Guias Sierra, Sierra Adquisiciones v1

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0 22 octubre 2013 Índice Adquisiciones en Sierra……………………………………………………………………………………………..1 Consulta del Catálogo……………………………………………………………………………………………….3 Crear o modificar un registro bibliográfico……………………………………………………………………….. 10 Crear o modificar un registro de pedido………………………………………………………………………….. 13 Recepción de documentos…………………………………………………………………………………………16 Crear o modificar un registro de ejemplar………………………………………………………………………...17 Cancelación y reclamación de pedidos…….……………………………………………………………………..19 Cerrar un registro y salir de Sierra…………………………………………………………………………………20 Modificar el aspecto de la pantalla (tipo de letra, tamaño, color…)……………………………………………20 Crear listas en Sierra………………………………………………………………………………………………..21 Consulta de navegación en Sierra…………………………………………………………………………………22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Servicios Centrales Sección de SIGB GUIAS SIERRA: Sierra Adquisiciones SA- versión 1

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22 octubre 2013

Índice

Adquisiciones en Sierra……………………………………………………………………………………………..1

Consulta del Catálogo……………………………………………………………………………………………….3

Crear o modificar un registro bibliográfico………………………………………………………………………..10

Crear o modificar un registro de pedido…………………………………………………………………………..13

Recepción de documentos…………………………………………………………………………………………16

Crear o modificar un registro de ejemplar………………………………………………………………………...17

Cancelación y reclamación de pedidos…….……………………………………………………………………..19

Cerrar un registro y salir de Sierra…………………………………………………………………………………20

Modificar el aspecto de la pantalla (tipo de letra, tamaño, color…)……………………………………………20

Crear listas en Sierra………………………………………………………………………………………………..21

Consulta de navegación en Sierra…………………………………………………………………………………22

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Servicios Centrales Sección de SIGB

GUIAS SIERRA:

Sierra Adquisiciones

SA- versión 1

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Sierra

En Sierra existen las mismas funcionalidades que en Millennium, para el usuario final sólo supone un cambio de

interfaz. El objetivo de esta guía es ayudar al personal de la Biblioteca a localizar las funciones de Millennium en

Sierra.

Para ver cómo se realizan los procedimientos debe consultar el Manual de Adquisiciones en el apartado Sistema

Millennium-Módulo de Adquisiciones:

http://intrabus.us.es/procesos_tecnicos/adquisiciones/compra/common/pdf/manual_adquisiciones.pdf

Y también la información existente en el apartado procesos técnicos-adquisiciones:

http://intrabus.us.es/procesos_tecnicos/adquisiciones/index-ides-idweb.html

Para acceder a Sierra tiene que pulsar sobre el icono de Sierra de su escritorio:

Se mostrará la siguiente pantalla:

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En esta pantalla tiene que introducir su login de Sierra. En Sierra hay un cliente unificado para todos los módulos. Con

un solo login podrá acceder a todos los módulos con los que usted usualmente trabaje. Su login es igual a sus antiguas

iniciales de Millennium. Por ejemplo: si sus iniciales en Millennium eran jfg, el nuevo login que debe introducir en

Sierra es jfg. Su contraseña también es la misma.

Si no quiere introducir su login cada vez que tenga que acceder a Sierra puede marcar la casilla “Remember me on

this computer”.

Después de acceder despliegue el menú Función y observará que aparecen los distintos módulos con los que usted

suele trabajar. En el caso de este usuario son: catalogación, media, adquisiciones y seriadas.

En esta guía nos centraremos en Sierra Adquisiciones. Para trabajar con las distintas funciones de adquisiciones sólo

tiene que ir seleccionándolas en el desplegable (se explicarán las funciones más importantes).

Las funciones básicas de adquisiciones se encuentran en las opciones:

Realizar pedidos

Buscar, crear y modificar registro bibliográficos, pedidos y ejemplares.

Reclamar y cancelar pedidos

Recibir

Recibir un ejemplar

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Recomendado

Procesar los títulos recomendados o desideratas de los usuarios realizadas a través del catálogo Fama

Selectores

Acceder a los usuarios de la Biblioteca que tiene la función de selectores, dentro de la función Recomendar

Fondos

Mantener la tabla de códigos de fondos de la Biblioteca y ver su estado financiero

Proveedores

Mantener la tabla de códigos de los proveedores de la Biblioteca

Crear listas

Crear y mantener ficheros de revisión

Consulta del catálogo

En primer lugar debemos comprobar que el libro solicitado se encuentra en nuestro catálogo y detectar otros

ejemplares que pudiera haber u otros pedidos en tramitación. Para acceder al catálogo seccione en el menú Función,

que se muestra en la imagen superior “Realizar pedidos”. También puede consultar el catálogo desde la función

Catálogo dentro de Catalogación. En ambos casos las opciones que se muestran son las mismas.

Una vez seleccione una de estas opciones todas las funciones del catálogo estarán disponibles de inmediato.

Desplegando el menú de título aparecen el resto de índices de consulta al catálogo (título, autor, etc.):

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Para limitar la búsqueda pulse el signo “+” que hay al lado del botón “Buscar”:

Puede ser que el registro bibliográfico no se encuentre en nuestra base de datos, en este caso intentaremos buscarlo

en otros catálogos a través del z39.50. Para realizar la búsqueda en otros catálogos, seleccione “Remoto” en el último

desplegable del menú de búsqueda:

Se abrirá una pantalla con los servidores remotos que puede seleccionar:

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Para realizar una búsqueda, ya sea local o remota, hay que introducir el término o términos de búsqueda y darle al

botón Buscar

Sierra mostrará una pantalla de resultados similar a ésta:

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Observará que la visualización es muy similar a la del catálogo Fama+; a la izquierda de la pantalla aparecen las

facetas (idioma, formato, ubicación…), en la columna formato el tipo de material, en la columna sumario puede

visualizar información sobre el tipo de registros asociados al bibliográfico (ejemplares, pedidos, etc.)

En Sierra aparece un nuevo botón: el botón Información , posicionando el cursor sobre él se puede visualizar

información más amplia del registro:

Los botones de Función aparecen en Sierra en la parte superior derecha de la pantalla.

En Sierra tienen un nuevo diseño:

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Para entrar en el registro bibliográfico, en primer lugar seleccione el registro con el cursor y después siga uno de estos

procedimientos: cliquee nuevamente sobre él, pulse el botón Seleccionar o pulse el botón Sumario (cualquiera de las

tres opciones le llevará al registro).

Al visualizar el registro completo comprobará que las pestañas del registro aparecen en Sierra en posición vertical.

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Para acceder al registro en formato MARC seleccione el botón Ver registro .

Sierra mostrará el registro en formato MARC

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Para acceder al registro de ejemplar seleccione el registro bibliográfico cuyo ejemplar quiere visualizar, y cliquee dos

veces sobre el registro de ejemplar o posicione el cursor sobre el registro y pulse el botón Seleccionar del lado

superior derecho de la pantalla

Sierra mostrará toda la codificación del registro de ejemplar:

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Crear o modificar un registro bibliográfico

Para crear un registro bibliográfico hay tres maneras:

Fichero -> Registro nuevo -> Registro bibliográfico

Pulsando la combinación de teclas Ctrl-N

Pulsando el botón: que aparece en las teclas de función de la parte superior derecha de la pantalla

Se mostrará una pantalla para elegir la plantilla que vamos a utilizar y luego se mostrará una pantalla similar a ésta con

los campos vacios que tiene que rellenar para crear un nuevo registro:

Para insertar campos hay 3 maneras:

Botón de insertar campo (o pulsando la combinación de teclas Ctrl-I)

Modificar -> Insertar campo

Ir al principio de un campo (insertar letra de grupo de campo, etiqueta, etc.)

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Para modificar un registro bibliográfico ya creado busque el registro en la base de datos de Sierra cliquee dos

veces sobre él o posicione el cursor sobre el registro y pulse el botón Modificar del lado superior

derecho de la pantalla, también puede utilizar la siguiente combinación de teclas ctrl+Mayúsculas-E

E

Sierra mostrará el registro en formato MARC para que pueda realizarle las modificaciones necesarias:

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Para visualizar el registro bibliográfico “creado o modificado” en el catálogo de la Biblioteca hay que ir en la barra de

herramientas a Ver →Pantalla OPAC

Sierra mostrará el registro en el catálogo Fama:

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Crear o modificar un registro de pedido

El registro bibliográfico al que va a añadir el pedido puede ser que ya esté en la base de datos, que pueda capturarlo

en el catálogo de otra biblioteca a través del z39.50 o, en último caso, que tenga que crearlo. Para realizar cualquiera

de estos procedimientos guíese por los pasos descritos en los apartados anteriores.

Una vez que el registro bibliográfico al que quiere añadir el registro de pedido ya esté en la base de datos de Sierra,

búsquelo en la base de datos y selecciónelo

Si el registro bibliográfico no tiene asociado ningún pedido despliegue el menú Ver y seleccione o Pedido

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Se le abrirá la siguiente pantalla, seleccione el botón Asociar Nuevo/a Pedido

Sierra mostrará la pantalla para seleccionar la plantilla del pedido y el nuevo pedido con los campos vacíos para

rellenar, sería una pantalla similar a esta:

Si lo que quiere es modificar un registro de pedido ya existente, busqué en la base de datos el registro bibliográfico

que tiene ese pedido asociado. Para entrar en el registro bibliográfico, en primer lugar seleccione el registro con el

cursor y después siga uno de estos procedimientos: cliquee nuevamente sobre él, pulse el botón Seleccionar o pulse

el botón Sumario (cualquiera de las tres opciones le llevará al registro bibliográfico).

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Si el registro tiene un solo pedido asociado Sierra abrirá una pantalla con el registro de pedido abierto, pulse sobre el

botón Modificar para modificar el registro de pedido:

Si el registro bibliográfico que hemos seleccionado tiene asociados varios pedidos, Sierra mostrará una pantalla

donde podrá ver todos los pedidos asociados. Para entrar en el registro de pedido que quiere modificar cliquee dos

veces sobre él o posicione el cursor sobre el registro y pulse el botón Seleccionar del lado superior derecho de la

pantalla:

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Recepción de documentos

Seleccione la opción Recibir del menú Función del lado superior derecho de la pantalla. Sierra mostrará la siguiente

pantalla, seleccione la pestaña Recibir e introduzca los datos del documento que quiere recibir.

Una vez pongamos la fecha de recepción y le demos a recibir Sierra mostrará el registro de ejemplar vacio para que

vayamos introduciendo los campos del registro de ejemplar.

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Creación o modificación de un registro de ejemplar

Para crear un registro de ejemplar nuevo busque en la base de datos el registro bibliográfico al que quiere añadir el

ejemplar. Después entre en el registro bibliográfico (recuerde: en primer lugar seleccione el registro con el cursor y

después siga uno de estos procedimientos: cliquee nuevamente sobre él, pulse el botón Seleccionar o pulse el botón

Sumario).

Una vez en el registro bibliográfico despliegue el menú Ver y seleccione i EJEMPLAR:

Sierra abrirá la pantalla para que seleccione la plantilla y seguidamente mostrará el registro de ejemplar vacio para que

proceda a crear el ejemplar.

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Para modificar un registro de ejemplar ya creado seleccione el registro bibliográfico cuyo ejemplar quiere modificar

y cliquee dos veces sobre el registro de ejemplar o posicione el cursor sobre el registro y pulse el botón Seleccionar

del lado superior derecho de la pantalla

Sierra mostrará toda la codificación del registro de ejemplar. Para modificarlo dele al botón Modificar que se muestra

en la parte superior del registro de ejemplar

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Cancelación y reclamación de pedidos

Seleccione en el menú Función del lado superior derecho de la pantalla la opción Realizar pedidos y busque el registro

bibliográfico cuyo pedido quiere cancelar o reclamar. Para entrar en el registro bibliográfico, en primer lugar seleccione

el registro con el cursor y después siga uno de estos procedimientos: cliquee nuevamente sobre él, pulse el botón

Seleccionar o pulse el botón Sumario (cualquiera de las tres opciones le llevará al registro bibliográfico).

Se abrirá el registro de pedido que quiere reclamar/cancelar, pulse sobre el botón modificar y despliegue en el menú

de opciones superior de la pantalla Herramientas-Función-Reclamar/Cancelar y proceda.

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Cerrar un registro y salir de Sierra

Para cerrar un registro puede seleccionar una de estas dos opciones:

Botón (o presionando la combinación de teclas Alt-Q)

Fichero -> Cerrar

Para cerrar Sierra puede seleccionar una de estas dos opciones:

Fichero -> Salir

Botón

Modificar el aspecto de la pantalla

Las opciones para modificar el aspecto de la pantalla (color, fuente, tamaño de la fuente, visualización de campos…)

le aparecerán cuando esté modificando o creando cualquier tipo de registro de la base de datos (bibliográfico,

ejemplar, pedidos, fondos…).

Una vez dentro del registro en cuestión pulse el botón derecho del ratón y seleccione en el menú que aparece

Preferencias

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En preferencias también podrá seleccionar si el registro se muestra con etiquetas MARC o con literales, si se muestran

las etiquetas de grupo de campo o no, etc.

Crear listas en Sierra

Para trabajar con Crear Listas, seleccione Crear Listas en el menú Función, se le mostrarán las mismas opciones que

en Millennium (para trabajar con crear listas se requiere autorización especial):

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Las instrucciones para trabajar con Crear Listas puede encontrarlas en la intranet de la Biblioteca en el apartado en el

apartado Sistema Millennium-Ficheros de Revisión (http://intrabus.us.es/sistema_millenium/ficheros_revision-ides-

idweb.html)

Consulta de navegación de Sierra

Sierra ofrece una nueva función para el catálogo a la que han denominado “Consulta de navegación” para evitar que

se confunda con “Consulta avanzada” (para utilizar “Consulta de Navegación” se requiere tener autorización para crear

listas). Para acceder a ella seleccione catálogo en el menú Función:

Seleccione luego en el menú de herramientas: herramientas →Consulta de navegación. Se le abrirá una pantalla igual

a la que se muestra en crear listas

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Por ejemplo buscamos registros bibliográficos de la Biblioteca de Humanidades que tengan también pedidos con

ubicación biblioteca de Humanidades y le damos al botón Buscar

Sierra muestra en la pantalla de resultados sólo ese subconjunto de registros que hemos seleccionado:

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La diferencia entre usar crear listas o consulta de navegación es que la función crear listas se realiza sobre ficheros de

revisión y su fin es utilizar después esos ficheros para realizar actualizaciones globales, rápidas, crear ficheros RSS,

mostrar información en el OPAC, etc.…

La consulta de navegación nos sirve para realizar subconjuntos en la base de datos a través de las posibilidades de los

ficheros de revisión y visualizar sólo ese subconjunto de registros en el catálogo. La visualización es mucho más

amigable que la que nos ofrece el resultado de una búsqueda por ficheros de revisión y facilita las funciones de

catalogación y mantenimiento del catálogo.