HALLAZGO Nº 01

DIFERENCIA EN LAS DEPRECIACIONES ACUMULADAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010 POR S/. 5,564, RESPECTO AL REPORTE DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA QUE MUESTRA S/. 535,233 FRENTE A LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE MUESTRAN S/. 540,798.

Hemos comprobado que el Servicio de Administración Tributaria de Huancayo al 31.DIC.2010, en lo relativo a la cuenta Depreciación Acumulada ha revelado en los Estados Financieros un importe de S/. 540,798; sin embargo, el reporte del cálculo de las depreciaciones de los bienes muebles de la entidad realizada por la Comisión de Inventario al 31 de diciembre de 2010 y utilizada para la preparación y presentación de los estados financieros muestran S/. 535,233.00, existiendo una diferencia de S/. 5,564.00 que fue considerado como gasto del periodo, lo cual indica que la información proporcionada por la entidad en el rubro Inmuebles, Maquinaria y Equipo es incierta. Puesto que esta diferencia sobrevaluó dicho rubro en esa proporción.

Las depreciaciones se afectaron sin contar con información inmediata y detallada de las fechas de adquisición u origen de cada uno de los bienes, de manera que no tuvo en consideración que muchos de los activos podrían haber agotado su vida útil, corriéndose el riesgo de continuar depreciándolos mas allá de los costos de los activos que los originaron y afectando a resultados provisiones que no proceden contabilizarse.

Los responsables del procesamiento y control de la emisión de la información contable inobservaron las siguientes normas:

Instructivo Contable Nº 2 “Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo”, de la Contaduría Pública de la Nación, que puntualiza los siguientes mandatos:- Las entidades responsables de efectuar la depreciación de los bienes de activo fijo utilizarán el

método de línea recta. Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación con Resolución de Alta Dirección, en los casos debidamente justificados, para tal efecto harán conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación.- Los bienes adquiridos durante el ejercicio serán depreciados en proporción al tiempo

transcurrido desde la fecha de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso.- El cálculo de la depreciación obtenida de acuerdo a los procedimientos establecidos en el

presente instructivo, deberá ser efectuado y registrado contablemente al mes siguiente de la puesta en uso del bien material sujeto a depreciación.

Literal b) del Numeral 11 de la Directiva Nº 006-2007-EF/93.01 Para el Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República, que hace hincapié en efectuar el cálculo y registro contable de los ajustes técnicos en forma mensualizada, de conformidad con los lineamientos emitidos por el Órgano Rector del Sistema de Contabilidad.

Criterios expuestos por la Normas Internacional para el Sector Público Nº 17, aprobada con la Resolución del Resolución del C.N.C. Nº 029-02-EF/93.01 que en relación a las depreciaciones enfatiza en las pautas siguientes:“DEPRECIACIÓN54. El monto depreciable de un item de bien en uso deberá asignarse en forma sistemática a su vida útil. El método de depreciación utilizado deberá reflejar el patrón en el cual la entidad consume los beneficios económicos o potenciales servicios del activo. La carga de la

depreciación para cada periodo deberá reconocerse como un gasto a menos que se incluya en el monto de arrastre de otro activo”.REVISION DE LA VIDA UTIL62. La vida útil de un ítem de bien en uso deberá revisarse periódicamente, y si las expectativas son muy diferentes a las estimaciones previas, deberá ajustarse la carga de la depreciación del periodo actual y de los futuros”.

Principios Contables aplicables a la Contabilidad Gubernamental establecidos por la Contaduría Pública de la Nación en el año 1998:- “Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio

neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal.

La información que procese el sistema de contabilidad gubernamental, debe registrarse libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, en forma transparente y ser susceptible de verificación por terceros independientes.- Ejercicio: El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente la entidad pública debe

medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación financiera, de tesorería y cumplimiento de su programación de operaciones. El ejercicio contable corresponde al año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre.- Uniformidad: La política, método, procedimiento y/o criterios contables adoptados por una

entidad deben ser utilizados consistentemente durante el ejercicio y de un ejercicio a otro, para evitar que variaciones en el sistema de medición impidan la comparabilidad entre estados financieros sucesivos- Exposición: Los estados financieros deben exponer toda la información básica y

complementaria necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”

Características cualitativas de la presentación de los Estados Financieros, establecidas en el Apéndice 2, de la Norma Internacional de Contabilidad para el Sector Público Nº 1, aprobado por la Resolución del C.N.C. Nº 029-02-EF/93.01, vigente a partir del ejercicio 2004 que estipula:“ComprensibilidadLa información será comprensible cuando razonablemente sea posible esperar que los usuarios puedan comprender su significado.No se debe excluir de los estados financieros información sobre asuntos complejos simplemente por considerar que puede resultar demasiado difícil para que algunos usuarios la entiendan.ConfiabilidadLa información será confiable si está libre de error material y predisposición, y los usuarios pueden confiar en que ella representa fidedignamente lo que pretende representar o lo que razonablemente podría esperarse represente.TotalidadLa información expuesta en los estados financieros deberá ser completa, dentro de los límites de la materialidad y el costo”

El incumplimiento de la normatividad y obligaciones funcionales aplicables a estos casos por parte de los funcionarios de contabilidad y patrimonio según corresponda es causa de los asuntos comentados; ocurrió también por deficiente supervisión, monitoreo e implementación de medidas de control concurrentes para verificar la legalidad y conformidad de los bienes muebles y sus depreciaciones acumuladas para su exposición en los estados financieros, por parte de los Órganos Gerenciales respectivos, especialmente al momento de suscribir tal información para presentarla a la Contaduría Pública de la Nación.

Lo expuesto ocasionó información contable no confiable, incompleta e incierta respecto a la integridad y revelación de los bienes muebles por S/. 286,097 (neto de depreciaciones), así como de las depreciaciones acumuladas de los activos fijos en un importe de S/. 540,798.

HALLAZGO Nº 02SUBVALUACIÓN DE LOS SALDOS DEL RUBRO RESULTADOS ACUMULADOS, AL EXISTIR BIENES DEPRECIADOS EN EXCESO POR UN IMPORTE DE S/. 4,232.20 REVELADOS EN EL BALANCE GENERAL AL 31.DIC.2010.

De la verificación realizada por la Comisión de Auditoria a los saldos expuestos en el Balance General al 31.DIC.2010 de los Resultados Acumulados, se ha comprobado que el Servicio de Administración Tributaria, valuó y reveló esta partida en forma distorsionada e insuficiente, al haberse advertido la existencia de bienes (equipos diversos) que fueron depreciados en exceso, lo que significa que fueron afectados a resultados, mermando su valor y que fueron revelados en los estados financieros por un importe de S/. 4,232.20.

CUADRO COMPARATIVO DEL RUBRO VEHÍCULO, MAQUINARIA Y OTROS EXPUESTOS EN EL BALANCE

GENERAL CON EN EL SISTEMA DE INVENTARIO INMOBILIARIO INSTITUCIONAL Y LOS

TIPO DE ACTIVOVALOR DE

ADQUISICIÓN ACUMULADO

DEPRECIACIÓN ACUMULADA AL

31.12.2011EXCESO DE

DEPRECIACIÓN

Equipo de cómputo S/. 289,010.74 S/. 293,242.94 4,232.20Fuente: Reporte obtenido del área de contabilidad (inventario físico al cierre del periodo 2011) Elaborado por: comisión de auditoría

En efecto, la Comisión de Auditoría mediante Memorándum Nº 02-2012-000000779 de 04-02-2012 solicitó información respecto a los inventarios físicos de los activos fijos y bienes patrimoniales de la entidad practicados durante los periodo 2010 y 2011 y al cierre de los mismos a través de la Gerencia de Administración, al que respondieron con informe Nº 22-2010-JBPM/MPS del 26.ABR.2010 alcanzándonos entre otros documentos, el inventario físico de los activos fijos como son muebles y enseres y bienes no depreciables y bienes depreciados totalmente al 31 de diciembre de 2011, los cuales fueron materia de revisión. Sin embargo, se han detectado diferencias en equipos de cómputo por S/. 4,232.20 que fueron depreciados en exceso, mostrando mermado el resultado acumulado de la entidad en dicha proporción al cierre del periodo 2010.

Se evitó llevar a efecto las siguientes disposiciones y normas:

Instructivo Contable Nº 2 “Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo”, de la Contaduría Pública de la Nación, que puntualiza los siguientes mandatos:- Las entidades responsables de efectuar la depreciación de los bienes de activo fijo utilizarán el

método de línea recta. Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación con Resolución de Alta Dirección, en los casos debidamente justificados, para tal efecto harán conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación.- Los bienes adquiridos durante el ejercicio serán depreciados en proporción al tiempo

transcurrido desde la fecha de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso.- El cálculo de la depreciación obtenida de acuerdo a los procedimientos establecidos en el

presente instructivo, deberá ser efectuado y registrado contablemente al mes siguiente de la puesta en uso del bien material sujeto a depreciación.

Literal b) del Numeral 11 de la Directiva Nº 006-2007-EF/93.01 Para el Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República, que hace hincapié en efectuar el cálculo y registro contable de los ajustes técnicos en forma

mensualizada, de conformidad con los lineamientos emitidos por el Órgano Rector del Sistema de Contabilidad.

Criterios expuestos por la Normas Internacional para el Sector Público Nº 17, aprobada con la Resolución del Resolución del C.N.C. Nº 029-02-EF/93.01 que en relación a las depreciaciones enfatiza en las pautas siguientes:“DEPRECIACIÓN54. El monto depreciable de un item de bien en uso deberá asignarse en forma sistemática a su vida útil. El método de depreciación utilizado deberá reflejar el patrón en el cual la entidad consume los beneficios económicos o potenciales servicios del activo. La carga de la depreciación para cada periodo deberá reconocerse como un gasto a menos que se incluya en el monto de arrastre de otro activo”.REVISION DE LA VIDA UTIL62. La vida útil de un ítem de bien en uso deberá revisarse periódicamente, y si las expectativas son muy diferentes a las estimaciones previas, deberá ajustarse la carga de la depreciación del periodo actual y de los futuros”.

Principios Contables aplicables a la Contabilidad Gubernamental establecidos por la Contaduría Pública de la Nación en el año 1998:- “Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio

neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal.

La información que procese el sistema de contabilidad gubernamental, debe registrarse libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, en forma transparente y ser susceptible de verificación por terceros independientes.- Ejercicio: El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente la entidad pública debe

medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación financiera, de tesorería y cumplimiento de su programación de operaciones. El ejercicio contable corresponde al año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre.- Uniformidad: La política, método, procedimiento y/o criterios contables adoptados por una

entidad deben ser utilizados consistentemente durante el ejercicio y de un ejercicio a otro, para evitar que variaciones en el sistema de medición impidan la comparabilidad entre estados financieros sucesivos- Exposición: Los estados financieros deben exponer toda la información básica y

complementaria necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”

Características cualitativas de la presentación de los Estados Financieros, establecidas en el Apéndice 2, de la Norma Internacional de Contabilidad para el Sector Público Nº 1, aprobado por la Resolución del C.N.C. Nº 029-02-EF/93.01, vigente a partir del ejercicio 2004 que estipula:“ComprensibilidadLa información será comprensible cuando razonablemente sea posible esperar que los usuarios puedan comprender su significado.No se debe excluir de los estados financieros información sobre asuntos complejos simplemente por considerar que puede resultar demasiado difícil para que algunos usuarios la entiendan.ConfiabilidadLa información será confiable si está libre de error material y predisposición, y los usuarios pueden confiar en que ella representa fidedignamente lo que pretende representar o lo que razonablemente podría esperarse represente.Totalidad

La información expuesta en los estados financieros deberá ser completa, dentro de los límites de la materialidad y el costo”

Norma N° 06 “Conciliación de Saldos” del Sistema Administrativo de Contabilidad aprobada por la Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, que dispone: “La realización de acciones relacionadas entre si y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente existente”. La misma norma preceptúa que las Jefaturas Centrales Contables, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de los saldos pertinentes; asimismo establece la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestran los informes financieros, a fin de asegurarse su exactitud y veracidad, para el efecto se aplicarán entre otros procedimientos: inventarios físicos de todos los bienes materiales.

Norma 05 “Valuación y Depreciación del Activo Fijo” del Sistema Administrativo de Contabilidad, aprobada por la Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, que el numeral 3 de sus Acciones a Desarrollar estipula: “Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control físico de los bienes que forman parte del patrimonio, guardarán correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondiente del Libro Mayor”.

Artículo 27º. de la Resolución Nº 039-98/SBN que en relación a la toma de inventario físico de bienes muebles, puntualiza en la emisión de un documento con información completa acerca de tales comprobaciones al establecer: “Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario deberá remitir el Inventario Físico a la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, con el Informe Final del Inventario, el que deberá detallar :a) Los bienes en uso institucional,b) Los bienes que no se encuentran en uso de la institución,c) Los bienes prestados a otros organismos que deben ser recuperados,d) Los bienes en proceso de transferencia,e) La relación de los bienes perdidos por negligencia y/o robo además de la relación de los

servidores que tenían a su cargo dichos bienes;f) Relación de bienes de procedencia desconocida,g) Relación de funcionarios responsables del informe realizado”.

Directiva para el Registro y Control Contable de los Bienes de Propiedad del Estado Nº 001-98/SBN-OAJ, aprobada por la Resolución Nº 216-98-SBN, que en sus ítem 1.4 Lineamientos, literales preceptúa: “Para registrar los bienes de propiedad de la entidad se procederá a la verificación y conciliación del inventario físico con la documentación que acredita la propiedad y que acrediten el valor del bien (expediente técnico, acta de transferencia, resolución de adjudicación, etc.). En caso de no existir dichos documentos el Contador de la entidad deberá informar a la autoridad competente para que se efectúe una valorización del bien.

Criterios formulados por la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) respecto al concepto del Margesí de Bienes de una entidad pública, el cual considera como el registro único y centralizado de todos los bienes muebles e inmuebles, con información relativa a cada uno, con relación a sus antecedentes, fecha de origen, forma de adquisición, valor, condición de propiedad jurídica, uso por parte de la entidad o uso público, movimiento, evolución en el tiempo

en cuanto a sus características, adiciones físicas y de valores etc., lo que permitirá un control y administración permanente de los mismos.

Principios de Objetividad y Exposición dispuestos por la Contaduría Pública para su aplicación a partir de 1998, los que establecen:“Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal.La información que procese el Sistema de Contabilidad Gubernamental debe ser registrada libre de perjuicio, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica-financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificación por parte de tercerosLos estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria, necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”

Lo expuesto, se originó por incumplimiento de la normatividad y obligaciones funcionales aplicables a estos casos por parte de los funcionarios de contabilidad, unidad de control patrimonial, y de administración. Se añade la ausencia de coordinación y ejecución de actividades y acciones contables y administrativas, debidamente estructuradas y normalizadas, con la finalidad de realizar las comprobaciones internas y la conciliación contable de estas partidas; asimismo ocurre por deficientes supervisión, monitoreo e implementación de medidas, para verificar la legalidad y conformidad de la preparación de los estados financieros, por parte de las Gerencias responsables de la administración de la entidad, especialmente al momento de suscribir tal información para presentarla a la Contaduría Pública de la Nación.

Lo comentado, generó una información distorsionada e insuficiente del rubro resultados acumulados por un importe de S/. 4,232.20, consecuentemente generar una distorsión y hacer incierta la situación financiera de la entidad, al no revelar su estado concreto y objetivo con efecto en los resultados al cierre del ejercicio 2010.