Guia 1 Manual de funciones y perfiles de los Cargos … · Liborio Cuellar, Firma Miembro de...

Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers

República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Diagnóstico, diseño e implementación de procesos pa ra la modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE LOS CARGOS

NOVIEMBRE DE 2011


2

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha [dd/mm/yy]

Elaborado por: Razón de la actualización

1.0 01/04/07

Equipo consultor Elaboración del Documento

2.0 12/11/11 Modernización, SGC, Despacho del Secretario

Actualización del Documento

Revisado por: Liliana Munar Bohórquez Gerente Regional Liborio Cuellar Fecha: ______________ [01/04/07]

Aprobado por:

<Nombre y Firma> Interventoría Fecha: ___________ [dd/mm/yy]

<Nombre y Firma> Ministerio de Educación Nacional Fecha: ___________ [dd/mm/yy]


3

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................. 11

1.1. ANTECEDENTES ....................................................................................... 11 1.2. ALCANCE ................................................................................................ 12

2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE MAGDALENA ......................................... ........................................... 14

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA ................................ ................................ 15

3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA POR ÁREAS ............................ 15 3.2. ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTOS DE TRABAJO ................................ 18

4. ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES DE CADA UNA. (SEGÚN EL NUMERAL 3) ................. ..................... 30

5. DESCRIPCIÓN DE COMITÉS ............................................ 109

5.1. COMITÉ DIRECTIVO ................................................................................ 109 5.2. COMITÉ DE CALIDAD EDUCATIVA ............................................................. 113 5.3. COMITÉ DEPARTAMENTAL DE FORMACIÓN DOCENTE ................................ 115 5.4. COMITÉ DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR E INCENTIVOS .............................. 117 5.5. COMITÉ DEL FONDO DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO .......... 119 5.6. COMITÉ ESPECIAL DE DOCENTES AMENAZADOS O DESPLAZADOS ............. 121 5.7 . ............................................................... COMITÉ DE COBERTURA

108

6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS ........... 125

6.1. DEPENDENCIA DESPACHO DE LA SECRETARÍA DEL PRIMER NIVEL

6.1.1. Funciones y perfil del cargo Secretario de Despacho……………………………………………………...……………………...115

6.1.2. Funciones y perfil del cargo Secretario Ejecutivo de Despacho………………………………………………………………...…………...119

6.1.3. Conductor ………………………………………………………………….123

6.1.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones)……………………………………………………………………126


4

6.2. DEPENDENCIA PLANEACIÓN DEL SEGUNDO NIVEL………………...130

6.2.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Es pecializado de Planeación…… ……………………..……………………………………………….130

6.2.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Análisis Sectorial……………………………………………………………………………..136

6.2.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Planes, Programas y Proyectos………………………………………………………….....142.

2.4. Funciones y perfil del cargo Profesiona l Universitario del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión………………………………………………… …………………………….146


5

6.2.5. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Planeación………………………………………………………………………………152

6.3. DEPENDENCIA JURÍDICA DEL SEGUNDO NIVEL…………………………………………………………………..………………..157

6.3.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Jurídica…………………………………………………………………………………..157

6.3.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica…………………………………………………………………………………162

6.4. DEPENDENCIA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SEGUNDO NIVEL………………………………………………………………………………….166

6.4.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia………………………………………………………………………………166

6.4.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia………………………………………………………………..172

6.4.3. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia………………………………………………………………………..……….176

6.5. DEPENDENCIA CALIDAD EDUCATIVA DEL SEGUNDO NIVEL……………………………………………………………………………………180

6.5.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Calidad Educativa………………………………………………………………………………..180

6.5.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Evaluación Educativa………………………………………………………………………………183


6

6.5.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la Evaluación Educativa…………………………………………………..188

6.5.4 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Mejoramiento…..192

6.5.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al Mejoramiento…………………………………………………………...196

6.5.7. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Calidad Educativa………………………………………………………………………………..201


7

6.6. DEPENDENCIA COBERTURA DEL SEGUNDO NIVEL ……………...205

6.6.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Cobertura…………………………………………………………………………….….205

6.6.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Acceso…………………………………………………………………………………...209

6.6.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Permanencia…………………………………………………………………………....213

6.6.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al Acceso…………………………………………………………………………………..217

6.6.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la Permanencia……………………………………………………………………………223

6.6.6. Funciones y del cargo Técnico Operativo de Cobertura………………………………………………………………………………..227

6.7. DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SEGUNDO NIVEL………………………………………………………………………………….231

6.7.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Administrativa y Financiera…………………………………………………………………231

6.7.2. Funciones y Perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera…………………………………………………………………238

6.7.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Talento Humano………………………………………………………………………………….241

6.7.4. Funciones y perfil del cargo Auxiliar administrativo de Talento Humano………………………………………………………………………………….247


8

6.7.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina)………………………..…………………………………………….250

6.7.6. Funciones y Perfil del cargo Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina)…………………………………………………………………………………254

6.7.7. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano(Bienestar-Salud Ocupacional)………………………..……...257

6.7.8. Funciones del cargo Técnico Operativo de Talento Humano (Bienestar y Salud Ocupacional)……………………………….…………………….262

6.7.9. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)…………………………….266

6.7.10. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)………………………………..…….270

6.7.11. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Hojas de Vida)………………………………………………………………274

6.7.12. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)………………………………………277

6.7.13. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)………………………………………281

6.7.14. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)…………………….……286

6.7.15. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)………….………….288

6.7.16 Funciones y Perfil del Cargo Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)………………………….291


9

6.7.17. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Atención al Ciudadano y Correspondencia……...………………………………………………….293

6.7.18. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Atención al Ciudadano…..297

6.7.19. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios…………………………………………………………………..300

6.7.20. Funciones y Perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Gestión Administrativa de Bienes y Servicios……..…………………………………………304

6.7.21. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios……………………..…………………………………………...307

6.7.22. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Servicios Informáticos……………………………………………………………………………311

6.7.23. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Servicios Informáticos…………….……………………………………………………316

6.7.24. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Financiera………………………………………………………………………….……321

6.7.25. Funciones y perfil del cargo Auxiliar de Financiera……………………325


10

6.7.26. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)………………………………………327

6.7.27. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)………………………………………330

6.7.28. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Presupuesto)……………………………………………………………..334

6.7.17. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad)……………………………………………………………337

7. FUNCIONES DE LOS CARGOS SUPERVISOR Y DIRECTOR DE NÚCLEO EDUCATIVO ...................... ..................... 341

8. ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE ESTRUCTURA ......................................................................... 3502


11

INTRODUCCIÓN

Este Manual es un instrumento de Administración de Personal mediante el cual se establece la estructura organizacional, las funciones y los perfiles exigidos para el desempeño de los empleos que conforman la planta de personal de la Secretaría de Educación de Magdalena.

El documento recopila la información correspondiente al que hacer de los funcionarios en cada uno de sus cargos, describiendo la participación de cada cargo en los procesos, subprocesos y actividades diseñados y de acuerdo con el nivel ocupacional del cargo, el perfil que requiere el titular en términos de educación, experiencia y competencias. También se describe las responsabilidades asignadas y el funcionamiento de los diferentes comités que apoyan la ejecución de determinados procesos en la Secretaría. De la misma manera dentro del ejercicio de estructura se determina la planta de personal básica necesaria para que la Secretaría funcione de manera adecuada y eficiente, con base en las cargas de trabajo calculadas a partir de las actividades que se ejecutan para desarrollar los diferentes subprocesos.

Está dirigido a cada uno de los servidores públicos de la Secretaría que aportan con su trabajo al cumplimiento de sus objetivos, así como a quien pueda estar interesado en conocer información más detallada sobre la manera como está organizada la Secretaría en términos de distribución de cargos y responsabilidades de cada cargo.

1.1. Antecedentes

Al partir de este documento se da comienzo a establecer la estructura organizacional de la Secretaría y definir las estrategias para su implementación luego de la adopción a partir de la estructura de 70 cargos validada por el MEN. De esta manera y para lograr su implantación se describe una serie de actividades necesarias que la Secretaría debe cumplir para lograr la implantación formal de su estructura.

La definición de la estructura organizacional de las Secretarías parte de un referente conceptual denominado “Tipología de estructura para las Secretarías de Educación”, con el cual se puede llevar a cabo la implantación de los procesos diseñados dentro del marco del proyecto de diagnóstico, diseño e implantación de procesos para las secretarías de educación. Para la definición de las tipologías se hizo uso de la información de todas las Secretarías de Educación certificadas para así asegurar la solidez del referente.


12

Dentro del modelo se definieron 4 tipologías de estructura, las cuales corresponden a estructuras organizacionales acordes con una gestión por procesos y que varían dependiendo del tamaño de las secretarías y de su naturaleza (departamental o municipal y distrital). Cada una de las secretarías de educación certificadas fue clasificada en una de las 4 tipologías definidas. Cada estructura tipificada contempla las áreas necesarias para que una Secretaría certificada encargada de la administración del servicio educativo pueda ejecutar todos los procesos diseñados, tanto misionales como de apoyo.

Con el fin de facilitar la construcción de un referente para todas las secretarías, se utilizó tipos de cargos en lugar de grados específicos para cada uno. Estos tipos de cargos están basados en rangos que permiten diferenciar los roles de funcionarios dentro de un mismo nivel de carrera, de acuerdo con las características de su intervención en cada uno de los procesos. Los niveles de carrera son los niveles jerárquicos definidos por el Decreto 785 de 2005 para los Entes Territoriales.

La definición de perfiles se realizó con base en los tipos y rangos de cargos mencionados, con lo cual se procedió a elaborar la descripción y los perfiles específicos de cada uno de los cargos contemplando los requisitos mínimos en cuanto a estudios y a experiencia para cada cargo. Se definen igualmente los conocimientos específicos y áreas de estudios para cada cargo.

1.2. Alcance

Tomando en consideración lo descrito anteriormente en éste documento se encontrará la propuesta de estructura. Esta propuesta es la base para la definición de los funcionarios asignados para la implantación de los procesos en la secretaría. Una vez inicie la implantación de procesos, se procederá a elaborar la propuesta definitiva de estructura – incluyendo perfiles, planta de cargos y costeo, teniendo en cuenta las particularidades de cada secretaría en cuanto a cargas de trabajo, perfiles de cargos, niveles de carrera y asignaciones salariales. Los perfiles de los cargos – principalmente los misionales – fueron enriquecidos con las definiciones de cargos que se manejan al interior del Ministerio de Educación para la ejecución de los ejes de política del sector.

Adicionalmente, la estructura propuesta contempla la existencia de instancias o unidades desconcentradas a través de las cuales una Secretaría de Educación organiza la administración de la educación en sus respectivas jurisdicciones y coordina acciones con Municipios no certificados (en secretarías departamentales) cuando las condiciones geográficas lo ameritan. Estas unidades serán coordinadas por el área Administrativa y Financiera dentro de cada Secretaría y apoyarán principalmente la ejecución de los procesos misionales relacionados con proyectos, calidad y cobertura y los de inspección y vigilancia en


13

un territorio específico. En este orden de ideas, cada parte del territorio contará al menos con un cargo con funciones de apoyo y con otro diferente con funciones de control. Esta división del territorio debe corresponder a lo que haya definido la Secretaría para administrar el servicio educativo – llámese núcleo, región, comuna, corregimiento, localidad. Es responsabilidad de cada Secretaría definir esta división y se espera que esté alineada con el esquema administrativo que haya definido el ente territorial respectivo con el fin de evitar conflictos administrativos.

Así mismo y teniendo en cuenta que la implantación de los procesos dentro de las secretarías puede requerir la asignación de Directores de Núcleo o Supervisores a su ejecución, se incluye dentro de este documento un numeral adicional que da claridad acerca de la definición de funciones para estos cargos siguiendo los lineamientos definidos por la Ley 715 de 2001.


14

2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE MAGDALENA

El aporte que cada funcionario da a su cargo debe estar alineado a la estrategia de la entidad; misión, visión y objetivos de calidad. Para que el lector logre una contextualización y una mirada general a la razón de ser de la Secretaría a continuación se describe la visión, la misión y sus objetivos.

Misión

Garantizar la Planeación, dirección, ejecución y control de las políticas que contribuyan a elevar el nivel de calidad al sector educativo en el Departamento, conjugando la optimización del Saber, la búsqueda de conocimiento y la realización de planes y políticas gubernamentales en cumplimiento a las normas legales vigentes.

Visión

Ser la dependencia que satisfaga las necesidades y llene las expectativas de la población Magdalenense en materia educativa, consolidando un modelo piloto de educación, con capacidad de transformación e interlocución a través de las acciones que conlleven a fortalecer la adquisición de conocimientos, en busca de la excelencia, participación, y emancipación del individuo en la sociedad.

Objetivos de calidad

Con el ánimo de asegurar la medición y controlar el SGC frente al servicio que se presta se han definido los siguientes objetivos de acuerdo con las funciones y niveles pertinentes de operación:

• Aportar los lineamientos técnicos y pedagógicos que faciliten la ejecución de la política educativa departamental permitiendo el mejoramiento de la cobertura, calidad, y eficiencia del sector a fin de contribuir a la equidad social.

• Implementar un programa de mejoramiento para el desarrollo de los procesos intelectuales, interpretativos, propositivos y argumentativos en todos los niveles 4. Establecer estrategias tecnológicas y administrativas


15

y pedagógicas para fortalecer la educación media técnica para el desarrollo de competencias laborales, acorde con la vocación de las subregiones.

• Desarrollar la cultura de proyectos sociales y pedagógicos, que contribuyan al desarrollo de valores éticos, la cultura ciudadana y la sostenibilidad ambiental.

• Contribuir al desarrollo socioeconómico y mejoramiento de la calidad de vida de las poblaciones iletradas del Departamento del Magdalena con el programa Revolución Educativa El Magdalena Aprende.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA

3.1. Estructura Organizacional Propuesta por áreas

Esta estructura es el resultado de las tipificaciones trabajadas y definidas con el Ministerio de Educación Nacional, resultado del análisis de diferentes variables y de los procesos definidos en la cadena de valor; una vez efectuado el análisis anterior el resultado que se obtiene es la ubicación de la Secretaría de Educación en algunas de las tipificaciones definidas. En esta estructura se muestra la Secretaría de Educación por áreas de trabajo para visualizar de manera general la conformación de la misma.


16


REPÙBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

GOBERNACION DEL MAGDALENA


ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional

ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO Fecha: 17/11/10

DESPACHO

INSPECCIÒN Y VIGILANCIA

JURÌDICA

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CALIDAD COBERTURA

PLANEACIÒN


3.2. Estructura Propuesta por puestos de trabajo

El origen de esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de procesos, la asignación de cargos a las actividades de los procesos y de las cargas de trabajo que se midieron en la fase de diagnóstico para poder establecer el número de personas por cargos.

La estructura organizacional se conforma por cinco niveles, los cuales se definen de la siguiente manera:

Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, planes y programas

Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos del nivel directivo.

Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les puede corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.

Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.

Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.


19

20


Auxiliar Administrativo

Secretario de Despacho G06,C020 1

Nivel: 1 Directivo

Nivel: 2 Asesor

Nivel: 3 Profesional

Profesional Universitario Apoyo a Talento Humano

G03,C219 ( Nómina) 1

Profesional Universitario G03,C219 apoyo a Talento

Humano (Bienestar - Salud Ocupacional)

Profesional Universitario G04, C219 Talento Humano

1

1

Profesional Especializado G05, C222 de Administrativa

y Financiera 1

1 1

Auxiliar Administrativo G10 ,C407 de Talento Humano 1

Nivel: 5 Asistencial

Nivel: 4 Técnico

ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 28/11/11

ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO


Profesional Universitario de Apoyo

a Talento Humano G03,C219 (Escalafón

Carrera Administrativa)

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano

G03,C219 (Planta, Nombramiento e Inducción))

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano G03,C219

(Prestaciones Sociales del Magisterio)

Profesional Universitario G03,C219 de Atención al

Ciudadano y Correspondencia

1 1

1

2

Técnico Operativo de Talento Humano G03,C314 (Nómina)

Técnico Operativo G03,C314 de Apoyo a Talento Humano (

(Hojas de Vida)

Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano G03,C314

(bienestar - Salud Ocupacional)

Técnico Operativo de Apoyo a Talento

Humano G03,C314 (Escalafón y Carrera

Administrativa)


HumanoG03,C314 (Prestaciones Sociales del

Magisterio)

Técnico Operativo G03,C314 de Atención

al Ciudadano


Humano G03,C314 C219 (Planta,

Nombramiento e Inducción)

1 1 1 2

5

1 1

Auxiliar Administrativo de Apoyo al Talento Humano G10, C407

(Prestaciones Sociales del Magisterio) 1

21




Secretario de Despacho G06, C020 1

Nivel: 1 Directivo

Nivel: 2 Asesor

Nivel: 3 Profesiona

l

Profesional Especializado G05, C222 de Jurídica

1

Profesional Especializado G05,C222 de Inspección y

Vigilancia

Profesional Especializado G05,C222 de Planeación 1 1

Profesional Universitario

G02,C219 de Planes, Programas y Proyectos

Profesional Universitario G02,C219 de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión


G02,C219 de Análisis Sectorial

Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Inspección y vigilancia

Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a

Jurídica 2 1

1

1 1

Técnico Operativo G03,C314 de Planeación

Secretario Ejecutivo G11,C425

Auxiliar Administrativo G10,C407 de Inspección

y Vigilancia

Conductor G03

1

1 1 1


Nivel: 4 Técnico




Profesional Universitario de Despacho G02,C219

(Comunicaciones)

1

22




Nivel: 1 Directivo

Nivel: 2 Asesor


Profesional Universitario G03, C219 de Evaluación

Educativa 1

Profesional Especializado G05, C222 de Calidad Educativa

Profesional Especializado G05, C222 de Cobertura

Profesional Universitario G03, C219 de Acceso

Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo al Acceso

Profesional Universitario G03,C219 de Permanencia

Profesional Universitario G03, C219 de Mejoramiento

Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo Evaluación Educativa

1

1

3

Técnico Operativo G03,C314 de Cobertura

1


Nivel: 4 Técnico




Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a la Permanencia

Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a

Mejoramiento 3

1

3 3

1

Técnico Operativo G03,C314 de Calidad Educativa

1

1

23



Nivel: 1 Directivo

Nivel: 2 Asesor


Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a Gestión Administrativa

Bienes y Servicios 1

Profesional Universitario G03,C219 Gestión Administrativa de Bienes y

Servicios

Profesional Universitario G03, C219 de Financiera

1

1

Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a Servicios Informáticos


G02,C219 de Apoyo a Financiera

(Presupuesto)

Profesional Universitario G02,C219 de

Apoyo a Financiera (Contabilidad) 1

1

Auxiliar Administrativo G10,C407 de Administrativa y Financiera

Auxiliar Administrativo G10,C407 de Financiera 1 1


Nivel: 4 Técnico

Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 26/08/11



Profesional Especializado G05,C222 de Administración y Financiera

1

1

Técnico Operativo G03, C314 Apoyo a Financiera (Fondo de

Servicios Educativos) 1

Técnico Operativo G03,C314 de Gestión Administrativa de Bienes

y Servicios 1

1

Profesional Universitario G03,C219 de Servicios

Informáticos 1

Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)

1 1

ELABORO: SED del Magdalena

24


Planta de Personal Propuesta

# Código Grado Nombre del cargo

Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo

Número de

personas por cargo

1 020 06 Secretario de Despacho Despacho de la Secretaría 1

2 425 11 Secretario Ejecutivo Despacho de la Secretaría 1

3 482 03 Conductor Despacho de la Secretaría 1

4 219 02 Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones)

Despacho de la Secretaría 1

5 222 05 Profesional Especializado de Planeación Planeación 1

6 219 02 Profesional Universitario de Análisis Sectorial Planeación 1

7 219 02 Profesional Universitario de Planes, Programas y Proyectos Planeación 1

8 219 02 Profesional Universitario de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión

Planeación 1

9 314 03 Técnico Operativo de Planeación. Planeación 1

10 222 05 Profesional Especializado de Jurídica Jurídica 1

11 210 02 Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica

Jurídica 2

25




Número de

personas por cargo

12 222 05 Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia

Inspección y Vigilancia 1

13 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia.


14 407 10 Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia.


15 222 05 Profesional Especializado de Calidad Educativa.

Calidad Educativa 1

16 219 03 Profesional Universitario de Evaluación Educativa.

Calidad Educativa 1

17 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a la Evaluación Educativa

Calidad Educativa 3

18 219 03 Profesional Universitario de Mejoramiento

Calidad Educativa 1

19 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Mejoramiento

Calidad Educativa 3

20 314 03 Técnico Operativo de Calidad Educativa

Calidad Educativa 1

21 222 05 Profesional Especializado de Cobertura Cobertura 1

22 219 03 Profesional Universitario de Acceso Cobertura 1

23 219 03 Profesional Universitario de Permanencia Cobertura 1

26




Número de

personas por cargo

24 219 02 Profesional Universitario de Apoyo al Acceso Cobertura 3

25 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Permanencia Cobertura 3

26 314 03 Técnico Operativo de Cobertura Cobertura 1

27 222 05 Profesional Especializado de Administrativa y Financiera

Administrativa y Financiera

1

28 407 10 Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera.


1

29 219 04 Profesional Universitario de Talento Humano


1

30 407 10 Auxiliar administrativo de Talento Humano

Administrativa y Financiera 1

31 219 03 Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina)


32 314 03 Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina)


33 219 03 Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional)


1

34 314 03 Técnico Operativo de Talento Humano (Bienestar y Salud Ocupacional)


27




Número de

personas por cargo

35 219 03

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)


36 314 03 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa).


37 314 03 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Hojas de Vida)


38 219 03

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)


1

39 314 03 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)


1

40 219 03

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)


41 314 03 Técnico Operativo Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)


42 407 10 Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)


43 219 03 Profesional Universitario de Servicio de Atención al


28




Número de

personas por cargo

Ciudadano

44 314 03 Técnico Operativo de Atención al Ciudadano


45 219 03 Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios


1

46 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.


47 314 03 Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios


1

48 219 03 Profesional Universitario de Servicios Informáticos


49 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Servicios Informáticos


1

50 219 03 Profesional Universitario de Financiera


1

51 407 10 Auxiliar de Financiera Administrativa y Financiera

1

52 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)


1

53 314 03 Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)


29




Número de

personas por cargo

54 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Presupuesto)


1

55 219 02 Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad)


1

TOTAL CARGOS 70

30


4. ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES DE CA DA UNA. (SEGÚN EL NUMERAL 3)

Nombre de los

procesos

Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia

Calidad Educativa

Cobertura Administrativa y Financiera

A01. Análisis de la información estratégica educativa

Identificar, recopilar, analizar y caracterizar la información necesaria para el análisis de la información estratégica del sector

Identificar y calcular los indicadores estadísticos más representativos para cada eje de política y con base en estos datos identificar tendencias y definir proyecciones.

Verificar que los aspectos definidos en el plan de desarrollo educativo vigente estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales.

31


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Identificar los elementos claves de interés para la Secretaría.

Analizar los resultados obtenidos utilizando técnicas de análisis de problemas como los diagramas de causa-efecto, o el método Delphi.

Desarrollar la matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas de acuerdo al análisis efectuado

Generar el diagnóstico estratégico del sector y el boletín estadístico de la Secretaría de Educación

A02. Formulación y aprobación

Sustentar ante el Consejo de Gobierno el

Definir el momento en que se va a

Verificar y aprobar que esté bien





32


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


del plan de desarrollo educativo

Plan de Acción de la Secretaría de Educación para su aprobación

realizar el análisis y/o definición de estrategias, si se va a realizar el plan de desarrollo educativo para la Secretaría de Educación o se va a realizar el ó los ajustes generados periódicamente al plan de desarrollo.

Recopilar los documentos generados dentro del diagnóstico estratégico del sector.

Realizar los ajustes requeridos a el ó los elementos del componente estratégico

Definir, revisar o actualizar la información necesaria para definir el componente estratégico y/o programático del Plan de Desarrollo

definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.

Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.

definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo

Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan







Recibir el Plan Operativo Anual de Inversión para generar el Presupuesto final de la Secretaría de Educación

33


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Educativo.

Convocar al Comité directivo y a la comunidad educativa para realizar el análisis de este marco estratégico y registrar los ajustes establecidos en la mesa de trabajo.

Recopilar y analizar la información financiera y el componente estratégico y/o programático del Plan de Desarrollo Educativo.

Junto con el Ente Territorial, definir la inversión necesaria para cubrir los programas y proyectos definidos en el componente estratégico y/o programático, analizar las fuentes de

34


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


financiamiento y definir el presupuesto disponible para la SE.

Priorizar los programas y los proyectos, garantizando que éstos cuenten con los aspectos mínimos de la política nacional y verificar que la inversión para cubrir los programas y proyectos sea menor o igual al presupuesto definido.

Generar y verificar el Plan plurianual de inversiones de la SE.

Consolidar el documento definitivo del Plan de Desarrollo Educativo y verificar su nivel de formulación.

Obtener la consolidación definitiva del

35


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Plan de Desarrollo Educativo y presentarlo al Comité directivo.

Realizar los trámites respectivos para presentar el Plan ante la Entidad Territorial competente para su aprobación.

Extraer del plan de desarrollo educativo los elementos para poder construir el plan indicativo. Diligenciar la matriz del plan indicativo y asignar ponderaciones a cada objetivo, programa y proyecto definido.

Generar el plan indicativo definitivo y comunicarlo a las personas interesadas, enviando copia

36


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


al Ministerio de Educación Nacional.

Coordinar, dirigir, apoyar y orientar, el proceso de elaboración de planes de acción.

Realizar seguimiento anual al plan de acción para verificar su cumplimiento y enviar informe de gestión al Ente Territorial.

Recopilar y priorizar los programas, subprogramas, proyectos, metas e indicadores definidos en el Plan de Desarrollo Educativo.

De acuerdo a la priorización de proyectos definida en el plan de inversiones y a los recursos disponibles en

37


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


la Secretaría definir el POAI

Una vez aprobado el presupuesto, coordinar el reajuste del POAI y en conjunto con cada líder la asignación de recursos para cada proyecto.

A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educativos

Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su

Consolidar el Plan de Asistencia Técnica de la Secretaría.

Generar y divulgar la Agenda coordinada de asistencia técnica de la Secretaría previa aprobación.

Generar y ajustar cuando se requiera, el informe de asistencia técnica consolidado.

Evaluar conjuntamente con las áreas
















38


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


ejecución.

Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.

Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica.

Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica

Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de

de la SE, la ejecución de la asistencia técnica.

Seleccionar y establecer la existencia de los registros, que son insumo para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.

Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los resultados de las auditorías realizadas en los procesos de la SE, con el fin de definir acciones para mejorar el desempeño de los procesos.

Analizar manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los registros insumo para este análisis y los resultados obtenidos los

ejecución.



Elaborar el Plan de asistencia técnica del área


Evaluar el informe de

ejecución.





ejecución.





ejecución.





ejecución.





39


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.

Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.

Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.

refleja en el informe de análisis de resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad, así como el plan de acción, que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones correctivas y preventivas establecidas.

asistencia técnica consolidado.


















A04. Evaluación

Medir los indicadores,







40


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


de Resultados

evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

Divulgar el Informe General del Sistema de Gestión de la Calidad al interior de la entidad.

Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos


Recolectar y analizar los registros para la revisión del SGC.

Elaborar y presentar al Comité directivo, el informe General del Sistema de Gestión de la Calidad.

Analizar los resultados de las metas y logros de los programas y proyectos de la vigencia fiscal.

Solicitar las acciones y recursos necesarios para los programas y proyectos rezagados con las metas, para que puedan cumplirlas en su totalidad.

Convocar al











41


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Comité directivo, para revisar la consistencia y contenido de los informes de seguimiento de programas y proyectos y el plan indicativo., y si es necesario hacer ajustes a los mismos

Consolidar los informes de Gestión del Tablero de Indicadores, seguimiento al plan indicativo y seguimiento a programas y proyectos.

Preparar el informe de gestión de la Secretaría de Educación, para que sea revisado, ajustado y aprobado por el Comité directivo.

Divulgar a través de los medios existentes, el

42


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Informe de Gestión aprobado por el Comité directivo.

Identificar los ajustes que sean necesarios al componente estratégico o programático del plan de desarrollo

B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos

Ingresar la información de cada iniciativa presentada por la Comunidad Educativa o las áreas de la Secretaría de Educación, en el módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA.

Asegurar el correcto diligenciamiento de los documentos del modulo de identificación, de la metodología general ajustada MGA, correspondiente

Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.

Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue





43


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


s a cada iniciativa.


Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.

Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del

inscrito.

Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del POAI

inscrito.


inscrito.


44


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


POAI

B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos

Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

Ejecución de las actividades del proyecto.

Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.


Recopilar la información de los proyectos formulados y registrados en el Banco Regional de Proyectos, los cuales están por ejecutar.

Comunicar la secuencia de iniciación de los proyectos, a cada uno de los gerentes asignados a los mismos.

Asegurar que el alcance, el cronograma, el equipo de trabajo y las premisas establecidas para cada proyecto, se mantengan, de lo contrario
















45


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


determinar la necesidad de ajustes al mismo.

En caso de evidenciarse la falta de información del programa o proyecto a los miembros del equipo, deberá gestionar y asegurar la entrega de la misma

Verificar las solicitudes de cambio recibidas y luego gestionar la consulta al Comité directivo, de las solicitudes de cambio a los proyectos, recibidas.

En caso, que el cambio, haya obligado a modificar la formulación del proyecto, asegurar que todos los ajustes se hayan

46


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


realizado.

Distribuir la documentación con la nueva formulación, a cada uno de los responsables de los proyectos, a los cuales se aprobó los cambios solicitados.

Administrar el archivo del proyecto, analizar informes y resultados del mismo y verificar a su finalización



47


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo

Definir los lineamientos, directrices, criterios y procedimientos del Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en su jurisdicción, con base en las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional, Municipal y Departamental.

Preparar jornadas de despliegue de los lineamientos a través de talleres de capacitación dirigidos a los directivos docentes, en coordinación con el grupo de recursos humanos de la Secretaría de Educación..

C02. Proyectar cupos

Preparar la auditoría externa y verificar en campo la

Acompañamiento continúo a los Establecimientos Educativos para el cálculo

48


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


veracidad y calidad de la información registrada en los reportes de proyección de cupos.

Analizar la viabilidad de los requerimientos de cada Establecimiento para ampliar su oferta educativa, concertar Acuerdos de Ampliación entre Establecimientos Educativos y apoyar la priorización de asignación de recursos para aprobarla.

Gestionar, coordinar y supervisar las transferencias por convenios de continuidad o a contratos de prestación de servicios de educación.

Acompañamiento continúo a los Establecimiento

de la oferta educativa y la identificación de estrategias y recursos necesarios para garantizar la continuidad.

Consolidar la información de los Establecimientos Educativos y realiza la validación de la información de matrícula del año lectivo vigente reportada en los anexos de la Resolución 166 por los Establecimientos Educativos.

Recolectar, verificar la consistencia y analizar los reportes de proyección de cupos diligenciados y entregados por los Establecimientos Educativos.

49


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


s Educativos para la ejecución del proceso.

Impartir la capacitación para el diligenciamiento de los formatos y apoyarlos en la elaboración de los mismos.

Asesorar a los Establecimientos Educativos en la definición de las estrategias que se utilizarán para garantizar la continuidad de los alumnos.

Consolidar los reportes de proyección de cupos de los Establecimientos Educativos de su jurisdicción para su análisis, verificación y posterior reporte al MEN.

Recibir información para conocer y actualizar la realidad del sector y

50


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


establecer estrategias macro

C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales

. Preparar, organizar y apoyar la ejecución del proceso.

Distribuir los formatos de prematrícula a los Establecimientos Educativos que lo requieran.

Liderar y coordinar el proceso para toda la jurisdicción de la Secretaría.

Determinar criterios de asignación de cupos y asignar cupos de traslado.

Gestionar la comunicación con las Entidades de Bienestar Social o Familiar para facilitar el acceso de los niños al

Identificar los cupos disponibles en los Establecimientos Educativos de su zona.

Consolidar solicitudes de Traslado y enviar información sobre resultado de traslados o transferencias.

Recibir y enviar respuesta de la solicitud de cupo.

Asignar cupos manual o automáticamente según criterios previamente determinados.

Distribuir los formatos de prematrícula a los Establecimientos Educativos que lo requieran.

51


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Sistema Educativo Oficial.

Garantizar la disponibilidad de cupos para los niños provenientes del las Entidades de Bienestar Social o Familiar.

Realizar acuerdos con Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción.

Solicitar Registro de los niños al Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción que requieren cupo para acceso en el Establecimiento Educativo.

Enviar a cada Establecimiento Educativo los formatos de los alumnos que debe atender.

Informar al acudiente o responsable,

52


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


sobre el EE donde será atendido el niño y el resultado de la asignación de cupos.

Coordinar con los EE la distribución de los formatos de inscripción de alumnos nuevos. Cuando aplique, asignar cupos manual o automáticamente según criterios previamente determinados.

Participar de la definición de los centros de distribución y acopio de los formatos de inscripción de alumnos nuevos.

C04. Registrar matrícula de cupos oficiales

Orientar al padre de familia para la ubicación de cupo disponible en Establecimientos Educativos de la Zona

Orientar al padre de familia para la ubicación de cupo disponible en Establecimientos Educativos de la Zona.

53


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula

Asegurar el cumplimiento de los ciclos de auditoría tanto en los Establecimientos Educativos como en la Secretaría de Educación, en lo referente a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

Revisar Informes de auditoría y actualizar información de matrícula. Identificar casos críticos y reportarlos a Asuntos Disciplinarios.

Recibir reportes de reserva de cupos de alumnos antiguos.

Realizar Auditoría externa a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en los Establecimientos Educativos y concertar Plan de Mejoramiento.

D01. Gestión de la evaluación educativa

Publicar cronograma de aplicación de las pruebas SABER en la página Web

Realizar la evaluación pertinente para la verificación de la correcta ubicación del Establecimiento Educativo en el régimen correcto, con el fin de generar el acto administrativo

Analizar y difundir los lineamientos y metodología para la incorporación de estándares para las competencias básicas.

Recibir,

Brindar asistencia técnico-pedagógica a los EE para la implementación de los estándares de competencias básicas.

Garantizar el

54


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


de clasificación respectivo.

organizar y remitir los cuadernillos de las pruebas SABER, reportando al MEN los deterioros.

Recibir los resultados de las pruebas SABER y de Estado por parte del ICFES.

Verificar la Estrategia para la aplicación de las pruebas SABER

Generar y ejecutar la estrategia planteada para realizar el ejercicio de evaluación de desempeño de Docentes y Directivos Docentes, a partir de los lineamientos y metodología del MEN.

Presentar al MEN los resultados

Directivo de las pruebas SABER participando en la ejecución de la logística de acuerdo con lo que se establezca con el ICFES.

Enviar y recibir la correspondencia interna y externa, conforme a lo dispuesto en el Proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

Realizar jornadas de sensibilización para promover la cultura de la evaluación, como una herramienta de mejoramiento.

Hacer seguimiento a los planes de acción de los EE para mejorar el desempeño de sus Docentes y Directivos

55


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


consolidados del ejercicio de evaluación de Docentes y Directivos Docentes.

Verificar si el plan de evaluación de docentes y directivos docentes cumple con los requisitos.

Preparar los instrumentos para alistamiento de la evaluación de docentes y directivos docentes

Revisar los criterios y elaborar o ajustar los instrumentos necesarios para la recolección de la información.

Prestar asistencia técnica a los Rectores para el proceso de la Auto-evaluación institucional en

Docentes.

Recolectar la información de las autoevaluaciones diligenciadas por los EE a su cargo, y realizar un consolidado.

Llevar a cabo seguimiento al proceso de Auto-evaluación institucional.

Realizar la contratación del equipo para la verificación de la información reportada por el establecimiento educativo.

56


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


instituciones no oficiales y oficiales, con el fin de estandarizar y facilitar el uso del instrumento definido por la SE.

Realizar jornadas de sensibilización sobre la importancia de la auto-evaluación como herramienta de mejoramiento y cambio cultural en la comunidad educativa.

Garantizar el análisis, promoción y socialización de los resultados de las evaluaciones, permitiendo facilitar la focalización de las acciones de apoyo a los EE con desempeño bajo. Así mismo identificar los que obtienen

57


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


buenos resultados para que sirvan de referencia en el mejoramiento de otros.

Verificar el cumplimiento de la estrategia de acompañamiento a EE con el Plan de Calidad Educativa.

Recopilar las autoevaluaciones correspondiente a los EE oficiales y la separa de los resultados de los EE privados.

Apoyarse en un grupo de expertos o ente externo con las competencias necesarias para garantizar el resultado del proceso de autoevaluación institucional.

Realizar los cálculos para la ubicación en el régimen que le corresponda a

58


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


cada EE privada y la determinación de las tarifas de conformidad con la reglamentación que expide el Ministerio de Educación.

Elaborar informe consolidado a nivel departamental de los resultados de la autoevaluación institucional.

Verificar el cumplimiento de la estrategia de acompañamiento para la autoevaluación institucional.

Analizar resultados de las pruebas saber, de autoevaluación e identificar fortalezas y debilidades institucionales

Verificar conformidad del plan de calidad

59


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


educativa con los requisitos

Formular proyectos de calidad educativa

Realizar seguimiento bimestral a acciones planeadas y evolución de indicadores

D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos.

Recibir la solicitud del EE para que la SE haga una asesoría en la elaboración del PEI y asignar un equipo de acompañamiento.

Revisar y aprobar los planes de acción derivados de los análisis de resultados de la revisión del PEI y la evaluación institucional.

Analizar la gestión de los EE, una vez sea ejecutada la

Liderar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, acompañamiento a los EE en la formulación o modificación del PEI acorde con su realidad.

Dar soporte en la formulación ó modificación del PEI y analizar la gestión de los EE, una vez se ha implementado el PEI.

Enviar y recibir la correspondencia interna y

60


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


implementación del PEI.

Verificar la alineación del plan de acompañamiento y las actividades planificadas.

Identificar la población objeto de acompañamiento para apoyar la formulación de los Planes de Mejoramiento Institucional PMI.

Diseñar la estrategia de acompañamiento, tanto para los EE que obtienen bajo desempeño en los PMI y como para los que presentan un excelente desempeño.

Identificar las principales debilidades de los EE en la formulación y/o gestión del PMI; esto para

externa, conforme a lo dispuesto en el Proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia.

Ejecutar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, y acompañamiento a los EE en la formulación del PMI acorde con su realidad.

Realizar y remitir resultados consolidados e informes de eficacia de la estrategia de acompañamiento utilizada por la SE.

Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que el EE involucre las estrategias pedagógicas transversales en su currículo, plan de estudios

61


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


plantear alternativas de solución ó estrategias para subsanar dichas carencias.

Verificar la conformidad del plan de acompañamiento.

Identificar de acuerdo con las evaluaciones, las necesidades de formación y capacitación. A partir de allí, definir estrategias y metodologías.

Hacer seguimiento al proceso; liderar y ejecutar planes.

Definir metas, objetivos y lineamientos de formación y capacitación.

Participar en el Comité Municipal de Formación y Capacitación

y en general en su PEI.

Asesorar y acompañar a los EE, en la articulación de los niveles.

Formular convenios que pueden requerir de un plan o programa especial.

Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que los EE hagan buen uso de los medios educativos asignados.

Desarrollar convenios que permitan suplir las necesidades de los EE.

Enviar convocatorias de experiencias significativas a los EE.

62


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Docente.

Facilitar recursos económicos, logísticos y procedímentales

Promover programa de Formación y Capacitación entre los docentes.

Recibir y evaluar informes finales de programas de investigación.

Coordinar las asesorías en la articulación de lo niveles educativos, fomentar los convenios con entidades externas, hacer seguimiento a los convenios y las actividades planificadas.

Identificar las principales debilidades de los EE en la articulación de

63


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


los niveles educativos, y plantear alternativas de solución ó estrategias para subsanar dichas carencias.

Identificar programas y proyectos necesarios para la articulación de los niveles educativos.

Verificar que los EE han cumplido con la articulación de los niveles educativos.

Identificar las necesidades de medios educativos de los EE y generar estrategia para la provisión y manejo de los mismos.

Analizar la gestión de los EE en el manejo de los medios asignados.

64


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Identificar las principales debilidades de los EE en el manejo adecuado de los medios educativos, y plantear alternativas de solución ó estrategias para subsanar dichas carencias.

Garantizar la difusión de las experiencias educativas con el fin de servir como base para el mejoramiento de los demás EE.

Preparación logística de los foros municipales y departamentales.

Analizar la gestión de los EE una vez se han incorporado las estrategias pedagógicas de ejes transversales.

65


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Verificar la alineación del Plan de experiencias significativas.

Analizar propuestas de proyectos.

E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través de Servicio de Atención al Ciudadano.












Recibir, revisar, registrar y dar solución o hacer seguimiento a las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites.

Archivar la información soporte remitida al área.

66


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.






Realizar el tratamiento requerido (tratamiento al PNC, acciones correctivas o acciones preventivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la Secretaría en compañía de los profesionales universitarios de las áreas responsables.

Recibir la correspondencia, distribuir a las áreas de gestión, recibir las respuestas a la correspondencia generadas por las áreas de gestión, enviar las respuestas de la correspondencia a los usuarios usando el medio más apropiado, consolidar la información recopilada.

Analizar el informe de Reporte de

67


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Atención al Ciudadano y preparar reunión mensual de seguimiento con las dependencias de la Secretaría.

Para asuntos específicos del área administrativa y financiera, efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

Definir mecanismos para identificar necesidades y expectativas de los clientes y contratar la medición y

68


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


aplicación de la satisfacción del cliente,

Generar y analizar los datos obtenidos de la medición de la satisfacción del cliente y la información que le permita a la Dirección de la Secretaría de Educación definir acciones encaminadas a mejorar continuamente la satisfacción de sus clientes.

F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos

Revisar y aprobar el reglamento territorial y plan operativo anual de inspección y vigilancia.

Revisar normatividad vigente para el control de los EE.

Elaborar y revisar de reglamento territorial y plan operativo anual de inspección y vigilancia.

Enviar plan de acción para ajustes con

Revisar la documentación requerida para hacer la evaluación de los EE.

Radicar la documentación de los EE en la Secretaría de Educación.

En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de

69


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


base en el plan operativo anual de inspección y vigilancia; esto para asegurar su complementariedad y coherencia.

Proyectar acto administrativo donde se apruebe el reglamento territorial y el plan anual Directivo anual de inspección y vigilancia.

Comunicar a las partes interesadas de la visita, las disposiciones basadas en el reglamento territorial y plan operativo anual

Organizar logística para realización de las visitas

Registrar producto no conforme del reglamento territorial y del plan operativo

evaluación.

Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas.

70


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


anual de inspección y vigilancia.

Realizar las visitas con fines de evaluación a los EE.

Hacer seguimiento al plan operativo anual de inspección y vigilancia según la dinámica de la realización de las visitas.

F02. Legalización de establecimientos educativos

Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.




Revisar la documentación requerida para la aprobación de licencia o reconocimiento oficial.

Elaborar y revisar Plan de visitas.


.



Entregar información a los interesados en la legalización de EE.

Revisar la documentación requerida para otorgar licencias de funcionamiento

71


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Ejecutar las visitas de verificación de requerimientos.

Proyectar actos administrativos que concedan las licencias o reconocimientos y que encarguen las comisiones de visitas.

Registrar producto no conforme del plan de visita.

Revisar y analizar la documentación requerida para las diferentes novedades.

Ejecutar las visitas de verificación de requerimientos para trámite de novedades.

Elaborar concepto técnico de las diferentes novedades.

Proyectar actos

o reconocimiento oficial.

Radicar la documentación de los EE, en la Secretaría de Educación.

En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de verificación de requerimientos.

Cuando aplique, levantar el inventario y notificar el cierre del EE, a las partes interesadas para que procedan a recoger los bienes.

Cuando aplique, tomar acciones pertinentes, relacionadas con la reubicación del personal.

Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas

72


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


administrativos para dar respuesta a la novedad.

Registrar producto no conforme de las diferentes novedades.

Actualizar DUE o sistema que haga sus veces, con las novedades causadas.

sobre el trámite de las novedades.

Recibir las novedades de los EE y los documentos que las soportan.

Revisar la documentación entregada por el interesado para el trámite de las diferentes novedades.

G01. Gestión del sistema de información

Recopilar, validar y entregar la información solicitada por la SE, en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados.

Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos, la información entregada como resultado de la











Recibir, planear y distribuir los requerimientos de información.

Elaborar acto administrativo fijando plazos para entrega de información y sanciones.

Recopilar la información solicitada. Recibir la información requerida a los EE, áreas de la SE y entidades fuentes de

73


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


solicitud.

solicitud. solicitud. solicitud. solicitud. solicitud. información.

Validar los datos para verificar que la información recibida sea clara, completa, consistente, real, oportuna y segura.

Consolidar información, generar, analizar y enviar reportes para las diferentes entidades que han requerido información, dentro de los plazos establecidos para su entrega.

G02. Gestionar comunicaciones institucionales

Divulgar el plan de comunicaciones

Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

Divulgar al interior de las áreas la



















74


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


información interna que requiere darse a conocer.

Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

Elaborar la estrategia y plan de comunicaciones de la Secretaría de Educación.

Presentar estrategia y plan de comunicaciones en las instancias a que haya lugar y hacer los ajustes respectivos.

Publicar plan de comunicaciones en la página Web.

Presentar el plan de comunicaciones de la SE al Ente Territorial.













75


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Revisar y ajustar información a publicar.

Enviar información a publicar a los diferentes medios o al Ente Territorial.

Publicar información solicitada en la página Web.

Realizar seguimiento al plan de comunicaciones.

Realizar medición del impacto de las comunicaciones, esto es definir instrumento, tomar la muestra, aplicar los instrumentos, consolidar, analizar la información y generar el informe de seguimiento al plan de comunicaciones

76


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


.

H01. Administrar la planta de personal

Sancionar actos administrativos relacionados con novedades de la planta de personal docente, directivo docente y administrativos.

Revisar los actos administrativos de novedades de planta de personal.

Generar solicitud de asignación de funciones al personal administrativo para la ejecución de las visitas de control a los establecimientos educativos.

Presentar la planta de personal docente y administrativo al comité directivo de la SE, para su aprobación.

Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo aprobada y lo desglosa por cada Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.

Realizar los estudios técnicos para la definición de planta de personal docente y administrativo de la SE.

Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo y desglosarlos

77


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


por: Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.

Realizar el control de planta de personal docente y administrativo.

Realizar la selección de personal para el cubrimiento de vacantes.

Revisar y aprobar con su visto bueno los reportes de planta de personal

Generar los listados de personal disponible para traslados.

Entregar los actos administrativos de insubsistencia de nombramiento.

Dar trámite a las

78


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


novedades administrativas de personal docente y administrativo de la SE.

Determinar el cubrimiento de vacantes.

Ingresar las novedades de planta de personal al sistema de información de recursos humanos y nómina.

Generar los listados de personal para encargos

H02. Selección e inducción de personal

Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área






Realizar concurso docente.

Emitir lista de cargos a

79


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


proveer, establecer términos de convocatoria a concurso, coordinar inscripciones a pruebas y a concurso, tramitar publicación de elegibles y admitidos a entrevista y responder reclamaciones.

Entregar la información sobre la planta de personal para generar el informe de cargos vacantes a ser provistos mediante concurso.

Emitir la lista de cargos a proveer, para la realización del concurso docente.

Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a

80


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


los concursos administrativos.

Verificar el cumplimento de los requisitos mínimos para la inscripción, suscribir listados de aspirantes inscritos, publicación y resultados de las pruebas, listado de aspirantes a entrevista, publicación de resultados de entrevistas, publicación de la calificación de antecedentes, publicación de listado de elegibles.

Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a los concursos administrativos.

Realizar los trámites correspondientes a la selección

81


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


de personal.

Generar el listado de vacantes a cubrir.

Llevar a cabo los nombramientos del personal seleccionado.

Llevar a cabo las novedades de personal para los encargos y traslados de personal.

Generar las listas de elegibles de personal por concursos docentes y administrativos, además de las listas de elegibles de selección de personal.

Desarrollar todo el proceso de nombramiento de personal.

Realizar la inducción del

82


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


personal a la entidad y su nuevo cargo.

Generar el reporte de evaluación del desempeño del personal en periodo de prueba.

Llevar a cabo los trámites de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente o carrera administrativa.

Ingresar las novedades de nombramiento, en el sistema de información de recursos humanos y nómina.

Entregar los listados de personal nombrado.

Realizar la inducción de personal.

Elaborar

83


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


certificados de inducción y oficios de no asistencia.

H03. Desarrollo de personal

Aprobar el plan anual de incentivos y reconocimientos, plan anual de formación y capacitación y otorgar incentivos y reconocimientos.

Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.

Identificar las necesidades de



Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal administrativo.

Atender las peticiones y recursos presentados por el personal sobre evaluación del desempeño.

Revisar los actos administrativos de insubsistencia de nombramiento.


Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y


Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional. y necesidades de capacitación.

Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivos docentes y administrativos.



Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivo docente y administrativo.



Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivo docente y administrativo.

Realizar el nombramiento definitivo de personal que supera la evaluación del desempeño del periodo de prueba.

Actualizar lineamientos de evaluación de desempeño emitidas por las entidades que la regulan. Generar y distribuir listados, formatos de evaluación e instructivo, programar las evaluaciones, consolidar la información, verificar novedades de los funcionarios, elaborar informes y reportes, y difundir los resultados de la evaluación de desempeño.

84


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


bienestar y capacitación del personal docente, directivo docente y administrativo.

necesidades de capacitación.

Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal administrativo.

Recibir el reporte de evaluación del desempeño para iniciar los trámites para la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa.

Ingresar las novedades de evaluación del desempeño de los funcionarios administrativos que gozan de prima técnica

Generar y distribuir listados e informes, formatos de necesidades de capacitación e instructivos, actualizar base de datos, formular el plan de formación y capacitación, programar las actividades, consolidar la información, efectuar el diagnostico, gestionar requerimientos

85


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


del plan, citar a eventos, administrar los registros de asistencia y participación, generar estadísticas de capacitación y bienestar.



Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivos docentes y

86


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


administrativos.

H04. Administración de carrera

Aprobar las solicitudes de inscripción, actualización o ascenso en el escalafón docente.

Entregar el reporte de evaluación de desempeño de los docentes y directivos docentes.

Sustanciar solicitud.

Proyectar acto administrativo de aprobación o no de la solicitud.

Elaborar solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

Ingresar los actos administrativos de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente en la hoja de vida.

Ingresar los actos administrativos de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente

Entregar los actos administrativos de nombramiento

87


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


de personal y la evaluación de desempeño.

Evaluar y remitir la información del funcionario para la inscripción, actualización y ascenso en la carrera administrativa.

Ingresar el registro de la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa en el sistema de información de recursos humanos y nómina.

H05. Manejo del fondo prestacional

Refrendar las resoluciones de reconocimiento de prestaciones sociales.

Atender las reclamaciones por los servicios medico asistenciales a los docentes.

Recibir y dar trámite a las solicitudes de las prestaciones sociales y dar una segunda firma a la resolución de

88


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


reconocimiento.

Generar los certificados de historia laboral y salarial para el trámite de prestaciones sociales.

H06. Administración de la nómina

Aprobar los listados de nómina liquidados.

Tramitar las novedades de nómina del personal administrativo, docente y directivo docente.

Liquidar oportuna y correctamente la nómina del personal administrativo, docente y directivo docente y generar los reportes asociados.

Remitir los actos administrativos correspondientes a novedades de nómina para su respectivo archivo en la hoja de vida del personal.

89


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Recibir, clasificar, revisar e ingresar las novedades al sistema de información de recursos humanos y nómina. Remitir los actos administrativos al proceso H07. Administración de hojas de vida.

Preliquidar y corregir inconsistencias y errores presentes en la nómina, liquidar la nómina.

Imprimir y aprobar los reportes de nómina.

H07. Administración de las hojas de vida

Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

Remitir los documentos











Gestionar el archivo de las hojas de vida del personal docente, directivo docente y administrativo.

Generar las certificaciones solicitadas por

90


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.






el personal administrativo, docente y directivo docente.

I02. Gestionar recursos físicos

Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.







J01. Presupuesto

Verificar y aprobar proyecto de presupuesto.

Verificar y aprobar solicitud de CDP, informar negación de ésta, aprobar compromiso de

Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.





Solicitar información de partida presupuestal y elaborar el proyecto de presupuesto.

Realizar la publicación del decreto de liquidación del

91


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


pago, verificar y solicitar modificaciones al presupuesto.


Analizar informe de gestión presupuestal, solicitar al ET modificaciones al presupuesto y presentar informes a organismos de control.

presupuesto, utilizando los medios disponibles en la SE.

Registrar el presupuesto en el sistema. Recibir y verificar solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago para generarlos y registrarlos.


Elaborar matriz de gastos e ingresos, analizar presupuesto aprobado contra el ejecutado, presentar informe de gestión presupuestal, constituir reservas presupuestales

92


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


y de caja y realizar cierre de la vigencia.

Enviar informe de seguimiento presupuestal al despacho y verificar respuesta a solicitud de modificaciones.

J03. Contabilidad

Suministrar soportes para parametrización y registros contables y generar archivo plano para ser registrado en el ET y suministrar información de estos para los ajustes que se requieran.

Suministrar la información correspondiente de conciliaciones al ET.

Revisar y analizar estados financieros, reportes e indicadores (financieros y del proceso).

93


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Realizar asesorías a las IE sobre la presentación de información financiera, económica y social, realizar seguimiento a su entrega y revisar, consolidar y enviar al ET esta información.

K01. Autocontrol.

Actividades de autoevaluación tales como resolver encuesta de autoevaluación y generar mapas de riesgos y acciones de mejoramiento con acompañamiento.

Entregar información y atender las visitas de los entes externos de control y definir acciones de













94


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


mejoramiento.

Validar y aprobar las respuestas e informes de entes externos de control y las acciones de mejoramiento.

Recibir, analizar y aprobar la inclusión en el informe final de autoevaluación institucional y/o la Matriz de riesgos institucional, las recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno del Ente Territorial.

mejoramiento. mejoramiento. mejoramiento. mejoramiento. mejoramiento. mejoramiento.

L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática.

Alinear el plan estratégico de tecnología informática (PETI) con la estrategia de la entidad.

Coordinar y ejecutar proyectos de tecnología informática,

95


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


revisar permanentemente la alineación entre su estrategia y la estrategia de la entidad.

L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

Realizar el soporte requerido y solucionar de forma eficiente cada una de las solicitadas realizadas por las áreas de la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos.

Garantizar la ejecución y resultados del mantenimiento preventivo de la Plataforma tecnológica informática

L03. Administración de la plataforma tecnológica informática

Realizar actividades de administración y solución a requerimientos de hardware identificados en la Secretaría o en los establecimiento

96


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


s educativos.

Realizar actividades de administración y solución a requerimientos de comunicación y enlace identificados en la Secretaría o en los establecimientos educativos.

Realizar actividades de administración y solución a requerimientos de software identificados en la Secretaría o en los establecimientos educativos.

L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica

Realizar actividades de administración y gestión de copias de seguridad y solucionar los requerimientos de respaldo de información identificados en la Secretaría.

Realizar

97


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


actividades de administración y gestión de la matriz de usuarios, así como la creación, eliminación o modificación de los perfiles y autorizaciones en los diferentes sistemas de información y recursos IT.

Programar y administrar las actividades de contingencia.

M01. Atender asuntos disciplinarios.

Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace













98


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


un llamado de atención verbal.

Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

Recibir comunicación y aplicar sanción.













Ejecutar el acto administrativo.

M02. Tramitar acciones judiciales y litigios.

Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial, asistir a la













99


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

Recibir solicitud de conciliación e invitación a conciliar, delegar y hacer seguimiento a la misma” y Acatar el fallo de la acción judicial

Acatar el fallo de la acción judicial.




Dar cumplimiento a los acuerdos consignados en el acta de conciliación y verificar los acuerdos de conciliación existentes.


Emitir concepto u orientación jurídica cuando se requiera.

Recibir la notificación, estudiar, analizar, proyectar y revisar









Recibir solicitudes y enviar respuestas a solicitudes o comunicación, informando motivos de retraso cuando se presentan.

100


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


contestación de acción judicial.

Identificar necesidad de interponer una acción judicial e iniciar el trámite respectivo.

Atender el proceso e interponer recurso de apelación cuando se requiera y acatar el fallo.

M03. Prestar asesoría jurídica.

Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.













101


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Perfeccionar o sancionar actos administrativos.

Gestionar la divulgación del acto administrativo cuando se requiera.

Revisar actos administrativos aportando el componente legal y enviar a firma y numeración o numerar según sea el caso.

Recibir, analizar y proyectar conceptos jurídicos cuando estos son requeridos. Cuando no son necesarios, generar la respectiva aclaración al solicitante.

Notificar acto administrativo cuando se requiera.

Recibir y enviar información relativa a conceptos u orientaciones de tipo jurídico.

N01. Seguimiento, análisis y mejora

Detectar las no conformidades

Analizar las causas del problema y determinar las acciones correctivas a tomar para eliminar las causas.

Analizar las causas del problema potencial y determinar las

Detectar las no conformidades



Detectar las no conformidades.















102


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


acciones preventivas a tomar para eliminar las causas.

Identificar el producto no conforme.

Establecer el tratamiento al producto no conforme y ejecutarlo.

Liberar el producto corregido (teniendo en cuenta el permiso de desviación aprobado por el cliente en caso de aplicar) una vez verificado.





Gestionar los recursos para la realización de las auditorías internas de calidad, teniendo en cuenta los parámetros de eficiencia establecidos, para dar cumplimiento al programa de





















103


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


auditoría.

Elaborar el programa de auditorías internas de calidad y liderar la ejecución de éste, aplicando las disposiciones técnicas definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2000.

Elaborar el reporte de auditorías internas de calidad, cumpliendo las disposiciones técnicas definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos, con el fin de hacer la revisión general al sistema de gestión de calidad.

104


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Definir, hacer seguimiento y verificar la eficacia de las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.

Consolidar registro de producto no conforme para facilitar el análisis del estado de la no conformidad.

Evaluar la gestión del auditor interno al terminar cada ciclo de auditoria, para garantizar el mejoramiento continuo de su

105


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


desempeño.

Verificar eficacia de las acciones correctivas y preventivas implementadas, para conocer su impacto y mejorar continuamente.

N02. Administración de documentos

Administrar, conservar y almacenar la documentación en cada proceso en la Secretaría de Educación que es sometido a continua utilización y consulta administrativa.

Identificar las necesidades de actualización y mantenimiento al SGC conforme a los estándares preestablecidos.

Registrar y controlar los registros externos que afecten la ejecución de los procesos definidos para la SE.

Aprobar la elaboración o actualización de documentos y/o formatos previa verificación de la viabilidad de su modificación o elaboración para la documentación de los procesos.

Elaborar o actualizar documentos y/o formatos que son soporte para los











106


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


procesos, con el fin de mantener la documentación actualizada.

Distribuir documentos y formatos actualizados o modificados de acuerdo a las necesidades de los procesos o por las normativas generadas que puedan afectarlos, con el fin de mantener informados a todas las áreas de la secretaría respecto a las nuevas disposiciones frente a los procesos.

Publicar la nueva versión del documento y controlar los documentos obsoletos, para garantizar la utilización de los documentos vigentes en la Secretaría de educación.

107


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


Velar por la adecuada actualización de los documentos del sistema de gestión de calidad de tal manera que se garantice la coherencia y la integralidad del sistema de gestión de calidad.

Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención

108


Nombre de los

procesos


Calidad Educativa


documental.

109


5. DESCRIPCIÓN DE COMITÉS

A continuación se muestran los comités que se han definido en cada uno de los diseños de procesos y que permiten la toma de decisión participativa de las personas de la Secretaría de Educación. Para cada comité identificado se menciona el objetivo, quienes lo conforman, periodicidad de la reuniones y funciones específicas relacionadas con cada uno de los procesos en los que participa.

5.1. Comité directivo

OBJETIVO

Realizar la revisión, validación, aprobación y seguimiento integral a la gestión de la SE, de forma que se maximice el logro de los objetivos estratégicos definidos en relación a los ejes de política de calidad educativa, cobertura y eficacia, utilizando instrumentos idóneos de gerencia que fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones de la SE dentro de los lineamientos y políticas establecidas para el desarrollo del sistema de control interno de gestión y el sistema de gestión de la calidad.

QUIENES LO CONFORMAN

• Secretario de Despacho o quien lo presidirá

• Profesional Especializado de Planeación

• Profesional Especializado de Administrativa y Financiera

• Profesional Especializado de Cobertura

• Profesional Especializado de Calidad Educativa

• Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia.

• Profesional Especializado de Jurídica

PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES

Cada mes y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.

110


FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ

� PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa.

1. Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de diagnóstico estratégico del sector, teniendo en cuenta los ejes de política, territorios y principales indicadores de la Secretaría, con el fin de que sirvan como insumo y referencia para la formulación el plan de desarrollo educativo.

� PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de d esarrollo educativo

2. Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo previa verificación de su consistencia y completitud en relación a los resultados del boletín estadístico y del diagnóstico del sector educativo.

3. Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo previa verificación de su coherencia con la definición del componente estratégico, y de la inclusión de los programas y proyectos prioritarios de la Secretaría.

4. Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los lineamientos, que contenga una parte estratégica y programática y un plan de inversiones bien definido y que la evaluación total del plan haya sido adecuada y aprobada por la Asamblea.

5. Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan operativo anual de inversiones previa verificación de la adecuada formulación de las metas por proyecto, de la distribución de recursos por proyecto, de la distribución de proyectos por áreas y de la consistencia con el plan de desarrollo educativo aprobado..

� PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educativos.

6. Verificar y aprobar el plan de asistencia técnica y la agenda coordinada de asistencia técnica.

7. Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica.

� PROCESO A04. Evaluación de resultados

8. Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de gestión de la calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, e identificar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y los objetivos de la calidad. Adicionalmente efectuar la divulgación de los resultados obtenidos en la revisión del SGC.

9. Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y a los programas y proyectos de la Secretaría, verificando el cumplimiento de los objetivos propuestos y el adecuado avance en la ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría.

10. Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de los indicadores

111


que hacen parte del Tablero e identificar los ajustes y acciones necesarias a implementar para que aquellos indicadores con logro regular y malo alcancen la meta.

11. Validar el informe de gestión de la SE y coordinar su respectiva divulgación a la comunidad como un mecanismo de rendición de cuentas.

� PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos

12. Aprobar la inscripción de proyectos teniendo en cuenta su articulación con los componentes del plan de desarrollo educativo vigente y asignar las funciones de gerente de proyecto a un funcionario de la SE.

13. Aprobar las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos, y la estructura organizacional de los proyectos con el fin de asegurar la adecuada administración y ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría.

� PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de pr ogramas y proyectos

14. Aprobar las solicitudes de cambio con los ajustes requeridos sobre los programas y proyectos, previa verificación de su necesidad e impactos potenciales en el proyecto y en sus objetivos, y en concordancia con el plan de desarrollo.

15. Aprobar el cierre anticipado de programas y proyectos, en los casos que esta situación lo amerite.

� PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa

16. Aprobar el plan anual de calidad educativa previa verificación de su articulación con el plan de desarrollo educativo y lo establecido en las normas vigentes.

� PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos.

17. Aprobar el informe de necesidades de medios educativos de los establecimientos educativos.

� PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión d e establecimientos educativos

18. Aprobar el plan operativo anual de inspección y vigilancia previa verificación de su articulación con el plan de desarrollo educativo y lo establecido en las normas vigentes..

� PROCESO H01. Administrar la planta de personal

19. Aprobar la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE previa verificación del cumplimiento de las normas vigentes y de las necesidades establecidas para alcanzar el logro de los objetivos establecidos en el plan de desarrollo educativo y ser presentado al MEN y al Ente Territorial.

� PROCESO K01. Autocontrol

20. Analizar las acciones de mejoramiento propuestas, en el informe institucional, ajustándolas o complementándolas con nuevas acciones de mejoramiento para las cuales asignará los recursos necesarios.

21. Revisar el avance institucional analizando el informe de seguimiento al

112


mejoramiento institucional y evaluando las acciones que no se han ejecutado de acuerdo con el plan inicial establecido.

22. Identificar y definir las acciones o medidas de carácter institucional necesarias para responder a los riesgos y/o problemas que pueden afectar el logro de los objetivos de la Secretaría de Educación en los términos de eficiencia, eficacia, economía, y transparencia esperados o que no permiten que se mantenga alineada con su misión institucional.

� PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de te cnología e informática

23. Aprobar el PETI previa verificación de su articulación con el plan de desarrollo educativo y controlar su ejecución para asegurar su eficacia.

� PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la s eguridad de la plataforma tecnológica.

24. Identificar, clasificar y evaluar el impacto de los riesgos de la plataforma de tecnología informática de la SE para determinar los planes y procedimientos a implementar para asegurar la continuidad y seguridad de las operaciones de la SE.

� PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora

25. Aprobar el programa de auditorías internas de calidad verificando que su formulación responda al objetivo de auditoría establecido.

Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité, recoger las firmas y custodiarlas.

113


5.2. Comité de Calidad Educativa

OBJETIVO

Gestionar el plan de calidad educativa con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas.


• Secretario de Despacho.


• Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.

• Profesional Especializado de Calidad Educativa.

• Profesional Universitario de Mejoramiento.

• Profesional Universitario de Evaluación Educativa .


Mensual y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


� PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa

1. Planear las estrategias para la aplicación de las pruebas SABER, para la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, para la autoevaluación institucional, para el acompañamiento en la elaboración de los planes de mejoramiento de los establecimientos educativos con el fin de asegurar de las metas establecidas.

2. Elaborar el plan de calidad educativa bajo los parámetros fijados por el MEN y las necesidades identificadas en calidad educativa y efectuar el respectivo seguimiento para evaluar su cumplimiento o la necesidad de efectuar ajustes para garantizar su eficacia.

� PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establec imientos educativos.

3. Analizar los lineamientos de las estrategias pedagógicas transversales definidas por el MEN para definir alternativas viables de acción intersectorial y la

114


estrategia de su implantación y asesoría a los establecimientos educativos.

4. Definir la estrategia para promover la articulación de niveles educativos de acuerdo a las necesidades identificadas en la prestación del servicio educativo.

5. Planear las actividades anuales para la consolidación y difusión de experiencias significativas para promover su desarrollo en los establecimientos educativos.

6. Definir el equipo evaluador y líneas de investigación que se tendrán en cuenta para la selección de experiencias significativas de acuerdo los lineamientos establecidos por el MEN.


115


5.3. Comité Departamental de Formación Docente

OBJETIVO

Asesorar y definir las orientaciones, los criterios, las prioridades y las reglas generales para la organización, desarrollo y seguimiento de programas académicos y de perfeccionamiento que tengan por finalidad la formación, la profesionalización, actualización, especialización, perfeccionamiento y el mejoramiento profesional de los educadores manejados por la Secretaría de Educación.



• Representantes de las Instituciones de Educación Superior

• Representantes de los Centros de Investigación Educativa

• Representante de las Instituciones Educativas Departamentales


• La secretaría técnica del comité debe ser determinada por el secretario de despacho.


Trimestral y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


� PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los est ablecimientos educativos.

1. Asesorar en la organización de programas de investigación dirigidos a educadores

2. Evaluar propuestas de programas de investigación dirigidos a educadores

3. Definir los requerimientos de forma, contenido y calidad para el registro o aceptación que deben reunir los programas de formación permanente o en servicio

116


4. Evaluar y formular recomendaciones sobre el plan anual de formación de educadores del respectivo ente territorial

5. Formular propuestas de políticas para la elaboración del plan de formación de educadores de la respectiva entidad territorial.

6. Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación, actualización, profesionalización, profundización, especialización, perfeccionamiento y/o mejoramiento e investigación de acuerdo a los resultados de la evaluación de desempeño, de la autoevaluación institucional de los EE y a los objetivos del plan de calidad educativa.

7. Definir criterios para el seguimiento, control y evaluación de los planes de formación de los educadores del departamento o distrito.

8. Definir mecanismos para la organización y actualización del registro de programas de formación de educadores.

9. Evaluar resultados de los beneficiados del programa de capacitación, formación e investigación para determinar su eficacia y adecuación

10. Formular criterios para el seguimiento y verificación de los programas registrados y verificar el cumplimiento de la ejecución de las actividades del plan territorial de formación para asegurar su eficacia.

Evaluar y definir la aceptación de los cursos ofrecidos por instituciones y organismos internacionales o los realizados por instituciones de educación superior del exterior, cuya finalidad sea la actualización y perfeccionamiento de educadores.


117


5.4. Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos

OBJETIVO

Establecer, aprobar y desarrollar los planes de capacitación, bienestar e incentivos para el personal de la SE con el fin de crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo que permitan elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la SE.



• Profesional Especializado de Cobertura

• Profesional Especializado de Administrativa y Financiera

• Profesional Universitario de Talento Humano



Cada (6) seis meses y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


� PROCESO H03. Desarrollo de personal.

1. Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de estímulos e incentivos se lleve a cabo dentro de los términos establecidos por la ley, con el fin de incentivar al personal de la Secretaría de Educación y motivar el desarrollo de las actividades propias de su cargo.

2. Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de formación y capacitación de la Secretaría de Educación se lleve a cabo, para contar con personal que cumpla con los perfiles y conocimientos necesarios para el desarrollo de las actividades y procesos propios de su trabajo.

3. Evaluar resultados de los beneficiados con los planes de capacitación y de estímulos e incentivos para determinar su eficacia y adecuación.

4. Velar por que los funcionarios de la secretaría cuenten con las competencias

118


necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.


119


5.5. Comité del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio

OBJETIVO

Estudiar y analizar las solicitudes específicas sobre prestación de servicios médico asistenciales, de salud ocupacional y riesgos profesionales presentadas por los docentes de la jurisdicción, para evaluar su viabilidad y/o generar recomendaciones al Consejo Directivo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.


• El Secretario de Despacho de la respectiva entidad territorial certificada o su delegado, quien lo presidirá.

• El profesional universitario de Talento Humanos de la Secretaría de Educación, o quien haga sus veces.

• Un rector de una de las Instituciones Educativas del Estado de la respetiva entidad territorial certificada, quien deberá ser escogido por la mayoría simple de los votos de los miembros de la planta de directivos docentes de la entidad territorial que participen en el proceso de elección, quien ejercerá por un período de dos (2) años, reelegible por una sola vez.

• Un representante de la unión sindical de educadores al servicio del Estado con el mayor número de afiliados en la entidad territorial. A falta de éste, si no fuere comunicada su designación dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en la que entre a regir este decreto, el de la organización gremial de docentes o directivos docentes al servicios del Estado que le siga en número de afiliados en el respectivo ente territorial.


Mensualmente o cuando lo determine su presidente, previa citación por escrito del Secretario con indicación del lugar, fecha, hora y orden del día. De manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


� PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional

120


1. Presentar al Consejo Directivo del Fondo recomendaciones para la implementación de políticas generales en materia de prestación de servicios medico asistenciales, de salud ocupacional y riesgos profesionales, para los docentes a cargo de la respectiva entidad territorial.

2. Presentar anualmente al Consejo Directivo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio un informe de seguimiento a la calidad y oportunidad de los servicios prestados por la entidad fiduciaria administradora de los recursos del Fondo y de sus contratistas médicos.

3. Recibir y analizar las quejas que presenten los docentes por deficiencias e irregularidades en la prestación de los servicios médico asistenciales e Informarlo a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.

4. Canalizar hacia la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio las quejas presentadas en relación con el trámite de reconocimiento de las prestaciones sociales del magisterio y realizar un seguimiento de las mismas.

El secretario del comité regional será el profesional especializado de Talento humano de la secretaria de educación o quien haga sus veces, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité, recoger las firmas y custodiarlas.

La información contemplada en este comité, se basa en el Decreto 2831 del 16 de agosto de 2005, por el cual se reglamentan el inciso 2° del artículo 3° y el numeral 6° del artículo 7° de la Ley 91 de 1989, el artículo 5 6 de la Ley 962 de 2005 y se dictan otras disposiciones.

Las decisiones por medio de las cuales, se adopte alguna recomendación de conformidad con lo dispuesto en la Ley 91 de 1989, que modifiquen las condiciones en la prestación de los servicios a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, se apruebe o se modifique el presupuesto del Fondo, se denominarán Acuerdos y deberán llevar las firmas del presidente y el secretario. Las demás decisiones adoptadas por el Consejo Directivo, sin perjuicio de su obligatoriedad, constarán en las actas de las respectivas sesiones.

121


5.6. Comité Especial de Docentes Amenazados o Despl azados

(Con base en la Resolución 1240 de 2010 y Resolución 3900 de 2011)

OBJETIVO

Estudiar y evaluar los casos que se presenten sobre amenazas a la vida e integridad personal de los docentes y directivos docentes que laboran en los establecimientos educativos departamentales.


• El Gobernador de la entidad territorial quien lo presidirá y quien podrá delegar su participación.

• El Secretario de Educación (Despacho).

• El Procurador Departamental.

• Profesional Universitario de Talento Humano o quien haga sus veces.

• Un Representante del Sindicato que agrupe el mayor número de docentes de la entidad territorial y dos representantes del sindicato sòlo en aquellas que superen los cinco mil (5.000) docentes en su planta de personal

En las entidades territoriales que no cuenten con organizaciones sindicales, participará un representante de los docentes seleccionado para este efecto en una reunión general de los docentes.

• El profesional universitario de talento humano de la Secretaría de Educación, quien actuará como secretario.


Cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


� PROCESO H01. Administrar la planta de personal

1. Estudiar, evaluar y resolver las solicitudes de reconocimiento de la condición de

122


amenazado y de protección especial del derecho a la vida o a la integridad personal por parte del Estado, que los docentes y directivos docentes afectados presenten por escrito.

2. Solicitar a la autoridad de policía competente que adelante el estudio de cada caso con el fin de establecer si en las condiciones planteadas se presenta el riesgo en uno de los niveles existentes, para lo cual deberá tener en cuenta la escala de valoración establecida en la presente resolución.

3. Solicitar a la autoridad nominadora la adopción de las medidas inmediatas y definitivas necesarias para salvaguardar la vida o integridad personal del docente y directivo docente. Dichas solicitudes serán motivadas y se consignarán en actas que llevarán las firmas de los integrantes del Comité.

4. Presentar al Ministerio de Educación Nacional, el primer día hábil de cada mes, un informe detallado de los casos de docentes directivos docentes que estén bajo la situación de amenaza, empleando el formato que el Ministerio diseñe para tal fin.

La información contemplada en este comité, se basa en la Resolución 1240 de 2010 del Decreto 520 de 2010, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales.

123


5.7. Comité de Cobertura

OBJETIVO

Analizar y aprobar la oferta educativa y tomar de decisiones estratégicas para el sector educativo.



• Profesional Especializado de Planeación.

• Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.

• Profesional Especializado de Cobertura.

• Profesional Universitario de Acceso.

• Profesional Universitario de Permanencia.


Ordinariamente cada seis (6) meses y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.


• PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimient os y cronogramas para la organización y gestión de cober tura del s ervicio educativo.

1. Identificar e interactuar con entidades externas que tengan ingerencia en el Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, como insumo para la definición de las directrices y procedimientos.

2. Establecer directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo en concordancia con lo establecido en el plan de desarrollo educativo y las normas vigentes.

3. Identificar recursos disponibles y necesarios, con el fin de evaluar la viabilidad para el desarrollo del Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

4. Definir estrategias de divulgación de lineamientos de Gestión de Matrícula a la población demandante del servicio educativo y en general a la comunidad

124


educativa, para asegurar el despliegue y la aplicación de estas directrices.

Nombrar el Secretario del comité el cual es el encargado de elaborar las actas de comité, recoger las firmas y custodiar las actas.

125


6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS

A continuación se especifican para los cargos propuestos en el numeral 3 las funciones que deben ser ejecutadas por cada uno ellos.

NOTA: La información detallada a continuación es la base para proyectar el acto administrativo ante el ente que le corresponda la aprobación.

6.1. Dependencia despacho de la secretaría del pri mer nivel

6.1.1. Funciones y perfil del cargo Secretario de D espacho.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario de Despacho

CÓDIGO 020

GRADO 06

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Despacho de la secretaría

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gobernador

126


CARGOS QUE LE REPORTAN

Profesional Especializado Planeación

Profesional Especializado de Jurídica

Profesional Especializado de Calidad Educativa

Profesional Especializado de Cobertura

Profesional Especializado de Administrativa y financiera

Profesional Especializado de inspección y vigilancia

Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones)

Secretario Ejecutivo

Conductor

FUNCIONES GENERALES DEL CARGO

• Formular políticas institucionales para mejorar la prestación del servicio educativo y buscar la concertación sectorial del plan educativo en concordancia con las diferentes instancias del gobierno, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.

• Coordinar el direccionamiento estratégico de las funciones de la secretaría de educación, para adoptar los planes, programas y proyectos que garanticen el desarrollo de los ejes de la política educativa con la eficiente administración de los recursos disponibles y asignados para la jurisdicción.

• Liderar la interacción y la comunicación permanente con los diferentes grupos de interés y con los actores principales del sistema educativo, orientada a la resolución conjunta de problemas, a la adopción de enfoques

OBJETIVO DEL CARGO

• Planear, diseñar, administrar y evaluar políticas, estrategias y programas para el sector educativo, de conformidad con la legislación vigente y propendiendo por la cobertura, el mejoramiento de la calidad y la eficiencia de la educación de los diferentes niveles, garantizando una óptima administración y manejo de la prestación de servicio educativo en el Departamento de Magdalena

127


y metodologías eficaces y al empoderamiento de los mismos, de acuerdo a los roles que cada quien asuma.

• Asegurar la conceptualización de la educación en sus aspectos de calidad, cobertura y desarrollo social, evaluando permanentemente sistemas y enfoques que mejoren las capacidades de aprendizaje, incorporando dentro de las mismas metodologías de medición del impacto y la efectividad del proceso educativo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO

• PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo

1. Garantizar la formulación, aprobación y ajuste del plan de desarrollo educativo de conformidad con el plan nacional, departamental y municipal de desarrollo, con el fin de lograr el cumplimiento y seguimiento de las metas, políticas y estrategias del sector educativo.

• PROCESO A04. Evaluación de resultados

2. Evaluar los resultados de la gestión de la SE para poder tomar acciones que permitan optimizar su desempeño.

• PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronogramas para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo

3. Establecer y aprobar los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial de acuerdo a los parámetros establecidos por el MEN y los requerimientos del servicio educativo en departamento de Magdalena.

• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondenc ia

4. Proyectar respuesta oportuna o revisar calidad de las respuestas a solicitudes o correspondencia que lo requieran y firmar cuando corresponda.

• PROCESO G02. Gestionar comunicaciones institucional es

5. Establecer y aprobar los procedimientos y políticas a seguir en la divulgación de la gestión que adelanta por la SE y la comunicación

128


interna.

6. Presentar la estrategia y el plan de comunicaciones al Ente Territorial y gestionar la aprobación para la divulgación de la información no programada, con el fin de mantener informada a la comunidad educativa.

• PROCESO H03. Desarrollo de personal

7. Revisar y aprobar el plan anual de estímulos, incentivos, de formación, capacitación y de bienestar para el personal docente, directivo docente y administrativo para garantizar en desarrollo integral del personal y de su familia.

8. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los funcionarios.

9. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.

10. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.

• PROCESO H04. Administración de carrera

11. Sancionar el acto administrativo de inscripción, ascenso o actualización en escalafón docente para cumplir con los derechos del personal docente.

• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional

12. Sancionar el acto administrativo de reconocimiento de prestaciones sociales para cumplir con los derechos del personal docente.

• PROCESO H06. Administración de la nómina

13. Aprobar los listados y reportes e nómina de manera oportuna con el fin de canelar los salarios al personal docente, directivo docente y

129


administrativo.

• PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios

14. Asignar los interventores o supervisores internos de los contratos o convenios suscritos por la Secretaría de Educación, con el fin de realizar seguimiento y posterior liquidación a los mismos asegurando de parte del contratista o proveedor, el cumplimiento a las normas establecidas y a los términos contractuales.

15. Revisar y aprobar el acta de liquidación de los contratos o convenios.

• PROCESO J01. Presupuesto

16. Verificar, aprobar y gestionar la aprobación del presupuesto asignado al sector educación ante el Gobernador o Alcalde y las instancias pertinentes, con el fin de garantizar la viabilidad financiera y ejecución de los programas, proyectos, planes de acción y operaciones diarias de la SE.

17. Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y solicitarlas, en los casos en que aplique, al Ente Territorial para su aprobación con el fin de que sean incluidas en el presupuesto de la Secretaría de Educación.

18. Analizar los informes de gestión presentados por el área Financiera y determinar las acciones a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos del análisis y presentarlos a los organismos de control cuando se requiera.

19. Efectuar seguimiento y control a la ejecución del presupuesto asignado a la SE para asegurar su correcta utilización.

20. Revisar y aprobar los informes que la Secretaría de Educación envía al Ministerio de Educación y a los demás entes de control.

• PROCESO K01. Autocontrol

21. Implementar el desarrollo del sistema de control interno de gestión en la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos, dando cumplimiento a los lineamientos y políticas establecidas por la Oficina de Control Interno del ente territorial y la normatividad vigente.

22. Recibir, analizar y aprobar la inclusión en el informe final de

130


autoevaluación institucional y/o el mapa de riesgos institucional, las recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno del Ente Territorial.

23. Responder a lo solicitado por los entes de control, con el fin de entregar la información de manera oportuna para su análisis, demostrando la transparencia de la Administración.

24. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.

• PROCESO M01 Atender asuntos disciplinarios.

25. Acatar y ejecutar las sanciones o decisiones resultantes de los procesos disciplinarios instaurados al personal de la SE.

26. Asignar al servidor encargado de atender los requerimientos de los organismos de control.

• PROCESO M02 Tramitar acciones judiciales y litigios .

27. Firmar y dar cumplimiento a las acciones judiciales con el fin de acatar lo establecido por los organismos competentes.

28. Delegar a un funcionario responsable dentro de la Secretaría para la representación en las conciliaciones y acciones judiciales que se requieran para su correcta atención y resolución.

29. Proyectar o revisar la calidad de las respuestas a peticiones que lo requieren; y firmar cuando corresponda oportunamente.

30. Participar en el Comité de de Conciliación del Ente Territorial, cuando este sea convocado, con el fin de coadyuvar en el estudio de casos, determinación de la viabilidad de las conciliaciones y revisión de los enfoques de la administración.

• PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica

31. Sancionar los actos administrativos que le correspondan a la Secretaría de Educación con el fin de formalizar las actuaciones y decisiones.

• PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora

32. Asegurar que toda la SE conozca y comprenda la importancia de

131


satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

33. Establecer y actualizar la política y los objetivos de calidad de la SE, los cuales debe ser adecuados al propósito de la SE y asegurarse de su comunicación y entendimiento por todos los funcionarios.

34. Llevar a cabo las revisiones del sistema de gestión de la calidad para evaluar su eficacia, adecuación y conveniencia.

35. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.

Las siguientes funciones están basadas en lo definido en la Ley 715 de 2001:

Garantizar la prestación de la asistencia técnica educativa, financiera y administrativa a los municipios y establecimientos educativos, cuando a ello haya lugar para asegurar el mejoramiento de la eficiencia, calidad y cobertura en la prestación del servicio educativo.

Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental para garantizar el suministro de la información a la Nación en las condiciones que se requiera.

Garantizar el apoyar técnico y administrativo a los municipios para que se certifiquen en los términos previstos en la normatividad y procedimientos vigentes.

Efectuar las gestiones necesarias para otorgar la certificación a los municipios que cumplen los requisitos para asumir la administración autónoma de los recursos del Sistema General de Participaciones de acuerdo a los términos definidos en la normatividad vigente.

Dirigir, planificar; y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica, media en sus distintas modalidades, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la normatividad vigente en los municipios no certificados.

Administrar y distribuir entre los municipios no certificados los recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la prestación de los servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los criterios y lineamientos establecidos en la normatividad vigente y los impartidos por el Sr Gobernador.

Administrar las instituciones educativas y el personal docente y administrativo

132


de los planteles educativos, sujetándose a la planta de cargos aprobada para el Departamento. Para lo cual, realizará concursos, efectuará los nombramientos del personal requerido, administrará los ascensos, sin superar en ningún caso el monto de los recursos disponibles en el Sistema General de Participaciones y trasladará docentes entre los municipios no certificados, preferiblemente entre los limítrofes, sin más requisito legal que la expedición de los respectivos actos administrativos debidamente motivados. Teniendo con base lo establecido en la normatividad vigente y los lineamientos impartidos por el Sr Gobernador.

Efectuar las gestiones necesarias para la asignación de recursos propios en la financiación de los servicios educativos a cargo del Estado, en la cofinanciación de programas y proyectos educativos y en las inversiones de infraestructura, calidad y dotación con el fin de asegurar la viabilidad financiera de la ejecución del plan de desarrollo educativo y el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos.

Establecer estrategias y programas para mantener la cobertura actual y propender por su ampliación.

Evaluar el desempeño de rectores y directores, y de los docentes directivos, de conformidad con las normas vigentes.

Garantizar la ejecución de la función de inspección, vigilancia y supervisión de la educación en el Departamento, en ejercicio de la delegación que para tal fin realice el Presidente de la República.

Promover la aplicación y ejecución de planes de mejoramiento de la calidad para asegurar la optimización de la prestación del servicio educativo.

Apoyar al Sr Gobernador en la organización y administración del servicio educativo en el Departamento.

Las siguientes son funciones generales:

Representar al Departamento y a la Secretaría de Educación cuando se requiera de conformidad con los lineamientos establecidos por el Ente Territorial con el fin de asegurar la integridad de los intereses de la entidad.

Liderar activamente los comités directivo, estratégico, departamental de formación docente y de compras para que sus reuniones sean productivas y se adopten y tomen las decisiones que contribuyan de manera eficaz a mejorar la gestión de la SE y al logro de los objetivos establecidos.

Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con

133


el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título profesional en Ciencias de la Educación, Económicas, Administrativas, Empresariales, Financiera, Sociales, Jurídica.

Título de postgrado en áreas afines: Especialización y Maestría.

TIEMPO DE EXPERIENCIA

Dos (2) años de experiencia profesional y un (1) año de experiencia relacionada en el sector educativo.

CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS DEL CARGO

Planeación estratégica.

Planeación del sector educativo.

Análisis de información.

Administración de indicadores de gestión.

Sistema de gestión de calidad.

Metodología plan de desarrollo y plan Indicativo.

Manejo de herramientas ofimáticas.

Legislación del sector educativo.

Conocimientos de administración y manejo de personal.

COMPETENCIAS

Orientación a Resultados : Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

Orientación al usuario y al ciudadano : Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

Transparencia: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el

134


acceso a la información gubernamental.

Compromiso con la organización: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

Liderazgo: Guiar y dirigir grupos, establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.

Planeación: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

Toma de decisiones: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión.

Dirección y desarrollo de personal: Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas

Conocimiento del entorno: Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional.

Resolución de problemas: Emplear métodos y una lógica rigurosa para resolver eficazmente los problemas presentados, agotando todos los recursos a fin de encontrar soluciones efectivas y oportunas.

Capacidad de negociación: Solucionar de manera oportuna las divergencias que se presenten en situaciones difíciles de manera hábil, discreta, obteniendo la confianza de los participantes y concesiones sin dañar las relaciones.

135


6.1.2. Funciones y perfil del cargo Secretario Eje cutivo.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario Ejecutivo

CÓDIGO 425

GRADO 11

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Despacho de la Secretaría

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Secretario de Despacho

CARGOS QUE LE REPORTAN Ninguno

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar y prestar colaboración en todas las actividades donde interviene el despacho de la Secretaría de Educación.


• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades donde interviene el Secretario de Despacho.

• Asistir al Secretario de Despacho en la recepción de visitas, el manejo del archivo documental y la administración de correspondencia.



1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.


2. requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten

136


en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigi o.

3. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.

• PROCESO N02. Administración de documentos

4. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del despacho, para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

5. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

Las funciones descritas para este cargo, corresponden al soporte operativo y la asistencia prestada al Secretario de Despacho para el desarrollo de las labores asociadas con la ejecución de los diferentes procesos:

6. Registrar en la agenda del Secretario de Despacho, los compromisos que deba cumplir.

7. Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario de Despacho.

8. Asistir al Secretario de despacho, en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para el cumplimiento misional de la Secretaría.

9. Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Secretario de Despacho.

10. Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento del despacho.

11. Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.

12. Apoyar al secretario de despacho en la ubicación de archivos y documentos requeridos para el normal desempeño de las funciones.

13. Apoyar al Secretario de despacho en la preparación y presentación de informes.

137


14. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.

15. Prestar apoyo logístico al secretario de despacho.

16. Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.

17. Mantener informado al Secretario de Despacho de todos los procesos que se desarrollen anormalmente y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.

Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.


Un (1) año de experiencia en el sector educativo.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL CARGO

Administración Pública.

Normatividad del Sector Educativo.

Ofimática e Internet.

Manejo de correspondencia y administración de archivo.

COMPETENCIAS

Orientación a resultados.

Orientación al usuario y al ciudadano.

Transparencia.

Compromiso con la organización.

Manejo de la información.

Adaptación al cambio.

Disciplina.

Relaciones interpersonales.

Colaboración.

138


6.1.3. Funciones y perfil del cargo Conductor.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Conductor

CÓDIGO 480

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades de conducción y mantenimiento preventivo vehículo asignado, propiedad del parque automotor de la entidad, para garantizar el desplazamiento del Secretario de Educación a los lugares de destino dentro o fuera dela jurisdicción departamental.


• Conducir el Vehículo asignado, transportar al superior inmediato, al personal que este le asigne, transportar suministros, materiales o equipos a los lugares destinados, previa autorización del superior inmediato.

• Desplazar al personal asignado de un lugar a otro cuando se le requiera de acuerdo con las programaciones, técnicas establecidas y directrices recibidas.

• Efectuar las actividades de conducción, revisar diariamente el vehículo asignado y asegurarse de su correcto estado de funcionamiento, mantenimiento preventivo, presentación y aseo del parque automotor de la entidad, de acuerdo con las programaciones y técnicas establecidas.

• Dar estricto cumplimiento a las normas de tránsito, sobre seguridad y prevención de accidentes y realizar las reparaciones menores del vehículo cuando éste presente fallas en el funcionamiento y los trámites ante talleres especializados cuando se requiera reparación del vehículo.

• Solicitar oportunamente los elementos para el mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo asignado y responder por las herramientas y equipo de carretera a su cargo.

• Participar en el cargue y descargue en el vehículo y responder por el

139


traslado de elementos y personas. • Atender a los usuarios y suministrarles de manera precisa y oportuna el

servicio, la información y la orientación requerida relacionados con la misión del área y los procedimientos establecidos.


• Los recorridos programados se cumplen dentro de las normas establecidas y de acuerdo con las programaciones autorizadas.

• El mantenimiento del vehículo asignado se realiza siguiendo los procedimientos establecidos y de acuerdo con la programación realizada y estándares de calidad.

• La atención a los usuarios internos (servidores de entidad) y externos se basan en normas de cordialidad y claridad de acuerdo con los estándares de calidad de la entidad.

• El transporte o desplazamiento del vehículo se realiza con el cumplimiento de las normas y de acuerdo con los estándares de calidad y servicio establecidos en la Administración Central.

• Los traslados de insumos, elementos y materiales se hacen de acuerdo con los procedimientos establecidos y con la periodicidad requerida.

• El mantenimiento se realiza continuamente y mantiene en buen estado del vehículo.

• Las normas de tránsito y transporte se cumplen a cabalidad. • Los documentos de rodamiento de los vehículos y las licencias de

conducción se ajustan a los requerimientos de las normas de Tránsito y Transporte.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Educación Básica Primaria y Licencia de Conducción.

TIEMPO DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia relacionada.


Conocimiento de Código de Transito vigente. Conocimientos de mecánica automotriz.

Licencia de conducción.

COMPETENCIAS



Transparencia.

140



Aprendizaje continúo.

Experiencia profesional.

Trabajo en equipo y colaboración.

Creatividad e innovación.

141


6.1.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Despacho (Comunicaciones).

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional universitario

CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1




OBJETIVO DEL CARGO

Llevar a cabo los procesos de comunicaciones de la Secretaría de Educación, con el fin de mantener informada a la comunidad educativa y público en general de los planes, programas y proyectos, además de la información generada por la ejecución de cada uno de los procesos.


• Coordinar, supervisar y controlar los asuntos relacionados con las Comunicaciones Institucionales de la Secretaría de Educación.

• Prestar apoyo táctico y de coordinación para asegurar que las actividades asignadas al Despacho de la Secretaría y asociadas con la ejecución de los procesos, se realicen en las fechas y parámetros acordados.

• Formular y ejecutar el Plan de comunicaciones de la SED.



1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.

142


• PROCESO G02. Gestionar comunicaciones instituciona les

2. Gestionar el desarrollo el plan de comunicaciones de la SE, con el fin de contar con una herramienta que permita guiar el desarrollo de las comunicaciones de la entidad, entregando de manera oportuna, clara y veraz la información de interés general y particular a la comunidad educativa y público en general.

3. Evaluar el cumplimiento del plan de comunicaciones y el desarrollo de las comunicaciones no programadas con el fin de tomar acciones correctivas que permitan llevar de manera clara y oportuna la información al público objetivo.

4. Medir el impacto de las comunicaciones realizadas por la Entidad a través de cada uno de los medios, utilizando los instrumentos definidos y entregar los resultados al comité de comunicaciones para que se definan las acciones necesarias para lograr que la información generada llegue a todo el público objetivo.

5. Presentar al Comité de Comunicaciones una propuesta sobre la información a la que se le puede medir el impacto, para que sea validada y aprobada como población objeto de la medición de impacto.

6. Revisar sistemáticamente contenidos y asegurar las actualizaciones realizadas a la página Web de la Secretaría de Educación.


7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litig ios



9. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.


10. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del despacho, para garantizar el control de los documentos y dar

143


cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.


Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Comunicaciones.

Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Comunicación Social, Periodismo, Relaciones Públicas o Mercadeo.


Un (1) año de experiencia profesional en el sector educativo.




Administración del Sistema de Información.

COMPETENCIAS



Transparencia.


Aprendizaje continuo.




144


6.2. Dependencia planeación del segundo nivel

6.2.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Planeación.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional Especializado

CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Planeación

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Secretario de despacho


Profesional Universitario Análisis Sectorial

Profesional Universitario de Planes, Programas y Proyectos.

Profesional Universitario de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión.

Técnico Operativo de Planeación

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación en su componente estratégico, planes, programas y proyectos, para asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión

Estratégica de la Secretaría de Educación.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión de Planes, Programas y proyectos.

• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con los Entes de Control y otros dependencias.

145



• PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa.

1. Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de diagnóstico estratégico de la Secretaría de Educación y del sector, teniendo en cuenta los ejes de política, territorios y principales indicadores de la Secretaría tendencia, proyección y conclusión por cada indicador, para cada territorio de la Secretaría, con el fin de que sirvan como insumo y referencia para la formulación del plan de desarrollo educativo.

2. Revisar y verificar el diagnóstico estratégico del sector, para garantizar su consistencia y que contemple una introducción, participantes en el diagnóstico, los resultados del diagnóstico, identificado los actores relacionados con la Secretaría de Educación y los servicios que presta; además los componentes internos y externos identificados en el análisis de la información estratégica del sector y las áreas prioritarias de desarrollo y áreas geográficas de y grupos sociales con prioridad para intervenir, y conclusiones obtenidas de este diagnóstico.

• PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de d esarrollo educativo

3. Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo previa verificación de su consistencia y completitud en relación a los resultados del boletín estadístico y del diagnóstico del sector educativo.

4. Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo previa verificación de su coherencia con la definición del componente estratégico, y de la inclusión de los programas y proyectos prioritarios de la Secretaría.

5. Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los lineamientos, que contenga una parte estratégica y programática y un plan de inversiones bien definido y que la evaluación total del plan haya sido buena y aprobada ante el Concejo Municipal.

6. Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan operativo anual de inversiones previa verificación de la adecuada formulación de las metas por proyecto, de la distribución de recursos por proyecto, de la distribución de proyectos por áreas y de la consistencia con el plan de desarrollo educativo aprobado.

146


• PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión d e los establecimientos educativos.

7. Verificar y aprobar el Plan de asistencia técnica y la agenda coordinada de asistencia técnica.

8. Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica.

9. Revisar y verificar que esté completo el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia, verificando además que contemple los posibles escenarios de futuro para identificar las estrategias de desarrollo más adecuadas, el análisis de la misión, visión, política, objetivos estratégicos y específicos, estrategias definidas para la Secretaría de Educación, y que los programas y proyectos definidos hayan cumplido una estructura bien definida.

10. Revisar y verificar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia y que esté completo, verificando que la capacidad de inversión de la Secretaría, cubra todos los programas y proyectos de inversión y con sus respectivas metas definidas y que den respuesta a las necesidades de cobertura y calidad que requiere el sector educativo para mejorar sus condiciones de desarrollo, y que esta inversión sea menor o igual a la definida en el presupuesto.

11. Revisar y verificar el proyecto del plan de desarrollo educativo, para garantizar su consistencia y que contenga su componente estratégico y /o programático y el plan de inversiones.

12. Revisar y verificar el plan indicativo de la Secretaría de Educación, con el fin de analizar su alineación con el plan de desarrollo educativo, verificando que esté completo y que los objetivos programas y proyectos definidos para cada eje de política, se les haya asignado ponderaciones, con su respectivo indicador y metas definidas para cada periodo de gobierno, además verificar los recursos y fuentes de financiamiento necesarios para los programas y proyectos en cada vigencia, y la definición de los responsables de su realización.

13. Revisar la consolidación de los planes de acción generados por cada área SE, para verificar su consistencia y complementariedad, garantizando que las actividades definidas para cada vigencia incluyan los proyectos específicos provenientes del plan de desarrollo educativo y del plan indicativo.

147


14. Revisar los informes de avance de los planes de acción de cada área de la Secretaría, para verificar su cumplimiento en cada vigencia, de los objetivos, actividades e indicadores establecidos en cada plan de acción.

15. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos de cada una y los programas y proyectos de la Secretaría, con la coordinación y aprobación de la oficina asesora de planeación, para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las metas previstas en el plan que son de su competencia.

16. Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para facilitar su seguimiento y actualización por parte de la Secretaría de Educación.

17. Construir el plan indicativo, a partir de la verificación de las metas de programas y proyectos, la definición de las ponderaciones para los objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los responsables. Posteriormente, gestionar la aprobación del Plan Indicativo por parte del Comité Directivo y su divulgación al Ministerio de Educación Nacional.

18. Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la Secretaría de Educación, identificando la capacidad institucional para llevarlo a cabo.

19. Elaborar conjuntamente con el funcionario asignado, el plan de acción del área, estableciendo los proyectos, las actividades, las metas, los recursos y los indicadores del mismo, asegurándose que cumpla con las directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan Indicativo de la SE.

20. Recopilar la información de programas y proyectos de cada dependencia y los recursos asignados al sector, para establecer el orden de ejecución de los proyectos, la vigencia para cada uno de ellos y proceder a realizar su registro.

21. Establecer criterios para la priorización de los programas y proyectos de inversión, así como las vigencias necesarias para la ejecución de los mismos. Registrar los programas, subprogramas, metas y proyectos que se van a ejecutar durante la vigencia fiscal por área, para la consolidación y generación del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI.

22. Gestionar la aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones, teniendo en cuenta la necesidad de coordinar su ajuste en caso

148


necesario.


23. Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de gestión de la calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, e identificar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y los objetivos de la calidad. Adicionalmente efectuar la divulgación de los resultados obtenidos en la revisión del SGC.

24. Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y a los programas y proyectos de la Secretaría, verificando el cumplimiento de los objetivos propuestos y el adecuado avance en la ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría.

25. Evaluar y definir ajustes requeridos al estado de programas y proyectos, a partir de la identificación de los retrasos y los ajustes realizados para cumplir con los objetivos.

26. Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de los indicadores que hacen parte del Tablero e identificar los ajustes y acciones necesarias a implementar para que aquellos indicadores con logro regular y malo alcancen la meta.

27. Validar el informe de gestión de la SE y coordinar su respectiva divulgación a la comunidad como un mecanismo de rendición de cuentas.

28. Generar el informe de seguimiento de programas y proyectos, el cual es enviado al comité directivo para su revisión. Así mismo estudia la disponibilidad de la información, para realizar el seguimiento del plan indicativo.

29. Generar los cambios necesarios en los programas y proyectos, teniendo cuidado que estos garanticen el cumplimiento de las metas establecidas.

30. Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores mediante la consolidación de los informes de resultado del tablero y el análisis del comportamiento de los indicadores; lo anterior, para divulgarlo en la SE utilizando los medios de comunicación disponibles.

31. Actualizar la matriz de eficacia, verificando los logros obtenidos en los programas y proyectos, y generar y divulgar el informe de seguimiento al plan indicativo.

149


32. Generar el informe de Gestión de la SE, ajustarlo en caso necesario y gestionar su aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.

• PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos

33. Revisar y verificar el plan del proyecto, con el fin de garantizar su consistencia y que esté completo, teniendo en cuenta que contemple el cronograma del proyecto, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

34. Verificar y revisar los programas y proyectos para la definición del plan operativo anual de inversiones POAI de la Secretaría de Educación, garantizando que la información esté completa y sea consistente.

• PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de pr ogramas y proyectos

35. Revisar y verificar los ajustes realizados al alcance, cronograma y equipos de trabajo a los planes de programas y proyectos, para asegurar que la información este completa y se mantenga la consistencia de las directrices del proyecto.


36. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos



38. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.

Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité de comunicaciones y comité de capacitación, bienestar e incentivos.


150


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Arquitectura, Ingeniería, Ciencias Contables o Económicas y Título de Postgrado en áreas afines al cargo.


Dos (2) años de experiencia profesional y un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Planeación, Administración de Empresas y Pública,

Conocimientos en la norma ISO 9001 vs. 2008 y la norma NTC-GP 1000: 2004.

Administración de Programas y Proyectos.

Conocimientos en el modelo estándar de control interno para entidades del estado MECI.


Administración del Sector Educativo.

Metodologías de planeación y proyectos del DNP.

COMPETENCIAS



Transparencia.






Liderazgo de grupos de trabajo.

Toma de decisiones.

151


6.2.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Análisis Sectorial.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado Planeación


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación en su componente estratégico, programas y proyectos educativos, para asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis de la información estratégica educativa.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la formulación y aprobación del Plan de Desarrollo Educativo.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educativos.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la evaluación de resultados, en lo referente a SGC, Tablero de Indicadores y avance de Planes y programas

152



• PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa

1. Clasificar y analizar la información estratégica educativa para generar el boletín estadístico de la Secretaría de Educación y el diagnóstico estratégico del sector.

2. Analizar el contexto de la política nacional y territorial, identificando elementos claves de interés para la Secretaría, analizar la información e identificar oportunidades y amenazas, fortalezas y debilidades del sector y servicio educativo, realizar una matriz DOFA con los aspectos identificados y que incluya todos los ejes de la política educativa, para complementar el diagnóstico estratégico del sector definiendo áreas prioritarias de desarrollo, áreas geográficas y grupos sociales con prioridad para intervenir.

• PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de d esarrollo educativo.

3. Definir el momento en que se va a realizar el análisis y/o definición de estrategias, si se va a formular el plan de desarrollo educativo o si se van a realizar los ajustes generados periódicamente al plan de desarrollo.

4. Definir, analizar, verificar y generar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo para definir la inversión necesaria para cubrir todos los programas y proyectos de la Secretaría de Educación, analizar y definir las fuentes de financiamiento contemplando recursos externos y establecer la capacidad de endeudamiento del territorio; definir el presupuesto disponible para la Secretaria de Educación, definir programas y proyectos a ejecutar según prioridad y presupuesto y verificar que los programas, proyectos y sus metas incluidos en el plan plurianual de inversiones cuenten con los aspectos mínimos de la política nacional: La Revolución Educativa; verificar que la sumatoria de la inversión necesaria para realizar los programas y proyectos sea menor o igual al presupuesto disponible.

5. Definir el componente de seguimiento y evaluación del plan de desarrollo educativo, consolidar y construir el plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o programático y el componente de inversiones y verificar su nivel de formulación.

6. Presentar el Plan de Desarrollo Educativo ante el Consejo territorial

153


en caso que se sugieran cambios al documento, realizarle los ajustes necesarios y gestionar nuevamente su aprobación. Luego, establecer los medios por los cuales se divulgará su contenido a la Comunidad Educativa.

7. Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para facilitar su seguimiento y actualización por parte de la Secretaría de Educación.

8. Formular el plan indicativo, a partir de verificar las metas de programas y proyectos, la definición de las ponderaciones para los objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los responsables. Por último, gestionar la aprobación del plan indicativo por parte del Comité directivo y su divulgación al Ministerio de Educación Nacional.

9. Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la Secretaría de Educación, identificando la capacidad institucional para llevarlo a cabo.

10. Elaborar en compañía con el funcionario asignado , el plan de acción del área, estableciendo los proyectos, las actividades, las metas, los recursos y los indicadores del mismo, asegurándose que cumpla con las directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan Indicativo

11. Gestionar ante el Comité directivo la aprobación de los planes de acción por área, y luego comunicar los resultados del análisis del cumplimiento de los mismos.

12. Recopilar la información de programas y proyectos de cada dependencia y los recursos asignados al sector, para establecer el orden de ejecución de los proyectos y la vigencia por cada uno de ellos, para luego realizar su registro.

• PROCESO A04. Evaluación de Resultados.

13. Evaluar el estado de programas y proyectos, a partir de la identificación de los rezagos y los ajustes necesarios para lograr los objetivos y luego generar el informe de seguimiento de programas y proyectos y el de seguimiento al plan indicativo.

14. Establecer periódicamente los ajustes al componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo.

15. Consolidar los informes de resultados del tablero de indicadores, para analizar el comportamiento de los indicadores, y luego divulgar

154


el resultado del estudio, por los medios disponibles en la SE.

16. Consolidar los informes generados en el proceso Evaluación de resultados como son: Informe de Gestión del tablero de indicadores, Informe a seguimiento de programas y proyectos e Informe de seguimiento al plan indicativo.

17. Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores, para su divulgación a las dependencias de la Secretaría de Educación.

18. Generar el informe de Gestión de la SE, ajustarlo en caso necesario y gestionar su aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.






21. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.

22. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.




155




PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Administración, Administración Pública, Estadística, Sociales o Económicas.


Un (1) año de experiencia profesional y un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Planeación y Administración Pública.

Administración de Planes y programas


Administración del Sector Educativo, estadísticas, proyecciones, análisis y tendencias.


COMPETENCIAS



Transparencia.






156


6.2.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Planes, Programas y Proyectos.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional Universitario

CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado Planeación


OBJETIVO DEL CARGO

Desarrollar las actividades que permitan, que las iniciativas de planes y programas de las dependencias de la Secretaría o de los establecimientos educativos, sean viables, se formulen y se ejecuten adecuadamente para bien de la comunidad y del sector educativo.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis, la formulación y la inscripción de planes y programas.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la ejecución, control y seguimiento de planes y programas.



157


1. Analizar el diligenciamiento de los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA de acuerdo a las características de la iniciativa a desarrollar, asegurándose que estén correctamente elaborados y registrados en la SE.

2. Divulgar al interior del comité directivo la viabilidad de las iniciativas recibidas, para que se generen las directrices necesarias y se tramite su aprobación o ajuste.


3. Gestionar las actividades necesarias para el inicio de los proyectos y divulgarlas a cada uno de los responsables de los proyectos.

4. Garantizar la entrega total de la información de los proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, a los responsables de los proyectos, inclusive en el momento de registrarse cambios en la formulación.

5. Validar que los cambios solicitados y aprobados, estén reflejados en los proyectos; esto para asegurar el cumplimiento de los parámetros técnicos y de calidad definidos en la formulación del proyecto.

• PROCESO E01. Gestionar solicitud y correspondencia






9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de

158


manera intencional al cliente.





PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en áreas Administrativas, Empresariales, Financieras, Contables y Económicas, Administración Pública, Arquitectura, Ingeniería Industrial o Ingeniería Civil.


Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Planeación y Administración Pública.

Administración de Planes y programas

Normatividad y Administración del Sector Educativo.

Metodología MGA.

Formulación y Evaluación de Proyectos, Procedimientos del Banco de programas y proyectos de inversión Nacional.

Manejo de Ofimática, Internet y Bases de Datos.


COMPETENCIAS



159


Transparencia.






160


6.2.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Planeación


OBJETIVO DEL CARGO

Desarrollar las actividades que permitan, que las iniciativas de planes y programas de las dependencias de la Secretaría o de los establecimientos educativos, sean viables, se formulen y se ejecuten adecuadamente para bien de la comunidad y del sector educativo.

Mantener el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría.

FUNCIONES GENERALES DEL CARGO • Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el apoyo

y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educativos.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Administración de documentos, en cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008.

161



• PROCESO A03. Ap oyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educ ativos.

1. Garantizar, que la programación de la asistencia técnica, sea viable y consistente, previniendo posibles cruces, a partir de la retroalimentación efectiva con las distintas áreas de la Secretaria de Educación y el Comité directivo.

2. Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de asistencia técnica, y en caso de generarse recomendaciones de ajustes, actualizar el documento consolidado y el Portafolio de Servicios de la Secretaría de Educación.

3. Consolidar, coordinar y realizar seguimiento al plan de asistencia técnica elaborado por cada área de la secretaría, para el fortalecimiento de la gestión de los establecimientos educativos

4. Estudiar la capacidad de brindar asistencia técnica, a partir del estudio de las solicitudes para asistencia técnica presentadas por los establecimientos educativos.

5. Recibir el plan de asistencia técnica e incluir o ajustar los aspectos solicitados por el Comité directivo, para generar la agenda de asistencia técnica y luego distribuir entre las áreas de la Secretaría de Educación

6. Garantizar que la programación de la asistencia técnica sea viable y consistente, previniendo posibles cruces, a partir de la retroalimentación efectiva con las distintas áreas de la Secretaria de Educación y el Comité Directivo.

7. Realizar el seguimiento a la ejecución de la asistencia técnica, a partir de la consolidación de los informes de ejecución de cada una de las áreas y la definición de las desviaciones presentadas respecto a los objetivos propuestos.

8. Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de asistencia técnica, y en caso de generarse recomendaciones de ajustes, actualizar el documento consolidado y el Portafolio de Servicios de la Secretaría de Educación.

9. Seleccionar y establecer la existencia de los registros, que son insumo para

162


la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.

10. Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los resultados de las auditorías realizadas en los procesos de la SE, con el fin de definir acciones para mejorar el desempeño de los procesos.

11. Analizar manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los registros insumo para este análisis y los resultados obtenidos los refleja en el informe de análisis de resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad, así como el plan de acción, que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones correctivas y preventivas establecidas.

• PROCESO B01. Aná lisis, formulación e inscripción de programas y proyectos

12. Analizar el diligenciamiento de los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA de acuerdo a las características de la iniciativa a desarrollar, asegurándose que estén correctamente elaborados y registrados en la SE.

13. Divulgar al interior del comité directivo la viabilidad de las iniciativas recibidas, para que se generen las directrices necesarias y se tramite su aprobación o ajuste.

• PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos

14. Gestionar las actividades necesarias para el inicio de los proyectos y divulgarlas a cada uno de los responsables de los proyectos.

15. Garantizar la entrega total de la información de los proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, a los responsables de los proyectos, inclusive en el momento de registrarse cambios en la formulación.

16. Validar que los cambios solicitados y aprobados, estén reflejados en los proyectos; esto para asegurar el cumplimiento de los parámetros técnicos y de calidad definidos en la formulación del proyecto.

• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondenci a



163




19. Gestionar los recursos para la realización de las auditorías internas de calidad, teniendo en cuenta los parámetros de eficiencia establecidos, para dar cumplimiento al programa de auditoría.

20. Elaborar el programa de auditorías internas de calidad y liderar la ejecución de éste, aplicando las disposiciones técnicas definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2000.

21. Elaborar el reporte de auditorías internas de calidad, cumpliendo las disposiciones técnicas definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos, con el fin de hacer la revisión general al sistema de gestión de calidad.

22. Definir, hacer seguimiento y verificar la eficacia de las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.

23. Consolidar registro de producto no conforme para facilitar el análisis del estado de la no conformidad.

24. Evaluar la gestión del auditor interno al terminar cada ciclo de auditoría, para garantizar el mejoramiento continuo de su desempeño.

25. Verificar eficacia de las acciones correctivas y preventivas implementadas, para conocer su impacto y mejorar continuamente.


26. Registrar y controlar los registros externos que afecten la ejecución de los procesos definidos para la SE.

27. Aprobar la elaboración o actualización de documentos y/o formatos previa verificación de la viabilidad de su modificación o elaboración para la documentación de los procesos.

28. Elaborar o actualizar documentos y/o formatos que son soporte para los procesos, con el fin de mantener la documentación actualizada.

164


29. Distribuir documentos y formatos actualizados o modificados de acuerdo a las necesidades de los procesos o por las normativas generadas que puedan afectarlos, con el fin de mantener informados a todas las áreas de la secretaría respecto a las nuevas disposiciones frente a los procesos.

30. Publicar la nueva versión del documento y controlar los documentos obsoletos, para garantizar la utilización de los documentos vigentes en la Secretaría de educación.

31. Velar por la adecuada actualización de los documentos del sistema de gestión de calidad de tal manera que se garantice la coherencia y la integralidad del sistema de gestión de calidad.

32. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.




PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en áreas Administrativas, Económicas, Administración Pública, Arquitectura, Ingeniería Industrial o Ingeniería Civil.




Conocimientos en la norma ISO 9001 vs 2008 y la norma NTC-GP 1000: 2004. Certificación de procesos de calidad y normas ISO en General e ICONTEC.

Conocimientos en gestión documental.

Conocimientos en gestión de proyectos.

COMPETENCIAS


165



Transparencia.






166


6.2.5. Funciones y perfil del cargo Técnico Operati vo de Planeación.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Técnico.

CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Planeación.


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar operativamente la recopilación de información y las actividades relacionadas con la ejecución de los procesos asociados a la Gestión Estratégica Análisis Sectorial, la Gestión de Planes y Programas y la Gestión de Apoyo Municipal e Institucional


• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con el análisis de la información estratégica educativa, la formulación del plan de desarrollo educativo, el apoyo y fortalecimiento a la gestión de EE.


• PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa

1. Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté completa garantizando que sirva de insumo para el análisis posterior, y así convocar al comité directivo, para realizar el estudio del Sector Educativo, conforme a la programación realizada.

167


2. Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité Directivo, para la realización del análisis de la información estratégica del sector y una vez reunidos, verificar que estén presentes los convocados.


3. Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría, el diagnóstico estratégico del sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, asegurando que la información esté completa y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los resultados, conforme a la programación realizada por el Profesional Especializado de Planeación.

4. Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo aprobado.

5. Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comité Directivo, para la realización de una mesa de trabajo, con el fin de realizar un análisis y definición de estrategias con la información definida en el componente estratégico del plan de desarrollo educativo.

6. Identificar y recopilar la información financiera de la Secretaría de

Educación y las estrategias para el sector donde se definen los programas y proyectos generales, para definir la capacidad de inversión de la Secretaría.

7. Recopilar la información del plan de desarrollo educativo, para

consolidarlo y enviarlo a revisión y aprobación.

8. Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la

Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo.

9. Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada

de área, para dar a conocer el plan indicativo definido.

10. Convocar al funcionario asignado y al equipo de trabajo de cada área

de la Secretaria, con el fin de analizar y definir el plan de acción para cada área.

168


11. Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada

área, con el fin de verificar y aprobar los componentes del plan de acción por área.

12. Entregar a cada área el plan de acción para su ejecución.

13. Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia, con el fin de analizar y verificar la consistencia del POAI generado para la Secretaría de Educación.

• PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los establecimientos educativos

14. Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de asistencia técnica de la Secretaría aprobado, con el fin de remitirlas para el estudio de viabilidad de ejecución de las solicitudes de asistencia presentadas.

15. Enviar la agenda coordinada de asistencia técnica al Comité Directivo para su aprobación.

16. Recopilar los informes sobre la ejecución de la asistencia técnica de las áreas ejecutoras, con el fin de enviarlos para su consolidación.


17. Convocar al Comité Directivo con el fin de revisar y analizar los informes de seguimiento de programas y proyectos y el de eficacia y una vez reunidos verificar que estén todos presentes.

18. Recopilar los informes de avance de programas y proyectos, con el fin de enviar al Profesional Universitario para la revisión del nivel de ejecución de los programas y proyectos.

19. Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes en la consolidación del tablero de indicadores y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.


20. Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité Directivo, para la realización del análisis de la información estratégica del sector y una vez reunidos, verificar que estén presentes los convocados.

169



21. Recopilar la información de los planes y programas a ejecutar y en ejecución, con lo cual permite convocar al Comité directivo para realizar el seguimiento a la puesta en marcha de los mismos.












Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el

170


nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título de Formación Técnica o Tecnológica, certificación de aprobación de mínimo cuatro (4) semestres en educación superior o Título de Bachiller en cualquier modalidad y curso específico no inferior a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.




Ley 594 del Archivo General de la Nación.

Técnicas de archivo y correspondencia.

Operación de computadores, máquinas de escribir, conmutador, teléfono y fax.

Manejo de Ofimática e Internet.

COMPETENCIAS



Transparencia.




Disciplina.


Colaboración.

171


6.3. Dependencia Jurídica del segundo nivel

6.3.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Jurídica.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Jurídica


CARGOS QUE LE REPORTAN Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica

OBJETIVO DEL CARGO

Liderar los procesos judiciales y extrajudiciales en los que se ve involucrada la Secretaría de Educación, coordinando la labor de los profesionales jurídicos de la SE y ofreciendo asesoría jurídica a la SE dentro de los términos y el marco legal vigente.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades del soporte jurídico requeridas para el buen funcionamiento de la SE.

• Aplicar los conocimientos propios de su formación profesional el soporte jurídico a las diferentes áreas de la SE.

172



• PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo.


• PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educa tivos.

2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los municipios no certificados y establecimientos educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.



• PROCESO H03. Desarrollo de personal.



6. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación

173


para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.

• PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios.

7. Revisar los términos de referencia, pliegos de condiciones y minutas de contratos que se elaboren para la contratación directa, licitación o concurso y convenios que suscriba la Secretaría de Educación, de modo que cumpla con los parámetros legales.

• PROCESO K01. Autocontrol.


• PROCESO M01. Atender asuntos disciplinarios.

9. Hacer seguimiento a las solicitudes de información requerida a los funcionarios de la SE que provengan de los entes de control de modo que se cumpla con los tiempos establecidos.

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio ss.

10. Coordinar con los funcionarios del área el adecuado y oportuno trámite de las acciones judiciales a favor y en contra de la Secretaría de Educación.

11. Identificar acciones judiciales que se deben interponer en contra de terceros con el fin de favorecer los intereses de la Secretaría de Educación.

12. Garantizar el cumplimiento de los fallos establecidos a favor y en contra de la Secretaría.

• PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica.

13. Coordinar con los funcionarios del área la adecuada revisión de los actos administrativos, y verificar que los mismos cumplen con los parámetros legales y del cliente.

14. Coordinar con los funcionarios del área la adecuada emisión de conceptos y orientaciones de tipo jurídico, y verificar que los mismos

174


cumplen con los parámetros legales y del cliente.

• PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora.

15. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE


Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité de comunicaciones y comité de compras.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Jurídica y Tarjeta Profesional.

Título de Postgrado.


Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Constitución Política de Colombia.

Derecho Administrativo.

Legislación Educativa.


COMPETENCIAS

175




Transparencia.







Toma de decisiones.

176


6.3.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a Jurídica.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 2

DEPENDENCIA Jurídica

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Jurídica


OBJETIVO DEL CARGO

Dar trámite a los asuntos judiciales, extrajudiciales y asesoría jurídica dentro de los términos y el marco legal vigente a las diferentes áreas de la SE.


• Aplicar los conocimientos propios de su formación profesional el soporte jurídico a las diferentes áreas de la SE.

• Asesorar y apoyarlas actividades del soporte jurídico requeridas para el buen funcionamiento de la SE.

177



• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y corre spondencia


• PROCESO I01. ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS

2. Realizar los ajustes requeridos en conjunto con el interventor a las actas de liquidación de contratos o convenios, garantizando el cumplimiento de los parámetros legales.



• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio s 4. Representar a la Secretaría de Educación en las conciliaciones

cuando le sea asignado, cumpliendo con los parámetros establecidos en el estudio jurídico, técnico y económico y las recomendaciones del comité de conciliación del Ente Territorial.

5. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.

6. Recolectar y analizar la información necesaria para interponer una acción judicial contra un tercero o responder una acción presentada contra la SE, y atender los procesos que se encuentran activos dentro de los términos estipulados para el caso.

7. Procurar por el cumplimiento de lo acuerdos de conciliación en los que participa la Secretaría de Educación según lo establecido por el ente conciliador.

• PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica 8. Revisar y/o elaborar los actos administrativos de modo que cumplan

con los parámetros legales y del cliente.

9. Emitir conceptos y orientaciones de tipo jurídico de modo que correspondan a la legislación vigente.


10. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o

178


potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.






PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Jurídica y Tarjeta Profesional.




Derecho Administrativo.

Legislación Educativa.


COMPETENCIAS



Transparencia.






179


6.4. Dependencia Inspección y Vigilancia del segun do nivel.

6.4.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Inspección y Vigilancia.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional especializado

CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Inspección y Vigilancia



Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia

Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia

OBJETIVO DEL CARGO

Organizar, verificar el plan operativo anual de inspección y vigilancia, reglamento territorial y planear las actividades de visitas de control a los municipios no certificados y EE.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la gestión

de la inspección y vigilancia de los municipios no certificados y establecimientos educativos.

• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.

180



• PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo.


• PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educa tivos.

2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los establecimientos educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.


3. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.

• PROCESO B02. Ejecución, control y seguimient o de programas y proyectos

4. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los

181


proyectos a su cargo.

• PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de mat rícula

5. Revisar los informes de auditoría, para verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos y metodológicos establecidos y la consistencia entre los hallazgos reportados, las causas y las acciones recomendadas.

6. Comunicar al EE la autorización para la corrección de inconsistencias detectadas a través de la modalidad de “novedad de matrícula”, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y procedimentales definidos.

7. Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y procedimientos asociados a la gestión de cobertura del servicio educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios.

• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y Correspondenc ia


• PROCESO F01. Inspección y Vigilanc ia a la gestión de establecimientos educativos

9. Verificar el cumplimiento del reglamento territorial, plan operativo anual de inspección y vigilancia.

10. Verificación de los informes de la visitas de control, seguimiento del plan operativo anual de inspección y vigilancia.

11. Organizar la logística para las visitas de control de los EE, asegurando el cumplimiento de los objetivos trazados.

12. Hacer el seguimiento al plan operativo anual de inspección y vigilancia con el fin de verificar su cumplimiento, según la realización de las visitas, el cumplimiento de las fechas de realización y la recepción de los informes, donde se revisa si se cumplió con las actividades planteadas, fechas estimadas y cual fue la fecha real en que se ejecutó la actividad y se debe hacer el seguimiento de las metas e indicadores se cumplieron.

• PROCESO F02. Legalización de establecimientos educ ativos

182


13. Recibir y verificar el cumplimiento del plan de visitas con el fin de que esté completo y coherente.

14. Organizar la logística para las visitas de verificación de requisitos para las diferentes novedades.

15. Hacer el seguimiento al plan de visitas para verificar su cumplimiento, según la realización de las visitas y la recepción de los informes.

16. Analizar los resultados del informe de visita del EE que fueron visitados con el fin de aprobación de licencia funcionamiento o reconocimiento oficial, o de las diferentes novedades.

17. Revisar la información de verificación de requisitos de las diferentes novedades para analizar la consistencia de la documentación suministrada.






21. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.

22. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de

183


acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas durante la supervisión.

23. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización anticipada de estos.

24. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.






Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo y en el Comité de Comunicaciones.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en ciencias Administrativas, de la Educación, Sociales, Jurídica, Administración de

184


Instituciones Educativas, supervisión educativa o Administración Pública.

Título de Postgrado en áreas afines al cargo.




Normatividad del sector público y el sector educativo.

Funcionamiento del sector educativo.

Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.

Conocimiento en manejo de indicadores y estadísticas.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

185


6.4.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia


OBJETIVO DEL CARGO

Organizar, elaborar y apoyar el desarrollo del plan operativo anual de inspección y vigilancia, reglamento territorial y soportar tácticamente las actividades de visitas de control a los EE.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Inspección y Vigilancia a la gestión de Establecimientos Educativos.

• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la legalización y la administración de novedades de los Establecimientos Educativos.



186





2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.


3. Analizar los informes de auditoría de matrícula, para evaluar los logros y mejoras obtenidos en la gestión de los procesos de cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de ejecución de las acciones formuladas por el EE en la auditoría anterior.

4. Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información reportada por cada EE en los informes de matrícula. Este análisis se debe realizar teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.

5. Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes, cronogramas y recursos involucrados. La planeación de la auditoría debe contemplar los aspectos técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.

6. Elaborar y enviar reporte de auditoría al MEN cuando sea solicitado, cumpliendo con los parámetros técnicos y metodológicos definidos para tal efecto.


7. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su

187


área y funciones.

• PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos.

8. Revisar la normatividad y analizar la incidencia del plan de desarrollo educativo en la gestión de inspección y vigilancia de los establecimientos educativos para definir la organización e igualmente debe revisar como se articularán las actividades de inspección y vigilancia con las políticas, objetivos, metas, estrategias planes y programas

9. Elaborar o ajustar el reglamento territorial a partir del análisis realizado al plan de desarrollo educativo y plan operativo anual de inspección y vigilancia alineado al reglamento territorial y al plan de acción por área y se debe asegurar la complementariedad y coherencia del plan de acción con el POAIV.

10. Proyectar la resolución correspondiente para el reglamento territorial y plan operativo anual de inspección y vigilancia.

11. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las personas encargadas de las comisiones de visita de control a EE. Este formato debe ser remitido al área de personal para que se consoliden las novedades en las funciones.

12. Recibir y verificar el cumplimiento de la revisión de los informes de visita de los EE que estén completos y sean consistentes.

13. Hacer seguimiento a los compromisos o acciones que se detectan en las visitas de control de los establecimientos educativos y a la vez revisar si los responsables de la Secretará de Educación o de los establecimientos educativos cumplieron con los compromisos en la fecha estimada.

• PROCESO F02. Legalización de establecimientos educ ativos.

14. Realizar seminario de inducción para la creación de EE, para asesorar técnica y legalmente a los responsables del EE.

15. Recibir informes de visita y verificar los requisitos para las diferentes novedades, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales.

16. Elaborar plan de visitas para la creación de los EE y verificación de las diferentes novedades reportadas, asegurando el cumplimiento de

188


parámetros técnicos y legales.

17. Proyectar la resolución correspondiente para licencia de funcionamiento ó reconocimiento oficial y diferentes novedades.

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigi os.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en ciencias Administrativas, de la Educación, Sociales, Jurídica, Administración de Instituciones Educativas, supervisión educativa o Administración Pública.




Normatividad y funcionamiento del sector público.

Normatividad y funcionamiento del sector educativo.



COMPETENCIAS



Transparencia.






189


6.4.3. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Admini strativo de Inspección y Vigilancia.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar Administrativo

CÓDIGO 407

GRADO 10

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia


OBJETIVO DEL CARGO

Soportar técnica y operativamente el desarrollo de los procesos y procedimientos relacionados con la gestión de la inspección y vigilancia de Establecimientos Educativos.


• Apoyar administrativamente en el desarrollo de las actividades

relacionadas con la inspección y vigilancia a la gestión de EE.

• Apoyar administrativamente en el desarrollo de las actividades relacionadas con el trámite de novedades y la legalización de EE.

190





• PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos

2. Comunicar a las partes interesadas, el contenido del Reglamento Territorial y el Plan operativo anual de Inspección y Vigilancia, para conocer las actividades programadas en lo concerniente a visitas de control a EE y los parámetros técnicos y legales que rigen su ejecución.

3. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las personas encargadas de las comisiones de visita de control a EE. Este formato debe ser remitido al área de personal para que se consoliden las novedades en las funciones.

4. Enviar informes de evaluación de los EE a la Entidad Territorial, organismos de control, a los EE y al Ministerio de Educación Nacional, para identificar las faltas graves e iniciar procesos disciplinarios.

• PROCESO F02. Legalización de establecimientos educa tivos

5. Recibir y verificar las solicitudes y la documentación presentada por las personas interesadas en la creación de EE, asegurando el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales establecidos para este tipo de novedad.

6. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las personas encargadas de las comisiones de visita responsables de la administración de las novedades de EE. Este formato debe ser remitido al área de personal para que se consoliden las novedades en

191


las funciones.

7. Comunicar y remitir a las partes interesadas el Acto Administrativo resultante de las diferentes novedades tramitadas y aprobadas, teniendo en cuenta los parámetros de oportunidad establecidos en el proceso.

8. Oficiar y remitir al interesado o responsable, la documentación relacionada con el trámite de novedades, cuando ésta no cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos en cada caso.

9. Actualizar la información del directorio único de establecimientos (DUE), con base en las diferentes novedades tramitadas y aprobadas; esta actualización debe cumplir con los parámetros técnicos y de oportunidad definidos por el MEN.





PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Bachiller en cualquier modalidad.




Legislación Laboral y Educativa.


Manejo de software de recursos humanos y administración de bases de datos.

COMPETENCIAS


192



Transparencia.


Experticia técnica.

Trabajo en equipo.


193


6.5. Dependencia calidad educativa del segundo niv el

6.5.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Calidad Educativa.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional Especializado de Calidad Educativa

CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Calidad Educativa



Profesional Universitario de Evaluación Educativa

Profesional Universitario de Mejoramiento

Técnico Operativo de Calidad Educativa.

OBJETIVO DEL CARGO

Planear, verificar, realizar la estrategia para la aplicación de las pruebas SABER y promover la utilización de los resultados de las evaluaciones a docentes y directivos como insumos para el perfeccionamiento de los planes de mejoramiento, propendiendo por la calidad del servicio educativo que prestan los Establecimientos Educativos Oficiales y no oficiales.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la

Gestión de la Calidad del Servicio Educativo en educación pre-escolar, básica y media.

• Garantizar la implementación de las estrategias pedagógicas transversales dentro del PEI de los Establecimientos Educativos, contribuyendo a la globalización del conocimiento y la integralidad de las

194


disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea solamente de conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y perfeccionamiento integral de la persona.

• Garantizar la calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y el seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestación del Servicio Educativo.

• Evaluar y aprobar las estrategias, proyectos y políticas definidas para el mejoramiento de la calida del Servicio Educativo.

• Hacer seguimiento y control a las actividades ejecutadas por los profesionales especializados de evaluación educativa y mejoramiento y realizar la evaluación del desempeño de éstos.

• Liderar el comité de Calidad Educativa, a través de la planeación, ejecución y seguimiento a los procesos relacionados con la Gestión de Calidad del Servicio Educativo en educación pre-escolar, básica y media.

• Realizar el direccionamiento estratégico para la prestación del Servicio Educativo, bajo condiciones óptimas de calidad que garanticen el cumplimiento de los registros estadísticos por el Ministerio de Educación Nacional.

• Definir los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los EE.

• Revisar y desarrollar los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los EE

• Seleccionar, validar, consolidar y socializar la información de los resultados de la autoevaluación a los EE.

• Evaluar y aprobar las estrategias, proyectos y políticas definidas para el mejoramiento de la calidad del Servicio Educativo.


195


• PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa

1. Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER., para dar cumplimientos a los requisitos exigidos por el MEN.

2. Coordinar con los representantes del ICFES los operativos para la ejecución de las pruebas SABER, y de esta manera verificar el cumplimiento de las estrategias propuestas.

3. Coordinar el manejo de los cuadernillos de las pruebas SABER, antes durante y después de la ejecución de las mismas.

4. Preparar, difundir y realizar el taller de socialización de herramientas y metodología de evaluación, para la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes.

5. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas, con el fin de generar y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones.

6. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en la evaluación a Docentes y Directivos Docentes.

7. Responder en forma oportuna los recursos de reposición y apelación.

• PROCESO E01. Gestionar Solicitudes y Correspondenc ia







196


Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité de comunicaciones, comité de calidad educativa, comité departamental de formación de docentes y comité de capacitación, bienestar e incentivos.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Jurídica, Sociales, Administración, Administración Pública, educativa o pedagogía.

Título de Postgrado en áreas afines al cargo.




Legislación y funcionamiento del sector educativo.

Administración Educativa.


COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

197


6.5.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Evaluación Educativa.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Calidad Educativa

CARGOS QUE LE REPORTAN Profesional de Apoyo a la Evaluación Educativa

OBJETIVO DEL CARGO

Organizar, controlar y dirigir las actividades de mejoramiento y evaluación educativa en los procesos de enseñanza-aprendizaje y la gestión institucional que permitan cumplir los lineamientos emitidos por el MEN, la normatividad vigente y los objetivos trazados por la SE, para alcanzar los estándares establecidos en lo referente a calidad del servicio educativo.

Definir los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los EE.


• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la aplicación de las pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no Oficiales.

• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes en Instituciones Oficiales.

198


• Organizar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la aplicación de la autoevaluación institucional en Instituciones Oficiales y no Oficiales.

• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y planes de acción del área.

• Evaluar y promover el uso de los resultados a través de la medición de indicadores, con el propósito de establecer los planes de mejoramiento en los establecimientos educativos.


• Seleccionar, validar, consolidar y socializar la información de los resultados de la autoevaluación a los EE.




2. Gestionar y hacer seguimiento a la aplicación de la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, para garantizar la calidad del servicio educativo.

3. Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la autoevaluación institucional, para dar cumplimiento a la gestión del mejoramiento continuo en los Establecimientos Educativos.

4. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso D01. Gestión de la evaluación educativa, con el fin de generar y hacer seguimiento al plan de calidad educativa.

5. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en Calidad Educativa

6. formular, realizar, publicar proyectos de calidad educativa

199












Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad Educativa.



200


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería Administrativa o Industrial.


Dos (2) años de experiencia profesional en el sector educativo.



Competencias y evaluación educativa.



COMPETENCIAS



Transparencia.






201


6.5.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a la Evaluación Educativa

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 3


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Evaluación Educativa


OBJETIVO DEL CARGO

• Definir los lineamientos, directrices y estrategia para la aplicación de las pruebas SABER conforme a los requerimientos y normatividad establecidos por el MEN.

• Garantizar que los Establecimientos Educativos apliquen en forma adecuada y conforme con los lineamientos definidos por el MEN, las evaluaciones de desempeño a los docentes y directivos docentes en el cual se generen nuevas estrategias y planes de formación y capacitación para el mejoramiento de la Calidad Educativa.


• Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con la aplicación de las pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no Oficiales.

• Organizar, planear, dirigir y controlar el plan de acción, con el fin de

202


asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.

• Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con la aplicación de las evaluaciones de desempeño a los docentes y directivos docentes.


• Preparar, difundir y realizar el taller de las herramientas y metodología de evaluación.

• Organizar, planear, dirigir y controlar los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.



1. Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la autoevaluación institucional, para dar cumplimiento a la gestión del mejoramiento continuo en los Establecimientos Educativos.

2. Verificar la aplicación de la autoevaluación en las instituciones oficiales y no oficiales, y analizar los resultados, con el fin de realizar la ubicación del Establecimiento Educativo en el régimen adecuado.

3. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso D01. Gestión de la evaluación educativa, con el fin de generar y hacer seguimiento al Plan de calidad educativa.


5. Coordinar con los representantes del ICFES los operativos para la ejecución de las pruebas SABER, y de esta manera verificar el cumplimiento de las estrategias propuestas.

6. Coordinar el manejo de los cuadernillos de las pruebas SABER, antes

203


durante y después de la ejecución de las mismas.

7. Preparar, difundir y realizar el taller de socialización de herramientas y metodología de evaluación, para la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes.

8. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas, con el fin de generar y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones.

9. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en la evaluación a Docentes y Directivos Docentes.










Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad Educativa.

204




PERFIL DEL CARGO









COMPETENCIAS



Transparencia.






205


6.5.4. Funciones y perfil del cargo Profesional de Mejoramiento.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Calidad educativa


CARGOS QUE LE REPORTAN Profesional Universitario de Apoyo a Mejoramiento.

OBJETIVO DEL CARGO

Asesorar y acompañar la asistencia técnico-pedagógica a los establecimientos educativos para la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento y proyectos educativos; diseñar y ejecutar programas de formación y actualización permanente de Docentes y Directivos Docentes y promover el uso de herramientas tecnológicas y medios educativos con el fin de alcanzar los estándares de calidad reflejados en el fortalecimiento de las competencias de los estudiantes.


• Asesorar y acompañar a los Establecimientos Educativos en la elaboración, actualización y ajuste del Proyecto Educativo Institucional (PEI) de acuerdo con sus necesidades educativas, las de la región y los resultados de la autoevaluación institucional.

• Elaborar el plan de acompañamiento de los EE frente a la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI, como instrumento de cambio para lograr niveles superiores de calidad en el servicio educativo.

• Organizar y desarrollar estrategias orientadas a la ejecución de programas

206


académicos y de perfeccionamiento, que tengan por finalidad la formación, actualización y el mejoramiento profesional de los educadores, para que estos a su vez sean promotores del mejoramiento continuo de la calidad del servicio educativo.

• Garantizar la implementación de las estrategias pedagógicas transversales dentro del PEI de los Establecimientos Educativos, contribuyendo a la globalización del conocimiento y la integralidad de las disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea solamente de conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y perfeccionamiento integral de la persona.

• Facilitar el desarrollo de las competencias en el estudiante, gestionando acciones que faciliten la articulación curricular entre los diferentes niveles educativos y que permitan la integración con otros sectores, esto incluye las iniciativas que se llevan a cabo con las entidades de bienestar familiar (antes de pre escolar) y con el sector productivo (después de la educación media).

• Garantizar que en los Establecimientos Educativos existan ambientes y medios de aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto aprendizaje y el desarrollo de competencias que aseguren el mayor uso del potencial de los estudiantes.

• Apoyar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas en los EE, mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación a los que la SE pueda acceder, de tal manera que éstas prácticas se incluyan en los PEI y los PMI de los EE.


• PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo d e los establecimientos educativos

1. Verificar la conformidad de plan de acompañamiento a los establecimientos educativos frente a la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI.

2. Realizar la verificación de la estrategia para la articulación de los niveles educativos en los establecimientos educativos.

3. Diseñar, ejecutar, garantizar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en el uso de medios educativos para los establecimientos educativos.

207


4. Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas dentro de la comunidad educativa con el fin de contribuir al mejoramiento de la gestión de los establecimientos educativos.










10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental

Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de calidad educativa.



208


PERFIL DEL CARGO









Conocimiento en medios educativos.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

209


6.5.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo al Mejoramiento.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 3


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Mejoramiento


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas en los EE, mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación a los que la SE pueda acceder, de tal manera que éstas prácticas se incluyan en los PEI y los PMI de los EE.

Garantizar que en los Establecimientos Educativos existan ambientes y medios de aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto aprendizaje y el desarrollo de competencias que aseguren el mayor uso del potencial de los estudiantes.

210



• Planear, desarrollar, asistir, verificar y controlar los procesos relacionados con la gestión escolar como componente del mejoramiento continuo en los establecimientos educativos.

• Recibir, difundir, preparar, consolidar y evaluar el plan de experiencias significativas como componente de mejoramiento continuo en los EE.

• Hacer seguimiento y control a las estrategias pedagógicas del PEI de los Establecimientos Educativos, y de esta forma contribuir a la globalización del conocimiento y la integralidad de las disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea solamente de conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y perfeccionamiento integral de la persona.

• Realización del diagnóstico de la tenencia y uso de medios educativos de los EE.

• Elaboración del plan de acompañamiento en el uso de los medios educativos, la ejecución del plan de acompañamiento el cual involucra el fortalecimiento de competencias en el uso de medios y el reconocimiento de la importancia de éstos para el cumplimiento de los proyectos de aula,

• Identificación y formación de multiplicadores en el uso de medios que garanticen la permanencia del conocimiento en la SE, incluye la adquisición de medios educativos, y el seguimiento de la ejecución del plan de acompañamiento.

• Planear, desarrollar, verificar y controlar los procesos relacionados con la gestión escolar currículos en todo lo relacionado con la estrategia pedagógica para implementar ejes transversales, como componente del mejoramiento continuo en los establecimientos educativos.


• PROCESO D02. Garant izar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos

1. Realizar la revisión y el análisis de los PEI de los establecimientos educativos para definir la estrategia de acompañamiento en la reformulación

211


y ejecución del PEI.

1. Diseñar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en el uso adecuado de medios educativos para los establecimientos educativos.

2. Verificar el cumplimiento del plan de acompañamiento para la ejecución de planes de mejoramiento de los Establecimientos Educativos.

3. Diseñar el plan de formación docente y hacer seguimiento a su ejecución, para promover la calidad del servicio en los Establecimientos Educativos.

4. Destacar procesos de mejora a través de experiencia significativas, para aplicarlos en otros Establecimientos Educativos.

5. Verificar la articulación de los niveles educativos en los establecimientos educativos, para garantizar la calidad del servicio prestado por los Establecimientos Educativos.

6. Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas dentro de la comunidad educativa.

7. Realizar el foro educativo y el evento de estímulos para las experiencias significativas a multiplicar en los establecimientos educativos.

8. Análisis adopción de lineamientos de las estrategias pedagógicas transversales definidas por el MEN

9. Definir alternativas de acción intersectorial y estrategia de implantación y asesoría

10. Verificar las acciones definidas con el plan de calidad educativa

11. Formular proyectos intersectoriales

12. Recibir, y Asesorar al establecimiento en reformulación o modificación del plan de estudios, incorporando y aplicando ejes transversales en currículos y planes de estudio.

13. Verificar ajuste del plan de estudios, incluyendo proyectos transversales

14. Identificar proyectos a incluir en el Plan de Mejoramiento

15. Definir y verificar los lineamientos y la estrategia para promover la

212


articulación de niveles educativos.

16. Ejecutar planes de capacitación y asesoría para gestionar proyectos interinstitucionales

17. Analizar los resultados de las evaluaciones de desempeño de docentes y directivos docentes

18. Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación, actualización, profesionalización, profundización, especialización, perfeccionamiento y/o mejoramiento, capacitación e investigación

19. Generar convocatoria para recibir y evaluar propuestas de programas de formación e investigación

20. Promover, Recibir y evaluar informes finales de programas de investigación

21. Evaluar resultados de los beneficiados del programa de capacitación, formación e investigación.

22. Recibir certificados de capacitación o formación








Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad

213


Educativa.



PERFIL DEL CARGO








COMPETENCIAS



Transparencia.






214


6.5.6. Funciones y perfil del cargo Técnico Operati vo de Calidad Educativa.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Técnico Operativo

CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar táctica y operativamente la ejecución de las actividades del área de calidad de la educación.


• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con la Evaluación Educativa y el mejoramiento continuo.

• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.

• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con la Evaluación Educativa y el mejoramiento continuo de los Establecimientos Educativos.

• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades

215


asociadas con la administración de documentos (archivo de gestión – archivo central – archivo histórico – control de documentos y datos).

• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con el mejoramiento continuo.

• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las estrategias orientadas a la formación, actualización profesional de los educadores, al desarrollo de las competencias de los estudiantes, y de las buenas prácticas pedagógicas, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.



27. Preparar, remitir y recibir la documentación correspondiente a los instrumentos de las pruebas SABER y sus resultados.

28. Preparar la logística para la aplicación de de la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, para garantizar el uso adecuado de los recursos.

29. Recibir y consolidar los resultados de las autoevaluaciones institucionales, para la posterior elaboración de informes.

30. Recibir consolidado de las evaluaciones realizadas, para entregarlas como insumo en la generación del Plan de calidad educativa.

31. Generar llamado de atención por inasistencia a reunión, a docentes y directivos docentes.

• PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento conti nuo de los establecimientos educativos

32. Organizar la logística de los eventos programados: Convocatorias, reproducción del material, consecución del salón, ayudas didácticas. Se diligencia el formato Control de asistencia.

33. Recibir inscripciones de la Institución de Educación Superior, la relación de inscritos a los programas

34. Recopilar, consolidar, y hacer seguimiento a la situación actual en el

216


tema de la articulación de los niveles educativos


35. Recibir las solicitudes y la correspondencia de la dependencia encargada para ello o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a la dependencia encargada de la distribución para su respectivo envío al destinatario.







PERFIL DEL CARGO





Normatividad del sector educativo.

Conocimientos en ofimática.

Conocimientos en archivística y gestión documental.

217


COMPETENCIAS



Transparencia.






218


6.6. Dependencia Cobertura del segundo nivel

6.6.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Cobertura.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Cobertura



Profesional Universitario de Acceso

Profesional Universitario de Permanencia

Técnico Operativo de Cobertura

OBJETIVO DEL CARGO

Dirigir y planear el desarrollo de los procedimientos definidos para la organización de la gestión de cobertura del servicio educativo, prestando apoyo táctico para evaluar la información de la oferta en lo referente a proyección y asignación de cupos para los EE oficiales, así como en las actividades involucradas en la auditoría de matrícula.


• Definir los procedimientos y la ejecución de los procesos del macroproceso gestión de la cobertura del servicio educativo

• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con la solicitud, reserva, traslado y asignación de cupos oficiales.

• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de

219


matrícula de cupos oficiales.



• PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y Gestión de Cobe rtura del Servicio Educativo

1. Verificar y gestionar las realizaciones de las evaluaciones en las fechas programadas junto con su respectiva aprobación en un porcentajes de asistentes igual o superior al 80% .

• PROCESO C02. Proyectar Cupos

2. Analizar y evaluar la información de oferta educativa del Establecimiento Educativo para definir las estrategias de continuidad en los establecimientos educativos.

3. Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a los oferentes, teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad y los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.

• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y corresponden cia


• PROCESO K01. Autocontrol 5. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales

consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos



7. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de

220






Participar activamente en las funciones descritas en el Comité Directivo, Comité de Cobertura, Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos y Comité de Comunicaciones.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, En Ciencias Administrativas, Empresariales o Económicas, Sistemas, Administración Pública, Ingeniería Administrativa, Industrial o de Sistemas.

ESTUDIOS Título de Postgrado en áreas relacionadas con las funciones del cargo.





Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base de Datos.


COMPETENCIAS



Transparencia.

221








Toma de decisiones.

222


6.6.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Acceso.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Cobertura

CARGOS QUE LE REPORTAN Profesional Universitario de Apoyo al Acceso

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar el desarrollo de las actividades del área que ejecutan el acceso a la cobertura del servicio educativo en el departamento ejecutando planes de acción requeridos para mejorar el acceso a los establecimientos educativos.


• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el acceso a la Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con la solicitud, y asignación de cupos oficiales.

• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de matrícula de cupos oficiales.



223


• PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organizac ión y Gestión de Cobertura del Servicio Educativo

1. Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de matrícula, suministrando a los asistentes el material diseñado como guía o soporte de la capacitación

2. Convocar y capacitar al personal en el manejo del Sistema de Cobertura, como también asistir a las jornadas de Capacitación en los lineamientos de matrícula.


3. Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación de cupos. Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta consolidadas.

4. Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los establecimientos educativos oficiales cercanos a su sitio de residencia.

5. Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a los alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.

6. Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios educativos, con base en la información de matrícula reportada por los EE.

• PROCESO C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Of iciales

7. Gestionar las solicitudes de traslados de cupos presentadas en la jurisdicción a su cargo, de acuerdo a los cupos disponibles identificados, criterios de asignación y de priorización establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado informar el padre de familia o acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga efectivo el trámite.

8. Gestionar la inscripción de los alumnos nuevos mediante el establecimiento, de común acuerdo con los rectores, de los puntos de inscripción y centros de acopio, distribución de los formatos de inscripción a los aspirantes, registro de la inscripción y consolidación

224


y reporte a la SE de la información de inscripción.

• PROCESO C05. Hacer seguimiento a la Gestión de matr ícula


10. Comunicar al EE la autorización para la corrección de inconsistencias detectadas a través de la modalidad de “novedad de matrícula”, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y procedímentales definidos.

11. Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y procedimientos asociados a la gestión de cobertura del servicio educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios. efecto.




consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos






17. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de

225


haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Administración de Empresas, Economía, Administración Pública, Ingeniería Administrativa, Industrial o de Sistemas.





Conocimiento en manejo de Indicadores y Estadísticas.

Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Bases de Datos.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

226


6.6.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Permanencia.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



CARGOS QUE LE REPORTAN Profesional Universitario de Apoyo a la Permanencia

OBJETIVO DEL CARGO

Analizar y prestar apoyo táctico para el diseño e implementación de estrategias de permanencia que permitan asegurar la continuidad de los alumnos en EE Oficiales.


• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la consolidación de la proyección de cupos y la identificación de estrategias de permanencia.

• Coordinar, supervisar y controlar los proyectos relacionados con poblaciones vulnerables que pertenecen a la jurisdicción de la SE.



227




• PROCESO B02. Ejecu ción, control y seguimiento de programas y proyectos


• PROCESO C02. Proyectar cupos

3. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos, para determinar el valor de los cupos faltantes y verificar crecimientos significativos en la demanda de cupos con respecto a la matrícula de años anteriores.

4. Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que permitan satisfacer la demanda de los mismos, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de cobertura de la SE.

5. Verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos para el registro de la información relacionada con los alumnos que serán atendidos en los diferentes EE.

6. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda y de estrategias de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.

7. Cuando aplique, actualizar el registro de las novedades de matrícula correspondiente a los contratos de prestación de servicios suscritos con entidades privadas. Lo anterior, teniendo en cuenta los parámetros técnicos e instrumentos definidos para tal efecto.

228


8. Evaluar el desempeño de los contratistas de servicios educativos, para generar la carta de satisfacción que se requiere para la autorización del pago. Dicha evaluación debe considerar los parámetros de calidad y obligaciones contempladas en el contrato suscrito.





11. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas durante la supervisión.


13. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.



• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigi os


229







PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Administración de Empresas, Economía, Administración Pública, Ingeniería Administrativa, Industrial o de Sistemas.







COMPETENCIAS



Transparencia.




230





Toma de decisiones.

6.6.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a Acceso.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 3


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Acceso


OBJETIVO DEL CARGO

Organizar, planear y coordinar el desarrollo de los procedimientos definidos para la organización de la gestión de cobertura del servicio educativo, prestando apoyo táctico para el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión y auditoría de matrícula.

Determinar la capacidad actual y necesaria para cubrir la demanda potencial, a través de la consolidación de la información de la proyección de cupos y establecer las estrategias requeridas con el fin de garantizar la continuidad de los alumnos matriculados y atender las solicitudes de los alumnos nuevos.


• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el

231


registro de matrícula de cupos oficiales.

• Coordinar, supervisar y controlar las actividades orientadas a determinar la capacidad de oferta de los Establecimientos Educativos oficiales y programas de educación no tradicional, para determinar los cupos requeridos y definir las estrategias de ampliación de oferta necesarias, que permitan garantizar la continuidad y atender las solicitudes de los alumnos nuevos.

• Coordinar, supervisar y controlar las actividades orientadas a la identificación de estrategias necesarias para asegurar el acceso y la permanencia de los alumnos en el sistema educativo oficial.

• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el seguimiento a la gestión y auditoría de matrícula.








3. Realizar talleres de capacitación a los profesionales de establecimientos educativos, para asegurar el entendimiento de los

232


lineamientos relacionados con la proyección de cupos.

4. Solicitar, recibir, consolidar y generar reportes de proyección de cupos de los establecimientos educativos pertenecientes a su jurisdicción; validar la información, asegurando el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos. Cuando existan inconsistencias, reportar y enviar profesionales para que procedan a efectuar los ajustes del caso con el establecimiento educativo involucrado.

5. Definir muestra, programar y preparar visitas de auditoría a los establecimientos educativos de su jurisdicción, para verificar la pertinencia en la solicitud de recursos y el cumplimiento de los parámetros y procedimientos establecidos para la gestión de cobertura.

6. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los establecimientos educativos de su jurisdicción, teniendo en cuenta las directrices definidas para la organización y gestión de cobertura.

7. Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación de cupos. Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta consolidadas.

8. Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a los oferentes, teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad y los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.

9. Informar al municipio no certificado y al EE, sobre la estrategia de ampliación de cupos aprobada por la Secretaría de Educación; lo anterior, como base para las modificaciones requeridas en los formatos de proyección de cupos generados.

10. Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los establecimientos educativos oficiales cercanos a su sitio de residencia.

11. Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a los alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.

12. Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios educativos, con base en la información de matrícula reportada por los EE.

233


13. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de la demanda y de retención acorde a las particularidades de la jurisdicción, asegurando el cumplimiento de los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.

14. Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad.

• PROCESO C03. Solicitar, reservar y asignar cupos of iciales

15. Generar y coordinar entrega de los formatos de prematrícula o reserva de cupos para alumnos antiguos; lo anterior para asegurar la estandarización de la actividad en todos los establecimientos educativos oficiales.

16. Consolidar la información de prematrícula o reserva de cupos para alumnos antiguos de los establecimientos educativos oficiales de su jurisdicción, con el fin de identificar los cupos disponibles o faltantes.

17. Definir criterios de asignación de cupos oficiales y pesos para las variables de priorización, teniendo en cuenta los lineamientos y directrices definidos por el MEN y la Entidad Territorial, para la gestión de cobertura.

18. Gestionar las solicitudes de traslado de cupos presentadas en la jurisdicción a su cargo, teniendo en cuenta los cupos disponibles identificados y los criterios de asignación y de priorización establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado, informar el padre de familia o acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga efectivo el trámite.

19. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con la inscripción de los alumnos nuevos en el establecimiento educativo, acordando con los rectores los puntos de inscripción y centros de acopio, distribución de los formatos de inscripción a los aspirantes, registro de la inscripción, consolidación y reporte de información a la SE.

20. Consolidar, clasificar y revisar las solicitudes de traslado y los cupos faltantes reportados por los EE de la jurisdicción, para definir las estrategias a implementar. Lo anterior teniendo en cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de matrícula.

21. Informar a los interesados, los resultados del proceso de traslado o transferencia de alumnos a Establecimientos Educativos, teniendo en cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de matrícula.

234


22. Validar la información de cupos recibida antes de ser reportada a la jerarquía superior, para asegurar su consistencia y corregir posibles errores.

23. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con el registro de matrícula de cupos oficiales, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales establecidos.


24. Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes, cronogramas y recursos involucrados. La planeación de la auditoría debe contemplar los aspectos técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula; diseñar la lista de verificación con la cual será ejecutada la auditoría en los EE.

25. Ejecutar la auditoría en el EE, a través del examen de evidencias objetivas, el registro de los hallazgos encontrados y la consolidación de la información en el respectivo informe de auditoría.


27. Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información reportada por cada EE en los informes de matrícula. Este análisis se debe realizar teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.







235


• PROCESO I01. Adquirir Bienes y Servicios







PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Administración de Empresas o Economía, Administración Pública, Ingeniería Administrativa, Industrial o de Sistemas.







236


COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

237


6.6.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a la Permanencia

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 3


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Permanencia


OBJETIVO DEL CARGO

Organizar, planear y coordinar el desarrollo de los procedimientos y actividades establecidas para garantizar el acceso y la permanencia de las poblaciones vulnerables al servicio educativo, así como la gestión de proyectos y procedimientos orientados a mejorar las condiciones educativas de dichas poblaciones.

Coordinar, planear y organizar las actividades necesarias para calcular el número de cupos que estarían en capacidad de ofrecer los Establecimientos Educativos oficiales en el siguiente año escolar en cada una de las sedes, jornadas, modelos educativos y grados con el fin de asegurar la continuidad de los alumnos matriculados y atender las solicitudes de los alumnos nuevos, con los recursos existentes o definiendo estrategias que soporten la creación de nuevos cupos.


• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas con el acceso y la permanencia de las poblaciones especiales.

• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas con la gñestión del PEI en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales que atienden poblaciones especiales.

• Coordinar, supervisar y controlar los planes de mejoramiento definidos a

238


nivel territorial para asegurar la atención de poblaciones en condiciones de vulnerabilidad.

• Coordinar, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación y revisión de estrategias pedagógicas y la evaluación de experiencias significativas, orientados a mejorar las condiciones educativas de las poblaciones vulnerables.






• PROCESO C02 Proyectar Cupos

3. Analizar los fuentes de cupos y recursos adicionales para garantizar la continuidad de los alumnos en el sistema educativo en el siguiente año escolar lectivo.

4. Desarrollar, analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimiento Educativo de la región, definiendo estrategias de continuidad.

5. Informar al Establecimiento Educativo sobre los cupos que se de acuerdo a su capacidad se puede otorgar de lo contrario buscar Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos para los alumnos adicionales.

239


6. Informar a los alumnos el Establecimiento Educativo donde serán atendidos y definir los alumnos que deben ser atendidos en los establecimientos educativos de acuerdo a la proyección de cupos establecidos por la SE.

7. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda como también de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.

• PROCESO C03 Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Ofi cial

8. Verificar si la Secretaría de Educación estableció obligatoria la prematrícula en los establecimientos educativos oficiales.









240





Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de cobertura.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ciencias de la Educación, Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería Administrativa o Industrial..






COMPETENCIAS



Transparencia.






241


6.6.6. Funciones y perfil del cargo Técnico Operati vo de Cobertura.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar táctica y operativamente la ejecución de las actividades del área de cobertura que permitan asegurar el ingreso de los alumnos en los establecimientos educativos.


• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la gestión de cobertura del servicio educativo y el análisis de la información relacionada con acceso y permanencia.

• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la administración de documentos (archivo de gestión – archivo central – archivo histórico – control de documentos y datos).

• Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión, seguimiento y auditoría de matrícula, teniendo en cuenta los parámetros legales y técnicos establecidos en el macroproceso de gestión de cobertura del servicio educativo.

• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de los procedimientos y

242


actividades relacionadas con la gestión y auditoría de matrícula.


• PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y Gestión de Cobe rtura del Servicio Educativo

1. Publicar y entregar los comunicados de las estrategias de acceso definidas para el servicio educativo, teniendo en cuenta los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial.

2. Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de matrícula, suministrando a los asistentes el material diseñado como guía o soporte de la capacitación.

3. Apoyar la aplicación de la evaluación de entendimiento realizada para evaluar el grado de comprensión de los temas relacionados con las directrices y los lineamientos de la gestión de cobertura. Dicha evaluación, debe ser aplicada a los asistentes y ausentes (invitados no presentes).

4. Convocar y capacitar en el sistema de información de matricula, teniendo en cuenta los parámetros técnicos de la herramienta tecnológica.

• PROCESO C02. Proyectar cupos

5. Apoyar la recepción y consolidación de la información relacionada con la proyección de cupos de cupos de los establecimientos educativos.

6. Enviar comunicados oficiales a los establecimientos educativos, para reportar el incumplimiento en la consolidación y el envío de información solicitada.

7. Apoyar la generación de reportes de proyección de cupos, necesarios para analizar el estado de la oferta educativa a partir del número de cupos excedentes y faltantes.


8. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer

243


seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.












PERFIL DEL CARGO


244






Conocimientos en ofimática, Internet y estadística.

Conocimientos en archivística y gestión documental.

COMPETENCIAS

Orientación a resultados. Orientación al usuario y al ciudadano. Transparencia. Compromiso con la organización. Experticia técnica. Trabajo en equipo. Creatividad e innovación.

245


6.7. Dependencia Administrativa y Financiera del s egundo nivel

6.7.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Esp ecializado de Administrativa y Financiera.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 222

GRADO 05

NÚMERO DE CARGOS 1

DEPENDENCIA Administrativa y Financiera



Profesional Universitario de Talento Humano

Profesional Universitario de Atención al Ciudadano y Correspondencia

Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios

Profesional Universitario de Servicios Informáticos

Profesional Universitario de Financiera

Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera

OBJETIVO DEL CARGO

Generar y dirigir las políticas y actividades de la gestión de los procesos de Recursos Humanos, Servicio de Atención al Ciudadano y Correspondencia, Gestión Administrativa, Servicios Informáticos y Financiera.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión de los procesos de Recursos Humanos, Servicio de Atención al Ciudadano y

246


Correspondencia, Gestión Administrativa, Servicios Informáticos y Financiera.

• Asignar y controlar de manera sistemática las actividades asignadas a los profesionales de Inspección y Vigilancia, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos para estos cargos en condiciones de eficiencia y productividad.

• Realizar la planeación, seguimiento y análisis de las políticas y actividades de los procesos a su cargo y generar los informes para la alta dirección de la Secretaría.

• Definir, planear la ejecución y hacer seguimiento en conjunto con los jefes de las áreas de Despacho, Calidad, Cobertura, Inspección y Vigilancia y Planeación las acciones de asistencia técnica, apoyo e inspección a realizar en cada una de las jurisdicciones correspondientes en la Secretaría.

FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOSPROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO



• PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión d e los municipios no certificados y establecimientos educa tivos

2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los municipios no certificados y establecimientos educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.


3. Analizar la información consolidada de los reportes de atención al ciudadano, preparar oportunamente la reunión mensual de

247


seguimiento y presidir la misma con las áreas de la Secretaría de Educación con el fin de verificar la información establecida y generar los correctivos necesarios cuando se requiera.

• PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

4. Determinar mecanismos para identificar necesidades y expectativas de los clientes, analizar, e interpretar los datos obtenidos de la percepción de la atención al ciudadano en la Secretaría de Educación y proponer estrategias de mejoramiento de acuerdo a los mismos con el fin de mejorar el servicio prestado por la Secretaría.

• PROCESO H01. Administrar la planta de personal

5. Generar y planear las actividades relacionadas con la administración de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes, con el fin de presentarlos para su aprobación y viabilización por parte del MEN y el Ente Territorial.

6. Aprobar los informes relacionados con la planta de personal docente, directivo docente y la planta de personal administrativo aprobada.

• PROCESO H02. Selección e inducción de personal

7. Generar y planear las acciones que debe efectuar la SE para cumplir con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos, nombramiento e inducción del personal para garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE y el adecuado uso de los recursos.

8. Determinas los cargos a proveer de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE.

PROCESO H03. Desarrollo del personal


10. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y

248


promover el desarrollo integral de los funcionarios.

11. Establecer y controlar el plan de capacitación y bienestar, así como la evaluación de desempeño del personal docentes, directivo docente y administrativo para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos.


12. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir con la inscripción, ascenso o actualización en el escalafón docente y carrera administrativa el personal docente, directivo docente y administrativo respectivamente para garantizar el cumplimiento de los derechos del personal, de acuerdo a las normas vigentes.


13. Generar y planear las políticas para la ejecución del proceso de liquidación de nómina del personal docente, directivo docente y administrativo para efectuar su respectiva aprobación de acuerdo a los parámetros y normas vigentes, velando por el pago oportuno de los salarios y prestaciones sociales del personal de la SE.

• PROCESO H07. Administración de las hojas de vida

14. Dirigir y controlar el archivo de las hojas de vida del personal docente, directivo docente y administrativo, para asegurar que el flujo de la información correspondiente sea oportuno y confiable.


15. Presentar al comité de compras los informes de gestión de acuerdo a los resultados obtenidos de las revisiones de seguimiento a la gestión del plan de compras, presentando las causas y correctivos requeridos, con el fin de ajustar las desviaciones en los casos en que se requieran. Diligenciar formato de requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad, con el fin de solicitar los bienes y servicios requeridos para el correcto funcionamiento del área.


16. Analizar el informe de gestión de presupuesto, con el fin de verificar el cumplimiento en su ejecución e identificar y generar los correctivos requeridos en el caso en que se presenten desviaciones, y presentarlo al despacho para la toma de decisiones.

249


17. Verificar, analizar y presentar al Secretario de Despacho de la Secretaría de Educación el proyecto de presupuesto, para su aprobación y posterior envío al Ente Territorial.

• PROCESO J02. Tesorería

18. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del PAC y el flujo de caja requerido por la SE, con el fin de garantizar que los compromisos que asume la SE sean viables financieramente y se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes, recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.

19. Analizar y aprobar la rentabilidad y conveniencia de las inversiones a realizar por la Secretaría de Educación, en los casos en que se identifiquen excedentes de liquidez, y aprobar la venta o redención anticipada de inversiones en los casos en que se requiera.



• PROCESO L. Gestión de la tecnología informática

21. Definir y controlar los lineamientos y procedimientos básicos para la elaboración y ejecución del PETI, la administración del software, del hardware, de la seguridad, y de las comunicaciones que conforman la infraestructura tecnológica informática de la SE con el fin que respondan a las necesidades de apoyo a la gestión de la SE.





24. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del despacho, para garantizar el control de los documentos y dar

250


cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.


Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité de capacitación, bienestar e incentivos, comité de comunicaciones y comité de compras.


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas o Contaduría.

Título de Postgrado en la modalidad de Especialización y Maestría en Administración, Contabilidad o Finanzas.




Gerencia o administración.

Manejo de activos fijos.

Gerencia de proyectos.

Atención al cliente.

Normatividad relacionada con manejo del presupuesto público, SG y personal docente y administrativo.

Directrices y políticas del DAFP.

Gestión de recursos humanos.

Administración informática y tecnológica.

COMPETENCIAS

251




Transparencia.







Toma de decisiones.

252


6.7.2. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Admini strativo de Administrativa y Financiera.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar administrativo

CÓDIGO 407

GRADO 10

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.


OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión administrativa y financiera.


• Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y funciones del área administrativa y financiera.


253




• PROCESO I02. Gestionar recursos físicos

2. Recibir a satisfacción y entregar los bienes solicitados por los funcionarios de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos, de acuerdo a los requerimientos establecidos en la contratación, velando por el correcto almacenamiento de los bienes recibidos, garantizando que se provean, distribuyan y se entreguen a satisfacción y en forma controlada los elementos de dotación, requerimientos e insumos necesarios para el normal funcionamiento de la Secretaría de Educación y los Establecimientos Educativos.

3. Realizar el inventario del almacén y mantener actualizado el sistema de información del mismo.



PERFIL DEL CARGO







Manejo de software de administración de bases de datos.

254


COMPETENCIAS



Transparencia.



Trabajo en equipo.


255


6.7.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Talento Humano.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 04

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Especializado de Administrativa y Financiera


Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina)

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional)

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta Nombramiento e Inducción)

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)

Auxiliar Administrativo de Talento Humano

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades relacionadas con la gestión del recurso humano correspondiente a la planta de personal docente, directivo docente y administrativos de la SE para promover el desarrollo integral del personal, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

256



• Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con el área de recursos humanos de la Secretaría de Educación.






2. Coordinar la definición, modificación, legalización y mantenimiento de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE para garantizar de manera adecuada y oportuna la asignación y disponibilidad del personal requerido para la prestación del servicio educativo.


3. Determinar los cargos a proveer de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de acuerdo a las necesidades identificadas.

4. Ejecutar los procedimientos establecidos para selección de personal, concurso docente y concurso administrativo para proveer cargos de docentes, directivos docentes y administrativos de la SE con el personal idóneo y de acuerdo a las normas y políticas vigentes.

5. Realizar el nombramiento del personal docente, directivo docente y administrativo seleccionados en los cargos correspondientes para garantizar el funcionamiento normal de la SE y los establecimientos educativos en relación con la prestación del servicio educativo.

6. Establecer los criterios necesarios para dar a conocer los procesos y

257


procedimientos, derechos y deberes frente al cargo del personal nombrado para promover su buen desempeño.

7. Aprobar los certificados de inducción del personal nombrado.


8. Velar por el desarrollo adecuado del proceso de evaluación del desempeño del personal administrativo, de acuerdo lo establecido en la normatividad vigente.

9. Programar y ejecutar actividades relacionadas con capacitación y bienestar para promover el desarrollo integral del personal docente, directivo docente, administrativo y de sus familias con base en el estudio, análisis y priorización de las necesidades identificadas.




12. Coordinar y velar por el desarrollo de los procesos necesarios para la inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente y en carrera administrativa del personal docente, directivo docente y administrativo de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional

13. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal docente y directivo docente.

14. Asistir a las reuniones del comité regional de prestaciones sociales cuando el Secretario de Despacho lo delegue.


15. Coordinar el desarrollo del proceso de nómina para asegurar el pago

258


oportuno y correcto de los salarios y prestaciones sociales del personal administrativo, docente y directivo docente.


16. Efectuar seguimiento a la custodia, conservación y actualización de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente con el objetivo de asegurar el suministro de información oportuna, confiable y actualizada.








• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio s


259








Participar activamente en las funciones descritas en el comité de capacitación, bienestar e incentivos, comité del fondo de prestaciones sociales de magisterio, comité especial de docentes amenazados o desplazados



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Psicología, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Administración Pública, Trabajo Social, áreas económicas, contables o financieras y Título de Especialización.


Dos (2) años de experiencia profesional y Un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Políticas públicas en materia de administración del recurso humano, capacitación y bienestar social.

Políticas públicas, decretos, resoluciones, circulares de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del

260


Ministerio de Educación Nacional.

Normatividad en Educación (Estatuto Docente).

Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera administrativa, gerencia pública y decretos reglamentarios.

Metodologías del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Manejo de software de gestión humana.

Reglamento y normas internas de Trabajo.

Constitución Política y Legislación Laboral.

COMPETENCIAS



Transparencia.






Liderazgo de grupos.

Toma de decisiones.

261


6.7.4. Funciones y perfil del cargo Auxiliar admini strativo de Talento Humano.

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar administrativo

CÓDIGO 407

GRADO 10

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Talento Humano


OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión de recursos humanos.


• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración eficaz del área de recursos humanos.



1. Distribuir requerimiento al responsable involucrado por área de gestión.

2. Recoger de las diferentes áreas de la SE las respuestas a las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos y otra correspondencia para su respectivo envío, comunicación o notificación de acuerdo a los procedimientos establecidos.

262


3. Enviar la correspondencia





PERFIL DEL CARGO





Normatividad del Sector Público

Conocimientos en Ofimática e Internet

Conocimientos en archivística, correspondencia y gestión documental

COMPETENCIAS

Orientación a resultados

Orientación al usuario y al ciudadano

Transparencia

Compromiso con la organización

Manejo de la información

Adaptación al cambio

Disciplina

Relaciones interpersonales

Colaboración

263


6.7.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario Apoyo a Talento Humano (Nómina).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Talento Humano.

CARGOS QUE LE REPORTAN Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina).

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar seguimiento, control y verificación de la información de novedades de nómina y de personal que se ingresan al sistema de información, con el fin de garantizar la transparencia y legalidad del proceso de liquidación de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la SE para su correcto y oportuno pago.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de nómina de la SE.


264









4. Velar por el ingreso de las novedades de personal y nómina para la liquidación correcta y oportuna de los salarios y prestaciones del personal docentes, directivo docente y administrativo.

5. Revisar y autorizar las liquidaciones del pago mensual de salarios a docentes, directivos docentes y administrativos.

6. Verificar los reportes generados para el pago de la nómina y cada unos de los informes necesarios para formalizarla y oficializarla con el área encargada de presupuesto para que se ejecuten los trámites de pago respectivos.

7. Realizar la liquidación de la prenómina y nómina, con el fin de garantizar el pago oportuno y real de los salarios y prestaciones del personal.





265










PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial o Administración Pública.






Legislación Laboral.

Administración de sistemas de información.

266


Manejo de software de liquidación de nómina.

COMPETENCIAS



Transparencia.



Trabajo en equipo.


267


6.7.6. Funciones y perfil del cargo Técnico Operati vo de Talento Humano (Nómina).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO

Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina).


OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las actividades de registro, clasificación, verificación, liquidación y reporte relacionadas con el trámite de las novedades de nómina y la liquidación de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la SE de manera correcta y oportuna, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.


• Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el procesamiento de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la SE.

268




1. Recibir, radicar, clasificar y verificar las novedades de personal que afectan la liquidación de la nómina de manera oportuna.

2. Ingresar los actos administrativos y reportes al sistema de información de nómina, con el fin de afectar el pago de cada uno de los docentes y administrativos impactados.

3. Enviar los actos administrativos tramitados en nómina a la administración de hojas de vida para que se anexen a las respectivas historias laborales.

4. Imprimir los listados y reportes de nómina y generar los archivos planos para llevar a cabo los pagos de salarios y prestaciones.

5. Generar los reportes correspondientes al fondo nacional del ahorro y la sociedad fiduciaria sobre las novedades tramitadas y los descuentos realizados a cada uno de los funcionarios.

PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondenc ia


PROCESO K01. Autocontrol





19. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la

269


calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.






PERFIL DEL CARGO






Liquidación de Nómina.



COMPETENCIAS



Transparencia.


270



Trabajo en equipo.


271


6.7.7. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional ).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Talento Humano.


Técnico Operativo Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional).

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades de coordinación, análisis, evaluación y control relacionadas con la administración de la planta de personal y de las hojas de vida, con la ejecución de los procesos de selección, inducción, capacitación y bienestar del personal administrativo, docente y directivo docente, escalafón y prestaciones, para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de personal de la SE.



• PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

272




2. Definir, actualizar y controlar la planta de personal docente, directivo docente y administrativo adecuada a las necesidades identificadas para cumplimiento de los objetivos establecidos por la SE para calidad, cobertura y eficiencia.

3. Coordinar y controlar el trámite a las novedades de la planta de personal y verificar los actos administrativos respectivos con el fin de cubrir las necesidades de manera oportuna y adecuada y asegurar la actualización de la información relacionada.

• PROCESO H03. Desarrollo de personal 4. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del

personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.

5. Garantizar que los funcionarios de la secretaría cuenten con las competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.


6. Coordinar y controlar los trámites necesarios para la inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente de acuerdo a las normas vigentes para dar cumplimiento a los derechos y promover el desarrollo del personal docente y directivo docente.

7. Coordinar y controlar los trámites pertinentes frente a la CNSC para realizar la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa para dar cumplimiento a los derechos y promover el desarrollo del personal administrativo.

• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional 8. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones

económicas y sociales para los docentes afiliados al Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio ante la sociedad fiduciaria autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.

9. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los procedimientos establecidos.

273


• PROCESO H07. Administración de las hojas de vida 10. Refrendar los certificados generados a partir de la información

consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su solicitud y asegurar que la información certificada es correcta y válida.


consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigi os 12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones

enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Salud Ocupacional, Administración Pública, Trabajo Social o Psicología.


Un (1) Año de experiencia profesional y Un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del Ministerio de Educación.

Estatuto Docente.



Reglamento y normas internas de trabajo.


Constitución Política y normas legales vigentes en

274


educación.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

275


6.7.8. Funciones y perfil del cargo Técnico Operati vo de Talento Humano (Bienestar - Salud Ocupacional).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Apoyo a Personal (Bienestar y Salud Ocupacional)


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con los procesos de selección, inducción y evaluación de desempeño para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.


• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de novedades de planta de la SE.





2. Definir, actualizar y controlar la planta de personal docente, directivo

276


docente y administrativo adecuada a las necesidades identificadas para cumplimiento de los objetivos establecidos por la SE para calidad, cobertura y eficiencia.

3. Coordinar y controlar el trámite a las novedades de la planta de personal y verificar los actos administrativos respectivos con el fin de cubrir las necesidades de manera oportuna y adecuada y asegurar la actualización de la información relacionada.


4. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos, nombramiento e inducción del personal para garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE y el adecuado uso de los recursos.


5. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.



16. Coordinar y controlar los trámites necesarios para la inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente de acuerdo a las normas vigentes para dar cumplimiento a los derechos y promover el desarrollo del personal docente y directivo docente.

17. Coordinar y controlar los trámites pertinentes frente a la cnsc para realizar la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa para dar cumplimiento a los derechos y promover el desarrollo del personal administrativo.

• PROCESO H05. manejo del fondo prestacional 18. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones

económicas y sociales para los docentes afiliados al fondo de prestaciones sociales del magisterio ante la sociedad fiduciaria autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.

19. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para

277


dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los procedimientos establecidos.


20. Refrendar los certificados generados a partir de la información consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su solicitud y asegurar que la información certificada es correcta y válida.





PERFIL DEL CARGO






Estatuto Docente.


Metodologías del Departamento Administrativo de la

278


Función Pública.



Constitución Política y normas legales vigentes en educación.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

279


6.7.9. Funciones y perfil del cargo Profesional Uni versitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Adminis trativa).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 2




Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón).

OBJETIVO DEL CARGO

Gestionar las actividades concernientes con las solicitudes de ascenso en escalafón y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del área.







2. Recibir, tramitar documentos para inscripción, actualización o ascenso en escalafón.

3. Dar respuesta a las solicitudes de trámites de escalafón.

280


4. Tramitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil las novedades de escalafón.













281


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en el área Jurídica y Tarjeta Profesional.


Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de experiencia profesional en el sector educativo.



Estatuto Docente.






COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

282


6.7.10. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón, Carrera Administrativa).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Escalafón, Carrera Administrativa.


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la gestión táctica y operativa de las actividades concernientes con las solicitudes de ascenso en escalafón y trámites subsecuentes.







283


3. Enviar la correspondencia


4. Recibir, tramitar documentos para inscripción, actualización o ascenso en escalafón.

5. Dar respuesta a las solicitudes de trámites de escalafón.

6. Tramitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil las novedades de escalafón.


7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos









284


PERFIL DEL CARGO






Estatuto Docente.






COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

285


6.7.11. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Talento Humano (Hojas de Vida).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 2




OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión de hojas de vida.


• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración eficaz de las hojas de vida de los funcionarios de la Secretaría.



1. Recibir hojas de vida con soportes e ingresar al sistema y archivar.

2. Refrendar los certificados generados a partir de la información consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su solicitud y asegurar que la información certificada es correcta y válida.


8. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su

286


área y funciones.







PERFIL DEL CARGO



Un (1) año de experiencia profesional Relacionada en el sector educativo.


Normatividad del Sector Público.

Conocimientos en Ofimática e Internet.

Conocimientos en archivística, correspondencia y gestión documental.

COMPETENCIAS



Transparencia.



287



Disciplina.


Colaboración.

288


6.7.12. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e indu cción).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades relacionadas con los procesos de selección, inducción y evaluación de desempeño para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.


• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de personal de la SE.




289




2. Recibir información y definir que planta de personal docente y administrativa se va a proyectar.

3. Tramitar y elaborar los actos administrativos según las novedades de planta que se presenten.

• PROCESO H02. Selección e inducción de personal 4. Recopilar información para citar candidatos a proceso de selección,

practicar y calificar pruebas de admisión.

5. Elaborar Acto Administrativo de nombramiento y comunicación de nombramiento.

6. Elaborar cronograma de actividades de inducción

7. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios

8. Elaborar y firmar certificado de inducción.

• PROCESO H03. Desarrollo de personal 9. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del

personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.



consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.

• PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigi os 12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones

enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.



290


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Industrial o de Sistemas.


Dos (2) años de experiencia profesional y Un (1) año de experiencia en el sector educativo.



Estatuto Docente.






COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

291


292


6.7.13. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción).

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Técnico

CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con los procesos de selección, inducción y evaluación de desempeño para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.




• PROCESO H01. Administrar la planta de personal 13. Dirigir, aprobar y controlar las actividades relacionadas con la

administración de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes,

293


con el fin de presentarlos para su aprobación y viabilización por parte del MEN y el Ente Territorial.


14. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos, nombramiento e inducción del personal para garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE y el adecuado uso de los recursos.




17. Establecer y controlar el plan de capacitación y bienestar, así como la evaluación de desempeño del personal docentes, directivo docente y administrativo para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos.







21. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de

294


retención documental.



PERFIL DEL CARGO



Un (1) año de experiencia laboral en el sector educativo.





COMPETENCIAS



Transparencia.



Trabajo en equipo.


295


6.7.14. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del M agisterio).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).

OBJETIVO DEL CARGO

Gestionar las actividades concernientes con el trámite de prestaciones sociales y económicas y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del área.


• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de prestaciones sociales y económicas de la SE.




• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional 2. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones

económicas y sociales para los docentes afiliados al Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio ante la sociedad fiduciaria autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.

296


3. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los procedimientos establecidos.













297


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Licenciatura, Derecho, Administración de Empresas o Pública, Ingeniería Industrial o Trabajo Social.





COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

298


6.7.15. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisteri o).

IDENTIFICACIÓN

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Técnico

CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).


Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas el proceso de prestaciones sociales y económicas que garantice la satisfacción de los usuarios del proceso


• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración eficaz del área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.





• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional 3. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de

299


garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal docente y directivo docente.










PERFIL DEL CARGO




CONOCIMIENTOS Legislación Laboral y Educativa

300


ESPECÍFICOS DEL CARGO

Ofimática e Internet

Manejo de software de recursos humanos y administración de bases de datos

COMPETENCIAS



Transparencia


Experticia técnica

Trabajo en equipo

Creatividad e innovación

301


6.7.16. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Admin istrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magiste rio).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 407

GRADO 10

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas el proceso de prestaciones sociales y económicas que garantice la satisfacción de los usuarios del proceso


• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración eficaz del área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.


• PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional 4. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de

garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal docente y directivo docente.


3. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de

302


retención documental.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Bachiller en cualquier modalidad.




Legislación Laboral y Educativa


Manejo de software de recursos humanos y administración de bases de datos

COMPETENCIAS


Transparencia


Experticia técnica

Trabajo en equipo


303


6.7.17. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Servicio de Atención al Ciudadano y Correspondencia .

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



CARGOS QUE LE REPORTAN Técnico Operativo de Atención al Ciudadano

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar y controlar el servicio de atención al ciudadano y manejo de la correspondencia de la Secretaría, para cumplir los objetivos establecidos con relación al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de la comunidad educativa.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de servicio de atención al ciudadano de la SE.




1. Gestionar con los funcionarios responsables de la SE las quejas y reclamos, teniendo en cuenta su contenido y las necesidades expuestas por el ciudadano; lo anterior, teniendo en cuenta los

304


parámetros de oportunidad establecidos para los tiempos de respuesta.

2. Analizar la información consolidada de los reportes de atención al ciudadano y correspondencia, preparar la reunión mensual de seguimiento y asistir a la misma oportunamente.

• PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

3. Gestionar la medición de la satisfacción del cliente con relación al servicio prestado por la Secretaría de Educación, con el objetivo de establecer el cumplimiento de los objetivos relacionados y elaborar el informe requerido en la revisión del SGC.








9. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de

305


condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.






PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Psicología, Ingeniería Industrial o de Sistemas, Administración de Empresas, Administración Pública o Trabajo Social.




Legislación Educativa y del Sector Público.

Implementación de estrategias para mejorar la atención al cliente.

Conocimiento general de los procesos misionales y de apoyo que conforma la cada cadena de valor de la SE.

Manejo de indicadores de gestión y estadísticas.


COMPETENCIAS


306



Transparencia.







Toma de decisiones.

307


6.7.18. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Atención al Ciudadano.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 5



Profesional Universitario de Atención al Ciudadano al ciudadano y Correspondencia


OBJETIVO DEL CARGO

Orientar y atender al ciudadano cuando se acerca a la Secretaría de Educación con sus solicitudes y requerimientos y gestionar el trámite para dar una adecuada y oportuna respuesta.


• Ejecutar las actividades para cumplir los objetivos establecidos con relación al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de la comunidad educativa.



1. Brindar atención primaria al ciudadano que se acerca a la SE para ofrecerle orientación acerca de su requerimiento o inquietud.

2. Recibir, revisar, clasificar y remitir las solicitudes, peticiones, quejas y

308


reclamos que los ciudadanos presenten en la SE para dar trámite a las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos.

3. Hacer seguimiento a las respuestas de las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los tiempos establecidos.

4. Recibir, clasificar, notificar o enviar respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos para promover la satisfacción del cliente.

5. Generar los reportes de control y gestión del área para evaluar el desempeño del servicio de atención al ciudadano










11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento

309


a lo establecido en la tabla de retención documental.


PERFIL DEL CARGO






Manejo de software de recursos humanos y administración de bases Legislación Laboral y Educativa de datos

COMPETENCIAS



Transparencia


Experticia técnica


310


6.7.19. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




Profesional Universitario de Apoyo a la Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.

Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.

OBJETIVO DEL CARGO

Planear y coordinar las actividades necesarias para garantizar la eficiencia en el proceso de contratación y la prestación de servicios administrativos en la Secretaría.


• Coordinar el equipo de trabajo en la ejecución de las actividades del proceso y realizar las mediciones de los indicadores del mismo para mejorar continuamente.

311






2. Elaborar cronograma para la elaboración del plan de compras y solicitar necesidades a cubrir, tanto a las áreas de la Secretaría de Educación como a los Establecimientos Educativos, con el fin de identificar las necesidades de funcionamiento y de inversión de estos.

3. Elaborar y ajustar el plan de compras de acuerdo a las necesidades identificadas, con el fin de presentarlo al Comité de Compras para su aprobación y posterior envío al Ente Territorial.

4. Verificar plan de compras aprobado Vs. compras reales, con el fin de verificar su cumplimiento e identificar y analizar las desviaciones existentes, generando los correctivos requeridos para corregirlas, en los casos en que aplique, presentando los informes de gestión de acuerdo al comportamiento de éste.

5. Verificar que los estudios de conveniencia y viabilidad recibidos en el área, se encuentren correctos, de acuerdo a la normatividad vigente y a su definición técnica, con el fin aprobarlos y así continuar con el proceso de compra o informar de la negación de éste al solicitante.

6. Asignar los interventores internos de la Secretaría de Educación, con el fin de realizar seguimiento y liquidar los contratos y convenios que sean suscritos Secretaría de Educación.

7. Identificar los proveedores o contratistas de la Secretaría de Educación que requieren evaluación e informar a los interventores de éstos, con el fin de realizarla y así poder generar los correctivos requeridos en los casos en que aplique.

• PROCESO I02. Gestionar recursos físicos

8. Estimar presupuesto para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los EE, de acuerdo a la información

312


histórica obtenida, y enviar ésta información al Ente Territorial para su consolidación. Realizar seguimiento a los planes de mantenimiento, con el fin de verificar el cumplimiento a la ejecución de estos y generar los ajustes requeridos.




Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.



PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas o Administración Pública, Contaduría, Arquitectura, Ingeniería Industrial, Civil o de Sistemas.


Dos (2) años de experiencia profesional y un (1) año de experiencia en el sector educativo.


Legislación Educativa y del Sector Público.

Implementación de estrategias para mejorar la atención al cliente.

Conocimiento general de los procesos misionales y de apoyo que conforma la cada cadena de valor de la SE.

Manejo de indicadores de gestión y estadísticas.


COMPETENCIAS

313




Transparencia.







Toma de decisiones.

314


6.7.20. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a la Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.


OBJETIVO DEL CARGO

Agilizar y garantizar eficiencia en los procesos de contratación desarrollados por la secretaría.


• Realizar el proceso completo de contratación y realizar el seguimiento del mismo.

315











PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Empresas o Administración Pública, Contaduría, Arquitectura, Ingeniería Industrial, Civil o de Sistemas.



316



Procesos de contratación pública.


COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

317


6.7.21. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.


OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar técnicamente garantizando eficiencia en los procesos de precontractuales y de contratación desarrollados por la Secretaría de Educación.


• Apoyar la ejecución del proceso de contratación y realizar el seguimiento del mismo.





318


2. Consolidar las necesidades de adquisición de bienes y servicios enviadas por las áreas de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos, con el fin de elaborar el plan de compras para su aprobación.

3. Verificar la existencia en el inventario de las solicitudes de adquisición presentadas por los funcionarios de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos, informando al solicitante la existencia de este para su entrega. En aquellos casos en que no se encuentre en inventario el elemento solicitado, compara con el plan de compras, con el fin de verificar si los elementos solicitados se encuentran programadas o no dentro de éste para elaborar la solicitud del CDP o informar la negación de la adquisición.

4. Apoyar las actividades de las etapas precontractuales y contractuales solicitando información de la adquisición, tanto a los funcionarios que la solicitan como a los proveedores, proyectando las cartas u oficios, actos administrativos o solicitudes de registros presupuestales requeridos, para la realización de los contratos, enviándolos a las áreas requeridas para su ejecución y seguimiento.

5. Apoyar la gestión en la evaluación de proveedores o contratistas, solicitando al interventor la evaluación de los proveedores identificados, retroalimentando y consolidando los resultados de las evaluaciones realizadas, con el fin de mantener registro de éstas.







9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de

319




10. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental




PERFIL DEL CARGO





Legislación Laboral y Educativa


Manejo de software de administración de bases de datos

COMPETENCIAS



Transparencia


Experticia técnica

Trabajo en equipo

320



321


6.7.22. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Servicios Informáticos.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




Profesional Universitario de Apoyo a Servicios Informáticos

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar la gestión de los componentes de la plataforma tecnológica informática de la Secretaría de Educación, garantizando su buen desempeño y adecuada utilización.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de servicios informáticos de la SE.


322


FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS

PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO

• PROCESO G01. Gestión del sistema de información

1. Planear la recolección de la información necesaria para el funcionamiento de la Secretaría de Educación y poder cumplir con la normatividad vigente en cuanto a entrega de información.

2. Realizar la capacitación del personal administrativo, docente y directivo docente responsable de la recolección de la información.

3. Consolidar y validar la información generada por los EE y las áreas de la SE, con el fin de contar con insumos de calidad para la toma de decisiones.

4. Generar los reportes de información que exige la normatividad y los demás requeridos por las áreas de la SE y los EE para la toma de decisiones.







323




• PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de te cnología e informática

11. Coordinar la definición, actualización y seguimiento al plan estratégico de tecnología informática (PETI) de la Secretaría de educación.

• PROCESO L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

12. Coordinar la solución a los requerimientos de soporte técnico de segundo nivel (asesoría telefónica especializada, o visita de campo) y coordinar el soporte ofrecido por proveedores para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de la SE.

13. Coordinar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer las condiciones iniciales (alcances, procedimientos, formatos) para garantizar el correcto funcionamiento de los componentes de la infraestructura tecnológica.

• PROCESO L03. Administración de la plataforma tecnol ógica informática

14. Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos.

15. Identificar y coordinar las actividades de actualización y diseño de la página Web de la Secretaría de educación, basado en los requerimientos realizados por las áreas de la SE y los establecimientos educativos.

324


16. Planear, coordinar y controlar el desarrollo o actualización de software, ya sea que éste sea desarrollado por el área de servicios informáticos o una entidad externa con el fin cubrir los requerimientos de manejo de información de los procesos misionales y de apoyo de la SE.

• PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la s eguridad de la plataforma tecnológica

17. Coordinar y verificar la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información de la Secretaría de educación, programando y asignando actividades de administración de copias de seguridad, verificando y realizando el seguimiento al control de acceso a los recursos IT por parte de los usuarios y funcionarios de la Secretaría.

18. Definir y actualizar constantemente el plan de contingencias de la Secretaría de Educación con el fin de garantizar la continuidad y sostenimiento en la prestación de los servicios de la SE.








Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el

325


nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ingeniería de Sistemas.




Planeación estratégica de tecnología e informática.

Administración de base de datos.

Administración de seguridad en tecnología.

Administración de redes informáticas.

Administración de hardware y software.

Administración de servicios de comunicaciones.

Conocimientos técnicos de la plataforma e infraestructura especifica vigente.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

326


6.7.23. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a Servicios Informáticos.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Servicios Informáticos


OBJETIVO DEL CARGO

Administrar y gestionar los componentes de la plataforma tecnológica informática de la Secretaría de Educación, garantizando su buen desempeño y adecuada utilización.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de servicios informáticos de la SE.


• La medición y seguimiento de los indicadores asociados a los sistemas de información como herramienta de apoyo al logro de los objetivos de los mismos. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada indicador.

327



• PROCESO G01. Gestión del sistema de información

1. Planear la recolección de la información necesaria para el funcionamiento de la Secretaría de Educación y poder cumplir con la normatividad vigente en cuanto a entrega de información.

2. Realizar la capacitación del personal administrativo, docente y directivo docente responsable de la recolección de la información.

3. Consolidar y validar la información generada por los EE y las áreas de la SE, con el fin de contar con insumos de calidad para la toma de decisiones.

4. Generar los reportes de información que exige la normatividad y los demás requeridos por las áreas de la SE y los EE para la toma de decisiones.







9. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y

328


financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización anticipada de estos.


• PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de te cnología e informática

11. Coordinar la definición, actualización y seguimiento al plan estratégico de tecnología informática (PETI) de la Secretaría de educación.

• PROCESO L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

12. Coordinar la solución a los requerimientos de soporte técnico de segundo nivel (asesoría telefónica especializada, o visita de campo) y coordinar el soporte ofrecido por proveedores para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de la SE.

13. Coordinar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer las condiciones iniciales (alcances, procedimientos, formatos) para garantizar el correcto funcionamiento de los componentes de la infraestructura tecnológica.

• PROCESO L03. Administración de la plataforma tecnol ógica informática

14. Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos.

15. Identificar y coordinar las actividades de actualización y diseño de la página Web de la Secretaría de educación, basado en los requerimientos realizados por las áreas de la SE y los establecimientos educativos.

16. Planear, coordinar y controlar el desarrollo o actualización de software, ya sea que éste sea desarrollado por el área de servicios informáticos o una entidad externa con el fin cubrir los requerimientos

329


de manejo de información de los procesos misionales y de apoyo de la SE.

• PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la s eguridad de la plataforma tecnológica

17. Coordinar y verificar la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información de la Secretaría de educación, programando y asignando actividades de administración de copias de seguridad, verificando y realizando el seguimiento al control de acceso a los recursos IT por parte de los usuarios y funcionarios de la Secretaría.

18. Definir y actualizar constantemente el plan de contingencias de la Secretaría de Educación con el fin de garantizar la continuidad y sostenimiento en la prestación de los servicios de la SE.









330


PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Ingeniería de Sistemas.




Planeación estratégica de tecnología e informática.

Administración de base de datos.

Administración de seguridad en tecnología.

Administración de redes informáticas.

Administración de hardware y software.

Administración de servicios de comunicaciones.

Conocimientos técnicos de la plataforma e infraestructura especifica vigente.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

331


6.7.24. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Financiera.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1




Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos)

Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Presupuesto)

Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad)

Auxiliar de Financiera

OBJETIVO DEL CARGO

Elaborar, realizar seguimiento y controlar el presupuesto asignado a la Secretaría de Educación, garantizando el correcto uso de los recursos provenientes del SGP y recursos propios de acuerdo a lo establecido en el plan de inversión del plan de desarrollo educativo y los gastos de funcionamiento y a la normatividad vigente.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del área financiera de la SE.

332





1. Elaborar y gestionar la aprobación del proyecto de presupuesto de ingresos, inversión y gastos de funcionamiento de la SE para la vigencia, lo anterior de acuerdo a la información recibida de la proyección de ingresos de recursos propios y del SGP, de lo establecido en el plan de inversiones del plan desarrollo educativo, de los gastos asociados a la planta de personal docente, directivo docente y administrativo aprobada y del plan de compras, con el fin de asegurar los recursos financieros requeridos para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la SE.

• PROCESO J02. Tesorería

2. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del PAC requerido por la SE, para garantizar que los compromisos que asume la SE sean viables financieramente y ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes, recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.

3. Analizar el flujo de caja de caja proyectado de la Secretaría de Educación de acuerdo a los ingresos y egresos establecidos, con el fin de establecer si se requieren redimir, vender, cancelar inversiones o reprogramar pagos.

• PROCESO J03. Contabilidad

4. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información económica y social de la secretaría de educación y de los establecimientos educativos para identificar debilidades y fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.


5. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la

333


calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE





PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título Profesional en Contaduría, Economía, Finanzas, o Ingeniería Financiera.




Régimen Contable y Estatuto Tributario.


Presupuesto, Tesorería y Manejo de Inversiones.

Ofimática y manejo de sistemas de información.

Legislación sobre administración de recursos financieros públicos.


COMPETENCIAS



Transparencia.


Aprendizaje continuo.


334





Toma de decisiones.

335


6.7.25. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Admin istrativo de Financiera.

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 407

GRADO 10

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Financiera.


OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión administrativa y financiera.


• Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y funciones del área administrativa y financiera.




Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con

336


el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

PERFIL DEL CARGO

ESTUDIOS Título de Bachiller en cualquier modalidad.




Normatividad del Sector Público.

Conocimientos en Ofimática e Internet.

Conocimientos en archivística, correspondencia y gestión documental.

COMPETENCIAS



Transparencia.




Disciplina.


Colaboración.

337


6.7.26. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1




Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos).

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la ejecución de las labores técnicas de gestión de contabilidad de la SE, en lo referente a Fondos de Servicios Educativos, de manera oportuna y correcta.


• Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el área contable de la SE.

338


FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LO S

PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO


1. Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la ejecución de la parametrización, procesos contables y conciliaciones.

2. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información económica y social de la Secretaría de Educación y de las instituciones educativas para identificar debilidades y fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.

3. Apoyar en la gestión de la verificación y consolidación de la información de los fondos de servicios educativos, para su validación y envío al Ente Territorial, asegurando que hayan sido presentados con los parámetros establecidos.









5. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del

339


despacho, para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.


PERFIL DEL CARGO


TIEMPO DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia profesional en el sector educativo.


Régimen Contable y Estatuto Tributario.

Legislación del Sector Educativo.

Presupuesto público y Tesorería.


Legislación sobre administración de recursos financieros públicos

Técnicas de archivo documental.

COMPETENCIAS

Orientación a resultados. Orientación al usuario y al ciudadano. Transparencia. Compromiso con la organización. Experticia técnica. Trabajo en equipo. Creatividad e innovación.

340


6.7.27. Funciones y perfil del cargo Técnico Operat ivo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 314

GRADO 03

NÚMERO DE CARGOS 1



Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos).


OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar las labores relacionadas con la gestión financiera de apoyo a Fondos de Servicios Educativos.


Realizar actividades de apoyo en el Área Administrativa y Financiera para la buena marcha de los Fondos de Servicios Educativos



1. Prestar asesoría técnica a los establecimientos educativos con relación a la presentación de los reportes de información financiera, económica y social para asegurar su correcta elaboración de acuerdo los requerimientos establecidos.

341


2. Apoyar técnicamente la verificación y consolidación de la información de los fondos de servicios educativos, para su validación y envío al Ente Territorial, asegurando que hayan sido presentados con los parámetros técnicos y legales establecidos.

3. Revisar y analizar los estados financieros de los establecimientos educativos, para identificar debilidades, fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.













342




PERFIL DEL CARGO







Manejo de almacén.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

343


6.7.28. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Financiera (Presupuesto).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Financiera


OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades de apoyo, desarrollo, análisis y verificación, relacionadas con la ejecución de los procesos contables, tanto en los establecimientos educativos como en la SE.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión eficaz del área administrativa y financiera de la SE.


344




1. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del presupuesto requerido por la SE, para garantizar que los compromisos que asume la SE sean viables financieramente y se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes, recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.

2. Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y solicitarlas, en los casos en que aplique, al Ente Territorial para su aprobación con el fin de que sean incluidas en el presupuesto de la Secretaría de Educación el cual debe quedar registrado en el sistema.

3. Analizar los informes de gestión presentados por el área Financiera y determinar las acciones a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos del análisis y presentarlos a los organismos de control cuando se requiera.

4. Recibir y verificar las solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago asegurando la calidad en la información recibida, realizar el respectivo seguimiento al presupuesto y al cierre de vigencia presupuestal de la vigencia, generando los respectivos informes al despacho de la SE con el fin de realizar las modificaciones al presupuesto cuando sea necesario y enviar la información solicitada por el MEN y los entes de control que la requieran.

7. Elaborar matriz de ingresos y egresos, con el fin de realizar seguimiento al presupuesto aprobado, comparado con el ejecutado realmente.





345



PERFIL DEL CARGO









Manejo de software de liquidación de nómina.

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

346


6.7.29. Funciones y perfil del cargo Profesional Un iversitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad).

IDENTIFICACIÓN


CÓDIGO 219

GRADO 02

NÚMERO DE CARGOS 1


CARGO DEL JEFE INMEDIATO Profesional Universitario de Financiera


OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades de apoyo, desarrollo, análisis y verificación, relacionadas con la ejecución de los procesos contables, tanto en los establecimientos educativos como en la SE.


• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión eficaz del área administrativa y financiera de la SE.




6. Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la ejecución de la parametrización, procesos contables y conciliaciones.

347


7. Prestar asesoría técnica a los establecimientos educativos con relación a la presentación de los reportes de información financiera, económica y social para asegurar su correcta elaboración de acuerdo los requerimientos establecidos.

8. Apoyar técnicamente la verificación y consolidación de la información de los fondos de servicios educativos, para su validación y envío al Ente Territorial, asegurando que hayan sido presentados con los parámetros técnicos y legales establecidos.

9. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información económica y social de la Secretaría de Educación y de los establecimientos educativos, para identificar debilidades, fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.










15. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de

348


haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.


PERFIL DEL CARGO









Manejo de software de liquidación de nómina

COMPETENCIAS



Transparencia.







Toma de decisiones.

349


7. FUNCIONES DE LOS CARGOS SUPERVISOR Y DIRECTOR DE NÚCLEO EDUCATIVO

Considerando que el Artículo 39 de la Ley 715 de 2001 dice que “Las autoridades Departamentales, Distritales y de los municipios certificados podrán asignar funciones administrativas, académicas o pedagógicas, a los actuales docentes directivos que se desempeñen como supervisores y directores de núcleo educativo.”, las funciones generales y específicas definidas para los siguientes cargos dentro de la Secretaría de Educación podrán ser también asignadas a quienes actualmente se desempeñan como Supervisores y Directores de núcleo educativo, así:

• Profesional Especializado de Planeación • Profesional Universitario De Análisis Sectorial • Profesional Universitario De Planes, Programas y Proyectos • Profesional Especializado De Inspección y Vigilancia • Profesional Universitario De Apoyo a Inspección y Vigilancia • Profesional Especializado De Calidad Educativa • Profesional Universitario De Evaluación Educativa • Profesional Universitario De Apoyo a la Evaluación Educativa • Profesional Universitario De Mejoramiento • Profesional Universitario De Apoyo a Mejoramiento • Profesional Especializado De Cobertura • Profesional Universitario De Acceso • Profesional Universitario De Apoyo a Acceso • Profesional Universitario De Permanencia • Profesional Universitario De Apoyo a Permanencia • Profesional Universitario de Talento Humano • Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina) • Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta,

Nombramiento e Inducción). • Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera

Administrativa). • Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones

Sociales del Magisterio). • Profesional Universitario de Servicio de Atención al Ciudadano y

Correspondencia

350


ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE ESTRUCTURA

La implantación de la estructura organizacional propuesta en la Secretaría de Educación requiere la ejecución de un conjunto de actividades que faciliten su adopción. A continuación se presentan las siguientes actividades generales que se deben tener en cuenta para hacer viable la implantación de la estructura:

1. Identificación y análisis de diferencias frente a Manual de funciones de la entidad territorial.

2. Identificación de diferencias conceptuales frente a la tipología propuesta.

3. Identificación de cargos vacantes en la Secretaría de Educación que fueron incluidos dentro del actual concurso nacional de carrera administrativa.

4. Identificación de diferencias entre la planta pagada por recursos propios aprobada por la Entidad Territorial para la secretaria de Educación y la efectivamente asignada a la secretaria en este momento.

5. Finalizar el proceso de homologación de cargos administrativos pagados con recursos del SGP.

6. Formalización de las funciones a asignar a Directores de Núcleo y Supervisores para la implantación de los procesos.

7. Definir la situación de funcionarios de planta central pagados por el SGP y su manejo frente a la cuota de administración permitida.

8. Definir acuerdos sobre áreas cuyos procesos serán asumidos por la Entidad Territorial. Esto va de la mano con la definición de Acuerdos de Nivel de Servicio para los procesos implicados.

9. Análisis de tiempos de retiro de Directores de Núcleo y Supervisores.

10. Definir junto con el MEN y la entidad territorial las fuentes de financiación de la estructura.

11. Definición de cargos que deben ser creados prioritariamente en la medida en que ocurra la supresión de cargos de directores de núcleo y supervisores.

351


12. Ajuste de las funciones y perfiles inicialmente diseñados en la medida en que la gestión por procesos se afiance en cada Secretaría.

13. Los entes territoriales que administren en una Secretaría de Educación lo relacionado con cultura, recreación o deporte podrán incorporar dentro de su estructura las áreas correspondientes, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por la Nación para la definición de plantas.

14. Los departamentos que presenten disminución de la matrícula como consecuencia de la certificación en educación de algunos de sus municipios deben proceder a ubicarse dentro de la tipología de estructura que les corresponda de acuerdo con sus nuevos valores para las variables matrícula y municipios no certificados.

Guia 1 Manual de funciones y perfiles de los Cargos … · Liborio Cuellar, Firma Miembro de...

Documents

Transcript of Guia 1 Manual de funciones y perfiles de los Cargos … · Liborio Cuellar, Firma Miembro de...