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CAPITULO II

REVISIÓN DE LITERATURA

Antecedentes Históricos

En la actualidad, no existe una metodología

generalmente aceptada para crear un modelo de los

procesos de una organización. (Leymann & Altenhuber,

1994) En esta investigación se estudiaron varias

metodologías que se utilizan para el desarrollo de

sistemas de información las cuales tienen diferentes

métodos para representar los procesos de una

organización.

Para mediados de los años 50 se comenzaron a

utilizar diagramas para representar el flujo de los

procesos. Dos sistemas emergieron como contendientes,

uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM.

(Leslie, 1986)

En el año 1963, IBM ("International Business

Machine Corporation") desarrolla una metodología

completa conocida como "Plan de Estudio Organizacional"

o por su nombre en inglés "Study Organization Plan"

(S.O.P). Este fue desarrollado por tres analistas de

IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este

2

plan requería el manejo de un gran número de documentos

y no tenía buenas técnicas para construír diagramas. A

pesar de esto, el plan sirvió de base para el

desarrollo de otras metodologías como lo fueron el

"Business Systems Planning" y "Hierarchical Input

Process Output (HIPO) charting". (Leslie, 1986)

El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una

metodología que recibió muchas críticas por parte de

un grupo de teóricos y educadores en el área de

administración de negocios durante las décadas de los

setenta y los ochenta. Estos críticos comenzaron a

trabajar en lo que se conocería mas tarde como el

método estructurado. (Leslie, 1986)

Una de las aportaciones de este grupo de

innovadores fue la aplicación del enfoque estructurado

al análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986)

Desafortunadamente, en su celo por avanzar en la

teorías de sistemas, algunos de estos grupos que

impulsaron el desarrollo del método estructurado

tomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodos

viejos basados en S.O.P, al cual ellos llamaron el

método Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron la

naturaleza del método promoviendo el reemplazo de las

3

prácticas de hacer flujogramas. Además trataron de

convencer a los gerentes de los Centros de Cómputos de

que el método clásico era dependiente de la máquina, en

parte porque IBM estampó en su plantillas no solo los

símbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyó

símbolos que hacían referencia a terminales, impresoras

y aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986)

Algunas de las ventajas que el método neoclásico o

clásico ofreció fueron los siguientes: los diagramas o

símbolos se podían utilizar para las diferentes etapas

del desarrollo de sistemas (análisis, diseño e

implantación) y para describir procesos manuales y/o

computarizados, el flujo de los procesos y de la

información podían mezclarse utilizando el mismo

enfoque diagramático, el flujograma como una

herramienta universal de uso múltiple podía utilizarse

para crear especificaciones y también para describir el

sistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986)

El término "estructurado" fue por primera vez

introducido en relación con la programación. La

programación estructurada y los principios del enfoque

conocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descom-

posición jerárquica y los módulos fueron introducidos a

4

finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993)

Posteriormente para mediados y finales de los

setenta el término "estructurado" fue aplicado al

diseño técnico y a la implantación de lo que se conoce

como Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizar

en el área de análisis y desarrollo de sistemas

conociéndole con el nombre de Análisis y Diseño

Estructurado ("Structured Analysis and Design

Techniques").(Bansler & Bodker, 1993)

Algunos de los objetivos de las técnicas

estructuradas eran: descomponer los problemas complejos

y simplificar los mismos, lograr la simplificación del

diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas

que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y

legibilidad de los diagramas utilizados, mejorar la

comunicación con los usuarios, emplear métodos que

fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una

comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en

el desarrollo de sistemas, utilizar técnicas que

trabajaran bien tanto con sistemas grandes como

pequeños, minimizar errores, lograr la máxima

automatización en el diseño de los sistemas con

técnicas que hicieran posible la generación de código

5

de programas, mejorar la calidad de la programación

producida, crear programas que fueran fáciles de

modificar, simplificar los programas y el proceso de

desarrollo de los mismos, bajar los costos de

desarrollo de los sistemas, etc. (Martin & McClure,

1985)

Durante este período se desarrollaron varias

metodologías que utilizan diferentes métodos o

herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea de

los datos o los procesos. Algunas de estas

herramientas son: diagrama de flujo de datos ("Data

Flow Diagram"), organigramas, diagramas de

descomposición, diagrama HIPO, Diccionario de Datos,

tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas

de sistemas y programas, etc. (Martin & McClure, 1985)

Temprano en la década de los ochenta la baja

productividad en el desarrollo de programas alcanzó

grandes proporciones. Las computadoras y en particular

las microcomputadoras se habían difundido ampliamente

debido al bajo costo. Muchos usuarios se habían

convertido en literatos en el tema de computadoras y

los mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. Los

Centros de Cómputos utilizaban metodologías que

6

contenían los principios de las técnicas estructuradas

para construír nuevos sistemas pero las mismas no eran

lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a

múltiples problemas en el mantenimiento de dichos

sistemas. La búsqueda por mejorar la productividad

llevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de

informes, generadores de aplicaciones, herramientas

para desarrollar bancos de datos, programación para

apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de

sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure,

1985)

Esta urgente necesidad lleva a la búsqueda de

nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo de

los sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computer-

aided Software Engineering") cuyo propósito principal

era automatizar las diferentes etapas del ciclo de

desarrollo de sistemas. CASE facilitaría la creación,

modificación implantación y documentación de los nuevos

sistemas ya que añade un rigor sistemático al

desarrollo de nuevas aplicaciones. El poder y la

utilidad de las técnicas estructuradas con la

introducción de esta nueva tecnología llevaría a una

7

mejor utilización de las computadoras. (Martin &

McClure, 1985)

Tarde en la década de los ochenta surge lo que se

conoce como "Information Engineering" que es un "grupo

de técnicas formales y automatizadas utilizadas para

desarrollar modelos de la organización, de los datos y

los procesos, las cuales tienen el propósito de crear

una base de conocimiento integrada que se utilizará

para producir y darle mantenimiento a los sistemas de

información". En la ingeniería de información, se

utilizan las técnicas estructuradas en una base amplia

ya sea a través de toda la organización o en un sector

grande de la misma, en vez de utilizarse en un proyecto

aislado. (Martin, 1989)

Para principio de los noventa surgen nuevos

programas o filosofías gerenciales. Una de estas es la

Re-ingeniería que propone un "rápido y radical re-

diseño de las estrategias, de los procesos que añaden

valor al negocio y de los sistemas, políticas y

estructuras organizacionales que las apoyan, con el

propósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentar

la productividad en la organización". (Mangenelli &

Klein, 1994) Además se han comenzado a desarrollar

8

nuevas metodologías de análisis y diseño para darle

apoyo a la tecnología de objetos que se está utilizando

para el desarrollo de nuevos sistemas.

9

Modelo de los Procesos de una organización

La creación de un modelo de los procesos de una

organización viene a ser una "representación de las

operaciones de la compañía o una parte específica de

sus operaciones". Usualmente es una "descripción

gráfica de la estructura y las actividades llevadas a

cabo en una operación o trabajo". El modelo muestra las

relaciones entre las actividades llevadas a cabo en un

trabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991)

Las organizaciones típicamente determinan como se

llevarán a cabo los procesos, especialmente aquellos

que representan rutinas complejas de trabajo rutinario,

que envuelven muchas personas y que se ejecutan con

bastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994)

Los procesos de un negocio han tomado relevancia y

se han convertido en un activo para las empresas.

Estos procesos determinan la forma en que se

administrarán los recursos (e.g., data, capital,

personal) que la organización utiliza y describe como

la organización logrará alcanzar sus metas. La calidad

de estos procesos influye en el funcionamiento y/o

ejecución de la organización. De hecho, los procesos

de una empresa representan un recurso de información y

10

las técnicas o sistemas que se utilizan para

administrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann

& Altenhuber, 1994)

El proceso de construcción de un modelo según el

autor Paul Licker tiene tres funciones básicas:

"comunicar", "documentar" y "traducir". El comunicar

conlleva proveer de un lenguaje común que facilite el

intercambio de ideas y la cooperación entre diferentes

personas. El documentar permite "oficializar los

acuerdos tomados, ilustrar los diferentes puntos de

vista, crear normas para el trabajo y desde el punto de

vista gerencial es un instrumento de aprobación,

evidencia los acuerdos tomados y permite la creación de

documentos para la negociación". El traducir tiene que

ver con la función del modelo en ayudar como un

instrumento en la "toma de decisiones". (Licker, 1987)

Existen tres pasos necesarios para crear un modelo

según Licker: "abstracción, análisis y representación".

Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglo

de grandes cantidades de datos en una forma

sistemática". En este primer paso se recopilan los

datos por medio de entrevistas, observación,

cuestionarios y otros. (Licker, 1987)

11

En el segundo paso se lleva a cabo el análisis

donde se reduce la información a una forma manejable y

fácil de entender.

El último paso constituye la representación de los

datos en una forma tangible. Esta forma es usualmente

"visual", casi siempre en forma gráfica. Pero también

se pueden representar los datos en forma narrativa, en

forma de tabla a través de una serie de procedimientos

a seguir o hasta en forma de una película que demuestre

el proceso de abstracción. (Licker, 1987)

Las herramientas para crear modelos se

caracterizan por su "forma física" (dibujos, texto),

códigos utilizados para realizar las representaciones

(lenguaje, tablas, gráficas, redes de líneas y

rectángulos), atributos representados en el modelo

(flujo, contenido o estructura de materiales y datos),

uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos o

asincrónicos), artículos representados en el modelo y

ciertos aspectos que son utilizados e interpretados en

el modelo". (Licker, 1987)

La selección de herramientas o métodos para la

creación de modelos está orientado por las

características que poseen dichas herramientas y por la

12

situación que necesitemos representar. Según nos

menciona Licker son cuatro los criterios a considerar:

la integridad del modelo, facilidad que ofrece para

modificar su diseño, que el modelo sea fácil de

entender y que sea útil tanto para los diseñadores como

los implantadores. (Licker, 1987) Otro criterio no

mencionado por este autor pero que es importante para

nuestra investigación es determinar cuan fácil es la

construcción del modelo por parte del usuario, ya sea

mediante la utilización de un programa de computadora o

de forma manual.

El modelo corporativo y/o institucional está

compuesto de varios modelos individuales que están

interrelacionados. Estos modelos pueden diferir en

cuanto a las "áreas que describen y a las técnicas

utilizadas para crear modelos". El uso de las técnicas

diagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama de

flujo de datos, diagramas de descomposición funcional,

diagramas relacionales, mapas de la actividad del

negocio, organigramas y otros son solo algunas de las

herramientas que se utilizan para representar estos

modelos. (Morris & Brandon, 1993)

Independientemente de la técnica diagramática

13

utilizada para representar estos modelos individuales,

los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto es

necesario establecer unas normas o reglas que guíen la

integración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993)

Según los autores Morris & Brandon para lograr que

un modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todas

las actividades y relaciones entre: la misión de cada

departamento y la actividad que el departamento

ejecuta, el flujo del trabajo, actividades y procesos,

reglas y procesos, el plan del departamento y sus

procesos, las actividades y los trabajos o empleos".

Por medio de esta información se pueden contestar las

siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y

Por qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993)

Entre los primeros pasos para implantar un

proyecto ya sea de re-ingeniería de procesos o

cualquier otro es necesario "trazar un mapa de los

procesos existentes y medirlos". (Furey, 1993)

Por lo tanto es necesario conocer como funciona

nuestra organización para poder introducir cambios que

mejoren o aumenten significativamente la operación de

la institución.

14

Herramientas utilizadas para la representación de los Procesos de una Organización

Las técnicas o métodos utilizados para crear

modelos que representen los procesos de una

organización no son nuevos. Existen varias técnicas

que son utilizadas durante varias décadas con el

propósito de representar el flujo de las actividades

que se llevan a cabo en un trabajo. Algunas de estas

técnicas o métodos se describen a continuación.

FLUJOGRAMA

El flujograma es una "representación gráfica de

una secuencia de pasos en una tarea o actividad".

(Morris & Brandon, 1993). A esta representación

gráfica se le ha nombrado de diferentes formas;

diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico,

gráfica de sistema, diagrama de proceso, gráfica de

procedimiento y gráfica lógica. Esta diferencia en

nombres refleja una falta de uniformidad en la

nomenclatura y también en la influencia que ejercen los

intereses particulares de los usuarios especializados.

Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadoras

el nombre de flujograma fue utilizado por analistas de

15

sistemas para describir el flujo de los documentos en

una organización. (Chapin, 1983)

El flujograma es una de las pocas herramientas

gráficas que está catalogada como de "propósito

general". (Leslie, 1986) Esta se puede utilizar para

representar o crear modelos del flujo o movimiento de

materiales, documentos, datos, procesos, operaciones,

procedimientos y actividades. (Licker, 1987)

Algunos de los flujogramas mas utilizados en la

actualidad son : flujograma de sistemas, diagrama

Warnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama de

flujo de materiales y documentos, flujograma de

proceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987)

En la creación de un flujograma se utilizan una

serie de símbolos que según el autor Chapin se pueden

clasificar en tres grupos: los básicos, los

especializados y los adicionales. (Chapin, 1983)

Los símbolos básicos son: un paralelogramo que se

utiliza para definir las operaciones de entrada y

salida, el rectángulo que se utiliza para definir

aquellos procesos que no sean de entrada o salida, la

línea o líneas con flechas para representar la

dirección del flujo y el rectángulo incompleto con una

16

línea entrecortada que se puede utilizar para escribir

comentarios. (Véase figura 1)

Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1

Los símbolos especializados se subdividen en:

medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado

para la entrada, salida o almacenamiento de datos y

los utilizados para llevar procesos operacionales como

la transformación de datos. (Véase figura 2.1, 2.2,

2.3)

1 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

17

Figura 2.1. Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2

Figura 2.2. Símbolos para representar equipo en el flujograma 2

2 A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

18

Figura 2.3. Símbolos para representar proceso en el flujograma3

Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de

conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para

indicar que dos o más secuencias se ejecutarán

simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar

en la posición de entrada y salida como una marca que

indica el comienzo o final de la secuencia de

operaciones. (Véase figura 3)

Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma 4

3 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

4 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

19

Técnicas Estructuradas

Las técnicas estructuradas evolucionaron de la

metodología de codificación de programas mejor conocida

como Programación Estructurada. Las mismas fueron

introducidas en la comunidad académica para finales de

los años 60. (Martin & McClure, 1985)

El enfoque estructurado trató de introducir

metodologías y herramientas de documentación. Estos

métodos se dirigían a resolver los problemas de

comunicación mediante la introducción de herramientas

que fueran fáciles de utilizar y entender tanto por el

analista como por el usuario. (Garceau & Jancura &

Kneiss, 1993)

Las metodologías estructuradas enfatizaban la

naturaleza cambiante de los requerimientos de los

usuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígido

mientras que el enfoque estructurado hacia conscientes

a los diseñadores de que nuevos requerimientos podían

surgir en el proceso de desarrollo. La división de un

sistema en módulos que se comunican entre si, hacia

posible la introducción de cambios sin afectar el

sistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

Uno de los cambios mas significativos en el

20

desarrollo de sistemas es la introducción del enfoque

de análisis de arriba hacia abajo que se utiliza para

la definición del problema y diseño del sistema. Una

vez establecidas las limitaciones o restricciones del

sistema, el problema se puede descomponer en piezas

separadas donde cada pieza realiza una sola función.

(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

En el proceso de definición del problema, el

usuario y el analista deben trabajar juntos y utilizar

las técnicas estructuradas ya que cada uno contribuye

con su conocimiento en el proceso. El analista debe

entender y conocer los métodos y herramientas

utilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuario

debe tener un conocimiento profundo de las actividades

que se realizan en la organización. Hasta este punto,

el analista y el usuario todavía son incapaces de

comunicarse debido a que no hablan un lenguaje común.

El reto del analista es crear un modelo con las

herramientas disponibles usando como marco de

referencia la información ofrecida por el usuario.

(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

Existen una serie de herramientas diagramáticas

que ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la

21

organización, de los datos o los procesos. Algunos de

estos métodos desarrollados por diferentes estudiosos

basados en los principios de las técnicas estructuradas

son: el diagrama de descomposición, diagrama de

acción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia,

diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOS

y el diagrama de estado de transición ("State-

transition diagram"). Estos diagramas se utilizan para

estudiar las funciones y determinar las relaciones

lógicas entre los procesos. A continuación se hace una

breve descripción de algunos de estos diagramas.

(Martin & McClure, 1985)

Diagrama de Descomposición

Este diagrama se utiliza para representar o

22

mostrar las estructuras de organizaciones, sistemas,

programas, archivos e informes. (Martin & McClure,

1985)

El término "descomposición" significa "romper o

separar algo en sus componentes o elementos básicos".

Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dice

cual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplo

descomposición funcional, de procesos, procedimientos y

datos.(Martin & McClure, 1985)

La estructura de árbol es la que usualmente se

utiliza para representar el modelo que se esté

estudiando. También se utiliza el enfoque de arriba

hacia abajo ("Top Down"). Por ejemplo, al crear un

modelo de la organización el primer paso es determinar

cuales son las áreas funcionales. El segundo paso es

definir cuales son los procesos o actividades

específicas que tienen que llevarse a cabo dentro de

esa área funcional. El tercer paso es describir los

procedimientos que se llevan a cabo para lograr esos

procesos. La figura 4 muestra un ejemplo de un

diagrama de descomposición de una organización.

23

Figura 4. Diagrama de Descomposición funcional de una organización

24

Para la representación gráfica de este tipo de

diagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido por

líneas. El autor James Martin recomienda que se

diferencien las áreas funcionales, procesos y los

procedimientos sombreándolos de forma diferente. Según

este autor este tipo de diagrama es útil para crear una

visión general de las funciones y procesos de la

organización pero el mismo no es lo suficientemente

bueno para representar el detalle de los

procedimientos. (Martin & McClure, 1985)

Este autor incluye una serie de construcciones que

ayudan a representar ciertas condiciones como: la

opcionalidad, eventos que son mutuamente exclusivos,

relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cada

una de esta condiciones se representa de forma

diferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985)

La opcionalidad esta representado por un punto en

la rama del árbol o por la letra "o". Esta indica que

esa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)

25

Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente se ejecutaran.

Las condiciones están representadas de la misma

forma que la opcionalidad, con la variante de que se

coloca al lado la descripción de la condición. (Véase

figura 6)

Figura 6. Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F.

La mutua exclusividad indica que solo uno de

varios eventos se puede realizar en un momento dado y

26

está representado por un punto en la línea.

(Véase Figura 7)

Figura 7. Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos.

La relación de uno a uno se representa utilizando

las líneas normales que conectan a los bloques,

mientras que la relación uno a muchos está representado

por una "pata de gallo" colocada frente al bloque

indicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8)

La secuencia se representa utilizando una flecha

indicando la dirección en el diagrama. En este tipo de

27

Figura 8. Relación de uno a muchos y de uno a uno.

diagrama normalmente se establece la secuencia de

izquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo.

(Vease figura 9).

Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama.

Una de las desventajas que presenta este tipo de

diagrama es que no muestra que actividades o procesos

28

dependen de otros. Además no sirve para representar el

detalle de los procedimientos. Este tipo de diagrama

debe utilizarse en conjunto con otros diagramas que

cubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)

29

Diagrama de Dependencia

Este diagrama tiene "bloques que muestran las

actividades y flechas entre los bloques que representan

que una actividad es dependiente de otra". La

dependencia entre actividades puede aplicarse a

funciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de un

diagrama de dependencia puede observarse en la figura

10. (Martin & McClure, 1985)

Según James Martin existen tres razones básicas

para que una actividad pueda depender de otra, ésto es:

dependencia de recursos, de datos o restricciones.

La dependencia de recursos se refiere a que en una

actividad se genere o modifique un recurso tangible que

luego es utilizado por una actividad subsiguiente.

(Martin & McClure, 1985)

La dependencia de datos es muy parecida a la de

recursos ya que en una actividad se crea o actualiza

algún dato que luego es utilizado por una actividad

subsiguiente. (Martin & McClure, 1985)

Por último, la dependencia de restricciones o

limitaciones en la cual la ejecución de algún paso en

una actividad depende de una restricción impuesta por

una actividad anterior. Este tipo de dependencia debe

30

evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entre

actividades. (Martin & McClure, 1985)

Existen dos tipos de interacciones entre

actividades dependientes. Una se conoce como flujo, que

muestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea de

datos o recursos entre actividades. La segunda tiene

que ver con compartir acceso a un medio de

almacenamiento común en el cual los datos o recursos

que se producen en una actividad se colocan en algún

medio de almacenamiento para que una actividad

posterior las utilice.

En los diagramas de dependencia se utilizan una

serie de símbolos para representar diferentes

condiciones que ayudan a proveer de mas información a

estos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad,

cardinalidad, mutua exclusividad, los ciclos, el

paralelismo, secuencia, eventos y la dependencia o

"branching". (Martin & McClure, 1985)

La opcionalidad indica que un proceso solo se

realizará si la condición establecida se cumple. Esta

se representa en el diagrama colocando un punto entre

la línea que une dos o más procesos y describiendo en

forma breve la condición existente. La colocación del

31

punto es bien importante porque indica cual proceso

está condicionado, es decir cual se puede o no

realizar.

Figura 10. Diagrama de Dependencia5

5 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts

and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

32

La cardinalidad nos muestra el tipo de relación

entre los procesos (uno a uno, uno a muchos). El

símbolo utilizado para representar la cardinalidad se

puede observar en la figura 11.

Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden.

6

El concepto en inglés de "Branching" se refiere a

la dependencia que puede existir entre un proceso y

otros. Véase figura 12.

La mutua exclusividad sucede cuando una u otra de

dos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas.

Esta se representa en el diagrama con un punto en la

rama del árbol. Véase figura 13.

6 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts

and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

33

Figura 12. Preparar una propuesta esta precedido por los tres procesos ilustrados.

7

Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno de estos procesos.7

7 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

34

Los ciclos son raros y ocurren cuando un proceso

depende de él mismo, como puede observarse en la

figura 14.

Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad)

8

El paralelismo ocurre cuando dos procesos están

relacionados estrechamente. Se representa con dos

líneas que conectan los bloques y flechas en ambas

direcciones. Si la flechas se encuentran en la misma

dirección los procesos se han descompuesto

incorrectamente. Véase figura 15.

8 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

35

Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8

Los eventos son procesos que sirven para iniciar

otros procesos. Se utiliza una flecha grande para

representar los eventos.

La secuencia en el diagrama de dependencia se

representa con las flechas direccionales. En ocasiones

de un proceso salen varias líneas por lo que resulta

confuso seguir la secuencia de los procesos. En estos

casos se enumeran las líneas para indicar la secuencia,

como se ilustra en la figura 16.

36

Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de cada proceso.

9

Estos son los elementos básicos de un diagrama de

dependencia que sirve para representar los procesos mas

importantes que ayudan a entender como una organización

funciona. Según el autor James Martin no es "práctico

o deseable mostrar todas las dependencias entre los

procesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama.

(Martin & McClure, 1985)

9 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

37

Diagrama de Flujo de Datos

El diagrama de flujo de datos conocido en inglés

"Data Flow Diagram" se utiliza para representar los

procesos y el flujo o movimiento de los datos a través

de estos procesos. La transformación de los datos,

desde la entrada hasta la salida, a través de los

procesos, puede describirse lógicamente y de forma

independiente de los componentes físicos de un sistema.

(Senn, 1989)

Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos:

uno identificado como el físico y otro como el lógico.

El diagrama de flujo de datos físico muestra que

tareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas.

Algunas de las características que se incluyen en este

tipo de diagrama son: nombre de las personas que

ejecutan la tarea, nombre y/o número de formas o

documentos, nombre de los departamentos, archivos,

equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones y

nombres de los procedimientos. Senn recomienda el uso

de este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácil

poder entender la interacción entre los componentes

físicos de un sistema que entender los procedimientos o

38

políticas utilizadas para llevar a cabo cualquier

proceso, facilita la comunicación con el personal y

ayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn,

1989)

El diagrama de flujo de datos lógico se dirige a

definir "el flujo de datos entre los procesos sin

tomar en consideración el equipo utilizado, los nombres

de las personas, los números de las formas y otros

aspectos de carácter físico". (Senn, 1989)

Existen dos notaciones comúnmente utilizadas para

el análisis del flujo de los datos, una desarrollada

por Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y Trish

Sarson. (Senn, 1989)

Para el desarrollo de un diagrama de flujo de

datos se utilizan básicamente cuatro notaciones o

símbolos los cuales se pueden ver en la figura 17. A

continuación una descripción de cada símbolo:

Flujo de los datos se representa utilizando una

línea con una flecha. Esta indica la dirección

del movimiento de los datos desde el origen hasta

su destino final. (Senn, 1989) Los datos están

identificados por su nombre y el mismo se coloca

39

encima de la línea con la flecha. (Martin &

McClure, 1985) Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10

Proceso se representa por un círculo (Yourdon,

Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las

esquinas redondeadas (Gane y Sarson).

Almacenamiento de Datos se representa por un par

de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el

nombre del almacenamiento se coloca entre medio de

10 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989

40

ambas líneas. Este símbolo es utilizado por

Yourdon. Gane y Sarson utilizan un rectángulo

abierto en un de sus lados para representar el

almacenamiento de los datos.

Insumo o destino de los datos muestra el origen de

la data utilizada por el sistema o proceso y

también se utiliza para mostrar el último

recipiente de los datos producidos. El símbolo

que se utiliza es el cuadrado con el que se

representa tanto la fuente u origen de los datos

como el destino o producto de los mismos. En ambos

métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de

la misma forma. (Martin & McClure, 1985)

Los componentes del diagrama de flujo de datos

deben estar identificados con un nombre descriptivo y

un número. Este número no representa la secuencia sino

que se utiliza como una identificación si es necesario

descomponer ese proceso.

El diagrama de flujo de datos se divide en varios

niveles. El nivel superior se le llama diagrama de

Contexto y este contiene un solo proceso. Este define

41

el sistema que se estudiará estableciendo los límites,

es decir nada que no sea parte de ese proceso principal

se estudiará. (Véase figura 18) Como la información

contenida en el diagrama de contexto es insuficiente

para explicar el proceso completo es necesario seguir

descomponiendo este proceso en sub-procesos. (Senn,

1989)

Figura 18. Diagrama de Contexto11

En el segundo nivel se identifican los sub-

procesos principales junto con el flujos de datos, el

almacenamiento de los datos, los insumos y los

productos.

Cada uno de estos sub-procesos se identifica con

11 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989

42

un nombre y un número. Estos sub-procesos se puede

expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los

niveles de expansión van a depender de la complejidad

de los procesos y al grado de detalle que la persona

quiera llegar con el objetivo final de poder entender

los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989)

Existen varias reglas generales para la

construcción de un diagrama lógico de flujo de datos.

Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel.12

El autor James Senn las resume en las siguientes:

12 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989

43

1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso

debe utilizar como base los datos que sirvieron de

insumo al proceso.

2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y

éste debe reflejar el movimiento entre los

procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y

el producto.

3- Solamente los datos que son necesarios para

llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al

mismo.

4- El producto de un proceso puede tomar una de

estas formas: al insumo del diagrama el proceso

debe añadirle información que se puede reflejar ya

sea un cambio en los datos, en el status, en el

contenido o en la organización. (Senn, 1989)

Algunas de las ventajas que surgen al utilizar el

diagrama de flujo de datos son: la notación utilizada

para hacer este diagrama es fácil de entender por los

usuarios y por el personal de la organización quienes

son parte del proceso que se esta estudiando. Esto

facilita la comunicación y el trabajo entre el analista

y usuario ya que le permite al usuario participar en el

44

estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989)

Este diagrama permite que el analista pueda aislar

áreas de interés en la organización y estudiarlas

examinando los datos que entran al proceso y observando

cuales son los cambios que ocurren cuando se acaba el

proceso. (Senn, 1989)

45

"HIPO - Hierarchical Input-Process-Output”

El diagrama jerárquico insumo-proceso-producto

mejor conocido en inglés por las siglas HIPO es una

técnica diagramática que utiliza una serie de diagramas

para mostrar el insumo, producto y las funciones de un

sistema. Este muestra que el sistema hace pero no como

lo hace. (Martin & McClure, 1985)

Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla de

contenido visual, los diagramas generales y los

detallados.

La tabla de contenido visual es el nivel superior

del diagrama de HIPO. Es una estructura en forma de

árbol que muestra los componentes generales de un

sistema. No ofrece información de control ni describe

los datos en el sistema. (Véase figura 20).

En el diagrama general se describen los insumos,

los procesos y productos de los componentes principales

del sistema. El propósito es "proveer de un

conocimiento general de una función". (Véase figura 21)

El diagrama detallado provee de la información

necesaria para entender cuales son los insumos,

procesos llevados a cabo y el producto de un componente

funcional. (Martin & McClure, 1985)

46

Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13

Ambos tipos de diagramas los generales y

detallados se parecen en el formato utilizado. Este

consiste en tres cajas o rectángulos identificados de

la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto.

En el diagrama la parte identificada como Insumo

13 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and

Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

47

se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean

documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son

necesarios para el proceso.

Figura 21. Diagrama general (HIPO)14

En el centro se encuentra la porción del diagrama

que se utiliza para los procesos donde se describen la

14 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and

Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

48

serie de pasos utilizados para transformar los datos.

A la izquierda del diagrama se encuentra el

Producto que muestra lo que produjo el proceso.

Cada caja o rectángulo esta conectado por flechas

que muestra que insumo o producto esta asociado con

cada proceso. (Martin & McClure, 1985)

49

Diagrama Warnier-Orr

Este diagrama se utiliza para representar

gráficamente la estructura jerárquica de un sistema,

programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de sus

dos principales proponentes Jean-Dominique Warnier y

Ken Orr.

Este diagrama se construye horizontalmente a

través de una página utilizando llaves o "brackets",

en lugar de utilizar bloques como en los diagramas

anteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985)

Cada llave o "bracket" en el diagrama representa

la descomposición funcional de un proceso principal. El

diagrama se lee de izquierda a derecha y de arriba

hacia abajo dentro de las llaves o "brackets". Las

llaves encierran la relación lógica entre los miembros

de un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada una

debe estar claramente identificada con un nombre.

(Martin & McClure, 1985)

La secuencia se representa colocando en orden los

miembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin &

McClure, 1985)

50

Figura 22. Diagrama Warnier-Orr15

En la figura 23 aparecen las construcciones que se

utilizan para representar diferentes condiciones en

este tipo de diagrama.

15 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and

Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

51

Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama Warnier-Orr.16

16 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985

52

Diagrama de Acción ("Action Diagram")

Esta técnica permite extender la descomposición

funcional desde los niveles superiores hasta los

inferiores. Nos permite tener una visión general de la

estructura de una organización, sus áreas funcionales,

los procesos, procedimientos y programas. Además nos

permite descomponer en detalle dichas estructuras.

(Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985)

Las notaciones o estructuras que se utilizan para

representar un diagrama de acción son las siguientes:

(Véase figura 25)

La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el

grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede

representar una unidad organizacional, un proceso,

un programa o una subrutina. (Martin & McClure,

1985)

La secuencia u orden de la operaciones estará

determinada por la posición dentro de la llave o

"bracket". Las acciones estarán una detrás de la

otra y en ese orden se ejecutarán.

53

Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción)17

17 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

54

Figura 25. Notación de un diagrama de acción.18

Las condiciones indican si una acción se ejecutará

o no. Las condiciones se escriben en la parte

superior de la llave.

La condición de mutua exclusividad está

representada por una llave partida, donde solo una

de las condiciones será ejecutada.

La repetición esta representada por una doble

línea en la parte superior de la llave e indica

que el contenido de la llave se ejecutará varias

veces.

Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de

18 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985

55

otros) se utilizan para mostrar la jerarquía.

El rectángulo esta diseñado para utilizarse con la

computadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo de

los insumos y productos. Los insumos a las

actividades se escriben en la parte superior

izquierda del rectángulo y los productos se

escriben en la parte inferior derecha.

La salida se representa en este tipo de diagrama a

través de una línea con una flecha hacia la

izquierda a través de una o varias llaves.

Los procedimientos que están representados por un

rectángulo con los bordes redondeados se utilizan

para indicar que el procedimiento se detalla en

otra parte. Si el procedimiento todavía no se ha

desarrollado se ilustra utilizando un rectángulo

con los bordes redondeados pero con el lado

derecho roto.

Procedimientos comunes son aquellos que aparecen

en varias partes del diagrama y se representan con

56

un rectángulo con los borde redondeados y una

línea vertical en el lado izquierdo del dibujo.

Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajas

sobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estas

son: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, se

puede dibujar ya sea en forma manual o computarizada,

se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles de

detalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras.

(Martin & McClure, 1985)

Estos son algunos de los métodos que utilizan las

técnicas estructuradas para la creación de los modelos

de los procesos y los datos de una organización.

Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico

Esta metodología conocida en inglés por "Dynamic

Business Re-engineering Methodology" fue desarrollada

por Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su práctica

de consultoría. Esta metodología utiliza un enfoque

dinámico y original para administrar el cambio en un

negocio u organización. La misma se diseño para

controlar el cambio, mejorar la calidad operacional y

ayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.

57

(Morris & Brandon, 1993)

Esta viene a ser una expansión de la metodología

de desarrollo de sistemas relacionales mejor conocida

por sus siglas en inglés RSD ("Relational Systems

Development"). La misma fue desarrollada para integrar

las operaciones del negocio con los sistemas

computadorizados de información. Este enfoque reconoce

la necesidad de entender como opera o trabaja la

organización y a su vez determinar como la

automatización puede mejorar las operaciones. (Morris &

Brandon, 1993)

La metodología de desarrollo de sistemas

relacionales trae como consecuencia que el flujo de

trabajo de las operaciones del negocio se transformará,

mientras los nuevos sistemas de información se

diseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Es

decir, se integran las nuevas funciones del negocio con

sistemas de información que le dan un mayor apoyo a las

mismas.

Dentro de las limitaciones de esta metodología

podemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la re-

estructuración de las operaciones, considera el cambio

como constante dentro del negocio y establece que las

58

operaciones y los sistemas de información nunca serán

capaces de ajustarse adecuadamente. También establece

que las herramientas para el desarrollo de los sistemas

computarizados de información eran creadas para ser

utilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles de

actualizar o modificar. (Morris & Brandon, 1993)

Existen dos herramientas que son utilizadas por

esta metodología para crear modelos de los procesos de

las organizaciones. La primera es el mapa de actividad

del negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM"

(Business Activity Maps) y la segunda los diagramas

relacionales.

59

Mapa de Actividad del Negocio

El mapa de la actividad del negocio consiste en

una serie de "diagramas de flujo que representan las

actividades que son ejecutadas y muestra la relación

entre dichas actividades". El propósito de este tipo

de diagrama es crear un modelo que muestre el flujo de

las actividades y de los procesos del trabajo. Este

provee la información necesaria para entender las

operaciones del negocio a través de la representación

gráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalle

asociado con éste. En la figura 26 se puede observar un

ejemplo de un mapa de actividad del negocio. (Morris &

Brandon, 1993)

Esta técnica es utilizada en la metodología de re-

ingeniería de un negocio dinámico. Primero se utiliza

para describir el flujo de trabajo actual de la

organización y una vez se identifican todas las

funciones del negocio, se reconstruyen los procesos.

Además se utiliza para implantar la re-ingeniería en

las operaciones. (Morris & Brandon, 1993)

Este diagrama es jerárquico y de tipo red. El paso inicial es determinar que uno hace. Se hace un

60

Figura 26. Mapa de Actividad del Negocio (BAM)19

19 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993

61

listado de las actividades que se llevan a cabo y

dependiendo de la complejidad de las mismas se van

dividiendo en niveles de detalle mas bajos. En este

proceso de descomposición no existen guías definidas

que determinen cuantos niveles son apropiados para cada

situación. La meta principal de este proceso de

descomposición es llevar al gerente o analista, en

forma organizada del nivel mas alto de detalle al nivel

mas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon,

1993)

La función del negocio se define como "el grupo de

tareas que se ejecutan para llevar a cabo una acción

específica o producir el resultado deseado". Este

nivel se alcanza cuando el analista deja de buscar que

pasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas.

(Morris & Brandon, 1993)

Existen una serie de símbolos definidos por los

autores Morris y Brandon que se utilizan para

representar diferentes tipos de operaciones en el

diagrama o mapa de actividad del negocio. Estos

símbolos aparecen en la figura 27. A continuación una

descripción de dichos símbolos:

62

Símbolo de Acción ("Action Symbol") está

representado por un círculo. Cada círculo es una

unidad separada de trabajo o un paso. Cada uno

esta identificado con un nombre breve y un número.

Cada círculo está conectado con otros y es común

que tenga mas de dos salidas. También puede tener

salidas condicionales, donde se pueden representar

decisiones como hacer un paso u otro y/o hacer un

paso y otro. Cuando se alcanza el nivel de

descomposición mas bajo identificado como la

función se utiliza el círculo encerrado en un

cuadrado.

Símbolo Decisional está representado por un

círculo con un diamante en el medio. Este indica

respuestas que están condicionadas que producen

diferentes alternativas de salida de la acción. Si

la acción tiene múltiples decisiones, éstas pueden

ser agrupadas o la acción se puede separar en

círculos mas detallados. Dos o mas líneas pueden

ser dibujadas en el diamante, dependiendo del

número de opciones en la decisión. Cada línea

debe estar claramente identificada con el nombre

63

de cualquier documento que sea pasado de una

acción a otra, la descripción de cualquier otro

dato que se mueva entre los círculos y la

condición o alternativa debe estar identificada en

el diagrama.

Símbolo de inicio y terminación esta representado

por un óvalo.

Símbolo de flujo de conección esta representado

por un línea que conecta tanto un círculo con un

símbolo de inicio o terminación como un círculo

con otro. La dirección esta representada por una

flecha. Cada conector o línea debe tener un nombre

que identifique el documento o artículo que esté

pasando.

El símbolo de informe es un rectángulo con un lado

abierto. Este se utiliza para señalar que la

información requerida proviene de un informe o

documento. También se utiliza para indicar el

archivo de información en forma manual o

automatizada. El nombre del informe se coloca en

64

la línea de conección y dentro del símbolo se

coloca el lugar de retención del informe.

El símbolo de conección fuera de página ("Off-

Page") esta representado por un círculo pequeño

que indica que el flujo de una acción continua en

otra página. Este símbolo puede estar identificado

con el número de la página donde continúa el

diagrama o con el número o el nombre del círculo

de acción al cual se dirige.

Figura 27. Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio (BAM)20

20 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993

65

El símbolo de conección externa se utiliza para

identificar un diagrama que está relacionado con

otro. Por ejemplo, al describir las diferentes

acciones de un departamento de una organización

las mismas están relacionadas y pertenecen a un

área funcional. Este debe estar identificado con

el nombre y número del diagrama, como también con

el nombre y número del paso del cual salió o

entró.

El sistema de numeración de este diagrama es

consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que

se descomponen las acciones se identifican con el

número principal de la acción anterior y se le

asigna un número a la acción actual.

En este tipo de diagrama se recopila mucha

información sobre las funciones y procesos de un

negocio u organización. Los autores Morris y Brandon

nos mencionan las siguientes: identificación de las

pantallas de computadoras y documentos e informes

utilizadas en las funciones, las reglas y políticas que

se aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo

66

externo que se utilice en el procesamiento, el

itinerario de la operación, descripciones de quien,

que, cuando, donde, como y porque, información de

actividades especiales, volumen de información,

descripción de posiciones del personal, número de

personas por posición y niveles de destrezas,

identificación de las tareas mas importantes ejecutadas

en esa función y provee de información sobre los

problemas o puntos débiles de las actividades actuales.

(Morris & Brandon, 1993)

Los autores Morris y Brandon nos presentan una

serie de reglas o guías que se utilizan para la

construcción de estos diagramas:

1- Cada diagrama debe comenzar con una breve

descripción de la actividad e incluír cual es y

como se relaciona con otros diagramas.

2- Debe identificar quien fue el creador del

diagrama, la fecha de creación, el número o

versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió

y cuando.

3- Cada diagrama debe estar claramente

identificado y hacer referencia a la unidad

organizacional que esta describiendo.

67

4- El proceso de descomposición debe llevar hasta

identificar las funciones individuales del negocio

u organización.

5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estar

identificado con su nombre, el número del nivel y

orden en el flujo de ese nivel.

6- El diagrama debe comenzar en la parte superior

izquierda del papel y mover hacia abajo y a la

derecha.

7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener un

insumo (documento) y tener por lo menos una salida

(el documento que se pasó).

8- Todas las decisiones deben tener una nota o

breve descripción que indique cual es la decisión

o condición representada.

9- Cada símbolo de decisión debe tener por lo

menos dos salidas y deben estar claramente

representadas.

10- Cada nivel funcional debe tener información

que describa quien, cual, como, cuando, donde y

porque de esa acción representada. Toda la

información y criterios de validación relacionados

con una acción y todas las políticas y reglas

68

utilizadas en una acción deben estar validadas.

11- El conector de flujo debe estar claramente

identificado con el nombre del documento o

documentos que se mueven a través de ese proceso.

12- Los conectores de fuera de página como los

externos deben tener referencia en el diagrama.

Estas reglas le servirán al usuario para

desarrollar un mapa de la actividad del negocio

correcto y completo.

69

Diagramas Relacionales

Estos diagramas son una "combinación de

representaciones gráficas y texto que se utilizan para

ilustrar el flujo y la relación entre las tareas

manuales y las automatizadas". La interacción, entre

las personas y las computadoras, está descrita por un

flujo de acción y reacción. La lógica del sistema está

claramente definida paso por paso, lo que permite que

sea fácil de entender tanto por la gerencia como por el

resto del personal. (Morris & Brandon, 1993)

El diagrama relacional está diseñado para

representar como el trabajo es realizado. Este modelo

muestra paso a paso el flujo de las tareas realizadas

en cada trabajo. Cada mapa de actividad identifica un

grupo de tareas como trabajos separados, por lo tanto

se pueden generar mas de un diagrama relacional

asociado con el diagrama ya que el mismo muestra el

flujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris

& Brandon, 1993)

El diagrama relacional se divide en tres columnas

las cuales describen el flujo operacional, el flujo de

la actividad del sistema y la descripción de la acción

70

que se lleva a cabo. (Véase figura 29) (Morris &

Brandon, 1993)

Figura 28. Ejemplo de un diagrama relacional.21

21 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993

71

La columna que se encuentra a la izquierda

identificada como Flujo Operacional muestra todas las

tareas realizadas en forma manual. La columna central o

Flujo de Actividad del Sistema es donde se describen

todas las tareas que tienen que ver con los sistemas

computarizados de información. Por último, la columna

que se encuentra en el extremo derecho identificada por

el nombre de Descripción de Acción muestra en forma

narrativa todas las actividades llevadas a cabo.

(Morris & Brandon, 1993)

Usualmente como un trabajo requiere que se

realicen varias tareas, probablemente se necesitarán

mas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto,

cada página debe estar claramente identificada para

poder entender el flujo de las tareas.

Cada página tiene que tener información

descriptiva que identifique a la organización y a la

función del negocio que esté describiendo. También debe

incluir información de la fecha y la versión para

propósito de control.

El diagrama relacional como un modelo gráfico

utiliza una serie de símbolos para representar acciones

y el flujo de las mismas. A continuación una breve

72

descripción de estos símbolos según los autores Morris

y Brandon.

El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza

para representar una tarea específica que es

ejecutada por una persona o por la computadora. La

tarea debe estar identificada por un breve nombre

y se coloca dentro del rectángulo.

Cada diagrama de acción esta numerado. El

número se coloca en un pequeño círculo adyacente a

cada símbolo excepto cuando es un conector o un

símbolo de archivo de computadora. El número se

coloca inmediatamente al frente del texto en la

columna narrativa y éste sirve de referencia con

el símbolo de la tarea que se está describiendo.

Símbolo de inicio o terminación es un óvalo. El

diagrama relacional debe comenzarse con un

documento que se pase a la tarea o por un evento

que puede ser un producto recibido o liberado de

producción. El flujo está terminado cuando todas

las tareas se han completado.

73

Símbolo Decisional es un diamante y se utiliza

para representar puntos condicionales en el flujo.

Si existen mas de dos alternativas en la decisión

entonces se utilizan conectores para cada posible

alternativa. Cada alternativa en el diagrama debe

estar claramente identificada.

Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizado

para representar una pantalla o terminal no

importa el tipo de computador que se esté

utilizando. Como parte del diagrama, este símbolo

debe tener el nombre de la pantalla y el número

utilizado por el sistema. Además cualquier

información adicional se debe escribir en la parte

narrativa del diagrama.

Símbolo de Informe se utiliza para representar

cualquier informe ya sea generado de forma manual

o por computadora.

Símbolo de Archivo de computadora se representa

por un cilindro. Este se utiliza para mostrar

operaciones con archivos de computadoras y se

74

colocan en la columna de Flujo de Actividad del

Sistema. El nombre del archivo se escribe dentro

del cilindro y la información relacionada con el

sistema se escribe en la parte narrativa o tercera

columna.

El símbolo de archivo de informes es un pequeño

rectángulo con uno de sus lados abierto y se

utiliza para representar un archivo físico de

donde se obtiene la información generada de forma

manual. El nombre del archivo debe colocarse

dentro del símbolo. La localización y el nombre

de la unidad responsable del mismo debe

especificarse en la parte narrativa del diagrama.

Este símbolo siempre se utiliza en la columna de

Flujo Operacional.

El símbolo de conección de flujo de trabajo

muestra el lugar o posición de cada tarea en el

diagrama y su relación con otras tareas. El flujo

se ilustra uniendo los símbolos con líneas en el

orden en que se ejecutan. La dirección del

movimiento se indica utilizando flechas

75

direccionales. Cada conector debe esta

identificado con el nombre del documento o

producto que lleva a la próxima tarea.

Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama es

el conector fuera de página que indica la

continuación del flujo en otra página. Se debe

identificar el punto de conección, la página y el

número de la tarea. La notación o símbolo debe

colocarse en la parte gráfica del diagrama y el

texto asociado debe incluirse en la columna de

descripción de acción.

El símbolo de conección externa se utiliza cuando

el flujo de trabajo tiene una interacción o

relación con otro. Esta interacción debe estar

identificada con su nombre. El número de página y

la tarea, el nombre del diagrama con el cual

interactúa ese flujo de trabajo está relacionado y

también debe incluirse.

Por último la numeración de las tareas de un

trabajo deben comenzar con el número uno y

76

continuar en secuencia siguiendo el orden de las

mismas. Cada tarea debe tener un número

consecutivo único y se utilizará para describir

la tarea en la columna de Descripción de Acción

que hace referencia del símbolo con el texto.

(Morris & Brandon, 1993)

Figura 29. Notación utilizada para hacer diagramas relacionales.22

Existen una serie de reglas o guías que intentan

lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de

las que mencionan los autores Morris y Brandon son:

22 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993

77

1- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo

claramente las condiciones que lo iniciaron.

2- Cada trabajo identificado en el mapa de

actividad del negocio debe especificar una lista

de las tareas principales.

3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica

que le da apoyo debe entrarse en la columna de

flujo operacional.

4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la

lógica que le da apoyo deben entrarse en la

columna de Flujo de Actividad del Sistema.

5- Solo el texto narrativo debe entrarse en la

columna de Descripción de la Acción.

6- Todas las fórmulas que se utilizan para

realizar cálculos deben estar anotadas en la

columna de la Descripción de la acción.

7- Cada entrada no importa la columna en que se

encuentre debe estar numerada.

8- Cada pantalla debe estar identificada con un

número y su nombre.

9- Cada informe debe estar identificado con su

nombre oficial y su número.

10- Todos los conectores deben esta identificados

78

y ser fáciles de seguir.

11- No se debe sobrecargar una página colocando

demasiados diagramas.

Estas son algunas de las recomendaciones que hacen

estos autores para asegurarse que cualquier persona

entienda la presentación de la información.

79

CAPITULO III

METODOLOGÍA

Evaluación de Técnicas Diagramáticas

El desarrollo de un manual para la documentación

de los procesos institucionales requiere la selección

de una o varias técnicas para la representación o

construcción de un modelo funcional de la organización.

Durante el estudio y evaluación de las metodologías

existentes, el investigador estableció y evaluó una

serie de criterios o características necesarias que

deben cumplir los métodos o técnicas a utilizarse.

Algunos de estos son:

1- El método o técnica diagramática debe permitir

desarrollar un modelo general de la organización.

2- La técnica debe ser fácil de aprender por

usuarios no especializados.

3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles

de leer y entender por personal no especializado.

4- El método debe estar diseñado para ser

utilizado en computadora.

5- La herramienta debe permitir describir tanto

80

las funciones principales como el detalle de las

mismas.

El investigador le asignó un peso o valor a cada

una de estas características según su importancia.

(Véase tabla 1) Tabla 1 Pesos asignados por característica

D E S C R I P C I O N PESO ASIGNADO

Visión General de la Estructura de una Organización

7

Fácil de aprender por usuarios no técnicos 9

Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender por usuarios no técnicos

9

La técnica debe estar diseñada para ser utilizada por computadora

7

Representación tanto de las procesos principales como el detalle de los mismos.

9

Permitir representar el movimiento de los datos atraves de los procesos

7

Los diagramas deben ser fáciles de dibujar y cambiar

9

Se estableció una escala 1 al 10 donde el peso

mayor fue asignado a las características de mayor

importancia.

81

A continuación una descripción más detallada de

las características evaluadas por el investigador:

Visión General de la estructura de una

organización La técnica nos debe permitir

representar la

estructura general de las unidades funcionales de

la organización.

Fácil de aprender por usuarios no técnicos

La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender

ya que usuarios no especializados serán los que

crearán el modelo de los procesos de la

organización. La técnica o herramienta

seleccionada no debe requerir de un adiestramiento

extenso. Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender

por usuarios no técnicos

La técnica debe permitir desarrollar o crear

diagramas que sean fáciles de interpretar por el

personal no técnico. Esto permitirá aumentar la

participación del usuario en el proceso de

82

creación, desarrollo y verificación del modelo.

La técnica debe estar diseñada para ser utilizada

por computadora

Esto facilitará la creación, modificación y

mantenimiento de la documentación de los procesos

de la institución.

Representación tanto las procesos principales como

el detalle de los mismos

Esto facilitará el aprendizaje de la técnica al

usuario. Algunas técnicas diagramáticas son

apropiadas solamente para crear modelos generales

de la organización. Otras técnicas solamente

permiten crear modelos del detalle del sistema.

De acuerdo a James Martin es "deseable" tener una

sola técnica diagramática en la que se puedan

representar tanto los aspectos generales como el

detalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985)

La técnica debe permitir representar el

movimientode los datos através de los procesos

Esto le permitirá al usuario tener una visión de

83

como se mueven y transforman los datos através de

los procesos.

Fácil de dibujar y cambiar

La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil

de dibujar tanto por el personal técnico como el

no especializado. Esto permitirá la construcción

rápida del diagrama y reduce el tiempo de

desarrollo del modelo. También la técnica debe

permitir que los cambios a los modelos

desarrollados sean fáciles de implantar lo que

reducirá el tiempo de mantenimiento de los

diagramas y le permitirá al usuario invertir mas

tiempo en el análisis y verificación del modelo.

El investigador hizo su evaluación basado en el

estudio de las técnicas diagramáticas investigadas y en

evaluaciones hechas por expertos en este campo. En la

tabla 2 aparecen las características que posee cada

técnica o método evaluado.

84

Tabla 2

Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas

D I A G R A M A S

CARACTERÍSTICA FLUJOGRAMA

DESCOMPOSICION

DEPENDENCIA

FLUJ O DE DATOS

HIPO

WARNIER-ORR

ACCION

BAM

DIAG.RELACIONAL

Técnica permite:

Visión General de las funciones de la organización

X X X X

Fácil de aprender X X X X X X X X

Fácil de leer X X X X X X X X

Diseñada para utilizarse en computadora

X X X X X X X X X

Representación tanto los procesos principales como el detalle de los mismos.

X X

Movimiento o flujo de datos X X X X

Fácil de dibujar y cambiar X X X X X X X X

85

El investigador evaluó las características de cada

metodología estudiada y los resultados aparecen en la

tabla 3.

De acuerdo a estos criterios el investigador

evaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo de

datos para describir los procesos de la institución. A

pesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa de

actividad del negocio tienen igual puntuación, el

investigador seleccionó el diagrama de flujo de datos

ya que es una técnica mas conocida, existen programas

de computadoras que le dan apoyo a la misma y esta se

ha utilizado por mayor tiempo en el desarrollo de

sistemas de información.

El diagrama de Flujo de Datos se utilizará para

crear un modelo del flujo o movimiento de los datos o

documentos através de los procesos de la institución.

Esta técnica se modificó para facilitar la creación del

diagrama por parte del usuario añadiéndole unos

símbolos nuevos que se utilizarán para describir las

funciones de entrada o salida de los datos en los

procesos y el almacenamiento de datos. Además se

añadieron dos notaciones adicionales, una de estas se

utilizará para representar condiciones en el diagrama y

86

la otra para representar la salida de un proceso.

(Véase Figura 30)

También se utilizará el diagrama de Descomposición

para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo de

datos en ilustrar la estructura general de la

organización.

Estas dos métodos o técnicas diagramáticas

facilitarán la creación de la documentación de los

procesos institucionales.

Figura 30. Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de

datos modificado.

87

Evaluación de Programas de Computadoras para la Documentación de Procesos Institucionales

La evaluación y selección de uno o varios

programa(s) de computadora(s) que nos ayuden en la

preparación de la documentación de la institución es un

proceso en el cual se deben considerar los siguientes

aspectos:

a) Costo del producto (programas)

b) Requerimientos de equipo y programas (Windows)

c) Características y funciones del producto.

1) El programa debe ser fácil de utilizar y

aprender por los usuarios.

2) La documentación generada por el programa

debe ser de alta calidad.

3) El programa debe contar con gráficas o

símbolos que le den apoyo a la metodología

seleccionada.

4) La creación, modificación y manejo de los

diagramas debe ser lo mas sencilla posible.

5) La documentación del producto (manuales)

junto al apoyo técnico y servicio deben ser

completos.

88

6) El producto debe contar con programas de

ayuda y ejemplos.

d) El programa de computadora debe darle apoyo a

la metodología de documentación propuesta por

el investigador.

El primero de los criterios a evaluarse será el

costo del producto. Se estableció que el costo máximo

del producto no pasaría de mil dólares. Se hizo una

tabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100

dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignada

por escala de precios. Como puede observarse en la

tabla 4 mientras menor sea el precio mayor será la

puntuación asignada.

El investigador hizo una evaluación sobre el costo

de cada producto que aparece resumida en la tabla 5.

89

Tabla 4

Puntuación asignada por Costo del producto

Escala de Precios (Dólares)

Puntuación asignada

0 - 100 10

101 - 200 9

201 - 300 8

301 - 400 7

401 - 500 6

501 - 600 5

601 - 700 4

701 - 800 3

801 - 900 2

901 - 1000 1

90

El próximo criterio evaluado son los

requerimientos de equipo y programación. Cada uno de

estos productos tiene una serie de requerimientos,

tanto de equipo como de programas necesarios para poder

ejecutar. En la tabla 6 aparece la puntuación asignada

para cada una de estas características. A los

requerimientos mínimos se les asignó una puntuación

mayor debido a la diversidad de equipo con que cuenta

la Universidad. Tabla 6 Puntuación asignada por características del equipo y la programación

Requerimiento de Equipo Puntuación Asignada

Procesador

8086 6

8088 5

286 4

386 3

486 2

Pentium (+) 1

Requerimiento de Disco Duro

menos 1.44 5

2 - 4 Megabyte 4

91

Requerimiento de Equipo Puntuación Asignada

5 - 7 Megabyte 3

8 - 10 Megabyte 2

11 - más 1

Memoria RAM

menos 640K 4

2 Megabyte 3

4 Megabyte 2

8 + Megabytes 1

Monitor

Monocromático 6

RGB (Red,Green,Blue) 5

EGA 4

VGA (Color o B/W) o Plasma 3

SVGA 2

Otros 1

Raton

NO requerido 2

Requerido 1

Programas Adicionales

No requiere 2

Requiere (Windows 3.1+ u otros)

1

Versión del Programa

Ambas (Macintosh y IBM) 3

IBM compatible 2

Macintosh 1

92

En la tabla 7 se presentaron los resultados de la

evaluación sobre los requerimientos de equipo y

programación. Como podemos observar la puntuación

mayor basada en la evaluación de estos criterios la

obtuvo AllClear III.

El próximo criterio evaluado fueron las

características y funciones de cada producto. El

investigador hizo un resumen de las características

principales de cada producto o programa de computadora

que se encuentra en la tabla 8. La fuente de esta

información fue la literatura ofrecida por los

manufactureros, programas de demostración y

evaluaciones hechas por investigadores independientes.

93

Tabla 8

Características Principales de los Programas Evaluados

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

T O P D O W N

V I S I O

I N S P I R A T I O N

A L L C L E A R

W O R K F L O W

MANEJO DE SÍMBOLOS O GRÁFICAS

IMPORTAR SÍMBOLOS DE OTROS PROGRAMAS X X X

MODIFICAR LOS SÍMBOLOS X X X X X

CREAR SÍMBOLOS ADICIONALES X X X X X

ALINEACIÓN AUTOMÁTICA DEL TEXTO EN LOS SÍMBOLOS

X X X X

PERMITE CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS SÍMBOLOS

X X X X X

AÑADIR Y/O MODIFICAR EL COLOR DE LOS SÍMBOLOS

X X X X X

MOVER UNO O VARIOS SÍMBOLOS SIMULTÁNEAMENTE

X X X X X

ALINEACIÓN AUTOMÁTICA DE LAS LÍNEAS CUANDO LOS SÍMBOLOS SE MUEVEN O SE CAMBIAN DE TAMAÑO

X X X X X

MÚLTIPLES TIPOS DE LÍNEAS Y CURVAS X X X X X

CONECCION AUTOMÁTICA DE SÍMBOLOS X X

CONECCION MANUAL DE LOS SÍMBOLOS X X X X X

MANEJO DE TEXTO

94

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

T O P D O W N

V I S I O

I N S P I R A T I O N

A L L C L E A R

W O R K F L O W

PERMITE AÑADIR Y/O MODIFICAR EL TEXTO EN LOS DIAGRAMAS

X X X X X

SELECCIÓN DE VARIOS TIPOS DE LETRAS X X X X

MODIFICAR EL TAMAÑO DEL TEXTO X X X

IMPORTAR TEXTO DE OTROS EDITORES X X X

PERMITE AÑADIR IMÁGENES AL TEXTO X X

PERMITE MOVER EL TEXTO DE FORMA INDEPENDIENTE CON EL SÍMBOLO

X X X X X

OTRAS FUNCIONES

MÚLTIPLES NIVELES DENTRO DE UN DIAGRAMA

X X X X

MÚLTIPLES PÁGINAS DENTRO DE UN DOCUMENTO

X X X X X

GENERADOR DE DIAGRAMAS UTILIZANDO TEXTO

X X

PERMITE ABRIR VARIOS DOCUMENTOS SIMULTÁNEAMENTE

X X X ND X

PERMITE VER EL DIAGRAMA Y EL TEXTO EN UNA PANTALLA

X

NUMERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS SÍMBOLOS X X

IMPRESIÓN

95

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

T O P D O W N

V I S I O

I N S P I R A T I O N

A L L C L E A R

W O R K F L O W

PERMITE IMPRIMIR MÚLTIPLES PÁGINAS DE UN DOCUMENTO

X X X X X

PERMITE IMPRIMIR TODOS LOS DIAGRAMAS DENTRO DE UN DOCUMENTO DE MÚLTIPLES NIVELES

X X X X

PERMITE AJUSTAR EL DIAGRAMA PARA IMPRIMIRLO EN UNA SOLA PÁGINA

X X X

PERMITE VER EL DIAGRAMA ANTES DE IMPRIMIRLO

X X X X X

DOCUMENTACIÓN

INSTRUCCIONES DE INSTALACIÓN X X X X X

GUÍA DEL USUARIOS ND ND X X X

DOCUMENTACIÓN INTERACTIVA X X X X X

PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO ("TUTORIAL PROGRAM")

X

EJEMPLOS (DIAGRAMAS, MODELOS) X X X X X

ALGUNAS DE LAS TECNICAS DIAGRAMATICAS QUE LOS PROGRAMAS DAN APOYO

FLUJOGRAMAS X X X X X

ORGANIGRAMAS X X X X X

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS X X X X X

96

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

T O P D O W N

V I S I O

I N S P I R A T I O N

A L L C L E A R

W O R K F L O W

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO X X X X X

DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO X X X

DIAGRAMAS JERÁRQUICOS X X X X X

ÁRBOLES DECISIONALES X X X

OTRAS TÉCNICAS Y/O METODOLOGIAS X X X X

OTRAS CARACTERÍSTICAS

POSEE PROGRAMAS DE PRUEBA ("TEST VERSION")

X X X

TOTAL DE GRÁFICAS O SÍMBOLOS QUE TRAE EL PRODUCTO

108 700+ 500 150 40

Nota. Las letras (ND) indican que no hay información disponible sobre

esa característica.

El investigador seleccionó de las características

descritas en la tabla 8 aquellas que son más

importantes para la creación de la documentación de la

97

institución. A continuación se describen en más

detalle cada una de estas:

Instalación del producto

Se refiere al proceso de ubicar en la computadora

(disco duro) los programas y archivos necesarios

para poner en funcionamiento el programa.

Creación de Diagramas

Este criterio se refiere al número de gráficas o

símbolos que el producto posee y a la variedad de

diagramas que permite crear de acuerdo a las

diferentes técnicas diagramáticas existentes. A

medida que el producto tenga mas símbolos o

gráficas que faciliten la creación de diferentes

tipos de diagramas mayor será la utilidad de este

producto en el proceso de documentación.

Manejo del producto

El mismo debe ser fácil de aprender y utilizar por

un usuario no especializado o técnico. Este

criterio es de suma importancia ya que el producto

debe permitir la fácil creación de los diagramas

por parte de los usuarios quienes serán los que

definirán los procesos de la institución.

98

Manejo de texto

El programa debe permitir integrar texto a los

diagramas lo que facilitará el poder entender los

mismos. También debe permitir poder controlar el

tamaño y tipo de letra.

Presentación de las gráficas por terminal

El programa debe permitir poder ver el diagrama

completo por terminal, ésto facilitará la labor de

revisión de los diagramas por parte de los

usuarios. También debe incluir funciones para

poder ver acercamientos del diagrama.

Calidad de la impresión

Este debe permitir que el diagrama se pueda

imprimir con la misma nitidez y exactitud como se

ve en pantalla. La impresión del o los diagramas

debe ser fácil de manejar.

Documentación

El manufacturero debe proveer manuales que

expliquen la instalación y manejo de cada función

del producto. Además debe proveer de un manual

de errores que faciliten al usuario el poder

obtener una explicación mas detallada de los

mismos.

99

Generación automática de diagramas

Existen productos que a través de códigos

especiales permitan generar uno o varios tipos de

diagramas. Esto facilita la labor del diseñador ya

que no tiene que preocuparse por la creación del

diagrama sino por la definición del proceso. Esta

función es deseable pero no requerida.

Funciones de editaje de diagramas

El programa debe permitir crear, modificar y

eliminar símbolos y texto en el proceso de

preparación del o los diagramas. Dentro de estas

funciones se encuentran el mover un símbolo o

gráfica a cualquier parte del diagrama, el poder

copiar un símbolo o texto de un sitio a otro, el

poder eliminar diferentes partes de un diagrama,

el modificar tanto la forma de los símbolos como

el texto de un diagrama y otras.

Importación de gráficas y texto

El producto debe permitir traer diagramas de otros

productos, en un proceso que sea simple para un

usuario. Esta característica es deseable pero no

100

requerida. Esto facilita el no tener que rehacer

diagramas hechos en otros productos.

Exportación de gráficas y texto

El producto debe permitir poder llevar los

diagramas creados a otros productos en formato de

archivos que sean compatibles. Esta opción es

deseable pero no requerida.

Manejo de múltiples niveles de diagramas

El programa debe permitir poder crear varios

niveles de diagramas para facilitar al usuario

establecer la relación entre los distintos sub-

procesos dentro de un proceso principal.

Programas de ayuda interactivos

Este debe ofrecer al usuario programas de ayuda

que lo orienten sobre las diferentes funciones que

tiene el producto. Estos programas deben estar

integrados con el producto y ser fáciles de

utilizar. También deben ofrecer ejemplos de las

funciones que pueda realizar.

Adición o Creación de gráficas

El producto debe permitir adicionar al producto

gráficas o símbolos creados por los usuarios.

Estos nuevos símbolos deben estar en librerías que

101

faciliten su futura utilización dentro de la

creación de nuevos diagramas.

Políticas de apoyo técnico

El manufacturero o vendedor del producto debe

proveer asesoramiento técnico a los usuarios en

cuanto al manejo y/o utilización del producto.

Además debe estar disponible para contestar

preguntas sobre problemas encontrados en el

programa.

Manejo de impresión

El producto debe ofrecer diferentes alternativas

para la impresión de uno o varios diagramas. El

proceso para llevar a cabo la impresión no debe

ser complejo y debe proveer facilidades para

controlar las distintas alternativas.

El investigador evaluó los programas de acuerdo a

su ejecución o manejo. Por ejecución nos referimos al

conjunto de cualidades o características del programa

en funcionamiento. Valor Asignado 0 No cumple 1 Deficiente 2 Satisfactorio 3 Bueno 4 Excelente

102

En aquellas características o funciones en que el

investigador no tenía suficiente información para

evaluar el programa la puntuación asignada fue de cero.

En las tablas 9, 10, 11, 12 y 13 el investigador

presenta los resultados de las evaluaciones de cada

producto.

103

Tabla 9

Evaluación del Producto: TOP DOWN FLOWCHARTER

CARACTERÍSTICAS A EVALUAR EVALUACIÓN

INSTALACIÓN DEL PRODUCTO 3

CREACIÓN DE DIAGRAMAS 3

MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY") 3

MANEJO DE TEXTO 3

PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL 3

CALIDAD DE LA IMPRESIÓN 3

DOCUMENTACIÓN (MANUALES) ND

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS 0

FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS 3

IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS 3

PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP") 3

CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS) 3

POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO ND

MANEJO DE IMPRESIÓN 3

TOTAL 33

Nota. Las letras (ND) indican que no hay suficiente información

disponible para evaluar ese criterio.

104

Tabla 10 Evaluación del Producto: VISIO 3.0

CARACTERÍSTICAS A EVALUAR EVALUACIÓN

INSTALACIÓN DEL PRODUCTO 3

CREACIÓN DE DIAGRAMAS 3

MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY") 3

MANEJO DE TEXTO 3

PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL 3

CALIDAD DE LA IMPRESIÓN 4

DOCUMENTACIÓN (MANUALES) ND

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS 0

FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS 3

IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS 0

PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP") 3

CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS) 3

POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO ND

MANEJO DE IMPRESIÓN 3

TOTAL 31

Nota. Las letras (ND) indican que no hay suficiente información disponible para evaluar ese criterio.

105

Tabla 11 Evaluación del Producto: INSPIRATION 4.0

CARACTERÍSTICAS A EVALUAR EVALUACIÓN

INSTALACIÓN DEL PRODUCTO 4

CREACIÓN DE DIAGRAMAS 3

MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY") 3

MANEJO DE TEXTO 3

PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL 3

CALIDAD DE LA IMPRESIÓN 3

DOCUMENTACIÓN (MANUALES) 3

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS 2

FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS 3

IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO 3

EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO 3

MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS 3

PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP") 3

CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS) 2

POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO 3

MANEJO DE IMPRESIÓN 3

TOTAL 47

106

Tabla 12 Evaluación del Producto: ALLCLEAR

CARACTERÍSTICAS A EVALUAR EVALUACIÓN

INSTALACIÓN DEL PRODUCTO 4

CREACIÓN DE DIAGRAMAS 3

MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY") 2

MANEJO DE TEXTO 3

PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL 3

CALIDAD DE LA IMPRESIÓN ND

DOCUMENTACIÓN (MANUALES) ND

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS 3

FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS 3

IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS ND

PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP") ND

CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS) ND

POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO ND

MANEJO DE IMPRESIÓN 3

TOTAL 24

Nota. Las letras (ND) indican que no hay suficiente información disponible para evaluar ese criterio.

107

Tabla 13 Evaluación del Producto: THE WORKFLOW FACTORY

CARACTERÍSTICAS A EVALUAR EVALUACIÓN

INSTALACIÓN DEL PRODUCTO 4

CREACIÓN DE DIAGRAMAS 3

MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY") 3

MANEJO DE TEXTO ND

PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL 3

CALIDAD DE LA IMPRESIÓN ND

DOCUMENTACIÓN (MANUALES) ND

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS 0

FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS 3

IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO ND

MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS 3

PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP") 3

CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS) ND

POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO ND

MANEJO DE IMPRESIÓN 3

TOTAL 25

Nota. Las letras (ND) indican que no hay suficiente información disponible para evaluar ese criterio. Este producto se evaluó utilizando la literatura proporcionada por el manufacturero y el programa de demostración ya que no tiene una versión de prueba.

108

Uno de los criterios más importantes a ser

evaluados es determinar si el programa le da apoyo a la

metodología de documentación propuesta por el

investigador. Para determinar ésto se estableció que el

programa o producto debe contar con gráficas o símbolos

predefinidos en la metodología propuesta. O en su

lugar el producto debe permitir la incorporación

(creación y uso) de las gráficas o símbolos que se

utilizarán por la metodología de documentación. Se

estableció la siguiente puntuación para determinar si

el producto cumple o no con la metodología propuesta. Valor Asignado 1 Cumple con la metodología propuesta 0 No cumple

En la tabla 14 aparecen los resultados de dicha

evaluación.

109

Tabla 14

Apoyo a la Metodología Propuesta

Producto Puntuación Asignada

TopDown Flowcharter 0

Vision 3.0 1

Inspiration 4.0 1

AllClear 1

The Workflow Factory 1

En la tabla 15 el investigador hizo un resumen de

los resultados obtenidos en cada criterio evaluado. De

acuerdo a los resultados obtenidos el investigador

recomienda la selección del producto Inspiration 4.0.

110

Tabla 15

Resultados de la Evaluación de los Programas

CRITERIOS A EVALUARSE T O P D O W N

V I S I O

I N S P I R A T I O N

A L L C L E A R

T H E W O R K F L O W

Costo de Producto 7 9 9 8 5

Requerimientos de Equipo y Programas

33 31 47 24 25

Características y funciones del producto

14 13 15 16 12

Apoyo a la metodología propuesta 0 1 1 1 1

Total 54 63 72 49 43