• PREMISAS SOBRE LOS PROCESOS

• Definición de Proceso:• “Se denomina proceso al conjunto de acciones o

actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin”.

• http://www.definicionabc.com/general/proceso.php

• PREMISAS SOBRE LOS PROCESOS

• Definición de Mejora continua de Procesos:

• “El Proceso de mejora continua es un concepto que pretende mejorar los

productos, servicios y procesos.

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.

En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir el objetivo de la calidad”.

• http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_de_mejora_continua

• PREMISAS SOBRE LOS PROCESOS

• La mejora continua requiere:

• Apoyo en la gestión.• Feedback (retroalimentación) y revisión de

los pasos en cada proceso.• Claridad en la responsabilidad de cada acto

realizado.• Poder para el trabajador.• Forma tangible de realizar las mediciones de

los resultados de cada proceso

• PROCESOS DE MEJORA CONTINUA

• El proceso de mejora continua es un enfoque sistemático que se puede utilizar con el fin de lograr mejoras en procesos que proveen productos y servicios a los clientes.

• Se busca tener como resultado un medio más rápido, mejor, más eficiente y efectivo para producir un producto o servicio.

PROCESOS DE MEJORA CONTINUA

• En forma más simple un proceso es una serien de tareas de valor agregado que vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto.

• PROCESOS DE MEJORA CONTINUA

• Tareas con valor agregado: es un esfuerzo de trabajo esencial, es decir, contribuye a su habilidad para producir un resultado del proceso.

• Tareas sin valor agregado: es un esfuerzo de trabajo no esencial, es decir, no contribuye a su habilidad para producir un resultado del proceso. Estos tipos de tareas pueden incluso ser un obstáculo para el proceso

• PROCESOS DE MEJORA CONTINUA

• Insumo y Resultado

• Insumo: consiste en la información, los materiales y los recursos necesarios para crear productos o servicios. Es el punto inicial del proceso de producción.

• Resultado: consiste en el producto, información o servicio que Usted brinda a otra persona o grupo de trabajo. Es el punto final del proceso.

• Los puntos donde comienza el proceso(insumo) y finaliza(resultado)son los limites del proceso.

• PROCESOS DE MEJORA CONTINUA

• PROCESO EN CADENA

• La cadena:

ClienteProveedor

Es el corazón de toda relación de proceso. Cada

eslabón en la cadena esta interrelacionado y es

interdependiente.

Productor

1 Cada unodesempeñasu papel

• Proceso con valor agregado

ClienteProveedor Productor

2 Los requisitosconducen larelación

ClienteProveedor Productor

Requerimientos Requerimientos

• Proceso con valor agregado

3 Los procesos deproducciónestanlmitadosporinsumos yproductos

ClienteProveedor Productor

Requerimientos Requerimientos

Insumos Productos

• Proceso con valor agregado

Requerimientos del Cliente

= Necesidades Expectativas+

• Proceso con valor agregado

• Nota:

• Los requisitos incentivan la relación Proveedor - Productor– Cliente.

• Todos los requerimientos están orientados por el cliente.

• El proveedor debe cumplir con los requerimientos delproductor, de modo que éste pueda satisfacer a su vez losrequerimientos de su cliente.

ClienteProveedor Productor

Requerimientos Requerimientos

Insumos Productos

IMPLEMENTACION DE GESTION POR PROCESOS

• Identificar los procesos

• Determinar la secuencia e interacción de los procesos

• Definir métodos de control de los procesos

• Verificar la disponibilidad de información para el seguimiento de los

procesos

• Medir, controlar y analizar los procesos e implantar las acciones para

mejora continua.

IMPLEMENTACION DE GESTION POR PROCESOS

Gestionar por procesos es una forma de administrar las organizaciones por medio de la

identificación, seguimiento y mejora de los diferentes procesos y sus interacciones.

¿QUE HAY QUE HACER?¿QUIEN DEBE HECERLO?

DEFINIR PROCESOS

¿COMO HACER BIENLO QUE HAY QUE HACER?

NORMALIZAR PROCESOS

¿CUANTO HAY QUE HACERPARA HECERLO BIEN?

MEDIR PROCESOS

¿COMO MEJORARLOY COMO INNOVAR?

MEJORA CONTINUA

MAPA DE PROCESOS

¿Quién es el propietario del proceso?

¿Cuál es la razón de ser del proceso?

¿Cuál es el campo de aplicación del proceso?

¿Quiénes son los clientes y proveedores del proceso?

Identificación de los procesos

Listar todos los procesos y actividades que se desarrollan en la

organización, considerando:

• La totalidad de las actividades desarrolladas en la empresa deben estar

incluidas en el listado. En caso contrario deben tender a desaparecer.

• Se recomienda que el Nº de procesos este comprendido entre 10 y 25. si

se identifican pocos o demasiados procesos se incrementa la dificultad de

su gestión.

Representación y Análisis

¿Cómo representar el proceso?

• Diagrama de bloque.

• Diagrama de flujo.

Técnicas para obtener respuestas e información:

• Entrevista: Entrevistar al personal del área.

• Estudio de la documentación existente: Revisar la documentación,

facturas, guías de despacho, ordenes de compra,

• Asistencia a las distintas actividades del proceso: Verificar

actividades en terreno, tomar datos y tiempos, observaciones.

Mapa de proceso:

• Representación grafica de los procesos, muestra relación cliente –

proveedor.

Entrevista

Mediante una batería de preguntas estándares (que pueden ser complementadas con otras que surjan en la entrevista) se obtiene información. Se debe encuestar al menos a una persona, pero lo ideal es que sean varias (que desarrollan la misma actividad). Asimismo, también es conveniente entrevistar personas que guardan relación con la actividad abordada: son clientes o proveedores, internos y/o externos) de la actividad.

La posterior tabulación de la información, permitirá tener un panorama objetivo de la situación.

Revisión Documentación Existente

Todos los documentos son fuente potencial de información: los legales, losinternos formales y los informales. Saber cuántos se emiten o procesan, quéantecedentes contienen, cuántos se anulan, cuántas copias existen y quién sequeda con ellas, en qué condiciones se guardan, qué utilidad tienen (para quése usan), cuántos son físicos y cuántos electrónicos.

Los documentos por tanto, no sólo son valiosos por los datos que contienen yla información que se puede obtener a partir de éstos, sino además porquepermite descubrir paradigmas (algunos no se necesitan, pero se siguenusando “porque siempre ha sido así”), determinar cargas de trabajo, ordenadministrativo y eficiencia de los procesos.

Observar Presencialmente los Procesos

Asistir en persona permite percatarse de detalles que en el papel (o pantalla)no se pueden apreciar: ¿trabaja la gente contenta?, ¿es ordenado y seguro ellugar de trabajo?, ¿hay mucho o poco movimiento?, ¿la gente respeta losprocesos?, ¿cuánto tiempo ocioso existe?, ¿está todo limpio?, ¿la gente llegay se va a la hora que corresponde?, ¿se respeta a los jefes?, ¿usa la gente suropa de trabajo?, ¿se respetan las normas de seguridad?, ¿hay preocupaciónpor los productos?, ¿cómo es el trato con terceros?, ¿suena el teléfono ynadie contesta?, ¿cómo es el trato entre los trabajadores?, etc.

Representación Gráfica de Procesos

Flujograma o

Diagrama de Flujo

FIN