Guía general de la materia auditoria ii (conceptos)
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INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN La Auditoria proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el Balance General son válidas, genuinas y dignas de confianza y no simples estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias. Este trabajo de investigación tiene como propósito ampliar los conocimientos de los lectores en cuanto a la Auditoria de Activos. A continuación explicaremos brevemente sobre la Auditoria de Activos. La Auditoria de Activos consiste en demostrar que los activos listados en el Balance General son realmente existentes, que la compañía es propietaria de dichos activos, y que la valuación asignada a los mismos ha sido establecida de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptada. Para ello el presente trabajo ha desarrollado conceptos, objetivos, técnicas y procedimientos, Control Interno y Programas al examinar las Cuentas del Activo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores, Inmuebles, Maquinaria y Equipo y Gastos Pagados por Anticipado. Agradecemos a todos aquellos que de una manera u otra hicieron posible la realización de este trabajo.
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INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
La Auditoria proporciona la evidencia objetiva de que
las cantidades incluidas en el Balance General son válidas,
genuinas y dignas de confianza y no simples estimaciones
optimistas o conjeturas imaginarias. Este trabajo de
investigación tiene como propósito ampliar los conocimientos
de los lectores en cuanto a la Auditoria de Activos.
A continuación explicaremos brevemente sobre la
Auditoria de Activos. La Auditoria de Activos consiste en
demostrar que los activos listados en el Balance General son
realmente existentes, que la compañía es propietaria de
dichos activos, y que la valuación asignada a los mismos ha
sido establecida de conformidad con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptada.
Para ello el presente trabajo ha desarrollado conceptos,
objetivos, técnicas y procedimientos, Control Interno y
Programas al examinar las Cuentas del Activo: Caja y Bancos,
Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores,
Inmuebles, Maquinaria y Equipo y Gastos Pagados por
Anticipado.
Agradecemos a todos aquellos que de una manera u otra
hicieron posible la realización de este trabajo.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS
Sabemos que el propósito principal de la Auditoria es
determinar la confiabilidad de la información contable
expresada a través de los Estados Financieros.
Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está
dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de
los Estados Financieros en su conjunto, para lo cual, examina
cada una de las cuentas del activo, pasivo, etc; buscando con
ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos
que una vez evidenciados forman su opinión.
En esta oportunidad nos centraremos en examinar las
cuentas del Activo. Para ello daremos a conocer conceptos
generales:
ACTIVO.
Concepto.- Conjunto de Bienes y derechos que posee una
empresa (según CONASEV).
Según las NIC es un recurso bajo central, de la empresa que
proviene de hechos pasados y del cual se espera que genere
beneficios económicos futuros para la empresa.
Clasificación.- Es según NIC 13, ahora NIC 1 en
concordancia con la anterior. El Activo se clasifica en
Activo Corriente y Activo no Corriente, llamado también
Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina
teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose
como base un año.
El Activo Corriente:
Caja y Bancos Activo Disponible.
Cuentas por cobrar comerciales Activo Exigible.
Otras cuentas por cobrar Activo Exigible.
Existencias Activo Realizable.
Gastos Pagados por anticipado Activo Realizable.
“ORDENADO DE ACUERDO A SU CONVERTILIDAD EN DINERO”.
El Activo No Corriente:
Cuentas por cobrar a largo plazo.
Otras cuentas por cobrar a largo plazo.
Inversiones en valores.
Inmueble, Maquinaria y Equipo, Neto.
Otros activos.
Objetivos de las Cuentas del Activo.
1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que
se mueven en el Balance.
2. Determinar si la valuación de los activos refleja la
aplicación de principios contables generales aceptados.
3. Determinar si es adecuado el control interno de la
empresa
4. Determinar con cierto grado de seguridad que las
operaciones al contado y los saldos en bancos son
adecuados y válidos.
5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos
que se presenten en el Balance.
6. Asegurarse que las cifras que se muestran como
inventarios están efectivamente representadas por
productos, materiales, y suministros que existen
físicamente.
Importancia.-
Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados
Financieros es expresa opinión sobre la razonabilidad de
la presentación de los Estados Financieros según
principios rentables generalmente aceptado, para que el
auditor pueda expresar la opinión de los Estados
Financieros debe examinar el Balance General.
Por lo tanto es importante examinar los activos, para ello
desarrollará pruebas, preguntas, inspección de activos.
Hay cuentas en las cuales se emplearán mayor tiempo y
otras menor tiempo. La cuenta 20, 33, 23 y 38
respectivamente.
A continuación se estudiará la CAJA Y BANCOS:
CAPÍTULO II
ACTIVO DISPONIBLE
1. INTRODUCCIÓN.
Esta clasificación corresponde a aquellos bienes que
posee la empresa que pueden convertirse inmediatamente en
efectivo, es decir, de alto grado de liquidez. Se incluye
por lo tanto al efectivo de cualesquiera otra partida que
pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin
trastornar las operaciones diarias. Ejemplos lo
constituyen las existencias en caja; los depósitos en
cuentas bancarias, certificados de depósitos a la vista y
valores negociables, entre otros.
Dentro del Plan Contable General revisado se incluye las
siguientes cuentas:
10 CAJA Y BANCOS
101 Caja
102 Fondos Fijos
103 Remesas en Tránsito
104 Cuentas Corrientes
105 Certificados Bancarios
106 Depósitos a plazo
108 Otros depósitos
109 Fondos sujetos a restricción
31 VALORES (*)
311 Acciones
314 Otros títulos representativos del Derecho
Patrimonial
317 Bonos Diversos
319 Provisión para fluctuación de valores
(*) Sólo nos referiremos a las inversiones de carácter
temporal, que han sido adquiridos con el fin de venderlas
en el corto plazo y obtener cierta rentabilidad.
2. CAJA Y BANCOS.
Activo de liquidez inmediata que representa las
existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que
tienen poder cancelatorio y son utilizados en el giro
habitual de las operaciones que realiza la empresa. El
efectivo tendrá la característica de disponible como
medio de cambio y de fijeza de valor.
El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al
cierre de cada período bajo análisis, pero las cuentas que
lo integran involucran movimientos relevantes puesto que
tiene una estrecha relación con:
a. Fuentes de ingresos u obtención de fondos (cobranzas).
En este punto el Auditor deberá procurar que su
intervención se extienda a comprobar las diferentes
fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al
contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro
de intereses, de otras rentas, ventas de activos fijos,
préstamos o inversiones de los propietarios), con la
finalidad de determinar si alguno de ellos se han
omitido en la contabilidad. En otras palabras, los
ingresos de dinero están directamente relacionados con
las cuentas de ingresos.
Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a
caja podrían llevar a pensar en fuentes de ingresos no
declaradas, por lo tanto, cuando se susciten ciertas
dudas es conveniente hacer las verificaciones
pertinentes respecto a su origen.
b. Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse
duplicidad en los pagos, es decir, se podrían estar
duplicando pagos, lo que obligaría la verificación con
los documentos originales, porque puede contabilizarse
una compra por el asiento de diario utilizando la
cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si
fuere una operación al contado, además se podrían
presentar retiros particulares de los socios o pagos
simulados a acreedores.
En conclusión la revisión del efectivo y de las
transacciones relacionados con él son importantes porque se
trata de un activo que fácilmente puede ser sustraído, porque
la mayoría de las transacciones afectas a esta cuenta tienen
una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden
representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo
y viceversa.
2.1 Saldos en Moneda Nacional
Los saldos en moneda nacional constituyen una partida
que se determinan por su valor nominal; es una partida
monetaria que no requiere de ajuste y es causante de
pérdida por exposición a la inflación.
2.2 Saldos en Moneda Extranjera
Los saldos en moneda extranjera deberán valuarse al tipo
de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los
Estados Financieros, reflejando en el Estado de
Resultados la diferencia que resulte del ajuste. Al
respecto también la NIC 21. “Variaciones en los Tipos de
cambio de Moneda extranjera”. Como el CPC 2 “Registro de
Transacciones de Moneda Extranjera”. Señala que el
reporte de dichos saldos debe ser al tipo de cambio de
cierre.
3. VALORES NEGOCIABLES
Llamados también Inversiones temporales representa la
cantidad empleada por la empresa en la adquisición de un
valor bursátil o de otro título que expresa la inversión
del excedente de efectivo, que constituyen verdaderos
sustitutos temporales del dinero. Incluye los valores
adquiridos con el objeto de obtener una renta y con la
intención de venderlos a corto plazo.
La NIC 25, las califica como una Inversión de Circulante
que por su propia naturaleza es enajenable a corto plazo
que se intenta no se mantenga durante un tiempo superior a
un año.
En otras palabras constituyen Inversiones adquiridas con
excedentes de dinero que pueden convertirse en dinero a
corto plazo, ofreciendo una rentabilidad a los recursos
ociosos de la empresa.
4. EXAMEN DE CAJA Y BANCOS
a. Concepto de la cuenta
A esta cuenta se le denomina también rubro del
disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o
depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza
la empresa como medios de cambios en forma inmediata.
b. Comentario
Muchos de los errores y anormalidades que suceden en
las empresas con respecto al dinero, tienen en las
empresas con respecto al dinero, tienen su origen
principalmente en las deficiencias de control interno,
tanto en el manejo como en su contabilización, tales
como:
- Falta de separación de funciones entre caja y
contabilidad.
- Falta de póliza de fianza para los empleados que
manejan efectivo.
- No se registran los ingresos en forma inmediata, ni
se depositan intactos en el banco, a la brevedad
posible.
- No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con
cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza
fondo fijo para los gastos menudos y cheques para
todo lo demás.
- No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva,
dejándose constancia escrita de los mismos.
Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del
control interno que practica el auditor, no solamente
para graduar el alcance de sus procedimientos de
auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a
la empresa, que permita fortalecer sus controles en
resguardo de sus recursos financieros.
De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este
rubro se orienta básicamente a obtener suficientes
elementos de juicio que nos permita formar una opinión
razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos
expuesto en el Balance General, así como su correcto
manejo y contabilización durante el período que se
examina.
Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y
bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado,
sino más bien, interrelacionado con otras cuentas, tales
como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc.
c. Objetivos Básicos del examen
Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja
y Bancos pueden resumirse en los siguientes:
1. Determinar si se presentan todos los fondos
recibidos o que existen.
2. Asegurarse de la corrección de los ingresos y
egresos registrados.
3. Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea
correcto.
4. Determinar si los fondos o depósitos que se
presentan llenan las condiciones de disponibilidad.
5. Verificar que se presente y clasifique en forma
apropiada.
5. PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS
1. CONTROL DE LA CAJA
La caja constituye el activo que más se presta a que se
aplique mal y a que se comentan errores en su manejo
(ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior
en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se
cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los
ingresos de caja por lo cual es necesario un control
detallado de la caja de manera que permita reducir la
posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de
fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos
errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles
irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto
de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o
regularizar saldos acreedores generados por ingresos
omitidos no declarados así como préstamos a accionistas,
socios o personas vinculadas al propietario (pagos de
gastos personales) o de regularización de saldos
acreedores.
PROCEDIMIENTOS
A. CAJA
1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos
de evaluar el grado de confiabilidad del mismo,
teniendo en cuenta que las respuestas deben ser
confirmadas, variando en algunos casos el alcance del
examen.
2. Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando
su naturaleza y nombre de los custodios con un
funcionario autorizado.
3. Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.
4. Determine el saldo de caja de la siguiente forma:
Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más
ingresos no registrados desde la fecha del saldo
según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no
registrados desde la fecha del saldo según libros, a
la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo.
5. Recuente o inspeccione físicamente:
- Billetes y monedas.
- Cheques, observando que estén a nombre de la empresa
o debidamente endosados e investigando cheques de
fechas posterior a la del recuento o fuera de lo
normal.
- Facturas, recibos o vales provisionales que estén
formando parte de los fondos, observando que estén
debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se
refieran a desembolsos normales, propios del
negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga
aprobación de las personas autorizadas.
6. Detalle en sus papeles de trabajo:
- Billetes y monedas recontadas.
- Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador,
beneficiario, endoso e importe.
- Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres,
concepto, importe y aprobación.
- Cheques girados por la empresa y aún no entregados a
los beneficiados, señalando: fecha, banco,
beneficiario, e importe.
7. Si como resultado del arqueo encontrara diferencia
(faltante o sobrante), obtenga una explicación
escrita del custodio. En el caso, de importación
escrita del custodio. En el caso, de importes
significativos, investigue esta diferencia después de
levantada el acta de arqueo.
8. Para los distintos fondos arqueados, obtenga
declaración de los custodios, donde se ha constar que
mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo
su custodia y que éstos fueron recontados en su
presencia y devueltos conforme.
9. Controle el monto del fondo fijo arqueado con la
cuenta control del mayor general.
10.Verifique que el último cheque de reposición del
fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido
debidamente contabilizado.
11.Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales
impagos en poder del cajero, deberá proceder como
sigue:
11.1 Si el efectivo no está ensobrado. Efectúe el
arqueo total del mismo.
11.2 Si está ensobrado. Deberá comprobar que todos
los sobres efectivamente tienen contenido,
arqueando un número representativo de los
mismos y verificando que el total ensobrado
concuerde con el de la nómina.
12.Tome nota de los últimos documentos girados a la
fecha del arqueo, tales como cheques, facturas,
recibos, papeletas de depósitos, partes de
cobradores, etc.
13.Establezca independientemente el monto de las
cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma
de: Facturas por ventas al contado, partes de
cobradores, totales de cintas de cajas registradoras
y los listados de cobros por correspondencia. Durante
esta labor:
13.1 Observe la fecha y secuencia numérica de los
documentos.
13.2 Pase revista a los talonarios de los
documentos, verificando el último utilizado y
los posteriores aún no usados.
14.Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes
de cobranzas fueron depositados intactos,
cotejándolos, contra el libro caja o bancos,
papeletas de depósitos y después con los estados
bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por
el banco.
15.Verifique que los comprobantes de gastos tomados en
fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la
reposición inmediata al arqueo.
16.Indague acerca de los cheques de la misma empresa,
incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los
cheques de personal tienen un motivo legítimo de ser
(canje autorizado, etc.)
17.Con relación a los cheques de canje, incluidos en el
arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido
devueltos impagos por el Banco.
18.Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la
fecha del balance, compruebe la documentación
sustentatoria de las transacciones realizadas desde
la fecha a la fecha del arqueo.
2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS.
Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y
efectividad además que permite un mejor control de
dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la
práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea
por depósito de todas sus cobranzas diarias o por el
pago a sus proveedores o terceros mediante cheques.
Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio
de cheques incluso el pago de remuneraciones (éste puede
realizarse también mediante abonos en una cuenta de
ahorros asignada a cada trabajador), a excepción de las
partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo
de caja. Esto facilita el control puesto que los cheques
cancelados son un medio de verificación eficaz, para lo
cual es recomendable que todo cheque deba ser registrado
aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de
una contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia
de este activo de la empresa.
Un punto importante a verificar es la no existencia de
cuentas bancarias no contabilizadas, lo cual se puede
localizar a través de la revisión de los comprobantes de
pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito
emitidas por los bancos a fin de determinar la
procedencia de la deducción.
Debe revisarse además las boletas de depósitos
bancarios, porque pueden aparecer en ella anotados
números de facturas, guías, letras, cheques, etc; que no
están registrados en los libros contables.
Herramientas importantes constituyen la solicitud de
Confirmación Bancaria y la Conciliación Bancaria.
PROCEDIMIENTOS
B. BANCOS
1. Aplique el cuestionario del control interno, a
efectos de evaluar el grado de confiabilidad del
mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben
ser confirmadas, variando en algunos casos el
alcance del examen.
2. Obtenga de la empresa, una relación de las personas
autorizadas a firmar cheques durante el período bajo
examen, comprobando si los cambios suscitados fueron
comunicados oportunamente al banco.
3. Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente:
a. Conciliaciones bancarias de los meses
seleccionados como prueba y de los
subsiguientes.
b. Estados bancarios.
c. Talonarios de cheques.
d. Libro de caja y/o bancos.
e. Archivo de comprobantes de ingresos y egresos
y de asientos de diario.
4. Solicite confirmación directa de los saldos con
bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan
tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando
no tengan saldos al fin del año. La confirmación
deberá comprender también información adicional
sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes,
juicios o contingencias de toda clase que el cliente
pueda tener.
5. En relación a las conciliaciones bancarias a la
fecha del balance, realice lo siguiente:
5.1 Verifique su corrección aritmética.
5.2 Compruebe las partidas que aparezcan en la
conciliación, comparando el movimiento
registrado durante el mes en el libro auxiliar
de bancos contra el que muestra los estados
bancarios.
5.3 Cerciórese que todas las partidas pendientes de
tomar por el banco o por la empresa, estén
incluida en la conciliación.
6. Verifique que todas las partidas de conciliación que
aparezcan en la conciliación al final del mes
inmediato anterior a la fecha del balance, hayan
sido tomadas por el banco o por la empresa, según
correspondan, durante el curso del siguiente mes, o
bien, que aparezcan en la conciliación practicada a
la fecha del balance.
7. Obtenga los estados de cuentas bancarios, por el mes
posterior a la fecha del balance y confronte contra
éstos las partidas de conciliación no tomadas por el
banco a la fecha del balance. Investigue las
partidas importantes no tomadas por el banco durante
ese mes, Con respecto, a las partidas de
conciliación no tomadas por la empresa a la fecha
del balance, discutir las de montos significativos
con los funcionarios de la empresa para que dichas
prácticas se registren en libros.
8. Compruebe las transferencias bancarias, por el
período de 7 días antes y después de la fecha de la
conciliación bancaria del mes seleccionado,
verificando la respectiva carta - orden y su
registración contable.
9. Efectúe una comprobación de caja por los meses
seleccionados, conciliando los totales de ingresos y
egresos según registros auxiliares, con los totales
de depósitos y retiros según estados bancarios.
10. Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes
durante el cual se revisa la conciliación y
compruebe la corrección de los pases al libro mayor
coteje los saldos según libros que aparezcan en la
conciliación.
CAPÍTULO III
ACTIVO EXIGIBLE
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas a cobrar por ventas representan derecho de
la empresa contra terceros.
Estos derechos se cancelan, mediante la cobranza o su
anulación si la cuenta es incobrable.
Como sabemos la venta es el eje de una empresa, por ende
tiene significatividad en el balance general.
La empresa al otorgar un crédito debe protegerse
diseñando un control interno, tales como:
• Adecuado procedimiento de autorización para la
concesión del crédito.
Es considerado como activo exigible.
NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Se refiere a todos los derechos sobre otros convertibles
Dinero, mercancías (correspondientes a compras), servicios
(gastos de Póliza de Seguro).
Se considera las cuentas que se cobran a los clientes
como cuentas a cobrar más corrientes.
Importancia.- Son consideradas las partidas más
importantes del Activo, puede representar un 30% ó 50%.
No es de extrañar que los Auditores independientes deban
dedicarse una parte considerable de su trabajo a estudiar
estas cuentas.
También podemos decir que si la empresa tiene auditor
interno, este tiene 2 funciones tales como:
- Verificar; es decir persigue los mismos objetivos que
el auditor independiente. Las cuentas que dan origen
a las operaciones de una venta.
- Estudiar los procesos y procedimientos de las cuentas
a cobrar para ver si se han seguido las reglas y
normas de la empresa. Si se han incrementado los
intereses de la empresa y si los procedimientos de
contabilidad empleados presentan una asistencia
óptima.
Descripción.- Son diferentes las descripciones para los
diferentes sectores como:
- Instituciones Municipales .......ingresos a cobrar.
- Cía. Leasing y agencias de
la propiedad inmobiliaria........alquileres a cobrar.
- Editores .................... suscripciones a cobrar.
Podemos decir que representa la partida más grande.
OBJETIVOS DEL AUDITOR EN LA VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
POR COBRAR:
- Establecer la validez de las cuentas por cobrar.
- Si las cuentas a cobrar están clasificadas y
descritas correctamente.
- Si las operaciones de venta han sido contabilizadas
correctamente.
- Si en el Balance General está respaldado por cuentas
valederas.
QUÉ CONSTITUYE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Los ingresos provenientes de ventas representan montos
originados en transferencia de productos.
Su cancelación definitiva de estos derechos se produce
por su cobranza, o su anulación por tratarse de una cuenta
incobrable.
AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
OBJETIVOS.-
1. Comprobar si las cuentas realmente existen.
2. Determinar si los saldos son cobrables.
3. Determinar si existen restricciones sobre las cuentas
por cobrar.
4. Determinar si es adecuado el registro y control de la
existencia y exactitud de las cuentas por cobrar y la
suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza
dudosa.
5. Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean
propiedad del cliente.
Procedimientos.-
1. Solicitar el listado de clientes.
2. Determinar una muestra.
3. Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación
de crédito por la muestra seleccionada.
4. Verificar el cumplimiento de pagos.
5. Circularización de saldos.
6. Resumir observaciones, precisando causas y efectos y
conclusión final sobre el rubro a examinar.
7. Revisión de papeles de trabajo por jefe de visita.
8. Comunicación a funcionarios responsables.
9. Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas
en garantía. Confirmación Bancaria o Comercial.
10.Verificar la Afectación Contable.
TIPOS DE EVIDENCIA.
1. Exámenes Físicos.
2. Declaraciones orales y/o escritas.
3. Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la
organización.
4. Cálculos.
5. Manifestaciones de Ejecutivos y Empleados.
6. Interrelación con otra información.
CÓMO SE OBTIENE LA EVIDENCIA DE AUDITORÍA.
La evidencia debe ser obtenida por medio de la
inspección, observación o confirmación o cualquier
combinación de estos métodos.
Obtenida la evidencia el Auditor debe evaluar el grado de
pertenencia y finalidad de ella y determinar lo que debe
aceptar o rechazar.
- Letras en descuento.- Financia capital de trabajo.
- Letras en cobranza.- El banco los va cobrando en la
fecha de vencimiento.
CASO PRÁCTICO
TEKMIN S.A.
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE CUENTAS
POR COBRAR.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAREF.P/T
HECHOPOR:
FECHA
OBJETIVOS
1. Determinar que todas las cuentas por cobrar sean reales y cobrables.
2. Que las cuentas por cobrar se verifiquen que sean propiedad del cliente.
PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar el listado de clientes.2. Determinar una muestra.3. Verificar políticas de la empresa.4. Verificar cumplimiento de pagos.5. Circularización de saldos.
B – IB – 2B – 3B – 2B - 4
ATPATPATPATPATP
PREPARADO POR A.T.P.
REVISADO PORFECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINO
CONTROL INTERNO
a) Separación de labores. Las personas que afectan los
auxiliares, quienes reciben cobros, realizan ventas,
ejercen funciones de crédito, controlan mercancías o
servicios y facturación de los mismos, no deben ser
las mismas.
b) Establecimiento de límites de crédito. Debe designarse
funcionarios autorizados para otorgarlos bajo ciertos
límites.
c) También para el otorgamiento de bonificaciones,
devoluciones, rebajas y descuentos.
d) Verificación independiente de la facturación. En
cuanto a la revisión de cantidades, precios,
condiciones de venta y operaciones aritméticas, debe
efectuarlo persona diferente.
e) Autorización especial. En la cancelación de cuentas
incobrables debe existir autorización expresa para
ello, y una política determinada para su tratamiento
contable.
f) Uso de formas numeradas. Respecto a los pedidos los
clientes, requisiciones al almacén, notas de remisión
y/o lista de embarque y facturas.
g) Conexión periódicas de los auxiliares contra mayor.
h) Envíos regulares por correspondencia de estados de
cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo.
i) Formulación de relaciones de los adeudos por
antigüedades y estudios periódicos de la
recuperabilidad de saldos vencidos.
j) Investigación periódica de saldos rojos.
k) Arqueos periódicos, de facturas, contrarecibos y
documentos pendientes de cobro.
PROCEDIMIENTOS
I. Confirmación de Adeudo.
II. Cobros posteriores a la fecha de los Estados
Financieros.
III. Arqueos de documentación.
IV. Análisis de saldos.
V. Conexión contra otras cuentas.
VI. Estudio de la recuperabilidad.
I. CONFIRMACIÓN DE ADEUDO
Este procedimiento, mejor conocido como
circularización; consiste en enviar una carta al deudor
donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no
con el importe que aparece a su cargo; esta carta la
envía la empresa y la respuesta debe recibirla
directamente el Auditor.
Existen dos clases de confirmaciones:
a) POSITIVA: Cuando el deudor debe contestar ratificando
por escrito su parecer sobre la corrección del saldo.
b) NEGATIVA: Cuando se le pide que conteste únicamente si
no está de acuerdo por ser incorrecto el saldo. Al
final se presentan modelos de cartas para una y otra
clase.
Dentro de la confirmación positiva existen dos
alternativas:
1era.: Que se le envíe el saldo para que el deudor
pueda comparar con sus registros (confirmación
directa), y
2da.: Que no se le mencione el saldo que
proporcione sus propias cifras (confirmación
indirecta o ciega).
El procedimiento más recomendable para las cuentas
por cobrar es la confirmación positiva directa. (Se le
envía el saldo y se le pide que conteste, esté o no esté
de acuerdo), aunque con alguna frecuencia se utilizan
los dos métodos en las misma auditoria, el método
positivo para las cuentas sobre las cuales se considera
necesario obtener una respuesta y el método negativo
para las cuentas que no requieren tal cosa, pero también
es aceptable este último en auditorias de servicios
públicos o de negocios que venden a menudeo, en que
precisamente por la gran cantidad de cuentas a cargo de
clientes. No es indispensable que la confirmación se
realice precisamente sobre los saldos correspondientes o
la fecha del balance que ha de ser dictaminado. En
algunos casos puede aceptarse la confirmación antes o
después de esta fecha, siempre que el auditor considere
que el período de diferencia no es demasiado largo
teniendo en cuenta la rapidez de rotación de los adeudos
y el control interno en riesgo.
Para facilitar la respuesta del deudor se
acostumbra preparar la carta en tal forma que muestra un
talón desprendible en el que lo único que debe hacer el
deudor, en caso de estar conforme, es firmar; también se
acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para
facilitar y obtener una respuesta inmediata. En los
remitentes y en los sobres rotulados se imprime la
dirección del auditor que es quién deberá recibir las
respuestas (o devoluciones), directamente.
En este procedimiento es común que se reciban
respuestas que muestran inconformidad con su saldo, y
desde luego, son las que requieren de mayor atención por
parte del Auditor. Deben ser investigados cuidadosamente
hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad
obedece a errores de apreciación del deudor o de que
ciertamente existe un error en libros que debe ser
corregido.
En este último caso la investigación de la causa
del error es un trabajo adicional muy conveniente.
También es frecuente recibir cartas devueltas por
el correo; ellas pueden ser indicio de cuentas
incobrables, de saldos ficticios o simplemente de
errores en el directorio de clientes de la empresa, en
todo caso deben aclararse satisfactoriamente y cuando
proceda debe efectuarse un segundo envío.
SUFICIENCIA DEL PROCEDIEMINTO
Una vez aclarados los circulares cuya respuesta era
de inconformidad y las que haya devuelto el correo, debe
hacerse un recuento de las repuestas obtenidas conformes
y de las propias inconformes aclaradas para establecer
el porcentaje que representan en relación con el total
de circulares enviadas.
Es difícil establecer plenamente qué porcentajes
son suficientes y cuales son insuficientes, ya que las
características de los clientes, o sujetos
circularizados, definen porcentajes notablemente
diferentes.
Por ejemplo, cuando se circulariza a los deudores
de una institución de crédito es común alcanzar un 70%
de respuestas satisfactorias, debido a que normalmente
los clientes de una institución de créditos son empresas
y gente que acostumbra (por propia conveniencia), llevar
buena razón y cuenta de sus operaciones y que en
cualquier momento pueden confirmar sus deudos. En
cambio, cuando se circulariza a un grupo de clientes
constituidos por gente del campo y las respuestas
tienden a ser bajas, ya que ciertamente la dificultad de
su localización y su menor preparación inciden
necesariamente de esa manera. Es recomendable observar
en cada empresa el comportamiento específico, para
definir el porcentaje de razonabilidad y posteriormente
generalizarlo a otras empresas semejantes. Se puede
establecer, de cualquier manera que:
a) Cuando las respuestas conformes y las inconformes
aclaradas exceden el 50% del total de saldos
circularizados, el resultado del procedimiento es
satisfactorio (si no hubo circulares inconformes
pendientes de aclaración y circulares devueltas
importantes).
b) Cuando dicha relación es menor al 50% conviene apoyar
con argumentos suficientes la razón de su aceptación
como satisfactorio. (Clientes en zonas de difícil
acceso, gran cantidad de clientes con saldo semejante
y generalmente menor, etc.)
Por su importancia, a continuación transcribimos la
conclusión número 8 del boletín 6 de la Comisión de
Procedimientos de Auditoria.
El auditor no podrá declarar haber practicado el
examen de los estados financieros "de acuerdo con las
normas de auditoria generalmente aceptadas" sino se
recurrió al procedimiento de confirmación directa de los
deudores..."
I. COBROS POSTERIORES A LA FECHA DE LOS ESTADOS
FINACIEROS
En este procedimiento se aprovecha la circunstancia
de que el Auditor permanece en las oficinas del cliente
por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de
libros; consiste en verificar los pagos o las entregas
parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los
clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de
que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el
deudor para liquidar el saldo que se revisa.
El hecho de que una persona pague una deuda es
prueba de que la reconoce, es decir, que la cuenta por
cobrar es real.
Este procedimiento es supletorio del anterior
(confirmación) y se aplica, para no duplicar
procedimientos, a la verificación de cuentas por cobrar
no confirmadas. Por otra parte, al estudiar la
recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma
general con este propósito.
II. ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN
Procedimiento semejante al descrito para las
inversiones, sirve para verificar la autenticidad del
derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos
motivos del arqueo son las letras de cambio o pagarés
que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las
facturas o contrarrecibos pendientes de cobro.
Al efectuar el arqueo, es el recuento físico de los
documentos, debe cuidarse que los documentos estén a
nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad
de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de
los títulos de crédito; también se deben observar las
precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la
salvaguarda correspondiente.
En el caso de documentos en poder de terceros (al
cobro, en garantía, etc.) debe complementarse el trabajo
de arqueo, solicitando la confirmación directa, de los
depositarios de los mismos.
III.ANÁLISIS DE SALDO
Consisten en el estudio de los movimientos de las
cuentas para determinar la corrección de las
operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del
saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos
más importantes para fortalecer los procedimientos
anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas
(deudores diversos) con el fin de precisar el concepto
del saldo y determinar su presentación en el balance, y
cuando no se presentan en un renglón separado las
cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es
conveniente verificar que ésta circunstancia se haga
constar en una nota.
IV. CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS
En este procedimiento se aprovechan los efectos de
la partida doble (o dualidad económica) que rige la
contabilidad de las operaciones y así se verifica, por
ejemplo, que todos los cargos a clientes en un período
determinado correspondan con las ventas registradas en
ese mismo período, investigando ampliamente las
diferencias que surjan; o que todos los créditos
correspondan a ingresos.
V. ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD
Como ya se comentó, las cuentas por cobrar que
presenten dudas respecto de su recuperabilidad
deben ser castigadas por el importe que se
considere incobrable.
Este estudio se lleva a cabo como sigue:
- Comentando con los directivos las posibilidades
de cobro de los adeudos más importantes y/o más
antiguos.
- Solicitando a los abogados de la Compañía su
opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se
encuentren tramitando.
- Estudiando la correspondencia en los expedientes
de clientes.
Con los resultados de la investigación se puede
juzgar si el importe de la estimación para castigo
de cuentas malas es suficiente o insuficiente; en
este último caso debe solicitarse el ajuste
relativo para incrementar dicha estimación hasta
hacerla adecuada.
ESTIMACIÓN PARA CASTIGO DE CUENTAS MALAS
(INCOBRABLES).
El estudio anterior define la razonabilidad del
saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe
hacerse un estudio específico de los movimientos
contables que haya mostrado durante el año. En los
cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe
vigilarse que exista autorización adecuada para ello, y
que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su
cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben
ratificarse con el estudio de la recuperabilidad
mencionado antes.
Al juzgar también de acuerdo con las
circunstancias, sobre la acumulación de la estimación o
provisión para cuentas incobrables, el auditor deberá
cuidar en todo caso de la consistencia e con el método
seguido o de hacer notas en un dictamen las
consecuencias de los cambios importantes en su
aplicación, cuando estas ocurran.
Para concluir, respecto a los resultados de los
procedimientos aplicados, puede y debe formularse en un
cuadro que muestre los resultados parciales y el total
verificado, como sigue:
Importe %
Saldo total por las cuentas por cobrar S/. 00.00 100
Confirmado
Solicitudes conforme
Solicitudes inconformes aclaradas
Cobros posteriores
De cuentas no confirmadas, que no contestaron o que
se devolvieron.
Arqueo de documentos
De cuentas no verificadas por los procedimientos
anteriores.
Total verificado
Este cuadro muestra objetivamente los resultados
parciales de los procedimientos aplicados y la
suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de
cuentas por cobrar.
CAPÍTULO IV
AUDITORÍA DE INVENTARIOS.
AUDITORÍA DE LAS EXISTENCIAS
Generalidades.
Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de
almacén es la partida más importante del Activo Circulante en
las empresas:
a) Por su volumen económico.
b) Por su repercusión en la cuenta de resultados.
c) Por su repercusión financiera.
1.- Objetivos de la auditoria
Los objetivos de la auditoria en este terreno son los
siguientes:
a) Comprobar la exactitud y fiabilidad de las
unidades físicas recogidas en el balance:
• Recuento físico periódico.
• inventario permanente.
b) Comprobar la exactitud y fiabilidad de la
valoración de las existencias y la uniformidad de
dicha valoración.
• Materias primas y auxiliares.
• Productos en curso
• Productos acabados.
c) Verificar la obsolescencia de las existencias y
la adecuación de la previsión al respecto.
d) Comprobar si las existencias son propiedad de la
empresa y determinar:
• Existencias de la empresa en poder de
terceros.
• Existencias de terceros en poder de la
empresa.
• Existencias en tránsito.
e) Comprobar los cortes entre las distintas fases:
• Entradas.
• Producción.
• Salidas.
f) Determinar la existencia de gravámenes.
g) Comprobar que el costo de ventas corresponde a
transacciones y eventos realizados durante el
periodo y que se haya determinado en forma
razonable y consistente.
h) Comprobar la adecuada presentación y revelación
en los estados financieros.
i) Verificar si las medidas de control interno y los
procedimientos administrativos funcionan
correctamente.
j) Verificar si la cobertura de los seguros de las
existencias es adecuada.
Control Interno.
El control interno de los inventarios esta vinculado con
las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y
consignación. un adecuado control interno de las existencias
exige que sean debidamente:
• Pedidos
• Recibidos
• Controlados
• Segregados
• Usados
• Contados físicamente
• Embarcados
• Facturados
a) Autorización del método de valuación seleccionado por la
empresa
b) Segregación de funciones de autorización, custodia y
registro.
c) Registro oportuno de la inversión en inventarios y del
pasivo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso,
su facturación, incluyendo la contabilización del
correspondiente costo de ventas.
e) Control de las devoluciones.
f) Custodia física de los inventarios.
g) Inventarios físicos.
h) Procedimientos adecuados para el registro y acumulación
de los elementos del costo.
i) Registros adecuados para el control de existencias y
anticipos a proveedores.
j) Registros adecuados para el control de las existencias
propiedad de terceros en almacenes la empresa.
k) Comparación periódica de la suma de los registros
auxiliares con el saldo de la cuenta mayor
correspondiente.
l) Comprobación de los inventarios físicos por el personal
interno independiente.
m) Procedimientos para determinar la perdida de valor de
los inventarios y el registro de las estimaciones
correspondientes.
n) Adecuada protección a la entidad mediante contratación
de seguros y finanzas.
o) Sistemas de información con cifras actualizadas.
La plantación de las pruebas de auditoria dependerá de
un debido análisis de los factores que se deben considerar
como:
• Naturaleza y características de los propios inventarios
• Cambios o fluctuaciones importantes en:
Márgenes de utilidad.
Precios de materiales.
Demanda de productos.
Niveles y clases de inventarios o producción
incluyendo la clasificación, acumulación o
aplicación de gastos indirectos.
• Lanzamiento de nuevos productos, cambios tecnológicos o
modificaciones de ingeniería.
• Nuevos productos o reducción de precios de la
competencia.
• Productos discontinuados.
• Importancia de producción defectuosa o reprocesada.
• Disminución o aumento de la capacidad instalada usada.
• Producción y embarques importantes cera del fin de
ejercicio.
• Efecto de regulaciones oficiales, controles de precios,
restricciones de importaciones o exportaciones.
• Contratos importantes con términos y condiciones
específicas en cuanto a calidad, fechas de entrega,
penas convencionales por cumplimiento etc.
• Falta de procedimiento para la salvaguarda física.
• Falta de segregación de funciones.
• Diferencias en los procedimientos para inventarios
físicos.
• Frecuencia de ajustes importantes por inventarios
físicos.
• Inventarios físicos que difieran de la del fin del
ejercicio.
• Inventarios físicos rotatorios en lugar de totales.
• Cambios propuestos o definidos para practicar
inventarios físicos rotatorios en vez de totales.
• Registros auxiliares poco confiables.
• Cifras importantes de inventarios identificados como
obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni
registrados como tales.
• Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
• Características del sistema de costos de control de
inventarios o del método de valuación y cambios en los
mismos.
• Procedimientos deficientes para la revisión o
actualización de costos unitarios etc.
Para la planeación se debe tener información sobre las
características del inventario y costo de ventas tales como:
• Los sistemas de costos.
• Métodos de valuación.
• Procedimientos utilizados.
• Reglas particulares de valuación y presentación.
Técnicas de revisión.
1. Comparación de cifras a costos históricos y
actualizados con las de ejercicios anteriores.
2. Análisis de razones financieras.
3. De ser posible, comparación de cifras con la
información disponible de empresas del ramo.
4. Obtener explicación de variaciones in portantes e
investigar cualquier relación no inusual e inesperada
entre el año actual y el anterior tales como:
• volumen de producción.
• porcentajes de materias primas, mano de
obra e gastos indirectos.
• consumo de materiales y desperdicios.
• márgenes de utilidad.
• diferencia de inventarios.
• índices de inventarios obsoletos o lento
movimiento.
• antigüedad de los inventarios.
• cálculos globales.
• del costo de producción y de ventas.
• Conciliaciones de las cantidades
embarcadas con las facturadas y de las
cantidades pedidas contar lo embarcado.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
1. Están las existencias bajo el control de un encargado
responsable?
2. Existe un procedimiento para identificar existencias
dañadas, obsoletas o de poco movimiento?. Descríbalo.
3. En caso de que hubiera material de valor susceptible de
ser hurtado, está el mismo almacenado en un lugar
adecuadamente cercado y controlado por personal
debidamente autorizado y responsable?.
4. Existe protección adecuada, ya sea mediante alambradas,
cercos, guardias, etc; evitar embarques o salidas de
material no autorizadas?.
REGISTROS PERMANENTES.
5. a. Existen registros auxiliares de existencias para:
- Materias primas?.
- Producción en proceso?.
- Productos terminados?.
- Almacenes?.
b. Se utilizan esos registros en la administración de las
existencias y la planeación de compras, además de cómo
información contable?.
6. Muestran estos registros auxiliares
a. Cantidades en especie?.
b. Mínimos y máximos?.
c. Costo unitario?.
d. Costo total?.
7. Son estos auxiliares llevados por personal:
a. Que no tiene acceso a las existencias?.
b. Que no autoriza movimientos de existencias?.
8. Es el funcionario que revisa y aprueba los ajustes o
correcciones por errores contables en las cuentas de
existencia independiente de:
a. Custodia de existencias?.
b. Registros de existencias?.
9. Se registran los movimientos en los auxiliares de
existencias permanente únicamente en base a los asientos
registrados en la cuenta de control?.
Recuentos Físicos.
10. Se efectúan recuentos físicos de todas las existencias
por lo menos una vez al año?.
11. Los empleados que efectúan los inventarios físicos son
debidamente instruidos, supervisados?.
12. Se efectúan pruebas para asegurarse que todos los
artículos fueron inventariados?.
13. Las diferencias significativas son investigadas por
personal responsable, quién lo hace?.
14. Se ajustan los registros contables a las existencias
verdaderas?.
15. Es este ajuste efectuado en base a un asiento contable
debidamente aprobado por un funcionario responsable, quién lo
hace?.
PROGRAMAS DE AUDITORÍA.
General.
1. Verifique que las bajas de material dañado, obsoleto o de
poco movimiento son debidamente autorizadas.
Registros Permanentes.
2. Por un período seleccionado por el encargado de la
auditoria obtenga los asientos de diario registrados en las
cuentas de existencias y los análisis que los respalden y
realice el trabajo indicado en los puntos siguientes.
(Indique el período cubierto).
3. Controle un número de ingresos por compras (locales y de
importación) verifique el cargo a las fichas de existencias
con las facturas del proveedor e informe de recepción tanto
en unidades físicas como en importe. Indique alcance (tener
en cuenta el trabajo realizado en cuentas a pagar).
4. Usando los listados valuados de salidas de almacenes de
materias primas y materiales:
a. Seleccione algunas salidas partiendo de los registros de
existencias y viceversa, asegurándose que coinciden la
cantidad de unidades y los costos unitarios.
b. Coteje las salidas seleccionadas con las boletas de
entrega de materiales debidamente autorizados controlando su
numeración correlativa.
c. Verifique la valuación aplicada.
d. Asegúrese de que las salidas anteriores se cargaron
correctamente en los registros auxiliares de productos en
proceso.
e. Verifique el asiento de diario por las materias primas y
materiales consumidos durante el mes y el respectivo pase al
mayor.
CAPITULO V
INVERSIONES EN VALORES
En esta parte trataremos sobre cuentas, que pertenecen
al activo No Corriente. La verificación de estas cuentas
estarán en razón directa a la importancia tributaria que
tiene, por tener una relación directa o indirecta al hecho
imponible por su vinculación a las operaciones económicas
realizadas por la empresa.
La empresa realiza este tipo de inversión cuando tiene
disponibilidad de liquidez y están orientadas a
participaciones de otros entes. Para ejercer cierto control
o influir en otra entidad así como obtener utilidades a
través de ellas y facilita, cualquier tipo de negocios o
relaciones comerciales y no se realizan con la intención
de generar recursos adicionales, solo mantener un control que
le permite ejercer su influencia en sus decisiones de la
empresa “emisora”.
En consecuencia se incluyen aquellas que se adquiera
con la intención de mantenerlos a largo plazo con el objeto
de:
• Tener en cuenta sobre otras empresas o una vinculación con
ellas.
• Obtener rentas en los casos de bonos o en títulos.
Bonos de Terceros: Respuesta a los valores adquiridos en
la Dirección General Del Tesoro Público, los cuales
proporcionan beneficios generados por ley.
Bonos Diversos: Respuesta a los valores adquiridos en el
sector privado con la finalidad de obtener renta.
• Ser miembros de instituciones sociales y;
• Cumplir con las disposiciones legales y/o
contractuales.
Están representadas en el Plan Contable General. Por
las siguientes partidas:
311 Acciones.
314 Otros títulos representativos del Derecho
Patrimonial.
315 Cédulas Hipotecarias.
316 Bonos del Tesoro.
317 Bonos Diversos.
318 Otros Títulos Representativos.
319 Provisión para fluctuación de Valores.
PROPÓSITO.
El propósito fundamental de la revisión de este rubro
es el comprobar que los valores registrados existen en
realidad y se encuentran en proposición o bajo control
efectivo de la empresa auditada; así como que su valuación
se ajusta a los PCGA.
OBJETIVOS.
Que se puede resumir en los siguientes:
a) Comprobar que son propiedad de la empresa.
b) Cerciorarse que todos los valores de propiedad de
la empresa se encuentran registrados.
c) Comprobar su adecuada valuación, y registro de
acuerdo PCGA.
d) Determinar el correcto registro de la renta,
utilidades o pérdidas provenientes de estos valores.
e) Comprobar la adecuada presentación en los Estados
Financieros. Y que se haga revelación suficiente
sobre la base de valuación y gravámenes.
1.- EVALUACION CONTROL INTERNO.
También tenemos que evaluar el control interno de la
empresa, mediante la utilización del cuestionario de CI, se
evaluará la medida de controles que tiene la empresa para
controlar sus activos, de modo que donde se note
insuficiencia pueda examinarse el examen.
El auditor encargado formulará sus recomendaciones
según su valuación y serán discutidas las observaciones con
el gerente de auditoria consecuentemente, deben cumplir los
objetivos relativos o autorización, procesamiento y
clasificación de transacciones, salvaguarda física de
documentación soporte y de verificación y evaluación,
incluyendo los que sean aplicables a la actualización de
cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de
dato (PED).
Lo anterior es para asegurarse la corrección de los
activos intangibles, incluyendo su adecuada valuación a
costos históricos y sus actualización por ejemplo debe
considerarse:
a. Autorización: Aprobación por parte de la administración
de las erogaciones por estos conceptos; debido a que la
capitalización de los activos intangibles puede hacerse
cuando hayan sido compradas, desarrolladas internamente o
adquiriendo en cualquier otra forma un buen control
interno debe establecer la necesidad de que las
negociaciones de esta naturaleza sean previamente
autorizadas por los funcionarios de la empresa o bien,
por el consejo de administración, dependiendo de la
importancia de las partidas.
b. Procesamiento y Clasificación de Transacciones.
• Existencia de políticas definidas de capitalización
dentro de sus políticas contables de la empresa, los
cuales generalmente se incluyen en un manual de
contabilidad, deberá existir una sección en la que se
definan las características de las erogaciones y
califican para ser capitalizadas.
• Existencia de registros que permitan identificar el
origen de las negociaciones y las bases para su
aplicación o resultados.
c. La Contabilidad debe captar la información correcta y
oportuna sobre la acumulación de los elementos del costo
de los activos intangibles forman parte del costo todos
los gastos relacionados con la adquisición o desarrollo
del intangible, los gastos adicionales pueden ser
honorarios y gastos de abogados, costos de desarrollo y
experimentación, costos asignados y cualquier otro
desembolso identificable con su adquisición.
- Sistema de información sobre cifras actualizadas,
mediante medios que permitan asegurar que se actualicen
todos los activos intangibles.
- Expedientes que deberán mantener la empresa, en los
cuales se documenten los análisis por antigüedad,
cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia
de que estos se han obtenido de una fuente apropiada.
- Verificación del adecuado y oportuno de las cifras
actualizadas en los libros de contabilidad.
Con respecto a la salvaguarda física de la
documentación soporte existencia de archivos de
documentación; la documentación soporte de la propiedad
de los activos se deben conservar en archivos adecuados
que facilitan su localización. Dentro del programa de
auditoria será un examen y evaluación del CI:
CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO INVERSIÓN EN VALORES.
Ahora vemos también un cuestionario de CI donde:
ANEXO A.
CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO
CLIENTE:____________________________________________
PERÍODO:____________________________________________
INVERSIÓN EN VALORES
PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONESInversión en valores
1. ¿Se guardan los valores en
cajas de seguridad de la
compañía?. ¿En bancos?.
2. El registro de valores ¿se
encuentra fuera del control de
quines custodian dichos
valores?.
3. Los valores están registrados
a nombre de la compañía o
debidamente endosados a ella?.
4.Las operaciones que se
realizan con los valores ¿son
autorizadas por el
Directorio, Gerente de
Finanzas o alguna otra
persona autorizada?.
5.Los registros de valores
¿contienen suficiente detalle
que permita en cualquier
momento su completa
identificación?
6.¿Se hace de los valores un
recuento periódico por
sorpresa, por los auditores
internos u otros
funcionarios?.
7.¿Se registran los valores con
su cotización bursátil?.
CUESTIONARIO TRIBUTARIO.
Dentro de las tareas que debe realizar un auditor al
examinar los Estados Financieros de una empresa se incluye
la verificación de la existencia de contingencias fiscales,
relacionadas con el importe vigente, que te permita opinar
si los o pasivos / activos fiscales contabilizados, reflejan
razonablemente deudas/créditos probables al cierre del
ejercicio.
Es guía del auditor para informarse sobre los
dispositivos legales aplicables a la empresa, a efectos de
evaluar el cumplimiento, el auditor deberá tomar nota del
alcance de los dispositivos aplicables a la empresa. El
contenido del cuestionario deberá ser absuelto por el
Contador General y/u otros funcionarios de la empresa
debidamente calificados.
Cualquier circunstancia o contingencia de carácter
tributario deberá ser reportada al Gerente de Impuestos “sin
emitir comentario alguno al cliente”.
El cuestionario debe ser celosamente guardado y
conservado, sujeto al principio ético del secreto
profesional.
ANEXO B.
CUESTIONARIO TRIBUTARIO
CLIENTE:____________________________________________
PERÍODO:____________________________________________
CTA. RELACIONADO CON LA CUENTA INVERSIONES
PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONES1. ¿Se han percibido intereses
exonerados de impuestos? (Art.93
D.L. 200).
2. ¿Se han efectuado inversiones
deducibles como gastos, a efecto
del impuesto a la renta?.
Electricidad: Ley 12378, DDLL
22401, 22429, 22741 Y 22836.
Vivienda y Construcción:
Leyes 12813, 13500, 14241,
14480, 14503, 15580, 15919, D.S
N° 347-68HC, DDLL 22257, 17638,
17863, 21635, 22075, 22401,
22836.
Petróleo:
Ley 11780, DDLL. 22401, 22774,
22775, 22836, 22862.
3. Se han percibido dividendos:
a) ¿En acciones, por
capitalización efectuada dentro
de los seis meses siguientes a
la fecha de cierre del balance?
(Art. 93 DL 200).
b) ¿En efectivo, especie o
acciones por lo que les ha sido
retenido impuestos peruanos a
los dividendos? (Art. 93 DL
200).
4. ¿Existen inversiones en las
Mutuales de Vivienda, Banco
Central?.
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA.
La planeación de las pruebas de auditoria en reacción
con los activos intangibles debe incluir el análisis de los
factores o condiciones que pueden influir en la determinación
del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden
relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de
que se trate como al riesgo de que los controles relativos
no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubran
cuando aplica técnicas de muestreo.
Ejemplo de estos factores:
- Activos intangibles enajenados y no dado de baja en la
contabilidad.
- Registros pocos confiables.
- Procedimientos deficientes para la revisión o
actualización del costo.
Naturaleza, monto y características propias de los
activos intangibles, etc.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Verificar que su registro y valuación esté de acuerdo
al PCGA aplicados consistentemente.
1.Obtener del cliente, o preparar una cédula resumen de
las cuentas de Inversiones, mostrando los cambios
habidos hasta la fecha elegida para el examen.
2.Comprobar los saldos a la fecha del examen con las
cuentas de control en el Mayor General.
3.Obtener del cliente o preparar, un análisis de las
compras y/o ventas reflejadas en la cédula resumen.
4.Comprobar, las compras de valores con la documentación
correspondiente observado que estén debidamente
autorizados.
5.Revisar los ingresos provenientes de las inversiones
como sigue:
- Comprobar los ingresos por concepto de dividendos o
intereses (refiérase a las publicaciones de dividendos y
a los títulos).
6.Para verificar la propiedad, se podrá determinar
mediante la inspección de las facturas a los corredores
de bolsa, así como a los estados que estos suministran
con las notas de compra y venta y los asientos contables
relacionados con la adquisición de los valores, debiendo
describir el número y nombre de la obligación y comparar
con la información declarada el año anterior.
- La verificación de la existencia física deberá obtener
el auditor la información siguiente: Nombre del emisor,
descripción, número de acciones o el valor nominal de
los títulos de acuerdo.
8.Obtener información, directa de los bancos, de los
valores depositados a la fecha del balance e
inspeccionar lo que se mantenga en cartera.
VALORES EN PODER DE TERCEROS
Muy señores nuestros:
En relación con la revisión regular de nuestros estados
financieros, les suplicamos proporcionar directamente a
nuestros auditores, P.C.M. & Asoc. S.C. (dirección) la
siguiente información al (fecha), sobre los valores en guarda
(o custodia) bajo la cuenta número (número).
1. Una lista completa de nuestros valores en su poder,
incluyendo:
a) Nombre y descripción.
b) Nombre bajo el cual está registrado el certificado.
c) Cantidad del capital en bonos y números de acciones,
según se aplique.
d) Motivo por el cual los valores están en su poder y si
es que existe alguna restricción para su retiro.
2. Valores para traspaso a nuestro nombre.
3. Nombres de las personas autorizadas para efectuar retiros
de valores.
4. Cantidades a su favor.
Se anexa un sobre para su conveniencia.
Atentamente,
Firma (Cliente)
CASO PRACTICO
Al ser fiscalizada la empresa Fulker S.A. se encontró que en
el estado originados por la enajenación de 400 acciones por
la suma de S/. 12.000 con su correspondiente costo computable
de S/. 10.000, por el cuál había realizado los siguientes
asientos:
____________________ X _____________________
66 CARGAS EXCEPCIONALES 10.000
662 Costo neto de enajenación de valores
31 INVERSIONES 10,000
311 Acciones
x/x Por el costo computable de las 400 acciones de la empresa
Yara Yara S.A.
____________________ X _____________________
10 CAJA Y BANCOS 12,000
101 Valores
58 RESERVAS 12,000
585 Reservas – Art. 25° D. Leg. 774
x/x Por la recepción de acciones consecuencia de la
reexpresión de capital.
____________________ X _____________________
Al revisar la hoja de trabajo de la empresa Fulker S.A. se
determinó que se excluyeran estas rentas en la determinación
de la Renta gravable del ejercicio, pero se aceptó el gasto
lo cual era improcedente por lo que se investigó más
minuciosamente. Durante la fiscalización se determinó que la
operación no se había realizado en rueda de bolsa, por tanto
no se encontraba exonerada, había sido una operación sin
intermediación del mercado de valores con otra empresa,
consecuencia de lo cual se encontraba gravada.
Para determinar cual era el monto afecto al Impuesto a la
Renta debía determinarse el costo computable de las acciones
enajenadas, para tal efecto se cruzó información con la
empresa Yara Yara S.A; la que precisó los números de las
acciones así como las procedencias de las mismas; resultando
que las acciones transferidas eran consecuencia de un paquete
de 500 acciones recibidas en el ejercicio 1994 por la
reexpresión del capital de la empresa Yara Yara S.A.
Consecuencia de ello se agregó a la utilidad el monto de S/.
12,000.
INTANGIBLES.
Es la parte del activo no corriente que agrupa a las
cuentas que optan valores inmateriales (no físicos) tales
como las siguientes partidas:
341 Concesiones y Derechos
342 Patentes y Marcas
343 Gastos de Investigación
344 Gastos de Explotación y Desarrollo
345 Gastos de Estudios y Proyectos
346 Gastos de promoción y Pre-operativos
347 Gastos de emisión de acciones obligaciones
Los activos intangibles representan privilegios porque
podrán ser otorgados por un gobierno como el caso de una
patente o de los derechos del autor: podrá ser concedido por
el propietario: podrá crearse tales como en el caso del
crédito mercantil conocido como GOODWILL.
Además deberá considerarse que algunos se derivan de la
naturaleza de derechos legales que son los casos de marcas
patentes, derechos de autor, otros se derivan de beneficios
de convenios en terceros como franquicias, permisos,
licencias, y otros de transacciones específicas del
propietario (costo de organización y crédito mercantil).
En esta cuenta se registran los valores inmateriales, no
físicos, que proporcionan derechos o beneficios específicos
futuros a su poseedor (la empresa).
El auditor deberá verificar el origen de los activos
intangibles, su costo o importe y el monto de su amortización
que represente derechos para la empresa: debiendo de manera
más especifica:
1. Determinar que se tenga una evidencia apropiada
respecto a las adquisiciones, traspasos y cancelaciones.
2. Juzgar si la base de valuación utilizada es
correcta así como la adecuada de su política de
amortización.
CLASIFICACIÓN DE LOS INTANGIBLES:
a) De vida Limitada.- Aquellos con una vida limitada por
la ley, o por algún contrato o bien por la propia
naturaleza del activo ejemplo: Marcas.
b) De vida Ilimitada.- Aquellos, que no tienen un plazo
definido para su vida que es limitada sin que haya
indicio alguno de una limitada al ser adquiridos.
c) El Crédito Mercantil.- Que se refiere al excedente
pagado por la empresa adquiriente de otra al pagar
un precio superior al valor contable de los activos
netos que recibe de otra, ejemplo: GOODWILL.
COSTO
La regla general respecto a la contabilización de los
intangibles es que no deben contabilizarse o reconocerse,
sino cuando son el resultado de una compra venta definida y
efectuada entre personas y enteramente independientes por
el importe de su costo efectivo o equivalente.
Los activos intangibles desarrollados dentro de una
empresa se registran conforme los costos de mano de obra y
materiales consumidos en la producción del activo mas todos
los costos legales en que pudieran incurrirse.
En caso de patentes que se desarrollen internamente su
costo incluye el costo de los gastos legales y demás costos
de obtenerla, pero no los costos incurridos respecto a
investigación y desarrollo del producto o proceso.
AMORTIZACIÓN
La amortización representa el proceso de asignar el
costo de un activo a través de su vida, de poder enfrentar
el costo respecto de los ingresos generados por el activo.
Art. 44 de la ley de Impuesto a la Renta permite a la
empresa optar por alguna de las siguientes alternativas:
1) Amortizar proporcionalmente en el plazo de 10 años o
2) Considerar como gasto el precio pagado por la
adquisición (cesión definitiva) en un solo ejercicio.
• Los gastos de exploración y desarrollo, según Art. 37.D.
Ley 774, ley Imp. a la Renta. Son deducibles de la
renta bruta de 3ra categoría los gastos de exploración
y desarrollo en los que incurran los titulares de
actividades mineras que se deducirán en el ejercicio en
que se incurran o se amortizarán en los plazos y
condiciones que señale la ley General de minería.
• Los gastos pre-operativos iniciales y los originados por
la expansión de las actividades de la empresa, aparte de
ser aceptados como deducción de la Renta Bruta de 3ra
categoría; el contribuyente puede optar:
a) Deducir en el primer ejercicio como gasto.
b) Amortizar proporcionalmente en el plazo máximo de 10
años, esta amortización se hará a partir del ejercicio
en que se inicie la producción o explotación.
Una vez fijado el plazo de la amortización solo
podrá variarse previa autorización de la SUNAT,
computándose en tal caso el nuevo plazo a partir del
ejercicio siguiente, a aquel en que fuera presentada la
solicitud por el contribuyente sin exceder el total el
plazo máximo de 10 años. Dentro del programa de
auditoria se hará examen y evaluación del Control
Interno donde realizarán cuestionarios.
CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO
CLIENTE:____________________________________________
PERÍODO:____________________________________________
ACTIVO INTANGIBLE
PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONES1. ¿Están contabilizadas todas
las partidas de activo
intangible adquiridas?.
2. ¿En cuál de las forma
siguientes se valúa el activo
intangible?.
a) Costo.
b) Avalúo.
c) Otras.
3. a) ¿Se emplean provisiones de
amortización?.
b) ¿Acredita la amortización
directamente a la partida de
activo?.
4. ¿Se autorizan debidamente las
adiciones a las cuentas de
activo intangible?.
5. ¿Están los métodos de la
compañía de acuerdo con los
principios aceptados de
contabilidad que rigen las
erogaciones para adiciones al
activo intangible?.
6. ¿Son los métodos de
amortización uniformes de un año
a otro?.
7. Es adecuada la amortización?.
8. Descríbanse los
procedimientos seguidos en la
amortización de activo
intangible.Luego podrán realizar un cuestionario tributario. Como en
el caso anterior.
CUESTIONARIO TRIBUTARIO
CLIENTE:____________________________________________
PERÍODO:____________________________________________
CTA. 6 RELACIONADO CON OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO
PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONES1. ¿Existe amortización de
activos intangibles? (hasta 10
años: gastos de constitución).
(Art.40 h).
2. ¿Se han diferido los gastos
realizados que corresponden a
ejercicios futuros?
3. ¿Figuran en el activo, saldos
que corresponden a impuestos a
la renta pagados en exceso?.
4. Los gastos de organización,
¿están debidamente analizados y
sustentados? (Art. 40 h DL.
200).
5. La compra de activo
intangible ¿ha pagado el
impuesto correspondiente? (art.
50 y DL.200).
6. ¿Existe algún saldo de
préstamos por cobrar a
accionistas?.
7. ¿Se ha establecido
correctamente la reserva legal
durante los últimos 5 años?
(Art. 258 Ley 16123.
8. ¿Existen pérdidas originadas
en valores adquiridos como
beneficio tributario? (Art. 50K
DL. 200).
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
1) Que los saldos representen cargos correctos contra futuras
operaciones y razonablemente puedan esperarse que se
realicen a través de futuras operaciones.
2) Los Aumentos durante el periodo auditado son cargos
correctos a estas cuentas y representan su costo
verdadero.
3) Determinar que la amortización o cancelación contra
ingresos en el periodo y en la fecha, son razonables según
las circunstancias y han sido calculadas sobre una base
aceptada con la usada en periodos anteriores.
4) Que las partidas han sido debidamente clasificadas y
expresadas en el balance, dando mayor importancia de las
cantidades involucradas.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1) Se deberá llevar a cabo un análisis de cada una de las
partidas de activos intangibles, teniendo como punto de
partida su saldo al inicio del periodo.
2) Inspeccionar toda la documentación que ampare las
adiciones, revisando los asientos que le hayan dado
origen. Esta evidencia abarca los contratos de compra,
correspondencia relacionada con la obtención de patentes,
contratos referentes al otorgamiento de franquicias, etc.
3) Sumar el detalle y cotejar los totales con el Mayor
General.
4) Cerciorarse si el pago fue hecho en efectivo, en valores o
si es originado a través de un crédito al capital suscrito
o ganancias no distribuidas.
5) Examinar las actas de autorizaciones.
6) Deberá verificarse los cargos efectuados a la cuenta de
costos pre-operativos, los cuales incluyen los honorarios
legales relacionados con la constitución de la empresa,
los pagos que se hacen al estado y las cuotas para el
registro e inscripción.
7) Se verificará las amortizaciones realizadas por el
contribuyente y la correspondiente cuenta de gastos.
8) Se verificará si el factor de ajuste empleado para la
actualización sea el correcto, de acuerdo a la antigüedad
del intangible asimismo se verificará el valor de tasación
del profesional independiente que lo valúe en el caso que
hubiera aplicado límite de reexpresión.
CASO PRACTICO INTANGIBLES
34 INTANGIBLES
Al 31 de Diciembre de 1995
341 CONCESIONES Y DERECHOS
341.01 Franquicias 41,481.72
valor ajustado al 31.12.95 46,080.80
Amortización ajustada al 31.12.95 (4,609.08)
Primero deberá verificarse si se trata de un intangible de
duración limitada, por lo que se deberá revisar el contrato
de adquisición del intangible.
De verificarse que tiene un plazo determinado, entonces se
trata de un activo amortizable respecto al cual la empresa
optó por amortizar anualmente.
Luego debe verificarse que la amortización sea la correcta:
Amortización histórica considerada en la cuenta 68
provisiones de ejercicio:
S/. 4,340. Efectuando el recálculo de amortización
tendríamos:
S/. 43.400 x 10% X 10 ÷ 12 = S/. 3,616.67 (Histórico).
De esta manera puede observarse que existiría una
sobreestimación de la amortización por la suma de S/. 723.33.
El ajuste por inflación se debió efectuar de la siguiente
forma:
V.H. Factor V. Ajust.Intangible 43,400.00 1.062 46,090.80
_______________ X _____________________
34 INTANGIBLES 2,690.80
340 Intangibles, ACM
89 RESULTADO DE EJERCICIO
898 REI 2,690.80
x/x Por el ajuste de la franquicia adquirida en febrero por
el ejercicio 1995.
_______________ X _____________________
Por la amortización
V.H. Factor V. Ajust.Intangible 3,616.67 1.062 3,840.90
_______________ X ______________________
89 RESULTADO DE EJERCICIO 224.23
898 REI
34 INTANGIBLES 224.23
340 Intangibles, ACM
_______________ X ______________________
Consecuencia de la verificación el auditor en este caso
deberá incrementar a la base imponible del Impuesto Mínimo la
suma de S/. 768.18 (S/. 4,609.08 – S/. 3840.90) y deberá
agregar como un ingreso adicional el monto de S/. 768.18 (S/.
4340.00 – S/. 3616.67 (diferencia de amortización histórica)
+ S/. 269.08 – S/. 224.23 (diferencia del REI de la
amortización).
CAPÍTULO VI
Inmueble Maquinaria y Equipo, Depreciación
La labor del auditor se orienta principalmente a la
revisión de los principios de contabilidad generalmente
aceptados aplicados por la empresa en el examen de inmuebles
maquinaria y equipos son los bienes tangibles que tiene por
objeto lo siguiente:
1.- El uso de las mismas en beneficio de la entidad.
2.- la producción de artículos para su venta o para el
uso de la propia entidad.
3.- La prestación de servicios por la entidad o su
clientela o al publico en general.
La adquisición de estos bienes denota el propósito de
utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las
Operaciones de la entidad.
OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS
El Objetivo es establecer los procedimientos de
Auditoria recomendados para el examen del rubro de Inmuebles,
Maquinaria y Equipos, los cuales deberán ser diseñados por el
auditor en forma especifica en cuanto a su Naturaleza,
Oportunidad y Alcance, tomando en cuenta las condiciones y
características de cada empresa.
Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:
a) Comprobar que existan y estén en uso.
b) Verificar que sean propiedad de la empresa.
c) Verificar su adecuada valuación.
d) Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya
hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases
razonables.
e) Comprobar que haya consistencia en el método de
valuación y en el calculo de la depreciación.
f) Determinar los gravámenes que existan.
g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los
estados financieros.
Control Interno de Inmuebles, Maquinaria y Equipos
Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación
de la efectividad del control interno sobre los Inmuebles,
Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrónico de
datos.
Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y
evaluación de la efectividad del control interno sobre los
inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero no
limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán
dirigirse a:
a) Autorización del método de valuación seleccionado por la
empresa En términos generales, por su importancia, la
dirección de la empresa deberá autorizar el método y
políticas de valuación, incluyendo las relativas a
capitalización, actualización, depreciación, etc.
b) Aprobación de la administración para adquirir, vender,
retirar, destruir o gravar activos.- De existir una
autorización final para efectuar una inversión, venta,
retiro, etc., de esta clase de activos. Esta
autorización requiere de un estudio previo o plan
general dentro de la empresa para determinar si la
compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca,
etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano
de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los
accionistas.
c) Segregación adecuada de las funciones de adquisición,
custodia y registro.- La segregación de funciones evita
que un departamento o persona controle varias fases de
una transacción, o controle los registros contables
relativos a sus propias funciones. Esta segregación
también propicia una vigilancia permanente entre los
departamentos ó personas involucradas en una misma
transacción.
d) Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan
recibido y registrado adecuadamente los bienes
adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los Activos,
es necesario que los procedimientos establecidos
aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las
especificaciones aprobadas y que los registros contables
reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo
con sus características generales.
e) Existencia de archivos de documentación .- La
documentación soporte de la propiedad de los activos se
deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su
localización y control.
f) Existencia de reglas para distinguir las adiciones de
aquellos gastos por conservación y reparaciones.- Uno de
los problemas relacionados con el registro de los
activos fijos radica en distinguir las inversiones de
las obras de mera conservación. Para evitar cualquier
confusión al respecto, es necesario establecer políticas
definidas por la dirección o la gerencia, que consten
por escrito.
g) Revisión periódica de las construcciones e instalaciones
en proceso para registrar oportunamente aquellas que
hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en su
oportunidad las partidas que representen unidades
terminadas, debe establecerse un sistema que permita
conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a
fin de iniciar los cargos a resultados por la
depreciación o amortización.
h) Registros adecuados para el control de anticipos a
proveedores o constructores.
i) Comprobación periódica de la existencia y condiciones
físicas de los bienes registrados.- Deben efectuarse
inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con
la finalidad de comprobar su existencia y buenas
condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo
de investigación y ajuste en la contabilidad.
j) Información oportuna al departamento de contabilidad de
las unidades dadas de baja.
k) Registro de activos en cuentas que representen grupos
homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de
depreciación.- Esta agrupación tiene por objeto
facilitar el cálculo de la depreciación y mantener
registros contables representativos de las diversas
clases de bienes para fines de presentación en los
estados financieros de la empresa.
l) Existencia de registros individuales que permitan la
identificación y localización de los bienes, conocer su
valor en libros, etc.
m) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares
contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
n) Información sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es
necesario la existencia de sistemas de información para
la determinación y registro de los efectos de la
inflación que incluyan:
- Medios que permitan asegurar que se actualicen todos
los inmuebles, maquinaria y equipos.
- Cuando se practique avalúo por perito independiente
o, excepcionalmente, cuando sea practicado por
personal de la empresa, se debe contar con:
- Expedientes en donde se controlen los avalúos
internos externos y, en su caso, archivos de
documentación necesaria para respaldar los internos,
tales como: cotización de precios recientes, estudio
de costos de reposición, etc.
- Documentos que permitan la identificación de los
valores actualizados de todos los bienes y su
depreciación acumulada y la del periodo según los
informes de los valuadores, con los datos contenidos
en sus respectivos registros individuales.
- La estimación de la vida útil en función al tiempo de
servicio en la empresa y el valor de desecho de los
mismos.
- En los casos en que se apliquen índices generales o
específicos de precios, la empresa deberá mantener
expedientes en los cuales se documenten los análisis
de partidas clasificadas por antigüedad, cálculos y
los índices utilizados, así como la evidencia de que
estos se han obtenido de una fuente apropiada.
- Separación de funciones en cuando a la preparación,
supervisión y aprobación de la información
actualizada.
- Verificación del adecuado y oportuno registro en la
contabilidad de las cifras actualizadas.
o) Adecuada protección de los bienes de la empresa,
incluyendo su aseguramiento.
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA
El auditor debe considerar, entre otros elementos, la
importancia relativa de estos activos en relación con los
estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de
auditoria.
La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro de
inmuebles, maquinaria y equipos, debe incluir el análisis de
los factores o condiciones que pueden influir en la
determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se
pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el
riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien,
que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores
son los siguientes:
- Naturaleza, monto y características propias de los
inmuebles, maquinarias y equipos, especialmente los
que son de fácil realización y sustracción.
- Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las
partidas a ser capitalizadas, así como los cambios
importantes en relación con dichas políticas.
- Estimaciones que afectan el valor neto en libro de
los activos (depreciación, avalúos, determinación del
valor de uso, etc.).
- Cambios en los métodos de depreciación de los
activos.
- Existencia de capacidad no utilizada significativa o
de activos no utilizados.
- Existencia de gravámenes sobre los activos o
limitaciones en cuanto a su disponibilidad.
- Falta de conteos físicos de los activos en forma
periódica.
- Registros auxiliares poco confiables.
- Falta de control sobre la localización física de los
activos.
- Falta de identificación física de los activos a
través de etiquetas, marbetes, etc.
- Existencia de obligaciones por contratos para la
adquisición o construcción de activos.
- Existencia de activos en poder de terceros y
recibidos de terceros.
- Activos vendidos y no dados de baja en la
contabilidad.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
PLANEACION
En la planeación el auditor debe obtener información
sobre las características de los inmuebles, maquinaria y
equipos, tales como, método de actualización, método de
depreciación, políticas de capitalización, reglas
particulares de valuación y presentación, incluyendo su
aplicación consistente, etc.
Dichas características incluyen la forma en que opera la
empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información
(manual o proceso electrónico de datos PED), política de
registro, estructura y calidad de la organización segregación
de funciones, definición de líneas de autoridad y
responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en
su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden
afectar su trabajo y opinión.
REVISION ANALÍTICA
Comparación de cifras a costos históricos y actualizados
con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los
índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones
en precios, cambiarías, etc.,
Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles,
maquinaria y equipos, determinadas sobre cifras tanto
históricas como actualizadas, para identificar variaciones y
tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de estas
con base en el conocimiento general del negocio y de su
entorno.
De ser posible, comparación de cifras con la información
disponible de empresas del ramo.
Obtener explicación de variaciones importantes e
investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el
periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra
presupuestos, etc.
ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO
Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del
control interno contable existente y la localización de
controles clave para el manejo del activo fijo y su
depreciación, incluyendo su actualización. Lo anterior
incluye la evaluación de los controles internos en ambientes
de procesos electrónicos de datos, particularmente en
aplicaciones importantes donde la información se procesa sin
dejar huellas visibles, como cálculo de depreciación, cálculo
de actualización, etc. En su caso, deberá determinarse y
documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea
alrededor o a través del computo.
Habiéndose determinado, en forma preliminar, la
confianza que se puede depositar en el sistema de control
interno contable a través del seguimiento y observación de
las transacciones y de la existencia de los controles claves
y, considerando la importancia relativa y el riesgo de
auditoria en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el
auditor estará en posición de definir la naturaleza de los
procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como
sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere
necesarios en las circunstancias.
CAPÍTULO VII
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.
CONCEPTO.- Se considera dentro de este rubro los
desembolsos efectuados por concepto de servicios futuros no
recibidos totalmente que se encuentran por devengar en el
próximo ejercicio o ejercicios, considerando los servicios
por concepto de alquileres y seguros pagados anticipadamente.
CUENTAS QUE INVOLUCRA:
Seguros pagados x anticipado.
Alquileres pagos x anticipado.
Se consideran en el activo corriente porque estos gastos
de operación eliminarán la necesidad de erogaciones de
efectivo en el siguiente período contable.
La mayor parte de los gastos pagados por anticipado no
se extenderán más allá del año. Si ocurriera lo contrario
debería mostrarse por separado en el activo corriente como
gastos pagados por anticipado y en no corriente en otros
activos.
OBJETIVOS.-
En el examen de gastos pagados por anticipado el auditor
tiene 3 objetivos fundamentales:
1.- Establecer la validez de los desembolsos originalmente
cargados a estas cuentas del activo.
2.- Determinar si se obtendrán claros beneficios en futuros
períodos, de las cargas que están siendo arrastradas
como activos.
3.- Determinar lo razonable del programa de amortización que
está siendo aplicado a tales activos.
CONTROL INTERNO APLICABLE.
El Control Interno es el Plan de organización, las
políticas, normas y procedentes, implementadas por la
gerencia de la empresa.
El objetivo es salvaguardar los activos de la empresa
mediante la prevención y detección de errores e
irregularidades.
Para los Pagos Anticipados se elabora cuestionarios que
es el siguiente:
a) La adecuada autorización de gastos.
b) Mantenimiento de Registros Contables
suficientemente detallados que muestran la
amortización o aplicación de las partidas
registradas como pagos anticipados.
c) La autorización para efectuar el desembolso, suele
consistir en la solicitud de un cheque que debe
estar justificado por algún documento de origen
externo, como de recibo de alquiler, factura, pago
de seguro. Una vez extendido debería firmarse por
algún otro Ejecutivo y a continuación ser enviado
por correo directamente al beneficiario, no debe
devolverse a quien autorizó inicialmente el
desembolso.
PAPELES DE TRABAJO (PARA EL CASO DE SEGUROS).
El papel de trabajo debe mostrar todas las pólizas. Debe
mostrar 4 columnas:
1. El saldo pagado por anticipado al comienzo del
ejercicio.
2. Los pagos o reembolsos de primas durante el ejercicio.
3. Cancelación de gastos de seguros.
4. El saldo del importe pagado por anticipado al final del
ejercicio.
El propósito de este enlace es el de cerciorarse de que
los gastos de seguros se han clasificado debidamente en las
cuentas de ganancias y pérdidas, ver si se han listado todas
las pólizas no se hayan comprado y cancelado asignando los
gastos directamente a pérdidas sin que aparezcan en el
estudio minucioso realizado por el auditor.
PARA EL CASO DE ALQUILERES:
Para el examen de los alquileres son necesarios 2 tipos
básicos de papeles de trabajo:
Un papel de trabajo para el archivo permanente que se ha
de traspasar de un ejercicio a otro, donde se listen todos
los contratos de alquileres y sus disposiciones básicas.
Otro papel de trabajo anual con un formato donde se
incluyan cuatro columnas de valores y se liste cada uno de
los alquileres, mostrando los saldos pagados por anticipado y
las que restan por pagar al comienzo del ejercicio, los pagos
efectuados, los gastos correspondientes al ejercicio y el
saldo pagado por anticipado o por pagar al final del mismo.
TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS.
TÉCNICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.
1. Analice las cuentas para determinar su contenido.
2. Examine la evidencia comprobatoria tal como pólizas de
seguros, para determinar lo razonable de los costos
cargados a las cuentas de activos.
3. Revise los procedimientos adoptados por el cliente para
la aplicación de los gastos a los períodos beneficiados
y determinar la racionalidad general del programa de
amortización.
4. Calcula los saldos por amortizar que deberán mantenerse
como activos y los importes que, por haber expirado,
deberán cargarse a cuentas de gastos.
5. Localice las deficiencias en el sistema de Control
Interno, sobre los desembolsos de este tipo, y haga
sugerencias para su conversión.
PROGRAMAS.
PROGRAMA DE AUDITORÍA.
CLIENTE:_____________________________________________________
PERIODO DEL EXAMEN:__________________________________________
CUENTA O RUBRO: GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO.
PROCEDIMIENTOSREF.
P/T.
HECHO
POR
FECHA
TERMINO1. Aplique el cuestionario de control
interno a efectos de evaluar el
grado de confiabilidad del mismo,
teniendo en cuenta que algunas
respuestas deben ser confirmadas.
2. Elabore una cédula donde se aprecie
la composición de este saldo al
cierre del ejercicio a examinar y
compare esta cifra con su cuenta de
control, así como cada saldo con el
mayor auxiliar.
3. Examine las pólizas y fianzas en
vigencia y prepare una hoja de
trabajo indicando: número de póliza,
compañía aseguradora, activos
asegurados, riesgos cubiertos,
importe del seguro, prima total
pagada y prima diferida al final del
año.
Compruebe la exactitud aritmética de
las primas diferidas.
Comente sobre la suficiencia de las
cantidades aseguradas en relación con
el valor de los activos asegurados y
con el grado de riesgo en el manejo de
fondos activos.
Asegúrese que las pólizas están
vigentes y compruebe que estén
debidamente custodiadas.
4. Inspeccione pólizas de seguro de
vida de los empleados (Ley 4916 sus
ampliatoria y modificatorias) y
asegúrese que estén al día.
5. Solicite los contratos de alquileres
y prepare extractos de las
principales cláusulas:
Verifique la corrección del cálculo
por los alquileres pagados por
adelantado y aprecie la razonabilidad
del cargo a gastos del ejercicio
examinado.
Compruebe la correcta contabilización.
6. Compruebe la exactitud aritmética de
la porción diferida y la afectada a
gastos del ejercicio (seguros,
alquileres o intereses pagados por
adelantado).
INDICEINDICE
CAPÍTULO I.CAPÍTULO I.
INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS.INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS.Concepto de Activos.Concepto de Activos.Clasificación.Clasificación.Objetivos de la Auditoria de Activos.Objetivos de la Auditoria de Activos.
CAPÍTULO II.CAPÍTULO II.
AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS.AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS.
CAPÍTULO III.CAPÍTULO III.
AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR.AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR.
CAPÍTULO IV.CAPÍTULO IV.
AUDITORÍA DE INVENTARIOS.AUDITORÍA DE INVENTARIOS.
CAPÍTULO V.CAPÍTULO V.
AUDITORÍA DE INVERSIONES EN VALORES.AUDITORÍA DE INVERSIONES EN VALORES.
CAPÍTULO VI.CAPÍTULO VI.
AUDITORÍA DE INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO YAUDITORÍA DE INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO Y DEPRECIACIÓN.DEPRECIACIÓN.
CAPÍTULO VII.CAPÍTULO VII.
AUDITORÍA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.AUDITORÍA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.Concepto.Concepto.Objetivos.Objetivos.Papeles de Trabajo.Papeles de Trabajo.Técnicas y Procedimientos.Técnicas y Procedimientos.Control Interno.Control Interno.Programa.Programa.
CONCLUSIONESCONCLUSIONES
1. En los gastos pagados por anticipado se debe examinar la
validez del desembolso y si traerá beneficios para la
empresa, ya que está aplicando como un activo. No se debe
emplear mucho tiempo en estas cuentas pues generalmente el
monto no excede del 3% del total de Activos.
2. Las Cuentas a Cobrar es importante porque a través de los
análisis podemos saber si se cumple los procedimientos y
controles que existen en la empresa.
3. También nos permite observar a través de las pruebas
selectivas cómo están las relaciones de las cobranzas a los
clientes a través de circularizaciones de saldo y así poder
evitar demasiadas provisiones para cuentas de cobranza
dudosa.
4. Teniendo un buen control interno en la empresa de cada
área evitaríamos errores y proporcionaríamos información
clara y precisa.
5. El concepto de intangibles normalmente se restringe a
aquellos activos no circulantes que sin ser materiales son
aprovechables en el negocio. Los activos intangibles son
partidas que representan la utilización del servicio o el
consumo de bienes pero que se espera que producirán ingresos
como los descuentos en emisión de obligaciones y aquellas que
implican un derecho o privilegio y, en algunos casos tienen
la particularidad de poder reducir costos de producción,
mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación
en el mercado. Se adquieren con la intención de explotar esta
en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los
resultados durante el periodo en que rinden este beneficio
(Ejemplo: Los patentes, licencias, marcas), el propósito
fundamental de la revisión de este rubro es de comprobar que
los valores registrados existan en realidad y se encuentran
en posesión o bajo control de la empresa auditada y su
valuación se ajuste a los PCGA.
