Guía de Buenas Prácticas Comunicaciones Uniandinos
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1 PROCESO DE COMUNICACIONES
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Guía de Buenas Prácticas Comunicaciones Uniandinos
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U N T R A B A J O E N E Q U I P Op a r a t o d o s
COMUNICACION
ES
UNIA
NDIN
OS
ABRIL
201
5
ENTRE A:HTTP://ISSUU.COM/UNIANDINOS/docs/PECO
¿YA CONOCE EL
PECO?PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACION
P ROCESO D E COMUN I CAC IO N E S
´ ´
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Buenas PrácticasPROCESO DE COMUNICACIONES
VERSIÓN ONLINE:http://issuu.com/uniandinos/docs/practicascomunicaciones
EDICIÓN COMUNICACIONES
SUBDIRECTORA DECOMUNICACIONES
Irma Yenny Rojas Jovel
DISEÑO Y DIAGRAMACIÓNCOMUNICACIONES
Kelly Castañeda Rua
www.uniandinos.org.coBogotá - Colombia
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ContenidoPRESENTACIÓN 4
BUENAS PRÁCTICAS GENERALES 6
ENTREGA DE PIEZAS GRÁFICAS 8
ENVÍO DE MAILING 10
REDES SOCIALES 12
PUBLICACIÓN DE EVENTOS EN PÁGINA WEB 14
MATRIZ DE MEDIOS 16
TIPS GENERALES DE COMUNICACIÓN 18
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Esta Guía de Buenas Prácticas pretende ser un documento de consulta frente a los principales y más frecuentes procesos y procedimientos de la Subdirección de Comunicaciones, a fin de facilitar la comprensión de la dinámica del proceso de comunicar y las responsabilidades compartidas para el logro de un buen resultado para la or-ganización.
La comunicación en Uniandinos debe ser enten-dida como un proceso dinámico de construcción colectiva. Este debe darse con un adecuado uso del lenguaje, de connotación positiva y tener ca-racterísticas de respeto, veracidad, oportunidad, responsabilidad y cumplimiento.
Presentación1
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Buenas PrácticasGenerales
Si requiere cualquier servicio de Comunicaciones, debe diligenciar completa y detalladamente el Brief, a través del siguiente link ( http://goo.gl/RzkEwd ) y luego notifíquelo a través del [email protected]
La solicitud será ingresada al tráfico interno del proceso el siguiente día hábil. Se informará al responsable de la solicitud la fecha prevista de entrega de la pieza y la propuesta para el plan de divulgación. (El tiempo promedio de respuesta será entre 4 y 6 días hábiles).
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Si la solicitud corresponde a un evento, éste se publicará en la página web, en un plazo máximo de 2 días hábiles des-pués de recibir la información.
Es importante anotar que la información que esté publicada en web los miércoles an-tes del 1 y 15 de cada mes, será incluida en las agendas temáticas quincenales.
El tiempo promedio de respuesta será entre 4 y 6 días
hábiles.
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Entrega de piezasgráficasLa propuesta visual de la pieza se enviará vía mail, al profesional del capítulo con copia al solicitante directo y/o al representante del área interna para la respectiva aprobación.
En caso de requerir ajustes, los mismos se realizarán en un término no mayor a 2 días hábiles.
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Si una vez revisada la pieza con los ajustes solicitados se determina la nece-sidad de nuevos ajustes, la pieza será programada nuevamente como una solicitud inicial.
Una vez aprobada la pieza gráfica, se hará la divulgación a través de los dife-rentes canales.
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Si la pieza es para impresión,
recuerde validar con Comunicaciones las caracteristicas del archivo que debe
enviar al proveedor.
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Envío de mailingPara el envío se usará la pieza previamente aprobada y la información publicada en web; se harán a través de la plataforma institucional.
El Capítulo o Área responsable de la solicitud podrá sugerir las bases de datos que sean pertinentes para realizar el envío.
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Para conocimiento de los capítulos y las áreas, desde Comunicaciones se enviará el test mail previo al envío del mailing.
Se usarán asuntos cortos que puedan despertar el interés del lector. Se sugieren entre 5 y 8 palabras; pueden ser sugeridos en la solicitud inicial por parte del Área o Capítulo correspondiente.
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Si el mailing contiene imagen, debe incluir un texto introductorio como buena práctica para evitar el catálogo de spam y para superar los filtros en servidores que no permitan visualizar imágenes.
Semanalmente se hará un máximo de 4 envíos a toda la base de datos. Será una prioridad segmentar adecuadamente para evitar la saturación.
En cumplimiento de la Ley Habeas Data, se retirará de la base de datos a aquellas personas que realicen la solicitud de cancelar suscripción. Dicha opción deberá estar presente en todos los envíos realizados.
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Redes SocialesUniandinos cuenta con presencia en tres redes sociales (Facebook, Twitter y LinkedIn); éstas se han perfilado de acuerdo a intereses así: Facebook: divulgación. Twitter : cubrimiento. LinkedIn: contenido.
La estructura de los contenidos de las redes sociales debe tener como enfoque principal informar. En ocasiones se podrá atraer al público con contenidos de entretenimiento.
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5.3 Se recomienda el uso de hashtag como táctica de posicionamiento. Los contenidos publicados en cualquier red social y que hagan referencia a informaciones institucionales deben etiquetarse con #Soyuniandino, además deben llevar la etiqueta del Capítulo o Área correspondiente. Ejemplo: #ASU, #Emprenandinos etc.
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En caso de utilizar de manera visible URL’s, se recomienda acortarlas usando herramientas como www.bit.ly o https://goo.gl/, que permitan disminuir el uso de caracteres en un tuit, así como monitorear los indicadores que genera un servicio como este: clics, ubicación geográfica de quienes vieron la URL, horas en que más se produjeron clics sobre una información, etc.
La información brindada en los perfiles corporativos siempre será de carácter corporativa y/o institucional, excluyendo completamente la opinión personal de las personas a cargo de las redes.
Se recomienda la publicación de contenidos que fortalezcan la imagen positiva de la asociación, tales como premios, méritos y reconocimientos.
Se deben manejar de manera responsable las diferentes cuentas en dispositivos móviles. Por ejemplo, no dejar un celular o tableta en lugares expuestos a personas ajenas, así como mantener una contraseña para el acceso al dispositivo.
Se recomienda no usar la opción de “recordar contraseña y cuenta” que proporcionan las redes sociales.
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Publicación deeventos en Página WebLos títulos deben ser cortos. Se recomienda hasta 7 palabras. Es necesario especificar en la solicitud si se trata de un taller o conferencia.
En caso de que sea un evento con costo, es necesario adicionar la fecha límite de pago, de lo contrario el evento no podrá ser publicado.
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El espacio de resumen tiene un límite de 150 caracteres. Funciona como Twitter, allí se debe precisar la idea central del evento.
La información frente a cupos disponibles debe estar definida desde la solicitud. En caso de modificar los cupos después de publicado el evento es importante notificar a Comunicaciones para ampliar la divulgación o detenerla. Si el evento está sujeto a un número mínimo de cupos o conformación de grupos, es importante informarlo desde la solicitud; así mismo es prioritario informar oportunamente a Comunicaciones en caso de cancelación del evento.
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Las dimensiones de la imagen que acompaña a los eventos, son de 750 x 350 px. Si no cuenta con la imagen en este tamaño pero tiene un referente, puede enviarlo a [email protected] o a [email protected]
Para una adecuada comunicación del evento es importante contar con una descripción breve y completa de aquello que los asistentes encontrarán en él. Mecánica, tipo de evento, objetivo y requisitos, entre otros.
Es ideal ser conciso en la información. Use un lenguaje amable, neutral y en tercera persona. Ejemplo: “Salimos de la Sede Nacional a las 7:00 a.m.” Lo ideal: “La salida será desde la Sede Nacional a las 7:00 a.m.”
La información del conferencista resulta determinante en la importancia del evento. Sin embargo, adicionar demasiados datos no invita a la lecturabilidad. Es importante destacar lo más importante, agregar títulos o cargos de mayor relevancia y aquellos que el invitado desempeña en la actualidad.
Es ideal ser conciso en la información. Use un lenguaje amable, neutral y en tercera persona.
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Matriz de MediosCANAL DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD
Revista Séneca
Medio de comunicación impreso con mayor alcance. 11.000 ediciones. Su objetivo es divulgar noticias y hechos de interés
de la comunidad Uniandina, comunicar el portafolio de servicios y resaltar a afiliados cobresalientes, entre otros temás de interés
para la comunidad Uniandina.
Trimestral
Página web
Principal canal de comunicación con los afiliados y la comunidad en general. Tiene como objetivo ser la presentación de la Organi-zación y sus servicios, así como canal de divulgación de eventos,
convocatorias, principales acontecimientos y noticias importantes.
Permanente
Redes Sociales
Red social cuyos principales usos son: divulgar eventos, generar tráfico a la página web, destacar servicios de la asociación,
interactuar con afiliados y generar posicionamiento.
Tipos de publicaciones: contenidos creativos, piezas gráficas con ciertas medidas, fotografías con citas o imágenes con títulos
atractivos y vídeos de no más de un minuto.
Permanente
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Redes Sociales
Red de seguidores que incentiva la comunicación en tiempo real acerca de los acontecimientos y eventos. Se usa principalmente para divulgar información en tiempo real, hacer menciones con
entidades o personas participantes en eventos. Para generar viralización, facilitar el posicionamiento de la organización, a través de las menciones realizadas por los conferencistas, personalidades
y crear contenido de valor para la comunidad.
Permanente
Redes Sociales
Red social para profesionales y empresas, con el objetivo de generar networking y establecer redes de contactos con otros profesionales. Se usa principalmente para divulgar información de carácter profesional, generar contenido de valor y publicar e invitar a las personas a participar en eventos de: networking,
búsqueda de empleo, conferencias de fortalecimiento profesional.
Permanente
MailingCanal de comunicación directa con los afiliados a través del co-
rreo electrónico. Se usa principalmente para divulgar información y comunicaciones importantes de la organización.
Permanente
SemanarioAgenda de eventos diseñada con el fin de mantener informados a los Uniandinos acerca de los diferentes eventos que se realizarán
cada semana.Semanal
Agendas TemáticasAgenda quincenal de eventos, segmentada de acuerdo con la cate-gorización presente en la página. Existen actualmente tres agendas: • Académico y Solidario • Lúdico, Social y Deportivo • Cultural.
Quincenal
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Tips generalesde Comunicación
Corroborar siempre la información que se recibe sobre el evento. En comunicación siempre es mejor preguntar que suponer.
Registrar la información lo más completa posible, tanto en el brief de solicitudes como en la web, en caso de que seas responsable de subir el evento.
Si tienes referentes visuales o información adicional que adjuntar, por favor envíalos vía mail.
Recuerda que en caso de ser necesario, los cambios de información de un evento sólo podrán hacerse hasta el día antes de la fecha prevista; ya que no es posible realizar modificaciones el mismo día.
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Es recomendable que la solicitud o publicación se realice por lo menos 3 semanas antes de la realización del evento.
Si eres profesional de Capítulos y tienes alguna duda en la divulgación, por favor, consulta con el área de Comunicaciones antes de informar al organizador del evento.
Descarga el listado de afiliados inscritos y dale uso adecuado a sus datos.
Cualquier cambio de un evento publicado solo debe realizarse con autorización del Área de Comunicaciones.
Es importante contar con información clara y oportuna. La credibilidad de Uniandinos la construímos todos.
“Estamos para apoyarte en todo cuanto desees comunicar, así que
no dudes en contactarnos”.SUBDIRECTORA DE COMUNICACIONES:
Irma Yenny Rojas [email protected]
Ext.308
COORDINADORA DE COMUNICACIONES:Cristina Forero Rodríguez
PERIODISTA DE COMUNICACIONES:Yulieth Mora Garzón
COMMUNITY MANAGER:Omar Gonzalez Pinto
DISEÑADOR GRÁFICO:Manuel Alejandro Saenz Pinilla
[email protected]. 166
DISEÑADORA GRÁFICA:Kelly Johanna Castañeda [email protected]
Ext. 105
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COMUNICACION
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¿YA CONOCE EL
PECO?PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACION
P ROCESO D E COMUN I CAC IO N E S
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