Guía práctica Regreso al trabajo 2021 - Colliers

Strategic Project Services

Para inquilinos, inversionistas y landlords

Guía práctica Regreso al trabajo 2021


VISIÓN GENERAL

Las autoridades sanitarias y los empresarios están lidiando en cómo se debe iniciar la segunda reapertura de los negocios, cuando el estado alivie las nuevas medidas de restricción del Aislamiento Social Obligatorio impuestas hasta el 28 de febrero.

Al igual que con todo lo relacionado a la pandemia COVID-19, identificar un cronograma y un plan de prioridades para la reapertura es crucial para reabrir con éxito y hacer que los inquilinos y empleados vuelvan a sus lugares de trabajo con confianza.

Las preocupaciones de nuevos picos en los contagios han hecho retroceder las medidas de reactivación de la economía y que se imponga un nuevo “Estado de Emergencia”, sin embargo, con la llegada de la vacuna entendemos que estas medidas son sólo temporales.

La guía de Retorno Seguro, está diseñada por un comité multifuncional de Colliers, expertos clave en el tema ,y sirve como una lista de verificación práctica y sucinta de actividades y consideraciones para propietarios e inquilinos mientras se preparan para reabrir sus edificios y espacios de trabajo físicos. Además de la actividad preparatoria previa a la apertura, la guía ofrece actividades para implementar desde el primer día y en períodos posteriores.

Inmersos en el espíritu de Retorno Seguro, está la necesidad de monitorear y comunicarse de manera oportuna, convincente y tan a menudo como sea necesario con todo su equipo, para garantizar una transición suave, operaciones

estables, resilientes y sobre todo manteniendo la comodidad, satisfacción y salud de la organización.

El espíritu de asociación y colaboración entre las partes claves interesadas dentro de cada área de enfoque, así como entre sí, avalará y respaldará todos los planes para los ocupantes e inversores. Esta colaboración activa entre grupos de inversores y ocupantes, sacará a relucir elementos comunes innegables y un sincero deseo de hacer lo que sea en el mejor interés de nuestros respectivos clientes , nuestros socios estratégicos y las comunidades a las que servimos. Todos ganamos cuando ese es el objetivo.


I N S I G H T SI N I C I A L E S

Colliers 2020 Global Workplace Work–From-Home Survey

¿Qué es lo que más extraña la gente de trabajar en una oficina?

Claridad de prioridades

7%

Colaborar con colegas en persona

63%

Reuniones espontáneas

37%

Encontrarse con colegas

53%

Almuerzos con colegas

23%

Separación entre la vida en el trabajo y la vida de casa

47%

Fácil acceso a líderes o jefes de grupo

19%

Conversaciones coloquiales con los colegas

42%


1. Defina el alcance y las necesidades para llevar a cabo los servicios responsabilidad de los ad-ministradores de edificios. Anticipar el inventario según sea necesario para el suministro de varios meses.

• Suministros de seguridad (desinfectante, mascarillas, guantes, toallitas, protectores faciales).• Mejora de limpieza de áreas comunes / alto tráfico (elevadores, áreas comunes, acceso de entrada / salida).• Ajustes del servicio de alimentos.

2. Evalúe la preparación del edificio, el estado operativo de la planta y los equipos.

• Garantiza que los sistemas contra incendios, de seguridad y salud se cumplan plenamente y se mitiguen los riesgos.• Las líneas de agua doméstica deben ponerseen operación al menos una vez al día.• Los inodoros y desagües del piso se deben lavar para llenar las trampas .

• Se debe procesar / analizar el agua del Condensador.• Se deben de configurar los dispositivos de área común, ajustes tecnológicos (por ejemplo, sistemas sin contacto para ascensores y manijas de puertas).

3. Revise e implemente el plan de co-municación con los inquilinos (vea más detalles a continuación).

El Regreso: Primer Día

1. Publique estándares de seguridad y bienes-tar y ajuste según sea necesario.2. Establezca revisiones regulares y simulacros de seguridad.3. Infórmese sobre los planes de fases de “re-greso al trabajo” de los diferentes inquilinos.4. Implemente una clara señalización que este acorde con los estándares de distancia a dictados según por el gobierno según la norma vigente.5. Aumente la visibilidad de la limpieza y fre-cuencia de esta en puntos de alto contacto.6. Implemente los estándares ASHRAE para aumentar la ventilación del aire exterior (tenga precaución en áreas altamente contaminadas); Esto aumenta la ventilación de dilución efectiva por persona.7. Desactive la ventilación controlada por de-manda u usuario (DCV).8. Abra más los reguladores de aire exterior o dampers, hasta un 100%, para reducir la recir-culación de aire (en especial en estaciones de clima templado).9. Mejore la filtración de aire central al MERV-13 (o el más alto compatible) con la rejilla de filtro, y selle los bordes del filtro para limitar la derivación de partículas.10. Mantenga los sistemas funcionando du-rante más horas para mejorar las dos acciones anteriores.11. Considere los filtros de aire portátiles con filtros HEPA o su equivalente local según tipo de sistema utilizado.12. Considere UVGI (irradiación germicida ultra-violeta),

CRONOGRAMA DE TRABAJOpara Inversionistas/ Landlords

Stakeholders:Administración del Edificio, Inquilinos, Project Managers y otros proveedores

Antes de regresar al trabajo<1

<1

CRONOGRAMA DE TRABAJOpara Inversionistas/ Landlords

Stakeholders:Administración del Edificio, Inquilinos, Project Managers y otros proveedores

Los Primeros Meses y en AdelanteEl Regreso: La primera semana1-7 30

1. Revise el estado de las medidas acorda-dos y promulgar ajustes según sea nece-sario.

2. Asegure medidas de respuesta rápida (informes, limpieza profunda) y cualquier procedimiento de cierre o mitigación en caso de que vuelva a aparecer el virus.

3. Evalúe el inventario para determinar si las preparaciones de pedidos anticipados se están alineando con las necesidades reales.

4. Programe reuniones de “lecciones aprendidas” a nivel local, regional y nacio-nal.

1. Revise los presupuestos operativos para hacer ajustes en los mayores gastos, como los de limpieza y mantenimiento y otros requisitos gubernamentales.

2. Evalúe o continúe evaluando medidas de aho-rro en costos de energía a corto y largo plazo.

3. Revise y retire o clausure espacios de exceso

4. Considere políticas y/o estudios/servicios dis-ponibles de especialistas en el rubro paraayudar a los propietarios e inquilinos en los pla-nes operativos (por ejemplo, aforos, protocoles de retorno, etc.)).

5. Evalúe los estándares ASHRAE para deter-minar si la ventilación mecánica sigue siendo necesaria.


CRONOGRAMA DE TRABAJOpara Inquilinos/ Tenants

Stakeholders:Proveedores de servicios, líderes de mercado, back office (HR, IT, Operations, Legal, Finance), landlords, empleados y gerencia de proyectos/ construcción.

Antes de regresar al trabajo<1

1. Establezca un plan estratégico para iden-tificar y comunicar estrategias de regreso al trabajo graduales y protocolos de seguridad por locación. Considere reaperturas y turnos múltiples en fases para que los empleados mantengan los requisitos de distanciamiento físico. Reconozca que muchos empleados pueden desear continuar trabajando desde casa y que los empleadores probablemente deberán permitir esta opción.

• Determine la fuerza de trabajo esencial requerida para regresar a la oficina y quién puede permanecer trabajando remotamente desde su hogar.• Actualice o fortalezca las políticas, prácticas, equipos y soporte de trabajo desde el hogar para continuar habilitando una opción de trabajo remoto.• Considere un plan de apoyo para el bienestar mental al incluir opciones para habitaciones silenciosas y espacios de meditación.• Asigne roles y establezca procedimientos para:1) Tratar con empleados o visitantes que presenten síntomas: capacitar recepcionista para reconocer los síntomas.2) Mantener desinfectantes, EPPs y otros artículos de bio seguridad nuevos.

3) Capacite a los empleados en protocolos de higiene. Hacer un requerimiento mandatorio de pasar por una capacitación virtual antes de regresar a la oficina.

2. Revise y evalúe el layout actual, incluidas las áreas comunes, las estaciones de trabajo, etc.

• Reconfigure las estaciones de trabajo para cumplir con los estándares de distanciamiento (Workplace assesment).• Establezca corredores unidireccionales para minimizar los conflictos de distancia de 2 metros.• Pre-ordene o reutilice particiones y paneles temporales para separar estaciones de trabajo, lobby / recepción, etc.• Considere salas de bienestar ubicadas cerca de la entrada para proporcionar un espacio seguro para entrar / salir del lugar de trabajo.• Desarrolle señalización y un plan de navegación para mostrar los patrones de distanciamiento y como se debe conducir el empleado en la oficina.

3. Considere e implemente las necesidades inte-grales de servicio y los arreglos de espacio para los empleados. Preordene el inventario según sea necesario para el suministro de varios me-ses. (Ejemplos)• Suministros de seguridad (desinfectante, mascarillas, guantes, toallitas y protectores faciales).• Mayor limpieza del espacio de trabajo y en puntos de alto contacto.• Monitoreo de temperatura por profesionales capacitados.• Configuración del espacio de trabajo, ajustes tecnológicos (por ejemplo, sistemas sin contacto para ascensores, puertas automatizadas, etc.).• Requisitos de cocina, sala de reuniones y áreas comunes de congregación.• Alojamiento en salas de correo / alternativas de casilleros.

4. Revise el cronograma proyectado y la posibili-dad de costos futuros para cambios en el espa-cio; Identificar y solicitar los recursos de Project Management/Workplace Assesment team (se-gún sea necesario) para supervisar los cambios en el lugar de trabajo e implementar tantas soluciones como sean posibles a corto plazo. Documente para el posterior uso de las comuni-caciones -para garantizar un enfoque proactivo- en los empleados en su primer día de regreso.

5. Solicite y revise en protocolo de reingreso del landlord; entienda los protocolos del edificio y sus requerimientos de seguridad.


CRONOGRAMA DE TRABAJOpara Inquilinos/ Tenants

Stakeholders:Proveedores de servicios, líderes de mercado, back office (HR, IT, Operations, Legal, Finance), landlords, empleados y gerencia de proyectos/ construcción.

El Regreso: Primer Día1

1. Haber publicado pautas de seguridad y señalización de distanciamiento físico.

2. Lanzamiento del “Open Office” a todo el equipo. Oriente al personal sobre ubica-ción de los suministros y su protocolo de solicitud de orden de trabajo y de seguri-dad.

3. Comunique los protocolos a las visitas con anterioridad.

4. Implemente programas de salud y bien-estar para los empleados remotos y los de la oficina.

5. Provea un mapa de trabajos futuros y comunique de manera positiva los cam-bios que podrán sufrir los espacios con tiempos estimados y sus impactos.

El Regreso: La primera semana1-7

Los Primeros Meses y en Adelante30

6. Revise el estado de las medidas puestas en marcha y haga ajustes, según sea necesario.

7. Asegure medidas de respuesta rápida, proto-colos (informes y limpieza profunda) y cualquier procedimiento de cierre o mitigación en caso de que vuelva a aparecer el virus.

8. Comunique los reportes semanales del equi-po de Project Management sobre las actualiza-ciones y cambios a los espacios, así como una mirada hacia futuras mejoras y cambios.

9. Revise la ocupación y los Opex para hacer ajustes dados los mayores gastos de limpieza y mantenimiento, los ajustes de muebles y tecno-logía y los requisitos del gobierno.

10. Revise los requerimientos comerciales de carteras actuales y futuras al regresar a la ofi-cina. Equilibre las exposiciones físicas por las virtuales para todos los empleados. Considere el espacio flexible en su estrategia.

11. Evalúe la productividad durante el perío-do preliminar contra las medidas preventivas; ajustar la tecnología, los requisitos del espacio de trabajo, la ubicación en concordancia con los empleados y los gerentes afectados. Monitorear las necesidades de asistencia

12. Reevalúe el estado a largo plazo y el regreso a la normalidad para decidir qué medidas deben ser permanentes y qué se continuará ajustando en cuanto a densidad, distanciamiento, así como trabajo presencial y remoto.


Colliers ha producido varias piezas de liderazgo de pensamiento oportuno y listas de verifica-ción clave centradas en varios aspectos de la crisis pandémica, su impacto en el lugar de tra-bajo y cómo navegar hacia la operación saludable. A continuación, proporcionamos artículos complementarios y guías de referencias prácticas relevantes para una estrategia de retorno al negocio.

R E C U R S O S

Para más información

C A L L T O A C T I O N

Consideraciones Organizacionales

Colliers Recursos: Referencias de terceros:

• The Great Return – Making the Workplace Ready• COVID-19 Considerations for Occupiers• COVID-19 Impact on Global Occupiers (Webinar Recording | Slide Deck)

• Continuing the Conversation – COVID-19’s Im-pact to Global Occupiers (Webinar Follow-Up)• Continuing the Conversation – Flexible Wor-kplace Solutions During COVID-19 (Webinar Follow-Up)

• Managing Buildings in the Aftermath of COVID-19

• U.S. Chamber of Commerce: Implementing a National Return to Work Plan• WHO: Getting your workplace ready for COVID-19• IFMA: Pandemic Preparedness Manual• CDC: Keeping your workplace safe

Formar un equipo de trabajo de continuidad del negocio (RH, TI, Comunicación y Finanzas)

Equilibre el distanciamiento físico con prácticas laborales efectivas

Evalúa las condiciones existentes: trabajo desde el hogar y la oficina

Desarrollar políticas y comunicaciones, abogando por el empoderamiento personal.

Escalonar el retorno y desarrollar un plan estratégico con liderazgo

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