ÍNDICE

Contenido Página.

1. Diagrama de afinidad.1.1. ¿Qué es?

1.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

2 - 4

2. Diagrama de relaciones.2.1. ¿Qué es?

2.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

5 – 6

3. Diagrama de árbol.3.1. ¿Qué es?

3.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

7 – 8

4. Diagrama de matricial.4.1. ¿Qué es?

4.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

9 – 10

5. Diagrama de flujo.5.1. ¿Qué es?

5.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

11 – 13

6. Tormenta de ideas.6.1. ¿Qué es?

6.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

14 – 15

7. Porqué - Porqué7.1. ¿Qué es?

7.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

16 – 17

Sitios web consultados 18

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS.

1. Diagrama de afinidad.1.1. ¿Qué es?

Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la información reunida en

sesiones de lluvia de ideas. Está diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas

sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización. El diagrama de

afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma

natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto

clave. El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso creativo que produce

consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una

discusión. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como

el método KJ.

Los pasos para crearlo son:

1. Armar el equipo correcto. El líder del equipo o el facilitador asignado es

normalmente responsable por dirigir al equipo a través de todos los pasos para

hacer el diagrama de afinidad.

2. Establecer el problema. El equipo o grupo deberá inicialmente determinar el

problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en la forma de una

pregunta.

3. Hacer lluvia de ideas / reunir datos. Los datos pueden reunirse en una sección

tradicional de lluvia de ideas además de los datos reunidos por observación

directa, entrevistas y otro material de referencia.

4. Transferir datos a notas post it. Los datos reunidos son desglosados en frases

independientes con un solo significado evidente y solo una frase registrada en un

post it.

5. Reunir los post it’s en grupos similares. Los post it deberán colocarse en una

pared o rotafolio de tal manera que todos puedan verse fácilmente. Luego, en

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silencio, los miembros del equipo agrupan los post it en grupos similares. Los post

it que sean similares se consideran de “afinidad mutua.”

6. Crear una tarjeta de título para cada agrupación. Los post it deberán leerse y

revisarse una vez más con el fin de verificar si han sido agrupados de forma

apropiada. Asignar un nombre a cada grupo de post it por medio de una discusión

en grupo. Este título deberá transmitir el significado de los post it en muy pocas

palabras. Este proceso se repite hasta que todos los grupos tengan un nombre.

Cualquier post it individual que no parezca encajar en ningún grupo puede

incluirse en un grupo de “Misceláneos.”

7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado. Después que los grupos estén

ordenados, se deben pegar los post it’s en una hoja de rotafolio. Las tarjetas de

los títulos se deberán colocar en la parte superior del grupo.

8. Discusión. El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus

elementos correspondientes con el problema.

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1.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

Tiene una fácil aplicación en muchas situaciones, cuando existe un problema y es

complejo o difícil de entender, cuando el problema parece estar desorganizado,

cuando requiere de la participación y soporte de todo un equipo/grupo, cuando se

quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y problemas, etc.

Un ejemplo es el siguiente:

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2. Diagrama de relaciones. 2.1. ¿Qué es?

Un diagrama que se emplea para analizar relaciones de causa y efecto complejas

o conexiones, no necesariamente causales, entre factores  diversos.

Mediante su construcción pueden visualizarse con mayor facilidad las relaciones

entre los factores intervinientes, con un enfoque desestructurado.

Es una alternativa del diagrama de causa y efecto (Ishikawa), cuando las

relaciones divergen hacia distintas familias de causas.

Los pasos para crearlo son:

Paso 1: Definir y clarificar el problema o tema a estudiar.

Paso 2: Generar una discusión abierta en el grupo sobre el mismo.

Paso 3: Escribir cada factor mencionado y el problema en tarjetas individuales.

Paso 4: Estudiar las relaciones entre el problema y los factores y entre los factores

entre sí.

Paso 5: Avanzar generando otros factores (tarjetas), al realizar reiteradamente la

pregunta: ¿por qué?.

Paso 6: Completar el diagrama hasta que el grupo quede satisfecho con la

estructura alcanzada.

Paso 7: Revisar, verificar y confirmar los datos asumidos.

Paso 8: Establecer conclusiones y definir acciones

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2.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?Su aplicación es práctica para clarificar entrelazadas relaciones causales en

problemas o situaciones complejas de diversas magnitudes y oficios, ayuda a

mostrar todos los factores relacionados con el tema en discusión, favorece a

identificar interacciones, sean o no de causa y efecto, lleva a producir un cuadro

completo sobre el tema y finaliza al destacar los factores clave.

Por ejemplo:

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3. Diagrama de árbol. 3.1. ¿Qué es?

Un diagrama de árbol es un método gráfico que sirve para identificar todas las

partes necesarias para alcanzar algún objetivo final. Permite a los miembros del

equipo de trabajo  expandir su pensamiento al crear soluciones sin  perder de vista

el objetivo principal o los objetivos secundarios. Los diagramas de árbol se utilizan

generalmente para identificar todas las tareas necesarias para implantar una

solución. Muestra el despliegue de todos los factores o elementos que contribuyen

a un efecto u objetivo de forma ordenada, clara, precisa y de un sólo "golpe de

vista". Sistematiza el análisis de una situación, o la planificación para alcanzar un

objetivo facilitando su desarrollo incluso en casos muy complejos. Desglosa

conceptos generales hasta un grado idóneo de detalle, que permite traducirlos

directamente en acciones o elementos básicos y operativos.

Partiendo de una información general (meta a alcanzar), se incrementa

gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su

consecución. Los detalles se representan mediante una estructura en la que se

comienza con una meta general (el “tronco”) y se continúa con la identificación de

niveles de acción más precisos (las sucesivas “ramas”).

Los pasos para crearlo son:

  Definir  el objetivo principal

 Subdividir y separar el objetivo principal en objetivos secundarios.

Continuar subdividiendo o separando, identificando y relacionando otros

objetivos

Garantizar una relación directa causa-efecto entre un subtítulo y sus

divisiones.

Confirmar que alcanzando todas las sub metas y tareas se logra el objetivo

principal.

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3.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

Se emplea para descomponer una meta u objetivo en una serie de actividades que

deban o puedan  hacerse. A través de la representación gráfica de actividades se

facilita el entendimiento de las  acciones que intervendrán.

El Diagrama del Árbol es de aplicación a todas aquellas situaciones en las que se

necesita desplegar un objetivo para obtener una visión clara de cómo debe ser

alcanzado.

Por ejemplo:

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4. Diagrama matricial. 4.1. ¿Qué es?

Un diagrama matricial o de matriz, es una herramienta gráfica que muestra la

conexión o relación entre ideas, problemas, causas y procesos, métodos y

objetivos y, en general, entre conjuntos de datos, en la forma de una tabla (matriz).

La relación se indica en cada intersección de filas y columnas.

Los pasos para crearlo son:

Paso 1: Clarificar el objetivo de la construcción del diagrama matricial. En este

paso se obtiene por qué se debe realizar un diagrama matricial, y cuál es el

objetivo al que se desea llegar.

Paso 2: Determinar el diagrama matricial a utilizar. Se escoge que tipo de

diagrama se debe utilizar dependiendo del tipo de problema planteado.

Paso 3: Identificar los factores correspondientes a cada uno de los tipos que están

implicados en el estudio. La identificación de los factores integrantes de cada tipo

no tiene una metodología definida ya que pueden ser de muy diversas clases. En

general, es necesario el uso de otra herramienta para desarrollar este paso, como

por ejemplo: análisis sobre diagramas de flujo, tormenta de ideas, diagramas de

árbol, encuestas, estudios de mercado, lista o información ya existente.

Paso 4: Dibujar el diagrama matricial. El diagrama se dibujará según el modelo

elegido, cabe resaltar que el diagrama en L es el más utilizado.

Paso 5: Identificar y marcar las relaciones entre los factores de los tipos

Paso 6: Rotular el diagrama y añadir la información relevante. El diagrama debe

"hablar por sí mismo", por tanto se incluirá toda la información relevante para su

interpretación. Como mínimo: título explicativo sobre las relaciones representadas,

breve explicación de cómo han sido establecidas y leyenda del significado de los

símbolos utilizados.

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4.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

Este diagrama permite aplicarse al analizar y clasificar sistemáticamente la

presencia e intensidad de las relaciones entre dos o más conjuntos de elementos

en un problema, ayuda en la priorización de los recursos y procesos, facilita al

equipo a alcanzar consensos, mejora el apoyo a una decisión final y mejora el

método de trabajo con la observación de un elevado número de factores de

decisión.

El diagrama de matriz se puede realizar bajo distintas modalidades, para comparar

más de dos listas de factores o elementos. Hay seis diferentes en forma de

matrices posibles: L, T, Y, X, C y en forma de tejado, dependiendo de los grupos

de factores a  comparar. Las más habituales son la matriz en forma de L y en

forma de T.

Por ejemplo:

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5. Diagrama de flujo. 5.1. ¿Qué es?

Un diagrama de flujo es una representación pictórica de los pasos en un proceso,

útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un

resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una

combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos en un proceso se

relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas

potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del

proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer

un producto. Los diagramas de flujo detallados describen la mayoría de los pasos

en un proceso. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando

se necesita, el equipo completo normalmente desarrollará una versión de arriba

hacia abajo; luego grupos de trabajo más pequeños pueden agregar niveles de

detalle según sea necesario durante el proyecto.

La metodología para preparar un diagrama de flujo es:

1. Propósito. Analizar cómo se pretende utilizar el diagrama de flujo. Exhibir esta

hoja en la pared y consultarla en cualquier momento para

verificar que su diagrama de flujo es apropiado para las aplicaciones que

se pretenden.

2. Determinar el nivel de detalle requerido.

3. Definir los límites. Después de establecer los límites del proceso, enumerar los

resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

4. Utilizar símbolos apropiados. Utilizando los símbolos apropiados para el

diagrama de flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el

diagrama.

5. Hacer preguntas. Para cada input, haga preguntas como: ¿quién recibe el

input?, ¿qué es lo primero que se hace con el input?

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6. Documentar. Documentar cada paso en la secuencia, empezando con el primer

(o último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como: ¿qué produce este

paso?, ¿quién recibe este resultado?, ¿qué pasa después?, ¿alguno de los pasos

requiere de inputs que actualmente no se muestran?

7. Completar. Continuar la construcción del diagrama hasta que se conecte todos

los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se

encuentra un segmento del proceso que es extraño para todos, se deberá tomar

nota y continuar haciendo el diagrama.

8. Revisión. Preguntar: ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y

outputs del proceso?, ¿El diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los

pasos?, ¿El diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió a diferencia

de la forma cómo se piensa que las cosas deberían pasar o cómo fueron

diseñadas originalmente?

9. Determinar oportunidades.

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5.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

Es práctico aplicar este diagrama cuando un equipo necesita ver cómo funciona

realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas

potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y

círculos de duplicación de trabajo.

Se aplica comúnmente en: la definición de proyectos, identificación de las causas

principales de un problema, diseño de soluciones, aplicación de soluciones,

control (retener las ganancias), entre otras aplicaciones.

Por ejemplo:

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6. Tormenta de ideas6.1. ¿Qué es?

Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de

nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una

técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Nos

permite plantear y resolver los problemas existentes, plantear posibles causas,

posibles soluciones alternativas, desarrolla la creatividad, permite discutir

conceptos nuevos además de superar el conformismo y la monotonía.

Esta técnica, puede ser empleada a través de 3 diferentes maneras: No

estructurado (flujo libre), Estructurado (en círculo) y Silenciosa (lluvia de ideas

escritas).

Los pasos para crearla son:

1. Se define el tema o el problema.

2. Se nombra a un conductor del ejercicio

3. Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicar las reglas.

4. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.

5. Se listan las ideas

6. No se deben repetir

7. No se critican

8. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas

9. Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en

función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.

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6.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

La aplicación de la tormenta de ideas favorece la intervención múltiple de los

participantes, enfocándola hacia un tema específico, de forma estructurada y

sistemática creativa.

Las reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de ideas

innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o asociaciones de

conceptos e ideas ya existentes.

Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por

grupos y equipos de mejora, así como por todos aquellos individuos u organismos

implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como

herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

Con la utilización de la "Lluvia de ideas" se alcanzan nuevas ideas y soluciones

creativas e innovadoras, rompiendo paradigmas establecidos.

Es fundamental para la identificación y selección de las preguntas que serán

tratadas en la generación de posibles soluciones.

La técnica tormenta de ideas se aplica con gran frecuencia al llevar a cabo otras

herramientas, como por ejemplo, diagramas causa-efecto

(Ishikawa), Diseño de experimentos, pruebas de confiabilidad, etc.

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7. Porqué - Porqué7.1. ¿Qué es?

Es un método que nos permite identificar la causa raíz y poder así, encontrar

soluciones. Esta herramienta es útil cuando el grupo requiere encontrar la causa

raíz, cuando se requiere un análisis más profundo y cuando existen muchas

causas que provocan que el problema se torne confuso.

Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de

problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta

fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a

sus preguntas. Esto podría convertirse en un inconveniente al identificar las

causas principales más probables del problema debido a que no se ha

profundizado lo suficiente.

Los principales objetivos de esta herramienta son, descubrir información vital de

modo sistemático, analizar causas ocultas y desarrollar preguntas perspicaces que

requieren soluciones.

Los pasos para crearlo son:

Paso 1: Identifique el dato, la oportunidad, problema o situación.

Paso 2: Pregunte el porqué del dato, de una oportunidad, un problema o una

situación.

Paso 3: pregunte por qué respecto de la respuesta dada en el primer porqué.

Paso 4: Pregunte por qué respecto de la respuesta dada en el segundo porqué.

Paso 5: Pregunte por qué respecto a la respuesta dada en el tercer porqué.

Paso 6: Continúe este proceso hasta que llegue a un punto donde se vislumbre

una idea o solución creativa posible.

Paso 7: Analice e interprete los resultados.

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7.2. ¿Cómo lo puedo aplicar?

Esta herramienta se aplica para: diagnósticos, solución de conflictos, toma de

decisiones, etc.

Es ampliamente usado en diagnóstico médico, en investigación de accidentes, en

solución de cuellos de botella de plantas industriales, en análisis de crímenes

y psicología forense, en diseño de productos críticos, etc., en toda situación donde

debe explorarse los distintos elementos de un sistema sin dejar de lado causas de

importancia críticos, que han sido la causa principal del problema.

Por ejemplo:

1. Se descubrió que la catedral de Mérida se estaba deteriorando más rápido que

cualquiera de las otras iglesias que se encuentran en Mérida, - ¿Por qué?

2. Porque se limpiaba con más frecuencia que las otras iglesias - ¿Por qué?

3. Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en la

catedral que en cualquier otra iglesia de Mérida - ¿Por qué?

4. Había más pájaros alrededor de la catedral que en cualquier otra iglesia,

particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa - ¿por qué?

5. Había más comida preferida por los gorriones en la catedral de Mérida -

específicamente ácaros - ¿por qué?

6. Descubrieron que la iluminación utilizada en la catedral era diferente a la de las

otras iglesias y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros

7. Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.

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SITIOS WEB CONSULTADOS

1. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/

d_afinidadmodelo.htm

2. http://mejoracontinuatotal.blogspot.mx/2011/10/diagrama-de-relaciones.html

3. http://mundoinformatico321.blogspot.mx/2013/02/diagrama-funcional-y-

diagrama-de-arbol.html

4. http://planificacionclaudiayflor.blogspot.mx/2013/05/diagrama-de-causa-y-

efecto.html

5. http://www.aiteco.com/diagrama-de-matriz/

6. http://diagramamatricial.blogspot.mx/2011/03/pasos-para-crear-un-

diagrama-matricial.html

7. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/

d_flujo.htm

8. http://construccion3f.blogspot.mx/2015/07/lluvia-de-ideas.html

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