INFORME DE INDICADORES DE GESTION 2015 · Web viewAuthor Cristian Armando Velandia Created Date...

INFORME DE AVANCE DE PLAN DE ACCIÓN E INDICADORES DE GESTIÓN SEGUNDO TRIMESTRE 2017GRUPO DE PLANEACIÓN

2017

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME TRIMESTRAL

AGOSTO/2017

INTRODUCCIÓN El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad, diseñados a partir del direccionamiento estratégico y de la caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos trimestrales a la información y su respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la ejecución física de la Entidad a y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados. A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los procesos, correspondientes al periodo abril-junio de 2017 con su correspondiente resultado.

1. METODOLOGÍA El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional especializado de planeación a través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este informe se consolida trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe determinar los avances de la ejecución de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.

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El avance de los indicadores para el segundo trimestre de 2017 en general ha sido satisfactorio, sin embargo tras la revisión y compilación de los diferentes indicadores el área de Planeación realiza aclaraciones y observaciones pertinentes para algunos indicadores que no presentan los avances esperados.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 80 % InsatisfactorioMayor o igual a 80 % y menor a 90 % AceptableIgual o mayor a 90% Satisfactorio

Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los siguientes

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 40 % Insatisfactorio

Mayor o igual a 40% y menor a 45 % AceptableMayor a 45 % Satisfactorio

Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a continuación:

Tipo de indicador Características

Avance acumulado

Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actualEl objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre períodos reportados.

Avance ponderadoCorresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe ser igual a 100%.

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2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

Figura 1 Mapa de procesos ICC

En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro macro procesos:

Estratégicos Misionales Apoyo Control y evaluación

A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores de gestión durante el trimestre 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo.

Nota:Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo 1 a este informe FICHA DE INDICADORES CUARTO TRIMESTRE.

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3. PROCESOS ESTRATÉGICOS En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por el proceso de Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión ambiental), Alianzas (Relaciones Interinstitucionales), y Talento Humano. En general este macroproceso tiene un cumplimiento satisfactorio a pesar de la carencia del reporte de Gestión Jurídica.

SATISFACTORIO

INDICADORES ACUMULADOS47.6%

SATISFACTORIO

INDICADORES PONDERADOS100%

3.1 PlaneaciónEl proceso de Planeación presenta los siguientes resultados.

IndicadorPeriodicidad Corte Resultado

1. Formulación estratégica.

Anual Acumulado 100%

2. Revisión estratégica Anual Acumulado 100%

3. Actualización de las herramientas de

Trimestral Acumulado 100%

4. Seguimiento Proyectos de Inversión


5. Transparencia administrativa

Semestral Acumulado 45%

6. Información dirigida a entes de Control

Trimestral Ponderado 100%

3.2 OrganizaciónEl proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes resultados:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

5

1. Sistema Integrado de Gestión mejorado Trimestral Acumulado 54%

2. Sistema Integrado de Gestión Divulgado


1. Representación judicial en sede administrativa y judicial

Semestral Acumulado No se presentó reporte del trimestre

2. Actos Administrativos Semestral Acumulado No se presentó reporte del trimestre

3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado No se presentó reporte del trimestre

3.3 AlianzasEste proceso corresponde a los indicadores de Relaciones Interinstitucionales y su primera medición ocurre en este segundo trimestre del año por petición de la responsable del proceso, debido a la reformulación de los procedimientos del área.

Indicador Periodicidad Corte Resultado1. Gestión, control y seguimiento sobre el estado de los convenios

TrimestralAcumulado 0%

2. Gestión de actividades interinstitucionales (ELE FOCALAE)

SemestralAcumulado 50%

3. Realización de actividades interinstitucionales


3.4 Talento HumanoLos seguimientos a los indicadores de Talento Humano reportan la siguiente información. Para el segundo semestre del año se ha solicitado una revisión de los indicadores puesto que estos no se modificaron a principios de año.

Indicador Periodicidad Corte ResultadoOportunidad en la respuesta a solicitudes Trimestral Acumulado 90%

Efectividad en las capacitaciones Trimestral Acumulado 23%

Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar social e

Trimestral AcumuladoNo se reportó esta actividad

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incentivos.

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4. PROCESOS DE APOYOLos procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores extensa asociados a sus diferentes actividades entre las cuales el proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera, los respectivos resultados del trimestre se presentan a continuación:

En general los procesos de apoyo tienen un nivel satisfactorio con la salvedad de no contabilizar los indicadores de Gestión Documental los cuales no se reportaron y no se tienen en cuenta dentro de este cómputo. A partir del tercer trimestre se recomienda como acción correctiva y de mejora presentar los reportes correspondientes a esta área así tengan avances bajos, se sugiere implementar un plan de implementación con indicadores alineados al Plan de Acción y Plan Estratégico.

SATISFACTORIO

INDICADORES ACUMULADOS53%

SATISFACTORIO

INDICADORES PONDERADOS94.4%

4.1 FinancieroEste proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se evidencia a continuación:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Planeación del Presupuesto Gastos

Trimestral Acumulado 44%.

2. Planeación del Presupuesto Ingresos


3. Ejecución del Rezago presupuestal (Reservas presupuestales)


8

1. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos de Personal


2. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos Generales


3. Porcentaje de PAC ejecutado; Vigencia Inversion


4. PAC ejecutado rezago


5. PAC ejecutado de las cuentas por pagar


1. Consolidación de la información contable


2. Estados Financieros Trimestral Ponderado 60%

3. Presentación de Informes externos


4. Efectividad de obligaciones tributarias


4.2 Tecnologías de la informaciónIndicador Periodicidad Corte Resultado

1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 98,5%

2. Administración de infraestructura


3. Gestión de seguridad de la información

Trimestral Ponderado 97.5%

4. Campañas de educacion tecnológica


5. Aseguramiento de la plataforma tecnológica


7. Ejecución de proyectos

Semestral Acumulado N.A

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4.3 Comunicaciones Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Difusión comunicativa (externa)


2. Difusión comunicativa (interna)


3. Acompañamiento agenda de eventos


4. Desarrollo actividades comunicativas temas coyunturales


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4.4 AdquisicionesIndicador Periodicidad Corte Resultado

1. Procesos contractuales realizados


2. Procesos contractuales publicados


4.5 Gestión DocumentalEn el área de Gestión Documental persisten situaciones particulares dentro de la medición de sus indicadores los cuales a pesar de contar con el apoyo institucional no presentan mediciones pues el área manifiesta que aún no se ha dado inicio a las Transferencias Documentales ni a la implementación de las Tablas de Retención las cuales están en proceso de revisión por parte del Archivo General de la Nación. Las restantes actividades del grupo de Gestión Documental como lo son recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios que corresponden al indicador informado se reportan satisfactoriamente.

4.6 InfraestructuraIndicador Periodicidad Corte Resultado

Porcentaje de áreas adecuadas y/o construidasYerbabuena


Porcentaje de áreas adecuadas y/o construidasCasa de Cuervo


Mantenimiento de las áreas y bienes del ICC Trimestral Acumulado 40%

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5. PROCESOS MISIONALES En este apartado del informe se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los procesos misionales de la entidad, al proceso de formación desarrollado por la unidad académica Seminario Andrés Bello (Maestrías y Educación Continua), la Gestión Editorial que contempla las actividades de la Imprenta Patriótica y el Sello editorial (Ediciones y coediciones), ELE Colombia y los servicios de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.

ELE Colombia posee un indicador con metas programadas en el tablero de Indicadores de la Presidencia de la República que evalúa y registra su seguimiento a través del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA liderado desde el Departamento Nacional de Planeación, allí se gestiona el manejo de la información relacionada con la agenda de evaluación a indicadores del Plan Nacional de Desarrollo.

Por otro lado a los grupos de Investigaciones (Lingüística y Literatura), debido a su dinámica académica y producción que no se puede limitar a indicadores de gestión administrativos registran su información en la plataforma C-VLAC y Group Lac de Colciencias. Para presentar estos temas se dedica un informe adicional Anexo 2. Informe trimestral consolidado de investigación.

Vemos así que los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2 (Seminario Andrés Bello, Programa ELE Colombia), alcanzan un rango de desempeño satisfactorio en sus indicadores acumulados con un 57.6% de avance hasta la fecha del 30 de junio, donde sus resultados se enfocan fundamentalmente al desarrollo y puesta en marcha de los programas académicos. Adicionalmente el indicador de ELE Colombia presenta un avance satisfactorio pero se debe tener clara la meta frente al avance obtenido a la fecha para lograr cumplir este compromiso.

Por otra parte la Gestión editorial refleja un cumplimiento aceptable pues hay un avance del 78% sobre el total de las actividades planificadas para el año, a pesar de los avances reportados se alerta en el cumplimiento de las metas propuestas en su Plan de Acción pues estas no se enviaron en las fechas acordadas a Planeación y a la fecha no se tiene oficializado el Plan Actualizado.

Finalmente, para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus indicadores son medibles bajo criterios diferentes dadas las características de sus actividades por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva.

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5.1 FormaciónMacro

proceso Proceso Nombre del indicador Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

MIS

ION

ALE

S

SEM

INA

RIO

AN

DR

ÉS

BEL

LO1. Educación continua 71%

57,6%AcumuladoSatisfactorio

2. Procesos de autoevaluación 50%

3. Matriculas 52.27%

4. Relación docentes estudiantes(Número estudiantes por cada docente)

20%Observación:Se miden con corte anual y una vez finalizados los procesos de formación.

5. Deserción0%

Indicador no porcentual

ELE

CO

LOM

BIA 1. Profesores formados en el Diplomado

de Pedagogía y Didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE), de manera presencial y virtual. (Indicador Sinergia)

50%

Acumulado Satisfactorio

Este Indicador es el mismo reportado en el tablero de indicadores de presidencia en la plataforma SINERGIA.Presenta 88 estudiantes formados en Diplomado Virtual y 24 en Diplomado presencial.

5.2 Editorial

Macro proceso Proceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por

proceso

MIS

ION

AL

GES

TIO

N E

DIT

OR

IAL

1. Impresión de Proyectos Editoriales80%

Acumulado

78.3 %

En los indicadores acumulados.

2. Coediciones50%

Acumulado

3. Publicaciones Electrónicas90%

Acumulado

4. Publicaciones electrónicas100%

Acumulado5. Aprovechamiento de recursos(Este indicador se mide sobre los recursos que dispone el ICC para la Gestión Editorial para la vigencia)

100%Acumulado

6. Participación en eventos divulgativos del libro

50%Acumulado

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5.3 Gestión de bibliotecas

Macro proceso Proceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por

procesoM

ISIO

NA

L

GES

TIÓ

N D

E B

IBLI

OTE

CA

S1. Adquisición de Material Bibliográfico

67%Acumulado

En general se puede interpretar el avance en el proceso como satisfactorio tras evaluar su desempeño durante el año

2. Prestación del Servicio 2% Aceptable

3. Satisfacción de usuariosIndicador de corte

anual

(No presenta reporte en este período de medición)

Los indicadores correspondientes a la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni arrojan los siguientes resultados:

El indicador de prestación del servicio se encuentra un punto por debajo de la meta establecida para la vigencia; a pesar estar un punto por debajo de la meta, durante lo corrido del año, el indicador se mantiene en el 2%.

"En el mes diciembre se aplicará la encuesta de satisfacción para el diligenciamiento de los usuarios se tomarán en cuenta todas las encuestas diligenciadas en su totalidad y una vez revisados los resultados, se evidenciara la satisfacción de los usuarios con los servicios de la biblioteca” Adicional a esta actividad se ha trabajado con el área de Servicio al Ciudadano con el objetivo de unificar las encuestas de las diferentes áreas de servicio.

5.4 Gestión de MuseosPara este último reporte de indicadores el área de Museología reporta sus avances haciendo énfasis que el incumplimiento del indicador 2 se subsanará en el período restante del daño y mencionan que se ha avanzado por encima de la meta planeada en el indicador 3 por lo tanto se efectuará una solicitud de reformulación de la meta debido a imprevistos que obligaron a trabajar en las actividades que dan paso a este indicador.

Macro proceso Proceso Nombre del indicador

Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

MIS

ION

ALE

S

MU

SEO

LOG

ÍA

1. Museología 40%Acumulado

51%

2. Investigación de coleccionesLa primera exposición de 2016 se abrió al público el 23 de abril.

18%Acumulado

3. Conservación: Piezas sometidas a procesos de conservación preventiva

124%Acumulado

4. Conservación: Estados de 33.5%

14

conservación (elaboración)Acumulado

5. Registro ColeccionesLos procedimientos de registro se han postergado e iniciarán durante el tercer trimestre del año, debido a las actividades de desmontaje y montaje de las exposiciones realizadas en 2015.

40%Acumulado

6. Comunicación Educativa: Visitas guiadas

51%Acumulado

7. Comunicación Educativa: Visitantes55%

Acumulado

6. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación

El equipo de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante las actividades realizadas y las 2 auditorías adelantadas que en general se han enfocado en la valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno. Este proceso refleja un avance satisfactorio pero sus indicadores se activarán a partir del segundo semestre del año.

Por su parte en el proceso de Control Interno Disciplinario se han atendido, asistido y sustanciado todas las quejas, en pro de los intereses Institucionales. Aunque veamos que el indicador de evacuación de procesos marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que este indicador depende de que los procesos estén sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002 y a los cambios de subdirección y temas procedimentales, razón por la cual no se dio terminación a ningún proceso.

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Macro proceso Proceso Subproceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por proceso

PRO

CES

OS

DE

MO

NIT

OR

EO, C

ON

TRO

L Y

EV

ALU

AC

IÓN

CO

NTR

OL

INTE

RN

O D

E LA

GES

TIÓ

N

CO

NTR

OL

Y EV

ALU

AC

IÓN

1. Porcentaje de cumplimiento del Plan Auditorias

Este indicador se activa en el tercer trimestre del 2017

Por reformulación de los indicadores

y de acuerdo al Plan de Acción del equipo de

Control Interno la primera medición

de estos indicadores se hará a partir de tercer trimestre

del año.

2. Elaboracion de Informes de Auditoria


3. Atención a las observaciones dadas por la Contraloría


CO

NTR

OL

INTE

RN

O

DIS

CIP

LIN

AR

IO

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

DIS

CIP

LIN

AR

IO

1. Oportunidad en la atención a quejas100%

Ponderado 100%

2. Evacuación de procesos

N.AVer observación del área en el tablero de indicadores de cuarto trimestre

No

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7. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

El seguimiento a la ejecución presupuestal se ha efectuado de maneras diversas y multinivel para lograr las metas establecidas tanto en el Plan Anual de Adquisiciones, Plan Contractual así como en la programación de las metas de programación presupuestal PAC. La revisión se realiza de forma periódica en el marco del Equipo de apoyo al Plan Anual de Adquisición conformado por Gestión Financiera, Gestión Contractual y Planeación en acompañamiento de la Subdirección Administrativa y Financiera, a corte del mes de Junio la situación de ejecución presupuestal es la siguiente para los presupuestos de inversión y funcionamiento.

COMPROMISO SIN COMPROMISO OBLIGACION SIN OBLIGACIÓN APR. VIGENTE

Funcionamiento compromisos $ 3.804.001.443 $ 2.860.436.092 $ 3.204.201.826 $ 3.460.235.709 $ 6.664.437.535

Inversión $ 4.637.741.798 $ 771.210.799 $ 2.159.608.301 $ 3.249.344.296 $ 5.408.952.597

Total $ 8.441.743.241 $ 3.631.646.891 $ 5.363.810.127 $ 6.709.580.005 $ 12.073.390.132

57%

43%

Compromisos Presupuesto de funcionamiento

ComprometidoSin comprometer

86%

14%

Compromisos Presupuesto de inversión

ComprometidoSin comprometer

48%52%

Obligaciones Presupuesto de funcionamiento

Obligado Sin obligar

40%

60%

Obligaciones Presupuesto de inversión

Obligado Sin obligar

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8. OBSERVACIONES GENERALES

Las áreas de la entidad que cuentas con indicadores activos, realizaron el reporte correspondiente al segundo trimestre del 2017. La consolidación del reporte se llevó a cabo en el mes de enero del 2017. A continuación se señalan algunas de las principales observaciones a los reportes entregados.

Continuamos evidenciando a partir de los reportes que de las diferentes áreas las siguientes deben prestar atención especial a su tablero de Indicadores (Gestión documental, Gestión Editorial, Gestión Jurídica, y Control Interno Disciplinario) pues dentro de sus reportes no se detallan, las observaciones que dan sustento a la información rendida y no se aportan los datos suficientes para determinar la calidad de la información suministrada. Esta situación persiste a pesar de las jornadas dispuestas por el grupo Planeación para establecer acompañamiento al diligenciamiento de los formatos. Es de recordar que la semana posterior al cierre de cada trimestre se dispone de tiempo para atender las observaciones, dudas o inquietudes de las áreas en relación con su tablero de indicadores.

Se mantienen las señales de alarma que llaman a la pronta implementación de puntos de control y atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de Gestión Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 (ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e integridad de la información disponible del Instituto.

Se recomienda que el área de Comunicaciones y Prensa tenga una reorganización de la perspectiva estratégica del área y mejorar su gestión tomando responsabilidades frente a temas transversales para la institución (Ley de Transparencia, Estrategia de Gobierno en Línea) articulándose con áreas como Planeación, Gestión Documental y Tecnologías de la Información.

Relaciones Interinstitucionales formalizó para la vigencia 2017 sus indicadores de gestión y medición de actividades realizadas, y a partir de esta medición se cuenta con indicadores para este proceso.

Nota:

Si desea consultar a detalle la información de los Indicadores reportadas por las áreas ver anexo 1 Tablero de indicadores de gestión segundo trimestre

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8. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS

Los líderes de proceso deben tener presente el cronograma de reporte de indicadores trimestral establecido desde inicios de la vigencia para organizar su esquema de reportes internos pues la demora en el informe de un área causa retraso en la compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero (0) para indicadores ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año.

Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto, después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser necesario la modificación de los indicadores que así́ lo requieran.

Los resultados deben ser socializados en cada una de las dependencias responsables del proceso, al igual las acciones de mejora.

Los indicadores de proceso deben venir acompañados del respectivo análisis de datos, si el resultado fue de cumplimiento explicar las estrategias y actividades para ese buen resultado, si estuvo en zona de alerta que faltó para lograr el cumplimiento y si se ubicó en zona de alerta cual fue la causa raíz para ese mal desempeño.

Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente deben estar disponibles para efectos de auditoría.

La oficina de Planeación enviará a principios de la vigencia el cronograma de reporte y previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de reporte que tengan lugar.

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6. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A DICIEMBRE DE 2016

El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.

Rango Estado del Avance

Proponer políticas para proteger la diversidad lingüística de la nación. N.A

Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y cuervo. ACEPTABLE43% Acumulado

Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. SATISFACTORIO49% Acumulado

Crear estrategias de comunicación que faciliten la divulgación de los productos y servicios del Instituto Caro y Cuervo.

SATISFACTORIO60.9% Acumulado

Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de acuerdo con sus necesidades.

No aplica este período PonderadoSATISFACTORIO54.8% Acumulado

Propender por la excelencia administrativa y financiera.

SATISFACTORIO63% AcumuladoACEPTABLE87.5% Ponderado(Excluyendo Gestión Documental)INSATISFACTORIO47.7% Ponderado (Incluyendo Gestión Documental)

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