Dirección General de Presupuesto Público Nacional asigno un nuevo código a la SNR para la vigencia 2012 el cual corresponde al 12-04-00 en adelante se debe gestionar en las dos Unidades Ejecutoras. MACRO PROCESOS IMPLEMENTADOS

Programación Presupuestal

Administración de Apropiaciones

PAC

Presupuesto Gastos

Gestión Contable

Ingresos

Nivel Central

Principales

Seccionales

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AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE MACRO PROCESOS SIIF NACIÓN II AGOSTO DE 2012 FUENTE: Grupo de Contabilidad

FUENTE: Grupo de Contabilidad

IMPLEMENTACIÓN MACRO PROCESO INGRESOS – SECCIONALES Con el fin de ampliar la cobertura funcional del aplicativo y mejorar el flujo de la información en las Oficinas de Registro Principales, Ingresaran en producción paulatinamente 90 Oficinas de Registro Seccionales del País (círculos: Armenia, Manizales, Medellín Norte, Medellín Sur, Riohacha, Sincelejo, Bogotá Norte, Bogotá Sur, Bogotá Centro, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Pereira y Villavicencio) en el Macro proceso de Ingresos. La Implementación del Macro proceso de Ingresos en las oficinas de registro seccionales para el año 2012 se dividió en 2 etapas. GRÁFICO 16 OFICINAS SECCIONALES IMPLEMENTADAS MACRO PROCESO INGRESOS A AGOSTO DE 2012

100%

91%

91%

99%

90%

58%

90%

78%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

PROGRAMACION PRESUPUESTAL

ADMINISTRCION DE APROPIACIONES

PAC

GESTION GASTOS

GESTION INGRESOS PRINCIPALES

GESTION INGRESOS SECCIONALES

GESTION CONTABLE

CONFIGURACION EQUIPOS

/


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Centralización del NIT de las Orip’s con el Nivel Central se lleva un total de 161 oficinas a agosto de 2012, con un total de 83.85% centralizado del total de oficinas de registro (192). GRÁFICO 17 CENTRALIZACIÓN NIT AGOSTO DE 2012


3 2 2

9

16

13

3 3 4 4 4

5 3

0 0 0 0 2

0 0

3

0

3

10

0 0

IMPLEMENTADAS PEND X IMPLEMENTAR

84%

FALTANTES CENTRALIZACION NIT

(31 ORIPS) 16%

/


47



GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DOCUMENTAL

Actualización de la historia institucional y asesoría en valoración secundaria. El proceso de actualización de la Historia Institucional se logró a través del contrato 564 de 2011, el cual ya culminó y su resultado se encuentra a disposición en dos tomos en el grupo de Gestión Documental. Actualización parcial de las Tablas de Valoración Documental TVD. Actualización de las tablas de Retención Documenta TRD de la Superintendencia de Notariado y Registro. A través del contrato de prestación de Servicios 360-2011, el Grupo de Gestión Documental ha consolidado acciones para la administración de información, organización de Archivos, centros de documentación, presentación de proyectos, manejo de indicadores de gestión. Actualización parcial de las tablas de valoración documental y actualización de las tablas de retención documental de la Superintendencia de Notariado y Registro. Elaboración y socialización del acto Administrativo Circular No. 497 de 2012, enfocado a la Organización y disposición final de los documentos de la Serie Documental “Registro de Matricula Inmobiliaria” escaneados con aplicativos Iris, Folio, (Anita) o sir, y manual. Se elaboró, socializó y aprobó mediante la resolución No. 5522 de 21 de Junio de 2012 para la eliminación de documentos de apoyo facilitativos.

“Convocar a 4 (cuatro) reuniones de Comité de Administración de documentos para fijar políticas, directrices, procesos y procedimientos de Gestión Documental en la Superintendencia de Notariado y Registro SNR”.

Se programó con la Secretaria General realizar durante la presente vigencia cuatro reuniones de las cuales a la fecha ya se realizaron (2),

“Elaboración de los Estudios Previos para "Adquisición de una bodega para depósitos de archivos del fondo documental de la SNR"

Se agotó la etapa de estudio de mercado, se sometió para aprobación en la reunión de comité de contratación y está en etapa de estudios previos para contratar el avalúo comercial.

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“Apoyar las actividades del Sistema de Gestión Documental SGD, por medio de la estructuración del procedimiento para la organización de documentos como respaldo a la ejecución del contrato 561/2011 para la digitalización de los archivos históricos misionales en 10 (diez) ORIP, como medio de conservación magnética”.

Mediante la circular 497 del 18 de julio de 2012, se socializó el procedimiento para la organización de documento como respaldo a la ejecución del contrato 561, información que se encuentra publicada en la página Web.

“Brindar capacitación para el cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y aplicación de la normatividad para la organización de archivos en 35 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos –ORIP”.

En el proceso de implementación de IRIS-DOCUMENTAL, el cual se está ejecutando a través del contrato 712 de 2011, para el mes de junio se capacitó 14 oficinas de registro.

“Apoyar la organización de archivos en 10 dependencias del Nivel Central y 3 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos certificadas en calidad.”

Para el primer semestre, se ha prestado apoyo en la organización de archivos a tres dependencias del nivel central y dos oficinas de registro de Instrumentos públicos.

ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, INVENTARIO, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL Contrato Interadministrativo. 649 2011 Custodia SNR suscrito con ARCHIVO GENERAL DE LA NACION A.G.N. con el Archivo General de La Nación – AGN, los servicios de almacenamiento, custodia, inventario, organización, conservación del fondo documental de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR Nivel Central, y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Centro, Zona Norte, Zona Sur y Facatativá, Cundinamarca, y se capacitación 60 funcionarios para los funcionarios establecidos por la SNR. CONTRATACIÓN DE PERSONAL En este mes se ha presentado un aspecto coyuntural dado la finalización y suscripción de los diferentes contratos derivados de esta actividad.

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EQUIPO DE APOYO AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Se han enfocado las actividades del Equipo de trabajo constituido por 19 personas de las cuales se hallan en ejecución por nuevos contrato ocho (8) contratistas para este proceso. SERVICIOS PROFESIONALES EN ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA Prestación de Servicios 360-2011 Grupo de Gestión Documental GGD Asesora CLARA ISABEL SÁNCHEZ ALDANA. Por medio de los servicios profesionales en Archivística y Bibliotecología se han consolidado acciones para la administración de información, organización de Archivos, centros de documentación, presentación de proyectos, manejo de indicadores de gestión

Elaboración y socialización del acto Administrativo Circular No 497 de 2012 enfocado a la depuración de los diferentes archivos del nivel central y las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS. Actividad que se está desarrollando a través del contrato 561 de 2011, bajo la supervisión conjunta de la oficina de informática y el grupo de gestión documental, el cual ya se agotó la etapa de alistamiento y en estos momentos se encuentra en proceso de digitalización.

VISITAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORIP

Como acciones encaminadas al seguimiento y adecuada aplicación del Programa de Gestión Documental se ha comisionado funcionarios idóneos para la difusión de la normatividad archivística en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de ARMENIA, CALARCÁ, EL CARMEN DE BOLÍVAR, IBAGUÉ, MANIZALES, PEREIRA, PLATO, PUERTO LÓPEZ, SANTA MARTA, SINCELEJO, TUNJA, VALLEDUPAR, VILLAVICENCIO y YARUMAL JORNADAS DE ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

Se realizó en las instalaciones del Archivo General de la Nación AGN en el marco del Contrato Interadministrativo 649 de 2011 una jornada de actualización en normatividad

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archivística y talleres prácticos como acciones de capacitación archivística impartido a Cincuenta (50) funcionarios de las Oficinas de Registro incluidas en la cobertura del contrato (Bogotá Sur, Norte Centro y Facatativá Cundinamarca) y el nivel Central. Tercerización de Servicio. A través del contrato 201 de 2012, con la empresa 4-72, se tercerizo el servicio in House para la Unidad de Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro en cumplimiento del acuerdo 060 de 2002 del Archivo General de la Nación. LOGROS Organización preparación y traslado de fondos documentales de archivos dispersos en

las diferentes dependencias del nivel central obteniendo una significativa liberación de espacios en las áreas de donde se han realizado traslados de documentos.

Apoyo en tres dependencias del nivel central (Grupo de reconocimiento de pensiones

y cartera de vivienda, Grupo Central de Cuentas y Grupo de Contratación Administrativa) y en 2 oficinas de Registro de instrumentos públicos (Bogota Zona Centro y Norte) a fin de promover el cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 y la aplicación de los procedimientos normativos y técnicos contenidos en el Programa de Gestión Documental PGD y las Tablas de Retención Documental TRD en archivos de Gestión (Adoptada por la SNR según Resolución SNR 1891 2009).

Con el desarrollo del contrato 201 (implementación IN HOUSE), se disminuyeron los tiempos de entrega de correspondencia en las diferentes áreas de la SNR. Se normalizo y disminuyo el margen de error en el direccionamiento y entrega de la correspondencia. El funcionamiento del área de recepción de documentos tiene proceso inmediato y se entrega con stiker de radicado al usuario, se entrega copia de la correspondencia enviada externa. Atención personalizada con la documentación enviada y recibida. Se está generando enrutamiento de las comunicaciones a través del servicio del motorizado urbano, dando mayor efectividad en la entrega. Con los contratistas que hacen parte del grupo de apoyo se culminó la II fase para la

organización de los archivos

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REGISTRO FOTOGRÁFICO

Se realizaron los traslados respectivos desde la ORIP Bogotá Zona Sur de los documentos misionales.

Se obtuvo el acompañamiento y colaboración de la Empresa 4/72 SERVIPOSTALES en los procesos de traslado.

Se ha realizado ajuste, actualización y difusión de los procedimientos para las actividades de organización de archivo en las 14 ORIP que ingresan al SGD por medio del Contrato 712 de 2011 en etapa de ejecución

Las actividades desarrolladas en el proyecto integran los funcionarios y contratistas en las acciones de organización de archivos conforme a la normatividad y metodología propuesta por el Archivo General de la Nación.

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GRUPO DE TRABAJO 4-72

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS:

COMPRAS Y CONTRATACIÓN

El proceso llevado a cabo por el Grupo de Contratación Administrativa, consiste en la adquisición de bienes y servicios, y por tanto tiene por objeto suscribir los contratos necesarios para satisfacer las necesidades de bienes y Servicios solicitados por diferentes procesos de la SNR, como parte fundamental del Macro proceso de Gestión Logística. PROCESOS CONTRACTUALES ADJUDICADOS De acuerdo al resultado de la Gestión realizada por el Grupo de Contratación Administrativa y al cuadro anexo al presente documento, dentro del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2012, se celebraron un total de trescientos cuarenta y seis (346) contratos, discriminados de acuerdo a los demás anexos que acompañan la relación de contratos suscritos durante la referida vigencia. ACTIVIDADES DE ALTO IMPACTO DESARROLLADAS

Debido a la reciente expedición del Decreto No. 734 de 13 de Abril 2012, por el cual se reglamentó el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y se efectuaron ajustes a la normatividad vigente, se hizo necesario para la Entidad y específicamente para el Grupo de Contratación Administrativa efectuar el análisis y estudio de la referida norma, con el objeto de adecuar los procedimientos, formatos, minutas, requisitos y documentos que utiliza la entidad, y frente a los cambios en el procedimiento contractual respecto de cada una de las distintas modalidades de contratación.

Durante los días 13 y 14 de julio de 2012, se llevó a cabo la capacitación, socialización y concientización en los contenidos del Decreto 0734 de abril de 2012, por el cual se reglamentó el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, para los funcionarios de la Entidad que intervienen en los procesos de contratación.

Organización del archivo del Grupo conforme a las normas de archivística. Durante la vigencia 2012, se han implementado las medidas tendientes al cumplimiento de las normas archivísticas, estableciendo directrices, y logrando avances significativos en el manejo del archivo, y dando cumplimiento a las normas en la materia. De igual manera fue designado un grupo de funcionarios para el cumplimiento de tales labores, lo cual ha contribuido eficazmente a un acceso al archivo de una manera más ordenada, y dando cumplimiento a las normas atinentes en la materia.

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Estandarización minutas: Durante la vigencia 2012, el Grupo de Contratación Administrativa ha continuado la implementación de la estandarización de minutas y procedimientos, puesto que teniendo en cuenta la expedición del citado Decreto 734 de 2012, se han establecido directrices para unificar las minutas y procedimientos, lo cual facilita el manejo de la documentación, de la información y optimiza los procesos del Grupo en temas de calidad y eficiencia.

Actualización y codificación de las listas de control que tienen por objeto minimizar el riesgo establecido en el mapa de riesgos del grupo de contratos, del sistema integrado de gestión.

Expedición del memorando No. 43 de 2012, en el cual se establecieron directrices para el cumplimiento del principio de planeación contractual, teniendo en cuenta la importante labor que desempeñan los funcionarios que intervienen en la elaboración de Estudios Previos que tienen por objeto la satisfacción de las distintas necesidades de la SNR, y en atención a la expedición del referido Decreto No. 734 de 2012.

Implementación políticas anticorrupción: De acuerdo a los cambios en la normatividad contractual, y las políticas anticorrupción adoptadas por el Gobierno Nacional, la Entidad, y especialmente el Grupo de Contratación Administrativa, se ha vinculado de manera entusiasta ante esta labor, y ha implementado las políticas anticorrupción de acuerdo a las normas dictadas por el Gobierno, apuntando a la transparencia de su gestión, capacitando a sus funcionarios, y acogiendo los preceptos estatales, con el objeto de dar cumplimiento a los principios y fines estatales.

Elaboración de Flujo gramas: en busca del mejoramiento continuo de los procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro, y especialmente del Grupo de Contratación Administrativa se ha iniciado un proceso de elaboración de Flujogramas para las distintas modalidades de contratación, y que abarcan los distintos procesos desde el surgimiento de la necesidad, planeación y la elaboración de los estudios previos, hasta el procedimiento para cada una de las modalidades de contratación de acuerdo a la normatividad vigente, con el objeto de dar claridad a los procedimientos establecidos, al interior del Grupo de Contratación y frente a las funciones que desarrollan las distintas dependencias y gerentes de proyecto que presentan las necesidades a ser suplidas.

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DISEÑO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA PROYECTOS DE INVERSIÓN 2012 REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL CONTRATACIÓN INTERVENTORÍA 40 OFICINAS DE REGISTRO Se remitieron los estudios previos para la contratación de la interventoría de 40 oficinas de registro que fueron contratadas el año anterior con la Firma Furel S.A. Ctos 688/689 de 2011. El proceso de contratación fue declarado desierto, por lo cual de nuevo se revisaron y ajustaron los estudios a la nueva normatividad, los cuales fueron enviados para revisión al Grupo de Contratación Administrativa. Los Pre pliegos de condiciones, la convocatoria pública, estudios previos y proyecto de pliegos de condiciones fueron publicados el pasado 15 de junio, proceso que fue descartado por que las propuestas llegaron fuera del tiempo estipulado. CONTRATACIÓN DE OBRAS DE ADECUACIÓN Y SUMINISTRO DE MUEBLES EN 69 OFICINAS DE REGISTRO Los estudios previos para la contratación de las obras en 69 oficinas de registro y su respectiva interventoría fueron enviados a la Oficina de Planeación para la respectiva lista de chequeo. Los mencionados estudios fueron ajustados a la nueva normatividad, así mismo se elaboró por parte del Grupo de Contratación los prepliegos de condiciones, los procesos tienen el visto bueno por parte del Comité de contratación. La publicación del proyecto del pliego de condiciones estudios previos y aviso de convocatoria pública se efectúo el pasado 14 de junio para los 2 procesos.

La licitación pública para contratar las obras de las 69 oficinas se encuentra en proceso de contratación.

En cuanto al proceso de la interventoría de las obras para 69 oficinas de registro, se presentaron manifestaciones de interés y se conformó lista corta para las 2 agrupaciones departamentales.

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AVALÚOS COMERCIALES 161 INMUEBLES PROPIEDAD DE LA SUPERINTENDENCIA Los estudios previos de los avalúos fueron efectuados inicialmente para efectuar un concurso de méritos, pero por decisión del Comité de Contratación se efectuará un contrato interadministrativo con el IGAC. Con respecto a ello, se solicitó la cotización respectiva y de acuerdo con la cotización enviada se requirió algunas aclaraciones a la misma, para proceder a elaborar los estudios previos. Los estudios previos para efectuar el contrato interadministrativo con el Instituto Agustín Codazzi, fueron enviados para solicitar la expedición de la lista de chequeo el 20 de junio de 2012. La limitante para los procesos de contratación ha sido el cambio de norma de contratación y procesos declarados desiertos. ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD SÍSMICA Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL

INTERVENTORÍA A 9 OFICINAS DE REGISTRO Se remitieron estudios previos para la contratación de la interventoría de 9 oficinas de registro para el reforzamiento estructural, contratados el año anterior con la firma Furel S.A. Ctos 690 de 2011. Este proceso fue adjudicado al Consorcio Painco, a la fecha se suscribió el contrato respectivo y el mismo tiene acta de inicio de fecha 25 de junio de 2012. En ejecución.

OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL 13 OFICINAS. Los estudios previos para la contratación de las 13 obras de reforzamiento estructural y la respectiva interventoría, fueron enviados a la oficina de Planeación para la expedición de la lista de chequeo, dichos estudios fueron ajustados a la nueva normatividad de contratación, así mismo los procesos tienen el visto bueno por parte del Comité de contratación para el respectivo proceso de selección. Dichos procesos se publicaron en las siguientes fechas:

o Licitación Pública N° 04 de 2012: Contratación de 13 obras de reforzamiento estructural publicado el 20 de junio de 2012, se encuentra en proceso de evaluación la oferta presentada.

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o Concurso de méritos N° 08 de 2012: contratación de la interventoría a las 13 obras de reforzamiento estructural, se encuentran publicados los prepliegos de condiciones.

ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD SÍSMICA A 17 OFICINAS E INTERVENTORÍA Los estudios de vulnerabilidad sísmica de 17 oficinas de registro con su respectiva interventoría fueron enviados a la oficina de Planeación para la expedición de la respectiva lista de chequeo, dichos estudios fueron ajustados a la nueva normatividad de contratación y se efectuaron los pre pliegos de condiciones por parte del grupo de Contratación administrativa, los procesos cuentan con el visto bueno por parte del Comité de contratación para el proceso de selección.

o Estudios de vulnerabilidad sísmica y diseños de reforzamiento estructural, Concurso de méritos N° 04, se presentó1 propuesta por lo cual no se conformó lista corta y el proceso se descartó.

o La interventoría a los estudios de vulnerabilidad sísmica, Concurso de méritos N°

05 de 2012, se encuentra publicado. La limitante para los procesos de contratación fue el cambio de normatividad, y que los procesos han sido descartados en varias oportunidades. Se suscribió contrato N° 014 de 2012 con el Ingeniero Andrés Felipe Ospina Galindo Se suscribió contrato N° 065 de 2012 con el señor Cristian Andrés Giraldo Se enviaron estudios previos a la oficina Asesora de Planeación para la expedición dela respectiva lista de chequeo para suscripción de 2 contratos de prestación de servicios que tienen que ver con un técnico y un profesional en arquitectura. CONSTRUCCIÓN OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE FACATATIVÁ Con respecto a este proyecto se realizó visita para conocer los inmuebles ofertados para la adquisición del lote para la construcción de la Oficina de registro de Instrumentos Públicos de Facatativá. Del total de inmuebles visitados solo 2 de ellos cumplían con los requisitos para la construcción, pero uno de los propietarios no efectúa el negocio si el valor del avalúo es

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menor al ofertado por él. Por lo cual a la fecha solo hay un lote, del cual se solicitó las cotizaciones para efectuar el avalúo. El día 21 de junio de 2012, se enviaron estudios previos para la expedición de la lista de chequeo para contratar el avalúo del inmueble ubicado en el Municipio de Facatativá. El inconveniente que presenta este proyecto es la obtención de ofertas de lotes que cumplan con los requerimientos para la construcción de la oficina y que los propietarios acepten negociar como máximo por el valor del avalúo. En cuanto a los procesos de contratación se han efectuado las diferentes evaluaciones técnicas de los 3 proyectos OTROS PROCESOS

Se ejecutó y recibió el contrato N° 679 de 2011 que corresponde al suministro de muebles para la oficina de registro de Rionegro - Antioquia.

Se ejecutó y recibió el contrato N° 617 de 2011 que corresponde a la adecuación de la oficina de registro de Girardot.

Se contrató, ejecutó y recibió el contrato N° 22 de 2012 que corresponde al suministro de muebles para la zona de atención al público en la Oficina de registro de Tunja.

Se contrató y se encuentra en ejecución el contrato N° 056 de 2012 que corresponde a la adecuación de los espacios de la Secretaria general y Control interno de gestión de la sede de la Superintendencia y el suministro de muebles para el piso 12 del edifico Word service - en ejecución.

Se remitieron estudios previos para la contratación de las siguientes actividades:

Consultoría para el cambio de tubería hidrosanitario para la sede central de la Superintendencia.

Modernización ascensores del nivel central de la Superintendencia y de la oficina de Registro de Bogotá Zona Norte.

Se efectuaron y remitieron estudios previos en conjunto con el Grupo de Divulgación para la contratación de la señalización nivel central y oficinas de registro.

Se remitieron estudios previos para la adecuación de locales para el funcionamiento de la Oficina de Registro de San Andrés Islas.

Se remitieron estudios previos para la adecuación de la Oficina de Registro de Cañasgordas y Popayán.

Se remitieron estudios previos para la contratación del mantenimiento de la red hidrosanitario en Bogotá Zona Norte.

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Se remitieron estudios previos para la suspensión del baño de la Oficina Jurídica de la entidad.

Se efectuaron estudios previos para la contratación de las adecuaciones de la casa de la 38 y de la contratación de 2 puestos de trabajo en la Oficina de Registro de Ibagué y Bucaramanga.

Se efectuaron los estudios previos para los arrendamientos de inmuebles donde funcionan las oficinas de registro de algunas sedes.

Evaluaciones de los diferentes procesos de contratación.

Atender requerimientos efectuados por las diferentes oficinas internas de la entidad y oficinas de registro.

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GESTIÓN JURÍDICA GRÁFICO 18 ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

FUENTE: Grupo Jurídico

PROCESOS JUDICIALES

TABLA 21 CUANTÍA PROCESOS AÑO 2012: $ 13.659.406.518

FAVORABLES DESFAVORABLES

FALLOS PROCESOS EN PRIMERA INSTANCIA 31 6 FALLOS PROCESOS EJECUTORIOS 19 6 MONTO FALLOS PROCESOS 2012 $ 13.407.801.181 $ 134.650.666 FUENTE: Grupo Jurídico

Tabla 22 CONCILIACIONES JUDICIALES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN HECHAS A LA SUPERINTENDENCIA 61

AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN 61 FUENTE: Grupo Jurídico

APOYO JURÍDICO NOTARIAL Y REGISTRAL Conceptos jurídicos requeridos por los usuarios de los servicios públicos de notariado y registro: a la fecha se han contestado 5010 conceptos, de los cuales 85 habían sido radicados en diciembre del 2011. De los 472 conceptos solicitados en el 2012, ya se han contestado 425 conceptos. DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS Se contestaron 265 derechos de petición de 265presentados y se contestaron 80 tutelas de 80 presentadas

41 35

488

PROCESOS NUEVOS DEMANDAS CONTESTADAS NOVEDADES JUDICIALESATENDIDAS

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GRÁFICO 19 DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS

FUENTE: Grupo Jurídico TABLA 23 APOYO JURÍDICO AL CONCURSO CARRERA NOTARIAL

OFICIOS VARIOS ENVIADOS ( SOLICITUDES, REMISIONES, REQUERIMIENTOS) 612

OFICIOS DE RESPUESTA A DERECHOS DE PETICIÓN 194

ACUERDOS, RESOLUCIONES Y OTROS ACTOS ADMINISTRATIVOS PROYECTADOS 172

OFICIO DE RESPUESTA A SOLICITUDES VARIAS DE INFORMACIÓN, NOMBRAMIENTOS O SIMILARES 146

ACCIONES DE TUTELA CONTESTADAS 57

REQUERIMIENTOS DE DESPACHOS JUDICIALES CONTESTADOS 11

SOLICITUDES DE REVOCATORIA DIRECTA TRAMITADAS 6

IMPUGNACIONES, CUMPLIMIENTOS, APELACIONES Y/O DESACATOS 5

CONCEPTOS RENDIDOS 3

DEMANDAS O ACCIONES DE JURISDICCIONES ORDINARIA PROYECTADAS 3

FICHAS DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL REALIZADAS 2

ACCIONES POPULARES CONTESTADAS 1 FUENTE: Grupo Jurídico

DESCRIPCIÓN APOYO JURÍDICO ACUMULADO POR EL GRUPO DE CONTRATISTA SiiD – SIPROJ Pre alistamiento, intervención y digitalización de los procesos judiciales activos a corte de 2011: 846 procesos judiciales intervenidos y entregados. APOYO PARA LA CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE CONCEPTOS A CORTE Creación de base de Datos de conceptos de notariado y registro: se ingresó a la base de datos un total de 3074 conceptos.

510

265

80

CONCEPTOSJURIDICOS

DERECHOS DEPETICION

TUTELAS

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JURISDICCIÓN COACTIVA Oficios de averiguación de bienes a los fondo de pensiones, oficinas de tránsito y de oficinas de registro de instrumentos públicos

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expedientes de cobro persuasivos con el fin de someterlos al comité de sostenibilidad de la superintendencia, para su saneamiento o depuración, por cuanto la deuda es incierta o genera controversia, por lo que se puede determinar una obligación clara, expresa y exigible a favor de la entidad, además de su antigüedad.

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Estudios de deudas de ex notarios contenidas en pagarés suscritos con el liquidado FONANOT, a fin de declarar la prescripción por parte del comité de sostenibilidad, y que pese a las gestiones adelantadas por el grupo, se desconocen bienes de los deudores (Remisión, art 820 e.t.)

30

Solicitud de cobro de un ex notario ( Ismael Eduardo Contreras Príncipe), la cual se encuentra en controversia en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, por lo que conforme al Estatuto Tributario no es viable iniciar ningún trámite de cobro administrativo

1

Mediante autos interlocutorios, se han resueltos excepciones de mérito y se ha ordenado continuar la ejecución de la obligación Conjuntamente con el grupo de pensiones y cartera de vivienda se adelantó el cobro persuasivo de cuotas partes pensionales al fondo de pensiones del Tolima. Declararon la prescripción de algunos años y reconocen pagar $ 369.976.408; la deuda inicial de $ 1`333.996.244. Se está preparando los recursos de ley (reposición y apelación). Igual suerte ha ocurrido con la empresa EMCALI, que ha cuestionado los intereses y la prescripción.

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PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

Teniendo en cuenta el encargo concedido como Jefe de Control Interno mediante Resolución 0268 del 13 de abril del 2012, para remplazarla durante su licencia de maternidad, me permito presentarle informe sobre la Gestión realizada: INFORMES EJECUTIVOS

Informes de Austeridad del gasto de los meses de Marzo, Abril, Mayo y Trimestral del 2012 enviados a la Contraloría Delegada para la Gestión Pública, Secretaria General y al Despacho del Señor Superintendente.

Informe de control Interno sobre la evaluación de las actas de visita enviadas por el Doctor Enrique Jose Nates Superintendente Delegado para el Registro.

Informe Ejecutivo del Plan de Mejoramiento hallazgos de la Contraloría para la Alta Dirección:

Para este informe se estableció con cada uno de los responsables toda la documentación pendiente de aquellos hallazgos que estaban incumplidos, realizando gestión con cada uno de los Directivos para facilitar el cumplimiento de los mismos, estas reuniones fueron realizadas directamente por parte de la Jefatura de Control Interno, el cual en el primer informe de seguimiento trimestral vigencia 2012, presentado al Sr. Superintendente existían 35 metas vencidas del año 2011, aportando las evidencias por parte de cada uno de los responsables de los hallazgos y quedando para el segundo informe ejecutivo de seguimiento del plan de Mejoramiento solo nueve (9) metas vencidas Incumplidas, a las cuales se les programó nuevas fechas para su cumplimiento en el año 2012, decisión adoptada y aprobada en Comité de Coordinación de Control Interno.

Informe ejecutivo de seguimiento a las No Conformidades resultado de la Auditoria de Calidad y la Auditoria del Icontec con corte a mayo 21 de 2012. Como resultado de este informe se cerraron las no conformidades del Icontec con los debidos documentos soportes.

Informe de Control Interno como resultado del Arqueo de la Caja Menor enviado al Doctor Oscar Luna Director financiero.

Seguimiento a Contratos Orip. Bogotá Centro, y de las Orip. de Bucaramanga, Chaparral, Cali, Cartagena e Ipiales, de los Incumplimientos a los Contratos dirigido a la Secretaria General y Coordinadora Grupo Control y Seguimiento Contractual. Este

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seguimiento se hizo con base en la solicitud hecha por el Grupo de Seguimiento de Contratos.

Seguimiento Plan de Mejoramiento (Memorando No. 02 de 2012 Dirigido a Directivos, Coordinadores y Oficinas de Registro)

Seguimiento a la Directiva Presidencial No- 04 /2012, Programa Cero Papel enviado a la Dirección Administrativa.

Informe ejecutivo presentado al Comité Técnico de coordinación de Control Interno, donde se plasman cada uno de los hallazgos sujetos a modificación de fechas.

AUDITORIAS INTERNAS

Se presentó al Sr. Superintendente en forma conjunta con la Oficina Asesora de Planeación el Cronograma de Auditorías Internas, el cual fue aprobado por el Sr. Superintendente en Comité Directivo. Se anexa carpeta del cronograma debidamente aprobado.

De conformidad con este cronograma a la fecha se han realizado las siguientes Auditorias en Coordinación con la Oficina Asesora de Planeación: Auditoria a la Oficina de Registro de Bucaramanga Junio 20 de 2012, Auditoria Orientación Inspección vigilancia y control de la función Notarial en Junio 14 de 2012, Gestión Financiera Junio 21 de 2012, Gestión Tecnológica junio 21 de 2012, Gestión Servicios atención al ciudadano Junio 26 de 2012. Está pendiente que los funcionarios encargados de la realización de las Auditorias presenten los respectivos informes y las No conformidades.

COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

Se efectuó el Comité de Coordinación de Control Interno, llevado a cabo en la sala de juntas del despacho desarrollando la siguiente Agenda.

Formalizar la modificación de las fechas correspondiente a las 9 metas vencidas a Diciembre de 2011 y Aprobar por parte del comité las nuevas fechas dentro del plan de mejoramiento correspondiente a las 9 Metas vencidas con corte a diciembre de 2011, con el fin de darle cumplimiento en la vigencia de 2012.

En el desarrollo del Comité se presentó por parte de la Oficina de Control Interno el informe ejecutivo de aquellas metas las cuales a 31 de Diciembre del 2011 se encontraban incumplidas y que correspondía presentar al comité las debidas justificaciones por parte de cada uno de los responsables y efectuar una modificación a las fechas para cumplirlas en el año 2012. Esta modificación de fechas debe ser tenida en cuenta por la Oficina de

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Control Interno para el Plan de Mejoramiento a presentar en el SIRECI en el mes de Julio del presente año, las justificaciones del no cumplimiento se encuentran debidamente soportadas y fueron aprobadas en el Comité de Coordinación de Control Interno. Se entrega el Acta del Comité Técnico debidamente firmada por los Asistentes, con los Anexos detallados de las 9 metas vencidas y las fechas debidamente aprobadas. En el informe también se deja constancia del Cumplimiento del plan de Mejoramiento del total de metas existentes 382, se han cumplido a la fecha 324, con un porcentaje de cumplimiento del 84.82%. PARTICIPACIÓN EN COMITÉS

Participación en el Comité de Revisión de la Alta Dirección. Mayo de 2012

Participación a los Comités Directivos de la Entidad, participación semanal.

Participación en el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable el día 27 de Junio de 2012.

Comité de Coordinación de Control Interno, 25 de Junio de 2012. FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL

Mensaje de la Cultura del Autocontrol publicado el 10 de Mayo de 2012, dirigido a todos los funcionarios de la SNR

Participación en la Capacitación del SIIF realizada por la Dirección Financiera, para que la Oficina de control Interno sensibilizara a los funcionarios que asistieron sobre el Tema del AUTOCONTROL, capacitación que fue realizada por la Jefe Encargada y el profesional de control Interno Leonardo Torres Galán.

EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS Informe de Seguimiento a los Riesgos Inaceptables expuestos en la reunión de revisión de la Alta Dirección, presentado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y a cada uno de los líderes del proceso. Del cual se estableció una vez evaluados que de los cinco (5) riesgos con nivel INACEPTABLES en el Nivel Central y que evaluados el cumplimiento de sus acciones tres (3) pasaron a nivel Moderado.

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OTROS

Acompañamiento al Grupo de Gestión Notarial para la revisión de un Puesto de trabajo.

En el proceso de auditoría que estaba adelantando la Contraloría General de la República a los proyectos de inversión de la Entidad, se consolidaron las respuestas presentadas a las observaciones de cada uno de los responsables de éstas y fueron documentadas y presentadas a la CGR.

Se envió a la Oficina Asesora de Planeación las Sugerencias al PEI 2012/2014.

VISITAS REALIZADAS A LAS OFICINAS DE REGISTRO. Se presentó cronograma de visitas a Oficinas de Registro, La Oficina de Control interno practicó visitas a las Oficinas de Registro de Bucaramanga, Pasto, Ipiales, Cali, Pereira e Ibagué. Se presentaron los informes de las visitas de Bucaramanga y Cali. Dentro de estas visitas se evaluaron los siguientes temas: Evaluación al Plan de Mejoramiento, Evaluación de los Riesgos, Evaluación del Control Interno Contable y seguimiento a Contratos. CAPACITACIÓN Por instrucciones del Sr. Superintendente, los funcionarios de Control Interno requieren brindárseles una capacitación, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación programo una capacitación de Auditorías Internas a las cuales asistieron funcionarios de la Oficina. Sin embargo se requiere solicitar otras capacitaciones a la Oficina de Capacitaciones. Igualmente en la Capacitación del SIIF, el funcionario Leonardo Torres asistió. Tres de los funcionarios de Control Interno están capacitados en el tema de Auditorías Internas Leonardo Torres, Claudia Mongui y Abel Amaya por esta razón han brindado su asesoría a los otros funcionarios, con el fin de dar cumplimiento a los informes generados por la Oficina en el periodo del encargo, igualmente con el apoyo e instrucciones por parte de la Jefatura encargada se logró cumplir con los informes.

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INFORMES DE AUDITORIAS PENDIENTES

o Informe Auditoria Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales (Leonardo Torres, Claudia Mongui y María Fernanda Reyes). Quedo pendiente por la incapacidad de la funcionaria Claudia Monguí la cual fue operada.

o Informe contratos de prestación de servicios (Raquel Cecilia Oyuela Páramo), está realizando la evaluación a los contratos, para presentar el informe.

o Informe Proyecto de Inversión (Zaida Padilla). Es importante que dentro de las visitas a las Oficinas de Registro se incluya el seguimiento a estos proyectos. La funcionaria asignada se ha encontrado incapacitada.

o Informe de seguimiento y evaluación al SAC- Diciembre de 2011. El Informe se discutió con la Coordinadora de Grupo en el cual manifestó no estar de acuerdo con alguna observación y Abel lo tiene pendiente de revisar con la Oficina de Informática para hacer los ajustes.

o Informes de Auditorías Internas por entregar por parte de los Auditores de Calidad.

Una vez la CGR entregue el informe final de la Auditoria a los proyectos de inversión es necesario coordinar con las áreas involucradas para realizar el Plan de Mejoramiento. Es importante aclarar que durante este tiempo se trabajó con los funcionarios asignados a la Oficina de Control Interno, pero con la novedad que dos de ellos han estado incapacitados para la culminación de sus tareas.

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INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL · Política integral para la restitución de tierras:...

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