GuíaSeguridad Flores

7/31/2019 GuaSeguridad Flores

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LA SEGURIDAD:mucho ms que vigilanciaGua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultor


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Direccin EditorialXXXXXXXXXXX

Armada electrnicaFormato Comunicacin Diseo

Impresin y encuadernacinXXXXXXXXXXXXXXX

ISBN: XXXXXXXXXXXXXXImpreso en Colombia 2005


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Contenido

Gua de buenas prcticas en seguridad para el sector floricultorQu contiene y qu pretende este manualUna palabra sobre las polticas

Captulo 1Organizarse para la seguridadQu puede hacer la empresa?

Captulo 2Documentos al daQu puede hacer la empresa?

Captulo 3Las personas hacen las empresasQu puede hacer la empresa?

Captulo 4Proteger los bienes de la empresaQue puede hacer la empresa?

Captulo 5 Asegurar la logstica de la produccin y la exportacinQue puede hacer la empresa?

Captulo 6La informacin, un factor estratgicoQue puede hacer la empresa?

Captulo 7Conocer a los clientes y proveedoresQue puede hacer la empresa?

Captulo 8Controlar el mercado de flor nacionalQue puede hacer la empresa?

Captulo 9Realizar investigaciones internas

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Que puede hacer la empresa?

Captulo 10Reportar actividades sospechosas

Que puede hacer la empresa?Captulo 11La unin fortalece la seguridadQue puede hacer la empresa?

Anexos1. Formato para visita domiciliaria2. Modelo contrato de vigilancia privada3. Formatos de control y seguimiento

Formato registro codigo de empacadoresFormato control ingreso cuarto frioFormato inventario de carton en bodegaFormato control numeracin cajas empacadasFormato programa de camionesFormato inspeccin de vehiculos de carga Acta destruccin sellos o precintos de seguridad Acta destruccin cartn

4. Formato registro de clientes y proveedores

Glosario

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Gua de buenas prcticas en seguridadpara el sector floricultor

Cuando se habla de seguridad se tiene la tendencia a pensar nicamente en el vigilante que se

destaca en la puerta principal del cultivo, el cual muchas veces es ese empleado que no tieneuna labor concreta en el momento o que est parcialmente incapacitado. Y al que, adems, susjefes le ponen algo qu hacer mientras est all.

La seguridad y no slo en el sector floricultor se vuelve en muchos casos un chicharrn quese le encarga como tarea secundaria al gerente de produccin o al de talento humano y el argu-mento esgrimido cuando se pregunta por el particular es que aqu no pasa nada.

Y lo cierto es que se presentan dificultades, representadas en la prdida habitual de material y enla contaminacin potencial de despachos de flor, por solo mencionar los dos delitos ms comu-nes en el sector. Los cultivos se manejan en muchos casos como fincas y no como empresastecnificadas y la seguridad se enfrenta de forma reactiva y espontnea, sin personal calificado.

Es preciso empezar a afrontar la seguridad de manera ms integral, en reas como seleccin depersonal, logstica del proceso de produccin y despacho de producto terminado, manejo deinformacin, seleccin de clientes y proveedores, gestin administrativa de la empresa y en lasrelaciones con el entorno donde se encuentra asentada.

Por ello construir una cultura de seguridad en el sector floricultor se vuelve cada da ms unfactor clave para fortalecer la capacidad productiva y la generacin de valor de las empresas,para prevenir todo tipo de eventos adversos y para desarrollar un argumento comercial queenfrente las exigencias de los compradores de todo el mundo.

Asocolflores ha querido sembrar las primeras semillas de esa cultura de seguridad con esta guabsica, comprensiva e integral de buenas prcticas de seguridad para las empresas del sector.Semillas que con las cuales se busca desarrollar hacia el futuro, y con el concurso de todos, unsistema de gestin en seguridad que lleve al sector a fortalecer cada vez ms su credibilidadinternacional.

Qu contiene y qu pretende este manual

Esta gua ofrece las orientaciones bsicas para que cualquier empresa del sector floricultor for-mule y desarrolle un conjunto de buenas prcticas de seguridad en los aspectos ms determi-nantes de su trabajo.

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Ha sido desarrollado teniendo en cuenta los estndares propuestos por la Coalicin Empre Anticontrabando, BASC y los parmetros mnimos de seguridad que debe asumir cualqempresa en su cadena de abastecimiento y en sus procesos de produccin y abastecimient

Con ayuda de esta gua las empresas podrn organizar su propio sistema de seguridad inteen los cultivos, as como establecer normas claras para afrontar riesgos e incrementar lavencin.

La gua presenta indicaciones y listas de chequeo que permitirn establecer prcticas seguraspectos como la gestin global de la empresa, su marco legal, los recursos humanos, las laciones fsicas, la logstica de la produccin y el transporte de material, la administracinempresa y el manejo de la informacin, as como el establecimiento de alianzas estratgpara compartir servicios y datos y llevar a cabo actividades que incrementen la seguridad

sector. Una palabra sobre las polticas

Definir y establecer un conjunto de polticas que contribuyan a transformar la concepcinseguridad en la empresa, a construir un proceso logstico seguro y alcanzar estndares intecionales sobre la materia constituye un aspecto clave para cualquier organizacin.

Es preciso establecer unos principios claros para que todos los cumplan y el primero de edarle a la seguridad un lugar preponderante en la planeacin y operacin de la empresa, niendo un responsable interno en el nivel directivo que tenga sta como su tarea centra

especfica y contando con personal idneo para desarrollarla.Tambin contribuye a incrementar la seguridad:

Comprometerse con la generacin de empleo lcito y con la construccin de un futuro dipara los trabajadores de la empresa.

Cumplir la ley, colaborar con las autoridades y con las organizaciones gremiales y localtemas de prevencin y seguridad.

Evitar cualquier tipo de tratos o transacciones con personas o grupos al margen de la le

Asumir la seguridad como un rubro que requiere inversin y con criterio de costo benef

Vincularse a los programas establecidos de prevencin de narcotrfico para mantener el acceso de las flores colombianas al mercado internacional.

Mantener las mejores relaciones gremiales y una permanente comunicacin con Asocores, sus asociados y las autoridades nacionales y extranjeras.

Promover la integracin y el intercambio de experiencias e informacin en materia de sridad con asociados y colegas del sector.

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LA SEGURIDAD:mucho ms que vigilancia


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La seguridad es un aspecto de la gestin empresarial al que slose le da importancia cuando se afectan los intereses personales yeconmicos de propietarios y empleados, muchas veces con con-secuencias nefastas e irreversibles. Esta situacin es ms marca-da en sectores agropecuarios en donde se impone la informalidad.

Mientras en reas como salud ocupacional o seguridad industrialse desarrollan programas, se destina personal y se aprueban pre-supuestos que garanticen su funcionamiento para cumplir la ley

y evitar las sanciones que acarreara su desconocimiento, en la deseguridad, por no disponer de una legislacin coercitiva ni de unaactitud preventiva, se dejan de desarrollar las previsiones necesa-rias para fortalecerla al interior de la empresa.

La seguridad debe constituirse en una prioridad y un compromiso de todos en la empresa. Losestamentos directivos deben generar directrices y orientaciones para construir el sistema deseguridad, concientizar a todo el personal de su importancia, hacer conocer la normatividadsobre el particular y lograr que la informacin necesaria para mantener activo el sistema seponga en circulacin de manera constante.

Tambin es preciso desarrollar tcnicas de evaluacin y ajuste de los procedimientos y prcticasde seguridad puestas en marcha, de manera que ofrezcan constante proteccin y prevencin entodas las dimensiones del trabajo.

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11111 para la seguridadOrganizarse


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Qu puede hacer la empresa?

Concientizarse de la importancia de la seguridad integral para el desarrollo normal dempresa.

Organizar y desarrollar un sistema de seguridad de acuerdo con sus caractersticas, riesgposibilidades, para generar y mantener una cultura en seguridad.

Integrar el proceso de seguridad dentro de las decisiones gerenciales para consolidar latalezas que le brinda la seguridad integral y atacar las debilidades de la empresa.

Comprometerse y participar, la Junta Directiva y la Gerencia en la generacin de la culde seguridad de la Empresa.

Establecer, publicar y difundir las normas que definen la poltica de seguridad de la Empcon criterios de prevencin de actividades ilcitas.

Nombrar un representante de la Gerencia con autoridad y responsabilidad que le perm

asegurar el cumplimiento del sistema de seguridad y se desempee como enlace entrempresa y el Comit de Proteccin Integral de Asocolflores. (C.P.I.A.) Elaborar un programa de seguridad que determine normas y procedimientos de prevenc

proteccin y defina autoridades y responsabilidades del personal que integra el sistemseguridad.

Desarrollar un plan de auditorias internas para establecer y perfeccionar el cumplimientpolticas, normas y procedimientos establecidos en el programa de seguridad.

Determinar y aplicar procedimientos de accin preventiva y correctiva de las inconsistenencontradas en las auditorias, a los planes de emergencia y contingencia para neutraliamenazas.

Establecer indicadores de seguridad que le permitan a la gerencia semestralmente, veriel cumplimiento del programa y el funcionamiento de las reas comprometidas.

Promover buenas relaciones y permanente comunicacin con las autoridades para obtela coordinacin y colaboracin que demanda la ejecucin de acciones preventivas de il Crear el comit de seguridad, presidido por la gerencia del cultivo e integrado por las p

nas que desempean los cargos de salud ocupacional y/o seguridad industrial, directoproduccin, director administrativo y/o director de gestin humana y responsable deseguridad fsica, quienes deben reunirse de acuerdo con las necesidades, para la implemcin y desarrollo del presente programa y dems medidas que se requieran.

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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

SISTEMA DE SEGURIDADS NO OBS

1. Es posible evidenciar el compromiso y la participacin de la Alta Direc-cin en la generacin de la cultura de seguridad de la empresa?

2. Est difundida la poltica de seguridad de la empresa con criterios deprevencin de actividades ilcitas?

3. Se encuentra designado el funcionario de la empresa responsable de laseguridad?

4. La gerencia evidencia semestralmente el funcionamiento del sistemay control de seguridad

5. Est elaborado el programa que desarrolla el sistema de seguridad?6. Se realizan auditorias internas para verificar el cumplimiento del progra-

ma de seguridad?7. Se ejecutan verificaciones de las inconsistencias detectadas en

auditorias y planes de emergencia?

8. Existen buenas relaciones y comunicaciones con las autoridades de la jurisdiccin?9. Est conformado y se rene el comit de seguridad para implementar y

desarrollar la seguridad?

ANOTACIONES:

Organizarse mucho ms que vigilancia


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El sector floricultor es muy apetecido por narcotraficantes ylavadores de capitales debido a sus particularidades comercia-les y logsticas, por lo que es preciso tomar todas las precauciones para evitar verse involucrado en manejos ilcitos.

Constituirse y funcionar de acuerdo con las normas legales esla base ms slida para el desenvolvimiento seguro de la empresa. Tambin contribuye a ello acatar todos los procedimien-tos y estndares nacionales e internacionales en materia de

produccin y exportaciones.Mantenerse en todo momento dentro del marco de la ley y la

normatividad del sector agilizar el trmite de las operaciones de exportacin e importacevitar todo tipo de sanciones, facilitar las revisiones e inspecciones de las autoridades ymerecedora a la empresa de los beneficios otorgados por el Estado y de las garantas acoren los convenios nacionales e internacionales.

Adems, un desempeo estrictamente ajustado al marco de la ley fortalecer la imagen posde la empresa y por ende sus relaciones comerciales.

22222 al daDocumentos

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Constituirse y registrarse de acuerdo con las exigencias legales. Dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas que rigen su funcionamiento, que para el

sector floricultor exige como mnimo los siguientes documentos:

- Registro Cmara de Comercio- Registro Mercantil- Registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario, ICA- Registro de vehculos de carga ante el Ministerio de Transportes (si son propios) o exigirlo

a contratistas- Licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad

Privada, para el departamento de seguridad si lo tiene, o para la empresa contratada paraprestar el servicio de vigilancia, de acuerdo con el Decreto 2187 de 12-OCT-2001

- Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior- Registro ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN- Registro Nacional de Exportadores

NOTA: A partir del mes de Junio del 2005 por disposicin de la DIAN se unifica en el Registronico Tributario, los documentos sealados con asterisco.

Como complemento y para informacin, se citan las normas relativas a la actividad de seguridad:

Decreto Ley 356 del 11 de Febrero de 1994 y la reglamentacin emanada en las resoluciones ycirculares de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Consultar la pagina: www.supervigilancia.gov.co

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Documentos al da


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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

MARCO LEGAL DE LA EMPRESAS NO OBS

1. Se encuentra vigente el Certificado de Cmara de Comercio?2. Se encuentra vigente el Registro Mercantil?3. Se encuentra vigente el Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior?

4. Se encuentra vigente el Registro ante la Direccin de Impuestos y Adua-nas Nacionales DIAN?5. Se encuentra vigente el Registro ante el Instituto Colombiano Agrope-

cuario ICA?6. Se encuentra vigente el Registro Nacional de Exportadores?7. Se encuentra vigente el Registro de carga ante el ministerio de Trans-

portes de la compaa contratada?8. Se encuentra vigente la Licencia de funcionamiento del departamento

de seguridad de la compaa?

ANOTACIONES:


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Es indiscutible: cualquier organizacin empresarial es el re-sultado de los valores, las costumbres, las capacidades y laformacin de las personas que trabajan en ella. Integrar unequipo humano que adems de competente en lo tcnico seaintachable en lo tico debe ser una prioridad de la empresa.

Y es que, segn la Sijin de la Polica Metropolitana de Bogot,de cada cien pesos perdidos por las empresas en los ltimosdiez aos, setenta lo fueron por causa de la negligencia, el

sabotaje o la improductividad de sus empleados. Y cada vezse hace ms frecuente la infiltracin de sujetos dentro de lasempresas para obtener informacin sensible sobre sus directi-vos y personal administrativo, sobre sus instalaciones, ruti-nas, finanzas y sistemas de seguridad.

Por eso el rea de Talento Humano tiene dos misiones fundamentales en materia de seguridad:impedir que el delincuente infiltre la empresa mediante un proceso eficiente de seleccin depersonal e impedir que el empleado se convierta en delincuente, para lo cual hay que desarrollardiversas acciones de prevencin. Adems, el control debe extenderse a los terceros que contra-tan con la empresa, a proveedores, e incluso a los clientes para asegurar una operacin segura.

A esto se debe sumar el mantenimiento de procedimientos y controles en el tiempo, para lograruna gestin segura y sostenible del recurso humano en todo momento.

33333 hacen las empresasLas personas


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En seleccin de personal

- Elaborar el programa de seleccin, con procedimientos adecuados que minimicen egreso a la organizacin de personal no conveniente.

- Contar con confiables fuentes de personal potencial a las cuales se pueda acudir.- Tener procedimientos internos para recomendar aspirantes potenciales, por parte de

mismos trabajadores.- Identificar los cargos crticos y establecer responsabilidades en seguridad para esos

cionarios.- Adelantar estudio de seguridad para el personal de cargos crticos.- Diligenciar el aspirante, con su propia letra, el formato de solicitud de empleo que te

la empresa, el cual debe especificar autorizacin para toma de huellas dactilares, vericin de contenido de la documentacin, bsqueda de antecedentes y visita domicilia

- Elaborar formatos para verificacin de documentacin, constatacin de referencias ysita domiciliara, especificando el funcionario responsable que realiza la actividad.

- Exigir el original y fotocopia del certificado judicial y de polica vigente, cdula de dana, libreta militar de varones mayores de edad,

- Verificar la documentacin presentada por los aspirantes, constatando referencias faliares, laborales y comerciales.

- Solicitar antecedentes judiciales y de polica por intermedio de la Sijin para el perstemporal.

- Realizar el mismo procedimiento de seleccin con el personal contratado mediante osorcing.

En pruebas y entrevistas- Realizar pruebas de conocimientos y aptitudes de acuerdo con el perfil del carg

psicotcnicas que tenga la empresa.- Adelantar entrevistas el aspirante con el jefe de gestin humana, jefe inmediato o de

y responsable de la seguridad.

En visitas domiciliarias

- Adems de las finalidades del proceso de seleccin en seguridad, debe estar focalizverificar dudas que hayan quedado en la entrevista y constatar el entorno socioeconmla vecindad, el cumplimiento de obligaciones y relaciones familiares.

- Realizarlas a su ingreso a todo el personal con contrato a trmino indefinido.- Para el personal de cargos crticos debe realizarse a su ingreso y cada dos aos.- Para el personal contratado out-sorcing debe estipular en el contrato y verificarse, qu

proceso de seleccin realizado por el proveedor cumpla las mismas exigencias que tieempresa.

En exmenes mdicos

- En seguridad debe estar orientado especialmente para detectar conductas anormalesles como: consumo de drogas ilcitas, alcoholismo, entre otros.

- Debe verificarse la autenticidad de la persona para evitar suplantaciones.


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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

1. AREA DE SELECCIN DE PERSONALS NO OBS

1. Se tiene un programa de seleccin de personal?2. Se utilizan fuentes confiables para el reclutamiento de personal?3. Existen procedimientos con los trabajadores para recomendar aspiran-

tes potenciales?4. Se tienen determinados los cargos crticos con sus respectivas respon-

sabilidades y funciones en seguridad?5. Existe formato de solicitud de empleo de la empresa diligenciado por el

aspirante y contempla autorizacin para toma de huellas dactilares, veri-ficacin contenido de la documentacin, bsqueda de antecedentes yvisita domiciliaria?

6. Se realizan estudios de seguridad al personal que ocupa cargos crticos?7. Se tienen debidamente diligenciados los formatos de verificacin de do-

cumentacin, constatacin de referencias, visitas domiciliarias y se espe-cifica el funcionario responsable de esta actividad?

8. Existe formato de solicitud de empleo diseada por la empresa, queincluya autorizacin para la toma de huellas dactilares, verificacin deinformacin, bsqueda de antecedentes y visita domiciliaria?

9. Se exigen fotocopias del certificado judicial y de polica vigente, cdulade ciudadana, libreta militar a varones mayores de edad, tanto a perso-nal propio, temporal y out-sourcing?

10. Se tiene debidamente diligenciado el formato para verificacin de refe-rencias familiares, laborales y comerciales?

11. Se han realizado solicitudes de antecedentes judiciales y de polica porintermedio de la Sijin, para personal temporal?

12. Con el personal de temporales (out-sourcing ) se realizan las mismasdiligencias citadas en los numerales anteriores?

13. Se verifica que la empresa temporal que suministra el personal, cumplacon los procedimientos de seleccin que la empresa exige?

14. Se verifica que el personal temporal tenga el nivel de confiabilidad re-querido, mediante la solicitud de antecedentes a las autoridades?

ANOTACIONES:

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2. PRUEBAS Y ENTREVISTASS NO OBS

1. Se realizan las pruebas de conocimiento y aptitudes de acuerdo con elperfil del cargo y psicotcnicas que tenga la empresa?

2. Se adelantan las entrevistas con: jefes de gestin humana, jefe inme-diato o del rea y responsable de la seguridad y existe el documento oformato de soporte?

ANOTACIONES:

3. VISITAS DOMICILIARIASS NO OBS

1. En las visitas domiciliaras se incluye verificacin de dudas de la entre-vista, situacin del entorno socioeconmico, vecindad, cumplimiento deobligaciones y relaciones familiares?

2. Se realizan visitan domiciliarias a los empleados que tienen contrato atrmino indefinido?

3. Al personal de cargos crticos se les realiza la visita domiciliaria al ingre-

so y las de actualizacin cada dos aos?

ANOTACIONES:

Las personas hacen las empresas

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5. LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDAS NO OBS

1. Las hojas de vida se elaboran con un ndice secuencial, con organizaciny orden adecuado?.

2. Las hojas de vida se archivan en forma segura, su acceso es restringidoy est reglamentada su consulta?

ANOTACIONES:

4. EXMENES MDICOS

S NO OBS1. En los exmenes mdicos de ingreso se hacen observaciones sobreconductas anormales, tales como consumo de drogas?

2. En el procedimiento del examen mdico se hace la comprobacin me-diante documento de identidad de la persona examinada?

3. En los resultados mdicos se concepta o deja registro de verificacinde documento de la persona que se practica el examen?

4. Se tiene constancia de realizacin de examen mdico para el procesode desenganche?

ANOTACIONES:


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6. CARNETIZACIN

S NO OBS1. Se tiene un registro de elaboracin y entrega de los carn a los emplea-dos de la empresa?

2. Se verifica en forma peridica el porte de carn y se realizan las obser-vaciones del caso?

3. Existe una identificacin o carn especial, para empleados que laborandentro de las reas restringidas?

4. El personal de seguridad exige el porte de este elemento?

5. Se realizan las actas de destruccin de los carn vencidos con la parti-cipacin de un veedor?

6. Al personal de seguridad se le comunica por escrito la prdida de esteelemento?

7. Se tienen elementos para control e identificacin de visitantes y contra-tistas a su ingreso?

ANOTACIONES:



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7. INDUCCIN Y CAPACITACION

S NO OBS1. Se hace induccin de sensibilizacin al personal nuevo sobre las polti-cas y procedimientos de seguridad en la empresa?

2. Esta capacitado el personal de acuerdo con sus funciones dentro de laempresa en cmo detectar y proceder ante el caso de actividades sospe-chosas?

3. El personal est capacitado para atender emergencias que puedan pre-sentarse?

4. Est capacitado el personal en manejo de informacin sensible y el mo-dus operandi delictivo para obtener informacin confidencial?

5. Est capacitado el personal en procedimientos de informacin drogas?6. Est capacitado el personal para reportar actividades sub estndar que

atenten contra la seguridad, o que sean sospechosas?

ANOTACIONES:

8. PREVENCION CONSPIRACIONES INTERNASS NO OBS

1. Se tienen los buzones de sugerencias y se les hace el seguimiento?2. Se hacen publicaciones en las carteleras sobre prevencin y represin

del delito?

3. Hay buzones, e-mail, y divulgacin mediante avisos sobre programas ybeneficios especiales que otorga la empresa?4. Existe un Plan para fortalecer vnculos con las autoridades de seguridad?

ANOTACIONES:


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Ver anexo 1: FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA

9. MANTENIMIENTO DE PERSONAL

S NO OBS1. Se realizan pruebas de confiabilidad, reportes por cambios de datos enlas hojas de vida y visitas domiciliarias a los cargos crticos?

2. Existe un control para la expedicin de certificados laborales con su res-pectivo anlisis, con el fin de conocer en que anda el empleado?

3. Existen mediciones de clima Organizacional, y se analizan desde el pun-to de vista de la seguridad?

4. Existe procedimiento para el control de permisos y anlisis respectivosdesde el punto de vista de la seguridad?

5. El Certificado Judicial de todo el personal que participa en el proceso deexportaciones esta vigente?

6. Se realiza entrevista de desenganche a todo el personal cuando se retira?

ANOTACIONES:



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44444 La seguridad fsica de las instalaciones y los bienes de la empresa es quiz la dimensin ms conocida del tema y por su-puesto de gran importancia para la estabilidad y laproductividad de la empresa.

Las empresas floricultoras, adems de estar expuestas en suentorno al acecho de la delincuencia comn, estn amenaza-das por la delincuencia organizada, sobre todo por elnarcotrfico, que infiltra sus instalaciones para sustraer infor-macin y elementos que le faciliten la realizacin o el encubri-miento de sus actividades ilcitas. Igualmente existen mafiasque sustraen de manera constante insumos y flor de los culti-vos para venderla en los mercados nacionales e incluso paraexportarla.

Estas razones hacen indispensable el desarrollo de procedimientos para la vigilancia perime interna de los cultivos, la disposicin de los medios fsicos que colaboren en este propsiorganizacin de redes de informacin que contribuyan en la prevencin y deteccin de penas y situaciones indeseables.

los bienes de laempresa

Proteger

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En aspectos de vigilancia1. Contar con un servicio de vigilancia humana permanenteLa vigilancia puede contratarse con empresa especializada en la prestacin de este servicio oprestarse internamente con personal de nomina.

Vigilancia Contratada. Seleccionar compaa especializada que cumpla mnimo los siguien-tes requisitos:

- Tener licencia vigente de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.(S.V.S.P.)- Certificacin de vigencia actualizada sin registro de sanciones de la Superintendencia de

vigilancia y seguridad privada.- Concepto favorable de algunos de sus clientes.- Consultar a vigilantes de esa empresa respecto a tratamiento y cumplimiento de sus

obligaciones laborales.- Conveniencia de costos del servicio de acuerdo a normas legales y competencia del mer-

cado.- Apreciar valores agregados tales como: Sistemas de alarmas, marcacin de rondas, radios,

dotaciones especiales, certificaciones ISO, BASC, etc.

Se adjunta formato gua para el contrato de vigilancia privada.

Vigilancia con personal de nmina

La empresa puede organizar su propia vigilancia con personal de nmina pero debe constituir eldepartamento de seguridad, ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

El personal de nmina asignado a la vigilancia debe cumplir mnimo los siguientes requisitos:

- Ser capacitado en academia autorizada y de acuerdo con las exigencias de la S.V.S.P. paraque le otorgue la credencial de vigilante.

- Estar clasificado para la A.R.P. en riesgo clase IV.- Contar con pliza de seguro de vida.- Constituir la empresa pliza de responsabilidad civil extracontractual, para el personal

de vigilantes con el cubrimiento en el amparo por errores de puntera.

Elaborar instructivo con los procedimientos y funciones que se requieren para la prestacindel servicio de portera y de vigilancia.

A cada puesto de vigilancia se le debe definir, tanto el rea de responsabilidad como las funcio-nes particulares que deben cumplir los vigilantes que lo cubran.

Establecer controles para la prestacin del servicio de vigilancia, tales como:

- Revistas del servicio que practiquen los supervisores o la polica de la localidad, dejandoconstancia en las minutas. 23

Proteger los bienes de la empresa


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- Marcacin de rondas (Relojes de control, sistemas electrnicos como Data Record, eotros.)

- Reportes peridicos a la central de la compaa de vigilancia o a quien se coordine. (cialmente en horas de la noche, en dominicales y festivos).

2. Complementar la vigilancia humana con vigilancia electrnica. La vigilancia humana se debe complementar con un sistema de vigilancia electrn

monitoreada o con terminal de alarma conectada a la compaa de vigilancia, la policcuerpo externo encargado de la reaccin.

De acuerdo con el anlisis de riesgos, mnimo las siguientes reas crticas deben contarcensores conectados a la alarma: almacn, bodega de qumicos, cuartos fros de almacmiento de flor de exportacin, centros de cmputo y oficinas con informacin sensibtesorera.

Instalar sistemas de C.C.T.V. con cmaras en los siguientes sitios crticos: Zonasempacadores, zona de cargue, rea de almacenamiento de la flor de exportacin, readespacho y documentacin, portera.

Se recomienda que el sistema de C.C.T.V sea digital ya que ofrece las siguientes garanmnimo 30 das como tiempo de registro en grabacin, control y monitoreo externo decualquier lugar, grabacin independiente de cmaras con autonoma para revisin y actcin de la grabacin por movimiento.

Si el sistema es anlogo, conviene tener en cuenta grabaciones mnimo de 12 horas, convar las grabaciones mnimo durante 60 das.

El proveedor seleccionado para este servicio debe estar autorizado por la superintendede vigilancia y seguridad privada, tanto para la venta de equipos como para el monitor

3. Establecer alertas y procedimientos para reaccionar oportunamente en casos deemergencia:

Disear procedimientos escritos de reaccin ante alertas para atender las siguientes emgencias. Incendios aviso a bomberos; riesgos naturales aviso a Defensa Civil; hurtos (rasaltos, atracos) aviso a Polica; contaminacin de la carga, aviso a Polica antinarctic

Los procedimientos de reaccin deben contemplar la accin primaria a cargo de las Bride emergencia.

Es conveniente verificar peridicamente la coordinacin con las respectivas autoridadeque existen frecuentes cambios en sus titulares. (Cambios organizacionales, traslados).

Los procedimientos deben garantizar que la reaccin sea adecuada y oportuna. Capacitar al personal de seguridad en los procedimientos propios de la empresa o del cul

para atender sus casos de emergencia. Realizar simulacros y/o ensayos sobre atencin de emergencias. Dentro del plan de auditorias, evaluar la reaccin para atender las emergencias. Sealizar la ubicacin de botones de alarmas y capacitar sobre su utilizacin para prev

falsas alarmas. Desarrollar simulacros para atender emergencias. Elaborar y realizar programas de mantenimiento de los equipos de seguridad electrnic Utilizar vigilancia canina para reforzar la vigilancia humana, prevenir riesgos de contam

cin de las exportaciones y terrorismo.


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En barreras perimtricas

Las barreras perimtricas pueden ser naturales (ros, lagunas, zetos de rboles como pinos,limoncillo o swingla) o artificiales (cercas de alambre de pas, elctricas, muros, mallaseslabonadas, concertina).

Se debe tener un sistema de seguridad perimetral que obstaculice accesos no autorizados. Labarrera es un medio para dificultar, o retardar el ingreso dando tiempo para la reaccin.

Tambin se utiliza despus de la cerca, colocar cortinas de polisombra con la cual se produceun efecto disuasivo por no permitir la visin al interior, y facilitar la pronta deteccin encaso de rotura.

Desarrollar programas de inspeccin y mantenimiento preventivo de los medios de seguri-dad perimetral

Debe existir un callejn de seguridad entre, las cercas o muros perimtricos y las paredes delas edificaciones y los invernaderos.

No se debe acumular, interna ni externamente, sobre las barreras perimtricas ni lo corre-dores de seguridad, escombros o elementos que faciliten el acceso lcito o dificulten lavisibilidad.

Para las cercas en alambre de pa es recomendable: distancia entre postes 2 metros, distanciaentre cuerdas 15 centmetros, nmero de lneas 14, un alambre de pas de refuerzo colocadoverticalmente en la mitad de los postes, al terminar la cerca voladizo hacia fuera o protec-cin superior hacia arriba con ngulo de 45 grados, con tres lneas de alambres de pas.

Realizar revisiones peridicas a cargo de los vigilantes para detectar anormalidades e infor-marlas, dejando reporte por escrito.

En iluminacin

Contar con iluminacin artificial los corredores o pasillos de trnsito que comunican insta-laciones del cultivo. Deben estar bien iluminados los exteriores de la portera, reas de almacenamiento, zonas

de cargue casetas con equipos elctricos (riego, fumigacin, pozos profundos) y dems reascriticas que lo requieran de acuerdo al anlisis de riesgos.

Disponer de sistema de iluminacin de emergencia para las reas crticas.

En control de accesos

Anunciar a todo visitante y permitir su ingreso solo cuando est debidamente autorizado. Llevar actualizado un registro de personas y vehculos que ingresen y salgan de las instala-

ciones. (Planillas o libros de control, tarjetas de marcacin para empleados). Practicar inspecciones a los vehculos ajenos al cultivo, a su entrada y salida, dejando la

constancia del caso para controlar que no ingresen o saquen elementos no autorizados. Pasar revista especialmente a la salida, a los vehculos de los funcionarios o empleados, para

verificar que los elementos que lleven estn debidamente autorizados. Disponer de un sistema de control de acceso de personas, empleados, contratistas y visitan-

tes mediante registro de sus datos al ingreso, previa autorizacin, identificacin y porte deescarapela.

Determinar, sealizar y controlar las reas restringidas, tales como para elaboracin de cajas,empaque, cuartos fros, almacn, lugares de depsito y cargue de las remesas de exportacin.



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Establecer uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal que labora endependencias clasificadas como reas crticas.

En equipos de comunicacin

Contar con un sistema de comunicaciones que enlace al personal de seguridad, operadoretransporte, central de la compaa de vigilancia y polica de la jurisdiccin.Estar debidamente autorizado por el ministerio de comunicaciones para el uso de esta clasequipos que se empleen.

En Seguridad de las instalaciones.

Situar los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas en lugares separados dereas de empaque, almacenamiento, embalaje y cargue de mercancas, estableciendo c

troles para los mismos. Ubicar los lockers y vestiers de empleados en reas separadas de los sitios de almacenato y cargue de mercancas.

Tener controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo y las internas de las inlaciones, reforzando los medios de seguridad en ellas (candados, chapas, etc.) y en las vnas que lo requieran con rejas de acuerdo al anlisis de riesgos.

Construir las edificaciones y dems instalaciones con materiales resistentes que brindgarantas de seguridad.

Elaborar un programa de control de llaves y duplicados.

En Anlisis De Riesgos Seguridad Fsica

Desarrollar un anlisis de riesgos de seguridad fsica para las personas, instalaciones y ociones que desarrolla el cultivo. Graficar en croquis o plano, las reas crticas del cultivo de acuerdo al anlisis de riesg Establecer un programa de atencin de los riesgos prioritarios que afectan al cultivo.


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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

1. AREA VIGILANCIAS NO OBS

1. Cuenta la empresa con un servicio de vigilancia permanente?2. El servicio de vigilancia se presta por empresa contratada o con personal de

nomina?3. El servicio de vigilancia est autorizado mediante licencia de la S.V.S.P.?

5. La compaa de vigilancia se escogi mediante proceso de seleccin?

6. El personal de vigilancia tiene la credencial expedida por la S.V.S.P.?7. Los vigilantes del departamento de seguridad estn clasificados para la ARP

en riesgo cuatro?8. Los vigilantes se encuentran amparados con una pliza de seguro de vida?9. Existe instructivo con procedimientos y funciones para la prestacin de servi-

cio y vigilancia?10. Se practica al servicio de vigilancia y se deja constancia de la de las revistas a

cargo de los supervisores?11. Se cuenta con elementos para el control o marcacin de las por parte de los

vigilantes?12. Se realizan reportes externos peridicos por parte de los vigilantes en turnos

nocturnos, dominicales y festivos?13. Se tiene sistemas de alarmas monitoreadas externamente, en reas criticas?14. Se cuenta con un C.C.T.V. con cmaras en las reas crticas?15. Los proveedores de alarmas electrnicas y C.C.T.V. estn debidamente auto-

rizados por S.V.S.P. para la venta de equipos y servicio de monitoreo?16. Existen procedimientos escritos para reaccionar ante alertas por emergencia?17. El personal de seguridad est capacitado para atender casos de emergencia?18. Se realizan simulacros para la atencin de emergencias?

19. Existen y se realizan programas de mantenimiento de los equipos de seguri-dad electrnica?20. Se refuerza con vigilancia canina para prevenir riesgos de contaminacin de

las exportaciones y terrorismo?

ANOTACIONES:



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Fecha:

2. BARRERAS PERIMTRICASS NO OBS

1. Cuenta el predio con barreras perimtricas naturales. De qu clase?2. Qu clase de barreras perimtricas artificiales?3. Se emplean cortinas de polisombra como elementos disuasivos en las

barreras perimtricas?4. Existen y se desarrollan programas de inspeccin y mantenimiento de

los medios de seguridad perimetral?5. Existen callejones de seguridad entre las barreras perimtricas, los mu-

ros y paredes de edificaciones o los invernaderos instructivos con proce-dimientos y funciones para la prestacin de servicio y vigilancia?

6. Se acumulan escombros u otros elementos sobre las barrerasperimtricas o en los corredores de seguridad?

7. Las cercas de alambre cumplen las recomendaciones planteadas ennumeral 8-2-2, ordinal 7?8. Realizan revisiones peridicas a las barreras perimtricas los vigilantes

para detectar e informar anormalidades?9. Se realizan reportes externos peridicos por parte de los vigilantes en

turnos nocturnos, dominicales y festivos?

ANOTACIONES:

Fecha:

3. ILUMINACINS NO OBS

1. Estn iluminados los corredores o pasillos del cultivo?2. Las reas criticas de acuerdo con el anlisis de riegos cuenta con bue-

na iluminacin exterior?3. Existe un sistema de iluminacin para atender emergencias de las reas

crticas?

ANOTACIONES:

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Fecha:

5. EQUIPOS DE COMUNICACINS NO OBS

1. Se cuenta con sistemas de comunicaciones que enlacen al personal deseguridad, operadores de transporte, compaa de vigilancia y polica dela jurisdiccin?

2. Estn debidamente autorizados por Ministerio de comunicaciones la fre-cuencia para los radios?

3. El monitoreo de alarmas cuenta con la debida autorizacin de la Superin-tendencia de Vigilancia y Seguridad Privada?

ANOTACIONES:

Fecha:

4. CONTROL DE ACCESOSS NO OBS

1. Se anuncia a todo visitante y se permite su ingreso solo cuando estdebidamente autorizado?

2. Se lleva actualizado el registro de personas que ingresan y salen de lasinstalaciones?3. Se practican inspecciones a los vehculos ajenos al cultivo a su ingreso,

salida y se deja constancia del control ejercido?4. Se pasa revista especialmente a la salida a los vehculos de los funcio-

narios verificando que los elementos que llevan estn debidamente auto-rizados?

5. Se dispone de un sistema de control de acceso de personas para em-pleados, contratistas y visitantes registrando sus datos, permitiendo elingreso con previa autorizacin, identificacin y porte de escarapela?

6. Estn determinadas, sealizadas y se controla el acceso a las reasrestringidas?7. Se utilizan uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal

que labora en reas crticas?

ANOTACIONES:

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Fecha:

7. ANLISIS DE RIESGOS EN SEGURIDAD FSICAS NO OBS

1. Existe anlisis de riesgos de seguridad fsica para las personas, instala-ciones, operaciones que desarrolla el cultivo?

2. Estn graficadas en croquis o plano las reas criticas de acuerdo alanlisis de riesgos?

3. Se cuenta con un programa prioritario de atencin de los riesgos deseguridad fsica?

ANOTACIONES:

Fecha:

6. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONESS NO OBS

1. Los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas, estn sepa-rados de las reas de empaque, almacenamiento y cargue de mercan-

cas?2. Los lockers y vestiers de empleados estn en reas separadas de lossitios de almacenamiento y cargue de mercancas?

3. Existen controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo einternas de las instalaciones y son reforzadas con candados o chapas yrejas en las ventanas que lo requieran?

4. Se cuenta con un programa de control de llaves y duplicados?5. Las edificaciones estn hechas con materiales resistentes que brinden

seguridad?

ANOTACIONES:

Ver anexo 2: MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA30


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55555 de la producciny la exportacinAsegurarla logstica

Quiz donde se ciernen mayores amenazas sobre la cadenaproductiva de la floricultura es alrededor de la logstica asocia-da al manejo de materias primas, transporte y embarque deflores para la exportacin. Ese constante trajn exportador delos floricultores es muy atractivo a los narcotraficantes.

El desarrollo de un buen sistema de seguridad en la logsticade la empresa minimiza las posibilidades de adelantar activi-dades ilcitas como el hurto de materias primas, insumos qu-

micos o materiales para empaque, as como permite controlarlos factores que puedan facilitar la contaminacin del produc-to y por esta va la utilizacin de la empresa para narcotraficar.

Desarrollar controles efectivos en la cadena de produccin, adquisicin, almacenamiento y con-sumo de materiales propios del empaque y embalaje del producto y establecer normas y proce-dimientos claros en el almacenamiento, cargue y exportacin del producto son prcticas quetambin contribuirn a la seguridad legal y comercial de la compaa.

Para contribuir a la seguridad logstica es preciso tambin adquirir productos y servicios deproveedores de honestidad comprobada y evaluar objetivamente la confiabilidad de quienesintervienen en forma directa e indirecta en cada uno de los eslabones de la cadena.

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Las empresas productoras de flores deben contrarrestar los problemas que se vienen presedo con el manejo del empaque, el producto y el transporte del mismo, para lo cual se requtener en cuenta los siguientes aspectos:

En el proceso de compras:

Conformar el comit de compras integrado por el gerente administrativo, el jefe de como adquisiciones y el almacenista con el fin de verificar los pedidos y consumos de mateprotectores de las exportaciones (cajas, capuchones, etc.).

Realizar el proceso de seleccin de proveedores de stos elementos. Dejar constancia de lo actuado mediante acta con las firmas de los participantes.

En el almacenamiento

Establecer procedimientos para controlar la recepcin y entrega de materiales e insumo Acondicionar el almacn general con medidas de seguridad para controlar el ingreso de

sonas ajenas a la dependencia. Realizar segregaciones con medios de seguridad fsica para la proteccin de los produ

ms costosos y que ofrecen mayor riesgo de sustraccin. Establecer procedimientos para que se entreguen diariamente los materiales de protecc

de la remesa de acuerdo a las respectivas rdenes de pedido. Actualizar diariamente los inventarios en el sistema. Establecer normas para la entrega de productos a las reas con una poltica clara de fir

autorizadas y horarios. Abstenerse de entregar productos en envases originales y en lo posible hacerlo prepar

los para su consumo inmediato.

En las salas de empaque

Organizar el proceso de empaque con medidas de seguridad tales como cdigo secretoempacador, para garantizar la trazabilidad necesaria en caso de que se presenten fallasanexa propuesta de formato para registro cdigo secreto de empacadores.

Las reas de almacenamiento de flor y los cuartos fros deben ser restringidas, tener estructura fsica que brinde seguridad y deben estar bajo el control de persona responscon funciones de seguridad. Se anexa propuesta del formato para el control de ingresocuarto fro, el cual puede ser adaptado para otras dependencias.

Tener aislado el sector de clasificacin de las reas de empaque. Sealizar como reas restringidas las zonas de empaque, cuarto fro, reas de carga, detos de materias primas y qumicos.

Utilizar el personal que all labora prendas de identificacin diferente en las reas restring Establecer control de inventario diario con cruce semanal de los elementos protectores

despacho de exportacin (cajas, capuchones, esticker, suncho, preservantes). Se anexa puesta del formato control de inventario de cartn.

Establecer un procedimiento de entrega del despacho, con controles que permitan estacer responsabilidades. Se anexa propuesta de formato control de numeracin cajas empdas, formato para la programacin de furgones.


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Las cajas de empaque, capuchones y dems elementos protectores de las remesas con logotipoque sean desechados por deterioro o defecto, deben ser destruidos peridicamente dejandoconstancia mediante acta. Se anexa propuesta de acta destruccin de cartn.

En el despacho:

La oficina de despachos debe ser un rea restringida, sistematizada, con archivadores y cajillasde seguridad para proteger documentos tales como las planillas de carga, facturas, copiasrdenes de pedido.

Para el transporte de flor de exportacin, se debe contar con vehculos furgonados, utilizan-do precintos de seguridad y candado.

Cuando se trate de vehculos contratados, en portera debe confrontarse la informacin quese tiene del furgn y conductor antes de autorizar su ingreso al cultivo.

En el rea de cargue, el despachador o un funcionario de seguridad debe inspeccionar elvehculo antes de iniciar el cargue. Se anexa propuesta de formato inspeccin camiones decarga.

La entrega de la remesa debe hacerla el despachador al conductor, pieza por pieza (caja porcaja) de acuerdo a la planilla de cargue.

Las planilla de cargue deben contener toda la informacin de la carga, destino, funcionariosque participan en el despacho (jefe de despacho, conductor, ayudante, quien elabor el do-cumento, nmero de precinto), quien recibe la carga en el terminal areo, no debe quedarningn espacio en blanco y diligenciarse preferiblemente en medio sistematizado. Se anexamodelo planilla de cargue.

Si no se presenta ninguna inconsistencia se procede a la firma de la planilla, carta de respon-sabilidad y el jefe de despachos o responsable de seguridad debe colocar en el furgn el can-dado y el precinto de seguridad que figura en la documentacin. Se anexa modelo de carta deresponsabilidad.

Los precintos de seguridad deben guardarse en caja fuerte o bajo llave, entregarsealeatoriamente, registrando su trazabilidad en una planilla o libro que tenga las siguientescolumnas: fecha, nmero precinto, placa del furgn, nombre y firma de quien recibe, nom-bre y firma de quien entrega, observaciones.

Los precintos utilizados deben regresar al cultivo y junto con los utilizados entre fincas,peridicamente deben destruirse dejando constancia mediante acta. Se anexa propuesta deacta destruccin precintos de seguridad.

Si la entrega del despacho no queda filmada en CCTV, es conveniente tomar fotografas delproceso de cargue, guardndolas con medidas de seguridad por un tiempo sugerido de 30 das.

En la portera se confronta la documentacin, nmero de precinto y candado aseguradodejando los correspondientes registros escritos.

En el transporte al aeropuerto

Programar el cargue en los cultivos y rutas de los furgones para su transporte al aeropuerto.Se anexa formato programacin de furgones.

Monitorear el desplazamiento del vehculo desde la salida del cultivo, hasta su llegada alaeropuerto, controlando y estableciendo trazabilidad de la ruta y tiempos durante el trans-porte de la flor.

Los conductores de los vehculos de transporte de los productos, deben tener un medio decomunicacin, con el fin de que la empresa tenga control sobre la ruta y el conductor en casode emergencia pueda comunicarse con las autoridades y la empresa.

Asegurar la logstica de la produccin y la exportacin


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Determinar coordinaciones con las aerolneas, para un correcto proceso de recibo de la cen el aeropuerto y cierre de la operacin sin novedad.

Se debe establecer una alianza estratgica con los departamentos de seguridad de las lareas y con la SIA contratada o proveedores de servicio, que optimicen los sistemaseguridad en el recibo de la carga o contar con una persona propia de la empresa, con funes especficas de seguridad.

Ver anexo 3: FORMATOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Registro codigo de empacadores Control ingreso cuarto frio Inventario de carton en bodega

Control numeracin cajas empacadas Programa de camiones Inspeccin de vehiculos de carga Acta destruccion sellos o precintos de seguridad


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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

LOGISTICA (empaque, almacenamiento, embalaje, despacho,

transporte y recibo de carga). S NO OBS1. Tiene un sistema que permita mantener trazabilidad sobre los movimientos de las car-

gas de importacin y exportacin?2. Estn segregadas las operaciones con productos de: exportacin y nacional?3. La carga es debidamente marcada y contada, y los documentos del despacho son veri-

ficados?4. Se cumple el proceso de comparacin de documentos de la gua, con los documentos

oficiales y ellos estn bajo la responsabilidad de un funcionario de la empresa?5. Es correcta la informacin que se incluye en el manifiesto de cargue (completa, legible,

exacta) y se enva a tiempo a las autoridades nacionales?6. El personal que cumple los procesos crticos (empaque, embalaje, cargue), est identi-

ficado con uniformes o distintivos que los diferencian de los dems empleados?7. Existe control escrito para el ingreso de personas autorizadas a las reas de empaquey cuartos fros?

8. Se prohibe el ingreso de paquetes o elementos que no sean de trabajo a las reas deempaque?

9. Se le asigna un nmero o cdigo secreto a cada empacador y se le cambia semanal-mente, dejando su registro respectivo?

10. Es revisado el material de empaque antes de su uso?11. Existe un registro de inventario diario de consumo de cartn marcado?12. Existe un formato para la revisin del vehculo antes de efectuar el embarque?13. Existe un procedimiento escrito que permita detectar y reportar faltantes o sobrantes de

carga, antes de entregarla en el aeropuerto?

14. Se hace seguimiento o monitoreo durante el recorrido de los furgones entre el cultivo yel aeropuerto o cuando transporta flor o insumos?15. Existe un procedimiento con trazabilidad, sobre el consumo de los sellos o precintos de

seguridad?16. Esta registrado el nombre y firma de todas las personas que participan en el despacho

y recibo del furgn de carga?17. En el proceso de cargue y/o embalaje, despacho y recibo de la carga, hay personal

encargado de cumplir funciones de seguridad?18. Se hacen inspecciones peridicas a las instalaciones (edificios, bodegas, etc.) verifi-

cando que los materiales en que estn construidos, impiden el acceso de personas noautorizadas o intrusos externos?

19. Los vehculos de transporte de flor son propios o contratados y si es contratado cum-plen, con un proceso de seleccin como proveedor?

20 Los vehculos tienen medio de comunicacin con la empresa y las autoridades, y reci-ben capacitacin sobre su manejo en situaciones de emergencia?21 Se elaboran actas de destruccin de los sellos de seguridad usados?

22 Se elaboran actas de destruccin de las cajas con logotipo, que son descartadas?

ANOTACIONES:


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Una de las herramientas principales del delincuente es la infor-macin, y ms cuando se trata de cometer ilcitos contra em-presas. A mayor dimensin del ilcito, ms y mejor informacinrequerir el agresor. El acceso fcil a informacin permite cometer desde hurtos y fraudes de todo tipo hasta extorsiones ysecuestros, con todas las graves consecuencias que esto traepara la propiedad, la libertad y la tranquilidad de las personas

El desarrollo tecnolgico, que favorece cada vez ms el proce

samiento, almacenamiento, distribucin y consulta de infor-macin, tambin crea las condiciones para hacer de este unode los flancos ms vulnerables de la gestin empresarial.

En materia de informacin es preciso tomar todas las precauciones para lograr, de una partelos empleados solo tengan acceso a la que requieren para realizar su trabajo y no puedan mficarla sin dejar huella de sus acciones, y de otra para evitar que los extraos puedan acceella.

Son tres los frentes a cubrir en materia de informacin: la seguridad telefnica, la segurdocumental y la informtica. Sobre estas tres reas hay que ejercer un cuidadoso control cfin de minimizar los riesgos de fuga o uso indebido de la informacin.

66666 un factor estratgicoLa informacin,

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En seguridad telefnica o telecomunicaciones Capacitar recepcionistas, secretarias en la forma de atender o recibir llamadas sospechosas. Impartir instruccin para no dar informacin sobre asuntos restringidos de la empresa o

informacin personal de miembros de la junta directiva, gerente o altos funcionarios. Prohibir o reglamentar el uso de celulares dentro de la empresa. Contar con sistemas de grabacin para llamadas sospechosas. Controlar el manejo de las comunicaciones, especialmente cuando se maneje informacin

confidencial, la cual se debe conservar cuidadosamente, para evitar que sea conocida o utili-zada por extraos en detrimento de la empresa.

Seguridad documental

Clasificar y organizar los documentos de acuerdo a niveles de autoridad, para su acceso yconocimiento.

Tener criterios sobre documentos o informes cuyo conocimiento solo sea pertinente a undeterminado nivel de autoridad de la organizacin.

Determinar cules personas tienen acceso a informacin confidencial, normas sobre su ma-nejo y archivo.

Mantener control sobre la reproduccin, consulta o destruccin de los documentos. Elaborar procedimientos para la destruccin de documentos de acuerdo a su clasificacin y

tiempo de archivo. Establecer control de fotocopiadoras para la toma de fotocopias. Capacitar al personal que tiene a su cargo el archivo sobre procedimientos de consulta, auto-

rizacin para sacar documentos, tcnicas en el manejo de archivo.

Seguridad sistematizada o en informtica

En estos sistemas o medios donde se concentra y se dispone de importante informacin, esnecesario el empleo de tecnologa adecuada, con requisitos y niveles de acceso asignados ycontrolados por el responsable del rea.

Monitorear el comportamiento de las fuentes donde se elabora y se recepcin la informa-cin, mediante el cambio de claves por retiro o traslado del funcionario.

Establecer horarios de trabajo en reas sensibles. Sacar backups y contar con lugares seguros para archivarlos. Determinar niveles de acceso de acuerdo a clasificacin y de autoridad. Disponer de software debidamente licenciado. Restringir el acceso a la informacin de archivos fsicos o electrnicos a los estrictamente

necesarios. Tener definidos los procesos para recuperacin o procedimiento de backup. Definir e identificar la informacin, para controlar su integridad, confidencialidad y dispo-

nibilidad.

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La informacin, un factor estratgico


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LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

1. SEGURIDAD INFORMACIN TELEFONICA O TELECOMUNS NO OBS

1. Se han realizado capacitaciones de concientizacin, sobre el uso de losmedios de comunicacin al personal de la empresa?

2. Se contempla dentro de los procedimientos internos qu aspectos sepueden transmitir a travs de estos medios?

3. Los medios con que cuenta la empresa como son la planta y strip telef-nico, tienen adecuada seguridad y se encuentran en sitio seguro?

4. Se ha realizado verificacin de las lneas de telfonos con el fin de de-tectar interferencias?

5. Existe procedimiento para la verificacin y mantenimiento de las lneastelefnicas con su correspondiente registro?

6. Existe persona o entidad responsable del control y mantenimiento?7. Las lneas privadas tienen identificador de llamadas?8. Se tiene procedimiento para el registro de llamadas sospechosas?9. Se lleva registro de llamadas sospechosas?

ANOTACIONES:


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Fecha:

2. SEGURIDAD DE DOCUMENTOSS NO OBS

1. Se tiene determinado procedimientos para el manejo de documenta-cin confidencial?

2. Se puede detectar la trazabilidad de los documentos entre las diferen-tes reas que integran la entidad?

3. Est definido quin elabora el documento, quin lo recibe y hasta quenivel debe ser conocido?

4. La persona encargada de la seguridad realiza controles y recomenda-

ciones, para reforzar la seguridad de documentos?5. Se han realizado programas de concientizacin y de educacin en elmanejo de la documentacin?

6. Cuando se presenta prdida de documentos, se puede detectar quinlo elabor, cuntas copias se hicieron y quines lo debieron recibir?

7. Se lleva un control sobre la fotocopiadora?8. Se mantienen documentos con informacin sensible colocados sin se-

guridad sobre los escritorios de los funcionarios?9. Los archivadores con informacin sensible se mantienen con la debida

seguridad?10. Las personas que tienen bajo su responsabilidad cargos sensibles, fir-

maron compromiso sobre manejo de documentacin confidencial y suprohibicin de ser divulgada?

11. Los documentos con informacin sensible tienen impresa numeracinconsecutiva?

12. Se tiene control sobre la documentacin enviada y recibida por los men-sajeros?

13. La documentacin sensible para la empresa se archiva con la debidaseguridad?

14. Hay o existe persona designada para organizar y controlar el archivogeneral?15. Existen procedimientos para la organizacin y consulta de documentos

de archivo?16. Se tienen procedimientos para destruccin e incineracin de documentos?

ANOTACIONES:

La informacin, un factor estratgico


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Fecha:

3. SEGURIDAD MANEJO INFORMACION SISTEMATIZADS NO OBS

1. El rea de sistemas es restringida y cuenta con medidas de seguridad?2. Se tiene control de accesos que registre trazabilidad para el ingreso y

salida en el rea de sistemas?3. Existen procedimientos para la realizacin de backup de la informacin?4. Existen protocolos para asignacin de claves de acceso y niveles de

autoridad en servidores y redes de informacin sistematizada de la em-presa?

5. La persona a cargo de los sistemas, tiene control sobre el mantenimien-to de los equipos, asignacin y cambio de claves?6. Los accesos a Internet estn restringidos o controlados?

7. Se realiza seguimiento a los equipos sobre el uso de los correos internos?8. El manejo de la informacin contable y financiera, permite la alteracin

o modificacin de datos despus de ser grabados?

ANOTACIONES:


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77777 a los clientesy proveedoresConocer Conocer a fondo a los clientes y los proveedores de la empresaes una prctica que ayuda a blindar los negocios de lafloricultura contra los embates del contrabando, el narcotrficoo el lavado de activos, que acarrean grandes sanciones y per-juicios econmicos a las empresas del sector.

Proveedores tales como los de insumos para las exportaciones,donde se imprime el logotipo de la empresa, o de servicios demantenimiento de computadores, donde se procesa informa-

cin vital para el negocio deben ser visitados, e investigadossus antecedentes y su trayectoria. De la misma manera es pre-ciso conocer muy bien a los clientes nacionales e internacio-nales, tanto por razones financieras como para evitar serinvolucrados en operaciones ilcitas.

Una cuidadosa seleccin y un monitoreo atento de proveedores y clientes fortalece los estndaresde seguridad de la empresa y ayuda a establecer una clara trazabilidad del producto. De lamisma manera, hacer equipo con clientes y proveedores genera sinergias importantes en mate-ria de seguridad y confiabilidad de la operacin de la empresa.


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Establecer un proceso documentado de seleccin de clientes y proveedores. Mantener un registro actualizado de los clientes y proveedores que facilite la verificaci

los mismos. Se anexa formato para el registro de clientes y proveedores. Practicar visitas a los clientes y proveedores que incidan en la seguridad, con el fin de v

car sus sistemas de seguridad y establecer acuerdos escritos que contengan responsabides sobre entregas, manejo de la materia prima, sobrantes e insumos.

Consultar previamente la lista Clinton ( www.treas.gov ), antes de establecer relacioncomerciales con un cliente o proveedor sospechoso o desconocido.

LISTAS DE CHEQUEO

Fecha:

SELECCIN DE CLIENTES Y PROVEEDORESS NO OBS

1. Existe un proceso documentado para la seleccin de clientes y provee-dores?

2. Se realiza visita a las instalaciones de los clientes y proveedores dejan-do constancia por escrito?

3. Se solicitan los documentos necesarios a los clientes y proveedorescon el objeto de verificar sus antecedentes comerciales, etc.?

4. Se consulta la lista clinton en la verificacin de referencias de clientes yproveedores?

5. Se establecen por escrito acuerdos y responsabilidades en seguridadque se han pactado con los clientes y proveedores?

ANOTACIONES:


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88888 el mercado de flornacionalControlar Los mercados clandestinos de flor nacional, adems de constituiruna competencia desleal para el sector, atentan contra los interesesde los exportadores y contra la buena imagen de las empresas legal-mente constituidas.

Desarrollar y mantener controles claros, con normas y procedimientosespecficos para la disposicin de la flor nacional, contribuye a minimi-zar el desvo de la flor de exportacin y con ello reduce el crecimientode mercados fraudulentos y de prdidas para las empresas del sector.

Por ello es conveniente ejercer un cuidadoso control a elementos de proteccin y empaque delproducto, tales como cajas y capuchones, pues si los delincuentes disponen de ellos podrnhacer exportaciones ficticias o contaminadas, o vender en el exterior flor de inferior calidad conel nombre de la empresa.


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En instalaciones Segregar el sitio de acopio de flor nacional en un lugar diferente y distante al de flo

exportacin. Almacenar la flor nacional en recinto cerrado construido en materiales que brinden seg

dad fsica. Realizar preferiblemente en la portera del cultivo la entrega de flor nacional.

En procedimientos

Establecer que la transaccin se haga mediante contrato escrito, el cual debe estipular csulas con el compromiso que su destino final sea el comercio nacional, respaldado por p

de cumplimiento. No utilizar para el empaque de flor nacional cajas, capuchones, lminas de plsticos y gn otro insumo utilizado para el producto de exportacin.

Efectuar eficiente control para evitar que la flor de exportacin sea catalogada como nacional, estableciendo indicadores propios para clasificarla.

Modificar caractersticas fsicas de la flor nacional, para evitar que se confunda con floexportacin, por ejemplo en las rosas reducir su tallo a 30 cm. de largo.

Establecer horarios para la entrega de flor nacional que no interfieran con los despachoexportacin.

No permitir que ingresen al cultivo vehculos a recoger flor nacional, (medida fitosanita Establecer responsabilidades en los procedimientos para el manejo de la flor nacional. Estudiar estrategias para llegar en un futuro a NO comercializar la flor nacional, destin

dola a compostage u otros aprovechamientos tcnicos.

En personal

Realizar peridicamente seguimiento al personal encargado de flor nacional para establlealtad y confiabilidad.

Fijar un lmite semanal mximo para la venta de flor nacional a cada empleado del cult No tolerar que los empleados del cultivo establezcan vnculos o intereses con los clie

que compran la flor nacional, ni permitir que reciban obsequios o ddivas por el cummiento de sus funciones.

En clientes

Establecer un diligente proceso de seleccin de clientes de flor nacional teniendo comoel capitulo de seleccin de clientes y proveedores.

Preferiblemente comercializar la flor nacional con un solo cliente que no figure coexportador en Cmara de Comercio.

Realizar espordicas visitas de verificacin a los compradores de flor nacional dejando tancia por escrito.


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En documentacin

Establecer que el pago por venta de flor nacional se haga mediante consignacin en cuentabancaria del cultivo, constatando oportunamente la transaccin.

Establecer trazabilidad en el procedimiento de venta de flor nacional, que facilite el cruce delos datos con los de produccin y exportacin.

Llevar facturacin con numeracin consecutiva de la venta de flor nacional.

GuíaSeguridad Flores

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