Industria Enlatados de Alimentos
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1 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MDA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÒN DEL TITULO DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE Y DESARROLLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS “IDEAL Cía. Ltda.” MIRIAN ESTHER ESPINOZA BARCIA QUITO – ECUADOR 2008
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1
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA
EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MDA
TESIS DE GRADO
PREVIA A LA OBTENCIÒN DEL TITULO DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE Y DESARROLLO DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE
ENLATADOS ALIMENTICIOS “IDEAL Cía. Ltda.”
MIRIAN ESTHER ESPINOZA BARCIA
QUITO – ECUADOR 2008
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DECLARACIÓN La titular del presente trabajo, Miriam Esther Espinoza Barcia, declara bajo Juramento que el trabajo aquí descrito es de mí autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y que he consultado la referencia bibliográfica que se incluye en este documento. A través de la presente declaración cedo los derechos de propiedad intelectual correspondiente a este trabajo a la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL, Según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, su reglamento y la normatividad institucional vigente.
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CERTIFICACIÓN Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Miriam
Esther Espinoza Barcia, bajo mi dirección.
Ing. CARLOS GARCÍA DIRECTOR DE TESÍS
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DEDICATORIA A mis hijos Luís, Cristhian y Raisa complementos de mi vida A mi Esposo Luís Alberto, amigo y compañero A mis queridos padres + Arturo y Aida A mis hermanos (as). Mirian.
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AGRADECIMIENTO Quiero dejar constancia de mi profundo agradecimiento al señor Ing.
Carlos García, Director de Tesis, quien con su experiencia y capacidad supo
guiarme para ser posible la culminación de este trabajo.
Al personal docente y administrativo de la Escuela Contabilidad y Auditoría
por su apoyo y colaboración para lograr el éxito de mi objetivo.
A la empresa “IDEAL Cía. Ltda.”, por la colaboración brindada para el
desarrollo de mi trabajo.
Mirian
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INDICE GENERAL
CAPÍTULO I PROTOCOLO DE TESIS Pág. 1.1 Introducción 8 1.2 Planteamiento del Problema 10 1.3 Objetivo general 11 1.4 Objetivo especifico 11 1.5 Justificación 11 1.6 Delimitación del problema 12 1.7 Marco teórico 13 1.8 Marco Conceptual 14 1.9 Hipótesis 17 1.10 Diseños metodológicos 17
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL – LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES 2.1.1 Proceso industrial de la empresa Industria de Enlatados Alimenticios IDEAL Cía. Ltda. 20 2.1.2 Evaluación del sistema de control de la empresa Industria de Enlatados Alimenticios IDEAL Cía. Ltda. 27 2.1.3 Presentación del organigrama de la empresa 29 2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.2.1 Proceso del control interno 31 2.2.2 Elementos del sistema de control interno 36 2.2.3 Fundamentos y principios básicos del control interno 41 2.2.4 Control interno previo 43 2.2.5 Control interno posterior 43
CAPÍTULO III
EVALUACIÓN DE LAS PRINCIPALES CUENTAS Y EL CUMPLIMIENTO NORMATIVO 3.1 Compras 45 3.2 Ventas 48 3.3 Cuentas por cobrar clientes 49 3.4 Costos de producción 50 3.5 Evaluación del cumplimiento normativo 51
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CAPÍTULO IV ANÀLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 4.1 Análisis de los Estados Financieros 53 4.2 Estrategia financiera en las cuentas contables 64 4.3 Forma de contabilización general, el plan de cuentas de acuerdo a las necesidades de la empresa 65
CAPÍTULO V
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS “IDEAL” Cía. Ltda.
5 Aplicación práctica elaboración del Manual de 81 Procedimientos de contabilidad de IDEAL Cía. Ltda. 5.1 Procedimiento para las compras y pagos 83 5.2 Procedimiento para las ventas locales exportación y recaudo 91 5.3 Procedimientos para la Nomina y beneficios sociales 99 5.4 Procedimiento para control y conciliación de las cuentas bancarias 106 5.5 Procedimiento para declaración de impuestos y anexos 110 5.6 Procedimientos para costos de producción 116 5.7 Procedimiento para los asientos de ajuste, cierre, análisis 129 de cuentas y generación de estados financieros 5.8 Caracterización de procesos del Manual de Procedimientos 149 5.9 Información de los Estados Financieros anexos y análisis. 163
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones 185 6.2 Recomendaciones 187 Bibliografía 189
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CAPÍTULO I PROTOCOLO DE TESIS 1.1 INTRODUCCIÓN El mar territorial ecuatoriano presenta gran diversidad de peces, crustáceos,
muchos de los cuales tienen importancia como aporte proteico y sustento
económico, para los pobladores de nuestro litoral costero, constituyéndose
en recursos importantes tanto en el mercado local como en el exterior.
Las empresas procesadoras de atún, ubicadas en los sectores de Manta, Los
Esteros, Vía a Rocafuerte, y Montecristi, son una fuente de trabajo para la
sociedad, porque ellas a través de su desarrollo, generan ingresos para estos
sectores. En la provincia de Manabí, la pesca es una de las principales
actividades que generan ingresos económicos; específicamente en el Puerto
de Manta; los barcos de empresas dedicadas a la pesca y negocios
unipersonales son los que proveen del pescado a las industrias procesadoras
de productos del mar, permitiendo la transferencia de beneficios para la
población.
Una de las empresas pioneras en nuestro puerto marítimo es Inepaca, la
misma que se encuentra ubicada en la zona central de Manta y le siguen
otras que se han ido creando conforme ha crecido la población: Conservas
Isabel, Promasa, Olimar, Seafman , Asiservi, Tecopesca, Pesquera
Tropical, Pesmanta, Pespaca, Paladines Hermanos, Pesquera Lubar,
Marbelize e INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS “ IDEAL
Cía. Ltda.”, que está ubicada en el Km. 8 1/2 vía a Montecristi .
La empresa IDEAL Cía. Ltda. tiene aceptación en la sociedad y sus
productos son apetecidos por sus costos y calidad, sus primeros inicios
fueron en una fabrica pequeña en Manta, por su desarrollo se trasladó a su
nueva instalación y oficinas en el Km. 8 1/2 vía a Montecristi , generando
trabajo aproximadamente para 180 personas (hombres y mujeres), la
empresa posee dos barcos atuneros, los mismos que proveen la materia
prima, se comercializa también el pescado a terceros es decir a comerciantes
minoristas y mayoristas, el pescado que se vende es el que la empresa no
procesa, por razones de ser muy pequeño o demasiado grande.
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La presentación del producto es en latas de aluminio de diferentes pesos y
medidas, y la producción se realiza de acuerdo a solicitud de los clientes,
existiendo en la actualidad las siguientes presentaciones:
• Atún lomitos en aceite de soya, lata de 170 gramos marca BAHIA, o la
marca que el cliente desee que se le ponga, pero siempre la etiqueta debe
decir que es elaborado por la empresa IDEAL Cía. Ltda., se debe
indicar que esta presentación es el producto que más se comercializa en
el mercado local.
• Atún en lomitos en aceite de soya, latas de 1000 a 1800 gramos en esta
medida se comercializa mucho para el mercado internacional.
• Atún en fundas aluminadas denominadas Pouch, en presentaciones de 1
a 7.5 Kg..
• Atún cocinado envasados al vació en fundas termoencogibles en la
variedad de pescado Skyjack y Yellowfin, presentadas en fundas de 7.5
Kg.. Pueden ser Lomos, Trozos y Migas de una o doble limpieza, los
mismos que se mantienen a altas temperaturas en los túneles de
congelación que posee la empresa.
• Enlatados de sardinas en salsa de tomate y en aceite vegetal en sus
presentaciones de 200 y 425 gramos
• La denominada ventresca, presentada en lata de aluminio esmaltada de
200 gr. fácil apertura, en aceite de oliva o de soya.
• Todos los productos mencionados por sus medidas y pesos van
encartonadas en cajas de diferentes medidas, tal es así que la lata de
1000 gramos su presentación es en cajas de 12 latas, la de 1800 gr. en
cajas de 6 latas y las de 200 y 425 gramos en cajas de 48 latas, todos
estos productos bajo las mismas condiciones de la primera presentación.
Todos estos productos una vez elaborados, pasan la inspección, por el
INSTITUTO NACIONAL DE PESCA, una vez que se realizan todos los
análisis, y su resultado es aceptado, otorgando el certificado de apto para el
consumo humano, el producto elaborado pasa a formar parte del inventario,
para ser distribuido en el mercado internacional y dentro del país.
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1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Debido a la importancia económica que tienen en la empresa las actividades
de producción y comercialización es necesario que en la empresa de
alimentos enlatados de atún IDEAL Cía. Ltda. se implemente un
departamento especialmente para evaluar los distintos procedimientos
involucrados, desde el inicio de compra de la materia prima hasta su última
etapa, que es la comercialización del producto en sus diferentes
presentaciones.
Los procedimientos involucrados para la obtención de los productos son:
• Área de recepción de materia prima (atún ó sardinas); • Planta de almacenamiento; • Descongelamiento; • Corte y desviscerado; • Cocinado; • Área de limpieza del pescado; • Área de empacado de latas; • Adiciones; • Cierre o sellado de latas; • Lavado de latas; • Esterilización.
Las áreas a evaluarse involucradas en este proceso son: Caja, Compras,
Ventas, Cuentas por Cobrar Clientes, Costos de Producción, a fin de
verificar si cumplen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las disposiciones
legales impartidas por el Servicio de Rentas Internas, (SRI),
Superintendencia de Compañías y normas de Control Interno.
Este tema, el mismo que sería de mucha utilidad en el logro de objetivos
para el que fue creada cada área. De lograrse estas metas, se podría
aplicarlas en otras empresas, con el fin de corregir u observar las anomalías
existentes para la buena marcha del negocio.
1.3 OBJETIVO GENERAL
Establecer un conjunto de procedimientos, técnicas, formatos y papeles de
trabajo fundamentados en la serie de normas vigentes en nuestro país, que
permitan diagnosticar mediante Evaluaciones, el buen funcionamiento del
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Sistema Contable y de Control Interno en las áreas de Caja, Compras,
Ventas, Cuentas por cobrar Clientes y Costos de producción.
1.4 OBJETIVOS ESPECIFICICOS: Con este proyecto se quiere determinar luego de realizar un estudio
exhaustivo de cada uno de los procesos y procedimientos de las áreas de
Caja, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar Clientes, y Costos de
Producción. Evaluando cada una de las actividades de las personas que
laboran con el fin de emitirse los cambios y recomendaciones para la buena
marcha de estas áreas objeto del tema a desarrollar.
A través de estas investigaciones y estudios se desea procesar lo siguiente:
• Describir aspectos importantes, que proporcionen el control y manejo de estas evaluaciones, originadas en las áreas de Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar Clientes y los Costos de Producción de una empresa procesadora de productos alimenticios obtenidos del mar.
• Sustentar la evaluación en principios, políticas y normas básicas que rigen en el país, y en las cuales se debe basar los procesos contables y de control interno.
• Verificar que el modelo del Sistema Contable y de Control Interno a implementarse sea acorde con las necesidades de la empresa IDEAL Cía. Ltda.
• Implantar el Manual de Procedimientos para las áreas evaluadas de acuerdo a los resultados y necesidades específicas.
1.5 JUSTIFICACION
Presentar alternativas de solución a posibles problemas en la aplicación del
proceso contable en las áreas mencionadas, quizás existen formulismos que
son innecesarios y que en vez de actuar con rapidez, atrasan las funciones,
se podría pensar que se disminuirían los costos de mantenimiento, o quizás
surgir mejoras, tendientes a crear una función rápida y eficaz, ayudados
desde luego con la tecnología de las computadoras para que día a día se
logren mejores resultados, economizando tiempo y dinero.
De los estudios y evaluaciones el beneficio a obtenerse, sería la elaboración
de un conjunto de Procedimientos Sistematizados, para una empresa de esta
naturaleza, a fin de que se implementen en otras empresas para su mejor
organización y desarrollo funcional.
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Desde este punto de vista se justifica el Tema de investigación bajo los
siguientes aspectos:
Con respecto al marco legal se estaría colaborando, para que se cumplan los
procedimientos y disposiciones emitidos por los organismos competentes
creados para controlar social y económicamente como la Superintendencia
de Compañías y el Servicio de Rentas Internas.
La justificación académica recibirá el aporte, que permita al estudiante,
catedrático o profesional conocer y aplicar en este campo, una guía útil que
le provea de las herramientas y técnicas necesarias para la aplicación de
Evaluaciones sobre el Sistema Contable y de Control Interno en las
distintas áreas de industrias procesadoras de alimentos y similares.
La justificación Profesional, como un requisito fundamental, previo a la
obtención del Titulo Profesional de su Autora, que avalice los
conocimientos propios durante los años de estudio, el cual le permitirá la
incorporación al campo profesional, asumiendo con ética y responsabilidad
las labores encomendadas.
1.6 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Este proyecto abarca específicamente, evaluar el cumplimiento de las
normas de los procesos y procedimientos de las áreas de Caja, Compras,
Ventas, Cuentas por Cobrar Clientes y Costos de Producción de una
empresa que elabora productos alimenticios obtenidos del mar como es la
empresa IDEAL Cía. Ltda. Ubicada en el Km. 8.5 vía a Montecristi.
Para esto se dispondrá de toda la información necesaria y precisa, de la
compañía, se investigará cada uno de las áreas mencionadas. Es necesario
indicar que las plantas procesadoras de pescado disponen de manuales de
procedimientos en los cuales indica paso a paso todo lo relacionado a la
elaboración del producto desde su inicio hasta su última etapa que es el apto
para el consumo humano, controlado por el Instituto Nacional de Pesca o la
Subsecretaría de Recursos Pesqueros y el Instituto Nacional Ecuatoriano de
Normalización INEN.
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1.7 MARCO TEORICO Es difícil imaginar como seria la vida sin los productos enlatados, nuestros
antepasados gastaron mucho tiempo en la cocina y tuvieron poco trabajo en
los meses de invierno, las comidas enlatadas cambiaron todo esto, ellas
fueron la primera alimentación de conveniencia.
Nicolás Appert, un francés que recibió el reconocimiento de su gobierno en
1908 por haber desarrollado un nuevo y satisfactorio método para presentar
alimentos, que eventualmente llegó a ser conocido como el “Enlatado
Appert”, fue un repostero que vivió en un suburbio de Paris en 1790 cuando
Francia estuvo en guerra con varias naciones Europeas.
Las comidas disponibles no podían ser transportadas o almacenadas excepto
en un estado seco, la comida era escasa para ambas poblaciones civiles y
para las Fuerzas Armadas y fue un problema serio para el gobierno francés,
las enfermedades mas conocidas eran causadas por la mala nutrición .
En 1810 Appert público el primer libro de enlatados y en 1811 una
traducción al ingles que fue publicada en Inglaterra. En este trabajo Appert
utilizo botellas de vidrio de boca ancha, las cuales se llenaron de comida
cuidadosamente cerrada y concentrada en agua caliente.
Appert encontró un nuevo y efectivo método para preservar los alimentos,
pero no comprendía porqué se dañaban los alimentos, él tomó como
ejemplo el de otro francés llamado Jean Prescott que descubrió en el año
1864, la relación entre las técnicas de enlatados en bases científicas y
anunció los fundamentos para los métodos de enlatados que revolucionaron
la industria.
En 1920 Bicelow y Ball desarrollaron el primer método científico en el
proceso de esterilización para alimentos enlatados esterilizados, que llegó a
conocerse como método gráfico. El Dr. Ball continuó trabajando en la
misma área de Laboratorio de la Asociación Nacional de Enlatados, en 1923
formuló un método matemático para la determinación de los procesos de
esterilización.
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En 1939 Olson desarrolló un método monográfico para la determinación de
procesos. Stumbo y Hick en 1948 desarrollaron procedimientos para el
cálculo de los procesos de esterilización sobre el volumen total de un
contendor con mico-flora mixta. Este trabajo representó un paso importante
hacia la futura aplicación del análisis computarizado para resolver
ecuaciones matemáticas las cuales incluyen todos los factores significantes
en el dañado de los alimentos enlatados. Hace 15 años Hayakaw desarrolló
los más avanzados métodos matemáticos, eliminando los pequeños errores,
interrogantes a los procedimientos matemáticos anteriores.
En los últimos 15 años todos estos científicos y muchos más tuvieron otros
refinados métodos matemáticos en determinación de conceptos y
aplicaciones de los procesos térmicos, su trabajo se apoyó en el uso de las
computadoras para mayor precisión en los cálculos de las rutinas de los
procesos de calor y para monitorear y controlar los procesos térmicos,
asegurar la calidad, favoreciendo la seguridad del sistema productivo.
1.8 MARCO CONCEPTUAL Es importante presentar las variables a utilizarse en este Proyecto de Tesis
así como los conceptos o definiciones académicas y profesionales que de
estos se derivan, siendo las siguientes:
SISTEMA CONTABLE: Conjunto de procedimientos normalizados creado
con el objetivo de sistematizar el proceso contable de forma ordenada,
lógica y coherente en sus diferentes fases.
ESTADO FINANCIERO: Informe escrito y resumido que expone el
proceso contable y sus resultados definitivos luego de la tabulación de
ingresos, egresos y saldos deudor o acreedor en cada una de las cuentas
contables establecidos en un plan.
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PLAN DE CUENTAS: Estructura lógica secuencial de un conjunto de
cuentas contables de manera codificada y clasificada por niveles de
información que expresan el débito, crédito y patrimonio de una entidad y
son el reflejo de las actividades de la empresa
PROCESO CONTABLE: Son todas las operaciones de registro,
documentación, contabilización, jornalización, mayorización, ajustes
contables y balance de comprobación para luego elaborar los Estados
Financieros y demás informes propios del proceso.
TRANSACCIONES MERCANTILES: Son aquellas actividades de
comercio que la ley permite para la compra venta de bienes o servicios y
que generan derechos y obligaciones.
ASIENTOS CONTABLES: Son los registros lógico-matemáticos,
cronológicos de contabilidad en los libros contables como el diario general,
libros auxiliares y libros mayores que permiten evidenciar las transacciones
de acuerdo a las normas de contabilidad.
DOCUMENTOS CONTABLES: Todos los documentos que dan origen la
transacción hasta los de registro como libros de contabilidad y que permiten
contabilizar de una u otra forma el proceso contable.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Políticas, disposiciones, normas,
requisitos, propios o externos que deben ser cumplidos por una entidad con
el objetivo de precautelar el buen manejo y cuidado de los activos y
obligaciones de una entidad económica en las diferentes transacciones.
CONTROL PREVIO: El conjunto de medidas de precaución que se debe
tomar como parte del Control Interno con el objetivo de prever cualquier
eventualidad que pueda afectar el proceso contable financiero y operativo.
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CONTROL PERMANENTE: El conjunto de medidas de control constantes
que permiten garantizar el proceso contable financiero y operativo de una
entidad.
CONTROL POSTERIOR: El conjunto de medidas de control que se deben
aplicar para verificar si los procesos contables financieros y operativos
fueron realizados en cumplimiento de las políticas, normas establecidas
previamente.
MATRIZ DE RIEZGO: Sistema de evaluación del Sistema de Control Interno
mediante la aplicación de cuestionarios y análisis porcentuales o ponderados que
permiten dar opinión del estado del sistema.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: Test de evaluación útil que
permite valorar el estado del Sistema de Control Interno mediante preguntas
puntuales y objetivas que buscan respuesta y evidencia que justifique el
cumplimiento correcto de los procesos, procedimientos.
EVALUACION PORCENTUAL: Valor en porcentajes que se debe calcular en los
Cuestionarios de Control Interno con el objetivo de emitir criterio.
POLITICAS ADMINISTRATIVAS: Todas las categorías en sentencia generadas
en la entidad para los diferentes departamentos y que permiten establecer el
comportamiento y obligaciones de los funcionarios o empleados.
NORMAS DE CONTROL INTERNO: Las políticas, deberes u obligaciones que
se debe cumplir dentro de la entidad para el buen funcionamiento del
Sistema de Control Interno. 1.9 HIPOTESIS La correcta aplicación de normas, técnicas y procedimientos contables y tributarios
en las áreas de Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar Clientes, Costos
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de Producción permitirá cumplir con efectividad el funcionamiento del Sistema
Contable y de Control Interno.
La evaluación de cada área a través de la investigación, permitirá orientar
las técnicas y procedimientos con el ánimo de estructurar y elaborar un
manual de procedimientos para el departamento contable de la empresa
IDEAL Cía. Ltda. para el correcto funcionamiento del Sistema Contable y
del Control Interno.
1.10 DISEÑOS METODOLÓGICOS Para llevar a cabo el presente proyecto, se debe utilizar procedimientos
metodológicos de orden técnico e investigativo debidamente respaldados.
La metodología a utilizarse y los procedimientos investigativos, que en
forma combinada o independiente, se aplicarán de acuerdo a las necesidades
de la investigación.
Establecida la evaluación del Sistema Contable y del Control Interno
permitirá implementar un conjunto de procedimientos y responsabilidades
en cada una de las áreas examinadas de tal forma que se formule un Sistema
Correcto de Control Interno.
Estos métodos conducen a las siguientes técnicas:
Técnicas de información Investigación de campo Investigación de manuales de procedimientos La observación desde el punto de vista investigativo Diagramas de flujo Enumeración de los procedimientos.
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CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL – LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES Industria de Enlatados Alimenticios IDEAL Cía. Ltda., se inicio en la
ciudad de Manta, en el año de 1973, siendo sus fundadores los señores
JOSE AGUDO ALVAREZ y MARIA TERESA VALLE DE AGUDO, de
nacionalidad españoles, en sus inicios comercializaban el pescado en su
primera etapa, compra y venta de materia prima en este caso sardinas
(pinchagua) Atún Yellowfish – Skipjack .
Para el año 1975 se logró el primer proceso de enlatados de sardinas en
tomate y atún en aceite en las presentaciones convencionales de 170 y 425
grs.
A sus inicios se procesaba toda la materia prima adquirida en el día por no
poseer frigoríficos, para su congelación y mantenimiento y como la
capacidad de producción era pequeña no ameritaba invertir o endeudarse
con la banca privada, pero más adelante, se hizo imperiosa la necesidad de
crecer porque el producto había tenido aceptación social por su calidad y
precio, entonces sintieron la necesidad de crecer como una empresa.
Con el pasar de los años y la experiencia ganada, trasladaron su pequeña
fábrica a Montecristi, en el Km. 8.5, donde tuvieron acogida por parte de sus
moradores, a los cuales se les brindó la oportunidad de trabajar en esta
empresa y junto a ellos fueron ganando experiencia, solvencia económica y
lo más importante la aceptación de los productos que elaboraban.
Actualmente la fábrica posee una planta para procesar sardinas y otra para
atún, las obreras trabajan cómodamente en sus asientos con las mesas para
pelar el pescado y con aire acondicionado para su mejor rendimiento y
conservación del producto. Tiene tres cámaras de mantenimiento y dos
túneles de congelación cada uno con capacidad de 500 y 1200 toneladas
tiene una cámara de hielo para ayudar a la conservación de la materia prima
(pescado) sus cocinadores son los más sofisticados y los esterilizadores son
modernos, con tecnología de punta de procedencia española.
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Esta empresa con el pasar de los años y la experiencia ganada a través de su
esfuerzo y logros está considerada entre una de las primeras por su higiene
limpieza, por la calidad de sus productos y por la seriedad de sus contratos.
Actualmente, ocupa un lugar significativo en el mercado tanto nacional
como internacional, los países donde se exporta son Colombia, Israel, Chile,
Argentina, Francia y Estados Unidos.
Para la exportación de sus productos prefieren el Puerto de Manta, por estar
más cerca, porque las inspecciones del organismo de narcóticos opera
oportunamente en el momento que se entregan los contenedores para su
traslado a otros países, mientras que en otro puerto se dejan los
contenedores y no realizan la inspección al momento sino cuando le toca su
turno dado a que son tantos los que revisan en un día que no se abastecen
para todos.
Al momento los Directores principales de esta empresa son los fundadores
y sus hijos que siguen la misma trayectoria acrisolada que heredaron de sus
padres, en el futuro esta empresa pasarán de padres a hijos y que cada vez
mejorará más con la nueva tecnología.
2.1.1 PROCESO INDUSTRIAL DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL CÍA. LTDA. Se tomará como base la elaboración de un producto, como es el atún
lomitos en aceite de soya en latas de 170 gramos para lo cual se enumeran
los pasos a seguir para su proceso industrial:
1.- Recepción 2.- Almacenamiento 3.- Descongelación 4.- Corte y desviscerado 5.- Cocción 6.- Enfriamiento 7.- Limpieza 8.- Empacado 9.- Adiciones 10.- Cierre 11.- Inspección 1 12.- Lavado 13.- Esterilización 14.- Inspección 2 15.- Cuarentena
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16.- Etiquetado 17.- Inspección del Producto Terminado RECEPCIÓN: Para este caso tomaremos como referencia de proceso el atún RO 170 GR.,
el tipo de pescado utilizado para elaborar este atún científicamente se los
conoce con el nombre de:
KATSUWONUS PELAMIS.- Conocido como bonito o skipjack. TUNNUS OBESUS.- Conocido como patudo, albacora o big eye. THUNNUS ALBACARES.- Más conocido como Aleta amarilla o Yellowfin. Todo el pescado que se recibe en la planta tiene que entrar en óptimas
condiciones de calidad, bien sea fresco o congelado. La mayoría de pescado
que se recibe es congelado de la flota atunera del puerto. Antes de hacer
negociación se toman muestras, para realizar análisis como son de
histamina, cloruro y mercurio, estos deben tener los parámetros
recomendados por la Administración de Alimentos y Drogas (FDA), porque
es la autoridad alimenticia en los Estados Unidos de América.
Los barcos que posee la empresa son dos denominados ALIZE Y
MONTENEME, estos proveen de la materia prima atún, cada salida tiene
autonomía para dos meses, normalmente llegan a los 40 días, el tonelaje de
cada barco es de 600 T/M.
Cuando un barco llega mientras se acodera en el muelle asignado por el Jefe
de maniobras de Portuaria, su tripulación realiza faenas para descargarlo,
una vez otorgado el permiso y teniendo listo la grúa y los carros para
transportarlo, una cuadrilla se encarga de sacar el pescado y colocarlo en el
contenedor que va a ser transportado para la planta.
El pescado llega congelado a bajas temperaturas, en contenedores
transportado por tráileres, que lo traen desde el puerto de Manta hasta la
planta de Ideal en Montecristi, una cuadrilla de hombres se encarga de
clasificarlo por tamaño y especie, para obtener un proceso de fabricación
más uniforme y obtener una calidad homogénea, una vez seleccionados se
les realiza la limpieza que consiste en lavar el pescado y después guardarlos
en tanques metálicos galvanizados y numerados.
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ALMACENAMIENTO: Una vez que se coloca el producto en los tanque metálicos de 800 a 1000
kilos de capacidad, son ingresados al túnel de congelación para su
conservación y mantenimiento. Cada uno de estos tanques además de ser
numerados y etiquetado señalando el peso y que clase de pescado contiene,
pudiendo ser la variedad de: Skipjack, (Bonito) Yellowfish (Albacora aleta
amarilla) y Big Eye (Albacora ojo grande), estos tanques de pescado son
colocados en el frigorífico a bajas temperaturas como de –20º C. y se
manipulan con montacargas para ingresarlos o retirar para producción o
para la venta.
DESCONGELACION: Todos los días el pescado suele retirarse entre 12 y 16 horas para su
descongelamiento a temperatura ambiente antes de cocinarlos, se sacan del
frigoríficos 12 toneladas de pescado, para su descongelación, los mismos
que son retirados de los tanques metálicos y rociados con agua para su
limpieza y ayudar a descongelar para que puedan manipularlo para el
siguiente paso.
TABLA DE DESCONGELADO POR TAMAÑO DE PESCADO Tamaño -3 ,3/4 4/7,5 7,5/14 14/20 20/30 30/40 40/60 60,8Tiempo 50 60 100- 150 180 240- 300- 420- 480- Minutos 200 270 330 450 540
CORTE Y DESVICERADO: Un equipo de cinco o seis obreros se encargan de cortar la cabeza del
pescado, desviscerarlo y colocarlo en cestas o gavetas de acero inoxidable,
para ser colocados en carros también de acero inoxidable, Estos carros se
vuelven a rociar con agua para su enjuague final y quedar listo para la
cocción.
Al pescado pequeño, de 10 kilos se le corta la cabeza a la altura de los ojos
para que se desangre bien y así conseguir que salga menos carne roja, el
mismo procedimiento para el pescado grande, sólo que a este se lo corta en
varios trozos, para adaptarlo lo mejor posible en los cestos de acero
inoxidable.
22
COCCIÓN: Cuando el pescado está bien lavado y desangrado, se pasan los carros al
cocinador de vapor libre a una temperatura estable de 100º C y luego al
pescado se le introduce un termómetro hasta la espina dorsal para poder
controlar que la temperatura alcance un mínimo de 65º C en el interior del
mismo y poder determinar el tiempo de cocción necesario, que será distinto
dependiendo del tamaño del pescado.
El proceso de cocción implica un tiempo entre 25 y 210 minutos como se
demuestra en la siguiente tabla.
TIEMPO DE COCINADO VERSUS TAMAÑO DE PESCADO Tamaño 10 .8 6 4 3 2 1peq. 1 gr. Lomo Panza Canasta Tiempo 25- 35- 45- 65- 90- 120- 110- 160- 150- 130- Minutos 30 40 55 70 100 135 180 210 180 150
ENFRIAMIENTO: Una vez cocido el pescado, pasa a un túnel de enfriamiento con duchas que
expulsan agua pulverizada durante unos 30 minutos de forma intermitente,
con lo que se consigue enfriar el pescado y darle un grado de humedad
idóneo de acuerdo a las exigencias de los clientes, la misma que suele estar
entre 60 y 70 %. La humedad del pescado se determina según lo establece la norma
respectiva por el método de la estufa a 105º C durante dos horas hasta el
peso constante y por pérdida de la cantidad de agua se encontrará el valor
respectivo, esto es, entre el 65 -69% de humedad. LIMPIEZA: Se debe disponer de una nave o galpón especial diseñada para la limpieza y
envasado del atún. Esta nave debe rendir las exigencias sanitarias y estéticas
que determinan las normas de la, Unión Europea (UE) como de los Estados
Unidos a través de la Administración de Alimentos y Drogas (FDA).
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A través de cintas de transporte el personal recibe las bandejas de pescado y
proceden a limpiar el mismo sacándole la piel, espina y carne roja.
Los desperdicios son recogidos por una cinta trasportadora que los envía
fuera del área de limpieza donde son recolectados en contenedores que
todos los días son enviados hacia la planta de harina de pescado.
EMPACADO: Bien limpio el pescado y colocado en bandejas pasan a la empacadora
donde se colocan los lomos en el túnel de la maquina empacadora que
automáticamente introduce el atún en la lata con el peso correspondiente.
ADICIONES: Concluido el llenado de la lata, esta pasa automáticamente a una máquina
aceitadora continua donde se le introduce el líquido de cobertura que puede
ser de aceite o agua a una temperatura de 80º C para conseguir el vacío
suficiente una vez que se enfría la lata.
El suministro de aceite procede de un depósito de acero inoxidable con calor
por medio de un serpentín de vapor y que alimenta las máquinas aceitadoras
de la planta.
El aceite utilizado es de soya trirefinado, proveniente de procesadoras
nacionales como Industrias Ales o la Fabril, en tanques de plástico de 220
litros y la sal de Ecuasal en sacos de 50 kilos, estos son los insumos
necesarios para la elaboración del atún (Cuadro 1).
FORMATO ATUN ACEITE Y/O
AGUA RO – 6100 5300 gr. 800 ml RO – 1800 1350 gr. 450 gr. RO – 1000 750 gr. 250 gr. RO - 200 150 gr. 50 gr. RO - 184 138 gr. 46 gr. RO - 170 127gr. 43 gr.
Fuente: Manual del Plan HACCP de IDEAL Cía. Ltda. (Aprobó: INP) (Cuadro 1)
24
CIERRE: Seguidamente de la adición del líquido de cobertura, las latas de una forma
automática y continua pasan a la máquina selladora donde se le pone la tapa
a la lata, quedando herméticamente cerrada.
La máquina selladora dispone de un marcador de tapas donde se coloca el
tipo de producto, día mes y año de fabricación y vencimiento. INSPECCION 1: Los controles de cierre se hacen cada 2 horas, llevando registro respectivo
de los mismos.
Los controles los realizan el inspector del laboratorio de control de calidad y
la persona encargada de la máquina en forma permanente. LAVADO: Las lavadoras son del tipo tradicional, a través de una cinta de acero
inoxidable pasa por un túnel donde unos tubos perforados excusan agua a
presión con detergente, tensioactivo y antioxidante para un perfecto lavado
eliminando todo el vestigio de aceite que haya podido quedar en la lata.
Luego de la lavadora las latas caen en carros de acero inoxidables para su
recolección y posteriormente transportarlas a la autoclave.
ESTERILIZACIÓN: Las conservas lavadas contenidas en carros son introducidas, en modernos
autoclaves de calor húmedo, automáticos de marca SURDRY controlados a
través de un sistema que permite visualizar en un control gráfico todo el
proceso de esterilización para poder asegurar la eficiencia del mismo. La
esterilización y el enfriamiento se realizan de forma automática. Los
registros gráficos reflejan el tiempo, la temperatura y presión de todo
proceso de esterilización.
La presión y temperatura se detallan a continuación en función de las dos
selladoras (Cuadro 2):
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FORMATO TIEMPO TEMPERATURA PRESIÒN
RO – 6100 315 116º C 1.5 Kg RO – 1800 215 117º C 1.5 Kg RO – 1000 135 118º C 1.5 Kg RR - 200 75 119º C 1.5 Kg RO - 184 75 120º C 1.5 Kg RO - 170 75 121º C 1.5 Kg
Fuente: Manual del Plan HACCP de IDEAL Cía. Ltda. (Aprobó: INP) (Cuadro 2)
Todo proceso de esterilización y de enfriamiento mantiene la lata con la
misma presión interna y externa. El proceso termina cuando la lata llega a
una temperatura de 40º C en un tiempo total de una hora y media.
INSPECCION 2: Siendo una de las operaciones fundamentales más importantes en la
elaboración de la conserva de pescado es completamente obligatorio y
estricto realizar los ensayos de estabilidad y esterilidad para confirmar la
eficacia del proceso y prevenir algún problema que puede producir un riesgo
en la salud del consumidor final.
Por lo tanto de cada lote esterilizado se toma al azar muestras para el control
en el laboratorio, en donde se mantendrán por 24 horas a 40º C. 1º C y
durante 8 días a 55º C. 1ºC. sí el resultado es satisfactorio se
aprobará el lote elaborado. CUARENTENA: El producto se mantiene en cajas por espacios de 20 días en estado de
cuarentena u observaciones, hasta la aprobación por parte del Departamento
de Control de Calidad.
ETIQUETADO: Aprobado el lote los carros son llevados al almacén donde una máquina
etiquetadora les coloca las correspondientes etiquetas que llevan impresa
información necesaria e importante para la identificación de los productos y
26
datos para conocimiento de los clientes como son entre otras las fechas de
expiración, registro sanitario.
Pasan luego a la sección de empaque a guardarse en cajas de cartón
corrugado para ser paletizado.
INSPECCIÓN DEL PRODUCTO TERMINADO:
El Departamento de Control de Calidad a través del laboratorio procede a la
verificación del producto final y a constatar los parámetros que
determinaran la calidad de la conserva de atún. A través del inspector se
registran en un formato, información necesaria e importante como son: el
número de lote, fecha de elaboración, fecha de expiración y características
de la lata entre las cuales se detallan la limpieza, el sellado y pegados
perfectos.
2.1.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA TRADICIONAL DE CONTROL DE LA EMPRESA INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. En las industrias procesadoras de pescado (atún), son importantes los
controles de la materia prima y el producto terminado, entre otros se
controla:
1. Pescado 2. Barniz interior de la lata 3. Cierre de la lata 4. Esterilización 5. Conservación del atún
1. PESCADO: Cuando el pescado es descargado en la planta es sometido a una serie de
análisis, para saber si se encuentra en óptimas condiciones antes de
cocinarlo, aún cocinado el pescado puede ser contaminado por las
obreras y puede presentar las siguientes enfermedades:
a) Salmonelosis o Salmonela b) Honico
a) Salmonelosis o Salmonela.- Esta bacteria se la puede adquirir en el
barco, en el mar o en las instalaciones de la empresa, la salmonela o
salmonelosis se la reconoce cuando el pescado toma una coloración
anaranjada y de sabor picante; al
27
contacto con la piel humana o la persona al ingerirlo se intoxica
produciéndole ronchas rojas en el cuerpo y un malestar general.
b) Honico .- Es cuando el pescado puede haber venido dañado del mar o
del barco, por que esta bacteria se activa después de haber sido cocinado, y
se lo reconoce por que el pescado se pone como una esponja, pierde peso.
2.- BARNIZ INTERIOR DE LA LATA: Se dice que las conservas de atún en aceite mientras mas tiempo tengan,
mejor sabor adquieren, pero se debe tomar en cuenta que la lata trae un
barniz interior, que es el que no permite que la lata se oxide, a veces este
barniz suele salirse y la lata empieza a oxidarse, y es muy peligroso, no se
puede consumir, porque se estaría consumiendo parte del oxido de la lata. 3.- CIERRE DE LATA: Entre los controles el cierre de lata es una de las principales características
de un buen enlatado, en una lata el cierre tiene que ser totalmente hermético,
es decir que no debe tener absolutamente aire en la lata; en el aire existen
partículas de polvo, las mismas que llevan bacterias y si estas entran en la
lata, de nada servirá la esterilización, porque el producto se contaminará y
no se puede consumir.
Para saber si una lata esta contaminada se presiona el centro de la misma, si
se observa que está inflada, significa que no está apta para el consumo
humano.
4.- ESTERILIZACIÓN:
Las grandes empresas de conservas del mundo, han encontrado que la
esterilización es un punto primordial en lo que es la producción del atún,
porque la esterilización es el paso que elimina las bacterias, si la empresa no
realiza este tipo de controles, sus productos no tendrían la calidad deseada,
es importante que se realice una buena esterilización para que no queden
bacterias vivas que puedan desarrollarse en su interior dando como
resultado la descomposición del alimento.
5.- CONSERVACIÓN DEL ATUN: Otro de los controles importantes es la calidad de aceite, puede ser el aceite
de soya trirefinado, este aceite no se va a congelar a temperaturas (bajo 0),
28
si se usa aceite de inferior calidad la temperatura ideal va a ser la
temperatura ambiente que está entre los 30 y 40º C.
El siguiente paso será conservar en cuarentena el enlatado para el
maceramiento y así obtener un mejor sabor. 2.1.3 PRESENTACIÓN DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA (VER ORGANIGRAMA EN LA PAGINA 29)
29
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA IDEAL Cía. Ltda.
PRESIDENTE MARUJA DE AGUDO
GERENTE GENERAL RODRIGO AGUDO
SECRETARIA MARIA MACIAS
GERENTE DE PLANTA. ANGEL AGUDO
JEFE DE COMPRAS ADELA VIDELA
JEFE DE CAMARA CARLOS BARCIA
JEFE DE PRODUCC. ESTUARDO CASTILLO
JEFE DE MANTENIMIENTOJEFE DE BODEGA
NERY CANTOS
SANIDAD Y LIMPIEZA FRANCISCO LOOR
CONTROL DE CALIDAD MIGUEL
BAZURTO
GERENTE DE FLOTA RODRIGO AGUDO
LABORATORIO MIGUEL AGUDO
JEFE DE BAHIA JOHNNY LOPEZ
GERENTE FINANCIERO JORGE GILER
CONTADORA MIRIAN ESPINOZA
AUXILIAR III JOHANNA LOPEZ
AUXILIAR 1 MAGDALENA LUCAS
JEFE DE PROD. TERMINADOS
CAMARA ROLANDO MENDOZA
OBREROS OBREROS - OBRERAS
OBRERAS - OBREROS
ELECTRICISTA, MECANICOS
AUXILIAR II ANA DELGADO
JEFE DE VENTAS Y EXPORTACIONES AIDA ESPINOSA
GERENTE ADMINISTRATIVO MA. TERESA AGUDO
AYUDANTES DE BODEGA
AYUDANTES DE LIMPIEZA
30
2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.2.1 PROCESO DEL CONTROL INTERNO La empresa IDEAL Cía. Ltda., actualmente no dispone de un Sistema de Control
Interno formalmente implementado, que sea evaluado periódicamente en función
de los objetivos planteados versus los resultados obtenidos, mediante un
establecimiento de las causas-efectos y toma de acciones correctivas; más bien
posee un conjunto de procesos de Control Interno interdependientes pero no
concomitantes, objetivos pero no sistemáticos, verificables pero no controlables
oportunamente como plantea la norma o lo contempla un plan dentro de un
sistema.
De esto se desprende que es necesaria y justificable la reformulación técnica o
profesional de un modelo adecuado a las necesidades, procesos, actividades que
se ejecutan diariamente a cada momento en las operaciones contables,
administrativas y financieras.
Es necesario describir efectivamente cada uno de estos procesos mencionados con
la finalidad de exponer el nivel disponible y confrontarlo con el criterio
profesional idóneo para de esta manera poder exponer opiniones concluyentes.
La descripción de estos procesos del Control Interno de IDEAL Cía. Ltda., se lo
realizará mediante seis criterios de observación siendo los siguientes:
2.2.1.1 FORMULACION DE OBJETIVOS IDEAL CIA. LTDA., no presenta una formulación de objetivos que reflejen la
aplicación de un Sistema de Control Interno o similar, se observa ciertos
cumplimientos producto de la exigencia, y el cumplimiento de requerimientos
normativos de los organismos de control societario y tributario.
El primer paso es determinar lo que IDEAL Cía. Ltda. desea lograr u obtener
como resultante de un Sistema correcto de Control Interno, esto es el
reconocimiento y aceptación general de los objetivos propuestos, los mismos que
podrán ser generales y específicos.
31
Dentro de los objetivos generales la empresa IDEAL Cía. Ltda., propenderá el
control de todos los procesos tanto operacionales, contables, financieros y
administrativos así como los respectivos procedimientos y documentos.
Como objetivos específicos se planteará gestionar el cumplimiento de los
procesos, procedimientos y documentos, con eficiencia, eficacia, economía y
equidad.
La experiencia y la teoría sostienen que un buen control se lo puede evaluar
cuantitativa y cualitativamente al confrontar y medir el logro de los objetivos
propuestos con los alcanzados en un período establecido, mediante indicadores de
gestión.
2.2.1.2 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS IDEAL Cía. Ltda., no cuenta con un proceso de evaluación de los resultados del
proceso contable, en función de un control interno, el Contador General es el
responsable de fijar metas y establecer los resultados a obtener en cada período de
cada área y en la gestión de cada empleado, permitiéndole tomar decisiones,
correctivos a tiempo pero no de una forma sistemática, planificada y preventiva
más bien como efecto de los plazos perentorios y requisitos exigidos por los
organismos de control.
La evaluación de resultados y objetivos, planteados dentro de un Sistema de
Control Interno se debe hacer en base a parámetros o indicadores propuestos por
modelos externos o por la experiencia comprobada del responsable del Sistema de
Control Interno y los resultados obtenidos de varios procesos contables en el cual
intervienen procesos, procedimientos, elaboración de documentos, operaciones
administrativas como financieras en las áreas de Caja, Compras, Ventas, Cuentas,
Documentos por Cobrar y por pagar así como los gastos inherentes al giro del
negocio; permitiendo formular los estados financieros con los que se demuestra
la consecución de los objetivos propuestos. Esto permite proporcionar
información oportuna a funcionarios o socios de la empresa facilitando la toma
de decisiones.
La empresa IDEAL Cía. Ltda., debe tomar decisiones basadas en los informes y
Estados financieros, siempre y cuando estos reúnan las características necesarias
32
avalizadas por un óptimo Sistema de Control Interno regular a seguirse, sea para
corregir o mejorar el proceso contable de la empresa.
2.2.1.3 COMPARAR EL RENDIMIENTO REAL CON LOS OBJETIVOS IDEAL Cía. Ltda., no realiza comparaciones de rendimiento real por la carencia
de un planteamiento de objetivos previamente propuestos que permitan comparar
un estándar de rendimiento entre períodos propuestos; esto se debe a que no se
lleva a la práctica un método de evaluación o comparación que permita establecer
la diferencia entre un objetivo óptimo y otro resultante de condiciones normales.
La norma de control interno establece que se deben realizar comparaciones, entre
periodos cada tres meses con la finalidad de que los estados financieros presenten
la realidad o situación económica de la empresa. Para Gerencia General y demás
funcionarios de Ideal Cía. Ltda. debe ser importante estos informes, realizados y
basados con datos reales, porque puede suceder que se tome información errónea
ocasionando decisiones desacertadas.
El control interno a seguirse por parte de Ideal Cía. Ltda., se debe basar en el
planteamiento de un conjunto de normas que indiquen la responsabilidad de cada
empleado, en las funciones que se le ha encomendado, incluyendo como
normativa la responsabilidad de hacer su trabajo con efectividad, ética profesional
y el sentido de no ocultar o disfrazar cifras que vayan a entorpecer los resultados
para la toma de decisiones.
2.2.1.4 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DE LAS DIFERENCIAS Los responsables del departamento de contabilidad de la empresa Ideal Cía. Ltda.,
demuestran cierta preocupación para analizar las diferencias del proceso contable
y los resultados obtenidos en al información financiera y conjuntamente con el
Auditor se procura corregir las falencias o debilidades en el proceso de registro,
clasificación y contabilización, emitiendo criterios y opiniones para fortalecer el
correcto funcionamiento del proceso contable …
33
apegado a los principios de contabilidad generalmente aceptados y normas
ecuatorianas de contabilidad reconocidas.
Pero lo adecuado es establecer las causas o variaciones presentadas y realizar un
análisis completo de los factores que generan las diferencias y determinar las
áreas con desviaciones y poder aplicar los correctivos necesarios, tendientes a
mejorar o lograr excelentes resultados.
IDEAL Cía. Ltda., debe fortalecer el departamento contable, capacitando al
personal y responsabilizando el cumplimiento de las normas de Control Interno e
implementando los procedimientos, funciones y responsabilidades de cada
empleado de manera precisa, sistemática y evaluativo.
2.2.1.5 INTERVENCIÓN DE LA ACCIÓN GERENCIAL Es importante la intervención de la acción gerencial a la cual corresponde la
responsabilidad de fijar las políticas comerciales, financieras, operativas,
administrativas; de esto lo que más compete al área contable son las políticas
financieras porque sobre ellas recae la responsabilidad del control interno y su
aplicación.
IDEAL Cía. Ltda., tiene la alta dirección conformada por Gerencia Financiera,
Gerencia de Producción y Gerencia Administrativa, las mismas que basados en
los informes contables emitidos, resolverán y propondrán nuevas perspectivas
para el negocio, fijarán nuevas estrategias, contemplando el mercado entendiendo
que es la compra – venta del pescado y su proceso de transformación en las
diferentes presentaciones comerciales lo que permitirá en forma complementaria
fortalecer el negocio y la empresa. Esto se logra en base a la información proporcionada por el Departamento de
Contabilidad, quienes con información veraz, controlada y oportuna en forma de
Informes y Estados Financieros proveerán de instrumentos efectivos y reales que
faciliten la toma de decisiones gerenciales y el establecimiento de acciones.
IDEAL Cía. Ltda., procurará una interrelación Gerencial, Operativa
Administrativa y Financiera apoyados en información contable financiera
confiable y segura que permita a las tres áreas mencionadas ejecutar los
34
planes a corto, mediano y largo plazo; la consecución de objetivos planteados y la
posibilidad de continuar con negocios seguros a futuro.
2.2.1. 6 EVALUACIÓN CONTINUA Luego de haber implementado las acciones gerenciales expresadas en políticas se
deberá evaluar los resultados, con la finalidad de verificar la efectividad de estas
acciones y se lo debe hacer a partir de la información financiera proporcionada así
como de la evaluación continua del sistema de control interno en que se basa la
acción o política y la manera de cómo fueron asumidas y ejecutadas estas
acciones.
IDEAL Cía. Ltda. No presenta un método de evaluación permanentemente de los
controles, valorando los resultados entre períodos, simplemente verifica
resultados y en base a esto se dispone órdenes, se puede observar una Gerencia
General lineal que admite opiniones o criterios parcialmente sobre aspectos
productivos, administrativos, financieros y otros como el rendimiento del personal
y la calidad del producto regidos más por la tradición familiar lo que dificulta la
evaluación sistemática a todo nivel. La evaluación continua mediante indicadores
de gestión e índices financieros permitirá valorar el rendimiento operativo y la
efectividad financiera; mediante el uso y aplicación de cuadros demostrativos
estadísticos o matemáticos que son procedimientos propios de una cultura
organizacional cuidadosa y responsable que constantemente verifica en que punto
se encuentra en el mercado nacional o internacional.
El Control Interno es la base y referente para la evaluación por parte de los
organismos de control externo como: Superintendencia de Compañías y el
Servicio de Rentas Internas y se los debe tener en consideración para la toma de
decisiones porque se debe observar la incidencia de estos controles, leyes y
reglamentos sostenidos por estas entidades de control.
El control interno deberá estar diseñado de tal forma que permita proporcionar
una garantía razonable en la ejecución de funciones y responsabilidades
35
administrativas para demostrar la efectividad de la información financiera,
amparadas en el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas a seguirse en
la elaboración de los documentos contables día a día y elaboración de los estados
financieros mes a mes.
2.2.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO El sistema de Control interno debe estar expresado, en las estructuras que la
empresa desarrolle para hacer efectiva su gestión.
Las estructuras deben estar definidas por las diferentes combinaciones de
elementos dentro del control interno de la empresa. ELEMENTOS:
• Plan de Organización • Sistemas de autorizaciones y aprobaciones • Sistema de Registro e información • Personal • Auditoria Interna
Todos estos elementos que integran el control interno, deben estar plasmados a
través de normas, procedimientos y políticas dictadas por Gerencia de la empresa
IDEAL Cía. Ltda.
Y es aquí donde toda la doctrina que sustenta el Sistema de Control Interno toma
cuerpo y forma práctica al empoderar su implantación. 2.2.2.1 PLAN DE ORGANIZACIÓN Es fundamental establecer una estructura adecuada teniendo presente que ella
varia de acuerdo con la complejidad de la empresa o institución. Por lo general un
Plan de Organización debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Debe establecer claramente las líneas de autoridad y responsabilidad, que
implica el desempeño de cada función en la empresa IDEAL Cía. Ltda. • Debe existir una adecuada supervisón de las operaciones o transacciones. • Debe tener un grado de flexibilidad de acuerdo con las condiciones
particulares de ciertos eventos. • Debe existir independencia en la separación de funciones, respecto de la
autorización, ejecución, custodia y el registro de las operaciones.
36
2.2.2.2 SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y DE APROBACIÓN IDEAL Cía. Ltda. desarrollará las rutinas de las operaciones que deben ser claras
y estar establecidas formalmente para asegurar la correspondiente uniformidad y
acatamiento de los diferentes apartamentos y secciones.
Estas instrucciones estarán detalladas a través de manuales, instructivos o
procedimientos; los mismos que serán discutidos y conocidos con un nivel
profundo por todas las personas involucradas en la ejecución de transacciones,
revisores y firmas autorizadas. Se establecerá claramente los niveles jerárquicos
para efectuar las autorizaciones y prever los controles de acuerdo con las políticas
y normas prescritas por parte de la empresa IDEAL Cía. Ltda.
La existencia de formularios, registros y archivos adecuados son
indiscutiblemente prácticas sanas que aseguran el control de las autorizaciones y
la ejecución de las operaciones. El acceso y la utilización de determinados activos
serán limitados y se establecerá responsable; este acceso está condicionado a la
vulnerabilidad que pueda tener el activo en función de su fácil convertibilidad a
efectivo o grado de movilidad del mismo. 2.2.2.3 SISTEMA DE REGISTRO E INFORMACIÓN El Departamento de Contabilidad de IDEAL Cía. Ltda., establecerá previamente
las necesidades de información de la empresa, para lo cual es necesario crear una
base de datos destinada a los departamentos y las personas emisoras ó receptoras
de dicha información con el objetivo de diseñar canales de comunicación en
forma directa, oportuna y rápida.
Este sistema debe abarcar todos los niveles de la organización, de modo, que cada
uno de ellos reciba la información que necesita.
Los sistemas deben planearse y diseñarse adecuadamente para que proporcionen
información suficiente, pertinente y útil al nivel que corresponda.
Los sistemas de registro de información establecerán una clara y adecuada
clasificación de las partidas que la empresa utiliza. El registro y su proceso ha de
ser rápido según la necesidad requerida. El sistema de información como es obvio
incluirá las transacciones desde su inicio hasta el fin; sin embargo el
37
grado de desagregación que se le asigne a las diferentes partidas responderá a las
exigencias de control y gestión empresarial.
Las autoridades administrativas de una empresa están obligadas a señalar todas
las deficiencias encontradas en los sistemas de información, cuando esto ocurra. 2.2.2.4 PERSONAL El éxito del Sistema de Control Interno en la empresa IDEAL Cía. Ltda. estará
propuesto en un efectivo plan de organización, un adecuado sistema de
autorizaciones, ejecución y control de las operaciones, sistema de información
convenientes. Los resultados que se obtengan responderán principalmente a la
capacidad del personal de la entidad. En efecto es imprescindible contar con un
mando ágil, preparado, hábil, experimentado y talentoso y que se identifique con
la institución para lograr sus objetivos y obviamente con empleados capaces de
cumplir con los procedimientos establecidos en forma eficaz, eficiente y
económica. Esto se logra mediante la adecuada selección entrenamiento,
capacitación y evaluación del personal en este caso de la empresa IDEAL Cía.
Ltda.
La idoneidad del personal en todas las actividades que desarrolla la empresa es sin
lugar a dudas el elemento vital para ejercitar un adecuado sistema de control
interno.
Todos los elementos de control señalados, son importantes; más es el personal el
único elemento que tiene inteligencia para operar. En realidad no es aventurado
decir que el mejor Sistema de Control Interno es tan vulnerable como su personal
quiera.
2.2.2.5 AUDITORÍA INTERNA En la empresa Ideal Cía. Ltda. no existe un departamento de Auditoría Interna,
por lo que se propone crear este departamento, con el propósito de alcanzar, “el
cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la
gerencia y pueda detectar errores o posibles fraudes que pudieran
estar sucediendo”1, este departamento funcionará independientemente de la
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Auditoria Externa que se realiza todos los años, lo cual confirmaría en cierta
forma lo expuesto por el departamento de AuditorIa Interna.
Entre los controles que debe realizar un Auditor se mencionarán los siguientes,
como puntos relevantes para el buen funcionamiento de un departamento de
contabilidad.
En el caso de IDEAL Cía. Ltda., los controles independientes más común En el caso de IDEAL Cía. Ltda., los controles independientes más comunes serían:
• La conciliación entre los registros contables generales e individuales. • Las conciliaciones bancarias. • Las conciliaciones de los resúmenes de cuenta enviados a, o recibidos de
clientes y proveedores. • Los recuentos físicos. • Las confirmaciones especiales de saldos. • Las verificaciones selectivas de los sistemas de información, contabilidad y
control que realiza la Auditoria Interna.
Los controles o funciones de procesamiento pueden ser: • Preparación de informes de recepción que identifiquen al proveedor, bienes recibidos, fechas, cantidades; • Depósito integro de cobranzas; • Aprobación de los documentos de desembolsos antes de su pago. La naturaleza de estos controles cambia notablemente si los procesos son
manuales o realizados a través de un sistema computarizado, estos controles son
realizados como parte del proceso de las transacciones por personal operativo.
La documentación del sistema de información, contabilidad y control es amplia y
hay muchas formas de documentar la comprensión de los sistemas de
información, contabilidad y control. Dentro de las técnicas más conocidas
podemos mencionar:
- Diagramas de flujo; - Descripciones narrativas; - Cuestionarios especiales.
La naturaleza de la documentación a utilizar es totalmente independiente del
I Tomado de Auditoria III Didactica Multimedia S.A Pag. 162
1 Tomado de Auditoria III Didáctica Multimedia S.A. Pág. 162
39
proceso general de Auditoría, y va a depender sólo de la forma en que se presente
la información a revelar y del criterio del auditor. En ciertas oportunidades un
diagrama puede llegar a ser mucho más útil que la descripción narrativa de
determinada operación. En otras y según sea el componente, la existencia de
cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis a
través de alguna otra fuente de documentación.
Al realizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en
la organización que puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas
realizados por el auditor. Dependerá de cada una de las situaciones que se
presenten al elegir uno u otro método de documentación y, especialmente
identificar aquellas oportunidades en donde utilizando el material que facilite el
ente, se pueda llegar a obtener la documentación necesaria para evidenciar la
evaluación del sistema de información, contabilidad y control.
A continuación se describen cada una de las técnicas mencionadas: 2.2.2.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Son la representación grafica de la secuencia de las operaciones de un
determinado sistema. Está secuencia se grafica en el orden cronológico en que
cada operación tiene lugar.
“Es importante en la confección de diagramas de flujo establecer los códigos de
las distintas figuras que formaran parte de la narración grafica de las
operaciones”1. La simbología a utilizarse debe ser clara y de que manera se
encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.
Esto equivale a decir a que antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es
imprescindible contar con una hoja guía de simbología.
Algunos profesionales realizan estos diagramas en forma global identificando
únicamente documentos – fuentes, para tomar conocimiento en forma general de
cómo se realiza ese procesamiento especifico.
I Tomado de: Editorial Interamericana S.A Pág 45
40
2.2.2.5.2 DESCRIPCIONES NARRATIVAS Consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indicador de
las secuencia de cada operación, las personas que participan, los informes que
resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción
simple sin utilización de gráficos.
2.2.2.5.3 CUESTIONARIOS ESPECIALES: Estos son también cuestionarios de control interno, son otra técnica para la
documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de
canales correspondiente en el cual se defina la confianza de los sistemas
examinados.
Estos cuestionarios pueden ser de dos formas: La primera consiste en diagramar las preguntas de manera que acepten como
única contestación las alternativas si, no o no aplicable, la existencia de repuesta
“no” generalmente indican la posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los
sistemas de control. “Estas repuestas generan normalmente recomendaciones a la
Gerencia sobre aspectos a mejorar o perfeccionar los sistemas. Las respuestas “si”
indicarían aquellos controles en los que se podría llegar a depositar confianza de
auditoría”1.
La segunda alternativa consiste en la realización de preguntas en donde la
respuesta “no” están simple como la anterior (si, no, no aplicable) sino que
implica el desarrollo de determinados aspectos específicos de control a diferencia
del anterior modelo donde se preguntaba si existe o no determinado control, este
cuestionario descriptivo de sistemas preguntas para saber de que manera se realiza
determinado control o proceso.
Las ventajas y desventajas de cada método dependen del sistema a relevar y del
enfoque de auditoría que se quiere realizar. La utilización de estas herramientas
implica una tarea previa a cualquier labor de auditoría que cada profesional
deberá realizar. I Auditoria Administrativa, Mc Graww-Hill, Pág 45
1 Tomado de: Editorial Interamericana S.A. Pág. 45
41
2.2.3 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO. Antiguamente la expresión “control interno” no expresaba nada en absoluto para
los empresarios e industriales en general porque ellos personalmente se
encargaban de manufacturar y distribuir sus productos terminados en el mercado,
ellos sabían a la perfección su negocio y tenían el control de todas las operaciones
porque se realizaban en menor escala y si había algún error conocían de inmediato
sus causas.
“Como consecuencia de la revolución industrial en el siglo XIX el volumen de los
negocios aumentó en todo sentido y el comerciante y/o industrial se vio en la necesidad
de emplear más mano de obra con lo cual el control de sus operaciones se hacia más
difícil, por lo que optó por delegar parte de sus funciones al personal de confianza,
pero sin llegar a tener una certeza total que estas eran cumplidas eficazmente, por
carecer de conocimientos y medios técnicos para poder controlar las operaciones
realizadas por sus subalternos”2
.
En la actualidad los esquemas anteriores han variado completamente, a raíz de la
constante evaluación técnica, económica y financiera de las empresas es necesario
que las personas que dirigen empresas tengan estudios especializados y que
posean sentido de organización y administración de negocios.
El funcionamiento de una empresa se basa fundamentalmente en la calidad de su
dirección, organización y controles existentes en la misma. El control interno constituye el plan de organización el conjunto de medidas
procedimientos, políticas adoptadas por la gerencia de una institución o empresa,
con el objeto de:
• Salvaguardar los activos o los bienes; • Asegurar adecuadamente los registros, la confiabilidad y • la oportunidad de la información; • Promover la eficiencia de las operaciones; • Obtener la adhesión a las políticas de mando.
2 Auditoria Un Enfoque Integral, Mac Graww-Hill
42
2.2.3.1 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1.- Salvaguarda o protección de activos
Protección física – Protección en su valor (evitar pérdidas).
Custodia de documentos y valores, pólizas de seguro para activos
medidas de seguridad adecuada, etc.;
2.- Confiabilidad en los registros, documentos y contabilidad.
- Información real, oportuna, actualizada.
- Cifras que sean razonables
3.- Promover eficiencia de las operaciones;
Procesos ágiles, oportunos, confiables calidad en servicios,
ahorro de recursos. Buena imagen de la empresa.
4.- Adhesión a las políticas de mando cabal entendimiento y
cumplimiento de instructivos, políticas, procedimientos dictados
por la gerencia. Supervisión de procesos a todo nivel cumplimiento
de cupos, límites y atribuciones estipulados por la dirección.
2.2.4 CONTROL INTERNO PREVIO El control interno previo se implementará en la revisión de operaciones o
transacciones propuestas antes de su autorización formal o después de la misma.
Tradicionalmente su propósito es establecer la propiedad, legalidad y veracidad
de las transacciones propuestas.
Se considerará los siguientes controles: Control previo clásico: Este examen permitirá que cada transacción u operación individualmente y en
detalle, inmediatamente antes de llevarla a cabo será efectuada por un solo
servidor especialmente designado para esta función.
Control previo moderno: El control previo moderno será responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del área de su actividad o competencia normal, dirigido a uno o más aspectos realizados.
43
Control previo al compromiso: Servirá para aspectos de conformidad con los programas autorizados y en
presupuesto, especialmente la disponibilidad para financiamiento del gasto que
considera la propiedad y legalidad de las operaciones o transacciones propuestas.
Control previo al desembolso:
Con respecto al control previo al desembolso o entrega de pago, la revisión de
propiedad, legalidad y conformidad con los programas utilizados.
2.2.5 CONTROL INTERNO POSTERIOR Es importante este tipo de control dentro de la empresa IDEAL Cía. Ltda. por que
esto permitiría dar seguridad a las operaciones y a la información financiera
generada y filtrada por los otros tipos de controles mencionados porque el Sistema
de Control actual lo prevé necesario en todas las organizaciones especialmente en
las que requieren de Auditoria Externa solicitadas por los organismos de Control.
El Control Interno Posterior deberá contemplar mecanismos, herramientas,
formatos impresos y la preparación del personal contable para poder evaluar
periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones e informes
financieros:
• El grado de cumplimiento de las disposiciones, legales, reglamentarias y normativas; • Resultados de la gestión operativa, financiera y administrativa; • Los niveles de eficiencia y economía en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y naturales. Es recomendable que este tipo de Control se lo implemente formalmente para
evaluar su aplicación.
44
CAPITULO III
EVALUACIÓN DE LAS PRINCIPALES CUENTAS Y EL CUMPLIMIENTO NORMATIVO. 3.1 COMPRAS En Ideal Cía. Ltda., el control en las compras de materia prima, como el pescado
y la sardina se lo realiza a través de muestreos para saber si el pescado que entra
es apto para el proceso de enlatado, una vez comprobado se ordena la compra, y
en el área de recepción se pesa y coloca en gavetas plásticas, si es sardina y en
tanques metálicos si es atún, para guardarlo inmediatamente en cámaras
frigoríficas; después se procede al pago, mediante la orden de ingreso a cámaras
y la factura, la misma que se ingresa al sistema contable, para su cancelación con
un cheque a la orden del proveedor, debo indicar que no procede a retención en la
fuente por ser un producto en estado natural, y se contabiliza con el siguiente
ejemplo:
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
MATERIA PRIMA xxx Pescado YF 14-20 Pescado BE +20 Pescado SY 7-12 Sardina pequeña Sardina grande PROVEEDORES NACIONALES xxx Pascual Intriago Compra de 2.425 Kg. de atún y 1500 Kg. de sardina.
(Asiento # 01)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER PROVEEDORES NACIONALES xxx Pascual Intriago BANCOS xxx Banco del Pichincha Ch/ 35956 Cancelación de compra sardinas y atún
(Asiento # 02) Cuando se compra aceite de soya o girasol, envases, cartones, etiquetas pasta
de tomate, se procede de la misma forma, se envía la nota de pedido al
45
proveedor con anticipación de 48 horas para que el pedido llegue a tiempo y
evitar problemas en la elaboración, una vez que llega el bodeguero lo recepta a
través de una orden de entrada a bodega y después lo envía al departamento
contable, para su correspondiente contabilización, debiendo indicar que en estos
productos si procede la retención en la fuente y en muchos casos la retención del
IVA, siempre y cuando no sean contribuyentes especiales, los valores que por
concepto de IVA se pagan pueden recuperarse si es que son productos de
exportación, siguiendo el trámite ante el “Servicio de Rentas Internas, todas las
compras deben estar sustentadas con la respectiva factura o si es importación con el
DUI (Documento Único de Importación) y los documentos que acrediten la
nacionalización de estos productos, su contabilización procede de la siguiente forma”:
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
INVENTARIO xxx Aceite de soya Aceite girasol Aceite de Oliva A RETENCION FUENTE 1% xxx A: PROVEEDORES NACIONALES xxx La Fabril S.A. 20 tanques de soya 10 tanques de girasol 5 tanques de oliva Factura # 35256
(Asiento #03)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER PROVEEDORES NACIONALES xxx La Fabril S.A. BANCOS xxx Banco Pacifico Ch/ 2051 Cancelación de la factura 35256
(Asiento # 04)
46
En las compras de suministros se manejan de igual manera, a través de órdenes de
pedido a las distintas casas comerciales donde se tiene crédito autorizado, y con la
respectiva factura se procede a contabilizar, así mismo se retiene en la fuente
según se presente el caso, ejemplos:
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
GASTOS DE FABRICACION xxx Mantenimiento y reparación equipo auxiliar
IVA compras xxx RETENCION FUENTE 1% xxx RETENCION IVA 30% xxx PROVEEDORES NACIONALES xxx Ferretería LUDEPA F/2245compraro rulemanes ( no es contribuyente especial )
(Asiento # 05)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER GASTOS DE FABRICACION xxx Mantenimiento reparación equ.aux. IVA compras xxx RETENCION FUENTE 1% xxx RETENCION IVA 30% xxx PROVEEDORES NACIONALES xxx Ferretería LUDEPA F/2245 Comp. Rulemanes.
(Asiento # 06)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER PROVEEDORES NACIONALES xxx Ferretería LUDEPA BANCO xxx Banco Internacional Ch/ 6536 Cancela Factura 2245
(Asiento # 07)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER GASTOS DE CAPTURA xxx Mantenimiento de maquinaria IVA COMPRAS xxx RETENCION FUENTE 1% xxx PROVEEDORES NACIONALES xxx PETROCEANO Compra Aceite Fact. 4560
(Asiento # 08)
1 Reglamento de la LRTI, pág. 32
47
DESCRIPCIÓN DEBE HABER PROVEEDORES NACIONALES xxx PETROCEANO BANCOS xxx Banco Internacional Ch/9640 Cancela fact.4560 Aceite MOBIL
(Asiento # 09)
3.2 VENTAS Las ventas en IDEAL Cía. Ltda. se manejan con el sistema de crédito y al
contado, existen las ventas de exportación y las de mercado local, a las cuales se
les concede el crédito de acuerdo al volumen de ventas en mercado local puede
ser hasta 15 días de crédito. El mercado interno abarca ciudades como: Manta,
Guayaquil, Quito, Cuenca, Ambato, Zamora, Pastaza e internacionalmente,
Colombia, Uruguay, Chile, Brasil, Costa Rica, Italia, España., Francia, EE .UU.
IDEAL Cía. Ltda. tiene diferentes formas de crédito internacionales para las
exportaciones entre ellas Cartas de Crédito que pueden ser a la vista o a plazo,
pagos anticipados los cuales son recibidos vía transferencia antes de los
embarques, pagos a 30 días plazos partiendo de la fecha de emisión del
conocimiento de embarque, y también pagos mixtos que consisten en:
El 70% del valor total de la exportación es recibido vía transferencia junto con la
orden de compra y el saldo del 30% en cuanto el cliente en el exterior recibe los
documentos originales para la nacionalización del producto. Todas las
exportaciones se tramitan con el FUE, (Formulario Único de Exportación).
Las presentaciones del producto son: • Atún lomitos RO 170 gr • Atún lomitos RO 1000 gr. • Atún lomitos RO 1800 GR • Pouch, en fundas aluminadas de 7 ½ kg, 600 g. , 1 kg. ; 1.8 kg; • Lomos de atún en trozos, en fundas termo encogibles de 7 ½ kg. • Migas de atún en fundas termo encogibles de 7 ½ kg. • Sardinas en salsa de tomate o en aceite de 425 gr • Ventrisca en aceite de oliva y aceite vegetal de 200 gr. Su contabilización de acuerdo al programa contable computarizado es así:
48
DESCRIPCIÓN DEBE HABER CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NACIONALES
xxx Distribuidora Marco Marchan. VENTAS xxx Atún lomitos RO 170 Gr. Por ventas a crédito 15 días a partir de la fecha de factura # 7856
(Asiento # 10)
DESCRIPCIÓN DEBE HABER BANCO PICHINCHA xxx RETENCION FUENTE 1% xxx CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NACIONALES
xxx
Distribuidora Marco Merchán Ingreso por cancelación de ventas de Productos F/ 7856
(Asiento # 11)
DESCRIPCION DEBE HABER CUENTAS POR COBRAR CLIENTES DE EXPORTACION
xxx
Atlantic VENTAS EXPORTACIÓN IVA 0 %
xxx
50% al contado y el saldo a 30 días a partir de la fecha de embarque F/ 958
(Asiento # 12) 3.3 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES Este rubro se divide en dos, Cuentas por Cobrar Clientes Nacionales y Cuentas
por Cobrar Clientes Internacionales, y su contabilización es como se indica en la
explicación anterior.
Los cobros de las exportaciones se realizan de acuerdo de la modalidad en que se
efectuare la negociación.
Si es con Carta de Crédito los documentos que requiera serán presentados al
Banco quienes revisarán que cumplan con todos los requisitos que exigen los
clientes para que al cumplimiento del plazo convenido realicen el pago
acreditando el valor en la cuenta del banco respectivo o si la empresa lo
49
requiere solicitará al Banco el pago con un cheque de gerencia de una cuenta
internacional.
Si es a plazo al cumplimiento de los 30 días y si el valor de la exportación no ha
sido transferido a la cuenta la gerencia procede a contactar al cliente para que
realice el pago de inmediato.
Si es en la modalidad mixta, se constata que la transferencia del 70% de la
exportación este acreditado en la cuenta, luego realiza la exportación, enviamos
los documentos originales al cliente para que en el transcurso de una semana
realicen la transferencia del 30% que quedo de saldo.
3.4 COSTOS DE PRODUCCIÓN En IDEAL Cía. Ltda., los costos se elaboran de acuerdo a como se va
produciendo en la planta de proceso. Cada día se procesan 13 toneladas de atún.
A continuación presentaré la estructura de Costos que mantiene la empresa
IDEAL Cía. Ltda. y que ha permitido mantener sus productos en el mercado
nacional e internacional de manera competitiva y acorde con el poder adquisitivo
del mercado de consumo.
50
COSTOS DE PRODUCCIÓN MES DE JUNIO – 2005 PRODUCTO SARDINA EN SALSA DE TOMATE OVAL OL-425X 24 LATAS PRODUCCION DEL MES 16.151 LATAS Lote -1- CANTIDAD EN CAJAS DE 24 LATAS 672 CAJAS 24 LATAS Peso Lata Escurrido-340 gr. CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD DE PRECIO COSTO TOTAL MEDIDA UNITARIO DOLARES MATERIA PRIMA SARDINA ( Pescado ) 6.000,00 KILOS 0,3300 1.980,00PASTA DE TOMATE 369,50 KILOS 1,0688 394,92ACEITE VEGETAL 0 LITROS 0,0000 0,00SAL REFINADA 0 KILOS 0,0000 0,00 SUMINISTROS Y MATERIALES LATAS SARDINAS OL-425-fadesa 16.151 LATAS 0,1330 2.148,86TAPAS SARDINAS OL-425-Fadesa 16.151 TAPAS 0,0668 1.078,36CARTON SARDINAS OL-425X24 672 CARTON 0,3022 203,08CARTON SARDINAS OL-425X48 0 CARTON 0,00ETIQUETAS OVAL X 49 ETIQUET. COSTO DIRECTO PRODUCCIÓN 5.805,22 COSTOS DE FABRICACIÓN 5.805,22COSTO VARIABLES COSTO FIJOS GASTOS ADMINISTRACIÓN GASTOS EXPORTACIÓN GASTOS FINANCIEROS COSTO DE PRODUCCION TOTAL DEL MES DE JUNIO -2005 $ 5.805,22 COSTO PRODUCCION UNITARIO X LATA $ 0,36 COSTO PRODUCCION UNITARIO X CAJA 24 LATAS $ 8,63
51
3.5 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO NORMATIVO. Una de las actividades más controladas en el departamento contable es la del
cumplimiento, con las disposiciones impartidas por las instituciones de control,
como son la Superintendencia de Compañías y el Servicio de Rentas Internas,
(SRI).
Las normativas a seguirse son las siguientes:
“Que la contabilidad de una empresa cumpla con las normas de Contabilidad
Generalmente Aceptadas, que las cuentas anuales de la empresa expresen la
imagen fiel de su patrimonio, de la situación financiera y de sus resultados”1.
El Servicio de Rentas Internas, exige que todas las operaciones de compras y
ventas de una empresa estén debidamente contabilizadas y sustentadas con sus
justificativos, que se ciñan a los artículos creados para su regulación y
principalmente se recauden los valores que como agentes de retención y
percepción está obligada toda empresa, por consiguiente IDEAL Cía.. Ltda., al ser
un contribuyente especial, debe cumplir y hacer cumplir las obligaciones y
declararlas en su fecha de acuerdo al noveno número del RUC.
En lo que respecta a la contabilidad de IDEAL Cía. Ltda., todos sus libros están
siendo llevados de acuerdo al reglamento exigido, su programa de contabilidad es
computarizado y todos sus documentos como: facturas de compras, notas de
venta, notas de crédito, notas de debito, son debidamente autorizadas, tienen pie
de imprenta y se encuentran vigentes al momento de su emisión, toda esta
documentación servirá para futuras auditorias que realice el Servicio de Rentas
Internas, es por esta razón que la compañía tiene la obligación de contratar un
Auditor Externo para que verifique y compruebe que realmente la contabilidad
está siendo llevada correctamente y que los Estados Financieros, reflejan la real
situación de la empresa. Es obligación del Auditor emitir su criterio, y hacer conocer al Gerente las
anomalías encontradas, y sus correspondientes correcciones.
Actualmente el Servicio de Rentas Internas tiene un mejor control y a dispuesto
de tal manera formularios y anexos que permitan verificar con mejor y mayor
claridad la situación económica de una empresa.
1 Didáctica Multimedia S.A. Auditoría III pág. 19
52
CAPITULO IV 4.1 ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
A continuación se presentan los Estados Financieros de IDEAL Cía. Ltda., del
año 2005 y como referencia los del año inmediato anterior:
• Balance General 2004
• Estado de Resultados 2004
• Cambios en el Patrimonio 2004
• Balance General 2005
• Estado de Resultados 2005
• Cambios en el Patrimonio 2005
Los Estados Financieros han sido sometidos a ciertos métodos de análisis
financiero con operaciones fundamentales de relaciones y porcentajes así como a
la evaluación mediante indicadores que logren establecer las relaciones de las
diferentes cuentas contables siendo los siguientes:
• Método de Análisis Horizontal;
• Método de Análisis Vertical;
• Método de Índices Financieros.
53
ACTIVOS CORRIENTES: PASIVOS CORRIENTES:
Bancos 11,713.88 Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10
Documentos y cuentas por cobrar: Documentos y cuentas por pagar:
Clientes 651,005.28 Proveedores 958,479.53Empleados y tripulantes 245,423.80 Cuentas por Pagar Varios 89,749.29Anticipos a proveedores 154,815.88Corpei 28,380.17Otras cuentas por cobrar 85,483.71 Gastos acumulados:Provisión cuentas incobrables (8,235.39)
Retenciones legales 40,770.71 Subtotal 1,156,873.45 Beneficios sociales 178,918.65
Participación Trabajadores 5,456.53Inventarios 580,608.54 Impuesto Renta 11,519.47
Gastos pagados por anticipado 3,374.96 Total corriente 1,777,007.28
Total corriente 1,752,570.83PASIVOS A LARGO PLAZO
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 Cuentas por Cobrar Socios 574,796.70
OTROS ACTIVOS 136,986.00 Total largo plazo 574,796.70
PATRIMONIO DE LOS SOCIOS
Capital social pagado 8,000.00Reserva legal 9,516.19Aportes futura capitalización 442,058.51Reserva de capital 1,045,765.39Reserva de valuación 2,851,220.19Reserva Estatutaria 8,604.95Reserva Facultativa 6,720.40Utilidades Retenidas 57,290.05Resultados del ejercicio 19,400.89Total de Patrimonio 4,448,576.57
TOTAL: $ 6,800,380.55 TOTAL: $ 6,800,380.55
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ESTADO DE SITUACION DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
54
INGRESOS Y COSTO DE VENTAS: Ventas en el pais 3,015,061.60
Ventas en el exterior 3,082,171.01 Subtotal 6,097,232.61 (-) Costo de ventas (5,358,018.49)
UTILIDAD BRUTA 739,214.12
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de exportación y ventas (225,381.87)Gastos administrativos (445,048.58)
Subtotal (670,430.45)
UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25)Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47
Subtotal (32,406.78)
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 36,376.89
15% Participación trabajadores 5,456.5325% Impuesto a la Renta 11,519.47
UTILIDAD NETA 19,400.89
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEALCía.Ltda.ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
55
CONCEPTOCapital Social
Pagado
Reserva Legal
Reserva Estatutaria y Facultativa
Utilidades ejercicios anteriores
Utilidades del
Ejercicio
Aporte Futura
Capitalización
Reserva de Capital
Reserva de Valuación Total
Saldos Iniciales 01 de Enero 2003 8,000.00 6,244.86 12,054.01 32,183.05 32,713.34 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,430,239.35
Transferencia 3,271.33 3,271.34 26,170.67 (32,713.34) 0.00Ajuste de utilidades (1,063.67) (1,063.67)Utilidad del Ejercicio 36,376.89 36,376.8915% Trabajadores (5,456.53) (5,456.53)25% Impuesto a la Renta (11,519.47) (11,519.47)
Saldos Finales al 31 de Diciembre 2004 8,000.00 9,516.19 15,325.35 57,290.05 19,400.89 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,448,576.57
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004
56
ACTIVOS CORRIENTES: PASIVOS CORRIENTES:
Bancos 142,110.69 Préstamos Bancarios 99,996.11
Documentos y cuentas por cobrar: Documentos y cuentas por pagar:
Clientes 714,361.49 Proveedores 1,159,315.17Empleados y Tripulantes 59,030.34 Cuentas por Pagar Varios 96,522.80Anticipos a Proveedores 234,892.51Corpei 37,733.03 Gastos acumulados:Cuentas por Cobrar Varios 55,495.66Provisión cuentas incobrables (11,769.48)
Retenciones Legales 33,633.90 Subtotal 1,089,743.55 Beneficios Sociales 122,872.28
Participación Trabajadores 9,338.09Impuesto Renta 27,503.49
Inventarios 386,313.77
Gastos pagados por anticipado 6,632.55 Total corriente 1,549,181.84
Total corriente 1,624,800.56PASIVOS A LARGO PLAZO
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,798,650.32 Cuentas por Pagar a Socios 477,951.13
OTROS ACTIVOS 140,870.04 Total largo plazo 477,951.13
PATRIMONIO DE LOS SOCIOS
Capital Social Pagado 8,000.00Reserva Legal 11,456.28Aportes Futura Capitalización 442,058.51Reserva de Capital 1,108,604.52Reserva de Valuación 2,851,220.19Reserva Estatutaria 9,574.99Reserva Facultativa 7,690.44Utilidades Retenidas 73,170.68Resultados del Ejercicio 25,412.34
Total de Patrimonio 4,537,187.95
TOTAL 6,564,320.92 TOTAL 6,564,320.92
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ESTADO DE SITUACION DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
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INGRESOS Y COSTO DE VENTAS: Ventas en el pais 2,023,740.65
Ventas en el exterior 6,356,977.79 Subtotal 8,380,718.44 (-) Costo de ventas (7,125,579.47)
UTILIDAD BRUTA 1,255,138.97
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de Exportación y Ventas (336,181.26)Gastos Administrativos (771,611.51)
Subtotal (1,107,792.77)
UTILIDAD OPERACIONAL 147,346.20
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (53,867.29)Otros ingresos / egresos (neto) (31,224.99)
Subtotal (85,092.28)
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 62,253.92
15% Participación trabajadores 9,338.0925% Impuesto a la renta 27,503.49
UTILIDAD NETA 25,412.34
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
58
CONCEPTOCapital Social
Pagado
Reserva Legal
Reserva Estatutaria y Facultativa
Utilidades ejercicios anteriores
Utilidades del
Ejercicio
Aporte Futura Capitalizacion
Reserva de Capital
Reserva de Valuación Total
Saldos Iniciales 01 de Enero 2004 8,000.00 9,516.19 15,325.35 57,290.05 19,400.89 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,448,576.57
Transferencia 1,940.09 1,940.08 15,520.71 (19,400.89) 62,839.13 62,839.12Ajuste de gastos 359.92 359.92Utilidad del Ejercicio 62,253.92 62,253.9215% Trabajadores (9,338.09) (9,338.09)25% Impuesto a la Renta (27,503.49) (27,503.49)
Saldos Finales al 31 de Diciembre 2005 8,000.00 11,456.28 17,265.43 73,170.68 25,412.34 442,058.51 1,108,604.52 2,851,220.19 4,537,187.95
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
59
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ANALISIS HORIZONTAL: ESTADO DE SITUACION 2004-2005
ACTIVOS CORRIENTES:2004 2005 DIFERENCIA %
Bancos 11,713.88 142,110.69 130,396.81 1113.18%Documentos y cuentas por cobrar:Clientes 651,005.28 714,361.49 63,356.21 9.73%Empleados y tripulantes 245,423.80 59,030.34 (186,393.46) -75.95%Anticipos a proveedores 154,815.88 234,892.51 80,076.63 51.72%Corpei 28,380.17 37,733.03 9,352.86 32.96%Otras cuentas por cobrar 85,483.71 55,495.66 (29,988.05) -35.08%Provisión cuentas incobrables (8,235.39) (11,769.48) (3,534.09) 42.91%
Subtotal 1,156,873.45 1,089,743.55 (67,129.90) -5.80%
Inventarios 580,608.54 386,313.77 (194,294.77) -33.46%
Gastos pagados por anticipdo 3,374.96 6,632.55 3,257.59 96.52%
Total corriente 1,752,570.83 1,624,800.56 (191,037.18) (0.11)
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 4,798,650.32 (112,173.40) -2.28%Importacion maquinaria 2,615.00 2,615.00 Terrenos 52,379.35 52,379.35 - 0.00%Equipos-Maquinaria en montaje 1,276.47 1,276.47 - 0.00%Proyectos y construcciones 16,446.26 16,446.26 - 0.00%Construcción Bote 3,324.44 -3,324.44 -100.00%Edificios 180,224.98 180,224.98 - 0.00%Maquinarias y equipos 4,055,773.83 4,104,735.19 48,961.36 1.21%Equipos auxiliares 868,407.75 948,706.75 80,299.00 9.25%Muebles y enseres 64,553.75 64,553.75 - 0.00%Vehiculos 114,350.47 132,198.68 17,848.21 15.61%Instalaciones edificios 114,179.78 114,179.78 - 0.00%Equipos de laboratorio 24,578.26 24,578.26 - 0.00%B/P Alize 3,176,766.18 3,180,930.62 4,164.44 0.13%B/P Monteneme 1,616,604.19 1,676,584.19 59,980.00 3.71%Equipos de computación 30,654.72 34,087.56 3,432.84 11.20%Total Depreciacion: 5,408,696.71- 5,734,846.52- -326,149.81 6.03%OTROS ACTIVOS 136,986.00 140,870.04 3,884.04 2.84% Total Activos 6,800,380.55 6,564,320.92 (299,326.54) -4.40%
PASIVOS CORRIENTES:2004 2005 DIFERENCIA %
Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10 99,996.11 -392,116.99 -79.68%Documentos y cuentas por pagar:Proveedores 958,479.53 1,159,315.17 200,835.64 20.95%Cuentas por Pagar Varios 89,749.29 96,522.80 6,773.51 7.55%Gastos acumulados:Retenciones legales 40,770.71 33,633.90 -7,136.81 -17.50%Beneficios sociales 178,918.65 122,872.28 -56,046.37 -31.33%Participación Trabajadores 5,456.53 9,338.09 3,881.56 71.14%Impuesto Renta 11,519.47 27,503.49 15,984.02 138.76%
Total corriente 1,777,007.28 1,549,181.84 -227,825.44 -12.82%PASIVOS A LARGO PLAZOCuentas por Cobrar Accionistas Total largo plazo 574,796.70 477,951.13 -96,845.57 -16.85% Total Pasivos 574,796.70 477,951.13 (96,845.57) -16.85%PATRIMONIO ACCIONISTASCapital social pagadoReserva legal 8,000.00 8,000.00 0.00 0.00%Aportes futura capitalización 9,516.19 11,456.28 1,940.09 20.39%Reserva de capital 442,058.51 442,058.51 0.00 0.00%Reserva de valuación 1,045,765.39 1,108,604.52 62,839.13 6.01%Reserva Estatutaria 2,851,220.19 2,851,220.19 0.00 0.00%Reserva Facultativa 8,604.95 9,574.99 970.04 11.27%Utilidades Retenidas 6,720.40 7,690.44 970.04 14.43%Resultados del ejercicio 57,290.05 73,170.68 15,880.63 27.72%
19,400.89 25,412.34 6,011.45 30.99%Total de Patrimonio 4,448,576.57 4,537,187.95 88,611.38 1.99%
Total pasivos y Patrimonio 6,800,380.55 6,564,320.92 (628,176.62) -9.24%
60
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.
2004 2005 DIFERENCIA %INGRESOS Y COSTO DE VENTAS:
Ventas en el pais 3,015,061.60 2,023,740.65 -991,320.95 -32.88%Ventas en el exterior 3,082,171.01 6,356,977.79 3,274,806.78 106.25% Subtotal 6,097,232.61 8,380,718.44 2,283,485.83 37.45%(-) Costo de ventas (5,358,018.49) (3,950,511.97) 1,407,506.52 -26.27%
UTILIDAD BRUTA 739,214.12 4,430,206.47 3,690,992.35 499.31%GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de Fabricación (1,624,959.63) -1,624,959.63 Gastos de Captura (1,550,107.87) -1,550,107.87 Gastos de exportación y ventas (225,381.87) (336,181.26) -110,799.39 49.16%Gastos administrativos (445,048.58) (771,611.51) -326,562.93 73.38%
Subtotal (670,430.45) (4,282,860.27) -3,612,429.82 538.82%UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67 147,346.20 78,562.53 114.22%FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25) (53,867.29) 24,622.96 -31.37%Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47 (31,224.99) -77,308.46 -167.76%
Subtotal (32,406.78) (85,092.28) -52,685.50 162.58%UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALE 36,376.89 62,253.92 25,877.03 71.14%
15% Participación trabajadores 5,456.53 9,338.09 3,881.55 71.14%25% Impuesto a la Renta 11,519.47 27,503.49 15,984.02 138.76%
UTILIDAD NETA: 19,400.89 25,412.34 6,011.46 30.99%
ESTADO DE RESULTADOSANALISIS HORIZONTAL 2004 - 2005
61
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.
ANALISIS VERTICAL: ESTADO DE SITUACION 2004-2005ACTIVOS CORRIENTES: 2004 % 2005 %
Bancos 11,713.88 0.17% 142,110.69 2.16%
Documentos y cuentas por cobrar:
Clientes 651,005.28 9.57% 714,361.49 10.88%Empleados y tripulantes 245,423.80 3.61% 59,030.34 0.90%Anticipos a proveedores 154,815.88 2.28% 234,892.51 3.58%Corpei 28,380.17 0.42% 37,733.03 0.57%Otras cuentas por cobrar 85,483.71 1.26% 55,495.66 0.85%Provisión cuentas incobrables (8,235.39) -0.12% (11,769.48) -0.18%
Subtotal 1,156,873.45 17.01% 1,089,743.55 16.60%
Inventarios 580,608.54 8.54% 386,313.77 5.89%
Gastos pagados por anticipdo 3,374.96 0.05% 6,632.55 0.10%
Total corriente 1,752,570.83 25.77% 1,624,800.56 24.75%
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 72.21% 4,798,650.32 73.10%Importacion maquinaria 2,615.00 Terrenos 52,379.35 0.77% 52,379.35 0.80%Equipos-Maquinaria en montaje 1,276.47 0.02% 1,276.47 0.02%Proyectos y construcciones 16,446.26 0.24% 16,446.26 0.25%Construcción Bote 3,324.44 0.05% 0.00%Edificios 180,224.98 2.65% 180,224.98 2.75%Maquinarias y equipos 4,055,773.83 59.64% 4,104,735.19 62.53%Equipos auxiliares 868,407.75 12.77% 948,706.75 14.45%Muebles y enseres 64,553.75 0.95% 64,553.75 0.98%Vehiculos 114,350.47 1.68% 132,198.68 2.01%Instalaciones edificios 114,179.78 1.68% 114,179.78 1.74%Equipos de laboratorio 24,578.26 0.36% 24,578.26 0.37%B/P Alize 3,176,766.18 46.71% 3,180,930.62 48.46%B/P Monteneme 1,616,604.19 23.77% 1,676,584.19 25.54%Equipos de computación 30,654.72 0.45% 34,087.56 0.52%Total Depreciacion: 5,408,696.71- -79.54% 5,734,846.52- -87.36%OTROS ACTIVOS 136,986.00 2.01% 140,870.04 2.15% Total 6,800,380.55 6,564,320.92
PASIVOS CORRIENTES:2004 2005 %
Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10 20.92% 99,996.11 4.93%
Documentos y cuentas por pagar:
Proveedores 958,479.53 40.76% 1,159,315.17 57.19%Cuentas por Pagar Varios 89,749.29 3.82% 96,522.80 4.76%
Gastos acumulados:
Retenciones legales 40,770.71 1.73% 33,633.90 1.66%Beneficios sociales 178,918.65 7.61% 122,872.28 6.06%Participación Trabajadores 5,456.53 0.23% 9,338.09 0.46%Impuesto Renta 11,519.47 0.49% 27,503.49 1.36%
Total corriente 1,777,007.28 75.56% 1,549,181.84 76.42%
PASIVOS A LARGO PLAZO
Cuentas por Cobrar Accionistas 574,796.70 24.44% 477,951.13 23.58%
Total largo plazo 574,796.70 24.44% 477,951.13 23.58%
Total 2,351,803.98 34.58% 2,027,132.97 30.88%
PATRIMONIO ACCIONISTAS
Capital social pagado 8,000.00 0.18% 8,000.00 0.18%Reserva legal 9,516.19 0.21% 11,456.28 0.25%Aportes futura capitalización 442,058.51 9.94% 442,058.51 9.74%Reserva de capital 1,045,765.39 23.51% 1,108,604.52 24.43%Reserva de valuación 2,851,220.19 64.09% 2,851,220.19 62.84%Reserva Estatutaria 8,604.95 0.19% 9,574.99 0.21%Reserva Facultativa 6,720.40 0.15% 7,690.44 0.17%Utilidades Retenidas 57,290.05 1.29% 73,170.68 1.61%Resultados del ejercicio 19,400.89 0.44% 25,412.34 0.56%Total de Patrimonio 4,448,576.57 65.42% 4,537,187.95 69.12%
Total 6,800,380.55 6,564,320.92
62
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.
2004 % 2005 %INGRESOS Y COSTO DE VENTAS:
Ventas en el pais 3,015,061.60 49.45% 2,023,740.65 24.15%Ventas en el exterior 3,082,171.01 50.55% 6,356,977.79 75.85% Subtotal 6,097,232.61 100.00% 8,380,718.44 100.00%(-) Costo de ventas (5,358,018.49) 87.88% (7,125,579.47) 85.02%
UTILIDAD BRUTA 739,214.12 12.12% 1,255,138.97 14.98%
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de exportación y ventas (225,381.87) 3.70% (336,181.26) 4.01%Gastos administrativos (445,048.58) 7.30% (771,611.51) 9.21%
Subtotal (670,430.45) 11.00% (1,107,792.77) 13.22%
UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67 1.13% 147,346.20 1.76%
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25) 1.29% (53,867.29) 0.64%Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47 0.76% (31,224.99) -0.37%
Subtotal (32,406.78) 0.53% (85,092.28) 1.02%
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 36,376.89 0.60% 62,253.92 0.74%
15% Participación trabajadores 5,456.53 15.00% 9338.09 15.00%25% Impuesto a la Renta 11,519.47 27503.49
UTILIDAD NETA 19,400.89 0.32% 25,412.34 0.30%
ESTADO DE RESULTADOSANALISIS VERTICAL: PERIODO 2004 - 2005
63
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. INDICADORES FINANCIEROS: 2004-2005
INDICADORES FINANCIEROS
I N D I C A D O R 2004 2005 RELACION
LIQUIDEZ DESCRIPCION
Razón Corriente 0.65 1.05 V Activo Corriente/Pasivo CorrientePrueba Acida 0.32 0.80 V (Activo Corriente - inventario)/pasivoCapital Neto de Trabajo -$ 24,436.45 $ 75,618.72 Activo Corrriente - Pasivo Corriente
EFICIENCIA
Rotación de Cartera (días) 69 47 dias Cartera Comercial Neta*365/VentasRotación Inventarios (días) 40 36 dias Total Inventario *365/(Costo de Ventas)Rotación Activo Operación (Veces) 1.24 1.75 V Ventas Netas/ Activos OperacionalesRotación Activos Totales (Veces) 0.90 1.28 V Ventas Netas/Total Activos
ENDEUDAMIENTO
Nivel de Endeudamiento Total(%) 34.58% 30.88% Total Pasivo/ Total ActivosEndeudamiento Financiero/Ventas(%) 8.07% 1.19% Obligaciones Financieras/Ventas NetasConcentración Pasivo a C.P. (%) 75.56% 76.42% Pasivo Corriente/Total PasivoCobertura de Intereses (veces) 87.63 273.54 V Utilidad Operacional /Gastos FinancierosLeverage Total (veces) 0.53 0.53 V Total Pasivo/Patrimonio
RENTABILIDAD
Margen Operacional de Utilidades (%) 1.13% 1.75% Utilidad operacional/ Ventas NetasMargen Neto de Utilidad(%) 0.31% 0.39% Utilidades Ejercicio/Ventas NetasRendimiento del Patrimonio (%) 0.76% 0.01% Utilidad del Ejercicio/PatrimonioRendimiento de activo toal(%) 0.0029% 0.004% Utilidad del Ejercicio/Total Activo
64
4.2 ESTRATEGIA FINANCIERA EN LAS CUENTAS CONTABLES
La importancia y responsabilidad que posee el Control Interno sobre la
elaboración de los Estados Financieros de los períodos y del ejercicio radica en el
conjunto de normas, procedimientos, procesos previamente establecidos y
observados a la hora de la estructuración contable. Cada uno de los pasos a seguir
ha de servir en la efectividad de los resultados.
La jornalización, mayorización y establecimiento de saldos están supeditados no
solamente a un conjunto de operaciones matemáticas; están completamente
estructurados bajo la supervisión de una serie de principios y normas de
reconocimiento contable que garanticen los resultados que los Estados
Financieros expresen sobre el movimiento dinámico de las cuentas contables y de
aquellas que sufren oscilaciones fuera de lo común; las mismas que serán
identificadas mediante este tipo de Análisis que se realiza entre diferentes Estados
Financieros de Períodos o Ejercicios consecutivos.
El Control Interno debe garantizar que lo expresado en los estados financieros es
un fiel reflejo de las acciones de ordenamiento, registro, contabilización, ajustes y
saldos y previamente controlados.
“El Sistema de Control Interno es una herramienta imprescindible del Jefe
Financiero, del Contador y de la Gerencia en la elaboración de los informes y estados
financieros”1.
Con la certeza de que los filtros y mecanismos reguladores garantizan la
información y los resultados operativos, administrativos y financieros
1 Auditoria de Estados Financieros, Cuesta Álvarez Rafael Pág. 12
65
4.3 FORMAS DE CONTABILIZACION Y SU PLAN DE CUENTAS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES xxx VENTAS DE EXPORTACION xxx
CUENTA DEBE HABER
BANCO xxx INTERNACIONAL CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
xxx
F/ 3628 – ATLANTIC
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
xxx
F/ 3723 COMUMAT CIA. LTDA. VENTAS LOCALES xxx IVA POR PAGAR xxx
CUENTA DEBE HABER
BANCO xxx PICHINCHA RETENCIÓN FUENTE xxx CUENTA POR COBRAR CLIENTES F/3723 COMUMAT CÍA. LTDA.
xxx
CUENTA DEBE HABER
BANCO PICHINCHA xxx OTROS INGRESOS xxx SINIESTROS
CUENTA DEBE HABER
INVENTARIOS xxx ACEITE DE SOYA ACEITE GIRASOL ACEITE DE OLIVA PROVEEDORES xxx LA FABRIL S.A. F/2154
CUENTA DEBE HABER PROVEEDORES xxx RETENCION FUENTE xxx BANCO INTERNACIONAL xxx
66
CUENTA DEBE HABER INVENTARIOS xxx PESCADO YELLOW FIND PESCADO BIG EYES SARDINAS EVISERADAS PROVEEDORES xxx
CUENTA DEBE HABER
PROVEEDORES xxx CARLOS BARCIA BANCO PICHINCHA xxx
CUENTA DEBE HABER
INVENTARIOS xxx ENVASES DE ATUN 1000 GR ENVASES ATUN 170 GR. PALETS DE MADERA PROVEEDORES xxx FADESA F/ 5645
CUENTA DEBE HABER
PROVEEDORES xxx FADESA F/5645 xxx BANCO DEL PICHINCHA RETENCION FUENTE
Xxxx
CUENTA DEBE HABER
GASTOS DE FABRICACION MANT. EQUIPO AUXILIAR xxx IVA xxx CUENTAS POR PAGAR PROBRISA F/1569 xxx RETENCION 1% xxx
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR PAGAR xxx PROBRISA F/1569 xxx BANCO INTERNACIONAL xxxx
CUENTA DEBE HABER
GASTOS DE FABRICACION SALARIOS xxx HORAS EXTRAS xxx TRANSPORTE xxx APORTES IESS PERSONAL xxx ANTICIPOS SUELDO xxx CTAS, x COBRAR PRESTAMOS xxx BANCO DEL PICHINCHA xxx
67
CUENTA DEBE HABER GASTOS DE VENTAS TRAMITES ADUANA xxx IVA xxx CUENTAS POR PAGAR ALEX FRANCO xxx RETENCION FUENTE 1% xxx RETENCION IVA 70% xxx
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR PAGAR ALEX FRANCO xxx BANCO DEL PICHINCHA xxx
CUENTA DEBE HABER
GASTOS ADMINISTRATIVOS UTILES DE OFICINA xxx IVA xxx CUENTAS POR PAGAR RADECA xxx RETENCION EN LA FUENTE 1% xxx RETENCION IVA 30% xxx
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR PAGAR RADECA xxx BANCO PICHINCHA xx
CUENTA DEBE HABER GASTOS FINANCIEROS INTERESES xxx COMISIONES xxx BANCO DEL PICHINCHA xxx NOTAS DE DEBITO
68
PLAN DE CUENTAS
CODIGO DESCRIPCION CLASE 1 ACTIVO
11 111
ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE
111-01 CAJAS 111-02 BANCOS 111-02-01 BANCO DEL PICHINCHA # 1408258-0 Act 111-02-02 BANCO DEL PICHINCHA # 1396815-1 Act 111-02-03 BANCO DEL PICHINCHA # 2234016575 Act 111-02-04 BANCO DEL PACIFICO # 93032-6 Act 111-02-05 BANCO INTERNACIONAL #700-001678-8 Act 111-02-06 BANCO INTERNACIONAL #700-003571-5 Act 111-02-07 BANCO INTERNACIONAL 700090747 IDEAL Act 112 EXIGIBLES 1121 CUENTAS POR COBRAR 1121-01 CTAS X COBRAR - CLIENTES NACIONALES Act 1121-02 CTAS X COBRAR - CLIENTES EXTRANJEROS Act 1121-03 CTAS X COBRAR - PROVEEDORES Act 1121-04 CTAS X COBRAR - OBREROS Y EMPLEADOS Act 1121-05 NAVIPLAN Act 1121-06 SEGURO DE SALUD Act 1121-07 SUPERMAXI Act 1121-08 FYBECA Act 1121-09 PRESTAMOS EMPLEADOS Act 1121-10 ANTICIPOS EMPLEADOS Act 1121-11 IMPUESTO A LA RENTA Act 1121-12 DESCUENTO ALMUERZOS Act 1121-13 VENTAS EMPLEADOS Act 1121-14 TELEFONOS Act 1121-15 CTAS X COBRAR - TRIPULANTES B/P ALIZE Act 1121-16 CTAS X COBRAR - TRIPULANTES B/P MONTENEM Act 1121-17 CTAS X COBRAR -VARIOS Act 1121-18 CTAS X COBRAR - CORPEI/ IDEAL Act 1121-19 CORPEI Act 1121-20 IDEAL SUCURSAL EL SALVADOR Act 1121-21 CTAS X COBRAR -RETENCIONES IVA / FUENTE Act 1121-22 IMPUESTOS RETENIDOS X VENTAS Act 1121-23 IVA EN COMPRAS Act 1121-24 RETENCIONES FUENTE 1-5-% Act 1121-25 ( - ) PROVISION CUENTAS INCOBRABLES Act 1121-26 IVA COMPRAS -BIENES Act 1121-27 IVA COMPRAS -SERVICIOS Act 1121-28 CTAS X COBRAR OPERACIONES DE TRAILERS Act 1121-29 CTAS X COBRAR ACCIONISTAS Act
69
113 REALIZABLE 1131 INVENTARIOS 11311 MATERIA PRIMA 11311-01 MATERIA PRIMA LOCAL Act 11311-02 MATERIA PRIMA DEL EXTERIOR Act 11311-03 DESCUENTOS COMPRAS Act 11311-04 SUMINISTROS Y MATERIALES Act 11311-05 SUMINISTROS Y MATERIALES Act 11311-06 PRODUCTOS TERMINADOS Act 11311-07 IMPORTACIONES EN TRANSITO Act 11311-08 IMPORTACIONES EN TRANSITO Act 11311-09 FUNDAS POUNCH -GOGLIO -1 KS Act 11311-10 FUNDAS CRYOVAC Act 11311-11 PASTA DE TOMATE Act 11311-12 FUNDAS POLITELENO - CARNADA Act
124
ACTIVO FIJO
1241 ACTIVO FIJO TANGIBLE NO DEPRECIABLE 1241-01 TERRENO Act 1241-02 EQUIPO Y MAQUINARIA EN MONTAJE Act 1241-03 PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES Act 1241-04 CONSTRUCCIONES BOTE Act 1241-05 CONT. COCHES DE COCINADORES Act 1241-06 TERRENO - SR. RAFAEL HEREDIA Act 1241-07 IMPORT. TRANSITO SPECTROPHOMETER Act 1241-08 IMPORTACION MAQUINA SEPARADORA ESPINAS Act 1242 ACTIVO FIJO TANGIBLE DEPRECIABLE 12421 EDIFICIO 12421-01 EDIFICIO Act 12421-02 DEPRECIACION EDIFICIO Act 12422 INSTALACION EDIFICIO Act 12422-01 INSTALACION EDIFICIO Act 12422-02 DEPRECIACION INSTALACION EDIFICIO Act 12423 MAQUINARIAS Y EQUIPOS 12423-01 MAQUINARIAS Y EQUIPOS Act 12423-02 DEPRECIACION MAQUINARIAS Y EQUIPOS Act 12424 EQUIPO AUXILIAR 12424-01 EQUIPO AUXILIAR Act 12424-02 DEPRECIACION EQUIPO AUXILIAR Act 12425 EQUIPOS DE LABORATORIO 12425-01 EQUIPOS DE LABORATORIO Act 12425-02 DEPRECIACION EQUIPOS LABORATORIO Act 12426 EQUIPOS DE COMPUTACION 12426-01 EQUIPOS DE COMPUTACION Act 12426-02 DEPRECIACION EQUIPOS COMPUTACION Act 12427 MUEBLES Y ENSERES 12427-01 MUEBLES Y ENSERES Act 12427-02 DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES Act 12428 VEHICULOS 12428-01 VEHICULOS Act 12428-02 DEPRECIACION VEHICULOS Act 12429 B/P ALIZE 12429-01 B/P ALIZE Act
70
12429-02 DEPRECIACION B/P ALIZE Act 12430 B/P MONTENEME Act 11430-01 B/P MONTENEME Act 11430-02 DEPRECIACION B/P MONTENEME Act 135 ACTIVO DIFERIDO 1351 GASTOS DIFERIDOS 1351-01 GASTOS VARIOS ANTICIPADOS Act 1351-02 IMPUESTO RETENIDOS X VENTAS Act 1351-03 IMPUESTOS ANTICIPADOS Act 1351-04 DEPOSITOS EN GARANTIA Act 1351-05 PANAMERICANA – SEGUROS-IDEAL Act 1351-06 COMISION INTERAMERICANA DEL ATUN Act 1351-07 GASTOS DIFERIDOS - B/P ALIZE Act 1351-08 PANAMERICANA – SEGUROS B/ALIZE Act 1351-09 SKANDIAVERKEN - REPUESTOS Act 1351-10 RADIOBOYAS - B/P ALIZE Act 1351-11 PERMISO PESCA- DOLPHIN B/ALIZE Act 1351-12 PERMISO PESCA -PERU Act 1351-13 COMISION ATUN -CIAT OBSERVADOR Act 1351-14 PERMISO PESCA -MARSEV Act 1351-15 SEGUROS CERVANTES -B/P ALIZE Act 1351-16 PROBRISA - RED ATUNERA Y PIOLA TRENZADA Act 1351-17 GASTOS DIFERIDOS -B/P MONTENEME Act 1351-18 SEGUROS CERVANTES -SEGUROS B/M Act 1351-19 BATERIA RADIOBOYAS SERPES Act 1351-20 PERMISO PESCA - B/M LUIS CALVO Act 1351-21 PERMISO PESCA -DOLPHN B/M Act 1351-22 GASTOS DIQUE B/P MONTENEME Act 1351-23 NACIONALIZACION B/P MONTEMENE Act 1351-24 COMISION CUOTA OBSERVADORES B/MONTENEME Act 1351-25 SEGUROS CASCO B/P- PANAMERICANA DEL ECUA Act 1351-26 RADIOBOYA - B/P MONTENEME Act 1351-27 SKANDIAVERKEN - REPUESTOS Act 1351-28 GASTOS MAREA # 1 AÑO 2006 Act 2 PASIVOS 21 PASIVO CORRIENTE Pas 211 CUENTAS POR PAGAR Pas 211-01 CUENTAS X PAGAR – SOCIOS Pas 211-02 CUENTAS XPOR PAGAR - VARIOS Pas 211-03 CUENTAS X PAGAR - PROVEEDORES Pas 211-04 CUENTAS X PAGAR PROVEEDORES NACIONALES Pas 211-05 CUENTAS X PAGAR PROVEEDORES EXTRANJEROS Pas 211-06 ANTICIPO DE CLIENTES Pas 211-07 ANTICIPO DE CLIENTES Pas 211-08 DOCUMENTOS X PAGAR Pas 211-09 DOCUMENTOS X PAGAR Pas 211-10 BENEFICIOS SOCIALES X PAGAR Pas 211-11 DECIMO TERCER SUELDO Pas 211-12 DECIMO CUARTO SUELDO Pas 211-13 VACACIONES Pas 211-14 25 % AÑO DE SERVICIO Pas 211-15 FONDOS DE RESERVAS Pas 211-16 APORTES AL I.E.S.S. Pas
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211-17 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS E HIPOTECARIOS Pas 211-18 15 % PARTICIPACION UTILIDADES Pas 211-19 IMPUESTOS X PAGAR Pas 211-20 RET. 1% -COMPRAS LOCALES MATERIA PRIMA Pas 211-21 SUMINISTRO Y MATERIALES 1% Pas 211-22 HONORARIOS COMISIONES Y DIETAS A PERSONA Pas 211-23 REPUESTOS Y HERAMIENTAS 1% Pas 211-24 OTROS SERVICIOS 1% - Pas 211-25 SEGUROS Y REASEGUROS 1% Pas 211-26 25% HONORARIOS A EXTRANJEROS X SERVICIOS Pas 211-27 LUBRICANTE 1% Pas 211-28 ACTIVO FIJOS 1% Pas 211-29 RET. IVA 30 % -FORMULARIO ANTERIOR Pas 211-30 RET. IVA 70 % -FORMULARIO ANTERIOR Pas 211-31 RET. IVA 100 % -FORMULARIO ANTERIOR Pas 211-32 IMPUESTOS IVA 12% VENTAS Pas 211-33 SERVICIOS TRANSPORTE 1% Pas 211-34 25% IMPUESTO A LA RENTA Pat 211-35 NOTARIA Y RESGISTRADORES PROPIEDAD MERC. Pas 211-36 PUBLICIDAD 1% Pas 211-37 AGUA Pas 211-38 RET. IVA 30% Pas 211-39 RET. IVA 70% Pas 211-40 RET. IVA 100% Pas 211-41 PROVISIONES POR PAGAR Pas 211-42 PROVIS. X PAGAR - CARTON CAJAS RO-200 Pas 211-43 PROVIS. X PAGAR - CARTON LONJAS 30 KS Pas 211-44 OTRAS PROVISIONES Pas 211-45 GASTOS X PAGAR -DIQUE Pas 211-46 CUENTAS POR PAGAR EMPLEADOS Y OBREROS Pas 211-47 GASTOS FINANCIEROS X PAGAR Pas 211-48 INTERESES X PAGAR - PTMO Pas 211-49 SOBREGIROS BANCARIOS X PAGAR Pas 211-50 SOBREGIROS BANCARIOS X PAGAR Pas 211-51 OBLIGACIONES LABORALES Pas 22 PASIVO NO CORRIENTE 221 CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO 23 OTROS PASIVOS Pas 3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL Pas 311 CAPITAL SOCIAL 311-01 CAPITAL SOCIAL - JOSE AGUDO Pat 311-02 CAPITAL SOCIAL - RODRIGO AGUDO Pat 32 RESERVAS Pat 321 RESERVAS Pat 321-01 RESERVA LEGAL Pat 321-02 RESERVA ESTATUTARIA Pat 321-03 RESERVA FACULTATIVA Pat 321-04 RESERVA DE CAPITAL Pat 33 RESULTADOS Pat 331 RESULTADOS Pat 331-01 UTILIDAD ACUM. EJERCICIOS ANTERIORES Pat 331-02 UTILIDAD PRESENTE EJERCICIO Pat 34 APORTES SOCIOS FUTURAS CAPITALIZACIONES
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341 APORTES SOCIOS FUTURAS CAPITALIZACIONES 4 INGRESOS 41 VENTAS NACIONALES 411 VENTAS NACIONALES 411-01 VENTAS NACIONALES IVA 12% Ing 411-02 VENTAS NACIONALES IVA 0% Ing 411-03 VENTAS -OTROS Ing 411-04 DEVOLUCIONES VENTAS NACIONALES Ing 411-05 DEVOLUCIONES VENTAS NACIONALES Ing 411-06 CUENTA DE AJUSTES Ing 411-07 CUENTA DE AJUSTE VTAS NACIONALES Ing 411-08 CUENTA CONTRAPARTIDA Ing 411-09 CUENTA CONTRAPARTIDA Ing 42 VENTAS DE EXPORTACION Ing. 421 VENTAS DE EXPORTACION Ing. 421-01 VENTAS DE EXPORTACION IVA 12% Ing. 421-02 VENTAS DE EXPORTACION IVA 0% Ing 421-03 VENTA - OTROS Ing 421-04 DEVOLUCIONES VENTAS EXPORTACION Ing. 421-05 DEVOLUCIONES VENTAS EXPORTACION Ing 421-06 CUENTA DE AJUSTE VTAS EXPORTACION Ing. 421-07 CUENTA AJUSTE VTAS EXPORTACION Ing 421-08 CUENTA CONTRAPARTIDA Ing. 421-09 CUENTA PARTIDA VTAS EXPORTACION Ing 43 OTROS INGRESOS Ing. 431 OTROS INGRESOS Ing. 431-01 OTROS INGRESOS -DESEMBOLSO GASTOS Ing 431-02 SERVICIO DE CONGELAMIENTO Ing 431-03 REINTEGRO SEGUROS Ing 431-04 SERVICIO DE ELABORACION PRODUCTOS Ing 431-05 TRANSPORTE Ing 431-06 ALIMENTACION Ing 431-07 OTROS INGRESOS- VARIOS Ing 431-08 INTERESES GANADOS Ing 5 EGRESOS 51 COSTO DE PRODUCCION Egr 511 COSTO DE PRODUCCION Egr 511-01 ATUN LOMOS SK RO-170 ACEITE SOYA Egr 512 COSTO DE VENTA Egr 512-01 COSTO DE VENTA Egr 52 GASTOS DE FABRICACION Egr 521 GASTOS DE PERSONAL Egr 521-01 SALARIOS Egr 521-02 SUELDOS Egr 521-03 HORAS EXTRAS 50% Egr 521-04 HORAS EXTRAS 100% Egr 521-05 COMPONENTE SALARIAL Egr 521-06 BONIFICACIONES ESPECIALES Egr 521-07 DECIMO TERCER SUELDO Egr 521-08 DECIMO CUARTO SUELDO Egr 521-09 VACACIONES Egr 521-10 25% AÑO DE SERVICIO Egr 521-11 FONDO DE RESERVA Egr 521-12 APORTE PATRONAL IECE Y SECAP Egr 521-13 TRANSPORTE Egr
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521-14 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 521-15 SERVICIOS PRESTADOS Egr 521-16 DESPIDO INTEMPESTIVO Egr 521-17 SUELDOS Y SALRIOS TERCIALIZADORA Egr 53 GASTOS GENERALES Egr 531 GASTOS GENERALES 531-01 VIGILANCIA PRIVADA Egr 532-02 TELEFONO Egr 532-03 ENERGIA ELECTRICA Egr 532-04 CLASIFICACION DE PESCADO- PROVEDORES Egr 532-05 QUIMICOS E INSECTICIDAS Egr 532-06 MATERIALES PARA ASEOS Egr 532-07 SAL Egr 532-08 SEGUROS Egr 532-09 TRANSPORTE ( MATERIA PRIMAS) Egr 532-10 GASTOS IMPORTACION FUNDAS POUNCH- CRYOVA Egr 532-11 SUMINISTROS Y MATERIALES Egr 532-12 MANT. Y REPARACION EDIFICIO Egr 532-13 MANT. Y REPARACION INSTALACION EDIFICIO Egr 532-14 MANT. Y REPARACION MAQUINARIAS Y EQUIPOS Egr 532-15 MANT. Y REPARACION EQUIPO AUXILIAR Egr 532-16 MANT. Y REPARACION EQUIPOS LABORATORIO Egr 532-17 MANT. Y REPARACION VEHICULOS Egr 532-18 COMISIONES Egr 532-19 DESADUANIZAC. REPUESTOS Y OTROS Egr 532-20 QUIMICOS Y MATERIALES PARA LABORATORIO Egr 532-21 TASAS PORTUARIAS Egr 532-22 DEPRECIACION EDIFICIO Egr 532-23 DEPRECIACION INSTALACION EDIFICIO Egr 532-24 DEPRECIACION MAQUINARIAS Y EQUIPOS Egr 532-25 DEPRECIACION EQUIPO AUXILIAR Egr 532-26 DEPRECIACION EQUIPOS DE LABORATORIO Egr 532-27 GASTOS DE VIAJES Egr 532-28 PERMISO DE FUNCIONAMIENTO Egr 532-29 DEPRECIACION VEHICULOS Egr 532-30 ALIMENTOS Y BEBIDAS Egr 532-31 UTILES DE OFICINAS Egr 532-32 ETIQUETAS Egr 532-33 CARTONES Egr 532-34 CONSTRIBUCIOINES Egr 532-35 PALET Egr 532-36 AGUA POTABLE Egr 532-37 MANT. PINTURAS Y MANO DE OBRA Egr 532-38 GOMAS Y ADHESIVOS Egr 532-39 CARGAS OXIGENO- GAS Egr 532-40 MEDICINAS Egr 532-41 POLIZAS SEGUROS Egr 532-42 GASTOS DE COMBUSTIBLE Egr 532-43 MOVILIZACION VIAJES Egr 532-44 SELLOS DE SEGURIDAD Egr 532-45 ALMACENAMIENTO DECARGA BODEGA Egr 532-46 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Egr 532-47 ALQUILER GRUA Egr 532-48 GASTOS IMPORTACION DE PESCADO Egr
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532-49 UNIFORMES E IMPLEMENTOS DE TRABAJO Egr 532-50 GASTOS DE FUMIGACION Egr 532-51 CUADRILLA DESCARGA-ESTIBAJE Egr 532-52 REFRIGERANTES -AMONIACO Egr 532-53 MERMA POR CONGELAMIENTO Egr 532-55 TELEFONIA SATELITAL Egr 532-56 CARTON TAPAS POUNCH Egr 532-57 PROCESO TERMICO Egr 532-58 GASTOS - IVA COMPRAS Egr 532-59 GTOS. IMPORTACION PASTA TOMATE Egr 532-60 OTROS COSTOS Egr 532-61 MANT. Y TRATAM. DE AGUAS RESIDUALES Egr 532-62 CARNADA Egr 532-63 FALTANTE INVENTARIO FISICO (SUMIN. Y MAT Egr 532-64 FUNDAS Egr 532-65 SUMINISTROS Y MATERIALES DAÑADOS Egr 532-66 COMISION SERVICIOS TERCIALIZADORA Egr 532-70 SERVICIOS RESTAURANT Egr 532-71 PERSONAL TERCELIZADO Egr 532-72 GASTOS DE PERSONAL Egr 532-73 DEPRECIACION EDIFICIO Egr 54 GASTOS DE CAPTURA B/P ALIZE Egr 541 GASTOS DE PERSONAL Egr 541-01 SALARIOS Egr 541-02 SUELDOS Egr 541-03 HORAS EXTRAS 50% Egr 541-04 HORAS EXTRAS 100% Egr 541-05 COMPONENTE SALARIAL Egr 541-06 BONIFICACIONES ESPECIALES Egr 541-07 DECIMO TERCER SUELDO Egr 541-08 DECIMO CUARTO SUELDO Egr 541-09 VACACIONES Egr 541-10 25% AÑO DE SERVICIO Egr 541-11 FONDO DE RESERVAS Egr 541-12 APORTE PATRONAL IECE Y SECAP Egr 541-13 TRANSPORTE Egr 541-14 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 541-15 GRATIFICACION VOLUNTARIA Egr 541-16 SERVICIOS PRESTADOS Egr 542 GASTOS GENERALES Egr 542-01 VIGILANCIA PRIVADA Egr 542-02 TELEFONIA SATELITAL Egr 542-03 GASTOS LEGALES Egr 542-04 AGUA POTABLE Egr 542-05 ALIMENTOS Y BEBIDAS Egr 542-06 CUSTODIA Egr 542-07 CLASIFICACION DE PESCADO Egr 542-08 AVITUALLAMIENTO PORTUARIO Egr 542-09 EMISION DE DOLPHIN SAFE Egr 542-10 SAL Egr 542-11 SUMINISTROS Y MATERIALES Egr 542-12 COMBUSTIBLES Egr 542-13 MANTEN.Y REPARACION MAQUINARIAS Egr 542-14 MANTEN. Y REPARACION EQUIPO AUXILIAR Egr
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542-15 GASTOS DE VIAJES Egr 542-16 DESADUANIZACION REPUESTOS Egr 542-17 INSPECCIONES DE SEGURIDAD Egr 542-18 MATERIALES DE LIMPIEZA Egr 542-19 LIMPIEZA DE CASCO Egr 542-20 QUIMICOS E INSECTICIDAS Egr 542-21 PERMISOS DE ZARPE - OTROS Egr 542-22 INTERES X MORA Egr 542-23 SERVICIO DE HOSPEDAJE Egr 542-24 CUADRILLAS DE DESCARGUE Egr 542-25 REFRIGERANTES -AMONIACO Egr 542-26 FORMULARIO - COPIAS -SUMIN. OFICINA Egr 542-27 CIAT -COMISION DEL ATUN Egr 542-28 POLIZA DE SEGURO Egr 542-29 CORREO Egr 542-30 DEPRECIACION B/P ALIZE Egr 542-31 MOVILIZACION Egr 542-32 MANT. PINTURA Y MANO DE OBRA Egr 542-33 SERVICIOS RESTAURAN B/P ALIZE Egr 542-34 GASTOS DE DIQUE B/P ALIZE Egr 542-35 POLIZA DE SEGUROS Egr 542-36 MANT. Y REPARACION RED- RADIOBOYAS Egr 542-37 ALQUILER DE GRUA Egr 542-38 TRASPORTE DE PESCADO Egr 542-39 MEDICINAS Egr 542-40 IMPLEMENTOS VARIOS (COLCHONES-COBIJAS Y Egr 542-41 CARGAS -OXIGENOS-GAS Egr 542-42 COMISION ATUNEC ALIZE Egr 542-43 UTILES DE OFICINA Egr 542-44 GASTOS - IVA COMPRAS Egr 542-45 CAPACITACION PERSONAL Egr 542-46 GASTOS DE COMBUSTIBLE Egr 55 GASTOS DE CAPTURA B/P MONTENEME Egr 551-01 GASTOS DE PERSONAL Egr 551-01 SALARIOS Egr 551-02 SUELDOS Egr 551-03 HORAS EXTRAS 50% Egr 551-04 HORAS EXTRAS 100% Egr 551-05 COMPONENTE SALARIAL Egr 551-06 BONIFICACIONES ESPECIALES Egr 551-07 DECIMO TERCER SUELDO Egr 551-08 DECIMO CUARTO SUELDO Egr 551-09 VACACIONES Egr 551-10 25% AÑO DE SERVICIO Egr 551-11 FONDO DE RESERVAS Egr 551-12 APORTE AL IESS Y SECAP Egr 551-13 TRANSPORTE Egr 551-14 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 551-15 SERVICIOS PRESTADOS Egr 552 GASTOS GENERALES Egr 552-01 CAPACITACION PERSONAL Egr 552-02 TELEFONO SATELITAL Egr 552-03 MANTENIMIENTOYREPARACION DE EQUIPO Egr 552-04 CLASIFICACION DE PESCADO Egr
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552-05 CUSTODIA Egr 552-06 ALIMENTOS Y BEBIDAS Egr 552-07 AGUA POTABLE Egr 552-08 AVITUALLAMIENTO PORTUARIO Egr 552-09 VIAJES Egr 552-10 SAL Egr 552-11 TRANSPORTE D TRIPULACION Egr 552-12 IMPUESTOS X NACIONALIZACION Egr 552-13 MOVILIZACION Egr 552-14 MANT. Y REPARACION DE EQUIPOS AUXILIARE Egr 552-15 GASTOS DE VIAJES Egr 552-16 CORREO Egr 552-17 CARGAS OXIGENOS-GAS Egr 552-18 MATERIALES DE ASEO Egr 552-19 SERVICIO DE HOSPEDAJE Egr 552-20 INTERES X MORA Egr 552-21 INSPECCIONES Egr 552-22 PERMISO DE PESCA-ZARPES-OTROS Egr 552-23 TASAS PORTUARIAS Egr 552-24 DESADUANIZAR- RESPUESTO -OTROS Egr 552-25 QUIMICOS E INSECTICIDA Egr 552-26 GRATIFICACION VOLUNTARIA Egr 552-27 REFRIGERANTES - AMONIACO Egr 552-28 CARTAS DE NAVEGACION Egr 552-29 SERVICIO LOGISTICA Y ASESORIA Egr 552-30 GASTOS DE DIQUE B/MONTENEME Egr 552-31 DEPRECIACION B/P MONTENEME Egr 552-32 SUMINISTROS MATERIALES Egr 552-33 GASTOS LEGALES Egr 552-34 LIMPIEZA DE CASCO Egr 552-35 SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES Egr 552-36 ALQUILER DE GRUA Egr 552-37 GASTOS DE REPRESENTACION Egr 552-38 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Egr 552-39 GASTOS DESADUANIZACION DE REPUESTO Egr 552-40 VIGILANCIA PRIVADA Egr 552-41 MEDICINAS Egr 552-42 GASTO DE EMISION DOLPHIN SAFE Egr 552-43 POLIZA DE SEGUROS Egr 552-44 MANT. PINTURA Y MANO DE OBRA Egr 552-45 MANT. Y REP. MAQUINARIAS Egr 552-46 MANT. Y REPARACION RED- RADIOBOYA Egr 552-47 DIQUE VARIOS GASTOS Egr 552-48 CERTIFICACIONES- SUBSECRETARIA DE PESCA Egr 552-49 COMISION ATUNEC- MONTENEME Egr 552-50 CIAT -COMISION DEL ATUN Egr 552-51 GASTOS - IVA COMPRAS Egr 552-52 SERVICIO RESTAURANT B/P MONTENEME Egr 552-53 UTILES DE OFICINA Egr 552-54 AUDITORIAS Egr 552-55 SERVICIO DE FRIO B/P MONTENEME Egr 552-56 DESCARGA PESCADO Egr 56 GASTOS DE EXPORTACION Egr 561 GASTOS DE PERSONAL Egr
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561-01 SALARIOS Egr 561-02 SUELDOS Egr 561-03 HORAS EXTRAS 50% Egr 561-04 HORAS EXTRAS 100% Egr 561-05 COMPONENTE SALARIAL Egr 561-06 BONIFICACIONES ESPECIALES Egr 561-07 DECIMO TERCER SUELDO Egr 561-08 DECIMO CUARTO SUELDO Egr 561-09 VACACIONES Egr 561-10 25% AÑO DE SERVICIO Egr 561-11 FONDO DE RESERVA Egr 561-12 APORTE PATRONAL IECE Y SECAP Egr 561-13 TRANSPORTE Egr 561-14 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 562 GASTOS GENERALES Egr 562-01 MOVILIZACION Egr 562-02 ENERGIA ELECTRICA Egr 562-03 MUESTREO Y ANALISIS INTITUTO NAC. PESC Egr 562-04 CONFECCION B/L Egr 562-05 TRAMITE DE EXPORTACION Egr 562-06 CORREO Egr 562-07 REGISTRO E INSCRIPCION MARCAS Egr 562-08 INSPECCION CONTENEDOR Egr 562-09 FLETE DE CONTENEDORES Egr 562-10 COMISIONES POR VENTA PRODUCTOS Egr 562-11 ALQUILER MONTACARGAS Y BODEGAJE Egr 562-12 TELEFONO Egr 562-13 MUESTRAS PARA VENTAS Egr 562-14 PRODUCTO TERMINADO DAÑADO Egr 562-15 MANT. Y REPARACION EDIFICIO Egr 562-16 DIFERENCIAS FACTURAS DE VENTAS Egr 562-17 SEGUROS TRANSPORTE IMPORT. -EXPORT. Egr 562-18 AUDITORIAS Egr 562-19 DEPRECIACION EQUIPOS DE COMPUTACION Egr 562-20 DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES Egr 562-21 MANUAL HACCP Egr 562-22 CAPACITACION PERSONAL Egr 562-23 ESTADISTICAS DE EXPORTACION Egr 562-24 MULTAS (LEVANTAMIENTO GARANTIA) Egr 562-25 SERVICIOS DE PROCESAMIENTO Egr 562-26 SUMINISTROS Y MATERIALES Egr 562-27 SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES Egr 562-28 UTILES DE OFICINA Egr 562-29 GASTOS DE REPRESENTACION Egr 562-30 GESTION PARA VTAS USA Egr 562-31 TASAS DE MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS Egr 562-32 COMISIONES BANCARIAS -EXPORTACION Egr 562-33 INSPECCION Y EVALUACION PLANTA Egr 562-34 REBAJA DE PRECIOS PRODUCTOS Egr 562-35 FORMULARIOS EXPORTACION (DUI- FUE ) Egr 562-36 GASTOS - IVA COMPRAS Egr 562-37 CORREO INTERNACIONAL Egr 562-38 OTROS GASTOS PORTUARIOS Egr 57 GASTOS ADMINISTRATIVOS Egr
78
571 GASTOS PERSONALES Egr 571-01 SALARIOS Egr 571-02 SUELDOS Egr 571-03 HORAS EXTRAS 50% Egr 571-04 HORAS EXTRAS 100% Egr 571-05 COMPONENTE SALARIAL Egr 571-06 BONIFICACIONES ESPECIALES Egr 571-07 DECIMO TERCER SUELDO Egr 571-08 DECIMO CUARTO SUELDO Egr 571-09 VACACIONES Egr 571-10 25% AÑO SERVICIO Egr 571-11 FONDO DE RESERVA Egr 571-12 APORTE PATRONAL IECE Y SECAP Egr 571-13 TRANSPORTE Egr 571-14 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 571-15 MULTAS Egr 571-16 DESPIDO INTEMPESTIVO Egr 572 GASTOS GENERALES Egr 572-01 SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES Egr 572-02 ENERGIA ELECTRICA Egr 572-03 ALIMENTOS Y BEBIDAS Egr 572-04 MOVILIZACION TAXI Egr 572-05 UTILES DE OFICINAS Egr 572-06 COMBUSTIBLES Egr 572-08 CAPACITACION PERSONAL Egr 572-09 SERVICIOS DE INTERNET Egr 572-07 CORREO Egr 572-08 TRAMITES LEGALES Egr 572-09 CONTRIBUCIONES VOLUNTARIA Egr 572-10 GASTOS LEGALES Egr 572-11 GASTOS DE VIAJES Egr 572-12 SERVICIOS DE HOTELES Egr 572-13 GASTOS PEAJE Egr 572-14 SUMINISTROS Y MATERIALES Egr 572-15 IMPUESTOS MUNICIPALES Egr 572-16 CIAT - COMISION DEL ATUN Egr 572-18 MATRICULAS DE VEHICULOS Egr 572-19 FORMULARIOS - COPIAS Egr 572-20 DESADUANIZ. REPUESTOS - OTROS Egr 572-21 IMPUESTOS FISCALES Egr 572-22 MANT. Y REPARACION EQUIPOS COMPUTACION Egr 572-23 DEPRECIACION EQUIPOS DE COMPUTACION Egr 572-24 DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES Egr 572-25 UNIFORMES Egr 572-26 MANTENIMIENTO EQUIPO AUXILIAR Egr 572-27 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Egr 572-28 MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EDIFICIO Egr 572-29 GASTOS DE FUNERARIOS Egr 572-30 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA Egr 572-32 MEDICINAS Egr 572-33 GASTOS DE REPRESENTACION Egr 572-34 TELEFONO Egr 572-35 POLIZAS DE SEGUROS Egr 572-36 GASTOS - IVA COMPRAS Egr
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572-37 CUENTAS INCOBRABLES Egr 572-38 MULTAS E INTERESES - IMPTOS FISCALES Egr 572-39 HONORARIOS PROFESIONALES Egr 572-40 SERVICIOS A RESTAURANT Egr 58 GASTOS FINANCIEROS Egr 581 GASTOS FINANCIEROS Egr 581-01 COMISIONES BANCARIAS Egr 581-02 COMISION TRANSFERNCIA Egr 581-03 COMISIONES VARIAS Egr 581-04 CERTIFICACION CHEQUE Egr 581-05 SOBREGIROS Egr 581-06 IMPUESTOS CHEQUES Egr 581-07 FONDOS DIFERIDOS Egr 581-08 INTERESES -PTMOS Egr 581-09 COMISION - CORPEI Egr
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CAPITULO V
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5. APLICACIÓN PRÁCTICA ELABORACION DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD DE INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS
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1.0 PROPÓSITO
El propósito u objetivo del presente Manual de Procedimientos es describir los procesos
y procedimientos del sistema de contabilidad, así como el desempeño de cada puesto de
trabajo involucrado con el departamento contable.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el sistema de contabilidad de la Compañía
3.0 RESPONSABILIDADES CONTADOR GENERAL:
El Contador General es el responsable de que el sistema contable proporcione la
información necesaria para que se emitan los Estados Financieros de una forma
real y confiable, que sirvan como una herramienta de trabajo para la toma de
decisiones del Gerente General, Gerente Financiero y presentación a los
organismos de control.
Las funciones del Contador General son las siguientes:
Revisar que las facturas de compras lleguen oportunamente para su
contabilización y emisión del correspondiente comprobante de retención en la
fuente, y que sea entregado dentro de los cinco (5) primeros días después de
la fecha de emisión de la factura; solicitar oportunamente las notas de
créditos por descuentos o devoluciones de compras;
Verificar que las ventas se facturen día a día de acuerdo a la orden de salida
del producto, realizar la respectiva nota de debito por las devoluciones
efectuadas;
Revisar que la asistente encargada de conciliar cuentas bancarias lleve
correctamente los saldos y verificar los fondos de acuerdo con el estado
bancario que emite el banco, teniendo como herramienta la información
electrónica del Banco (Vía internet con una clave) y que todas las notas de
debito ó de crédito estén contabilizadas y luego archivadas correctamente.
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Verificar que los gastos sean correctamente contabilizados de acuerdo al plan
de cuentas establecido, emitiendo su comprobante de egreso archivándolo
junto con su anexo justificativo. De igual manera se procederá con los
Ingresos;
Revisión de los costos de producción preparados por el asistente contable;
Revisión de las liquidaciones de salidas de pesca de los barcos con su
correspondiente rol de pagos, preparados por el auxiliar contable;
Revisión de roles de pago del personal de planta y administrativo y la
contabilización realizada por el asistente;
Revisión y aprobación de los anexos transaccionales e impuestos mensuales
preparados por el asistente para declaración y pago al Servicio de Rentas
Internas de acuerdo a la clave y orden de debito en internet.
Revisión de cuadros de depreciaciones y amortizaciones mensuales
preparados por el asistente.
Emisión de informes mensuales o cuando sean requeridos por la Gerencia
General como herramienta para la toma de decisiones.
Análisis de los libros mayores de cada una de las cuentas contables.
Preparar los asientos de ajustes mensuales y anuales para cierre de balances y
preparación de Estados Financieros.
Supervisar que las asistentes contables cumplan con sus funciones e integren
el sistema contable.
Custodiar la información financiera confidencial
Custodiar todos los archivos contables existentes que son el soporte de la emisión del Balance Final.
ASISTENTES DE CONTABILIDAD: Cumplir con las funciones asignadas en su puesto de trabajo;
Custodiar la información de la cual son responsables.
Preparación de los costos de producción.
Liquidación de Salidas de pesca de los barcos.
Elaboración de cuadros mensuales de depreciaciones de activos.
Revisión de cuentas contables;
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En cada uno de los procedimientos están detalladas las funciones de
los auxiliares contables.
4.0 PROCEDIMIENTOS
Verificar que el Manual de Procedimientos se encuentre actualizado de acuerdo a los
diferentes cambios emitidos por los organismos de control, así como también los que se
realizan internamente en el departamento contable;
Verificar que el Manual de Procedimientos esté implementado en el departamento
contable en todas las áreas y procesos;
Verificar que se cumplan los procesos descritos en el Manual de Procedimientos;
Verificar la Implantación correcta y realizar las evaluaciones periódicas del
cumplimiento del presente Manual de Procedimientos.
5.0 REFERENCIAS
Información tomada del Manual de Procedimientos de la empresa Conservas Isabel y
reformulado su adaptación de acuerdo a las necesidades de la empresa Industrias de
Enlatados Alimenticios IDEAL Cía. Ltda.
6.0 DEFINICIONES
• Proceso
Progreso, avance, transcurso de tiempo en las diferentes etapas de un hecho, método
adaptado para llegar a un determinado fin.
• Sistema
Conjunto ordenado de normas y procedimientos acerca de determinada materia así
como el Sistema Contable aplicado a una empresa.
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• Diagrama de Flujo
Figura gráfica construida para representar un hecho determinado, ciertos diagramas
pueden facilitar la comprensión de una relación contable en su flujo de ingresos y
egresos.
• Implementación
Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.
• Implantación
Acción y efecto de implantar, como implantar un sistema, una doctrina o implantar
un miembro del cuerpo humano.
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5.1 PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y PAGOS
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1.0 PROPÓSITO Este procedimiento tiene por objetivo definir los parámetros para la realización de las
Retenciones en la Fuente y la contabilización de las facturas de compras y de los pagos
efectuados de acuerdo a las normas legales establecidas y contables.
2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los Proveedores sujetos de retención al Sistema de
Control Interno Contable de la Compañía, así como a su Plan de Cuentas.
3.0 REFERENCIAS
NEC.
Código Tributario
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de Ética del Contador
Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten a estas operaciones
4.0 DEFINICIONES
• Retenciones en la Fuente
De acuerdo a la Ley de Régimen Tributario Interno Codificado y al Reglamento de
Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, las retenciones en la fuente
constituyen un pago anticipado del impuesto objeto de retención, así, las retenciones en
la fuente del 1%, 2% y 8% son un pago anticipado y no un pago definitivo del impuesto
a la renta y el 30%, 70% y 100% se constituyen en pagos anticipados del Impuesto al
Valor Agregado (IVA).
• Comprobantes de Ventas Autorizados:
Se entiende por Comprobante de Venta todo documento que este debidamente
autorizado por el SRI y que acredite la transferencia de bienes o la prestación de
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servicios, estos son: Facturas, Notas o Boletas de Ventas, Liquidaciones de Compras de
Bienes o Prestación de Servicios, Tiquetes emitidos por máquinas registradoras, recibos,
Notas de Debito y Notas de Crédito, Boletos o entradas a espectáculos públicos y otros
documentos autorizados emitidos por bancos, instituciones financieras, el Documento
Único de Aduanas, comprobantes de ventas emitidos en las operaciones de importación,
los boletos o ticket aéreos, así como los documentos que por pago de sobrecarga expidan
las compañías de viaje por el servicio de transporte aéreo de personas.
• Compra:
Proceso por el cual la empresa adquiere los recursos materiales o servicios destinados a
la producción y a las operaciones normales de la compañía, previos a un acuerdo de
condiciones y características establecidas y aprobadas en común.
5.0 RESPONSABILIDADES
Auxiliar Contable 5
• Realizar las Retenciones en la Fuente.
• Llevar un Registro y Archivo de las Retenciones efectuadas.
• Contabilizar los Pagos y llevar un archivo de los comprobantes de
egreso por cada cuenta corriente.
• Llevar un control y archivos de las facturas pendientes de pago por
centro de costos.
• Realizar cuadro de vencimientos de las Facturas por Pagar por
centro de costos.
Auxiliar Contable 2 • Verificar que las retenciones se hayan efectuado correctamente.
• Contabilizar las Facturas de compras nacionales e internacionales.
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• Llevar un control de los Anticipos y Cuentas por Pagar de los
Proveedores.
• Llevar un control de las cuentas de los tripulantes de los barcos.
• Verificar que la contabilización de los comprobantes de egresos se
hayan efectuados correctamente.
•
• Cuadrar las cuentas de Inventarios.
Contador
• Coordinar, supervisar y vigilar que las funciones asignadas se
realicen de acuerdo a los requerimientos legales y contable.
• Verificar que las retenciones se realicen correctamente y que los
comprobantes de retención sean emitidos hasta los cinco días
después de la fecha de recibida la factura.
6.0 PROCEDIMIENTO 6.1. RETENCIONES EN LA FUENTE El auxiliar contable 5, será la responsable de receptar todas las facturas de compras,
cuando reciba la factura verificará que ésta reúna los todos los requisitos legales tales
como: que sea un comprobante autorizado, que el comprobante no sea caducado y este a
nombre de la compañía; luego verificará si esta sujeto o no a la retención. Si es sujeto
de retención efectuará la misma de acuerdo a los porcentajes señalados por la Ley de
Régimen Tributario Interno y el
Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno en un
Comprobante de Retención, el cual tendrá dos copias, una se adjuntará a la factura y la
otra servirá para los archivos de retenciones. La original la emitirá a la contadora para
que de conformidad con su firma de responsabilidad y finalmente se la entregará al
proveedor.
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La factura con la copia de retención adjunta pasarán a la auxiliar contable 2 para que
proceda a su contabilización respectiva.
6.2. CONTABILIZACION DE LAS FACTURAS DE COMPRA Previo a la contabilización de las Facturas de compra, se verificará que el bodeguero
haya recibido el bien a entera satisfacción, para lo cual tiene que emitir una guía de
recepción del producto a bodega y adjuntar una copia a la factura de compra y por cada
factura realizar las retenciones en la fuente las mismas que deben ser efectuadas
correctamente, para luego proceder a la contabilización por medio del Modulo de
Contabilidad – Generación de Comprobante del programa contable.
Se tomará en consideración el tipo de comprobante para su ingreso de acuerdo a lo
siguiente:
Compra de Bienes P-001
Compra de Servicios P-002
Liquidaciones de Compras o Servicios P-003
Compras al Exterior P-004
Notas de Ventas P-005
Notas de Crédito - Bienes C-001
Notas de Crédito - Servicios C-002
La contabilización se la hará con el cargo o debito de la respectiva cuenta contable sea
directamente a gasto, anticipo, inventario o una cuenta por cobrar y al crédito con la
cuenta por pagar proveedores.
14.01.01.01 Inv. Materia Prima Aceite Girasol $ XXX 21.06.01.00 Retención 1% - Materia Prima $ XXX 21.02.01.00 Cuentas Por Pagar Proveedores – La Fabril $ XXX Comp. 10 tanques de Aceite Girasol Fact. 2050
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55.02.06.00 Útiles de Oficina $ XXX 13.01.09.07 IVA en Compra – Bienes $ XXX 21.06.02.00 Retención 1% - Suministros y Materiales $ XXX 21.06.30.00 Retención IVA 30% $ XXX 21.02.01.00 Cuentas Por Pagar Proveedores – Radica 2000 $ XXX Comp. Cintas para Impresoras Fact. 2001
Contabilizado se imprime el comprobante y se adjunta a la factura con su retención para
su posterior pago entregándola a la Auxiliar de Contabilidad 5.
Bajo la responsabilidad del Auxiliar de Contabilidad 5 que también tiene a su cargo las
cuentas por Anticipos que se den a los proveedores y empleados, las Cuentas por Pagar a
Proveedores se encuentren debidamente cruzada, para lo cual deberá revisar los
respectivos comprobantes de egresos.
Una vez contabilizadas las facturas serán devueltas para su respectiva cancelación, que se
lo hará de acuerdo a su fecha de vencimiento. Previo a esto, la responsable deberá
contar con un archivo donde mantendrá las facturas hasta su cancelación en orden
alfabético y por centro de costos así:
Costos de Fabricación Centro de Costos 1
Barco Pesquero Alize Centro de Costos 2
Barco Pesquero Monteneme Centro de Costos 3
Gastos de Exportación y Ventas Centro de Costos 4
Gastos Administrativos Centro de Costos 5
6.3. CANCELACIONES
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Estas se efectuaran por medio de “Comprobantes de Egreso” del Modulo Contabilidad –
Generación de Comprobantes, por la secuencia del cheque y se asignará un número de
comprobante en orden cronológico.
Los comprobantes de Egreso se identificaran por cuenta bancaria de la siguiente forma:
G-001 Banco Pichincha – Cuenta Empresa
G-005 Banco Internacional - Cuenta B/P Alize
G-006 Banco Internacional - Cuenta B/P Monteneme
G-0011 Banco Internacional - Cuenta Empresa
21.02.01.00 Cuentas Por Pagar Proveedores – La Fabril
$ XXX
11.02.01.00 Banco del Pichincha $ XXX Canc. Fact. # 2050 cheque 21058
21.02.01.00 Cuentas Por Pagar Proveedores – Radeca 2000
$ XXX
11.02.07.00 Banco del Pichincha $ XXX Canc. Fact. # 2001cheque 21059
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7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Facturas
• Auxiliar Contable 2 • Auxiliar Contable 5
Orden Cronológico
5 años
Comprobantes de Retención
• Contadora • Auxiliar Contable 5
Orden Cronológico
5 años
Comprobantes de Egresos
• Auxiliar Contable 2 • Auxiliar Contable 5
Orden Cronológico
5 años
Comprobantes de Facturas
• Auxiliar Contable 2
Orden Cronológico
5 años
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5.2 PROCEDIMIENTO PARA LAS VENTAS LOCALES, EXPORTACIONES y
RECAUDACIÓN
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1.0 PROPÓSITO Este procedimiento tiene por objetivo definir los parámetros para la realización de las
Facturas de Ventas y la contabilización de las mismas, así como la recaudación de
acuerdo a las normas legales establecidas y contables.
2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los Clientes, al Sistema de Control Interno Contable de
la Compañía, así como a su Plan de Cuentas.
3.0 REFERENCIAS
NEC
Código Tributario
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de Ética del Contador
Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten estas operaciones
4.0 DEFINICIONES
Venta.- Es un servicio o producto que se ofrece al consumidor para lo cual se
extenderá una factura, la misma que cumplirá con todos los requisitos legales para que
sea un documento de soporte en contabilidad tanto para el cliente como para la empresa
que emite la factura.
En nuestro caso se emite facturas por: Venta de Productos Terminados
Venta de Servicio de Transporte
Reembolso de Gastos
Venta de Activos
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Carta de crédito: Documento bancario mediante el cual se acuerda realizar una
exportación siendo este el medio de pago, siempre y cuando cumpla con los requisitos.
5.0 RESPONSABILIDADES
Comercio Exterior • Entregar a la Auxiliar Contable 3 hasta los 5 primeros días de cada mes la
Documentación soporte que respalde la Exportación del Producto tales como: Facturas
de Exportación, Orden de Embarque, BL’s y FUE.
Contadora • Llevar un Archivo de los Registro de Ordenes de Salida del Producto
• Emitir la Factura de Venta Local
• Llevar un control y archivo de las factura emitidas y entregarlas a la auxiliar
3 dentro de los primeros 5 días de cada mes
• Llevar un control de los pagos efectuados de los clientes.
Auxiliar Contable 3 • Verificar que todas las ordenes de salidas tengan su respectiva factura
• Contabilizar las Facturas de Ventas Locales y las de Exportación.
• Contabilizar la recaudación por factura de venta.
• Preparar un cuadro de las Facturas de Ventas y Exportación para la
declaración de Impuestos al SRI.
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6.0 PROCEDIMIENTO 6.1. EMISI ÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para la emisión de la Factura previamente se realiza la Orden de salida de Bodega, la
misma que debe estar autorizada por el Gerente e inmediatamente se prepara la factura y
se procede a la recaudación en efectivo o cheque certificado a la orden IDEAL Cía.
Ltda..
En ventas por mayor se procede de la misma manera con la diferencia que tiene 8 días
de crédito concedido con cheque a la fecha o un pagaré a la orden de IDEAL Cía. Ltda.
Las facturas serán contabilizadas en orden cronológico con la secuencia numérica y su
contabilización será realizada por la auxiliar 3 de esta manera:
13.01.01.00 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
$ XXX
41.01.01.01 VENTAS NACIONALES $ XXX Venta. 1 Caja. Atún RO-170 F/. 1420
11.02.11.00 BANCO INTERNACIONAL CTA. EMP.
$ XXX
13.01.01.00 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
$ XXX
Venta. 1 Caja. Ventresca 200 Gr. F/. 1421
6.2. PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIÓN Como requisito previo de una exportación se debe tener el respaldo de orden de pedido,
contrato y/o carta de crédito amparados con las leyes de exportación que son mandatarias
en el país. Además es muy importante que nuestro producto
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cumpla fielmente con los requisitos o parámetros de calidad o términos acordados en el
orden de pedido por nuestros clientes.
1.- El jefe de comercio exterior envía un formulario al área productiva (calidad y
Producción) y bodega de producto terminado sobre el producto que se va exportar y que
debe estar listo para el embarque de la fecha indicada.
2.- Se asigna un número de factura al trámite por cliente, para el comienzo del trámite de
documentación.
3.- Se tramita el FUE (Formulario Único de Export6ación en la CAE), para el trámite de
exportación.
4.- Por medio de correo electrónico (E-mail) se tramita a la naviera un espacio en el
buque que transportará la carga y se coordina con ellos el envío de los contenedores con
respecto a la hora y fecha en que llegará el contenedor a la planta de IDEAL. Cía. Ltda.
En ocasiones comercio exterior recibe instrucciones por parte del comprador o broker
sobre quien puede transportar la carga hasta el lugar de destino. En estos casos la jefa de
comercio exterior debe ponerse de acuerdo con el comprador y esta en facultad de elegir
a la naviera que más convenga a los intereses de IDEAL Cía. Ltda. y del comprador.
5.- Se envía correo electrónico (E-mail) a la verificadora para comunicar el día del
embarque para verificar la carga.
6.- Se comunica al jefe de control de calidad, jefe de bodega de producto terminado, para
el embarque del contenedor.
7.- Solicitar al organismo regulador (INP) sobre la aprobación de los certificados de
Calidad, Ictiosanitarios y Sanitarios, requisitos para las exportaciones.
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8.- Se solicita información a control de calidad sobre Fecha de expiración, Análisis de
mercurio, Reporte de Histamina, GMO, BADGE, Cadmio y Plomo;
Packing List. Toda esta documentación es anexada junto con la carta de crédito y/o
contrato para trámite pertinente al banco o al cliente según el caso lo amerite.
9.- Se envía a la empresa Naviera una Pro forma del Conocimiento de Embarque previo
al zarpe del buque, que será a futuro enviada por la naviera para correcciones y posterior
aprobación.
10.- Después del zarpe del buque se envía al cliente el reporte de la carga enviada
(Contenedor (es)) embarcada para que asegure su carga, indicando peso, número de
contrato, número de factura y producto embarcado.
11.- Para el caso de exportaciones a la Comunidad Económica Europea, se debe tramitar
el certificado de origen, este documento se lo tramita ante la Subsecretaria de Recursos
Pesqueros, y, para el caso de exportación para países latinoamericanos, el certificado se
lo tramita en las Cámara de Comercio, Industrias o Fedexport.
12.- Una vez que la documentación pertinente ha sido corregida, revisada y completada
es enviada al Banco donde se abrió la carta de crédito. En caso de cobranza bancaria se
envía al Banco señalado por el cliente; y una vez, indicado por el cliente, se le remite la
documentación respectiva vía Courrier, para lo posterior indicar al cliente el Nº de Guía.
Es importante señalar que el Banco enviará al cliente la documentación para el pago de la
carta de crédito dentro del tiempo límite estipulado en la misma, esta documentación
debe ser enviada al cliente dentro un tiempo no mayor de 15 días después de la fecha del
embarque.
13.- Terminado el embarque se cancela trámite con la aduana; 14.- Se debe comunicar al cliente sobre la llegada de la carga a su destino; 15.- Se debe cancelar las divisas de las exportaciones realizadas;
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16.- Realizar las gestiones pertinentes sobre el cobro del producto exportado; 17.- Cancelar despacho ante la aduana por medio del Afianzador de Aduanas; 18.- Emitir informe a las Compañías de Seguros con respectos a los productos
Exportados.
19.- Emitir la documentación pertinente de las exportaciones con sus respectivos
justificantes al departamento contable.
6.3. RECAUDACIÓN La recaudación por las ventas realizadas se las realizará de la siguiente forma:
Para las ventas locales la encargada de este procedimiento será el Contador, ó (a)
quien llevará la Cartera de Vencimiento de las facturas pendientes de cobro, el recaudo se
lo realizará en efectivo o mediante cheque certificado, los mismos que serán depositados
diariamente a las cuentas bancarias existentes.
Para las exportaciones de los productos previamente se debe de negociar: precio y
forma de pago, las mismas que pueden ser:
A plazo con Carta de Crédito hasta 30 días a partir del recibimiento de la
documentación de exportación.
Pagos Anticipados que pueden ser el 70% o 100% del valor del producto.
Con el Banco se puede negociar la carta de Crédito con Divisas anticipadas, es
decir cobrar antes de su vencimiento.
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El Jefe de Comercio Exterior, llevará un registro de los cobros pendientes de cobro a
Clientes del Exterior y será el responsable de su recaudación.
Cuando se efectué la cobranza solicitará al cliente vía e-mail el documento de la orden de
pago (Swif) que soporta la transferencia, el cual dará a conocer al Contador ó (a) para
que vigile el proceso para su posterior contabilización.
7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Facturas
• Auxiliar Contable 3 • Contadora
Orden Cronológico
5 años
Depósito
• Contadora • Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Facturas de Exportación
• Jefe de Exportación • Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
FUE BL
• Jefe de Exportación • Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
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5.3 PROCEDIMIENTO PARA NOMINAS Y BENEFICIOS
SOCIALES
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1.0 PROPÓSITO Este procedimiento tiene por objetivo definir los parámetros para realizar, el
registro de los roles de pago al personal, la contabilización de haberes y beneficios
sociales, para emisión del comprobante de pago a fin de asegurar el cumplimiento
de los requisitos legales.
2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al personal que labora en la compañía. 3.0 REFERENCIAS
Código de Trabajo
Ley de Seguridad Social
NEC
Principios de Contabilidad General Aceptados.
4.0 DEFINICIONES
• Personal administrativo.- Son todas las personas que desempeñan
labores administrativas como son Gerentes, Jefes de área, asistentes,
secretarias, bodegueros y demás personal que realicen funciones de
confianza.
• Personal operativo.- Son todas la personas que desempeñan labores
operativas.
• Jornada Diurna.- Es la que se realiza desde las 06H00 hasta las 19H00.
• Jornada Nocturna.- Es la que se realiza entre las 19H00 y las 06H00
del día siguiente.
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• Jornada Mixta.-Es la que se realiza en dos jornadas: diurna y nocturna.
• Horas Suplementarias.-Son aquellas que exceden las 8.5 horas de la jornada
ordinaria.
• Horas extraordinarias.- Son aquellas que se realizan los días sábados, domingos
y feriados por situaciones especiales (por emergencia o por la naturaleza de la
actividad o industria que no pueda paralizarse), el pago de horas extraordinarias
y/o suplementarias esta sujeta a autorización de la Gerencia y /o Presidencia
para lo cual cada jefe de área comunicará la necesidad de trabajar horas
extraordinarias y obtener la respectiva autorización.
• Rol de Pagos: Es la nomina del personal en la que constan los nombres de las
personan que laboran en una empresa, indicando en cada una de las columnas
su tarea, sueldo, horas del 50 -100% transporte, lunch y demás beneficios
pactados ya sea por contratos o por antigüedad, también se consideraran los
descuentos como son: aportes Iess, anticipos, impuesto a la renta prestamos y
descuentos adquiridos a terceros, dando como saldo final el valor a recibir.
5.0 RESPONSABILIDADES
Auxiliar Contable 4:
• Llevar el Registro actualizado de todo el personal con todos sus
documentos.
• Realizar Rol de Pagos quincenalmente.
• Pagar al personal rol y beneficios sociales.
• Realizar la contabilización y egreso del rol.
• Realizar los cuadros de provisiones y pagos de los beneficios
sociales (décimo tercero, décimo cuarto, vacaciones y
utilidades).
• Realizar mensualmente el pago planillas al IESS
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• Llevar un registro Kardex individual de los descuentos que se le
realizan a los empleados.
• Realizar las liquidaciones de los empleados que renunciaren
voluntariamente o que fueran despedidos.
Contador
• Coordinar, supervisar y vigilar que los roles de pagos se realicen
de acuerdos a los requerimientos legales y contables.
• Controlar que las Actas de Finiquito, sean liquidadas
correctamente, cualquiera que sea su situación.
6.0 PROCEDIMIENTO
6.1. REGISTRO DEL PERSONAL.
Una vez seleccionado el personal, el Jefe de Recursos Humanos solicitará sus
documentos personales, quien será el custodio de los mismos y realizará:
Ingreso al Sistema Contable SYGO por medio del “Modulo de
Nominas” opción apertura de empleados, el mismo que alimenta la
información para preparar los roles de pagos.
Aviso de Entrada al IESS
6.2. ROL DE PAGOS. Quincenalmente se realizarán las nóminas las cuales se encontrarán previamente
parámetrizadas en el “Modulo de Nóminas” del programa contable, para el efecto
solicitará la lista de asistencia al Jefe de Producción en el caso de obreros y del
personal administrativo se remitirá a las tarjetas de control de entrada y salida.
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Se considerarán ingresos del empleado: los días trabajados, las horas extras de 50%,
horas extras del 100%, transporte, y otros ingresos como las bonificaciones
especiales.
Las deducciones de los empleados se consideran: aporte personal al IESS,
préstamos quirografarios, préstamos a empleados, anticipos, descuentos almuerzos,
impuesto a la renta, seguro de salud Medec, Fybeca, Naviplan, Tarjeta Supermaxi.
Con estos conceptos se prepararán las Nóminas en el programa contable el cual
tendrá asignado un número por quincena, para luego ser aprobada por Presidencia o
Gerencia General. Una vez aprobado el rol precederá a la impresión del
comprobante con copia, la cual será para el empleado y el original firmado por el
empleado para los archivos contables e inmediatamente realizará los cheques, los
cuales pasaran a Presidencia para ser firmados y proceder al pago.
Contablemente realizará la Nómina en el Programa SYGO mediante un documento
tipo L-003 (Nóminas) por el mismo “Modulo de Nóminas”, opción de “Pago de
Nóminas” y escogerá la alternativa de “comprobante”, paso siguiente llamará a la
Nómina a cancelar y se escoge el documento L-003 y la Cuenta por “Pagar
Empleados y Obreros”. Paso siguiente se hará un Comprobante de Egreso por cada
cheque emitido en el Modulo de Contabilidad – Generación de Comprobante,
finalmente se imprime el comprobante con el respectivo Rol, los cuales serán
archivados con la firma de responsabilidad y del obrero.
Mensualmente realizará una consolidación de los roles de pagos para:
• Efectuar el pago de Planillas de Aportes al IESS.
• El Cuadro de Beneficios Sociales.
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Esta consolidación será revisada por la Auxiliar Contable 3, quien comprobará que
las nóminas hayan sido contabilizadas correctamente, asignadas a las respectivas
cuentas contables y que las deducciones a los empleados por conceptos de
descuentos de préstamos, anticipos y los otros descuentos hayan sido efectuados,
para este fin se sacaran los mayores auxiliares por cada empleado por el Módulo de
Contabilidad.
6.3. PROVISIÓN DE LOS BENEFICIOS SOCIALES Y SU PAGO
Por medio de Una Hoja de Excel tomará la Auxiliar Contable 4 mensualmente los
datos de los roles de pagos por empleado para realizar las provisiones de:
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Vacaciones
Fondos de Reservas
25% Años de Servicios
La contabilización se la realizará a fin de cada mes. Los Beneficios Sociales serán
pagados en las respectivas fechas a que corresponden previa a su revisión y
autorización. También será responsable de realizar la liquidación de haberes en el
caso de los empleados que renuncien o fueran despedidos.
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7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION DEL
DOCUMENTO
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Registro de Personal
• Jefe Producción • Jefe de Recursos
Humanos
Orden Cronológico
5 Años
Comprobantes de Rol
• Jefe de Recursos
Humanos
Orden Cronológico
5 Años
Comprobantes de Egresos originados por el Rol
• Jefe Recursos
Humanos
Orden Cronológico
5 Años
Cuadro de Beneficios Sociales
• Jefe de Recursos Humanos
• Auxiliar Contable 4
Orden Cronológico
5 Años
Avisos de Entradas y Salidas de Empleados
• Jefe Recursos
Humanos
Orden Cronológico
5 Años
Planillas IESS Personal
• Jefe de Recursos
Humanos
Orden Cronológico
5 Años
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5.4 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONCILIACION DE
LAS CUENTAS BANCARIAS
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1.0 PROPÓSITO Este procedimiento tiene por objetivo definir los parámetros para el control, registro
de los cheque girados diariamente por diferentes conceptos y los depósitos
efectuados por las cancelaciones de facturas de ventas, así como también las
conciliaciones de las Cuentas Bancarias de la compañía, a fin de asegurar el
adecuado control de este registro.
2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al Sistema de Control Interno Contable de la
Compañía, así como a su Plan de Cuentas.
REFERENCIAS
NEC
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de Ética del Contador
Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten a los Estados Financieros
3.0 DEFINICIONES
• Libro Banco: El Libro Bancos donde se asientan todos los ingresos y
egresos de una empresa, con la finalidad de establecer los saldos diarios
de una cuenta, para los diferentes pagos sean de compra, bienes o
servicios.
4.0 RESPONSABILIDADES
Auxiliar Contable 4
• Llevar el control del Libro Banco de todas las cuentas corrientes
de la Compañía.
• Realizar las conciliaciones bancarias.
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Auxiliar Contable 3
• Revisar las conciliaciones bancarias que estén efectuadas
correctamente.
• Cuadrar las cuentas del Libro Bancos.
Contador
• Supervisar y vigilar que el Libro Bancos de las Cuentas
Bancarias y las conciliaciones se realicen correctamente y en el
tiempo oportuno.
6.0 PROCEDIMIENTO
6.1. CONTROL DE BANCO En una hoja electrónica de Excel, la Auxiliar Contable 4 llevará el control de
Bancos de las Cuentas Corrientes que la compañía mantiene, en donde detallará: la
fecha, número cheque o comprobante de depósito, descripción, valor débito, valor
crédito y saldo. El cual será actualizado diariamente y a fin de cada mes realizar las
respectivas conciliaciones bancarias, cuadrando el libro Banco con el saldo emitido
en los Estados Bancarios.
6.2. CUADRE DE LAS CUENTAS DE BANCOS.
La Auxiliar Contable 3 contabilizará las Notas de Débitos, Créditos y los Depósitos
por cada cuenta Bancaria acreditando y debitando a la respectiva cuenta contable
por el Modulo de Contabilidad – Generación de Comprobantes, imprimirá el
comprobante y llevará un archivo de los mismos con los respectivos respaldos.
Las Cuentas bancarias se cuadrarán cada mes y por cada cuenta, una vez que se
haya contabilizado en el programa contable todos ingresos y egresos; para el efecto
se sacará un reporte por el Modulo de Contabilidad - Libro Banco
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Conciliaciones Bancarias el cual se revisara con el Libro Banco que la Auxiliar
Contable 4 lleva; en una hoja electrónica de Ecxel, el mismo que se encontrará
debidamente conciliado con el Estado de Cuenta que llega del Banco, se verificará
que el saldo sea el mismo y que las cuentas estén contabilizadas correctamente.
Efectuado este procedimiento se imprime el reporte por mes y por cuenta bancaria
y se llevara un archivo.
7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION DEL
DOCUMENTO
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Estados de Cuentas y Conciliaciones bancarias
• Banco • Auxiliar Contable 4
Orden Cronológico
5 Años
Archivo Cuenta Bancos • Auxiliar Contable 3 Orden Cronológico
5 Años
Archivo de las Notas de Débito, Crédito y Depósitos Bancarios
• Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 Años
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5.5 PROCEDIMIENTO PARA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS Y
ANEXOS
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1.0 PROPÓSITO Este procedimiento tiene por objetivo definir los parámetros para la realización de
la Declaración de los Impuestos Mensuales de la Compañía al SRI antes de fecha
de vencimiento; así como también, la presentación de los respectivos anexos
transaccionales.
2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al Sistema de Control Interno Contable de la
Compañía, así como a su Plan de Cuentas.
3.0 REFERENCIAS
NEC
Código Tributario
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de trabajo
Ley de Seguridad Social
Código de Ética del Contador
Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten a los Estados Financieros
4.0 DEFINICIONES
• Obligación Tributaria.- Es el vínculo jurídico personal, existente entre
el Estado o las entidades acreedoras de tributos y los contribuyentes o
responsables de aquellos, en virtud del cual debe satisfacerse una
prestación en dinero, especies o servicios apreciables en dinero, al
verificarse el hecho generador previsto por la Ley.
• Sujeto Activo.- Es el ente acreedor del tributo. •
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• Sujeto Pasivo.- Son las Personas naturales o jurídicas que según la Ley
está obligada al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea como
contribuyente o como responsable.
• Plazos de Vencimiento para la Declaración de Impuestos.- Los
plazos de vencimientos son los siguientes emitidos por el SRI de
acuerdo al noveno digito del Registro Único de Contribuyentes ( RUC) :
Noveno Dígito del RUC Fecha Máxima de
1 10 de Febrero 2 12 de Febrero 3 14 de Febrero 4 16 de Febrero 5 18 de Febrero 6 20 de Febrero 7 22 de Febrero 8 24 de Febrero 9 26 de Febrero 0 28 de Febrero
El Registro Único de Contribuyente de IDEAL Cía. Ltda. es 1390013643001 su noveno digito es 4 y la fecha de declaración de impuestos es hasta el día 16 del siguiente mes.
5.0 RESPONSABILIDADES
Auxiliar Contable 3
• Llevar el Registro y Archivo mensual de las Importaciones con
su respectiva factura, el Documento Único de Importación
(DUI), Liquidación Aduanera y Guía Aérea.
• Llevar el Registro y Archivo mensual de las Exportaciones con
su respectiva factura, el Formulario Único de Exportación
(FUE), Orden de Embarque y BL.
• Cuadrar las Facturas de Ventas con las Órdenes de Salida de
Producto Terminado.
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• Sacar un reporte Mensual de las Compras y de las Retenciones
en la Fuente del Impuesto a la Renta y del IVA por Programa
contable SYGO.
• Preparar la declaración mensual de Retenciones en la fuente del
Impuesto a la Renta y del Impuesto al Valor Agregado ( IVA).
Auxiliar Contable 1
• Alimentar el Sistema de Servicio de Rentas Internas (SRI) los
Anexos Transaccionales con el ingreso de las facturas de
compra, venta, importaciones y exportaciones.
• Cuadrar la información del Programa del Servicio de Rentas
Internas (SRI) para los Anexos con el archivo de documentos
correspondiente del Programa Contable.
Contador
• Coordinar, supervisar y vigilar que las funciones asignadas se
realicen de acuerdos a los requerimientos legales y contables.
• Supervisar y vigilar que las declaraciones de impuestos y sus
Anexos sean efectuadas antes del plazo de vencimiento.
6.0 PROCEDIMIENTO
6.1. DECLARACIÓN DE IMPUESTO Una vez que las facturas tanto de compras como de ventas hayan sido ingresadas al
programa de contabilidad obtendrá un reporte Excel a través
del Módulo de Contabilidad - Informes Oficiales – opción Libro de Compras y otro
en la opción de Retenciones, el cual se revisará minuciosamente verificando que la
factura haya sido ingresada correctamente, que se hayan efectuado las retenciones
correspondientes según los requerimientos establecidos en las leyes vigentes, y que
todas las facturas del mes se encuentren debidamente registradas.
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Esta información será validada con la que se encuentre ingresada en los Anexos
Transaccionales.
Una vez efectuado este procedimiento a continuación se llena el formulario 104 y
103 con las especificaciones que estos requieren, para finalmente pasar la
declaración por Internet. El pago de los impuestos se lo realizará mediante
convenio de debito.
La Auxiliar Contable 3 deberá tener muy en cuenta, que las declaraciones se
efectúen mensualmente, antes del plazo de vencimiento, además solicitará
anticipadamente a los responsables las facturas de ventas, exportaciones,
importaciones y tendrá un archivo respectivo de cada una.
6.2. ANEXOS TRANSACCIONALES
Diariamente la Auxiliar 1 ingresará las facturas de compra, ventas, importación y
exportación al Programa del Servicio de Rentas Internas, de acuerdo a los
requerimientos propios de dicho programa. Esta información deberá ser cuadrada
mensualmente para su declaración en conjunto con el formulario 103 y 104.
Estos reportes no son emitidos por el programa contable SYGO por no estar en servicio este modulo.
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7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Comprobante Electrónico del Pago del Impuesto
• Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Formularios de Declaración
• Auxiliar Contable 3 Orden Cronológico
5 años
Archivo de Importaciones
• Jefe de Comercio Exterior
• Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Archivo de Exportaciones
• Jefe de Comercio Exterior
• Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Archivo de Facturas de Ventas
• Contadora • Auxiliar contable 3
Orden Cronológico
5 años
Archivo de Facturas de Compras
• Auxiliar Contable 1 • Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Archivo de Retenciones • Auxiliar Contable 1 • Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
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5.6 PROCEDIMIENTO PARA COSTOS DE PRODUCCIÓN
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1.0 PROPÓSITO Es fundamental la valorización y análisis de los costos de los productos elaborados
o semielaborados por la empresa IDEAL Cía. Ltda., ya que permitirá de una
manera eficaz la toma de decisiones para determinar los precios de venta para los
compradores habituales y potenciales clientes.
2.0 ALCANCE Este procedimiento tendrá ejecución en todos los departamentos que ocasionan
costos y gastos, en especial, producción, mantenimiento Control de Calidad y
Recursos Humanos.
3.0 REFERENCIAS
NEC
Código Tributario
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de trabajo
Ley de Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Código de Ética del Contador
Todas las Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten a los Estados
Financieros
4.0 DEFINICIONES
Costo.- Es el conjunto de valores que se aplican en la elaboración de un
producto
Materia prima directa.- Este elemento del costo de producción se lo
conoce también como material directo. La materia prima
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directa constituyen los materiales necesarios para la confección de un
artículo, y que son además, perfectamente medibles y cargables a una
producción identificada
Mano de obra directa.- Es conocido también como trabajo directo, es
la mano de obra necesaria para la confección de un artículo y cuyos
valores por salarios se les puede aplicar sin equivocación a una unidad
de producción identificada.
Costos indirectos de fabricación.- Al conjunto de rubros que
conforman este elemento se le conoce como carga fabril, costos
generales de fabricación o gastos de fabricación indirectos, los costos
indirectos de fabricación son los egresos efectuados con el fin de
beneficiar al conjunto de los diferentes artículos que se fabrican o a las
distintas prestaciones de servicios, pero que por su naturaleza no se
pueden cargar a una unidad de producción definida.
Estos costos indirectos de fabricación incluyen los costos de mano de
obra indirecta, los costos de materiales indirectos y otros costos
indirectos.
Lote: Cantidad de Producto producido en un ciclo de fabricación, cuya
característica esencial es la homogeneidad.
Número de Lote: Cualquier combinación de número y/o letra de la cual
se puede rastrear la historia completa de la fabricación de ese lote de
producto.
Liquidaciones de Mareas: Una liquidación de Marea comprende todos
los gastos en que incurren desde la fecha de salida hasta la fecha de
entrada de un barco, que se da por concluida una vez que
se descarga el producto (pescado). Estos gastos generalmente son:
1. Abastecimiento combustible (Diesel) y lubricantes
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2. Abastecimiento de víveres para salida
3. Repuestos para mantenimiento
4. Mantenimiento de la embarcación (Mano de Obra – pintores)
5. Pagos a terceros por reparaciones
6. Compra de sal gruesa
7. Compra de amoniaco
8. Telefonía satelital
9. Alimentos y bebidas mientras descarga la pesca
10. Permisos portuarios – Autoridad Portuaria
11. Permisos de zarpes – Capitanía del Puerto a través de un agencia
naviera
12. Pago de alquiler grúa
13. Comisión CIAT
14. Dolphin Safe (Pesca sin Delfines)
15. Tramite de zarpes internacionales
16. Servicio de descarga de pescado
17. Servicio de clasificación
18. Servicio de vigilancia privada
19. Tanqueros de agua potable
20. Mano de obra capitanes y tripulantes
• RESPONSABILIDADES
Asistente de Costos:
• Ingreso y control de entradas y salidas de materia prima, suministros,
materiales y productos terminados.
• Ingresos diario de los lotes de producción
• Mantener Kardex individual de cada producto de: Materia prima,
suministro y materiales, productos terminados
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• Preparar en un Cuadro de Excel los Costos de Producción diarios por
Lote.
• Toma física de inventarios mensuales
Asistente contable 1:
• Registrar en el sistema contable los ingresos y egresos de: Materia
prima, suministros y materiales y productos terminados.
• Preparar liquidaciones de mareas de los barcos
• Ingresar al sistema contable los costos de producción
• Preparar asientos de ajustes para liquidar los costos de ventas.
Contadora
• Coordinar, supervisar y vigilar que las funciones asignadas se
realicen de acuerdos a los requerimientos legales y contables.
• Supervisar y vigilar que los costos y liquidaciones de mareas se
procesen correctamente.
6.0 PROCEDIMIENTO.
6.1. RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA: El pescado se clasifica de acuerdo a su tamaño y especie en tanques galvanizados
numerados, este es pesado e inmediatamente el Jefe de Cámara identifica cada
tanque mediante una tarjeta individual.
EL Jefe de Cámara llenará las “Guías de Entradas” que contendrá la misma
información descrita para las tarjetas. El original la pasará al asistente de costos
para que realice el respectivo ingreso en el sistema de inventarios de materia
prima y la copia servirá para su archivo.
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Para el caso de la compra de aceite vegetal, etiquetas, cartones, fundas, pasta
tomate y demás suministros que afectan al costo, el Bodeguero recibirá los
productos comprados con la respectiva Guía de Remisión y realizará la verificación
correspondiente de que el producto este acorde con el pedido.
Una vez realizado este seguimiento el Bodeguero llenará el “Registro de Entrada de
Bodega de Productos Terminados, Materiales, Materia Prima y Suministros”, el
cual tendrá dos copias y el original.
El original con la Guía de Remisión y la factura (caso de tenerla) la pasará al
departamento de contabilidad; y a la asistente de costos le pasará una copia de la
Guía de Remisión para que proceda a su respectivo ingreso en el sistema en el
rubro de “Movimiento de Bodega de Materiales”, quedando así actualizado el
inventario, la segunda copia será archivada por el bodeguero.
6.2. PROCESO DE ELABORACIÓN Las requisiciones de producción de materia prima se las realizará mediante lotes de
producción (de aproximadamente 30 toneladas diarias). Este lote es nuevamente
pesado para ir determinando la merma final, luego de sufrir un leve
descongelamiento.
Existen dos tipos de colores para estas tarjetas: amarilla y celeste las cuales se
alternan por cada lote de producción y cuando se trate de muestras se utilizará el
color rosado para identificar los carros que transportan el pescado.
El Jefe de Producción llenará diariamente el registro de “Control de Producción”.
Este control será emitido al asistente de costos para que realice el registro en el
sistema.
El formato de control de producción contiene lo siguiente:
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Razón Social: Preimpreso
Nº: Preimpreso
Nombre Docum.: Control de Producción
Fecha de Fabric.: Fecha en que se elabora el producto
Referencia: Referencia del Producto
Tamaño: Talla del pescado
Barco: Nombre del Buque Pesquero
Lote: Número del Lote de Producción
Peso Pescado: Peso del Pescado (lote de Producción)
Especie: Nombre de la especie del pescado
Lomos: Cantidad producida en lomos, migas o trozos
Fundas Pounch: Cantidad producida de fundas Pouch
Enlatado: Cantidad producida de RO-1800, RO-1000, RO-184, RO-170
en aceite, agua, lomos, migas o trozos
Observaciones: Cualquier circunstancia que se observe y deba registrarse
Firma Respons.: Responsable Producción
Jefe Producción: Firma del Gerente de Producción
El Jefe de Etiquetado y Encartonado preparará el “Registro de Control de
Bodega” por tipo de producto
Para Fundas Pouch y Enlatados N. Informe: Control de Bodega Fundas Pouch y Enlatados
Fecha: Fecha de elaboración del documento
Nº: Numeración Cronológica
Fecha de Produc.: Fecha del lote de Producción
Fecha de Encart.: Fecha en que se encartona el lote de producción
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Referencia: Cogido del Producto
Producto: Descripción del Producto
Formato: Peso en gr. o Kg.
Cantidad: En cajas y Unidades
Lote Producción: Número del lote de Producción
Buenas: Cantidad de cajas y fundas que cumplen con las condiciones
de calidad
Dañadas: Número de fundas que no reúne las condiciones de calidad
A Exportarse: Cantidad de cajas y fundas que se exportan del lote de
producción
Sobrante Lote: Número de cajas y fundas del lote que no se exportan.
Lote Exportac.: El asignado por el INP
Orden Pedido: Orden de pedido del cliente
Observaciones: Cualquier hecho que se considere importante
Adicionalmente se hará constar el consumo de cartón, refuerzo, cinta y plástico por
lote de producción.
Para Congelados
N. Informe: Control de Bodega Producto Congelado
Fecha: Fecha de elaboración del documento
Nº: Numeración Cronológica
Fecha de Producc.: Fecha del lote de Producción
Lote: Número del lote de Producción
Especie: Skip jack, Yellow Find, Big Eyes
Limpieza: Si es una o doble Limpieza
Peso Total: Peso producido en Kilos
Total Fundas: Número de Fundas de lomos
Referencia: Cogido del Producto
Cantidad: Cantidad de cajas y unidades
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A Exportarse: Cantidad de caja y fundas que se exportan del lote de
producción
Sobrante: Número de cajas y latas del lote que no se exportan.
Código Exportac.: El asignado por el INP
Fecha Exportacic: Fecha en que se exportará el producto
Observaciones: Cualquier hecho que se considere importante
Adicionalmente se hará constar el consumo de cartón por lote de producción, cinta
y plástico.
Esta información será suministrada al asistente de costos para que registre en el
sistema las unidades producidas y el consumo de suministros y materiales.
Con esta información preparará en un cuadro en Excel los costos de producción por
lote, el cual contendrá los siguientes datos:
- Número de Lote de Producción;
- Precio de Venta de lomos, migas, trozos;
- Total de Producción del lote lomos migas trozos;
- Porcentaje de rendimiento del producto por separado;
- Porcentaje de rendimiento General del lote;
- Precio total de la venta de los productos del lote;
- Coeficiente Multiplicador del precio del producto sobre el total;
- Cantidad de Pescado utilizado;
- Precio por especies;
- Cantidad de kilos por producto;
- Cantidad de desperdicio-valor;
- Porcentaje de rendimiento de Lote y desperdicio;
- Valor de la pesca;
- Valor de la pesca menos el desperdicio;
- Valor de la pesca por el coeficiente multiplicador;
- Cantidad de insumos por sus respectivos precios
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- Gastos generales valor estimado $ 7500, parte proporcional por días de
trabajo por lote;
- Gasto general del lote por el coeficiente multiplicador de cada producto;
- Costo de producción lote por producto;
- Costo de Producción por tonelada;
- Costo de Venta;
- Utilidad en dólares
- Porcentaje de utilidad
Paso siguiente se elaborarán en cuadros de Excel las tarjetas kardex para cada uno
de los productos de: materia prima, suministros y materiales y productos
terminados que luego serán contabilizados por la asistente contable.
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6.3. ASIENTOS CONTABLES DE COSTOS Y VENTAS
CUENTAS ITEM DETALLE DE CUENTAS PARCIAL DEBITO CREDITO 14.03 PRODUCTOS TERMINADOS 14.03.01 PRODUCTOS TERMINADOS XXXXXX 002-001 Lomos Atún Skipjack -1 limpieza XXXXXX 002-002 Migas Atún Skipjack XXXXXX 003-001 PTL-003 Trozos Atún en Agua 7000/5900 g. XXXXXX
003-002 PTL-006 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5900 g. XXXXXX
003-003 PTL-011 Trozos Atún en Agua 1000/830 g. XXXXXX
003-004 PTL-012 Trozos Atún en Aceite Girasol 1000/830 g. XXXXXX
003-005 PTL-015 Trozos Atún en Aceite Girasol 7000/5900 g. XXXXXX
003-006 PTL-016 Trozos Atún en Agua 7000/5900 g. XXXXXX 003-007 PTL-017 Trozos Atún en Agua 700/5900 g. XXXXXX 003-008 PTL-018 Trozos Atún en Agua 650/510 g. XXXXXX
003-010 PTL-022 Trozos Atún en Aceite girasol 650/410 g. XXXXXX
003-011 PTL-037 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5450 g. XXXXXX
003-012 PTL-043 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5800 g.
44 COSTO DE PRODUCCION 44-01 COSTO DE PRODUCCION 44-01-01 COSTO DE PRODUCCION XXXXXX 002-001 Lomos Atún Skipjack -1 limpieza XXXXXX 002-002 Migas Atún Skipjack XXXXXX 003-001 PTL-003 Trozos Atún en Agua 7000/5900 g. XXXXXX
003-002 PTL-006 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5900 g. XXXXXX
003-003 PTL-011 Trozos Atún en Agua 1000/830 g. XXXXXX
003-004 PTL-012 Trozos Atún en Aceite Girasol 1000/830 g. XXXXXX
003-005 PTL-015 Trozos Atún en Aceite Girasol 7000/5900 g. XXXXXX
003-006 PTL-016 Trozos Atún en Agua 7000/5900 g. XXXXXX 003-007 PTL-017 Trozos Atún en Agua 700/5900 g. XXXXXX 003-008 PTL-018 Trozos Atún en Agua 650/510 g. XXXXXX
003-010 PTL-022 Trozos Atún en Aceite girasol 650/410 g. XXXXXX
003-011 PTL-037 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5450 g. XXXXXX
003-012 PTL-043 Trozos Atún en Aceite girasol 7000/5800 g.
N/ ASIENTO PARA CIERRE CUENTAS DE COSTO DE
PRODUCCION Y TRASPASO A CUENTA PRODUCTOS
TERMINADOS. TOTALES XXXXXX XXXXXX
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130
7.0 ARCHIVO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
CLASIFICAC.
TIEMPO RETENC.
Copia de Facturas de Compra de Materia Prima Suministros y Materiales.
• Auxiliar Contable 1
Orden Cronológico
5 años
Archivo de reportes de producción por lotes
• Jefe de Producción Orden Cronológico
5 años
Archivo de Importaciones Copia de documentos de Importación (suministros)
• Jefe de Comercio Exterior
• Auxiliar Contable 3
Orden Cronológico
5 años
Control de Lotes Producidos y Exportados
• Jefe de Comercio Exterior
• Auxiliar Contable 6
Orden Cronológico
5 años
Control y Archivo de reportes de Inventarios de la Bodega
• Jefe de Bodega • Auxiliar Contable 6
Orden Cronológico
5 años
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5.7 PROCEDIMIENTO PARA LOS ASIENTOS DE AJUSTE, CIERRE,
ANÁLISIS DE CUENTAS Y GENERACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
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1.0 PROPÓSITO La contabilidad de una empresa tiene por objeto establecer los resultados finales
dentro de un período contable determinado, el mismo que persigue los siguientes
objetivos:
1. Identificar el período contable
2. Conceptualizar el cierre del período
3. Preparar el cierre del período
4. Formular los asientos de cierre del período contable
2.0 ALCANCE Este procedimiento tendrá ejecución en todos los departamentos que están
involucrados dentro del proceso contable de la Compañía.
3.0 REFERENCIAS
NEC
Código Tributario
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Código de trabajo
Ley de Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Código de Ética del Contador
Resoluciones Emitidas por el SRI que afecten a los Estados Financieros
4.0 DEFINICIONES
Cierre de cuentas.- Es la manera de proceder a cerrar las cuentas una
vez que se han ajustado, las mismas que permiten establecer la utilidad o
pérdida de un ejercicio económico.
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Estado de Situación financiera.- Es el que permite analizar la situación
real de una empresa, son importante para la toma de decisiones.
Estado de resultado.- Es el que determina la utilidad o pérdida de un
ejercicio contable.
Estado de evolución del patrimonio.- Permite observar los cambios
que se han realizado durante un período contable.
5.0 RESPONSABILIDADES
CONTADOR
• Coordinar, supervisar y vigilar que las funciones asignadas se
realicen de acuerdos a los requerimientos legales y contables.
• Supervisar y vigilar que los asientos de ajustes para cierre de
balance se contabilicen correctamente, para obtener resultados
reales que sirvan de ayuda para la toma de decisiones de los
accionistas y gerentes de la empresa.
6.0 PROCEDIMIENTO: 6.1. ASIENTOS DE AJUSTES. 6.1.1. Depreciaciones: Las depreciaciones de los Activos Fijos se realizarán mensualmente, por el
método lineal de acuerdo a los porcentajes señalados por la ley de Régimen
Tributario Interno, para el efecto se llevará un registro detallado del Activo, con
la fecha de compra, valor, vida útil porcentaje de depreciación, lugar en que se
encuentra, código. Este registro servirá para realizar un cuadro de Excel con el
valor a depreciar cada mes.
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Contablemente se registraran las depreciaciones en el programa SYGO, de la
siguiente forma:
5.01. GASTOS DE FABRICACIÓN XXX 5.01.24 Depreciación Edificios XXX 5.01.25 Depreciación Maquinaria y equipo XXX 5.01.26 Depreciación Equipo Auxiliar XXX 5.01.27 Depreciación Equipos de Laboratorio XXX 5.01.28 Depreciación Vehículos XXX 5.01.29 Depreciación Instalaciones edificio XXX 5.04. GASTOS ADMINISTRATIVOS XXX 5.04.42 Depreciación Edificios XXX 5.04.43 Depreciación Muebles y Enseres XXX 5.04.44 Depreciación Vehículos XXX 5.04.65 Depreciación equipos de computación XXX - (-) DEPRECIACION ACUMULADA AF. XXX 1.01.05.02.02 Depreciación Edificios XXX 1.01.05.03.02 Depreciación Maquinaria y equipo XXX 1.01.05.04.02 Depreciación Equipo Auxiliar XXX 1.01.05.05.02 Depreciación Muebles y Enseres XXX 1.01.05.06.02 Depreciación Vehículos XXX 1.01.05.07.02 Depreciación Instalaciones edificio XXX 101.05.08.02 Depreciación Equipos de Laboratorio XXX 1.01.05.10.02 Depreciación Equipos de computación XXX N/asiento por depreciación de activos Fijos depreciable mes de …..
6.1.2. RESERVAS Las reservas se calculan de acuerdo a lo estipulado en los Estatutos de la compañía, después del pago de impuestos al Servicio de Rentas Internas SRI., de la Utilidad Neta se aprovisiona el 25% para las reservas que van repartidas de la siguiente manera: RESERVA LEGAL 5% RESERVA ESTATUTARIA 10% RESERVA FACULTATIVA 10%
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Su asiento contable es así: :33.01.02 Utilidad Neta presente ejercicio XXX 32.01.01 Reserva Legal XXX 32.01.02 Reserva Estatutaria XXX 32.01.03 Reserva Facultativa XXX
N/asiento por provisión de reservas año 2005
XXX XXX 6.1.3 DIFERIDOS Los pagos diferidos son aquellos que se pagan por anticipado en su totalidad, y se amortizan de acuerdo al plazo convenido según el contrato, por ejemplo un Seguro de la Compañía en General, se amortiza durante 12 meses que dura el contrato de seguro y su contabilización es así: 18.01.01 Seguros pagados por anticipados XXX 22.02.01 Cuentas por pagar proveedores XXX
N/asiento por provisión de pago de seguro anual
XXX XXX 51.02.41 Gastos de Seguros XXX 18.01.02 Seguros pagados por anticipados XXX
N/asiento por amortización mensual, de pago de seguro anual
XXX XXX
6.2. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL CIERRE DE CUENTAS
DE RESULTADOS:
1. En el asiento de cierre, las cuentas de resultado operacional que corresponde a
los gastos se ubican al crédito mientras que la cuenta de utilidad bruta en venta
que tiene saldo acreedor (obtenida en los asiento de regulación de la cuenta
mercaderías) se la ubica en el lado del debito,
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la diferencia se registra bajo la denominación de Utilidad o Pérdida
Operacional, dependiendo de los valores a cerrarse.
2. Obtenida la utilidad operacional, esta debe cerrarse, ubicándola al lado del
debito del nuevo asiento a elaborarse, lo mismo se hace con las cuentas que han
generado ingresos no operacionales; mientras que al lado del crédito se ubicarán
las cuentas que corresponden a los Gastos No Operacionales, de esta relación
contable surgirá la utilidad o pérdida del ejercicio.
3. La cuenta utilidad neta por tener la característica de cuenta de resultado, igualmente debe ser cerrada para su distribución para el cierre, se siguen los siguientes pasos:
3.1 De la utilidad obtenida se calcula el 15% que corresponde a la participación
de los trabajadores.
3.2 De la diferencia entre la utilidad neta y el 15% participación de trabajadores
se determina el impuesto a la renta que debe ser el 25% global o el 15% y
25% en la parte proporcional a las utilidades que vayan a ser reinvertidas,
conforme a lo estipulado en el Art. 38 del Reglamento de Aplicación de la
Ley de Régimen Tributario Interno (L.R.T.I)., en el caso de sociedades.
3.3 De este nuevo saldo obtenido, se efectúa el cálculo de las Reservas, de
acuerdo a lo estipulado en los Estatutos de la Compañía.
3.4 La nueva diferencia toma la denominación de Utilidad del Ejercicio, que
pasa a ser una cuenta del grupo 3 o de Patrimonio.
A continuación detallamos el asiento contable para el cierre de cuentas
operacionales del período.
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137
ITEM DETALLE DE CUENTAS DEBITO CREDITO 41 VENTAS NACIONALES XXX
41-01 VENTAS NACIONALES
41-01-01 Ventas Nacionales
41-97 DEVOLUCIONES VENTAS NACIONALES
41-97-01 Devoluciones Ventas Nacionales
42 Ingresos Por Ventas De Exportación
42-01 VENTAS DE EXPORTACION XXX
42-01- VENTAS EXPORTACIÓN
42-01-01 Ventas De Exportación
42-97 DEVOLUCIONES VENTAS EXPORTACIÓN
42-97-01 Devoluciones Ventas Exportación
43 OTROS INGRESOS XXX
43-01 OTROS INGRESOS
43-01-01 Otros Ingresos -Desembolso Gastos
43-01-02 Servicio De Congelamiento
43-01-03 Reintegro Seguros –Siniestro
43-01-04 Servicio De Elaboración Productos
43-01-05 Transporte
43-01-06 Alimentación
43-01-07 Otros Ingresos- Varios
43-01-08 Intereses Ganados 45 COSTO DE VENTA XXX
45-01 COSTO DE VENTA
45-01-01 Costo De Venta
51 GASTOS DE FABRICACION XXX
51-01 GASTOS DE PERSONAL
51-01-01 Salarios
51-01-02 Sueldos
51-01-03 Horas Extras 50%
51-01-04 Horas Extras 100%
51-01-05 Bonificaciones Especiales
51-01-06 Décimo Tercer Sueldo
51-01-07 Bono Escolar
51-01-08 Vacaciones
51-01-09 25% Año De Servicio
51-01-10 Fondo De Reserva
51-01-11 Aporte Patronal IECE Y SECAP
51-01-12 Transporte
51-01-13 Honorarios Profesionales
51-01-14 Servicios Prestados
Viene:……………………
51-01-15 Despido Intempestivo
51-01-16 Sueldos Y Salarios Tercerizadora
51-02 GASTOS GENERALES
51-02-01 Vigilancia Privada
51-02-02 Teléfono
51-02-03 Energía Eléctrica
51-02-04 Clasificación De Pescado- Proveedores
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Aprobó: GERENTE GENERAL
138
51-02-05 Químicos e Insecticidas
51-02-06 Materiales Para Aseos
51-02-07 Sal
51-02-08 Seguros
51-02-09 Transporte ( Materia Primas)
51-02-10 Gastos Importación Fundas Pounch- Cryova
51-02-11 Suministros Y Materiales
51-02-12 Mantenimiento y reparación edificio
51-02-13 Mant. ,y reparación instalación edificio
51-02-14 Mant., y reparación maquinarias y equipos
51-02-15 Mant., y Reparación Equipo Auxiliar
51-02-16 Manteni.,y Reparación Equipos Laboratorio
51-02-17 Mantenimiento Y Reparación Vehículos
51-02-18 Comisiones
51-02-19 Desaduanizar. Repuestos y otros
51-02-20 Químicos Y Materiales Para Laboratorio
51-02-21 Tasas Portuarias
51-02-22 Depreciación Edificio
51-02-23 Depreciación Instalación Edificio
51-02-24 Depreciación Maquinarias Y Equipos
51-02-25 Depreciación Equipo Auxiliar
51-02-26 Depreciación Equipos De Laboratorio
51-02-27 Gastos De Viajes
51-02-28 Permiso De Funcionamiento
51-02-29 Depreciación Vehículos
51-02-30 Alimentos Y Bebidas
51-02-31 Útiles De Oficinas
51-02-32 Etiquetas Dañadas
51-02-33 Cartones Dañados
51-02-34 Contribuciones
51-02-35 Palet
51-02-36 Agua Potable
51-02-37 Mant. Pinturas Y Mano De Obra
51-02-38 Gomas Y Adhesivos
51-02-39 Cargas Oxigeno- Gas
51-02-40 Medicinas
51-02-41 Pólizas Seguros
51-02-42 Gastos De Combustible
51-02-43 Movilización Viajes
51-02-44 Sellos De Seguridad
51-02-45 Almacenamiento Descarga Bodega
Viene:………………………
51-02-46 Combustibles Y Lubricantes
51-02-47 Alquiler Grúa
51-02-48 Gastos Importación de Pescado
51-02-49 Uniformes E Implementos De Trabajo
51-02-50 Gastos De Fumigación
51-02-51 Cuadrilla Descarga-Estibaje
51-02-52 Refrigerantes -Amoniaco
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139
51-02-53 Merma Por Congelamiento
51-02-54 Telefonía Satelital
51-02-55 Cartón Tapas Pouch Dañados
51-02-56 Proceso Térmico
51-02-57 Gastos - Iva Compras
51-02-58 Gastos. Importación Pasta Tomate
51-02-59 Otros Costos
51-02-60 Mant. , y tratam., de aguas residuales
51-02-61 Carnada en mal estado
51-02-62 Faltante Inventario Físico (Sumin. Y Mat)
51-02-63 Fundas Dañadas
51-02-64 Suministros Y Materiales Dañados
51-02-65 Comisión servicios tercerizadora
51-02-66 Servicios restaurante
51-02-67 Personal mercerizado
52 GASTOS DE CAPTURA B/P ALIZE XXX
52-01 Gastos De Personal
52-01-01 Salarios
52-01-02 Sueldos
52-01-03 Horas Extras 50%
52-01-04 Horas Extras 100%
52-01-05 Bonificaciones Especiales
52-01-06 Décimo Tercer Sueldo
52-01-07 Bono Escolar
52-01-08 Vacaciones
52-01-09 25% Año De Servicio
52-01-10 Fondo De Reservas
52-01-11 Aporte Patronal IECE Y SECAP
52-01-12 Transporte
52-01-13 Honorarios Profesionales
52-01-14 Gratificación Voluntaria
52-01-15 Servicios Prestados
52-02 GASTOS GENERALES
52-02-01 Vigilancia Privada
52-02-02 Telefonía Satelital
52-02-03 Gastos Legales
52-02-04 Agua Potable
52-02-05 Alimentos Y Bebidas
52-02-06 Custodia
52-02-07 Clasificación d Pescado Viene:…………………..
52-02-08 Avituallamiento Portuario
52-02-09 Emisión De Dolphin Safe
52-02-10 Sal
52-02-11 Suministros Y Materiales
52-02-12 Combustibles
52-02-13 Manten. y reparación maquinarias
52-02-14 Manten. y reparación equipo auxiliar
52-02-15 Gastos de viajes
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52-02-16 Desaduanización repuestos
52-02-17 Inspecciones de seguridad
52-02-18 Materiales de limpieza
52-02-19 Limpieza de Casco
52-02-20 Químicos e insecticidas
52-02-21 Permisos de zarpe - otros
52-02-22 Interés por mora
52-02-23 Servicio de hospedaje
52-02-24 Cuadrillas de descargue
52-02-25 Refrigerantes -Amoniaco
52-02-26 Formulario - Copias -Sumin. Oficina
52-02-27 Ciat –Comisión del Atún
52-02-28 Póliza de Seguro
52-02-29 Correo
52-02-30 Depreciación B/P Alize
52-02-31 Movilización
52-02-32 Mant. Pintura Y Mano de obra
52-02-33 Servicios restauran B/P Alize
52-02-34 Gastos de dique B/P Alize
52-02-35 Mant., y reparación red- radio boyas
52-02-36 Alquiler de grúa
52-02-37 Transporte de pescado
52-02-38 Medicinas
52-02-39 Implementos varios (Colchones-Cobijas Y
52-02-40 Cargas –Oxígenos-Gas
52-02-41 Comisión Atunec Alize
52-02-42 Útiles de oficina
52-02-43 Gastos – I VA Compras
52-02-44 Capacitación personal
53 GASTOS DE CAPTURA B/P MONTENEME XXX
53-01 Gastos De Personal
53-01-01 Salarios
53-01-02 Sueldos
53-01-03 Horas Extras 50%
53-01-04 Horas Extras 100%
53-01-05 Bonificaciones Especiales
53-01-06 Décimo Tercer Sueldo
53-01-07 Bono Escolar
53-01-08 Vacaciones
Viene:………………
53-01-09 25% Año de Servicio
53-01-10 Fondo de Reservas
53-01-11 Aporte Patronal IECE y SECAP
53-01-12 Transporte
53-01-13 Honorarios profesionales
53-01-14 Servicios prestados
53-02 GASTOS GENERALES
53-02-01 Capacitación personal
53-02-02 Teléfono satelital
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Aprobó: GERENTE GENERAL
141
53-02-03 Clasificación de pescado
53-02-04 Custodia
53-02-05 Alimentos y bebidas
53-02-06 Agua potable
53-02-07 Avituallamiento portuario
53-02-08 Viajes
53-02-09 Sal
53-02-10 Transporte de Tripulación
53-02-11 Impuestos por nacionalización
53-02-12 Movilización
53-02-13 Mant. Y Reparación de Equipos Auxiliares
53-02-14 Gastos de Viajes
53-02-15 Correo
53-02-16 Cargas Oxigenos-Gas
53-02-17 Materiales de Aseo
53-02-18 Servicio de hospedaje
53-02-19 Interés por mora
53-02-20 Inspecciones
53-02-21 Permiso de Pesca-Zarpes-Otros
53-02-22 Tasas Portuarias
53-02-23 Desaduanizar- Respuesto -Otros
53-02-24 Químicos e Insecticida
53-02-25 Gratificación voluntaria
53-02-26 Refrigerantes - Amoniaco
53-02-27 Cartas de Navegación
53-02-28 Servicio Logística y Asesoria
53-02-29 Gastos de Dique B/Monteneme
53-02-30 Depreciación B/P Monteneme
53-02-31 Suministros materiales
53-02-32 Gastos Legales
53-02-33 Limpieza de Casco
53-02-34 Suscripciones y afiliaciones
53-02-35 Alquiler de Grúa
53-02-36 Gastos de representación
53-02-37 Combustibles y lubricantes
53-02-38 Vigilancia privada
53-02-39 Medicinas
53-02-40 Gasto de Emisión Dolphin Safe
53-02-41 Póliza de Seguros
Viene:………………….
53-02-42 Mant. Pintura y mano de obra
53-02-43 Mant. Y Rep. Maquinarias
53-02-44 Mant. Y Reparación Red- Radioboya
53-02-45 Dique Varios Gastos
53-02-46 Certificaciones- Subsecretaria De Pesca
53-02-47 Comisión 141IAT141s- Monteneme
53-02-48 141IAT –Comisión del Atun
53-02-49 Gastos – IVA Compras
53-02-50 Servicio Restaurant B/P Monteneme
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Aprobó: GERENTE GENERAL
142
53-02-51 Útiles de oficina
53-02-52 Auditorias
53-02-53 Servicio de Frio B/P Monteneme
53-02-54 Descarga pescado
53-02-55 Gastos de exportación 54 GASTOS DE EXPORTACIÓN XXX
54-01 GASTOS DE EXPORTACIÓN
54-01-01 Salarios
54-01-02 Sueldos
54-01-03 Horas Extras 50%
54-01-04 Horas Extras 100%
54-01-05 Bonificaciones Especiales
54-01-06 Décimo Tercer Sueldo
54-01-07 Bono Escolar
54-01-08 Vacaciones
54-01-09 25% Año de Servicio
54-01-10 Fondo de Reserva
54-01-11 Aporte Patronal IECE Y SECAP
54-01-12 Transporte
54-01-13 Honorarios profesionales
54-02 GASTOS GENERALES
54-02-01 Movilización
54-02-02 Energía Eléctrica
54-02-03 Muestreo Y Análisis Intituto Nac. Pesc
54-02-04 Confección B/L
54-02-05 Tramite de exportación
54-02-06 Correo
54-02-07 Registro e Inscripción Marcas
54-02-08 Inspección contenedor
54-02-09 Flete de contenedores
54-02-10 Comisiones por venta productos
54-02-11 Alquiler montacargas y bodegaje
54-02-12 Teléfono
54-02-13 Muestras para ventas
54-02-14 Producto terminado dañado
54-02-15 Mantenimiento y reparación edificio
54-02-16 Seguros Transporte Import. –Export.
54-02-17 Auditorias
Viene:……….
54-02-18 Depreciación Equipos de computación
54-02-19 Depreciación muebles y enseres
54-02-20 Manual HACCP
54-02-21 Capacitación personal
54-02-22 Estadísticas de exportación
54-02-23 Multas (Levantamiento Garantía)
54-02-24 Servicios de procesamiento
54-02-25 Suministros y materiales
54-02-26 Suscripciones y Afiliaciones
54-02-27 Útiles de oficina
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143
54-02-28 Gastos de representación
54-02-29 Gestión para Ventas. Usa
54-02-30 Tasas de mantenimiento de productos
54-02-31 Comisiones bancarias –exportación
54-02-32 Inspección y evaluación planta
54-02-33 Rebaja de precios productos
54-02-34 Formularios exportación (DUI- FUE )
54-02-35 Gastos – IVA Compras
54-02-36 Correo Internacional
54-02-37 Otros gastos portuarios
55 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXX
55-01 GASTOS PERSONALES
55-01-01 Salarios
55-01-02 Sueldos
55-01-03 Horas Extras 50%
55-01-04 Horas Extras 100%
55-01-05 Bonificaciones Especiales
55-01-06 Décimo Tercer Sueldo
55-01-07 Bono Escolar
55-01-08 Vacaciones
55-01-09 25% Año Servicio
55-01-10 Fondo de Reserva
55-01-11 Aporte Patronal IECE Y SECAP
55-01-12 Transporte
55-01-13 Honorarios profesionales
55-01-14 Multas
55-01-15 Despido intempestivo
55-02 GASTOS GENERALES
55-02-01 Suscripciones y Afiliaciones
55-02-02 Energía Eléctrica
55-02-03 Alimentos y bebidas
55-02-04 Movilización taxi
55-02-05 Útiles de oficinas
55-02-06 Combustibles
55-02-07 Capacitación personal
55-02-08 Servicios de Internet
55-02-09 Correo
Viene:…….
55-02-10 Tramites legales
55-02-11 Contribuciones voluntaria
55-02-12 Gastos Legales
55-02-13 Gastos de Viajes
55-02-14 Servicios de Hoteles
55-02-15 Gastos peaje
55-02-16 Suministros y materiales
55-02-17 Impuestos municipales
55-02-18 Ciat - Comisión del Atun
55-02-19 Matriculas de Vehículos
55-02-20 Formularios – Copias
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144
55-02-21 Desaduanización repuestos - Otros
55-02-22 Impuestos fiscales
55-02-23 Mant. y reparación equipos computación
55-02-24 Depreciación equipos de computación
55-02-25 Depreciación muebles y enseres
55-02-26 Uniformes
55-02-27 Mantenimiento equipo auxiliar
55-02-28 Mantenimiento de vehículos
55-02-29 Mantenimiento y reparación de edificio
55-02-30 Gastos funerarios
55-02-31 Publicidad y propaganda
55-02-32 Medicinas
55-02-33 Gastos de representación
55-02-34 Teléfono
55-02-35 Pólizas de seguros
55-02-36 Gastos - IVA Compras
55-02-37 Cuentas Incobrables
55-02-38 Multas e Intereses – Impíos. Fiscales
55-02-39 Servicios de restaurante
56 GASTOS FINANCIEROS XXX
56-01 GASTOS FINANCIEROS
56-01-01 Comisiones bancarias
56-01-02 Comisión transferencia
56-01-03 Comisiones varias
56-01-04 Certificación Cheque
56-01-05 Sobregiros
56-01-06 Impuestos Cheques
56-01-07 Fondos diferidos
56-01-08 Intereses -Prestamos
56-01-09 Comisión - Corpei
57 OTROS EGRESOS - NO DEDUCIBLES XXX
57-01 OTROS EGRESOS - NO DEDUCIBLES
57-01-01 Diferencia En Pago
57-01-02 Cuentas Incobrables
57-01-03 Retenciones Asumidas
57-01-04 Otros Gastos -Sin Fact.
UTILIDAD OPERACIONAL XXX
N/ ASIENTO DE CIERRE DE CUENTAS PARA ESTABLECER LA UTILIDAD OPERACIONAL DEL EJERCICIO.
UTILIDAD OPERACIONAL XXX
21-04 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
21-04-05 15% participación trabajadores XXX
21-06 IMPUESTOS POR PAGAR
21-06-10 25% impuesto a la renta XXX
31-01 RESULTADOS
31-01-01 Utilidad neta del ejercicio XXX
N/ ASIENTO DE CIERRE DE CUENTAS PARA PROVISIONAR EL 15% DE TRABAJADORES Y EL 25% DEL IMPUESTO DE LA RENTA Y ESTABLECER LA UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO.
XXX XXX
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145
En este asiento de cierre final del período, intervienen todas las cuentas de:
INGRESOS
Ventas Nacionales
Ventas de Exportación
Otros Ingresos
COSTO DE PRODUCCIÓN
GASTOS:
Fabricación
Captura
Exportación y Ventas
Administrativos
Financieros
Otros Egresos
Es importante ejecutar el proceso de cierre de la cuentas de resultado, por que sólo
a través de el estamos en capacidad de conocer los resultados de ejercicio.
El cierre de un período contable en consecuencia responde a la acción asumida con
respecto a la obtención del resultado del ejercicio y la presentación de los saldos de
las cuentas de Balance o Patrimoniales a la misma fecha, de acuerdo a las
disposiciones vigentes en nuestro país el ejercicio económico comprende desde el 1
de Enero al 31 de Diciembre de cada año.
Para el proceso de cierre de cuentas debe verificarse que cada una de las cuentas
involucradas, tenga el saldo real que le corresponde. Es decir, se tomará la
información del Balance de Comprobación ajustado. Para poder efectuar el cierre
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146
de las cuentas de resultados es necesario revisar las cuentas que han intervenido en
este proceso para lo cual graficamos el siguiente esquema:
SITUACIÓN ECONOMICA SITUACIÓN FINANCIERA
El Balance General o Estado de Situación permite presentar la situación financiera
de la entidad Contable a una fecha determinada, el mismo que se elabora con los
saldos que tiene cada una de las cuentas del balance al término del período contable
(cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio)
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147
El Estado de Resultados demuestra el comportamiento que han tenido las cuentas
de Ingresos y Egresos (Ganancias /Costos y Gastos) en un determinado periodo
contable.
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Aprobó: GERENTE GENERAL
148
La evolución del patrimonio se lo presentará junto a los demás Estados Financieros
aunque no hayan existido cambios en el patrimonio porque es un requisito
solicitado por los Organismos de Control.
149
DIAGRAMA DE PROCESOS
DPTO. COMPRAS
BODEGA
PRODUCCION
VENTAS LOCALES
INVENTARIOS
COSTOS
CUENTAS POR COBRAR
CONTABILIDAD
EN
TR
AD
A D
E IN
FOR
MA
CIO
N D
OC
UM
EN
TA
DA
TESORERIA / PAGADURIA
COMERCIO EXTERIOR
RECURSOS HUMANOS
EST
AD
OS
FIN
AN
CIE
RO
S
CUENTAS POR PAGAR
TRIBUTACION
GERENCIA GENERAL
150
5.8 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
151
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: VERIFICACION DOCUMENTOS2.RESPONSABLE: ANA DELGADO-AUXILIAR 23.OBJETIVO:GARANTIZAR QUE LA DOCUMENTACION QUE INGRESA A CONTABILIDAD SEAACTUALIZADA COMPLETA, LEGAL Y VERIFICADA EN SUS CALCULOS. 4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:FACTURAS COMPRAS BIENES O SERVICIOS;NOTAS DE CREDITO Y DEBITO; KARDEX DE ANTICIPO PROVEEDORES;KARDEX INFORMATICO CTAS X PAG.PROVEDRS;COMPROBANTES DE PAGO;INFORME DE PROVISIONES BENF.SOCIALES. 6. ACTIVIDADES:RECAUDACION DE DOCUMENTACION PARA SU CLASIFICACION YCLASIFICACION Y REGISTRO;PREPARACION DE INFORME CUENTAS X PAGAR;REGISTRO ABONOS A LOS PROVEEDORES;REGISTRO PROVEEDORES CONTADO / CREDITO;
* INGRESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COMPROBANTES DE PAG.CALCULO MENSUAL DE LAS PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALESA EMPLEADOS Y TRABAJADORES;
REVISION DE FONDOS DE CAJA CHICA.8. RECURSOS
* RRHH Facturas de Compra* Infraestructura Roles de Pago* Computador Revisión Fondos de Caja Chica
9. INDICADORNúmero de facturas rechazadasNúmero de facturas Debitadas
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 01
5. ENTRADAS:*Cliente: Dpto. ContabilidadCronograma de PagosEstados Financieros* Empleados y trabajadoresBeneficios y Obligacioenes.
7. SALIDAS:*Cliente: Dpto. Contabilidad y trabajadores y empleados.Informe de Ctas por Pgar, Informe de Saldos Ctas. Por Pagar, Cuadros de Provisiones de Beneficios Sociales por pagar.
152
REVISION GENERAL MIRIAN ESPINOZA :CONTADORA
FACTURAS DE COMPRAS: MATERIAS PRIMAS Y GASTOS;FACTURAS DE VENTAS; NOTAS DE CREDITO Y DEBITOESTADOS DE CUENTAS BANCARIOS; COMPROBANTES DE INGRESOS Y EGRESOS; DECLARACIONES MENSUALES DE RETENCIONES EN LA FUENTE COMO SON DE IVA E IMPUESTO A LA RENTA.
REVISAR LO SIGUIENTE:COSTOS DE PRODUCCIÓN; LIQUIDACION DE MAREAS DE LOS BARCOS; DEPRECIACIONES MENSUALES; AMORTIZACIONES CUENTAS DE DIFERIDOS;ANEXOS TRANSACCIONALES MENSUALES Y DECLARACIONESDE IMPUESTO;
* CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALES;ANALISIS Y CONCILIACIONES DE CUENTAS;PREPARACION DE AJUSTES PARA CIERRE FINAL DEL AÑO.
8. RECURSOS* Recurso Humano Estados Financieros* Infraestructura Todos los registros de soporte para
preparar los estados financieros.* Computador Sistema Contable
Analisis de cada cuenta del sistema contableDocumentos soportes de compras y ventas Estados de cuentas Bancarios Declaraciones mensuales de compras y ventas
9. INDICADOR
3.OBJETIVO:LOGRAR QUE SE CUMPLAN CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA CONTABLE 4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 02
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:
5. ENTRADAS:*Cliente: Servicio de Rentas Internas (SRI)Formularios* Superintendencia de Compañías: Informe Anual* Instituciones FinacierasInformes Finacieros.
7. SALIDAS:ESTADOS FINANCIEROS:BALANCE DE SITUACION FINALESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO CAMBIOS EN EL PATRIMONIO INFORME A GERENCIA (NOTAS) ACLARATORIAS DEL BALANCE FINAL COPIA DE INFORME DE AUDITORIA.
153
ELABORAR ROLES DE PAGOMARIA MACIAS - R. HUMANOS
REGISTROS DE CONTROL DE PERSONAL EN TERJETAS DE CONTROLROL DE PAGO DE OBREROS Y EMPLEADOS;PLANILLAS DE PAGO AL IESS -INTERNET;FORMULARIOS DE AVISOS DE ENTRADA Y SALIDA AL IESS-INTERNET; FORMULARIOS DE AVISOS DE ENFERMEDAD - IESS - VIA INTERNET; LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES:DECIMO TERCER SUELDO, BONO ESCOLAR, VACACIONES, FONDO DE RESERVA, UTILIDADES;ACTAS DE FINIQUITO-LABORALES, ASISTENCIA, HORAS EXTRAS
REALIZAR CADA QUINCENA EL ROL DE PAGO DEL:PERSONAL DE PRODUCCION, EXPORTACION, VENTAS Y ADMINISTRATIVO;INGRESOS:DIAS TRABAJADOS; HORAS EXTRAS, TRANSPORTE;EGRESOS:APORTES IESS 9,35%;PRESTAMOS; ANTICIPOSIMPUESTO RENTA;SEGUROS PERSONALES.
8. RECURSOS* Recurso Humano Personal* Infraestructura Control de asistencia del personal* Computador Nominas y Beneficios Sociales
Reclamos del personal Atrazos en los pagos de planillas al IESSPagos y Cobros indebidos al personalHoras extraordinarias mal calculadas
9. INDICADOR
3.OBJETIVO:CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES REMUNERATIVOS 4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 03
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:
5. ENTRADAS:*Cliente: AccionistasEmpleadosTrabajadoresInspectoría de TrabajoInstituto Ecuatoriano de Seguridad Social Servicio de Rentas Internas.
7. SALIDAS:*Cliente: EMPLEADOSROL DE PAGORETENCION IMPUESTO RENTA EMPLEADOSPLANILLAS IESS CUADRO DE BENEFICIOS SOCIALES.
154
LIQUIDACION DE MAREAS-COSTOSMAGDALENA LUCAS-AUXILIAR 1
CONTABILIZACIÓN DE LIQUIDACIONES DE MAREAS E INGRESO DE LOS COS-TOS DE PRODUCIÓN
FACTURAS DE COMPRAS: MATERIAS PRIMAS Y GASTOS;FACTURAS DE VENTAS;NOTAS DE CREDITO Y DEBITO;ESTADOS DE CUENTAS BANCARIOS ;COMPROBANTES DE INGRESOS Y EGRESOS; LIQUIDACION DE MAREAS -BARCOS;LIQUIDACIONES DE COSTOS DE PRODUCCION.
INGRESOS DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN; INGRESO DE LIQUIDACION DE MAREAS DE LOS BARCOS; INGRESO DE LAS DEPRECIACIONES MENSUALES; REVISIÓN DE AMORTIZACIONES CTAS DIFERIDOS; REVISIÓN DE CUENTAS EN GENERAL;
* REVISIÓN DE CUENTA BANCOS (CONCILIACIÓN);PREPARACION AJUSTES PARA CIERRE FINAL DEL AÑO.
8. RECURSOS* Recurso Humano * Infraestructura Estados Financieros* Computador Facturas de Compra y Venta
Fallas en liquidacion de mareas ¨1/8Fallas de contabilización en costos de Produccion 3% >Error en calculo de depreciaciones ·3%>Fallas en Tablas de Amortizaciones ·3%>Fallas en asientos de Ajustes 0%
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 04
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
5. ENTRADAS:* ESTABLECER COSTO DEPRODUCCION DE CADA MA-REA POR BARCO.* CALCULO MENSUAL DEDEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES* CONCILIACION BANCARIAAJUSTES ANUALES.
7. SALIDAS:*Cliente: HOJA DE COSTOS INFORME DE LIQ. DE MAREAS TABLA DE DEPRECIACION MENSUAL.TABLA DE AMORTIZACION POR PAGOS DIFERIDOS.CONCILIACION BANCARIAELABORACION DE ASIENTOS CONTABLES PARA CIERRE.
155
PREPARAR RETENCIONES FUENTEJOHANNA LOPEZ : AUXILIAR 5
PREPARAR LAS RETENCIONES EN LA FUENTE Y RETENCIONES DE IVA A LOS PROVEEDORES, APLICANDO LOS PORCENTAJES DE RETENCION POR CADA CASO, SEGÚN EL REGLAMENTO DEL SRI, LAS MISMAS QUE DEBEN SER EN- TREGADAS HASTA 5 DIAS DESPUES DE LA FECHA DE EMISION DE LA FAC-TURA DEL PROVEEDOR.
FACTURAS DE COMPRAS DE:MATERIAS PRIMAS; SUMINISTROS, MATERIALES, SERVICIOS, GASTOSINDIRECTOS DE PRODUCCION, GENERALES, ACTIVOS FIJOS, COMP. DERETENCION.
REVISION DE FACTURAS DE COMPRA:REVISAR LA CADUCIDAD, PIE DE IMPRENTA, AUTORIZACION DEL SRI, EL NOMBRE DE LA EMPRESA, NUMERO DE RUC, DIRECCIONIDENTIFICAR SI ES FACTURA COMERCIAL, NOTA DE VENTA O UNALIQUIDACION DE COMPRA O SERVICIOS; OBSERVAR SI NO ES UN
* CONTRIBUYENTE ESPECIAL, QUE LA FACTURA NO TENGA FALLASREALIZAR LA RETENCION DENTRO DEL MES, REALIZAR LA DEBIDARETENCION SEGÚN NORMAS DEL SRI, ELABORAR EL CUADRO DERESUMEN DE LAS RETENCIONES EMITIDAS Y ELABORADAS.
8. RECURSOS* Recurso Humano Retenciones* Infraestructura Comprobantes * Computador Facturas de Compras
Fallas en la preparacón del Comprobante de Retención por 6/400mal calculo de porcentaje, error en el número del RUC, erroren la fecha de preparación de la retención.Entrega de Comprobante de Retención al Proveedor dentro del plazo establecido; en caso de perdidad se entrega unafiel copia de la original. 6/400
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 05
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
5. ENTRADAS:*Proveedor:Facturas de compras: de materias prima, suministros, pagos a terceros, gastos indirectos de produccion, gastos generales.
7. SALIDAS:*Proveedor :Entrega de Comprobante de Retención en la Fuente y Retención de Iva.Original para el ProveedorCopia para Contabilidad Copia para archivo de Auxiliar 5.
156
EXPORTACIONES-IMPORTACIONESAIDA ESPINOSA MARTINEZ
PREPARAR LOS TRAMITES DE EXPORTACION POR VENTAS DE PRODUCTOS YTRAMITAR LAS IMPORTACIONES DE MATERIAS PRIMAS INSUMOS Y REPUES-TOS VARIOS PAR ACTIVOS DE LA PLANTA DE PRODUCCION O LOS BARCOS.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS PARA EXPORTACIÒN;INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y REPUESTOS PARA LAIMPORTACIÒN; DOCUMENTOS DE APROBACIÓN DE APTO PARA EL CONSUMO HUMANO EL PRODUCTO TERMINADO;REGISTROS SANITARIOS VIGENTES DE LOS DISTINTOS PRODUCTOS QUESE PROCESAN.
PARA LAS EXPORTACIONES E IMPORTACIONES :COMUNICACIÓN VIA TELEFONICA, VIA EMAIL, ENVIA Y RECIBE FAXCOMUNICACIÓN DIRECTA CON EL CLIENTE O PROVEEDOR;PREPARA DOCUMENTACIÓN PARA LAS EXPORTACIONES EIMPORTACIONES ASESORADA POR EL AFIANZADO DE ADUANAS;VERIFICACIÓN DE LAS FECHAS DE EMBARQUE; SE CONTRATA LANAVIERA ADECUADA PARA LA EXPORTACIÓN, SE REALIZA LASFACTURAS DE EXPORTACIÓN; SE INSPECCIONA LOS MUESTREOS PARA SOLICITAR EL APTO PARA CONSUMO HUMANO; SE ENLAZAENLAZA LA NEGOCIACIÓN CON EL BANCO QUE PRESTA MAYOR AGILIDAD PARA QUE EL CLIENTE ACREDITE EL VALOR EN LOSPLAZOS CONVENIDOS; MANTENER EL ARCHIVO EN ORDEN, PARACUSTODIAR LOS DOCUMENTOS AJENOS Y A SU CARGO.
8. RECURSOS* Recurso Humano, Infraestructura, Computador * Retenciones, Formularios, Facturas de Compra y Venta.
Cuadros comparativos en Excel, Fecha de Pago Puntual, Notificaciones SRI
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 06
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
5. ENTRADAS:*Cliente: Servicio de Rentas Internas (SRI)Formularios* Superintendencia de Compañías: Informe Anual* Instituciones FinacierasInformes Finacieros.
7. SALIDAS:*Cliente: FORMULARIO IVA A PAGARANEXOS TRANSACCIONALES.
157
DECLARACION DE IMPUESTOSJHOANNA TOAPANTA -AUXILIAR 3
PREPARACION DE LA PROFORMA TRIBUTARIA Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVODE SOPORTE Y ENVIO DE INFORMACION AL SRI.
FACTURAS DE COMPRAS Y DE VENTASNOTAS DE CREDITO Y DEBITORETENCIONES DE IVA DE CLIENTESRETENCIONES DE IVA DE PROVEEDORESRETENCIONES EN LA FUENTE DE CLIENTES Y DE PROVEEDORES
FORMULARIO 103-104-101;ESTABLECER EL IVA DE VENTAS;ESTABLECER EL IVA Y RETENCIONES DE COMPRAS;APLICAR EL PORCENTAJE DE PROPORCIONALIDAD;ESTABLECER EL IVA A PAGAR;APLICAR EL CREDITO TRIBUTARIO ANTERIOR;APLICAR RETENCIONES DE IVA;DETERMINAR EL IMPUESTO A PAGAR O EL CREDITO TRIBUTARIO;APLICAR RETENCIONES EFECTUADAS A PROVEEDORES;ESTABLECER EL IMPUESTO TOTAL A PAGAR;ELABORACION DE ANEXOS TRANSACCIONALES CADA MES;DETERMINAR MULTAS E INTERESES POR PRESENTACIÓNTARDÍA DE IMPUESTOS MENSUALES;ELABORACION DE SUSTITUTIVAS DE SER REQUERIDO.
8. RECURSOS* Recurso Humano Retenciones* Infraestructura Formularios 103 - 104 - 101* Computador Facturas de Compra y Venta
Multas e impuestos por retrazos 0Elaboración de Sustitutivas ¨2/12
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 07
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
5. ENTRADAS:*Cliente: Servicio de Rentas Internas (SRI)Formularios* Superintendencia de Compañías: Informe Anual* Instituciones FinancierasInformes Financieros.
7. SALIDAS:*Cliente: DECLARACION Y PAGODE IMPUESTOS Y RETENCIONES EN LA FUENTE Y DEL IVA ANEXOS TRANSACCIONALES.INFORME DE GERENTE Y COMISARIO CON COPIA DE DECLARACION DE IMPUESTO ANUAL.COPIA DE ESTADOS FINACIEROS AUDITADOS.
158
COMPRASJORGE GILER ALVARADO
definir los parámetros para la realización de las Retenciones en la Fuente y lacontabilización de las facturas de compras y de los pagos efectuados de acuerdo a lasnormas establecidas y contables.
ORDENES DE COMPRAS NOTAS DE PEDIDO VIA FAX O EMAILNOTA DE INGRESO A BODEGAGUIA DE REMISIONFACTURA DE COMPRANOTA DE CREDITORETENCION EN LA FUENTE E IVAKARDEX Y/O SISTEMA COMPROBANTE DE DE PAGO Y CHEQUE
SOLICITUD DE PROFORMASCALIFICACIÓN DE PROFORMAORDEN DE COMPRAPEDIDORECEPCIÓN FISICA DEL PEDIDOVERIFICACIÓN FACTURA - PROFORMAELABORACIÓN DE RETENCIÓNINGRESA AL SISTEMA LAS COMPRASDEBITO: INVENTARIO A CTAS. POR PAGARDEBITO: GASTOS A CTAS. POR PAGARCANCELACIÓN PAGO CON CHEQUEDEBITO: CTAS. POR PAGAR A BANCOS
8. RECURSOS* Recurso Humano Ordenes de Compras* Infraestructura Guías de Remisión* Computador Facturas de Compra
Notas de CréditoRetenciones en la FuenteComprobantes de Pago y Cheques
Costos SobreestimadosF t f ll d l l l l b d d l d
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 08
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
5. ENTRADAS:ProveedorNota de PedidoCotizaciónGuía de RemisiónFacturaTipo de ProductoNota de CréditoRecibo de Cancelación
7. SALIDAS:Orden de CompraNota de Ingreso a BodegaRetención en la Fuente y de IVAComprobante de Pagoy cheque al ProveedorEstado de Cuenta del Proveedor.Informe de existencias e Inventarios.
159
INVENTARIOSADELA VILELA
ESTABLECER LOS SALDOS REALES DE EXISTENCIA DE MATERIA PRIMA,, SU-MINISTROS, PRODUCTO TERMINADO, INTERNACION TEMPORAL PARA PRO -PORCIONAR INFORMACION PARA ELABORAR LOS ESTADOS FINANCIEROS.
KARDEX DE BODEGAS Y ALMACENINFORME DEL SISTEMA MODULO DE INVENTARIOSACTAS DE BAJAS DE MERCADERIA INFORME DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE INTERNACION TEMPORALFACTURAS PENDIENTES DE COMPRAS AUN NO INGRESADASGUIAS DE REMISION PENDIENTES DE COMPRAS AUN NO INGRESADAS
ELABORACION DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL INVENTARIOELABORACION DEL PLAN ESPACIFICO DEL INVENTARIODISTRIBUCION DE MEMORANDUM Y TAREAS PARA REALIZAR INVENTARIOREALIZAR LAS LISTAS DE MATERIALES PARA LA TOMA DE INVENTARIOSREALIZAR LAS LISTAS DE PRUEBAS A LA TOMA DE INVENTARIOSCOMPARACION DEL INVENTARIO FISICO VERSUS EL SISTEMAAJUSTES POR DIFERENCIA EN MAS ENCONTRADOS FISICAMENTEACTAS DE BAJAS DE MERCADERIA POR FALTANTES O DAÑOS
8. RECURSOS* Recurso Humano Listas de Verificacion de Inventarios* Infraestructura listas de Productos terminados* Computador Listas de Materiales* Plumas Listas de Suministros
Diferencias sustanciales entre el Inventario Fisico y el SistemaValores mal determinados o erróneos asignados al inventario Ajustes Injustificados
4. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS:
6. ACTIVIDADES:
9. INDICADOR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Nº 09
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:2.RESPONSABLE:3.OBJETIVO:
5. ENTRADAS:MANEJO DE STOCKSPRESUPUESTO DE COMPRASESTADOS FINANCIEROSENTIDADES FINACIERASACCIONISTAS
7. SALIDAS:INVENTARIO FISCO AJUSTADO O REALINFORME DE BAJASINFORME DE ROTACIONINFORME DE STOCKSINFORME PARA LOS ESTADOS FINANCIEROS
160
IDEAL CIA. LTDA.
COD ACTIVIDAD/ TAREA PERIODICIDAD FECHA INDICADORELABORADO REVISADO LIMITE DE GESTION
COMPRASSOLICITUD DE PROFORMAS Sr. JORGE GILER Sr. RODRIGO AGUDO SEMANAL 30 días de C/MES PRECIO - CALIDAD - PAGOCALIFICACIÓN DE PROFORMA Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO SEMANAL 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADORDEN DE COMPRA Sr. NERY CANTOS Sr. JORGE GILER SEMANAL 30 días de C/MES PRESUPUESTO-TIPOPEDIDO Sr. JORGE GILER Sr. RODRIGO AGUDO SEMANAL 30 días de C/MES ENVIO FIRMA RESPON,-FAXRECEPCIÓN FISICA DEL PEDIDO Sr. NERY CANTOS Sr. JORGE GILER SEMANAL 30 días de C/MES GUIA DE REMISION-FACT.VERIFICACIÓN FACTURA - PROFORMA Sr. JORGE GILER Sr. RODRIGO AGUDO SEMANAL 30 días de C/MES CODIGOS - PRECIOSELABORACIÓN DE RETENCIÓN Sra. JOHANA LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA SEMANAL 30 días de C/MES RETENCION VS. FACTURAINGRESA AL SISTEMA LAS COMPRAS Sra. ANA DELGADO Sra. MIRIAM ESPINOZA SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: INVENTARIO A CTAS. POR PAGAR Sra. ANA DELGADO Sr. JORGE GILER SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS A CTAS. POR PAGAR Sra. ANA DELGADO Sra. MIRIAM ESPINOZA SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACANCELACIÓN PAGO CON CHEQUE Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO SEMANAL 30 días de C/MES FACTURA VS. CHEQUEDEBITO: CTAS. POR PAGAR A BANCOS Sra. JOHANA LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
VENTAS NACIONALESTOMA DEL PEDIDO Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES MONTOS- PRECIOS-PLAZOS CALIFICACIÓN DEL PEDIDO Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADORDEN DE PRODUCCIÓN Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES ORDEN PRODUCC. VS. PEDIDOORDEN DE SALIDA DE BODEGA Sra. MIRIAM ESPINOZA Sr. RODRIGO AGUDO DIARIO 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADELABORACIÓN DE GUIA DE REMISION Sra. MIRIAM ESPINOZA Sr. RODRIGO AGUDO DIARIO 30 días de C/MES MONTOS- PRECIOS-PLAZOS ELABORACION DE FACTURA Sra. MIRIAM ESPINOZA Sr. RODRIGO AGUDO DIARIO 30 días de C/MES MONTOS- DESTINATARIOINGRESA AL SISTEMA DE INVENTARIOS Srta. ADELA VILELA Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISIÓN CTAS. POR COBRAR Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISIÓN DE RETENCIÓN Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMARECEPCIÓN DE PAGO: CHEQUE/ EFECTIVOSra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES FACT. VS. CHEQUE / EFECTIVODEBITO DE CAJA A CTAS. POR COBRAR Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO DE BANCOS A CAJA Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
VENTAS INTERNACIONALESTOMA DEL PEDIDO Sra. AIDA ESPINOSA Sr. RODRIGO AGUDO DIARIO 30 días de C/MES MONTOS- PRECIOS-PLAZOS CALIFICACIÓN DEL PEDIDO Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADORDEN DE PRODUCCIÓN Sra. AIDA ESPINOSA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES ORDEN PRODUCC. VS. PEDIDOTRAMITE DOCUMENTOS DE EXPORTACION Srta. MARIA AGUDO Sra. AIDA ESPINOSA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICAR: FUE & SWIFT BANC.VERIFICACION DE TRANSFERENCIA BANCO Sra. MARIA MACIAS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.DEBITO: BANCO A ANTICIPO CLIENTES Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: CTAS. POR COBRAR SALDO A VENTA Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAORDEN DE SALIDA DE BODEGA Sr. NERY CANTOS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES ORDEN DE SALIDA VS. KARDEX
ELABORACIÓN DE GUIA DE REMISION Srta. MARIA AGUDO Sra. AIDA ESPINOSA DIARIO 30 días de C/MES FACTURA VS. TRANSFERENCIAELABORACION DE FACTURA Srta. MARIA AGUDO Sra. AIDA ESPINOSA DIARIO 30 días de C/MES MONTOS- DESTINATARIOEGRESO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS Srta. ADELA VILELA Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAVERIFICACIÓN CANCELACION SALDO Sra. MARIA MACIAS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.DEBITO: BANCO, ANTICP. CLIENTS. A CTAS POR COB. Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
COSTOS Y GASTOSELAB. HOJA DE COSTOS POR LOTES Sra. ADELA VILELA Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES Nº DE LOTE VS. COSTOSDEBITO COST.PRODCC A MATRLS-SUMNST. Srta. MAGDALENA LUCAS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
OBSERVACIONES: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: PAGINA 1 DE 4
PLAN DE CIERRE MENSUAL
DE ESTADOS FINANCIEROS
RESPONSABLE
161
IDEAL CIA. LTDA.
COD ACTIVIDAD/ TAREA PERIODICIDAD FECHA INDICADORELABORADO REVISADO LIMITE DE GESTION
DEBITO: PRDTS.TERM. A COSTO DE PRODCC. Srta. MAGDALENA LUCAS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAINVENTARIOS
PLANIFICACION DEL INVENTARIO Sr. JORGE GILER Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES PLAN DE INVENTARIOEJECUCION DEL INVENTARIO Sra. ADELA VILELA Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES PROCEDIMIENTO DEL PLANCONFRONTACION DEL INVENTARIO Srta. MAGDALENA LUCAS Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES SISTEMA VS. INVENTARIO FISICO
AJUSTES DE INVENTARIOS EN EL SISTEMASr. JORGE GILER Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: INVENTARIOS A OTROS INGRESOS Srta. MAGDALENA LUCAS Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTO PERDIDA INVENT. A INVENT. Sr. JORGE GILER Eco. EDGAR RAMOS SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAINGRESO DE LA MATERIA PRIMA AL SISTEMA Srta. MAGDALENA LUCAS Sr. JORGE GILER SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO MAT. PRIMA A GASTO CAPTURA Srta. MAGDALENA LUCAS Sr. JORGE GILER SEMANAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACUENTAS POR COBRAR CLIENT.NAC.DEBITO: CAJA A CTAS. POR COBRAR Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: BANCOS A CAJA Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: RETNC.FUENT. A CTAS. POR COBRAR Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACUADRO DE PROVISION INCOBRABLES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO GAST.CTAS INCOB. A PROV. CTAS INCOBSrta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA ANUAL ANUAL VERIFICACION SISTEMA
CUENTAS POR COBRAR CLIENT.INTER.VERIFICA TRANSFERENCIA BANCOS Sra. MARIA MACIAS Sr. JORGE GILER DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.DEBITO BANCO A CTAS.POR COBRAR CLINT.INTERN, Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACUENTAS POR PAGAR CLIENT.NAC.APROBACIÓN DE LA FACTURA Sr. RODRIGO AGUDO Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIOS 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADREPORTE CUENTAS POR PAGAR Sra. JOHANA LOPEZ Sr. JORGE GILER DIARIOS 30 días de C/MES INFORME VS. SISTEMAELABORACIÓN DE CHEQUES Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIOS 30 días de C/MES FACT. VS. CHEQUE / RETENCIÓN
ELABORACIÓN COMPROBANTE DE PAGO Sra. JOHANA LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBTO: CTAS.POR PAGAR CLIENTES NAC. Sra. JOHANA LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAA RETENCION FUENTE Y A BANCOS Sra. JOHANA LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIOS 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
CUENTAS POR PAGAR CLIENT.INTERNAC.
PREPARAR CARTA C./ ORDEN DEBITO Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES VERIFIC. FACT. VS.CARTA DEBTO.
PARA PROVEEDOR DEL EXTERIOR Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES VERIFIC. FACT. VS.CARTA DEBTO.
VERIFICAR LA TRANSFERENCIA Sra. MARIA MACIAS Sr. JORGE GILER DIARIO 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.DEBITO: CTAS POR PAGAR CLIENTS.INTERSrta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMANACIONALES A BANCOS Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMA
CAJA BANCOSRECEPCION DE EFECTIVO Y/O CHEQUES Sra. MIRIAM ESPINOZA Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIO 30 días de C/MES ARQUEO DE CAJAELABORACIÓN PAPELETA DE DEPOSITO Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES ARQUEO DE CAJATRÁMITE BANCARIO Sr. JHONNY LOPEZ Sra. MIRIAM ESPINOZA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.REGISTRO Y ARCHIVO PAPELETA DEPOS. Srta.JOHANA TOAPANTA Eco. EDGAR RAMOS DIARIO 30 días de C/MES ESTADO DE CTA, VS. DEP.DEBITO: CAJA A CTAS. POR COBRAR Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: BANCO A CAJA Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACONCILIACION BANCARIA Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACLASIFICACION NOTAS CREDITO/ DEBITO Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA MENSUAL 30 días de C/MES INFORME VS. BANC. ELECTRÓNC.
DEBITO: GASTOS FINANCIEROS A BANCOS Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: BANCOS A INTERESES GANADOS Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAREPOSICION DE CAJA CHICA Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. ANA DELGADO SEMANAL 30 días de C/MES FACTURAS VS. REPOSICIÓN
OBSERVACIONES: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: PAGINA 2 DE 4
DE ESTADOS FINANCIEROS
RESPONSABLE
PLAN DE CIERRE MENSUAL
162
IDEAL CIA. LTDA.
COD ACTIVIDAD/ TAREA PERIODICIDAD FECHA INDICADORELABORADO REVISADO LIMITE DE GESTION
DEBITO: CAJA CHICA A BANCOS Sra. MIRIAM ESPINOZA Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS ADMINIST. A CAJA CHICA Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAELABORACIÒN DE COMP. DE INGRESO Sra. JOHANA LOPEZ Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES DEPOSITO VS. CTA. POR COBRAR
ELABORACIÒN DE COMP. DE EGRESO Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS DIARIO 30 días de C/MES BANCO VS. CTA. POR PAGARN O M I N A
REVISIÓN DE LA HOJA DE CONTROL DE Sra. MARIA MACIAS Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO DIARIO VERIFICACION DIAS-HORASASISTENCIA Y REPORTE DE HORAS EXTRAS Sra. MARIA MACIAS Sra. MARUJA DE AGUDO DIARIO DIARIO VERIFICACION DIAS-HORASELABORACIÓN DE ROL DE PAGOS PRODUCC. Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAELABORACIÓN DE ROL DE PAGOS ADMINST. Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAELABORACIÒN DE CHEQUE Y COMP.EGRE. Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS SALARIOS-HORAS EXTRAS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS SUELDOS Y HORAS EXTRAS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS MOVILIZACION Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMADEBITO: GASTOS ALIMENTACION Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAA: APORTE PERSONAL IESS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAA: PRESTAMOS Y ANTICIPOS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAA: DESCUENTOS A TERCEROS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMAA: BANCOS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL VERIFICACION SISTEMACANCELACION Y FIRMAS Sra. JOHANA LOPEZ Srta.JOHANA TOAPANTA QUINCENAL QUINCENAL FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
I E S S VERIFICACIÓN DE PLANILLAS INTERNET Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES PLANILLA IESS VS, ROL DE PAGO
IMPRESIÒN DE PLANILLAS NORMALES Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES COMP. PAGO VS. BCA. ELECTRIC.
IMPRESIÓN PLANILLAS FONDOS DE RESERVA Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA ANUAL ANUAL COMP. PAGO VS. BCA. ELECTRIC.
IMPRESIÓN PLANILLA DE PTMOS. QUIROGRAFARIOS Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES COMP. PAGO VS. BCA. ELECTRIC.
IMPRESIÒN PLANILLAS DE AJUSTE Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES COMP. PAGO VS. BCA. ELECTRIC.
APROBACIÓN DE GERENCIA Sra. MARIA MACIAS Sra. MARUJA DE AGUDO MENSUAL 30 días de C/MES FIRMAS DE RESPONSABILIDADENVIAR INFORMACIÓN A DEBITO BANCARIO Sra. MARIA MACIAS Sr. JORGE GILER MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA BANCA ELECTRONIC.DEBITO GASTOS APORTE PATRNL. IESS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMADEBITO APORTE PERSONAL IESS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAA: BANCOS Sra. MARIA MACIAS Srta.JOHANA TOAPANTA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMASELLAR PLANILLAS EN OFICINAS IESS Sr. JHONNY LOPEZ Sra. MARIA MACIAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SUMILLADOARCHIVO Sra. MARIA MACIAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA FOLIOS
DECLARACIÓN DE IVA 12% Y R.F.ORGANIZAR INFORMACIÓN FACTURAS DE Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SECUENCIA Y CRONOLOGICO
VENTAS LOCALES Y DE EXPORTACIÓN, DE Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SECUENCIA Y CRONOLOGICO
COMPRAS Y RETENCIONES DE IVA, N/D Y N/C Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SECUENCIA Y CRONOLOGICO
APROBACIÓN PROFORMA TRIBUTARIA Srta.JOHANA TOAPANTA Sra. MARUJA DE AGUDO MENSUAL 30 días de C/MES MONTOS A PAGARELABORACIÓN FORMULARIOS DIMM Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES DIMM VS. PROFORMACONVERSIÓN A ARCHIVO XML Y ENVIAR Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAIMPRESIÓN DE FORMULARIO 103 - 104 Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAIMPRESIÓN DE TALON RESUMEN Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAFIRMA Y ARCHIVA FORMULARIOS Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA FOLIOS
ANEXOS TRANSACCIONLESINGRESO FACTURAS DE COMPRAS Srta.JOHANA TOAPANTA Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SECUENCIA Y CRONOLOGICO
INGRESOS FACTURA DE VENTA Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA SECUENCIA Y CRONOLOGICO
OBSERVACIONES: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: PAGINA 3 DE 4
RESPONSABLE
PLAN DE CIERRE MENSUAL
DE ESTADOS FINANCIEROS
163
IDEAL CIA. LTDA.
COD ACTIVIDAD/ TAREA PERIODICIDAD FECHA INDICADORANEXOS TRANSACCIONLES ELABORADO REVISADO LIMITE DE GESTION
INGRESO IMPORTACION Y EXPORTACIONES Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAREORGANIZA POR GRUPOS VENTAS Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAREORGANIZA POR GRUPOS COMPRAS Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES DEPOSITO VS. CTA. POR COBRAR
EXPORTAMOS INFORMACIÓN AL DIMM Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES BANCO VS. CTA. POR PAGARELABORACION FORMULARIOS DIMM Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACONVERSION A ARCHIVO XML Y ENVIAR Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAIMPRESIÓN DE TALON RESUMEN Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAFIRMA Y ARCHIVA FORMULARIOS Sra. ANA DELGADO Srta. MAGDALENA LUCAS MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA FOLIOS
CONTABILIDADCUADRO DE DEPRECIACIONES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES INFORME VS. SISTEMAASIENTOS CONTABLES DEPRECIACION Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMACUADRO DE AMORTIZACIONES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAASIENTOS CONTABLES AMORTIZACION Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAAJUSTES DE SALDOS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAAJUSTES DE RECLASIFICACION Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISION DE INCOBRABLES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISIONES SALARIALES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISION BENEFICIOS SOCIALES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAPROVISION INDEMINIZACIONES Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAASIENTOS AJUSTE DE COSTOS FINANCIEROS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICACION SISTEMAIMPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES CONJUNTO DE ESTADOS FINANC.
REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES ANALISIS VERTICAL MES A MES
APROBACION DE ESTADOS FINANCIEROS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES PRUEBAS DE AUDITORIA
RECOMENDACIONES MES SIGUIENTE Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES RECOMENDACIONES VS. INFORMES
ARCHIVO DE ESTADOS FINANCIEROS Srta. MAGDALENA LUCAS Sra. MIRIAM ESPINOZA MENSUAL 30 días de C/MES VERIFICA FOLIOS
OBSERVACIONES: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: PAGINA 4 DE 4
PLAN DE CIERRE MENSUAL
DE ESTADOS FINANCIEROS
RESPONSABLE
164
5.9 INFORMACION DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS ANEXOS Y ANALISIS
165
ACTIVOS CORRIENTES: PASIVOS CORRIENTES:
Bancos 11,713.88 Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10
Documentos y cuentas por cobrar: Documentos y cuentas por pagar:
Clientes 651,005.28 Proveedores 958,479.53Empleados y tripulantes 245,423.80 Cuentas por Pagar Varios 89,749.29Anticipos a proveedores 154,815.88Corpei 28,380.17Otras cuentas por cobrar 85,483.71 Gastos acumulados:Provisión cuentas incobrables (8,235.39)
Retenciones legales 40,770.71 Subtotal 1,156,873.45 Beneficios sociales 178,918.65
Participación Trabajadores 5,456.53Inventarios 580,608.54 Impuesto Renta 11,519.47
Gastos pagados por anticipado 3,374.96 Total corriente 1,777,007.28
Total corriente 1,752,570.83PASIVOS A LARGO PLAZO
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 Cuentas por Cobrar Socios 574,796.70
OTROS ACTIVOS 136,986.00 Total largo plazo 574,796.70
PATRIMONIO DE LOS SOCIOS
Capital social pagado 8,000.00Reserva legal 9,516.19Aportes futura capitalización 442,058.51Reserva de capital 1,045,765.39Reserva de valuación 2,851,220.19Reserva Estatutaria 8,604.95Reserva Facultativa 6,720.40Utilidades Retenidas 57,290.05Resultados del ejercicio 19,400.89Total de Patrimonio 4,448,576.57
TOTAL: $ 6,800,380.55 TOTAL: $ 6,800,380.55
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ESTADO DE SITUACION DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
166
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE SITUACION
PERIODO: DE 01/01/2004 AL 31/12/2004
ANALISIS NORMATIVO
Revisado el Estado de Situación al 31/12/2004 se puede observar que este se ciñe a
lo expuesto en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC 1) cuyo objetivo es
prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general,
para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de períodos anteriores
de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr
este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentación
de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos
para el contenido del Estado de Situación y que presentan razonablemente en todos
los aspectos importantes, la situación financiera de INDUSTRIA DE
ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.
ANALISIS CUALITATIVO
La preparación del Estado de Situación del ejercicio económico 2004 de acuerdo
con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC) involucra el uso de ciertas
ESTIMACIONES contables para determinar los Activos, Pasivos y Patrimonio. En
opinión de la Administración, tales estimaciones y supuestos estuvieron basados en
la mejor utilización de información disponible al momento, lo cual podría llegar a
diferir de sus efectos finales en un margen imperceptible, garantizando la calidad de
la información financiera. Se puede observar que se ha considerado Políticas
Contables, la Evaluación del Negocio en Marcha, la Base de Acumulación Contable
de las transacciones, la Consistencia en la presentación. El Estado de Situación se lo
ha elaborado considerando el ALCANCE y el objetivo para cubrir las
NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS USUARIOS como se lo explica
en las NEC.
ANALISIS CUANTITATIVO
En el periodo 2004 se puede observar un uso eficiente de los recursos y efectivo
rendimiento financiero. La empresa IDEAL Cía. Ltda. presenta un Patrimonio que
representa el 65,45% mientras que sus obligaciones son del 34.37% del Activo
total. Las cuentas corrientes del Activo y del Pasivo van ala par, por lo tanto, la
empresa en este periodo demuestra de igual forma buena salud financiera. Los
Inventaros fueron efectivizados en el periodo 2005.
167
INGRESOS Y COSTO DE VENTAS: Ventas en el pais 3,015,061.60
Ventas en el exterior 3,082,171.01 Subtotal 6,097,232.61 (-) Costo de ventas (5,358,018.49)
UTILIDAD BRUTA 739,214.12
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de exportación y ventas (225,381.87)Gastos administrativos (445,048.58)
Subtotal (670,430.45)
UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25)Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47
Subtotal (32,406.78)
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 36,376.89
15% Participación trabajadores 5,456.5325% Impuesto a la Renta 11,519.47
UTILIDAD NETA 19,400.89
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEALCía.Ltda.ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
168
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE RESULTADOS
PERIODO: DE 01/01/2004 AL 31/12/2004
ANALISIS NORMATIVO
Revisado el Estado de Resultados al 31/12/2004 se puede observar que este se ciñe
a lo expuesto en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC 1) cuyo objetivo es
prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general,
para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de períodos anteriores
de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr
este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentación
de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos
para el contenido del Estado de Resultados y que presentan razonablemente en
todos los aspectos importantes, del ejercicio de INDUSTRIA DE ENLATADOS
ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. Los resultados de sus ingresos, los costos,
los gastos y resultado.
Los estados financieros presentan la gestión de la administración de los recursos
confiados a la gerencia. Para cumplir con este objetivo, los estados financieros
proveen información relacionada a la empresa sobre:
a) Ingresos Ordinarios;
b) Costos Operacionales;
c) Gastos Administrativos;
d) Gastos de Publicidad y Ventas;
e) Gastos financieros;
f) Resultado del Ejercicio.
ANALISIS CUANTITATIVO
Los resultados del periodo 2004 demuestra que su rentabilidad fue de un 12% se lo
considera como un margen razonable comparándolo con lo que puede generar un
negocio o actividad empresarial diferente. De igual forma se puede apreciar un alto
gasto operativo dentro de lo cual sobresale el gasto financiero con un 1.29%.
Sin embargo se puede deducir que el ejercicio expresado es normal y propio de un
negocio en marcha. La magnitud del gasto operativo da a conocer que este tipo de
empresas requiere de altas inversiones.
169
CONCEPTOCapital Social
Pagado
Reserva Legal
Reserva Estatutaria y Facultativa
Utilidades ejercicios anteriores
Utilidades del
Ejercicio
Aporte Futura
Capitalización
Reserva de Capital
Reserva de Valuación Total
Saldos Iniciales 01 de Enero 2003 8,000.00 6,244.86 12,054.01 32,183.05 32,713.34 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,430,239.35
Transferencia 3,271.33 3,271.34 26,170.67 (32,713.34) 0.00Ajuste de utilidades (1,063.67) (1,063.67)Utilidad del Ejercicio 36,376.89 36,376.8915% Trabajadores (5,456.53) (5,456.53)25% Impuesto a la Renta (11,519.47) (11,519.47)
Saldos Finales al 31 de Diciembre 2004 8,000.00 9,516.19 15,325.35 57,290.05 19,400.89 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,448,576.57
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004
170
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO PERIODO: DE 01/01/2004 AL 31/12/2004
ANALISIS CUANTITATIVO
Este Estado Financiero expresa las cuentas del Patrimonio, sus cambios o
transferencias de cuenta a cuenta. En este periodo específicamente del 2004 el
Capital Social se mantiene en $ 8.000 USD en acciones de $ 1 USD cada uno es
decir 8.000 acciones.
La reserva legal tuvo un incremento del 51%, la reserva estatuaria experimento un
incremento del 26%.
En el caso de las utilidades se puede apreciar cambios imperceptibles pero que
demuestran equilibrio y conservación con una Evolución del Patrimonio del 0.4%.
171
ACTIVOS CORRIENTES: PASIVOS CORRIENTES:
Bancos 142,110.69 Préstamos Bancarios 99,996.11
Documentos y cuentas por cobrar: Documentos y cuentas por pagar:
Clientes 714,361.49 Proveedores 1,159,315.17Empleados y Tripulantes 59,030.34 Cuentas por Pagar Varios 96,522.80Anticipos a Proveedores 234,892.51Corpei 37,733.03 Gastos acumulados:Cuentas por Cobrar Varios 55,495.66Provisión cuentas incobrables (11,769.48)
Retenciones Legales 33,633.90 Subtotal 1,089,743.55 Beneficios Sociales 122,872.28
Participación Trabajadores 9,338.09Impuesto Renta 27,503.49
Inventarios 386,313.77
Gastos pagados por anticipado 6,632.55 Total corriente 1,549,181.84
Total corriente 1,624,800.56PASIVOS A LARGO PLAZO
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,798,650.32 Cuentas por Pagar a Socios 477,951.13
OTROS ACTIVOS 140,870.04 Total largo plazo 477,951.13
PATRIMONIO DE LOS SOCIOS
Capital Social Pagado 8,000.00Reserva Legal 11,456.28Aportes Futura Capitalización 442,058.51Reserva de Capital 1,108,604.52Reserva de Valuación 2,851,220.19Reserva Estatutaria 9,574.99Reserva Facultativa 7,690.44Utilidades Retenidas 73,170.68Resultados del Ejercicio 25,412.34
Total de Patrimonio 4,537,187.95
TOTAL 6,564,320.92 TOTAL 6,564,320.92
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ESTADO DE SITUACION DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
172
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE SITUACION
PERIODO: DE 01/01/2005 AL 31/12/2005
ANALISIS NORMATIVO
Revisado el Estado de Situación al 31/12/2005 se puede observar que este se ciñe a
lo expuesto en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC 1) cuyo objetivo es
prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general,
para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de períodos anteriores
de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr
este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentación
de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos
para el contenido del Estado de Situación y que presentan razonablemente en todos
los aspectos importantes, la situación financiera de INDUSTRIA DE
ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.
ANALISIS CUALITATIVO
La preparación del Estado de Situación del ejercicio económico 2005 de acuerdo
con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC) involucra el uso de ciertas
ESTIMACIONES contables para determinar los Activos, Pasivos y Patrimonio. En
opinión de la Administración, tales estimaciones y supuestos estuvieron basados en
la mejor utilización de información disponible al momento, lo cual podría llegar a
diferir de sus efectos finales en un margen imperceptible, garantizando la calidad de
la información financiera. Se puede observar que se ha considerado Políticas
Contables, la Evaluación del Negocio en Marcha, la Base de Acumulación Contable
de las transacciones, la Consistencia en la presentación. El Estado de Situación se lo
ha elaborado considerando el ALCANCE y el objetivo para cubrir las
NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS USUARIOS como se lo explica
en las NEC.
ANALISIS CUANTITATIVO
El Estado de Situación Financiera conocido como Balance de General, describe dónde se
encuentra la empresa en una fecha específica. Se afirma que es una estructura numérica,
Lógica, cronológica y secuencial que manifiestan cada una de las cuentas contables. Se
puede apreciar una disminución de 3.6% de los Activos, los Pasivos disminuyeron en un
16%; el Patrimonio presenta un aumento de 1.99%. Aunque las oscilaciones son
imperceptibles se puede apreciar que la empresa presenta una buena salud financiera por el
incremento de los ingresos con respecto al del periodo anterior 2004.
173
INGRESOS Y COSTO DE VENTAS: Ventas en el pais 2,023,740.65
Ventas en el exterior 6,356,977.79 Subtotal 8,380,718.44 (-) Costo de ventas (7,125,579.47)
UTILIDAD BRUTA 1,255,138.97
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de Exportación y Ventas (336,181.26)Gastos Administrativos (771,611.51)
Subtotal (1,107,792.77)
UTILIDAD OPERACIONAL 147,346.20
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (53,867.29)Otros ingresos / egresos (neto) (31,224.99)
Subtotal (85,092.28)
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 62,253.92
15% Participación trabajadores 9,338.0925% Impuesto a la renta 27,503.49
UTILIDAD NETA 25,412.34
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)
174
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE RESULTADOS
PERIODO: DE 01/01/2005 AL 31/12/2005
ANALISIS NORMATIVO
Revisado el Estado de Resultados al 31/12/2005 se puede observar que este se ciñe
a lo expuesto en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad (NEC 1) cuyo objetivo es
prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general,
para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de períodos anteriores
de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr
este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentación
de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos
para el contenido del Estado de Resultados y que presentan razonablemente en
todos los aspectos importantes, del ejercicio de INDUSTRIA DE ENLATADOS
ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. Los estados financieros presentan la gestión
de la administración de los recursos confiados a la gerencia. Para cumplir con este
objetivo, los estados financieros proveen información relacionada a la empresa
sobre:
a) Ingresos Ordinarios;
b) Costos Operacionales;
c) Gastos Administrativos;
d) Gastos de Publicidad y Ventas;
e) Gastos financieros;
f) Resultado del Ejercicio.
ANALISIS CUANTITATIVO
El Estado de Resultados detalla los ingresos y los gastos o egresos durante un
periodo de tiempo. Los ingresos son transacciones de las cuales la empresa participa
y que originan flujos de efectivo positivos o que se espera que lo hagan en un futuro
cercano, lo que significa que fluirá el efectivo hacia la empresa como resultado de
la transacción. Los resultados del periodo del 2005 demuestran un 14.98% se
considera como un margen razonable: $ 1´255.138.97 USD. Los gastos operativos y
administrativos son altos 13.22% se podría justificar si se incrementaría inversiones
de activos fijos en los mismos montos pero se puede observar que son gastos
administrativos y representan el 9.21%.
175
CONCEPTOCapital Social
Pagado
Reserva Legal
Reserva Estatutaria y Facultativa
Utilidades ejercicios anteriores
Utilidades del
Ejercicio
Aporte Futura Capitalizacion
Reserva de Capital
Reserva de Valuación Total
Saldos Iniciales 01 de Enero 2004 8,000.00 9,516.19 15,325.35 57,290.05 19,400.89 442,058.51 1,045,765.39 2,851,220.19 4,448,576.57
Transferencia 1,940.09 1,940.08 15,520.71 (19,400.89) 62,839.13 62,839.12Ajuste de gastos 359.92 359.92Utilidad del Ejercicio 62,253.92 62,253.9215% Trabajadores (9,338.09) (9,338.09)25% Impuesto a la Renta (27,503.49) (27,503.49)
Saldos Finales al 31 de Diciembre 2005 8,000.00 11,456.28 17,265.43 73,170.68 25,412.34 442,058.51 1,108,604.52 2,851,220.19 4,537,187.95
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
(EXPRESADO EN DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA)DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
176
ANALISIS FINANCIERO AL ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO
PERIODO: DE 01/01/2005 AL 31/12/2005
ANALISIS CUANTITATIVO
Este Estado Financiero expresa las cuentas del Patrimonio, sus cambios o
transferencias de cuenta a cuenta. En este periodo específicamente del 2005 el
Capital Social se mantiene en $ 8.000 USD en acciones de $ 1 USD cada uno es
decir 8.000 acciones.
La reserva legal tuvo un incremento del 10 %, la reserva estatuaria experimento un
incremento del 12.6%.
En el caso de las utilidades se puede apreciar un incremento del 30% la Evolución
del Patrimonio es del 2.8 %.
177
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. ANALISIS HORIZONTAL: ESTADO DE SITUACION 2004-2005
ACTIVOS CORRIENTES:2004 2005 DIFERENCIA %
Bancos 11,713.88 142,110.69 130,396.81 1113.18%Documentos y cuentas por cobrar:Clientes 651,005.28 714,361.49 63,356.21 9.73%Empleados y tripulantes 245,423.80 59,030.34 (186,393.46) -75.95%Anticipos a proveedores 154,815.88 234,892.51 80,076.63 51.72%Corpei 28,380.17 37,733.03 9,352.86 32.96%Otras cuentas por cobrar 85,483.71 55,495.66 (29,988.05) -35.08%Provisión cuentas incobrables (8,235.39) (11,769.48) (3,534.09) 42.91%
Subtotal 1,156,873.45 1,089,743.55 (67,129.90) -5.80%
Inventarios 580,608.54 386,313.77 (194,294.77) -33.46%
Gastos pagados por anticipdo 3,374.96 6,632.55 3,257.59 96.52%
Total corriente 1,752,570.83 1,624,800.56 (191,037.18) (0.11)
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 4,798,650.32 (112,173.40) -2.28%Importacion maquinaria 2,615.00 2,615.00 Terrenos 52,379.35 52,379.35 - 0.00%Equipos-Maquinaria en montaje 1,276.47 1,276.47 - 0.00%Proyectos y construcciones 16,446.26 16,446.26 - 0.00%Construcción Bote 3,324.44 -3,324.44 -100.00%Edificios 180,224.98 180,224.98 - 0.00%Maquinarias y equipos 4,055,773.83 4,104,735.19 48,961.36 1.21%Equipos auxiliares 868,407.75 948,706.75 80,299.00 9.25%Muebles y enseres 64,553.75 64,553.75 - 0.00%Vehiculos 114,350.47 132,198.68 17,848.21 15.61%Instalaciones edificios 114,179.78 114,179.78 - 0.00%Equipos de laboratorio 24,578.26 24,578.26 - 0.00%B/P Alize 3,176,766.18 3,180,930.62 4,164.44 0.13%B/P Monteneme 1,616,604.19 1,676,584.19 59,980.00 3.71%Equipos de computación 30,654.72 34,087.56 3,432.84 11.20%Total Depreciacion: 5,408,696.71- 5,734,846.52- -326,149.81 6.03%OTROS ACTIVOS 136,986.00 140,870.04 3,884.04 2.84% Total Activos 6,800,380.55 6,564,320.92 (299,326.54) -4.40%
PASIVOS CORRIENTES:2004 2005 DIFERENCIA %
Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10 99,996.11 -392,116.99 -79.68%Documentos y cuentas por pagar:Proveedores 958,479.53 1,159,315.17 200,835.64 20.95%Cuentas por Pagar Varios 89,749.29 96,522.80 6,773.51 7.55%Gastos acumulados:Retenciones legales 40,770.71 33,633.90 -7,136.81 -17.50%Beneficios sociales 178,918.65 122,872.28 -56,046.37 -31.33%Participación Trabajadores 5,456.53 9,338.09 3,881.56 71.14%Impuesto Renta 11,519.47 27,503.49 15,984.02 138.76%
Total corriente 1,777,007.28 1,549,181.84 -227,825.44 -12.82%PASIVOS A LARGO PLAZOCuentas por Cobrar Accionistas Total largo plazo 574,796.70 477,951.13 -96,845.57 -16.85% Total Pasivos 574,796.70 477,951.13 (96,845.57) -16.85%PATRIMONIO ACCIONISTASCapital social pagadoReserva legal 8,000.00 8,000.00 0.00 0.00%Aportes futura capitalización 9,516.19 11,456.28 1,940.09 20.39%Reserva de capital 442,058.51 442,058.51 0.00 0.00%Reserva de valuación 1,045,765.39 1,108,604.52 62,839.13 6.01%Reserva Estatutaria 2,851,220.19 2,851,220.19 0.00 0.00%Reserva Facultativa 8,604.95 9,574.99 970.04 11.27%Utilidades Retenidas 6,720.40 7,690.44 970.04 14.43%Resultados del ejercicio 57,290.05 73,170.68 15,880.63 27.72%
19,400.89 25,412.34 6,011.45 30.99%Total de Patrimonio 4,448,576.57 4,537,187.95 88,611.38 1.99%
Total pasivos y Patrimonio 6,800,380.55 6,564,320.92 (628,176.62) -9.24%
178
ANALISIS HORIZONTAL A LOS ESTADO DE SITUACION
PERIODOS: 2004 - 2005
ANALISIS CUANTITATIVO
El análisis horizontal a los Estados Financieros de Situación aplicado a los periodos
2004 – 2005 es un formato matemático porcentual elaborado con la finalidad de
poder comparar cuenta por cuenta tanto de los movimientos como con las de grupo
que analizan el aumento o disminución de un periodo a otro.
Se pude observar que el inventario disminuyó en un 33,46%; los gastos anticipados
se incrementaron en un 96,52%; el activo corriente sufrió una disminución del
0,11% (imperceptible).
Los Activos Fijos disminuyeron en un 4.40% como efecto de la depreciación anual;
se realizó la adquisición de activos fijos por un monto de $ 220 USD.
Los Pasivos presentan una disminución del 12.82% como consecuencia de pagos
realizados de prestamos y sobregiros Bancarios, se aprecia un aumento de la deuda
con los proveedores del 20,95%.
En cuanto el patrimonio la diferencia o cambio es de 1,99% como consecuencia del
pequeño incremento de las utilidades del ejercicio en un 27,72%.
179
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.
2004 2005 DIFERENCIA %INGRESOS Y COSTO DE VENTAS:
Ventas en el pais 3,015,061.60 2,023,740.65 -991,320.95 -32.88%Ventas en el exterior 3,082,171.01 6,356,977.79 3,274,806.78 106.25% Subtotal 6,097,232.61 8,380,718.44 2,283,485.83 37.45%(-) Costo de ventas (5,358,018.49) (3,950,511.97) 1,407,506.52 -26.27%
UTILIDAD BRUTA 739,214.12 4,430,206.47 3,690,992.35 499.31%GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de Fabricación (1,624,959.63) -1,624,959.63 Gastos de Captura (1,550,107.87) -1,550,107.87 Gastos de exportación y ventas (225,381.87) (336,181.26) -110,799.39 49.16%Gastos administrativos (445,048.58) (771,611.51) -326,562.93 73.38%
Subtotal (670,430.45) (4,282,860.27) -3,612,429.82 538.82%UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67 147,346.20 78,562.53 114.22%FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25) (53,867.29) 24,622.96 -31.37%Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47 (31,224.99) -77,308.46 -167.76%
Subtotal (32,406.78) (85,092.28) -52,685.50 162.58%UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALE 36,376.89 62,253.92 25,877.03 71.14%
15% Participación trabajadores 5,456.53 9,338.09 3,881.55 71.14%25% Impuesto a la Renta 11,519.47 27,503.49 15,984.02 138.76%
UTILIDAD NETA: 19,400.89 25,412.34 6,011.46 30.99%
ESTADO DE RESULTADOSANALISIS HORIZONTAL 2004 - 2005
177
180
ANALISIS HORIZONTAL A LOS ESTADO DE RESULTADOS
PERIODOS: 2004 - 2005
ANALISIS CUANTITATIVO
El análisis horizontal de los Estados de Resultados de los periodos 2004-2005
expresado en este trabajo de investigación logró presentar como la Utilidad Bruta
tiene un incremento el 499%.
Solo con un incremento en las ventas o Ingresos totales del 37,45%.
Los gastos financieros son altos en el periodo 2004 comparados con los del periodo
2005.
Estos cambios pueden ser explicados con el análisis horizontal que tiene dicha
función.
El efecto de los cambios de los Estados de Resultados se los puede observar con la
relación horizontal de forma objetiva.
181
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda.
ANALISIS VERTICAL: ESTADO DE SITUACION 2004-2005ACTIVOS CORRIENTES: 2004 % 2005 %
Bancos 11,713.88 0.17% 142,110.69 2.16%
Documentos y cuentas por cobrar:
Clientes 651,005.28 9.57% 714,361.49 10.88%Empleados y tripulantes 245,423.80 3.61% 59,030.34 0.90%Anticipos a proveedores 154,815.88 2.28% 234,892.51 3.58%Corpei 28,380.17 0.42% 37,733.03 0.57%Otras cuentas por cobrar 85,483.71 1.26% 55,495.66 0.85%Provisión cuentas incobrables (8,235.39) -0.12% (11,769.48) -0.18%
Subtotal 1,156,873.45 17.01% 1,089,743.55 16.60%
Inventarios 580,608.54 8.54% 386,313.77 5.89%
Gastos pagados por anticipdo 3,374.96 0.05% 6,632.55 0.10%
Total corriente 1,752,570.83 25.77% 1,624,800.56 24.75%
ACTIVOS FIJOS - Neto 4,910,823.72 72.21% 4,798,650.32 73.10%Importacion maquinaria 2,615.00 Terrenos 52,379.35 0.77% 52,379.35 0.80%Equipos-Maquinaria en montaje 1,276.47 0.02% 1,276.47 0.02%Proyectos y construcciones 16,446.26 0.24% 16,446.26 0.25%Construcción Bote 3,324.44 0.05% 0.00%Edificios 180,224.98 2.65% 180,224.98 2.75%Maquinarias y equipos 4,055,773.83 59.64% 4,104,735.19 62.53%Equipos auxiliares 868,407.75 12.77% 948,706.75 14.45%Muebles y enseres 64,553.75 0.95% 64,553.75 0.98%Vehiculos 114,350.47 1.68% 132,198.68 2.01%Instalaciones edificios 114,179.78 1.68% 114,179.78 1.74%Equipos de laboratorio 24,578.26 0.36% 24,578.26 0.37%B/P Alize 3,176,766.18 46.71% 3,180,930.62 48.46%B/P Monteneme 1,616,604.19 23.77% 1,676,584.19 25.54%Equipos de computación 30,654.72 0.45% 34,087.56 0.52%Total Depreciacion: 5,408,696.71- -79.54% 5,734,846.52- -87.36%OTROS ACTIVOS 136,986.00 2.01% 140,870.04 2.15% Total 6,800,380.55 6,564,320.92
PASIVOS CORRIENTES:2004 2005 %
Préstamos y Sobregiros Bancarios 492,113.10 20.92% 99,996.11 4.93%
Documentos y cuentas por pagar:
Proveedores 958,479.53 40.76% 1,159,315.17 57.19%Cuentas por Pagar Varios 89,749.29 3.82% 96,522.80 4.76%
Gastos acumulados:
Retenciones legales 40,770.71 1.73% 33,633.90 1.66%Beneficios sociales 178,918.65 7.61% 122,872.28 6.06%Participación Trabajadores 5,456.53 0.23% 9,338.09 0.46%Impuesto Renta 11,519.47 0.49% 27,503.49 1.36%
Total corriente 1,777,007.28 75.56% 1,549,181.84 76.42%
PASIVOS A LARGO PLAZO
Cuentas por Cobrar Accionistas 574,796.70 24.44% 477,951.13 23.58%
Total largo plazo 574,796.70 24.44% 477,951.13 23.58%
Total 2,351,803.98 34.58% 2,027,132.97 30.88%
PATRIMONIO ACCIONISTAS
Capital social pagado 8,000.00 0.18% 8,000.00 0.18%Reserva legal 9,516.19 0.21% 11,456.28 0.25%Aportes futura capitalización 442,058.51 9.94% 442,058.51 9.74%Reserva de capital 1,045,765.39 23.51% 1,108,604.52 24.43%Reserva de valuación 2,851,220.19 64.09% 2,851,220.19 62.84%Reserva Estatutaria 8,604.95 0.19% 9,574.99 0.21%Reserva Facultativa 6,720.40 0.15% 7,690.44 0.17%Utilidades Retenidas 57,290.05 1.29% 73,170.68 1.61%Resultados del ejercicio 19,400.89 0.44% 25,412.34 0.56%Total de Patrimonio 4,448,576.57 65.42% 4,537,187.95 69.12%
Total 6,800,380.55 6,564,320.92
182
ANALISIS VERTICAL A LOS ESTADOS DE SITUACION
PERIODOS: 2004 - 2005
ANALISIS CUANTITATIVO
Es un formato matemático de comparación que relaciona de manera vertical los
valores de las cuentas mediante porcentajes permitiendo al analista financiero,
contador, gerente, usuario, establecer la presencia o actividad de cada cuenta
importante del Estado de Situación.
Para este estudio se ha tomado los periodos 2004 – 2005 y luego de analizar el peso
de las cuentas entre sí por grupos se los puede observar de forma paralela y
establecer los movimientos económicos de los flujos de efectivo con respecto a los
Activos, Pasivos, y Patrimonios.
Por Ejemplo el Activo Corriente el 25.77% del total del Activo del periodo 2004 y
24.75 con respecto al 2005.
Se puede observar de forma puntual como se ve afectado un grupo total de cuentas
o subcuentas.
183
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía.Ltda.
2004 % 2005 %INGRESOS Y COSTO DE VENTAS:
Ventas en el pais 3,015,061.60 49.45% 2,023,740.65 24.15%Ventas en el exterior 3,082,171.01 50.55% 6,356,977.79 75.85% Subtotal 6,097,232.61 100.00% 8,380,718.44 100.00%(-) Costo de ventas (5,358,018.49) 87.88% (7,125,579.47) 85.02%
UTILIDAD BRUTA 739,214.12 12.12% 1,255,138.97 14.98%
GASTOS DE OPERACIÓN:
Gastos de exportación y ventas (225,381.87) 3.70% (336,181.26) 4.01%Gastos administrativos (445,048.58) 7.30% (771,611.51) 9.21%
Subtotal (670,430.45) 11.00% (1,107,792.77) 13.22%
UTILIDAD OPERACIONAL 68,783.67 1.13% 147,346.20 1.76%
FINANCIEROS Y OTROS:
Gastos financieros (78,490.25) 1.29% (53,867.29) 0.64%Otros ingresos / egresos (neto) 46,083.47 0.76% (31,224.99) -0.37%
Subtotal (32,406.78) 0.53% (85,092.28) 1.02%
UTILIDAD ANTES DE DEDUCCIONES LEGALES 36,376.89 0.60% 62,253.92 0.74%
15% Participación trabajadores 5,456.53 15.00% 9338.09 15.00%25% Impuesto a la Renta 11,519.47 27503.49
UTILIDAD NETA 19,400.89 0.32% 25,412.34 0.30%
ESTADO DE RESULTADOSANALISIS VERTICAL: PERIODO 2004 - 2005
184
185
INDUSTRIA DE ENLATADOS ALIMENTICIOS IDEAL Cía. Ltda. INDICADORES FINANCIEROS: 2004-2005
INDICADORES FINANCIEROS
I N D I C A D O R 2004 2005 RELACION
LIQUIDEZ DESCRIPCION
Razón Corriente 0.65 1.05 V Activo Corriente/Pasivo CorrientePrueba Acida 0.32 0.80 V (Activo Corriente - inventario)/pasivoCapital Neto de Trabajo -$ 24,436.45 $ 75,618.72 Activo Corrriente - Pasivo Corriente
EFICIENCIA
Rotación de Cartera (días) 69 47 dias Cartera Comercial Neta*365/VentasRotación Inventarios (días) 40 36 dias Total Inventario *365/(Costo de Ventas)Rotación Activo Operación (Veces) 1.24 1.75 V Ventas Netas/ Activos OperacionalesRotación Activos Totales (Veces) 0.90 1.28 V Ventas Netas/Total Activos
ENDEUDAMIENTO
Nivel de Endeudamiento Total(%) 34.58% 30.88% Total Pasivo/ Total ActivosEndeudamiento Financiero/Ventas(%) 8.07% 1.19% Obligaciones Financieras/Ventas NetasConcentración Pasivo a C.P. (%) 75.56% 76.42% Pasivo Corriente/Total PasivoCobertura de Intereses (veces) 87.63 273.54 V Utilidad Operacional /Gastos FinancierosLeverage Total (veces) 0.53 0.53 V Total Pasivo/Patrimonio
RENTABILIDAD
Margen Operacional de Utilidades (%) 1.13% 1.75% Utilidad operacional/ Ventas NetasMargen Neto de Utilidad(%) 0.31% 0.39% Utilidades Ejercicio/Ventas NetasRendimiento del Patrimonio (%) 0.76% 0.01% Utilidad del Ejercicio/PatrimonioRendimiento de activo toal(%) 0.0029% 0.004% Utilidad del Ejercicio/Total Activo
186
HOJA DE COSTOS PRODUCCION MENSUAL
COSTOS DE PRODUCCIÓN MES DE JUNIO - 2005 PRODUCTO SARDINA EN SALSA DE TOMATE OVAL OL-425X 24 LATAS PRODUCCION DEL MES 16.151 LATAS Lote -1- CANTIDAD EN CAJAS DE 24 LATAS 672 CAJAS 24 LATAS Peso Lata Escurrido-340 gr. CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD DE PRECIO COSTO TOTAL MEDIDA UNITARIO DOLARES MATERIA PRIMA SARDINA ( Pescado ) 6.000,00 KILOS 0,3300 1.980,00PASTA DE TOMATE 369,50 KILOS 1,0688 394,92ACEITE VEGETAL 0 LITROS 0,0000 0,00SAL REFINADA 0 KILOS 0,0000 0,00 SUMINISTROS Y MATERIALES LATAS SARDINAS OL-425-fadesa 16.151 LATAS 0,1330 2.148,86TAPAS SARDINAS OL-425-Fadesa 16.151 TAPAS 0,0668 1.078,36CARTON SARDINAS OL-425X24 672 CARTON 0,3022 203,08CARTON SARDINAS OL-425X48 0 CARTON 0,00ETIQUETAS OVAL X 49 ETIQUET. COSTO DIRECTO PRODUCCIÓN 5.805,22 COSTOS DE FABRICACIÓN 5.805,22COSTO VARIABLES COSTO FIJOS GASTOS ADMINISTRACIÓN GASTOS EXPORTACIÓN GASTOS FINANCIEROS COSTO DE PRODUCCION TOTAL DEL MES DE JUNIO -2005 $ 5.805,22 COSTO PRODUCCION UNITARIO X LATA $ 0,36 COSTO PRODUCCION UNITARIO X CAJA 24 LATAS $ 8,63
187
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
188
CONCLUSIONES • El presente trabajo de investigación fue elaborado en el departamento contable
y financiero de la empresa IDEAL Cía. Ltda. se ha cumplido a cabalidad: el cual
se lo incorporará a medida que la dirección de la empresa analice que es el camino
correcto y viable para mejorar el área administrativa que incluye la parte operativa
de las transacciones y la elaboración de documentos así como la elaboración de la
información financiera.
• Entre los objetivos específicos como: la implementación del Sistema de
Control Interno, la elaboración de los Manuales de Procedimientos, la
caracterización de procesos por área, el flujo de Operaciones con sus respectivos
responsables e indicadores de Gestión son herramientas importantes que se
incorporarán en la organización cubriendo así la necesidad despejada en este trabajo
de investigación.
• El Control Interno es una herramienta contable, financiera y gerencial; su
campo de acción cubre la mayor parte de las actividades y transacciones
mercantiles o comerciales de las organizaciones de comercio, industriales y
servicios. Por lo tanto su naturaleza es innata ya que sin ésta, los procesos,
procedimientos y el sistema en sí tendrían dificultades constantes.
• La organización requiere un sistema de control operativo y financiero, que
permita evaluar las distintas decisiones y los resultados que de estas se generan; ésta
evaluación se lo hace por medio de indicadores de gestión o índices financieros
previamente establecidos y aceptados en manuales de procedimientos que
caractericen o personalicen las responsabilidades de todos y cada uno de los
integrantes de la organización.
• El conocimiento pleno y puntual de cada actividad permite racionalizar sus
características y evaluarlas periódicamente para establecer su utilidad y
contemporaneidad o de lo contrario determinar su caducidad u obsolescencia en la
organización para crear nuevos procesos mejorados generando desarrollo
cualificado.
189
• El jefe responsable del área contable, financiera o administrativa en general,
debe concienciarse que es necesario contar con ciertos instrumentos lógicos y
racionales que le permitan obtener de manera efectiva resultados óptimos de control
tabulación y evaluación de las áreas y actividades de la organización por lo que es
imperioso entrar en un procesos de implantar un Sistema de Control Interno
moderno y ágil que garantice el éxito de los objetivos profesionales y de la
organización.
190
RECOMENDACIONES • La empresa Industria de Enlatados IDEAL Cía. Ltda. en la actualidad no tiene
un Sistema de Control Interno formalizado y reconocido por sus integrantes o por la
Dirección de sus principales ejecutivos han venido realizando sus actividades, de
manera convencional y tradicional. Sería adecuado que se logre implantar este
trabajo de investigación que se ha desarrollado en esta empresa sobre todo en lo que
se refiere al Manual de Procedimientos aquí propuesto. La racionalización de los
procesos y elementos de evaluación establecidos en las caracterizaciones de
procesos permitirán que cada empleado conozca plenamente cuales son sus
funciones, procedimientos, responsabilidades y el indicador con el cual va a ser
calificado o evaluado la eficiencia y eficacia de su trabajo.
• La capacitación del personal es importante pero sino es objetiva puede ser una
mala inversión es importante que se capacite al personal sobre su especialización o
puesto de trabajo y el mejoramiento continuo de sus operaciones así como el
conocimiento de herramientas de control que permitan filtrar sus actividades y
detectar problemas u errores oportunamente y no exponer el resultado final en los
informes financieros u documentos que se generen. Se puede apreciar que en la
empresa IDEAL Cía. Ltda. se capacita con frecuencia al personal pero no se
sincroniza los resultados como un todo, por lo que no se ve el efecto de esta
inversión.
• El compromiso gerencial es muy importante y decisivo en cualquier empresa
para el mejoramiento continuo y desarrollo de la organización por lo que se
recomienda más responsabilidad en este aspecto, que, talvez no se lo está
considerando detenidamente ya que no existía un Sistema de evaluación individual,
así como los indicadores que permitan analizar el que hacer de cada integrante de la
empresa ya sea en el área financiera o administrativa.
• Se recomienda implantar cierta tecnología como automatizar mediante software
la elaboración de los Roles de Pagos y hacerlo por medio del banco el pago.
La empresa IDEAL Cía. Ltda. es una organización que por su actividad industrial y
comercial ocupa un lugar importante en el grupo de empresas dedicadas a la
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actividad pesquera y elaboración de productos alimenticios tomados del mar y
empacados para el consumo humano dentro y fuera del país. Su éxito radica en la
sistematización aplicada a los procesos productivos, el Control de Calidad, la
observación de las normas sanitarias de higiene e inocuidad que son respetados por
todo el personal de IDEAL Cía. Ltda.; en consecuencia si ya existe una disciplina y
una cultura de calidad se recomienda extenderla y aplicarla a los demás procesos
administrativos operativos y financieros para consolidar el excelencia total de la
empresa IDEAL Cía. Ltda.
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