FACTURACION

ELECTRONICA

Una factura electrónica es un documento electrónico que cumple conlos requisitos legal y reglamentariamente exigibles alas facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, laautenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es,por tanto, la versiónelectrónica de lasfacturas tradicionales ensoporte papel y debe serfuncional y legalmenteequivalente a estasúltimas.

La Factura Electrónica en el mundo es una realidad en américa los principalespaíses que lo implemento fue Chile, México y Brasil. En Europa Dinamarca esel líder en sector público

PaísRequerimien

toPaís

Requerimiento

Chile Obligatorio México Obligatorio

Brasil Obligatorio Guatemala Obligatorio

Costa Rica Obligatorio* Argentina Obligatorio

Uruguay Opcional* España Obligatorio

Colombia Opcional Perú Opcional

Los Países que hoy realizan la factura electrónica en América son:

Las transacciones comerciales en los mercados cada día se realizan de maneramás rápida, y necesitan una mayor automatización en cada uno de susaspectos.

Poder disponer de este tipo de sistemas que faciliten esta automatizaciónhace que se reduzcan los costes empresariales, se aumente la efectividad,la rapidez e incluso se reduzcan los errores.

Ventajas y desventajas de la factura electrónica

La principal ventaja de la e-factura es la utilización de un sistema quegarantiza la contabilización automática de documentos.Este archivo de gestión documental puede evitar errores humanos yfacilita la búsqueda de documentos; además, el uso del formatoelectrónico supone un notable ahorro, que puede ser de hasta el 90%,con respecto al uso de papel.

Por último, aumenta la seguridad al haber emitido un certificado previoentre emisor y receptor.

De todos modos, no todo son ventajas. Es muy posible que tengamos quemantener la facturación tradicional, al mismo tiempo que tenemos lafacturación electrónica, lo que hará más cara la gestión de ambos sistemas.No obstante, y a pesar de todos los beneficios que tiene la facturaelectrónica en las pymes, sobre todo de reducción de costes

Sus principales ventajas son:

· La disminución de los gastos de librería derivados de la utilización de papel.· El ahorro en los costos de envío de documentación (correo).· Mayor celeridad en el envío de la documentación, ya que se eliminan lasdistanciasgeográficas.· La reducción de los costos de almacenamiento (archivo de las facturas).· Cómputo oportuno del crédito fiscal (en el caso de operaciones concretadasen fecha cercana a fin de cada mes).

Como desventaja podríamos mencionar la dependencia de la disponibilidad dela comunicación a los servidores de la A.F.I.P.. (Administración General deIngresos Públicos) En situaciones de contingencia cuando no sea posible dichacomunicación, deberá realizarse facturación tradicional.

En menor medida, podemos mencionar como desventaja la resistencia alcambio.Si bien el funcionamiento es sencillo, muchas personas lo consideran uncambio radical en la operatoria diaria

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), comúnmente llamadofactura electrónica, es un documento fiscal cuyos elementos de seguridadson colocados y validados con ayuda de un Proveedor Autorizado deCertificación (PAC).

Los PAC son los únicosautorizados por el Servicio deAdministración Tributaria (SAT)para timbrar o certificar que losCFDI cumplen con los elementosde seguridad correspondientes,según información de laAmexipac.

"El CFDI es una factura generada por el contribuyente a través de unsoftware informático. Posteriormente el documento es enviado de forma digital a una empresa que opera como Proveedor Autorizado de Certificación con la finalidad de que valide a través de Internet y directamente con el SAT los elementos de seguridad del documento"

Actualmente hay 71 PAC en todo el país, según información del SAT y lasopciones de servicio son tan variadas como número de proveedores existenen el mercado.

Algunos ofrecen la venta de un software de administración empresarial que asu vez permite generar facturas electrónicas, mientras otros ofrecen serviciode timbrado, es decir, la posibilidad de emitir facturas electrónicas sin que elservicio esté ligado a la compra de un software, pero que tiene un númerolimitado de facturas al mes. Por otro lado, está el servicio de facturacióngratuito que ofrece el SAT en su página de Internet.

¿Cómo saber cuál te conviene? En términos generales, los contribuyentespueden encontrarse en tres diferentes escenarios y dependiendo de en cuálse encuentren, será el servicio que necesitarán contratar.

Las tres posibilidades

1. El primer escenario

En este grupo se encuentran los contribuyentes que tienenun softwareinterno con el que ya generaban sus facturas.

Esa empresa no necesita que un PAC le ofrezca un sistema de generación deldocumento, sino un servicio exclusivamente de timbrado, que es lacolocación de los elementos de seguridad y validación, expuso Jorge Robles,director de Alianzas en CONTPAQ i, firma desarrolladorade software empresarial.

2. Segundo escenario

Otro segmento son las empresas que requieren un software para generarfacturas electrónicas, pero que también quieren implementar un sistemade administración para controlar inventarios y aspecto contables comoregistro de compras, proveedores y cuentas por pagar, entre otras cosas. Laempresa dedicada a vender el software debe hacer alianza con uno o variosPAC para timbrar las facturas que genere.

En algunos casos, la misma empresa desarrolladora de software también esPAC, como ocurre en el caso de empresas como CONTPAQ i.Generalmente bajo este esquema, las compañías cobran por la licenciadelsoftware y ofrece timbrado gratuito a sus clientes de forma ilimitada.

Cuando la empresa no tiene un software de administración pero tampoco quiere uno y sólo desea emitir factura electrónica.

"Ellos antes podían tener un bloc de facturas y una pluma, entonces necesitan un sistema que está acotado en resolver esa necesidad“

La mayoría de los PAC ofrecen un servicio de facturación a través de una página de Internet por el cual cobran una renta mensual o anual que puede estar limitada o no a determinado número de facturas o timbres, según cada empresa.Por ejemplo, hay empresas que ofrecen paquetes de 50 timbres o facturas por 190 pesos más IVA, lo que daría un costo aproximado de cuatro pesos por CFDI, pero el costo se reduce y puede llegar a centavos por factura conforme crece el volumen de facturación.En general, el costo de las facturas digitales puede ir de cuatro a 12 pesos cada una, según el proveedor.

Servicios gratuitos

El SAT tiene un servicio gratuito de facturación electrónica. Además,por ley, todos los PAC tiene la obligación de ofrecer un serviciogratuito. Estos pueden funcionar para algunos contribuyentes, aunquelos servicios son limitados

Los servicios gratuitos sonideales para las personasque genera de una a tresfacturas al mes, comoocurre en el caso de losprofesionalesindependientes

Las diferencias entre un servicio gratuito y uno pagado es, principalmente,el nivel de soporte y atención en caso de tener dificultades, el diseño de lafactura es más austero, no incluye adendas, que son documentos coninformación adicional sobre la transacción que piden algunas grandesempresas, además de que el tiempo de almacenamiento es menor al queofrece un servicio pagado.

"Algunos servicios gratuitos sólo almacenan las facturas tres meses,cuando el servicio pagado ofrece un resguardo gratuito de cinco años, quees el tiempo durante el cual las autoridades fiscales pueden solicitarterevisión de algún documento"

Ejemplo:Facturador electronico.com

¿Cómo es el proceso de para generar una factura electrónica? A grandes ragos, contempla estos pasos:

1- Confección. La factura electrónica se confecciona en cualquier computadora o laptop2- Formato. Una vez completados los datos, los archivos se deben digitalizar.3- Certificado. Existen diversas plataformas web para integrar una empresa o pyme con la AFIP. Esa información se procesa y se envía a la AFIP para obtener el Código de Autorización Electrónica (CAE). El sistema “devuelve” una factura electrónica en formato .pdf, .gif, .xml, entre otros, para ser enviado al cliente.4- Envío. Ya con la factura en formato digital, se le envía el archivo al cliente o bien se le brinda acceso a una interfaz web.5- Comprobación. Al recibir la factura, el receptor puede corroborar la validez del documento al pulsar en la firma.