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Sabias  que  .  .  .  

La   palabra   factura   viene   del   latín   y  signi5ica   "creación,   resultado   de   un  trabajo,   hecho".   La   palabra   latina  factura   viene   del   verbo   facere   que  signi5ica   "hacer".   Esta   formada   del  participio  factus  (hecho),  mas  el  su5ijo  -‐ura,   que   indica   una   actividad   o   el  resultado   de   esa   actividad.   De   factus  nos   lIegan   tambiem   las   palabras  facticio,  factoria  y  factor.  Cuando  a  uno  Ie  traen  la  factura,  Ie  traen  la  cuenta  del  resultado  de  los  hechos.

Junio 2012

L a c o m p l e j i d a d d e l a s actividades mercantiles fue la causa de que un simple acuerdo de palabra no fuera suficiente. Los documentos mercantiles surgen en la época medieva, siglos XIV-XV, documentos tales como lettres (letras), lettres de change (letras de cambio), grands libres (libros de contabilidad), contrats (contratos), polices d'assurance (polizas de seguros), d é c l a r a t i o n s d ' i m p ô t s (declaraciones de impuestos),

règlements de gueltes (pagos de comisiones), codes de commerce (códigos de comercio), guides de commerce (guías de comercio), cartes marines (mapas naúticos) y o t r o s . E s t o s d o c u m e n t o s buscaban solucionar problemas tales como los riesgos de las actividades de comercio, el riesgo de no pago , e l r i esgo de transportar dinero debido a los robos, el gran peso de la moneda de la época, y el desgaste de la moneda.

GUÍA DE INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN CHILE

Por: Moisés Arroyo - http://moisesarroyo.wordpress.com/ - moisesarroyo1@gmail.com

y Vanessa Gutierrez - http://vanegutierrezk.wordpress.com/ - vgutierrezk89@gmail.comEstudiantes de Ingeniería Comercial de la Universidad Austral de Chile

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En la actualidad cualquier transacción que se de en el mundo de los negocios las respa lda a lgún documento mercantil, el cual es regulado por a l g u n a e n t i d a d . E n t re l o s documentos mercantiles mas comunes se encuentran las facturas y/o boletas de venta, notas de crédito, notas de debito, y las guías de despacho.

En Chile, en el año 1974 se dicto el Decreto Ley 825 de Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuyo cumplimiento y fiscalización e s t a r e a d e l S e r v i c i o d e Impuestos Internos (SII). Desde un punto de vista organizacional, la implantación de este tributo significó la introducción de la factura, documento que debe entregar toda persona o empresa

que presta un servicio o vende un determinado bien a quien es el consumidor de dicho bien o s e r v i c i o . E s t e d o c u m e n t o contiene de forma detallada los bienes (serv ic ios) vendidos (prestados), el valor de estos y los impuestos correspondientes a la transacción.

A partir del año 2003, el Servicio de Impuestos Internos implanto el modelo de facturación electrónica, año a partir del que se han ido incorporando una cantidad importante de empresas a esta modalidad.

En el año 2005, este sistema de facturación electrónica del SII incorporo a las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYME) del país, gratuitamente.

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Certificado DigitalCabe destacar, que independientemente de la modalidad que se desea utilizar en la Factura

Electrónica, tanto el Representante Legal del contribuyente, como los usuarios que utilizarán las opciones relacionadas con Factura Electrónica, deben contar con un Certificado Digital, el cual se puede adquirir en alguna de las Entidades Certificadoras Acreditadas, el que les permitirá firmar electrónicamente sus documentos.

Entidades certificadorasAlgunas de las entidades certificadoras autorizadas, y recomendadas por el SII, son: Acepta.com,

Cnc-once, E-CertChile, E-Sign, Certinet.

CostosLos costos del certificado varían dependiendo de la empresa certificadora:

Acepta.com:  1  año:  $8.403,  2  años:$12.605,  3  años:$16.807

E-sing: Certificado Digital MIPYME $18.000 + IVA

E-certchile: 1 año: $12000 + IVA, 3 años: $16700 + IVA

VENTAJAS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

1.Aumento   de   la   liquidez.   Tradicionalmente   aquellos   contribuyentes   que   no   se   encuentran  adheridos   al   sistema   de   facturación   electrónica   deben   realizar   su   declaración   y   pago   de  impuestos   el   día   12  y   13  de   cada  mes,   contribuyentes     que   no   declaran  y   contribuyentes   que  declararan   vía   internet   respectivamente.   Aquellos   contribuyentes   que   emiten   Documentos  Tributarios  Electrónicos  (DTE)  y  que  declaren  el  IVA  vía  internet,   tienen  la  posibilidad  de  diferir  su  pago  de  impuestos  hasta  el  día  20  de  cada  mes.  

2.Ahorro  de  costos  y  tiempo.  La  utilización  del  Sistema  de  Facturación  Electrónica  evita  los  tramites  presenciales   de   timbraje   en   el   SII,   reduce   considerablemente   la   impresión   de   documentos,  elimina  el  costo   de  almacenamiento  de  documentos,    reduce  los  costos  de  envío   de  documentos  emitidos   a   clientes   por   medio   tradicionales   tales   como   el   correo,   y   simpli5ica   los   procesos   de  facturación   dentro   de   la   empresa,   permitiendo   que   estas   disminuciones   en   los   tiempos   y   los  costos  puedan  ser  destinadas    a  otros  negocios,  o    la  la  gestión  y  comercialización  de  la  empresa,  incrementando  la  productividad  y  competitividad.

3.  El  Sistema  de  facturación  Electrónica  entrega  una  imagen  de  modernidad  a  la  empresa,   permite  interactuar  con  otro  tipo  de  clientes  y  acceder  a  nuevos  mercados.

4.Elimina  el  riesgo  de  perdida  de  documentos  tributarios,   lo   que  elimina  el  riesgo  de  exponerse  a  acciones  fraudulentas  por  perdida  de  documentos  timbrados  y  sin  emitir,   y  elimina  el  riesgo  de  perdida  de  crédito  IVA  debido  a  la  perdida  de  documentos  recibidos  extraviados.

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Guía   de   introducción   para  adherirse   al   s istema   de  facturación  electrónica.

Aquellos contribuyentes que se encuentran interesados en a d h e r i r s e a l s i s t e m a d e facturación electrónica, antes de ser autorizados por el SII para emitir Factura Electrónica, deben definir el software con el que se generará las facturas electrónicas y luego obtener la autorización correspondiente por parte del SII.

Las alternativas de software son dos:

1) Adquirirlo en el mercado o puede ser construido por el c o n t r i b u y e n t e s e g ú n l a s especificaciones indicadas por el SII.

2) Adherirse al Sistema de Facturación Electrónica “Portal MIPYME” del SII, sistema especialmente diseñado para l a s m i c r o , p e q u e ñ a s y medianas empresas.

Contribuyentes que deseen c o n s t r u i r u n s i s t e m a d e facturación electrónica:

Aquellos contribuyentes que estén interesados en construir su propio software deben seguir las especificaciones del Instructivo Técnico y de los Formatos XML de Documentos Electrónicos. Estos se encuentran disponibles en la sección Documentación técnica del sistema en el servicio de impuestos internos.

Contribuyentes que deseen adquirir un producto disponible en el mercado:

En el caso que se opte por adquirir un producto disponible en el mercado o que se contrate un servicio de consultoría para implementar un sistema de facturac ión e lect rón ica, se recomienda leer previamente la Guía para la Elección de una Solución de Factura Electrónica, la cual se encuentra en el sitio web del SII y donde se indican aquellas características que se

deben analizar para la solución q u e m á s s e a j u s t a a l a s necesidades, para lo cual es necesario tener claridad acerca de las características de su empresa en cuanto al uso de la tecnología y de su proceso de facturación, por ejemplo, en cuanto a:

• Volumen de facturación mensual.

• Características (discreto (en línea, diario, semanal o masivo)

• Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercancía, etc)

• Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, telefónico, enlace)

• Aplicaciones que sostienen s u f a c t u r a c i ó n ( s o f t w a re nacional, internacional, hecho a la medida, etc).

Existe una gran cantidad de e m p re s a s p ro v e e d o r a s d e so luc iones de f ac tu rac ión electrónica, véase el cuadro “ E j e m p l o s d e   E m p r e s a s Proveedoras de Soluciones de Facturación Electrónica”

Ejemplos de  Empresas Proveedoras de Soluciones de Facturación Electrónica

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Independiente de que se d e s e e g e n e r a r F a c t u r a s Electrónicas por medio de un software propio o adquirido en el mercado, el representante legal del contribuyente debe ingresar a la opción disponible el la web del S I I , “Postu lac ión Factura Electrónica” y registrar la postulación a factura electrónica.

Para realizar la postulación el contribuyente deberá cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán verificados a través del sitio web del SII:

• Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.

• Ser contribuyente de IVA.• Contar con veri f icación

positiva de actividades en terreno.

• Calificar como contribuyente de Pr imera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

• No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por de l i to tributario, o condenado por este t i p o d e d e l i t o h a s t a e l cumplimiento total de su pena.

• E s u n a e x i g e n c i a d e l Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII.

Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, debe completar el proceso de c e r t i f i c a c i ó n y o b t e n e r l a autorización del SII para operar con Factura Electrónica. La Certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en

cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII.

El proceso de certificación contempla los siguientes pasos:

1) Set de Prueba asignado por el SII: La recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye en base a un archivo con datos de prueba que el SII genera en forma única para cada Postulante, en función de su giro y de los documentos que desea certificar.

2) Simulación: Etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número documentos con datos representativos, paralelos de la operación real del contribuyente que desea certificarse.

3 ) I n t e r c a m b i o d e Información: En esta etapa el SII envía documentos tributarios electrónicos al contribuyente postulante para comprobar que éste entrega un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los documentos enviados.

4) Envío de Muestras de I m p r e s i ó n : E s t a e t a p a considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo de 20, de acuerdo a la normativa y q u e i n c l u y a n e l t i m b r e electrónico en representación PDF417.

5 ) D e c l a r a c i ó n d e Cumplimiento de Requisitos: Certificación el contribuyente deberá declarar en el web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos, que podrán ser auditados por el SII.

6 ) A u t o r i z a c i ó n d e l Contribuyente: Si todas las pruebas de cert i f icación se completan exitosamente, y el Postulante efectúa la declaración de cumplimiento de Requisitos, elSII emitirá una Resolución que autoriza al contribuyente a operar con Documentos Tributarios Electrónicos y lo registrará en su ambiente de Producción para que comience a generar documentos tributarios electrónicos legalmente válidos a partir del período tr ibutario indicado en dicha Resolución.

Para aquellos contribuyentes que deseen adherirse sistema de Facturación Electrónica para micro, pequeñas y medianas empresas, el SII ha habilitado un sistema de facturación electrónica g r a t u i t o l l a m a d o “ P o r t a l MIPYME”, el cual se encuentra disponible en el portal de internet del SII (www.sii.cl).

R e q u i s i t o s p a r a incorporarse a la facturación electrónica para MYPIME:

T a l c o m o y a h e m o s mencionado, el s istema de facturación electrónica ofrecido por el SII a los contribuyentes MIPYME es completamente gratuito. Sin embargo para la inscripción y utilización en el sistema, el representante legal de la empresa interesada deberá

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realizar la verificación de los s i gu ien tes r equ i s i t os pa ra adherirse al sistema:

• Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.

• Ser contribuyente de IVA.• Contar con veri f icación

positiva de actividades en terreno.

• Calificar como contribuyente de Pr imera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

• No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por de l i to tributario, o condenado por este t i p o d e d e l i t o h a s t a e l cumplimiento total de su pena.

• No superar los 500 millones d e p e s o s e n l a s v e n t a s efectuadas en los últimos 12 meses.

• E s u n a e x i g e n c i a d e l Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII.

• A d i c i o n a l m e n t e s e examinará la factibilidad de ingreso de la empresa al s i s t e m a d e t r i b u t a c i ó n simplificada, teniendo presente que de acuerdo a lo establecido en el Art. 14 Ter. de la Ley de Impuesto a la Renta, sólo se puede ingresar al Régimen de Tributación Simplificada hasta el 30 de Abril de cada año o al momento de iniciar actividad.

• Cumplir con los requisitos técnicos para poder utilizar el S i s t e m a d e F a c t u r a c i ó n Electrónica MIPYME.

To d o s l o s r e q u i s i t o s anteriormente descritos, deberán s e r c o m p r o b a d o s p o r e l representante legal de la empresa mediante la opción “efectuar la verificación de la factibilidad de inscripción”, verificación online disponible en el portal web del SII.

Requisitos técnicos para incorporarse a la facturación electrónica para MYPIME:

• Pc con acceso a internet. La información referente al sistema operat ivo necesar io y los p r o d u c t o s p r e i n s t a l a d o s necesarios en este, productos tales como el navegados y otros componentes de fácil acceso y gratuitos, el contribuyente debe seguir Manual Insta lac ión denominado “Componentes necesarias para operar en la Facturación Electrónica SII”, una guía muy completa disponible en la sección de Factura Electrónica del Servicio de Impuestos Internos

• Impresora. La que debe asegurar la calidad de impresión del ejemplar del DTE (láser, inyección de tinta, matriz de punto, etc.)

• Casilla de correo electrónico para la recepción de información enviada por el sii.

• Certificado digital

U n a v e z r e a l i z a d a l a verificación de factibilidad, si la e m p r e s a c u m p l e c o n l o s requisitos, podrá inscribirse en el S i s t e m a d e F a c t u r a c i ó n Electrónica del Portal MIPYME.

Después de inscrito en la Facturación Electrónica para

MIPYME, podrá comenzar a generar Documentos Electrónicos. Antes de generar el primer documento, se recomienda leer la Guía Operación Portal MIPYME, disponible en la sección de Factura Electrónica del Servicio de Impuestos Internos, una guía muy completa donde encontrara una descripción de las opciones disponibles en la Facturación Electrónica del Portal MIPYME.

Bibliografia• Sitio web Servicio de

Impuestos Internos de Chile, www.sii.cl

• Charla Generando Nuevas Capacidades Competitivas en la MIPYME, Gobierno de Chile, Valdivia 15 de Junio de 2012.

• Rojas, E. La Factura E l e c t r ó n i c a e n C h i l e . Eurosocial Fiscalidad. Boletín Número 5.