GUÍA PRÁCTICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL VII PROGRAMA MARCO DE LA UNIÓN EUROPEA Junio...

GUÍA PRÁCTICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL VII PROGRAMA MARCO DE LA

UNIÓN EUROPEA

GUÍA PRÁCTICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL VII PROGRAMA MARCO DE LA

UNIÓN EUROPEA

Junio 2008

ÍndiceCap. II: Preparación

propuestaCap. III: Apoyo

técnicoCap. IV:

Financiación

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Cap. I: Información general

Contenido de la Guía I. INFORMACIÓN GENERAL DEL VII PROGRAMA MARCO

I.1. Objetivos I.2. Estructura y presupuesto

II. LA PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

II.1. Principales etapasII.2. Requisitos generales para participar en el VII PMII.3. Identificar la convocatoria específicaII.4. Requisitos generales para elaborar una propuestaII.5. Formación del consorcioII.6. Documentación básicaII.7. Estructura de una propuestaII.8. La elaboración de la memoria administrativaII.9. La elaboración de la memora técnicaII.10. La elaboración del presupuestoII.11. Auto evaluaciónII.12. RecomendacionesII.13. La presentación de la propuestaII.14. Fuentes de información útiles

III. APOYO TÉCNICO A LA PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

IV. FINANCIACIÓN PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS



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Contenido Capítulo I

Información general del VII Programa Marco (PM)

I.1. ObjetivosI.2. Estructura y presupuesto



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I. Información general del VII PM:Objetivos

El Programa Marco (PM) es el principal instrumento de la Comisión Europea para financiar las actividades de Investigación, Desarrollo e Innovación Tecnológica en casi cualquier disciplina científica. Su presupuesto total es de 50.521 millones de euros.

El principal objetivo del VII PM es que la Unión Europea se convierta en el espacio de investigación más importante del mundo. Con este objetivo, el VII PM se centra en los siguientes aspectos:

- Adquirir el liderazgo en áreas científicas y tecnológicas clave- Promover la innovación y la excelencia de la investigación en Europa- Desarrollar y reforzar el potencial humano de la investigación en Europa - Apoyar la cooperación transnacional en la UE- Asegurar una adecuada participación de las empresas



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I. Información general del VII PM:Estructura y presupuesto

TOTAL VII PM - 52.521 Millones de euros a distribuir entre los siguientes programas:

Programa

COOPERACIÓN

Programa

CAPACIDADES

Programa

IDEAS

Programa

PERSONAS

Presupuesto: 32.365 Millones euros

Apoyo a la cooperación transnacional en I+D+i, siendo la cooperación entre la Unión Europea y los países del tercer mundo una parte integral.

Ámbitos cubiertos por este programa: Salud; alimentos, agricultura, pesca y biotecnología; tecnologías de la información y las comunicaciones; nanociencias, nanotecnologías, materiales y nuevas tecnologías de producción; energía; medio ambiente; transporte; ciencias socioeconómicas y humanidades; espacio y seguridad


Apoyo a aspectos clave de la capacidad de investigación e innovación europea: infraestructuras de investigación, agrupaciones regionales al servicio de la investigación, desarrollo del potencial investigador de las regiones comunitarias de convergencia y ultra periféricas, investigación destinada a las PYMES, cuestiones de Ciencia y Sociedad, y apoyo al desarrollo coherente de las políticas y actividades horizontales de cooperación internacional.


Apoyo a la investigación impulsada por los investigadores en cualquier campo de conocimiento y realizada por equipos nacionales o trasnacionales


Fortalecimiento cuantitativo y cualitativo del potencial humano de la investigación y el desarrollo tecnológico en Europa así como el estímulo de la movilidad.



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Contenido Capítulo II La preparación de la propuesta

II.1. Principales etapas II.2. Requisitos generales para participar en el VII PM II.3. Identificar la convocatoria específica II.4. Requisitos generales para elaborar una propuesta II.5. Formación del consorcio II.6. Documentación básica II.7. Estructura de una propuesta II.8. La elaboración de una memoria administrativa II.9. La elaboración de la memoria técnica II.10. La elaboración del presupuesto II.11. Auto evaluación II.12. Recomendaciones II.13. La presentación de la propuesta II.14. Fuentes de información útiles



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II. La preparación de la propuesta: Principales etapas

3. Presentación y evaluación de la propuesta

¿CUMPLE REQUISITOS DEPARTICIPACIÓN DEL

VII PM?

Búsqueda otras vías de financiación

IDENTIFICAR CONVOCATORIA

ESPECÍFICA

Definición de la idea y objetivos de proyecto

2. Elaboración de la propuesta y auto evaluación

1. Fase preliminar: Idea, objetivos, convocatoria

ELABORAR MEMORIA

ADMINISTRATIVA

LA FORMACIÓN DEL CONSORCIO

CONSULTADOCUMENTACIÓN

BÁSICAELABORAR MEMORIATÉCNICA

ELABORAR PRESUPUESTO

AUTO EVALUACIÓN

Elaboración de la propuesta

Sí

No

Evaluaciónde la propuesta

PRESENTACIÓN PROPUESTA

Negociación con la Comisión e inicio de proyecto

¿Éxito?

Sí

3. Presentación y evaluación de la propuesta



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II. La preparación de la propuesta: Requisitos generales para participar en

el VII PM

5 requisitos para participar en el VII PM:

Idea excelente e innovadora

Clara justificación de la dimensión transnacional del proyecto

Deben participar en el proyecto al menos 3 entidades jurídicas independientes, cada una de las cuales debe estar establecida en un estado miembro de la UE, Candidato o Asociado

Respeto a los principios éticos fundamentales

En el caso de ideas que impliquen cooperación internacional, se deben igualmente considerar los problemas concretos de terceros países o de carácter mundial

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II. La preparación de la propuesta: Identificar la convocatoria específica

Existen dos vías principales a través de las cuales se pueden identificar las convocatorias:

CORDIS: Servicio de Información de la UE sobre I+D – enlace a la base de datos de búsqueda de convocatorias del VII PM (http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm)

Consulta externa:

Práctica recomendable para comprobar que realmente el proyecto encaja en la convocatoria del VII PM.

Posibles vías de consulta externa:

CDTI (www.cdti.es) Responsables de la Comisión Europea




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II. La preparación de la propuesta: Requisitos generales para elaborar una

propuesta La redacción y la presentación de la propuesta puede realizarse

en cualquiera de las lenguas oficiales de la Unión Europea (con excepción del resumen, que debe siempre realizarse en inglés). En cualquier caso, se recomienda elaborar toda la propuesta en inglés ya que:

No dificulta el proceso de evaluación de la propuesta en el caso de que el idioma madre de los evaluadores no sea el mismo en el que la propuesta está escrita

Permite la colaboración de los socios del proyecto en la elaboración de la propuesta en el caso de que el idioma madre de los mismos sea distinto

La mayoría de la documentación del VII Programa Marco se encuentra únicamente disponible en inglés

Cualquier tipo de comunicación y trámite oficial con la CE se realiza en inglés




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II. La preparación de la propuesta: La formación del consorcio (1 de 4)

La formación de consorcios es habitual en los proyectos financiados por el VII PM.

En los Programas de Trabajo y en las convocatorias se informa de las reglas específicas aplicables a la formación de un consorcio:

Número de participantes Países de origen de los participantes Perfil de los participantes

La formación de consorcios es un proceso que implica 3 etapas:

(1) Búsqueda de socios (2) Acuerdo de trabajo o acuerdo de consorcio (3) Acuerdo de confidencialidad




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Búsqueda de socios. Una vez que se ha definido el perfil deseado de los socios (atendiendo por ejemplo al tipo de entidad, experiencia en el sector, disponibilidad de recursos, el valor añadido que aportan, su distribución geográfica o el efecto de su incorporación en el presupuesto), es necesario proceder a la búsqueda de socios. Dichos socios pueden tener distinta personalidad jurídica – coordinador, contratista, subcontratista o usuario.

Con el objetivo de buscar socios adecuados para la propuesta, es preciso proporcionar información del proyecto y, en particular: Objetivos y actividades, las actividades a realizar por los socios, financiación, y convocatoria a la que se desea enviar la propuesta. Por otro lado, los socios potenciales deben proveer información acerca de las entidades en las que cuales se encuentran: Descripción general de la entidad, experiencia en el tema del proyecto, capacidad para realizar las actividades especificadas y datos de una persona de contacto.




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Existen diversas fuentes para la búsqueda de socios: Jornadas de información organizadas por la Unión Europea (“info-days”), CDTI, NCP, página Web de Cordis, contactos propios de actividades anteriores.

Las siguientes páginas Web proporcionan información útil para la búsqueda de posibles socios:

http://www.cdti.eshttp://www.ideal-ist.net/http://partners-service.cordis.lu/http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html




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Acuerdo de trabajo o acuerdo de consorcio. Formalización del acuerdo de colaboración entre socios.

Acuerdo de confidencialidad. La realización de un acuerdo de confidencialidad es recomendable puesto que se protege la idea del proyecto, se evita la fuga de información confidencial de las empresas y se evita el nacimiento de propuestas competidoras en el seno del consorcio. Características del acuerdo de confidencialidad:

Acuerdo interno sin participación de la Comisión Europea (voluntario)

Dependerá del alcance y relevancia del proyecto Es conveniente para el generador de la idea Es aconsejable una participación de personal técnico como

especialistas jurídicos en su elaboración




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II. La preparación de la propuesta: Documentación básica (1 de 6)

Las fuentes de documentación a revisar para elaborar una propuesta se encuentran disponibles en:

http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm

Hay 5 fuentes de documentación esenciales:

Programa de trabajo

Guía de proponentes

Texto de la convocatoria

Manual de evaluación

Contrato modelo




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Características del Programa de Trabajo:

Contiene los objetivos detallados y las prioridades de I+D+i que se ejecutarán dentro de cada programa específico (por ejemplo, para cada Campo Temático), así como el calendario de convocatorias.

Es un documento fundamental, ya que describe los detalles de temarios, fechas, presupuestos, matización de criterios de evaluación, etc.

Es importante asegurarse de que se consulta la última versión del Programa de Trabajo correspondiente (pueden publicarse 2 ó 3 veces a lo largo del Programa Marco).

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Características de la Guía de proponentes:

Es una guía detallada para la preparación de una propuesta para un programa concreto con un instrumento determinado. Incluye:

Reglas de participación (quién puede participar, cómo y en qué condiciones de financiación)

Fuentes de información y enlaces útiles (por ejemplo, para la búsqueda de socios)

Formularios oficiales, que deben remitirse a la Comisión junto con la propuesta (cuáles existen para el programa e instrumentos elegidos y cómo deben rellenarse)

Explicaciones detalladas y consejos prácticos sobre los contenidos de la propuesta, gestión de proyecto, proceso recomendado de preparación, envío y evaluación, etc.

Hay una Guía distinta para cada instrumento.




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Características del Texto de la Convocatoria:

Publicada en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOCE). Recoge: Qué parte del Programa de Trabajo está abierto a la

presentación de propuestas y qué instrumentos se pueden utilizar

Plazo de cierre de la convocatoria Financiación disponible Obligatoriedad del Acuerdo de Consorcio, fases de envío,

criterios de elegibilidad de los participantes y la propuesta, criterios de evaluación




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Características del Manual de evaluación:

Describe los criterios generales de selección de propuestas, los criterios específicos de cada programa y la ponderación relativa de cada uno de esos criterios.

Además, describe de manera general el proceso de evaluación conforme a dichos criterios y quiénes participan en él (evaluadores independientes, observadores externos, funcionarios de la Comisión).

Incluye un modelo del informe a rellenar por los evaluadores.




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Características del Contrato modelo:

Se trata de la herramienta jurídica que permite establecer una relación legal entre la Comisión y los participantes de un Consorcio. Además, establece las disposiciones financieras, jurídicas y administrativas necesarias para garantizar la óptima ejecución del proyecto.

Es aconsejable consultar este modelo de contrato para conocer los derechos y obligaciones a los que se compromete el Consorcio si el proyecto resulta seleccionado para su financiación por la Comisión. De esta forma, podrán tenerse en cuenta durante la elaboración de la propuesta (la descripción de los trabajos a realizar, de los flujos de comunicación e interacción entre los socios, el cálculo de presupuestos, las previsiones sobre la explotación y diseminación de los resultados, etc.).




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II. La preparación de la propuesta: Estructura de una propuesta

Una propuesta se divide en dos partes:

- Parte A: Información administrativa y económica. Contiene tres tipos de impresos:

- Impreso A1 (un solo impreso)- Impreso A2 (un impreso por socio)- Impreso A3 (un solo impreso)

- Parte B: Parte a evaluar. Deberá contener la siguiente información, que se encuentra en la Guía del Proponente:

- Calidad científico-tecnológica- Impacto- Implementación- Todos los aspectos éticos, de seguridad y otros que pudieran ser

relevantes




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II. La preparación de la propuesta: La elaboración de la memoria

administrativa PARTE A: Información administrativa y económica

A1: Impreso información general de la propuesta

A2: Impreso información del consorcio

A3: Impreso de desglose de costes

Título, resumen, palabras clave, etc.

Nombre de la organización, estatus legal, datos de contacto, etc.

Desglose de costes por socio y tipo de actividad




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II. La preparación de la propuesta: La elaboración de la memoria técnica

PARTE B: Parte a evaluar

La memoria técnica consta de 5 apartados:

La excelencia científica y tecnológica

La implementación o puesta en práctica

El impacto potencial

Las cuestiones éticas

La consideración de los aspectos generales




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II. La preparación de la propuesta: La elaboración de la memoria técnica.

Excelencia científica y tecnológica (1 de 5)

- El documento de “Excelencia científica y tecnológica” debe contener información acerca de:

- La necesidad científica-tecnológica que pretende resolver el proyecto.

- Los objetivos del proyecto.

- Estado del arte a nivel internacional sobre las soluciones científicas-tecnológicas vigentes para la necesidad que se pretende resolver. El estudio del estado del arte debe considerar publicaciones existentes, patentes, datos de investigación así como las limitaciones y técnicas de productos existentes/ procesos y servicios. La información detallada sobre estos aspectos se puede obtener en las siguientes páginas Web:

Volver a Apartados de Memoria Técnica



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(a) Base de datos de patentes – Aportan información sobre tecnologías ya desarrolladas y listas para comercializar.

(a.1) Oficina Europea de patentes: http://ep.espacenet.com/

(a.2) Oficina Española de Patentes y Marcas: http://www.oepm.es

(a.3) Oficina Americana de Patentes: http://www.uspto.gov/

(b) Base de datos de CORDIS: www.cordis.lu

(c) Base de datos de tecnologías del Centro de Enlace: www.ircnet.lu

- Se trata de una Web de acceso restringido

- Contiene una base de datos de oferta tecnológica y otra de demanda tecnológica.



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- Legislación: Determinar cómo afecta la legislación al tema tratado. Se recomienda consultar la página Web siguiente, resumiendo los puntos más importantes que pudiesen afectar al proyecto:

http://eur-lex.europa.eu

- Estándares: Indicar cómo afecta la estandarización al tema tratado. Se recomienda consultar la siguiente página Web:

http://www.cenorm.be/

- Contribución del proyecto a los progresos técnicos y avance del conocimiento: Describir cómo la solución tecnológica que se pretende desarrollar resuelve los inconvenientes o limitaciones de cada una de las familias de las soluciones tecnológicas antes presentadas.



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- Determinar las dificultades esperadas en el desarrollo del proyecto y posibles soluciones.

- Actividades del proyecto, importancia y contribución de cada actividad en el proyecto, identificar quién las realiza.

- Actividades de validación de resultados, importancia y contribución de cada actividad de validación en el proyecto, identificar quién las realiza

- Otras actividades como por ejemplo la diseminación de resultados, etc.

Incluir las referencias a los documentos en la descripción del estado del arte para dar credibilidad al mismo.



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Ejemplos de cómo elaborar un documento de excelencia científica y tecnológica:



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II. La preparación de la propuesta: La elaboración de la memoria técnica. Implementación o puesta en práctica.

La implementación o puesta en práctica de la propuesta debe considerar dos aspectos:

(1) Calidad del consorcio:(1.a) Descripción de la estructura y procedimientos del proyecto(1.b) Descripción del consorcio y el perfil de cada participante

(2) Justificación de los recursos utilizados en el proyecto por cada socio y centro de investigación: Personal, equipamiento, consumibles, costes indirectos.

Si se diese el caso, en este apartado hay que indicar también las subcontrataciones, indicando qué parte del trabajo se va a subcontratar y qué participante es el responsable de la subcontratación.

También se indicaría en este apartado la necesidad, si se da el caso, de requerir la contratación de otros países fuera de la Unión Europea.




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Impacto potencial (1 de 4)- El documento de impacto potencial debe incluir una descripción que contenga

información sobre los 5 aspectos siguientes:

(1) Necesidad de llevar a cabo el proyecto:

1.a. Análisis del sector a nivel europeo (ejemplo: Dimensión del sector, contribución del sector al PIB, principales empresas, proveedores, clientes, amenazas y oportunidades, legislación aplicable al sector y medio ambiente). Para obtener información sobre estos aspectos, se recomienda la consulta de las siguientes fuentes: “Panorama de la Industria Europea” (publicación de la Unión Europea); Estudios de mercado de Caja de Navarra, OECD, Comisión Europea, DBK…

1.b. Descripción de cómo los objetivos del proyecto pueden mejorar la estructura del sector (ejemplo: Contribución del proyecto a superar las amenazas que afectan al sector o la legislación nueva que se aplica al sector).

1.c. Descripción de la influencia del proyecto en otros sectores. Es importante especificar, al menos, los proveedores que participan en el proyecto (mejor cuanto mayor el número de proveedores), clientes (mejor cuanto mayor el número de clientes) y paralelismo con otros sectores.

1.d. Dar una justificación económica a la realización del proyecto.




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Impacto potencial (2 de 4)

(2) Demostrar la necesidad de realizar el proyecto a nivel europeo. Ejemplo: el problema afecta a varios países, los mejores investigadores de cada campo están en distintos países, no existen otros instrumentos financieros, etc.

(3) Definición de las medidas previstas para la diseminación y/o explotación de resultados de proyecto, y dirección de propiedad intelectual.

3.a. Identificar las aplicaciones esperadas y los resultados.

3.b. Identificar quién (ejemplo: sectores, países, etc.) se beneficiará de los resultados.

3.c. Demostración de que no hay antecedentes patentados.

3.d. Regulación de la propiedad, explotación y diseminación de los resultados. Un punto esencial del acuerdo del consorcio será la regulación de la propiedad, explotación y diseminación de los resultados obtenidos durante el proyecto. En ese acuerdo se definirán las siguientes líneas básicas:



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Cesión de derechos a terceras personas: Una propuesta formal y una carta de compromiso de la tercera parte debería ser presentada para la aprobación por parte del consorcio.

Background Rights: Derechos que aporta cada socio, desarrollados previamente al proyecto y que son necesarios para el desarrollo del mismo.

Condiciones para la diseminación: Cualquier tipo de información, dato, documentación, informe o entregable derivado del trabajo científico o técnico realizado durante el proyecto. Su diseminación debe ser permitida por el órgano de gestión del proyecto competente.

Alcance: Resultados explotables. El acuerdo se aplicará a cualquier resultado explotable que sea obtenido al final de cada tarea, de cada paquete de trabajo o al final del proyecto.

Propiedad de los resultados: El porcentaje de propiedad de cada una de las empresas estará en relación con su contribución al proyecto (calculada a partir de los Cost Statements finalmente aprobados por la Comisión).



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4. Desarrollo del plan de diseminación y explotación de resultados.

Se debe definir, en el plan de trabajo del proyecto, un paquete de trabajo específico en el que se trate la explotación de los resultados del proyecto, haciendo hincapié en la integración de los resultados en la estrategia comercial de las empresas del consorcio.

Los resultados obtenidos en el proyecto, una vez protegidos adecuadamente, serán diseminados a terceras partes interesadas tales como: La comunidad científica, las asociaciones empresariales y administraciones públicas. Con esta labor de diseminación el consorcio no solamente hará llegar los resultados del proyecto al resto de la sociedad sino que se asegurará una buena acogida por parte de la sociedad de los cambios que los resultados puedan producir.

5. Indicación de cómo el proyecto está alineado con el impacto esperado por la línea de I+D a la que se presenta la propuesta.



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Cuestiones éticas

- Describir en la propuesta cualquier cuestión ética que pueda surgir del proyecto. En particular, explicar la ventaja y la carga de sus experimentos y los efectos que esto puede tener sobre el sujeto de la investigación.

- Se necesita rellenar un cuestionario en el que aparecen los siguientes apartados:

Informe de consentimiento

Investigación con embriones humanos

Privacidad

Investigación con animales

Investigación que implica a países en vías de desarrollo

Investigación que tiene potenciales militares/uso terrorista




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Consideración de los aspectos generales.

- Se puede dar una indicación del tipo de las acciones que serían emprendidas a lo largo del proyecto para promover la igualdad sexual en el proyecto, o en el campo de la investigación. (Estos no serán evaluados, pero serán tenidos en cuenta durante las negociaciones para la aceptación de la propuesta).

- Estos podrían incluir acciones relacionadas con el consorcio de proyecto (por ejemplo mejorándose el equilibrio de género en el consorcio de proyecto, medidas para ayudar a reconciliar el trabajo y la vida privada, el cultivo de conciencia dentro del consorcio).




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II. La preparación de la propuesta: La elaboración del presupuesto

Principios esenciales que rigen el VII PM

Principio de co-financiación

Principio de no beneficio

El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE.

Los Ingresos generados por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos.

Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio.

Para elaborar el presupuesto de una propuesta es necesario conocer y obtener los siguientes documentos (disponibles en:http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html)

Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the 7FP Acuerdo de Subvención y sus Anexos Certificates issued by external auditors: Guidance notes for

beneficiaries and auditors




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Elaboración del presupuesto y la Contribución Financiera Máxima Comunitaria

La suma de todas las contribuciones financieras de todos los beneficiarios componen la Contribución Financiera Máxima Comunitaria

La parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant Preparation Form):

Presupuesto del Proyecto

Contribución Financiera=

Parte del presupuesto del proyecto financiado

por la CE

La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas:

(a) Reembolso de costes eligibles

(b) Tarifas fijas (lump sums)(c) Otras tarifas fijas



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x =Contribución

Financiera Comunitaria

Condicionado por

Tipo de organización Actividad

Grupo 1 Grupo 2Investigación y

Desarrollo Tecnológico

Demostración Otras Actividades

Empresas

Organismos públicos sin ánimo de lucro

Universidades

Organizaciones de investigación no lucrativas

Resto de Entidades

Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)

% de financiación de la CE

Importe de los Gastos elegibles

del proyecto



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Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)

Actividad Grupo 1 Grupo 2

Investigación y desarrollo tecnológico 75% 50%

Demostración 50% 50%

Otras actividades 100% 100%Ejemplo:Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de 130.000,00 €. El desglose por actividades es el siguiente:

ActividadGastos

Incurridos en €

% de Contribución

Financiera

Contribución Financiera

Investigación y desarrollo tecnológico

75.000,00 75% 56.250,00

Demostración 35.000,00 50% 17.500,00

Otras actividades 20.000,00 100% 20.000,00

Total 130.000,00 93.750,00



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Gastos elegibles vs gastos no aceptables

CARACTERÍSTICAS GASTOS ELEGIBLES

GASTOS NO ACEPTABLES

- Son gastos reales- Incurridos por el beneficiario durante el período de ejecución del proyecto- Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario- Generados exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad- Se registran en la contabilidad del beneficiario- Aparecen en el Anexo I del acuerdo de subvención

- Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA)- Intereses- Provisiones- Pérdidas de cambio- Costes incurridos en relación con otro proyecto Comunitario- Gastos excesivos o extravagantes- Pago de dividendos- Intereses



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Tipos de gastos elegibles

Gastos Directos

Gastos Indirectos

Gastos que pueden ser directamente atribuidos

a un proyecto

Personal

Viajes

Equipos

Consumibles

SubcontrataciónGastos que no pueden

ser directamente atribuidos a un proyecto.



técnicoCap. IV:

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II. La preparación de la propuesta: La elaboración del presupuesto.

Personal (1 de 4) Personal. El VII PM financia TODO el personal que participe en un

proyecto, con independencia de que sea personal permanente o contratado específicamente para el proyecto.

Cálculo del coste de personal imputable al proyecto:

Horas dedicadas al proyecto

Tarifa Horaria X=Coste de personal

Imputable al proyecto

Volver a Tipos de costes elegibles



técnicoCap. IV:

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Personal (2 de 4) La Tarifa Horaria

Se define como:Coste del trabajador – Media categoría

Horas Productivas

Donde el Coste del trabajador – Media categoría tiene en cuenta el sueldo bruto más la seguridad social a cargo de la empresa, la aportación de planes de pensiones, seguros, etc. Las Horas Productivas se estiman de acuerdo a las horas estipuladas en el convenio menos el número de horas de absentismo (si hay información).




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Personal (3 de 4) Las horas dedicadas al proyecto

El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación).

Los partes de horas deben incluir:

El nombre del beneficiario El nombre del trabajador El nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de

subvención, y el código contable del proyecto Número de horas cargadas al proyecto. Todas las horas

reclamadas deben poder ser reclamadas de una manera fiable Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de

cada proyecto Deben estar firmados y autorizados por el jefe de proyecto




técnicoCap. IV:

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Personal (4 de 4)

Sueldo bruto anual ……………………………. 42.000,00 €Seguridad Social a cargo de la empresa … 11.990,39 €Coste total Persona A…………………….…… 53.990,39 €

Horas s/ Convenio Colectivo ………………..……. 1.840 Absentismo (Enfermedad y permisos)……..…….. -37

Horas productivas …………………….……………...1.803

Tarifa Horaria ………………………….…...29,94 €/horas

Horas cargadas al proyecto s/ Time-sheets ………………....……. 700 Horas cargadas a otros proyecto s/ Time-sheets ……………..…. 900 Horas cargadas a actividades comerciales s/ Time-sheets …….. 203 Horas productivas totales …………………………….……………...1.803

IMPORTE A CARGAR AL PROYECTO

(29,94 €/h x 700 horas)20.958 €=

Ejemplo de cálculo de coste de personal




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Viajes (1 de 2) Viajes

Razones para viajar en un proyecto

Participar en reuniones del consorcio

Recogida de muestras

Difundir la existencia-resultados del proyecto

……..

!

Un viaje realizado en clase Business Procedimiento habitual del beneficiario

Un viaje se realiza cargando dietas en vez de tickets

Procedimiento habitual del beneficiario

Ejemplos:

Los viajes deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiario




técnicoCap. IV:

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Viajes (2 de 2) Viajes.

Para poder justificar los gastos de viaje se requiere de la documentación siguiente:

Liquidación de gastos Facturas, tickets, billetes… (recomendable tarjetas de

embarque) Actas de viaje o cualquier documentación que justifique la

relación del viaje con el proyecto Registro contable de los gastos Procedimientos de viajes establecidos por el beneficiario




técnicoCap. IV:

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Equipos (1 de 2) Equipos

Una compra se trata como parte del equipo siempre que cumpla las dos siguientes características: (a) Genera beneficios en el futuro; (b) el coste del equipo pueda ser medido de manera fiable.

Es posible cargar la amortización de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto, siempre que la amortización se registre durante el periodo de ejecución del mismo.

Los importes por el concepto de equipos se especifican en el Form C de la siguiente manera:

(1) Indicar el coste del equipo (excluyendo el IVA). (2) Indicar los días transcurridos desde la puesta en marcha del

equipo hasta la fecha de finalización que se desea indicar en el Form C.

(3) Indicar la amortización (en porcentaje). Para el cálculo de la amortización se recomienda el uso de tablas fiscales.

(4) Imputación (en porcentaje). Se recomienda una justificación del porqué se ha considerado el % de imputación utilizado.




técnicoCap. IV:

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Equipos (2 de 2) Equipos: Problemas frecuentes

Falta de justificación de criterio empleado para determinar el % de dedicación de los equipos

Delimitación del concepto de equipo y consumibles (caso especial de los prototipos)

Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA)




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Consumibles (1 de 2) Consumibles

Los consumibles son sólo aceptables como gastos de proyecto si cumplen dos requisitos:

Su compra se ha producido con posterioridad al inicio del proyecto

Deben haber sido adquiridos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto




técnicoCap. IV:

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Consumibles (2 de 2) Consumibles: Problemas frecuentes

Tratamiento e implicaciones de las facturas internas

Inclusión de gastos generales en la partida de consumibles (toner, folios,…)

Inclusión de impuestos indirectos (IVA)




técnicoCap. IV:

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Subcontratación (1 de 2) Subcontratación

Como norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la totalidad del proyecto. La CE permite la subcontratación cuando existan razones que aconsejen la subcontratación (ejemplo: razones de eficiencia).

Para que la subcontratación se pueda incluir como gasto directo, se deben dar las siguientes condiciones:

No deben tratarse de “core” actividades del proyecto Se deben describir las tareas que serán subcontratadas en el Anexo I

del Acuerdo de Subvención (no es necesario mencionar la entidad que realizará las tareas subcontratadas)

El contratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relación calidad- precio bajo las condiciones de transparencia e igualdad (en ningún caso consistirá en solicitar menos de 3 años)




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Subcontratación (2 de 2) Subcontratación: Problemas frecuentes

No mención de la subcontratación en el Anexo I

Inexistencia de contratos o contratos incompletos con los subcontratistas:

Confidencialidad Propiedad de la información generada en el proyecto Coste del servicio y momento de pago Forma de resolución de incumplimientos, finalización del

servicio

Inexistencia de documentación sobre los criterios de selección utilizados




técnicoCap. IV:

Financiación

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Gastos indirectos (1 de 8) Gastos indirectos (overheads)

Son aquellos gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto

Existen 3 métodos para determinar los gastos indirectos a cargar a un proyecto:

Cálculo de los costes indirectos reales – normal Cálculo de los costes indirectos reales – método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (flat

rate) Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/Gtos

Directos




técnicoCap. IV:

Financiación

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Gastos indirectos (2 de 8) Cálculo de los costes indirectos reales – normal

Este método puede ser empleado por aquellos beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro, etc.

Existen varias opciones para el cálculo de los costes indirectos reales – normal. Entre ellas, se encuentran las dos siguientes:

(1) La relación entre los gastos indirectos y directos (%):

Gastos indirectosGastos de personal directo

(2) La tarifa horaria:

Gastos indirectosNúmeros horas personal directo

Volver a Métodos gastos indirectos



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Financiación

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Gastos indirectos (3 de 8) Cálculo de los costes indirectos reales – normal. Ejemplo:

Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 €Número de trabajadores directos: 200 trabajadoresHoras productivas por trabajador: 1.700 horasHoras productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000,00 hGastos de personal directo: 7.200.000 €

% Gastos Indirectos sobre Gastos Directos

Cálculo Tarifa Horaria de Gastos Indirectos

Numerador 2.300.000,00 € 2.300.000,00 €

Denominador 7.200.000,00 € 340.000,00 horas

31.94% 6.78 € / hora




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Financiación

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Gastos indirectos (4 de 8) Cálculo de gastos indirectos reales – método simplificado

Este método puede ser empleado por aquellos beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que NO les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro, etc. SÍ pueden calcular los overheads para la organización en su conjunto

No existe ningún “modelo estándar” para emplear este método.

Para utilizar este método no se precisa autorización previa de la CE. Las condiciones para utilizar este método son:

Estar de acuerdo con la política habitualmente empleada por el beneficiario

Obtención del cálculo a nivel de beneficiario Basado en los costes reales registrados en las CCAA del último ejercicio

cerrado

Las opciones comentadas para el Método Normal son también aplicables a este caso.




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Financiación

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Gastos indirectos (5 de 8) Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate)

Lo puede emplear cualquier beneficiario

Este método calcula los gastos indirectos como un % fijo sobre los Gastos Directos menos los gastos de subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario)

¿Cuál es ese %?

20%: Es el habitual. Es el fijado para empresas que no cumplen las características del tipo de transición.

60%: Tipo de transición (para convocatorias anteriores al 01/01/2010). Con posterioridad, se fijará otro % que no será inferior al 40%. Características del tipo de transición:

Puede ser utilizado por empresas, Organismos públicos sin ánimo de lucro, universidades y organizaciones de investigación no lucrativas

Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de investigación y desarrollo tecnológico

No es necesario que el sistema contable de la organización determine los costes indirectos




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Gastos indirectos (6 de 8) Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) Ejemplo:

Concepto de gasto directo Importe (€)Considerado

para cálculo de overheads

Personal Propio 120.000,00

Viajes 15.000,00

Equipos 50.000,00

Fungible 30.000,00

Subcontratación 1.500,00

Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del beneficiario)

20.000,00

Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del tercero)

9.000,00

Gastos directos totales 245.500,00

A la cifra de gastos indirectos susceptible de ser cargada, suponiendo que no se cumplen los requisitos para aplicar el tipo de transición, se le debe aplicar un 20%. El resultado sería de 47.000 € (235.000,00 € x 20%)




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Financiación

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Gastos indirectos (7 de 8) Cálculo de gastos indirectos con un máximo del 7% s/Gto

Directos

Este método se aplica en el caso de Acciones Coordinadas y de Soporte (acciones que no incluyen actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico).

En este caso se aplica un 7% sobre los Gastos Directos menos los Gastos de subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario).




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Gastos indirectos (8 de 8) Gastos indirectos: Problemas frecuentes

Inclusión de conceptos no admisibles en el método de cálculo de gastos indirectos:

Gastos Comerciales y de relaciones públicas Los gastos financieros Los gastos extraordinarios Provisiones y estimaciones Cualquier otro gasto de los contemplados en el artículo

II.14 del Acuerdo de Subención

Falta de coherencia entre los criterios aplicados al realizar el cálculo de los gastos indirectos y declarar los gastos directos.




técnicoCap. IV:

Financiación

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II. La preparación de la propuesta: Auto evaluación

Antes de presentar una propuesta, se debe comprobar si ésta cumple con los requisitos básicos:

La fecha y hora de recepción de la propuesta es anterior a la fecha límite impuesta por la Comisión Europea

El consorcio está formado por al menos el número mínimo y tipo de participantes indicado en la convocatoria

La propuesta contiene el esquema de financiación fijado en la convocatoria




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Financiación

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II. La preparación de la propuesta: Recomendaciones

Recomendaciones para la elaboración de la propuesta:

Seguir estrictamente las instrucciones de la Guía de proponentes

Cuidar el idioma Facilitar el trabajo al evaluador: Presentar la información de

manera concisa; presentar los objetivos claramente Excelente presentación Redactar la propuesta pensando en las cuestiones que

pudieran surgir a los evaluadores Repasar la propuesta antes de presentarla Acudir a una entidad o red de apoyo que lleve a cabo una pre-

evaluación externa de la propuesta (recomendable) Presentar la Parte B de la propuesta en formato .pdf



técnicoCap. IV:

Financiación

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II. La preparación de la propuesta:La presentación de la propuesta

La forma de envío de la propuesta aparece especificada en cada convocatoria.

La forma de envío más habitual es la electrónica: EPSS (Electronic Proposal Submission System)

El coordinador de la propuesta debe solicitar el alta en la convocatoria de interés con tiempo suficiente para poder recibir información relativa a la forma de acceso y los detalles necesarios a cumplimentar




técnicoCap. IV:

Financiación

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II. La preparación de la propuesta:Fuentes de información útiles

Identificar la convocatoria específica: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm http://www.cdti.es

Formación del consorcio (búsqueda de socios): http://www.cdti.es http://www.ideal-ist.net/ http://partners-service.cordis.lu/ http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html

Documentación básica: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm



técnicoCap. IV:

Financiación

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Elaboración de la memoria técnica:

Estado de la técnica de proyectos europeos: http://cordis.europa.eu/search/index.cfm?dbname=projhttp://www.cordis.luhttp://www.ircnet.lu

Patentes: http://es.espacenet.com/search97cgi/s97_cgi.exe?Action=FormGen&Template=es/ES/home.htshttp://ep.espacenet.com/http://www.oepm.eshttp://www.uspto.gov/

Identificar la contribución del proyecto a la implementación o evolución de una o más de las políticas de la UE: http://europa.eu.int/comm/index_en.htm



técnicoCap. IV:

Financiación

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Analizar cómo la legislación europea afecta a los objetivos del proyecto: http://eur-lex.europa.eu

Analizar los impactos sectoriales del proyecto: http://www.esade.es/guiame/flashes/index.php

Analizar la relación existente entre el proyecto y los principales estándares internacionales: http://www.iso.org/iso/en/CatalogueListPage.CatalogueListhttp://www.cenorm.be/

Elaboración del presupuesto: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html



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Financiación

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Contenido Capítulo III

Apoyo técnico a la preparación de la propuesta



técnicoCap. IV:

Financiación

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III. Apoyo técnico a la preparación de propuestas

Existen diversas entidades y redes que prestan apoyo técnico en la preparación de las propuestas para el VII PM. El grado de apoyo depende de la entidad o red en cuestión.

Entidades/ redes que prestan apoyo técnico:

Entidad/ red Tipo de apoyo técnico prestado

CORDIS Información y documentación para completar propuestasServicio de búsqueda (socios, documentos, proyectos, etc.)

FP7 ENQUIRY SERVICE

Información general y consultas sobre el VII PM

CDTI Representantes y Puntos Nacionales de Contacto de todas las áreas temáticas de Cooperación e Investigación

SOST Asesoramiento en la negociación de contratos y búsqueda de socios

IPR-Helpdesk Asesoramiento en materia de Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual (DPI)

Ideal-ist Búsqueda de socios en el área de “Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”

Red pymERA Apoyo en cualquier fase para la presentación de propuestas y gestión de proyectos

Oficina APROTECH Asesoramiento en proyectos relativos al sector electrónico, de tecnologías de la información y telecomunicaciones

Servicio Europa I+D de la CRUE

Apoyo a las universidades en la preparación de una propuesta



técnicoCap. IV:

Financiación

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Contenido Capítulo IV

Financiación para la preparación de propuestas



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Financiación

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IV. Financiación para la preparación de propuestas

En España existen diversas organizaciones que prestan apoyo financiero para la preparación de propuestas al VII PM

Hay dos tipos de ayudas: Nacional o regional

ORGANIZACIÓN DIRIGIDAS A…

CDTI (nacional) Empresas o agrupaciones/asociaciones empresariales

Cámara de Comercio de Madrid (regional)

Empresas madrileñas



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Financiación

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En esta iniciativa han colaborado las siguientes empresas:

GUÍA PRÁCTICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL VII PROGRAMA MARCO DE LA UNIÓN EUROPEA Junio...

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