Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco

Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco

¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?

Eva Pérez

18 de diciembre de 2006

Málaga

Contenidos

1. Aspectos generales

2. Detección de la oportunidad de participación

3. Pasos a seguir: de la idea al proyecto

4. Documentación

5. Etapas básicas:

a) La idea. Consideraciones previas

b) Formación del consorcio

c) Elaboración de la propuesta

d) Presentación de la propuesta

e) Evaluación de la propuesta

¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?

¿Quién puede participar?

Toda entidad jurídica establecida en cualquier país.

Principalmente:

PYME y Grandes empresas

Universidades y sus grupos de investigación

Centros de investigación (públicos y privados)

Asociaciones o agrupaciones de empresas, particularmente de PYME.

La Administración Pública

Entidad jurídica: persona física o jurídica constituida de conformidad con el Derecho nacional aplicable en su lugar de establecimiento o con el Derecho comunitario o internacional, dotada de personalidad jurídica y que tenga la capacidad, en nombre propio, de ser titular de derechos y obligaciones de todo tipo. En el caso de las personas físicas, se entenderá que el establecimiento se refiere a la residencia habitual.


•Valor añadido a nivel europeo: Novedad internacional

•Consorcio europeo: Compartir recursos y conocimientos

• Al menos 3 entidades independientes de 3 Estados Miembros de la UE o Estados Asociados.

•Idioma de trabajo: Inglés

•Sitio web: http://cordis.europa.eu•Recomendación: seguir al pie de la letra las

instrucciones de la Comisión Europea sobre la preparación y envío de la propuesta


http://cordis.europa.eu CORDIS es el servicio de difusión de información de I+D+i de la Unión Europea

• Es lugar de “visita obligada”

• Informa sobre el Programa Marco ( calendarios, convocatorias, eventos, etc.)

• Permite descargar toda la información necesaria para la preparación de propuestas

• Permite acceder a información sobre proyectos de I+D europeos y sobre las empresas participantes

• Dispone de un servicio de búsquedas de socios

• Etc, etc.


http://cordis.europa.eu


Disponibilidad y compromiso

¿Qué implica un proyecto europeo?

– Compromiso del tiempo y los recursos necesarios para el correcto desarrollo del mismo (desde preparación de oferta hasta final proyecto)

– Agilidad en los trámites

– Asumir (y compartir) riesgos con otros socios del proyecto, derivados de la propia ejecución del mismo

– Trabajo en red; compartir conocimientos en un consorcio europeo no proyectos con altamente confidenciales o que permitan una importante ventaja competitiva (salvo posibilidad de ejecución en solitario: Ideas)

– Aceptar que el idioma de trabajo es el inglés


2. Detección de la oportunidad de participación

Proyecto propio: tenemos una idea/necesidad que queremos desarrollar en colaboración con entidades de otros países europeos y solicitando financiación comunitaria.(entidades de asesoramiento y apoyo)

¿Encaja la idea en el Programa de Trabajo?¿Encaja la idea en el Programa de Trabajo?

Proyecto externo: la idea/necesidad surge de una entidad extranjera o nacional y a nuestra empresa le interesaría participar como socio.(colaboraciones previas y/o conocimiento sobre redes y entidades de apoyo)

FORMAS DE ACCEDER A UN PROYECTO

Elaboración y presentación

de la propuesta

Idea Consorcio

AperturaConvocatoria

¿Éxito?

Negociación y firma

del contrato

PROYECPROYECTOTO

NOSI

Programa de TrabajoConsulta idea

Convocatoria (DOUE)

Guía del solicitante

Manual de evaluación

Notas para evaluadores

Guía Financiera

Formularios

Envío telemático

Formularios de preparación del

contrato

3. Pasos a seguir. De la idea al proyecto

Proceso de evaluación

¿Dimensión

Europea?

SI

NO

Alternativas

Alternativas

Guía del solicitante Información y formularios para redactar las propuestas

Programa de Trabajo Temario detallado para una o varias convocatorias

Convocatoria (DOUE) Líneas de investigación del programa de trabajo abiertas, plazos de presentación, direcciones, referencias

Documentos esenciales para elaborar una propuesta:

Manual de evaluación Procesos y criterios de selección de propuestas(Incluido en la Guía del Solicitante)

Guía Financiera Aspectos financieros: marco legal y ejemplos

Notas para evaluadores Basado en el “Manual de evaluación” y específico de cada convocatoria(Incluido en la Guía del Solicitante)

4. Documentación

http://cordis.europa.eu

5. Etapas básicas






5. Etapas básicas


¿Qué debe cumplir la idea para que pueda considerarse dentro del VII PM?

- Idea excelente e innovadora que aporte un valor añadido a nivel europeo

– Debe estar justificada la dimensión y/o colaboración transnacional del proyecto

– Contribución a la solución de algún problema y/o respuesta a necesidad de mejora existente a nivel europeo

– Respeto a los principios éticos fundamentales

– En ideas sobre posible cooperación internacional: considerar problemas/necesidades concretas de los terceros países o de carácter mundial

¿ En qué momento y sobre qué tema se puede presentar una propuesta?

• Los proyectos se presentan respondiendo a las convocatorias oficiales de propuestas que lanza la Comisión Europea

• Deben respetarse rigurosamente los procedimientos y fechas límite especificadas en las mismas

• Las convocatorias se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) y en la página web del VII PM


¿Encaja mi idea en el Programa de Trabajo?


- REQUISITO FUNDAMENTAL es identificar el área y la línea del PM a la que más se ajuste la idea de proyecto.

- En muchos casos es necesario asesoramiento externo (CDTI, NCPs, redes y entidades conocedoras del PM, etc.)


Consulta preliminar sobre la idea

- Se recomienda realizar una consulta preliminar sobre dicha idea.

- Comprobación de la idoneidad de la línea de actuación y esquema de financiación escogidos, así como del enfoque de la idea de proyecto.

- Consulta a CDTI y, en caso de grandes proyectos consulta a la CE dar a conocer la idea de propuesta y obtener una primera opinión sobre ella

Requisito imprescindible (Normas de participación):

3 entidades independientes, de 3 Estados Miembros o Países Asociados

COMPOSICIÓN


Formas de participar en un consorcio

•COORDINADOR Responsable de la gestión administrativa y de la coordinación

técnica del proyecto Es el interlocutor principal con la Comisión (pagos y anticipo,

informes, etc)

EL CONSORCIO


• PARTICIPANTE Puede firmar el contrato con la CE (Adhesión al contrato) Es responsable solidario del proyecto y tiene los derechos de explotación y uso de los resultados que genere

• SUBCONTRATISTA Presta servicios pagados al 100% por un socio No tiene acceso a los resultados

• USUARIO Puede participar en cualquiera de las categorías anteriores. Ayuda a definir objetivos en la fase inicial del proyecto y a

comprobar la utilidad de los resultados mediante demostraciones finales


Definición de perfiles de los socios

• Para comenzar a formar el consorcio de un proyecto (o

ampliarlo), es necesario que la idea haya alcanzado un cierto

desarrollo

• Identificación de objetivos, hitos, etapas, principales

actividades y resultados

•Definición del perfil que deberían tener los socios que

necesitamos para el proyecto (tipo entidad, país, experiencia

específica, infraestructuras disponibles, etc.)

• Tener en cuenta los requisitos mínimos del consorcio y las

condiciones específicas que pudiera haber en el programa de

trabajo y la convocatoria en cuestión

¿Qué necesito?

• Resumen del proyecto (claro pero conciso para no dar ‘pistas’ a posibles competidores)

• Listado de actividades que se espera que realice el socio buscado

• Ofrecer información sobre el área del VII PM donde se encuadra el proyecto

• Ofrecer información sobre el esquema de financiación elegido

BÚSQUEDA DE SOCIOS (I/III)


¿Cómo encontrar socios?

• Contactos propios y colaboraciones previas

• Jornadas, talleres, seminarios (de temas específicos)

• CORDIS: búsquedas de socios

• CDTI y Puntos de contacto nacional (NCPs)

• Red pymERA

• Herramienta Ideal-ist (sólo Prioridad Temática 3: TIC)

BÚSQUEDA DE SOCIOS (II/III)



BÚSQUEDA DE SOCIOS (III/III)

¿Cómo me uno a un consorcio en formación?

• CORDIS (consutar búsquedas de socio; incluir perfil de la entidad)

• NCPs

• Redes de apoyo y asesoramiento

Contactar estos mecanismos y expresar el interés de participar, indicando qué líneas son de interés para su entidad

• Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOUE) y en Cordis (http://cordis.europa.eu)

• Contiene:

Líneas de investigación abiertas y presupuestos asociados

Requisitos mínimos para participar

Plazos de presentación

Modalidades de presentación (fases, instrumentos, etc.)

Acciones especiales

Direcciones, referencias, etc.

¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!!

CONVOCATORIA


CONVOCATORIA


Documentos de lectura obligada (Paquete informativo) :

Programa de trabajo (lectura previa)

Texto de la Convocatoria (lectura previa)

Guía del solicitante

Manual de evaluación Notas para evaluadores

Guía Financiera (Consulta)

¿Dónde encontrarlos?

En la página web de la convocatoria correspondiente (http://cordis.europa.eu )

DOCUMENTACIÓN


Parte A: Formularios Administrativos

Parte B: Memoria técnica

¿Dónde? GUÍA DEL SOLICITANTE

‘Guide for applicants’

ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA


Parte A: Formularios Administrativos

Tres tipos de formularios:

Formulario A1: Información general de la propuesta (1 solo formulario)

Formulario A2: Información sobre el consorcio (1 formulario por socio)

Formulario A3: Desglose del presupuesto por actividad y socio (1 solo formulario)

Son formularios sencillos y no se necesitan firmas



Parte B: Memoria Técnica (Parte evaluada)

Objetivos del proyecto. Plan de trabajo.

Relevancia para los objetivos de la Prioridad Temática.

Impacto potencial

Gestión del proyecto

Recursos del proyecto

Aspectos éticos




El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables.

Costes subvencionables

Costes reales, económicos y necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, con arreglo a los principios de contabilidad habituales del participante.

Éstos deben:

– Haberse generado en el curso del proyecto, salvo informes finales

– Estar registrados en las cuentas del participante y pagados

– Excluir costes no subvencionables


El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables.Costes NO subvencionables

- Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA

– Derechos e intereses adeudados

– Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras)

– Pérdidas por cambio de moneda

– Costes sobre remuneración del capital

– Costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario

– La deuda y el servicio de la deuda

– Gastos excesivos o irresponsable

– Cualquier otro que no sea coste subvencionable


El presupuesto

• Personal (esfuerzos)

• Viajes y manutención

• Otros (fungibles, certificados auditorías, etc.)

• Costes indirectos

El cálculo del presupuesto de este tipo de proyectos en

consorcio suele ser un proceso iterativo


El presupuesto. Costes indirectos.

Identificación y declaración de los costes indirectos asociados al proyecto

Posibilidad de adoptar un porcentaje fijo para el cálculo de los costes indirectos.

En el VII PM se eliminan los “modelos de coste” existentes en anteriores Programas Marco.

Para el cálculo de los costes indirectos de un participante:

Recomendaciones 1/2

• Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar

• Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer)

Presentar la información claramente:

• Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara?

• Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (“ir al grano”)

• El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa

• Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc.

• Redactar pensando en: ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de

evaluación

¿en qué tópico va a encajar mi propuesta?

• Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar

• Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer)

Presentar la información claramente:

• Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara?

• Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (“ir al grano”)

• El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa

• Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc.

• Redactar pensando en: ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de

evaluación

¿en qué tópico va a encajar mi propuesta?


Recomendaciones 2/2

• No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan

descalificar: REPASO

• Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente

• Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas

adecuadamente

• Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!!

• No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan

descalificar: REPASO

• Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente

• Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas

adecuadamente

• Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!!


Antes de presentar una propuesta: ¡¡Cumplir requisitos de

elegibilidad!!

• Disponibles en la Guía del Proponente

• Requisitos básicos:

Fecha de recepción de la propuesta (por parte de la Comisión)

anterior a la fecha de cierre de la convocatoria Consorcio formado por al menos el número mínimo indicado Tipo de esquema de financiación contemplado en la convocatoria Línea de investigación contemplada en el Programa de Trabajo Y

la convocatoria Propuesta completa: no debe faltar ningún formulario

(administrativos y descripción técnica) Otros (ej.: límite presupuestario)


Modalidades de presentación (2 posibilidades según convocatoria):

• Presentación de propuestas en una sola fase:

Propuesta completa con todos los detalles

• Presentación de propuestas en dos fases:

Primera Fase:

Propuesta corta (10-20 páginas. Ver texto convocatoria) Subconjunto de criterios de evaluación Sólo los aprobados envían propuesta completa a la segunda

fase de evaluación.

Segunda Fase:

Como en el caso de presentación en una sola fase

¡¡Modalidad de presentación especificada en la Convocatoria!!


Modalidad de envío:

• De forma general, la modalidad de presentación de propuestas en el VII PM será electrónica

EPSS – Electronic Proposal Submission System

- Accesible a través de la página web de la convocatoria correspondiente

- Necesario solicitar alta

¡¡Consultar posibilidad de modalidad de envío en la Convocatoria!!

¡¡ Muy estrictos con la fecha de cierre de la convocatoria!!


Evaluación

Principios

Evaluaciónexpertos

Criterios

CalidadTransparencia

Igualdad de trato

Imparcialidad

Eficacia y rapidez

Consideracioneséticas

1) Excelencia científica y/o tecnológica(en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’)2) Impacto

3) Implementación

Guía de evaluadores


Puntuación criterios: 0-5


Criterios de evaluación

1) Excelencia científica y/o tecnológica (en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’)

2) Impacto

3) Implementación

Generalidades:

Puntuaciones: de 0 a 5

Umbrales individuales: 3 sobre 5

Umbral global: 10 sobre 15

Condiciones y requisitos adicionales según áreas:

Consultar los Programas de Trabajo, Convocatorias y Guías del solicitante!!


Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics)

Impacto Implementación

Todos esquemas financiación

- Relevancia implícita

- Definición de objetivos y calidad del concepto

- Impacto tal y como se establece en el “topic” del programa de trabajo a nivel europeo e int.

- Beneficios más amplios relacionados con el área/tema

-Estructura de gestión y procedimientos

-Calidad y relevancia de los socios individuales

Proyectos colaborativos

- Progreso más allá del estado del arte

- Calidad y efectividad de la metodología y plan de trabajo

- Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual

- Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio)-Asignación adecuada y justificación de recursos

Redes de excelencia

- Contribución a la integración a largo plazo de investigación de calidad- Calidad del programa conjunto de actividades (JPA)

- Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los agentes relevantes de fuera de la red

-Calidad del consorcio en conjunto, habilidad para afrontar fragmentación-Experiencia y recursos para llevar a cabo la JPA

Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics)

Impacto Implementación

Acciones de coordinación y apoyo

-Contribución a una coordinación de alta calidad

- Calidad de los mecanismos propuestos y plan de trabajo asociado

- Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los todos los agentes relevantes relacionados

-Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio)

-Asignación adecuada y justificación de recursos.

Investigación en beneficio de las PYME

- Carácter innovador con relación al Estado del Arte

- Contribución al avance del progreso tecnológico y el conocimiento

- Calidad y efectividad de la metodología científico-tecnológica propuesta y plan de trabajo asociado

- Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual.

-Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio)

-Asignación adecuada y justificación de recursos.


Gracias por su atención

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Eva PérezDpto. Programas Internacionales

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