Guia de Procesos Adquisiciones 0e6ed

5/21/2018 Guia de Procesos Adquisiciones 0e6ed

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Gua para Procesos de Contratacin

UNIDAD DE ADQUISICIONESUNIDAD DE ADQUISICIONESUNIDAD DE ADQUISICIONESUNIDAD DE ADQUISICIONESESPOCH 2012

GUIA PARA PROCESOS DE CONTRATACION

El Sistema Nacional de Contratacin Pblica, entendido como el conjunto de procesos, procedimientos y

mecanismos de evaluacin de las compras realizadas por las instituciones del Estado, est orientado a la

consecucin de los siguientes objetivos generales:

arantizar la transparencia y evitar la discrecionalidad en las compras pblicas!

Convertir las compras pblicas en un elemento dinamizador de la produccin nacional!

Promover la participacin de micro, pe"ue#as y medianas empresas con o$ertas competitivas,

como proveedoras del sector pblico!

%gilitar, simpli$icar y adecuar los procesos de ad"uisicin a las distintas necesidades de las

pol&ticas pblicas y a su ejecucin oportuna!

'mpulsar la participacin social a trav(s de procesos de veedur&a ciudadana "ue se desarrollen a

nivel nacional!

)odernizar los procesos de compras pblicas para "ue sean una *erramienta de e$iciencia en la

gestin econmica de los recursos del Estado, calidad en el gasto y consecuente a*orro

institucional!

+a presente u&a pretende ser un instrumento de apoyo a las ependencias de la 'nstitucin, con el

propsito de normar los procedimientos y consecuentemente lograr agilidad y $luidez en los trmites de

ad"uisicin de bienes y servicios!


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CAPITULO 1.- PROCESOS DE CONTRATACION

1. IDENTIFICACION DE PROCESOS DE CONTRATACION

Si la Subasta Inversa Electrnica sedeclara desierta y no se realiza otra, sepuede utilizar los procedimientos para

bienes y servicios NONormalizado(dependiendo del monto)

NORMALIZADOSCaractersticas homo neas

CATLOGO ELECTRNICORegistro de bienes y servicios

publicados para contratacin directaindependientemente del montoresultado de Convenios Marco

nicamente se aplica en los siguientescasos: Alimentos y bebidas, Combustibles

y Lubricantes, Repuestos y Accesorios,Mantenimiento de Obra, Alquiler deInmuebles, Otros Servicios.

(Resolucin INCOP 048) Anexo 1(Oficio Circular 0048.R.ESPOCH.2011) Anexo 2

NFIMA CUANTA

Los proveedores pujan hacia la baja delprecio ofertado.

Monto: superior a $5.221,85

SUBASTA INVERSA ELECTRONICA


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MENOR CUANTIA

COTIZACIN

LICITACIN

CONTRATACION INTEGRAL PORPRECIO FIJO

CONTRATACION DIRECTASe selecciona un consultor de manera directa

LISTA CORTASe invita mximo a 6 y mnimo a 3 consultores

CONCURSO PBLICOSe realiza convocatoria blica

NO NORMALIZADOS

MENOR CUANTAContratacin preferente a la MYPES

preferentemente domiciliados en el cantn

COTIZACIN Invitacin a 5 proveedores elegidos porsorteo pblico de forma aleatoria

LICITACINExcepto las consultoras

Bienes y Servicios


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CAPITULO 2.- PROCESO INTERNO PARA ADQUISICIONES1. FLUJOGRAMA

-odo proceso de ad"uisicin, inicia con la elaboracin del .usti$icativo de /e"uerimiento y Solicitud deCompra por parte de la unidad re"uirente, "uien deber constatar previamente "ue lo solicitado seencuentre en el P%C y P0% aprobado por la )1ima %utoridad o su delegado y publicado en la pgina2eb institucional!

+a 3nidad de %d"uisiciones recibir la documentacin completa y dar trmite siempre y cuando seconstate la e1istencia de lo solicitado en el Plan %nual de Contratacin vigente, caso contrario sedevolver a la unidad re"uirente!

Posteriormente, se remite la documentacin a la 3nidad -(cnica de Plani$icacin para "ue se procedacon la certi$icacin del Plan 0perativo %nual, luego de lo cual, se devuelve a la 3nidad de %d"uisiciones!

3na vez certi$icado el P%C y P0%, se solicita al epartamento 4inanciero emita el documento "ueacredite la correspondiente disponibilidad de $ondos, es necesario tener presente "ue no se podrrealizar ninguna compra si no se cuenta previamente con la certi$icacin presupuestaria! 56er ane1o 78!

Seguidamente se solicita en el /ectorado la autorizacin re"uerida para iniciar el proceso decontratacin!

ependiendo del tipo de contratacin, se ejecuta un procedimiento di$erente lo cual implica diversasetapas con tiempos *eterog(neos!

2. DOCUMENTACIN REQUERIDA

Para la realizacin de todo proceso de contratacin, es indispensable la presentacin de la siguientedocumentacin:

9! SOLICITUD DE ADQUISICIN.- +lenar correctamente todos los campos re"ueridos, incluyendo

en nmero secuencial del documento y respetando los espacios destinados para las distintas


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dependencias, sin obviar las $irmas de responsabilidad! Se podr tener acceso al mismo en ellin de la 3nidad de %d"uisiciones de la pgina 2eb 'nstitucional! 56er $ormato ane1o ;8

Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al Catlogo Electrnico encaso de constar en el mismo!Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al P%C en caso de no constaren el Catlogo Electrnico

4irma de /esponsabilidadE"uipos Electrnicos +aboratorio de Electrnica Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Precio

re$erencial con$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

E"uipos de +aboratorio /esponsable del +aboratoriore"uirente

Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

/eactivos /esponsable del +aboratoriore"uirente

Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

)ateriales de +aboratorio -(cnico de +aboratorio Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

)obiliario epartamento de)antenimiento y esarrollo4&sico

Especi$icaciones -(cnicas detalladas 5dimensiones,color, material, modelos, etc!8 y Precio re$erencialcon$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

Cortinas y persianas epartamento de)antenimiento y esarrollo4&sico

Especi$icaciones -(cnicas detalladas 5dimensiones,color, material, modelos, etc!8 y Precio re$erencialcon$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

6e*&culos 3nidad de )ovilizacin Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al Catlogo Electrnico encaso de constar en el mismo!Especi$icaciones -(cnicas detalladas y Preciore$erencial con$orme al P%C en caso de no constaren el Catlogo Electrnico4irma de /esponsabilidad

)antenimiento de E"uipos -(cnico /esponsable delE"uipo

'n$orme detallado del da#o, el tipo de reparacinre"uerida y Precio re$erencial con$orme al P%C!4irma de /esponsabilidad

3. ACLARACIONES IMPORTANTES

El remitir el Plan %nual de Contratacin a la 3nidad de %d"uisiciones, no implica "ue las compras see$ectuarn sin "ue previamente la ependencia %dministrativa o %cad(mica presente la Solicitud y.usti$icativo de /e"uerimiento!

Por ningn concepto se adjuntar a la documentacin pro$ormas ni $acturas, ya "ue la 3nidad de%d"uisiciones es la nica dependencia autorizada para ejecutar procesos de contratacin!


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-odos los bienes sin e1cepcin, debern ser ingresados a las bodegas y codi$icados por la 3nidad deControl de =ienes previo a la entrega a la unidad solicitante, caso contrario, la 3nidad de%d"uisiciones no se responsabilizar por p(rdida de los bienes, demora en el pago a proveedores ydems inconvenientes "ue pudieran suscitarse ocasionando una mala imagen institucional!

Es importante tener presente "ue en el caso de las 4acultades se deber realizar una plani$icacin delas necesidades de cada una de sus escuelas, unidades administrativas o centros de apoyo, a $in deuni$icar los procesos de acuerdo al objeto de la contratacin, dando cumplimiento a lo establecido enla +ey del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, re$erente a la subdivisin de contratos

En lo concerniente a Suministros de 0$icina, Computacin y +impieza, se solicitarn directamente enla =odega eneral de acuerdo a la necesidad de cada unidad, de re"uerirse algn suministroespec&$ico "ue no *aya en bodega se deber in$ormar para "ue incluya en el pedido general!

En cuanto a las publicaciones en diarios, debern solicitarse con 7 d&as laborables de anticipacin yse tramitar nicamente con el visto bueno de la 3nidad de /elaciones Pblicas, por ningn motivolas dependencias podrn realizar la contratacin directa!

Si se re"uiere contratar el servicio de imprenta, es necesario realizar la solicitud dentro de los cincoprimeros *biles de cada mes para consolidar los trmites y ejecutar un Procedimiento de /(gimen

Especial de acuerdo a lo dispuesto en la +ey 0rgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica,por ningn motivo las dependencias podrn contratar directamente!

Para contratar el servicio de 4otocopias, anillados e impresiones, de la misma manera, es necesarioconsolidar los trmites para ejecutar un procedimiento de acuerde a lo dispuesto en la +ey 0rgnicadel Sistema Nacional de Contratacin Pblica, para lo cual las solicitudes se receptarn con laantelacin necesaria, dado "ue la 3nidad de %d"uisiciones realizar un proceso de seleccin paradeterminar el proveedor "ue se encargar de la reproduccin de copias anillados e impresiones paratoda la 'nstitucin, en cuento el proceso sea adjudicado se noti$icar a las dependencias!

Cabe recalcar "ue para atender oportunamente los re"uerimientos, es indispensable "ue e1ista unaplani$icacin y organizacin por parte de cada una de las unidades solicitante!

Para contratacin por la modalidad de >n$ima Cuant&a, se deber tener presente las siguientes

consideraciones:9! ?ue lo re"uerido no conste en el P%C y si consta no sea una compra recurrente

Es necesario tener presente la pro*ibicin e1presa suscrita por la m1ima autoridad mediantecomunicacin No! ;B!/!ESP0CD!


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+a compra por &n$ima cuant&a es un procedimiento e1traordinario, por lo tanto para ser atendidos conoportunidad deben presentarse los pedidos con anticipacin!

CAPITULO 3.- TRAMITE A REALIZAR PARA LA CONTRATACIN DE MANTENIMIENTO YREPUESTOS DE VEICULOS

En el siguiente cuadro se detalla el proceso "ue se realiza para los re"uerimientos de mantenimiento deautos y ad"uisicin de repuestos, de igual manera las responsabilidades del personal "ue intervienedentro de las di$erentes etapas:

ETAPAUNIDAD O

FUNCIONARIORESPONSABLE

DOCUMENTACINADICIONAL

OBSERVACIONES

9

0$icio denecesidadsolicitandomantenimiento opor aver&a delve*&culo

FecanoF.e$eepartamental F4uncionariosolicitante

irigido al .e$e de)ovilizacin

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