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Informe de gestión semestral sobre
el fomento de cultura de control
Oficina de Control Interno. segundo semestre de 2015
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Informe de gestión semestral sobre el fomento de la cultura de control
CONTENIDO
1. Introducción
2. Objetivos
3. Plan de actividades para la vigencia 2015 sobre fomento de cultura de control
4. Actividades ejecutadas en el segundo semestre de 2015 sobre fomento de cultura de control.
5. Nivel de avance de las actividades sobre fomento de cultura de control
en el año de 2015.
6. Impacto de las actividades realizadas para el fomento de cultura de control para la vigencia 2015.
7. Aprendizajes y aciertos durante la ejecución de las actividades de fomento de cultura de control.
8. Problemas y dificultades presentados en la ejecución de las actividades de fomento de cultura de control.
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1. Introducción
En el transcurso de la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno de la
Defensoría del Pueblo adelantó una serie de actividades en cumplimiento de
su función de “Fomento de la Cultura de Control” la cual, según el Manual
Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014, consiste en “elaborar y construir herramientas e instrumentos
orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la
autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional”.
Estas actividades para el fomento de la cultura de control, se encuentran
enmarcadas en el plan que la Oficina de Control Interno proyectó para su
ejecución desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2015.
Así pues, en aras del seguimiento y evaluación que son necesarios para la
retroalimentación y mejoramiento de cualquier actividad, el presente
informe realiza un recuento de las actividades planeadas versus las
ejecutadas para el fomento de la cultura de control en la Defensoría del
Pueblo. Así mismo, identifica el impacto del plan para el fomento de cultura
de control y los principales aprendizajes, aciertos, problemas y dificultades
que se suscitaron en cumplimiento de este rol.
1. Objetivos
- Presentar las actividades realizada para el fomento de cultura de control
en el segundo semestre de 2015.
- Establecer el nivel de ejecución y avance del plan para el fomento de la
cultura del control formulado por la Oficina de Control Interno para la
vigencia 2015.
- Determinar el impacto así como los principales aprendizajes, aciertos,
problemas y dificultades que se presentaron durante la ejecución de las
actividades para el fomento de la cultura de control para la vigencia 2015.
2. Plan de actividades para el primer semestre 2015 sobre
fomento de cultura de control.
Con el fin de generar una cultura de autocontrol y de autoevaluación en la
Defensoría del Pueblo que permita la evaluación, control y mejoramiento
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continuo de cada de todos los planes, proyectos, procesos, procedimientos y
actividades en la entidad, la Oficina de Control Interno realizó un plan para el
año 2015, dentro del cual se proyectaba la realización de las siguientes
actividades:
Descripción de la actividad
1 Actualización total de la Cartelera de la Oficina de Control Interno.
2 Reunión con el equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno para la definición de algunas estrategias para la promoción y divulgación del autocontrol y la autoevaluación.
3 Reunión con el Jefe de la Oficina de Planeación.
4 Reunión un el Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional.
5 Diseño del personaje virtual que servirá de vehículo transmisor para los temas de autocontrol y autoevaluación.
6 Realización de diseños para la campaña de expectativa y lanzamiento del personaje virtual.
7 Programación de actividades para la campaña de expectativa y lanzamiento del personaje virtual.
8 Realización de actividades para la expectativa y lanzamiento del personaje virtual.
9 Programación de actividades para la realización del día del autocontrol.
10 Realización de actividades para el día del autocontrol.
11 Realización de programación para el reconocimiento de las mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD por sobresalir en la socialización de aspectos referidos al autocontrol.
12 Realización de programación para la Tips para el autocontrol y autoevaluación en el marco de las capacitaciones virtuales que realiza la Oficina de Planeación de forma mensual.
13 Realización y Divulgación de Tips para el autocontrol y autoevaluación en el marco de las capacitaciones virtuales que realiza la Oficina de Planeación de forma mensual.
14 Realización y publicación de boletines y tips para el autocontrol y autoevaluación en la Paloma mensajera y en las carteleras de la entidad.
15 Realización y publicación de 2 videos sobre autocontrol y autoevaluación.
16 Realización de cronograma de actividades para la premiación de los mejores equipos de trabajo en la implementación del autocontrol y de la autoevaluación.
17 Realización de actividades para la premiación de las mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD.
18 Realización de conversatorios de autocontrol.
19 Actualización de la información de la Oficina de Control Interno en la página web institucional.
20 Realización de informes de gestión sobre las actividades de autocontrol realizadas.
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3. Actividades ejecutadas en el segundo semestre de 2015
sobre fomento de cultura de control.
A continuación se describe detalladamente la gestión de las actividades que se
realizaron durante los meses de agosto a diciembre de 2015 para el fomento de la
cultura de control1:
-Actividades 11 y 12: “realización de la programación y ejecución de actividades
para el reconocimiento de las mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD
que sobresalieron en la socialización de aspectos referidos al autocontrol”.
En efecto con el fin de concretar esta actividad y acceder a recursos para su realización,
la Oficina de Control realizó un cronograma de actividades y solicitó mediante oficio OCI
1030-081 del 06 de abril de 2015, el apoyo de este Comité para lograr la realización de
las siguientes actividades:
a. En el mes de junio, en el marco del día del servidor público, utilizar alguna clase
de incentivos que proporciona nuestra Caja de Compensación Familiar, para
premiar a las 4 mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD (2 duplas del
nivel central y 2 duplas del nivel regional), que hayan sobresalido en la
socialización de aspectos referidos al autocontrol. La premiación se daría así:
-Primeros puestos (1 dupla del nivel central y una dupla del nivel regional):
incentivos suministrados por la Caja de Compensación Familiar y el
reconocimiento en el día del servidor público como “Las mejores duplas
multiplicadoras del autocontrol y de la autoevaluación en la Defensoría del
Pueblo”.
-Segundos puestos (1 dupla del nivel central y una dupla del nivel regional):
incentivos suministrados por la Caja de Compensación Familiar -en menor
proporción a los otorgados a las duplas del primer puesto- y el reconocimiento en
el día del servidor público como “multiplicadores activos en el fomento de la
cultura de control en la Defensoría del Pueblo”.
b. Para el mes de diciembre de 2015, premiar a los mejores equipos de trabajo en la
implementación del autocontrol y de la autoevaluación. La premiación se daría
así:
1 En el informe de gestión sobre fomento de cultura de control correspondiente al primer semestre de 2015,
se hace referencia al cumplimiento de las actividades establecidas en los numerales del 01 al 10,13, 14 y 16
del plan de fomento de cultura de control.
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-Primer puesto: 2 tiquetes dobles para nivel regional, 2 tiquetes dobles para el
nivel central y el reconocimiento como “El mejor equipo en la aplicación del
autocontrol y la autoevaluación”.
En respuesta a esta solicitud, la Subdirectora de Gestión de Talento Humano, suscribió
el memorando 501002-080202-2, en el que expresa que el Comité de Incentivos aprobó
recursos únicamente para la actividad del mes de diciembre.
No obstante lo anterior, esta actividad debió aplazarse para la vigencia 2016, puesto que
la Oficina de Planeación en el mes de noviembre realizó el concurso para la selección de
la imagen y el slogan del Sistema de Gestión de la Calidad en la institución, así las cosas
la realización de otra actividad similar no tendría la acogida ni el impacto esperado en la
entidad.
Actividad 15: “realización y publicación de boletines y tips para el autocontrol y
autoevaluación en la Paloma mensajera y en las carteleras de la entidad”
La Oficina de Control Interno publicó de agosto a diciembre los informativos titulados:
-Control en nuestro trabajo
-Constancia para el éxito
-La amistad y el trabajo en equipo
-¿Y el cambio para qué?
-Aprende a ser Constante
-Mi autoevaluación anual
Estos se han publicado en Paloma Mensajera, en las carteleras de la entidad utilizando la
imagen de Constantino Constante, así como en los fondos de pantalla de los
computadores y al inicio de los correos electrónicos.
A continuación se observa evidencia de estas publicaciones:
-Informativos publicados en el mes de agosto:
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- Informativos publicados en septiembre:
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-Informativos publicados en el mes de octubre:
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-Informativos publicados para el mes de noviembre:
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- Informativos publicado para el mes de diciembre:
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- Actividad 19: “realización de conversatorios de autocontrol”:
La Oficina de Control Interno también ha realizado conversatorios de autocontrol por
solicitud de las dependencias interesadas y en el marco de las visitas de auditorías
realizadas en a las Defensorías Regionales Guainía, Caldas, Santander y Ocaña.
La evidencia de estas actividades se encuentra registrada en los respectivos planes de
auditoría.
- Actividad 20: “actualización de la información de la Oficina de Control Interno en
la página web institucional”.
La Oficina de Control Interno tiene su información de interés publicada en la página web
de la entidad, no obstante aún falta por realizar un filtro final que depure y defina la
información publicable de la Oficina de Control Interno para el 2016.
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4. Nivel de avance en la ejecución del plan de fomento de
cultura de control para el año 2015.
El plan de fomento de cultura de control durante la vigencia 2015, tuvo una ejecución
promedio del 90%. El nivel de avance de cada una de las actividades de fomento de
cultura de control, se presenta en la siguiente matriz, así:
Descripción de la actividad Cumplimiento a julio de 2015
1 Actualización de la Cartelera de la Oficina de Control Interno 100%
2 Reunión con el equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno para la definición de algunas estrategias para la promoción y divulgación del autocontrol y la autoevaluación
100%
3 Reunión con el Jefe de la Oficina de Planeación 100%
4 Reunión un el Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional
100%
5 Diseño del personaje virtual que servirá de vehículo transmisor para los temas de autocontrol y autoevaluación
100%
6 Realización de diseños para la campaña de expectativa y lanzamiento del personaje virtual
100%
7 Programación de actividades para la campaña de expectativa y lanzamiento del personaje virtual
100%
8 Realización de actividades para la expectativa y lanzamiento del personaje virtual
100%
9 Programación de actividades para la realización del día del autocontrol
100%
10 Realización de actividades para el día del autocontrol 100%
11 Realización de programación para el reconocimiento de las mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD por sobresalir en la socialización de aspectos referidos al autocontrol
100%
12 Realización de programación para la Tips para el autocontrol y autoevaluación en el marco de las capacitaciones virtuales que realiza la Oficina de Planeación de forma mensual
100%
13 Realización y Divulgación de Tips para el autocontrol y autoevaluación en el marco de las capacitaciones virtuales que realiza la Oficina de Planeación de forma mensual
100%
14 Realización y publicación de boletines y tips para el autocontrol y autoevaluación en la Paloma mensajera y en las carteleras de la entidad
100%
15 Realización y publicación de 2 videos sobre autocontrol y autoevaluación
100%
16 Realización de cronograma de actividades para la premiación de los mejores equipos de trabajo en la implementación del
100%
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autocontrol y de la autoevaluación.
17 Realización de actividades para la premiación de las mejores duplas del Equipo Operativo MECI – CALIDAD.
0% Esta actividad se aplazó para el año 2016, teniendo en cuenta que para la fecha en la que se tenía programada su realización, paralelamente la Oficina de Planeación estaba realizando el concurso sobre la imagen del SGC.
18 Realización de conversatorios de autocontrol. 100%
19 Actualización de la información de la Oficina de Control Interno en la página web institucional.
0% Esta actividad no se ha
logrado concretar,
faltando depurar la
información publicable
de la Oficina de
Control Interno para el
2016.
20 Realización de informes de gestión sobre las actividades de autocontrol realizadas.
100%
5. Impacto de las actividades realizadas para el fomento de
cultura de control en la Defensoría del Pueblo.
Para establecer el posicionamiento que ha tenido la imagen de Constantino Constante en
el trabajo de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo y si sus mensajes han
llegado de la forma prevista en el plan de actividades para el fomento de cultura de
control, del 18 al 29 de septiembre de 2015 se realizó una corta encuesta de cuatro
preguntas que se envió por correo electrónico a todos los funcionarios de la entidad
(tanto del nivel central como regional) de la cuenta [email protected].
Resultados de la encuesta realizada a los servidores públicos
Tamaño de la muestra (servidores que respondieron la encuesta): 522
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- Pregunta 1 “Sabe usted quien es Constantino Constante”
Media 1,000 La opción mas elegida fue "Si".
Intervalo de confianza (95%) [1,000 - 1,000]
Tamaño de la muestra 520
Desviación típica 0,000 La opción menos elegida fue "No".
Error estandar 0,000
Los resultados demuestran que un amplio porcentaje de la muestra de servidores
encuestados (91%), conoce a Constantino Constante, lo cual indica que las campañas de
marketing este personaje llevaron al posicionamiento de este personaje en el trabajo de
los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo.
- Pregunta 2 ¿Conoce cuál es la misión de Constantino Constante?
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Análisis técnico Conclusiones destacadas
Media 2,000 El "91,30%" eligieron:
Intervalo de confianza (95%) [1,994 - 2,006] b) Ser el pregonero del autocontrol y la autoevaluación en la Defensoría del Pueblo.
Tamaño de la muestra 517 NS/NC
Desviación típica 0,065 La opción menos elegida representa el "0,19%":
Error estandar 0,003 a) Asesorar el Proceso Contractual de la entidad
De igual forma, los resultados de esta pregunta establecen que un gran porcentaje de
funcionarios (91%) identifican a Constantino Constante como el promotor del autocontrol
y la autoevaluación en la Defensoría del Pueblo, lo cual señala que este avatar ya es
reconocido como parte de nuestra cultura organizacional.
-Pregunta 3 ¿Considera que los mensajes emitidos por Constantino Constante han
permitido transmitir efectivamente la importancia del control, la evaluación y el
mejoramiento continuo?
Análisis técnico Conclusiones destacadas
Media 1,245 La opción mas elegida fue "Si".
Intervalo de confianza (95%) [1,208 - 1,282]
Tamaño de la muestra 514
Desviación típica 0,431 La opción menos elegida fue "No".
Error estandar 0,019
Los anteriores resultados demuestran que un porcentaje significativo de la muestra
encuestada (75%) considera efectivos los mensajes de Constantino Constante. Con lo
cual se puede inferir que la información transmitida a través de este personaje está
llegando claramente y es fácilmente comprensible por los servidores públicos de la
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Defensoría del Pueblo. Situación que impacta positivamente en el fomento de una
cultura organizacional basada en el autocontrol y la autoevaluación.
-Pregunta 4 ¿A través de que canal de comunicación se entera usted regularmente de los
mensajes de Constantino Constante?
Análisis técnico Conclusiones destacadas
Media 2,667 El "73,49%" eligieron:
Intervalo de confianza (95%) [2,558 - 2,775] b) Correo electrónico
Tamaño de la muestra 513 d) Fondo de Pantalla
Desviación típica 1,253 La opción menos elegida representa el "2,92%":
Error estandar 0,055 c) Carteleras Institucionales
Los resultados de esta pregunta indican que los medios de comunicación interna más
efectivos para transmitir los mensajes de Constantino Constante son correo electrónico,
seguido de los fondos de pantalla y la Paloma Mensajera.
-Autoevaluación institucional
En cuanto a la autoevaluación institucional, en el informe sobre los resultados de la
encuesta de Percepción del Sistema de Control Interno para la vigencia 2015, se
identificaron los siguientes resultados2:
2 Información extraída del informe de evaluación y seguimiento a la encuesta de percepción del sistema de
Control Interno vigencia 2015.
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Consolidado de resultados:
NÚMERO
PREGUNTA NS / NR NO SI
26 12,04% 37,59% 50,36%
27 19,19% 21,77% 59,04%
TOTAL 15,62% 29,68% 54,70%
FUENTE: Resultados encuesta
6. Aprendizajes y aciertos durante la ejecución de las
actividades de fomento de cultura de control.
- Trabajo en equipo: para el logro de las actividades de autocontrol
programadas por la Oficina de Control Interno, fue imprescindible la
colaboración activa de la Oficina de Comunicaciones e Imagen
institucional, así como de la Subdirección de Gestión de Talento Humano,
la Oficina de Planeación y el Grupo de Sistemas. Corroborando de esta
forma, que cuando se trabaja articuladamente a través de equipos
interdisciplinarios se le agrega valor a los procesos, permitiendo que sea
más fácil la consecución de objetivos.
- Innovación: desde que se concibió el plan de actividades para el fomento
de cultura de control se buscó que el mensaje que pretendía comunicar,
llegará a todos los servidores de la entidad de una forma clara, amena y
sobre todo distinta, teniendo en cuenta la resistencia que generalmente
tienen los temas relacionados con el control. Para ello, se crearon diversas
estrategias de marketing en las que la innovación fue la constante.
- Cobertura: las actividades para el fomento de cultura de control que se
realizaron, fueron dirigidas a todos los funcionarios de la entidad tanto del
www.defensoria.gov.co - E-mail: [email protected] PQRSDF: [email protected] - Calle 55 No. 10-32 Bogotá - Colombia - PBX: (571) 314 73 00
Código: AD-P06-F-20 - VERSIÓN: 02 - Fecha de aprobación: 21/012016
Info
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nivel central como del regional, asegurando de esta forma que el mensaje
llegará por igual a toda la entidad.
- Posicionamiento: la imagen de Constantino Constante se ha logrado
posicionar en el trabajo de los servidores públicos de la entidad; ya que
este promotor virtual transmite de forma clara, consistente, amena y
entretenida temas que impactan directamente en el logro de la misión
institucional como lo son el autocontrol y la autoevaluación, forjando el
camino hacía el mejoramiento continuo y la excelencia de la Defensoría
del Pueblo.
7. Problemas y dificultades presentados en la ejecución de las
actividades de fomento de cultura de control.
Las dificultades que surgieron durante la ejecución del plan de fomento de
cultura de control para el primer semestre de la vigencia 2015, básicamente se
relacionan con aquellas causas que no hicieron posible la ejecución de las
actividades números 17 y 19, expuestas en la matriz relacionada en el numeral 5
del presente informe.
