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Índice 1. Para empezar ...........................................................................................................1

Qué es ............................................................................................................................................................... 1

Recomendaciones ............................................................................................................................................. 1

Cómo ingreso .................................................................................................................................................... 1

Usuario y contraseña ........................................................................................................................................ 2

Inicio ................................................................................................................................................................. 2

Abrir empresa ................................................................................................................................................... 2

Partes del ADD .................................................................................................................................................. 3

2. Conociendo el ADD ..................................................................................................4 Administrador de Documentos Digitales .......................................................................................................... 5

Cargar Documentos ............................................................................................................................. 5

Detalle ..................................................................................................................................... 6

E-mail ...................................................................................................................................... 7

Visor de documentos ........................................................................................................................... 8

Partes del visor ........................................................................................................................ 8

Pestañas .................................................................................................................................. 8

Barra de herramientas ............................................................................................................ 9

Panel de Búsqueda .................................................................................................................. 9

Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos ........................................... 11

Certificados y folios del SAT ............................................................................................................... 16

Índices ................................................................................................................................................ 17

Configuración ..................................................................................................................................... 18

Listado de criterios para validación ..................................................................................... 19

Administración ................................................................................................................................................ 21

Configuración ..................................................................................................................................... 21

Configurar correo .................................................................................................................. 22

3. Trabajando con el ADD ......................................................................................... 23 ADD de forma independiente ........................................................................................................................... 23

CONTPAQ i® NOMINAS y el ADD ....................................................................................................................... 23

CONTPAQ i® CONTABILIDAD-BANCOS y el ADD ............................................................................................... 24

CONTPAQ i® COMERCIAL y el ADD .................................................................................................................... 24

Combinar almacenes ......................................................................................................................................... 25

Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD ........................................................................... 26

Escenario 1 Conexión Comercial – Contabilidad - Bancos .......................................................................... 26

Escenario 2 Conexión AdminPAQ – Contabilidad ....................................................................................... 28

Escenario 3 Conexión AdminPAQ – Contabildiad - Bancos ....................................................................... 30

Escenario 4 Conexión Comercial – Contabildiad – Bancos - Nóminas....................................................... 32

4. Preguntas más frecuentes .................................................................................... 34 Problemas al cargar documentos...................................................................................................................... 34

Problemas al visualizar las opciones del ADD ................................................................................................... 34

Problemas al cargar los certificados ................................................................................................................. 35

Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes ............................... 35

Problemas con Puertos y Firewall .................................................................................................................... 35

A1.Compatibilidad con navegadores .................................................................. 36

1

Para empezar Qué es El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es un módulo que te permite almacenar, buscar y administrar documentos y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que emitas y recibas en tu empresa.

Este módulo se instala como un directorio en el sistema operativo y trabaja sobre una página de internet.

Qué sistemas utilizan el ADD El ADD se crea automáticamente al instalar los siguientes sistemas: • CONTPAQi® Nóminas • CONTPAQi® Contabilidad • CONTPAQi® Bancos • CONTPAQi® Comercial

Recomendaciones Para asegurar el óptimo funcionamiento del ADD es recomendable trabajar con los siguientes navegadores de internet, según la forma en que se accede al ADD:

Si vas a trabajar con el ADD accediendo desde…

Es recomendable utilizar…

La aplicación CONTPAQi® Nóminas, Contabi l idad, Banco s, Comercial

Internet Explorer 10*

El acceso directo del ADD (fuera de la aplicación CONTPAQ i®)

• Internet Explorer 10 • Google Chrome**

*Las apl icaciones CONTPAQ i® abrirán el ADD en este navegador s in importar que otro esté conf igurado por omisión ** En caso que uti l ices un navegador distinto a Internet Explorer consulta el Anexo Compatibi l idad con Nave gadores para conocer qué conf iguraciones real izar , as í como las restr icci ones en la funcional idad del ADD.

Cómo ingreso Puedes ingresar al ADD desde las siguientes opciones:

Acceso directo en el escritorio

Localiza el icono en el escritorio de tu computadora y haz clic en él.

Desde el sistema

Ve al menú Empresa y selecciona la opción Administrador de Documentos Digitales.

Si trabajas con CONTPAQ i® NOMINAS ingresa al menú Archivo .

Grupo programas CONTPAQ i®

Del grupo de programas CONTPAQ i® en la carpeta CONTPAQ i® Administrador de documentos digitales haz clic en la opción del mismo nombre.

1

2

Usuario y contraseña Para habilitar el ADD es necesario indicar un usuario válido. Podrás ingresar con el usuario Supervisor y en el recuadro de la contraseña dejar el campo en blanco. Haz clic en el botón Entrar. Supervisor es el usuario asignado por omisión con el que podrás ingresar al ADD.

Inicio Desde aquí podrás accesar a la configuración del administrador o directamente al almacén para buscar almacenar y administrar tus documentos.

Si no has seleccionado una empresa hazlo en este momento haciendo clic en el botón Abrir Empresa.

Abrir empresa Haz clic en la opción Abrir Empresa para seleccionar de la lista de empresas disponibles aquella con la que desees trabajar.

Si ingresaste desde cualquier apl icación de CONTPAQi®, el ADD ya tendrá información de la empresa con la que va a trabajar.

Podrás visualizar todas las empresas que estén instaladas en tu ADD.

3

Partes del ADD Este es el menú principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:

Menú Haz clic en la opción CONTPAQi® para desplegar el menú de secciones. Cuando quieras cambiar de una sección a otra utiliza esta opción o desde la barra superior selecciona la deseada. Si te encuentras en la ventana de inicio, utiliza los gráficos que se localizan en el área de despliegue.

Usuario conectado Conoce el usuario con el cual estás trabajando en el ADD. Este dato solo es informativo y no puede modificarse. Si deseas cambiar el usuario deberás cerrar la sesión e iniciar indicando uno nuevo. Recuerda : Desde el ADD no podrás configurar nuevos usuarios.

Seleccionar empresa Haz clic para desplegar la lista de empresas disponibles y seleccionar la deseada.

Cerrar sesión Haz clic en esta opción para cerrar la sesión del usuario. Automáticamente se mostrará la ventana de ingreso para que indiques un usuario y contraseña.

Área de despliegue En esta área se despliegan las opciones de cada sección y se considera también como área de trabajo para algunos módulos.

Problemas para vi sualizar las opcio nes del ADD

Cons ulta la secc ión P regun tas más fr ecuen tes

4

Conociendo el ADD

El Administrador de Documentos Digitales se compone de dos principales secciones:

Módulos contenidos:

A través del Administrador podrás cargar y visualizar los documentos contenidos en él, cargar los certif icados públicos y actual izar las l istas del SAT as í como configurar las validaciones para la recepción y util izar la utilería para reindexar la información o documentos de tu almacén.

Módulos contenidos:

La Administración te ayudará a real izar la configuración técnica del administrador; es decir , especificar rutas y otros valores para que el ADD funcione correctamente.

*Para uso exclusivo de usuarios técnicos.

Consulta las siguientes páginas para conocer el detalle de la información de cada sección.

Administrador de Documentos Digitales

ADD

Administración*

2

5

Administrador de Documentos Digitales

Cargar docs. recibidos

Ingresa a esta opción para cargar los documentos que te envían tus proveedores al ADD y poder administrarlos.

Cargar docs. emitidos

Ingresa a esta opción para cargar los documentos generados o emitidos por aplicaciones CONTPAQi® al ADD y poder administrarlos. Asegúrate de seleccionar una empresa antes de efectuar cualquiera de estos procesos. Además de cargar los XML también podrás seleccionar archivos con extensión: .PDF, .XLS, .DOC, ZIP. Para cargar los documentos utiliza los siguientes botones:

Podrás cargar uno a uno los documentos o seleccionar varios a la vez, según lo decidas.

Paso 1 Haz clic en el botón Seleccionar Archivos para local izar los XML y otros documentos que deseas cargar al ADD. Paso 2 Selecciona el archivo a cargar y haz clic en el botón Abrir. Paso 3 Haz clic en el botón Cargar y espera a que se carguen los documentos al ADD.

Util iza este botón para desplegar información de la última carga real izada. Se mostrarán los datos siempre y cuando siga activa la sesión del usuario. Si cierras la sesión y vuelves a ingresar se l impiarán los registros y no se mostrará la última carga real izada.

Al hacer clic en este botón, el área de despliegue se limpia para iniciar con una nueva carga.

Problemas al cargar doc u mento s Cons ulta la secc ión P regun tas más fr ecuen tes

1 Arrastrar documentos desde el explorador

Para facilitar la carga de los documentos podrás arrastrarlos desde el Explorador de Windows al área de despliegue de la ventana del ADD.

Solo debes seleccionar los archivos deseados y con clic sostenido arrastrarlos y llevarlos al ADD.

Para util izar esta funcionalidad asegúrate de trabajar con los siguientes navegadores:

• Internet Explorer 10 o superior • Google Chrome

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2 Carga documentos desde el explorador sin abrir el ADD

Otra forma de realizar la carga de los documentos es a través del Explorador de Windows pero sin necesidad de abrir el ADD.

Solo debes hacer clic derecho sobre el XML y seleccionar del menú flotante, el submenú ADD CONTPAQi y la opción Cargar.

Advertencia: Es posible que en algunos equipos esta característica no esté disponible. Para agregarla util iza las utilerías de Microsoft® Windows Uninstall_UserChoice.reg y

Uninstall_UserChoice_Win81.reg según la versión de tu sistema operativo.

Resultado de la carga

Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona información importante sobre cada uno, como:

• Estado del documento: Para saber si es válido o inválido. • Duplicado: Indica si el documento está duplicado o no. • Detalle: Puedes conocer el detalle de las validaciones previamente configuradas para la

recepción de los archivos. • E-mail: Permite enviar por correo electrónico un mensaje para informar al usuario de

cualquier posible problema. Adicionalmente se añade el resultado de las validaciones, pero no el documento validado. Si al real izar la carga de un XML y un PDF al mismo tiempo y ambos se nombran igual, el ADD va a asociar dichos documentos en el expediente del comprobante.

Detalle

Haz clic en el botón para conocer los detalles de la carga realizada basada en las validaciones configuradas. Los datos desplegados solo son informativos pero si deseas modificar alguna configuración de las validaciones selecciona de la barra de menú la opción Configuración ADD.

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E-mail

Haz clic en el botón para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo electrónico un mensaje con el resultado de la validación e informar al usuario de cualquier posible problema.

Entre los datos que debes especificar está:

• Cuenta desde la cual se enviará el correo.

• Contraseña de dicha cuenta.

• A quién va dirigido el correo.

• Asunto del que se trata.

• Mensaje que detalla información sobre el resultado de la validación.

Asegúrate de configurar previamente el servidor de correo dentro del menú ADMIN, módulo Configuración.

8

Desde aquí podrás ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes tipos de búsquedas, capturar información adicional a los documentos, asociarlos con otros y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.

Partes del visor

Pestañas Una vez cargados los documentos podrás identificarlos fácilmente ya que están organizados en tres pestañas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De esta forma será mucho más fácil localizarlos e identificarlos.

Visor de Documentos

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Barra de herramientas Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y enseguida haz clic en la opción deseada:

Desde el área de despliegue de documentos también podrás habilitar estas opciones. Para lograrlo haz clic derecho con el ratón sobre un documento y del menú flotante selecciona la opción deseada.

Panel de Búsqueda Dentro del Visor de documentos digitales podrás realizar diferentes tipos de búsquedas: por rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite hacer más eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic

en el botón .

Al utilizar el panel se realiza la búsqueda por todos los campos, en todo el documento.

Búsqueda por Rango de fechasPor omisión, muestra dos meses considerando el actual y el inmediato anterior, sin importar el periodo en el cual esté trabajando la empresa.

Búsqueda por AproximacionesMarca la casilla cuando desees localizar aquellos documentos que cumplan con la aproximación indicada.

Util ízala cuando desees que se consideren los acentos dentro de la búsqueda.

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Búsqueda por columnas La búsqueda por columnas te ayuda a delimitar aún más los

documentos a desplegar.

Considera que: • Se realiza una búsqueda exacta • Considera palabras completas (siempre al inicio de la cadena) • Busca en el total de páginas del Visor de documentos, considera datos visibles y no

visibles (campos del XML) • Es sensible al uso de acentos

Incrementa las opciones de búsqueda

Importes

Captura directamente el número y desplegará los documentos que inicien con el dato indicado.

Búsqueda por rangos en importes

La siguiente sentencia te permite ubicar importes en un rango determinado.

Total:[X TO Y] . Ejemplo: Total:[400 TO 500]

*Aplica para la búsqueda general y por columnas*

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Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratón y seleccionando del menú flotante las opciones.

Referencia

Utiliza una referencia para identificar de forma rápida el comprobante. Establece una nomenclatura para capturar las referencias, estas pueden ser con datos relacionados con el motivo que generó la factura, quién es el responsable, lugar y fecha, entre otros.

Para capturar una referencia u observaciones asegúrate primero seleccionar un documento y realiza el siguiente procedimiento:

Paso 1 Haz clic en el botón de la opción que deseas desplegar. Paso 2 Captura la información según lo que sol icita la ventana. Paso 3 Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Paso 4 Acepta los cambios haciendo clic en el botón Aceptar. Paso 5 Cierra la ventana.

Para consultar el expediente basta con seleccionar primero el documento, enseguida:

Paso 1 Haz clic en el botón Expediente. Paso 2 Consulta la información del documento y cierra la ventana al f inalizar.

Observaciones

Captura información adicional al documento para indicar datos más específicos sobre la factura o documento en cuestión.

Expediente

Conoce información relacionada con la aplicación y descripción del documento.

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Responsable / Proceso

Utiliza estos campos para indicar en cada XML recibido, el área de la empresa y el usuario responsable de dar seguimiento a este documento, de tal forma que puedas filtrar por esos campos y facilitar la administración de tus documentos, por ejemplo, para que identifiques los XML correspondientes a una comprobación de gastos de viaje. Toma en cuenta que seleccionando más de un documento podrás asignar el mismo Responsable o Proceso al grupo de documentos; también puedes eliminar la asignación en cualquier momento.

Para capturar Responsable y Proceso asegúrate primero de seleccionar un documento y realiza el siguiente procedimiento:

Paso 1 Haz clic en el botón de la opción que deseas desplegar. Nota: puedes hacer clic derecho y seleccionar Responsable o Proceso desde el menú flotante. Paso 2 Captura la información según lo que sol icita la ventana. Paso 3 Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar Usuario Responsable o Guardar Proceso. Paso 4 Acepta los cambios haciendo clic en el botón Aceptar. Paso 5 Cierra la ventana.

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Asociar Documento

Al utilizar esta opción puedes asociar al XML un documento con extensión: .PDF, .DOC o .XLS, de esta forma puedes ir relacionando la información y llevar un mejor control. Ejemplos: entre algunos ejemplos está asociar : • Un CFDI a su representación gráfica en PDF. • A un XML el archivo de Excel que contiene

el presupuesto del mes. Para localizar los archivos a asociar utiliza la búsqueda de documentos. Habilita los filtros para que especifiques un rango de fechas y enseguida podrás aplicar los criterios de búsqueda tal como lo haces directamente en el Visor. Una vez seleccionado el archivo a asociar asegúrate de indicar una descripción. Esto te permitirá tener a la mano información sobre la relación que existe entre documentos. Para lograrlo, captura esta descripción en el campo “Detalle Asociación”.

Paso 1 Selecciona el documento desde el Visor. Paso 2 Presiona la tecla de función <F9> o haz cl ic en el botón Asociar Documento <F9>. Paso 3 Busca el archivo a asociar y haz cl ic sobre él. Paso 4 Captura una descripción que te permita identificar a qué se debe la relación entre archivos. Real iza la captura en el campo “Detalle Asociación” Paso 5 Asocia el documento haciendo clic en el botón Asociar Docto. Paso 6 Acepta el mensaje informativo que indica que se guardó correctamente y cierra la ventana.

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Preliminar

Haz clic en este botón para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un XML verás la representación impresa del mismo; en documentos PDF podrás consultarlos directamente en el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrás opción de abrirlos y guardarlos en alguna ruta específica.

Si el XML y el PDF original de la representación impresa están asociados y tienen el mismo nombre, al utilizar la opción Preliminar se mostrará el PDF original de la representación impresa; en caso que no tengan el mismo nombre o no está asociado mostrará una plantilla preestablecida por el sistema

Resultado Validación Consulta el detalle de la validación que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos. Recuerda que esta información es de solo consulta y te permite conocer la configuración que realizaste en las Validaciones de recepción.

Ver XML

Para ver un archivo XML asegúrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en el botón Ver XML. Utiliza esta opción como una forma de consultar o de revisar un CFDI..

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Exportar Excel Haz clic en este botón para que el documento seleccionado sea exportado a Excel®. Al ejecutarse esta opción podrás realizar dos acciones: abrir directamente el documento en dicha aplicación; o bien, guardarlo en algún directorio específico de tu equipo.

Exporta la vista considerando todas las páginas

Columnas También podrás realizar búsquedas por columnas. Captura en los recuadros la información que quieras considerar en los filtros. Para borrar los filtros indicados haz clic en el

botón .

Exportar Utiliza esta opción cuando desees exportar los XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta acción puede resultarte útil cuando existan demasiados documentos en el visor; así de forma rápida los puedes enviar a un archivo ZIP. Basta con hacer clic en el botón Exportar e indicar qué deseas hacer con el archivo .ZIP que se va a generar: abrirlo directamente o guardarlo en una ruta específica.

Estado Pagado Esta información es de solo consulta ya que el estado solo puede asignarse desde CONTPAQ i® BANCOS.

Exportar Seleccionados Esta opción te permite exportar los XML y enviarlos a un archivo ZIP únicamente los documentos que tengas seleccionados en la lista de documentos del visor. De igual forma puedes abrir directamente el archivo o bien, guardarlo en una ruta específica.

Estatus Dentro de la pestaña Emitidos encontrarás la columna Estatus, la cual indica el estado del documento: • CFD – Emitido • CFDI – Timbrado / Emitido

Esta información es de solo lectura.

Exportar un grupo específico

Utiliza el panel de búsqueda para filtrar los documentos según el grupo o característica que deseas y enseguida expórtalos.

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Certificados y folios del SAT En este módulo podrás realizar la carga de los certificados públicos y actualizar las listas del SAT.

Importación de archivos del SAT Utiliza esta opción para importar y cargar los archivos que emite el SAT (certificados y folios) así como el certificado público (*.cer) de algún emisor.

Paso 1 Haz clic en el botón Seleccionar Archivo para buscar la ruta donde se local izan los archivos CSD, Fol iosCFD. Paso 2 Busca la ruta y selecciona el archivo CSD para que se actual ice su información contra los registros del SAT. Paso 3 Haz clic en el botón Importar para que se guarde el archivo en el servidor y comience el proceso de indexación. El proceso puede tomar unos minutos. Paso 4 Haz clic en el botón Descarga de archivos para del SAT para verif icar la fecha de última modificación y vigencia de los Certificados y fol ios.

Problemas al cargar lo s ce rtificados

Cons ulta la secc ión P regun tas más fr ecuen tes

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Certificados públicos En esta opción puedes conocer la información de los certificados públicos como: número, RFC, validez. Esta información solo es informativa.

Paso 1 Marca la casilla del certif icado deseado y enseguida haz cl ic en el

botón para el iminarlo.

Índices En este módulo podrás ejecutar una serie de utilerías que te ayudarán a dar mantenimiento a la base de datos.

Paso 1 Selecciona el índice de la l ista de índices disponibles. Paso 2 Haz clic en el texto Reindexar del renglón que corresponda. El sistema mostrará el avance en la columna correspondiente y al f inal izar el proceso aparece el texto “Indexado”

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Configuración add En este módulo podrás configurar los criterios que serán considerados para cargar o recibir los documentos en el ADD. Esto significa que si la regla no se cumple para el documento en cuestión, éste no ingresa al ADD.

Paso 1 Haz clic en la opción Criterios para recibir comprobantes para desplegar la l ista de opciones que tiene consideradas el ADD. Paso 2 Marca la(s) casilla(s) de la(s) opción(es) que quieres sean consideradas durante la recepción de documentos. Para lograrlo, haz cl ic sobre la casilla deseada. Paso 3 Guarda los cambios efectuados haciendo clic en el botón Guardar, enseguida haz cl ic en el botón CONTPAQi y selecciona la opción ADD para continuar trabajando en él .

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Listado de Criterios

para validación de comprobantes recibidos y emitidos

La opción Valida que…

1.1 - Codificación del CFD/CFDI es UTF-8

El comprobante fue codificado diferente y difiere de los estándares establecidos por el SAT.

1.2 - El XML es un comprobante Verifica que el XML corresponda a un CFDI.

1.3 - Estructura El Comprobante corresponde con la estructura y nodos del SAT

1.4 - La fecha de emisión corresponde con la versión del comprobante

La versión del CFDI es la correspondiente a la fecha en la que se emitió:

·Los comprobantes emitidos en el 2011 deben corresponder a una versión 3.0.

·Los comprobantes emitidos después del 30 de Junio del 2012 deben corresponder a una versión 3.2.

2.1 - El número de certif icado del comprobante corresponde al certif icado reportado

El certif icado incluido en el XML del CFDI tiene el mismo número de serie que el atributo “NoCertif icado”.

2.2 - El certif icado del comprobante en base 64 es correcto

El certif icado incluido en el xml está codificado correctamente.

2.3 - El certif icado del comprobante fue emitido por el SAT

Val ida que el certif icado con el que fue emitido el comprobante fue generado por el SAT.

2.4 - El certif icado del comprobante corresponde a un CSD o FIEL

El certif icado es de tipo “Certif icado de Sello Digital” o “Firma Electrónica”.

2.7 - El sello del comprobante es válido para el número de certif icado reportado

El sello del comprobante fue generado con el certif icado del número (NoCertif icado) incluido en el XML.

Nota: Esta val idación solo aplica para CFD versión 2.0 y 2.2 en el que el Certif icado es un dato opcional para el XML.

2.8 - El sello del comprobante es válido para el certificado reportado

El sello del comprobante fue generado con el certif icado incluido en el XML.

2.9 - El certif icado del comprobante no debe corresponder a un certif icado de prueba

El certif icado del comprobante es para propósito de producción, fue generado para ser usado por un contribuyente real.

3.1 - El certif icado corresponde al RFC del Emisor

El RFC para el que fue expedido el certif icado corresponde al RFC del emisor del XML.

4.3 - CFDI Se encontró el complemento Timbre Fiscal Digital

Contiene el nodo del Timbre Fiscal Digital .

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Listado de Criterios para validación de comprobantes recibidos y emitidos

continuación…

4.4 - CFDI Se encontró el certif icado del PAC

El certif icado del PAC se encontró en el l istado de certif icados públicos del SAT.

Nota: El certif icado del PAC se tiene que descargar del s itio FTP del SAT la primera vez que se usa para validar un comprobante, posteriormente se almacena y se usa el almacenado para val idar comprobantes futuros.

A partir de la versión 109 ya se van a tener los certif icados del PAC precargados.

4.5 - CFDI El namespace del complemento Timbre Fiscal Digital es correcto

La definición de la estructura del Timbre Fiscal Digital dentro del XML es correcta.

4.6 - CFDI El prefijo del complemento Timbre Fiscal Digital es correcto

El nodo Timbre Fiscal Digital contiene el prefijo correcto, de acuerdo a la definición de su esquema.

4.7 - CFDI El sello del Timbre Fiscal Digital es vál ido

El sello del Timbre Fiscal Digital fue generado con el contenido del complemento y con el certificado del PAC.

4.8 - CFDI El certif icado con el que se generó el Timbre Fiscal Digital no debe ser un certif icado de prueba

El certif icado del comprobante es para propósito de producción, fue generado para ser usado por el SAT.

Nota: El PAC es el representante del SAT en el proceso de timbrado.

4.9 - CFDI El certificado con el que se generó el Timbre Fiscal Digital fue emitido para un PAC

El RFC del certif icado con el que timbró corresponde al RFC: “SAT970701NN3”

4.10 - CFDI El sello CFD del timbre corresponde con el sello del comprobante

El nodo del Sello dentro del Timbre Fiscal Digital corresponde al primer sello generado del comprobante en el XML.

5.1 - En cargar Recibidos: El RFC del comprobante Recibido corresponde con el RFC del ADD

Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido para el RFC de la empresa en cuestión.

6.1 - En cargar Emitidos: El RFC del comprobante Emitido corresponde con el RFC del ADD

Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido por el RFC de la empresa cuestión.

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Administración Esta información solo debe ser manipulada por usuarios técnicos

Aquí podrás realizar la configuración del Servidor y otros componentes para que el ADD funcione de forma correcta. En esta configuración están contenidas todas las opciones de facturación electrónica como rutas, contraseñas, envíos de CFDI y demás información técnica que requiere el ADD. Es aquí donde se gestiona la descarga automática de los archivos del SAT y el guardado de los certificados públicos descargados. Para comenzar haz clic en el componente que deseas configurar:

Paso 1 Identifica la opción a configurar haciendo clic sobre el cuadro de edición. Paso 2 Modifica la información según lo requieras y guarda los cambios. Paso 3 Repite estos pasos hasta completar la configuración deseada. Paso 4 Ve al menú CONTPAQi para continuar trabajando con el ADD.

Util iza estos botones para guardar o descartar los cambios efectuados. _

Configurar correo Desde aquí, personal técnico de tu empresa podrá configurar la información de los servidores para el envío de correo electrónico. Por omisión el ADD ya tiene tres configuraciones predefinidas.

Configuración

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Nueva configuración de correo Haz clic en el texto “Agregar nueva configuración” y captura los siguientes datos:

Al finalizar la captura de los datos no olvides guardar los cambios. Importante:

• El nombre del servicio no acepta espacios en blanco. • También puedes configurar el correo y contraseña con el que se enviará el mensaje de

correo desde el sistema CONTPAQi® o Nóminas: Desde la ventana Envío recibos electrónicos. o Bancos: Desde los documentos bancarios.

Nota: Si solo se asigna el correo de envío pero no la contraseña, entonces se tomará el correo y contraseña configurados desde el ADD.

• Nombre del servicio que se utilizará para el envío. Corresponde a la parte contenida entre el @ y el primer punto del correo, es decir, el dominio. Ejemplo: @contpaqi.com. Nombre del servicio: contpaqi

• Servidor del correo saliente (SMTP).

• Número del puerto de salida.

• Usuario y Contraseña del correo de salida, en caso de utilizarlo.

*Marca la casilla “Usar SSL” si deseas util izar una conexión segura cifrada.

Selecciona la que más te convenga o edítala si es necesario.

También puedes agregar una nueva configuración.

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Trabajando con el ADD

Podrás trabajar con el ADD en las siguientes modalidades:

1. ADD de forma independiente. Podrás ingresar directamente al ADD para ver los documentos almacenados en él, realizar búsquedas o bien, capturar información adicional que ayude a la administración de los mismos.

2. Desde CONTPAQi® Nóminas. 3. Desde CONTPAQi® Contabilidad-Bancos. Donde podrás generar el pago de un

CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante así como la póliza correspondiente.

4. Desde CONTPAQi® Comercial. Para asociar los comprobantes con los documentos comerciales. Nota: Las pestañas que se muestren dentro del visor de documentos pueden variar

dependiendo de la forma en que se ingresa al ADD.

ADD de forma independiente

Sigue este proceso para trabajar con el ADD de forma independiente, es decir, sin abrir las aplicaciones de CONTPAQi®. Este proceso te ayudará a tener la información lista y completa para ser administrada posteriormente.

CONTPAQi® Nóminas y el ADD Desde CONTPAQi® Nóminas podrás visualizar y almacenar los sobre-recibos electrónicos. Por ello, cuando ingreses al ADD desde la aplicación únicamente estará activa la pestaña Sobre-Recibos. Si el usuario cuenta con los permisos para utilizar esto entonces podrá ver la información desde el ADD

Actualiza el CSD y folios ante el SAT

Configura las validaciones de recepción

Carga los documentos al ADD

Ingresa al Visor para administrarlos

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CONTPAQi® Contabilidad-Bancos y el ADD

Pagar CFD/CFDI

Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y Egresos. Habilita el botón Almacén digital , donde encontrarás opciones relacionadas con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> y Deshacer el pago a CFD/CFDI. Desde el ADD puedes verificar cuáles CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un mayor control de la información e identifiques rápidamente aquellos asociados con CONTPAQ i® Bancos.

Nota: Puedes pagar también desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar CFD/CFDI . Desde CONTPAQi® Contabilidad podrás visualizar en el ADD los documentos emitidos y recibidos.

Asociar a Póliza

Puedes asociar a la póliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la información para el módulo Comprobantes y generar los movimientos de la póliza. O bien, puedes generar el Control de IVA a partir de los XML asociados.

Si ingresas al ADD desde una pól iza o un documento bancario, e l s istema solo mostrará como opciones disponibles : consultar y asociar comprobantes .

CONTPAQ i® Comercial y el ADD

Desde CONTPAQi® Comercial podrás asociar los CFD/CFDI a las compras registradas en el sistema. Nota: Al emitir las facturas de tus clientes está asociado su CFD/CFDI a tu documento. Cuando consultes el ADD desde CONTPAQi® Comercial podrás visualizar los documentos emitidos y recibidos.

Problemas co n Puer tos y Firewall Cons ulta la secc ión P regun tas más fr ecuen tes

•Actualizar CSD y folios SAT •Validaciones recepción •Cargar documentos

Configuración ADD

•Asociar CFD/CFDI a pólizas •Registrar información del DIOT a partir de los XML asociados •Asociar a documentos bancarios

Asociación CFD/CFDI

•Pagar CFD/CFDI •Ver documentos pagados •Deshacer asociación

Pagar CFD/CFDI

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Combinar almacenes Este proceso se realiza de forma interna y permite concentrar la información contenida en dos almacenes diferentes y que será administrada por uno solo. Qué hacer antes de combinar los almacenes

Para que los almacenes se combinen de forma exitosa asegúrate de:

• Tener permisos sobre la carpeta Index que se localiza en <: C:\Compac> • Verifica que los ADD a combinar NO estén en uso. • Ambos ADD tengan el mismo RFC.

Cómo combinar los almacenes

La combinación de almacenes se establece al realizar la conexión entre los sistemas CONTPAQi®:

• Desde CONTPAQi® Nóminas. Desde la ventana Catálogo de empresas indica que vas a establecer la conexión con Contabilidad/Bancos y en la pestaña Recibo Electrónico en el campo “Utilizar el ADD” marca la opción “Que usa la empresa de CONTPAQi® Contabilidad”.

• Desde CONTPAQi® Comercial.

Desde la ventana Redefinir empresa indica que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabilidad”.

Importante: Cuando se realiza la combinación de los almacenes, el ADD que rige es el de CONTPAQi® Contabilidad, es decir, que este agregará la información proveniente de Nóminas, Comercial o ambos -según sea el caso.

Qué pasa con el ADD que transfirió su inf ormació n a otro ADD al co mbi nar almacenes Cons ulta la secc ión P regun tas más fr ecuen tes

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Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD Consulta los siguientes escenarios para obtener más información sobre cómo trabaja el ADD dependiendo de las acciones que deseas realizar al tener conexión entre los sistemas.

1 Escenario

Establecer conexión entre estos sistemas para enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad y realizar pagos de los documentos comerciales desde CONTPAQi® Bancos.

Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Los sistemas involucrados son CONTPAQi® Comercial y CONTPAQi® Contabilidad/Bancos. Si instalaste primero CONTPAQi® Comercial asegúrate de instalar CONTPAQi® Contabilidad/Bancos en el mismo servidor de Comercial. En caso contrario, si ya cuentas con el sistema contable y deseas instalar la aplicación comercial, éste último debe instalarse en el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad/Bancos. Nota: Si trabajas con Terminales, asegúrate de configurar la IP para que apunten al Servidor donde está el Saci.

Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad

Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa que vas a “Usar el administrador de documentos digitales” con Comercial .

Paso 2 Haz clic en el botón <F3> del campo “Empresa comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi® Comercial con la que vas a realizar la conexión.

Paso 3

Guarda la información

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Qué debo configurar en CONTPAQi® Comercial Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabil idad”. Haz cl ic en el botón <F3> para seleccionar la deseada Ejemplo: ctContable

Paso 2 Guarda los cambios

Nota: Al guardar esta configuración se muestra un mensaje indicando que se uti l izará el ADD de CONTPAQi® Contabil idad. Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si l legara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir , no combina los ADD ni guarda interfaz.

Qué pasa con el ADD Al establecer la conexión entre Comercial-Contabilidad se realiza la combinación de almacenes.

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2 Escenario Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos y enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad

Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo. Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)

Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Captura en la ventana Redefinir empresa el RFC que corresponda a la empresa, en caso que no lo tenga asignado.

Paso 2 Marca la casilla “Crear administrador de documentos digitales”. Paso 3 Guarda la información.

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Qué debo configurar en AdminPAQ Paso 1 Indica en la ventana Empresas en el campo “Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre de la empresa de CONTPAQ i® Contabil idad.

Paso 2 Guarda los cambios

Qué pasa con el ADD CONTPAQ i® CONTABILIDAD recibe y administra los documentos a través del ADD. Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede realizarse hacia CONTPAQ i® Contabilidad sin contratiempos. Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).

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3 Escenario Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos, enviar pólizas a CONTPAQi® Contabilidad y realizar pago de documentos comerciales desde CONTPAQi® Bancos.

Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo. Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)

Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad Paso 1 Captura en la ventana Redefinir empresa el RFC que corresponda a la empresa, en caso que no lo tenga asignado.

Paso 2 Marca la casilla “AdminPAQ” para especificar que vas a “Usar el administrador de documentos digitales” con AdminPAQ.

Paso 3 Marca la casilla “Crear administrador de documentos digitales” Paso 4 Guarda la información. Nota: Contabil idad-Bancos continúa trabajando con su ADD (no usará el almacén digital de AdminPAQ).

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Qué debo configurar en AdminPAQ Paso 1 Indica en la ventana Empresas en el campo “Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre de la empresa de CONTPAQ i® Contabil idad.

Paso 2 Guarda los cambios

Qué pasa con el ADD El ADD entra en funcionamiento pero no puede ver los documentos emitidos y recibidos por AdminPAQ. Solo podrá visualizar la información que se reciba en el ADD por parte de Contabilidad-Bancos. Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede realizarse hacia CONTPAQ i® CONTABILIDAD sin contratiempos. Y la realización de pagos también aplica. Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).

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4 Escenario

Establecer la conexión entre estos sistemas para enviar pólizas desde CONTPAQi® Comercial a CONTPAQi® Contabilidad; así como enviar pagos de CONTPAQi® Nóminas a CONTPAQi® Bancos.

Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas Donde se encuentre el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad, ahí debe instalarse el Servidor de CONTPAQi® Comercial; de la misma manera si utilizarás CONTPAQi® Nóminas, este debe instalarse donde se encuentre el servidor del sistema contable. Recuerda:

Qué debo configurar en CONTPAQi® Contabilidad

Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa que vas a “Usar el administrador de documentos digitales” con Comercial .

Paso 2 Haz clic en el botón <F3> del campo “Empresa comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi® Comercial con la que vas a realizar la conexión.

Paso 3

Guarda la información

Qué debo configurar en CONTPAQi® Comercial

Paso 1 Indica en la ventana Redefinir empresa que vas a establecer la conexión con la “Empresa contabil idad”. Haz cl ic en el botón <F3> para seleccionar la deseada Ejemplo: ctContable

Paso 2 Guarda los cambios

Nota: Al guardar esta configuración se muestra un mensaje indicando que se uti l izará el ADD de CONTPAQi® Contabil idad.

Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si l legara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir , no combina los ADD ni guarda interfaz.

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Qué debo configurar en CONTPAQi® Nóminas Paso 1 Indica en la ventana Catálogo de empresas, en la pestaña Contable que vas a establecer la conexión con CONTPAQi® Contabil idad y CONTPAQi® Bancos.

Paso 2 Ve a la pestaña Recibo Electrónico y en el campo “Utilizar el ADD” marca la opción Que usa la empresa de CONTPAQi® Contabilidad. Paso 3 Guarda los cambios Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si l legara a presentarse algún error, se queda con la configuración anterior; es decir , no combina los ADD ni guarda interfaz.

Qué pasa con el ADD Al establecer la conexión entre estos sistemas se realiza la combinación de almacenes permitiendo visualizar los documentos emitidos y recibidos.

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Preguntas más frecuentes

Problemas al visualizar las opciones del ADD

Puede ocurrir que al ingresar al ADD no muestre la información del menú, las diferentes opciones del ADD ni el nombre de la empresa a través de la cual se conectó. Además, al ingresar a Configuración de la sección Administrador no se muestren las diferentes opciones disponibles. Esto puede deberse a la configuración de seguridad de Internet Explorer en equipos que cuentan con sistemas operativos como Windows Server 2008, con sistema operativo a 64 bits.

Para resolverlo realiza lo siguiente:

1. Ingresa al Administrador del Servidor y selecciona la opción Configurar ESC de Internet Explorer.

2. Marca la opción “Desactivado” en la Configuración de seguridad tanto para Administradores como para Usuarios.

3. Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios Ingresa nuevamente al ADD y verifica que las opciones del menú están disponibles.

Problemas al cargar documentos

En ocasiones al trabajar con Internet Explorer versión 10 no es posible realizar el cargado de documentos. Esto puede deberse a que la vista de compatibilidad esté marcada y a que exista un faltante dentro de dicha configuración.

Para resolverlo realiza dos acciones:

1. Ve al menú Herramientas y verifica que la opción Vista de compatibilidad esté desmarcada. Si está marcada haz doble clic sobre ella para deshabilitarla.

2. Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad dentro del mismo menú Herramientas y enseguida desmarca las tres casillas que aparecen al final de la ventana. Cierra e intenta realizar el cargado de documentos desde el ADD.

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Problemas al cargar los certificados

Es posible que al intentar cargar los certificados y folios del SAT se presente el mensaje

"Es posible que el índice esté dañado, favor de volver a cargar el archivo"

La razón es porque el servicio de FTP del SAT -de donde se obtienen los certificados y folios- está saturado, provocando lentitud en el acceso y e indicando que el proceso no puede realizar el cargado del archivo.

Esta situación es más común cuando es la primera vez que se realiza el cargado de los certificados y folios.

Una alternativa para realizar el cargado, es ingresando directamente al sitio FTP del SAT e importar los archivos en la opción Importación de archivos del SAT.

ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/

Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes

Cuando se realiza el proceso Combinar almacenes, aquellos ADD de los sistemas que se combinaron con CONTPAQi® Contabilidad siguen existiendo, es decir, no se eliminan.

Por ello, si ingresas al ADD desde el acceso directo (fuera de la aplicación CONTPAQi®) asegúrate de seleccionar el ADD que corresponda con CONTPAQi® Contabilidad, ya que éste es el que concentra toda la información.

Problemas con Puertos y Firewall*

*Solo aplica para Secure Socket Layer

En algunas configuraciones de Windows® es requisito habilitar los puertos TCP por usuario. En dichos casos deberás asignar a cada uno de los usuarios que estén trabajando en el entorno de la aplicación los privilegios del puerto.

Utiliza el siguiente comando para agregar los privilegios, según se requiera:

netsh http add urlacl url=https://+:9081/ user=usuario_win

Adicionalmente debes saber que si los parámetros de configuración de Proxy es por usuario, será necesario aplicar los parámetros al usuario SYSTEM para evitar problemas al momento del timbrado de documentos.

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Compatibilidad con navegadores En este apartado encontrarás información relacionada con la compatibilidad que existe entre diferentes navegadores de internet y el ADD. Toma en cuenta las consideraciones y configuraciones aquí recomendadas para que puedas utilizar y gozar de las características del Administrador.

Windows Internet Explorer - anterior a la versión 8 Ingreso al ADD desde el acceso directo Ingreso al ADD desde sistema CONTPAQ i®

¿Qué veo?

• La página no muestra formato visual

• Las opciones no funcionan • El menú superior no es visible

¿Qué veo? No puede mostrarse la página debido a que coloca basura en la URL del sit io del ADD.

Al quitarle la basura a la dirección URL muestra la

página pero sin el formato correspondiente.

Windows Internet Explorer versión 8 Última versión compatible con Windows XP

Al utilizar Internet Explorer versión 8 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto funcionamiento del ADD.

Al util izar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará l imitada

Configurar vista de compatibilidad

Paso 1 Ve al menú Herramientas y verif ica que la opción Vista de compatibil idad esté sin marcar.

Paso 2 Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad que se ubica en el mismo menú Herramientas.

Paso 3 Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la intranet en Vista de compatibil idad”. Nota: Asegúrate que las tres casillas estén desmarcadas. Real iza el procedimiento Permitir elementos emergentes.

Permitir elementos emergentes

Paso 1 Selecciona del menú Herramientas, submenú Bloqueador de elementos emergentes la opción Configuración del bloqueador de elementos emergentes.

Paso 2 Captura http://127.0.0.1 en el campo “Dirección del sitio web que desea permitir” y haz cl ic en el botón Agregar.

Paso 3 Cierra la ventana.

A1

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Ingreso al ADD desde el acceso directo

¿Qué veo?

La página muestra el formato del sit io del ADD. El menú superior se visualiza correctamente y es posible ingresar a todas las opciones.

Limitaciones

• Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1. • La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de

cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML. • Si trabajas con sistemas operativos Windows XP y Office 2003 , para ejecutar la opción Exportar a

Excel desde el Visor del ADD es necesario contar con el complemento “File Format Converters”, de lo contrario, la opción no funcionará.

• La opción Resultado de Validaciones, ubicada en el Visor del ADD, no muestra información.

Windows Internet Explorer versión 9

Al utilizar Internet Explorer versión 9 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto funcionamiento del ADD.

Al util izar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará l imitada

Configurar vista de compatibilidad

Paso 1 Ve al menú Herramientas y verif ica que la opción Vista de compatibil idad esté sin marcar. Paso 2 Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad que se ubica en el mismo menú Herramientas.

Paso 3 Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la intranet en Vista de compatibil idad”. Nota: Asegúrate que las casillas estén desmarcadas.

Limitaciones

• Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1. • La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de

cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML.

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Firefox versión 26.0

Para utilizar el ADD con Firefox versión 26.0 es necesario:

• Que el Plugin de Adobe Flash esté actualizado. Esto evitará que Firefox bloqueé la funcionalidad del Visor. Si no se actualiza, el navegador mandará un mensaje para seguir visualizando el visor con el plugin de adobe flash desactualizado.

• Añadir el sitio del ADD a las excepciones del bloqueo de ventanas emergentes. Para lograrlo realiza lo siguiente:

Paso 1 Selecciona del menú Herramientas, submenú Opciones, la pestaña Contenido.

Paso 2 Haz clic en el botón Excepciones y en el campo “Dirección del sitio web” captura el sitio del ADD

Esto permite que las opciones de visualización y exportación en el visor del ADD se ejecuten sin ningún contratiempo.

Este navegador permite…

• Si éste es el navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con este navegador.

• Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos. • Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes

cantidades de XML.

Google Chrome (versión 32.0.1700.76 m) Este navegador permite…

• Si se tiene como navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con este navegador.

• Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos. • Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes

cantidades de XML.