INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2016

Fernando Santamaría Luna

Gerente

Marlon López Sánchez Director de Planeación

Cesar Alexander Gaitán Sub Gerente Área Financiero

Andrés Fabián Amaya Sub Gerente Área Administrativa

Vicente García Parra Sub Gerente Área Distribución

Rahomir Rivas Sub Gerente Área Comercial y Mercadeo

Yenny Johana Rodríguez Pineda Secretaria General y Jurídica

Yuri Alexander Lascarro Profesional 02 Control Interno

San José del Guaviare, enero de 2017

I. INTRODUCCION

La Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare - ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, se constituye bajo la iniciativa de la Administración Departamental con la figura de sociedad anónima el 30 de agosto de 2001, mediante Escritura Pública No. 848 de la Notaría Única de San José del Guaviare, inscrita en la Cámara de Comercio el 10 de septiembre de 2001, folio número 282 del libro respectivo.

El objeto social y Registro Único de Prestadores de Servicios públicos – RUPS de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, es Comercialización y Distribución de Energía Eléctrica en el Sistema Interconectado Nacional – SIN, Generación, Distribución y Comercialización de Energía en Zonas No Interconectadas – ZNI, prestando sus servicios en la actualidad en San José del Guaviare y en las localidades de El Retorno, Calamar, La Libertad, el Capricho y Puerto Concordia – Meta.

En cumplimiento al objeto social, la Empresa se encuentra sujeta a las disposiciones Constitucionales y Legales propias de la prestación de un servicio público domiciliario y en particular las de la energía eléctrica, establecidas en la ley 142 de 1994, modificada parcialmente por la Ley 689 de 2001, la ley 143 de 1994, las Resoluciones de la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, la Jurisprudencia, Los Estatutos Sociales y demás códigos, reglamentos, políticas y manuales de orden interno aprobados por la Junta Directiva; de las cuales se desprende que tanto la naturaleza como el régimen jurídico de una empresa de servicios públicos mixta, será de “carácter especial”; dado que algunos aspectos que lo regulan son públicos y otros privados, según lo establezca la norma; de allí, que ENERGUAVIARE S.A E.S.P sea una empresa mixta1, con régimen de derecho privado cuyos actos, contratos, régimen laboral y disciplinario, control interno, contrato de condiciones uniformes se sujeta al derecho privado y lo relacionado con condiciones para la prestación del servicio, determinación del consumo facturable, peticiones, quejas y recursos de los usuarios, metodologías tarifarias, facturación, subsidios, sistemas de información a los Usuarios, se rijan por el derecho público.

En cuanto al ejercicio del control, inspección y vigilancia de la prestación del servicio de energía encontramos que la misma, radica en cabeza de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y otros órganos con el alcance que expresamente establecen las normas, como son los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios, el Ministerio de Minas y Energía - MME, Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, Auditoría externa de gestión y resultados. Por su parte, el control, inspección y vigilancia como Sociedad Anónima, radica en cabeza de la Superintendencia de Sociedades y otros órganos con el alcance que expresamente establecen las normas como son las Cámaras de Comercio y el control fiscal, entendido en lo financiero, presupuestal, contable, de gestión y resultados, es ejercido en cabeza de la Contraloría. Finalmente, como administrador del mercado de energía mayorista (MEM) se encuentra XM- filial ISA.

1 Entiéndase por Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, aquella que su composición accionaria comprende capital público y privado, siendo más del cincuenta por ciento (50%) de dicho capital de carácter público.

II. OBJETIVO DEL INFORME

Presentar el informe de gestión de la Oficina de Control Interno adoptado por ENERGUAVIARE SA ESP.

III. ALCANCE DEL INFORME

La gestión realizada por la Oficina de Control Interno de ENERGUAVIARE SA ESP corresponde a la vigencia de 2016, segundo semestre.

IV. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

MISIÓN DE ENERGUAVIARE S.A. ESP ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. distribuye y comercializa energía eléctrica con altos estándares de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Nuestras actividades se desarrollan con criterios de efectividad, para garantizar la sostenibilidad empresarial y la generación del valor económico, con profundo respeto a nuestros grupos de interés, y el medio ambiente. VISIÓN DE ENERGUAVIARE SA ESP Ser reconocida para el 2020 como una empresa de distribución y comercialización de energía competitiva en la Amazo-Orinoquia Colombiana. Consolidada por sus iniciativas de modernización e incorporación de las mejores prácticas en sus procesos operativos, comerciales y financieros, basadas en el desarrollo del recurso humano y preservación del medio ambiente. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

I. Comprar, vender y comercializar energía eléctrica o de otras fuentes.

II. Construir y explotar centrales y/o plantas generadoras de energía y sub-estaciones, líneas de transformación, transmisión y redes de distribución de energía eléctrica.

III. Crear o participar en la creación de nuevas empresas de servicios públicos o de carácter mercantil, cuyo objeto sea afín a ENERGUAVIARE S.A. E.S.P.

IV. Adquirir, grabar y enajenar bienes muebles e inmuebles, corporales e incorporales y en general realizar todos los actos de comercio necesarios para el desarrollo del objeto social, tales como colocar o tomar dinero en mutuo, emitir acciones, celebrar contratos de arrendamiento, prestación de servicios.

V. Vender, comercializar, distribuir electrodomésticos a los suscriptores o usuarios del servicio de energía eléctrica domiciliaria.

VI. Vender, comercializar unidades de computadores de redes de datos, equipos de comunicaciones a entidades gubernamentales para el adelantamiento de programas educativos para la dotación y creación de aulas virtuales y salas de cómputo.

VII. Aplicar en la facturación de los usuarios suscriptores de energía eléctrica domiciliaria, la venta de servicios convenidos con entidades públicas y privadas, respetando las directrices de facturación de la superintendencia de servicios públicos.

PRINCIPIOS

Responsabilidad Transparencia Moralidad Igualdad Imparcialidad Eficacia Eficiencia Celeridad Buena Fe Legalidad

VALORES

Respeto Tolerancia Lealtad Institucional Confianza Participación Honestidad Compromiso Solidaridad Pertenencia Compañerismo Dialogo Presentación personal

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ENERGUAVIARE SA ESP

MAPA DE PROCESOS

POLITICA DE CALIDAD ENERGUAVIARE SA ESP como empresa distribuidora y comercializadora de energía garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y contractuales, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes con los más altos estándares de calidad. Contamos con personal competente, en constante comunicación y trabajo en equipo para identificar, analizar y eliminar todas aquellas actividades que no le agreguen valor a nuestro cliente, buscando la constante evaluación de cada uno de nuestros proveedores. Propendemos por la rentabilidad y eficacia a través de las mejores prácticas de operación y mantenimiento, con el fin de lograr la disponibilidad requerida y el mejoramiento continuo de los procesos. OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Cumplir oportunamente con los requisitos legales definidos para la calidad del servicio.

2. Disminuir el margen de inconsistencias en las lecturas de medidores, implementando un sistema de lecturas en tiempo real.

3. Establecer mecanismos que permitan la compra de energía a precios competitivos.

4. Aumentar la satisfacción de los clientes a través de un excelente servicio de distribución y comercialización de energía.

5. Atender oportunamente los PQRS de nuestros clientes, con trato cordial y respetuoso.

6. Mejorar continuamente los procesos del SGC, a través de la evaluación y seguimiento en función del cumplimiento de la política de calidad.

7. Desarrollar el plan de reducción de pérdidas, que permita incrementar los ingresos.

8. Fortalecer el talento humano mediante una constante formación que permitan mejorar el desempeño de los trabajadores.

V. SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENERGUAVIARE SA ESP

Por medio de la Resolución 054 de noviembre 27 de 2003 se crea el comité de control interno, acorde a la Ley 87 de 1993, la cual no aplica para la Empresa.

Por medio de la Resolución 001 de enero 25 de 2007 se adopta para la empresa la norma MECI1000:2005. Según Decreto 1599 de 2005, el cual no aplica para la Empresa.

Por medio de la Resolución 021 de noviembre 13 de 2008 se crea el Grupo de alta gerencia, MECI-calidad)

Mediante acto de Gerencia No 02 de mayo 4 de 2011 se modifica la resolución 021 de 2008.

Mediante acto de Gerencia No 010 de mayo 6 de 2011 se designa el equipo de trabajo y se asignan sus roles y responsabilidades en la estructura organizativa del Sistema de Gestión de Calidad.

Mediante acto de gerencia No. 031 de febrero 9 de 2012 se establece el sistema integrado de gestión y se unifica un solo comité para el proceso de implementación, seguimiento y control del sistema de gestión de calidad y control interno de ENERGUAVIARE SA ESP.

Mediante Acta de Comité de Calidad de fecha octubre 24 de 2013, el Grupo de Calidad decide eliminar el MECI 1000:2005 ya que no aplica para la empresa, por la naturaleza jurídica que tiene la misma.

Mediante Acta de Comité de Calidad de abril 8 de 2015 ENERGUAVIARE SA ESP, adopta e implementa nuevamente el MECI 1000.2014, según Decreto 943 de 2014, denominándose el Comité como Calidad –MECI. La decisión se toma para cumplir acciones correctivas ante la Contraloría Departamental y la Auditoría Externa de Gestión y Resultados.

Mediante Acta No. 3 de 2016 el Comité de Calidad – MECI aprueba el Programa Anual de Auditorías y el Plan de Acción de la Oficina de Control Interno; el Programa y el Plan son modificados y aprobados mediante Acta No. 6 de noviembre 24 de 2016.

VI. PLAN DE ACCIÓN APROBADO POR COMITÉ DE CALIDAD – MECI DE ENERGUAVIARE SA ESP

(5 DE JULIO A DICIEMBRE 31 DE 2016)

OBJETIVO CORPORATIVO: Fortalecimiento Institucional de la Empresa por cada área misional.

OBJETIVO ESPECÌFICO: Fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la ENERGUAVIARE SA ESP. ITEM PROCESO AREA ACTIVIDAD RESPONSABLE

EJECUTOR

SEGUIMIENTO META

TIEMPO UNIDAD

RECURSOS

1.

2.

FUNCIÒN DE

ACOMPAÑAMIE

NTO Y

ASESORÌA.

FUNCIÒN DE

EVALUACIÒN Y

SEGUIMIENTO

Todas las áreas

de la Empresa

Todas las áreas

de la Empresa

Acompañamiento al

cumplimiento del PGR

2015-2017.

Acompañamiento en la

elaboración de matrices

de riesgos por procesos

y de indicadores por

procesos.

10 Auditorias de

cumplimiento.

Evaluación del Control

Interno Contable.

Evaluación del SCI -

MECI 1000:2014 y

Sistemas de Gestión

Implementados.

Profesional 02

Control Interno

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno –

Profesional SGC

Profesional 02

Control Interno

Profesional 02

Control Interno

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

31/12/16

31/12/16

31/10/16

31/10/16

31/10/16

2 Informes.

2 certificaciones

Emitidas por la

Dirección de

Planeación

10 Informes.

1 informe

2 informes

Pormenorizados

1 informe

Ejecutivo Anual

Equipo de cómputo,

papelería, dependencias.

Equipo de cómputo,

papelería, dependencias

Equipo de cómputo,

papelería, dependencias

Equipo de cómputo,

papelería, dependencias

Equipo de cómputo,

papelería, dependencias

3

4

5

RELACION CON

ENTES

EXTERNOS

FOMENTO DEL

AUTOCONTROL

VALORACIÓN

DE RIESGOS

Todas las áreas

de la Empresa.

Todas las áreas

de la Empresa.

Todas las áreas

de la Empresa.

Seguimiento y

Evaluación al

cumplimiento del PGR

2015-2017 (Plan de

Acción/Plan de

Inversiones 2017).

Evaluación y

seguimiento al

tratamiento a las

Quejas, Sugerencias y

Reclamos.

Evaluación al

cumplimiento del Plan

Anticorrupción de la

Empresa

Seguimiento a Planes

de Mejoramiento.

Conferencias

conjuntamente con

profesional sistema de

calidad sobre

autocontrol y calidad

dirigidas a las áreas de

la Empresa

1 Campaña sobre

fomento del autocontrol

en la empresa.

Verificación al

cumplimiento de la

Política de Riesgos por

procesos y las acciones

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

30/06/16

31/12/16

31/12/16

31/12/16

31/12/16

30/11/16

31/12/16

2 informes

2 informes

1 Informe

5 Informes

6 conferencias /

Listados de

Asistencia,

Registros

Fotográficos

1 folleto y

10 mensajes

promocionales

1 Informe

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

para mitigar los riesgos

establecidas en la

matriz de riesgos.

Verificación al

cumplimiento de la

Política de Riesgos

Anticorrupción y de las

acciones establecidas

por la empresa para

mitigar los riesgos

anticorrupción

definidos.

Profesional 02

Control Interno.

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

31/12/16

1 Informe

Equipo de cómputo,

papelería, cronograma,

dependencias,

normatividad.

VI. EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN APROBADO POR COMITÉ DE CALIDAD – MECI

ITEM PROCESO AREA ACTIVIDAD RESPONSABLE

EJECUTOR

SEGUIMIENTO META

TIEMPO UNIDAD

Cumplimiento

1.

2.

FUNCIÒN DE

ACOMPAÑAMIE

NTO Y

ASESORÌA.

FUNCIÒN DE

EVALUACIÒN Y

SEGUIMIENTO

Todas las áreas

de la Empresa

Todas las áreas

de la Empresa

Acompañamiento al

cumplimiento del PGR

2015-2017.

Acompañamiento en la

elaboración de matrices

de riesgos por procesos

y de indicadores por

procesos.

10 Auditorias de

cumplimiento.

Evaluación del Control

Interno Contable.

Evaluación del SCI -

MECI 1000:2014 y

Sistemas de Gestión

Implementados.

Seguimiento y

Evaluación al

cumplimiento del PGR

2015-2017 (Plan de

Acción/Plan de

Inversiones 2017).

Profesional 02

Control Interno

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno –

Profesional SGC

Profesional 02

Control Interno

Profesional 02

Control Interno

Profesional 02

Control Interno.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

31/12/16

31/12/16

31/10/16

31/10/16

31/10/16

30/06/16

2 Informes.

2 certificaciones

Emitidas por la

Dirección de

Planeación

10 Informes.

1 informe

2 informes

Pormenorizados

1 informe

Ejecutivo Anual

2 informes

100%

100%

100%

100%

100%

100%

3

4

5

RELACION CON

ENTES

EXTERNOS

FOMENTO DEL

AUTOCONTROL

VALORACIÓN

DE RIESGOS

Todas las áreas

de la Empresa.

Todas las áreas

de la Empresa.

Todas las áreas

de la Empresa.

Evaluación y

seguimiento al

tratamiento a las

Quejas, Sugerencias y

Reclamos.

Evaluación al

cumplimiento del Plan

Anticorrupción de la

Empresa

Seguimiento a Planes

de Mejoramiento.

Conferencias

conjuntamente con

profesional sistema de

calidad sobre

autocontrol y calidad

dirigidas a las áreas de

la Empresa

1 Campaña sobre

fomento del autocontrol

en la empresa.

Verificación al

cumplimiento de la

Política de Riesgos por

procesos y las acciones

para mitigar los riesgos

establecidas en la

matriz de riesgos.

Verificación al

cumplimiento de la

Política de Riesgos

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Profesional 02

Control Interno.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

Contraloría

Departamental.

Comité MECI-

CALIDAD/ Revisor

Fiscal/ AEGR/

31/12/16

31/12/16

31/12/16

31/12/16

30/11/16

31/12/16

31/12/16

2 informes

1 Informe

3 Informes

6 conferencias /

Listados de

Asistencia,

Registros

Fotográficos

1 folleto y

10 mensajes

promocionales

1 Informe

1 Informe

100%

0%

100%

100%

100%

0%

0%

Anticorrupción y de las

acciones establecidas

por la empresa para

mitigar los riesgos

anticorrupción

definidos.

Contraloría

Departamental.

VII. OBSERVACIONES

1. El Plan de Acción de la Oficina de Control Interno se presenta y aprueba para ser ejecutado en el segundo semestre de 2016, articulado con el Programa de Auditorías, debido a que en el primer semestre el Gerente de turno dejo la empresa sin Auditoría Interna, violándose los Estatutos de Constitución de la Sociedad, las Leyes 142 de 1994, 689 de 2001, 1474 de 2011, 87 de 1993 y Reglamentarios, Decreto 943 de 2014, Resoluciones CREG 053 de 2000, CREG 072 de 2002.

2. La acción evaluación al cumplimiento del Plan Anticorrupción de la Empresa y de Atención al Ciudadano que aparece relacionada en el Rol Función de Evaluación y Seguimiento presenta un 0% de avance, debido a que la empresa no lo elaboró y publicó en el sitio web, en cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 articulo 73, reglamentada por el Decreto Nacional 2641 de 2012.

3. La acción verificación al cumplimiento de la Política de Riesgos por Procesos y las acciones para mitigar los riesgos establecidas en la Matriz de Riesgos que aparece relacionada en el Rol Valoración de Riesgos, presenta un avance del 0% debido a que la Junta Directiva aprobó la Política y la Matriz mediante Acta No. 130 de septiembre 28 de 2016, pero fue publicada por la Profesional de Comunicaciones a los líderes de procesos y subgerentes solo hasta el 22 de diciembre de 2016, bajo iniciativa del Responsable de Control Interno. Es de anotar que la Dirección de Planeación no dio a conocer los documentos aprobados oportunamente.

4. En el Rol Función de Evaluación y Seguimiento al momento de evaluar el MECI 2014 se evalúa el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad adoptado por la empresa mediante la NTC ISO 9001:2012; así mismo en las Auditorías de Cumplimiento ejecutadas se evalúan los Sistemas de Gestión Ambiental y OHSAS.

5. Finalmente, la acción Verificación al cumplimiento de la Política de Riesgos Anticorrupción y de las acciones establecidas por la empresa para mitigar los Riesgos Anticorrupción definidos, que aparee relacionada en el Rol Valoración de Riesgos, presenta un avance del 0% debido a que la empresa no efectuó el ejercicio de identificación y por ende de mitigación.

YURI ALEXANDER LASCARRO Profesional 02 Control Interno Esp. En Auditoria Forense

Esp. En Alta Gerencia