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INDICE
SOPORTE Y HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Y/O ADAPTACIÓN DE SOFTWARE ............................................................................................................ 5
IDENTIFICACION DE LAS DIFERENTES HERRAMIENTAS TIC PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
EMPRESARIAL E IMPLANTACIÓN DE LAS MISMAS ................................................................................ 6
Introducción .............................................................................................................................................. 6
Módulos .................................................................................................................................................... 6
Facturación .......................................................................................................................................... 6
Contabilidad ......................................................................................................................................... 7
Nóminas ............................................................................................................................................... 9
Gestión de Inventarios ....................................................................................................................... 10
Customer Relationship Management, CRM ....................................................................................... 11
Trazabilidad ........................................................................................................................................ 12
e-Administración ................................................................................................................................ 13
Conclusiones .......................................................................................................................................... 14
Aplicaciones Disponibles ........................................................................................................................ 15
Recomendación de uso .......................................................................................................................... 19
ERP ............................................................................................................................................................ 20
Introducción ............................................................................................................................................ 20
Características Básicas .......................................................................................................................... 22
Integración. ........................................................................................................................................ 22
Modularidad ....................................................................................................................................... 22
Adaptabilidad ..................................................................................................................................... 22
Evaluación ERP para pequeñas empresas ............................................................................................ 22
Implantación ........................................................................................................................................... 24
Conclusión .............................................................................................................................................. 26
Selección ERP........................................................................................................................................ 26
ERP Propietarios ................................................................................................................................ 26
ERP Open Source .............................................................................................................................. 27
CRM ............................................................................................................................................................ 28
Introducción ............................................................................................................................................ 28
Arquitectura ............................................................................................................................................ 30
Evaluación CRM para pequeñas empresas ........................................................................................... 31
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Instalación local o en la nube ............................................................................................................. 31
Para uno o más usuarios ................................................................................................................... 32
Que características necesita en su CRM ........................................................................................... 33
Conclusión ......................................................................................................................................... 34
Implantación ........................................................................................................................................... 34
Conclusión .............................................................................................................................................. 35
Selección CRM ....................................................................................................................................... 36
CRM Propietarios o SaaS .................................................................................................................. 36
CRM Open Source ............................................................................................................................. 36
CMS ............................................................................................................................................................ 39
Introducción ............................................................................................................................................ 39
Características Básicas .......................................................................................................................... 39
Independencia de la información respecto al formato en que se presenta ........................................ 39
Estructuración coherente de la información publicada ....................................................................... 40
Flujo de edición, aprobación y publicación ......................................................................................... 40
Evaluación CMS para pequeñas empresas ........................................................................................... 40
Implantación ........................................................................................................................................... 42
Conclusión .............................................................................................................................................. 42
Selección CMS ....................................................................................................................................... 43
CMS Open Source ............................................................................................................................. 43
CMI ............................................................................................................................................................. 45
Introducción ............................................................................................................................................ 45
Características Básicas .......................................................................................................................... 45
Evaluación CMI para pequeñas empresas ............................................................................................. 46
Implantación ........................................................................................................................................... 48
Conclusión .............................................................................................................................................. 48
Selección CMI ........................................................................................................................................ 48
CMI propietario o SaaS ...................................................................................................................... 48
CMI Open Source .............................................................................................................................. 49
EMAIL MARKETING ................................................................................................................................... 50
Introducción ............................................................................................................................................ 50
Características Básicas de las comunicaciones ..................................................................................... 51
Normativa a tener en cuenta .................................................................................................................. 51
Evaluación herramientas de email marketing para pequeñas empresas ............................................... 52
Implantación ........................................................................................................................................... 53
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Conclusión .............................................................................................................................................. 53
Selección Email Marketing ..................................................................................................................... 53
TRABAJO COLABORATIVO ...................................................................................................................... 55
Introducción ............................................................................................................................................ 55
Características de las herramientas colaborativas ................................................................................. 55
Evaluación herramientas colaborativas .................................................................................................. 56
Implantación ........................................................................................................................................... 56
Conclusión .............................................................................................................................................. 57
Selección software de trabajo colaborativo ............................................................................................ 57
APPS .......................................................................................................................................................... 59
Introducción ............................................................................................................................................ 59
Que son y para que sirven ..................................................................................................................... 59
Números en España ............................................................................................................................... 60
Tipos de Apps ........................................................................................................................................ 60
Wearable y SmartWatch ......................................................................................................................... 61
Conclusión .............................................................................................................................................. 61
PROTOTIPADO .......................................................................................................................................... 62
Introducción ............................................................................................................................................ 62
Que son y para que sirven ..................................................................................................................... 62
Tipos de Prototipos................................................................................................................................. 62
Características Básicas .......................................................................................................................... 63
Conclusión .............................................................................................................................................. 63
Selección software de trabajo colaborativo ............................................................................................ 63
ENLACES A CONTENIDO EXTERNO ....................................................................................................... 65
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SOPORTE Y HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS DE GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y/O ADAPTACIÓN DE
SOFTWARE
A continuación, pasamos a describir diferentes soluciones TIC destinadas a cubrir posibles necesidades de
las organizaciones, como gestión diaria, ERP, CRM, CMS, CMI, email marketing o trabajo colaborativo.
Para ello, describiremos su utilidad, principales características, criterios para la evaluación de las mismas,
así como las necesidades a tener en cuenta para su implantación, incluidas dentro de cada tipo de
herramienta y no como aspecto independiente.
Aportamos, por último, una serie de conclusiones que consideramos de interés a la hora de emplear este
tipo de herramientas.
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IDENTIFICACION DE LAS DIFERENTES HERRAMIENTAS TIC PARA
LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL E IMPLANTACIÓN
DE LAS MISMAS
Introducción
Son diferentes las necesidades de una empresa para su gestión diaria. Su nivel de especialización, su nivel
de modernización o de adaptación tecnológica influirán en las principales necesidades que deben cubrirse.
En este punto mencionaremos las necesidades básicas que puede tener una empresa,
independientemente de la actividad a la que se dedique. Ya veremos con posterioridad que algunas de
esas necesidades están destinadas a entornos muy concretos o se realizan a través de la externalización
de esos servicios. Puesto que existen bastantes variedades, a todos los niveles, en este punto centraremos
el estudio en las necesidades de la pyme.
Las necesidades que puede tener una empresa están orientadas, principalmente, a los siguientes módulos:
Facturación
Contabilidad
Nóminas
Gestión de inventarios
Customer Relationship Management, CRM
Trazabilidad
e-Administración
Módulos
Facturación
En el módulo de facturación se debe disponer de las funcionalidades básicas para poder realizar
el tratamiento de los procesos de compra y venta de la empresa. Concretamente, la operativa
diaria que puede realizar cualquier empresa.
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Las funcionalidades más comunes son las siguientes:
Parametrización básica:
Configuración de la empresa, con sus datos fiscales para los procesos en los
que se necesite.
Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como puedan ser familias de
artículos, tipos de impuesto, tipificación de clientes y proveedores, etc.
Gestión de rutas.
Gestión de comerciales, con la información de la persona, así como datos de
comisiones, visitas y rutas.
Gestión de clientes, con la información necesaria para los procesos de
facturación, configuración de impuestos, riesgos, cobro o contacto.
Gestión de proveedores, con información para la facturación de compra,
configuración de impuestos, pagos o contacto.
Gestión de artículos, con la información básica para catalogarlos en la
aplicación, e incluso posibilidad de incluir imágenes.
Condiciones de precios y precios especiales (tarifas y ofertas).
Proceso de Compras
Pedidos.
Recepciones parciales.
Devoluciones.
Albaranes.
Facturas.
Proceso de Ventas
Pedidos.
Albaranes.
Facturas.
Facturas rectificativas.
Gestión comisiones.
Cartera de Cobros y Pagos
Recibos.
Cobros.
Pagos.
Gestión de vencimientos.
Informes y modelos
Informes para consulta de datos de ventas, compras, etc.
Modelos de impresión de diferentes documentos, como facturas, albaranes,
recibos, etc.
Posibilidad de integración con aplicación de contabilidad.
Contabilidad
En este módulo recoge las necesidades que tiene una empresa en cuanto a la gestión contable
de la misma: asientos, balances o modelos oficiales son algunas de ellas. Es bastante habitual
encontrarnos con la delegación de este tipo de funciones en una empresa externa.
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Las funcionalidades más comunes son las siguientes:
Parametrización básica:
o Configuración de la empresa, con sus datos fiscales para los procesos en los
que se necesite.
o Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como puedan ser ejercicios fiscales,
cuentas, conceptos o gestión del plan contable.
Gestión de Asientos
o Asientos predefinidos.
o Conceptos de partidas.
o Gestión de asientos simples.
o Regularización de cuentas
Contabilidad analítica
o Centros de coste.
o Balances analíticos.
Tesorería
Financiación
Gestión de inmovilizado
Procesos de cierre
Informes y modelos
o Libro diario.
o Libro mayor.
o Balance de situación.
o Balance de pérdidas y ganancias.
o Balance de sumas y saldos.
o Liquidación de IVA.
o Modelos IRPF.
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o Modelos de impresión de movimiento de cuentas, saldos, etc.
o Modelos oficiales 340, 347, etc.
Posibilidad de importación de ficheros para traspaso contable desde otras aplicaciones
de gestión o facturación.
Nóminas
Este tipo de funcionalidades permiten la gestión laboral del negocio: altas, bajas, nominas, etc.
Requieren de un alto nivel de conocimiento en la materia y actualización continua debido a las
variaciones que se generan en este tipo de
Las funcionalidades más comunes son las siguientes:
Parametrización básica:
Configuración de la empresa, con sus datos fiscales para los procesos en los que se
necesite.
Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como centros, departamentos, grupos de
empleados, puestos, bancos, etc.
Gestión de empleados, con la información de la persona.
Calendarios laborales
Gestión de Operaciones
Tipos de ingresos.
Deducciones.
Conceptos de pago
Calculo de Nóminas
Tablas salariales
Convenios
Incapacidades
Contratos
Finiquitos
Integración sistema RED, Remisión Electrónica de Documentos, ofrecido por la Tesorería
General de la Seguridad Social, o Sistema de Liquidación Directa de recaudación por
trabajador (Cret@)
Informes y modelos
Certificados de retenciones.
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Impresión de nóminas.
Informes para consulta de datos de ventas, compras, etc.
Modelos de impresión de diferentes documentos, como las propias nóminas,
informes de costes, etc.
Posibilidad de integración con aplicación de contabilidad.
Gestión de Inventarios
Controlas los movimientos y gestión de stock es una de las partes fundamentales de las empresas
de comercialización o producción. También puede ser muy necesario en las empresas de servicios
en las que se requiere de ciertos niveles de aprovisionamiento para la buena prestación del mismo.
Las funcionalidades más comunes son las siguientes:
Parametrización básica:
o Configuración de la empresa, con sus datos fiscales para los procesos en los
que se necesite.
o Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como puedan ser familias de
artículos, centros o almacenes.
o Gestión de artículos, con la información básica para catalogarlos en la
aplicación. Ubicaciones y características propias del producto, códigos de
barras y lotes.
o Gestión de proveedores.
o Gestión de clientes.
o Gestión de centros o delegaciones de la empresa.
Movimientos de stock
o Pedidos de mercancías a proveedores.
o Entradas de mercancías de proveedores.
o Pedidos de mercancías de clientes.
o Salidas de mercancías a clientes.
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o Movimientos entre almacenes.
o Ayuda en los procesos de reabastecimiento, con información de disponibilidad
y plazos de entrega.
o Control de costes de almacenaje.
Proceso de regularización
o Regularización de almacenes.
Informes y modelos
o Informes para consulta de stock por centros y/o almacenes, por artículos, etc.
o Modelos de impresión de diferentes listados de stocks o de movimientos.
o Generación de códigos de barras y etiquetas.
Customer Relationship Management, CRM
Organicemos la estrategia comercial de nuestra empresa, como enfocar el contacto con los
clientes y posibles clientes buscando la maximización en el proceso de ventas. Se trata de un
software especializado, al que pocas empresas pueden sacar rendimiento debido a lo farragoso
de su uso diario.
Clientes y parametrización básica:
o Configuración de la empresa, para los procesos en los que se necesite.
o Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como puedan ser tipificación de
clientes, tipificaciones de comerciales, etc.
o Gestión de rutas.
o Gestión de comerciales, con la información de la persona, así como datos de
comisiones, visitas y rutas.
o Gestión de clientes, con la información necesaria para los procesos de
seguimiento, riesgos o contactos.
o Gestión de clientes potenciales, con la información básica para establecer
contactos y posibilidad de ampliar la ficha inicial.
o Gestión de artículos, con la información básica para catalogarlos en la
aplicación.
Marketing y difusión
o Procesos de mailing, telemarketing, correo ordinario, etc.
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o Planificación de campañas promocionales.
o Servicio postventa.
o Control de costes de campaña.
Actividades
o Tipificaciones de actividades.
o Planificación de actividades de seguimiento a clientes y clientes potenciales.
o Planificación de tareas y avisos para control de vencimientos en clientes.
o Control de oportunidades.
o Asignación de recursos a actividades.
o Control de ofertas a clientes.
Ventas
o Acceso a información de ventas de clientes
o Ofertas
o Facturación
Informes y modelos
o Informes de resultados.
o Modelos de impresión de diferentes documentos, como modelos de correo
ordinario o mail, planificaciones, etc.
Automatización de procesos.
o Sistemas de autorespondedores.
o Flujos de respuesta automática.
Trazabilidad
Muy ligado a los sistemas de control de inventario, permiten realizar un control más eficaz de la
trazabilidad de productos.
Las empresas que trabajan con productos especialmente sensibles requieren de este tipo
herramientas. Empresas del sector de la alimentación, de la logística de productos peligrosos o
sanitario son usuarios destacados de este tipo de herramientas.
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Las funcionalidades más comunes son las siguientes:
Parametrización básica:
Configuración de la empresa, para los procesos en los que se necesite.
Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes
entidades que se incluyen en la aplicación, como puedan ser familias de artículos,
centros o almacenes.
Gestión de artículos, con la información básica para catalogarlos en la aplicación.
Ubicaciones y características propias del producto, códigos de barras y lotes.
Gestión de proveedores.
Gestión de clientes.
Gestión de centros o delegaciones de la empresa.
Trazabilidad
Entradas de producto, con lote del proveedor.
Tratamiento interno de productos, que pueden generar descomposición o
agregación de lotes en un nuevo lote final, de modo que es posible controlar en todo
momento que lotes de materia prima componen un lote de producto final.
Salidas de producto, con lote.
Control de existencias por lote y fechas de caducidad.
Informes y modelos
Informes para consulta de fechas de caducidad de lotes, existencias de cada lote,
movimientos de lotes por fechas, trazabilidad completa de un lote de entrada o lote
de salida, etc.
Modelos de impresión de diferentes listados de trazabilidad de lotes o de
movimientos.
e-Administración
Son numerosos los servicios ofrecidos por las diferentes administraciones a los que podemos
acceder cada día. Además, estos servicios aumentan cada día, con una tendencia que indica que
claramente todas las gestiones antes estas administraciones deberían poder realizarse de forma
telemática. Obtener una vida laboral, certificados de ausencia de deudas tributarias con las
administraciones o información sobre puntos del carnet de conducir son algunos ejemplos claros
de ello.
Para poder acceder a estos servicios es imprescindible disponer de certificado digital o DNI
electrónico. Si bien hoy en día es imprescindible su presencia en las empresas, habitualmente se
delega en terceras empresas su custodia y utilización.
Sirva como ejemplo de ello el artículo 3 del RD 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se regulan
supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos
en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. En la misma línea, desde marzo
de 2015, los tramites de las asesorías en nombre de nuestra empresa frente a la Seguridad Social
requieren la utilización obligatoria del certificado digital.
Si bien no tenemos que evitar que estas terceras empresas hagas uso consentido de nuestro
certificado, si es necesario que seamos eficientes y agiles a la hora de emplear los mecanismos
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que la administración pone a nuestro servicio, por lo que se hace imprescindible su instalación en
un equipo informático de la empresa.
Algunas de las funcionalidades a las que podemos acceder serían las siguientes:
Administracion Central (http://www.cert.fnmt.es/certificados/organismos-y-
entidades/administracion-central):
o Agencia Estatal de Administración Tributaria
o Seguridad Social
o Red.es
o DGT
o INE, etc.
o Renovación del propio certificado http://www.cert.fnmt.es/
Administracion Regional (http://www.gobex.es/web/)
Administracion Local (http://www.cert.fnmt.es/certificados/organismos-y-
entidades/administracion-local )
Portal Administración Electrónica (http://administracionelectronica.gob.es/)
Conclusiones
Como idea principal, destacar el beneficio que aporta la utilización de una aplicación que incluya cuando
mayor número de módulos, mejor.
El primer objetivo de una pyme, en cuanto a la implantación de aplicaciones, suele ser la búsqueda e
instalación de una aplicación de facturación que le permita gestionar los trabajos realizados a clientes, pues
a día de hoy son mayoría las que emplean Excel o Word como herramientas para este tipo de tareas.
No intentar escoger soluciones que abarquen más opciones que las que necesitemos a medio plazo.
En la actualidad, la mayor parte de las aplicaciones de gestión empresarial suelen incluir de forma conjunta
los módulos de facturación y gestión de inventarios, permitiendo la integración semiautomática con los
programas de contabilidad (exportación de ficheros de datos desde la aplicación origen e importación de
los mismos en la aplicación destino).
Valorar en gran medida, tanto para este tipo de herramientas como para cualquier otro, la capacidad y
calidad del servicio de atención al cliente, principalmente cuando vamos a depositar en manos de su
software la gestión diaria de su empresa.
Como se verá en el siguiente capítulo, las aplicaciones que incluyen estos módulos, y muchos otros, suelen
denominarse ERP.
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Por otro lado, el módulo CRM también será comentado con mayor profundidad en módulos posteriores.
Aplicaciones Disponibles
A continuación, presentamos una relación de herramientas que pueden ser de gran utilidad para la pyme.
Está enfocado a empresas, profesionales y autónomos. Factusol controla la actividad comercial y
administrativa de la empresa.
Esta herramienta gestiona los procesos de compras y ventas y además permite realizar la facturación
electrónica, el control de existencia, el control de caja, cobros y pagos, envío de todos los documentos por
e-mail y la gestión de todos los informes en formatos PDF, Excel y Open Office
Otras características de FactuSol serían su posibilidad multiusuario, multiempresa, multiejercicio y
multialmacén, puede funcionar bajo una red local, genera bases de datos MS-Access, genera informes en
pdf y también realiza copias de seguridad desasistidas.
Herramienta gratuita. Instalación local.
Módulos:
Facturación.
CRM
Trazabilidad.
Gestión de inventarios.
URL: http://www.sdelsol.com/es/factusol-especificaciones.php
Es un programa para la gestión de auto venta y preventa en movilidad
Para su funcionamiento necesita estar sincronizado con FactuSol.
Las características de N!Preventa son las siguientes: presupuestos, pedidos de clientes, albaranes,
facturas, control de la trazabilidad, creación de clientes, conexión remota por FTP y modelos de impresión
ajustables.
Además, esta herramienta destaca por: poder realizar conexiones remotas para la sincronización de datos.
Instalación en la nube. Software como servicio (SaaS)
Módulos:
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Facturación.
Trazabilidad.
URL: http://www.sdelsol.com/npreventa/especificaciones.php
Está enfocado a empresas, profesionales y autónomos, que deseen elaborar su contabilidad oficial.
ContaSol genera libros y balances en formato Excel/ Open Office y permite exportación de información a
diferentes formatos (Excel, Open Office o pdf), así como la impresión de modelos oficiales.
Es multiusuario, multiempresa, multiejercicio y multidiario, puede funcionar bajo una red local, genera bases
de datos MS-Access, genera informes en pdf, graba informes en Excel/ Open Office y también realiza
copias de seguridad desasistidas.
Herramienta gratuita. Instalación local.
Módulos:
Contabilidad.
URL: http://www.sdelsol.com/es/contasol-especificaciones.php
Herramienta de recursos humanos que calcula y controla los aspectos relacionados con las nóminas de los
trabajadores de una empresa.
Este programa incluye todos los apartados necesarios para llevar con cierto rigor las nóminas de una
empresa, como son cotizaciones, liquidaciones, bonificaciones y formaciones, convenios laborales y control
de bajas y ausencias. Incluye exportación a formato pdf.
Además NominaSol se caracteriza por incorporar el sistema RED (Cotizaciones, Afiliación, incapacidades
temporales), actualizar de manera automática las tablas salariales, permitir el cálculo en % de la cuota de
IRPF y generar informes de costes de empresas.
Otras características que incluye NominaSol son la impresión de modelos oficiales de informes y avisos a
empleados por sms.
Herramienta gratuita. Instalación local.
Módulos:
Nóminas.
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URL: http://www.sdelsol.com/es/nominasol.php
El progama Facturacion Idesfot, por una pequeña cuota única, que puede ampliarse a medida que
tengamos mayores necesidades.
Incluye funcionalidades como gestión de inventario, etiquetas, vencimientos, cobros y pagos o facturación.
Instalación local.
Módulos:
Facturación.
URL: https://www.idesoft.es/caracteristicas-facturacion/
El progama myGestión representa una de las principales opciones de pago por uso.
Una de sus principales características es la posibilidad de integración con ecommerce como Prestashop o
Magento.
Incluye funcionalidades compras y ventas, facturación electrónica, gestión de almacén, trazabilidad y lotes,
TPV o cuadro de mandos. Integrable con aplicaciones de contabilidad como ContaPlus o ContaSOL.
Pago mediante cuota mensual, según funcionalidades. Instalación en la nube.
Módulos:
Facturación.
Gestión de Inventarios
Trazabilidad
URL: http://www.mygestion.com/mygestion/erp-software-gestion.jsp
El progama Contasimple dispone de una versión gratuita, que puede ampliar sus funcionalidades a medida
que la organización lo requiera.
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Una de sus principales características es que incluye funcionalidades de CRM.
Incluye funcionalidades compras y ventas, facturacion, cobros y pagos, CRM o Contabilidad.
Pago mediante cuota mensual, según funcionalidades. Instalación en la nube.
Módulos:
Facturación.
Contabilidad
CRM
URL: http://www.contasimple.com/planes-herramienta-web-facturacion-contabilidad.aspx
Debitoor pretende simplificar los procesos de facturación y contabilidad.
Una de sus principales características es la facilidad en la conciliación de los cobros y pagos mediante la
importación de extractos bancarios.
Incluye funcionalidades compras y ventas, facturación, contabilidad, gestión bancaria o apps móvil.
Pago mediante cuota mensual, según funcionalidades, que parten de los 4€ mensuales. Instalación en la
nube.
Módulos:
Facturación.
Contabilidad
URL: https://debitoor.es/lista-de-funciones
Anfix es otra de las herramientas actuales con más tirón. La opción modular, según necesidades, lo
convierte en una de las mejores opciones en la modalidad de pago por uso, incluyendo una versión gratuita.
Incluye funcionalidades facturación, cobros y pagos, gestión de proyectos, control de stock, contabilidad o
generación de remesas.
Pago mediante cuota mensual, según funcionalidades, que parten desde una versión gratuita. Instalación
en la nube.
Módulos:
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Facturación.
Contabilidad
URL: https://anfix.com/caracteristicas/
Recomendación de uso
El objeto de estas recomendaciones no puede abarcar el estudio de todas ellas, sino de las más
significativas en la actualidad, a sabiendas de que existen innumerables opciones
La gama de productos compuestos por FACTUSOL, CONTASOL y NOMINASOL sería una buena solución
para la pyme que desee implantar, a nivel general, unas aplicaciones para su gestión diaria. Sin embargo,
pueden existir alternativas más adaptadas a la funcionalidad concreta de cualquier empresa, principalmente
si se buscan opciones sectoriales que abarquen con mayor detalle las necesidades específicas del mismo.
Entre estas tres herramientas, se da soporte a los siguientes módulos:
Facturación.
Contabilidad.
Gestión de inventarios.
CRM gestión de mercados.
Trazabilidad.
Nóminas.
Se puede decir pues que el software DELSOL cumple con 6 de los 7 módulos básicos descritos.
Por otro lado, como un buen recurso para la obtención de contenidos de software libre, y para usuarios de
diferentes niveles, hemos de destacar la Oficina de Software Libre de la Universidad de La Laguna. En ella
podemos encontrar un catálogo (https://osl.ull.es/) con aplicaciones de software libre de diferentes tipos,
como aplicaciones multiplataforma, para Pymes, alternativas libres, etc. En lo referente a Pymes, podemos
revisar la URL http://openpyme.osl.ull.es/
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ERP
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video:
Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son
sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, eliminando conexiones entre
sistemas de distintos proveedores
Este tipo de sistemas suele presentar una arquitectura modular, donde cada módulo gestiona las funciones
de un área empresarial diferente, como pueden ser: nóminas, finanzas, gestión de proyectos, CRM, sistema
de gestión geográfica, contabilidad, logística, stock, pedidos. Estas áreas de la empresa realizan funciones
diferentes, pero se interrelacionan entre sí compartiendo información.
Ejemplos de módulos de un ERP
Es importante resaltar que los sistemas ERP, son integrales, es decir, una agrupación de todos los módulos
que los componen, y que agrupan a su vez todos los procesos de gestión de la empresa.
Gracias a la adaptabilidad de este tipo de sistemas, una empresa puede configurar su ERP para que se
adapte a sus procesos de negocio. La personalización de este tipo de sistemas, junto con su modularidad
y capacidad de integración de procesos, permite una gestión completa de las operaciones empresariales.
Entre los módulos más comunes que se pueden implantar en un ERP se pueden destacar:
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Recursos Humanos
Ventas
Compras
Producción
Gestión de Almacenes
Servicio Técnico
Calidad
Logística
Inventario
Contabilidad
Finanzas
Gestión de Proyectos
CRM
Business Intelligence
Módulos ERP SAP R/3
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Características Básicas
Integración.
El objetivo de un sistema ERP es integrar todos los procesos de la empresa, entendiéndola como
una serie de áreas que se relacionan entre sí. Este enfoque permite una mayor eficiencia,
reducción de tiempo y costes.
Una base de datos centralizada es la que suele facilitar el flujo de información entre los diferentes
módulos. Es importante destacar que en un sistema ERP los datos se introducen una sola vez
para su utilización en el sistema. Estos deben ser consistentes, completos y comunes. De esta
forma se evita la duplicidad de información.
Modularidad
Cada área funcional de la empresa se corresponde con un módulo del sistema de gestión. Estos
módulos, aunque independientes, comparten información entre sí mediante una base de datos
centralizada, lo que facilita la personalización y adaptabilidad, por un lado, y por otro la facilidad
de integración.
Es habitual que cada módulo utilice un software específico para su funcionalidad.
Adaptabilidad
Gracias a la modularidad y capacidad de integración de las funcionalidades un sistema ERP es
fácilmente adaptable a las necesidades de cada empresa, permitiendo una total configuración.
Aunque existe esta posibilidad de adaptación, muchas veces para abaratar costes la empresa
utiliza una solución más genérica, en vez de personalizar un desarrollo, lo que le obliga a modificar
algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.
Evaluación ERP para pequeñas empresas
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Los pasos para realizar esta fase incluyen:
También es necesario tener en cuenta algunas pautas que no deben descuidarse es esta fase:
La base de cualquier decisión de adquisición de un sistema de software son los criterios utilizados
para definir las necesidades de la empresa, dependiendo de sus características específicas.
Una pequeña empresa en búsqueda de una solución de software puede crear su propia jerarquía
de criterios. Ello se puede realizar internamente o con la asistencia de consultores para la
selección de software. Dependiendo de sus necesidades, las peticiones de información (RFI)
pueden tener centenares o miles de criterios. La empresa quiere que su RFI sea exhaustivo para
que pueda satisfacer todas sus necesidades. Siempre puede decidir que algunas funcionalidades
del ERP se marcan como "sin importancia" en pasos más avanzados del proceso.
Empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse en la medida en que
se necesite, es probablemente la mejor opción para las empresas pequeñas. Una lista de las
principales actividades es la estructura sobre la cual construir la jerarquía detallada de criterios
funcionales para ERP.
No se debe entrar en detalles que no se necesitan, especialmente si la empresa es pequeña.
Tener una lista de criterios que no se necesitan puede ser tan malo como no tener lista, ya que
los proveedores de software estarán licitando un proyecto por cosas que no necesita y a un costo
elevado. Y recuerde priorizar (necesario versus importante versus sin importancia, etc.).
Recopilar y priorizar los requisitos
Transformar los requisitos en un modelo de decisión
Publicar su petición de información (Request For Information)
Recolectar las respuestas de los proveedores al RFI
Realizar cualificaciones preliminares para crear una lista de proveedores de ERP
Validar y analizar las respuestas al RFI
Crear una lista jerarquizada de proveedores de sistemas ERP
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Asegurarse que la empresa evaluar cuidadosamente las respuestas a su RFI por parte de los
proveedores.
Utilizar sistemas de soporte para las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), cuando se trate
de evaluar complejos sistemas ERP.
Aprovechar otros recursos de información. Existen miles de artículos, entradas de blogs y
centenares de libros sobre la evaluación de ERP, lo cual dificulta el hallazgo de información
relevante para sus necesidades. La mayoría de la información disponible es confiable, pero es
posible que solo abarque un producto específico, o un segmento del mercado, o tipo de producto.
Las empresas de investigación y análisis como Gartner, Forrester, AMR, y TEC publican informes
describiendo productos ERP, tendencias del mercado, etc. que pueden sernos de utilidad.
Evitar la "parálisis" en el análisis. De acuerdo con la teoría de decisión, la paradoja de
posibilidades establece que, a mayor cantidad de opciones, más grande la posibilidad de tomar
una decisión pobre o no tomar decisión alguna. Recopilar información y comparar diferentes
productos y soluciones es esencial para elegir un sistema empresarial. Sin embargo, ha de
asegurarse que la empresa no termina ahogada en datos innecesarios que harán el proceso de
decisión más difícil aún.
El resultado de la fase de evaluación debe ser una lista de proveedores finalistas que mejor cumplen
con las necesidades de su empresa.
Implantación
Las soluciones ERP suelen ser complejas y difíciles de implantar puesto que necesitan un desarrollo
personalizado para cada empresa, de modo que puedan ajustarse completamente a sus operaciones. Las
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personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo
y dinero para modelar todos los procesos de negocio de la empresa.
Esta complejidad surge de una de sus características principales, la adaptabilidad, aunque como se
comentó anteriormente, es posible abaratar costes modificando procesos reales de funcionamiento para
adaptarlos a los propuestos por el sistema.
Hasta hace unos años, los ERP eran grandes sistemas de información que sólo se implantaban para
gestionar las operaciones de grandes corporaciones. Cada sistema era desarrollado específicamente para
los procesos de negocio de una compañía. Sin embargo, esta área se ha desarrollado muy rápidamente y
existe toda una industria dedicada al desarrollo e implantación de este tipo de sistemas, lo que provoca que
puedan reutilizarse muchos de los módulos dentro de una misma industria (hortofrutícolas, hospitales,
marketing, Administración pública, etc.). Actualmente existen sistemas ERP enfocados a la mediana
empresa y pymes, con metodologías de implantación más sencillas y generalistas. Ayudando a la
productividad de este tipo de compañías.
Otra de las posibilidades de reducción de costes es optar por la adquisición de un ERP adaptado al sector
en el que opera la empresa. De ese modo, las funcionalidades básicas que puede proveer el sistema
estarán pensadas para una operativa más cercana a la realidad de la empresa.
Una vez realizada la implantación de un sistema ERP en la empresa, es necesario un interfaz de acceso a
los datos, para que los empleados de la organización puedan utilizarlos y realizar las diferentes tareas de
gestión. El aprendizaje de la utilización del software de gestión, ha resultado siempre un escollo a superar,
por ello que últimamente se esté trabajando mucho en eliminar esta barrera. Una de las formas de hacer
más familiar el interfaz de acceso es aprovechar el gran crecimiento de uso de Internet. Cada día existen
más sistemas de gestión empresarial basados en web, accesibles con un simple navegador y que no
requieren instalación en el cliente, pudiendo mantener la lógica de forma centralizada.
Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
Una vez se opta por la adquisición de un ERP, durante todo el proceso es necesario efectuar las siguientes
tareas, incluyendo el proceso previo a la implantación:
Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
Definición del modelo de negocio.
Definición del modelo de gestión.
Definición de la estrategia de implantación.
Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
Análisis del cambio organizativo.
Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
Implantación del sistema.
Controles de calidad.
Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantación.
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Conclusión
Las empresas grandes que manipulan un gran volumen de datos, usuarios y complejidad de transacciones
escogen este tipo de soluciones, porque establecen que el aumento en el rendimiento de las actividades
corporativas y mejora en el servicio al cliente, calidad de la producción, provocan una mejora en la imagen
corporativa, manejo de la integración de procesos y calidad de los mismos.
¿Pero qué sucede con las Pymes? Si bien un ERP puede ofrecer muchas ventajas, también exige grandes
retos y costos antes de poder obtenerlos. Y esto se vuelve especialmente importante cuando hablamos de
la pequeña y mediana empresa donde los recursos económicos y humanos son mucho más limitados
comparados con las grandes empresas. Sin embargo, poco a poco la pequeña y mediana empresa está
empezando a "arriesgar" parte de sus escasos recursos para invertir en sistemas como los ERP porque les
permiten mantener una lucha más equilibrada e incluso crecer frente a este esquema de competencia.
Al menos en teoría, la compra de un sistema ERP no es realmente un gasto sino una inversión que se
pagará a sí misma al cabo de algunos meses y posteriormente permitirá generar utilidades.
Las ventajas de un sistema ERP son innegables, pero antes de iniciar un proyecto de tan amplios alcances,
es necesario hacer un buen estudio de todas las alternativas en el mercado.
Queda claro que, aunque son muchos y muy complejos los retos para la implementación de un sistema
ERP, los beneficios los superan y hacen que valga la pena sumarse a esta tendencia mundial si se quiere
ser competitivo.
Selección ERP
En el momento de elegir un sistema ERP para controlar los procesos de la gestión empresarial, surgen las
dudas relacionadas a las prestaciones que ofrecen los distintos softwares existentes para dicha tarea, y la
encrucijada de decidir la utilización de un software propietario o libre.
Cabe destacar que la diferencia más grande que existe entre los ERP de software propietario y los de
software libre residen en sus parámetros legales, ya que mientras que para utilizar un software propietario
se debe abonar ciertas licencias y adquirir por la vía legal la herramienta informática, en el caso del software
libre se evitan esas licencias para uso.
Sin embargo, además de ese coste de licencias, existe un coste por parametrización del sistema, para
adaptarlo a las necesidades de la empresa, costes de instalación, etc., que son independientes a las
licencias y que ha de ser asumido por la propia empresa. Con esto pretendemos clarificar que el no incluir
coste de licencias no significa que su implantación sea gratuita.
ERP Propietarios
SAP R/3
Microsoft Dinamycs NAV
Sage X3
SAP Bussines One
Oracle ERP Cloud
OneBizz
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ERP Open Source
Openbravo
odoo
ERPNext
Dolibarr
iDempiere
OpenPro
Apache OFBiz
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CRM
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video:
Una de las partes más importantes dentro de la gestión empresarial son las relaciones con el cliente. Existe
cierta ambigüedad al hablar de las aplicaciones que gestionan estas relaciones, ya que muchas veces se
las considera parte del sistema ERP y otras como una parte complementaria.
CRM (acrónimo inglés de Customer Relationship Management), se utiliza tanto para definir una estrategia
de negocios centrada en el cliente, como para englobar el conjunto de aplicaciones que sirven para
gestionar los datos relacionados con los clientes, las ventas y la actividad comercial de una empresa. El
objetivo de una buena estrategia CRM es doble:
Seleccionar, gestionar y fidelizar a los mejores clientes y
Atraer nuevos clientes potenciales.
De esta manera, la empresa conoce mejor a quién vende sus productos o servicios y puede mejorar su
imagen, hacer más efectivas sus acciones de marketing, aumentar las ventas, lanzar nuevos productos y
servicios con mayor eficacia, etc.
Hoy en día ya no es suficiente vender, nuestro canal debe aportar un valor añadido, debemos ser capaces
de satisfacer las necesidades de nuestros clientes en un mundo enteramente cambiante y dominado por
una amplia competencia. Claro está, no debemos olvidarnos de obtener el mayor beneficio posible con
cada cliente.
Es necesario saber a quién se vende, cuál es su potencial de compra y cuáles son sus necesidades reales.
Es una manera de plantar cara al aumento de la competencia y a las crisis coyunturales, factores que
obligan a muchas empresas a entrar en una carrera bajista de precios, en una rebaja que acaba por
condicionar negativamente el futuro de los negocios medianos y pequeños sin suficientes recursos para
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mantener una "guerra de precios" con empresas de mayor dimensión. Vender ha dejado de ser una acción
puntual para convertirse en un proceso complejo. Aquí está la clave para entender la importancia del CRM.
Representación de la potencialidad de un CRM
Un CRM le permite a la empresa identificar los productos y servicios que requieren sus clientes para poder
proveérselos, optimizar los canales de entrega, identificar a grupos de clientes para desarrollar estrategias,
obtener conocimientos acerca de las necesidades actuales de sus clientes, entender a los grupos
dominantes de clientes para establecer relaciones a largo plazo con ellos o aumentar las ventas de la
empresa junto con la satisfacción del cliente, entre otros.
El CRM no es una aplicación informática, sino una filosofía que debe impregnar todos y cada uno de los
ámbitos de la empresa y que consiste en centrar toda la actividad de la empresa en el conocimiento del
cliente y en la satisfacción de sus necesidades.
Dado que las empresas tienen muchos clientes diferentes y que debe gestionarse un volumen muy grande
de datos, las aplicaciones informáticas son una buena herramienta de trabajo, pero siempre debe tenerse
en cuenta que los resultados de los procesos de CRM no son inmediatos y se necesita constancia y
perseverancia en la gestión de la información y en la satisfacción de las necesidades que los productos y
servicios de la empresa aportan a los clientes.
Entre los módulos más comunes que se suelen incluir en una aplicación CRM encontramos:
Clientes y parametrización básica:
o Configuración de la empresa, para los procesos en los que se necesite.
o Gestión de maestros básicos, que se emplean para categorizar las diferentes entidades
que se incluyen en la aplicación, como puedan ser tipificación de clientes, tipificaciones
de comerciales, etc.
o Gestión de rutas.
o Gestión de comerciales, con la información de la persona, así como datos de comisiones,
visitas y rutas.
o Gestión de clientes, con la información necesaria para los procesos de seguimiento,
riesgos o contacto.
o Gestión de potenciales, con la información básica para establecer contactos y posibilidad
de ampliar la ficha inicial.
o Gestión de artículos, con la información básica para catalogarlos en la aplicación.
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Marketing y difusión
o Procesos de mailing, telemarketing, correo ordinario, etc.
o Planificación de campañas promocionales.
o Servicio postventa.
o Control de costes de campaña.
Actividades
o Tipificaciones de actividades.
o Planificación de actividades de seguimiento a clientes y clientes potenciales.
o Planificación de tareas y avisos para control de vencimientos en clientes.
o Control de oportunidades.
o Asignación de recursos a actividades.
o Control de ofertas a clientes.
Procesos de ventas
o Presupuestos y pedidos
o Ofertas
o Previsión de ventas
o Facturación
Automatización de procesos.
o Sistemas de autorespondedores.
o Flujos de respuesta automática.
Cuadros de mando
Informes y modelos
o Informes de resultados.
o Modelos de impresión de diferentes documentos, como modelos de correo ordinario o
mail, planificaciones, etc.
Arquitectura
Normalmente, existen tres partes en la arquitectura de una aplicación CRM, desde el punto de vista del
proceso y devolución de la información:
Los datos. Repositorio de datos, que almacena y maneja gran cantidad de información referente
a todos los aspectos del negocio, y que debe estar centralizada.
Las herramientas. Herramientas y procesos para la correcta explotación de los datos
almacenados, así como para la distribución e integración de los resultados.
La visualización. Aplicaciones que permiten extraer los resultados de los diferentes procesos
aplicados a los datos.
Existe otra definición de arquitectura que está bastante extendida:
Colaborativo: Asegura el contacto con el cliente y el proceso de comunicación (vía telefónica,
email, sms, en persona, etc.)
Operacional: Es la encargada de automatizar los procesos básicos de negocio (marketing, ventas,
servicios…). Esta parte suele ser el “front office” de la aplicación, ya que es la encargada de
interactuar con el cliente.
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Analítica: Da soporte al análisis de clientes e implementa la “inteligencia de negocio” (busines
intelligence).
Evaluación CRM para pequeñas empresas
Instalación local o en la nube
La primera cuestión a tener en cuenta al examinar el software CRM es el tipo de plataforma que
desee: software on-site o un producto de "nube".
El software tradicional corre y se instala localmente en su PC o en un servidor de su empresa. En
cambio, las plataformas de computación en la nube que están de moda en este momento, se
instalan y corren en un servidor de internet. Algo similar a un webmail.
El software instalado localmente tiene sus ventajas. Para empezar, no hay cuota de suscripción
mensual como en el caso de software como servicio (SaaS) es decir: Comprar una vez y es tuyo
para siempre. En teoría, no supondría ningún coste adicional hasta el momento en que se decida
actualizar la versión del sistema. Por otro lado, las instalaciones de software locales están siempre
accesibles, mientras que un servicio en la nube, sin conexión a internet no estaría operativo.
Por supuesto, también hay desventajas con el software instalado localmente. Para empezar, hay
un mayor compromiso inicial de capital para comprar el software en comparación con la cuota
mensual que implica trabajar con un proveedor de SaaS. Además, la empresa es responsable de
mantener el sistema (es decir, el propio software y el hardware) funcionando, y hacer copias de
seguridad de los datos para estar preparados para lo imprevisto. Para obtener las últimas
características de un producto, lo que se debe hacer es pagar por la actualización, y luego
instalarla. Por último, si bien algunas ofrecen la posibilidad de acceder desde fuera de la oficina,
no todas las aplicaciones instaladas localmente son compatibles con esta funcionalidad.
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Como era de esperar, las debilidades de una solución CRM local son los puntos fuertes de una
oferta basada en la nube. En primer lugar, una oferta nube entrega el conjunto completo de
características para los usuarios conectados a Internet sin importar dónde se encuentran. Esto
hace de las ofertas de nube una solución ideal para pequeñas empresas que tienen trabajadores
remotos, o empleados que están a menudo en la carretera.
Es más, los proveedores de SaaS están en constante actualización de sus plataformas y el
despliegue de nuevas características y mejoras de forma continua. Las actualizaciones del
proveedor del software se notifican y se ejecutan, mayoritariamente sin afectar a los clientes. De
ese modo, la próxima vez se accede se dispone de las nuevas características. El anfitrión SaaS
también es responsable de mantener los servidores que albergan el software y mantener los datos
seguros y respaldados.
En el lado negativo, la cuota mensual que se paga por un paquete de CRM basado en la nube
superará el coste de la instalación local. Y como se ha mencionado anteriormente, si el usuario o
usuaria no tiene una conexión a Internet, no podrá trabajar con el sistema.
Cuando las ofertas SaaS aparecieron por primera vez en la escena, algunos de los clientes
estaban preocupados por tener sus datos en "la nube" y accesible a los piratas informáticos. Pero
esos temores han caído ya en el olvido, una vez que se ha demostrado que mayoritariamente las
infraestructuras de seguridad son mucho mayores que las que una pyme pueda establecer.
Por lo tanto, la primera decisión a tomar es si se opta por un servicio en la nube, un CRM instalado
localmente o, la tercera opción, una aplicación instalada localmente pero que permita el acceso de
forma remota para cuando los usuarios o usuarios se encuentran fuera de la oficina.
Para uno o más usuarios
La segunda decisión a tomar consiste en valorar si se desea un sistema mono usuario o un sistema
multiusuario. Muchos programas de escritorio con las características de CRM están destinados a
ser utilizados por una persona. En este caso los datos no están en un repositorio compartido. Eso
puede estar bien para un propietario único o agentes de ventas individuales que buscan
mantenerse al día con prospectos, clientes, cuentas, etc.
Sin embargo, el valor real de una plataforma CRM radica en su capacidad para automatizar
procesos de negocio a través de varios miembros del equipo y para eso se necesita un sistema
multiusuario. Naturalmente, supone un mayor coste y una mayor complejidad en el proceso de
instalación, pero las empresas que necesitan CRM para coordinar los esfuerzos de los
vendedores, personal de servicio al cliente, gerentes, etc. cosecharán los unos beneficios muy
superiores.
No importa qué tipo de plataforma se elija, nube o local, uno o varios usuarios, pero tendrá que
asegurarse de que el proveedor de CRM ofrece soporte para los dispositivos móviles que utiliza
(o piensa utilizar). Por lo menos, se debería asegurar de que puede sincronizar el teléfono o una
tablet. Y lo ideal sería tener acceso a su repositorio de datos completos en tiempo real desde los
dispositivos móviles. Esto, hoy en día, no es un factor crítico, pues mayoritariamente se ofrece
esta opción, aunque se debe tener en cuenta posibles costes del mismo.
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Que características necesita en su CRM
Hay multitud de características que pueden estar incluidas en un paquete CRM, por lo que el truco
está en encontrar el que coincida con lo que la empresa necesita. Después de todo, lo ideal es no
pagar por funciones que nunca se van a utilizar. A continuación, se presentan algunas de las
características más importantes a tener en cuenta a la hora de evaluar alternativas:
1. Facilidad de uso. El objetivo de cualquier paquete de CRM es hacer las tareas diarias más
fáciles y en última instancia, hacer que los trabajadores sean más productivos. Eso no sucederá
si el software es demasiado complejo de utilizar, por lo que una intuitiva interfaz de usuario es
de suma importancia.
Cualquier buena plataforma de CRM tienen una gran cantidad de características, la clave está
en seleccionar el paquete que incluye las funcionalidades necesarias para su empresa de tal
manera que sus empleados encuentren lo que necesitan para su trabajo. Así que lo ideal es
buscar una interfaz de usuario que gracias a su simplicidad de uso sea fácil encontrar las
funcionalidades necesarias para el trabajo diario.
2. Tareas y Recordatorios. Un paquete de CRM debe incluir características tales como
recordatorios que se disparan en un intervalo de tiempo establecido después de una tarea, de
tal modo que los empleados puedan estar seguros de mantener el compromiso con un cliente
mantener un proyecto en movimiento.
3. Automatización de procesos de negocio. La diferencia entre un gestor de contactos simple
y un CRM es la capacidad de automatizar los procesos de varios pasos que involucran a varios
empleados.
Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede atender una primera llamada o correo electrónico
de un cliente potencial y la reasigna o envía a un vendedor, que luego se pone en contacto e
informa a un gerente de ventas sobre el potencial cliente. El vendedor se encarga del contacto
y negociación con el potencial cliente, incluyendo una propuesta que puede necesitar la
aprobación o la entrada de los demás. Y suponiendo que el potencial se convierte en un cliente,
la información de la cuenta puede necesitar ser entregada a un representante de servicio al
cliente, manteniendo el vendedor en el circuito para que pueda monitorear las necesidades de
ese cliente para futuras ventas. Todo lo anterior puede ser manejado con infinidad de correos
electrónicos, o puede controlarse a través de un sistema CRM, que coordine todas las
actividades y gestione el flujo de trabajo.
También es importante que el futuro CRM cuente con amplias variedades de plantillas de
correos, pedidos, etc., personalizables con los logos e información de la empresa.
4. Presentación de informes y análisis del negocio. Más allá de trabajar con el CRM, se debe
analizar si la empresa evoluciona satisfactoriamente. Por tanto, se recomienda buscar un
programa que ofrezca al nivel superior "cuadros de mando" sobre la evolución de la empresa,
tales como operaciones cerradas, en espera de ofertas y así sucesivamente poder visualizar el
estado rápidamente.
Del mismo modo, la empresa también necesitará una serie de informes para evaluar la
evolución del negocio como un todo y donde cada empleado está en relación a su cuota
asignada. Algunos paquetes de CRM también incluyen informes sobre oportunidad de progreso,
por lo que el administrador puede ver el estado de todas las ofertas y proyectos en proceso a
través de todos los empleados.
5. Integración. Si bien un sistema de CRM puede manejar una gran cantidad de tareas cotidianas,
es evidente que no puede ser el único software en la empresa. Por tanto, es posible buscar una
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plataforma que permita trabajar con software de otros proveedores. Un ejemplo sería la
integración con Outlook, como gestor de correo.
6. Extensibilidad. Ningún paquete CRM puede ser todo para todos los negocios. Investigar si la
plataforma ofrece complementos del proveedor de CRM, así como los desarrolladores de
terceros para extender su funcionalidad. Flujo de trabajo de negocios, plantillas y otras
características únicas del sector de la empresa, pueden estar disponibles, lo que le ahorraría
mucho tiempo a la hora de parametrizar el CRM.
7. Servicio técnico. Al igual que con cualquier compra de tecnología, se debe analizar que el
proveedor ofrezca servicio y apoyo para satisfacer las necesidades. Teléfono / chat / soporte
técnico de correo electrónico es una necesidad.
Más allá de eso, debería averiguar si el fabricante del CRM ofrece asistencia en la creación y
personalización de la plataforma, ya sea directamente o través de distribuidores autorizados,
analizando sus costos. Algunos paquetes incluyen cierto grado de configuración en el precio de
compra, pero si no, estos servicios pueden eclipsar rápidamente el precio del software en sí.
8. Seguridad. Por último, pero ciertamente no menos importante, se debe tener en cuenta la
seguridad que ofrece la plataforma. Al menos debería ser capaz de controlar que a los usuarios
se les pueden limitar los datos a consultar.
También es posible analizar si la plataforma ofrece encriptación para los datos almacenados,
aunque se ha de tener en cuenta que la mayor amenaza es no frente a los piratas informáticos,
sino frente a los propios empleados y empleadas dentro de la propia empresa, apropiándose
de manera indebida de los datos para su próximo trabajo. Por tanto, es necesario que se pueda
limitar el acceso de usuario a clientes, y prohibir, o al menos advertir, sobre la copia no
autorizada de la base de datos.
Conclusión
Seleccionar un CRM para una empresa no es una tarea simple, pero vale la pena invertir tiempo,
analizar distintas opciones y seleccionar aquella que más se adapte a las necesidades.
Implantación
En una buena cantidad de casos, la decisión de implantar una solución de CRM no viene dada por un plan
estratégico de la empresa, sino por la capacidad de persuasión que los grandes vendedores o
implantadores del software tienen sobre las personas responsables de tomar una decisión de esta
envergadura, inclusive, podría decirse que en algunos casos el efecto “moda” puede ejercer una influencia
importante. Por otra parte, en muchos casos en los que se ha partido de una idea preconcebida del objetivo
buscado, una mala gestión de las expectativas sobre los resultados que se alcanzarían, han dejado una
sensación de fracaso o de esfuerzo inútil, debido al reducido retorno de la inversión que han generado la
mayoría de estos proyectos.
La implantación exitosa de una solución CRM, debe imperiosamente venir acompañada de un cambio de
cultura organizacional, donde la actividad de la organización gire en torno a las necesidades del cliente. No
se producen productos y servicios para que el mercado los acoja. Se analiza que requiere un cliente o
grupo de clientes y en función de ello se planifica toda la operación de la empresa. Esto pasa por la
integración horizontal de todos los departamentos involucrados en la gestión del cliente.
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Las organizaciones no pueden seguir funcionando como conjuntos aislados, en los que cada área trata la
información de sus clientes a su criterio llegando a ocultar (intencionadamente o no) información
fundamental para la operación fluida de todo el conjunto. El cliente debe ser único para la empresa y debe
mostrar el mismo perfil, independientemente del ángulo con el que se le mire. De la misma manera, la
empresa debe mostrarse ante el cliente como una entidad unificada, evitando darle una sensación de que
trata con distintas organizaciones cuando se comunica o recibe comunicaciones de las diferentes áreas
que se interrelacionan con él. Más concretamente en el caso de la pyme, al tratar con diferentes personas
dentro de la misma empresa.
Para concluir, se puede afirmar que no todas las organizaciones tienen la misma necesidad de invertir en
una solución tecnológica de gestión de clientes y no todas serán capaces de sacar el mismo provecho. Está
claro, que mientras más amplio y variado es el universo de clientes de una empresa, su necesidad
de contar con un sistema de soporte para la gestión de los mismos será mayor y en muchos casos
imprescindible para poder competir. De la misma manera, la complejidad de los procesos asociados a
la atención de los clientes, es un factor determinante. En la medida en que el ciclo de
marketing/ventas/servicio al cliente incrementa su complejidad, es más perentorio el tener un sistema que
soporte estos procesos.
Recordar que CRM es una filosofía de gestión. El éxito de la implantación de una solución tecnológica para
esta filosofía viene dado en un pequeño porcentaje en la decisión acertada que se tenga al seleccionar la
herramienta y al implantador, pero la mayor parte del éxito o fracaso del proyecto vendrá dado por la
capacidad de ajustar la cultura organizacional a una visión centrada en el cliente y al soporte que
esta visión tenga de parte de la alta dirección.
Conclusión
La necesidad de implantar un software CRM debe venir previamente determinada por la decisión por parte
de la empresa de la apostar por un cambio en la filosofía de trabajo y relación con el cliente.
Como se ha comentado en el punto anterior, cuanto más amplia y variada sea la tipología de cliente,
mayores pueden ser los beneficios obtenidos.
Por tanto, el objetivo final consiste en crear, desarrollar y fortalecer las relaciones entre la empresa y los
clientes:
Ser capaces de obtener partido obteniendo información de las necesidades y hábitos de los
clientes, para definir la mejor forma de relacionarse con él.
Asegurar la continuidad de las relaciones comerciales, consiguiendo la venta de nuevos productos,
con el consiguiente aumento de valor del cliente.
Aumentar la satisfacción y conseguir mayor lealtad del cliente con la empresa.
Generar mecanismos fluidos de comunicación entre empresa y cliente.
Segmentar y diferenciar la clientela en base a necesidades y valores de interés.
A la hora de valorar su implantación en la pyme es determinante el primer comentario; debe ser la empresa
la que decida implantar una filosofía de trabajo basada en la relación con el cliente, ya que sino invertiríamos
en una herramienta tediosa y que aportaría nulos resultados. No todas las empresas están en disposición
de aplicar este tipo de herramientas.
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Selección CRM
A la hora de seleccionar un CRM, al igual que con un ERP, también se dispone de la posibilidad de usar
desarrollos basado en software libre o la adquisición de una aplicación licenciada. Además, existe la
posibilidad, como también se ha comentado con anterioridad, de emplearlo mediante el sistema SaaS
(software como servicio).
Cabe destacar que la diferencia más grande que existe entre las aplicaciones basadas en software
propietario y los de software libre residen en sus parámetros legales, ya que mientras que para utilizar un
software propietario se debe abonar ciertas licencias y adquirir por la vía legal la herramienta informática,
en el caso del software libre se evitan esas licencias para uso. En la opción SaaS, se abonará una cuota
mensual.
Del mismo modo que para la selección de un ERP, se ha de tener en cuenta a la hora de optar por una
aplicación CRM que además de ese coste de licencias, puede existir un coste por parametrización del
sistema, para adaptarlo a las necesidades de la empresa (también en la versión SaaS), costes de
instalación, etc., que son independientes a las licencias y que ha de ser asumido por la propia empresa.
Con esto pretendemos clarificar que el no incluir coste de licencias no significa que su implantación sea
gratuita.
CRM Propietarios o SaaS
Salesforce CRM
Microsoft Dynamics CRM
Oracle CRM On Demand
Infusion Soft
Oracle PeopleSoft CRM
Sage CRM
Base CRM
Levento CRM (Tiene versión gratis con limitaciones)
CRM Open Source
SugarCRM
Odoo CRM
Dolibarr CRM
SuiteCRM
Espo CRM
FreeCRM
vTigerCRM
ZohoCRM, etc.
Podéis ampliar contenidos revisando el siguiente artículo: http://blog.capterra.com/free-and-open-
source-crm/
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CMS
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video:
Un CMS (Content Management System) o sistema de gestión de contenidos es un software alojado en un
servidor Web que se apoya en una o varias bases de datos controladas a través de un interfaz en cliente,
que se utiliza principalmente para facilitar la creación, gestión, publicación y presentación de sitios Web, ya
sea un sitio Web en Internet o una intranet corporativa.
Es muy importante tener presente que todo contenido Web debe ser creado y gestionado de forma que no
suponga una barrera en cuanto a su acceso y empleo.
Los CMS cuentan con un conjunto de herramientas para definir la estructura, el formato de las páginas, el
aspecto visual, uso de patrones, así como un sistema modular que permite incluir funciones no previstas
inicialmente.
Por lo general, un CMS proporciona un editor de texto WYSIWYG (What You See Is What You Get),
mediante el cual el usuario puede visualizar el resultado final mientras escribe, similar a los convencionales
procesadores de texto, pero con un rango de formatos de texto limitado.
Una vez creados los documentos, se almacenan en una base de datos central, junto con los datos relativos
a los mismos (versiones creadas, autor, fecha de publicación y caducidad, etc.), datos y preferencias de
los usuarios, la estructura de la Web, etc.
La determinación de perfiles es imprescindible para facilitar el ciclo de trabajo, con un circuito de edición
que va desde el autor hasta el responsable final de la publicación. El CMS permite la comunicación entre
los miembros del grupo y hace un seguimiento del estado de cada paso del ciclo de trabajo.
Un CMS puede proporcionar compatibilidad con los diferentes navegadores disponibles en todas las
plataformas (Windows, Linux, Mac, Palm, etc.) y su capacidad de internacionalización le permite adaptarse
al idioma, sistema de medidas y cultura del usuario.
Características Básicas
Independencia de la información respecto al formato en que se presenta
Con el fin de obtener un sitio Web con un aspecto consistente, cuando se publica una página, se
aplica el patrón definido para todo el sitio o para la sección concreta donde está situada. Esta
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separación entre contenido y presentación permite que se pueda modificar el aspecto visual de un
sitio Web sin afectar a los documentos ya creados y, por tanto, los autores de contenido no tienen
que preocuparse por el diseño final de sus páginas.
Toda la información crítica del negocio, publicada en internet o intranet, se almacena en una base
de datos, sobre la cual se pueden aplicar las oportunas políticas de seguridad, back-up, etc.
Estructuración coherente de la información publicada
La información puede organizarse cómodamente en diferentes categorías según su uso y finalidad:
noticias o novedades, artículos o contenido de fondo, secciones principales y secundarias, galerías
de imágenes, publicidad propia o de terceros, preguntas más frecuentes, foros de discusión,
encuestas, enlaces a otras webs de interés, etc. Cada grupo tendrá su propio tratamiento y
capacidades de edición independientes.
Flujo de edición, aprobación y publicación
Es posible establecer distintos roles y permisos para que distintas personas de la empresa puedan
contribuir ordenadamente a la actualización de la información de la web. Por ejemplo, una persona
de cada departamento de la organización tiene como misión incluir su propio listado de precios en
el sistema, el director financiero puede aprobar o no estos precios cada mañana o cada semana,
según sea necesario, y el responsable final de la web publica ésta y otras informaciones ya
actualizadas cada viernes.
Evaluación CMS para pequeñas empresas
Existe un elevado número de CMS disponibles. Son diferentes por las técnicas utilizadas, sus enfoques,
sus coberturas funcionales, sus objetivos, etc.
En la actualidad, para un proyecto de un sitio web, la utilización de un CMS se impone obviamente ante un
desarrollo específico ya que aporta funcionalidades avanzadas, una buena fiabilidad, actualizaciones y
correcciones de errores sin esfuerzo y evolución continua. La cuestión consiste más bien en encontrar el
CMS que se corresponde a lo que necesita la empresa en términos de carácter evolutivo, integración con
el existente, si disponen de alguno, en sustitución del existente y que sea capaz de responder a las
necesidades en términos de funcionalidades.
La mayoría de los CMS ofrece varias características en base a una capacidad de extensión de las
funcionalidades mediante plugins y/o módulos (ecommerce, gallery, maps, LDAP…), una personalización
de la visualización gracias a los templates (modelos de página). Esta madurez técnica garantiza la
continuación, apertura técnica, facilidad de mantenimiento y control de los costes.
Los gestores de contenido se pueden segmentar según diferentes criterios:
Según el lenguaje de programación empleado:
o Active Server Pages
o Java
o PHP
o ASP.NET
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o Ruby On Rails
o Python
Según la propiedad del código:
o Open Source (código abierto); permite que se desarrolle sobre el código.
o Código propietario; sólo su desarrollador puede desarrollar la aplicación.
Según el tipo de uso o funcionalidades:
o Plataformas generales
o Sistemas específicos
o Blogs; pensados para páginas personales
o Foros; pensados para compartir opiniones
o Wikis; pensados para el desarrollo colaborativo
o e-learning; plataforma para contenidos de enseñanza on-line
o e-commerce; plataforma de gestión de usuarios, catálogo, compras y pagos
o Publicaciones digitales
o Difusión de contenido multimedia
La elección de un CMS es una cuestión de equilibrio y compromiso entre:
las necesidades funcionales
las dificultades técnicas, alojamiento
la continuación y la integridad de los datos
el control de los costes
la independencia tecnológica
el mantenimiento y soporte
la personalización, el carácter evolutivo y la escalabilidad
el despliegue de la aplicación y la formación
Es necesario expresar claramente la necesidad y calcular las dimensiones de la solución. En aplicaciones
empresariales se puede disponer de tres categorías de herramientas a desarrollar:
Utilidades básicas necesarias para crear el sitio web de la empresa, un blog, un sitio dedicado a
los eventos que organiza la empresa, etc. Su aplicación es simple y rápida, no requiere excesivo
conocimiento técnico.
Herramientas que permiten extender los tipos de contenido. Se podrán así crear páginas
institucionales, un catálogo de productos, un dossier de prensa etc.
Por último, las herramientas que proponen un framework constituyen la elección ideal para una
infraestructura de red. Estas soluciones son complejas, más aventuradas y más costosas de
aplicar.
Entre los CMS, también se habla de ECM (Enterprise Content Management) o CMS profesional, que se
asocia la innovación del mundo Open Source con la estabilidad de una plataforma profesional.
Los CMS modelo ECM son más complejos y es necesario conceder una importancia particular a la
formación para guardar su independencia y su autonomía. La curva de aprendizaje es generalmente de 3
a 6 meses. Los prestadores de servicios son menos numerosos que para los otros CMS más utilizados y
más simples. Es importante comprobar las competencias de los prestadores de servicios y probar las
comunidades de estas herramientas. Una buena documentación en castellano para los
usuarios/desarrolladores y una comunidad hispana amplia son buenos activos.
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Implantación
Analizar los objetivos que se pretenden es algo imprescindibles si se desea establecer una estrategia
común para la implantación de un CMS, como en cualquier proyecto TIC.
Una vez analizada la realidad práctica y el contexto de la empresa, así como su nivel de conocimiento
digital, se han de comenzar las labores de desarrollo propiamente dichas. En caso de contar con una
empresa externa que se encargue del proceso de implantación, se asignará un interlocutor dentro en la
empresa, con el que llevarán a cabo las tareas de planificarán para el análisis y la posterior elaboración de
los contenidos por parte de la empresa.
Posteriormente se elaborarán las herramientas que irán dando paso a la activación de los servicios incluidos
en los requerimientos. Los plazos de desarrollo estarán ligados a la complejidad y cantidad de los trabajos
a realizar, pero se estima que, para una pyme, estos plazos no deberían superar los tres. Estos plazos
pueden ser muy superiores en función de las necesidades planteadas, pero como se ha comentado, dichas
necesidades para la pyme pueden abarcar ese periodo de tiempo.
En los momentos finales del proceso de implantación se realizará el proceso de formación, momento en el
que es preciso que todos los contenidos (textos, fotos, videos, documentos etc.) a incluir en la plataforma
inicialmente estén disponibles y en formato digital.
En cualquier caso, la publicación de contenidos debe ser paulatina, aunque en el momento de dar difusión
a la plataforma es recomendable tener cuanto más contenido, mejor.
Una vez finalizadas todas las tareas de desarrollo, cuando se encuentren activos todos los servicios, se
deberá comenzar un seguimiento para determinar el correcto funcionamiento y uso de la plataforma. Se
organizarán reuniones con los interlocutores asignados para comprobar éstos puntos y analizar posibles
actuaciones futuras y un mantenimiento correctivo de las posibles incidencias.
Conclusión
La selección de un CMS en toda empresa suele ser una tarea compleja. Por ello es fundamental que el
nuevo sistema se adapte a sus necesidades actuales y proyectadas.
La actividad más importante es identificar sus objetivos y requisitos empresariales. Este proceso debe
involucrar a todos los grupos de interés de la empresa.
Sólo una vez que haya una lista completa de requisitos, se estará en disposición de comparar los productos
de los vendedores.
Pasar tiempo en estas fases iniciales de implantación reduce los riesgos de negocio inherentes a la
adquisición de un CMS. El proyecto también es probable que tenga más éxito (que hará lo que necesitan
los usuarios), y los esfuerzos de desarrollo se reducen (los objetivos son claros).
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Selección CMS
Existen numerosos CMS. Algunos, desarrollos informáticos propietarios, son abonados con un sistema de
licencia. Existe también CMS gratuitos bajo licencia Open Source. Un CMS no debe inevitablemente ser
costoso para ser eficaz.
Los CMS Open Source, programas informáticos libres, pueden ser descargados de manera gratuita.
Podemos estudiar el código, modificarlo a nuestra conveniencia e incluso redistribuirlo. Algunos CMS
ofrecen también soporte, que es abonado, solamente cuando se utiliza. El coste total sigue siendo mucho
más bajo siempre que el de un software propietario.
CMS Open Source
WordPress
Prestashop
Drupal
Joomla
Moodle
Alfresco
eZ Publish
TYPO3
Podéis ampliar contenidos revisando el siguiente enlace, aunque no está muy actualizado:
http://www.cmsmatrix.org/
Para este tipo de software no se recomienda la búsqueda a nivel local de soluciones alternativas, pues las
presentadas ofrecen multitud de módulos y son de difusión masiva, a todos los niveles.
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CMI
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video.
Actualmente, quien más, quien menos, ha oído hablar de “metas, objetivos, estrategias, misión, visión,
valores, indicadores, planes de negocio, planes estratégicos, procesos...”, y un innumerable número de
herramientas y metodologías al servicio de las empresas como soporte para la consecución de unos
resultados buscados.
El Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) constituye una de las herramientas más eficaces para
implementar y llevar a la práctica el plan estratégico de la empresa. También se le puede denominar
Business Intelligence, aunque existen tendencias de opinión que diferencian ambas herramientas entre
acceso por parte de la dirección de la compañía (CMI) o acceso departamental para un uso más habitual o
diario (BI).
Es una herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones. Recoge un conjunto coherente de
indicadores que proporciona la dirección de la empresa. Hoy por hoy el mercado demuestra que no basta
con gestionar únicamente con indicadores financieros, lo que conlleva un énfasis excesivo en la
consecución de resultados a corto plazo. Se hace necesario utilizar indicadores no financieros que
apoyados en la metodología del Balanced Scorecard ayuden a concentrar los esfuerzos en crear verdadero
valor a medio y largo plazo.
En consecuencia, el Cuadro de Mando se convierte en una herramienta de gestión que permite controlar,
mediante indicadores, el cumplimiento de la estrategia desarrollada por el equipo de dirección, a la vez que
permite tomar decisiones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos que figuran en el plan estratégico.
Tradicionalmente las organizaciones no se suelen enfrentar a grandes dificultades para definir su estrategia,
sino para su implementación.
Ojo, para poder implantar un cuadro de mandos, es imprescindible disponer de sistemas que almacenen
suficiente información que debemos poder extraer y analizar. Un CMI depende, por tanto, de la existencia
de otros sistemas de datos ya implantados previamente en la organización.
Todas las grandes corporaciones disponen o deberían disponer de un CMI implantado a todos los niveles,
o bien se encuentran en proceso de implantación.
Características Básicas
Un cuadro de mando, consiste en:
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Agrupar objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas bajo cuatro perspectivas, según el método
Kaplan & Norton: financiera, clientes, procesos internos e innovación y aprendizaje: Estructura de
mapa estratégico.
Para cada una de estas perspectivas se define qué es lo que se quiere lograr y como se va a
medir.
A continuación, se definen las metas, que darán las claves que determinen los cambios en la
organización.
Y finalmente las iniciativas estratégicas, que son las acciones que provocarán los cambios
buscados.
Tiene la función primordial de traducir la visión y la estrategia de la organización, en un conjunto
de indicadores que informen de la consecución de los objetivos.
El cuadro de mando es una herramienta indispensable para alinear de forma coherente a las personas con
el plan estratégico, y de esta forma ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la empresa.
Evaluación CMI para pequeñas empresas
Previo a la evaluación de un CMI concreto, es necesario analizar de algunos de las claves que a
continuación se indican:
1. Análisis de la situación y obtención de información.
2. Análisis de la empresa y determinación de las funciones generales.
3. Estudio de las necesidades según prioridades y nivel informativo.
4. Señalización de las variables críticas en cada área funcional.
5. Establecimiento de una correspondencia eficaz y eficiente entre las variables críticas y las medidas
precisas para su control.
6. Configuración del cuadro de mando según las necesidades y la información obtenida.
En una primera etapa, la empresa debe conocer en qué situación se encuentra, valorar dicha situación y
reconocer la información con la que va a poder contar en cada momento o escenario, tanto la del entorno
como la que maneja habitualmente.
Esta etapa se encuentra muy ligada con la segunda, en la cual la empresa habrá de definir claramente las
funciones que la componen de manera que puedan ser estudiadas las necesidades según los niveles de
responsabilidad en cada caso y poder concluir cuáles son las prioridades informativas que se han de cubrir,
cometido que se llevará a cabo en la tercera de las etapas.
Por otro lado, en una cuarta etapa se han de señalizar las variables críticas necesarias para controlar cada
área funcional. Estas variables son ciertamente distintas en cada caso, ya sea por los valores culturales y
humanos que impregnan la filosofía de la empresa en cuestión, o ya sea por el tipo de área que se esté
analizando. Lo importante en todo caso, es determinar cuáles son las más importantes en cada caso para
que se pueda llevar a cabo un correcto control y un adecuado proceso de toma de decisiones.
Llegados a este punto se ha de tener en cuenta una serie de aspectos comunes en cuanto a la elaboración
de indicadores:
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Los cuadros de mando han de presentar sólo aquella información que resulte ser imprescindible,
de una forma sencilla y por supuesto, sinóptica y resumida.
El carácter de estructura piramidal entre los cuadros de mando, ha de tenerse presente en todo
momento, ya que esto permite la conciliación de dos puntos básicos:
o Que cada vez más se agreguen los indicadores hasta llegar a los más resumidos.
o Que a cada responsable se le asignen sólo aquellos indicadores relativos a su gestión y
a sus objetivos.
Se debe destacar lo verdaderamente relevante, ofreciendo un mayor énfasis en cuanto a las
informaciones más significativas.
No se puede olvidar la importancia que tienen tanto los gráficos, tablas y/o cuadros de datos, etc.,
ya que son verdaderos nexos de apoyo de toda la información que se resume en los Cuadros de
Mando.
La uniformidad en cuanto a la forma de elaborar estas herramientas es importante, ya que esto
permitirá una verdadera normalización de los informes con los que la empresa trabaja, así como
facilitar las tareas de contrastación de resultados entre los distintos departamentos o áreas.
De alguna manera, lo que se incorpore en esta herramienta, será aquello con lo que se podrá medir la
gestión realizada y, por este motivo, es muy importante establecer en cada caso qué es lo que hay que
controlar y cómo hacerlo. En general, el Cuadro de Mando debe tener cuatro partes bien diferenciadas:
Se deben de constatar de forma clara, cuáles son las variables o aspectos clave más importantes
a tener en cuenta para la correcta medición de la gestión en un área determinada o en un nivel de
responsabilidad concreto.
Que variables puedan ser cuantificadas de alguna manera a través de los indicadores precisos, y
en los períodos de tiempo que se consideren oportunos.
En alusión al control de dichos indicadores, será necesaria la comparación entre lo previsto y lo
realizado, extrayendo de algún modo las diferencias positivas o negativas que se han generado,
es decir, las desviaciones producidas.
Es fundamental que con imaginación y creatividad se consiga que el modelo de Cuadro de Mando
que se proponga en una organización ofrezca soluciones cuando así sea necesario.
Posteriormente, y en la penúltima de las etapas, se ha de encontrar una correspondencia lógica entre el
tipo de variable crítica determinada en cada caso, y la ratio, valor, medida, etc., que informe de su estado
cuando así se estime necesario. De ese modo podrá atribuirse un correcto control en caos. En base a las
relaciones de causa-efecto, se elabora un Mapa estratégico que permite ver ágilmente la evolución de los
indicadores y tomar acciones tendientes a modificarlos.
Una vez que se ha realizado todo el proceso de estudio de indicadores y periodos de control y medición,
bien internamente por parte de miembros de la empresa, o con ayuda externa, se estará en disposición de
elegir la herramienta en la que gestionar esa información.
En último lugar, se debe configurar el cuadro de mando en cada área funcional, y en cada nivel de
responsabilidad de manera que albergue siempre la información mínima, necesaria y suficiente para poder
extraer conclusiones y tomar decisiones acertadas.
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Implantación
Una vez que se ha decidido la adquisición de una aplicación CMI, y según lo que se ha comentado en el
proceso de evaluación, la empresa se encontraría en la parte más sencilla del proceso, desde que decidió
por adoptar este tipo de soluciones.
Para el análisis de las soluciones existente en el mercado se han tenido en cuenta el estudio previo de las
áreas e indicadores, procesos más sensibles en este tipo de implantaciones. Por tanto, quedaría trasladar
estos indicadores y sus periodos de control a la propia aplicación.
Conclusión
El enfoque del Cuadro de Mando Integral enriquece y fortalece el control de la empresa, fomenta una visión
integral.
La importancia de definir y empezar a utilizar los indicadores se hace cada día más patente con la coyuntura
económica actual. Es necesario establecer unos resultados y, asociados a ellos, los indicadores
correspondientes, que permitan la realización del proceso de medición.
La implantación de un CMI proporciona resultados palpables en muy corto tiempo y con un recorrido a
medio y largo plazo.
No todas las empresas están en disposición de disponer de un CMI, ya que el análisis y visión estratégica
no se definen de forma sistemática, lo que hace imposible la medición y toma de decisiones antes posibles
desviaciones.
Por último, volver a destacar la necesidad de disponer de sistemas de información que permitan la
captación de datos para poder establecer las mediciones oportunas.
Selección CMI
Como en las anteriores aplicaciones, existen numerosas soluciones CMI, en la modalidad de software
propietario, software como servicio o soluciones open source. A continuación, se presentan varias
alternativas.
Destacar también la necesidad de análisis para sectores concretos ya que se puede partir de una base más
adaptada a la realidad del ámbito corporativo.
CMI propietario o SaaS
SAP BI
Oracle BI
IBM Cognos
Power BI
QlikView
MicroStrategy
CP-BSC
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Google Analytics (Analítica WEB)
CMI Open Source
Jaspersoft
Pentaho BI
Stratebi
BIRT
Es posible también emplear herramientas como Microsoft Excel para la construcción de herramientas
de cuadros de mando. Veremos un ejemplo.
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EMAIL MARKETING
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video.
En la actualidad, el empleo de campañas de email marketing se ha convertido en una de las necesidades
para cualquier negocio. Su utilización supone una de las opciones más efectivas a la hora de conseguir
conversiones o satisfacer objetivos captación de tráfico hacia nuestro negocio o sitio web. Según, por
ejemplo, un estudio llevado a cabo por CleverBridge, la ratio de conversión de email marketing (~4%)
cuadruplica la de las redes sociales (~0,7%) y casi duplica las obtenidas a través de presencia orgánica en
internet (~2.5%). Estos datos deben tomarse con mucha prudencia pues los sectores de actividad
determinan en gran medida estos valores.
Expertas como Laura Ribas incluso recomiendan no invertir en social media hasta no dominar los procesos
de email marketing.
No vamos a centrar aquí el análisis detallado del beneficio o de sistemas de captación de email para llevar
a cabo campañas de email marketing, sino en el uso posterior que podamos realizar de esas direcciones
previamente captadas. Sí que diremos que estas estrategias permiten:
Aumentar adquisición de clientes
Reducir las barreras a superar hasta conseguir que un cliente
Conseguir una mayor fidelidad del cliente, obteniendo un mayor retorno económico
Recomendamos la visualización del siguiente video de Laura Ribas:
https://www.youtube.com/watch?v=93QXqaux19Y
Aunque puedan parecer herramientas prescindibles, hoy no lo son si queremos tener un control de lo que
sucede con nuestras comunicaciones. Podemos enviar multitud de emails a clientes y suscriptores, pero
no podremos obtener ninguna retroalimentación de que ha sucedido con ellos a través de una simple cuenta
de correo. Además, podemos encontrarnos diferentes problemas por el uso masivo de una dirección de
email, como puedan ser la inclusión en una lista negra, de modo que más pronto que tarde todos nuestros
mensajes llegaran a bandejas de spam (no podemos enviar 1000 mensajes con una cuenta Gmail o dominio
propio). También podría pasar que nuestra IP o dominio sea incluido en una lista negra de spam, con lo
que no solo penalizaríamos la cuenta de envío sino toda comunicación desde nuestro servidor de correo.
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Imprescindible resulta el pararnos a pensar en el cumplimiento de las normativas que regulan este tipo de
comunicaciones. Esto no quiere decir que no hayan debido tenerse en cuenta en puntos anteriores, pero
sí que en este tipo de servicios juegan un papel más determinante. Lo veremos en un punto posterior.
Este tipo de servicios suelen estar muy ligados a las herramientas CRM, que ya pueden incluir sistemas de
email marketing y gestión de automatización de procesos mediante respondedores.
Características Básicas de las comunicaciones
Los envíos realizados mediante campañas de email marketing deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Una clara llamada a la acción dentro del mensaje. Se trata de un factor fundamental para atraer
la atención de los clientes potenciales. Textos como “Comprar ahora”, “Suscríbete”, “Descargar”
“Revísalo aquí” o “Contacta con nosotros” suelen influir positivamente en este sentido, aportando
claridad al proceso.
Realizar un seguimiento de las métricas de los mensajes. Controlar los porcentajes de apertura o
CTR son claves para saber si tenemos un mensaje correctamente segmentado o que realmente
es interesante para el destinatario.
En relación al punto anterior, trataremos de segmentar los contenidos a enviar para captar la
mayor atención posible. Conocer al público objetivo es, por tanto, tarea imprescindible para lograr
campañas exitosas.
Imprescindible en la actualidad la adaptación a dispositivos móviles. No podemos permitirnos el
empleo de comunicaciones no responsiva.
Incluir el email marketing dentro de una estrategia más amplia, siendo este uno de los pilares.
Aunque queramos estar al margen de las campañas o tendencias globales del mercado, eso está
bien a nivel personal, pero es un lujo que a nivel corporativo no podemos permitirnos. Por tanto,
adaptemos la comunicación a esas campañas: día del padre, día de la madre, navidad, etc.
Fomentar la exclusividad de este canal, promoviendo descuentos o promociones exclusivas en él,
lo que fortalecerá la presencia de potenciales clientes en la misma.
El email marketing debe aportar un valor añadido a nuestros clientes. Sabemos que son ellos los que han
decidido ofrecernos sus datos para que podamos realizarles ofertas y propuestas, por lo que debemos de
intentar sacarle el mayor provecho.
Normativa a tener en cuenta
Las leyes a tener en cuenta a la hora de realizar campañas de email son dos:
Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, LOPD.
Partimos de la base de que la empresa ya tiene previamente registrados sus ficheros de datos
personales en la Agencia Española de Protección de Datos. Esto no es una cuestión opcional
sino obligatoria. Si un cliente nos aporta sus datos, debemos garantizar la protección de los
mismos, no permitiéndose el uso fraudulento o comercialización de los mismos con fines distintos
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a los que supusieron la entrega. Por tanto, si alguien no ha autorizado la recepción de un boletín
de noticias, no podremos enviarlo.
Más concretamente, si usamos una plataforma, estamos cediendo los datos de nuestros clientes
a terceros con el objetivo de obtener un servicio. Por tanto:
o Debemos tener mucho cuidado con el lugar en el que se van a ubicar los datos, ya que
empezaríamos a complicar el proceso si se encuentran fuera de la UE, pasando a
convertirse en una transferencia internacional de datos.
o Debemos tener cuidado con quien el encargado de tratamiento de los datos. La empresa
que gestiona las campañas debe quedar claramente identificada en el contrato como
“encargado de tratamiento”, figura que se encarga de proteger y velar por la seguridad
de los datos.
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, LSSI.
Se encarga de regular las comunicaciones electrónicas con nuestros clientes. No tiene nada que
ver con la LOPD.
Concretamente lo que esta ley nos indica es que no podemos gestionar el envío de emails sin
el permiso expreso del destinatario. Como excepción, queda contemplada que el cliente haya
mantenido una relación comercial anterior y que la comunicación haga referencia a los productos
o servicios contratados anteriormente o de similar índole.
Por supuesto, ante cualquier comunicación, ofrece al cliente la posibilidad de anular su inscripción a nuestra
lista de email.
Evaluación herramientas de email marketing para pequeñas empresas
La selección de una herramienta de este tipo no es tan crítica como algunas de las comentadas
anteriormente.
Si bien no podemos optar por una elección a la ligera de la misma, si debemos tener claro que
habitualmente estos sistemas suelen emplearse mediante pago por uso, de modo que puede resultar
sencillo dejar de emplear la herramienta.
Por otro lado, el potencial necesario para sacarle partido al email marketing reside en la obtención de
subscriptores.
Los factores que deberíamos tener en cuenta a la hora de optar por una herramienta de este tipo serían:
1. Coste de los envíos. Revisar opciones de coste por envío, junto con el número de suscriptores
incluidos en el sistema, ya que aquí es donde se va el mayor coste económico. Por ejemplo, 500
suscriptores con 5000 envíos mensuales.
2. Posibilidad de crecimiento en la herramienta. La escalabilidad en funciones debería valorarse, ya
que, aunque podemos cambiar, no es agradable tener que empezar nuevamente con otra
herramienta una vez hemos aprendido a manejar la actual.
3. Estadísticas que puede aportarnos: aperturas, clics, bajas, marcado como spam, etc. Esto será el
principal elemento que podrá proveernos de información sobre el resultado de las campañas,
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aparte del aumento de ventas que podemos revisar a través de Analytics. Un informe detallado y
sencillo de manejar es determinante.
4. Soporte idiomático y atención al usuario. Por fáciles que sean las herramientas, siempre pueden
surgir dudas que deberíamos poder resolver con la mayor agilidad.
5. Integración con otras herramientas. La disponibilidad de plugins o módulos con los que integrar
estas herramientas con wordpress o prestashop, por ejemplo, deben valorarse a la hora de facilitar
procesos de intercambio de datos.
6. Plantillas predefinidas, que nos permitirán agilizar la creación de los correos.
7. Cualquier funcionalidad adicional que podamos considerar necesaria o de interés.
Como en todos los procesos de decisión, seamos conscientes del punto en el que nos encontramos, de
nuestros tiempos de implantación y optemos por herramientas que puedan aportarnos soluciones y no
problemas por complejidad de uso, costes o cualquier otro.
Implantación
Como decíamos anteriormente, la base de la que partimos en este caso proviene de un listado de
direcciones de email, básicamente. Por tanto, asegurar la correcta obtención y almacenamiento es una
parte primordial de este proceso.
El proceso de puesta en marcha inicial es bastante más sencillo, ya que todas estas herramientas no
requieren de instalación, sino del registro y empleo de una plataforma online. Sin embargo, la definición de
procesos de automatización influye en gran medida en la complejidad de su puesta en marcha.
Conclusión
Revisar el ROI que pueda aportarnos cada herramienta. Aunque los costes puedan parecer similares, si lo
miramos con detalle o escalando las necesidades, las diferencias económicas pueden ser cuantiosas.
La disponibilidad de herramientas de automatización debería convertirse en un criterio determinante a la
hora de seleccionar una herramienta. El crecimiento de nuestra empresa requerirá de automatización de
respuestas para reducir costes asociados a determinadas tareas. Si a esto le unimos un crecimiento
continuado, la automatización es imprescindible.
Selección Email Marketing
Existen, como en todos los casos, numerosas aplicaciones que pueden proveernos este servicio.
Revisemos pues las que puedan cumplir rigurosamente los criterios legales y posteriormente será una
cuestión de ajustar necesidades y precios, en caso de optar por funcionalidades que lo requieran.
Algunas de las herramientas más comunes son las siguientes:
AWeber
GetResponse
MailRelay
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Mailify
MailChimp
MDirector
teenvio.com
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TRABAJO COLABORATIVO
Introducción
Previo a la revisión de la documentación, es recomendable revisar el siguiente video.
A medida que se produce el crecimiento de las organizaciones, se hace necesario trabajar de forma
organizada, estableciendo metas que solo pueden ser conseguidas mediante el trabajo conjunto. Por tanto,
se convierte en tarea imprescindible organizar ese trabajo.
Al igual que en el punto anterior, no vamos profundizar en las ventajas o necesidades del trabajo
colaborativo, sino que vamos a tener un enfoque orientado al empleo de herramientas que nos permitan
desarrollarlo de forma eficiente. A modo únicamente indicativo destacaremos las siguientes ventajas para
la organización:
Cooperación entre los miembros del equipo, lo que facilita el desarrollo de habilidades de trabajo
en equipo, logros, metas y distribución de recursos.
Responsabilidad sobre los trabajos asignados, aunque no son individuales sino compartidas, así
como apoyo en la solución de incidencias.
Fomentar un aumento de la comunicación, como elemento imprescindible para para optimizar el
desempeño de las tareas, así como la evaluación y análisis de conclusiones de cada tarea.
Todo esto redunda en un aumento de la capacidad de trabajo en equipo, fomentando el liderazgo
y el aumento de la confianza de los miembros de la organización.
Autogestión en lo referente al desempeño propio de las tareas. Se fijan objetivos que deben ser
cubiertos, evaluándose continuamente los pasos efectuados y las posibles mejoras futuras.
Parece evidente, por tanto, lo beneficioso de emplear una política orientada al trabajo en equipo y que se
ayude de herramientas tecnológicas para facilitar la comunicación y avance de las tareas.
Características de las herramientas colaborativas
Las características básicas que deben cumplir este tipo de herramientas serían las siguientes:
La inmensa mayoría son herramientas en la nube que no requieren de instalación.
Gestión de proyectos y tareas, tanto grupales como individuales.
Establecimiento de requisitos, fecha o miembros por tarea, así como tipificaciones de ellas
(errores, llamadas, evoluciones, etc.).
Sistema de notificaciones.
Sistema de debate.
Calendario.
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Conversación en tiempo real.
Actividad de los miembros del equipo de trabajo.
Compartir archivos.
Informes de actividad.
Buscadores ágiles para localizar información en grandes implantaciones.
Flujos de actividad.
Funcionalidades adicionales, como integración con redes sociales, servicios de almacenamiento
en la nube (DriveOneDrive, Google Drive, DropBox, etc.).
App para dispositivos móviles.
Evaluación herramientas colaborativas
Una de las principales cuestiones a tener en cuenta es el tipo de
1. Evaluar el tipo de uso que vamos a dar a esta herramienta. Deberemos emplear diferentes opciones
si pretendemos realizar trabajo sobre herramientas de software, colaboración a nivel de reparto de
tareas, telepresencia, compartición de archivos, etc.
2. Integración con terceras aplicaciones para facilitar tareas y aumentar la potencialidad.
3. Disposición de App para su uso en cualquier momento y cualquier lugar. Se trata de aplicaciones
de uso en tiempo real, por lo que el empleo de estas apps facilita en gran medida esa tarea. No
todas las herramientas poseen app o bien es compatible con todos los sistemas operativos.
4. Revisar el almacenamiento disponible con la opción contratada o seleccionada, de modo que
podamos dar soporte a todos nuestros proyectos.
5. Existencia de políticas para usuarios que determinen diferentes roles dentro de la aplicación.
6. Capacidad de personalización a la imagen de la empresa, principalmente si vamos a proporcionar
acceso a la misma a nuestros clientes para reportar cuestiones o incidencias. Por ejemplo, para
seguimiento de errores en aplicaciones informáticas (Mantis).
Implantación
La implantación de este tipo de herramientas suele ser costosa y bastante compleja, ya que requiere de la
actitud y compromiso de los miembros del equipo.
Revisar previamente las adaptadas a las necesidades específicas de nuestra organización.
Establecer un calendario y tareas claras para incorporar a los usuarios a su utilización, de modo que nadie
quede retrasado en el proceso de lanzamiento, lo que haría peligrar la continuidad del proyecto.
En pequeñas organizaciones es difícil romper ciertas barreras culturales que impiden la apertura de tareas
ante el miedo a perder nuestro puesto. Para limar este tipo de circunstancias, en ocasiones resulta más
interesante empezar a trabajar con herramientas sencillas que permiten cierto grado de colaboración
(calendario compartido de google, Dropbox o similares, etc.) en lugar de sistemas de trabajo colaborativo
complejos como puedan ser Basecamp, Trello o wrike.
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Conclusión
El empleo de herramientas colaborativas aporta un innegable número de ventajas, si bien puede
transformarse en un gran problema si no se involucra y forma al personal correctamente en su utilización.
Es imprescindible el tutelaje y fomento de su uso por parte de la dirección, dando ejemplo en el proceso de
puesta en marcha para incorporar al resto del equipo.
Selección software de trabajo colaborativo
Algunas de las herramientas más comunes son las siguientes:
Basecamp
Trello
Wrike
Hackpad
Flowdock
Mantis
Google Calendar
Google Apps
Zoho
Dropbox
Drive
OneDrive
Podéis revisar el siguiente enlace donde localizar información sobre algunas de las herramientas
comentadas y algunas otras: http://www.misapisportuscookies.com/2014/04/herramientas-
colaborativas-periodistas/
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APPS
Introducción
El Entorno actual en lo referente a capacidad técnica de los dispositivos que actualmente se comercializan
en el mercado, hasta en sus gamas más bajas, ha hecho posible disponer en nuestro bolsillo de una potente
herramienta de trabajo. A fin de cuentas, prácticamente todos (implantación de Smartphone superior al 70%
en España) llevamos hoy en día un pequeño ordenador con conexión a internar allá donde vayamos.
Esta revolución tecnológica ha provocado que hoy en día podamos disponer de casi cualquier funcionalidad
al alcance de la mano. Funcionalidades que instalamos habitualmente en nuestros teléfonos o tabletas casi
de forma instintiva, debido a lo habitual que se ha convertido dicho proceso.
Aplicaciones como gestores de correo, reproductores de música o video, podcast o mapas están presentes
en casi cualquier terminal. Además de esas, aplicaciones para realizar deporte, planificar viajes, acceso a
los bancos, comunicación en tiempo real o redes sociales tampoco faltan en la gran mayoría, sin olvidarnos,
por supuesto, de los juegos.
Es un programa que se instala en un dispositivo móvil -ya sea teléfono o tableta- y que se puede integrar a
las características del equipo, como su cámara o sistema de posicionamiento global (GPS). Además, se
puede actualizar para añadirle nuevas características con el paso del tiempo. sería erróneo decir que
podemos disponer de casi cualquier aplicación en nuestro terminal sin mayor esfuerzo.
Que son y para que sirven
Diríamos que una app es un programa que se instala en un dispositivo móvil, teléfono o tableta, de modo
que ofrece servicios que hacen uso de las diferentes características del equipo en el que lo empleemos. Es
obvio que el sistema de navegación no funcionaría si el terminal no dispone de sistema GPS (aunque
podamos también geolocalizarnos por triangulación de celdas telefónicas). Del mismo modo, una aplicación
de retoque fotográfico podría modificar fotos recibidas en el terminal, pero no retocar las que realicemos si
nos dispusiésemos de cámara. Sin embargo, estos ejemplos no se corresponden con la realidad actual, ya
que estas y otras muchas utilidades aparecen ya en casi cualquier dispositivo.
Las apps sirven para proveernos de funcionalidades que amplían las capacidades de los dispositivos.
Además, pueden proveernos de acceso a información sin necesidad de disponer de acceso a internet en
ese mismo momento, aunque vea limitada su funcionalidad. Podemos consultar nuestro correo, aunque no
podríamos recibir mensajes nuevos si no disponemos de conexión a internet.
En función de los servicios que ofrecen, podemos encontrar los siguientes tipos:
Gratuitas. La gran mayoría de las que se pueden encontrar en los repositorios. Ofrecen diferentes
servicios, con funcionalidad competa. Aplicaciones deportivas, como Endomondo.
No Gratuitas. Puede tratarse de apps que tienen un coste (apps de retoque fotográfico) o bien
versiones mejoradas o ampliadas de apps gratuitas (Endomondo), que ofrecen un valor añadido
para atraer el interés del consumidor.
Pago por uso. Aunque no es un tipo como tal, si debemos destacar app cuya instalación no tiene
ningún coste, pero que si ofrecen servicios por un coste adicional. Como ejemplo podríamos
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destacar los juegos del tipo Candy Crash, donde se paga por obtener elementos del mismo que
facilitan o mejoran las capacidades del jugador.
Por otro lado, indicar también que la plataforma sobre la que van a ser instaladas puede determinar el coste
de las apps. Por ejemplo, esto ha pasado con WhatsApp, que fue gratuita para IOS y de pago para Android.
Números en España
Según el informe de App Date, fecha en octubre de 2015, tenemos los siguientes datos significativos:
En España se descargan más de 3,8 millones de apps diariamente.
Existen más de 27 millones de usuarios.
El tiempo dedicado a las apps ronda las 3 horas diarias.
El 84% de las descargas son para sistema operativo Android, el 12% para IOS y el 3% para
Windows Phone.
Entre las apps más descargadas destacan WhatsApp, Facebook, Facebook Messenger, YouTube
o Instagram
Podéis revisar la infografía de App Date en la siguiente url:
http://www.theappdate.es/static/media/uploads/app%2Bdate%2B.compressed.pdf
Tipos de Apps
Desde el punto de vista técnico podemos hablar de varios tipos de apps:
Aplicaciones Nativas: son las desarrolladas con el software proporcionado por cada sistema
operativo, conocido como SDK. Suelen descargarse desde los repositorios de aplicaciones, como
son Google Play, App Store o Bazaar. Sus características principales serían:
o Mantiene la estética del sistema operativo.
o Posee una mayor integración con el dispositivo y sus utilidades.
o No requiere conexión a internet para su utilización, aunque vea reducidas sus
capacidades.
Aplicaciones WEB: desarrolladas principalmente sobre HTML junto con hojas de estilos CSS y
javascript, principalmente. Sus principales características son:
o Suelen ser más fáciles de integrar en diferentes sistemas operativos, ya que no hacen
uso del SDK propio de cada uno.
o No se instalan, sino que se utilizan a través del navegador del teléfono.
o No requiere de actualizaciones, ya que se actualiza en el servidor y se accede en cada
uso.
o Posee mayores restricciones en el uso de recursos del dispositivo.
Aplicaciones Hibridas: Se trata de una combinación de ambas. Su desarrollo es muy similar a las
appwebs, pero al final de su proceso se compilan para simular una app nativa. Sus principales
características son:
o Disponible en las tiendas de apps de cada sistema operativo.
o Mayor acceso a los recursos del terminal.
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o Diseño muy visual que no suele asociarse al del sistema operativo.
o Plataformas para este tipo de desarrollo serían Apache Cordova o Icenium, por ejemplo.
Wearable y SmartWatch
Esta ha sido y es la revolución de las apps. Ahora en nuestros teléfono y tabletas y próximamente en
nuestras muñecas, a través de los Smartwatch, conjuntados con cantidad de nuevos “extras” tecnológicos
con los que combinarlos: los wearables.
Wereable: aquellos de aparatos que incorporamos en nuestro cuerpo, interactúan con él y con
otros dispositivos para ofrecer determinadas funcionalidades adicionales que mejoran la
experiencia de usuario: gafas inteligentes, zapatillas con GPS, pulseras que monitorizan nuestra
salud, con pulsómetros, por ejemplo, etc. La cantidad y posibilidades son tan amplias como la
imaginación de sus creadores.
SmartWatch: se trataría de un tipo específico de wereable: los relojes inteligentes. Tienen una
característica particular, y es que puedan emplearse de forma autónoma al Smartphone o Tablet.
Conclusión
Este es el futuro que ya está en el presente. Debemos valorar la necesidad o capacidad de nuestra
organización para disponer de presencia a través de una app propia.
Especialmente interesante resultaría este tipo de opciones para aquellas empresas que estén desarrollando
activadas de comercio electrónico, por la facilidad que puede ofrecerse al cliente.
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PROTOTIPADO
Introducción
Si hemos optado por la realización de una aplicación a la medida de nuestras necesidades, lo primero que
tendremos que realizar será un prototipo. Debemos materializar nuestras ideas en pequeños pasos para
ponerla en marcha.
Un prototipo no es hacer un desarrollo o una aplicación. Un prototipo es un mockup (maqueta) de una
aplicación móvil, de una plantilla de una página web o un dibujo en un papel.
La realización de un buen prototipo nos permitirá disponer de unos requisitos ajustados a las necesidades
concretas que queremos cubrir. De ese modo, podremos realizar el proceso de captación de
desarrolladores basado en unas necesidades determinadas, lo que permitirá la obtención de una valoración
ajustada a las mismas.
Al igual que en puntos anteriores, haremos referencia a los beneficios de las TICs para realizar esta tarea,
sin entrar en los detalles más concretos del proceso de prototipado. Destacamos aquí sus ventajas
principales:
Permite que los errores sean rápidos y baratos.
Definir mejor los requerimientos de tu producto.
Entender el problema a nivel técnico.
Resolver conflictos internos y comunicación con el equipo.
Conseguir fondos e inversión, pues la idea es más tangible.
Que son y para que sirven
El prototipo es el primer paso para andar desde la idea teórica hasta el resultado práctico.
Los prototipos son una parte necesaria del proceso de diseño. El sentarnos a pensar y tratar de realizarlo
nos permite revisar de los conceptos básicos del proyecto desde un inicio, compartiendo esas necesidades
con el resto de actores involucrados en el proceso.
El objetivo de este trabajo de prototipado una maqueta interactiva de una app o de una web, por ejemplo,
que es capaz de detectar deficiencias en el flujo y la usabilidad del diseño antes de pasar a la fase de
implantación de la misma. Disponer de las funcionalidades necesarias para crear diseños altamente
interactivos sin tocar una sola línea de código.
Tipos de Prototipos
Vamos a enumerar los dos niveles con los que podemos trabajar al crear un prototipo:
Baja fidelidad: el objetivo es disponer de un elemento visual lo más parecido posible al resultado
final, pero sin tener que emplear las herramientas o materiales finales con los que se construirá.
Por ejemplo, un diseño en papel de las pantallas de una app.
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Alta fidelidad: el objetivo es disponer de un resultado lo más parecido posible al producto final, sin
ser el producto final. Para el desarrollo de este tipo de prototipos emplearemos las herramientas
que citaremos más adelante.
Características Básicas
Las características que podemos encontrar en aplicaciones de este tipo serían las siguientes:
Pueden empleare en la nube o instalarse en local.
Posibilidad de establecer flujos de trabajo
Control de versiones
Animaciones e integración de elementos “vivos”, como menús o desplegables.
Trabajo en equipo, mediante la incorporación de comentarios globales o particulares sobre
determinadas funcionalidades.
Capacidad de integración con otras herramientas, como Photoshop.
Disponer de buena documentación, ya que no todas estas herramientas son fáciles de manejar.
Diferentes planes de precio según necesidades, pero casi todas tienen un coste (NinjaMock es
gratis)
Conclusión
Realizar un buen prototipo, o, al menos, trabajar bien la idea, aunque el aspecto final del mismo no sea el
definitivo, nos va a suponer un ahorro de costes y esfuerzos en el momento del desarrollo, ya que las
necesidades y características van a estar mucho más detalladas. Hemos pensado que queremos en lugar
de lanzarnos a desarrollar o contratar a quien desarrolle el sistema sin un criterio claro.
Selección software de trabajo colaborativo
Algunas de las herramientas más comunes son las siguientes:
inVision
Origami
Pixate
Protoio
NinjaMock
Usar papel y lápiz
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ENLACES A CONTENIDO EXTERNO
ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA
Administracion Central: http://www.cert.fnmt.es/certificados/organismos-y-entidades/administracion-central)
Renovation del certificado digital: http://www.cert.fnmt.es/
Administracion Regional: http://www.gobex.es/web/
Administracion Local:http://www.cert.fnmt.es/certificados/organismos-y-entidades/administracion-local
Portal Administración Electrónica:http://administracionelectronica.gob.es/
ERP
ERP: http://www.youtube.com/watch?v=sU_nTJ22RuA
CRM
CRM: https://www.youtube.com/watch?v=r2dcu6IyGo4
CRM: https://www.youtube.com/watch?v=GJnUhgKiRFI
CMS
Gestor de contenidos: https://www.youtube.com/watch?v=xUMQ4D96Hq8&feature=related
Selección CMS: https://www.youtube.com/watch?v=PsTz2hjDEYs
Cmsmatrix: http://www.cmsmatrix.org/
CMI
Cuadro de Mando: https://www.youtube.com/watch?v=PsTz2hjDEYs
EMAIL MARKETING
EMAIL MARKETING: https://www.youtube.com/watch?v=93QXqaux19Y
TRABAJO COLABORATIVO
Trabajo Colaborativo: https://www.youtube.com/watch?v=ZDRAIBv1OHs
Otras herramientas colaborativas: http://www.misapisportuscookies.com/2014/04/herramientas-
colaborativas-periodistas/
APP
AppDate: http://www.theappdate.es/static/media/uploads/app%2Bdate%2B.compressed.pdf
