INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAGERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL

GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación

Básica

GUÍA DE

Venezuela, 2002

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAGERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL

GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación

Básica

Modo: Habilitación

Falcón, Mayo 2002

Elaborado por:

Lic. María Eugenia Figueroa

Especialistas en Contenido:Prof. Lilia Riera

Coordinación:

Lic. William Sánchez

Supervisión Técnica

División de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación General

Gerencia General de Formación Profesional

Copyright INCE 2002

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Qué es INCE 5

Presentación 6

INTRODUCCIÓN 7

Objetivo general8

Técnicas Básicas para mecanografiar 9

Bibliografía 22

¿QUÉ ES EL INCE?

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un

organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio

propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley

el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11

de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto publicado en la

Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se

reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de

reorganizarlo y de acuerdo a los intereses del País y al

proceso de reconversión industrial.

El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en

Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a

la formación y capacitación de la fuerza laboral, en

consonancia con las necesidades de los sectores

productivos y con las políticas de desarrollo económico y

social del estado venezolano.

El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del

Estado y con la colaboración de los patronos y

trabajadores de los sectores productivos de bienes y

servicios, una eficiente formación y capacitación

continua de la fuerza laboral, complementando la

educación recibida en el sistema formal”.

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PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Esta guía es el resultado del

esfuerzo de un trabajo arduo con el fin de ayudarle a

formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se justa a un programa de estudio diseñado

según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que,

además, investigue en otras fuentes para incrementar los

conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el

INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente

capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de

su área laboral y en un ser humano modelo.

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INTRODUCCIÓN

Las máquinas de escribir fueron, después del ábaco y

otros ingenios para el cálculo, elementos fundamentales en

el proceso de mecanización del trabajo de oficina. Sin

embargo, el uso de la máquina de escribir no adquirió

desarrollo e implantación extensa hasta las dos últimas

décadas del siglo XIX. Desde entonces, la mecanografía se

ha convertido en una técnica imprescindible para el trabajo

de oficina. La mecanógrafa debe dominar esta técnica a la

perfección para el desempeño de su trabajo, rápido y

pulcro. Además debe conocer muy bien todo tipo de

máquina de escribir familiriarizandose con su uso.

La máquina de escribir resulta muy importante debido

a que la mayor parte de los documentos con los que se

trabaja en la oficina, ya sea correspondencia comercial,

notas internas, contratos o planes de trabajo se escriben

mecanográficamente.

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OBJETIVO GENERAL

Suministrar información tecnológica sobre las

técnicas mecanográficas, con la finalidad de que

sean aplicadas en la ejecución de las tareas

relacionadas con el oficio.

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Técnicas Básicas para mecanografiar.

Para obtener un buen trabajo mecanográfico se

requiere:

Organización del escritorio:

La organización es fundamental para la eficiencia al

trabajar, debido a que facilita la ejecución de

movimientos adecuados al escribir. Por lo tanto

antes de comenzar a trabajar ordene su escritorio

cuidadosamente como sigue:

1. Mantenga la mesa despejada de artículos

innecesarios.

2. Coloque el libro a la derecha de la máquina.

3. Coloque el papel a la izquierda de la máquina.

4. Coloque otros artículos que necesite en sitios

accesibles y manténgalos siempre en el

mismo lugar.

Posición correcta del cuerpo:

La posición correcta es una técnica a la cual se debe

dar cuidadosa atención. Al sentarse correctamente

frente a la máquina de escribir, se disminuye la rigidez

de los músculos. Como consecuencia, se escribe con

mayor rapidez y exactitud y se reduce

considerablemente la fatiga.

Siéntese cómodamente en la silla, de manera que los

músculos queden laxos. Incline ligeramente la cabeza

y los hombros hacia delante y acerque el tronco al

respaldo inferior de la silla.

Descanse los pies firmemente en el piso y adelante

un poco el derecho o izquierdo para mantener mejor el

equilibrio.

Deje caer los brazos a lo largo de su cuerpo para

mantenerlos flojos y sin tensión.

Levántelos y coloque los dedos sobre las teclas guías

(ASDEF-JKLÑ), de manera que el dorso de las manos

quede paralelo a la inclinación del teclado.

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Mantenga los codos en posición natural cerca del

cuerpo y los dedos curvos sobre las teclas guías, sin

hacer presión sobre ellas.

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Posición correcta para mecanografiar

Cómo insertar el papel:

Colocar el papel perfectamente alineado de manera

que la orilla superior quede a igual distancia horizontal

de la

escala, en ambos lados. El filo izquierdo del papel

deberá quedar siempre a cero de la escala, para el fácil

centramiento de títulos, capítulos, etc; factor muy

importante para la buena presentación de los trabajos.

Cómo preparar la máquina para escribir.

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1.- Coloque la guía lateral en 0, o donde corresponda en su máquina.

2.- Coloque el regulador de espacios entre renglones en 1, 2 ó 3, según se vaya a escribir a espacio sencillo, doble o triple.

3.- Fije los topes marginales de acuerdo con la extensión de la línea de escritura a usarse.

4.- Liberte todos los topes del tabulador.

5.- Fije el primer tope del tabulador para sangrar los párrafos 5 espacios.

6.- Mueva hacia arriba o hacia usted la barra sujetadora del papel.

7.- Inserte el papel en la máquina.

8.- Nivele el papel.

9.- Coloque la barra sujetadora del papel en su sitio.

10.- Lleve el papel al sitio donde se va a empezar a escribir.

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Fijar topes marginales:

En las máquinas de escribir, los topes marginales

pueden estar localizados detrás de la plancha

sostenedora del papel, a ambos lados del carro o en la

escala indicadora de la posición del carro. Estos topes se

usan para marcar los límites de la línea de escritura. Se

fijan de acuerdo con el mecanismo de la máquina.

Mueva el carro hasta

que el indicador del

punto de escritura

marque el punto en la

escala donde debe

colocarse el tope marginal izquierdo. Fíjelo de acuerdo

con el mecanismo de su máquina. Para fijar el tope

marginal derecho, proceda en la misma forma.

Fijar los retenes marginales de manera que la carta

quede en el centro del papel, con espacios en blanco

iguales a ambos lados.

Colocar el primer tope del tabulador para la sangría o

espacio que debe dejarse al principio de cada párrafo; y

el segundo tope para comenzar la fecha, despedida,

antifirma.

Uso del teclado

Diagrama para memorizar el teclado.

Teclas guías:

Coloque invariablemente los dedos de la mano

izquierda sobre las letras “A”, “S”, “D”, “F” y la mano

derecha sobre las letras “J”, “K”, “L”, “Ñ” consérvese

esta posición para que sirva de guía a los demás dedos

cuando se vaya a trabajar con los alcances.

Por regla general el dedo pulgar de la mano derecha es

el que se usa para golpear la barra espaciadora.

Golpee las teclas en el mismo centro, con la punta de

los dedos y con un movimiento rápido y firme retirando el

dedo inmediatamente. El movimiento debe ser de los

dedos; la muñeca y las manos se mueven lo menos

posible.

Teclas de alcances:

Para realizar los alcances se debe colocar los dedos

siempre sobre las teclas guías y de ahí se mueven hacia

arriba y hacia abajo según las teclas que se vayan a usar.

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Al hacer el alcance a las teclas de abajo, los dedos se

mueven diagonalmente, según la inclinación natural del

teclado.

También se mueven diagonalmente al hacer el alcance

a las teclas de arriba.

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En cada una de las hileras del teclado, al dedo índice

de cada mano le corresponde golpear dos teclas.

Ejemplo del uso del teclado:

15 Centrado de título:

Cuando se usa papel estándar de 8½ x 11 pulgadas

(21.5 x 28 cms.), el centro del papel en una máquina tipo

pica es 43, en la máquina tipo élite es de 51.

Mueva el carro al centro del papel, de manera que el

indicador marque 43 ó 51, según el tipo de su máquina.

Ejemplo de centrado de título:

Una hoja de papel estándar y sus dimensiones

8½ ó 102 espacios

10 esp. Pica = 1 pulgada

12 esp. Elite = 1 pulgada

11´´ = 66 espacios

Alineación del papel:

Para aprender alinear se necesita observar la línea

escrita y la distancia que hay entre el borde superior de

la escala de alineación y la base de las letras.

La posición de las letras en relación con las rayitas

verticales de la escala de alineación. Use como base

para esta observación la letra i o la letra l.

Retire el papel de su máquina.

Inserte el papel nuevamente en la máquina.

Desconecte la palanca libertadora del papel para que

usted pueda mover éste de un lado a otro hasta

encontrar la posición correcta de las letras con relación

a las rayitas verticales de la escala de alineación. Tan

pronto lo haya conseguido fije la palanca libertadora del

papel.

Mueva el cilindro hasta que usted logre colocar el

papel, de manera que la distancia entre el borde

superior de la escala de alineación y la base de las

letras sea exactamente igual a la que usted observó

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antes de retirar el papel. Suelte es espaciador variable

para que vuelva a su posición natural.

Una vez alineado el papel, escriba de nuevo la

oración encima de la que escribió al empezar este

ejercicio, estas deben coincidir exactamente, sino debe

repetir nuevamente.

Modelo de alineación del papel

Cómo hacer tablas:

Medidas para hacer tablas:

6 espacios de línea equivalen a veinticinco milímetros,

medidos verticalmente.

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10 espacios de tipo pica equivalen a 2½ centímetros,

medidos horizontalmente.

12 espacios de tipo élite equivalen a 2½ centímetros,

medidos horizontalmente.

Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 85 espacios

de tipo pica en una línea horizontal.

Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 66 espacios

de línea verticalmente.

Distribución de las tablas:

Las tablas normalmente constan de tres partes: un

título, los encabezados de las columnas, y el espacio

(que se deja al lado izquierdo de cada encabezado), el

cual es equivalente a una columna al planear la

distribución.

Alinee las palabras a la izquierda y los números a la

derecha.

Centre el título de las columnas, sacando el centro

después de contar los espacios que ocupa la línea más

larga que irá dentro de cada columna.

Espacios verticales:

Deje tres líneas de espacio entre el título y el subtítulo,

si es que lo hay, o entre el título y los encabezados de

las columnas. Deje dos líneas de espacio entre el

subtítulo y los encabezados de las columnas, y dos

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líneas de espacio entre los encabezados de las

columnas y las partidas que irán en ellas. Por lo tanto,

una tabla que tenga subtítulo tendrá diez líneas de

espacio, además de las que ocuparán las partidas que

se enumerarán. Si la tabla es muy corta, haga a doble

espacio el contenido de la misma para darle a la página

una apariencia equilibrada.

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Encabezados de las tablas:

Centre los títulos y subtítulos de las tablas en la misma

forma que centraría cualquier otro encabezado.

Fijar tabuladores a las tablas:

Fije el margen izquierdo en el lugar que haya

multiplicado el número de espacios que vaya a dejar en

cada columna. Este es el punto donde comenzará la

columna de la izquierda.

Cuente cada una de las letras de la línea más larga de

la columna y los espacios de separación que desee y

después fije el tabulador donde empezará la siguiente

columna.

Empezando en el punto donde se colocó el primer

tabulador, cuente un espacio para cada uno de los

caracteres de la línea más larga de la segunda columna

y para los espacios que desee para separar ésta, y fije el

tabulador donde empezará la siguiente columna.

Siga el mismo procedimiento hasta que haya fijado

todos los tabuladores que necesitará al principio de

cada columna.

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Ejemplo de tablas mostrando la alineación y espacios

correctos

Clasificación de Accionistas

Accionistas Porcentaje Acciones poseídas

Porcentaje

Mujeres 31.402 41.60 2.254.582 24.07

Hombres 23.285 30.84 2.161.751 23.08

Fiduciarios 14.658 19.42 1.488.444 15.89

Ctas. conjuntas 3.024 4.00 96.898 1.03

Instituciones 1.164 1.54 230.773 2.46

Corporaciones y sociedades

829 1.10 237.124 2.53

Nominales 511 0.68 319.73

1

24.77

Agentes 266 0.35 2.319.73

1

3.16

Compañías aseguradoras

233 0.31 295.98

7

2.19

Sociedades de inversionistas

118 0.16 204.72

9

0.82

75.490 100.00 9.366.478

100.00

BIBLIOGRAFÍA

Enciclopedia de la Secretaria. Tomo II. Océano Grupo

Editorial.

INCE. Secretariado. Mecanografía. Formación Comercial.

1975. Caracas Venezuela.

Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la

Secretaria. Editorial continental. S.A., México.

Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones.

Edición 1998. Madrid España.

21

Técnicas Mecanográficas Modernas. Cuarta Edición.

McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE MÉXICO, S.A.

Obregón, Carlos. Mecanografía al tacto. Editorial Trillas.

Uribe, Ardila. Secretariado Comercial. Segunda Edición.

Colección Bolivariana.

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