ACTIVIDADES REALIZADAS TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BRIGITTE FERNANDA LOZADA

REGIONAL CAQUETA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

2012

ACTIVIDADES REALIZADAS TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BRIGITTE FERNANDA LOZADA

INSTRUCTOR: ALBERTO GAVIRIA

REGIONAL CAQUETA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

2012

TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Objetivos generales

Objetivos específicos

1. Reunión de los aprendices

2. etapa de inducción

2.1 primer momento

2.2 integralidad de la formación y servicios de apoyo

2.3 orientación a la formación profesional integral

3. inicio del programa de formación titulada

3.1 producción documental

3.1.1. Carta comercial

3.1.2. Nota interna

3.1.3. Memorando

3.1.4. Circular

3.1.5. Acta administrativa

3.1.6. Certificados y constancias

3.1.8. Acto administrativo

3.1.9 compraventa

3.2 informe administrativo

3.2.1. Sobres

3.2.2. Fax

3.2.3. Mensaje telegráfico

4. conceptualización

5. conformación de la empresa

6. actividades complementarias para el aprendizaje

7. Ejercicios evaluativos

8. mecanografía

9. conclusiones

 

INTRODUCCIÓN

Este informe tiene contiene detallamente todo lo visto en la fase de producción documental donde se dan a conocer los modelos de una carta comercial, circular interna y externa, memorando, acta administrativa, compraventa, informe administrativo, nota interna, acto administrativo, certificados, constancias, hoja de vida, sobre, fax, mensaje telegráfico documentos los cuales fueron realizados por el grupo de gestión administrativa y anexados a un portafolio de evidencias junto con gran variedad en conceptos fundamentales para una buena producción documental

OBJETIVOS GENERALES

Brindar un material integral en la producción documental donde se encuentran los modelos de los distintos documentos empresariales realizados con la norma y legislación vigente siendo de gran utilidad para el proceso de formación, junto con gran variedad de conceptos para la producción documental empresarial.

  Informar las actividades realizadas por el

tecnólogo en gestión administrativa desde la etapa de inducción hasta la fecha.

     

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear un buen material de apoyo tanto para el grupo como para las personas que soliciten ser participes de la fase de producción documental.

Fortalecer los conocimientos adquiridos hasta la fecha por los aprendices y colocarlos en práctica.

 Brindar conocimientos en la diferenciación de conceptos claves para la producción documental.

1. REUNIÓN DE LOS APRENDICES

El día 23 de enero se citaron en el centro tecnológico de la amazonia a todos los aprendices que entrarían a formar parte de esta institución a partir de la fecha así se reunieron en el auditorio del sena y se realizo una pequeña bienvenida por parte de los instructores y coordinadores hacia los aprendices citando a la mayoría de ellos para el día 30 de enero del presente año ya que los instructores deberían de realizar una capacitación.

2. ETAPA DE INDUCCIÓN

Se reunieron nuevamente instructores y aprendices en el auditorio del sena el día 30 de enero del presenta año para iniciar la etapa de inducción. Se informo que los días lunes, martes y miércoles se trabajaría en el auditorio y los días jueves y viernes se terminaría la etapa de inducción en los ambientes de aprendizaje con el instructor asignado; llevando a cabo el siguiente orden:

2.1 primer momento

Aquí en esta etapa dieron a conocer aspectos como el nombre del director nacional, regional, el coordinador académico, el capellán general, el director general de la formación profesional. También se socializo la página del sena y la plataforma de Sofía plus y se indico la vital importancia de estas herramientas virtuales para los procesos de inducción ya que se debería de tener acceso continuo con estas herramientas virtuales para el proceso de formación.

Por otro lado se conoció la misión, visión de sena, el escudo la bandera, el himno sus principios, valores y su respectivo logotipo junto con su representación y significado en el sector productivo.

Además se dio a conocer la historia del sena; su fundador Rodolfo Martínez y el como surgió su idea de crear una institución al servicio de la población trabajadora.

2.2 integralidad de la formación y servicios de apoyo segundo momento.

se explicaron las dos etapas de aprendizaje: la etapa lectiva la cual es en la que se adquieren los conocimientos para poder realizar la etapa productiva que es en la que vamos a laborar en la cual se tiene derecho a un apoyo de sostenimiento dado por el patrocinador. Además se aclaro los deberes y derechos del aprendiz en estas etapas, dando a conocer el contrato de aprendizaje los requisitos y las obligaciones tanto del aprendiz como del patrocinador.

2.3 orientación a la formación profesional integral.

Ya el día 02 de febrero de año 2012 se siguió la etapa de inducción en los ambientes de aprendizaje con el instructor allí se realizo la presentación del curso, Además se inicio a trabajar el tercer momento de la etapa de inducción estudiando el desarrollo humano integral y los valores que se deben adquirir para una excelente formación profesional.

3. INICIO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA

Este se inicio el día 06 de febrero del año 2012 donde el instructor dio a conocer la estructura curricular; además enseño los diversos estilos de aprendizaje ubicando a cada aprendiz en un rol de acuerdo a su metodología y facilidad para adquirir conocimientos; También se diligencio la ficha social del alumno Seguidamente se dio paso a la competencia descrita a continuación.

3.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y legislación vigente.

Teniendo como guía archivos suministrados por el instructor y las debidas correcciones dadas por el instructor; se realizaron los siguientes documentos.

3.1.1 CARTA COMERCIALComunicación escrita que se utiliza en las empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Bloque externo bloque

3.1.2 NOTA INTERNAEs un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite.

3.1.3 MEMORANDOComunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientación y pautas a las dependencias.

3.1.4 CIRCULAR 

Comunicación interna o externa se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin membrete y logotipo, las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

3.1.5 ACTA ADMINISTRATIVA: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada.

3.1.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

 

3.1.7 HOJA DE VIDA Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

3.1.8 ACTO ADMINISTRATIVO: El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos. En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta los denominados actos administrativos. Se coloca la identificación ya sea un decreto una resolución o una ley.

3.1.9 COMPRAVENTA:

El contrato de compraventa es aquel contrato bilateral en el que una de las partes (vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio, en dinero o signo que lo represente.

MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se denominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit ________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato de compraventa de establecimiento de comercio que se regirá por las siguientes cláusulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de comercio denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma: con la firma del presente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles, o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que la información contable contenida en los Estados Financieros y en los libros de contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y económica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año _____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a la condición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta: CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título depena derivada de dicho incumplimiento en constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día _____ del mes de _______ del año __________________________ NombreCédulaComprador ________________NombreCédulaVendedor

3.2 INFORME ADMINISTRATIVO.

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

Márgenes:

Superior: entre 3 y 4 cm

Inferior: entre 2 y3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 y 4 cm

Lateral derecho: entre 2 y 3 cm

Se clasifican en informes cortos y extensos:

Informe extenso: tiene por objetivo presentar, caracterizar y dar una idea global de la actividad realizada. A continuación se describirán sus partes:

Cubierta: presenta la información del documento

Razón social: nombre de la empresa

Número o código de identificación.

Portada: contiene el titulo del informe, nombre del autor (es), ciudad y fecha, nombre de la dependencia, nombre de quien elaboro el informe y ciudad de origen.

Tabla de contenido: se escribe en mayúscula sostenida contiene el número de páginas, figuras y anexos.

 

Introducción: incluye los antecedentes del tema, los objetivos y el contexto general, esto es como y donde se realizo la investigación o se desarrollo el proyecto.

 

Conclusiones y recomendaciones: se hacen recomendaciones bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones analizándose las implicaciones de la investigación.

 

Firma: se incluye la firma del autor (es) del proyecto, se ubica posterior a la finalización de las conclusiones.

 

Informe corto: Lleva un objetivo en forma breve de una actividad realizada, Sus partes son:

 

Encabezado: ( no lleva portada ) su estructura es la siguiente:

Razón social

Dependencia

Número o código

Titulo

Fecha

Autoría del informe

 

Escritura del texto: generalmente consta de capítulos y requiere numerales.

 

Transcriptor.

nota: el informe corto no lleva introducción, tabla de contenido

3.2.1. SOBRESUn sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso.

3.2.2. FaxEs la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.

3.2.3 MENSAJE TELEGRÁFICOConsisten en la transmisión o trascripción a través de cualquier medio de telecomunicaciones o informáticos, de un mensaje o texto corto con un máximo de 100 palabras, para ser entregado a su Destinatario en de tiempo reducido.

4. CONCEPTUALIZACIÓN

La gramática es la ciencia que estudia los elementos de una lengua y sus combinaciones. hace referencia, por otra parte, al arte de hablar y escribir una lengua de forma correcta.

La ortografía es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura.

Los signos de puntuación delimitan las frases y los párrafos y establecen la jerarquía sintáctica de las proposiciones, consiguiendo así estructurar el texto, ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, y eliminar ambigüedades.

El punto (.) es el signo de puntuación que se coloca al final de los enunciados y las oraciones gramaticales dentro de un texto o un párrafo.

Punto y seguido. Separa enunciados dentro de un párrafo. Quiere decir que se continúa escribiendo a continuación del punto; la primera letra escrita en este caso irá en mayúscula.

Punto y aparte. Separa dos párrafos de contenido diferente dentro del texto. A continuación hay que comenzar a escribir en línea distinta.

Punto final. Siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado.

La coma (,) es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se emplea para separar los miembros análogos de una enumeración o serie, ya sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones, e, o, u o ni.

Dos puntos (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto precedente.

El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase.

Los paréntesis son signos de puntuación. Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una aclaración.

El signo de interrogación (¿?) es un signo de puntuación que denota una pregunta

La palabra redacción es el orden de las palabras dentro de una oración, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora.

La sintaxis Se trata de la parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabras para formar las oraciones y expresar conceptos.

La ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medio artificial que lo rodea. Posee un conjunto de principios para el diseño de artefactos para la comodidad, seguridad y eficiencia del usuario.

Un análisis consiste en distinguir y separar las partes de un todo para llegar a conocer sus elementos y principios.

Cotejar es cuando una persona compara o confronta dos cosas, objetos o situaciones para establecer similitudes y diferencias y desarrollar algún tipo de valoración.

Preservación documental: Conjunto de procedimientos y medidas destinados al resguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad física de los documentos independientemente de su soporte.

Conservación documental: Son las actividades que aseguran el resguardo temporal y el acceso continuo a los documentos en cualquier tipo de soporte.

Cohesión es el conjunto de procedimientos micro textuales que permiten organizar las ideas expuestas en un texto.

La oración es el constituyente sintáctico más pequeño posible, capaz de realizar un enunciado o expresar el contenido de una proposición lógica, un mandato, una petición, una pregunta o simplemente dar a conocer una idea.

Las oraciones simples, por ejemplo, son aquellas que cuentan con un único núcleo verbal (es decir, un solo predicado).

Las oraciones compuestas son aquellas que tienen más de un verbo en forma personal y, por tanto, tienen más de un predicado.

Mecanografía: Es el arte de escribir con limpieza y velocidad mediante el teclado de una computadora o una máquina de escribir.

Digitación: consiste en la selección de cual dedo utilizar en cada tecla, para la correcta digitalización de los documentos.

5. CONFORMACIÓN DE LA EMPRESA AGESAD S.A.S.

Se inicio la creación de la empresa investigando conceptos como que es una empresa, como está constituida, clases, funciones, normatividad, misión, visión, estructura orgánico-funcional.

Después por medio de una lluvia de ideas se estableció el nombre de la empresa AGESAD S.A.S. (asesores en gestión administrativa) este nombre fue asignado por todos los socios de la empresa.

Se estableció un costo de $5.000 (cinco mil pesos) por persona para la compra de acciones de la empresa donde cada acción tenía un costo de $1.000 (mil pesos) y se cerraría la venta de acciones el día 02 de marzo de 2012.

Después se asignaron las personas que estarán a cargo de las dependencias de la empresa, así cada dependencia debería de consultar sus funciones y socializarlas en el curso para que tener una idea más clara de el funcionamiento y los servicios que prestaría la empresa apropiándose cada uno de sus funciones.

Seguidamente mediante una lluvia de ideas se planeo la misión y la visión de la empresa AGESAD S.A.S.

quedando así la misión: brindar asesorías y servicios administrativos a pequeñas y medianas empresas promoviendo el desarrollo empresarial del departamento.

la visión quedo estructurada de la siguiente manera: Ser una empresa líder promoviendo el avance empresarial productivo y económico de pequeñas, medianas y grandes empresas a nivel nacional.

Seguido se pidió por dependencia que realizaran una plancha con los postulados para la junta directiva luego estas ocho planchas entraron en votación por todos los socios de la empresa donde fue elegida la siguiente plancha:

Así se acordó terminar la estructura de la empresa en horario extra-clase y continuar con la estructura curricular en el ambiente de aprendizaje.

Presidente Jessica Vargas

Vicepresidente Mónica Vargas Sánchez

Tesorero Lorena lamprea

Secretario (a) Nayi quintero

Vocal1 Geraldine viasus

Vocal 2 Brigitte Lozada

6. ACTIVIDADES PARA COMPLEMENTAR EL APRENDIZAJE.

se formaron grupos para la consulta y socialización por capítulos del libro resistencia de Ernesto Sábato, actividad que se llevo a cabo en el auditorio de la institución.

Luego se dejo para estudiar las clases de informes y el instructor amplio el conocimiento sobre este tema aclarando las dudas que se tenían sobre la realización de estos informes.

El día 8 de marzo se conto con la visita de del fondo emprender para brindar una charla sobre los servicios que presta esta dependencia a los aprendices del Sena donde se dio a conocer los beneficiarios del fondo, los recursos disponibles, los recursos no financiables de acuerdo a el plan de negocios que se presente, las condiciones y el procedimiento para ser beneficiario junto con sus deberes y derechos al presentar un proyecto.

7. EJERCICIOS EVALUATIVOSSeguidamente el instructor dio a conocer una carpeta donde se encontraba unas evaluaciones que se desarrollarían en el donde podríamos medir y concientizarnos del nivel de conocimiento a continuación podemos apreciar el ejercicio resuelto:

EVALUACIÓN DE CARTAS COMERCIALES Responda falso o verdadero a las siguientes preguntas, según sus conocimientos: 1. El cuerpo del mensaje se denomina textos (f)

(v)2. El saludo o vocativo es una línea opcional (f) (v)3. Los datos del destinario se dirigen en forma

grupal a varios funcionarios (f) (v)4. En las cartas comerciales es incorrecto el uso de

abreviaturas (f) (v) 5. Los títulos y cargos correspondientes a damas

se escriben en denominaciones femeninas y profesionales (f) (v)

6.Los números de Nit, se representan en cifras de miles separadas por punto (f) (v)

7. El _________, se expresa en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

8. El _______, se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafo.

9.En las _____________________ se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el logotipo o la razón social

10. En el ________________, todas las líneas parten del margen izquierdo.11. En el estilo bloque van los siguientes datos:_____________________________________________________________________________________________________________________________________ 

12. Los ______________ son números que se separan por grupos y con espacios13.El ___________distancia horizontal de escritura14.El _____________Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.15. Explique cómo se efectúa la escritura de

números dentro de un texto?16.Que es la despedida, de varios ejemplos.17.Cuáles son las líneas especiales, de un

ejemplo18.Que es el logotipo, de un ejemplo19.Que es la razón social, el membrete, modelo,

renglón, sigla.20.Pregunta libre

DESARROLLO1. V2. V3. F4. V5. V6. V7. asunto8. texto9. circulares10. bloque extremo11. membrete, fecha, destinatario, asunto, saludo, texto, despedida, firma, anexos, copia, datos del transcriptor.

12. Números telefónicos13. Espacio14. Encabezado15. Cuando se necesite escribir un símbolo de medida estos se separan por un espacio en blanco. Además no debe escribirse ningún símbolo de puntuación a excepción de tener una regla ortográfica, en este caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación estos dos no pueden escribirse en renglón separado.

16. Palabra o frase final de cortesía: -Agradecemos su gentil colaboración-Para nosotros es un gusto servirles17.Líneas de anexos, e identificación del transcriptor18.Símbolo que identifica la organización ejemplo:

 

19. Razón social: nombre de la empresaMembrete: se inserta logotipo y NIT de la empresaModelo: esquema de distribución de zonas.Renglón: serie de palabras, números y/o caracteres escritos en sentido generalSigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social20. Que es la despedida de 1 ejemploRta: es la frase de cortesía que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta ejemplo: Apreciado Señor Gómez,Apreciada Ingeniera Martha

a partir del 14 de marzo del presente año se inicio a trabajar mecanografía con distintas practicas dadas por el instructor con el fin de adquirir la destreza y habilidad necesaria en la digitación para la producción documental.

Al realizar dichas practicas sobre digitación se obtuvieron los siguientes datos:

practica Tiempo ( minutos)

1 60:13 seg.

2 85:25 seg.

3 67:03 seg.

8. MECANOGRAFÍA

Por último el 26 de marzo se citaron los aprendices en el auditorio para recibir una orientación en el contrato de aprendizaje y para dar a conocer el sistema de gestión virtual de aprendices manejando la pagina cada aprendiz tendrá la posibilidad de un contrato de aprendizaje y/o patrocinio se aclaro la importancia de este pagina en los procesos de formación ya que estos influyen en la etapa productiva del aprendiz. En la fecha se está trabajando en digitación para culminar esta competencia y dar paso en abril a la siguiente de acuerdo con la estructura curricular.

CONCLUSIONES

logramos tener conocimiento de los documentos empresariales conociendo su estructura y diferenciando conceptos claves en la producción documental indispensable para la administración empresarial aplicando la normatividad vigente. Este informe tiene mucha importancia para el grupo por que contiene las actividades realizadas por el tecnólogo en gestión administrativa y además solidifica los temas vistos ya que se retomaron las actividades realizadas hasta la fecha.