Identificacion y Evaluacion de Requisitos Legales y Otros en Seguridad, Salud Ocupacional y...

5/24/2018 Identificacion y Evaluacion de Requisitos Legales y Otros en Seguridad, Salud Oc...

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PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACINY EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y

OTROS EN SEGURIDAD, SALUDOCUPACIONAL Y AMBIENTE.

Versin 4!."4.#

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN Y EVALUACION DEREQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

AMBIENTE.

1. OBJETO

Establecer la metodologa para la Identificacin, acceso, cumplimiento, actualizacin permanente yla comunicacin de los requisitos Legales de SYSO y Ambientales aplicables a la Organizacin, ascomo otros requisitos suscritos oluntariamente por la Organizacin aplicables a sus actiidades,instalaciones, productos y sericios prestados!

"arantizar la ealuacin peridica del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otrandole suscritos por la Organizacin!

2. ALCANCE / POLTICAS

Este #rocedimiento aplica para todo el personal, actiidades y sericios prestados por Agencia deAduanas $erco S!A!, $erco %argo S!A!, Seritransa S!A!, Opermerc Andinos S!A!S! y $ercoLogistic "roup Internacional S!A!S!, y que est&n su'etos a requisitos legales y(o otros que adopte laOrganizacin!

2.1. La "erencia "eneral, )epresentantes de la *ireccin, "erentes y +efes Operatios y el +efeSSO$A, son los responsables de erificar el cumplimiento legal en cada uno de los centrosde traba'o, mediante las isitas e inspecciones!

2.2. El +efe SSO$A es responsable de la identificacin y comunicacin de los )equisitos Legalescon las actualizaciones y los campos de aplicacin!

2.3. Los requisitos legales y otros constituyen documentos eternos que deben controlarse ymantenerse preferiblemente en medio magn&tico para su reisin y consulta! Los documentoscorrespondientes a requisitos legales se controlan a tra&s de la matriz de requisitos legales!

2.4. F!"#! $%&% '% ()!"#(*(+%+(" )! &!-((# '!0%'! #&.

Las fuentes de informacin para actualizacin y consulta de requisitos legales son lossiguientes-





Versin 4!."4.#

.O/I.E/ Informacin +urdica 0Suscrito1- 2ttp-((333!notinet!com!co(

$inisterio para la #roteccin Social- 333!minproteccionsocial!go!co

$inisterio de Ambiente, 4iienda y *esarrollo /erritorial- 333!minambiente!go!co $inisterio de /ransporte- 2ttps-((333!mintransporte!go!co(

$inisterio de $inas y Energa- 333!minminas!go!co

I%O./E%- 2ttp-((333!icontec!org!co(

%onse'o %olombiano de Seguridad- 2ttp-((333!conse'ocolombianodeseguridad!org!co(

*iario Oficial 0Imprenta .acional1-2ttp-((333!imprenta!go!co(portal(page(portal(I$#)E./A(#roductos(*iario5Oficial

Sistemas de informacin de la Administradora de )iesgos Laborales 0A)L1! /&rminos de referencia, aneos, pliegos de condiciones y contratos celebrados, manuales

para contratistas de las empresas contratantes y dem6s documentos aportados por los

clientes! Adicionalmente, de utilizar Internet para conocer la legislacin que aplica, se obtiene

informacin de los requisitos legales y otros requisitos o compromisos aplicables a tra&sde las %orporaciones Autnomas )egionales y Secretaras de Salud *epartamentales y$unicipales!

3. DEFINICIONES

)E78ISI/O LE"AL- Son los requisitos especificados en las leyes igentes que le son deaplicacin a cada organizacin concreta! Los 2ay de car6cter general para todas lasorganizaciones y los 2ay m6s especficos- en funcin del sector al que pertenece cadaorganizacin, del territorio en el que se asienta, del n9mero de traba'adores, etc! Son de

obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan!

)E78ISI/O %O./)A%/8AL- Aquellos requisitos acordados con los clientes, paracumplimiento particular de compromisos t&cnicos, administratios, de Salud, Seguridad y#roteccin del $edio Ambiente!

O/)OS )E78ISI/OS- Aquellos requisitos normatios que sur'an de sectores en donde serealicen contratos! E'emplo- O:SAS ;==;, )8% 0)egistro ?nico de%ontratistas del Sector de :idrocarburos o /ransporte1, "/% >@, "/% >, "/% B=;, entreotros!

)E78ISI/O 4OL8./A)IO- %ualquier compromiso asumido por la empresa relatio a suinteraccin con el ambiente, salud y seguridad!

.O)$A/I4I*A*- Es el marco regulatorio nacional que eiste en el ordenamiento'urdico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o'urdica!
http://www.notinet.com.co/http://www.minproteccionsocial.gov.co/http://www.minambiente.gov.co/https://www.mintransporte.gov.co/http://www.minminas.gov.co/http://www.minminas.gov.co/http://www.icontec.org.co/http://www.icontec.org.co/http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/http://www.imprenta.gov.co/portal/page/portal/IMPRENTA/Productos/Diario_Oficialhttp://www.notinet.com.co/http://www.minproteccionsocial.gov.co/http://www.minambiente.gov.co/https://www.mintransporte.gov.co/http://www.minminas.gov.co/http://www.icontec.org.co/http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/http://www.imprenta.gov.co/portal/page/portal/IMPRENTA/Productos/Diario_Oficial





Versin 4!."4.#

LEY- .orma epedida por el congreso de la rep9blica y que tiene como caracterstica serde contenido general, abstracto e impersonal!

*E%)E/O C LEY- Acto epedido por el presidente de la rep9blica que tiene la mismafuerza que una ley, pero que por mandato de la constitucin en algunos casos particulares,se asimilan a leyes epedidas por el congreso!

*E%)E/O- Acto administratio epedido por funcionarios en e'ercicio de funcionesadministratias! #or lo general son epedidos por el presidente, gobernadores y alcaldes,entre otros!

)ESOL8%ID.- Acto administratio por el cual las diferentes entidades de laadministracin p9blica adoptan decisiones en el e'ercicio de sus funciones!

+8)IS#)8*E.%IA- *ecisiones de car6cter general y definitio tomadas por los rganos'urisdiccionales del pas!

%I)%8LA) Escrito dirigido a arias personas para notificar algo!

A)L- Administradora de )iesgos Laborales!

./%- .orma /&cnica %olombiana, documento establecido por consenso y aprobado porun organismo reconocido, que suministra, para uso com9n y repetido, reglas, directrices ycaractersticas para las actiidades o sus resultados, encaminadas al logro del grado ptimode orden en un conteto dado! #or lo tanto la .orma t&cnica colombiana es aprobada o

adoptada como tal, por el organismo nacional de normalizacin!

.O/I.E/- .oticiero +urdico .ormatio a Internet de %olombia, operando desde ;





Versin 4!."4.#

ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROLa informacin se registra y se controla en la $atriz de

)equisitos Legales y Otros! %ada ez que ocurra uncambio en la normatiidad sobre seguridad, saludocupacional, medio ambiente y otros requisitos serealizar6 la respectia modificacin en la matriz derequisitos legales!

Las matrices de Identificacin de peligros, aloracin ycontrol de riesgos e identificacin y ealuacin deaspectos e impactos ambientales, se toman comoreferencia cuando se est6n identificando los requisitoslegales por primera ez o cuando se presentanactualizaciones en las mismas que conlleen alcumplimiento de nueos requisitos legales!

#ara la e'ecucin de nueos proyectos(sericios laorganizacin debe garantizar la identificacin de losrequisitos legales y otros aplicables al mismo, con base enla informacin de peligros, aspectos e Impactosambientales relacionados!

2

I)!"#(*(+%+(" )!' &!-((#'!0%'! #&

%$'(+%'!.

Se analiza la normatiidad y documentacin identificada yse determinan los aspectos que aplican en la organizacinde acuerdo con su actiidad econmica, los peligros yaspectos ambientales identificados!

8na ez reisado el contenido del requisito legal y lasimplicaciones desde el punto de ista t&cnico, el +efe

SSO$A, identifica las acciones que se deben desarrollarpara cumplir el requisito y se comunica a las partesinteresadas!

+efe SSO$A"erente +urdico*irector 'urdico

$atriz derequisitos

legales y otrosen seguridad,

saludocupacional y

ambiente

3

C"'#% A+#%'(%+(" )!

' &!-((#'!0%'! #&.

Se debe consultar cada mes, en las fuentes descritasanteriormente, informacin actualizada sobre las normas

'urdicas y de otra ndole en SSO$A, que sean aplicablesa la organizacin!

Esta actualizacin se realiza mensualmente y se registra lafec2a de la 9ltima actualizacin en la $atriz de )equisitosLegales!

%uando sea necesario, los cambios en la legislacin onueos requisitos legales aplicables llear6n a una nueaaloracin de los aspectos e impactos ambientales y(o

peligros!

La identificacin de los requisitos contractuales serealizar6 durante el estudio de las ofertas comerciales delas empresas contratantes!


$atriz derequisitos


saludocupacional y

ambiente





Versin 4!."4.#

ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

4C"(+%+(" )!

' &!-((#'!0%'! #&.

Los requisitos legales y otros ser6n comunicados a los

traba'adores de la organizacin y dem6s partes interesadasen inducciones, c2arlas, capacitaciones, comunicadosinternos y eternos y dem6s medios que se considerenidneos siempre que el requisito deba ser comunicado alos mismos 04er plan de %omunicacin1!

+efe SSO$A

)egistro decapacitacin!%omunicadosinternos y(o

eternos!

5E6%'%+(" )!'+$'((!"#

'!0%'.

La ealuacin del cumplimiento legal de los requisitosaplicables, se realiza con frecuencia mensual, registrandola eidencia que soporta el cumplimiento en la $A/)IG*E )E78ISI/OS LE"ALES Y O/)OS E.SE"8)I*A*, SAL8* O%8#A%IO.AL Y A$HIE./Eaplicables en seguridad, salud ocupacional y ambiente!

%uando en el resultado de la ealuacin se eidencie

incumplimiento a un requisito legal el +efe SSO$A,aplica una Accin %orrectia para llegar a sucumplimiento en el corto plazo posible!

El seguimiento de los planes de accin realizados para elcumplimiento de la legislacin, son reportados a la"erencia "eneral en reunin de )eisin "erencialSemestralmente!

La ealuacin del cumplimiento tambi&n se podr6 realizardurante auditoras internas o eternas al Sistema de"estin, en inspecciones, obseraciones y entreistas conlos traba'adores!


$atriz derequisitos


saludocupacional y

ambiente

Solicitud deAccin

%orrectia y(opreentia!

7D($(+(" *("%')! ' &!-((#'!0%'! #&.

En caso de identificarse requisitos legales y otrosderogados en su totalidad, estos documentos se retirar6ninmediatamente de la $atriz de requisitos legales y otrosen seguridad, salud ocupacional y ambiente!

Esta informacin debe ser comunicada oportunamente alas partes interesadas!

+efe SSO$A

Auiliar de Sistemasde "estin!

$atriz derequisitos


saludocupacional y

ambiente

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS $atriz de requisitos legales y otros en seguridad, salud ocupacional y ambiente! #rocedimiento de toma de acciones correctias y preentias! Solicitud de Accin %orrectia y(o preentia.

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