Informe1er.Benchmarking InternoProceso Programación Físico Financiero Oct-Nov 2010

1er. BENCHMARKING INTERNO

OBJETIVO: Mejorar la Gestión Interna de la Programación Físico Financiera, detectando las buenas prácticas en este Proceso, replicándolas, adaptándolas y haciéndolas propias por cada SERVIU.

• El Proceso de mejora será continuo y dará resultados a partir de 2011.• Requiere compromiso directivo y el cambio de mentalidad institucional para lograr un éxito sostenido.

2 ETAPAS:• ETAPA 1:

– Ranking de los 17 Servicios respecto de:• Proyectos Viviendas 2006-2008 No Terminadas y 2006-2009 No iniciadas• Brecha Prog/Ejec Solicitud Aporte Fiscal y Prog.Financiera Mensual (Jul-Sep)

- Selección de Servicios:• Servicio “modelo” = SERVIU Araucanía• Servicios Críticos = Mayor atraso Ejec. Viviendas y Desviación Financiera > 20% - Priorizados s/impacto

en Ppto. = MA, OH, AN, CO, AyP

- Taller SERVIU Araucanía:• Detectar las buenas prácticas o actividades claves que han garantizado un buen proceso de

Programación Físico Financiero (menores brechas).• Para Replicar estos aprendizajes en los otros equipos regionales, especialmente en aquellos SERVIU

cuya desviación es significativa.

1er. BENCHMARKING INTERNO• ETAPA 2: Talleres 5 Servicios Críticos y Priorizados

– Objetivos:• Relevar el Proceso de Programación Físico Financiera y su impacto en el cumplimiento de los Objetivos

Estratégicos• Revisar el Proceso Real en cada Servicio en referencia a Proceso Sistema PPI - Fortalezas y Debilidades• Dar a conocer buenas prácticas o actividades claves en SERVIU Araucanía• Definir Plan de Mejoras

– Metodología:• Participativa• Actividades:

– Se releva el proceso de Programación F-F– Se relata y describen las actividades relevantes realizadas por el SERVIU (la realidad-lo que hace y no hace)– Se conoce modelo PPI– Se conocen Buenas Prácticas Araucanía y sus “Resultados”– Se inicia definición Plan de Mejoras del SERVIU– Director envía compromiso de Plan de Mejoras

• Participantes:– Equipo SERVIU: Director - Jefes Depto. y Profesionales (Programación y Control; Administración y Finanzas;

Operaciones Habitacionales y Técnico).– Equipo NC:

» Profesionales María Elvira Sepúlveda Espinoza - Sección Programación Financiera y Ximena Gutiérrez Monclus - Unidad Gestión de Procesos.

» Líder Proceso Benchmarking: Daniel Johnson Rodríguez – Jefe División de Finanzas

1er.BENCHMARKING INTERNO

Productos:

1. Buenas Prácticas y Actividades Claves SERVIU ARAUCANÍA

2. Fortalezas, Debilidades y Otros Factores Relevantes SERVIUs CRÍTICOS

3. PLAN DE MEJORAS comprometido por Director y Equipo Serviu: Plazo – Indicadores

1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves

En la Base:

1. Liderazgo del Director y Coordinación del Jefe Programación y Control.

2. Comunicación entre Departamentos y entre Jefaturas y Equipos.

3. Profesionales que participan en el Proceso cuentan con: Acabado conocimiento y experiencia del negocio Conocen las Metas del Servicio Conocen el Proceso “completo” de Programación F-F

4. Relación de trabajo con Proveedores y otros actores relevantes basada en la confianza y credibilidad mutua (reuniones y acuerdos de trabajo).

5. El Servicio ha relevado la importancia del Proceso: la Programación es la guía de la Ejecución para cumplir las Metas.

1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves

Actividades “para cumplir” la Programación: Lidera Director – Coordina Jefe PyC

1. Jornada de trabajo al inicio de año: dar a conocer las metas del año a todo el equipo Serviu y comprometer en su logro.

2. Reunión al inicio de cada mes: Jefe PyC se reúne con cada Depto. y Unidad para revisar metas y compromisos de la Programación mensual.

3. Comité Control de Gestión: reunión mensual Director, Jefes Depto. y Unidades para revisar avance Ejecución v/s Programación, puntos críticos y acciones que se requieren para cumplir la Programación.

4. Reunión Quincenal de coordinación SERVIU-SEREMI: puntos críticos y solicitudes de apoyo en la “gestión” con actores locales y regionales.

5. Consejo Asesor: reuniones semanales de Director con todos los Jefes de Depto. y Contralor Interno para revisar y corregir desviaciones semanales de la Programación, puntos críticos y sistemas de incentivos.

1. SERVIU ARAUCANÍA: Resumen Buenas Prácticas y Actividades Claves

Actividades “para cumplir” la Programación: Lidera Director – Coordina Jefe PyC

6. El Equipo Directivo asume como una obligación cumplir la Programación y hacer todas las acciones necesarias para que esta se cumpla (relación cotidiana con proveedores/nivel central, etc.).

Lo anterior, también es asumido por las Unidades relevantes, como las Unidades de Pago, quienes conocen la Programación y la asumen como su meta de pago semanal y mensual.

7. Existe un Coordinador de Supervisores de Obra lo que permite actualizar el “avance físico” en forma quincenal/semanal.

8. Existe un sistema interno de seguimiento de la gestión que permite compartir entre departamento el control de la programación y ejecución.

2. SERVIUs CRÍTICOS:

Fortalezas Debilidades

Director releva la importancia del proceso de Programación Físico Financiero. AyP – AN – CO – MA

No ha existido integración de los 4 Departamentos en la elaboración y Control de la Programación. AyP – AN – CO – OH – MA

Débil liderazgo y coordinación del Proceso por parte del Jefe PyC. AyP – AN – CO – OH – MA

No opera, en forma permanente, ninguna instancia de reunión para revisar la Programación en conjunto: el Director con todos los Deptos. AyP – CO – OH – MA

Se advierte gran interés y compromiso del Equipo de Jefaturas y Profesionales del Servicio. AyP – AN – CO – OH – MA.

Las metas del Servicio no son conocidas por todos los participantes del Proceso (Jefaturas y Unidades). AyP – AN – MA

La mayoría de los participantes de una parte del Proceso, no conocen el “Proceso completo” . AyP – AN – CO – MA

Débil o inexistente Programación Física, proceso base para la Programación Financiera. AyP – AN – CO – OH – MA

Director y Jefaturas de Depto. realizan reuniones mensuales para revisar la Programación y Ejecución (CEP y/o Consejo Asesor). AN

Exceso de demoras por parte del Depto. Jurídico entraba la gestión. No está incorporado en el Proceso. AyP – AN

No hay integración de las planillas Excel que apoyan el proceso de programación y ejecución, ni son de conocimiento de todos los funcionarios que participan en el proceso. AyP – AN – CO – OH - MA

2. SERVIUs CRÍTICOS:

Fortalezas Debilidades

Opera el CEP (Comité de Ejecución Presupuestaria) para analizar los temas críticos de la gestión en conjunto con la SEREMI - en forma esporádica. OH

El Depto. Técnico no participa en el Proceso de Programación , por lo que se genera una notoria descoordinación con el resto de los Deptos. en este Proceso. MA

No hay o es escasa la coordinación con la SEREMI en la Programación y posterior ejecución. AyP – AN – CO - MA

Se realizan reuniones bilaterales entre el Depto. de PyC y cada uno de los Deptos. MA

Se requiere potenciar la “gestión” y relación de trabajo y colaboración con los otros actores regionales (GORE, Municipios, MBN, Constructoras, entre otros). AyP – AN – CO – OH - MA

Existe un sitio colaborativo regional en etapa de desarrollo para apoyar el Proceso de Programación, al igual que un sitio de carpetas compartidas. OH

Falta pro actividad del Servicio en su relación con el NC. AyP – OH - MA

Se estima una menor ejecución 2010 a Nov. AyP – AN – OH – MA

Otros Factores Relevantes

AyP-Muy baja oferta de empresas constructoras y EGIS en la región.-Equipo SERVIU muy nuevo. La región se creó hace 3 años y la mayoría de los profesionales no tiene experiencia previa y en promedio tienen 30 años.-El Director asumió en Octubre.-El Director participó en casi todos los módulos del Taller incluyendo el módulo de “Plan de Mejoras”.

AN-Se incorporó al Taller el Jefe del Depto. Jurídico lo cual fue MUY POSITIVO para que conociera su importancia en el cumplimiento de la Programación y el impacto en las metas de la oportunidad de los trámites jurídicos.-Existe gran inquietud por las precarias condiciones de seguridad del Edificio SERVIU.-No cuentan con información histórica de los subsidios asignados/pendientes de pago/homologación, por lo que han debido re-construir esta información (funcionario a cargo se retiró y no hubo acceso a esta información).-Una situación propia de esta región, ha sido el abandono de obras por parte de contratistas que optan por trabajar en la Minería.-Demora en Identificación de Decretos afectó la Programación regional.-El Director asumió en Octubre.-El Director participó del Taller sólo en el último módulo de “Plan de Mejoras”.

2. SERVIUs CRÍTICOS:

Otros Factores Relevantes

CO-El Director está en calidad de Suplente (a Nov).-Cada una de las Jefaturas de Depto. son Subrogantes y además continúan realizando sus funciones anteriores.-El Director de CO participó en todo el Taller.

OH-El equipo SERVIU tiene bajo conocimiento del avance en las metas asociadas al Plan Reconstrucción, lo cual genera altas dificultades en la Programación y seguimiento de la Ejecución de este compromiso.-En este Servicio, durante los últimos 30 años, han ejercido el cargo de Director 13 personas; si consideramos que uno de ellos lo hizo por 7 años, el resto lo hizo por un promedio de 1,9 años, lo cual ha impactado en la falta de continuidad en el estilo de hacer gestión.-El Director asumió en Abril.-No participó el Director en ningún módulo del Taller.

MA-Por los efectos del Terremoto se ha complejizado la gestión regional, por la mayor carga de trabajo por un lado y por la dispersión física en el desarrollo de sus funciones por otro (actualmente están funcionando divididos en 3 o 4 dependencias).-También por efectos del terremoto se perdió documentación relevante para el Servicio, lo que ha dificultado algunos procesos internos.-A Nov. el Director era Suplente y además continúo realizando las tareas de Jefe Depto. Administración y Finanzas. El nuevo Director asumió en Noviembre.-El Director suplente participó en la mayoría de los módulos del Taller.

2. SERVIUs CRÍTICOS:

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU ARICA y PARINACOTA

Compromisos Director – Plazo se indica en cada Compromiso

Implementar un sistema de seguimiento interno y coordinado entre los distintos Deptos.; incluye Jornada marzo , reuniones al inicio de cada mes y disponibilidad de la información para todos en SharePoint. PLAZO: 1er.Trimestre 2011.

Hacer partícipes del Proceso completo a todos los responsables de una etapa de éste: en Jornada marzo e incorporando al Depto.Jurídico en la Programación y control de ésta. PLAZO: 1er.Trimestre 2011.

De acuerdo con lo indicado por el DS N°355/76, se establece el Comité Asesor con reuniones semanales, lidera el Director y coordina el Jefe PyC, con participación de todos los Deptos., cuyo objetivo (entre otros) es revisar la Programación F-F y el avance en la Ejecución. PLAZO: Enero 2011.

Coordinación SERVIU-SEREMI a través de reuniones quincenales, para revisar la Programación, avance en la gestión, puntos críticos y otros especialmente para fortalecer la “Gestión” con los actores locales. PLAZO: Enero 2011.

Se revisará la Prog.Financiera en base al avance de la Ejec.Física, en trabajo conjunto con todos los Deptos. PLAZO: Enero 2011.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU ANTOFAGASTA

Compromisos Director – Plazo 01 Enero 2011

Implementar un Sistema de Seguimiento Físico Financiero Interno y coordinado entre los 4 Deptos. que participan en el Proceso de Programación F-F.

Dar a conocer a todos los funcionarios del SERVIU (incluidas las Delegaciones) las Metas del año.

Dar a conocer el Proceso completo de Programación F-F a cada participante de una parte de éste.

Coordinar el Proceso con la SEREMI, desde el inicio y durante la ejecución de éste.

Reprogramar Físicamente primero y en base a ésta Financieramente.

Profundizar las buenas relaciones con los otros actores locales (Municipios, Constructoras, EGIS, MBN, etc.) a través de reuniones, acuerdos de colaboración mutua, convenios, etc. para mejorar el “cumplimiento” de la Programación F-F.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU COQUIMBO

Compromisos Director – Plazo 12 Noviembre 2010

Jefe PyC asume la coordinación del Proceso e implementa un sistema de seguimiento (SharePoint), en coordinación con los otros Deptos., para disponer de información oportuna que permita controlar la programación y ejecución.

Dar a conocer el Proceso completo a todos los participantes de una etapa de éste, en particular, que los/as Ejecutivos/as de Pago conozcan la Programación completa y que ésta sea su meta de pago semanal/mensual/anual.

Incorporar a los 4 Deptos. desde el inicio del Proceso y durante la ejecución de éste con reuniones semanales.

Coordinar la Programación de pagos directamente con las Empresas Constructoras que operan los subsidios habitacionales y realizar reuniones mensuales con la CCHC Regional.

Reuniones quincenales del Comité Asesor para revisar, entre otros temas, el control de la Programación y Ejecución F-F con todos los Deptos. del Servicio.

Reunión mensuales con actores locales y colaboradores estratégicos (EGIS, CCHC) para profundizar su compromiso con la gestión regional.

Reunión quincenal SERVIU-SEREMI, revisión de la gestión y especialmente “gestión” con actores locales.

Reunión semanal de cada Jefe Depto. con su equipo para revisión de programación y ejecución de cada línea de inversión y proponer ideas de mejoras.

Reprogramar Físicamente primero y en base a ésta Financieramente.

Hacer partícipes a todos los funcionarios, mediante un Taller para socializar metas y comprometer en su logro.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU O´HIGGINS

Compromisos Director – Plazo

Incorporar a los 4 Deptos. desde el inicio del Proceso y durante la ejecución de éste.

Hacer reuniones del Director con los 4 Deptos. para revisar la Programación y Ejecución.

Que todos los participantes de una parte del Proceso conozcan el proceso completo, en particular que los/as Ejecutivos/as de Pago conozcan la Programación y que esta sea su meta de pago.

Implementar un sistema de seguimiento interno y coordinado entre los distintos Deptos. que participan en el proceso.Elaborar una base de datos, de actualización quincenal, con los Proyectos Habitacionales, que contenga toda la información necesaria para mejorar la Programación.Implementar en SharePoint sistema de seguimiento de carpetas en proceso de pago con acceso de los 4 Deptos.Potenciar la Unidad Control de Contratos para controlar y consolidar información de Proyectos Habitacionales.Implementar en SharePoint sistema de seguimiento de la gestión por parte del Director.

Coordinar el proceso con la SEREMI desde el inicio del Proceso y durante la ejecución de éste.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU MAULE

Compromisos Director – Plazo

Reuniones con Delegaciones y Depto. OOHH para relevar el Proceso de Programación F-F, especialmente por las frecuentes y grandes desviaciones en la información entregada por ellos.

Compromiso Depto.Técnico de mantener actualizada la Planilla de Obras (F-F) al día 10 de cada mes.

Vincular las Planillas de Seguimiento para formar un Sistema común de Monitoreo F-F disponible para los 4 Deptos.

Dar acceso a la Programación Financiera del SharePoint a los Jefes de OOHH y Técnico, para conocimiento de estos y de sus equipos.

Reunión inicio de año con todos los participantes de la Programación: evaluar año anterior, conocer metas y comprometer en su cumplimiento.

Reuniones trimestrales de coordinación, revisión de la programación y ejecución con los 4 Deptos. y Delegaciones.

Se realizarán otras reuniones temáticas por líneas de inversión.

Gracias.