Informe CRC / Sindicato Kibernum – Períodos 2013-2014 Pág. 1 de 8

Santiago, 25 de marzo 2015

Señores Directiva del Sindicato Señores y Señoras asociados Damas y Caballeros Presente En conformidad a los Estatutos, nos es grato informar a Uds. el Informe de nuestro trabajo de revisión de cuentas, referidos al Período 2013-2014. Para ello, a fines de enero 2015, se pidió a la Directiva Sindical que nos entregara la documentación necesaria, a fin de revisar las cuentas de gastos, los ingresos y el Presupuesto Anual, estableciéndose un plazo de un mes para que recopilaran TODA la información. Hubo una reunión en la primera semana de febrero 2015 para que nos hicieran consultas o se aclararan las dudas de lo que se estaba solicitando. Las entregas de los documentos, muchos de ellos incompletos, se hicieron en tres oportunidades (sólo la primera de ellas dentro del plazo establecido):

- Viernes 27 de Febrero 2015 - Viernes 13 de marzo 2015 - Miércoles 18 de marzo 2015

El Detalle de los documentos entregados, se encuentra en el Anexo disponible al final de este informe. Cabe señalar que dentro de la información solicitada, hubo una serie de documentos que no fueron proporcionados, tales como:

- Nómina de Socios con altas y bajas, por mes, para la Revisión de Aportes Sindicales.

- Nómina de Socios que recibieron Tarjetas Giftcard para la Revisión de las Compras a Cencosud v/s las Entregas a los socios.

- Nómina de Socios que asistieron a las Cenas de Fin de Año para la Revisión de las facturas pagadas al proveedor del servicio (chequeo de cotizaciones).

- Detalle de Cotizaciones (Asesorías, Arriendos, Transportes, Servicios en General).

- Libros Diarios 2013 (el que existe está incompleto). - Traspasos de Saldos de un período a otro. - Presupuesto de Gastos del Período 2013-2014. - Resumen de Ingresos y Gastos mensuales por Cuentas Contables o

Presupuestarias. - Documentos de apoyo, tales como: Informes de las Auditorías anteriores

(incluyendo sus anexos), Contratos de Servicio, Contratos de Arriendo u otros que pudieran existir.

Por lo anterior, hemos resumido nuestro Informe en 4 partes:

- Parte 1 : Información Contable - Parte 2 : Préstamos de Emergencia - Parte 3 : Presupuestos - Parte 4 : Otros

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COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Antes de entrar en el detalle de nuestro informe, es preciso hacer una breve reseña:

- Durante el Primer Semestre del 2014, hicimos la petición de la documentación existente para Revisar el Año 2013, pero el Tesorero señalaba que "faltan los meses de diciembre y enero, los cuales queremos que sean preparados por la empresa de Contabilidad, quienes tienen la documentación correspondiente". Nosotros, como CRC, insistimos que nos entregaran lo pendiente del 2013 y que si había alguna modificación, solo afectaría a los saldos oficiales o definitivos. Recién en Julio 2014 se nos entregó, vía e-mail, el Balance Tributario del 2013 (compuesto de 1 hoja en formato pdf), sin ningún respaldo de lo que allí se había registrado, es decir, no se entregó el Detalle de las Cuentas ni los documentos de apoyo (Facturas o Boletas que sustenten las imputaciones).

- El 30 de julio del 2014, la CRC fue intermediaria entre la Directiva anterior

(presidida por la Sra. María Ernestina Aracena) y la que estaba en ejercicio (presidida por el Sr. Orlando Solís) para la entrega de documentación que justificaran los gastos sin respaldo del Período 2010-2013. Después de muchas intervenciones, se logró que los antecedentes originales fueran entregados a la directiva en ejercicio para que la empresa Bellamar determinase si eran contablemente aceptados. Se elabora un informe que deja constancia de los documentos que se entregaron en el acto (tipo de documento, cantidad por tipo y suma de los montos de ellos). Durante el resto del año, no fuimos informados de las acciones relacionadas con este tema y recién el 26 de enero del 2015 (6 meses después), recibimos un correo con los adjuntos siguientes:

a) Auditoría realizada a la directiva 2010-2013. b) Adendum (respuesta) a la Auditoría por parte de la directiva periodo 2010-2013, rebajando la deuda de los gastos presentados, de $ 9.549.428.- a $ 7.667.325.-

- En respuesta a la empresa Bellamar, la Directiva del Período 2010-2013 envía

un Informe con el siguiente detalle:

a) Egresos sin respaldo $ 9.549.428 b) Cuadratura de Caja Chica 436.108 c) Préstamos solidarios 1.348.620 d) Abonos por aclarar 335.000

- Tampoco se ha podido verificar si los gastos cuestionados del período 2010-2013 (parcial o total) aparecen bajo algún ítem contable en los Balances.

- La información solicitada a la Directiva Sindical, en correo electrónico del 27 de

enero 2015, no fue entregada al 100% e incluso, la del Año 2013 recién se recibió hace sólo una semana atrás. Hasta la fecha, desconocemos si hubo acuerdos entre las Directivas entrantes y salientes o si los montos en discusión fueron registrados en algún ítem de la Contabilidad.

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Parte 1 INFORMACION CONTABLE

- Supuestamente los Balances 2013 y 2014 debieran reflejar los movimientos de ambos períodos. Sin embargo, no tenemos la certeza de que esto sea así, puesto que no se recibieron los Libros Diarios del 2013.

- En el Libro de Ingresos y Gastos (a 9 columnas) de confección manual, se

indicaba el ítem asociado al movimiento (Por ejemplo, Asesoría Contable, Gastos de Administración, Arriendo de Locales, etc). Este Libro se discontinuó en Octubre del 2013 para dar paso a la Información Contable computacional preparado por la Empresa Bellamar, el que no dispone de una clasificación como la señalada. En este último, tampoco se tienen los saldos de arrastre de un mes a otro.

- En los Comprobantes de Ingresos del 2013 (período del 27-05-2013 al 03-09-

2013) se detectan errores en el correlativo. El Correlativo 1 aparece dos veces: el 27 de mayo y el 3 de junio. El Correlativo 2 aparece dos veces: el 28 de mayo y el 3 de junio. El Correlativo 3 aparece dos veces: el 12 de junio y el 7 de agosto. El Correlativo 10 aparece 2 veces: el 27 de agosto y el 11 de septiembre.

- En los Comprobantes de Egresos del 2013 (período del 28-05-2013 al 11-09-

2013), no hay registro del cheque emitido ni la firma de quien recibió el pago.

- Los Comprobantes de Ingresos y Gastos del 2013 anteriormente señalados (que no alcanzan a cubrir 5 meses), llevan la firma del Tesorero y del Presidente del Sindicato. No hay antecedentes del motivo que se discontinuó el uso de estos documentos.

- En los Balances, no se visualizan los movimientos de apertura con los cuales se

iniciaron los períodos. Parte 2 PRESTAMOS DE EMERGENCIA

- En los Registros de Beneficios Sociales o Ficha de Solicitud para entrega de un Préstamo de Emergencia, se ha detectado un caso que se otorga un préstamo de $ 600.000 a 12 meses, donde se duplica el límite máximo establecido en asamblea de $ 300.000.- por socio y un plazo máximo de 6 meses para pagarlo.

- También se detectan 3 socios cuyas solicitudes no llevan sus firmas ni se adjunta

su correo electrónico, si es que hubiese sido este el mecanismo de respaldo.

- También se detectan 2 solicitudes que no tienen fecha de vencimiento de las cuotas.

- Ninguno de las Solicitudes, lleva un Correlativo que lo identifique, ni la fecha de

otorgamiento del crédito, ni tampoco la identificación del pago (cheque emitido por el Sindicato).

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Parte 3 PRESUPUESTOS

- No existe ningún documento que relacionen los Gastos incurridos con el Presupuesto. En las facturas y boletas recibidas, tampoco se indica el item en el cual se imputará el gasto.

- La cuenta de ingresos de aportes sindicales, no tiene un anexo que permita saber

el número de socios que conforman el total del pago recibido.

- Con los antecedentes recopilados, no es factible saber o determinar con facilidad cuánto se ha recibido o gastado por mes, para confrontar la información con el Plan Presupuestario.

Parte 4 OTROS

- El Libro de Ingresos y Gastos a 9 columnas, sólo tiene el detalle de los movimientos hasta la página 5 (la página 4 está en blanco) y abarca la información de 6 meses, es decir, de mayo a octubre 2013.

- El Libro de Actas contiene sólo 2 páginas utilizadas y el único evento allí

registrado, corresponde al Acta de Entrega y Recepción de Tesorería realizado el 22 de mayo 2013. Se hace mención que la CRC pidió este Libro para revisar acuerdos que pudieran haber sido realizados en los 2 últimos años o revisar contratos con empresas externas, a fin de verificar los procedimientos establecidos.

- Los Balances del 2013 y del 2014 no llevan la firma del contador ni el timbre de la

empresa Bellamar, a pesar de que fue pedido de esta manera. Como se aprecia en nuestro Informe, nos hemos enfrentado a una serie de dificultades, primero para recopilar la información y luego para realizar una Auditoría más detallada. Esperábamos encontrar un procedimiento contable, más claro y ágil, que permitiera realizar una gestión adecuada a los miembros de la Directiva en la toma de decisiones, pero eso no se visualiza. La función del "tesorero" se ha limitado al envío de información para que Bellamar las contabilice, es decir, una función de "mensajería", sin que exista un control de que los movimientos hayan sido imputados correctamente o que reflejen los gastos en los períodos que correspondan. Finalmente, hacemos mención que en los próximos días se entregará la documentación recibida a un profesional competente, para que realice una Auditoría Contable y la compare con los ítems del Presupuesto. Cuando esta actividad haya finalizado, la entregaremos a la Directiva Sindical en curso junto con las carpetas utilizadas. Atentamente, Comisión Revisora de Cuentas Sindicato Kibernum

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ANEXO 1

DETALLE DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS

Viernes 27 de Febrero del 2015 – Carpeta con Antecedentes del Año 2014 (1)

- Balances Tributarios (nivel 5) del 2013 (una hoja) y 2014 (dos hojas), - Cartolas Históricas del 2013 y 2014 (doce hojas cada una), - Detalle de las siguientes Cuentas al 31-12-2014:

o "Préstamos por Cobrar" (una hoja) por $ 1.150.000.- o "Cuentas por Cobrar Varias" (una hoja) por $ 193.831.- o "Ingreso Cuota Sindical por Cobrar” (una hoja) por $ 4.632.147.- o "Anticipo a Proveedores" (una hoja) por $ 51.597.- o "Cuentas por Pagar Varias" (una hoja) por $ 4.156.100.- o "Convenio Socios YMCA por Pagar" (una hoja) por $ 73.950.- o "Ingresos Varios" (una hoja) por $ 1.172.412.- o "Ayudas Solidarias" (una hoja) por $ 1.872.412.- o "Transferencias Recibidas" (una hoja) por $ 53.375.356.-

- Un conjunto de Boletas y Facturas del 2014. Acta de Entrega: Una planilla de 6 páginas conteniendo el Detalle de lo anterior Viernes 13 de marzo del 2015 – Carpeta con Antecedentes del Año 2014 (2)

- Una planilla de 5 páginas con el Presupuesto 2014-2015. - Una hoja con el Detalle de la Caja Chica del período comprendido entre el 27

mayo 2013 y el 25 Agosto 2014 - Libros Diarios y Comprobantes de Contabilidad (una hoja por mes) - Solicitudes de Créditos de Emergencia y Repactación de Cuotas de 6 socios

Acta de Entrega: Una planilla de 2 páginas conteniendo el Detalle de lo anterior Miércoles 18 de marzo del 2015 – Carpeta con Antecedentes del Año 2013

- 19 Comprobantes de Egresos del Año 2013 (Correlativos E1 al E19) → Folio A1 - 14 Comprobantes de Ingresos del Año 2013 (Correlativos I1 al I10) → Folio A2 - Varias Boletas y Facturas → Folios A3 al A26 - Varias Boletas y Facturas → Folios B1 al B22 - Libro Manual de Ingresos y Gastos de Mayo a Septiembre del 2013 (5 páginas

utilizadas) - Libro de Actas de Reuniones (2 páginas utilizadas)

Acta de Entrega: Una planilla de 2 páginas conteniendo el Detalle de lo anterior.

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ANEXO 2

BALANCE TRIBUTARIO 2013

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ANEXO 3

BALANCE TRIBUTARIO 2014 (Hoja 1 de 2)

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ANEXO 3

BALANCE TRIBUTARIO 2014 (Hoja 2 de 2)