Fundamentación

Microsoft Excel 2010 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es

además, el software más potente, más flexible y más utilizado del mundo.

Con Excel se pueden elaborar aplicaciones educativas, empresariales,

financieras, estadísticas, etc.

Esta Unidad proporciona información general sobre las nuevas

características de Excel 2010. Da a conocer al participante los elementos con

que cuenta el entorno de la hoja de cálculo, tipos de datos, fórmulas y

formatos, para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente,

obtener resultados mediante fórmulas y sobre todo presentar la aplicación

adecuadamente.

Capacidad

El participante al final de esta unidad estará en capacidad de utilizar los

elementos del entorno de Excel, ingresando datos, personalizando la hoja de

cálculo y realizando cálculos básicos.

Contenidos

1. Introducción a Microsoft Excel 2010

o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

o Elementos del entorno en una Hoja de Cálculo.

o Selección de celdas y rangos de celdas.

o Teclas de desplazamiento.

UNIDAD

1 Guía didáctica

P á g i n a | 2

o Tipos de datos.

o Edición de la hoja de cálculo.

o Formatos de celdas: números, alineación, fuente, bordes,

tramas.

o Formatos personalizados.

o Comentarios en Excel

2. Fórmulas Básicas y Referencias de Celdas

o Operadores aritméticos.

o Construcción de fórmulas.

o Tipos de referencias de celdas: relativas, absolutas y mixtas.

o Nombres de rangos.

Actividades

Las actividades a desarrollar en la Unidad son:

Actividad 01: Personaliza la hoja de cálculo, aplicando formatos tipo

fuente, número y personalizados a los datos ingresados en la hoja de

cálculo.

Actividad 02: Realiza cálculos básicos utilizando fórmulas que

contienen referencias relativas y absolutas.

Actividad 03: Realiza cálculos básicos utilizando fórmulas que

contienen referencias mixtas.

Estrategias Metodológicas

Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo dos tipos de

actividades:

1. Lectura Inicial de Contenidos, la realizaremos de manera ordenada,

presenta los aspectos teóricos. Si se presenta alguna duda se puede

P á g i n a | 3

realizar lecturas sobre puntos específicos en la sección de Material

Complementario o en las direcciones electrónicas de tus sílabos para esta

Unidad 1.

2. Actividades a Desarrollar en la Unidad, se encuentran en el apartado de

actividades, donde constan: las consignas o indicaciones.

Recuerde que el Aula Virtual de la UCV, se empleará como medio de

comunicación entre el docente y los estudiantes, para efectos de mensajería

interna, foros, evaluaciones virtuales, acciones de tutoría académica y

comunicación de resultados de evaluación de los aprendizajes.

Evaluación

En esta Unidad Ud., será evaluado en:

1. Personalización de la hoja de cálculo utilizado formatos de fuente, de

número y formatos personalizados.

2. Construcción de fórmulas utilizando referencias relativas, absolutas y

mixtas para la obtención de resultados exactos en forma correcta.

Es importante que Ud., este en constante comunicación con su docente

Tutor, ya sea para informar de dificultades, avances de las tareas, etc.

Recuerde que será calificado de acuerdo a las rúbricas de evaluación de cada

actividad; por ejemplo: se le evaluará por la entrega oportuna de sus

actividades.

Material Complementario

A fin de ampliar y profundizar conocimientos te recomendamos las lecturas

que se encuentran en la sección de Material Complementario:

Material Complementario Unidad 01:Tips de entorno y fórmulas

Videos:

Formatos básicos 01

Formatos básicos 02

Referencias de celdas

Estructura de Contenidos:

3. Introducción a Microsoft Excel 2010

o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

o Elementos del entorno en una Hoja de Cálculo.

o Selección de celdas y rangos de celdas.

o Teclas de desplazamiento.

o Tipos de datos.

o Edición de la hoja de cálculo.

o Formatos de celdas: números, alineación, fuente, bordes,

tramas.

o Formatos personalizados.

o Comentarios en Excel

4. Fórmulas Básicas y Referencias de Celdas

o Operadores aritméticos.

o Construcción de fórmulas.

o Tipos de referencias de celdas: relativas, absolutas y mixtas.

o Nombres de rangos.

UNIDAD

1 Introducción a Microsoft Office Excel 2010 y Fórmulas Básicas

P á g i n a | 5

Introducción

Estimado participante:

En esta Unidad aprenderás los conocimientos básicos de Microsoft Office Excel

2010, que te servirá para identificar su entorno y sus elementos de la hoja de

cálculo; para tener un mejor dominio en la administración de los datos y

tareas académicas y/o empresariales.

Excel 2010 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software

más potente, más flexible y más utilizado del mundo. Gran parte de los

programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a

Excel como motor de cálculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja

de Excel.

Conoceremos el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de cálculo,

como: ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, aplicar los

diversos formatos de celdas, para mejorar la presentación de los datos y

resultados obtenidos mediante el uso de fórmulas. Te deseo éxitos en el

desarrollo de esta Unidad.

Importante: Para llegar a utilizar Excel en forma eficiente, debes prestar mucha atención con las

aplicaciones desarrolladas en cada una de las unidades y practicarlo hasta

dominarlo, así como desarrollar las actividades propuestas que permiten reforzar tu

aprendizaje.

También puedes revisar el material complementario: TIPS DE ENTORNO Y

FORMULAS.

!

P á g i n a | 6

DEFINICIÓN DE MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa para analizar, compartir y administrar información para

la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para

realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o bases de datos.

Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros

compuestos por objetos de cálculo llamados Hojas.

INICIANDO UNA SESIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2010

Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes

pasos:

a) Clic en el botón Iniciar.

b) Seleccionar Programas.

c) Elegir Microsoft Office.

d) Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa después de haberse ejecutado, muestra en pantalla los

siguientes elementos los cuales se mencionan a continuación:

Barra de acceso rápido.

Cinta de opciones.

Barra de fórmulas.

Celda activa.

Hojas.

1

2

3

P á g i n a | 7

Barra de estado.

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la

utilidad de los elementos descritos.

1. Barra de Acceso Rápido:

Contiene las operaciones básicas que se pueden realizar en el

programa.

2. Cinta de Opciones

La Cinta de Opciones, está organizado en Fichas, que contiene a

Grupos y estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en

cualquier aplicación.

Barra de fórmulas

Cinta de opciones

Celda activa

Hojas

Barra acceso rápido

Barra de Estado

Nuevo (Ctrl + U) Guardar (Ctrl + G)

Abrir (Ctrl + A) Vista Previa de

Impresión Impresión

rápida

P á g i n a | 8

A continuación definimos cada componente:

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas

representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.

Comando: Son las órdenes que puede usar el programa para

ejecutar una acción.

3. Barra de Fórmulas

La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones

que introducimos en cada una de las celdas de Excel.

Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que

proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos.

4. Libro de Excel

Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.

Algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Grupo

Comando

Ficha Inicio

Barra de

Fórmulas

Cancelar Insertar Función

Introduci

r

Cuadro de

nombres

P á g i n a | 9

Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto

(Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la etiqueta

correspondiente.

La siguiente figura nos ilustra gráficamente lo mencionado:

5. La hoja de cálculo

La hoja de cálculo se divide en una trama de columnas y filas.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la

columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total

de 16,384.

Filas: Se asigna un número, mostrado en el encabezado de cada

fila. El rango está comprendido desde 1 hasta 1’048,576.

Celdas: Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde

se insertan los datos.

Nombre del

libro

Hojas del libro

Al iniciar Excel el primer libro de trabajo que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro durante la misma sesión, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a su vez y guardarlos posteriormente con un nombre diferente.

Fila

s

Celda Columna

s

P á g i n a | 10

6. Celda activa

Es la única que se puede desplazar por toda la hoja de cálculo.

Para ello haga un clic con el mouse o use las teclas de

desplazamiento del teclado.

Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos

para ingresar el dato.

Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, porque lo

usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos:

Mover: Arrastrar el borde hacia otra posición.

Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posición.

Si ubicamos el puntero en el Área podemos:

Seleccionar: Arrastra sobre las áreas deseadas.

Si ubicamos el puntero en Relleno podemos:

Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor

contenido en la celda.

NOTA:

Ahora que ya sabemos cómo iniciar el programa y reconocer su

entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la

hoja de cálculo y así crear nuestra aplicación.

SELECCIÓN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las

celdas que recibirán dichos formatos.

Para ello tenemos diferentes casos:

1. Seleccionar una celda:

Con el Mouse: Un clic en la celda deseada.

Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.

2. Seleccionar Celdas Adyacentes:

4

P á g i n a | 11

Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.

Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4

hasta la celda F5.

Para ampliar o reducir un rango seleccionado, debemos presionar la

tecla SHIFT y hacer clic en la celda hasta dónde se desea ampliar o

reducir la selección.

3. Seleccionar Celdas Dispersas:

Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) y manteniendo

presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11 y

luego E6:E11). Observa el ejemplo:

Importante:

¡MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar

formatos a las celdas. !

P á g i n a | 12

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Para desplazarte dentro de la hoja de cálculo, se realiza alguno de los

siguientes procedimientos:

a) Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse.

b) Utilizando el cuadro de nombres.

c) Utilizando el teclado.

o Teclas de dirección: las utilizamos para moverse entre celdas,

dentro de la hoja de cálculo.

o Teclas de paginación: las podemos utilizar para avanzar

pantalla por pantalla.

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P13.

Utilizando el cuadro de nombres digitamos la referencia de celda A2 y luego pulsamos Enter.

5

P á g i n a | 13

TIPOS DE DATOS

a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres, etc.).

a continuación se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes tipos

enteros, decimales, moneda, científica, fracción, porcentaje.

Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como

se muestra a continuación en el ejemplo.

6

P á g i n a | 14

c) Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las

fórmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

En una hoja de cálculo se ingresan datos tipo: Textos, Números (enteros,

decimales, positivos, negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas.

Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:

1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2

2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter para ingresarlo a la celda.

3. Ahora, ingresa en las celdas A4 y A5, lo siguiente:

7

Debe quedar así

P á g i n a | 15

Qué debemos hacer, si después de ingresar un dato en una determinada celda

nos damos cuenta que no está bien. Por ejemplo, en la celda A5 se ingresó

“MS Excel” y lo que se quería ingresar era “MS Excel y SPSS”, entonces en

estos casos debemos editar la celda, es decir; modificar su contenido.

Edición de celdas

Para editar el contenido de una celda, existen varias formas:

Primera forma

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en

este caso, en la celda A5.

2. Presiona la tecla F2 y aparecerá el cursor listo para editar el contenido

(se puede agregar, quitar o corregir)

3. En este caso, agrega el texto “y SPSS”

4. Presione Enter para aceptar

Segunda forma

1. Haz doble clic en la celda y en la posición del texto a editar, en nuestro

caso, en la celda A5.

2. Modifica el dato y presionar Enter.

1 2 3 4

1 2

P á g i n a | 16

Tercera forma

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en

este caso, en la celda A5.

2. Haz clic en la barra de fórmulas y modifica su contenido.

3. Presiona Enter para aceptar.

Continúa ingresando datos tipo texto, como se muestra a continuación:

Como observas, algunos textos ingresados sobrepasan el ancho de la primera

columna, por lo tanto es necesario ampliarla. Para ampliar el ancho de la

columna A, arrastra la línea que divide las etiquetas de las columnas A y B

hacia la derecha convenientemente.

Ahora, ingresa datos tipo número. A partir de la celda B5, ingresa los

siguientes datos numéricos:

1

2

3

P á g i n a | 17

A partir de la celda C5, ahora ingresa fórmulas:

Las fórmulas nos solamente trabajan con celdas y operadores airméticos,

también se pueden utilzar constantes. Veamos el siguiente ejemplo:

Cuando se ingresa datos tipo

número, estos pueden ser enteros,

decimales, positivos o negativos,

fracciones e incluso fechas.

Para ingresar fracciones, primero debes ingresar el número entero,

luego un espacio, y finalmente la

fracción.

Si solamente es fracción, como

número entero debes ingresar 0

(cero), luego un espacio, y

finalmente la fracción.

Si se desea sumar los valores 500 y 25.8, debes hacer lo siguiente: Para construir una fórmula debes empezar escribiendo el signo “=”, luego debes hacer clic en la celda que contiene el primer dato a operar, en este caso B5 que contiene a 500, después debes escribir el operador aritmético suma, luego hacer clic en la celda que contiene al otro sumando, en este caso B5 que contiene a 25.8. Finalmente, debes presionar Enter para obtener el resultado.

En este caso se está calculando el 18% de 500, por lo tanto debemos multiplicar la celda B5 por 18%. El operador de multiplicación es el

asterisco “*”

P á g i n a | 18

Importante:

¡FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos

grabar nuestro ejemplo y aplicarle los formatos de celda para cambiar su

apariencia; No es muy conveniente presentarlo así.

GUARDAR UN LIBRO

Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo

contrario corremos el riesgo de perder la información creada hasta el

momento.

Para ello siga el siguiente proceso:

1. En la barra de acceso rápido (recuerdas lo vimos líneas arriba), haga

un clic en el botón Guardar.

2. Tambien acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuación nos

muestra la siguiente ventana:

Ubicación del archivo

Nombre del archivo

!

8

P á g i n a | 19

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde

deseas guardar el archivo (Disco Local D:)

4. Finalmente clic en el boton Guardar.

NOTA:

Toda modificación realizada al archivo recientemente grabado, debe ser

actualizada. Para ello deberá volver hacer un clic en el mismo botón Guardar

de la barra de acceso rápido. Esta orden ya no volverá a mostrar la ventana

de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.

EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO

a) Cambiar el nombre de una hoja de

cálculo.

o Haga clic con el botón secundario del

mouse en la Hoja1.

o Clic en Cambiar nombre. Como se

muestra en la imagen de la derecha.

o Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a

continuación, presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

b) Agregar color a las fichas de la hoja de cálculo

o Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha

Ejercicio.

o Elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.

o Ahora la ficha tiene una banda del color seleccionado. Haga clic

en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estará ahora

totalmente coloreada.

9

P á g i n a | 20

c) Insertar una hoja de cálculo

Se inserta una hoja de cálculo de dos formas:

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción

Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta una nueva hoja

de cálculo.

La otra opción que tienes para insertar la hoja de cálculo es desde

las fichas.

d) Eliminar una hoja de cálculo

Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la

hoja de cálculo, hacer clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.

Clic para insertar hoja

P á g i n a | 21

FORMATO DE CELDAS

Entendemos por formato de celdas como “El conjunto de características que

afectan la apariencia de la celda y su contenido”.

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas.

2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado:

Fuente, Alineación, Número. Como se muestra a continuación:

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir toda la información, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese objetivo.

Con el clic derecho sobre la etiqueta de hoja nos permite insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de cálculo.

10

P á g i n a | 22

A. Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente)

Para el Título

o Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)

o Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las

siguientes opciones: Tipo de fuente Arial, Tamaño 14 puntos,

Negrita y color de fuente rojo.

o El resultado se muestra a continuación.

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

P á g i n a | 23

Si se desea centrar el título en relación al ancho de la tabla de datos que está

en la parte inferior, debes hacer lo siguiente:

Selecciona las celdas A2 hasta C2 y haz clic en el botón Combinar y centrar

que se encuentra en el grupo Alineación de la ficha Inicio.

El resultado es el siguiente:

Ahora, aplica un color de relleno amarillo y borde de cuadro grueso.

P á g i n a | 24

B. Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente)

Para el encabezado del cuadro.

o Selecciona el rango de celdas (A4:C4)

o Luego, del Grupo Fuente selecciona Bordes (Todos los bordes),

Color de relleno naranja, estilo Negrita, y del grupo Alineación

selecciona Centrar.

o El resultado se muestra a continuación.

C. Aplicando Bordes al resto del cuadro de datos

o Selecciona el rango de celdas (A5:C10).

P á g i n a | 25

o En el grupo Fuente, selecciona Bordes (Todos los bordes)

o El resultado se muestra a la derecha.

Ajustar texto

Cuando se elaboran cuadros de datos, hay

encabezados que están formados por dos o más

palabras, de tal manera que sobrepasan el

ancho de la columna, y los datos que van

debajo de ese encabezado no justifica la

ampliación de dicha columna. Por lo tanto es necesario hacer un ajuste

de texto de tal manera que sea visible dentro de una celda mostrándolo

en varias líneas.

Ingresa el texto que se muestra a la derecha en la celda A1. Y

como puedes observar, el texto supera el ancho de la columna A,

por lo tanto no debemos ampliar el ancho de la columna ya que los

códigos a ingresar no son tan largos. Lo que debemos hacer es

ajustar el texto.

Ubica el puntero de celda en la celda A1, y en la ficha Inicio, grupo

Alineación, selecciona la opción Ajustar texto. El resultado es

será el siguiente:

P á g i n a | 26

D. Aplicando Formatos Personalizado: (Grupo Número)

Completa el siguiente cuadro, ampliando la columna B

convenientemente y aplicando bordes.

“Ahora aplica un formato personalizado que muestre los códigos con

dos ceros a la izquierda, así: 001, 002, etc.”.

o Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A16)

o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al

cuadro de diálogo para personalizar el formato.

P á g i n a | 27

En la ventana de Formato de celdas:

o Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada.

o Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado).

o Haga clic en el botón Aceptar, para aplicar los formatos

seleccionados.

El resultado se muestra a la

derecha:

Ahora, vamos a colocar un texto

que acompañe a un número. Los

años deben mostrarse así: 25

años, 30 años, etc.

o Selecciona el rango de celdas a formatear (C2:C6)

o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al

cuadro de diálogo para personalizar el formato.

En la ventana de Formato de celdas:

o Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada.

o Escriba en Tipo: “años” después del formato General (Para

establecer el formato solicitado).

P á g i n a | 28

El resultado será el siguiente:

Finaliza la aplicación aplicando formatos básicos (Negrita, centrado y

color de relleno), quedando así:

FORMATOS PERSONALIZADOS

a) Formatos fecha y hora:

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión

para separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010.

Excel reconocerá esto como una fecha.

11

7

P á g i n a | 29

Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un

espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como

una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

Descripción del Formato para las fechas

SÍMBOLO SIGNIFICADO

d Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

dd Día en dos dígitos (01 – 21)

ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab

- dom)

dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-

viernes)

m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)

mm Mes en dos dígitos (02 – 12)

mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-

nov-dic)

aa Año con dos dígitos (08-09-10)

Ejemplos:

P á g i n a | 30

b) Formatos numéricos:

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

Ejemplos:

Descripción de Formatos personalizados para números

SÍMBOLO SIGNIFICADO

0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el número de

dígitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten

# Marcador de dígito. Redondea el número indicado pero no

rellena con ceros las posiciones que falten

? Marcador de dígito. Se usa como el cero pero permite que las

comas decimales se alineen

, (coma) Separador decimal

. (punto) Separador de miles

% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se añade el

símbolo %

E e Notación científica para expresar el número en potencias de 10.

Por ejemplo, el número 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir,

4.300

"Texto" Introduce una cadena de caracteres

\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :

_ Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear perfectamente

P á g i n a | 31

(subrayado) números positivos y negativos formateados de distinta forma

* Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna

@ Marcador de texto

Ingrese los siguientes datos:

Ahora, si deseas mostrar las fechas en otro formato, has lo siguiente:

Selecciona el rango de fechas (A5:A11).

Ir a formato personalizado y selecciona la categoría Personalizada.

Luego, escribe en el cuadro Tipo: “Trujillo,” dd-mmmm-yyy

P á g i n a | 32

EL resultado será el siguiente:

Ahora vamos a darle formato a los números.

Selecciona el rango B5:B11

Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo

monetario Soles (Perú)

Selecciona el rango C5:C11

Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo

monetario el dólar ($).

El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 33

Finalmente, vamos a darle una orientación a los encabezados de la

tabla.

Teniendo como resultado, lo siguiente:

P á g i n a | 34

Finalmente, aplique formatos básicos, de tal manera que quede así:

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CÁLCULO:

Una manera de incluir su documentación en su hoja de trabajo, es mediante

el uso de comentarios.

12

P á g i n a | 35

Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que

actúe como una nota escondida similar a un mensaje adherido.

Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeño

triángulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratón por encima de

la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratón fuera de la celda, el

comentario desaparece nuevamente.

La secuencia de pasos para que puedas insertar comentarios es de dos

formas:

a) Mediante la Cinta de Opciones:

o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.

o Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.

o En el grupo Comentario, selecciona la opción Nuevo

Comentario. Como se observa a continuación.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar,

eliminar, mostrar los comentarios de la hoja de cálculo.

P á g i n a | 36

b) Mediante el Mouse:

o Selecciona la celda donde deseas

insertar el comentario.

o Clic derecho sobre la celda y seleccione

Insertar Comentario.

o De igual forma para mostrar, modificar

o eliminar el comentario lo puede

realizar con el clic derecho.

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:

Después de aplicar los formatos a las celdas, estos los

podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la

celda A2.

A continuación se mencionan los siguientes pasos:

1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2

2. En la ficha de Inicio, selecciona el botón Borrar

del grupo Modificar y elija Borrar formatos.

3. A continuación se observa cómo se borran los formatos y permite ver

el dato como se ingresó al inicio.

Visualiza los siguientes videos para complementar tus conocimientos: Formatos básicos 01

Formatos básicos 02

13

P á g i n a | 37

FÓRMULAS EN EXCEL

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de las

respectivas celdas dentro de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un

signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide al resultado de 10

elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.

Ejemplo:

= 20+(10^2)/2

Elementos de una fórmula:

Puedes crear su fórmula (fórmula básica) o seleccionar de las ya creadas en

el programa (funciones).

En cualquier caso están conformadas por los siguientes elementos:

Operadores más utilizados en una fórmula:

Existen muchos operadores, pero entre los principales tenemos:

Operador

aritmético

Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3 + B3

– (signo menos) Resta , Negación A3 - B3

* (asterisco) Multiplicación A3 * B3

/ (barra oblicua) División A3 / B3

14

P á g i n a | 38

^ (acento

circunflejo)

Exponenciación A3 ^ B3

Operador de

comparación

Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o

igual que)

Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o

igual que)

Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto

de)

Distinto de A1<>B1

REFERENCIAS DE CELDAS

Como una fórmula usa referencias de celdas para obtener resultados, diremos

que, es una expresión que identifica la ubicación exacta de un valor en la hoja

de cálculo de cualquier libro abierto o cerrado creado en Excel. Las referencias

de celdas sirven para automatizar los cálculos generados por una fórmula.

El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas

referenciales, y cambiará cuando se modifiquen los valores de las celdas

referenciadas.

TIPOS DE REFERENCIAS

Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas

a) Referencias Relativas:

Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces

diremos que son aquellas celdas que cambian automáticamente su

referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

15

P á g i n a | 39

Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el

siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la fórmula para el Monto Vendido:

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: E5

o Escriba la fórmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter.

o El resultado será: 625

Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que conforman la fórmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El cálculo para el resto de productos se generará al copiarse la dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).

P á g i n a | 40

b) Referencias Absolutas:

El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos

que son aquellas celdas que no cambian su referencia

(posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente

ejercicio:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe IGV.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F5

o Escriba la fórmula a usar: =E5*C11.

o A continuación sobre la celda C11 pulsamos la tecla de función

F4.

o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50

COPIADO DE FÓRMULAS

Ahora que ya están creadas las fórmulas de Monto Vendido y de Importe IGV,

para el primer producto, debemos obtener lo mismo para los productos

restantes, para ello copiaremos la fórmula en cada caso.

Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:

La celda C11, será utilizada no solo por el primer producto, sino también por el resto de productos; por ello la digitamos como: $C$11 ya que es una referencia absoluta.

P á g i n a | 41

o Seleccione la celda que contiene la fórmula a copiar, para nuestro

ejemplo: E5

o Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea

se copie la fórmula, según nuestro ejemplo será verticalmente

(hasta la celda E9).

o Siguiendo el mismo proceso en la celda F6, los resultados serán los

siguientes:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe Vendido.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: G5

o Escriba la fórmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.

o A continuación copiamos la formula como en los casos

anteriores.

Controlador de

relleno

P á g i n a | 42

Ahora crearemos la fórmula para el Total Enero.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: G10

o Dentro de la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos

seleccionar el botón Autosuma y a continuación la función

Suma.

o Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la

tecla Enter.

o Observa como nos queda finalmente el cuadro.

c) Referencias Mixtas:

Una referencia mixta es una combinación de relativo y

absoluto, por ejemplo; la referencia C$3 se dice que la columna

C es relativa y la fila 3 es absoluta. En este otro ejemplo, la

referencia $B4 se dice que la columna B es absoluta y la fila 4

es relativa.

P á g i n a | 43

Para entender mejor el uso de este tipo de referencia, tenemos

la siguiente aplicación:

Se desea calcular las comisiones de ventas para diferentes niveles de

ventas y tasas de comisión. Para ello debemos ingresar una fórmula

que pueda ser copiada tanto verticalmente como horizontalmente.

Recordando que la comisión de ventas es igual a las ventas por la tasa

de comisión.

Por lo tanto, ingrese en la celda B5 la siguiente fórmula:

=$A5*B$4

Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A5 irá

cambiando a $A6, $A7, $A8 y $A9 ya que la fila es relativa; sin

embargo la referencia B$4 se mantendrá fija ya que la fila es absoluta.

Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$4

irá cambiando a C$4, D$4 y E$4 ya que la columna es relativa; sin

embargo la referencia $A5 se mantendrá fija ya que la columna es

absoluta. Obteniendo así todas las comisiones de ventas en todas las

celdas del cuadro.

Importante:

¡MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar más,

recuerda la práctica nos hace diestros.

!

P á g i n a | 44

ÁMBITO DE LAS REFERENCIAS

Ahora que ya conoces como crear las fórmulas y sus tipos de referencias que

usan, debemos conocer también donde pueden estar ubicadas las celdas

referenciales: misma hoja, diferentes hojas y diferentes libros.

Así tenemos:

a) Referencias de celdas en la misma hoja de cálculo.

Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de cálculo donde

están las fórmulas

Las dos aplicaciones anteriores, ventas de enero y cálculo de

comisiones de ventas, utilizan en sus fórmulas referencias que

pertenecen a la misma hoja.

b) Referencias de celdas desde otra hoja de cálculo:

Cuando las celdas se encuentran en otras hojas de cálculo, pero de un

mismo libro.

La explicación de esta referencia, lo haremos con el ejercicio VENTAS

DE ENERO que hemos trabajado anteriormente, adicionando un cuadro

similar pero con los datos de las Ventas de Febrero en la hoja Febrero.

Así mismo en la hoja RESUMEN se nos pide mostrar el total de las

ventas de Enero y Febrero.

A continuación se menciona los cuadros a utilizar en este tipo de

referencia.

16

P á g i n a | 45

Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el

procedimiento para realizarlo es el siguiente:

Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:

P á g i n a | 46

o Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la

celda donde se desea obtener el resultado para este caso: E4

o Escriba el signo =

o Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en

la celda referencial a usar (G10).

o Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.

o Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores.

Observa como se muestra los resultados.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la celda E8 de la hoja Resumen y luego

ingresamos la fórmula para sumar el total de enero con el total

de febrero la cual se muestra a continuación:

=E4 + E6 luego pulsamos Enter.

Referencia obtenida para el

Total de Enero.

P á g i n a | 47

c) Referencias de celdas externas o desde otro libro:

Cuando las celdas de referencia se encuentran en otro libro de Excel.

Siguiendo con el ejercicio que estamos trabajando, explicaremos el

ámbito de esta referencia:

Obteniendo el Total General ($). Para obtener este resultado se

requiere del tipo de cambio del dólar ($) que está en una tabla de otro

libro llamado Tabla-Cambios.

Los datos que usaremos en este ejercicio son:

a) El libro llamado Ejercicio2, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

b) El libro llamado Cambios, hoja PERU.

P á g i n a | 48

Muy fácil de desarrollar, ya lo veras; empecemos:

o Activa la hoja RESUMEN y la celda donde se desea obtener el

resultado: E10

o Ingresamos la fórmula a aplicar: =E8/

o Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dólar, para ello

debemos tener abierto el libro CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de

hoja PERU y luego en la celda donde se encuentra el valor del

dólar: C5.

o Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

=E8/[Cambios.xlsx]Perú!$C$5

De lo expuesto deducimos que en la hoja RESUMEN, se ha referenciado a la celda C5 de la hoja PERU y del libro Cambios.xlsx.

Se refiere al libro

de Referencia.

Se refiere a la

hoja de cálculo.

Se refiere a la

celda Referencial.

P á g i n a | 49

Importante:

¡FELICITACIONES!: Estas mejorando, poco a poco vamos

conociendo algo más. Ya conocemos sobre Fórmulas y

Referencias de celdas.

Visualiza el siguiente video para complementar tus conocimientos:

Referencias de celdas (Ver carpeta videos)

NOMBRES DE CELDAS

Otro de los temas bastante usuales en el manejo de fórmulas es la asignación

de un nombre a un rango de celdas, lo cual nos facilita la referencia rápida y

absoluta de celdas locales y externas en los Libros de Excel.

a) Asignando un nombre a un rango de celdas:

Trabajando con el mismo ejercicio anterior, necesitamos calcular el

Promedio Unidades Vendidas en el mes de Enero, el rango de celdas

referenciales a usar será: C5:C8, al cual lo nombraremos como:

unid_ene, que utilizaremos en la fórmula.

A continuación mencionamos los pasos:

o Seleccionar un rango a nombrar: C5:C9

o En el cuadro de nombres, escribir un nombre válido (sin espacios):

unid_ene y pulsemos Enter.

!

17

P á g i n a | 50

o Ahora verás cómo se usa este nombre de celdas, en la obtención

del Promedio Unidades Vendidas:

o Hacer clic en la celda G12

o Digita la fórmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o

ingresas el nombre del rango unid_ene y pulsemos Enter para

obtener el resultado.

P á g i n a | 51

Importante:

RECUERDA: unid_ene es el nombre asignado al rango de celdas

de las Unidades Vendidas de Enero. No olvides que el nombre

asignado debe ser único en el libro. Además, cuando se usan

nombres de rangos en las fórmulas o funciones, éstas hacen

referencia a celdas o rangos absolutos.

o El resultado es el siguiente:

b) Administrar nombres de celdas:

En muchos de los cálculos, se tiene ya asignado un nombre al rango de

celdas a usar (como en nuestro caso), pero se requiere modificar o

eliminar dicho rango. A continuación explicaremos con el siguiente

ejercicio:

o Seleccionemos la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidos elija

el botón administrador de nombres.

o En la ventana que se muestra a continuación podemos observar los

siguientes botones:

Botón Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas).

Botón Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado).

!

Es muy sencillo y práctico, usar fórmulas con nombres de celdas, empléalo frecuentemente, te facilitará los procesos de cálculo.

P á g i n a | 52

Botón Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene.

Observe lo que pasará:

o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene.

o Ahora haremos clic en el botón Eliminar para confirmar la

eliminación.

o Finalmente clic en cerrar.

o Observe, el resultado que utilizaba el nombre de celdas:

und_ene en su fórmula, muestra ERROR; ya que al no existir

dicho nombre, la fórmula no calcula nada.

P á g i n a | 53

Importante:

¡VISTE!: Es fácil, espero vuelvas a practicarlo hasta dominarlo. Puedes usar CRTL

+Z hasta mostrar nuevamente el resultado. !

P á g i n a | 54

Práctica Desarrollada

Ejercicio 01:

1. Crea un libro con el nombre de CAUSAS

2. Inserta dentro del libro hasta 4 Hojas y denomínalas:

- Estadísticas – Demandas – Audiencias – Juzgados

3. Dar un Color diferente a cada una de las fichas de las hojas.

4. En la hoja Marzo, crear la siguiente tabla (Datos iniciales) e insertar los

siguientes datos:

Aplicar los formatos de celda: Número, Alineación, Bordes, Fuente y

relleno

Datos iniciales

Datos finales

P á g i n a | 55

Procedimiento

1. Clic en el Botón Iniciar / Todos los programas

2. Seleccionamos Microsoft Office y luego Clic en Microsoft Excel 2010

3. Se abre el Libro con el nombre de Libro1.xlsx

4. Lo guardamos con el nombre de CAUSAS

5. Cambiar los Nombres de Hoja

6. Se da color a las respectivas hojas creadas

CAUSAS -

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7. Se ingresa los datos

8. Se aplica formatos de celda

a. Formato de Borde

b. Formato de Alineación

P á g i n a | 57

c. Formato de Número

Se aplica formatos de número, como General y Estilo Porcentual.

Asimismo podemos aumentar o disminuir decimales.

P á g i n a | 58

AUTOEVALUACIÓN:

1. Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).

b) Un libro es el archivo del Excel. ( )

c) La barra de acceso rápido puede personalizarse. ( )

d) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda. ( )

e) Para redimensionar una selección de un rango, debemos hacerlo

presionado la tecla SHIFT ( )

f) Las referencias absolutas no varían durante el copiado ( )

g) Se puede asignar un nombre de rango a una celda ( )

h) Una fórmula no puede contener una referencia de otro libro ( )

2. Es un comando del grupo Fuente:

a) Combinar y Centrar

b) Orientación

c) Aumentar y Disminuir decimales

d) Color de relleno

3. Es un formato personalizado:

a) Mostrar el número 5, como 05

b) Alineación Izquierda un dato cualquiera

c) Mostar el número 10, como 10%

Bibliografía

Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editorial AMAYA

MULTIMEDIA.

P á g i n a | 59

Práctica de Reforzamiento

Con la presente práctica, el alumno podrá reforzar sus conocimientos en el

uso de los elementos del entorno de Excel, ingreso de datos y personalización

de los mismos; así como realizar cálculos básicos.

ACTIVIDAD 01: FORMATOS DE CELDAS Y FORMULAS

CASO 01:

Ejercicio:

Teniendo el cuadro de información adjunto, aplicar los formatos de celdas

establecidos en la solución.

CONSIGNA: 1) Aplicando Formatos de celdas:

a) Seleccione el rango de celdas a formatear. Para nuestro

caso B13:M17 y J18:M18 (Presione CTRL para seleccionar

varios rangos).

Aplicando Bordes. En la ficha Inicio, elija el botón:

Todos los bordes

b) Seleccione el rango de celdas a rellenar con color. Para

nuestro caso B13:M14 y J18:M18

Aplicando Rellenos, elija el botón Color de

relleno.

Aplicando Color de fuente, elija el botón Color de

fuente.

c) Aplicando Formato monetario a la venta total (S/.).

UNIDAD

1 Actividad de Aprendizaje

P á g i n a | 60

Seleccione el rango L15:L17 y elija en el botón

“Formato de número de contabilidad” la opción: S/.

Español (Perú).

d) Aplicando Formato Combinar y Centrar.

Seleccione el rango B13:B14, C13:C14, K13:K14,

L13:L14 y M13:M14 y elija en el botón “Combinar y

centrar” y luego el botón “Ajustar texto”

Asimismo seleccione el rango E13:J13 y aplique el

mismo formato “Combinar y centrar”.

Selecciona de B13:M13 y alinea los datos con la opción

“Centrar”.

2) Aplicando Formulas:

Situarse en la celda K15 y escriba la siguiente formula:

=E15+F15+G15+H15+I15

Copie la formula hasta la celda K17

Situarse en la celda L15 y escriba la siguiente formula:

=D15*K15

Copie la formula hasta la celda L17

Situarse en la celda M15 y escriba la siguiente formula:

=C15-K15

Copie la formula hasta la celda M17

Situarse en la celda K18 y escriba la siguiente formula:

=K15+K16+K17

Copie la formula hasta la celda M18

Situarse en la celda G22 y escriba la siguiente formula:

=L18*$C$19

Situarse en la celda G23 y escriba la siguiente formula:

=L18/6

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RUBRICA DE EVALUACIÓN

CRITERIOS Deficiente

(0) Regular

(9) Bueno (18)

CASO 01: Crea cuadros o listas de datos

haciendo uso de los formatos de celdas y fórmulas básicas.

No crea

nada.

Usa solo formatos básicos de celda pero

no formulas con referencias

Usa correctamente los formatos básicos y personalizados de celdas, así como formulas con referencias relativas y absolutas.

TOTAL

ACTIVIDAD 1 0 puntos 9 puntos 18 puntos

PUNTUALIDAD UNIDAD 01 02 puntos

http://www.ucv.edu.pe/cis/

cis@ucv.edu.pe