HACIA UNA NORMA PARA ELRESGUARDO Y PRÉSTAMO DEMATERIALES FOTOGRÁFICOS,DOCUMENTALES Y BIBLIOGRAFICOSEN MUSEOS, BIBLIOTECAS YARCHIVOS

Seminario para la elaboración de una NMX

Manual de procedimientos para resguardo y préstamo de materiales fotográficos, documentales y bibliográficos en

museos, bibliotecas y archivos de la UNAM

Norma Mexicana para el resguardo y préstamo de materiales fotográficos, documentales y bibliográficos en

museos, bibliotecas y archivos

Diagnóstico general en archivos, bibliotecas y museos

• Cuestionario de 21 preguntas

• Respondido por 37 instituciones

1. Nombre de la institución2. Tipo de institución (pública/privada)3. ¿El acervo tiene asignado un responsable?4. ¿Cuál es el volumen del acervo?5. ¿Qué tipo de materiales conforman el acervo?6. ¿Cuenta con espacio especifico para el almacenamiento y resguardo del material?7. ¿Hay un encargado de la conservación del acervo?8. ¿Cuenta con políticas de resguardo y conservación?, ¿se aplican?9. ¿Cuenta con políticas de limpieza?, ¿se aplican?10. ¿Cuenta con equipos de medición de humedad relativa, temperatura, iluminación?11. ¿Cuáles son sus promedios?12. ¿Cuenta con políticas de consulta interna?, ¿se aplican?13. ¿Cuenta con políticas de préstamo?, ¿se aplican?

Resultados del diagnóstico

Positiva Negativa

¿El acervo tiene asignado un responsable? 84% 16%

¿Cuenta con espacio específico para el almacenamiento?

95% 5%

¿Hay un encargado de la conservación del acervo? 70% 30%

¿Cuenta con políticas de resguardo y conservación? 70% 30%

¿Cuenta con políticas de limpieza? 62% 38%

¿Cuenta con equipos de medición de HR y T? 68% 32%

¿Cuenta con política de consulta interna? 86% 14%

¿Cuenta con políticas de préstamo externo 62% 38%

UNA

MTOTAL DE PUNTOS

TOTAL DE CELDAS CON

RESPUESTA% VALORACIÓN

POR ÁREA %DGB BNM HNM IIA AFMT-IIEs AHPM IISUE MUAC

PROGRAMA

BÁSI

CO

7.1.1 Priorities for conservation of the collections have been identified 1 1 0.5 0.5 1 1 1 1 7 8.00 0.88

88%

7.1.2 Items and collections requiring physical protection have been identified. 1 1 0.5 0.5 1 1 1 1 7 8.00 0.88

BUENO

7.1.3 Results of all inspections or surveys of collections are recorded 1 1 1 0.5 1 1 1 1 7.5 8.00 0.94

70%

7.1.4 The institution has a written conservation programmed based on defined conservation priorities for the collections. 0 0.5 0.5 0 1 0 1 1 4 8.00 0.50

7.1.5 Conservation priority setting is underpinned by condition assessments 0.5 1 1 0 1 0.5 1 1 6 8.00 0.75

7.1.6 Conservators work in conjunction with other staff to identify priorities for conservation treatments. 0.5 1 1 1 1 1 1 6.5 7.00 0.93

7.1.7 Sensitive or vulnerable items in the collections are identified and this information recorded centrally. 0.5 0.5 0.5 0 1 0.5 1 1 5 8.00 0.63

7.1.8 The institution keeps records of collection care programs such as re-boxing 0.5 0.5 0 0 1 0 1 1 4 8.00 0.50

ÓPTI

MO

7.1.9The conservation program is regularly reviewed to set and monitor clear targets, and to check whether previous recommendations have been implemented.

0 0.5 0.5 0 1 0 1 0.5 3.5 8.00 0.44

25%7.1.10 The documentation procedure manual lists standard conservation and

related procedures and provides guidance on recording 0 0 0 0 1 0.5 0 0.5 2 8.00 0.25

7.1.11 The institution has a programmed to obtain any relevant conservation treatment records of objects not currently held in the collection 0.5 0 0 0 0 0 0 0 0.5 8.00 0.06

TOTAL DE PUNTOS 5.5 7 5.5 1.5 10 5.5 9 9

53 87 61%TOTAL DE CELDAS CON RESPUESTA 11 11 11 10 11 11 11 11

PORCENTAJE 50% 64% 50% 15% 91% 50% 82% 82%

Resultados de LA APLICACIÓN DEL BENCHMARKS

EVALUACIÓN

POLÍTICAS 51%

INMUEBLE 63%

ALMACENAMIENTO 58%

MANTENIMIENTO 62%

MANEJO Y USO 52%

CONTROL Y MONITOREO AMBIENTAL 50%

CONSERVACIÓN 50%

COPIAS 48%

PLAN DE EMERGENCIA 36%

Resultados de LA APLICACIÓN DEL BENCHMARKS

EVALUACIÓN

POLÍTICAS 51%

INMUEBLE 63%

ALMACENAMIENTO 58%

MANTENIMIENTO 62%

MANEJO Y USO 52%

CONTROL Y MONITOREO AMBIENTAL 50%

CONSERVACIÓN 50%

COPIAS 48%

PLAN DE EMERGENCIA 36%

Resultados de LA APLICACIÓN DEL BENCHMARKS

EVALUACIÓN

POLÍTICAS 51%

INMUEBLE 63%

ALMACENAMIENTO 58%

MANTENIMIENTO 62%

MANEJO Y USO 52%

CONTROL Y MONITOREO AMBIENTAL 50%

CONSERVACIÓN 50%

COPIAS 48%

PLAN DE EMERGENCIA 36%

políticas

Rastrea el establecimiento de políticas institucionales en las áreas deadquisición, personal, capacitación y presupuesto

• El 100% de los casos incluye elcompromiso institucional con lapreservación de su patrimonio plasmadoen la misión y objetivos.

• En el 70% de los casos el conservador esconsultados al momento de tomar unadecisión concerniente a los acervos.

• Los valores más bajos se encontraron enlas políticas que regulan el cuidado delas colecciones, la adquisición y eldescarte.

políticas

Evalúa las acciones encaminadas a la revisión periódica de las instalaciones,la aplicación y perfeccionamiento de los procedimientos de seguridad

• Los valores obtenidos para los nivelesbásico y bueno alcanzaron niveles quesuperiores a las calificacionesaprobatorias

ALMACENAMIENTO

Se sustenta sobre la importancia de contar con áreas de almacenamientolimpias, organizadas y libres de plagas, y con materiales protegidos conguardas adecuadas

• La valoración de las áreas dealmacenamiento, mobiliario y guardascontaron con valores aprobatorios

• El único valor no aprobatorio fue el deetiquetado

MANTENIMIENTO

Las actividades de limpieza de colecciones y áreas de almacenamiento, asícomo la detección temprana de plagas desempeñan un papel fundamental enla conservación de las colecciones

• Valores aprobatorios en los nivelesbásico y bueno

• Las calificaciones se derrumban en elnivel óptimo donde se evalúa laexistencia de políticas

MANEJO Y USO

La manipulación errónea puede dañar y llevar al objeto a un estado dedeterioro avanzado que limite su uso y consulta.

• Calificaciones REPROBATORIAS enlas áreas de consulta, manejo ymovimiento interno.

• Los valores aprobatorios se detectaronsolamente en exposiciones y objetos enpréstamo

CONTROL Y MONITOREO AMBIENTAL

Alerta sobre posibles daños a las colecciones y proporciona una guía paramejorarlas

• Valores aprobatorios sólo en el nivelbásico que evalúa la protección delinmueble y medición de valores

• No ha sido suficientemente exploradacomo una FORMA EFICAZ paramejorar las condiciones de preservación

CONSERVACIÓN

Evalúa la programación e implementación de acciones destinadas a lasalvaguarda de las colecciones

• Aprobatoria para los aspectos básicos deprogramación y bueno en el aspecto deimplementación.

• Valores reprobatorios en el nivel básicode implementación debido a la falta depolíticas y procedimientos.

• Falta de un registro que centralice ladocumentación de la áreas donde seregistren actividades sobre el patrimonio.

copias

Reduce la manipulación y minimiza el daño físico

• Evaluación alta en fotocopiado (8.1).

• Evaluación media en microfilmación(5.0)

• Baja para medios modernos (3.2)

Plan de emergencia

Permite actuar de manera efectiva frente a una emergencia y frenar el dañoen las colecciones

• Valores menores al 4 porque no secuenta con plan de respuesta yrecuperación en caso de emergencia

• Mover el centro de atención del ítem al ACERVO y proporcionaratención a un mayor número de bienes.

• Establecer políticas y procedimientos ESCRITOS que sustenten demanera clara las acciones y sus responsables y que determinen lasobligaciones de cada una de las áreas del patrimonio.

• Tratamiento INTEGRAL que involucre a las secciones deconservación, organización, reproducción y consulta.

• Claridad a las áreas directivas y administrativas sobre suresponsabilidad y la importancia de las acciones a implementar. Esnecesario desempeñar un papel mas ACTIVO y fiera del espacio denuestra actividad.

Resultados

Índice GENERAL

1- POLITICAS

2- ADMINISTRACIÓN/GESTIÓN DE COLECCIONES

3- INMUEBLE

4- ALMACENAMIENTO

5- CONTROL AMBIENTAL

6- MANTENIMIENTO

7- MANEJO Y USO

8- REPRODUCCIÓN

9- PLAN DE EMERGENCIA

Índice ESPECÍFICO

4- ALMACENAMIENTO

4.1. Mobiliario del área de almacenamiento:

4.1.1. Estanterías

4.1.2. Diseño y ubicación

4.1.3. Equipo de apoyo para el acceso a las colecciones

4.1.4. Seguridad

4.2. Colocación/disposición específica de los materiales de archivo y biblioteca

4.3. Guardas de protección en general

4.4.Etiquetado: identificación de los objetos

4.5.Material no estándar: tema que hay que tomar en cuenta dentro de los demás puntos arriba desglosados

NOM

• Uso obligatorio• Uso obligatorio

NMX

• Recomendación de parámetros y/o procedimientos

• Uso no obligatorio

Comité de conservación y restauración de bienes culturales muebles e inmuebles

por destino

Norma Mexicana para el Resguardo y Préstamos de Materiales Fotográficos, Documentales y

Bibliográficos en Museos, Bibliotecas y Archivos.

HACIA UNA NORMA MEXICANA PARA EL RESGUARDO Y PRÉSTAMO DEMATERIALES FOTOGRÁFICOS, DOCUMENTALES Y BIBLIOGRÁFICOS EN

MUSEOS, BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS.

SEMINARIO PARA LA ELABORACIÓN DE UNA "NORMA MEXICANA PARA EL RESGUARDO Y

PRÉSTAMO DE MATERIALES FOTOGRÁFICOS, DOCUMENTALES Y BIBLIOGRÁFICOS EN MUSEOS, BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS”

A raíz de los festejos del Bicentenario y Centenario de la Independencia y la Revolución, los archivosexperimentaron una serie de circunstancias no previstas en relación al préstamo y resguardo de sus colecciones quehicieron evidente la necesidad de establecer una normatividad. Con ese propósito a finales de junio de 2010, ungrupo de profesionales de distintas instituciones y archivos, conscientes de la problemática existente, decidióintegrar un grupo de trabajo que desarrollara las reglas generales de manejo, préstamo y resguardo de acervosfotográficos, documentales y bibliográficos, a fin de proteger las colecciones de los distintos acervos del país. Así,nació el Seminario para la elaboración de un "Manual de Procedimientos para resguardo y préstamo de materiales fotográficos,documentales y bibliográficos en museos, bibliotecas y archivos pertenecientes a la UNAM," el cual quedó registradoconforme a protocolo en el Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación.

El Seminario se integró además del IISUE, con la participación de las siguientes instituciones: el Archivo Generalde la Nación, y cuatro entidades dependientes del INAH: la Coordinación Nacional de Conservación delPatrimonio Cultural, el Archivo Técnico de la Coordinación Nacional de Arqueología, Biblioteca Nacional deAntropología e Historia; además de la Fundación Cultural Televisa, el Museo Archivo de la Fotografía y el MuseoFranz Mayer. De la UNAM: Biblioteca y Hemeroteca nacionales; la Dirección General de Bibliotecas, el Palaciode Minería, el Museo Universitario de Arte Contemporáneo, el Archivo Fotográfico Manuel Toussaint delInstituto de Investigaciones Estéticas y la biblioteca del Instituto de Investigaciones Antropológicas.

Durante las primeras reuniones, realizadas en el segundo semestre del 2010, se planteó la necesidad de elaborar undocumento a fin de establecer normas de aplicación de alcance mayor, en relación al préstamo y resguardo.Después de intensas discusiones al respecto se decidió elaborar una “Norma Mexicana para el resguardo ypréstamo de materiales fotográficos, documentales y bibliográficos en museos, bibliotecas y archivos.” Por esarazón el nombre del registro del Seminario se vio modificado así como sus objetivos para llevar a cabo undiagnóstico general en archivos, bibliotecas y museos que ofrecería una base práctica sobre la cual fuera posiblesustentar una Norma Mexicana y su respectivo Manual de Procedimientos.

El diagnóstico general se conformó de 21 preguntas y estuvo disponible en Internet de septiembre a diciembre del2010. Recibió la respuesta de 37 acervos, entre ellos, la Secretaría de Cultura de Puebla, el Centro de Enseñanzapara Extranjeros, en Taxco, la Biblioteca Palafoxiana, el Museo Regional de Querétaro y la Universidad Autónomade Yucatán. Las primeras dos preguntas del cuestionario incluyeron el nombre y características de la institución;las siguientes tres, versaron sobre el acervo haciendo hincapié en el tipo de materiales en custodia, el volumen y laexistencia de un responsable. Acto seguido se preguntó sobre las políticas de resguardo, limpieza, consulta internay préstamo externo. Finalmente, se agregaron dos incisos para medir si la institución conocía los valores dehumedad relativa y temperatura de sus acervos.

A partir del cuestionario se concluyó que la mayoría de las instituciones que lo respondieron eran públicas, en un98%, y dentro de ellas un 95% contaba con espacios específicos para el almacenamiento, así como un encargado enel acervo. Llama la atención que un 60% de las instituciones realizan actividades de conservación en un espacioespecífico, y el 68%, tiene equipos de medición de humedad relativa y temperatura además de políticas depréstamo y consulta. En este punto vale la pena reflexionar sobre la existencia escrita de esas políticas y su fielaplicación que en raras ocasiones se presenta.

Para profundizar en el conocimiento del estado de los archivos en el Distrito Federal, se decidió aplicar undiagnóstico exhaustivo a los acervos de las instituciones que forman parte del seminario, para ello, nos basamos enel documento titulado: Benchmarks in Collection Care for Museums, Archives and Libraries elaborado por re:source TheCouncil for Museums, Archives and Libraries en 2002. Se eligió esta herramienta porque permite identificar ycalificar las medidas de preservación de las colecciones y ofrece indicaciones sobre cómo mejorar las condiciones ymedir los progresos futuros. El Benchmarks está diseñado para describir la calidad y amplitud de las actividades depreservación sin depender del tipo, tamaño o naturaleza de sus colecciones, aunque queda claro que estos factoresinfluyen de forma inevitable en la metodología que siguen las instituciones en el cuidado de sus acervos. Se trata deun cuestionario basado en un amplio espectro que incluye estándares y lineamientos diseñados para asesorar lasnecesidades de preservación a fin de medir los niveles de cuidado de una colección. El diseño partió de unarevisión consistente de cada una de las instituciones y se codificó para ser usado con claridad e inferir con mayorobjetividad el estado que guardan los acervos.

Las preguntas se encuentran agrupadas en tres niveles: básico, bueno y óptimo donde el mayor de los estándaresrefleja el consenso de la práctica profesional que se encuentra publicada en las normas, como es el caso de la BS5454: 2000 Recommendations for storage and exhibition of archival documents. Los tres niveles son usados para evaluar lacalidad de la práctica en nueve áreas principales: políticas, inmueble, almacenamiento, mantenimiento, manejo yuso de colecciones, monitoreo y control ambiental, conservación, copias y preparación en caso de emergencia.

Cada uno de los integrantes del seminario aplicó el cuestionario en su dependencia y anotó 1 en caso de que larespuesta fuera positiva, 0 en casos negativos, y se dejó sin respuesta, cuando la pregunta no aplicaba al tipo deacervo y prácticas desarrolladas. Los resultados se promediaron de tal forma que permitieran su extrapolación deforma individual para cada una de las instituciones y áreas de evaluación, o bien, de forma general, para valorar lapráctica profesional de las áreas de interés.

En la siguiente tabla se muestran los rubros evaluados y los valores promedio obtenidos:

Desagregando el resultado del cuestionario, llama la atención que las calificaciones aprobatorias se concentraronen las áreas de Inmueble y Mantenimiento, actividades cuya ejecución recae en el personal de las áreas de serviciosgenerales, y no en los especialistas vinculados a las colecciones. Los resultados intermedios de la evaluación (5.0 a5.9) recayeron en las áreas de almacenamiento, políticas, manejo y uso, y conservación; en la que cabe apuntar que existeuna injerencia directa del archivista, el bibliotecario y el conservador. Los valores numéricos hacen evidente quelas áreas de control y monitoreo ambiental, así como el de elaboración de un plan de emergencia quedaron ensegundo plano, aun cuando constituyen actividades de preservación prioritarias.

ASPECTO EVALUADO EVALUACIÓN GENERAL

POLÍTICAS 51%

INMUEBLE 63%

ALMACENAMIENTO 58%

MANTENIMIENTO 62%

MANEJO Y USO 52%

CONSERVACIÓN 50%

CONTROL Y MONITOREO AMBIENTAL 45%

COPIAS 48%

PLAN DE EMERGENCIA 36%

Bajo una óptica más general, los resultados apuntaron claramente la necesidad de establecer políticas yprocedimientos escritos que sustenten las acciones a seguir, así como a la designación de los responsables y lasobligaciones de cada una de las áreas involucradas en el trabajo del patrimonio documental. Los bajos nivelesobtenidos en la evaluación de las áreas que requieren una participación multidisciplinaria, muestra la importanciade desarrollar un tratamiento integral que involucre y comprometa a las secciones de organización, reproducción yservicio al público en aras de la preservación de las colecciones documentales y bibliográficas a fin de asegurar laconservación de los documentos para su transmisión a las generaciones futuras.

Es clara la necesidad de establecer políticas al interior de las dependencias que designe a las áreas directivas yadministrativas sobre su responsabilidad y las acciones que deberán implementar para coadyuvar en las acciones depreservación de nuestro patrimonio. Así, es fundamental que los encargados de los acervos, los conservadores,archivistas, bibliotecólogos y administradores de colecciones desempeñemos un papel más activo, fuera de las áreasa las que nuestra actividad central nos ha confinado.

Después del diagnóstico de cada una de las instituciones participantes en el Seminario, se trabajó en el desarrollode un índice tentativo para la Norma. La estructura preliminar contempló la aplicación de políticas de caráctergeneral y aspectos más específicos que pretenden regular acciones en las áreas de políticas, administración decolecciones, inmueble, almacenamiento, control ambiental, mantenimiento, manejo y uso, reproducción y plan deemergencia. Los apartados se desglosaron a nivel particular con la intención de establecer criterios que permitanmejorar el nivel de preservación y conservación de nuestros acervos bibliográficos, documentales, fotográficos.

Para la construcción del contenido del documento será fundamental considerar los resultados obtenidos en eldiagnóstico general y en la evaluación que se realizó basándonos de forma más puntual en nuestros acervos. Laredacción y forma deberán ceñirse a los lineamientos que establece la “Guía para la Redacción, Estructuración yPresentación de las NormaMexicanas” (NMX-Z-013/1-1977).

En este punto es muy importante aclarar que las Normas Mexicanas (NMX), a diferencia de las Normas OficialesMexicanas (NOM) sólo expresan una recomendación de parámetros o procedimientos y su uso no es obligatorio,pues la intención de los miembros del seminario es elaborar un documento que establezca recomendacionestendientes a la mejora en las condiciones de preservación y conservación de los libros, documentos y fotografías.

De acuerdo con la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su Reglamento, la Dirección General deNormas será la responsable de coordinar el sistema de normalización y evaluación. Así, los trabajos tendientes ala elaboración de la NMX se deberán registrar en la Secretaria de Economía en un Comité de Normalización.

Actualmente el seminario se encuentra en proceso de creación del COMITÉ DE CONSERVACIÓN YRESTAURACIÓN DE BIENES CULTURALES MUEBLES E INMUEBLES POR DESTINO con el objetivo deelaborar normas mexicanas que regulen las actividades de conservación y restauración de bienes culturalesmuebles e inmuebles por destino. Como parte de este Comité se conformará un subcomité, mismo que estaráintegrado por los participantes en el Seminario para elaborar la NMX y que tendrán como objetivo principal laconstrucción de una Norma que regule el almacenamiento y préstamo de patrimonio documental y bibliográfico.