INSTITUTO TECNOLOGICO DE LAZARO

CARDENAS.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD.

Alumna:

Oralía García Valencia.

No. Control:

11560046

Carrera:

Ingeniería en Gestión Empresarial.

Asignatura:

Auditoria de la Calidad.

Docente:

Valdez Ramírez Esteban.

2

ÍNDICE.

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 5

CAPITULO. 1. ORIGEN Y ANTECEDENTES. ..................................................................................................... 6

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS AUDITORIAS. ...................................................................... 6

1.2 DEFINICIONES RELACIONADAS CON LA AUDITORIA. .......................................................................... 6

1.3 CONCEPTOS DE LA AUDITORIA DE CALIDAD. ...................................................................................... 7

1.4 FINALIDAD. .......................................................................................................................................... 8

1.5 IMPORTANCIA. .................................................................................................................................... 9

1.6 CLASIFICACIÓN. ................................................................................................................................. 10

1.7 TIPOS DE AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN. ....................................................................................... 11

CAPITULO 2. PRINCIPIOS DE LAS AUDITORIAS. ........................................................................................... 13

2.1 DE LOS AUDITORES. .......................................................................................................................... 13

2.2 DE LOS AUDITADOS. .......................................................................................................................... 13

2.3 DEL EQUIPO AUDITOR. ...................................................................................................................... 14

2.4 FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR. .................................................................. 14

2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES. ............................................................................................ 15

CAPITLO 3. IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORIA. ..................................................................................... 17

3.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA. ....................................................................................................... 17

3.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA. ............................................................................................................. 18

3.3 PAPELES DE TRABAJO. ....................................................................................................................... 19

3.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA........................................................................................................ 20

3.4.1 CUMPLIMIENTO. ........................................................................................................................ 21

3.4.2 VERIFICACIÓN............................................................................................................................. 21

3.4.3 EVALUACIÓN. ............................................................................................................................. 22

3.4.4 DIAGNOSTICO. ........................................................................................................................... 23

CAPITULO 4. INFORMES DE AUDITORÍAS. .................................................................................................. 24

4.1 NORMAS DE INFORME. ..................................................................................................................... 24

4.2 CONSIDERACIONES DE LOS RESULTADOS. ........................................................................................ 25

4.3 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS Y SEGUIMIENTO. ................................................................. 27

4.4 COMUNICACIÓN AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. ...................................................................... 27

4.5 RELACIÓN CON LOS AUDITORES. ...................................................................................................... 28

3

4.6 AUDITORÍA INTERNA Y CALIDAD TOTAL. .......................................................................................... 29

GLOSARIO. ................................................................................................................................................... 31

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 33

4

ÍNDICE ILUSTRACIÓN.

Figura 1 Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoria .................................................. 18

Figura 2 Actividades típicas de auditoría .................................................................................................... 20

Figura 3 Visión general del proceso de recopilación y verificación de la información ............................... 22

Imagen 1Ilustra la aplicación de planificar.................................................................................................. 17

5

INTRODUCCIÓN

Este documento tiene como fin dar a conocer todos los temas y subtemas de la materia

Auditoria de la calidad. Donde encontraras frases citadas por texto y por autor bajo la Norma

APA donde detalla un citado adecuado: La investigación es un documento recolectado de frases

de algunos autores, relacionado con cada tema de la asignatura.

En el PRIMER CAPÍTULO encontraras el principio y origen de la auditoria de cómo fue

evolucionando, definiciones relacionados con la auditoria, conceptos, la finalidad que establece

un punto de referencia, etc.

En el SEGUNDO CAPITULO se muestra los principios de las auditorias; como el de los

auditores, auditados, del equipo de auditor, las funciones y características de los auditores.

Principios que te ayudara cuando lleves acabo una auditoria.

En el TERCER CAPÍTULO de la investigación se mostrara la implementación de la auditoria

lo que se lleva acabo para llegar a ese punto que es la planeación, papeles de trabajo, desarrollo

de la auditoria en la cual desglosa el cumplimiento, verificación, evaluación y diagnóstico de la

auditoria en las empresas de manera interna.

En el CUARTO CAPÍTULO establece la información sobre el informe de la auditoria en la

cual hace mención de la norma de informe, como de igual manera los resultados que arroja y si

es necesario darle un seguimiento a la auditoria interna, la comunicación en los consejos

administrativos, la relación de los auditores con los líderes y auditoria interna, como la calidad

total.

6

CAPITULO. 1. ORIGEN Y ANTECEDENTES.

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS AUDITORIAS.

Las auditorias reditúan muchos beneficios, entre ellos la posibilidad de que una organización

se dé cuenta de lo que realmente está pasando. (Summers, 2006, pág. 327) “El estudio de los

niveles de desempeño actuales, las tendencias con el paso del tiempo y la comparación de datos

de mediciones e indicadores clave dan a una organización la posibilidad de ver que está

funcionando y lo que no”. Desde hace varios siglos se aplican las auditorias, principalmente los

reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por

partes de sus empleados.

En 1982 aparece por primera vez la profesión del auditor. “La selección de los auditores y la

realización de las auditorias deben asegurar la objetividad de imparcialidad del proceso de

auditoría”. (Pulido, 2010, pág. 90). “Desde entonces la profesión de auditoría fue creciendo y su

demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las

auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del

fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia”. En 1940 los objetivos de las auditorias

abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa de los socios o

clientes que las constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función

de dichos estudios.

1.2 DEFINICIONES RELACIONADAS CON LA AUDITORIA.

La definición de auditoría varia pero el autor Donna C. S. Summers afirma que: “Las

auditorias están diseñadas para evaluar las actividades, practicas, registros o políticas de una

organización, determinan si una compañía tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar”

(Summers, 2006, pág. 327). Pero también nos da la oportunidad de identificar mejoras dentro

de la empresa, como lo dice el autor: “Las auditorias identifican oportunidades de mejora, las

7

compañías pueden realizar una auditoría de integridad del producto o servicio para asegurarse de

que el proceso se esté desempeñando en optimas condiciones”.

Las empresas auditadas son aquellas que solicitan la evaluación por parte de la misma o por

un auditor externo, para la ISO auditado es: “organización que es auditada” (ISO, 2008, pág. 11),

las solicitudes de una auditoria pueden provenir de fuentes como autoridades reglamentarias,

parte contratantes o clientes potenciales.

Clientes es una persona u organización que solicita la auditoria, la ISO lo menciona como

“organización o persona que solicita una auditoria” (ISO, 2008, pág. 11) el cliente y el auditado

pueden pero no tienen por qué ser la misma persona u organización.

En la organización se pretende mejorar tolas las actividades, buscando mejora día con día y

así ser una empresa competitiva, la Norma (ISO, 2008, pág. 8) establece que:

“La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante

el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de

datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección”.

Para lograr la mejora continua tienen que realizarse evaluaciones periódicas y establecer

objetivos claros que se pretenden alcanzar.

1.3 CONCEPTOS DE LA AUDITORIA DE CALIDAD.

SISTEMAS DE CALIDAD. “Aquí las auditorias están dirigidas hacia los aspectos de los

diferentes segmentos del enfoque sistemático general hacia la calidad, como el diseño,

manufactura, calidad del proveedor y otros procesos”. (CHUA, 2007, pág. 457)

La auditoria de la calidad como definición de (ISO, 2008, pág. 32):

“Establece algunos aspectos adicionales: una auditoría de calidad es un examen sistemático e

independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados vinculados cumplen con los

8

arreglos planeados, y si estos arreglos se están implementando de manera efectiva y son adecuados para

alcanzar los objetivos”.

Una auditoría de calidad es una revisión independiente que se lleva a cabo para comparar

algunos aspectos del desempeño de calidad con un estándar para ese desempeño. El término

independiente es decisivo y se usa en el sentido de que la persona que revisa (llamada el

“auditor”) no es la responsable del desempeño que se está revisando ni el supervisor inmediato

de dicha persona. Una auditoría independiente ofrece un panorama objetivo del desempeño. Los

términos evaluación de calidad (o valoración de la calidad) y auditoría de calidad tienen

significados similares, pero en el uso común, la evaluación se refiere al espectro total de las

actividades de calidad e incluye con frecuencia asuntos administrativos tales como el costo de la

mala calidad, la posición en el mercado y la cultura de calidad. (CHUA, 2007, pág. 421).

1.4 FINALIDAD.

Una de las principales razones para llevar a cabo una auditoria es para garantizar la calidad

del producto y/o servicio y con ello la satisfacción del cliente. “La organización debe impulsar el

cambio para que se cumplan la calidad y satisfacción del cliente y comprenda el significado

concreto de la mejora de la calidad” (Pulido, 2010, pág. 33). Para toda empresa el significado de

calidad es satisfacer las necesidades que el cliente requiere.

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los

siguientes:

Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

Descubrir errores y fraudes.

Prevenir los errores y fraudes

a) Exámenes de aspectos fiscales y legales

b) Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

9

c) Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica. Su frecuencia

de las auditorias varía de acuerdo con las necesidades. (Gryna, 2007, pág. 455)

1.5 IMPORTANCIA.

Una auditoria basa su funcionamiento en la calidad de los procesos realizados, pero sus

objetivos son más amplios: emitir una opinión acerca de la marcha de la empresa, evaluar sus

metas, examinar su gestión y actores, efectuar un posterior seguimiento de las recomendaciones

es importante la aplicación de esta Lindasay y R, Evans a firma: “La calidad se evalúa a través

de auditorías” (Lindsay, 2008, pág. 147), las auditorias periódicas refuerzan el sistema de calidad

establecido hasta que queda integrada en la empresa.

La auditoria dentro de la empresa ayuda a la empresa en estar en mejora continua y así poder

certificarse y ser mejor ante el mercado. Hay cinco principios son esenciales para un programa de

auditoría de calidad exitoso:

1. Un énfasis intransigente en las conclusiones basadas en los hechos. Cualquier conclusión

que carezca de una base objetiva debe ser etiquetada así.

2. Una actitud por parte de los auditores en el sentido de que su tarea brinde garantías a la

administración y también un servicio útil a los gerentes de línea en el manejo de sus

departamentos. Así, los reportes de auditorías deben ofrecer suficientes detalles sobre las

deficiencias para facilitar el análisis y las acciones por parte de los gerentes de línea.

3. Una actitud por parte de los auditores para identificar oportunidades de mejora. Dichas

oportunidades incluyen destacar buenas ideas empleadas en la práctica que no son parte de los

procedimientos formales. Algunas veces, una auditoría puede ayudar a superar las deficiencias

comunicando a través de la jerarquía las razones de las que se hayan originado en otro

departamento.

4. Enfrentar los asuntos de relaciones humanas al discutirlos.

10

5. Competencia de los auditores. La educación elemental y la experiencia de los auditores

debería ser suficiente para permitirles aprender rápidamente los aspectos tecnológicos de las

operaciones que van a auditar. Si carecen de este contexto, serán incapaces de ganarse el respeto

del personal operativo. Además, deberían recibir capacitación especial en el aspecto de auditoría

respecto a relaciones humanas. La Sociedad Estadounidense para la Calidad ofrece un programa

para la certificación de auditores de calidad. (CHUA, 2007, pág. 456)

1.6 CLASIFICACIÓN.

Existen varias formas de clasificar las auditorias: del Sistema de Calidad, del Proceso, del

Producto, que a su vez pueden ser Internas o Externas y también pueden ser De Adecuación o De

Cumplimiento.

1. Auditorias del Sistema de Calidad: De una empresa son una actividad que se realiza para

comprobar, mediante el examen y la evaluación de evidencias objetivas, que el Sistema de

Calidad es adecuado y ha sido desarrollado, documentado y efectivamente implantado de acuerdo

con los requisitos especificados.

2. Auditoria de Calidad del proceso: Consiste en el examen sistemático e independiente de

los elementos de un proceso para determinar si las actividades y los resultados relativos a la

Calidad satisfacen a las disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se llevan a

cabo efectivamente y son aptas para alcanzar los objetivos.

3. Auditoria de Calidad del Producto: Consiste en la estimación cuantitativa del

cumplimiento de las características requeridas en el producto.

4. Auditorías Internas: Es importante para la empresa comprobar la efectividad de su

Sistema de Calidad, siendo la propia empresa quien investiga sus propios sistemas,

procedimientos y actividades para cerciorarse que son adecuados y que se cumplen. Proporcionan

información de si sus políticas están siendo cumplidas, de si los sistemas son tan eficientes y

efectivos como deberían ser y si se precisa algún cambio. Pueden establecer una línea de

comunicación por toda la compañía y convertirla en un gran elemento motivador.

5. Auditoría externa: Es la auditoria desarrollada por una empresa sobre sus propios

suministradores o subcontratistas, o que realiza un cliente sobre ella.

11

6. Auditoria de Adecuación: Es también conocida como auditoria del Sistema o auditoria de

dirección. Es una labor de despacho, que determina si el Sistema de Calidad documentado

mediante el Manual de Calidad, sus procedimientos asociados, instrucciones de trabajo y

registros, cumplen adecuadamente con los requisitos de una Norma, y si proporciona evidencias

objetivas de que el sistema ha sido diseñado para ello.

7. Auditoria de Cumplimiento: Es la auditoria por la cual se trata de determinar el nivel de

implantación del Sistema de Calidad.

Esto lo define el autor (Pulido, 2010, pág. 478)

1.7 TIPOS DE AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN.

Las auditorías tienen el propósito de determinar si existen deficiencias entre el desempeño

real y los estándares deseados. Pueden abarcar toda la compañía, una división de ésta o cualquier

parte de los procesos que proporcionan un producto o servicio. Las auditorías podrían enfocarse en

el desarrollo y diseño de productos, adquisición de materiales, facturación, levantamiento de pedidos o

producción. Un cliente podría solicitar una auditoría antes de adjudicar un contrato a un proveedor. Otros

tipos de auditoría incluyen auditorías al diseño de productos, auditorías a la preproducción, auditorías a la

conformidad, auditorías a la producción y auditorías a los sistemas de calidad del proveedor. (Summers,

2006, pág. 328).

Existen dos auditorías de certificación más importantes para la organización.

A. Auditorías internas: Son las realizadas internamente por personal propio de la

organización o subcontratadas externamente a una consultoría, auditor autónomo, etc. Se realizan

durante el ciclo de gestión, cuando éste está casi finalizado, y siempre antes de realizar la

Revisión del Sistema por la Dirección, y la auditoría de certificación. A la organización le sirve

para ver cómo está de cara a la auditoría de certificación. Es requisito normativo de las normas

ISO 9001, ISO 14001 y del estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.

B. Auditorías externas o de certificación: Son las realizadas por un organismo certificador

acreditado. Se realizan al finalizar el ciclo de gestión después de haber realizado inexorablemente

12

la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección. Llevan consigo la aptitud de la

concesión de un certificado. Se puede distinguir entre:

Las de Sistemas de gestión, y

Las de Producto y/o Servicio. En estas últimas, el producto y/o servicio puede y suele

estar regido por otras reglamentaciones adicionales que normalmente tienen sus propias

disposiciones dictaminadas por los Comités Técnicos de Normalización, en lo referente a los

puntos de las normas que aplican a los productos y/o servicios, pudiendo dejar sin aplicación

algunos de estos puntos, y/o imponiendo otros condicionantes no recogidos en dichas normas,

como pueden ser la inspección y la recogida de muestras para la posterior realización de ciertos

ensayos técnicos a los productos. (Pulido, 2010, pág. 60).

13

CAPITULO 2. PRINCIPIOS DE LAS AUDITORIAS.

2.1 DE LOS AUDITORES.

Los auditores deberían desarrollar, mantener y mejorar su competencia mediante el desarrollo

profesional continuo y la participación regular en auditoria, la norma ISO 19001 dice: Los

auditores y los líderes de equipos auditores deberían mejorar su competencia de manera continua. Los

auditores deberían mantener su competencia en auditoria a través de la participación regular en auditorias

de sistema de gestión y del desarrollo profesional continuo. El desarrollo profesional continuo implica el

mantenimiento y la mejora de la competencia. Esto puede considerarse a través de medios como

experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, tutorías, asistencia a reuniones, seminarios

y conferencias u otra actividades, (ISO, 2011, pág. 34)

La norma habla de los conocimientos y habilidades que tiene que tener los auditores estas son

unas generalidades que menciona la ISO 19011 “los auditores deberían poseer los conocimientos

y las habilidades necesarios para obtener los resultados previstos de las auditorias que se espera

llevar a cabo” (ISO, 2011, pág. 28). “Todos los auditores deberían poseer conocimientos y

habilidades específicos de alguna disciplina y algún sector. Los líderes del equipo auditor

deberían tener los conocimientos y habilidades adicionales necesarios para dirigir al equipo

auditor”.

2.2 DE LOS AUDITADOS.

Las empresas que llevan a cabo la auditoria salen satisfechos porque pueden observar donde

está la falla si en dado caso se encuentra antes de la revisión de los procesos.

Se define el cliente es la persona responsable de la actividad que está siendo auditada. Otros

clientes incluyen a la alta dirección y las funciones afectadas por la actividad. Cabe destacar que

esta orientación del servicio hacia los que son activamente auditados implica que la auditoria

debe ir más allá del cumplimiento con los requerimientos. (Dafeo Chua & Gryna, 2007, pág.

14

526). Para esto el líder del equipo auditor o en su defecto aquel auditor al que se le asignara esa

responsabilidad, deberá de dirigirse al auditado para iniciar con la comunicación.

2.3 DEL EQUIPO AUDITOR.

No es necesario que cada auditor en el equipo auditor tenga la misma competencia; sin

embargo, la competencia global del equipo auditor necesita ser suficiente para lograr los

objetivos de la auditoria. La norma (ISO, 2011, pág. 28). La evaluación de la competencia del

auditor debería planificarse, implementarse y documentarse de acuerdo con el programa de

auditoría, incluyendo los procedimientos para proporcionar un resultado que es objetivo,

coherente, imparcial y fiable. El proceso de evaluación debería incluir cuatro pasos principales,

como se indica a continuación:

a) Determinar la competencia del personal de auditoría para cumplir las necesidades del

programa de auditoría;

b) Establecer los criterios de evaluación;

c) Seleccionar el método de evaluación apropiado;

d) Realizar la evaluación.

2.4 FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

Un equipo de auditor conoce mejor sus funciones para poder llevar a cabo sus objetivos. La

Norma (ISO, 2011, pág. 29) dice que: Al decidir los conocimientos y habilidades apropiados

requeridos al auditor, debería considerarse lo siguiente:

El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que se va a auditar,

Las disciplinas de sistema de gestión que se van a auditar;

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Los objetivos y amplitud del programa de auditoría;

Otros requisitos, tales como los impuestos por organismos externos, cuando sea apropiado;

La función del proceso de auditoría en el sistema de gestión del auditado;

La complejidad del sistema de gestión que se va a auditar;

La incertidumbre en el logro de los objetivos de la auditoria.

2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería tener la competencia

necesaria para gestionar el programa y sus riesgos asociados de forma eficaz y eficiente, así

como conocimiento y habilidades, en la Norma (ISO, 2011, pág. 9) proporciona unos puntos

muy importantes:

- Principios, procedimientos y métodos de auditoría;

- Normas de sistemas de gestión y documentos de referencia;

- Actividades, productos y procesos del auditado;

- Requisitos legales y otros requisitos aplicables pertinentes para las actividades y productos del

auditado;

- Clientes, proveedores y otras partes interesadas del auditado, cuando sea aplicable.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería participar en las

actividades de desarrollo profesional continuo, apropiadas para mantener los conocimientos y

habilidades necesarias para gestionar el programa de auditoría.

Los auditores deberían poseer las cualidades necesarias que les permitan actuar de acuerdo

con los principios de la auditoria. (ISO, 2011, pág. 28) Dice que:

Los auditores deberían demostrar un comportamiento profesional durante el desempeño de las

actividades de auditoría, incluyendo ser:

- Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;

- De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

16

- Diplomático, es decir, contacto en las relaciones con las personas;

- Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades;

- Perceptivo, es decir, consciente y capaz de entender las situaciones;

- Versátil, es decir, capaz de adaptarse fácilmente a diferentes situaciones;

- Tenaz, es decir, persistente y orientado hacia el logro de los objetivos.

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CAPITLO 3. IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORIA.

3.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.

La auditoria se caracteriza por depender de varios principios. La Norma (ISO, 2011, pág. 4)

proporciona principios que:

“Ayudan a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles

de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su

desempeño. La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la

auditoría que sean pertinentes y suficientes y para permitir a los auditores, trabajando independientemente

entre sí, alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.”

La orientación dada en los capítulos 5 a 7 se basa en los seis principios señalados a

continuación:

a) Integridad: el funcionamiento de la profesionalidad.

b) Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud.

c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.

d) Confidencialidad: seguridad de la información

e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las

conclusiones de la auditoria.

f) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la

auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.

Imagen 1Ilustra la aplicación de planificar

18

La numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados pertinentes

de esta norma internacional ISO 19011.

3.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA. La Norma determina de cómo establecer un programa de auditoría para la Organización,

(ISO, 2011, pág. 5) dice:

“Una organización que necesita llevar a cabo auditorías debería establecer un programa de auditoría

que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión del auditado. El programa de

auditoría puede incluir auditorías que tengan en consideración una o más normas de sistemas de gestión,

llevadas a cabo de manera individual o combinada.”

Dentro de lo que dice la norma, es que se tienen que determinar los objetivos del programa, su

alcance así como su naturaleza.

Figura 1 Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoria

19

Esta figura ilustra la aplicación del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en esta Norma

Internacional. La numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados

pertinentes de esta Norma.

3.3 PAPELES DE TRABAJO.

La Norma dice (ISO, 2011, pág. 18) que debería revisarse la documentación pertinente del

sistema de gestión del auditado para:

- reunir información para preparar las actividades de auditoría y los documentos de trabajo

aplicables (véase 6.3.4), por ejemplo, sobre procesos, funciones;

- establecer una visión general del grado de la documentación del sistema para detectar

posibles carencias; La documentación debería incluir, cuando sea aplicable, documentos y

registros del sistema de gestión, así como informes de auditorías previas. La revisión de la

documentación debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad del sistema de

gestión y de la organización del auditado, así como los objetivos y el alcance de la auditoría.

Los miembros del equipo auditor deberían recopilar y revisar la información pertinente a las

tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para

referencia y registro de evidencias de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir lo

siguiente:

- Listas de verificación;

- Planes de muestreo de auditoría;

- formularios para registrar la información, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de la

auditoría y registros de las reuniones.

El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de

auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.

Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deberían retenerse al

menos hasta que finalice la auditoría, o según se especifique en el plan de auditoría. La retención de los

documentos después de finalizada la auditoría se describe en el apartado 6.6. Aquellos documentos que

20

contengan información confidencial o protegida deberían salvaguardarse de manera adecuada en todo

momento por los miembros del equipo auditor. (ISO, 2011, pág. 20) Se proporciona orientación

sobre la preparación de documentos de trabajo.

3.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA.

Normalmente las actividades de auditoría se realizan en una secuencia definida. Esta

secuencia puede variar para adaptarse a las circunstancias de auditorías específicas.

Figura 2 Actividades típicas de auditoría

21

3.4.1 CUMPLIMIENTO.

En la norma se hace referencia de los seguimientos que tiene que llevar a cabo la

organización, cumplir con su manual de calidad o sus procesos de gestión de la calidad. La (ISO,

2011, pág. 14) dice: La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería asegurarse

de que se realizan las siguientes actividades:

- La revisión y aprobación de los informes de la auditoría, incluyendo la evaluación de la

idoneidad y adecuación de los hallazgos de la auditoría;

- La revisión del análisis de la causa raíz y de la eficacia de las acciones correctivas y las

acciones preventivas;

- La distribución de informes de auditoría a la alta dirección y a otras partes pertinentes;

- La determinación de la necesidad de alguna auditoría de seguimiento.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería asegurarse de que se

crean, gestionan y mantienen registros de la auditoría para demostrar la implementación del

programa de auditoría. Deberían establecerse procesos para asegurarse de que se trata cualquier

necesidad de confidencialidad asociada con los registros de la auditoría.

3.4.2 VERIFICACIÓN.

Durante la auditoría, debería recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la

información pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la

información relativa a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. (ISO, 2011,

pág. 23) “Sólo la información que es verificable debería aceptarse como evidencia de la

auditoría”. Debería registrarse la evidencia que conduce a hallazgos de la auditoría. Si, durante la

recopilación de evidencias, el equipo auditor es consciente de cualquier circunstancia de riesgo

nueva o que ha cambiado, el equipo debería tratarlo en consecuencia.

22

Figura 3 Visión general del proceso de recopilación y verificación de la información

3.4.3 EVALUACIÓN.

Cuando se evalúan sistemas de gestión de la calidad, (ISO 9000, 2005, pág. 5) Menciona 4

preguntas básicas que deberían formularse en relación con cada uno de los procesos que es sometido a la

evaluación:

a) ¿Se ha identificado y definido apropiadamente el proceso?

b) ¿Se han asignado las responsabilidades?

c) ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos?

d) ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?

El conjunto de las respuestas a las preguntas anteriores puede determinar el resultado de la

evaluación. La evaluación de un sistema de gestión de la calidad puede variar en alcance y

comprender una diversidad de actividades, tales como auditorías y revisiones del sistema de

gestión de la calidad y autoevaluaciones.

23

3.4.4 DIAGNOSTICO.

Las organizaciones eficientes auditan sus sistemas para garantizar que los directivos y el plan

estratégico se concentren en mejorar su enfoque en el cliente y e l mercado, el desempeño del

producto y el servicio, el desempeño financiero, e l desarrollo y la administración de los recursos

humanos, y e l desempeño de los procesos y las operaciones.

El proceso de diagnostico y auditoria de negocio propone:

Identificar las fuentes de informaciones críticas.

Evaluar los procesos de recolección y almacenamiento de datos.

Orientar en la optimización que dichos procesos.

Mejorar los sistemas de recolección.

Crear las condiciones para el tratamiento de los datos. (Santillana, 2013, pág. 191)

Tiene como objetivo que la organización tanto interna como externa pueda orientar al gerente

en la definición y puesta en funcionamiento de “estrategia, política, actividad, proceso,

operación” (Santillana, 2013, pág. 191) El diagnostico y la auditoria de negocio se nutren de un

proceso de generación de inteligencia de negocio en la organización.

24

CAPITULO 4. INFORMES DE AUDITORÍAS.

4.1 NORMAS DE INFORME.

El líder del equipo auditor debería informar de los resultados de la auditoria de acuerdo con

los procedimientos del programa de auditoría. Como lo marca la ISO.

El informe de auditoría debería proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la

auditoria, y debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:

a) Los objetivos de la auditoria;

b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la

organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados;

c) la identificación del cliente de la auditoría;

d) la identificación del equipo auditor y de los participantes del auditado en la auditoría;

e) las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditoría;

f) los criterios de auditoría;

g) los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas;

h) las conclusiones de la auditoría;

i) una declaración del grado en el que se han cumplido los criterios de la auditoría;

El informe de la auditoria también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, cuando sea

apropiado:

- el plan de auditoría, incluyendo el horario;

- un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que

pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría;

- la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de

la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría;

- cualquier área dentro del alcance de la auditoría no cubierta;

- un resumen cubriendo las conclusiones de la auditoría y los principales hallazgos de la

auditoría que las apoyan;

- las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;

- las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan de auditoría;

- las buenas prácticas identificadas;

- los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera;

25

- una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos;

- cualquier implicación para el programa de auditoría o las auditorías posteriores;

- la lista de distribución del informe de la auditoría.

Esto es lo que determina la Norma (ISO, 2011, pág. 26) el informe de auditoría también puede

elaborarse antes de la reunión de cierre.

6.5.2 Distribución del informe de auditoría.

El informe de auditoría debería emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si se retrasa, las razones

deberían comunicarse al auditado y a la persona responsable de la gestión del programa de auditoría.

El informe de auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado, cuando sea apropiado, de acuerdo

con los procedimientos del programa de auditoría.

A continuación, el informe de la auditoría debería distribuirse a los receptores, tal y como se define en

los procedimientos de auditoría o en el plan de auditoría.

4.2 CONSIDERACIONES DE LOS RESULTADOS.

El estudio de los niveles de desempeño actuales, las tendencias con e l paso del tiempo y la

comparación de datos de mediciones e indicadores clave dan a una organización la posibilidad de

ver lo que está funcionando y lo que no. Las auditorías están diseñadas para evaluar las

actividades, prácticas, registros o políticas de una organización; determinan si una compañía

tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar. Las auditorías reditúan muchos beneficios,

entre ellos la posibilidad de que una organización se dé cuenta de lo que realmente está

ocurriendo. Este conocimiento puede ayudar a la organización a tomar medidas antes de que los

problemas potenciales se vuelvan amenazas graves. La información resultante de la auditoría

puede señalar dónde es necesario actuar para contener el problema. Las auditorías permiten a las

organizaciones detectar cuáles procesos, políticas, procedimientos y prácticas son efectivos y

cuáles no.

26

Diversas circunstancias pueden dar origen a una auditoría. Los programas de auditoría podrían ser

parte de los requisitos contractuales de un cliente o deberse a regulaciones gubernamentales. Las

auditorías no necesariamente son propiciadas por agentes externos; no es raro ver que una compañía

recurra a sistemas de auditoría internos para verificar su propio desempeño contra medidas especiales.

Las auditorías también podrían examinar aspectos del equipo, e l software, la documentación y los

procedimientos. Las auditorías de sistemas como la de manejo de materiales o cuentas por cobrar, pueden

poner al descubierto prácticas deficientes que requieren mejoras. También es posible revisar la calidad de

los proveedores y las prácticas de administración de registros. Las auditorías internas y a los proveedores

dan a una compañía la oportunidad de verificar la conformidad con las especificaciones y los

procedimientos. Puesto que las auditorías identifican oportunidades de mejora, las compañías pueden

realizar una auditoría de integridad del producto o servicio para asegurarse de que e l proceso se esté

desempeñando en óptimas condiciones. (Summers, 2006, pág. 327) Dice:

“Al practicar auditorías para identificar problemas en los procesos se reduce el riesgo de no

conformidades. Cualquiera que sea la razón por las que se realicen, las auditorías proporcionan a las

compañías información referente a su desempeño, el desempeño de sus productos o servicios, y el de las

áreas que requieren mejora”

La frecuencia de las auditorias varía de acuerdo con las necesidades (Summers, 2006, pág.

328) dice:

Las auditorias ayudan a las organizaciones a responder diversas cuestiones como las siguientes:

¿Se han realizado mejoras orientadas al valor?

¿Se han reducido los costos de la calidad?

¿Se han reducido los tiempos de espera?

¿Cómo se desenvuelven las mediciones del desempeño?

¿La compañía está alcanzando sus objetivos?

¿Se están siguiendo los procedimientos correctos?

¿Se están documentando métodos de desempeño nuevos y más eficientes y utilizando

donde son necesarios?

¿Los registros se están conservando adecuadamente y utilizando para resolver problemas

de producción?

¿Se están siguiendo calendarios de mantenimiento preventivo?

27

4.3 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS Y SEGUIMIENTO.

La norma (ISO, 2011, pág. 5) cuenta con un apartado 5.5.3 comunicación interna que dice:

“La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro

de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de

la calidad”.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería seguir su

implementación considerando la necesidad como lo dice la norma (ISO, 2011, pág. 15) :

a) Evaluar la conformidad con los programas de auditoría, calendarios y objetivos de la auditoria;

b) Evaluar el desempeño de los miembros del equipo auditor;

c) Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría;

d) Evaluar la retroalimentación de la alta dirección, de los auditados, de los auditores y de otras

partes interesadas.

Algunos factores pueden determinar la necesidad de modificar el programa de auditoría, tales

como las marcas la norma (ISO, 2011, pág. 15) los cuales son los siguientes:

- Los hallazgos de la auditoria;

- El nivel demostrado de eficacia del sistema de gestión;

- Los cambios en el sistema de gestión del cliente o del auditado;

- Los cambios en las normas, los requisitos legales y contractuales y otros requisitos con los que la

organización está comprometida;

- El cambio de proveedor.

4.4 COMUNICACIÓN AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. La Norma (ISO, 2011, pág. 22) cuenta con el apartado de la comunicación durante la

auditoria, la cual dice:

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Durante la auditoría, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la comunicación dentro del

equipo auditor, así como con el auditado, el cliente de la auditoría y potencialmente con organismos

externos (por ejemplo, autoridades reglamentarias), especialmente cuando los requisitos legales exijan la

comunicación obligatoria de los no cumplimientos.

El equipo auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el

progreso de la auditoria y reasignar las tareas a los miembros del equipo auditor. La Norma (ISO,

2011, pág. 22) hace referencia a la comunicación que debe existir periódicamente:

Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente los progresos de la

auditoría y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoría. Las

evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo para el

auditado deberían comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditoría.

Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoría debería registrarse y

notificarse al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al

auditado.

4.5 RELACIÓN CON LOS AUDITORES.

Los líderes de los equipos auditores deben tener conocimientos y habilidades para gestionar y

proporcionar liderazgo al equipo auditor, para facilitar la realización eficiente y eficaz de la

auditoria.

La Norma (ISO, 2011, pág. 32) dice que. Un líder de equipo auditor debería tener los

conocimientos y habilidades necesarios para hacer:

a) Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros individuales del equipo auditor;

b) Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre los miembros del equipo auditor;

c) Gestionar el proceso de auditoría;

d) Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona responsable de la gestión del

programa de auditoría, el cliente de la auditoria y el auditado;

e) Liderar el equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditoria;

29

f) Preparar y completar el informe de la auditoria.

4.6 AUDITORÍA INTERNA Y CALIDAD TOTAL.

El autor (Guilló, 2000, pág. 233) define la auditoría interna como: "Una actividad

independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de

operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección".

Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros

controles, el autor (Guilló, 2000, pág. 244):

La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un

control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del

auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del

sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en

las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia

operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno

administrativo, contable y financiero.

Hoy en día las empresas llevan a cabo las auditorias para estar en mejora continua, (Guilló,

2000, pág. 247) define el objetivo como:

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades,

proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios

pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos

como los siguientes:

- Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y

extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.

- Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su

relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.

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La Calidad Total es el estudio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que

ha sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo. (Pulido, 2010, pág. 2) Dice:

En un primer momento se habla de Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que

se basa en técnicas de inspección aplicadas a Producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la

Calidad, fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio

proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de

gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las dos

fases anteriores.

Los principios fundamentales de este sistema de gestión son los siguientes:

Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente (interno y

externo).

Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos llevados a cabo

en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no un fin).

Total compromiso de la Dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo.

Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en equipo hacia una

Gestión de Calidad Total.

Involucración del proveedor en el sistema de Calidad Total de la empresa, dado el fundamental

papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa.

Identificación y Gestión de los Procesos Clave de la organización, superando las barreras

departamentales y estructurales que esconden dichos procesos.

Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión basada en la

intuición. Dominio del manejo de la información. (Pulido, 2010, pág. 2)

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GLOSARIO.

- AUDITORIA:

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios

de auditoría.

- AUDITADO:

Organización que es auditada.

- AUDITOR:

Persona que lleva a cabo una auditoría.

- COMPETENCIA:

Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos.

La capacidad implica la aplicación apropiada del comportamiento personal durante el proceso

de auditoría.

- CONFORMIDAD:

Cumplimiento de un requisito.

- EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA:

Son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para

los criterios de auditoría y que es verificable.

- EQUIPO AUDITOR:

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos

técnicos.

- HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA:

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de

auditoría.

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- NO CONFORMIDAD:

Incumplimiento de un requisito.

- PLAN DE AUDITORÍA:

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría

- PROGRAMA DE AUDITORÍA:

Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propósito específico.

- SISTEMA DE GESTIÓN:

Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

Un sistema de gestión de una organización puede incluir diferentes sistemas de gestión,

tales como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión financiera o un sistema

de gestión ambiental.

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BIBLIOGRAFÍA

CHUA, F. M. (2007). Metodo Juran, Analisis y Planeacion de la calidad. Delegacion Alvaro Obregón:

McGRAW/INTERAMERICA EDITORES, S. A DE C.V.

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Gryna, F. M. (2007). Analisis y planeacion de la calidad.

Guilló, J. T. (2000). Calidad Total: Fuente de ventaja competitiva. Instituto de Autores Internos de los

Estados Unidos.

ISO 9000. (2005). NORMA INTERNACIONAL.

ISO. (2011). NORMA INTERNACIONAL.

ISO. (2008). Translation Management.

Lindsay, J. (2008). Administracion y control de la Calidad. Mexico: Cengage Learning.

Pulido, H. G. (2010). Calidad Total y Productividad. DF: McGraw-Hill.

Santillana. (2013).

Summers, D. C. (2006). Administracion de la calidad. Pearson Educacion.