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IDENTIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)
1
2 Baja cultura de la Planeación Falta de gestión y destinación de recursos
3 Rotación de Personal. No continuidad del personal Directivo y Asesor Cambios de administración
4 Modernización Tecnología Integralidad de los Sistema de Información
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Integralidad de los Sistema de Información
6
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8
9 Deterioro de la imagen institucional
10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria
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Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)
01 GESTION DE PLANEACION
Ausencia de Ideas Políticas y Estrategias de la alta dirección, acordes con el Plan de Desarrollo
Limitación de recursos, baja ejecución del Plan de Desarrollo institucional
Desconocimiento y Omisión del Ciclo Anual de Planeación (Acuerdo Consejo Superior Universitario 040 de 1993)
Baja cobertura y limitada presencia regional Incumplimiento de metas y objetivos
01 GESTION DE PLANEACION
Desconocimiento y Omisión del Ciclo Anual de Planeación (Acuerdo Consejo Superior Universitario 040 de 1993)
Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos
01 GESTION DE PLANEACION
Desorganización en el manejo de la documentación e información.Traumatismos en la continuidad de los Procesos y procedimientos.
01 GESTION DE PLANEACION
La no Adquisición de equipos y software que permitan el desarrollo tecnológico para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos en los diferentes procesos misionales de la entidad.
Necesidad de Capacitación del Talento humano.Fallas de celeridad y confiabilidad en la información.Se producen reproceso y levantamiento de información manual para presentación de información a diferentes entidades y organismos de control.
01 GESTION DE PLANEACION
Carencia de un sistema integrado que permita la consolidación y manejo de Información.
Existen Diversas plataformas en el sistema de información actual que no permiten la consolidación y manejo de la Información. Carencia de direccionamiento para el manejo y funcionamiento del Archivo General.
Incongruencia, responsabilidad y veracidad de la información suministrada.Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).Posible pérdida de información, documentación y/o hurto.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e
indicadores de movilidad en la Universidad.Falta de divulgación en los programas y oportunidades de movilidad.
No se logra el intercambio académico y cultural esperado para fortalecer la formación e investigación en la Institución.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.
Los convenios de cooperación establecidos en la Universidad pueden ser pocos frente a la demanda de grupos de investigación y proyectos que requieren para su desarrollo la participación de entes internacionales y así lograr su objetivo académico, científ
Deficiente gestión para la financiación de proyectos de cooperación internacional
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Los convenios de cooperación internacional no sean utilizados por los programas académicos, para el proceso de internacionalización de los mismos.
Los programas académicos no hacen uso de los convenios internacionales vigentes debido al desconocimiento y desinterés en los mismos.
Falta de divulgación de los convenios y desinterés de los programas académicos.
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Los convenios gestionados no son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución. Se establecen convenios para el desarrollo de
proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.
Deficiencia en los canales de comunicación y falta de interés en la Comunidad Universitaria en mantenerse actualizada, y el no dominio de una segunda lengua como requisito para aplicar en cualquier oferta internacional.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Deficiencia en la divulgación de ofertas de becas y oportunidades de estudio a nivel nacional e internacional.
El riesgo consiste en no divulgar oportunamente las convocatorias a la comunidad universitaria
Deficiencia en los canales de comunicación y falta de interés en la Comunidad Universitaria en mantenerse actualizada, y el no dominio de una segunda lengua como requisito para aplicar en cualquier oferta internacional.
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Debilidades en la comunicación organizacional
Se generan falencias en el desarrollo general de las actividades comunicacionales tanto al interior como exterior de la universidad
Inexistencia de un oficina de comunicaciones y medios debidamente constituida
* No proyección de la imagen corporativa * Dificultades en los procesos * Pérdidas económicas
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Inexistencia de políticas de comunicación institucionales
La falta de políticas comunicativas institucionales produce fallas en la proyección y aplicación de las tareas propias de esta oficina
Inexistencia de un oficina de comunicaciones y medios debidamente constituida
* Dificultades en los procesos de elaboración de presupuestos y, por ende, limitaciones en la elaboración e implementación de planes, programas y proyectos. * Ausencia de legalidad y débil
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Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación
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06 FORMACION
Deficiencia del desempeño docente Formación de profesionales no competentes
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06 FORMACION
1806 FORMACION
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2106 FORMACION
Falta de oferta de estudios de posgrados.
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06 FORMACION
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Extemporaneidad de publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales internas y externas
En cuanto las publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales, internas y externas, no se difunden ni entregan bajo la periodicidad en que cada una fue creada.
Retraso en la elaboración, revisión, impresión y entrega de cada publicación
Pedida de credibilidad, presentación desactualizada de la información y discontinuidad de publicaciones
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Deterioro de la imagen Institucional asociada a la información y comunicación institucional.
La filtración de información no autorizada en medios externos y la desinformación en la comunidad universitaria deteriora la imagen institucional.
Filtración de información no autorizada en medios externos, desinformación por parte de actores internos
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
Subjetividad en los criterios y perfiles de selección y vinculación de nuevos docentes. Poco dominio y pedagogía por parte del docente en el área del conocimiento a desarrollar elemento deficientes y poco objetivos para la evaluación de los docentes
Talento humano no cualificado para el ejercicio de la actividad docente
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
Subjetividad en los criterios y perfiles de selección y vinculación de nuevos docentes. Poco dominio y pedagogía por parte del docente en el área del conocimiento a desarrollar elemento deficientes y poco objetivos para la evaluación de los docentes
no reconocimiento por parte de la sociedad bajos niveles académicos
Des actualización y/o poca pertinencia de los contenidos curriculares de los programas académicos de la Universidad
Los programas en proceso de acreditación y re acreditación requieren de una auto evaluación pertinente que conduzca a la oferta de currículos actualizados y contextualizados.
Desconocimiento de las tendencias de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos Y Asistencia de auto evaluación de los programas con fines de restructuración y/o actualización curricular.
Baja demanda de los programas ofertados. Bajos estándares de calidad. Formación profesional des contextualizada
Baja o poca oferta de programas de pre grado de la Universidad Surcolombiana
No formular, crear y desarrollar nuevos programas académicos en la Universidad Surcolombiana
Falta de creación y desarrollo de nuevos programas académicos que demanden la sociedad y/o región. Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional
No acreditación y re acreditación de los programas académicos ofertados
Falencias en la calidad de los programas académicos ofrecidos por la universidad
Incumplimiento de condiciones mínimas de calidad (docentes, admisión de estudiantes, infraestructura, biblioteca, presupuesto, Bienestar, Egresados, elementos y materiales necesarios para el óptimo desarrollo de las actividades académicas. Desmejoramiento
Negación de la acreditación y re acreditación de calidad requerido y necesario de los programas académicos de la universidad.
Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos
Este riesgo describe las dificultades que se pueden presentar si el diseño y aprobación de nuevos programas académicos se hace de manera lenta y sesgada.
Demora en la elaboración de las propuestas por parte de las unidades académicas, demora en la aprobación en las instancias académico-administrativas, la poca destinación de recursos y re-proceso por inconsistencias en la información presentada en la propuesta
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
Pérdida de competitividad y poco interés de la demanda de programas de postgrado de la universidad
Este riesgo describe los inconvenientes, la poca aceptación y no reconocimiento del papel de la universidad en la sociedad.
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
Vulneración de los archivos físicos académicos.
Falencias y dificultades para llevar a cabo el archivo de gestión del proceso.
Incumplimiento a las tablas de retención documental, condiciones inadecuadas en el espacio físico, ausencia de recursos, materiales y elementos para el adecuado archivo en cumplimiento de la norma de archivo.
Sanciones, des organización de la documentación, perdida, daño y hurto de la documentación académica.
Retrasos en la elaboración de la programación académica
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Demora en la entrega de las agendas y/o programación por parte de los diferentes programas y departamentos. Cambios y/o información incompleta de la documentación requerida por parte de los programas o departamentos.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
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06 FORMACION
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08 PROYECCION SOCIAL
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08 PROYECCION SOCIAL
3. Convenios finalizados sin liquidar
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31 08 PROYECCION SOCIAL
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08 PROYECCION SOCIAL
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08 PROYECCION SOCIAL
Incumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Demora en la entrega de las agendas y/o programación por parte de los diferentes programas y departamentos. Cambios y/o información incompleta de la documentación requerida por parte de los programas o departamentos.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
Interrupción, inconvenientes, cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.
Poca claridad en el trámite administrativo, dificultades e inconvenientes para el desarrollo de las actividades de prácticas académicas.
Demora en la autorización de recursos para la realización de prácticas académicas, Poca destinación de recursos (económicos y físicos entre otros) para la ejecución de las prácticas aprobadas y programadas y Trámites administrativos demorados y lentos par
Insatisfacción de los usuarios, retraso en los procesos académicos, y deficiencia en el proceso de formación teórico-práctico.
Demoras en la programación y asignación de la planta física de la universidad (salones, laboratorios entre otros) para desarrollar las actividades académicas programadas.
No se cuenta con la infraestructura (aulas, laboratorios, bibliotecas, zonas comunes, escenarios deportivos y culturales) suficiente para el normal desarrollo de actividades académicas.
Insuficiencia y deficiencia en la asignación y distribución de la planta física de la universidad (aulas, laboratorios, entre otros) para el desarrollo de las actividades académicas, retrasos en la ejecución del calendario académico.
Incumplimiento de la programación académica. Sobre costos e insatisfacción de la comunidad universitaria. Cursos trocados en los horarios de las aulas asignadas.
1. Perdida de eficiencia y oportunidad para la formalización de los convenios y/o contratos
Demora en la revisión documental y trámite administrativo para el aval y la formalización de los convenios y/o contratos
Falta de planeación y gestión adecuadas de trámites de aval.
Vencimiento de los términos para la formalización y legalización de los convenios y/o contratosDemora en la iniciación de las actividades Los Convenios no se ejecutan ni se liquidan en el tiempo pactado. Posibles sanciones por parte de los entes de control gubernamentalDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad Detrimento patrimonial
2. Sobrecostos en la ejecución de actividades
La carencia de una metodología para la gestión del proyecto genera sobrecostos por demoras en el inicio oportuno de actividades, falta de plan de gestión de riesgos, etc.
Carencia de mecanismos de seguimiento y control en la ejecución de los convenios y/o contratos
Detrimento patrimonialDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad
Demora en el cierre y liquidación de los convenios y/o contratos conforme al marco normativo colombiano e institucional aplicable
Falta de seguimiento y control a coordinadores de convenios y/o contratos para la liquidación y cierre de los mismos
Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental
4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones
Carencia de un sistema de información integrado conforme a los requerimientos y necesidades de la dinámica propia del proceso
Falta de herramientas informáticas y tecnológicas pertinentes para la gestión de la información por actividades de Proyección Social en sus diferentes modalidades
Demora en el suministro de información para la generación de informes oportunos y a la medida de los requerimientos de información solicitadosFalta de confiabilidad de la información suministradaInadecuada gestión de la administración de la información suministrada Inadecuada gestión de la administración de la información física
5. Rotación y/o inestabilidad del Talento Humano de apoyo al proceso
Falta de continuidad al Talento Humano vinculado al proceso por termino de contrato
Cambios en los diferentes niveles de la administración en la Universidad
Traumatismos en la continuidad operacional de las actividades del proceso
6. Talento Humano no adecuado a los roles propios del proceso
Talento Humano carente de las competencias tecnológicas básicas o avanzadas requeridas y especificas del proceso
Vencimiento de los contratos de prestación de servicios y recortes en la nómina de Talento Humano
Demora en la ejecución de las actividades generando cuellos de botella coyunturalesDisminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externos.
7. Hacinamiento y baja calidad de las condiciones de trabajo
Espacios de trabajo pequeños, instalaciones para suministro de energía insuficientes y con inadecuada protección contra la integridad del Talento Humano
Falta de espacios que permitan una adecuada organización del Talento Humano, equipos de oficina, área de atención y servicio a usuarios e inadecuados espacios para la organización de los archivos documentales
Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina
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MAPA DE RIESGOS
34Rotación de Personal. Cambios de administración.
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Falta de Recurso Económico.
37 Infraestructura
Falta de Recurso Económico
38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio.
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42Mala imagen institucional, propagación de enfermedades
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47Retraso en los procesos, mala imagen institucional
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09 GESTION DE TALENTO HUMANO
No continuidad del personal de apoyo por terminación de Contrato.
1. Des-organización en el manejo de la documentación e información.. 2. Traumatismos en la continuidad de los procedimientos
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
No se seleccione la persona idónea para el cargo
Que la persona no cumpla con los resultados esperados
No existencia de Políticas de selección de Personal.
1. Re-procesos, aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área. 2. No facilita el trabajo en equipo, resultando en algunos casos no confiable el res
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
Carencia de un sistema integrado de información
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de información de Talento Humano.
1. Mayor atención al público al no tener acceso a la información por medios tecnológicos. 2. Falta de celeridad y confiabilidad en la información. 3.Re-procesos por el levantamiento de información manual para presentación de
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina. 2. Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General de la Oficina..
1. Incomodidad para la atención al público. 2. Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
Manifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.
Inseguridad en el acceso en las instalaciones.
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Actualización e implementación de políticas de Bienestar que reflejen las necesidades de la comunidad universitaria
Falta de políticas basadas en las necesidades de la comunidad universitaria.
Falta de compromiso de la alta dirección, Falta de talento humano de tiempo completo
1. Baja participación en los programas de Bienestar. 2.Bajo impacto en las actividades
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Inoportunidad en la divulgación de proyectos y programas
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de Información de Bienestar Universitario.
Falta de recurso económico, desconocimiento de necesidades a atender en los programas asistenciales
1. Desconocimiento de los programas 2. Poca participación de los programas. 3. Deterioro de la imagen institucional
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de pertenencia institucional y problemas de convivencia
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las actividades y eventos programados para el cumplimiento de las políticas de Bienestar Universitario. 2. Deficiente inducción y re inducción. 3. Falta de par
Falta de recurso económico, desconocimiento de necesidades a atender en los programas asistenciales
1. Falta de pertenencia. 2. Pérdida de tiempo. 3. Desaprovechamiento de los recursos
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Poner en riesgo la salud de la Comunidad
UniversitariaPoner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo
La no atención oportuna en los programas de salud (medicina y odontología) de la comunidad académica
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
No contar con medicamentos para la atención en los servicios médicos y odontológicos
La comunidad universitaria que requiera de este servicio no podrá beneficiarse de los medicamentos requeridos para tratar la afección que presentan.
La falta de recursos económicos para adquirir los medicamentos e insumos odontológicos.
Deficiente prestación de servicios y no poder llevar a cabo los programas de promoción y prevención
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Poca participación en las actividades y
eventos programados
Poca o nula participación de la comunidad Universitaria, desaprovechamiento de recursos, escenarios y el no uso del tiempo libre
Falta de planeación, deficiencia en los canales de comunicación
Mala imagen del proceso de Bienestar en la Comunidad Universitaria
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Disminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales
Al no haber estudiantes suficientes para cada disciplina artística se corre el riesgo de no ofertar más las disciplinas afectadas
Deficiencia en la planeación, construcción y divulgación de la oferta cultural; falta de recursos económicos
Inconformidad en la comunidad Universitaria ante las actividades que ofrece el área de cultura
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
No poder representar a la Universidad en los eventos competitivos a los que somos invitados
Por falta de dinamismo en los procesos administrativos se corre el riesgo de no asistir al evento
Lentitud en el trámite para la aprobación del evento
Insatisfacción en la Comunidad Universitaria, deterioro de la Imagen Institucional
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Demora en la expedición de los conceptos
de aptitud.
El incumplimiento de los requisitos en la solicitud puede generar demora en la expedición de los conceptos de aptitud
Que la solicitud no cumpla con los requisitos establecidos
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.
Las condiciones intralaborales que estan presentes dentro de la universidad generan riesgo a la salud integral del trabajador.
1. Falta de recursos económicos. 2. Procesos Administrativos (Rotación del trabajador, selección del aspirante al cargo no competente para el desempeño de las funciones, Tipo de vinculación
1. Incumplimiento a la Normatividad. 2. Sanciones. 3. Desmotivación e insatisfacción del trabajador hacia su trabajo.
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Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones
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11 GESTION FINANCIERA
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11 GESTION FINANCIERA
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11 GESTION FINANCIERA
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11 GESTION FINANCIERA
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11 GESTION FINANCIERA
Ineficacia en el recaudo de cartera morosa El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo
55
11 GESTION FINANCIERA
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11 GESTION FINANCIERA
57Rotación de personal
Traumatismo en la continuidad de los procedimientos.
58Competencia de personal
Falta de políticas Claras en las Compras Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo.
59Compras Inadecuadas y/o de mala calidad
Falta de políticas Claras en las Compras Inadecuada utilización del recurso
60Precios altos en la Adquisición de Bienes
Falta de políticas Claras en las Compras
61Falta de Control de Bienes
Deficiencia en la protección de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO No cumplir con las actividades contenidas
en el Plan de Emergencias
Al no contar con los recursos económicos y con el personal idóneo para el desempeño de las funciones se puede incumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencia
Falta de recursos económicos, rotación constante del personal, falta de compromiso de la alta dirección.
Inestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio
Debido a la inestabilidad del personal de contrato, se presentan frecuentes interrupciones en la ejecución de los procedimientos, lo cual genera traumatismos en el normal desarrollo de las actividades de la institución, y duplicidad de esfuerzos al tener que vincular y capacitar al nuevo personal.
Falta de continuidad del personal de prestación de servicios en las oficinas que conforman la División Financiera
1. Deterioro del clima organizacional. 2. Duplicidad de trabajo. 3. Presión laboral. 4. Demora en los procedimientos
Deficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero
Los aplicativos existentes presentan deficiencias en la obtención de información confiable y oportuna
Los aplicativos existentes no se ajustan a las necesidades administrativas, académicas y financieras que actualmente presenta la institución. Se han realizado actualizaciones pero estas no han sido funcionales.
1. Quejas y reclamos. 2. Demora en los procedimientos. 3. Presión laboral
Desviación de recursos y/o fraude financiero
Por el desconocimiento de las normas y/o la falta de seguridad en el sistema se pueden presentar situaciones dolosas o culposas que afecten el patrimonio institucional.
Transacciones bancarias no autorizadas y realizadas por los funcionarios que manejan recursos, efectuadas por falta de controles y seguridad en el sistema
1. Pérdida o reducción de los recursos de las cuentas bancarias de la Universidad. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal. 3. Incumplimiento de las obligaciones fin
Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero
En caso de suspensión del soporte y mantenimiento del sistema por parte del proveedor, no se podría realizar el registro de las transacciones financieras
Deterioro de las relaciones contractuales entre la Universidad y el proveedor del sistema, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento del contrato y/o la no renovación del mismo
1. Entorpecimiento del normal desarrollo de las actividades académico - financieras. 2. Incumplimiento de pago a terceros. 3. Incumplimiento en la presentación de informes a los diferentes organism
Los créditos otorgados a los estudiantes de pregrado y que no son cancelados en su totalidad, no se les realiza cobro jurídico; igualmente se presenta demora en el recaudo de algunas rentas propias
1. Detrimento patrimonial. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal
Incumplimiento de metas en la ejecución presupuestal
Por falta de una adecuada planeación se pueden llegar a sobreestimar o subestimar los ingresos y gastos que conforman el presupuesto, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento en su ejecución.
No se dispone de información que permita a la alta dirección tomar decisiones acordes a las actuales necesidades que presenta la Universidad, falta de compromiso y confiabilidad en la información suministrada por las distintas unidades académico - administrativas para la elaboración de los planes y programas institucionales
1. Frecuentes modificaciones del presupuesto. 2.Incumplimiento de las obligaciones financieras por parte de la Universidad. 3. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo
Baja calificación a la Universidad por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos
Las sociedades calificadoras de riesgo podrían emitir una baja calificación, en cuanto existiese alguna probabilidad de que la Universidad no estuviera en capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales o legales, y/o hubiera incertidumbre respecto a su habilidad en la administración de recursos provenientes de terceros.
Inadecuada administración de los recursos de la Institución, incumplimiento de las obligaciones frente a terceros, bajo recaudo de ingresos lo que conllevaría a una disminución en la capacidad de pago de los compromisos adquiridos por la Universidad
1. Negación de Créditos por parte de los bancos. 2. Deterioro de la imagen institucional frente a la comunidad en general (sector productivo, gobierno, entidades financieras y usuarios )
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
No continuidad de personal adscrito a la División por traslado o terminación del contrato.
Inexistencia de Políticas de selección de personal
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Asignación de personal no idóneo para ejecutar las labores asignadas
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Ausencia de reglamentación para fijar precios y calidad.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Des-organización Administrativa y ausencia de responsabilidad en el trámite del proceso
Mayor valor de Bienes y servicios que requiere la Universidad Surcolombiana.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Falta de un sistema adecuado para la protección de los Bienes
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MAPA DE RIESGOS
62 Inadecuado almacenamiento de Bienes Perdida y/o deterioro de los Bienes
63 Perdida de Bienes
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Rotación del Personal Cambios de Administración
66
Carencia de actualización Profesional
67
Seguridad en el manejo de la información
68
Pérdida parcial o total de la Información Falta de servidores alternos de respaldo
69
16 GESTION AMBIENTAL Rotación del personal Cambios de Administración Falta de continuidad en los proyectos
70
16 GESTION AMBIENTAL
71
16 GESTION AMBIENTAL
72
16 GESTION AMBIENTAL
7317 GESTION JURIDICA
Rotación de Personal. Cambios de administración
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17 GESTION JURIDICA
Inadecuada Infraestructura Falta de Recurso Económico
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Insuficiente e inadecuados Espacios de Almacenamiento
Falta de un sistema adecuado para la protección de los Bienes
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad
los activos de la Institución están inseguros, pueden extraviarse
Falta de implementar nuevas medidas de seguridad,
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Deterioro y/o daño de los bienes almacenados.
Las condiciones físicas y ambientales del sitio de almacenamiento pueden incurrir en el deterioro de los bienes ocasionando daños parciales o totales.
Condiciones físicas y ambientales de almacenamiento inadecuadas.
Daño parcial o total de los bienes, pérdida de los bienes, sobre costo por mantenimiento.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
No continuidad de los diseñadores, programadores y personal de mantenimiento de equipo por terminación del contrato. (El 90% del personal es de Contrato)
1. Desarrollo de Software sin la aplicación de toda la metodología que se debe aplicar por falta de tiempo. 2. Retraso en el desarrollo de los procedimientos. 3.Traumatismo cuando no se tienen ingenieros de desarrollo. La Universidad se queda sin personal de mantenimiento para atender los daños de hardware y software de los equipos
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
Falta de capacitación que permita estar en la vanguardia de lo nuevo en programación y diseño de software y de otros temas que apoyarían las competencias del área
La prohibición reglamentaria establecida en el Acuerdo 014 de 2004, deja al personal vinculado por contrato sin derecho a capacitación.
1. Afectación del funcionamiento laboral, incumplimiento en la adecuada prestación de los servicios. 2. Dificultades para la realización de procesos técnicos críticos por desconocimiento en la realización de los mismos.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
Pérdida de información que afecta los intereses académicos y económicos de la Universidad
Aucencia de niveles de seguridad, por la obsolencia tecnologica (servidores, sistema operativo y motor de bases de datos). Desconocimientos en afinamiento de seguridad en las plataformas de sistemas operativos y en el codigo de desarrollo del software.
1. Indisponibilidad de la información.2. Pérdida de confidencialidad de la información. 3. Pérdida de credibilidad en los procesos de la Universidad dentro y fuera de la misma. Posibles violaciones inesperadas a los Sistemas de Información Institucionales.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
La Institución no cuenta con servidores alternos , de manera que en caso de un desastre natural o humano se pueda continuar con la prestación de los servicios
1. Parálisis en los procesos.2. Inadecuada prestación de los servicios3. Mala imagen institucional
El SGA desde el 2006, año de su implementación ha contado en la mayoría de los casos con personal de contrato diferente cada año; Igualmente no cuenta con una planta definida
Falta de personal para Implementar los programas del SGA
La cantidad de personal vinculado al SGA varía con frecuencia
Falta de políticas normativas que regulen la contratación del personal requerido en el SGAAusencia de políticas que regulen el manejo del SGA
Falta de continuidad en los proyectos Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas
Falta de recursos económicos, infraestructura y apoyo administrativo por parte de la Universidad
El SGA requiere de recursos económicos para desarrollar proyectos y apoyo administrativo para la ejecución de actividades propias de la gestión.
Falta de políticas normativas que regulen la contratación del personal requerido en el SGAAusencia de políticas que regulen el manejo del SGA
Programas sin desarrollar Incumplimiento de la normatividad ambiental Deterioro del medio ambiente dentro de la USCO
Personal no actualizado en normatividad y temas concernientes al Sistema
El SGA por contar solo con personal de contrato no tiene posibilidades de acceder a capacitaciones necesarias en el cumplimiento de sus funciones
Acuerdo 014 de 2004 establece capacitación solo para personal de planta
Personal no capacitado para aplicar normatividad Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas Personal no preparado para capacitar a la población universitaria
No continuidad del personal adscrito a la Oficina Jurídica administrativo, abogados internos y externos por terminación de Contrato.
Des organización en el manejo de la documentación e información y Traumatismos en la continuidad de los procedimientos.
Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la Oficina, Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General y el de Gestión de la Oficina, Vulnerabilidad en el cielo raso, con presencia de fugas de líquidos en la
Hacinamiento del personal que labora en la Oficina e incomodidad para la atención al público, Sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Pérdida de información, documentación y/o hurto de elementos y equipos de Oficina
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)
CODIGOVERSIONVIGENCIA
PLA-MR-013
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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
MAPA DE RIESGOS
75 17 GESTION JURIDICA Contratación Talento Humano no Idóneo Falta de políticas de selección de personal
7617 GESTION JURIDICA
77
17 GESTION JURIDICA
Mala calificación en los índices de transparencia.
78
17 GESTION JURIDICA
Condenas en contra la Universidad.
79
17 GESTION JURIDICA
Ausencia de información Institucional
80
17 GESTION JURIDICA
81
17 GESTION JURIDICA
82
17 GESTION JURIDICA
83
Perdida de Credibilidad
84
Interupción del Servicio
85
Interupción del Servicio
No se asigna el Talento Humano idóneo para las labores de archivo
Des organización en el archivo de gestión y Pérdida documental, Demora en los procedimientos.
falta de presentación de documentos solicitados porque no reposan en las dependencias
Ausencia de documentos probatorios solicitados a las dependencias de la Universidad
Incumplimiento en la entrega de documentos solicitados por ausencia de personal que maneje los archivos.
Pérdida de la imagen institucional y Deficiente prestación del servicio
Prescripción de los procesos administrativos y judiciales.
Fenómeno jurídico por el cual se pierde la posibilidad de ejercer los derechos
Desconocimiento de la Ley, desatención de los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.
Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad Desconocimiento de la Ley, desatención de
los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.
afectación del presupuesto y limitación en la prestación de los servicios ofrecidos.
Falta de divulgación de las decisiones adoptadas por los consejos superior y académico.
Desconocimiento de la Ley, desatención de los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.
Incumplimiento de las decisiones proferidas por los órganos de Dirección Institucional y Sanciones disciplinarias para servidores públicos.
Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa
La falta de atención rápida y oportuna en la resolución de los requerimientos y peticiones de parte de los procesos involucrados.
Incumplimiento de la Resolución No. 0091 del 2005, "Por la cual se reglamenta el trámite interno de peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas ante la Universidad Surcolombiana" y Código Contencioso Administrativo.
Silencio administrativo negativo, acciones judiciales, Causal de mala conducta que genera responsabilidad disciplinaria, acción de tutela
La no expedición oportuna de actos administrativos
Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes conlleva a la no expedición oportuna de los actos administrativos
Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes para la elaboración de actos administrativos
Acciones en contra de la Universidad y Consecuencias administrativas, financieras y académicas.
Entrega inoportuna de proyectos y documentos soportes
Incumplimiento en los términos de entrega de proyectos y documentos soportes
Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes para agendar en las sesiones de los Consejos Superior y Académico.
Violación a los reglamentos internos de los Consejos, Demora en los procesos académicos y administrativos y La no aprobación de los proyectos y actos administrativos de competencia de los Consejos
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios
Fondo Documental conformado por un acervo bibliográfico que no atiende aspectos de la academia, investigación y proyección social
Falta de una revisión exhaustiva entre las solicitudes de adquisición y los planes de estudio de cada programa académico•Desconocimiento de las necesidades de información de los usuarios•Falta de interés de la comunidad académica de solicitar el materia
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios
Suspensión de la demanda y del servicio de biblioteca por diferentes eventos que se puedan presentar
•Problemas de orden público•Incumplimiento del horario en la prestación del servicio por parte de los funcionarios•Prestar las instalaciones para desarrollar actividades ajenas al servicio•Falta de apoyo de las instancias pertinentes para solucionar in
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Demora en el desarrollo de los
procedimientos en su conjunto de actividades
Represamiento en procedimientos por ausencia de funcionarios responsables por actividades de obligatorio cumplimiento
Realización de actividades diferentes al procedimiento o tareas asignadas•Caída permanente en la red•Daños equipos de computo•Suspensión fluido eléctrico
IDENTIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)
CODIGOVERSIONVIGENCIA
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MAPA DE RIESGOS
86
Perdida de Credibilidad
87
07 INVESTIGACION
8807 INVESTIGACION Demora en presentar los resultados de las convocatorias
8905 GESTION DE LA CALIDAD
90
05 GESTION DE LA CALIDAD
9105 GESTION DE LA CALIDAD
92 05 GESTION DE LA CALIDAD
93
05 GESTION DE LA CALIDAD
9405 GESTION DE LA CALIDAD
95
05 GESTION DE LA CALIDAD
No conformidades u observación dada por el ente certificador.
9605 GESTION DE LA CALIDAD
La ingobernabilidad de la Universidad. No conformidades u observación dada por el ente certificador.
9704 GESTION DE CONTROL
Desarticulación de la información
9804 GESTION DE CONTROL
Insuficiente personal de Auditoría en la OCI
99
04 GESTION DE CONTROL
Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria
100
04 GESTION DE CONTROL
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
No situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible
Pérdida, demora en la ubicación y desactualización de la información solicitada
Falta de capacitación de funcionarios•Incumplimiento del Reglamento por parte del usuario en el ítem de préstamo y devolución del material•No organizar de manera apropiada el material bibliográfico en la colección•Falta de actualización de información
retraso en la entrega de resultados de los proyectos
Dificultades en la recolección de información y falta de tiempo para desarrollar el estudio
los directores de proyectos no entregan oportunamente los informes parciales y finales en los tiempos acordados.
Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas.
Demora en la evaluación por parte de los pares evaluadores de Colciencias
Falta de tiempo para la evaluación por parte los pares evaluadores
los proyectos presentados en las convocatorias, son enviados a los pares evaluadores de Colciencias
Análisis de la gestión de losprocesos basada en medicioneserróneas de indicadores
La información errónea de los indicadores puede generar un análisis de la gestión equívoca.
Falta de verificación de la información suministrada por el responsable de realizar la medición.
Deterioro de la Imagen Institucional. Los informes de gestión no reflejan la realidad de los procesos.
No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua Control necesario para garantizar que las
necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,
La estructura organizacional con la que cuenta la Universidad en la actualidad, no es la más adecuada, por tanto el Sistema de Gestión de Calidad se debe manejar como un proyecto que en la alguna ocasión no dispone de recursos económicos.
Retraso en los procesos de mejora continua. Retraso en la certificación. Incumplimiento de la Ley.
Inoportunidad en la identificación deno conformidades y oportunidadesde mejora
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
No se cumple con el objetivo de las reuniones de Autocontrol.
Deficiencia en la prestación de servicios. No conformidades u observación dada por el ente certificador.
Inoportunidad en la identificación delproducto o servicio no conforme
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
Falta de verificación del cumplimiento de los requisitos de la Norma.
Demora de los procesos. Imcumplimiento de la norma
Que los registros del SGI no secontrolen de acuerdo a lasdisposiciones legales y normativas
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGI.
La falta de personal en las áreas imposibilita el adecuado manejo de los registros y con ello de las tablas de retención documental. Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.
Incumplimiento del plan anual deAuditoría.
No se lleva acabo según los términos, tiempos y alcance establecidos
Desconocimiento u omisión del Plan de Auditoría. Entrega inoportuna de información.
Entrega de informes a los entes de control sobre la base de unas auditorias no pertinentes. Falta de elementos para ejercer control y tomar decisiones acertadas.
Que no se determinen y cumplan losrequisitos de los usuarios.
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se identifican, determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios.
Incumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000:2009, falta de capacitación de atención al cliente, incumplimiento del objetivo de las reuniones de autocontrol.
Que la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGI.
Cambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento
Las continuas reformas tributarias y emisión de normatividad interna y externa pueden dificultar el seguimiento del proceso de Auditoría.
Reformas tributarias y continua emisión de normatividad interna y externa.
Inadecuado cubrimiento de todas lasáreas de la entidad en cuanto aevaluaciones y seguimiento
La falta de Auditores en la OCI conlleva a que haya un inadecuado cubrimiento de la Auditoría dentro de la institución
Quedan áreas sin revisión y sin detección de posibles hallazgos aumentando los riesgos en la Universidad. Mala imagen de la OCI.
Falta de oportunidad en el suministro de la información requerida para la Auditoría
La falta de colaboración del talento humano así como los sistemas de información desactualizados generan traumatismos en el proceso de Auditoría.
Fallas en el software. Poca colaboración del personal auditado. Desorden de los archivos
Inoportuna presentación de los informes a los entes de control
No se elaboran y entregan informes al Auditado para su revisión y conocimiento de los resultados de auditoría.
Omisión de la revisión del cronograma de informes. Desconocimiento u omisión de la Normatividad de la oficina y del procedimiento de auditoría.
Mala imagen de la OCI y de la Universidad en general. No se evidencian los resultados de la auditoria. Falta de información para la toma de decisiones. Incumplimiento de la función de la oficina y de las actividades
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)
CODIGOVERSIONVIGENCIA
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MAPA DE RIESGOS
10104 GESTION DE CONTROL
102 Rotación en Personal Directivo Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios
103 Competencia del Personal
104 Infraestructura Falta de recurso económico
105
106
15 GESTION DOCUMENTAL
Espacio físico insuficiente e inadecuado
10715 GESTION DOCUMENTAL
108
15 GESTION DOCUMENTAL
109
15 GESTION DOCUMENTAL
110
15 GESTION DOCUMENTAL
Carencia de Políticas Documentales
11115 GESTION DOCUMENTAL
11215 GESTION DOCUMENTAL
Riesgo de eventos incendiarios
Pérdida de información,
Falta de vigilancia y control en el avance del plan de mejoramiento, Plan de acción, riesgos e índices.
La falta de planeación en la revisión de los planes de mejoramiento, dificulta el seguimiento a los mismos.
No existe una planeación del seguimiento a los planes de mejoramiento
Desconocimiento por parte del Auditor de la corrección o no de los hallazgos de auditoría. No conformidades
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
Traumatismos en los procesos de Contracción vigentes por la no continuidad en los Ordenadores del Gasto.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA No existencia de Políticas claras de capacitación al
Personal.
Capacitación permanente al personal asignado a ésta dependencia en las diferentes áreas.
Aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina, No se cuenta con los equipos especiales de protección como alarma de humo, puestas cortafuegos, entre otros, No se cuenta con el espacio para la salvaguarda adecuada de la info
Hacinamiento del personal, Posible pérdida de información y/o hurto de elementos y equipos de oficina y herramientas de trabajo.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
Retraso en la atención de solicitudes de soporte y mantenimiento.
Personal insuficiente, falta de recursos económicos,demora en el proceso de contratación,
La atención a las solicitudes de soporte y mantenimiento realizadas por las diferentes dependencias de la institución no son atendidas oportunamente en el tiempo estipulado o pactado con cada una de ellas.
Atraso en los diferentes procesos de la institución, prestación deficiente de los servicios solicitados, insatisfacción de los usuarios
Falta una mejor distribución de la planta física, carencia de cultura de archivo, desconocimiento de la normatividad archivística.
El sistema de archivo y oficina de correspondencia no cuenta con espacio suficiente y parte del asignado, es inadecuado
Pérdida de documentación., Retraso en los procedimientos de gestión documental, Sanciones económicas por incumplimiento de normas de archivo.
No asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo
Carencia de políticas de selección del Talento Humano
Se contrata personal sin formación ni experiencia en gestión documental.
Reprocesos en la gestión documental, Pérdida económica – afectación al presupuesto institucional, Desmejoramiento en la calidad del servicio.
Incumplimiento con el programa de conservación preventiva de archivos
Falta de políticas que regulen el cumplimiento del Programa de Conservación Preventiva de Archivos, falta de atención al estado de los archivos de la institución
No se cumple a cabalidad con las actividades de limpieza, fumigación especializada para áreas de archivo.
Deterioro y pérdida de documentos, Afectación de la salud de los funcionarios, Ausentismo laboral por enfermedad
Carencia einadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Surcolombiana
Desconocimiento de la norma archivística, desidia de algunos funcionarios, por los archivos.
No se está dando cumplimiento a la normatividad de archivos ni aplicación de la Tabla de Retención Documental por parte de la mayoría de las dependencias de la USCO
Desorganización de los Archivos de Gestión, Pérdida de Documentos, Sanciones económicas.
Ausencia de contenidos en gestión documental, en los programas de inducción y re inducción de la Universidad Surcolombiana
No se tiene en cuenta el tema de gestión documental en los programas de inducción y re inducción de la USCO
Desorganización en los archivos de gestión, Incumplimiento de la Ley General de Archivos, Sanciones económicas
Eliminación de evidencia física de un documento en un tiempo prematuro.
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
Definición inadecuada de tiempos de retención para un documento.
Sanciones de tipo legal de los entes de control internos y externos, traumas administrativos.
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
En las áreas de archivo central no se cuenta con los adecuados equipos de seguridad.
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
Estado
1 ALTA MEDIO A Efectivos y documentados
2 Baja cultura de la Planeación Falta de gestión y destinación de recursos ALTA ALTO A No documentados
3 Rotación de Personal. No continuidad del personal Directivo y Asesor ALTA MEDIO A No existen
4 Modernización Tecnología ALTA MEDIO A No existen
5 MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
6 BAJA ALTO B Efectivos y documentados
7 MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
8 BAJA ALTO B Efectivos y documentados
9 EXTERNOS: Sociales Deterioro de la imagen institucional MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
11 INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No documentados
12 ALTA ALTO A No documentados
13 INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No documentados
14 INTERNO: Personas Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación BAJA ALTO B No documentados
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Ausencia de Ideas Políticas y Estrategias de la alta dirección, acordes con el Plan de Desarrollo
Limitación de recursos, baja ejecución del Plan de Desarrollo institucional
Baja cobertura y limitada presencia regional Incumplimiento de metas y objetivos
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Desorganización en el manejo de la documentación e información.Traumatismos en la continuidad de los Procesos y procedimientos.
01 GESTION DE PLANEACION
EXTERNOS: Cambios tecnológicos
La no Adquisición de equipos y software que permitan el desarrollo tecnológico para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos en los diferentes procesos misionales de la entidad.
Necesidad de Capacitación del Talento humano.Fallas de celeridad y confiabilidad en la información.Se producen reproceso y levantamiento de información manual para presentación de información a diferentes entidades y organismos de control.
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Sistemas de Información
Carencia de un sistema integrado que permita la consolidación y manejo de Información.
Existen Diversas plataformas en el sistema de información actual que no permiten la consolidación y manejo de la Información. Carencia de direccionamiento para el manejo y funcionamiento del Archivo General.
Incongruencia, responsabilidad y veracidad de la información suministrada.Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).Posible pérdida de información, documentación y/o hurto.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad
El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad.
No se logra el intercambio académico y cultural esperado para fortalecer la formación e investigación en la Institución.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
EXTERNOS: Cambios tecnológicos
Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.
Los convenios de cooperación establecidos en la Universidad pueden ser pocos frente a la demanda de grupos de investigación y proyectos que requieren para su desarrollo la participación de entes internacionales y así lograr su objetivo académico, científ
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Los convenios de cooperación internacional no sean utilizados por los programas académicos, para el proceso de internacionalización de los mismos.
Los programas académicos no hacen uso de los convenios internacionales vigentes debido al desconocimiento y desinterés en los mismos.
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Los convenios gestionados no son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución.
Se establecen convenios para el desarrollo de proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Sistemas de Información
Deficiencia en la divulgación de ofertas de becas y oportunidades de estudio a nivel nacional e internacional.
El riesgo consiste en no divulgar oportunamente las convocatorias a la comunidad universitaria
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Debilidades en la comunicación organizacional
Se generan falencias en el desarrollo general de las actividades comunicacionales tanto al interior como exterior de la universidad
* No proyección de la imagen corporativa * Dificultades en los procesos * Pérdidas económicas
03 GESTION DE COMUNICACIONES
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Inexistencia de políticas de comunicación institucionales
La falta de políticas comunicativas institucionales produce fallas en la proyección y aplicación de las tareas propias de esta oficina
* Dificultades en los procesos de elaboración de presupuestos y, por ende, limitaciones en la elaboración e implementación de planes, programas y proyectos. * Ausencia de legalidad y débil
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Extemporaneidad de publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales internas y externas
En cuanto las publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales, internas y externas, no se difunden ni entregan bajo la periodicidad en que cada una fue creada.
Pedida de credibilidad, presentación desactualizada de la información y discontinuidad de publicaciones
03 GESTION DE COMUNICACIONES
Deterioro de la imagen Institucional asociada a la información y comunicación institucional.
La filtración de información no autorizada en medios externos y la desinformación en la comunidad universitaria deteriora la imagen institucional.
VERSIONVIGENCIA
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Pagina GESTION DE PLANEACIÓN
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
VERSIONVIGENCIA
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MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
15 06 FORMACION INTERNO: Personas Deficiencia del desempeño docente Formación de profesionales no competentes MEDIA MEDIO B No efectivos
16 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados
17 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
18 06 FORMACION INTERNO: Personas Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional MEDIA MEDIO B No efectivos
19 06 FORMACION MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
20 06 FORMACION INTERNO: Personas ALTA BAJO B No existen
21 06 FORMACION ALTA BAJO B No existen
22 06 FORMACION ALTA ALTO A No documentados
23 06 FORMACION ALTA ALTO A No documentados
24 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No efectivos
25 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No efectivos
26 06 FORMACION INTERNO: Personas ALTA ALTO A No efectivos
27 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas ALTA BAJO B Efectivos y documentados
28 08 PROYECCION SOCIAL ALTA BAJO B No existen
29 08 PROYECCION SOCIAL 3. Convenios finalizados sin liquidar ALTA ALTO A No existen
30 08 PROYECCION SOCIAL ALTA BAJO B No existen
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
Talento humano no cualificado para el ejercicio de la actividad docente
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
no reconocimiento por parte de la sociedad bajos niveles académicos
Des actualización y/o poca pertinencia de los contenidos curriculares de los programas académicos de la Universidad
Los programas en proceso de acreditación y re acreditación requieren de una auto evaluación pertinente que conduzca a la oferta de currículos actualizados y contextualizados.
Baja demanda de los programas ofertados. Bajos estándares de calidad. Formación profesional des contextualizada
Baja o poca oferta de programas de pre grado de la Universidad Surcolombiana
No formular, crear y desarrollar nuevos programas académicos en la Universidad Surcolombiana
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No acreditación y re acreditación de los programas académicos ofertados
Falencias en la calidad de los programas académicos ofrecidos por la universidad
Negación de la acreditación y re acreditación de calidad requerido y necesario de los programas académicos de la universidad.
Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos
Este riesgo describe las dificultades que se pueden presentar si el diseño y aprobación de nuevos programas académicos se hace de manera lenta y sesgada.
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Pérdida de competitividad y poco interés de la demanda de programas de postgrado de la universidad
Este riesgo describe los inconvenientes, la poca aceptación y no reconocimiento del papel de la universidad en la sociedad.
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Vulneración de los archivos físicos académicos.
Falencias y dificultades para llevar a cabo el archivo de gestión del proceso.
Sanciones, des organización de la documentación, perdida, daño y hurto de la documentación académica.
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Retrasos en la elaboración de la programación académica
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
Incumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
Interrupción, inconvenientes, cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.
Poca claridad en el trámite administrativo, dificultades e inconvenientes para el desarrollo de las actividades de prácticas académicas.
Insatisfacción de los usuarios, retraso en los procesos académicos, y deficiencia en el proceso de formación teórico-práctico.
Demoras en la programación y asignación de la planta física de la universidad (salones, laboratorios entre otros) para desarrollar las actividades académicas programadas.
No se cuenta con la infraestructura (aulas, laboratorios, bibliotecas, zonas comunes, escenarios deportivos y culturales) suficiente para el normal desarrollo de actividades académicas.
Incumplimiento de la programación académica. Sobre costos e insatisfacción de la comunidad universitaria. Cursos trocados en los horarios de las aulas asignadas.
1. Perdida de eficiencia y oportunidad para la formalización de los convenios y/o contratos
Demora en la revisión documental y trámite administrativo para el aval y la formalización de los convenios y/o contratos
Vencimiento de los términos para la formalización y legalización de los convenios y/o contratosDemora en la iniciación de las actividades Los Convenios no se ejecutan ni se liquidan en el tiempo pactado. Posibles sanciones por parte de los entes de control gubernamentalDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad Detrimento patrimonial
INTERNO: Recursos económicos
2. Sobrecostos en la ejecución de actividades
La carencia de una metodología para la gestión del proyecto genera sobrecostos por demoras en el inicio oportuno de actividades, falta de plan de gestión de riesgos, etc.
Detrimento patrimonialDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad
INTERNO: Recursos económicos
Demora en el cierre y liquidación de los convenios y/o contratos conforme al marco normativo colombiano e institucional aplicable
Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental
INTERNO: Recursos económicos
4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones
Carencia de un sistema de información integrado conforme a los requerimientos y necesidades de la dinámica propia del proceso
Demora en el suministro de información para la generación de informes oportunos y a la medida de los requerimientos de información solicitadosFalta de confiabilidad de la información suministradaInadecuada gestión de la administración de la información suministrada Inadecuada gestión de la administración de la información física
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
VERSIONVIGENCIA
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Pagina GESTION DE PLANEACIÓN
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
31 08 PROYECCION SOCIAL MEDIA BAJO B No existen
32 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas MEDIA BAJO B No existen
33 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No existen
34 Rotación de Personal. BAJA BAJO C No existen
35 BAJA ALTO B No existen
36 ALTA ALTO A No existen
37 Infraestructura ALTA ALTO A No existen
38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio. BAJA ALTO B No existen
39 MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
40 MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
41 MEDIA ALTO A No documentados
42 Mala imagen institucional, propagación de enfermedades BAJA BAJO C No efectivos
43 MEDIA ALTO A No documentados
44 ALTA ALTO A No existen
45 MEDIA MEDIO B No efectivos
INTERNO: Sistemas de Información
5. Rotación y/o inestabilidad del Talento Humano de apoyo al proceso
Falta de continuidad al Talento Humano vinculado al proceso por termino de contrato
Traumatismos en la continuidad operacional de las actividades del proceso
6. Talento Humano no adecuado a los roles propios del proceso
Talento Humano carente de las competencias tecnológicas básicas o avanzadas requeridas y especificas del proceso
Demora en la ejecución de las actividades generando cuellos de botella coyunturalesDisminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externos.
7. Hacinamiento y baja calidad de las condiciones de trabajo
Espacios de trabajo pequeños, instalaciones para suministro de energía insuficientes y con inadecuada protección contra la integridad del Talento Humano
Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No continuidad del personal de apoyo por terminación de Contrato.
1. Des-organización en el manejo de la documentación e información.. 2. Traumatismos en la continuidad de los procedimientos
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No se seleccione la persona idónea para el cargo
Que la persona no cumpla con los resultados esperados
1. Re-procesos, aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área. 2. No facilita el trabajo en equipo, resultando en algunos casos no confiable el res
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Sistemas de Información
Carencia de un sistema integrado de información
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de información de Talento Humano.
1. Mayor atención al público al no tener acceso a la información por medios tecnológicos. 2. Falta de celeridad y confiabilidad en la información. 3.Re-procesos por el levantamiento de información manual para presentación de
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina. 2. Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General de la Oficina..
1. Incomodidad para la atención al público. 2. Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Manifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Actualización e implementación de políticas de Bienestar que reflejen las necesidades de la comunidad universitaria
Falta de políticas basadas en las necesidades de la comunidad universitaria.
1. Baja participación en los programas de Bienestar. 2.Bajo impacto en las actividades
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Inoportunidad en la divulgación de proyectos y programas
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de Información de Bienestar Universitario.
1. Desconocimiento de los programas 2. Poca participación de los programas. 3. Deterioro de la imagen institucional
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de pertenencia institucional y problemas de convivencia
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las actividades y eventos programados para el cumplimiento de las políticas de Bienestar Universitario. 2. Deficiente inducción y re inducción. 3. Falta de par
1. Falta de pertenencia. 2. Pérdida de tiempo. 3. Desaprovechamiento de los recursos
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Poner en riesgo la salud de la Comunidad Universitaria
Poner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No contar con medicamentos para la atención en los servicios médicos y odontológicos
La comunidad universitaria que requiera de este servicio no podrá beneficiarse de los medicamentos requeridos para tratar la afección que presentan.
Deficiente prestación de servicios y no poder llevar a cabo los programas de promoción y prevención
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Poca participación en las actividades y eventos programados
Poca o nula participación de la comunidad Universitaria, desaprovechamiento de recursos, escenarios y el no uso del tiempo libre
Mala imagen del proceso de Bienestar en la Comunidad Universitaria
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Disminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales
Al no haber estudiantes suficientes para cada disciplina artística se corre el riesgo de no ofertar más las disciplinas afectadas
Inconformidad en la comunidad Universitaria ante las actividades que ofrece el área de cultura
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
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Pagina GESTION DE PLANEACIÓN
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
46 MEDIA MEDIO B No efectivos
47 Retraso en los procesos, mala imagen institucional MEDIA MEDIO B No existen
48 MEDIA ALTO A Efectivos y documentados
49 Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones MEDIA ALTO A No efectivos
50 11 GESTION FINANCIERA ALTA MEDIO A No existen
51 11 GESTION FINANCIERA MEDIA MEDIO B No efectivos
52 11 GESTION FINANCIERA BAJA BAJO C Efectivos y documentados
53 11 GESTION FINANCIERA BAJA ALTO B No existen
54 11 GESTION FINANCIERA El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo ALTA BAJO B Efectivos y documentados
55 11 GESTION FINANCIERA MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
56 11 GESTION FINANCIERA EXTERNO: Económicos BAJA BAJO C No existen
57 Rotación de personal Traumatismo en la continuidad de los procedimientos. ALTA BAJO B Efectivos y documentados
58 Competencia de personal Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo. MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
59 Inadecuada utilización del recurso MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
60 Precios altos en la Adquisición de Bienes MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
61 Falta de Control de Bienes Deficiencia en la protección de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes ALTA BAJO B Efectivos y documentados
62 INTERNO: Personas Inadecuado almacenamiento de Bienes Perdida y/o deterioro de los Bienes ALTA BAJO B No efectivos
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No poder representar a la Universidad en los eventos competitivos a los que somos invitados
Por falta de dinamismo en los procesos administrativos se corre el riesgo de no asistir al evento
Insatisfacción en la Comunidad Universitaria, deterioro de la Imagen Institucional
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Demora en la expedición de los conceptos de aptitud.
El incumplimiento de los requisitos en la solicitud puede generar demora en la expedición de los conceptos de aptitud
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.
Las condiciones intralaborales que estan presentes dentro de la universidad generan riesgo a la salud integral del trabajador.
1. Incumplimiento a la Normatividad. 2. Sanciones. 3. Desmotivación e insatisfacción del trabajador hacia su trabajo.
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No cumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencias
Al no contar con los recursos económicos y con el personal idóneo para el desempeño de las funciones se puede incumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencia
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Inestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio
Debido a la inestabilidad del personal de contrato, se presentan frecuentes interrupciones en la ejecución de los procedimientos, lo cual genera traumatismos en el normal desarrollo de las actividades de la institución, y duplicidad de esfuerzos al tener que vincular y capacitar al nuevo personal.
1. Deterioro del clima organizacional. 2. Duplicidad de trabajo. 3. Presión laboral. 4. Demora en los procedimientos
EXTERNOS: Cambios tecnológicos
Deficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero
Los aplicativos existentes presentan deficiencias en la obtención de información confiable y oportuna
1. Quejas y reclamos. 2. Demora en los procedimientos. 3. Presión laboral
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Desviación de recursos y/o fraude financiero
Por el desconocimiento de las normas y/o la falta de seguridad en el sistema se pueden presentar situaciones dolosas o culposas que afecten el patrimonio institucional.
1. Pérdida o reducción de los recursos de las cuentas bancarias de la Universidad. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal. 3. Incumplimiento de las obligaciones fin
EXTERNOS: Cambios tecnológicos
Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero
En caso de suspensión del soporte y mantenimiento del sistema por parte del proveedor, no se podría realizar el registro de las transacciones financieras
1. Entorpecimiento del normal desarrollo de las actividades académico - financieras. 2. Incumplimiento de pago a terceros. 3. Incumplimiento en la presentación de informes a los diferentes organism
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Ineficacia en el recaudo de cartera morosa
1. Detrimento patrimonial. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Incumplimiento de metas en la ejecución presupuestal
Por falta de una adecuada planeación se pueden llegar a sobreestimar o subestimar los ingresos y gastos que conforman el presupuesto, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento en su ejecución.
1. Frecuentes modificaciones del presupuesto. 2.Incumplimiento de las obligaciones financieras por parte de la Universidad. 3. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo
Baja calificación a la Universidad por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos
Las sociedades calificadoras de riesgo podrían emitir una baja calificación, en cuanto existiese alguna probabilidad de que la Universidad no estuviera en capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales o legales, y/o hubiera incertidumbre respecto a su habilidad en la administración de recursos provenientes de terceros.
1. Negación de Créditos por parte de los bancos. 2. Deterioro de la imagen institucional frente a la comunidad en general (sector productivo, gobierno, entidades financieras y usuarios )
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No continuidad de personal adscrito a la División por traslado o terminación del contrato.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Asignación de personal no idóneo para ejecutar las labores asignadas
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Compras Inadecuadas y/o de mala calidad
Ausencia de reglamentación para fijar precios y calidad.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Recursos económicos
Des-organización Administrativa y ausencia de responsabilidad en el trámite del proceso
Mayor valor de Bienes y servicios que requiere la Universidad Surcolombiana.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Insuficiente e inadecuados Espacios de Almacenamiento
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
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MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
63 INTERNO: Personas Perdida de Bienes ALTA BAJO B Efectivos y documentados
64 INTERNO: Personas MEDIA BAJO B No efectivos
65 INTERNO: Personas Rotación del Personal ALTA MEDIO A Efectivos y documentados
66 Carencia de actualización Profesional ALTA ALTO A Efectivos y documentados
67 Seguridad en el manejo de la información ALTA ALTO A Efectivos y documentados
68 Pérdida parcial o total de la Información MEDIA ALTO A No documentados
69 16 GESTION AMBIENTAL Rotación del personal Falta de continuidad en los proyectos ALTA ALTO A No documentados
70 16 GESTION AMBIENTAL ALTA MEDIO A No documentados
71 16 GESTION AMBIENTAL MEDIA ALTO A No documentados
72 16 GESTION AMBIENTAL INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados
73 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Rotación de Personal. MEDIA BAJO B No efectivos
74 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Inadecuada Infraestructura ALTA BAJO B No efectivos
75 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Contratación Talento Humano no Idóneo MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
76 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
77 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Mala calificación en los índices de transparencia. MEDIA BAJO B No documentados
78 17 GESTION JURIDICA Condenas en contra la Universidad. BAJA BAJO C No documentados
79 17 GESTION JURIDICA Ausencia de información Institucional MEDIA BAJO B No efectivos
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad
los activos de la Institución están inseguros, pueden extraviarse
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Deterioro y/o daño de los bienes almacenados.
Las condiciones físicas y ambientales del sitio de almacenamiento pueden incurrir en el deterioro de los bienes ocasionando daños parciales o totales.
Daño parcial o total de los bienes, pérdida de los bienes, sobre costo por mantenimiento.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
No continuidad de los diseñadores, programadores y personal de mantenimiento de equipo por terminación del contrato. (El 90% del personal es de Contrato)
1. Desarrollo de Software sin la aplicación de toda la metodología que se debe aplicar por falta de tiempo. 2. Retraso en el desarrollo de los procedimientos. 3.Traumatismo cuando no se tienen ingenieros de desarrollo. La Universidad se queda sin personal de mantenimiento para atender los daños de hardware y software de los equipos
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Falta de capacitación que permita estar en la vanguardia de lo nuevo en programación y diseño de software y de otros temas que apoyarían las competencias del área
1. Afectación del funcionamiento laboral, incumplimiento en la adecuada prestación de los servicios. 2. Dificultades para la realización de procesos técnicos críticos por desconocimiento en la realización de los mismos.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
INTERNO: Sistemas de Información
Pérdida de información que afecta los intereses académicos y económicos de la Universidad
1. Indisponibilidad de la información.2. Pérdida de confidencialidad de la información. 3. Pérdida de credibilidad en los procesos de la Universidad dentro y fuera de la misma. Posibles violaciones inesperadas a los Sistemas de Información Institucionales.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
EXTERNOS: Cambios tecnológicos
La Institución no cuenta con servidores alternos , de manera que en caso de un desastre natural o humano se pueda continuar con la prestación de los servicios
1. Parálisis en los procesos.2. Inadecuada prestación de los servicios3. Mala imagen institucional
INTERNO: Naturaleza de las actividades
El SGA desde el 2006, año de su implementación ha contado en la mayoría de los casos con personal de contrato diferente cada año; Igualmente no cuenta con una planta definida
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Falta de personal para Implementar los programas del SGA
La cantidad de personal vinculado al SGA varía con frecuencia
Falta de continuidad en los proyectos Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas
INTERNO: Recursos económicos
Falta de recursos económicos, infraestructura y apoyo administrativo por parte de la Universidad
El SGA requiere de recursos económicos para desarrollar proyectos y apoyo administrativo para la ejecución de actividades propias de la gestión.
Programas sin desarrollar Incumplimiento de la normatividad ambiental Deterioro del medio ambiente dentro de la USCO
Personal no actualizado en normatividad y temas concernientes al Sistema
El SGA por contar solo con personal de contrato no tiene posibilidades de acceder a capacitaciones necesarias en el cumplimiento de sus funciones
Personal no capacitado para aplicar normatividad Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas Personal no preparado para capacitar a la población universitaria
No continuidad del personal adscrito a la Oficina Jurídica administrativo, abogados internos y externos por terminación de Contrato.
Des organización en el manejo de la documentación e información y Traumatismos en la continuidad de los procedimientos.
Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la Oficina, Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General y el de Gestión de la Oficina, Vulnerabilidad en el cielo raso, con presencia de fugas de líquidos en la
Hacinamiento del personal que labora en la Oficina e incomodidad para la atención al público, Sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Pérdida de información, documentación y/o hurto de elementos y equipos de Oficina
No se asigna el Talento Humano idóneo para las labores de archivo
Des organización en el archivo de gestión y Pérdida documental, Demora en los procedimientos.
falta de presentación de documentos solicitados porque no reposan en las dependencias
Ausencia de documentos probatorios solicitados a las dependencias de la Universidad
Pérdida de la imagen institucional y Deficiente prestación del servicio
Prescripción de los procesos administrativos y judiciales.
Fenómeno jurídico por el cual se pierde la posibilidad de ejercer los derechos
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad
afectación del presupuesto y limitación en la prestación de los servicios ofrecidos.
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Falta de divulgación de las decisiones adoptadas por los consejos superior y académico.
Incumplimiento de las decisiones proferidas por los órganos de Dirección Institucional y Sanciones disciplinarias para servidores públicos.
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
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MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
80 17 GESTION JURIDICA BAJA BAJO C Efectivos y documentados
81 17 GESTION JURIDICA BAJA BAJO C Efectivos y documentados
82 17 GESTION JURIDICA ALTA ALTO A Efectivos y documentados
83 Perdida de Credibilidad ALTA ALTO A No efectivos
84 Interupción del Servicio MEDIA ALTO A No documentados
85 Interupción del Servicio MEDIA ALTO A No documentados
86 Perdida de Credibilidad MEDIA MEDIO B No efectivos
87 07 INVESTIGACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
88 07 INVESTIGACION EXTERNOS: Legales Demora en presentar los resultados de las convocatorias MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
89 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados
90 EXTERNOS: Legales ALTA MEDIO A Efectivos y documentados
91 INTERNO: Personas ALTA BAJO B No documentados
92 INTERNO: Personas ALTA MEDIO A No efectivos
93 MEDIA MEDIO B No existen
94 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
95 INTERNO: Personas No conformidades u observación dada por el ente certificador. ALTA MEDIO A Efectivos y documentados
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa
La falta de atención rápida y oportuna en la resolución de los requerimientos y peticiones de parte de los procesos involucrados.
Silencio administrativo negativo, acciones judiciales, Causal de mala conducta que genera responsabilidad disciplinaria, acción de tutela
INTERNO: Naturaleza de las actividades
La no expedición oportuna de actos administrativos
Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes conlleva a la no expedición oportuna de los actos administrativos
Acciones en contra de la Universidad y Consecuencias administrativas, financieras y académicas.
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Entrega inoportuna de proyectos y documentos soportes
Incumplimiento en los términos de entrega de proyectos y documentos soportes
Violación a los reglamentos internos de los Consejos, Demora en los procesos académicos y administrativos y La no aprobación de los proyectos y actos administrativos de competencia de los Consejos
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios
Fondo Documental conformado por un acervo bibliográfico que no atiende aspectos de la academia, investigación y proyección social
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios
Suspensión de la demanda y del servicio de biblioteca por diferentes eventos que se puedan presentar
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Demora en el desarrollo de los procedimientos en su conjunto de actividades
Represamiento en procedimientos por ausencia de funcionarios responsables por actividades de obligatorio cumplimiento
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible
Pérdida, demora en la ubicación y desactualización de la información solicitada
retraso en la entrega de resultados de los proyectos
Dificultades en la recolección de información y falta de tiempo para desarrollar el estudio
Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas.
Demora en la evaluación por parte de los pares evaluadores de Colciencias
Falta de tiempo para la evaluación por parte los pares evaluadores
05 GESTION DE LA CALIDAD
Análisis de la gestión de losprocesos basada en medicioneserróneas de indicadores
La información errónea de los indicadores puede generar un análisis de la gestión equívoca.
Deterioro de la Imagen Institucional. Los informes de gestión no reflejan la realidad de los procesos.
05 GESTION DE LA CALIDAD
No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua
Control necesario para garantizar que las necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,
Retraso en los procesos de mejora continua. Retraso en la certificación. Incumplimiento de la Ley.
05 GESTION DE LA CALIDAD
Inoportunidad en la identificación deno conformidades y oportunidadesde mejora
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
Deficiencia en la prestación de servicios. No conformidades u observación dada por el ente certificador.
05 GESTION DE LA CALIDAD
Inoportunidad en la identificación delproducto o servicio no conforme
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
Demora de los procesos. Imcumplimiento de la norma
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Que los registros del SGI no secontrolen de acuerdo a lasdisposiciones legales y normativas
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGI.
Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.
05 GESTION DE LA CALIDAD
Incumplimiento del plan anual deAuditoría.
No se lleva acabo según los términos, tiempos y alcance establecidos
Entrega de informes a los entes de control sobre la base de unas auditorias no pertinentes. Falta de elementos para ejercer control y tomar decisiones acertadas.
05 GESTION DE LA CALIDAD
Que no se determinen y cumplan losrequisitos de los usuarios.
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se identifican, determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios.
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES
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MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
96 No conformidades u observación dada por el ente certificador. MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
97 Desarticulación de la información MEDIA BAJO B Efectivos y documentados
98 INTERNO: Personas ALTA ALTO A Efectivos y documentados
99 INTERNO: Personas Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria ALTA MEDIO A Efectivos y documentados
100 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
101 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
102 Rotación en Personal Directivo Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios MEDIA MEDIO B No existen
103 INTERNO: Personas Competencia del Personal MEDIA MEDIO B No existen
104 INTERNO: Personas Infraestructura Falta de recurso económico MEDIA MEDIO B No existen
105 ALTA ALTO A Efectivos y documentados
106 INTERNO: Personas Espacio físico insuficiente e inadecuado ALTA ALTO A No existen
107 ALTA ALTO A Efectivos y documentados
108 INTERNO: Personas ALTA ALTO A Efectivos y documentados
109 INTERNO: Personas ALTA ALTO A No existen
110 INTERNO: Personas Carencia de Políticas Documentales MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
111 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
112 INTERNO: Personas Riesgo de eventos incendiarios Pérdida de información, MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Que la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGI.
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Cambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento
Las continuas reformas tributarias y emisión de normatividad interna y externa pueden dificultar el seguimiento del proceso de Auditoría.
04 GESTION DE CONTROL
Inadecuado cubrimiento de todas lasáreas de la entidad en cuanto aevaluaciones y seguimiento
La falta de Auditores en la OCI conlleva a que haya un inadecuado cubrimiento de la Auditoría dentro de la institución
Quedan áreas sin revisión y sin detección de posibles hallazgos aumentando los riesgos en la Universidad. Mala imagen de la OCI.
04 GESTION DE CONTROL
Falta de oportunidad en el suministro de la información requerida para la Auditoría
La falta de colaboración del talento humano así como los sistemas de información desactualizados generan traumatismos en el proceso de Auditoría.
04 GESTION DE CONTROL
Inoportuna presentación de los informes a los entes de control
No se elaboran y entregan informes al Auditado para su revisión y conocimiento de los resultados de auditoría.
Mala imagen de la OCI y de la Universidad en general. No se evidencian los resultados de la auditoria. Falta de información para la toma de decisiones. Incumplimiento de la función de la oficina y de las actividades
04 GESTION DE CONTROL
Falta de vigilancia y control en el avance del plan de mejoramiento, Plan de acción, riesgos e índices.
La falta de planeación en la revisión de los planes de mejoramiento, dificulta el seguimiento a los mismos.
Desconocimiento por parte del Auditor de la corrección o no de los hallazgos de auditoría. No conformidades
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Naturaleza de las actividades
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
No existencia de Políticas claras de capacitación al Personal.
Aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
Hacinamiento del personal, Posible pérdida de información y/o hurto de elementos y equipos de oficina y herramientas de trabajo.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Naturaleza de las actividades
Retraso en la atención de solicitudes de soporte y mantenimiento.
Personal insuficiente, falta de recursos económicos,demora en el proceso de contratación,
Atraso en los diferentes procesos de la institución, prestación deficiente de los servicios solicitados, insatisfacción de los usuarios
15 GESTION DOCUMENTAL
Falta una mejor distribución de la planta física, carencia de cultura de archivo, desconocimiento de la normatividad archivística.
Pérdida de documentación., Retraso en los procedimientos de gestión documental, Sanciones económicas por incumplimiento de normas de archivo.
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Naturaleza de las actividades
No asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo
Carencia de políticas de selección del Talento Humano
Reprocesos en la gestión documental, Pérdida económica – afectación al presupuesto institucional, Desmejoramiento en la calidad del servicio.
15 GESTION DOCUMENTAL
Incumplimiento con el programa de conservación preventiva de archivos
Falta de políticas que regulen el cumplimiento del Programa de Conservación Preventiva de Archivos, falta de atención al estado de los archivos de la institución
Deterioro y pérdida de documentos, Afectación de la salud de los funcionarios, Ausentismo laboral por enfermedad
15 GESTION DOCUMENTAL
Carencia einadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Surcolombiana
Desconocimiento de la norma archivística, desidia de algunos funcionarios, por los archivos.
Desorganización de los Archivos de Gestión, Pérdida de Documentos, Sanciones económicas.
15 GESTION DOCUMENTAL
Ausencia de contenidos en gestión documental, en los programas de inducción y re inducción de la Universidad Surcolombiana
Desorganización en los archivos de gestión, Incumplimiento de la Ley General de Archivos, Sanciones económicas
15 GESTION DOCUMENTAL
Eliminación de evidencia física de un documento en un tiempo prematuro.
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
Sanciones de tipo legal de los entes de control internos y externos, traumas administrativos.
15 GESTION DOCUMENTAL
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
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01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
DESCRIPCIÓN CONTROLES EXISTENTES
4 REDUCIR Rectoría y Vicerrectorías N.A N.A
3 REDUCIR Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11
1 EVITAR Actualización de la planta de personal N.A N.A
1 EVITAR Actualización de Hardware y software Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11
4 EVITAR Adquisición de un Sistema de Información Integrado Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11
4 EVITARJEFE ORNI
1 de ene de 11 1 de dic de 11
Monitoreo y seguimiento al plan de acción
4 REDUCIR JEFE ORNI 1 de ene de 11 1 de dic de 11
4 EVITAR JEFE ORNI 1 de ene de 11 1 de dic de 11
4 EVITAR JEFE ORNI 1 de oct de 10 31 de oct de 10
Seguimiento a la programación establecida
4 EVITAR JEFE ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10
Reuniones mensuales de seguimiento 3 REDUCIR Constituir la oficina de comunicaciones Jefe ORNI 1 de oct de 10 30 de oct de 11
Segimiento cronograma de actividades 3 REDUCIR Jefe ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10
Reuniones de autocontrol mensual 3 EVITAR Jefe ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10
Reuniones de autocontrol mensual 3 EVITAR Jefe ORNI 1 de oct de 10 31 de oct de 10
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO FECHA
INICIOFECHA
FINALIZA
Se han llevado a cabo reuniones internas y externas (gremios) cuyo objetivo ha sido la presentación del informe de rendición de cuentas y la evaluación sobre el desarrollo de la rendición de cuentas, se está socializando a nivel interno y externo el plan
Socialización y Evaluación de la Propuesta Programática con respecto al plan de desarrollo
Propuesta programática socializada y evaluada
Se han llevado a cabo algunas jornadas de inducción pero en su contenido no se ha incluido temas orientados a fortalecer la cultura de la planeación al interios de los procesos
Inclusión de contenidos de cultura de planeación en los programas de Inducción y Re inducción
Programas de Inducción y Re inducción con contenidos de cultura de la Planeación
El proceso de reestructuración a la planta de personal se está llevando a cabo con la participaciones de una comisión integrada por un docente, un miembro de la comisión de personal, el jefe de personal, el Asesor Jurídico
Alta dirección (Consejo Superior Universitario, rector), División de Personal
Plan de reestructuración y Actualización Estatuto Administrativo
El Centro de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) encargado de la actualización de hardware y software ha gestionado la adquisición de dos servidores de última generación para mejorar la plataforma tecnológica y existe una licitación pública (N
Actualización de Hardware y software
El Centro de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) está llevando a cabo la asesoría técnica para la adquisición de un sistema de información que permita la integración con el sistema acade´mico existente y que supla las necesidades de una biblio
Adquisición de un Sistema de Información Integrado
Existe el responsable de acompañar este procedimiento y realizar la respectiva divulgación
Gestionar mayor número de programas de movilidad y realizar una mayor socialización y promoción de estos.
Pendiente construir en versión 3
Fijar en el presupuesto contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta, y de esta forma facilitar la gestión y el establecimiento de los mismos.
Presupuesto con contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta.
Reuniones de autocontrol y socialización de los convenios en las facultades
Diseñar y ejecutar un programa de divulgación de los convenios establecidos y en proceso
Programa de divulgación diseñado y ejecutado
Gestión de recursos para el desarrollo de actividades internacionales
Seguimiento mensual a la gestión financiera y administrativa de los convenios
Convenios ejecutados acordes con las políticas institucionales
En reuniones de autocontrol hacer seguimiento a la divulgación de las ofertas de becas y oportunidades de estudio con el fin de corroborar que se estén utilizando adecuadamente los medios de comunicación y se este generando el impacto deseado.
Porcentaje de cumplimiento de reuniones de autocontrol
Oficina de comunicaciones constituida
Preparar y elaborar la estructura de la propuesta de políticas de comunicación
Políticas de comunicación elaboradas
Seguimiento a las tareas establecidas en el cronograma de actividades
No. De actividades del cronograma cumplidas en el tiempo / No. De actividades del cronograma programadas
Seguimiento a las tareas establecidas en el cronograma de actividades
No. De actividades del cronograma cumplidas en el tiempo / No. De actividades del cronograma programadas
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO15 06 FORMACION
16 06 FORMACION
17 06 FORMACION
18 06 FORMACION
19 06 FORMACION
20 06 FORMACION
21 06 FORMACION
22 06 FORMACION
23 06 FORMACION
24 06 FORMACION
25 06 FORMACION
26 06 FORMACION
27 08 PROYECCION SOCIAL
28 08 PROYECCION SOCIAL
29 08 PROYECCION SOCIAL
30 08 PROYECCION SOCIAL
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO
2 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 12
3 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 11
4 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 10
2 EVITAR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
4 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 10 No de auditorías realizadas
Interposición de recursos y acciones legales. 1 EVITAR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
Base de datos de los actos administrativos 1 EVITAR Secretaria General 1 de ene de 10 31 de dic de 10
3 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11 Informe de auditoria
3 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11
2 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11
2 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12
2 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12
Acuerdo 046 de 2006 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11 No definido
No existe 1 REDUCIR Oficina de calidad 1 de ene de 11 31 de dic de 11 No definido
Establecer controles en la versión III del mapa de riesgos del proceso
Vicerrectoría académica y programas de pre grado y posgrados
Consejo Superior Universitario, División de Personal.
Número de actividades de inducción y re inducción programadas y realizadas
Evaluación docente por parte del CSED, para modificación en el escalafón. Oportunidad de formación y capacitación
Evaluación docente por parte del CSED, para modificación en el escalafón. Oportunidad de formación y capacitación
Jefe de Servicios Generales y Salud Ocupacional
Plan de evaluación elaborado
Aplicación y ejecución de sugerencias de pares evaluadores del CNA.
Evaluar la pertinencia de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos por la Universidad.
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Plan de evaluación elaborado
Asesorías y capacitación por parte de funcionarios de Gestión Documental
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
Control Interno, Talento Humano, alta dirección
Evaluación de pertinencia programada y realizada
Informes semanales de seguimiento a procesos y reuniones de Auto control
Realizar auditorías a los planes de mejoramiento presentados en virtud del proceso de auto evaluación y obtención de registro calificado de programas.
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Auditoria del plan de acción y plan de desarrollo
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
Auditoria del plan de acción y plan de desarrollo
Seguimiento y verificación a los funcionarios y procesos involucrados.
Auditar los procesos de archivo y sistematización de procedimientos del procedimiento del proceso de formación.
Requerimientos, hojas de ruta y comunicaciones telefónicas
Realizar seguimiento y evaluación a la programación académica.
Informe de seguimiento y evaluación
Requerimientos, hojas de ruta y comunicaciones telefónicas
Reportar a la Oficina de Control Interno para iniciar el respectivo correctivo.
No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
Auditoria a la programación y ejecución de prácticas académicas
Realizar seguimiento a la programación y ejecución de prácticas académicas y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.
Vicerrectoría Académica, Facultades, departamentos y Programas
Informe de seguimiento y evaluación; No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
Seguimiento y evaluación a la ejecución del plan de desarrollo y planes de acciones
Realizar seguimiento a la programación y asignación de planta física y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.
Vicerrectoría Académica, Facultades, departamentos y Programas
Informe de seguimiento y evaluación; No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
Definición transversal e integrada del proceso, Jornada de re inducción, publicación de procedimientos
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Jornada de re inducción realizada
Evaluar metodologías como PMI, Price2, TenSteep y plantear un modelo ajustado a las condiciones de la USCO, validarlo, institucionalizarlo y capacitar a docentes
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Metodología de gestión de proyectos institucionalizada
Definición transversal e integrada del proceso, Jornada de re inducción, publicación de procedimientos
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Identificar y definir claramente las diferentes capas de proceso, establecer las interfaces de acción / interacción / integración entre roles, entidades y partes interesadas
CALIFICACION DEL RIESGO
Página 19 de 53
NRO PROCESO31 08 PROYECCION SOCIAL
32 08 PROYECCION SOCIAL
33 08 PROYECCION SOCIAL
34
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09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESONo existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12 No definido
No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12 No definido
No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12 No definido
Capacitar a los funcionarios a través de simulacros 1 ASUMIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Implementación de la carrera administrativa
1 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
1 EVITAR Jefe división de personal Jefe división de personal 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Solicitar la asignación de nuevos espacios. 1 REDUCIR Jefe división de personal Jefe división de personal 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Capacitar a los funcionarios a través de simulacros 1 REDUCIR Bienestar Universitario Bienestar Universitario 1. ene. 2010 31. dic. 2012
4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Plan de Socialización y seguimiento al mismo 4 ASUMIR Desarrollar sistemas de información Paginas Web 1. ene. 2010 31. dic. 2012
3 COMPARTIR O TRANSFERIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012 Capacitaciones realizadas
2 REDUCIR Contratacion de Medico 1. ene. 2010 31. dic. 2012
3 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
1 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Promoción de los talleres de formación 2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
Redefinir la estructura organizacional bajo el enfoque de procesos, roles y responsabilidades
Alta Dirección y Areas de la Universidad
Evaluar el Talento Humano bajo un enfoque de competencias y diseñar un plan de formación a la medida y conforme a los resultados y prioridades institucionales
División de Personal y Áreas de la Universidad
Definir y asignar espacios en función del Proceso Misionales
Alta Dirección, Planeación y Vicerrectorías
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Implementación de la carrera administrativa
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Implementación de la carrera administrativa
Insistir en la solicitud del software con las especificaciones que requiere la Institución.
Adquisición de software con las especificaciones que requiere la institución
Asignación nuevos espacios o insonorización
Porcentaje de funcionarios capacitados en simulacros
Reuniones de planeación, Divulgación Comunicación
Construcción de un sistema de indicadores de seguimiento a la acualización e implementación de las politicas de bienestar en la comunidad universitaria.Elaboración de un diagnostico que establezca las necesidades de la Comunidad Universitaria
Jefe de Bienestar universitario
Divulgacion de las politicas de bienestra universitario
Jefe de Bienestar universitario
Sistema de información implementado
Capacitación, Reuniones de Autocontrol, programa de Bienestar
Soclicitar inducción y reinducción en temas de talento Humano y temas de autocontrol
Jefe de Bienestar universitario
Gestionar la contratación personal calificado para prestar servicios medico.
Jefe de Bienestar universitario
Prestacion de servico medico
Efectuar seguimiento a la adquisición de los medicamentos
Cumplir con el procedimiento de adquisición de medicamentos e insumos odontológico
Jefe de Bienestar universitario
1. Agilizar los tramites ( estudios previos, solicitud de cotización)en la adquisición de los medicamentos. 2. Asignación de personal idoneo en la elaboración de estudios previos. 3. Do
Planeación, proyección, ejecución y seguimiento del programa de Bienestar Universitario
Ampliar los canales de divulgación para obtener mayor participación
Jefe de Bienestar universitario
Publicación información de bienestra universitario
Planeación y ampliación de los canales de divulgación
Jefe de Bienestar universitario
Contar con una programación academica acorde a las ofertas culturales, y talleres teorico practicos.
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO46
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50 11 GESTION FINANCIERA
51 11 GESTION FINANCIERA
52 11 GESTION FINANCIERA
53 11 GESTION FINANCIERA
54 11 GESTION FINANCIERA
55 11 GESTION FINANCIERA
56 11 GESTION FINANCIERA
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10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO2 EVITAR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
NA 1 ASUMIR Expedir conceptos de aptitud a tiempo 1. ene. 2010 31. dic. 2012
4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
No hay 1 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 11
2 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11
4 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11
No existen 1 COMPARTIR O TRANSFERIR Consejo Superior y Rector 1 de ago de 10 31 de dic de 11
4 COMPARTIR O TRANSFERIR Consejo Superior y Rector 1 de ago de 10 31 de dic de 11
Informes mensuales de ejecución presupuestal 4 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11
No existen 1 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11
Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 4 REDUCIR Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10
Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 4 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 11
Reunión de autocontrol 4 REDUCIR Cotizar las compras adecuadas y de buena calidad 1 de ene de 10 31 de dic de 10
No existen 4 REDUCIR 1 de dic de 10 31 de dic de 10
4 REDUCIR Monitorear los sistemas de control existentes Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10
No existen 2 REDUCIR Solicitar espacios adecuados para Almacenamiento Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10
Envío de documentación a Vicerrectoría Administrativa con tiempo
Seguimiento al proceso de autorización de la salida y aplicación del procedimiento DEP-PR-01
Jefe de Bienestar universitario
Poner en practica el procedimiento salidas deportivas representativas
Jefe de Bienestar universitario
Conceptos de aptitud expedidos
Se efectua diagnostico de la condicion psicosociales del trabajador, y valioracion medico psicologica. Estudio cualitativo y cuantitativo con estudiantes de psicologia laboral de la universidad.
Se realizaron inervenciones en los puestos de trabajo (actitudes, postura, elementos del puesto de trabajo, pausas activas, orden y aseo)
Jefe de Bienestar universitario
Intervenir grupos de trabajo sensibilizando a los trabajadores en la impirtancia del apoyo social del grupo de trabajo en la estabildiad emocional del trabajador.
Solicitudes de etrega de elementos para implementar el plan de emergencias. Capacitación y entrenamiento de brigdas de enmergencia.
Se diseño resolución para reconocieminto juridico de la brigada de enmergencia. Capacitación a brigadas en primeros auxilios, evacuación y rescate, conatos de incendios.
1. Talento humano 2.programa de Salud Ocupacional. 3.Oficina de Planeacion
Brigadistas formados y capacitados en atención de primeros auxilios basicos, manejo de extintores, y conato de incendio, evacuación y rescate.
Reestructuración Administrativa, Planeación en la Contratación del personal del área financiera
Consejo Superior, Rector y Vicerrector Administrativo
Porcentaje de personal con contrato de prestación de servicios vinculados a la nómina de la División Financiera
Reuniones del Comité de Autocontrol, Requerimientos a los Administradores del los Sistemas de información
Capacitación de los Administradores en los Sistema de información, Contratación oportuna del servicio de mantenimiento del aplicativo, Respuesta oportuna del proveedor del sistema a los requerimientos presentados por los usuarios
Rector, Vicerrector Administrativo y Jefe División Financiera
Efectividad en la atención de requerimientos
Firmas conjuntas (dos personas firman simultáneamente los respectivos Comprobantes de Egresos y las Transferencias), pólizas de manejo, cambio de claves periódicamente
Conciliaciones bancarias actualizadas, procedimientos de la división financiera documentados y actualizados, fortalecer la seguridad en los sistemas internos de la Universidad
Vicerrector Administrativo, Jefe División Financiera, Contador y Tesorero
Efectividad en la gestión fiscal
Adquisición de un software financiero cuyo mantenimiento y administración este a cargo de la Universidad
Adquisición o desarrollo de un software administrativo y financiero propio
Al alumno no se le permite matricularse para el siguiente periodo, sin haber cancelado la totalidad del crédito
Crear una dependencia encargada de realizar los cobros pre jurídicos y jurídicos de la Universidad
Eficacia en el recaudo de cartera
Mantener bases de datos actualizadas, priorizar las necesidades de la institución, realizar reuniones periódicas con la alta dirección a fin de sensibilizar y comprometer a los diferentes actores de la Universidad en el suministro de información confiable
Rector, Oficina de Planeación, Jefe División Financiera, Jefe Oficina de presupuesto
1. Porcentaje de ejecución del presupuesto de Ingresos. 2. Porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos
Evaluación permanente a la ejecución de los Planes Institucionales (Desarrollo, Acción e Inversión), cumplimiento de las Políticas de Pago establecidas por la Universidad, administración eficiente de los excedentes de liquidez
Rector y Vicerrector Administrativo
Calificación por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos
Solicitar personal de planta o con contrato mínimo de un año.
Solicitud de personal de planta, solicitud de personal con contrato mínimo de un año
Actualización Estatuto Administrativo y Manual de Funciones por Competencias.
Consejo Superior, Comisión de Personal
Actualización Estatuto Administrativo
Líder del proceso y personal Asignado.
Solicitar cotizaciones y dar a conocer promedios del mercado (fondos especiales)
Líder del proceso y personal designado
Cada funcionario con inventario propende por la seguridad del bien
Monitoreo a los sistemas de control existentes
Solicitud de espacios de almacenamiento
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO63
64
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66
67
68
69 16 GESTION AMBIENTAL
70 16 GESTION AMBIENTAL
71 16 GESTION AMBIENTAL
72 16 GESTION AMBIENTAL
73 17 GESTION JURIDICA
74 17 GESTION JURIDICA
75 17 GESTION JURIDICA
76 17 GESTION JURIDICA
77 17 GESTION JURIDICA
78 17 GESTION JURIDICA
79 17 GESTION JURIDICA
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO4 REDUCIR Líder del proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11
Resolución 055555 del 2002 2 REDUCIR Líder del proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11
4 EVITAR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
4 REDUCIR Ordenador del gasto 1. ene. 2010 31. dic. 2012
3 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012
3 REDUCIR
Acto Administrativo
1 de ene de 11 31 de dic de 11
3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11Recursos asignados
3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
2 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 12
Reparación Locativa 2 REDUCIR Reparación locativa y adecuaciones de espacios. 1 de ene de 10 31 de dic de 11
4 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 10
4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
3 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 10
Interposición de recursos y acciones legales. 3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11 Capacitaciones realizadas
Base de datos de los actos administrativos 2 EVITAR Secretaria General 1 de ene de 10 31 de dic de 10
Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 Resol 05555/02
Realizar controles a los bienes a más corto plazo y socializar la responsabilidad que tiene el personal con los bienes a cargo.
Socializaciones de responsabilidad en los bienes a cargo.
Incluir en la programación del plan de mantenimiento y verificar su ejecución.
Se gestiono directamente con la alta dirección la permanencia del personal minimo el actual
1. Restructuracion de la planta de personal administrativa. 2. Contratacion anual del personal de contrato
Consejo Superior Universitario
Implementación de la Reestructuración
Solicito a la comisión de personal capacitación tecnica, especifica para el personal de CTIC y general para los demas funcionarios de la universidad. Suscripción a soporte y asesoria a red Hat a un año, incluyendo asesoria en el mismo tema al personal del CTIC.
Establecer parámetros para tener en cuenta al personal de prestación de servicios para capacitación en casos especificos como los de Sistemas. Actualmente existe el Acuerdo 014 de 2004 que establece que la capacitación es solo para personal de planta.
Consejo Superior Universitario
Parámetros para la inclusión de contratistas de Gestión de Tecnología en los planes de capacitación,
Claves de acceso y usuarios encriptados Certificados de Seguridad en Servidores Web. Instalación dos Servidores de aplicaciones PRIVADOS con acceso a las aplicaciones críticas. Se inicio con el proceso del mejoramiento del codigo en los modulos de registro de notas docentes, inscripciones de pregrado.
Realizar el proceso de implementación (por fases) del Sistema de Gestión de la Seguridad informática basado en la las normas ISO/IEC 27001 y 27002 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la información cumpliendo con los requisitos ISO 27001:2005
Reducir la vulnerabilidad de los aplicativos criticos
Se realizan copias de seguridad diariamente y se custodian en el Banco Popular todos los viernes. Las claves de acceso de los servidores se cambian semanalmente y se custodian en el Banco Popular los viernes en sobres sellados
Adquisición de servidores alternos y la elaboración de Plan de contingencia que permita la recuperación de la información y continuidad de los procesos en caso de un evento inesperado. Adquisición Caja fuerte para guardar backups diarios
Directora del CTIC y Ordenador del Gasto
Adquisición servidores para migrar aplicaciones.
Seguimiento al proceso de reestructuración administrativa a traves del Proceso de Gestión de Talento Humano
Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Personal asignado a la Oficina
Seguimiento al proceso de reestructuración administrativa a traves del Proceso de Gestión de Talento Humano
Elaboración de acto administrativo para establecer políticas de contratación con las que se garantice una mínima planta de personal, y seguimiento a este
Equipo de trabajo Gestión Ambiental Políticas normativas de
contratación establecidas
Seguimiento a la asignación y ejecución de recursosElaboración y presentación del plan de necesidades para la vigencia respectiva
Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Seguimiento al plan de acción, a los convenios gestionados en Proyección Social y la institución en general.
Gestionar convenios con entes gubernamentales, organizaciones y entidades de cooperación para fortalecer la gestión ambiental institucional a través de capacitaciones que dependan de los rubros de estas instituciones
Equipo de trabajo Gestión Ambiental Parámetros de capacitación
establecidos para personal de prestación de servicios
establecer controles en la versión III del mapa de riesgos del proceso
Implementación de la carrera administrativa, o inclusión clausula de entrega de cargo en los contratos.
Consejo Superior Universitario, División de Personal.
Implementación de la Carrera Administrativa.
Jefe de Servicios Generales y Salud Ocupacional
Reparación y Adecuaciones realizadas
Inducción y capacitación en materia de archivo por parte de un funcionario de Jurídica.
Aplicación del procedimiento en el archivo e inclusión en el programa de inducción, contenidos de gestión documental.
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Aplicación procedimiento archivo, Inclusión en programa de Inducción contenidos de gestión documental.
Asesorías y capacitación por parte de funcionarios de Gestión Documental
Aplicación de las tablas de retención en todos los procesos.
Control Interno, Talento Humano, alta dirección
Aplicación tablas de retención
Informes semanales de seguimiento a procesos y reuniones de Auto control
Expedición de circulares de cumplimiento de actividades
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Expedición de circular de cumplimiento de actividades
Capacitaciones y circulares de cumplimiento de actividades.
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Expedición de circulares de cumplimiento de actividades
Expedición de circular de cumplimiento de actividades
CALIFICACION DEL RIESGO
Página 22 de 53
NRO PROCESO80 17 GESTION JURIDICA
81 17 GESTION JURIDICA
82 17 GESTION JURIDICA
83
84
85
86
87 07 INVESTIGACION
88 07 INVESTIGACION
89
90
91
92
93
94
95
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11
4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11
4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11
2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2010
3 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011 Sin interrupción del servicio.
3 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011
2 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011
Estatuto de Investigación acuerdo No. 013 de 2005
4 REDUCIR 1 de ene de 10 1 de dic de 10
Se envían correos electrónicos4 REDUCIR
Enviar proyectos oportunamente1 de ene de 10 1 de dic de 10
3 REDUCIR
Líderes de Proceso
1 de sep de 10 31 de dic de 12
4 ASUMIR
Consejo Superior
1 de ene de 10 31 de dic de 14
3 REDUCIR Líderes de Proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11
2 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14
No documentados 1 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14
Elaboración del Plan de auditorias anual 4 REDUCIR Asesor Calidad 1 de ene de 10 31 de dic de 14
4 ASUMIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14
Seguimiento y verificación a los funcionarios y procesos involucrados.
Directrices y diseñar estrategias para el cumplimiento de la Resolución No.091 de 2005
Número de directrices proferidas
Requerimientos, hojas de ruta y comunicaciones telefónicas
Diseño de estrategias y directrices dirigidas a concienciar a los funcionarios y dependencias involucradas en los diferentes procesos.
Número de directrices proferidas
Requerimientos, hojas de ruta y comunicaciones telefónicas
Comunicaciones oficiales, socialización de normas y comunicación de fechas de las sesiones, publicación en la página web.
Número de comunicaciones oficiales, especializaciones y publicaciones en la página web.
1. Envió de formato solicitud adquisición de material bibliográfico a cada Jefes de Programas. 2 Evaluación continua de las colecciones bibliográficas. 3. Verificación de solicitudes contra
Establecer Programa Desarrollo de Colecciones. Crear e Implementar politicas de Adquisición de material bibliografico y documental.
Comité de Biblioteca, Jefe de Programa
Programa de desarrollo de colecciones establecido
1.Evaluación continua de los recursos e infraestructura. 2. Capacitación al personal. 3. Solicitud de apoyo a las instancias pertinentes.
Solicitud de adecuación e instalacion de planta de energia electrica. Asistencia tecnica solicitada a CTIC para evitar la caida de la red. Capacitación del personal del Proceso. Comites de autocontrol.
1. Evaluación del talento humano. 2.Asignación de tareas para responder por tareas coyunturales.
Revisión de procedimientos y tareas para reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales
Reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales
1. Reporte de material descartado por uso y/o por pérdida 2. Inducción del personal del proceso.
1.Sensibilizar a los funcionarios en el cumplimiento de procedimientos en el conjunto de sus actividades. 2.Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico
Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico
Ajustes al acta de compromiso de proyectos y semilleros
Profesional Universitario y de contrato
Actas de compromiso ajustadas
Profesional Universitario y de contrato
Oportunidad en la evaluación por parte de los pares evaluadores
Analisas y reformular indicadoes de gestión del sistema
Verificar la conformidad de lamedición, a través de las AuditoríasInternas.Revisión y actualización permanentede la información.
Número de auditorías converificación de laconformidad de laMedición
Solicitud de continuidad de los colaboradores de la oficina de calidad
Actualización del EstatutoAdministrativo.Estatuto administrativoimplementado.Actualización EstructuraOrganizacional
Estatuto administrativoImplementado. Estructura OrganizacionalActualizada
Presentar propuesta de capacitaciones de identificacion del riesgo
Reuniones de Autocontrol quecumplan con el objetivo de medirResultados
Número de reuniones deautocontrol realizadas concumplimiento de objetivo
Plan de capacitación identificación de no conformidades.
Seguimiento y gestión a larealización de las actividadescorrespondientes para elcumplimiento de los objetivos.*Capacitación y asesoría en laIdentificación del producto o serviciono conforme
Líder de Proceso y AsesorCalidad
Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades.
Seguimiento a la realización de lasactividades para el manejo de losRegistros.
Líder de Proceso y Asesor Calidad
Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades
Verificación trimestral del estado deavance de la auditoria.
Porcentaje de verificacióndel estado de avance de laAuditoría
Talleres de identificacion de los requisitos del cliente
*Plan de Mejoramiento. *Enviarcada bimestre información interactivapor Internet a la comunidaduniversitaria. *Socializaciónrequisitos de los usuarios
Líder de Proceso y AsesorCalidad
Porcentaje de cumplimientode las actividadescontenidas en el plan deMejoramiento
CALIFICACION DEL RIESGO
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NRO PROCESO96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
05 GESTION DE LA CALIDAD
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES
CRONOGRAMAINDICADOR
NIVEL DE
RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESOSolcitar continuidad del personal de calidad 4 ASUMIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14
4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10
4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10
4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10
4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10
4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10
NA 1 REDUCIR Implementación de la carrera administrativa NA
NA 1 REDUCIR Adopción de políticas claras de capacitación Comité de personal NA
NA 1 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 10
NA 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
NA 1 REDUCIR Espacio físico asignado.
4 REDUCIR Alta Dirección 1 de ene de 11 6 de dic de 11 Personal idóneo asignado
4 REDUCIR 1 de ene de 11 30 de jun de 11
Auditorias, Asesorías y capacitación 1 REDUCIR 1 de ene de 11 30 de jun de 11
NA 4 REDUCIR 1 de ene de 11 3 de jun de 11
Tablas de retención documental 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
Socialización planes de emergencia 4 COMPARTIR O TRANSFERIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11
Seguimiento detallado a la realizaciónde las actividades del SGI
Representante de la AltaDirección.
Porcentaje de cumplimientode las actividades del SG
Revisión permanente en lapágina web del DAFP
Revisar los cambios en lanormatividad externa.Revisar diariamente la página de laUniversidad para ver las novedadesnormativas.Programar jornadas de estudio,donde se revise las normas que vayaemitiendo la entidad.
Jefe Oficina de Control Internoy Auditores
Porcentaje de jornadas deestudio realizadas
Cronograma de actividades porAuditor
Seguimiento al cumplimiento estrictodel Cronograma de trabajo acorde alas necesidades de la Institución yatendiendo los informes de laContraloría
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de cumplimientodel cronograma de trabajo
En las auditorias y en lasocialización del informe, sehace énfasis en el cumplimientode las acciones deMejoramiento
Realizar mensualmente talleres deautocontrol y charlas desensibilización con los funcionariosinvolucrados en los procesos, paracumplimiento de acciones deMejoramiento
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de funcionariosasistentes a los talleres deAutocontrol
Evaluación en el Comité deControl Interno. Cronograma de actividades porAuditor
Formular e implementar cronogramade Auditoria especifico por áreas yacorde con nuevas necesidades si seRequiere
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de áreasAuditadas
El Auditor recurre a todas lasfuentes posibles con el fin deobtener la informaciónrequerida para la Auditoria
Informar oportunamente al personalde las áreas sujeto de Auditoria, lasfechas de las mismas para quebusquen la información requerida
Jefe Oficina de Control Internoy Auditores
Porcentaje de auditoríascon carencia deInformación
Consejo Superior Universitario
Implementación carrera administrativa
Adopción políticas de capacitación
Solicitar la asignación de nuevos espacios y equipos especiales de protección
Jefe División Servicios Generales
Solicitud de asignación de espacios y equipos
Documentar e implementar el plan de mantenimiento, solicitar aprobación de presupuesto apropiado.
Jefe División Servicios Generales
Plan de mantenimiento documentado.
Elaborar Propuesta para asignación de espacio físico adecuado, Presentar la propuesta y hacer el seguimiento, Aprobación y ejecución de la propuesta
Equipo de Trabajo Archivo CentralCoordinadora de Archivo, Alta dirección
01/09/2010 - 01/01/2011
30/09/2010, 06/30/11, 31/12/2012
En el archivo central se cuenta con personal competente para realizar las funciones propias del proceso, sin embargo en la mayoría de archivos de gestión no se cuenta con el personal idóneo
Elaborar y aplicar políticas de selección de personal idóneo y capacitado en el que hacer archivístico
Seguimiento al cumplimiento del programa de conservación de archivos
Ejecutar las actividades del programa de conservación de archivos
División de Servicios Generales
Cumplimiento programa de conservación de archivos
Elaboración y ejecución del programa de capacitación sobre aplicación de tablas de retención documental, Auditorias entes de control
Coordinación Archivo Central, Control Interno
Aplicación tablas de retención documenta
Solicitar a la División de Personal la inclusión de temas de gestión documental en el programa de inducción y re inducción de la USCO, Inducción y re inducción con contenidos de gestión documental
Coordinadora Archivo Central, División de Personal
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
Seguimiento al cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental en los procesos
Coordinadora Archivo Central
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
Solicitar el mantenimiento de los equipos existentes y la consecución de los faltantes para casos de eventos de incendio.
Coordinadora Archivo Central
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCE
1
4 REDUCIR 60%
2 Baja cultura de la Planeación
3 REDUCIR 0%
3 Rotación de Personal.
1 EVITAR
Actualización de la planta de personal
50%
4 Modernización Tecnología
1 EVITAR
Actualización de Hardware y software
50%
5
4 EVITAR
Adquisición de un Sistema de Información Integrado
20%
6
4 EVITAR
7
4 REDUCIR
FACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Ausencia de Ideas Políticas y Estrategias de la alta dirección, acordes con el Plan de Desarrollo
Limitación de recursos, baja ejecución del Plan de Desarrollo institucional
Baja cobertura y limitada presencia regional Incumplimiento de metas y objetivos
Socialización y Evaluación de la Propuesta Programática con respecto al plan de desarrollo
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Falta de gestión y destinación de recursos
Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos Inclusión de contenidos de cultura de planeación en los
programas de Inducción y Re inducción
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No continuidad del personal Directivo y Asesor
Desorganización en el manejo de la documentación e información.Traumatismos en la continuidad de los Procesos y procedimientos.
01 GESTION DE PLANEACION
EXTERNOS: Cambios
tecnológicos
La no Adquisición de equipos y software que permitan el desarrollo tecnológico para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos en los diferentes procesos misionales de la entidad.
Necesidad de Capacitación del Talento humano.Fallas de celeridad y confiabilidad en la información.Se producen reproceso y levantamiento de información manual para presentación de información a diferentes entidades y organismos de control.
01 GESTION DE PLANEACION
INTERNO: Sistemas de Información
Carencia de un sistema integrado que permita la consolidación y manejo de Información.
Existen Diversas plataformas en el sistema de información actual que no permiten la consolidación y manejo de la Información. Carencia de direccionamiento para el manejo y funcionamiento del Archivo General.
Incongruencia, responsabilidad y veracidad de la información suministrada.Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).Posible pérdida de información, documentación y/o hurto.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad
El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad.
No se logra el intercambio académico y cultural esperado para fortalecer la formación e investigación en la Institución.
Gestionar mayor número de programas de movilidad y realizar una mayor socialización y promoción de estos.
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
EXTERNOS: Cambios
tecnológicos Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.
Los convenios de cooperación establecidos en la Universidad pueden ser pocos frente a la demanda de grupos de investigación y proyectos que requieren para su desarrollo la participación de entes internacionales y así lograr su objetivo académico, científ
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
Fijar en el presupuesto contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta, y de esta forma facilitar la gestión y el establecimiento de los mismos.
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
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Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
8
4 EVITAR
9 Deterioro de la imagen institucional
4 EVITAR
10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria
4 EVITAR
11
3 REDUCIR
Constituir la oficina de comunicaciones
0%
12
3 REDUCIR 0%
13
3 EVITAR 0%
14 Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación
3 EVITAR 0%
15
06 FORMACION 2 REDUCIR 0%
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Los convenios de cooperación internacional no sean utilizados por los programas académicos, para el proceso de internacionalización de los mismos.
Los programas académicos no hacen uso de los convenios internacionales vigentes debido al desconocimiento y desinterés en los mismos.
No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.
Diseñar y ejecutar un programa de divulgación de los convenios establecidos y en proceso
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
EXTERNOS: Sociales Los convenios gestionados no
son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución.
Se establecen convenios para el desarrollo de proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.
Seguimiento mensual a la gestión financiera y administrativa de los convenios
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
INTERNO: Sistemas de Información
Deficiencia en la divulgación de ofertas de becas y oportunidades de estudio a nivel nacional e internacional.
El riesgo consiste en no divulgar oportunamente las convocatorias a la comunidad universitaria
En reuniones de autocontrol hacer seguimiento a la divulgación de las ofertas de becas y oportunidades de estudio con el fin de corroborar que se estén utilizando adecuadamente los medios de comunicación y se este generando el impacto deseado.
03 GESTION DE COMUNICACIONES
INTERNO: Personas
Debilidades en la comunicación organizacional
Se generan falencias en el desarrollo general de las actividades comunicacionales tanto al interior como exterior de la universidad
* No proyección de la imagen corporativa * Dificultades en los procesos * Pérdidas económicas
03 GESTION DE COMUNICACIONES
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Inexistencia de políticas de comunicación institucionales
La falta de políticas comunicativas institucionales produce fallas en la proyección y aplicación de las tareas propias de esta oficina
* Dificultades en los procesos de elaboración de presupuestos y, por ende, limitaciones en la elaboración e implementación de planes, programas y proyectos. * Ausencia de legalidad y débil
Preparar y elaborar la estructura de la propuesta de políticas de comunicación
03 GESTION DE COMUNICACIONES
INTERNO: Personas
Extemporaneidad de publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales internas y externas
En cuanto las publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales, internas y externas, no se difunden ni entregan bajo la periodicidad en que cada una fue creada.
Pedida de credibilidad, presentación desactualizada de la información y discontinuidad de publicaciones
Seguimiento a las tareas establecidas en el cronograma de actividades
03 GESTION DE COMUNICACIONES
INTERNO: Personas
Deterioro de la imagen Institucional asociada a la información y comunicación institucional.
La filtración de información no autorizada en medios externos y la desinformación en la comunidad universitaria deteriora la imagen institucional.
Seguimiento a las tareas establecidas en el cronograma de actividades
INTERNO: Personas
Deficiencia del desempeño docente
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
Formación de profesionales no competentes
Vicerrectoría académica y programas de pre grado y posgrados
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
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MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
16
06 FORMACION 3 REDUCIR 90%
17
06 FORMACION 4 EVITAR 100%
1806 FORMACION
Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional2 EVITAR 0%
1906 FORMACION 4 EVITAR 80%
20
06 FORMACION 1 EVITAR 0%
21
06 FORMACION 1 EVITAR 0%
22
06 FORMACION 3 REDUCIR 0%
23
06 FORMACION 3 REDUCIR 100%
24
06 FORMACION 2 REDUCIR 0%
25
06 FORMACION 2 REDUCIR 100%
26
06 FORMACION 2 REDUCIR 0%
INTERNO: Personas Talento humano no
cualificado para el ejercicio de la actividad docente
Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva
no reconocimiento por parte de la sociedad bajos niveles académicos
Evaluación docente por parte del CSED, para modificación en el escalafón. Oportunidad de formación y capacitación
INTERNO: Personas
Des actualización y/o poca pertinencia de los contenidos curriculares de los programas académicos de la Universidad
Los programas en proceso de acreditación y re acreditación requieren de una auto evaluación pertinente que conduzca a la oferta de currículos actualizados y contextualizados.
Baja demanda de los programas ofertados. Bajos estándares de calidad. Formación profesional des contextualizada
Evaluar la pertinencia de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos por la Universidad.
INTERNO: Personas
Baja o poca oferta de programas de pre grado de la Universidad Surcolombiana
No formular, crear y desarrollar nuevos programas académicos en la Universidad Surcolombiana
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No acreditación y re acreditación de los programas académicos ofertados
Falencias en la calidad de los programas académicos ofrecidos por la universidad
Negación de la acreditación y re acreditación de calidad requerido y necesario de los programas académicos de la universidad.
Realizar auditorías a los planes de mejoramiento presentados en virtud del proceso de auto evaluación y obtención de registro calificado de programas.
INTERNO: Personas Lentitud en el diseño y
aprobación de nuevos programas académicos
Este riesgo describe las dificultades que se pueden presentar si el diseño y aprobación de nuevos programas académicos se hace de manera lenta y sesgada.
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Pérdida de competitividad y poco interés de la demanda de programas de postgrado de la universidad
Este riesgo describe los inconvenientes, la poca aceptación y no reconocimiento del papel de la universidad en la sociedad.
Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.
Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Vulneración de los archivos físicos académicos.
Falencias y dificultades para llevar a cabo el archivo de gestión del proceso.
Sanciones, des organización de la documentación, perdida, daño y hurto de la documentación académica.
Auditar los procesos de archivo y sistematización de procedimientos del procedimiento del proceso de formación.
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesRetrasos en la elaboración de la programación académica
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
Realizar seguimiento y evaluación a la programación académica.
INTERNO: Personas Incumplimiento de la
programación académica por parte de los programas y docentes
Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.
Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.
Reportar a la Oficina de Control Interno para iniciar el respectivo correctivo.
INTERNO: Personas Interrupción, inconvenientes,
cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.
Poca claridad en el trámite administrativo, dificultades e inconvenientes para el desarrollo de las actividades de prácticas académicas.
Insatisfacción de los usuarios, retraso en los procesos académicos, y deficiencia en el proceso de formación teórico-práctico.
Realizar seguimiento a la programación y ejecución de prácticas académicas y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.
INTERNO: Personas
Demoras en la programación y asignación de la planta física de la universidad (salones, laboratorios entre otros) para desarrollar las actividades académicas programadas.
No se cuenta con la infraestructura (aulas, laboratorios, bibliotecas, zonas comunes, escenarios deportivos y culturales) suficiente para el normal desarrollo de actividades académicas.
Incumplimiento de la programación académica. Sobre costos e insatisfacción de la comunidad universitaria. Cursos trocados en los horarios de las aulas asignadas.
Realizar seguimiento a la programación y asignación de planta física y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
27
4 REDUCIR 100%
28
1 REDUCIR 0%
29
1 REDUCIR 0%
30
1 REDUCIR 100%
31
1 REDUCIR 0%
32
1 REDUCIR 0%
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Personas
1. Perdida de eficiencia y oportunidad para la formalización de los convenios y/o contratos
Demora en la revisión documental y trámite administrativo para el aval y la formalización de los convenios y/o contratos
Vencimiento de los términos para la formalización y legalización de los convenios y/o contratosDemora en la iniciación de las actividades Los Convenios no se ejecutan ni se liquidan en el tiempo pactado. Posibles sanciones por parte de los entes de control gubernamentalDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad Detrimento patrimonial
Definición transversal e integrada del proceso, Jornada de re inducción, publicación de procedimientos
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Recursos
económicos
2. Sobrecostos en la ejecución de actividades
La carencia de una metodología para la gestión del proyecto genera sobrecostos por demoras en el inicio oportuno de actividades, falta de plan de gestión de riesgos, etc.
Detrimento patrimonialDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad
Evaluar metodologías como PMI, Price2, TenSteep y plantear un modelo ajustado a las condiciones de la USCO, validarlo, institucionalizarlo y capacitar a docentes
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Recursos
económicos
3. Convenios finalizados sin liquidar
Demora en el cierre y liquidación de los convenios y/o contratos conforme al marco normativo colombiano e institucional aplicable
Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental Definición transversal e integrada del proceso, Jornada
de re inducción, publicación de procedimientos
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Recursos
económicos 4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones
Carencia de un sistema de información integrado conforme a los requerimientos y necesidades de la dinámica propia del proceso
Demora en el suministro de información para la generación de informes oportunos y a la medida de los requerimientos de información solicitadosFalta de confiabilidad de la información suministradaInadecuada gestión de la administración de la información suministrada Inadecuada gestión de la administración de la información física
Identificar y definir claramente las diferentes capas de proceso, establecer las interfaces de acción / interacción / integración entre roles, entidades y partes interesadas
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Sistemas de Información
5. Rotación y/o inestabilidad del Talento Humano de apoyo al proceso
Falta de continuidad al Talento Humano vinculado al proceso por termino de contrato
Traumatismos en la continuidad operacional de las actividades del proceso
Redefinir la estructura organizacional bajo el enfoque de procesos, roles y responsabilidades
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Personas 6. Talento Humano no
adecuado a los roles propios del proceso
Talento Humano carente de las competencias tecnológicas básicas o avanzadas requeridas y especificas del proceso
Demora en la ejecución de las actividades generando cuellos de botella coyunturalesDisminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externos.
Evaluar el Talento Humano bajo un enfoque de competencias y diseñar un plan de formación a la medida y conforme a los resultados y prioridades institucionales
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
33
1 REDUCIR 0%
34 Rotación de Personal.1 ASUMIR 80%
35
1 REDUCIR 0%
36
1 EVITAR
Jefe división de personal
60%
37 Infraestructura
1 REDUCIR
Jefe división de personal
0%
38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio.
1 REDUCIR
Bienestar Universitario
0%
39
4 REDUCIR 0%
40
4 ASUMIR
Desarrollar sistemas de información Paginas Web
50%
41
3 COMPARTIR O TRANSFERIR 40%
42 Mala imagen institucional, propagación de enfermedades
2 REDUCIR
Contratacion de Medico
10%
08 PROYECCION SOCIAL
INTERNO: Personas 7. Hacinamiento y baja
calidad de las condiciones de trabajo
Espacios de trabajo pequeños, instalaciones para suministro de energía insuficientes y con inadecuada protección contra la integridad del Talento Humano
Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina Definir y asignar espacios en función del Proceso
Misionales
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No continuidad del personal de apoyo por terminación de Contrato.
1. Des-organización en el manejo de la documentación e información.. 2. Traumatismos en la continuidad de los procedimientos
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades No se seleccione la persona idónea para el cargo
Que la persona no cumpla con los resultados esperados
1. Re-procesos, aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área. 2. No facilita el trabajo en equipo, resultando en algunos casos no confiable el res
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Sistemas de Información
Carencia de un sistema integrado de información
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de información de Talento Humano.
1. Mayor atención al público al no tener acceso a la información por medios tecnológicos. 2. Falta de celeridad y confiabilidad en la información. 3.Re-procesos por el levantamiento de información manual para presentación de
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina. 2. Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General de la Oficina..
1. Incomodidad para la atención al público. 2. Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesManifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Actualización e implementación de políticas de Bienestar que reflejen las necesidades de la comunidad universitaria
Falta de políticas basadas en las necesidades de la comunidad universitaria.
1. Baja participación en los programas de Bienestar. 2.Bajo impacto en las actividades
Construcción de un sistema de indicadores de seguimiento a la acualización e implementación de las politicas de bienestar en la comunidad universitaria.Elaboración de un diagnostico que establezca las necesidades de la Comunidad Universitaria
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesInoportunidad en la divulgación de proyectos y programas
1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de Información de Bienestar Universitario.
1. Desconocimiento de los programas 2. Poca participación de los programas. 3. Deterioro de la imagen institucional
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de pertenencia institucional y problemas de convivencia
1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las actividades y eventos programados para el cumplimiento de las políticas de Bienestar Universitario. 2. Deficiente inducción y re inducción. 3. Falta de par
1. Falta de pertenencia. 2. Pérdida de tiempo. 3. Desaprovechamiento de los recursos
Soclicitar inducción y reinducción en temas de talento Humano y temas de autocontrol
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Poner en riesgo la salud de la Comunidad Universitaria
Poner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
43
3 REDUCIR 10%
44
1 REDUCIR 10%
45
2 REDUCIR
Planeación y ampliación de los canales de divulgación
10%
46
2 EVITAR 10%
47 Retraso en los procesos, mala imagen institucional
1 ASUMIR
Expedir conceptos de aptitud a tiempo
10%
48
4 REDUCIR 60%
49 Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones
2 REDUCIR 60%
50
1 EVITAR 50%
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No contar con medicamentos para la atención en los servicios médicos y odontológicos
La comunidad universitaria que requiera de este servicio no podrá beneficiarse de los medicamentos requeridos para tratar la afección que presentan.
Deficiente prestación de servicios y no poder llevar a cabo los programas de promoción y prevención
Cumplir con el procedimiento de adquisición de medicamentos e insumos odontológico
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesPoca participación en las actividades y eventos programados
Poca o nula participación de la comunidad Universitaria, desaprovechamiento de recursos, escenarios y el no uso del tiempo libre
Mala imagen del proceso de Bienestar en la Comunidad Universitaria
Ampliar los canales de divulgación para obtener mayor participación
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesDisminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales
Al no haber estudiantes suficientes para cada disciplina artística se corre el riesgo de no ofertar más las disciplinas afectadas
Inconformidad en la comunidad Universitaria ante las actividades que ofrece el área de cultura
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No poder representar a la Universidad en los eventos competitivos a los que somos invitados
Por falta de dinamismo en los procesos administrativos se corre el riesgo de no asistir al evento
Insatisfacción en la Comunidad Universitaria, deterioro de la Imagen Institucional
Seguimiento al proceso de autorización de la salida y aplicación del procedimiento DEP-PR-01
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Demora en la expedición de los conceptos de aptitud.
El incumplimiento de los requisitos en la solicitud puede generar demora en la expedición de los conceptos de aptitud
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.
Las condiciones intralaborales que estan presentes dentro de la universidad generan riesgo a la salud integral del trabajador.
1. Incumplimiento a la Normatividad. 2. Sanciones. 3. Desmotivación e insatisfacción del trabajador hacia su trabajo.
Se realizaron inervenciones en los puestos de trabajo (actitudes, postura, elementos del puesto de trabajo, pausas activas, orden y aseo)
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesNo cumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencias
Al no contar con los recursos económicos y con el personal idóneo para el desempeño de las funciones se puede incumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencia
Se diseño resolución para reconocieminto juridico de la brigada de enmergencia. Capacitación a brigadas en primeros auxilios, evacuación y rescate, conatos de incendios.
11 GESTION FINANCIERA
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesInestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio
Debido a la inestabilidad del personal de contrato, se presentan frecuentes interrupciones en la ejecución de los procedimientos, lo cual genera traumatismos en el normal desarrollo de las actividades de la institución, y duplicidad de esfuerzos al tener que vincular y capacitar al nuevo personal.
1. Deterioro del clima organizacional. 2. Duplicidad de trabajo. 3. Presión laboral. 4. Demora en los procedimientos
Reestructuración Administrativa, Planeación en la Contratación del personal del área financiera
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
51
2 REDUCIR 50%
52
4 REDUCIR 90%
53
1 50%
544 0%
55
4 REDUCIR 0%
56
1 ASUMIR 90%
57 Rotación de personal Traumatismo en la continuidad de los procedimientos.
4 REDUCIR 70%
58 Competencia de personal Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo.4 REDUCIR 40%
11 GESTION FINANCIERA
EXTERNOS: Cambios
tecnológicosDeficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero
Los aplicativos existentes presentan deficiencias en la obtención de información confiable y oportuna
1. Quejas y reclamos. 2. Demora en los procedimientos. 3. Presión laboral
Capacitación de los Administradores en los Sistema de información, Contratación oportuna del servicio de mantenimiento del aplicativo, Respuesta oportuna del proveedor del sistema a los requerimientos presentados por los usuarios
11 GESTION FINANCIERA
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesDesviación de recursos y/o fraude financiero
Por el desconocimiento de las normas y/o la falta de seguridad en el sistema se pueden presentar situaciones dolosas o culposas que afecten el patrimonio institucional.
1. Pérdida o reducción de los recursos de las cuentas bancarias de la Universidad. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal. 3. Incumplimiento de las obligaciones fin
Conciliaciones bancarias actualizadas, procedimientos de la división financiera documentados y actualizados, fortalecer la seguridad en los sistemas internos de la Universidad
11 GESTION FINANCIERA
EXTERNOS: Cambios
tecnológicos Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero
En caso de suspensión del soporte y mantenimiento del sistema por parte del proveedor, no se podría realizar el registro de las transacciones financieras
1. Entorpecimiento del normal desarrollo de las actividades académico - financieras. 2. Incumplimiento de pago a terceros. 3. Incumplimiento en la presentación de informes a los diferentes organism
COMPARTIR O TRANSFERIR
Adquisición de un software financiero cuyo mantenimiento y administración este a cargo de la Universidad
11 GESTION FINANCIERA
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesIneficacia en el recaudo de cartera morosa
El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo
1. Detrimento patrimonial. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal
COMPARTIR O TRANSFERIR
Crear una dependencia encargada de realizar los cobros pre jurídicos y jurídicos de la Universidad
11 GESTION FINANCIERA
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Incumplimiento de metas en la ejecución presupuestal
Por falta de una adecuada planeación se pueden llegar a sobreestimar o subestimar los ingresos y gastos que conforman el presupuesto, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento en su ejecución.
1. Frecuentes modificaciones del presupuesto. 2.Incumplimiento de las obligaciones financieras por parte de la Universidad. 3. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo
Mantener bases de datos actualizadas, priorizar las necesidades de la institución, realizar reuniones periódicas con la alta dirección a fin de sensibilizar y comprometer a los diferentes actores de la Universidad en el suministro de información confiable
11 GESTION FINANCIERA
EXTERNO: Económicos
Baja calificación a la Universidad por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos
Las sociedades calificadoras de riesgo podrían emitir una baja calificación, en cuanto existiese alguna probabilidad de que la Universidad no estuviera en capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales o legales, y/o hubiera incertidumbre respecto a su habilidad en la administración de recursos provenientes de terceros.
1. Negación de Créditos por parte de los bancos. 2. Deterioro de la imagen institucional frente a la comunidad en general (sector productivo, gobierno, entidades financieras y usuarios )
Evaluación permanente a la ejecución de los Planes Institucionales (Desarrollo, Acción e Inversión), cumplimiento de las Políticas de Pago establecidas por la Universidad, administración eficiente de los excedentes de liquidez
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
No continuidad de personal adscrito a la División por traslado o terminación del contrato.
Solicitar personal de planta o con contrato mínimo de un año.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Asignación de personal no idóneo para ejecutar las labores asignadas
Actualización Estatuto Administrativo y Manual de Funciones por Competencias.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
59 Inadecuada utilización del recurso
4 REDUCIR
Cotizar las compras adecuadas y de buena calidad
100%
60
4 REDUCIR 70%
61 Falta de Control de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes
4 REDUCIR
Monitorear los sistemas de control existentes
100%
62 Perdida y/o deterioro de los Bienes
2 REDUCIR
Solicitar espacios adecuados para Almacenamiento
0%
63 Perdida de Bienes
4 REDUCIR 80%
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Compras Inadecuadas y/o de mala calidad
Ausencia de reglamentación para fijar precios y calidad.
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Recursos
económicos
Precios altos en la Adquisición de Bienes
Des-organización Administrativa y ausencia de responsabilidad en el trámite del proceso
Mayor valor de Bienes y servicios que requiere la Universidad Surcolombiana.
Solicitar cotizaciones y dar a conocer promedios del mercado (fondos especiales)
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Deficiencia en la protección de Bienes
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Personas
Insuficiente e inadecuados Espacios de Almacenamiento
Inadecuado almacenamiento de Bienes
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Personas
Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad
los activos de la Institución están inseguros, pueden extraviarse
Realizar controles a los bienes a más corto plazo y socializar la responsabilidad que tiene el personal con los bienes a cargo.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
64
2 REDUCIR 0%
65 Rotación del Personal
4 EVITAR 50%
66
4 REDUCIR 50%
67
4 REDUCIR 80%
68
3 REDUCIR 20%
69 Rotación del personal Falta de continuidad en los proyectos
3 REDUCIR
Acto Administrativo
0%
70
3 REDUCIR 0%
71
3 REDUCIR 30%
72
3 REDUCIR 20%
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
INTERNO: Personas
Deterioro y/o daño de los bienes almacenados.
Las condiciones físicas y ambientales del sitio de almacenamiento pueden incurrir en el deterioro de los bienes ocasionando daños parciales o totales.
Daño parcial o total de los bienes, pérdida de los bienes, sobre costo por mantenimiento.
Incluir en la programación del plan de mantenimiento y verificar su ejecución.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
INTERNO: Personas
No continuidad de los diseñadores, programadores y personal de mantenimiento de equipo por terminación del contrato. (El 90% del personal es de Contrato)
1. Desarrollo de Software sin la aplicación de toda la metodología que se debe aplicar por falta de tiempo. 2. Retraso en el desarrollo de los procedimientos. 3.Traumatismo cuando no se tienen ingenieros de desarrollo. La Universidad se queda sin personal de mantenimiento para atender los daños de hardware y software de los equipos
1. Restructuracion de la planta de personal administrativa. 2. Contratacion anual del personal de contrato
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesCarencia de actualización Profesional
Falta de capacitación que permita estar en la vanguardia de lo nuevo en programación y diseño de software y de otros temas que apoyarían las competencias del área
1. Afectación del funcionamiento laboral, incumplimiento en la adecuada prestación de los servicios. 2. Dificultades para la realización de procesos técnicos críticos por desconocimiento en la realización de los mismos.
Establecer parámetros para tener en cuenta al personal de prestación de servicios para capacitación en casos especificos como los de Sistemas. Actualmente existe el Acuerdo 014 de 2004 que establece que la capacitación es solo para personal de planta.
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
INTERNO: Sistemas de Información
Seguridad en el manejo de la información
Pérdida de información que afecta los intereses académicos y económicos de la Universidad
1. Indisponibilidad de la información.2. Pérdida de confidencialidad de la información. 3. Pérdida de credibilidad en los procesos de la Universidad dentro y fuera de la misma. Posibles violaciones inesperadas a los Sistemas de Información Institucionales.
Realizar el proceso de implementación (por fases) del Sistema de Gestión de la Seguridad informática basado en la las normas ISO/IEC 27001 y 27002 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la información cumpliendo con los requisitos ISO 27001:2005
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
EXTERNOS: Cambios
tecnológicosPérdida parcial o total de la Información
La Institución no cuenta con servidores alternos , de manera que en caso de un desastre natural o humano se pueda continuar con la prestación de los servicios
1. Parálisis en los procesos.2. Inadecuada prestación de los servicios3. Mala imagen institucional
Adquisición de servidores alternos y la elaboración de Plan de contingencia que permita la recuperación de la información y continuidad de los procesos en caso de un evento inesperado. Adquisición Caja fuerte para guardar backups diarios
16 GESTION AMBIENTAL
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
El SGA desde el 2006, año de su implementación ha contado en la mayoría de los casos con personal de contrato diferente cada año; Igualmente no cuenta con una planta definida
16 GESTION AMBIENTAL
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesFalta de personal para Implementar los programas del SGA
La cantidad de personal vinculado al SGA varía con frecuencia
Falta de continuidad en los proyectos Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas
Elaboración de acto administrativo para establecer políticas de contratación con las que se garantice una mínima planta de personal, y seguimiento a este
16 GESTION AMBIENTAL
INTERNO: Recursos
económicos
Falta de recursos económicos, infraestructura y apoyo administrativo por parte de la Universidad
El SGA requiere de recursos económicos para desarrollar proyectos y apoyo administrativo para la ejecución de actividades propias de la gestión.
Programas sin desarrollar Incumplimiento de la normatividad ambiental Deterioro del medio ambiente dentro de la USCO
Elaboración y presentación del plan de necesidades para la vigencia respectiva
16 GESTION AMBIENTAL
INTERNO: Personas Personal no actualizado en
normatividad y temas concernientes al Sistema
El SGA por contar solo con personal de contrato no tiene posibilidades de acceder a capacitaciones necesarias en el cumplimiento de sus funciones
Personal no capacitado para aplicar normatividad Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas Personal no preparado para capacitar a la población universitaria
Gestionar convenios con entes gubernamentales, organizaciones y entidades de cooperación para fortalecer la gestión ambiental institucional a través de capacitaciones que dependan de los rubros de estas instituciones
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
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Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
73
17 GESTION JURIDICA
Rotación de Personal.
2 REDUCIR 30%
74
17 GESTION JURIDICA
Inadecuada Infraestructura
2 REDUCIR
Reparación locativa y adecuaciones de espacios.
30%
75
17 GESTION JURIDICA 4 REDUCIR 100%
76
17 GESTION JURIDICA 4 REDUCIR 100%
7717 GESTION JURIDICA
Mala calificación en los índices de transparencia.3 REDUCIR
Expedición de circulares de cumplimiento de actividades0%
7817 GESTION JURIDICA 3 REDUCIR 0%
79
17 GESTION JURIDICA 2 EVITAR
Expedición de circulares de cumplimiento de actividades
0%
80
17 GESTION JURIDICA 4 EVITAR 100%
81
17 GESTION JURIDICA 4 EVITAR 100%
INTERNO: Personas
No continuidad del personal adscrito a la Oficina Jurídica administrativo, abogados internos y externos por terminación de Contrato.
Des organización en el manejo de la documentación e información y Traumatismos en la continuidad de los procedimientos.
Implementación de la carrera administrativa, o inclusión clausula de entrega de cargo en los contratos.
INTERNO: Personas
Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la Oficina, Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General y el de Gestión de la Oficina, Vulnerabilidad en el cielo raso, con presencia de fugas de líquidos en la
Hacinamiento del personal que labora en la Oficina e incomodidad para la atención al público, Sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Pérdida de información, documentación y/o hurto de elementos y equipos de Oficina
INTERNO: Personas
Contratación Talento Humano no Idóneo
No se asigna el Talento Humano idóneo para las labores de archivo
Des organización en el archivo de gestión y Pérdida documental, Demora en los procedimientos.
Aplicación del procedimiento en el archivo e inclusión en el programa de inducción, contenidos de gestión documental.
INTERNO: Personas falta de presentación de
documentos solicitados porque no reposan en las dependencias
Ausencia de documentos probatorios solicitados a las dependencias de la Universidad
Pérdida de la imagen institucional y Deficiente prestación del servicio
Aplicación de las tablas de retención en todos los procesos.
INTERNO: Personas Prescripción de los procesos
administrativos y judiciales.
Fenómeno jurídico por el cual se pierde la posibilidad de ejercer los derechos
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesCondenas en contra la Universidad.
Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad
afectación del presupuesto y limitación en la prestación de los servicios ofrecidos.
Capacitaciones y circulares de cumplimiento de actividades.
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Falta de divulgación de las decisiones adoptadas por los consejos superior y académico.
Ausencia de información Institucional
Incumplimiento de las decisiones proferidas por los órganos de Dirección Institucional y Sanciones disciplinarias para servidores públicos.
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa
La falta de atención rápida y oportuna en la resolución de los requerimientos y peticiones de parte de los procesos involucrados.
Silencio administrativo negativo, acciones judiciales, Causal de mala conducta que genera responsabilidad disciplinaria, acción de tutela
Directrices y diseñar estrategias para el cumplimiento de la Resolución No.091 de 2005
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
La no expedición oportuna de actos administrativos
Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes conlleva a la no expedición oportuna de los actos administrativos
Acciones en contra de la Universidad y Consecuencias administrativas, financieras y académicas.
Diseño de estrategias y directrices dirigidas a concienciar a los funcionarios y dependencias involucradas en los diferentes procesos.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
82
17 GESTION JURIDICA 4 EVITAR 100%
83 Perdida de Credibilidad
2 REDUCIR 50%
84 Interupción del Servicio
3 REDUCIR 50%
85 Interupción del Servicio
3 REDUCIR 30%
86 Perdida de Credibilidad
2 REDUCIR 80%
87
07 INVESTIGACION 4 REDUCIR 100%
8807 INVESTIGACION
Demora en presentar los resultados de las convocatorias4 REDUCIR
Enviar proyectos oportunamente100%
89
3 REDUCIR 90%
90
4 ASUMIR 50%
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Entrega inoportuna de proyectos y documentos soportes
Incumplimiento en los términos de entrega de proyectos y documentos soportes
Violación a los reglamentos internos de los Consejos, Demora en los procesos académicos y administrativos y La no aprobación de los proyectos y actos administrativos de competencia de los Consejos
Comunicaciones oficiales, socialización de normas y comunicación de fechas de las sesiones, publicación en la página web.
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios
Fondo Documental conformado por un acervo bibliográfico que no atiende aspectos de la academia, investigación y proyección social
Establecer Programa Desarrollo de Colecciones. Crear e Implementar politicas de Adquisición de material bibliografico y documental.
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesNo lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios
Suspensión de la demanda y del servicio de biblioteca por diferentes eventos que se puedan presentar
Solicitud de adecuación e instalacion de planta de energia electrica. Asistencia tecnica solicitada a CTIC para evitar la caida de la red. Capacitación del personal del Proceso. Comites de autocontrol.
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesDemora en el desarrollo de los procedimientos en su conjunto de actividades
Represamiento en procedimientos por ausencia de funcionarios responsables por actividades de obligatorio cumplimiento
Revisión de procedimientos y tareas para reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesNo situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible
Pérdida, demora en la ubicación y desactualización de la información solicitada
1.Sensibilizar a los funcionarios en el cumplimiento de procedimientos en el conjunto de sus actividades. 2.Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico
INTERNO: Personas
retraso en la entrega de resultados de los proyectos
Dificultades en la recolección de información y falta de tiempo para desarrollar el estudio
Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas. Ajustes al acta de compromiso de proyectos y
semilleros
EXTERNOS: Legales
Demora en la evaluación por parte de los pares evaluadores de Colciencias
Falta de tiempo para la evaluación por parte los pares evaluadores
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Personas
Análisis de la gestión de losprocesos basada en medicioneserróneas de indicadores
La información errónea de los indicadores puede generar un análisis de la gestión equívoca.
Deterioro de la Imagen Institucional. Los informes de gestión no reflejan la realidad de los procesos.
Verificar la conformidad de lamedición, a través de las AuditoríasInternas.Revisión y actualización permanentede la información.
05 GESTION DE LA CALIDAD
EXTERNOS: Legales
No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua
Control necesario para garantizar que las necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,
Retraso en los procesos de mejora continua. Retraso en la certificación. Incumplimiento de la Ley.
Actualización del EstatutoAdministrativo.Estatuto administrativoimplementado.Actualización EstructuraOrganizacional
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
91
3 REDUCIR 50%
92
2 REDUCIR 50%
93
1 REDUCIR 50%
94
4 REDUCIR 50%
95
4 ASUMIR 50%
96
4 ASUMIR 50%
97 Desarticulación de la información
4 ASUMIR 50%
98
4 ASUMIR 100%
99 Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria
4 ASUMIR 100%
100
4 ASUMIR 100%
101
4 ASUMIR 100%
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Personas
Inoportunidad en la identificación deno conformidades y oportunidadesde mejora
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
Deficiencia en la prestación de servicios. No conformidades u observación dada por el ente certificador.
Reuniones de Autocontrol quecumplan con el objetivo de medirResultados
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Personas Inoportunidad en la
identificación delproducto o servicio no conforme
No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.
Demora de los procesos. Imcumplimiento de la norma
Seguimiento y gestión a larealización de las actividadescorrespondientes para elcumplimiento de los objetivos.*Capacitación y asesoría en laIdentificación del producto o serviciono conforme
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Que los registros del SGI no secontrolen de acuerdo a lasdisposiciones legales y normativas
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGI.
Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.
Seguimiento a la realización de lasactividades para el manejo de losRegistros.
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Personas Incumplimiento del plan anual
deAuditoría.
No se lleva acabo según los términos, tiempos y alcance establecidos
Entrega de informes a los entes de control sobre la base de unas auditorias no pertinentes. Falta de elementos para ejercer control y tomar decisiones acertadas.
Verificación trimestral del estado deavance de la auditoria.
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Personas Que no se determinen y
cumplan losrequisitos de los usuarios.
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se identifican, determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios.
No conformidades u observación dada por el ente certificador.
*Plan de Mejoramiento. *Enviarcada bimestre información interactivapor Internet a la comunidaduniversitaria. *Socializaciónrequisitos de los usuarios
05 GESTION DE LA CALIDAD
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesQue la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGI.
No conformidades u observación dada por el ente certificador.
Seguimiento detallado a la realizaciónde las actividades del SGI
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesCambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento
Las continuas reformas tributarias y emisión de normatividad interna y externa pueden dificultar el seguimiento del proceso de Auditoría.
Revisar los cambios en lanormatividad externa.Revisar diariamente la página de laUniversidad para ver las novedadesnormativas.Programar jornadas de estudio,donde se revise las normas que vayaemitiendo la entidad.
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Personas
Inadecuado cubrimiento de todas lasáreas de la entidad en cuanto aevaluaciones y seguimiento
La falta de Auditores en la OCI conlleva a que haya un inadecuado cubrimiento de la Auditoría dentro de la institución
Quedan áreas sin revisión y sin detección de posibles hallazgos aumentando los riesgos en la Universidad. Mala imagen de la OCI.
Seguimiento al cumplimiento estrictodel Cronograma de trabajo acorde alas necesidades de la Institución yatendiendo los informes de laContraloría
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Personas Falta de oportunidad en el
suministro de la información requerida para la Auditoría
La falta de colaboración del talento humano así como los sistemas de información desactualizados generan traumatismos en el proceso de Auditoría.
Realizar mensualmente talleres deautocontrol y charlas desensibilización con los funcionariosinvolucrados en los procesos, paracumplimiento de acciones deMejoramiento
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Personas Inoportuna presentación de
los informes a los entes de control
No se elaboran y entregan informes al Auditado para su revisión y conocimiento de los resultados de auditoría.
Mala imagen de la OCI y de la Universidad en general. No se evidencian los resultados de la auditoria. Falta de información para la toma de decisiones. Incumplimiento de la función de la oficina y de las actividades
Formular e implementar cronogramade Auditoria especifico por áreas yacorde con nuevas necesidades si seRequiere
04 GESTION DE CONTROL
INTERNO: Personas
Falta de vigilancia y control en el avance del plan de mejoramiento, Plan de acción, riesgos e índices.
La falta de planeación en la revisión de los planes de mejoramiento, dificulta el seguimiento a los mismos.
Desconocimiento por parte del Auditor de la corrección o no de los hallazgos de auditoría. No conformidades
Informar oportunamente al personalde las áreas sujeto de Auditoria, lasfechas de las mismas para quebusquen la información requerida
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
102 Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios
1 REDUCIR
Implementación de la carrera administrativa
0%
103 Competencia del Personal
1 REDUCIR
Adopción de políticas claras de capacitación
0%
104 Infraestructura Falta de recurso económico
1 REDUCIR 0%
105
4 REDUCIR 100%
106
1 REDUCIR 100%
107
4 REDUCIR 0%
108
4 REDUCIR 100%
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Naturaleza de las
actividades Rotación en Personal Directivo
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Personas No existencia de Políticas
claras de capacitación al Personal.
Aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área.
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Personas
Hacinamiento del personal, Posible pérdida de información y/o hurto de elementos y equipos de oficina y herramientas de trabajo.
Solicitar la asignación de nuevos espacios y equipos especiales de protección
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
INTERNO: Naturaleza de las
actividades
Retraso en la atención de solicitudes de soporte y mantenimiento.
Personal insuficiente, falta de recursos económicos,demora en el proceso de contratación,
Atraso en los diferentes procesos de la institución, prestación deficiente de los servicios solicitados, insatisfacción de los usuarios
Documentar e implementar el plan de mantenimiento, solicitar aprobación de presupuesto apropiado.
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas
Espacio físico insuficiente e inadecuado
Falta una mejor distribución de la planta física, carencia de cultura de archivo, desconocimiento de la normatividad archivística.
Pérdida de documentación., Retraso en los procedimientos de gestión documental, Sanciones económicas por incumplimiento de normas de archivo.
Elaborar Propuesta para asignación de espacio físico adecuado, Presentar la propuesta y hacer el seguimiento, Aprobación y ejecución de la propuesta
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Naturaleza de las
actividadesNo asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo
Carencia de políticas de selección del Talento Humano
Reprocesos en la gestión documental, Pérdida económica – afectación al presupuesto institucional, Desmejoramiento en la calidad del servicio.
Elaborar y aplicar políticas de selección de personal idóneo y capacitado en el que hacer archivístico
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas Incumplimiento con el
programa de conservación preventiva de archivos
Falta de políticas que regulen el cumplimiento del Programa de Conservación Preventiva de Archivos, falta de atención al estado de los archivos de la institución
Deterioro y pérdida de documentos, Afectación de la salud de los funcionarios, Ausentismo laboral por enfermedad
Ejecutar las actividades del programa de conservación de archivos
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO
NIVEL DEL RIESGO
TRATAMIENTO
GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA
32011
Pagina
MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01
109
1 REDUCIR 100%
110
4 REDUCIR 0%
111
4 REDUCIR 0%
112 Pérdida de información,
4 COMPARTIR O TRANSFERIR 0%
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas
Carencia einadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Surcolombiana
Desconocimiento de la norma archivística, desidia de algunos funcionarios, por los archivos.
Desorganización de los Archivos de Gestión, Pérdida de Documentos, Sanciones económicas.
Elaboración y ejecución del programa de capacitación sobre aplicación de tablas de retención documental, Auditorias entes de control
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas
Ausencia de contenidos en gestión documental, en los programas de inducción y re inducción de la Universidad Surcolombiana
Carencia de Políticas Documentales
Desorganización en los archivos de gestión, Incumplimiento de la Ley General de Archivos, Sanciones económicas
Solicitar a la División de Personal la inclusión de temas de gestión documental en el programa de inducción y re inducción de la USCO, Inducción y re inducción con contenidos de gestión documental
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas
Eliminación de evidencia física de un documento en un tiempo prematuro.
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
Sanciones de tipo legal de los entes de control internos y externos, traumas administrativos.
Seguimiento al cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental en los procesos
15 GESTION DOCUMENTAL
INTERNO: Personas Riesgo de eventos
incendiarios
Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.
Solicitar el mantenimiento de los equipos existentes y la consecución de los faltantes para casos de eventos de incendio.
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
Página 38 de 53
NRO PROCESO
1
2
3
4
5
6
7
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
01 GESTION DE PLANEACION
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSFECHA INICIO
Rectoría y Vicerrectorías
N.A N.A
Ninguna
Rectoría y Vicerrectorías
1 de ene de 11 1 de dic de 11
Ninguno
N.A N.A
Rectoría y Vicerrectorías
1 de ene de 11 1 de dic de 11
Ninguna
Rectoría y Vicerrectorías
1 de ene de 11 1 de dic de 11
JEFE ORNI
1 de ene de 11 1 de dic de 11
Ninguna
JEFE ORNI
1 de ene de 11 1 de dic de 11
Ninguna
RESPONSABLE (S) EN EL PROCESO
LIMITACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA
ACCIÓNREQUIERE NUEVA
ACCIÓNFECHA FINALIZA
Propuesta programática socializada y evaluada
Socialización del Plan de Desarrollo a diferentes estamentos. Evaluación cuantitativa y cualitativa del plan de desarrollo
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Programas de Inducción y Re inducción con contenidos de cultura de la Planeación
No se ha gestionado la revisión y ajuste de los contenidos de los programas de inducción y re inducción
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Alta dirección (Consejo Superior Universitario, rector), División de Personal
Plan de reestructuración y Actualización Estatuto Administrativo
El proceso de reestructuración y actualización del estatuto administrativo no se ha concluido
Ajuste de escalas salariales del nivel profesional, técnico y asistencial, actualización del sistema de nomenclatura y clasificación de empleos administrativos de la planta de personal
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Actualización de Hardware y software
Adquisición de dos servdores de última generación para mejorar la plataforma tecnológica, desarrollando e implementando los sistemas de: Bienestar Universitario, Evaluación Docente, Requerimientos, Peticiones, quejas, reclamos y denuncias
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Adquisición de un Sistema de Información Integrado
Ausencia de un diagnóstico y de la identificación de necesidades para la unificación e integralidad de los sistemas de información
Asesoría técnica por parte de CTIC para la adquisición del sistema de información integrado.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Pendiente construir en versión 3
Se han desarrollado jornadas de socialización y divulgación orientada hacia toda la comunidad universitaria. Permanentemente se realizan asesorías personalizadas y se divulgan en la página web de la universidad y en medio escrito a través del Boletín ORNI
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Presupuesto con contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta.
se fortalecieron un total de 8 convenios con recursos económicos que facilitaron movilidad.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
Página 39 de 53
NRO PROCESO
8
9
10
11
12
13
14
15
06 FORMACION
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
03 GESTION DE COMUNICACIONES
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
JEFE ORNI
1 de ene de 11 1 de dic de 11
JEFE ORNI
1 de oct de 10 31 de oct de 10
No aplica
JEFE ORNI
1 de nov de 10 30 de nov de 10
No aplica
Jefe ORNI
1 de oct de 10 30 de oct de 11
No aplica
Jefe ORNI
1 de nov de 10 30 de nov de 10
Rotación de personal No aplica
Jefe ORNI
1 de nov de 10 30 de nov de 10
Rotación de personal No aplica
Jefe ORNI
1 de oct de 10 31 de oct de 10
Rotación de personal No aplica
1 de ene de 10 31 de dic de 12
No definida No Definidos
Programa de divulgación diseñado y ejecutado
A partir del mes de agostó se conformó el grupo de trabajo de internacionalización y está pendiente que se inicie las acciones tendientes a fortalecer la movilidad de estudiantes a través de estrategias de divulgación
Conformación del grupo de trabajo de internacionalización con representantes de 5 facultades
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Convenios ejecutados acordes con las políticas institucionales
A 30 de septiembre de 2011 se cuentan con 35 convenios vigentes y 16 en trámite y 5 vencidos de los cuales 3 están en proceso de reactivación
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Porcentaje de cumplimiento de reuniones de autocontrol
Se está gestionando la utilización de medios de comunicación masiva y de interés social como redes sociales para reforzar estrategias de acercamiento con la comunidad universitaria –se ha logrado incrementar la divulgación a traves de otros canale
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Oficina de comunicaciones constituida
La institución está adelantando una re estructuración administrativa, proceso que aún no ha culminado
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Políticas de comunicación elaboradas
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
No. De actividades del cronograma cumplidas en el tiempo / No. De actividades del cronograma programadas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
No. De actividades del cronograma cumplidas en el tiempo / No. De actividades del cronograma programadas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Consejo Superior Universitario, División de Personal.
Número de actividades de inducción y re inducción programadas y realizadas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
Página 40 de 53
NRO PROCESO
16
06 FORMACION
17
06 FORMACION
1806 FORMACION
1906 FORMACION
20
06 FORMACION
21
06 FORMACION
22
06 FORMACION
23
06 FORMACION
24
06 FORMACION
25
06 FORMACION
26
06 FORMACION
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 10 31 de dic de 11
No definida No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 10
No definida No Definidos
1 de ene de 11 31 de dic de 11No definida No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 10No definida No Definidos
1 de ene de 11 31 de dic de 11
No definida No Definidos
Secretaria General
1 de ene de 10 31 de dic de 10
No definida No Definidos
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Informe de auditoria No Definidos
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
No definida No Definidos
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
No Definidos
1 de ene de 11 31 de dic de 12
No Definidos
1 de ene de 11 31 de dic de 12
No Definidos
Jefe de Servicios Generales y Salud Ocupacional
Plan de evaluación elaborado
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Plan de evaluación elaborado
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Control Interno, Talento Humano, alta dirección
Evaluación de pertinencia programada y realizada
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina Jurídica y Rector
No de auditorías realizadas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Auditoria del plan de acción y plan de desarrollo
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Auditoria del plan de acción y plan de desarrollo
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
No se cuenta con el personal para realizar las labores de archivo y/o manejo del archivo de gestión
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Informe de seguimiento y evaluación
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr el cumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Vicerrectoría Académica, Facultades, departamentos y Programas
Informe de seguimiento y evaluación; No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr el cumplimiento de la programación de las practicas académicas, cumplimiento y desarrollo de las mismas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Vicerrectoría Académica, Facultades, departamentos y Programas
Informe de seguimiento y evaluación; No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno
no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr cumplir con una buena asignación y distribución del la planta física de la universidad para suplir las necesidades de las actividades académicas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
Página 41 de 53
NRO PROCESO
27
28
29
30
31
32
08 PROYECCION SOCIAL
08 PROYECCION SOCIAL
08 PROYECCION SOCIAL
08 PROYECCION SOCIAL
08 PROYECCION SOCIAL
08 PROYECCION SOCIAL
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 11 31 de dic de 11
1 de ene de 11 31 de dic de 11
Ninguno
1 de ene de 11 31 de dic de 11
No definido
Oficina de calidad
1 de ene de 11 31 de dic de 11
No definido
1 de ene de 11 31 de dic de 12
No definido
1 de ene de 11 31 de dic de 12
No definido Ninguno
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Jornada de re inducción realizada
Falta de cultura de planificación de los proyectos y actividades por parte de los gestores; cambios en la normatividad de contratación
Se documentaron los procedimientos de Planeación de la Proyección Social y Definición y aprobación de proyectos donde se establecen los pasos a seguir para la aporbación y ejecución de proyectos
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Metodología de gestión de proyectos institucionalizada
El no desarrollo de la acción se debe a los constantes cambios de la normatividad y la estructura en la metodologías de gestión de proyectos a nivel Nacional, lo que hace inoperante el planteamiento de un modelo ajustado a las condiciones de la Universidad
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad
Falta de compromiso de los coordinadores de proyectos para liquidar legal y jurídicamente estas actividades en el momento en que termina su ejecución. Demora en los tiempos por parte de las instituciones que intervienen en los proyectos para liquidar estas actividades
Socialización de los procedimientos de proyección social en donde se recalca la importancia de liquidar los proyectas en los tiempos establecidos para que no haya traumatismos legales ni financieros
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
A pesar de que el desarrollo se encuentra terminado y puesto en línea, no se ha alimentado debido a que se evidenció la necesidad de ampliar la plataforma con nuevos módulos
El desarrollo se encuentra terminado y puesto en línea; diseño conceptual y relacional de los nuevos módulos complementarios
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Alta Dirección y Areas de la Universidad
Demora en el proceso de reestructuración de la planta de personal
Conformación de comisiones interContratación de evaluación nas para definir perfiles de cargo y necesidades de personal en las dependencias, contratación de un ente externo para acompañamiento del proceso
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
División de Personal y Áreas de la Universidad
Demora en el proceso de reestructuración de la planta de personal
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
Página 42 de 53
NRO PROCESO
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
08 PROYECCION SOCIAL
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
09 GESTION DE TALENTO HUMANO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 11 31 de dic de 12
No definido Ninguno
1 de ene de 10 31 de dic de 12NA NA
1 de ene de 10 31 de dic de 12
Jefe división de personal
1 de ene de 10 31 de dic de 12
NA
Jefe división de personal
1 de ene de 10 31 de dic de 12
Bienestar Universitario
1 de ene de 10 31 de dic de 12
No
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 12 NA
Alta Dirección, Planeación y Vicerrectorías
Insuficiencia de espacios al interior de la interior de la instución que permitan la asignación de un espacio amplio y adecuado para el proceso de proyección social
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Implementación de la carrera administrativa
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo
Implementación de la carrera administrativa
La no aprobación del estatuto por parte del consejo superior
La continuidad de los funcionariors
NO REQUIERE ACCIONES
Adquisición de software con las especificaciones que requiere la institución
La no aprobación del estatuto por parte del consejo superior
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Asignación nuevos espacios o insonorización
Demora en la ejecución del procedimiento, fonfiabilidad
Procesando nomina e informes en forma manual
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Porcentaje de funcionarios capacitados en simulacros
Falta de recursos y especios fisicos
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Divulgacion de las politicas de bienestra universitario
1. Falta de conocimiento de las politicas. 2. Especialistas en el tema de las politicas de bienestar. 3. Compromiso de la alta dirección.
Asignación de presupuesto. Mantenimiento del personal.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Sistema de información implementado
Terminacion en el desarrollo de la aplicación
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Capacitaciones realizadas
Cumplir con programa de Capacitaciones
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Prestacion de servico medico
La contratación inmediata del prosefional
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
43
44
45
46
47
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50
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 BIENESTAR UNIVERSITARIO
11 GESTION FINANCIERA
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definida No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No Definidos
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definidos Mitigacion de riesgos
1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definida
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Jefe de Bienestar universitario
1. Agilizar los tramites ( estudios previos, solicitud de cotización)en la adquisición de los medicamentos. 2. Asignación de personal idoneo en la elaboración de estudios previos. 3. Do
Depender de otro proceso para adquisicones de los insumos.
Mitigar el riesgo de eventos trazdores.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Publicación información de bienestra universitario
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Contar con una programación academica acorde a las ofertas culturales, y talleres teorico practicos.
Exigencia académica, la nueva metodologia academica
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Poner en practica el procedimiento salidas deportivas representativas
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Conceptos de aptitud expedidos
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe de Bienestar universitario
Intervenir grupos de trabajo sensibilizando a los trabajadores en la impirtancia del apoyo social del grupo de trabajo en la estabildiad emocional del trabajador.
1. No cumplimiento deactividades como inducción, re-inducción, plan de estímulos, mejoramiento del clima organizacional por parte de Gestión del Talento Humano. 2. F
1. Disminución de la accidentalidad. 2. Sensibilización del trabajador respecto a las temáticas de Salud Ocupacional.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
1. Talento humano 2.programa de Salud Ocupacional. 3.Oficina de Planeacion
Brigadistas formados y capacitados en atención de primeros auxilios basicos, manejo de extintores, y conato de incendio, evacuación y rescate.
Poca colaboración de algunos jefes. El incumplimiento por parte del proveedor en la entrega de los implementos del plan de emergencias. Asignacion de pocos recursos economicos.
Entrenar brigadas. Ejecución de pre simulacro de evacuación. Apoyo y asesoria del la Administradora de Riesgos.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Consejo Superior, Rector y Vicerrector Administrativo
Porcentaje de personal con contrato de prestación de servicios vinculados a la nómina de la División Financiera
Recursos economicos, cantidad de personal
Dar continuidad a los practicantes vinculandolos con contratos de prestación de servicios.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
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52
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54
55
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57
58
11 GESTION FINANCIERA
11 GESTION FINANCIERA
11 GESTION FINANCIERA
11 GESTION FINANCIERA
11 GESTION FINANCIERA
11 GESTION FINANCIERA
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ago de 10 31 de dic de 11
Recursos economicos. No hay
1 de ago de 10 31 de dic de 11
NA
1 de ago de 10 31 de dic de 11
1 de ago de 10 31 de dic de 11No implementado No implementado
1 de ago de 10 31 de dic de 11
No implementado
1 de ago de 10 31 de dic de 11
NA Certificacion Satisfactoria
Líder del proceso
1 de dic de 10 31 de dic de 10
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Rector, Vicerrector Administrativo y Jefe División Financiera
Efectividad en la atención de requerimientos
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Vicerrector Administrativo, Jefe División Financiera, Contador y Tesorero
Efectividad en la gestión fiscal
Seguridad en las transacciones
NO REQUIERE ACCIONES
Consejo Superior y Rector
Adquisición o desarrollo de un software administrativo y financiero propio
Recursos Economicos y Complejida en la migración a un nuevo sistema.
1. Apoyo parcial por parte del proveedor. 2. Capacitación técnica a funcionarios.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Consejo Superior y Rector
Eficacia en el recaudo de cartera
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Rector, Oficina de Planeación, Jefe División Financiera, Jefe Oficina de presupuesto
1. Porcentaje de ejecución del presupuesto de Ingresos. 2. Porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos
Acualizacon de la información
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Rector y Vicerrector Administrativo
Calificación por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos
NO REQUIERE ACCIONES
Solicitud de personal de planta, solicitud de personal con contrato mínimo de un año
La continuidad del equipo de trabajo del proceso para la vigencia 2011, se logro la vinculación y/o asignación de una persona para apoyar el proceso y la contratación y continuidad de una de las personas del equipo de trabajo del proceso por un año.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Consejo Superior, Comisión de Personal
Actualización Estatuto Administrativo
Cumplimiento de la reestructuración
Avances de comisión de personal
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
59
60
61
62
63
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 10 31 de dic de 10
0
1 de dic de 10 31 de dic de 10
0
Líder del proceso
1 de dic de 10 31 de dic de 10
Líder del proceso
1 de dic de 10 31 de dic de 10
Líder del proceso
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Líder del proceso y personal Asignado.
Se logro el análisis y mejoramiento de proveedores de bienes y servicios a adquirir por la institucional, mitigando el numero de quejas, reclamos e inconformidades de los usuarios y /o beneficiados con los bienes y/o servicios adquiridos.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Líder del proceso y personal designado
A causa de la autonomía de las facultades para realizar contrataciones de menor cuantía, se presentan dificultades a la hora de desarrollar el proceso de contratación por parte de las facultades
Se logro preparar y capacitar a la institución en cada proceso para la organización de los archivos, observándose en los resultados positivos en las auditorias.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Monitoreo a los sistemas de control existentes
Se logro definir y designar la responsabilidad y compromiso por cada una de las personas que tienen vinculo laboral con la institución, se logro determinar la exactitud y estado de los bienes de la institución
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Solicitud de espacios de almacenamiento
No se ha logrado obtener respuesta positiva por parte de la dirección de la institución en cuanto al acondicionamiento y espacios adecuados para el almacenamiento de los bienes de propiedad de la institución
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Socializaciones de responsabilidad en los bienes a cargo.
se logro dar a conocer a cada persona que tiene vinculo laboral con la institución de la responsabilidad los bienes a cargo, se ha mitigado el numero de bienes perdidos o extraviados de propiedad de la institución
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
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70
71
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12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
16 GESTION AMBIENTAL
16 GESTION AMBIENTAL
16 GESTION AMBIENTAL
16 GESTION AMBIENTAL
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Líder del proceso
1 de ene de 10 31 de dic de 11
0
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 12
Ordenador del gasto
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 11 31 de dic de 11
Ninguno
1 de ene de 11 31 de dic de 11
Ninguno
1 de ene de 11 31 de dic de 11
Recursos asignados Ninguna
1 de ene de 11 31 de dic de 11
Ninguna
los bienes propiedad de la institución que sufrieron daños para la vigencia 2010, no fueron contemplados en los planes de mantenimiento del 2011 en vista de que su estado útil era muy deteriorado - obsoleto no se justificaba efectuar arreglos que superaba
NO REQUIERE ACCIONES
Consejo Superior Universitario
Implementación de la Reestructuración
Traumatismo en el normal desarrollo de los procesos. Limitaciones
Mejoramiento del sistema académico. Desarrollo de nuevos modulos Implementación de seguridad a los aplicativos. Ejecución del plan de mantenimiento preventivo
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Consejo Superior Universitario
Parámetros para la inclusión de contratistas de Gestión de Tecnología en los planes de capacitación,
No estar a la vanguardia de las nuevas tendencias de seguirdad. Mayor nivel de exposion de los aplicativos y servidores a accesos no autorizados.
Mejoramiento de los niveles de seguridad a los servidores, aplicativos de la Universidad.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Reducir la vulnerabilidad de los aplicativos criticos
Incertidumbre en la aplicacion de buenas practicas de seguridad
Se minimizaron las quejas de posibles infiltraciones a los sistemas de información.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Directora del CTIC y Ordenador del Gasto
Adquisición servidores para migrar aplicaciones.
Altos costos debido a la adecuacion de la infraestructura tecnologica (Servidores, red, aplicativos)
Interconexion de la sede central con Postgrados y salud por mdeio de fibra optica propia y adquisición de servidores
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Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Personal asignado a la Oficina
El proceso de reestructuración administrativa no ha culminado
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Políticas normativas de contratación establecidas
El proceso de reestructuración administrativa no ha culminado
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Elaboración y presentación del plan de necesidades
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Equipo de trabajo Gestión Ambiental
Parámetros de capacitación establecidos para personal de prestación de servicios
Participación del personal de la Unidad de Gestión Ambiental en el convenio suscrito con el SENA para capacitación en "Trabajo en Alturas"
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SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
73
17 GESTION JURIDICA
74
17 GESTION JURIDICA
75
17 GESTION JURIDICA
76
17 GESTION JURIDICA
7717 GESTION JURIDICA
7817 GESTION JURIDICA
79
17 GESTION JURIDICA
80
17 GESTION JURIDICA
81
17 GESTION JURIDICA
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 10 31 de dic de 12
1 de ene de 10 31 de dic de 11
1 de ene de 10 31 de dic de 10
NA
1 de ene de 11 31 de dic de 11
NA
1 de ene de 10 31 de dic de 10NA NA
1 de ene de 11 31 de dic de 11NA NA
Secretaria General
1 de ene de 10 31 de dic de 10
NA
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
NA
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
NA
Consejo Superior Universitario, División de Personal.
Implementación de la Carrera Administrativa.
Por su complejidad se tiene que es una acción de mediano plazo
Se logro establecer la Comisión para el estudio de re estructuración y actualización de la planta administrativa de la Universidad Surcolombiana
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Jefe de Servicios Generales y Salud Ocupacional
Reparación y Adecuaciones realizadas
No se ha contado con los recursos económicos suficientes para lograr la adecuación de las oficinas que componen el proceso.
Se logro la adecuación de las instalaciones de la Oficina Jurídica.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Aplicación procedimiento archivo, Inclusión en programa de Inducción contenidos de gestión documental.
Se cuenta con el personal idóneo para adelantar las actividades de organización del Archivo de Gestión
NO REQUIERE ACCIONES
Control Interno, Talento Humano, alta dirección
Aplicación tablas de retención
Se logro el conocimiento y aplicación de las tablas de retención documental de cada una de las oficinas que componen el proceso.
NO REQUIERE ACCIONES
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Expedición de circular de cumplimiento de actividades
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina Jurídica y Rector
Capacitaciones realizadas
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Expedición de circular de cumplimiento de actividades
La acción establecida no es pertinente para prevenir la materialización del riesgo planteado
NO REQUIERE ACCIONES
Número de directrices proferidas
Mediante la revisión y ajuste del procedimiento de SG-PR-10 Gestión Derechos de Petición se logró establecer las actividades pertinentes al cumplimiento de la Resolución No. 0091 de 2005
NO REQUIERE ACCIONES
Número de directrices proferidas
Mediante la revisión y ajuste del procedimiento de SG-PR-06 Gestión de los Consejos Académico Superior Universitario se logró establecer las actividades pertinentes para la expedición y divulgación de los diferentes actos administrativos proferidos por es
NO REQUIERE ACCIONES
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
82
17 GESTION JURIDICA
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07 INVESTIGACION
8807 INVESTIGACION
89
90
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Secretaría General
1 de ene de 10 31 de dic de 11
NA
1 de ene de 10 31 de dic de 10
Director de Centro
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Director de Centro
1 de ene de 10 31 de dic de 11
Director de Centro
1 de ene de 10 31 de dic de 11
1 de ene de 10 1 de dic de 10
1 de ene de 10 1 de dic de 10
Líderes de Proceso
1 de sep de 10 31 de dic de 12
Una aditoria de calidad anual
Consejo Superior
1 de ene de 10 31 de dic de 14
Número de comunicaciones oficiales, especializaciones y publicaciones en la página web.
Se logró establecer la programación de las sesiones de los Consejos Superior y Académico, la entrega oportuna de los antecedentes, documentos y soportes de las agendas a tratar en cada una de ellas. Además, se alcanzó organización y concientización en los
NO REQUIERE ACCIONES
Comité de Biblioteca, Jefe de Programa
Programa de desarrollo de colecciones establecido
Asignacion de presupuesto para adquisición de material bibliografico. Concientizar a los decanos en el proceso de calidad
Asignacion de presupuesto para adquisición de material bibliografico. Concientizar a los decanos en el proceso de calidad
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Sin interrupción del servicio.
Mejoria en el sentido de pertenencia por parte de los funcionarios del proceso
Mejoria en el sentido de pertenencia por parte de los funcionarios del proceso
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales
Disposición del equipo de trabajo a mejorar el proceso.
Disposición del equipo de trabajo a mejorar el proceso.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico
Depurar la base de datos bibliograficos. Creedibilidad en la prestación del servicio.
Depurar la base de datos bibliograficos. Creedibilidad en la prestación del servicio.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Profesional Universitario y de contrato
Actas de compromiso ajustadas
Con relación a la acción identificada para este riesgo no se presentó ninguna limitación para el cumplimiento. Sin embargo, la causa quedó planteada de forma confusa, conllevando a una acción no eficaz.
Se modificaron los formatos: Acta de Compromiso de Semillero de Investigación INV-FO01, Acta de Compromiso Proyectos de Investigación INV-FO-02
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Profesional Universitario y de contrato
Oportunidad en la evaluación por parte de los pares evaluadores
Insuficiente oferta de pares evaluadores de Colciencias.
Envío oportuno del 100% de los proyectos a pares.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Número de auditorías converificación de laconformidad de laMedición
Realizar auditorias programadas a los porceos en forma periodica
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Estatuto administrativoImplementado. Estructura OrganizacionalActualizada
Estudio y apicación de la reestructuracion por parte de la universidad
Avances en la comisión de personal
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
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98
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100
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05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
05 GESTION DE LA CALIDAD
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
04 GESTION DE CONTROL
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Líderes de Proceso
1 de ene de 10 31 de dic de 11
1 de ene de 10 31 de dic de 14
1 de ene de 10 31 de dic de 14
Asesor Calidad
1 de ene de 10 31 de dic de 14
1 de ene de 10 31 de dic de 14
1 de ene de 10 31 de dic de 14
1 de ago de 10 31 de dic de 10
1 de ago de 10 31 de dic de 10
1 de ago de 10 31 de dic de 10
1 de ago de 10 31 de dic de 10
1 de ago de 10 31 de dic de 10
Número de reuniones deautocontrol realizadas concumplimiento de objetivo
Cumplimiento cronograma de actividades
Realizar reuniones de autocontrol
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Líder de Proceso y AsesorCalidad
Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades.
Desconocimiento del procedimento de identificacion de no conformidades
Inducción en no conformidades
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Líder de Proceso y Asesor Calidad
Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades
La no cultura de documentación de las actividades
Sensibilización en el registro de fromatos
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Porcentaje de verificacióndel estado de avance de laAuditoría
Programacion anual de auditorias
Programas auditorias mensuales a los procesos
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Líder de Proceso y AsesorCalidad
Porcentaje de cumplimientode las actividadescontenidas en el plan deMejoramiento
El no comprmiso de los lideres del proceso
Seguimiento a plan de mejoramiento
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Representante de la AltaDirección.
Porcentaje de cumplimientode las actividades del SG
La diversidad de actividades en los procesos de la universidad
Seguimiento alos planes de mejoramiento por parte de los lideres del proceos
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe Oficina de Control Internoy Auditores
Porcentaje de jornadas deestudio realizadas
Agenda de trabajo de los procesos
Capacitación de la cultura de planeación
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de cumplimientodel cronograma de trabajo
Agenda de trabajo de los procesos
Realización de las auditorias
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de funcionariosasistentes a los talleres deAutocontrol
Disponibilidad de los funcionarios a participar en las capacitaciones
Funcionarios capacitados en la cultura del autocontrol
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe Oficina de Control Interno y Auditores
Porcentaje de áreasAuditadas
La no realización de las auditorias programadas
Cumplimiento del plan de auditorias
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Jefe Oficina de Control Internoy Auditores
Porcentaje de auditoríascon carencia deInformación
No contar con la información al efectuar las auditorias
Sensibilización en la cultura de documentar las tareas y labores que se desarrollan
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
102
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108
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
NA 30 de dic de 99
No imlementado
Comité de personal
NA 30 de dic de 99
No implementado
1 de ene de 10 31 de dic de 10
No implementado
1 de ene de 11 31 de dic de 11
NA
Alta Dirección
1 de ene de 11 6 de dic de 11
1 de ene de 11 30 de jun de 11
No implementado
Consejo Superior Universitario
Implementación carrera administrativa
Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion, lentitud en el proceso de reestructuracion de la institucion.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Adopción políticas de capacitación
No se cuenta con una planeacion de las necesidades de capacitacion en los diferentes procesos o unidades académico administrativa.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe División Servicios Generales
Solicitud de asignación de espacios y equipos
Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion, en el alto riesgo de desastres catastroficos para la institucion (perdidas de vidas humana, deteriroro de la salud del personal, perdida y/o daño total o parcial de la infraestuctura de la institución
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Jefe División Servicios Generales
Plan de mantenimiento documentado.
se logro organizar y unificar por areas el plan de mantenimiento correctivo y preventivo identificando las necesidades de estas areas para darles el debido tratamiento, tomando a tiempo las medidas necesarisa.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Equipo de Trabajo Archivo CentralCoordinadora de Archivo, Alta dirección
01/09/2010 - 01/01/2011
30/09/2010, 06/30/11, 31/12/2012 Espacio físico
asignado.
Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion para la adecuada conservacion deel archivo institucional.
Sensibilizacion de la gestion documental
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Personal idóneo asignado
No es de competencia del proceso de gestión documental garantizar personal capacitado o con formacion archivistica para que responda a las necesidades de la institucion.
Seleccion de personal capacitado
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
División de Servicios Generales
Cumplimiento programa de conservación de archivos
No se ha dado cumplimiento a los solicitado y programado para dicha actividad por parte de la oficina de infraestructura.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
SEGUIMIENTO DEL RIESGO
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NRO PROCESO
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111
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15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
15 GESTION DOCUMENTAL
CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN
EL PROCESOLIMITACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
1 de ene de 11 30 de jun de 11
1 de ene de 11 3 de jun de 11
No implementado No implementado
1 de ene de 11 31 de dic de 11
No implementado No implementado
1 de ene de 11 31 de dic de 11
no implementado
Coordinación Archivo Central, Control Interno
Aplicación tablas de retención documenta
Disponibilidad de los funcionarios a participar en las capacitaciones
Se logro preparar y capacitar a la institución en cada proceso para la organización de los archivos, observandose en los resultados positivos en las auditorias.
CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR
Coordinadora Archivo Central, División de Personal
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Coordinadora Archivo Central
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
Coordinadora Archivo Central
Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.
Disponibilidad de los funcionarios a participar en las capacitaciones
REQUIERE NUEVA ACCIÓN
MATRIZ DE RIESGOS UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAProbabilidad Valor
ALTA 3 12 10 20MEDIA 2 13 27 17
BAJA 1 7 0 6Impacto BAJO MEDIA ALTA
2 5 10
PROCESONIVEL DEL RIESGO
TOTAL1 2 3 401 GESTION DE PLANEACION 2 0 1 2 5
02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 0 0 0 5 503 GESTION DE COMUNICACIONES 0 0 4 0 404 GESTION DE CONTROL 0 0 0 5 505 GESTION DE LA CALIDAD 1 1 2 4 806 FORMACION 2 5 3 2 1207 INVESTIGACION 0 0 0 2 208 PROYECCION SOCIAL 6 0 0 1 709 GESTION DE TALENTO HUMANO 5 0 0 0 510 BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 4 2 3 1111 GESTION FINANCIERA 3 1 0 3 712 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS 0 2 0 6 813 GESTION DE INFRAESTRUCTURA 3 0 0 1 4
0 0 1 3 415 GESTION DOCUMENTAL 2 0 0 5 716 GESTION AMBIENTAL 0 0 4 0 417 GESTION JURIDICA 0 3 2 5 1018 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 0 2 2 0 4
TOTAL 26 18 21 47 112
14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION
NIVEL 1: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.
NIVEL 2: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.
NIVEL 3: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no documentados, requieren acciones de preventivas.
NIVEL 4: Riesgos con priorización baja (C) o priorización alta (A) y media (B) que tienen controles efectivos y documentados, requieren seguimiento.
Metodologia
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ADMINISTRACION DEL RIESGOMETODOLOGIA
ETAPA 1
FACTORES DE RIESGO INTERNOS: FACTORES DE RIESGO EXTERNO
ETAPA 2 Matriz de Priorización:
PR
OB
AB
ILID
AD
ALTA B A A
MEDIA B B A
BAJA C B B
BAJO MEDIA ALTA
IMPACTO
ETAPA 3
Frente a cada riesgo preguntar:
ETAPA 4Tratamiento del Riesgo:
Riesgo: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que impacte el alcance de los objetivos de los procesos y por consiguiente los objetivos institucionales.
Identificación del Riesgo
Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.
Ø Personas Ø Económicos
Ø Sistemas de Información Ø Sociales
Ø Recursos Económicos Ø Orden Público
Ø Naturaleza de las actividades de la entidad Ø LegalesPosibles consecuencias: corresponde a los posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico, social, administrativo, entre otros.
Ø Cambios Tecnológicos
El riesgo se mide de acuerdo al impacto y la probabilidad para ubicarlo en la matriz de priorización
Análisis del Riesgo
Probabilidad: Frecuencia que podría presentar el riesgo.ALTA: Es muy factible que el riesgo se presente
MEDIA: Es factible que el riesgo se presente
BAJA: Es muy poco factible que el riesgo se presente
Impacto: Forma en la cual el riesgo afecta los resultados del proceso.ALTO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en alto grado al proceso.MEDIO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado medio al proceso tendría .BAJO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado bajo al proceso
Una vez priorizados los riesgos, se identifica si existen controles asociados, si son efectivos y están documentados, con el fin de determinar el nivel de Riesgo:
Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de los procesos, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de acciones preventivas. Los controles proporcionan un modelo ope
Valoración del Riesgo
NIVEL 1: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.NIVEL 2: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.
NIVEL 3: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no documentados, requieren acciones de preventivas.
NIVEL 4: Riesgos con priorización baja (C) o priorización alta (A) y media (B) que tienen controles efectivos y documentados, requieren seguimiento.
• Existen controles?
• Los controles existentes son efectivos?
• Los controles existentes están documentados?
Plan de Manejo de Riesgos: Acciones preventivas a tomar, se debe considerar:
Manejo del Riesgo
o Evitar el riesgo, tomar acciones preventivas a) El nivel del riesgo.
o Reducir el riesgo, tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad y el impacto
b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma
o Compartir o transferir el riesgo c) Responsable
o Asumir el riesgo d) Cronograma de implementación
e) Indicadores de cumplimiento de la acción
En el Plan de Manejo de Riesgos Institucional se tendrán en cuenta los riesgos priorizados que tengan mayor impacto en los objetivos institucionales, clasificados por cada uno de los factores. Los Riesgos de Contexto Estratégico son analizados por la Ofic