I. IDENTIFICACIÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO II. PROPÓSITO ...

Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006

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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Número de Cargos: Tres (3) Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaria General – Grupo de Documentación, Correspondencia,

Archivo y Orientación al Ciudadano.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Facilitar al usuario oportunamente la información documental (bibliográfica y cartográfica) solicitada a través del módulo de circulación y préstamo.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Orientar a los usuarios internos y externos a través del suministro de la información que

reposa en el Centro de Documentación del Ideam para atender las solicitudes. 2. Clasificar y disponer físicamente en la estantería de acuerdo a los lineamientos establecidos,

la documentación consultada por los usuarios diariamente para facilitar su recuperación 3. Llevar y mantener control sobre los documentos solicitados en préstamo, verificando que

sean devueltos en buen estado para garantizar su conservación. 4. Controlar, tramitar y registrar a través del módulo de circulación y préstamo, las consultas

de los usuarios, verificando el correcto diligenciamiento de la respectiva ficha con el fin de mantener actualizada la información sobre el estado de disponibilidad de los documentos.

5. Realizar mensualmente las estadísticas del servicio del Centro de Documentación para evaluar y medir la gestión.

6. Atender personal o telefónicamente al usuario en cuanto a la consulta de la biblioteca virtual y catalogo en línea del Ideam para orientar la búsqueda de la información

7. Verificar periódicamente la base de datos bibliográfica para llevar a cabo el control de calidad y normalización del contenido.

8. Velar por la conservación y salvaguarda de los documentos con el fin de facilitar la consulta de dicha información.

9. Llevar debidamente organizados los archivos de los documentos que produce para agilizar su búsqueda.

10. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y el perfil del cargo

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios De Desempeño)

1. Cantidad de consultas realizadas en el Centro de Documentación 2. Numero de documentos ingresados en la Biblioteca Virtual




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3. Estadísticas del servicio

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Conocimiento básicos de sistemas de computo 2. Atención al usuario 3. Conocimiento de la misión de la entidad y la labor que desarrolla Entidad

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Veinticinco (25) meses de experiencia laboral.




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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaría General – Grupo de Inventarios y Almacén

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo administrativo en los procesos y funciones encomendadas al Grupo de Inventarios y Almacén

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar los documentos de entrada y salida de almacén, así como tramitar y realizar el

envió de los soportes requeridos por el Grupo de Tesorería para llevar a acabo los pagos correspondientes.

2. Archivar los documentos soportes y comprobantes en las carpetas de las áreas operativas para tener la información disponible cuando le sea requerida.

3. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter administrativo que les sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos.

4. Controlar, registrar y descargar los documentos recibidos y generados en la dependencia en el software de correspondencia e informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías.

5. Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros.

6. Colaborar en la implementación del software de almacén en el módulo que maneja los elementos de consumo para mantener actualizados los registros.

7. Verificar la validez de la información contenida en la base de datos con el fin de efectuar los ajustes del caso.

8. Realizar regularmente copia de seguridad de la información almacenada en la base de datos para garantizar que la información no se pierda.

9. Elaborar informes que muestren los saldos en unidades y valores a una fecha determinada, cantidad de movimientos en un lapso de tiempo especifico, confrontación y verificación de los movimientos para ejercer un control efectivo sobre los bienes y facilitar la toma de decisiones

10. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.




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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)

1. La digitación de la información técnica generada en las actividades de recibo y entrega de los bienes

2. Archivo de la dependencia 3. Control de la distribución de la correspondencia de acuerdo con la normatividad vigente de

archivo 4. Sistematización de la información 5. Administración de las carpetas del historial de las estaciones hidrológicas, meteorológicas y

ambientales de la red nacional.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Ofimática Básica 2. Estructura de la entidad 3. Planes y programas de la dependencia 4. Digitación

VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA






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I. IDENTIFICIACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Número de Cargos: 1 (uno) Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Secretaría General – Grupo de Archivo Técnico

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Atender y suministrar información técnica hidrometeorológica que requieran los usuarios del Sistema de Información Ambiental y realizar labores de organización e inventario de la información técnica documental para optimizar procesos de consulta, manejo y conservación de archivos.


1. Atender, revisar y preparar pedidos de información técnica hidrometeorológica y ambiental que requieran los usuarios del Sistema de Información Ambiental, las entidades públicas y privadas y las dependencias del IDEAM para llevar a cabo estudios, investigaciones y proyectos ambientales en general.

2. Atender y orientar a los usuarios de la información hidrometeorológica y ambiental en consultas e inquietudes que realicen en forma presencial, oficio y medios informáticos para dar cumplimiento a la función de suministro de información ambiental.

3. Realizar boletines de tesorería con la relación de ventas, adjuntando los documentos pertinentes para el debido soporte de legalización contable.

4. Adoptar y apoyar medidas de control y manejo de la documentación de facturación y demás documentos relacionados con ventas y suministro de información para la seguridad de los mismos.

5. Apoyar labores y procesos de supervisión de la venta información técnica con el fin de proponer correctivos de control y prevención continuos.

6. Realizar labores de organización e inventario de la información técnica documental para optimizar labores de consulta, manejo y conservación.

7. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.

VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)

1. Usuarios del Sistema Nacional Ambiental atendidos en forma oportuna y agradable por orientaciones, cotizaciones y suministro de información hidrometeorológica.

2. Boletines, consolidados y manejo de documentación de ventas, responden con eficiencia a procesos de control interno, contabilidad y gestión.

3. Las labores de atención a usuarios y el manejo de la documentación técnica responden al




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plan de acción del grupo, según funciones, visión institucional y normas.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES

1. Ley General de Archivos 594 de 2000 y normatividad afín de manejo de archivos 2. Ley 962 de 2005 (Racionalización de trámites y procedimientos y normatividad afín) 3. Conceptos generales de atención al cliente y mejoramiento continúo frente a la gestión y

calidad del servicio. 4. Reglamentación y documentos internos en materia de manejo de archivos y atención al

público. 5. Manejo básico de word, Excel, internet







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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaría General – Grupo de Tesorería


Brindar apoyo logístico y secretarial para las actividades que se realizan en el Grupo de Tesorería.


1. Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos e informes que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de dar cumplimiento a las funciones encomendadas al Grupo de Trabajo.

2. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo en la dependencia.

3. Realizar las labores de recepción, realizar recibir llamadas telefónicas y trasmitir los mensajes respectivos, con el fin de atender las solicitudes hechas al Grupo.

4. Solicitar con la debida anticipación al Grupo de Almacén, los elementos de oficina requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la oficina.

5. Llevar el control sobre el consumo, requerimiento de elementos y velar por la optimización del uso de los recursos disponibles.

6. Participar en la depuración, clasificación y organización del archivo de acuerdo con las tablas de retención documental para ser posteriormente enviado al archivo general.

7. Elaborar facturas y cuentas de cobro de acuerdo con las solicitudes y llevar el control de las mismas con el fin de realizar el pago de forma oportuna.

8. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, velando siempre por dar una orientación adecuada hacer seguimiento a las cuentas de cobro de convenios y verificando el pago.

9. Responder por el buen uso, la conservación física y el buen estado de los bienes suministrados para el desarrollo de sus funciones.

10. Radicar la correspondencia recibida y registrar la enviada en el sistema de correspondencia CORDIS implantado para llevar a cabo el control documental.

11. Llevar el control individual de los embargos requeridos en revisión mensual de la nomina para verificar la inclusión de la novedad.

12. Proyectar la respuesta a los requerimientos enviados por los juzgados y realizar su posterior envió con el fin de realizar el seguimiento respectivo.

13. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la elaboración de los informes.

14. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la




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naturaleza y el perfil del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño) 1. Archivo actualizado 2. Solicitudes oportunas de elementos de consumo 3. Buen desempeño en el trato con los clientes externos e internos

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Informática básica: Word, Excel 2. Normatividad de Archivo y Correspondencia 3. Técnicas básicas de secretariado y correspondencia.







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II. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Número de Cargos: Uno (1) Cargo del Jefe Inmediato: Jefe Oficina Asesora Jurídica. Dependencia: Oficina Asesora Jurídica


Realizar las labores de apoyo administrativo de forma oportuna con el fin de posibilitar el trámite y la atención ágil de las solicitudes recibidas, así como el desarrollo adecuado de las funciones de la Oficina.


1. Redactar, proyectar y diseñar la respuesta a algunas solicitudes o informes de acuerdo con

las instrucciones recibidas, así como transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato de forma oportuna.

2. Apoyar en los procesos de Convocatorias y Licitaciones en cuanto a la verificación de la existencia de toda la documentación, fechas del proceso según cronogramas, recepción de ofertas, comunicaciones escritas con respecto a observaciones, etc.

3. Efectuar el envío de las propuestas para las evaluaciones técnica, financiera y legal, llevando a cabo el seguimiento y verificación de que su trámite se ajuste a los cronogramas.

4. Entregar a quien corresponda las evaluaciones para publicación en la página web una vez sean revisadas por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

5. Atender a los contratistas para la firma de los contratos, para posteriormente continuar con la radicación, numeración y fechado de los contratos una vez suscritos por las partes, solicitar el registro presupuestal y entregar de copia de los contratos una vez legalizados.

6. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, velando siempre por mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.

7. Recibir los documentos de legalización de los contratos (póliza, publicación, paz y salvo de la Contaduría General, e impuesto de timbre, si es del caso, para pasarlo a la revisión y aprobación.

8. Fotocopiar y entregar a las diferentes dependencias del Instituto copia de los contratos y convenios una vez suscritos y legalizados, de acuerdo con la legislación vigente y las instrucciones recibidas

9. Recibir, revisar y archivar la documentación relacionada con contratos y convenios en cada una de las carpetas establecidas en las tablas de retención documental de la oficina.

10. Elaborar y tramitar certificaciones, oficios, así como mantener actualizados los cuadros o bases de datos que se requiera en desarrollo de la contratación y realización de convenios.

11. Participar en la elaboración de los reportes que deben ser enviados a la Imprenta Nacional




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(elaborar los extractos para firma del ordenador del gasto, anexar fotocopia del recibo de pago, elaborar oficio remisorio y enviar el archivo EXPORTA vía correo electrónico a la Imprenta Nacional).

12. Colaborar con la elaboración del informe semestral para la Cámara de Comercio, sobre contratos ejecutados por el Instituto (cargar la información en la base de datos suministrada por la Cámara de Comercio, elaborar oficio remisorio y entregar la información en medio magnético previa revisión de un funcionario de la Cámara), así como con la programación de Licitaciones, en cumplimiento de lo establecido en la Ley.

13. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios De Desempeño)

1. Suministro de Información 2. Actualización de la base de datos de contratos 3. Proyección de oficios y memorandos 4. Recepción y distribución de mensajes inter y extra institucionales 5. Trascripción y diseño de los informes que se originen en la dependencia

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Ofimática: Word, Excel, PowerPoint a nivel intermedio 2. Redacción de documentos con correcta ortografía 3. Optima Expresión verbal 4. Procesos Administrativos (Planeación, Control, Evaluación, Organización).







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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Oficina de Informática

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Desempeñar funciones de asistencia administrativa y apoyo a procesos generales desarrollados por la Oficina, encaminados a facilitar la ejecución de las actividades de la dependencia.


1. Proyectar la agenda diaria, mensual y anual del Jefe inmediato y coordinar con éste, la programación definitiva de compromisos al interior de la Entidad y fuera de ella.

2. Transcribir los trabajos e informes que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de dar cumplimiento a las funciones encomendadas a la Oficina.

3. Reportar diariamente la entrada y salida de información del correo electrónico asignado a la Oficina de Informática.

4. Realizar y recibir llamadas telefónicas, llevar el registro correspondiente y transmitir los mensajes correspondientes.

5. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, velando siempre por dar una orientación adecuada.


7. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos de la oficina, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna de los elementos al Almacén.

8. Depurar, clasificar y organizar el archivo de acuerdo con las tablas de retención documental para ser posteriormente enviado al archivo general.


10. Llevar y mantener actualizados los registros y controles de carácter administrativo que les sean encomendados, relacionados con las actividades de la Oficina.

11. Registrar y descargar los documentos recibidos y generados en la dependencia en el software de correspondencia e informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías encontradas.

12. Controlar la distribución de la correspondencia con el fin de realizar el seguimiento y garantizar la oportunidad en los trámites.

13. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la




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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de desempeño)

1. Control y reporte diario al Jefe Inmediato y a los profesionales de la Oficina, según sea el caso, de las solicitudes o información general ingresada a través del correo electrónico asignado a la Oficina de Informática.

2. Actualización diaria y permanente de la agenda del jefe inmediato, proponiendo alternativas para optimizar el tiempo, en caso de cruce de actividades o de horarios.

3. Digitación de documentos y reportes de conformidad con las orientaciones del Jefe Inmediato.

4. Proyección de oficios y respuestas relacionados con las funciones de la oficina, de conformidad con las orientaciones del jefe inmediato.

5. Control de la correspondencia de acuerdo con el sistema vigente en la Entidad. 6. Discreción y reserva de la información. 7. Apoyo a los funcionarios y contratistas en el manejo de formatos y normas establecidas en el

IDEAM para entrega de documentos, cuentas, informes, actas, etc.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Informática básica: Word, Excel, PowerPoint básico 2. Manejo y conservación de documentos 3. Estructura de la Entidad 4. Técnicas de archivo y correspondencia 5. Tablas de retención documental







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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales


Realizar el manejo y administración de los registros de las visitas a las estaciones de la red, para mantener el soporte físico de las actividades de operación de la red.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1 Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el

jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia 2 Digitar información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la

red, para el cumplimiento de las funciones asignadas y generación de informes. 3 Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para el

desarrollo de sus funciones. 4 Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se

lleven a cabo o desarrollen en la dependencia, con el fin de planear los requerimientos necesarios.

5 Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico y administrativo que les sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos, con el fin de disponer de ellos para toma de decisiones

6 Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, con el fin de evitar situaciones irregulares

7 Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros, etc. para verificar físicamente lo pertinente.

8 Informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías presentadas por los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados, para adoptar los correctivos que haya a lugar

9 Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia, para facilitar su consulta.

10 Registrar información hidrológica y meteorológica de las estaciones de la red, para verificar el cumplimiento de las metas establecidas

11 Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, solicitar oportunamente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia y garantizar su normal funcionamiento.




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12 Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y perfil del cargo.


1. La digitación de la información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, está de acuerdo con los planes establecidos en la dependencia

2. El manejo de archivo especial de la dependencia y el control de la distribución de la correspondencia, corresponde a la normatividad vigente de archivo

3. Administración de las carpetas del historial de las estaciones hidrológicas, meteorológicas y ambientales de la red nacional.


1. Ofimática Básica 2. Estructura de la entidad 3. Planes y programas de la dependencia 4. Digitación



Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Veinticinco (25) meses de experiencia.




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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales Area Operativa 11


Realizar el manejo y administración de los registros de las visitas a las estaciones hidrológicas, meteorológicas y ambientales a nivel nacional, para mantener el soporte físico de las actividades de operación de la red.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Obtener los datos diarios de precipitación de las estaciones en jurisdicción del área

operativa No. 11 y remitirlos a la Oficina de Alertas y Pronósticos, para realizar el mapa diario de precipitación a nivel nacional como apoyo al pronóstico del tiempo.

2. Preverificar y capturar la información meteorológica generada en las estaciones en jurisdicción del área operativa 11, para disponer de información confiable y sistematizada para los usuarios internos y externos.

3. Digitar información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, para el cumplimiento de las funciones asignadas y generación de informes.

4. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del Programa de Operación de Redes.

5. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos correspondientes al Programa de Operación de Redes, con el fin de garantizar la atención oportuna de éstos.

6. Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia.

7. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para el desarrollo de sus funciones.

8. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo o desarrollen en la dependencia, con el fin de planear los requerimientos necesarios.

9. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico y administrativo que les sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos, con el fin de disponer de ellos para toma de decisiones

10. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, con el fin de evitar situaciones irregulares

11. Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de




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entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros, etc. para verificar físicamente lo pertinente.

12. Informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías presentadas por los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados, para adoptar los correctivos que haya a lugar

13. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia, para facilitar su consulta.

14. Registrar información hidrológica y meteorológica de las estaciones de la red, para verificar el cumplimiento de las metas establecidas

15. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, solicitar oportunamente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia y garantizar su normal funcionamiento.

16. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y perfil del cargo.


1. Atender la digitación de la información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, y que esté de acuerdo con los planes establecidos en la dependencia.

2. El manejo de archivo especial de la dependencia y el control de la distribución de la correspondencia, corresponde a la normatividad vigente de archivo

3. Administración de las carpetas del historial de las estaciones hidrológicas, meteorológicas y ambientales de la red nacional.

4. Manejo y archivo de información técnica y administrativa de acuerdo a las tablas de retención.


1. Fundamentos de archivo y correspondencia 2. Manejo de tablas documentales 2. Manejo de equipos de oficina (PC, fax, scanner, ploter) 4. Ofimática básica (Word y Excel)




EQUIVALENCIA Aprobación de educación básica secundaria (9° grado)

Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.




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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales

Automatización


Participar en la instalación y mantenimiento de estaciones automáticas, equipos electrónicos, estaciones de altura, y sistemas de comunicaciones, para la obtención de información hidrológica, meteorológica y ambiental.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar el mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de radiosonda, generadores

electrolíticos, de comunicaciones, estaciones automáticas, de recepción y transmisión de imágenes con fines hidrometeorológicos y ambientales, para garantizar el óptimo funcionamiento de las estaciones de altura.

2. Apoyar en la instalación de equipos electrónicos y de telecomunicaciones con fines hidrometeorológicos y ambientales, para cumplir con los planes y programas del Programa de Redes

3. Apoyar en el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas eléctricos y de comunicaciones de la red hidrometeorológica y ambiental, para garantizar el óptimo funcionamiento de la red.

4. Colaborar en la reparación en laboratorio los equipos y las estaciones de la red automática, a fin de disponer de equipos para atender requerimientos de la red automática

5. Llevar los registros de control de reparaciones y revisiones efectuadas a los equipos de la red hidrometeorológica y ambiental, para verificar el funcionamiento y seguimiento tanto al instrumental como al funcionario que realizó tales actividades.

6. Apoyar en los diseños electrónicos, eléctricos y de comunicaciones con fines hidrometeorológicos y ambientales.

7. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la naturaleza y perfil del cargo.


1. Realizar los planes para el mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de radiosonda, generadores electrolíticos, de comunicaciones, estaciones automáticas, de recepción y transmisión de imágenes con fines hidrometeorológicos y ambientales, corresponde a lo establecido por la OMM, y estándares de calidad.




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2. Adelantar la instalación de los equipos electrónicos y de telecomunicaciones con fines hidrometeorológicos y ambientales, corresponde a las normas establecidas para tal fin

3. Participar en la elaboración de criterios para que los procesos de capacitación de mantenimiento de la red automática y de comunicaciones con fines Hidrometeorológicos y Ambientales están dirigidos al personal con el perfil requerido

4. Los planes de instalación se corresponde a las metas establecidas por la entidad


1. Electrónica básica 2. Herramientas de ofimática 3. Conocimientos básicos en telecomunicaciones 4. Conocimientos en electricidad básica 5. Conocimientos en el manejo de instrumental de laboratorio de electrónica par mediciones y

pruebas (Multímetro, vatímetro, osciloscopios, frecuencímetro, generadores y analizadores)









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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales Instrumentos y Metalmecánica

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar el mantenimiento, reparación y calibración al instrumental de medición y registro convencional con fines hidrometeorológicos y ambientales, para garantizar la consistencia y asegurar la calidad de los datos generados por la red nacional del Ideam.


1. Apoyar las actividades de reparación, calibración, y la realización del mantenimiento preventivo y correctivo a los instrumentos hidrometeorológicos de la red básica, con el fin de garantizar su óptimo estado de funcionamiento.

2. Efectuar el mantenimiento preventivo y/o correctivo al instrumental y equipos de las estaciones de la red de vientos a nivel nacional, para asegurar su óptimo estado de funcionamiento.

3. Apoyar el proceso de pintura al instrumental hidrometeorológico, equipos especializados y demás elementos que lo requieran, con el fin de disponer de instrumental, equipos y elementos en óptimo estado.

4. Ayudar a la elaboración de los criterios técnicos para adquisición de equipos, materiales, repuestos, herramientas y demás insumos necesarios para la ejecución de las labores en el grupo de trabajo.

5. Participar en la definición de pautas para estandarizar los conceptos técnicos cuando se hagan solicitudes para compra, referente a nomenclaturas y referencias de materiales, repuestos, herramientas y equipos de uso común por parte los demás grupos del Programa operación de redes o del Instituto y que estén relacionados con el área de metalmecánica y/o construcción

6. Preparar la logística necesaria para adelantar los cursos de adiestramiento e instrucción sobre instrumental y equipo hidrometeorológico y ambiental, a las organizaciones que así lo soliciten y a los funcionarios del instituto; para disponer de personal calificado en esta temática.

7. Solicitar oportunamente los repuestos e insumos necesarios para garantizar el mantenimiento del instrumental hidrometeorológico y ambiental.

8. Registrar en las planillas de control, la calibración y/o chequeo realizados al instrumental hidrometeorológico y ambiental, a fin de controlar todos los aspectos relacionados con la calibración del instrumental.

9. Participar en la elaboración de los informes de actividades solicitados por el superior




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inmediato. 10. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la



1. Desarrollo de actividades de mantenimiento y calibración a instrumental y equipos,

según procedimiento establecido. 2. Apoyo en el control de inventarios de instrumental convencional.


1. Fundamentos de relojería 2. Funcionamiento instrumentos y equipos hidrológicos, meteorológicos y ambientales 3. Máquinas y herramientas industriales (Torno, taladro, ajuste mecánico) 4. Manejo de medidas de precisión (calibrador pie de rey, micrométrico)









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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Secretaría General

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Desempeñar funciones de asistencia administrativa y apoyo a procesos generales desarrollados por la dependencia, encaminados a facilitar la ejecución de las actividades de la dependencia.


14. Proyectar la agenda diaria, mensual y anual del Jefe inmediato y coordinar con éste, la programación definitiva de compromisos al interior de la Entidad y fuera de ella.

15. Transcribir los trabajos e informes que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de dar cumplimiento a las funciones encomendadas a la dependencia.

16. Reportar diariamente la entrada y salida de información del correo electrónico asignado a la dependencia.

17. Realizar y recibir llamadas telefónicas, llevar el registro correspondiente y transmitir los mensajes correspondientes.

18. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, velando siempre por dar una orientación adecuada.


20. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos de la oficina, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna de los elementos al almacén.

21. Depurar, clasificar y organizar el archivo de acuerdo con las tablas de retención documental para ser posteriormente enviado al archivo general.


23. Llevar y mantener actualizados los registros y controles de carácter administrativo que les sean encomendados, relacionados con las actividades de la dependencia.

24. Registrar y descargar los documentos recibidos y generados en la dependencia en el software de correspondencia e informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías encontradas.

25. Controlar la distribución de la correspondencia con el fin de realizar el seguimiento y garantizar la oportunidad en los trámites.

26. Apoyar la revisión de las comisiones, órdenes de pago y demás documentos relacionados con el trámite de cuentas.

27. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la




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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de desempeño)

1. Actualización diaria y permanente de la agenda del jefe inmediato, proponiendo alternativas

para optimizar el tiempo, en caso de cruce de actividades o de horarios. 2. Digitación de documentos y reportes de conformidad con las orientaciones del Jefe

Inmediato. 3. Proyección de oficios y respuestas relacionados con las funciones de la oficina, de

conformidad con las orientaciones del jefe inmediato. 4. Control de la correspondencia de acuerdo con el sistema vigente en la Entidad. 5. Apoyo a los funcionarios y contratistas en el manejo de formatos y normas establecidas en el

IDEAM para entrega de documentos, cuentas, informes, actas, etc. 6. Control y reporte diario al Jefe Inmediato de las solicitudes o información general ingresada

a través del correo electrónico asignado a la dependencia.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Informática básica: Word, Excel, Power Point básico 2. Manejo y conservación de documentos 3. Estructura de la Entidad 4. Técnicas de archivo y correspondencia 5. Tablas de retención documental







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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 4044 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Secretaría General – Grupo de Presupuesto


Brindar apoyo administrativo en los procesos y funciones encomendadas al Grupo de Presupuesto.


1. Efectuar revisión de la documentación allegada por las dependencias del Instituto para

trámite presupuestal y que le sea asignada en el sistema de gestión documental ORFEO. 2. Apoyar el registro en el SIIF Nación de las solicitudes de certificados de disponibilidad

presupuestal de acuerdo a los requerimientos de las dependencias que le sean asignadas en el sistema de gestión documental ORFEO.

3. Apoyar el registro de los certificados de disponibilidad en el aplicativo SIIF NACION requeridos por las dependencias que le sean asignadas en el sistema de gestión documental ORFEO.

4. Apoyar en la generación de los registros presupuestales de los compromisos adquiridos por la entidad en el aplicativo SIIF NACION que le sean asignados en el sistema de gestión documental ORFEO.

5. Apoyar en la liberación de los saldos no utilizados de los certificados de disponibilidad presupuestal de oficio y a solicitud de las dependencias asignadas en el sistema de gestión documental ORFEO.

6. Apoyar en la liberación de saldos presupuestales por legalización de comisiones de las dependencias y/o reintegros presupuestales que le sean asignadas en el sistema de gestión documental ORFEO.

7. Apoyar en la generación de informes de ejecución presupuestal, requeridos por las dependencias de la Entidad y Entes de control.

8. Apoyar con el desarrollo oportuno de las actividades inherentes al Grupo de Presupuesto 9. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato, acordes con la


IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de desempeño) 1. Generación de certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales

asignados en el sistema integrado de información financiera. 2. Apoyo en el seguimiento de la ejecución y gestión presupuestal aplicando las normas y

disposiciones en materia presupuestal. 3. Apoyo en la elaboración de informes de ejecución requeridos por las áreas operativas




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oportuna y completamente.


1. Estatuto Orgánico de Presupuesto y Normatividad Presupuestal 2. Principios generales de presupuesto público colombiano 3. Manejo SIIF Nación 4. Destrezas de redacción 5. Ofimática



Diploma de bachiller en cualquier modalidad Veinticinco (25) meses de experiencia laboral

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