IB Project, ERP para Ingenierías y empresas que Gestionan Proyectos
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Gestión Avanzada de Proyectos
¿Qué es IBER Project?.Concepto y origen (1)
Sistema de Gestión Avanzada de Proyectos diseñado para Microsoft Dynamics NAV
Se basa en la Gestión de Proyectos estándar de Microsoft Dynamics NAV
• Aumenta su funcionalidad
• Mejora los procesos de trabajo
• Simplifica la operativa
Recoge nuestra experiencia en la implantación de soluciones para la gestión de proyectos
• Originariamente en el sector de la Construcción y Promoción Inmobiliaria...
• Continuando con la gestión para Centros Tecnológicos…
• Extendiéndose hacia otras empresas como:
• Ingeniería.
• Oficinas técnicas de compañías industriales.
• Departamentos de I+D+i interesados en gestionar sus proyectos internos.
• Empresas dedicadas al Diseño que necesiten gestionar sus procesos creativos.
• Compañía de Servicios (Marketing, Publicidad, Consultoras, Gabinetes técnicos…)
¿Qué es IBER Project?.Concepto y origen (2)
IBERProject se define como un Sistema de Gestión de Proyectos:
• Generalista (multisectorial)
• Integral (gestión del ciclo completo de los proyecto)
• Avanzado (funciones evolucionadas y reales)
• Eficiente (que mejora, simplifica y optimiza la operativa)
• Integrado (con el resto de la funcionalidad del sistema)
Ibermática cuenta con un equipo de profesionales con
experiencia real en la creación e implantación de estas
soluciones en compañías de muy diversa naturaleza.
IBERProject es importante pero los profesionales son la clave:
La Gestión de Proyectos estándar de Microsoft Dynamics NAV.Principales procesos.
SEGUIMIENTO
CREACION PROYECTO
ESTRUCTURA
PLANIFICACION
CONSUMOS REALES
COMPRAS
FACTURACION
CONFIGURACION - PARAMETROS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
CONFIGURACION Y PARAMETROS.
El comportamiento del módulo se controla por opciones parametrizables, como por ejemplo:
• La tipología de proyectos
• Números de serie para proyectos y ofertas
• Libros y secciones de los diarios WIP
• Repositorios para almacenar documentos
• Responsables, fases, estados,
• Listas de tareas a realizar
• Log de cambios
• Grupos contables utilizados en el proyecto
• Cuentas para el control de los costes, las compras, las ventas, la financiación y las subvenciones ligadas al proyecto
• Campos obligatorios
• …
CONFIGURACION - PARAMETROS
Anteproyecto (Ofertas)
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
ANTEPROYECTOS (PROPUESTA).
Fase comercial previa al proyecto
• Creación de ofertas o propuestas
• Control de su estado (Flujo de trabajo)
• Control de versiones
• La propuesta aceptada genera el proyecto
• Repercusión o traspaso de costes
• La propuesta rechazada pasa a histórico
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Anteproyecto (Ofertas)
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
CREACION DEL PROYECTO.
• Traspaso de datos de la oferta al proyecto
• Datos específicos del proyecto
• Opción de traspasar costes
• Opción de copiar proyectos
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Anteproyecto (Ofertas)
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
PLANIFICACION.
• Estructura de fases, sub-fases (a distintos niveles), tareas, hitos de control, y estados del proyecto.
• Planificación técnica (temporal)
• Planificación económica
• Tareas de finalización
• Documentos entregables a controlar.
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
IMPUTACION DE CONSUMOS.
• La imputación de partes de trabajo
• Consumo de materiales
• Gastos asociados al proyecto
• Acceso Local y Web
• Integración con Microsoft SharePoint
• Mayor disponibilidad y productividad
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
Compras / Subcontrataciones
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES.
• IBERProject está integrado con el circuito de Compras de Microsoft Dynamics NAV
• Las compras quedan asociadas al proyecto o proyectos para los que se han realizado
• Permite controlar las solicitudes de servicios o subcontrataciones ligadas a un proyecto.
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
Compras / Subcontrataciones
Facturación y Subvenciones
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
FACTURACION Y SUBVENCIONES.
• Diversos métodos de facturación
• Sobre lo planificado
• Sobre los consumos reales
• Por hitos o certificaciones
• IBERProject está integrado con el sistema de registro de facturas y cartera de cobros de Microsoft Dynamics NAV.
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
Compras / Subcontrataciones
Facturación y Subvenciones
Final
Seg
uim
ient
o
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
SEGUIMIENTO.
Eficientes herramientas para el control seguimiento técnico y económico.
• Seguimiento económico en pantalla única.
• Consulta del Grado de avance del proyecto.
• Consulta de la Línea Base (compromisos)
• Consulta de tareas improductivas
• Desviaciones en tiempo, coste y plazo.
• Bandeja de entrada (tareas asignadas)
• Control de carga de trabajo y disponibilidad
• Seguimiento técnico de la planificación.
• Cash Flow específico
• Análisis y Cuadros de mando adicionales
• …
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
Compras / Subcontrataciones
Facturación y Subvenciones
Final
Seg
uim
ient
o
Cierre de proyecto
CIRCUITO DE PROYECTOS
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
CIERRE DE PROYECTO.
• Tareas específicas para el cierre del proyecto
• Cierre Técnico
• Cierre Documental
• Cierre Económico
La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.
Seg
uim
ient
o
Principales mejoras a la gestión de proyectos estándar
• Proyecto Multi-cliente seguimiento conjunto o individual
• Mejora del control de Carga de trabajo de recursos
• Control de la Financiación y posibles Subvenciones
• Reparto económico de proyectos o sub-proyectos cuyos consumos y/o ingresos impactan sobre otros
• Work Flow configurable de aprobaciones para los cambios de estado del proyecto.
• Mejora en control de avances y línea base, tareas improductivas y proyectos con desviaciones
• Integración con seguimiento gráfico de proyectos (Diagrama Gantt de Microsoft Project)
• Accesibilidad. Portal para la imputación de partes de trabajo, gastos y seguimiento de proyecto
• Control y seguimiento documental estructurado
• Control de tareas y acciones por responsable (Bandeja de entrada)
• Diferenciación de cierres (Técnico, Documental y Económico). Mayor control del estado real
• Cash Flow, Análisis y Reporting específico.
• Alineación con los conceptos de mejores prácticas.
CONFIGURACION - PARAMETROS
Creación del Proyecto
Planificación
Imputación de consumos
Anteproyecto (Ofertas)
Compras / Subcontrataciones
Facturación y Subvenciones
Final
Seg
uim
ient
o
Cierre de proyecto
CIRCUITO DE PROYECTOS
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
Se incorpora: - Coste de la oferta - Todos los costes directos - Financiaciones (Facturación)
- Avance (Producción)
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos
Ámbito Integral:
- Toda la actividad (productiva e
improductiva)- Todo el ciclo, desde la oferta- Todos los departamentos
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos
El dato se incorpora donde se produce y por quien lo produce
El Profesional incorpora- Planificación- Gastos y Recursos- Solicitudes de compra- Seguimiento
Las operaciones las aprueba quién tenga autoridad para hacerlo
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
El objetivo no es incorporar datos al sistema sino obtener información del mismo para mejorar la gestión
El sistema provee a cada responsable de la información sobre la actividad de su competencia
La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
El dato se incorpora donde se produce y por quien lo produce
Las operaciones las aprueba quién tenga autoridad para hacerlo
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
El objetivo no es incorporar datos al sistema sino obtener información del mismo para mejorar la gestión
Buenas Prácticas en Gestión de Proyectos
El sistema promueve la generalización de Buenas Prácticas en la organización
La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
El dato se incorpora donde se produce y por quien lo produce
Las operaciones las aprueba quién tenga autoridad para hacerlo
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
El objetivo no es incorporar datos al sistema sino obtener información del mismo para mejorar la gestión
Buenas Prácticas en Gestión de Proyectos
La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos
Gestión ECONÓMICA de los Proyectos
El dato se incorpora donde se produce y por quien lo produce
Las operaciones las aprueba quién tenga autoridad para hacerlo
Gestión Avanzada de Proyectos.Características.
Procesos administrativos
OportunidadId
en
tifi
ca
ció
nT
ipo
log
ía d
e c
lie
nte
Propuestas
• Identificación tipología clientes
• Departamento• Planificación• Imputaciones
–Dedicaciones–Gastos
Proyecto
• Identificación• Documentación• Planificación
–Económica–Técnica–Línea Base
INICIO
• Cierre Técnico• Cierre Documental• Cierre Económico
CIERRE
Reparto económico
• Avance• Imputaciones
–Dedicaciones–Gastos
• Compras
PRODUCCIÓN
• Obra en curso• Facturación • Cierre Económico
• Seguimiento técnico• Bandeja de entrada (tareas)• Cargabilidad de recursos• Análisis de proyectos
Gestión Económica
Control del proyecto
Seguimiento económico
Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance Operativo. (Extensión del alcance operativo respecto al estándar).
Ciclo productivo Finalización
Oportunidad Propuesta Proyecto
Proceso administrativo
• Imputaciones–Dedicaciones–Gastos
• Compras
EL CIC
LO COMPLETO
Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance Operativo.
Ciclo productivo Finalización
Gestión de Proyectos:• Proyectos por departamento• Diferentes orígenes de financiación• Multicliente
CRM
Gestión Económico Financiera
Analítica
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Acceso webEntrada de partes y gastos
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CONTROL
Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance funcional e Integración.
UN SIS
TEMA INTEGRADO
Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance funcional e Integración.
CONTROL
Gestión Avanzada de Proyectos.Especial énfasis en el Control del proyecto.
Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyecto. Tareas pendientes.
Bandeja de entrada.Control de tareas pendientes.
Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyecto. Seguimiento de proyecto.
Seguimiento de proyecto Desviaciones de Tiempo, Coste y Plazo
Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyectos con desviación.
Seguimiento de proyecto Visión global de la situación del proyecto (estadística)
Gestión Avanzada de Proyectos.Cuadro de mando (Reporting y BI).
Cuadro de mandoAnálisis y reporting integrado con Excel
Gestión Avanzada de Proyectos.Algunas referencias y testimonios
“La aportación del sistema IB Project implantado por los profesionales de Ibermática nos está sirviendo para asentar el pilar operativo y de gestión del centro, ayudándonos a realizar una gestión correcta de proyectos, procedimientos de validación y eficiencia de nuestros recursos de una manera sencilla y dinámica”.
Testimonio.
Jose Antonio EtxarriDirector GeneralIK4-Lortek
Nuestras implantaciones de IB Project¡¡¡ Ya suman más de 2.000 usuarios !!!
DEMO
Gestión Avanzada de Proyectos.Demostración de producto (algunas funcionalidades)
Muchas gracias
Soluciones Empresariales