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OFICIALIA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, DE PROCEDIMIENTOS Y PARA EMITIR DOCUMENTOS NORMATIVOS

FEBRERO, 2010

Versión actualizada el día 17 de febrero de 2010

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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ESPECIFICOS

FEBRERO, 2010


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Í N D I C E PÁGINA INTRODUCCIÓN

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1. OBJETIVO DE LA GUÍA TÉCNICA

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2. ALCANCE

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3. LINEAMIENTOS GENERALES

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4. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICOS

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5. LINEAMIENTOS PARA SU PRESENTACIÓN

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

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FORMATO: ANEXOS

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INTRODUCCIÓN La elaboración de los instrumentos técnico-administrativos es una actividad necesaria para el fortalecimiento del esquema orgánico-funcional de las unidades administrativas, de tal manera que los diferentes niveles jerárquicos garanticen la congruencia de sus acciones, eviten duplicidad en las funciones que desempeñan y faciliten la prestación de los servicios de asistencia social con la calidad y eficiencia requeridas. Es facultad de la Oficialía Mayor conducir los planes para dar continuidad al proceso de actualización y/o elaboración de los manuales administrativos de las áreas que integran el Organismo, en cumplimiento a las atribuciones que el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia le confiere. De manera específica, el Artículo 19 Fracción IX del Estatuto Orgánico señala que la actualización de este ordenamiento, de los manuales de organización, de procedimientos y de operación, así como la coordinación para implantarlos recae en la Oficialía Mayor, función que es atendida a través de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, la cual tiene las siguientes atribuciones:

− Elaborar el Manual de Organización, documentar los cambios de la organización interna, así como actualizar el Estatuto Orgánico, manuales de organización y de procedimientos del Organismo, y coordinar su implantación; (Artículo 33 Fracción XIII del Estatuto Orgánico).

− Establecer las normas y guías técnicas para el desarrollo de trabajos de

organización y sistemas administrativos, por parte de las áreas que integran el Organismo y llevar un control y registro de los mismos; (Artículo 33 Fracción XIV del Estatuto Orgánico).

Por lo anterior, y a efecto de orientar a las áreas del Sistema, se elaboró el presente documento considerando la metodología de la organización general, con el objeto de proporcionar los elementos básicos que deberán tomar en cuenta las unidades administrativas en la integración y presentación de sus manuales. El documento se integra con cinco capítulos: el primero, hace referencia al objetivo de la presente Guía; el segundo menciona el alcance del documento; el tercero, establece los lineamientos generales a que se apegarán las unidades administrativas en la elaboración de sus manuales de organización; el cuarto, contiene el desarrollo metodológico de los elementos que conforman el manual y el quinto, señala los lineamientos que deberán cumplir para su presentación. La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, será el área encargada de ofrecer la asesoría técnica en esta materia a las áreas del Sistema, a través de la Subdirección de Planeación y Organización.

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1. OBJETIVO DE LA GUIA TÉCNICA

Establecer la Metodología para la Formulación de los Manuales de Organización Específicos, con el fin de que las diferentes áreas que integran el Sistema Nacional DIF, responsables de su elaboración, cuenten con una Guía Normativa que permita desarrollarlos en forma homogénea.

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2. ALCANCE La presente metodología es aplicable y de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas del organismo en cumplimiento a las funciones que le son inherentes, relativas a la elaboración y permanente actualización de los Manuales de Organización Específicos, de las áreas de su competencia.

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3. LINEAMIENTOS GENERALES La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, es el área responsable de actualizar la Guía Técnica, así mismo le corresponde proporcionar asesoría y apoyo técnico para la elaboración de los manuales de organización específicos. Es responsabilidad de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto actualizar e integrar el Manual General de Organización del Organismo, y coordinar su implantación. La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, tiene la responsabilidad de difundir a las diferentes áreas del Sistema, el sitio de Internet, IntraDIF, Normateca, donde se encuentra publicada la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización. El manual de organización específico debe apegarse estrictamente a la estructura organizacional actualizada y vigente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y por la Secretaría de la Función Publica. Será responsabilidad de las áreas que integran la estructura del Organismo, la elaboración de sus Manuales de Organización y deberán hacer revisiones a los mismos, en forma anual, para determinar en su caso los cambios a que haya lugar. Cuando por requerimientos de trabajo se hagan modificaciones estructurales o de operación, deberán actualizarse los manuales correspondientes en forma inmediata, y remitirlos a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para su revisión y Vo. Bo. del COMERI. Para la elaboración o actualización de Manuales de Organización, se podrá solicitar asesoría de la Subdirección de Planeación y Organización, dependiente de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. Los Manuales de Organización que sean enviados para revisión a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, deberán remitirse mediante oficio firmado por el Director General respectivo con la aprobación de su superior jerárquico, y reunir todos los requisitos de forma y fondo señalados en este documento, el cual está alineado a lo dispuesto por la Secretaría de Salud. Para la elaboración del Manual de Organización Específico se deberá tomar en cuenta los siguientes lineamientos generales: - El contenido del manual debe abarcar todas las áreas que contiene la estructura,

hasta el nivel de Jefe de Departamento. - La difusión de los Manuales de Organización se llevará a cabo una vez que sean

validados y autorizados por las autoridades correspondientes. Las áreas que integran el Sistema Nacional DIF, deberán cumplir con la metodología señalada en este documento, para la elaboración de sus manuales de organización específicos.

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La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto es la Unidad Facultada para la gestión de la autorización y registro de los manuales de organización específicos ante la Dirección de Programación y Organización. Finalizado este proceso, el cumplimiento de los ordenamientos jurídicos en la materia, es responsabilidad de la unidad administrativa. El Manual de Organización que cubre los lineamientos generales y específicos, lo valida técnicamente la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, por conducto de la Dirección de Programación y Organización, para someterlo a dictamen del COMERI. Es necesario que las unidades administrativas remitan un ejemplar del documento, así como su soporte magnético y el formato de Justificación Regulatoria. Será responsabilidad de la unidad administrativa emisora el difundir a través de medios impresos o electrónicos (disco flexible, CD, Internet), el Manual de Organización Específico una vez autorizado por el COMERI (para lo cual contará con las firmas de la Dirección General correspondiente, de la Titular del Organismo y en su caso autorización de la Junta de Gobierno. Es responsabilidad de cada unidad administrativa, mantener actualizado su manual de organización específico conforme a las modificaciones de la estructura orgánica que sean autorizadas y registradas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior deberá realizarse cuando se presente alguno de los casos que se describen a continuación: Crecimiento y reubicación de áreas: cuando se incrementa el número de unidades en cualquiera de sus áreas o cuando se efectúan cambios de adscripción en la estructura. Compactación de estructura: cuando se lleve a cabo racionalización en las estructuras orgánicas, es decir cuando se disminuyan el número de áreas que la integran. Cambio de denominación: cuando se lleven a cabo cambios en las denominaciones de los puestos y funciones de las áreas que conforman la estructura autorizada. Cambio de nivel jerárquico: para este caso es necesario replantear el marco funcional para el área que modifica su nivel jerárquico (ya sea por incremento o decremento). Modificaciones en atribuciones: cuando se modifiquen las atribuciones y se afecte por aumento, disminución o modificación de las atribuciones de la unidad administrativa.

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4. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN En la elaboración del Manual General de Organización y el Manual específico de cada Área, se deben tomar en cuenta elementos técnicos necesarios para que su contenido sea accesible de manera ágil y congruente con sus atribuciones. Estos elementos establecen de manera esquemática la información que integra el documento, por lo tanto, cada Manual deberá contar con lo siguiente:

I. PORTADA II. INDICE III. INTRODUCCIÓN IV. OBJETIVO DEL MANUAL V. ALCANCE DEL MANUAL VI. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN VII. RESEÑA DE LA INSTITUCIÓN O DEL ÁREA VIII. MARCO JURÍDICO IX. ATRIBUCIONES X. MISIÓN Y VISIÓN XI. ESTRUCTURA ORGANICA XII. ORGANOGRAMA XIII. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

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I. Portada Constituye la primera página impresa del Manual de Organización. El uso de una portada adecuada, con logotipo, el título del documento, denominación del área que lo emite, y fecha de su publicación, además de atribuirle el carácter oficial requerido, facilita su consulta.

Ejemplo:

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTO

FEBRERO, 2010 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 17 de febrero de 2010, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna.


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II. Índice Es la relación lógica y ordenada de los capítulos que integran el Manual de Organización. Se asignarán números romanos a cada capítulo empezando desde el Índice, atendiendo el orden en que deben aparecer en el documento, señalando con número arábigo la hoja en que se inicia el apartado. Acciones a desarrollar: − Señalar los capítulos que integrarán el Manual; − Utilizar numeración romana y letras mayúsculas en formato de “negrillas”, para los

capítulos y; − Numerar siempre en forma progresiva a partir de la primera hoja del Manual, sin

contabilizar la portada. Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

TÍTULO: REV: MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO:

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

2/17 FEBRERO

2010

ELABORÓ: APROBÓ VO.BO.: DIRECTOR GENERAL DE

PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

MTRO. RAUL R. ANAYA NÚÑEZ.

OFICIAL MAYOR LIC. OSCAR ALBERTO. MARGAIN

PITMAN-

COMERI

Í N D I C E

HOJA

I. INTRODUCCION 13

II. OBJETIVO DEL MANUAL 14

III. ALCANCE DEL MANUAL 15

IV. POLITICAS DE EJECUCIÓN 16

V. RESEÑA DEL ÁREA 18

VI. MARCO JURIDICO 20

VII. ATRIBUCIONES 22

VIII. MISION Y VISION 24

IX. ESTRUCTURA ORGANICA 26

X. ORGANOGRAMA 27

XI. DESCRIPCION DE FUNCIONES 30

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III. Introducción Indica la exposición de motivos y propósitos que dan origen a la elaboración del Manual de Organización, así como la explicación de su contenido en forma general, incluyendo información de su ámbito de competencia, así como de los alcances del mismo, enfocándolo al personal de la unidad para su consulta. Acciones a desarrollar: − Presentar los datos más relevantes, relacionados con la organización de la unidad

administrativa de que se trate. − Describir los principales pasos que se siguieron en la elaboración del Manual. Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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PAG: FECHA:

3/17 FEBRERO

2010

III. INTRODUCCIÓN En cumplimiento con el Programa de Modernización Administrativa que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia lleva a cabo y como respuesta a la necesidad de contar con un instrumento administrativo que contenga la Reseña del Área, Marco Jurídico, Atribuciones, Estructura Orgánica, Organograma y Descripción de Funciones, se elaboró el presente Manual de Organización, con el propósito de orientar e informar al personal sobre las funciones y estructura orgánica del mismo. Asimismo, este manual pretende delimitar las responsabilidades y el ámbito de competencia de las distintas áreas que integran su estructura, y a su vez servir de apoyo para la capacitación del personal que ya labora en la unidad administrativa, así como para el de nuevo ingreso.

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IV. Objetivo del Manual En este apartado deberá plasmarse el propósito final que se persigue con la aplicación del manual. La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en acción; que sea medible, señalar el qué y para qué servirá el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.

Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIATÍTULO: REV:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO: DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

4/17 FEBRERO

2010

IV. Objetivo del Manual Orientar al personal sobre los objetivos, funciones y estructura orgánica del área y delimitar las responsabilidades, así como el ámbito de competencia de las distintas áreas que integran su estructura y, a su vez, servir de apoyo para la capacitación del personal que ya labora en la unidad administrativa, así como para el de nuevo ingreso, ya sean servidores públicos de otras dependencias y entidades y público en general.

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V. Alcance del Manual En este apartado se deberá definir a que áreas o procesos del Sistema Nacional DIF aplica el Manual que se va a desarrollar.

Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA TÍTULO: REV:



PAG: FECHA:

5/17 FEBRERO2010

V. Alcance del Manual Aplica para la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Dirección de Programación, Organización y la Subdirección de Planeación y Organización.

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VI. Políticas de Ejecución En este apartado se deben plasmar en forma enunciativa todos aquellos elementos que describen la responsabilidad o autoridad para ejecutar los lineamientos del presente Manual, ya que estas regulan su operación.

Ejemplo: SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA



PAG: FECHA:

6/17 FEBRERO2010

VI. Políticas de Ejecución

Las unidades administrativas deberán contar con un Manual de Organización Específico para el desempeño organizacional.

El personal en general se orientará sobre la organización de la Institución mediante el Manual de Organización Específico.

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VII. Reseña del Área Descripción narrativa y cronológica de los aspectos sobresalientes de la evolución de la Unidad Administrativa, destacando las razones o causas que le dieron origen. Se sugiere iniciar con la fecha en que se creó y los antecedentes más relevantes de la Unidad Administrativa, continuando con las modificaciones sucesivas que ha tenido en cuanto a sus atribuciones, organización y funcionamiento, así como el relato de aquellos sucesos históricos que manifiesten su evolución y naturaleza social de la Unidad Administrativa que se esté tratando. Es importante señalar, que si ya se cuenta con el Manual de Organización Específico autorizado, para este apartado únicamente agregar o enriquecer lo más sobresaliente en el aspecto histórico sin realizar modificaciones a lo ya registrado. Para el Manual General de Organización se deberá incorporar una reseña de la Institución. Acciones a desarrollar: − Indicar el nombre del instrumento jurídico-administrativo que crea la unidad

administrativa y su fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación; del manual vigente.

− Narrar en orden cronológico, los factores y elementos sobresalientes sobre su

desarrollo histórico; − Redactar en forma clara y concreta los antecedentes. Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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PAG: FECHA:

7/17 FEBRERO2010

VII. Reseña del Área El actual Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia -DIF-, como organismo público encargado de instrumentar, aplicar y dar dimensión plena a las políticas públicas en el ámbito de la Asistencia Social, tiene su origen y es heredero de instituciones y programas que en su momento y con otras identidades, constituyeron valiosas respuestas ante las situaciones de desventaja social que han afrontado muchos mexicanos.

Su primer antecedente formal es el Programa Gota de Leche que en 1929 aglutinaba a un sector de mujeres mexicanas, quienes se encargaban de proporcionar este alimento a niñas y niños de la periferia de la Ciudad de México. Ello dio origen a la creación de la Asociación Nacional de Protección a la Infancia, que reorganizó a la Lotería Nacional precisamente para apoyar a la beneficencia Pública, encargada desde entonces de sustentar acciones de este tipo.

Posteriormente a partir de 1943, al crearse la Secretaría de Salubridad y Asistencia, fusionando las actividades de la entonces Secretaría de Asistencia Pública con las del Departamento de Salubridad, se integró la Subsecretaría de Asistencia Pública, la que compartía con la de Salubridad, las funciones de atención a los grupos sociales más desprotegidos y vulnerables; es entonces cuando se da relevancia al concepto de la asistencia social.

El 31 de enero de 1961, tomando como fundamento los Desayunos Escolares, se crea por Decreto Presidencial, el organismo descentralizado Instituto Nacional de Protección a la Infancia -INPI-, que generó una actitud social de gran simpatía y apoyo hacia la niñez.

Con posterioridad, el 15 de julio de 1968 es creado también por decreto Presidencial, la Institución Mexicana de Asistencia a la Niñez -IMAN- orientando a la atención de niñas y niños huérfanos abandonados, desvalidos, discapacitados o con ciertas enfermedades.

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VIII. Marco Jurídico Es el conjunto de disposiciones legales que enmarcan y regulan directamente el desarrollo de las actividades de la unidad administrativa. Se sugiere que para su elaboración se enuncien los nombres de los ordenamientos jurídico-administrativos en vigor en el siguiente orden jerárquico: − Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; − Tratados Internacionales − Leyes, Códigos y convenios Internacionales; − Reglamentos; − Decretos; − Acuerdos Presidenciales; − Acuerdos Secretariales; − Normas Oficiales Mexicanas; − Oficios Circulares; y − Convenios; − Otros. En cada ordenamiento se seguirá un orden cronológico; esto es atendiendo la fecha de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. Es importante señalar que el Marco Jurídico debe contener los aspectos indicados por la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional. Acciones a desarrollar: − Jerarquizar y ordenar cronológicamente las disposiciones jurídicas a considerar,

según corresponda; − Indicar el nombre completo de estas disposiciones y la fecha de su primera

publicación en el Diario Oficial de la Federación, así como la última modificación, la cual se anotará con número arábigo el día y el año y con número romano el mes;

− Cuando la referencia solo implique una parte del instrumento jurídico, especificar el(los) título(s), capítulo(s), artículo(s) y fracción(es) que correspondan.

Para una mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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PAG: FECHA:

8/17 FEBRERO2010

VIII. Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Diario Oficial de la Federación del 5 de febrero de 1917). La asistencia social tiene su origen legal en el Artículo 4º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que establece en su párrafo tercero: “Toda persona tiene derecho a la protección de la salud. La ley definirá las bases y modalidades para el acceso a los servicios de salud y establecerá la concurrencia de la Federación y las entidades federativas en materia de salubridad general, conforme a lo que dispone la fracción XVI del Artículo 73 de esta Constitución.” Artículo 73 Fracción XVI. “1ª.- El Consejo de Salubridad General dependerá directamente del Presidente de la República, sin intervención de ninguna Secretaría de Estado, y sus disposiciones generales serán obligatorias en el país”... Ley General de Salud (Diario Oficial de la Federación del 27 de abril de 2010). Artículo 2º El derecho a la protección de la salud, tiene las siguientes finalidades:

I. El bienestar físico y mental del hombre, para contribuir al ejercicio pleno de sus capacidades; II. La prolongación y el mejoramiento de la calidad de la vida humana;

III. La protección y el acrecentamiento de los valores que coadyuven a la creación, conservación y disfrute de condiciones de salud que contribuyan al desarrollo social.

IV. La extensión de actitudes solidarias y responsables de la población en la preservación, mejoramiento y restauración de la salud;

V. El disfrute de servicios de salud y asistencia social que satisfagan eficaz y oportunamente las necesidades de la población;

VI. El conocimiento para el adecuado aprovechamiento y utilización de los servicios de salud, y VII. El desarrollo de la enseñanza y la investigación científica y tecnológica para la salud.

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IX. Atribuciones Se debe asentar la trascripción textual de las facultades otorgadas a la Unidad Administrativa, a través del instrumento jurídico correspondiente, como las que se establecen en el Estatuto Orgánico vigente en el momento de la autorización del Manual respectivo. Acciones a desarrollar: − Indicar el nombre del ordenamiento jurídico que confiere las atribuciones y la fecha de

publicación en el Diario Oficial de la Federación; − Verificar la vigencia del ordenamiento jurídico, haciendo referencia al artículo donde se

consignan las atribuciones conferidas; − Señalar el título del ordenamiento, artículo y fracción correspondiente y transcriba el

texto íntegro de las atribuciones de la unidad administrativa. Para una mejor comprensión se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO: LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,


PAG: FECHA:

9/17 FEBRERO2010

IX. Atribuciones Estatuto Orgánico (Diario Oficial de la Federación del 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de agosto de 2007, 23 de enero y 27 de mayo de 2008 ARTICULO 33. Corresponderán al Director General de Programación, Organización y Presupuesto las

siguientes facultades:

I. Establecer las políticas, normas y sistemas para la programación y presupuestación de las labores

del Organismo, relacionando objetivos, metas y recursos; II. Integrar el presupuesto anual del Organismo y administrar su ejercicio; III. Conocer el avance del ejercicio presupuestal del Organismo y establecer mecanismos para su

análisis, supervisión y evaluación; IV. Establecer la estructura programática - presupuestal y administrar el sistema de control de gestión

del Organismo y tramitar su registro ante las autoridades competentes; V. Participar con la coordinadora del sector en la elaboración del programa sectorial y coordinar lo

correspondiente en calidad de cabeza del subsector de asistencia social; VI. Elaborar el Programa Institucional Anual del Organismo y los informes de actividades que el Titular

del Organismo presente a la Junta de Gobierno y Dependencias Globalizadoras; VII. Integrar el informe trimestral sobre la operación y resultados del Organismo y de los Sistemas

Estatales para el Desarrollo Integral de la Familia, que presente el Titular del Organismo a la H. Junta de Gobierno;

VIII. Coordinar los proyectos y programas de modernización, simplificación, desconcentración y

desarrollo administrativo del Organismo;

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PAG: FECHA:

10/17 FEBRERO 2010

IX. Elaborar el Manual de Organización, documentar los cambios de la organización interna, así como

actualizar el Estatuto Orgánico, manuales de organización y de procedimientos del Organismo, y coordinar su implantación;

X. Establecer las normas y guías técnicas para el desarrollo de trabajos de organización y sistemas

administrativos, por parte de las áreas que integran el Organismo y llevar un control y registro de los mismos;

XI. Desarrollar y operar los sistemas automatizados de información del Organismo, así como

proporcionar los servicios de procesamiento electrónico de datos y de soporte técnico a las áreas del Organismo que lo requieran;

XII. Desarrollar, administrar y mantener actualizado el Sistema Nacional de Información del

Organismo; XIII. Operar el Sistema de contabilidad y formular los estados financieros del Organismo; XIV. Administrar los sistemas de planeación, operación, registro y control de los ingresos y egresos del

Organismo, así como los relativos a depósitos bancarios e inversiones; XV. Establecer las previsiones presupuestales y el control de los compromisos de pago del Organismo

y realizar su liquidación conforme a las disponibilidades presupuestarias existentes; XVI. Aplicar, en el ejercicio de sus atribuciones, los lineamientos y políticas dictadas por la Oficialía

Mayor; y XVII. Las demás que le confieran la Oficialía Mayor y las disposiciones legales aplicables.

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X. Misión y Visión del Área En este apartado se describe la planeación estratégica de la Organización, la misión, visión, valores, políticas generales (calidad, servicio), objetivos (estratégicos, de calidad, de servicio), Indicadores. Es recomendable incluir las estrategias para su obtención La Misión y Visión de las unidades administrativas son elementos determinados por la alta dirección.

Ejemplo:




PAG: FECHA:

11/17 FEBRERO2010

X. Misión y Visión MISIÓN: Administrar los procesos del sistema de recursos financieros y de la normatividad de Sistema Nacional DIF, así como la vinculación para la rendición de cuentas ante nuestra Globalizadora y Órgano de Gobierno. VISION: Ser el área experta en agilizar la administración del sistema de recursos financieros, innovar e impulsar la simplificación de la normatividad para el logro de la misión institucional.

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XI. Estructura Orgánica Es la disposición sistemática de las áreas que integran la Unidad Administrativa, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenada y codificada de tal forma que sea posible visualizar los niveles y sus relaciones de dependencia. Acciones a desarrollar: − Enunciar el área de mayor jerarquía, (Titular del Organismo, Oficialía Mayor,

Unidades, Dirección General, Centros de Dependencia Directa e Indirecta). La unidad administrativa se deberá representar con su respectivo Centro de Costo establecido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto; asignar al área de mayor jerarquía el Centro de Costo correspondiente y a partir de él, el de cada una de las áreas, de izquierda a derecha y de acuerdo al orden que presenta la Estructura Orgánica Autorizada Vigente( solo aplica para los Centros de Dependencia Directa e Indirecta, adscritos a la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social (DGRAS).

− La denominación mediante la cual se designa a las unidades administrativas y sus

niveles jerárquicos deben ser los autorizados y registrados por la Secretaría de Salud, la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico y la Secretaría de la Función Pública.

Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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PAG: FECHA:

12/17 FEBRERO2010

XI. Estructura Orgánica 232 000 00 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto 232 400 00 Dirección de Programación y Organización 232 401 00 Subdirección de Planeación y Organización 232 401 01 Departamento de Planeación y Desarrollo Institucional 232 401 02 Departamento de Organización y Métodos 232 402 00 Subdirección de Evaluación de Programas 232 402 01Departamento de Control y Seguimiento de Información Estadística 232 402 03 Departamento de Planeación y Evaluación Operativa 232 403 00 Subdirección de Sistema de Enlace y Transparencia

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XII.- Organograma Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la unidad administrativa que

muestra el agrupamiento de sus áreas, atendiendo a su naturaleza y el nivel jerárquico.

Ejemplo:




PAG: FECHA:

13/17 FEBRERO2010

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XIII. Descripción de Funciones En este apartado se señalará el Centro de Costo, denominación, objetivo y funciones que le corresponde desarrollar a la Unidad Administrativa correspondiente. Objetivo. Es el fin o propósito para el cual se creó el área; es decir, el qué y él para qué se realizan las actividades, se recomienda: • Iniciar con uno o más verbos en infinitivo de acuerdo al nivel que representa, y a la

relación incluida al final de la Guía Técnica; • Redactar en forma clara y concisa. Funciones. − Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos

de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable una Unidad Administrativa; se definen a partir de las atribuciones conferidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

Acciones a desarrollar: − Redactar el objetivo y las funciones genéricas del nivel de mayor jerarquía en la

unidad administrativa correspondiente, cuidando que refleje la denominación del área y la naturaleza, así como el ámbito de aplicación de las atribuciones a ella encomendadas;

− A partir del objetivo y funciones genéricas del área de mayor nivel jerárquico, se

redactarán el objetivo específico para cada área de los siguientes niveles jerárquicos, teniendo en cuenta la correspondiente desagregación que deberá realizarse en el resto de la estructura, hasta el nivel de Jefe de Departamento;

− Redactar las funciones en forma clara y concisa, vinculándolas al objetivo de la unidad

descrita; en el Anexo 5 se presenta una relación de los verbos sugeridos para iniciar la descripción de funciones.

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− Cada uno de los niveles que presenta la estructura orgánica debe contener como mínimo un total de funciones de acuerdo a la siguiente tabla:

• Para el nivel del Titular del Organismo.- desarrollar las funciones de acuerdo a

las atribuciones que le confiere el Estatuto Orgánico vigente. • Para el nivel de Oficial Mayor y Unidad.- De.- 12 a 15 Funciones. • Para el nivel de Director General.- De 11 a 14 Funciones. • Para el nivel de Director de Área.- De 10 a 12 Funciones. • Para el nivel de Subdirector de Área.- De 8 a 10 Funciones.

• Para el nivel de Jefe de Departamento.- De 6 a 8 Funciones.

− Relacionar las funciones por orden de importancia y naturaleza, cuidando que no se

dupliquen; − Mantener siempre la vinculación entre atribuciones, objetivo y funciones. Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

Ejemplo:

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PAG: FECHA:

14/17 FEBRERO2010

232 000 00 DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO OBJETIVO: Favorecer el establecimiento y actualización de la Estructura organizacional, la administración óptima de los recursos financieros e informáticos del Organismo, que coadyuven al cumplimiento del objetivo de la Asistencia Social, así como la adecuada aplicación y control del ejercicio del presupuesto anual conforme a los objetivos, metas y recursos autorizados e integrar y consolidar la información de resultados correspondientes a las diversas áreas del Sistema Nacional. FUNCIONES: Formular los planes, programas y presupuestos correspondientes a la Dirección General y someterlos a consideración de la Oficialía Mayor para su aprobación.

Planear, coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento de la unidad administrativa que integra la Dirección General e instrumentar las medidas conducentes para su adecuada operación.

Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a la Dirección General y establecer las medidas necesarias para su optimización y racionalización. Elaborar propuestas y proyectos de modernización y mejoramiento administrativo de las áreas que conforman la Dirección General, someterlas a la aprobación de la Oficialía Mayor y efectuar su instrumentación. Establecer, promover y vigilar la aplicación de las políticas, normas y sistemas para la programación y presupuestación de las labores del Organismo, relacionando objetivos, metas y recursos, conforme a las directrices establecidas por la Oficialía Mayor.

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PAG: FECHA:

15/17 FEBRERO2010

232 400 00 DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN OBJETIVO: Propiciar que las áreas que conforman el Organismo, implementen su estructura organizacional y los programas institucionales que le permitan orientar el desarrollo de sus funciones hacia la consecución de sus objetivos, así como integrar los informes de avance programático, presupuestal y financiero para la H. Junta de Gobierno y dependencias Globalizadoras.

FUNCIONES: Planear, coordinar y evaluar la elaboración y ejecución de los planes, programas y presupuestos correspondientes a la Dirección y someterlos a consideración de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para su aprobación.

Establecer, dirigir y evaluar los sistemas y procedimientos para la operación y funcionamiento de las áreas bajo su responsabilidad e instrumentar las medidas conducentes para el adecuado cumplimiento de sus objetivos.

Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a la Dirección y verificar su optimización y racionalización. Apoyar a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, en la elaboración y coordinación del programa sectorial, relacionado con la asistencia social.

Coordinar con las áreas del Organismo, la integración de la estructura programática, de acuerdo a los objetivos específicos de cada una.

Establecer, difundir y dar seguimiento a las políticas y lineamientos para la elaboración e integración de la estructura programática del Organismo.

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PAG: FECHA:

16/17 FEBRERO2010

232 401 00 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACION Y ORGANIZACIÓN OBJETIVO: Que la conducción de los procedimientos relacionados con la organización interna del Organismo se desarrolle a través de procesos documentados, con el propósito de impulsar la continuidad de los Objetivos Específicos de la Institución. FUNCIONES: Elaborar y ejecutar los planes, programas y presupuestos de la Subdirección y someterlos a consideración de las autoridades respectivas para su aprobación.

Instrumentar los sistemas y procedimientos requeridos para la operación y funcionamiento de la Subdirección que conlleven al cumplimiento de sus objetivos.

Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a la Subdirección y supervisar su optimización y racionalización.

Vigilar el funcionamiento de la Estructura Organizacional de acuerdo a la autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública, así como documentar los cambios en la organización interna de la Entidad de tal forma que la misma acceda a una Estructura Orgánica Vigente y Registrada. Programar y supervisar la elaboración de Acuerdos de modificación a la Estructura Orgánica, a efecto de ser presentada para autorización ante la H. Junta de Gobierno. Aplicar las propuestas de modificaciones a la Estructura Orgánica y efectuar los trámites de registro ante las Secretarías de Salud y de la Función Pública, con el fin de dar cumplimiento al Marco Jurídico correspondiente. Mantener actualizadas las Guías Técnicas para la emisión de Documentos Normativos, a fin de generar homogeneidad y claridad en la presentación de Manuales de Organización, Lineamientos, Políticas y Procedimientos propios de la Entidad.

35




PAG: FECHA:

17/17 FEBRERO2010

232 401 02 DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS OBJETIVO: Que la Institución cuente con la documentación normativa actualizada así como una Estructura Organizacional acorde al quehacer Institucional, con la finalidad de delimitar las acciones específicas de cada puesto de mando y evitar duplicidad de funciones. FUNCIONES: Colaborar con la Subdirección de Planeación y Organización en la planificación para las modificaciones a la Estructura Orgánica, conforme a las solicitudes presentadas por las áreas, con el fin de alinearla a las funciones y objetivos prioritarios de la Institución, así como dar cumplimiento en el Marco Normativo.

Coordinar las acciones en materia de asesoría a las unidades administrativas que conforman el Organismo, para el desarrollo de la Estructura Orgánica acorde a los requerimientos internos, así como a los estipulados por las Coordinadoras Rectoras, con la finalidad de cumplir con el Marco Normativo así como dar respuesta a la visión de la Institución.

Coordinar el análisis de datos obtenidos para la actualización de la Estructura Orgánica del Sistema Nacional DIF, a efecto de ser registrada y autorizada por la instancia globalizadora correspondiente.

Coordinar las reuniones de trabajo con las diferentes áreas que conforman el Organismo, a fin de compilar la información que actualice el Estatuto Orgánico y sea congruente con las políticas públicas vigentes en materia de asistencia social. Establecer mecanismos de coordinación institucional con las unidades administrativas, para el intercambio de información y asesoría que permita la sistematización de la información en materia de asistencia social. Determinar y elaborar la metodología para la construcción de Manuales Administrativos y Documentos Normativos de la Institución, con el fin de alcanzar estándares de homogeneidad de los mismos, así como el acceso e interpretación por la Sociedad Civil. Mantener actualizados los Manuales de Organización y de Procedimientos de la Institución, para que el personal que desarrolla programas de asistencia social

36

5. LINEAMIENTOS PARA SU PRESENTACIÓN Con el propósito de lograr uniformidad en la presentación de los Manuales de Organización, deben observarse las recomendaciones que a continuación se señalan: • La trascripción del documento debe efectuarse en sistema de cómputo, utilizando el

paquete Word para Windows, en letra “Arial” de 12 puntos para títulos en mayúsculas y 11 para texto en minúsculas, en apego a las reglas de acentuación, puntuación y ortografía, así como a las técnicas de redacción, y tener especial cuidado en respetar en cada capítulo el mismo margen;

• Los títulos de los capítulos serán con letras mayúsculas y negrillas. • Se deben respetar los formatos anexos para la portada, Índice y contenido. La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, comunicará a las áreas del Sistema la validación del Manual General de Organización y del Manual de Organización Específico, a efecto que éstas integren y presenten un ejemplar, así como el medio magnético de dicho documento, y se realice su publicación en la Normateca Interna de la Institución. Cuando por requerimiento de trabajo se hagan modificaciones estructurales o de operación, las áreas deberán apegarse a lo siguiente: Para actualizar el Manual de Organización Específico vigente, las áreas del Sistema, presentarán los cambios correspondientes mediante solicitud, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. Las adecuaciones solamente se llevarán a cabo en la(s) hoja(s) que modifique(n) o se adicione(n) al Manual de Organización Específico, si es procedente será analizado por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, a tal efecto es necesario presentar en medios magnéticos los cambios al documento normativo, esto con el fin de incluir las modificaciones correspondientes al Manual General de Organización del SNDIF, para realizar el trámite de autorización y registro ante las instancias correspondientes. - En el encabezado del apartado de índice se deberán incorporar las firmas

correspondientes a la Elaboración (Elaboró), Aprobación (Aprobó) y Visto Bueno (Vo. Bo.) de acuerdo a lo siguiente: Elaboró: Director General. Aprobó: Oficial Mayor y Titulares de Unidad (quienes aprueban. Vo. Bo.: Comité de Mejora Regulatoria Interno COMERI (validación y apego a normatividad).

37

GLOSARIO DE TÉRMINOS ÁREAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institución, mediante la producción de bienes y/o prestaciones de servicios para lo que están facultadas y fueron constituidas. ATRIBUCIÓN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo. AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CADENA DE MANDO.- Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde el área del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento. COORDINACIÓN.- Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. CONGRUENCIA.- Interdependencia armónica; conexión y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un ámbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integración de conjunto, ausencia de contradicción en las acciones de las partes con relación a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecución de fines u objetivos que le son propios. CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede producirse permanente, periódica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición de resultados.

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DIAGNÓSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución. DICTÁMEN.- Opinión o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestión de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontáneamente para servir a un interés general social singularmente necesitada de atención. EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. EFICIENCIA.- Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerárquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el Reglamento Interior o Estatuto Orgánico correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de la organización, a través de la división de funciones y la jerarquización de sus mandos, en la que se establece la interrelación y coordinación de los mismos. ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA.- La integran las unidades administrativas cuyas funciones reflejan las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (para el caso de dependencias) o en el instrumento jurídico aplicable de creación (para el caso de entidades paraestatales). Se caracterizan por tomar decisiones, formular políticas, elaborar directrices y determinar líneas generales, que se vinculan en forma directa y determinante con los objetivos institucionales. Comprende áreas con nivel jerárquico-organizacional de Secretario hasta Director General o sus equivalentes. ESTRUCTURA ORGÁNICA NO BÁSICA.- La integran las unidades administrativas cuyo nivel jerárquico-organizacional es menor a Director General y depende invariablemente de alguna unidad ubicada en estructura orgánica básica. Se caracterizan por diseñar, elaborar, realizar estudios y trabajos, así como aplicar las políticas, programas y normas establecidas que coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados. EVALUACIÓN.- Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.

39

FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico - administrativas. MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas. INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto. INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propósito. MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento de una organización. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser clasificados en atención a su área de aplicación, los manuales podrían considerarse: A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector público en su conjunto, o a

una parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo: El Manual de Organización del Gobierno Federal.

B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad,

pueden referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organización de cada una de las dependencias del Ejecutivo Federal.

De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como manuales de organización, de procedimientos, de objetivos y políticas, de contenido múltiple o de puestos, entre otros. NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. NIVEL JERÁRQUICO.- División de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de función que se les encomiende realizar.

40

OBJETIVO.- En términos de programación, es la expresión cualitativa de los propósitos para los cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta ¿para qué se formula y ejecuta dicho programa? También puede definirse como el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad “el qué” y el “para qué” se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivo significa predeterminar qué se quiere lograr. La determinación del objetivo u objetivos generales de una institución se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pública y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer. OPERACIÓN.- Acción de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; también se denomina operación a la actividad sustantiva de una institución relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de producción de bienes y/o servicios. ÓRGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos. ORGANIZACIÓN.- Se considera que una organización es una unidad social, constituida en forma deliberada con fines y objetivos predeterminados sobre una base de actuación de cierta permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de centros de poder y de decisión internos y externos, que regulan y controlan su operación para encaminar al cumplimiento de sus objetivos. La organización está constituida por grupos de individuos que establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan las divisiones y la especialización de las labores, y operan bajo una jerarquización formal de posiciones y cargos, diferenciando al individuo por el puesto, el papel o las actividades que le corresponde desempeñar. Toda la organización puede considerarse como un ente dinámico que mantiene nexos permanentes con el medio que lo rodea, al que a su vez influye en forma directa o indirecta en su funcionamiento. ORGANIGRAMA.- Representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen los tramos de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación así como líneas de mando. POLÍTICA.- Criterios de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos de nivel institucional. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.

41

FORMATOS: ANEXOS

42

ANEXO 1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTO



43

ANEXO 2


MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO:

PAG: FECHA:/

ELABORÓ: APROBÓ VO.BO.:

44

ANEXO 3


MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO:

PAG: FECHA:/

45

ANEXO 4

Para el análisis normativo de la regulación interna. Actualizado a Oct. 08

A. Eficaz 0% FALSO 45%B. Eficiente 0% FALSO 10%C. Consistente 0% FALSO 25%D. Claro 0% FALSO 20%Grado de CR: 0% FALSO

RESULTADO: El documento NO cubre el grado requerido de Calidad Regulatoria

IMPORTANTE. Continúe el llenado de este formato en las siguientes pestañas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.

Versión 3.01

Atributos de Calidad Regulatoria

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:Adscripción:

LOGO INSTITUCIÓN

II.1. Fundamento jurídico

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?

7

8

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

9

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

I. Datos del proyecto normativo

I.1. Nombre del documento normativo

I.2. Objetivo del documento normativo5

III. Motivación del Proyecto normativo

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

6Nombre del ordenamiento o disposición

1

2 3

4

46

0

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A10

1 10% 0

2 25% 0

3 10% 0

4 15% 0

5 10% 0

6

N/A

6.1 5% 0

6.2 10% 0

7 15% 0

Total: 100%

Ponderación obtenida: 0%

65%

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 65% las

siguientes condiciones

Ponderación de cada condición:

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

47

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

11 Cumple No Cumple

1

1.2 30% 0

1.3 25% 0

1.4 45% 0

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:




Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por información o validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

48

12 13Tipo de Documento: Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple17

1 25% 0

2 35% 0

3

3.1 10% 0

3.2 20% 0

3.3. 10% 0

Total: 100%


70%

Mínimo requerido:




II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:

Nombre del ordenamiento o disposición

14

C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:

II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:

II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:

Nombre del ordenamiento o disposición15


Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

49

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple18

1 10% 0

2 10% 0

3 10% 0

4 10% 0

5 10% 0

6 10% 0

7 10% 0

8 10% 0

9 10% 0

10 10% 0

Total: 100%


80%

Mínimo requerido:



Ponderación de cada

condición:

D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos).

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

50

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO DE JUSTIFICACION REGULATORIA

NO DEBE DECIR

1 Nombre del área que diseño o elaboro el documento.

2 Nombre del área de la cual depende el área que emite el documento.

3 Sistema Nacional DIF. 4 Nombre del Documento. 5 El fin que se persigue alcanzar con la

emisión del documento. 6 Nombre de los Ordenamientos o

disposiciones, artículos y fracción, en orden jerárquico.

7 SI o No hay una Ley que sustente la emisión del documento, en caso afirmativo especificar de forma general los fines u objetivos.

8 Que problemática existe que hace necesario que se emita el documento.

9 La emisión del documento es como parte de una mejora, para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción (especificar cual).

10 Cumple o no cumple según el caso de acuerdo a la respuesta de la pregunta enfocada al documento.


12 Posesionarse en el recuadro y desplegar para elegir el tipo de documento que corresponda.

13 Posesionarse en el recuadro y desplegar para elegir el tipo de materia o tema relacionado con el documento a emitir.

14 Nombre del documento y el artículo de mayor jerarquía al que se va emitir y que regula el mismo tema o materia.

15 Nombre del documento de igual jerarquía al que se va emitir y que regula el mismo tema o materia.

16 Nombre del documento de menor jerarquía al que se va emitir y que regula el mismo tema o materia.



51

ANEXO 5

LISTA DE VERBOS POR TIPO DE RESPONSABILIDAD

N I V E L E S

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA

DIRECCIÓN DE ÁREA

SUBDIRECCIÓN

JEFATURA DE DEPARTAMENTO

ACREDITAR ASESORAR AUTORIZAR COADYUVAR COLABORAR CONDUCIR DECLARAR DETECTAR DETERMINAR DICTAR DISPONER EMITIR ESTABLECER EVALUAR FIJAR FUNGIR GLOBALIZAR INFORMAR JERARQUIZAR NORMAR OBJETAR PARTICIPAR PATROCINAR PROPONER RENDIR REPRESENTAR

ACREDITAR ASESORAR AUTORIZAR COADYUVAR COLABORAR CONDUCIR DECLARAR DETECTAR DETERMINAR DICTAR DISPONER EMITIR ESTABLECER EVALUAR FIJAR FUNGIR GLOBALIZAR INFORMAR JERARQUIZAR NORMAR OBJETAR PARTICIPAR PATROCINAR PROPONER RENDIR REPRESENTAR

ADMINISTRAR ANALIZAR APLICAR APORTAR APOYAR ASESORAR AUTORIZAR COADYUVAR CONDUCIR CONSOLIDAR CONTRIBUIR COORDINAR COPARTICIPAR DAR DEFINIR DESIGNAR DIAGNOSTICAR DICTAMINAR DIFUNDIR DIRIGIR DIVULGAR EMITIR ESTABLECER ESTUDIAR EVALUAR FIJAR GLOBALIZAR INSTRUIR INTERVENIR JERARQUIZAR MANEJAR NOTIFICAR ORDENAR ORGANIZAR OTORGAR PARTICIPAR PLANEAR PLANTEAR PONER PROGRAMAR PROMOVER PROPONER RECIBIR REGULAR REQUERIR RESOLVER SANCIONAR SELECCIONAR SERVIR SUPERVISAR VIGILAR

APLICAR APOYAR ASESORAR AUXILIAR COADYUVAR COLABORAR COMPILAR COMPROBAR CONCENTRAR CONTRIBUIR CONTROLAR COORDINAR CUANTIFICAR DEFINIR DETERMINAR DIAGNOSTICAR DIFUNDIR DISEÑAR EFECTUAR ELABORAR EMITIR ESTABLECER EVALUAR GENERAR IMPLANTAR IMPLEMENTAR INTEGRAR INTERVENIR INVESTIGAR MANTENER OBSERVAR OPINAR ORGANIZAR PARTICIPAR PROGRAMAR PROMOVER PROPONER PROPORCIONAR RECIBIR RECOPILAR REGULAR REPRESENTAR SERVIR SUPERVISAR VERIFICAR VIGILAR

ACREDITAR ACTUALIZAR ADOPTAR ADECUAR ADMINISTRAR AGRUPAR ANALIZAR APLICAR APORTAR APOYAR ASEGURAR ASESORAR ASIGNAR ATENDER AUTORIZAR AUXILIAR BRINDAR CANALIZAR CAPACITAR CAPTAR CAPTURAR CERTIFICAR CLASIFICAR CODIFICAR COMPATIBILIZAR COMPILAR COMPROBAR COMUNICAR CONCENTRAR CONCILIAR CONFORMAR CONSERVAR CONTRATAR CONTROLAR CONVOCAR COORDINAR CUANTIFICAR DAR DEFINIR DEPURAR DESAHOGAR DESARROLLAR DESPACHAR DETECTAR DETERMINAR DEVOLVER DIAGNOSTICAR DIFUNDIR DISEÑAR DISTRIBUIR DOCUMENTAR

EFECTUAR EJECUTAR EJERCER ELABORAR EMITIR EMPLAZAR ENLAZAR ENTABLAR ESTABLECER ESTIMAR ESTUDIAR EVALUAR EXPEDIR FINCAR FORMALIZAR FUNDAMENTAR GENERAR GESTIONAR GRABAR IDENTIFICAR IMPARTIR IMPLANTAR IMPLEMENTAR IMPONER INDUCIR INFORMAR INSCRIBIR INSPECCIONAR INSTRUMENTAR INTEGRAR INTERPRETAR INVESTIGAR LIQUIDAR LLEVAR MANEJAR MANTENER MARCAR NEGOCIAR NOTIFICAR OBTENER OPERAR ORGANIZAR OBJETAR OTORGAR PARTICIPAR PRACTICAR PREPARAR PRESTAR PREVER PROCESAR PROCURAR

PRODUCIR PROGRAMAR PROPONER PROPORCIONAR PROTEGER PROVEER PROYECTAR PUBLICAR REALIZAR RECABAR RECAUDAR RECIBIR RECLUTAR RECOPILAR REGISTRAR REHABILITAR REMITIR REQUERIR RESOLVER RETROALIMENTAR REUNIR REVISAR SELECCIONAR SERVIR SISTEMATIZAR SOLICITAR SUGERIR SUMINISTRAR SUPERVISAR TOMAR TRADUCIR TRAMITAR TRANSCRIBIR TRANSPORTAR TURNAR VALIDAR VALORAR VERIFICAR VIGILAR VINCULAR VISUALIZAR

1


GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS E INTEGRACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

FEBRERO, 2010


2

ÍNDICE

PÁGINA I.- PRESENTACIÓN 3 II.- OBJETIVO DE LA GUÍA TÉCNICA 5 III.- POLÍTICAS 6 IV.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN 8

DE PROCEDIMIENTOS E INTEGRACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

V.- METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO, 10

Y ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS

1.- ELEMENTOS BÁSICOS 10 2.- CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 11 3.- CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO 14 VI.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 28 1.- NATURALEZA 28 2.- CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 28 Y SU IMPORTANCIA EN LA ELABORACIÓN

3.- INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE 31 PROCEDIMIENTOS

VII.- GLOSARIO DE TÉRMINOS 41

ANEXOS: FORMATOS 44

3

I.- PRESENTACIÓN La Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Programación, Organización y

Presupuesto, emite la Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos e Integración del Manual de Procedimientos, en uso de las atribuciones conferidas en el

Estatuto Orgánico del Organismo, que señala como competencias de la Oficialía Mayor

(OM) y de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP)

las siguientes:

Oficialía Mayor Art. 19 Fracción:

IX.- Conducir los planes y programas de modernización y desarrollo

administrativo del Organismo y someter a la consideración del Titular

del Organismo los cambios a la organización interna, la actualización

del Estatuto Orgánico, manuales de organización, de procedimientos y

de operación, y coordinar su implantación.

DGPOP Art. 33 Fracciones:

XIII.- Elaborar el Manual de Organización, documentar los cambios de la

organización interna, así como actualizar el Estatuto Orgánico,

manuales de organización y de procedimientos del Organismo, y

coordinar su implantación.

XIV.- Establecer las normas y guías técnicas para el desarrollo de trabajos

de organización y sistemas administrativos, por parte de las áreas que

integran el Organismo y llevar un control y registro de los mismos.

Lo anterior, con el objeto de ofrecer al personal directivo y operativo, un instrumento de

consulta útil, dinámico y actualizado, que le permita obtener las bases sobre los aspectos

más relevantes para la elaboración de Procedimientos e Integración del Manual de

Procedimientos, y en consecuencia desarrollar sus actividades conforme a los mismos.

4

La “Presente Guía Técnica” integra los diferentes elementos, criterios y métodos que

incluyen la información básica que puede necesitar el personal responsable de la

elaboración de procedimientos e integración de manuales en las diferentes áreas. Dicha

Guía Técnica está estructurada en dos apartados, correspondiendo la primera parte a los

aspectos generales para la elaboración de Procedimientos y, la segunda, en los aspectos

de la integración del Manual de Procedimientos.

Asimismo, se encuentra integrada de manera lógica y secuencial en siete capítulos y 6

anexos. No obstante, en razón de su propia naturaleza, tendrá que ser enriquecida en el

futuro con las observaciones, contribuciones y la experiencia de aquellos a quienes está

dirigida de tal manera que represente el principal instrumento que oriente de manera

eficiente a la elaboración de los procedimientos y la integración de su manual

correspondiente.

5

Il.- OBJETIVO DE LA GUÍA TÉCNICA

Establecer los criterios normativos y proporcionar los elementos que permitan al personal

responsable, una mejor y más accesible identificación del proceso para la definición,

diseño y elaboración de Procedimientos, que contribuyan a la adecuada integración del

Manual de Procedimientos.

6

III.- POLÍTICAS • La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, tiene la

responsabilidad de difundir a las diferentes áreas del Sistema, el sitio: IntraDIF-Normateca donde esta publicada la presente Guía Técnica.

• Las Unidades Administrativas considerarán las impresiones necesarias de la presente

Guía Técnica, para su difusión entre el personal bajo su responsabilidad, a efecto de observar estricto apego.

• Los responsables de los Procedimientos y de los Manuales de Procedimientos

deberán, elaborar y presentar Procedimientos e integrar el Manual de Procedimientos en los términos establecidos por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para su actualización.

• La elaboración del Manual de Procedimientos partirá de la desagregación de los

procedimientos específicos vigentes autorizados, cuya elaboración contó con la participación directa de cada una de las Direcciones Generales del Sistema Nacional DIF.

• Cada Dirección General será responsable de realizar la identificación y definición de

los Procedimientos a elaborar o actualizar, así como de los formatos e instructivos que forman parte de los mismos.

• Los Manuales de Procedimientos que sean turnados al Comité de Mejora Regulatoria

Interno (COMERI) para su dictaminación, deberán remitirse mediante oficio suscrito por el Director General.

• Los titulares en cada Unidad Administrativa, deberán designar de manera oficial como

mínimo a dos representantes que tendrán la responsabilidad directa de documentar el Manual de Procedimientos Específicos de su área.

• La elaboración de procedimientos deberá estar orientada a facilitar las labores de

supervisión, consulta y coordinación y, en un momento dado, como elemento de inducción al puesto a nuevos trabajadores responsables de su ejecución.

• Las Unidad Administrativa deberán asegurar la calidad de la información en todos los

procedimientos que elaboren. • La Oficialía Mayor, por conducto de la Dirección General de Programación,

Organización y Presupuesto, tendrá la facultad de analizar, validar o proponer modificaciones a los manuales presentados por las áreas del Sistema.

• Las áreas responsables del procedimiento o de sus manuales de procedimientos están

facultadas para emitir el número de copias controladas que sean necesarias, para su difusión e implantación, en sus respectivos ámbitos de competencia.

7

IV.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS E INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Con base en las atribuciones que le confiere el Estatuto Orgánico a la Oficialía Mayor, a través de su Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, se actualiza la “Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos e Integración de Manuales de Procedimientos”, misma que establece los siguientes lineamientos: - La elaboración de los procedimientos administrativos deben contemplar y aplicar la

legislación vigente correspondiente a su naturaleza. - En la realización de los trabajos, se debe mantener la interrelación e identificación de los

procedimientos con la Estructura Orgánica autorizada, así como con el Manual General de Organización de la Institución.

- En la integración de los respectivos Manuales, debe existir plena congruencia entre

éstos y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate. - En los manuales, se deben indicar las políticas y actividades a realizar, para contribuir al

cumplimiento de los objetivos institucionales, de no hacerlo se estará sujeto a las observaciones del Órgano Interno de Control, por el incumplimiento a los mismos.

- Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica

de las actividades a desarrollar, ya que deberán reflejar de forma lógica cómo, de una actividad a otra, se conlleva el proceso.

- Se deben describir los canales de comunicación, los mecanismos y los medios utilizados

(oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trámite de los asuntos respectivos, así como los procedimientos para obtener el resultado final correspondiente.

- Las funciones genéricas, deben dar origen por lo menos a un procedimiento, sin que

esto invalide la concurrencia de más de estas funciones en las diversas etapas de su ejecución.

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- Para eficientar la elaboración de los manuales, la Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, presta la asesoría y apoyo a las unidades administrativas en su formulación, además de realizar el análisis y revisión correspondiente, verificando la congruencia entre la estructura, las funciones y las actividades pertinentes, para el adecuado desarrollo administrativo de la unidad.

- Deberá utilizarse el paquete Word para Windows, en letra "Arial” de 12 puntos para

títulos en mayúsculas, 11 para texto en minúsculas y 6 para la diagramación del procedimiento, en apego a las reglas de acentuación, puntuación y ortografía, así como a las técnicas de redacción, y tener especial cuidado en respetar en cada capítulo el mismo margen.

- La Unidad Administrativa correspondiente es responsable de la elaboración,

implantación, difusión interna y operación, así como de la actualización permanente del manual y someterlo, para su autorización a su jefe inmediato y Vo.Bo. del Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), en términos de los requisitos emitidos por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, con la finalidad de que sea autorizada su publicación en la normateca de la Institución, y su entrada en vigor.

- La unidad administrativa debe enviar el soporte magnético, así como un ejemplar del

documento impreso y el formato de Justificación Regulatoria, que será validado metodológicamente por la Dirección de Programación y Organización.

- Para efecto del control de cambios de los procedimientos, estos deberán realizarse con

los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros que la institución establezca.

- En el encabezado del apartado de índice correspondientes a la Elaboración (Elaboró),

Aprobación (Aprobó) y Visto Bueno (Vo. Bo.) se elaborará conforme al Procedimiento Control de Documentos (aplica a los centros que están certificados).

- La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, registrará y

resguardará el documento original y enviará copia al área correspondiente para su difusión al interior de la unidad Administrativa de que se trate.

- Los manuales deben elaborarse de acuerdo con los lineamientos contenidos en la

presente Guía Técnica, enfocando los esfuerzos al establecimiento de mecanismos que propicien la mejora de procesos de la Institución, a través de la simplificación de los procedimientos de operación.

- En la elaboración de los Manuales de Procedimientos se debe involucrar al personal que

realiza de manera directa las actividades contenidas en el Procedimiento en cuestión.

9

- Como resultado del desarrollo de las actividades contempladas en los manuales de

procedimientos se generan evidencias documentales que deben ser incluidas en cada procedimiento conforme a su naturaleza y que demuestran un control interno de la Unidad.

- Con la finalidad de lograr la presentación uniforme de estos instrumentos, las Unidades

Administrativas deben considerar los presentes lineamientos y utilizar en su elaboración las portadas y formatos establecidos para tal efecto, en la presente Guía Técnica.

- Los Procedimientos y el Manual de Procedimientos, deberán ser Clasificados para su

archivo de acuerdo a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el día viernes 20 de febrero de 2004.

V.- METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y ELABORACIÓN

DE PROCEDIMIENTOS Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresión operativa del desarrollo funcional de la organización, es necesario en primer término, identificar los elementos básicos y la información necesaria para definir los procedimientos que se requieran diseñar.

1.- Elementos Básicos Definen la naturaleza del proceso de la Unidad Administrativa, en la que se pretenden instaurar los procedimientos. Destacan por su importancia, tres elementos básicos: el Diagnóstico, la Estructura Orgánica y el Manual de Organización.

Diagnóstico El diagnóstico permitirá determinar en forma objetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones. A través de éste, podrán detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, así como su incidencia en el ámbito del control interno de la organización.

10

El diagnóstico debe reflejar la situación que prevalece en el desarrollo administrativo de cada área en particular y de la estructura en su conjunto, de tal manera que sus resultados contribuyan a la formulación de alternativas de solución y a la determinación y ajustes necesarios, para el adecuado diseño o rediseño de los procedimientos de operación. Una vez realizado el diagnóstico se obtendrán productos o resultados, los cuales constituyen la expresión cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a las áreas de línea, por lo que es necesario identificar estos productos con la finalidad de determinar un marco de referencia que permita visualizar los medios concretos por los cuales se alcanzarán los objetivos de la unidad administrativa en estudio. Esta información, se puede obtener del Informe Anual de Actividades de la unidad administrativa correspondiente, que se presenta ante la Junta de Gobierno.

Estructura Orgánica

Como segundo paso, es importante analizar la estructura orgánica vigente para conocer las áreas que integran la unidad administrativa, sus niveles jerárquicos, tramos de control y canales de comunicación e identificar así su sistema organizacional.

Manual de Organización Para determinar la dinámica funcional de la organización y sus interrelaciones operativas, debe revisarse el Manual de Organización General vigente, ya que es el documento donde se encuentran plasmadas las atribuciones que tiene asignada la unidad administrativa, en términos de lo dispuesto por el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

2.- Codificación de Documentos

Tipos de Codificación La codificación de los documentos tipo Manual, Procedimientos, Formatos e Instructivos de llenado se forma en tres sesiones ejemplo: PPO-01

11

El primer dígito, tipo de documento (Procedimiento). El segundo y tercer dígito, Dirección General que lo emite (Programación, Organización y Presupuesto. Cuarto y quinto dígito, Número consecutivo del documento que se genera (Primer procedimiento que se elabora o que se codifica). La codificación de los documentos tipo Formato o Lista se forma en cuatro secciones ejemplo: PPO-01-F1 Primer dígito, tipo de documento Procedimiento y/o Manual. Segundo y tercer dígito, Dirección General que lo emite (Programación, Organización y Presupuesto). Cuarto y quinto dígito, Número consecutivo del documento que se genera. Sexto y séptimo dígito, letra representativa del formato/lista que se genera y número consecutivo (inicial del tipo de documento y número consecutivo). La codificación de los documentos tipo Manual, Procedimientos, Formatos e Instructivos de llenado de los Centros dependientes de la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social se forma en cuatro secciones ejemplo: PRA-CHV-01 El primer dígito, tipo de documento (Procedimiento). El segundo y tercer dígito, Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social. Cuarto, quinto y sexto dígito, tipo de centro (Casa Hogar para Varones). Séptimo y octavo dígito, Número consecutivo del documento que se genera (Primer procedimiento que se elabora o que se codifica). La codificación de los documentos tipo Formato o Lista de los Centros dependientes de la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social se forma en cuatro secciones ejemplo: PRA-CHV-01-F1 Primer dígito, tipo de documento Procedimiento y/o Manual. Segundo y tercer dígito, Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social. Cuarto, quinto y sexto dígito, tipo de centro (Casa Hogar para Varones). Séptimo y octavo dígito Número consecutivo del documento que se genera. Noveno y décimo dígito, letra representativa del formato/lista que se genera y número consecutivo (inicial del tipo de documento y número consecutivo).

12

Codificación de documentos Todo procedimiento que se genere deberá codificarse atendiendo a la siguiente estructura general:

CLAVE ORGANO

TO Titular del Organismo

JE Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional

PA Dirección General de Profesionalización de

la Asistencia Social

EI Dirección General de Enlace Interinstitucional

PV Unidad de Atención a Población Vulnerable

AD Dirección General de Alimentación y

Desarrollo Comunitario

PI Dirección General de Protección a la Infancia

AI Unidad de Asistencia e Integración Social

RA Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social

OM Oficialía Mayor

RH Dirección General de Recursos Humanos

RM Dirección General de Recursos Materiales y

Servicios Generales

PO Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

OI Órgano Interno de Control

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3.- Contenido del Procedimiento

El Procedimiento se conforma con los siguientes apartados: Portada, Índice, Objetivo, Alcance, Definiciones, Responsabilidad/Autoridad, Diagrama de Flujo, Desarrollo, Referencias y Anexos.

a) Portada Constituye la primera página impresa del procedimiento. El uso de una portada adecuada, con logotipo, denominación del área que lo emite, el título del documento que debe iniciar con el texto “PROCEDIMIENTO PARA…” y deberá continuar con un verbo de acción escrito en infinitivo (por ejemplo elaborar, pagar, evaluar etc.) y complementar con una descripción específica y fecha de su publicación, además de atribuirle el carácter oficial requerido, facilita su consulta.

Ejemplo:

PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

FEBRERO, 2010 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI) el día 17 de febrero de 2010, La cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna.


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b) Índice del Procedimiento

En este apartado se deberá describir con letras mayúsculas la relación que especifique de manera sintética y ordenada, los capítulos o apartados que constituyen la estructura del procedimiento, así como el número de hoja en la que se ubica cada uno de éstos. Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA

FAMILIA CLAVE: PPO-02 TÍTULO: REV: PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

PAG: FECHA: 2/13 17/02/10

ELABORÓ: APROBÓ VO.BO.: DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO MTRO. RAUL RAFAEL ANAYA NÚÑEZ

OFICIAL MAYOR OSCAR ALBERTO MARGAIN PITMAN

COMERI

ÍNDICE

1.- OBJETIVO

2.- ALCANCE

3.- DEFINICIONES

4.- RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD

5.- DIAGRAMA DE FLUJO

6.- DESARROLLO

7.- REFERENCIAS

8.- ANEXOS

HOJA

3

4

5

6

7

8

10

17

15

c) Objetivo del Procedimiento

El enunciado de este objetivo debe iniciar con un verbo en acción y describir qué y para qué se hace, así como indicar qué se pretende lograr con el procedimiento; considerando la misión, políticas, objetivos e indicadores, el proceso donde se desprende el procedimiento y el área en donde va a aplicarse, es decir señalar tácticamente el fin o producto que se persigue concretar con la implantación del procedimiento. Implícitamente debe conjugar los propósitos de oportunidad, eficiente y eficacia.

Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PPO-02

TÍTULO: REV: PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

PAG: FECHA: 3/13 17/02/10

1. OBJETIVO

Llevar a cabo la integración y el registro de las firmas de los funcionarios con el propósito de controlar, autorizar el ejercicio y la modificación del presupuesto, a fin de evitar delegar la responsabilidad a terceros.

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d) Alcance

Se deberá definir las áreas y/o procesos del Sistema Nacional DIF a los que se le aplica el procedimiento que se va a desarrollar.

Ejemplo:


TÍTULO: REV: PROCEDIMIENTO PARA:INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

PAG: FECHA: 4/13 17/02/10

2. ALCANCE

Aplica a la Titular del Organismo, Unidades Generales, Oficialía Mayor, Órgano Interno de Control, Direcciones Generales, Coordinaciones Administrativas y las Jefaturas de Departamento de Apoyo Administrativo.

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e) Definiciones

En este apartado se deberán incluir los conceptos propios de la organización que puedan causar confusión en el desarrollo, entendimiento o aplicación del procedimiento.

Ejemplo:



PAG: FECHA: 5/13 17/02/10

3. DEFINICIONES

3.1 Catálogo de Firmas: Instrumento administrativo que presenta en forma ordenada, un listado de nombres de funcionarios y firmas autorizadas para ejercer y modificar el Presupuesto.

3.2 Registro: Evidencia de información realizada por las

dependencia y entidades.

3.3 Presupuesto: Estimación Financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del Sector Público Federal, para cumplir con las metas de los programas establecidos.

3.4 Ejercicio del Presupuesto: Periodo durante el cual se

han de ejecutar o realizar los ingresos y gastos presupuestados.

3.5 Titular: Servidor Público cuya facultad exclusiva es la autorización del ejercicio y modificación del presupuesto asignado al centro de costo correspondiente.

3.6 Designado: Servidor Público cuya facultad es operar

el ejercicio y modificación del presupuesto asignado al centro de costo correspondiente, como una tarea de apoyo al Titular.

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f) Responsabilidad/Autoridad

Se señalará el conjunto de lineamientos o directrices que responsabiliza y faculta al personal de acuerdo a su nivel jerárquico, para tomar decisiones en la realización de las actividades del procedimiento; debe tenerse especial atención en que los enunciados comiencen con un verbo de acción en infinitivo.

Ejemplo:



PAG: FECHA: 6/13 17/02/10

4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD

4.1 Titular del Organismo:

Describir y especificar las áreas y los funcionarios que tienen bajo su estricta competencia y responsabilidad, el ejercicio del Presupuesto asignado, conforme a la Estructura Orgánica institucional vigente.

4.2 Unidades de Atención a Población Vulnerable y de

Asistencia e Integración Social:

Designar al personal responsable de la operación del ejercicio y. modificación del presupuesto asignado al centro de costo correspondiente, quien desempeñara el cargo de Coordinador Administrativo.

4.3 Directores Generales de Área:

Designar al personal responsable de la operación del ejercicio y modificación del presupuesto asignado al centro de costo correspondiente, quien desempeñara el cargo de Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo.

4.4 Directores de Área:

Autorizar el ejercicio y modificación del presupuesto del centro de costo correspondiente.

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g) Diagrama de Flujo

En el diseño del diagrama de flujo se deberá tener especial cuidado en graficar fielmente la descripción de las actividades, así como utilizar adecuadamente la simbología establecida. Para el caso en el que se una de la actividades se genere un documento, se deberá representar en la columna de “Documentos” el tipo de documento y la actividad de procedencia. El flujo del diagrama deberá ser mostrado de arriba – abajo iniciando en el área que instruye la elaboración del procedimiento. Las palabras utilizadas en el diagrama, deberán expresar claramente y en forma breve las actividades a desarrollar. Se deberá relacionar el símbolo de la actividad, con el verbo en presente, en tercera persona y en singular, ejemplo: elabora, realiza, solicita, remite, revisa, instruye determina, etc. Los bloques serán unidos por una línea de flujo de acuerdo a la secuencia que deberá indicar la dirección hacia donde continúa la actividad. Para su elaboración se establecen cinco pasos fundamentalmente, técnicamente aceptados en la materia: 1.- Como primer término, en el formato se debe identificar al área responsable del

procedimiento, su número y título, y las unidades que intervienen en su desarrollo. 2.- De acuerdo a la simbología establecida en este apartado, se deben elegir los símbolos

que se deben utilizar en el diseño del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de cada una de las actividades definidas en el formato. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra “INICIO”. En el esquema se puede observar que la primera actividad está representada por un rectángulo, identificado con un número, una flecha direccional.

3.- En forma similar, se deben diagramar las siguientes actividades conforme al ejemplo.

Las líneas de flujo señalarán la secuencia de las actividades que se desplazan dentro del ámbito de responsabilidad de la unidad administrativa y/o área que precede a la nueva actividad, describiendo el número de ésta mediante un conector circular y determinando su dirección con una punta de flecha.

20

4.- La actividad número 4.1 representa una toma de decisión, la cual se ejemplifica de manera esquemática con el símbolo de un rombo, en cuyo interior deberá anotarse la palabra por ejemplos “¿PROCEDE?”. Esta toma de decisión presenta 2 alternativas “SI” y “No”.

− Primera: señala el caso en el que el producto esperado no satisfaga los requerimientos

establecidos. Ésta se calificará como “no procede”, lo cual se simbolizará con un “NO” sobre una línea y el número de la actividad en la que deba ubicarse el proceso.

− Segunda: contempla la posibilidad afirmativa “si procede”, en la cual se describirá la

conclusión de la actividad, señalándose con un “SI” la instrucción correspondiente. Con la actividad número 5.1, finaliza el procedimiento utilizado para el ejemplo, la cual se

deberá diagramar en forma similar a las anteriores. A semejanza del inicio la conclusión del procedimiento debe simbolizarse mediante una línea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotará la frase “FIN”.

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO Y FIN

INDICA EL INICIO O FIN DEL PROCEDIMIENTO.

CONECTOR DE PÁGINA

REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACE CON OTRA HOJA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINÚA EL DIAGRAMA DE FLUJO.

ACTIVIDAD

REPRESENTA LA REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD, DENTRO DE UN PROCEDIMIENTO.

CONECTOR DE ACTIVIDAD

REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACE DE UNA ACTIVIDAD CON OTRA DEL PROCEDIMIENTO.

DOCUMENTO

INDICA UN DOCUMENTO UTILIZADO, EN UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.

LINEA DE COMUNICACION

REPRESENTA LA TRANSMISION DE INFORMACION DE UN LUGAR A OTRO.

DECISIÓN

INDICA DENTRO DEL FLUJO DOS ALTERNATIVAS PARA CONTINUAR CON EL PROCEDIMIENTO.

CONECTOR DE PÁGINA

(FIN DE PAGINA) REPRESENTA LA CONEXIÓN O ENLACE DE PÁGINA CON OTRA DIFERENTE EN LA QUE CONTINÚARA.

LÍNEAS DE FLUJO

SEÑALA LA DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES O PASOS DEL PROCEDIMIENTO.

ARCHIVO DEFINITIVO

REPRESENTA DONDE SE CONSERVA UN DOCUMENTO PERMANENTEMENTE.

A

A

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Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: TÍTULO: REV: PPO-02

PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

PAG: FECHA: 7/13 17/02/10

A

DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN,


B DIRECTOR DE

PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN

CSUBDIRECTOR DE

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

DJEFE DE DEPARTAMENTO

DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

DOCUMENTOS

1.1

4.6

4.5

4.2

3.1

1.1

1.1

4.3

4.4

NO

SI

RECIBE OFICIO Y ANEXOS, TOMA

CONOCIMIENTO Y TURNA 1 DIA HABIL

RECIBE OFICIO Y ANEXOS

MEDIO DIA HABIL

1.1 4.1

RECIBE OFICIO Y ANEXOS, REGISTRA

Y ASIGNA 1/2 DIAS HABILES

3.1

INTEGRA INFORMACIÓN AL

CATALOGO DE FIRMA 1/2 DIAS

HABILES

OFICIO 0/1

INCORPORA INFORMACION AL

SISTEMA DE FIRMA 1/2 DIAS HABILES

4.2

ELABORA, INTEGRA EXPEDIENTE Y SE

PRESENTA A Vo. Bo. 1 DIA HABIL

4.5

5.1

RECIBE EXPEDIENTE, DA Vo.Bo. Y ENVIA

1 DIA HABIL

PROCEDE

4.1

1.1

INICIO

RECIBE OFICIO Y ANEXOS, TURNA

2 DIAS HABILES

2.1

REVISA Y VALIDA LA INFORMACION

1 DIA HABIL

SOLICITA MODIF. O INFORMACION

ADICIONAL 1 DIAS HABIL

4.6

RECIBE EXPEDIENTE, FIRMA O RUBRICA Y ENVIA

1 DIA HABIL

6.1

RECIBE EXPEDIENTE, FIRMA O RUBRICA Y ENVIA

1 DIA HABIL

7.1

FIN

REGISTRO DE IDENTIFICACION AUTORIZACION

IDENTIFICADOR DE FIRMAS

AUTORIZADAS

COPIA DE NOMBRAMIENTO

REGISTRO

TABULADOR DE MONTOS

CATALOGO DE FIRMAS

ESPEDIENTE

4.6

OFICIO 0/2

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h) Desarrollo

En este apartado se redacta en forma secuencial, cada una de las actividades, y pasos de las que consta el procedimiento, así como los plazos de ejecución, los puestos y áreas encargadas de realizarlas y los formatos utilizados en el procedimiento. La redacción comienza con un verbo singular y en tercera persona (elabora, solicita entrega etc.).

Ejemplo:



PAG: FECHA: 8/13 17/02/10

RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

1.1

2.1

3.1

4.1

4.2

4.3

Recibe de las áreas del Sistema oficio de titular y/o designado y anexos (Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios, Archivo electrónico de Identificador de Firmas Autorizadas y copia de su nombramiento), para registrar su firma y dar de alta en el Catálogo de Firmas Autorizadas a los funcionarios que tienen bajo su estricta competencia y responsabilidad, el ejercicio del presupuesto y turna a la Dirección de Programación y Organización para su atención. 2 días hábiles. Recibe de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto oficio y anexos descritos en la actividad anterior, para registrar su firma y dar de alta en el Catálogo de Firmas Autorizadas a los funcionarios que tienen bajo su estricta competencia y responsabilidad, el ejercicio del presupuesto, para su atención, toma conocimiento y turna a la Subdirección de Planeación y Organización, para su integración en el Catalogo de Firmas. El mismo día hábil. Recibe oficio de titular y/o designado y anexos (Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios, Archivo electrónico de Identificador de Firmas Autorizadas y copia de su nombramiento), de la Dirección de Programación y organización, registra en control interno y asigna al Departamento de Organización y Métodos para su revisión e integración al Catálogo de Firmas Autorizadas. Medio día hábil. Recibe de la Subdirección de Planeación y Organización oficio de titular o designado y anexos (Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios, Archivo electrónico de Identificador de Firmas Autorizadas y copia de su nombramiento), para registrar su firma y dar de alta en el Catálogo de Firmas Autorizadas. Medio día hábil. Revisan y validan la información. Un día hábil. No es correcta la Información. Se solicita modificaciones o la información complementaria, continua en la actividad 4.1. Un día hábil.

23



PAG: FECHA: 9/13 17/02/10

RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN DIRECTOR GENERAL DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

4.4

4.5

4.6

5.1

6.1

7.1

Si es correcta la información. Incorpora la información al sistema del Catálogo Electrónico de Firmas de Autorizas. Medio día hábil. Reproduce el oficio de titular o designado y el formato Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios e integra información al Catálogo de Firmas. Medio día hábil. Elabora oficio para enviar copia y/o original en su caso del oficio de titular, designado y Formato de Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios a las Direcciones Generales de Recursos Humanos, de Recursos Materiales y Servicios Generales y a las Direcciones de Finanzas y de Presupuesto, integra expediente y presenta a la Subdirección de Planeación y Organización para su VO.BO. Un día hábil. Recibe expediente del Departamento de Organización y Métodos para hacer de su conocimiento a las Direcciones Generales y Direcciones mencionadas en la actividad anterior, las firmas y el nombre de los funcionarios que tienen bajo su estricta competencia y responsabilidad el ejercicio del presupuesto, así como que esta actualizado el Catálogo electrónico de Firmas, da VO.BO. y envía a la Dirección de Programación y Organización para firma. Medio día hábil. Recibe de la Subdirección de Planeación y Organización expediente para dar conocer la firma y el nombre del funcionario de se integra al Catálogo de Firmas Autorizas, firma o rubrica en su caso y envía a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para firma. Medio día hábil. Recibe expediente de la Dirección de Programación y Organización, toma conocimiento firma, envía oficios y anexos a las áreas para los trámites correspondientes. 2 días hábiles. FIN

24

i) Referencias

Son todas aquellas fuentes de información complementarias que fundamentan y permiten elaborar los procedimientos. Esta información se considera importante y necesaria para concluir el procedimiento. Ejemplo:



PAG: FECHA: 10/13 17/02/10

7. REFERENCIAS

7.1 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Artículo 59, fracción V, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986. Última reforma publicada DOF 28-11-2008.

7.2 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Articulo 15, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990. Última reforma publicada DOF 23-11-2010.

7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional DIF, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006 y sus reformas.del 17 de agosto de 2007, 23 de enero y 27 de mayo de 2008.

25

j) Anexos

Se incluirán los formatos que intervienen en el procedimiento, estos servirán para una mayor comprensión del documento. Este apartado comprende el conjunto de documentos que se utilizan en el desarrollo del procedimiento. Entre ellos, se pueden anexar: formas estadísticas, reportes, informes, cédulas, y otras formas impresas, así como el instructivo de llenado correspondiente. Es necesaria la inclusión de estos documentos en el Procedimiento, ya que permite su difusión entre el personal y rige su utilización en el desarrollo de las actividades. Las secciones que estructuran un formato son: Encabezado.- Se compone por el logotipo de la Organización, titulo (de acuerdo al objetivo para lo que fue creado), código de registro (registro de calidad, CLAVES), fecha, número de páginas y área que lo emite. Cuerpo.- En este se establecen las actividades, números, partidas, o acciones que se van a registrar. La elaboración del formato es libre y se debe tener espacio suficiente para que lo registrado sea legible y completo. Autorizaciones.- Nombre y puesto de quien emite el formato, nombre y puesto de quien autoriza o da su Vo.Bo., nombre y puesto de quien recibe el servicio y código del formato.

26

Ejemplo:



PAG: FECHA: 11/13 17/02/10

8. ANEXOS

8.1 Formato Oficial: Registro de Identificación y Autorización de Firmas de Funcionarios (RIAFF).

27

Ejemplo:



PAG: FECHA: 12/13 17/02/10

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEINTEGRAL DE LA FAMILIA FIRMAS DE FUNCIONARIOS

CENTRO DE COSTO:CONFORME A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL, A CONTINUACIÓN SE DESCRIBEN Y ESPECIFICAN LAS ÁREAS Y FUNCIONARIOS QUE SE ENCUENTRAN BAJOLA ADSCRIPCIÓN DE ESTA DEPENDENCIA A MI CARGO Y CUYOS TITULARES TIENEN BAJO SU ESTRICTA COMPETENCIA Y RESPONSABILIDAD EL EJERCICIO PRESUPUESTALASIGNADO A SUS CENTROS DE COSTOS RESPECTIVOS, EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES INHERENTES O LOS MISMOS, PREVIA REQUISITACIÓN DEDICHAS EROGACIONES CONFORME A LAS NORMAS INSTITUCIONALES CON OBSERVANCIA EN LAS LEGISLACIONES CORRESPONDIENTES.

CENTRO DE COSTO PUESTO

3 4 6 7

MONTO MÁXIMO A AUTORIZAR EN CADA SOLICITUD DE PAGO PARA CADA UNO DE ELLOS. 8NÚMERO LETRA

A T E N T A M E N T E

9D I A M E S A Ñ O

10 11F I R M A C O M P L E T A

12APELLIDO PATERNO M A T E R N O N O M B R E

13C A R G O

5

F E C H A

F I R M A A B R E V I A D A

T I T U L A R F I R M A

N O M B R E D E L F U N C I O N A R I O C O M P L E T A A B R E V I A D A

C L A V E D E N O M I N A C I Ó N

1 2

28

Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE

LA FAMILIA CLAVE: PPO-02


PAG: FECHA: 13/13 17/06/10

INSTRUCTIVO DE LLENADO

“REGISTRO DE IDENTIFICACION Y AUTORIZACION DE FIRMAS DE FUNCIONARIOS”

NO. DEE DECIR

1 Centro de Costo. 2 Nombre del área que solicita el

registro de firma. 3 Centro de Costo del área

Autorizada para Ejerce el Presupuesto.

4 Puesto que desempeña el funcionario Responsable de Ejercer el presupuesto.

5 Nombre del funcionario autorizado para Ejercer el presupuesto.

6 Firma completa del funcionario Autorizado

7 Firma abreviada del funcionario autorizado.

8 El Monto máximo a autorizar en Cada solicitud de pago para cada uno de ellos con número y letra en

su caso. 9 Día, mes y año de ingreso al

puesto o de designación. 10 Firma completa del jefe inmediato. 11 Firma abreviada del jefe

inmediato. 12 Apellido paterno, materno y

nombre del jefe inmediato. 13 Puesto que desempeña.

29

VI.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.- Naturaleza

Se considera al Manual de Procedimientos, como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En él, a través de los procedimientos que lo integran, se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los órganos, su intervención en las diferentes etapas de su elaboración, sus responsabilidades y formas de participación. Asimismo, proporciona la información básica para orientar al personal en general respecto a la dinámica funcional de la organización. Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello tiene como finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y al mismo tiempo, agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan. En este sentido, se pretende que la adecuada estructuración del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional. De ahí que éste, debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de modernización administrativa, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

2.- Contenido del Manual de Procedimientos y su Importancia en la elaboración

El Manual de Procedimientos está conformado por 8 apartados: Portada, Índice, Marco Jurídico, Introducción, Objetivo, Alcance, Políticas de Ejecución, Procedimientos. Cada uno de estos apartados proporciona la información necesaria que el usuario de la Guía puede requerir en la integración del Manual correspondiente, identificando clara y perfectamente cada apartado y su contenido respectivo.

30

Portada

Constituye la primera página impresa del Manual. El uso de una portada adecuada, con logotipos, denominación, título del documento y fecha de su publicación, además de darle el carácter oficial requerido, facilita su consulta.

Por tal motivo se determina la necesidad de formalizar la presentación del instrumento mediante el uso de una portada acorde con los lineamientos y diseños establecidos para el efecto, por la Oficialía Mayor.

Índice - Este apartado es importante ya que permite identificar con facilidad el contenido y

localización de los elementos que constituyen el instrumento. En éste se enuncian los apartados que lo conforman, acotando el número de página correspondiente.

Marco Jurídico - Constituye el fundamento legal que faculta a una unidad administrativa para establecer

y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente congruente con la naturaleza propia del Manual.

Introducción - Elemento que contempla, la naturaleza y características del documento. Es importante

ya que proporciona al usuario una síntesis de su origen, estructura y contenido.

31

Objetivo del Manual

- Tiene como propósito enunciar los fines concretos que se pretenden alcanzar con la

implantación del instrumento, así como promover la unificación de criterios y esfuerzos para la consecución de los resultados esperados. La adecuada formulación del objetivo del manual es de vital importancia ya que propicia una mayor conciencia operativa del personal.

Alcance del Manual - Se deberán definir las áreas y/o procesos del Sistema Nacional del DIF a los que les

aplica el manual que se va integrar. Políticas de Ejecución - Es de suma importancia que las unidades administrativas definan claramente sus

políticas y/o normas de operación ya que constituyen el elemento mediante el cual se establecen las directrices y responsabilidades bajo las cuales se regirá cada procedimiento y su desarrollo.

Procedimientos - Se definen, como el conjunto de actividades sucesivas, ordenadas y relacionadas entre

sí, que se realizan con la finalidad de obtener un determinado producto o servicio. Por medio de los procedimientos las unidades administrativas desempeñan sus funciones asignadas, y constituyen la expresión operativa de su desarrollo organizacional.

32

3.- Integración del Manual de Procedimientos

Los capítulos anteriores han tenido por objeto presentar en una forma convencional y sencilla el marco conceptual y metodológico de los elementos fundamentales, criterios y estructura para la identificación y diseño de los procedimientos de operación de cualquier unidad administrativa. En el presente capítulo enfocaremos la atención a los aspectos de forma y contenido para integrar el manual de procedimientos; en el entendido de que los lineamientos que se establecen son de carácter oficial, cuya observancia tiende a uniformar su elaboración en todo el ámbito institucional. La trascripción del documento debe efectuarse en sistema de cómputo respetando los márgenes preestablecidos en los formatos, que se anexan a esta Guía. Deberá utilizarse el paquete Word para Windows, en letra "Arial” de 12 puntos para títulos en mayúsculas, 11 para texto en minúsculas y 6 para la diagramación del procedimiento, en apego a las reglas de acentuación, puntuación y ortografía, así como a las técnicas de redacción, y tener especial cuidado en respetar en cada capítulo el mismo margen. Los títulos de los capítulos serán con letras mayúsculas y negrillas. El diagrama de flujo podrá realizarse en el paquete que más se adapte a las posibilidades del área que lo elabora, cuidando y respetando la simbología que se establece en el capítulo correspondiente de este documento. Los formatos con sus instructivos de llenado, que se mencionen tanto en la descripción de actividades como en los diagramas y que se elaboren internamente por las áreas de la unidad, deberán incluirse en la parte correspondiente del manual. Bajo estas consideraciones generales, el Manual de Procedimientos deberá integrarse con el siguiente orden, contenido y características. Portada, Índice, Marco Jurídico, Introducción, Objetivo del Manual, Alcance del Manual, Políticas de Ejecución y Procedimientos.

33

a) Portada Denominada también pasta o carátula, deberá diseñarse en cartulina Bristol blanca, en las medidas convencionales del tamaño carta. Esta deberá contemplar:

- En el ángulo superior izquierdo debe incorporarse el logotipo del Sistema Nacional DIF.

- En la parte central superior anotar la denominación del área de mayor nivel

jerárquico de la cual depende la unidad administrativa que elabora el Manual.

- En la parte central de la hoja se señalará el título del documento y;

- En el ángulo inferior derecho se incluirá la fecha de elaboración (mes y año). La portada no deberá llevar ningún adorno que sobresalga como son: líneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento. Para mayor comprensión, se presenta el siguiente:

34

Ejemplo:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓNORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

FEBRERO, 2010 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regul atoria Interno (COMERI), el día 17 de febrero de 2010, la cualentra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna.


35

b) Índice En este rubro se deberá describir con letras mayúsculas la relación que especifique de manera sintética y ordenada, los capítulos o apartados que constituyen la estructura del Manual, así como el número de la hoja en la que se encuentra ubicado cada uno de éstos. Por ejemplo, para el caso de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, éste quedaría de la siguiente manera: Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MPO-

01 TÍTULO: REV: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN

Y PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

2/7 17/02/10

ELABORÓ: APROBÓ VO.BO.: DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO MTRO. RAUL RAFAEL ANAYA NUÑEZ

OFICIAL MAYOR OSCAR ALBERTO MARGAIN PITMAN

COMERI

ÍNDICE

1.- MARCO JURÍDICO

2.- INTRODUCCIÓN

3.- OBJETIVO DEL MANUAL

4.- ALCANCE DEL MANUAL

5.- POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

6.- PROCEDIMIENTOS: DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN:

1.- PARA INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS

2.- PARA…

SUBDIRECCION DE…

3.- PARA…

HOJA 2

4

5

6

11

X

X

X

36

c) Marco Jurídico En este capítulo se debe relacionar en forma enunciativa, los ordenamientos jurídicos –administrativos, que den fundamento y regulan la operación del manual, el capítulo, la fracción y la fecha de su publicación o en su caso la de emisión. Todos estos documentos normativos deberán anotarse cronológicamente, de acuerdo al orden jerárquico que se describe a continuación: Disposiciones Constitucionales, Leyes, Reglamentos, Convenios, Decretos, Acuerdos Presidenciales, Acuerdos Secretariales, Normas Oficiales Mexicanas, Oficios, Circulares y otros. Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MPO-01

TÍTULO: REV: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

3/7 17/02/10

4. MARCO JURÍDICO

7.1 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Artículo

59, fracción V, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986. Última reforma publicada DOF 28-11-2008

7.3 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Articulo 15, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990. Última reforma publicada DOF 23-11-2010

7.4 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional DIF, publicado

en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006 y sus reformas. del 17 de agosto de 2007, 23 de enero y 27 de mayo de 2008.

37

d) Introducción En este apartado se señalará en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la unidad responsable del manual, sus características, ámbito de acción y adscripción, sin profundizar en ellos. También se definirán las técnicas de difusión, implantación y actualización del instrumento y los responsables de estas actividades, así mismo se describirá la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propósito de lograr una mejor y mayor comprensión del mismo. Ejemplo:


CLAVE: MPO-01

TÍTULO: REV: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA


PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

4/7 17/02/2010

5. INTRODUCCIÓN

El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, dentro del marco de la implantación de un sistema de calidad, cuenta con una nueva estructura de organización que le permite afrontar sus responsabilidades y retos actuales, como entidad coordinadora de los esfuerzos nacionales en materia de Asistencia Social. Con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, y como resultado de los trabajos realizados se integró el presente Manual de Procedimientos de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, unidad administrativa dependiente de la Oficialía Mayor, con el objeto de que el personal de todos los niveles jerárquicos de esta Dirección identifiquen su responsabilidad. Contiene las políticas, descripción formatos e instructivos, así como cada una de las actividades, presentadas en forma secuencial, que lleva a cabo la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para el estricto cumplimiento de sus funciones.

38

e) Objetivo Aquí se debe definir el propósito final que se persigue con la implantación del instrumento. La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en acción; señalar el qué y para qué servirá el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos. Ejemplo:

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MP0-01

TÍTULO: REV: MPO-01 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA


PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

5/7 17/02/2010

6. OBJETIVO

Establecer los Procedimientos sobre las principales acciones que conforman el quehacer operativo de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para cumplir con el establecimiento y evaluación de la estructura programática; la integración y control del ejercicio presupuestal, del gasto y de los recursos financieros asignados al Sistema; la elaboración y difusión de informes que permitan conocer los resultados de la ejecución de los programas institucionales que son presentados a las instancias correspondientes y de los documentos metodológicos que facilitan la integración de los manuales de las áreas; así como en el desarrollo de sistemas para el procesamiento electrónico e integral de la información.

39

f) Alcance En este apartado se deberá definir a que áreas o proceso del DIF aplica el Manual que se va a desarrollar.

Ejemplo:




PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

6/7 17/02/2010

7. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Dirección de Programación y Organización, Subdirección de Planeación y Organización y Jefe de Departamento de Organización y Métodos

40

g) Políticas de Ejecución En este apartado se deben plasmar en forma enunciativa todos aquellos elementos que describen la responsabilidad o autoridad para ejecutar los lineamientos del manual, estas regulan la operación del manual y sus procedimientos.

Ejemplo:




PRESUPUESTO

PAG: FECHA:

7/7 17/02/2010

8. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

Las unidades administrativas deberán contar con un Manual de Procedimientos para el desempeño organizacional.

El personal en general se orientará en la dinámica funcional de la organización en el Manual de Procedimientos.

El Manual de Procedimientos agiliza los trámites que realiza el usuario con relación a los servicios que le proporcionan.

41

h) Procedimientos Se integran los procedimientos de las áreas o procesos que se detallan en el alcance del Manual de Procedimientos, conforme a lo establecido en el apartado IV “METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS”.

42

VlI.- GLOSARIO DE TÉRMINOS. ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función asignada. ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas también de regulación, son aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc. ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las políticas que normen el desarrollo global de la organización. ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. ATRIBUCIÓN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo. AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeño de un cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupación. COORDINACIÓN.- Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. CONGRUENCIA.- Interdependencia armónica; conexión y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un ámbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integración de conjunto, ausencia de contradicción en las acciones de las partes con relación a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecución de fines u objetivos que le son propios. CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede producirse permanente, periódica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición de resultados.

43

DIAGNÓSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución. DICTÁMEN.- Opinión o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestión de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontáneamente para servir a un interés general social singularmente necesitada de atención. EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. EFICIENCIA.- Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. EVALUACIÓN.- Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto. INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propósito. MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento de una organización. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser clasificados en atención a su área de aplicación, los manuales podrían considerarse: A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector público en su conjunto, o a una

parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo: El Manual de Organización del Gobierno Federal.

B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad, pueden

referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organización de cada una de las dependencias del Ejecutivo Federal.

De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como manuales de organización, de procedimientos, de objetivos y políticas, de contenido múltiple o de puestos, entre otros.

44

NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. OBJETIVO.- En términos de programación, es la expresión cualitativa de los propósitos para los cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta ¿para qué se formula y ejecuta dicho programa? También puede definirse como el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad “el qué” y el “para qué” se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivo significa predeterminar qué se quiere lograr. La determinación del objetivo u objetivos generales de una institución se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pública y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer. OPERACIÓN.- Acción de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; también se denomina operación a la actividad sustantiva de una institución relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de producción de bienes y/o servicios. POLÍTICA.- Criterios de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.

45

ANEXOS: FORMATOS

46

ANEXO 1 (CARÁTULA EXCLUSIVA PARA PROCEDIMIENTO)


PROCEDIMIENTO PARA:

INTEGRAR EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS


47

ANEXO 2


CLAVE:

TÍTULO: REV: PROCEDIMIENTO PARA:

PAG: FECHA:/


48

ANEXO 3

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE:


PAG: FECHA:

/

49

ANEXO 4



PAG: FECHA:

/

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

50

ANEXO 5



PAG: FECHA:

/

A DIRECTOR DE

B SUBDIRECTOR DE

C JEFE DE DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTOS

51

ANEXO 6

(CARÁTULA EXCLUSIVA PARA MANUALES)


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

FEBRERO, 2010 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 17 de agosto de 2010, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna.

52

ANEXO 7


CLAVE:


PAG: FECHA:/


53

ANEXO 8



PAG: FECHA:

/

54

ANEXO 9





Versión 3.01







LOGO INSTITUCIÓN





7

8



9









1

2 3

4

55

0



1 10% 0

2 25% 0

3 10% 0

4 15% 0

5 10% 0

6

N/A

6.1 5% 0

6.2 10% 0

7 15% 0

Total: 100%


65%

Mínimo requerido:




Eficaz


A










56


11 Cumple No Cumple

1

1.2 30% 0

1.3 25% 0

1.4 45% 0

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:





B Eficiente





57




Cumple No Cumple17

1 25% 0

2 35% 0

3

3.1 10% 0

3.2 20% 0

3.3. 10% 0

Total: 100%


70%

Mínimo requerido:






14

C Consistente














58


Cumple No Cumple18

1 10% 0

2 10% 0

3 10% 0

4 10% 0

5 10% 0

6 10% 0

7 10% 0

8 10% 0

9 10% 0

10 10% 0

Total: 100%


80%

Mínimo requerido:




condición:

D Claro












59


NO DEBE DECIR

1 Nombre del área que diseño o elaboro el documento.

2 Nombre del área de la cual depende el área que emite el documento.

3 Sistema Nacional DIF. 4 Nombre del Documento. 5 El fin que se persigue alcanzar con la

emisión del documento. 6 Nombre de los Ordenamientos o

disposiciones, artículos y fracción, en orden jerárquico.

7 SI o No hay una Ley que sustente la emisión del documento, en caso afirmativo especificar de forma general los fines u objetivos.












1


GUÍA TÉCNICA PARA EMITIR DOCUMENTOS NORMATIVOS

FEBRERO, 2010


2

IIInnntttrrroooddduuucccccciiióóónnn La Guía Técnica para Emitir Documentos Normativos, es una herramienta

de Simplificación Regulatoria; diseñada para impulsar la mejora, simplificación y calidad regulatoria de la normatividad de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF), para homologar, la normatividad del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Como resultado de un análisis de las disposiciones que actualmente rigen la operación y funcionamiento de las instituciones de la APF, se identificó un inventario de 32 distintos documentos de carácter normativo. Entre los que se detectaron algunos que por su naturaleza no son normativos y sin embargo se utilizados para regular. Este uso inadecuado e indiscriminado de documentos normativos y no normativos, genera confusiones, duplicidades y sobreregulación al interior de las dependencias y entidades, lo que hace necesario adoptar mejores prácticas para mejorar el orden y uso racional de dichos documentos. Esta herramienta se enfoca al logro de una normatividad más fácil de entender y aplicar, mediante el orden y la estandarización para elaborar y emitir los documentos que regulan el funcionamiento y los procesos de las instituciones. Finalmente, la presente Guía Técnica esta estructurada en cuatro secciones, correspondiendo la primera al Marco Jurídico, la segunda al Diagnóstico previo a la emisión de un documento normativo, la tercera, a los Principios para generar un documento normativo, y la cuarta a los Tipos de Documentos Normativos. Asimismo se encuentra integrada por tres anexos el “A”, el “B” y el “C”.

PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Brindar al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, una herramienta que le facilite el desarrollo de un marco normativo simple, ágil, estandarizado y de fácil aplicación, en su operación y funcionamiento.

AAAlllcccaaannnccceee La Guía puede utilizarse por todas las áreas del Sistema, para que a través de la simplificación y estandarización del marco normativo que las rige, mejoren su operación y funcionamiento e incrementen su productividad, en congruencia con las disposiciones de la Secretaría de la Función Pública.

3

DDDiiiaaagggnnnóóóssstttiiicccooo Como resultado del análisis de las disposiciones que regulan el funcionamiento de las instituciones de la APF, se llegó al siguiente diagnóstico:

• Se identificaron 32 diferentes documentos que se utilizan para regular, aún cuando entre éstos existen algunos cuya naturaleza no es normativa (Ver Anexo “A”, Pág. 25). • Existe sobreregulación y exceso de documentos emitidos para regular. Los que no están debidamente fundados y motivados, encontrándose situaciones en donde los servidores públicos emisores carecen de facultades para ello.

• Se detectaron duplicidades y contradicciones en los documentos, encontrando algunos que regulan un mismo tema en idénticos términos y con igual propósito.

• La redacción en la normatividad es compleja y difícil de entender. Lo que genera confusión, error e incertidumbre jurídica. • Existen documentos que indebidamente tienen carácter normativo, cuando son propiamente informativos o facilitadores (ejemplo: Boletines, Avisos, Guías, etc.).

4

CCCooonnnttteeennniiidddooo dddeee lllaaa GGGuuuíííaaa

La guía esta dividida en cuatro secciones: Sección I. Marco Jurídico. (Pág. 5) Sección II. Diagnóstico previo a la emisión de un documento normativo.

Esta sección contiene un cuestionario y un esquema para determinar qué documento normativo se puede emitir. (Pág.6)

Sección III. Principios para generar un documento normativo.

Esta sección contiene principios para estructurar y redactar frases de manera simple y ordenada. (Pág. 9)

Sección IV. Tipos de Documentos Normativos

Esta sección detalla los documentos normativos idóneos para regular la operación y funcionamiento de las áreas del Sistema, así como los elementos necesarios para su elaboración. (Pág.11)

Documento

Página

1. Norma 12 2. Política 14 3. Acuerdo 16 4. Lineamiento 18 5. Regla 20 6. Oficio 22 7. Manual 23

En la última parte de esta sección se incluye un cuadro comparativo de la estructura de los documentos normativos idóneos, que resume los apartados que debe contener cada documento. (Pág. 24)

Anexos Anexo “A” Contiene los resultados del diagnóstico sobre los documentos que se utilizan en la APF para normar. De donde surge una clasificación conforme al propósito de cada documento. (Pág. 25) Anexo “B” Información adicional para facilitar el llenado del Cuestionario. (Pág. 31) Anexo “C” Formatos utilizados para elaborar los Documentos Normativos siguientes: Normas, Políticas, Acuerdos, Lineamientos y Reglas. (Pág. 35)

5

SSSeeecccccciiióóónnn III ...

MMMaaarrrcccooo

JJJuuurrrííídddiiicccooo Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8 de febrero de 2006 y sus reformas. Guía para Emitir Documentos Normativos. Secretaría de la Función Pública.

6

SSSeeecccccciiióóónnn III III...

DDDiiiaaagggnnnóóóssstttiiicccooo ppprrreeevvviiiooo aaa lllaaa eeemmmiiisssiiióóónnn dddeee uuunnn dddooocccuuummmeeennntttooo nnnooorrrmmmaaatttiiivvvooo

CCCooonnnttteeennniiidddooo Esta sección contiene:

1. Cuestionario para determinar si debe o no emitir un documento normativo (Pág. 7).

2. Esquema que le ayudará a determinar cuál es el documento normativo idóneo que puede emitir, de acuerdo a sus requerimientos (Pág.8).

IIInnnssstttrrruuucccccciiiooonnneeesss Para realizar el diagnóstico necesita:

1. Tener identificados y disponibles todos los documentos normativos que se relacionen con la materia y el tema que desea regular. (Inventario de disposiciones de la institución: Consultar la normateca interna)

2. Contestar el cuestionario detenidamente, para determinar qué documento normativo puede emitir y que le permitirá incluso, identificar si su documento en realidad no es normativo, sino informativo, facilitador, etc.

3. Verificar las respuestas en la parte final del cuestionario.

4. Utilizar el esquema para determinar qué documento normativo se puede emitir de acuerdo a sus necesidades.

5. Consultar la Sección IV. “Tipos de documentos normativos”, para conocer los elementos qué debe contener el documento normativo seleccionado.

7

CCCuuueeessstttiiiooonnnaaarrriiiooo Conteste antes de emitir un documento normativo.

1. ¿Cuál es el propósito del documento que desea emitir?

(Escoger UN propósito solamente)

Si requiere de información adicional para responder esta pregunta, consulte el Anexo “B” (Pag. 31)

Marque con una cruz.

a) Normar ___

b) Instruir ___

c) Facultar ___

d) Informar ___

e) Avisar ___

f) Describir ___

g) Registrar ___

2. Mencione la problemática y el objetivo que persigue la emisión de su documento.

3. ¿Existe algún documento normativo vigente, que regule el mismo tema?

Si requiere de información adicional para responder esta pregunta, consulte el Anexo “B” (Pag. 31).

SI ___

Pase a la pregunta 4

NO___

Pase a la pregunta 6

4. Si YA EXISTE un documento normativo, explique por qué resulta insuficiente.

5. Si YA EXISTE un documento normativo que regule el mismo tema, especifique según sea el caso:

Su documento:

a) Abroga a otro __

b) Deroga disposic. de otro __

c) Modifica otro __

d) Es nuevo __

Si contestó a, b ó c, especifique el nombre

del documento

Indique su Fecha de Emisión

6.- Cite los ordenamientos (incluyendo artículos, fracciones, incisos, apartados, según corresponda) que lo facultan para regular el tema que le interesa.

Con fundamento en __________________, artículo (s) ___________, fracción (es) _________ ________ (incisos o apartados), emitido con fecha___________.

No existe ningún ordenamiento.

__

RESULTADOS

El resultado de su diagnóstico con base a sus respuestas, es:

Respuestas Si su respuesta corresponde a un CUADRO SOMBREADO, usted emitirá un DOCUMENTO NORMATIVO. Si su respuesta corresponde a un CUADRO NO SOMBREADO, usted emitirá un DOCUMENTO NO NORMATIVO. 1.

2. La respuesta a esta pregunta le ayudará a clarificar la necesidad de emitir un nuevo documento así como planificar el contenido del mismo.

3, 4 y 5. Las respuestas a las preguntas 3, 4 y 5 le ayudarán a decidir si es estrictamente necesario emitir un documento normativo nuevo o en su caso definir si se requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.

6.

Si su respuesta corresponde a CUADRO SOMBREADO, usted tendrá certeza jurídica sobre sus facultades para emitir documentos normativos sobre un tema específico.

Si se ubica en un CUADRO NO SOMBREADO, usted podría no tener facultades para emitirlo e incurrir en falta y/o responsabilidad administrativa.

8

EEEsssqqquuueeemmmaaa Para determinar qué documento normativo es idóneo para el tema que va a regular, consulte este esquema:

9

SSSeeecccccciiióóónnn IIIIII III... PPPrrriiinnnccciiipppiiiooosss pppaaarrraaa gggeeennneeerrraaarrr uuunnn dddooocccuuummmeeennntttooo nnnooorrrmmmaaattt iiivvvooo

Al escribir documentos normativos se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: RECOMENDACIONES DE ESCRITURA

Use palabras y frases simples.

Utilice sólo las palabras necesarias.

Sustituya oraciones complejas por estructuras sencillas.

Por ejemplo, “de acuerdo a lo establecido en” puede sustituirse por “establecido en”.

Evite escribir oraciones y párrafos muy extensos.

Evite repetir texto que ya incluyó en otro apartado de su documento o

texto que está en otros instrumentos normativos.

Considere que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo –incluso si no es un servidor público especializado-. Escriba pensando en sus futuros lectores.

Utilice un lenguaje sencillo y cotidiano. Utilice acrónimos y tecnicismos

sólo cuando sea estrictamente necesario o bien cuando ello facilite la lectura del documento.

Incluya ejemplos para facilitar la comprensión del documento, siempre

que sea posible.

Sea consistente. Utilice los mismos términos en todo el documento. Recuerde que lo que para usted pueden ser simples sinónimos puede no serlo para sus lectores. El uso de sinónimos puede causar confusión en la aplicación del documento normativo.

Por ejemplo, evite utilizar “servidores públicos” y “funcionarios públicos” como si fuesen sinónimos.

Recuerde que su documento sólo debe incluir lo estrictamente necesario,

y aquello que genere un valor agregado. Evite escribir por escribir.

10

RECOMENDACIONES DE PRESENTACIÓN

Incluya en un lugar visible la fecha de emisión, modificación así como su vigencia.

Organice su documento de forma estructurada, siguiendo un orden

lógico en su contenido. Por ejemplo, primero la introducción y después la descripción de quién debe interpretar y vigilar el cumplimiento de su documento.

Utilice subtítulos para facilitar al lector encontrar algún tema específico.

Utilice cuadros sinópticos y referencias gráficas cuando sea posible.

Numere las páginas y los apartados para facilitar su ubicación.

Evite en la medida de lo posible utilizar un documento normativo para emitir otro. Por ejemplo:

o Reglas por las que se establecen las Políticas para … o Acuerdo por el que se emiten los lineamientos para… o Decreto por la que se da a conocer el Manual de…

En caso de que incluya un apartado de artículos/disposiciones

transitorias, recuerde que sólo debe contener las acciones previas o simultáneas que requiera el instrumento para empezar a ser aplicado y cumplir con sus propósitos.

11

SSSeeecccccciiióóónnn IIIVVV... TTTiiipppooosss dddeee dddooocccuuummmeeennntttooosss nnnooorrrmmmaaatttiiivvvooosss

IIInnntttrrroooddduuucccccciiióóónnn Esta sección incluye los elementos que deberá considerar para estructurar

cada documento normativo que haya seleccionado, incluyendo su definición, propósito, apartados obligatorios y adicionales que le permitirán asegurarse de que seleccionó el más adecuado. Se recomienda consultar la Sección III. “Principios para generar un documento normativo” (Pág. 9) que contiene recomendaciones de escritura y presentación que le ayudarán a emitir un documento de mayor calidad.

CCCooonnnttteeennniiidddooo Este capítulo contiene información

necesaria para elaborar:

Documento Página

Norma 12

Política 14

Acuerdo 16

Lineamiento 18

Regla 20

Oficio 22

Manual 23

Cuadro comparativo de la

estructura de los documentos normativos idóneos.

24

12

NNNOOORRRMMMAAA

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Regla de conducta obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien

legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el comportamiento de los servidores públicos.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo El propósito de una norma es dirigir la actuación general de las

instituciones gubernamentales o en su caso de los servidores públicos.

III III III ... ¿¿¿CCCuuuááánnndddooo

ssseee eeemmmiiittteee??? Una norma se emite cuando se requiere determinar o dirigir una actividad.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de una norma son los siguientes:

Apartado Descripción 1. Objetivo Explica el por qué o para qué de la norma. 2. Fundamento legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se

sustenta la norma (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda).

3. Ámbito de aplicación Define a las áreas u organismos responsables de: • cumplir la norma, • la aplicación de la norma;

y en su caso también define el territorio en el cual resulta aplicable.

4. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual la norma tiene validez, así como el periódo en el cuál será aplicable. Es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento.

5. Disposiciones Generales Precisa el contenido de la norma. 6. Emisor(es), Fecha y Firma Datos del área emisora (incluyendo nombre

completo, cargo y firma del servidor público facultado) y fecha correspondiente, el cual se incorpora en el encabezado del documento.

7. Transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de la norma.

13

VVV... OOOtttrrrooosss aaapppaaarrrtttaaadddooosss

Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir:

Apartados Descripción

a) Consideraciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir la norma.

b) Definiciones Relación de términos que facilitan la comprensión de la norma.

Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la localización de los términos.

c) Mecanismo de Vigilancia y Evaluación

Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar ó evaluar el cumplimiento de la norma.

d) Interpretación Define a la Unidad Administrativa responsable de interpretar la norma para efectos administrativos.

14

PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAA

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al ejecutar los objetivos específicos del nivel institucional.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo El propósito de una política es establecer los principios generales

para la actuación de los servidores públicos y la Institución.


ssseee eeemmmiiittteee??? Una política se emite cuando se requiere conducir, organizar o establecer un marco de actuación general relacionado con objetivos institucionales.

IIIVVV...

AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de una política son los siguientes:

Apartado Descripción

1. Objetivo Explica los propósitos de la política.

2. Fundamento legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan la política (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda).

3. Ámbito de aplicación Define a las área u organismos responsables de: • cumplir la política, • la aplicación de la política;


4. Vigencia

Indica la fecha a partir de la cual la política tiene validez, así como el periódo en el cuál será aplicable. Es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento.

5. Disposiciones Generales Determinan los principios generales que deberán observar los servidores públicos conforme a objetivos institucionales.

6. Emisor(es), Fecha y Firma

Datos del área emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado), fecha y firma, el cual se incorpora en el encabezado del documento.

15

VVV... OOOtttrrrooosss AAApppaaarrrtttaaadddooosss


Apartados Descripción

a) Consideraciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir una política.

b) Definiciones Listado de definiciones relacionadas con el texto de la política.

Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos.

c) Objetivos Estratégicos o Generales

Establecen los patrones de comportamiento o funcionamiento institucional que los servidores públicos pueden y deben observar para alcanzar las metas institucionales prioritarias.

d) Objetivos Operacionales o específicos

Establecen las actividades detalladas de los destinatarios y los responsables de la política con el fin de planear, organizar y controlar un proceso.

16

AAACCCUUUEEERRRDDDOOO

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Instrumento emitido por servidores públicos facultados para definir ó delegar funciones, atribuciones o acciones específicas de sus destinatarios.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Instituir acciones de una o más partes involucradas.


ssseee eeemmmiiittteee??? Se emite cuando se requiere regular las acciones, funciones o actividades de dos o más instituciones ó áreas en situaciones específicas.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de un acuerdo son los siguientes:

Apartado Descripción 1. Objetivo Describe la finalidad del acuerdo. 2. Fundamento Legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se

sustenta el acuerdo (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda).

3. Responsables y sus obligaciones.

Designación de partes responsables del cumplimiento del acuerdo.

• Las facultades y atribuciones que se otorguen a unidades administrativas o instituciones específicas.

• Detalla las funciones, los compromisos y las obligaciones que adquieren las Instituciones o áreas al suscribir un acuerdo.

4. Disposiciones Generales Establece según el caso: • Términos y parámetros que deberán

seguirse para cumplir con los objetivos del acuerdo.



6. Artículos Transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación del acuerdo.

17


Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir :

Apartados opcionales Descripción

a) Consideraciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir un acuerdo.

b) Definiciones Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación del acuerdo.


c) Mecanismos de Vigilancia y Evaluación

Señala el área o unidad Administrativa encargada de vigilar, verificar ó evaluar el cumplimiento del acuerdo.

d) Interpretación

Define a la Unidad Administrativa designada en el acuerdo como responsable de la interpretación del acuerdo para efectos administrativos.

e) Anexos Incluye los documentos complementarios para la aplicación del acuerdo.

18

LLLIIINNNEEEAAAMMMIIIEEENNNTTTOOO

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades del sector público.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Describir las etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una

actividad u objetivo.


ssseee eeemmmiiittteee??? Los lineamientos se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones que derivan de un ordenamiento de mayor jerarquía.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de los lineamientos son los siguientes:

Apartado Descripción 1. Objetivo Explica el por qué o para qué de los lineamientos.

2. Fundamento Legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan los lineamientos (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda).

3. Ámbito de aplicación Define a las áreas u organismos responsables de: • seguir los lineamientos, • aplicar los lineamientos;


4. Disposiciones Generales Establece el conjunto de etapas, requisitos, acciones, seguimiento, obligaciones y coordinación necesarios para cumplir con los objetivos de los lineamientos.

5. Lineamientos generales y específicos

Descripción de los términos, elementos o directrices generales ó específicas que se aplican de manera uniforme en todas las etapas de un proceso y que pueden ser aplicables de manera general o específica.



7. Artículos transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de los lineamientos.

19

VVV... OOOtttrrrooosss

AAApppaaarrrtttaaadddooosss Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir :

Apartados opcionales Descripción

a)Consideraciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir los lineamientos.

b) Requisitos Relación de elementos, documentos o información necesaria para realizar el objetivo de los lineamientos.

c) Definiciones Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación de los lineamientos.


d) Mecanismos de Vigilancia y Evaluación

Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar ó evaluar el cumplimiento de los lineamientos.

e) Interpretación

Define a la Unidad Administrativa responsable de la interpretación de los lineamientos cuando sea el caso.

20

RRREEEGGGLLLAAA

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Documento normativo que establece aspectos técnicos y

operativos en materias específicas.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Establecer medidas de carácter técnico-operativo de una actividad.


ssseee eeemmmiiittteee??? Una regla se emite para ordenar, organizar y coordinar las actividades del sistema en un contexto determinado.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de una regla son los siguientes:

Apartado Descripción 1. Objetivo Explica el porqué o para qué de la regla. 2. Fundamento. Legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se

sustenta la regla (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda)

3. Ámbito de aplicación Define a las áreas u organismos responsables de: • cumplir la regla, • la aplicación de la regla;


4. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual la regla tiene validez, así como el periodo en el cuál será aplicable. Es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento.

5. Disposiciones generales Descripción de los aspectos técnicos y operativos específicos de la regla, así como la mecánica de operación, funciones y actividades que deberán realizar cada uno de los servidores públicos o unidades administrativas correspondientes.

6. Indicadores Definen los parámetros para la evaluación y monitoreo de la aplicación de la regla.

7. Emisor(es), Fecha y firma Datos del área emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado), fecha y firma, el cual se incorpora en el encabezado del documento.

8. Artículos Transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de la regla.

21



Apartados opcionales Descripc

ión a) Consideraciones Breve explicación de los antecedentes y las

necesidades para emitir una regla.

b) Definiciones Enlista y define los términos que pudieran ser necesarios para la comprensión de la regla.


c) Auditoria y Control Designación del organismo encargado de vigilar el cumplimiento de los plazos y las especificaciones establecidas en la regla.

d) Anexos Incluye información necesaria para la aplicación de la regla, por ejemplo formatos e instructivos.

22

OFICIO

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados para regular ó dar instrucciones sobre temas específicos.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Establecer acciones, medidas, requisitos ó términos para cumplir con

objetivos específicos.


ssseee eeemmmiiittteee??? Cuando se requiere regular actividades específicas para destinatarios determinados.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de un oficio son los siguientes:

Apartado Descripción 1. Número de oficio Referencia numérica que permite llevar un orden

consecutivo de cada oficio y los identifica de manera particular.

2. Fecha Señala la fecha de emisión del documento.

3. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual el oficio tiene validez, así como el periódo en el cuál será aplicable. (Definitivo o temporal)

4. Emisor Denominación y adscripción de la unidad administrativa que emite el documento normativo.

5. Destinatario Indica a quién va dirigido el oficio (instituciones o servidores públicos determinados).

6. Asunto

Enuncia el tema específico que regula el oficio.

7. Fundamento Legal Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta al oficio (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda).

8. Texto o Contenido Exposición del asunto de manera directa, clara y específica que motiva la creación del oficio.

9. Emisor (es), Fecha y Firma

Datos de la dependencia o entidad emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado), fecha y firma, el cual se incorpora en el encabezado del documento.

23

MMMAAANNNUUUAAALLL

III ... DDDeeefffiiinnniiiccciiióóónnn Documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para

realizar de forma ordenada y sistemática, los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos determinados por objetivos institucionales.

III III ... PPPrrrooopppóóósssiiitttooo Describir detalladamente las actividades relacionadas con las

funciones, así como los procesos relacionados.


ssseee eeemmmiiittteee??? Cuando se necesita detallar las tareas de los servidores públicos ó áreas de la Institución.

IIIVVV... AAApppaaarrrtttaaadddooosss Los apartados de manuales de organización y de procedimientos, se

establecen en la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización y la Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos e Integración de Manuales de Procedimientos.

24

CCCUUUAAADDDRRROOO CCCOOOMMMPPPAAARRRAAATTTIIIVVVOOO Este cuadro le permite visualizar y diferenciar la estructura o apartados que deberán

contener los documentos normativos idóneos para regular:

25

Anexo

“A”

26

CCClllaaasssiiifffiiicccaaaccciiióóónnn dddeee DDDooocccuuummmeeennntttooosss NNNooorrrmmmaaatttiiivvvooosss

DDDeeessscccrrriiipppccciiióóónnn Conforme al diagnóstico realizado por la Dirección General de Simplificación Regulatoria (DGSR) de la SFP, se identificaron 32 documentos que rigen la operación y funcionamiento de la APF. Algunos de estos documentos, por su naturaleza no son normativos y sin embargo se usan con ese fin. A fin de evitar el crecimiento de un marco normativo anacrónico y desordenado, la DGSR propone a continuación, una clasificación funcional de documentos, con base en su propósito y características particulares.

DOCUMENTOS NORMATIVOS IDÓNEOS

Documento Propósito Tipo de Documento

1. Norma Regular la conducta de los servidores públicos de manera obligatoria. Normativo

2. Política

Instruir a los servidores públicos sobre como realizar una tarea, comisión o

actividad determinada conforme a los objetivos institucionales establecidos.

Normativo

3. Acuerdo Define ó delega funciones, atribuciones

o acciones específicas de sus destinatarios.

Normativo

4. Lineamiento Establecer los términos, límites y

características de las actividades de las áreas

Normativo

5. Regla Definir los preceptos fundamentales, sobre

aspectos técnicos y operativos en materias específicas.

Normativo

6. Oficio Regular ó dar instrucciones específicas sobre asuntos propios de las áreas, mismo

que puede ser de aplicación temporal. Normativo

7. Manual

Articular instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procesos determinados por objetivos institucionales.

Normativo

27

DOCUMENTOS ESPECÍFICOS


8. Directiva

Dicta órdenes de carácter obligatorio para subalternos.

Nota.- Este documento es utilizado por algunas dependencias en lugar de la norma y no se contempla en la Guía porque no es de aplicación general.

Normativo, que sólo aplica para

determinadas instituciones

9. Procedimiento

Señala de manera cronológica las actividades, los tiempos, la utilización de recursos, las metodologías de trabajo y control para desarrollar una función. Nota.- Un procedimiento puede ser descrito en un manual, ya que este último es un documento más completo para instruir sobre funciones y procedimientos.

Descriptivo

10. Mandato Contrato que obliga a una persona o

institución, a prestar un servicio o realizar una actividad por encargo de otra.

De instrucción, aplicable a casos

concretos.

11. Decreto Determina preceptos ó disposiciones de observancia general.

Normativo de orden jerárquico superior.

12. Código Establece normas de carácter general y abstracto, ordenadas sistemáticamente y

relativas a una determinada rama del derecho.


13. Órdenes (Presidenciales)

Instruir para obedecer, ejecutar y cumplir disposiciones del Poder ejecutivo.


14. Estatutos Instituir el régimen jurídico de un organismo, entidad ó sociedad.


cuya emisión por regla general no

compete a la APF

15. Convenio

Establecer pactos entre dos o más instituciones para colaborar en algún asunto en particular. Este instrumento puede ser emitido como Acuerdo.

Obligatorio, aplicable a casos concretos.

28

DOCUMENTOS NO NORMATIVOS


16. Programa

Describe el conjunto de acciones o proyectos ordenados, de carácter sectorial, institucional, regional o especial.

No Normativo (Concentrador)

17. Guía

Expone recomendaciones para la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trámites.

No Normativo (Facilitador)

18. Oficio Circular

Orden de autoridad competente dirigida a subalternos u obligados. Para efectos de simplificación el Oficio Circular no debe ser definido de manera particular porque es una modalidad del oficio.

No Normativo (Informativo)

19. Aviso Notifica o anuncia a una colectividad sobre fechas o datos específicos.


20. Informe Informa a sus destinatarios sobre algún asunto en particular.


21. Boletín Informa a sus destinatarios sobre disposiciones oficiales.


22. Metodología

Conjunto de instrucciones que rigen un actividad determinada para obtener resultados satisfactorios.


23. Instructivo Enumera los pasos a seguir para realizar correctamente una actividad.


24. Formato Facilita el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas.


25. Meta

Establece y cuantifica los objetivos para encauzar las acciones de un grupo determinado de instituciones o personas.

No Normativo (Estratégico)

29

26. Criterios

Interpretar una ley o una disposición. Este documento no debería de emitirse porque su propósito es interpretar otro documento emitido previamente, que genera confusión. * Los documentos normativos deben de ser lo suficientemente claros para que no se emitan documentos posteriores explicativos para facilitar su aplicación. Nota.- Para el caso de “Criterios” de carácter obligatorio, emitidos por el sistema con base en una disposición legal, dicho propósito puede cumplirse a través de un Documento Normativo “idóneo” (Ver la primer tabla de este Anexo A).


27. Bases de Colaboración Definir los principios de coordinación entre varias instituciones.

No Normativo (Concentrador)

28. “Pobalines” (Políticas, Bases y

Lineamientos)

Establecer de forma exhaustiva el marco normativo para determinada actividad o proceso. * Este documento surge en el sistema, como resultado de combinar políticas, bases y lineamientos en un mismo instrumento. Nota.- Lo anterior tal vez, como resultado de una interpretación literal y errónea del artículo 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, que dice: “… las dependencias y los órganos de gobierno de las entidades emitirán, bajo su responsabilidad y de conformidad con este mismo ordenamiento, las políticas, bases y lineamientos para las materias a que se refiere este artículo”. Desde el punto de vista de la Guía y bajo un enfoque de mejora regulatoria, estos documentos deben emitirse de manera separada y sólo si se justifica su emisión, es decir, si existe dicha necesidad.

No Normativo (Por considerar a este

documento una práctica no

satisfactoria)

29. Catálogos

Establecer una relación ordenada y descriptiva de elementos relacionados entre sí, ya sea personas, libros, documentos, objetos, etc.

No Normativo (Compilador)

30

30. Umbrales

Determinar los montos de referencia que indican límites ó máximos, generalmente para efectos de comercio exterior.

No Normativo (Técnico- informativo)

31. Modelos Indicar cual es el ejemplo a seguir para el desarrollo y ejecución de un determinado trámite, solicitud ó actividad.


32. Bases Señalar los requisitos, principios básicos o fundamentos necesarios para el desarrollo de una actividad regulada.

No Normativo

31

Anexo

“B”

32

IIInnnfffooorrrmmmaaaccciiióóónnn AAAdddiiiccciiiooonnnaaalll pppaaarrraaa cccooonnnttteeessstttaaarrr eeelll CCCuuueeessstttiiiooonnnaaarrriiiooo PPPrrreeeggguuunnntttaaa 111 Para definir el propósito del documento normativo que desea emitir, usted

puede considerar lo siguiente:

• Normar es cuando se dirige la actuación particular de los servidores públicos.

• Instruir es establecer acciones concretas para que los servidores públicos se sujeten a ellas en la realización de procesos o en actividades determinadas.

• Facultar es otorgar la responsabilidad o la atribución/ autoridad para ejecutar alguna actividad.

• Informar y Avisar es transmitir noticias o datos específicos, sobre un asunto particular.

• Describir es explicar de manera general o específica, algún asunto, actividad o proceso.

Registrar es anotar, inscribir o incluir datos en un formato o documento, para dejar constancia de hechos o actos específicos.

PPPrrreeeggguuunnntttaaa 222 La identificación de la problemática y el objetivo que usted persigue con la emisión de su documento le permite determinar la necesidad y la intención para emitirlo.

PPPrrreeeggguuunnntttaaa 333 Un documento normativo vigente que regula el mismo tema puede ser un

ordenamiento de orden jerárquico superior que sirva como fundamento para emitir el documento normativo, o bien un ordenamiento de igual jerarquía que sea complementario o uno de menor jerarquía que tenga mayor nivel de detalle. Para identificar si se trata del mismo tema o no, puede auxiliarse de la clasificación de disposiciones que tiene la Normateca Federal (www.normateca.gob.mx): Disposiciones presupuestarias, específicas por sector, control y auditorias, servicios personales, bienes inmuebles, etc. Una vez que ubique en qué grupo estaría el documento normativo que va a emitir, verifique qué disposiciones de ese grupo guardan relación o similitud con su documento.

33

PPPrrreeeggguuunnntttaaa 444

Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente para regular un tema permite identificar las duplicidades y contradicciones en la emisión de documentos normativos. Existe duplicidad cuando el ordenamiento vigente persigue los mismos propósitos que el documento normativo que usted va a emitir.

Por ejemplo, si su documento tiene como fin establecer la duración de la jornada laboral y existe un instrumento de mayor, igual o menor jerarquía que precisa los días y horarios en que deberán las instituciones deberán realizar sus actividades. Atención. No existiría duplicidad si tomando el mismo ejemplo, no obstante que existe la definición de horarios laborales, su documento normativo precisa el procedimiento para registrar la entrada y salida de personal. Es decir, cuando su documento normativo va a más detalle o cuando existiendo ordenamientos muy detallados, su documento establece reglas generales. Existe contradicción, cuando lo que establece su documento normativo es opuesto a lo que señala algún ordenamiento vigente. Atención. No existe contradicción entre un ordenamiento vigente y su documento normativo, si uno de ellos establece reglas generales y en otros casos de excepción; cuando ello es posible.

PPPrrreeeggguuunnntttaaa 555

La revisión de los documentos normativos ya existentes le ayudarán a determinar si su documento: abroga, deroga o modifica un documento ya existente. Verifique los siguientes apartados si tiene dudas relacionadas con los conceptos de la pregunta: a) Abrogación (elimina el documento normativo existente y emite uno nuevo) Usted puede optar por abrogar el documento normativo si considera que el mismo no se ajusta a los elementos que se contienen en la Sección IV. Tipos de documentos normativos, o si los cambios que se tendrían que hacer hacen más viable emitir un nuevo documento que sustituya al existente.

Nota. Usted no podrá escoger esta opción si el documento normativo existente es de mayor jerarquía al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarquía, escapa a su ámbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o derogarlo). b) Derogación (elimina total ó parcialmente artículos ó apartados específicos de un documento normativo) Usted puede optar por derogar el documento normativo cuando su documento normativo establece reglas o disposiciones que actualizan o incluso se contraponen con otras disposiciones contenidas en documentos normativos vigentes de igual o menor jerarquía, usted deberá señalar que se derogan esas otras disposiciones.

34

c) Modificación/ Reforma Usted puede optar por modificar o reformar un documento normativo ya existente si considera que el mismo se ajusta a los elementos que se contienen en la Sección IV. Tipos de documentos normativos, y si los cambios o actualización que usted hará no justifican la emisión de un nuevo documento que sustituya al existente.

Nota. Usted no podrá escoger esta opción si el documento normativo existente es de mayor jerarquía al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarquía, escapa a su ámbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o derogarlo).

El documento normativo que usted emita deberá hacer mención expresa de que modifica al ya existente y que salvo esos cambios el ordenamiento existente continuará vigente; así como que quedan derogadas las disposiciones que se opongan al documento normativo que usted emite.

Atención. El documento que emita solamente debe incluir los cambios, modificaciones o actualizaciones que se necesiten con base al documento normativo ya existente.

En todo caso, podrá auxiliarse de la Sección III. “Principios para generar un documento normativo”, para generar su documento normativo y para mejorar al ya existente.

PPPrrreeeggguuunnntttaaa 666 Citar los ordenamientos jurídicos que facultan a un servidor público para emitir un documento normativo determinado garantiza la certeza jurídica y evita la sobreregulación causada por la emisión de documentos normativos por servidores públicos que no cuentan con las facultades para hacerlo.

35

Anexo

“C”

Nota: El presente anexo aplica para los siguientes tipos de Documentos Normativos: 1.- Norma. 2.- Política. 3.- Acuerdo. 4.- Lineamiento. 5.- Regla.

36

(NOTA EL ENCABEZADO CAMBIA DE ACUERDO AL ÁREA EMISORA)


LINEAMIENTOS PARA:

LA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO


37

(NOMBRE DEL DOCUMENTO) LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO México, D.F., a ___ del mes de _________ de ______. _

Elaboró Aprobó Visto Bueno

Dirección de General Unidad Asistencial/ Oficialía Mayor

COMERI

Nombre del Director General Nombre del Jefe de Unidad / Oficial Mayor

Fecha de Dictamen - Sello

INDICE

APARTADO PÁGINA

1. CONSIDERACIONES (Opcional)

2. DEFINICIONES (Opcional)

3. OBJETIVO

4. FUNDAMENTO LEGAL

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

6.DISPOSICIONES GENERALES

7. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

8. MECANISMOS DE VIGILANCIA Y EVALUACIÓN (Opcional)

9. REQUISITOS (Opcional)

10. EMISOR(ES), FECHA Y FIRMA (encabezado Índice)

11. INTERPRETACIÓN (Opcional)

12. ARTÍCULOS TRANSITORIOS

Página 40/50

38


1. CONSIDERACIONES (Opcional)

1.1. Que el Presupuesto de Egresos de la Institución es el principal instrumento de apoyo, a través

del cual se distribuye el Gasto Público asignado al Sistema Nacional Para el Desarrollo Integral de la Familia para garantizar la prestación de los servicios en general de la Institución en materia de Asistencia Social.

1.2. Que de conformidad con el Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal ( según el año que corresponda)

1.3. Que con fundamento en los Lineamientos de la Secretaría de Hacienda…. 1.4. Que…

Página 40/50

39


2. DEFINICIONES (Opcional)

2.1. Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia… 2.2. Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo: Nivel equivalente a Dirección de General o nivel

jerárquico superior… 2.3. Coordinaciones Administrativas: Coordinaciones Administrativas Titular del Organismo, Unidades

Asistenciales, Oficialía Mayor y Departamento de Apoyo Administrativo en las Direcciones Generales…

2.4. Presupuesto: Gasto por partidas asignado a las áreas para el ejercicio de sus atribuciones. 2.5. Presupuesto Regularizable…

Página 40/50

40


3. OBJETIVO (Obligatorio)

3.1. Establecer los niveles de gasto a las áreas. 3.2. Determinar las partidas de gasto 3.3. Proporcionar elementos para la integración del Presupuesto de la Institución 3.4. Proveer herramientas para la integración de los Proyectos de Inversión 3.5. etc…

Página 40/50

41





Versión 3.01







LOGO INSTITUCIÓN





7

8



9









1

2 3

4

42

0



1 10% 0

2 25% 0

3 10% 0

4 15% 0

5 10% 0

6

N/A

6.1 5% 0

6.2 10% 0

7 15% 0

Total: 100%


65%

Mínimo requerido:




Eficaz


A










43


11 Cumple No Cumple

1

1.2 30% 0

1.3 25% 0

1.4 45% 0

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:





B Eficiente





44




Cumple No Cumple17

1 25% 0

2 35% 0

3

3.1 10% 0

3.2 20% 0

3.3. 10% 0

Total: 100%


70%

Mínimo requerido:






14

C Consistente














45


Cumple No Cumple18

1 10% 0

2 10% 0

3 10% 0

4 10% 0

5 10% 0

6 10% 0

7 10% 0

8 10% 0

9 10% 0

10 10% 0

Total: 100%


80%

Mínimo requerido:




condición:

D Claro












46


NO DEBE DECIR

1 Nombre del área que diseño o elaboro el

documento. 2 Nombre del área de la cual depende el área que

emite el documento. 3 Sistema Nacional DIF. 4 Nombre del Documento. 5 El fin que se persigue alcanzar con la emisión

del documento. 6 Nombre de los Ordenamientos o disposiciones,

artículos y fracción, en orden jerárquico. 7 SI o No hay una Ley que sustente la emisión del

documento, en caso afirmativo especificar de forma general los fines u objetivos.












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