Guía para la Organización de Documentos de Archivo

Consejo Profesional de Ingeniería Química de Colombia

Bogotá D.C. Diciembre de 2018

Guía para la Organización de Documentos de Archivo

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS Código: A-GAR-GDT-G-02

Fecha: 06/12/2018.

GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01

GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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Contenido

Introducción .......................................................................................................... 3

1. Objetivo ......................................................................................................... 4

2. Alcance .......................................................................................................... 4

3. Marco Legal .................................................................................................... 4

4. Marco Conceptual ........................................................................................... 5

5. Responsables .................................................................................................. 8

6. Organización de Documentos .......................................................................... 9

6.1. Principios Archivísticos Documentales. ....................................................... 10

6.2. Clasificación de Documentos de Archivo. .................................................. 11

6.3. Ordenación de Documentos. ................................................................... 13

6.3.1. Organización General de Documentos dentro de las Carpetas. ............ 15

6.3.2. Organización de Expedientes. ............................................................ 16

6.3.3. Organización de Expedientes Electrónicos ........................................... 16

6.3.4. Foliación .......................................................................................... 18

6.4. Descripción. ............................................................................................ 23

6.3.5. Organización de Documentos Especiales. .............................................. 23

6.4. Identificación ............................................................................................ 25

7. Responsables del Documento ......................................................................... 27

8. Control de Cambios ...................................................................................... 28


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Ilustraciones

Ilustración 1. Ejemplo de Principio de Orden Original ................................................................. 11

Ilustración 2. Sistemas de Ordenación de Documentos ................................................................ 14

Ilustración 3. Componentes del Expediente Electrónico. ............................................................... 17

Ilustración 4. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos........................................... 17

Ilustración 5. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos en Subseries. .................... 18

Ilustración 6. Ejemplo de Rótulos de Carpetas. ............................................................................. 26

Ilustración 7. Ejemplo de Rótulos de Cajas en el Archivo Central ................................................ 26

Gráficos

Gráfico 1. Ejemplo de Foliación ...................................................................................... 23

Ecuaciones

Ecuación 1. Ecuación Recordatoria de Organización Documental de Archivos ..................... 10


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Introducción

Los documentos de archivo son el registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de

conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior; es por ello por lo que son

considerados como uno de los recursos esenciales de las organizaciones que,

correctamente organizados, se constituyen en la memoria y evidencia de la gestión de

esta.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información dentro de la

organización de forma ágil y oportuna; simplifica trámites; reduce el riesgo de pérdida

de información; evita la acumulación innecesaria de información y documentos; facilita

la toma de decisiones y conserva la memoria institucional.

En este sentido, el Consejo Profesional de Ingeniería Química de Colombia – CPIQ

dentro de su proceso de “Gestión Administrativa y de Recursos” contempla, en materia

de gestión documental, la estandarización de la forma de organización de documentos

de archivos de gestión, a partir del procedimiento de “Organización Documental”, el cual

establece la secuencia de actividades de clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de archivo, con el fin de declarar el documento en el sistema de gestión

documental de la organización.

Por consiguiente, la presente guía se desarrolla y establece como una herramienta de

consulta complementaria al proceso de “Organización Documental” del CPIQ, la cual

expone los lineamientos generales y las técnicas archivísticas para la organización

documental, de acuerdo con la normatividad legal vigente y las directrices del Archivo

General de la Nación frente a la materia.


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1. Objetivo

Definir los lineamientos generales y las técnicas archivísticas para la organización

documental de archivos de gestión en el Consejo Profesional de Ingeniería Química de

Colombia – CPIQ, de acuerdo con la normatividad legal vigente y las directrices del

Archivo General de la Nación frente a la materia.

2. Alcance

La presente Guía de Organización de Documentos de Archivos en el Consejo

Profesional de Ingeniería Química de Colombia – CPIQ está dirigido a todos los

servidores públicos, contratistas y practicantes del Consejo que estén relacionados con

la elaboración, recepción, trámite, administración, organización y consulta de

documentos, así como, lo relacionado con la transferencia, conservación y custodia de

la documentación.

3. Marco Legal

• Constitución Política de Colombia de 1991. Artículos 2º, 15, 20, 23, 27, 70, 71,

72, 73, 74, 95, 112, 209

• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones.

• Ley 734 de 2002. (Art. 34 y 35) Código Disciplinario Único. Manejo del archivo:

Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,

cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o

evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

• Acuerdo 02 de 2004 del Archivo General de la Nación. “Por el cual se establecen

los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.


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• Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. "Por medio del cual se

establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,

control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

• Circular 004 de 2003. Departamento Administrativo de la Función Pública –

Archivo General de la Nación. Organización Historias Laborales.

• Circular 007 de 2002. Departamento Administrativo de la Función Pública –

Archivo General de la Nación. Organización y conservación de documentos.

• Circular 012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No 004

(Organización de las Historias Laborales).

4. Marco Conceptual

• Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

• Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública

o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

para servir como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones.

• Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida

o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada

electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o

entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,

fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada

conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras


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que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución

a los asuntos iniciados;

• Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente

pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias

oficinas y particulares en general.

• Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente.

• Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su

eliminación o conservación permanente.

• Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto

de facilitar su utilización y conservación.

• Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

• Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos

audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa

del ciclo vital de los documentos.

• Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo

de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia

o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan


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manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta

su resolución definitiva.

• Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato

electrónico mediante procesos de digitalización.

• Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones

electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o

procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y

vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo

del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo

su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

• Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos

análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad

documental por razones del trámite o actuación.

• Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite

o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o

de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico,

pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados

mediante procedimiento tecnológicos seguros.

• Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice

electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de

garantizar su integridad, orden y autenticidad.

• Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un

expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la

metodología reglamentada para tal fin.

• Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y

estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la

estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la


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integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro

o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico

(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo

y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

• Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo

tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando

un expediente (unidad documental compleja)

• Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural

o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

• Fondo Abierto: Documentación de Entidades Administrativas Vigentes.

• Fondo Cerrado: Documentación de Entidades Suprimidas.

• Fondo Acumulado: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de

su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

• Folio: Hoja.

• Foliar: Acción de numerar hojas.

• Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación

incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente

todos los folios de cada unidad documental”.

• Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

• Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

• Página: Lo escrito o impreso en una cara.

• Paginar: Acción de numerar páginas.

5. Responsables

De acuerdo con el literal d) del artículo 4 de la Ley General de Archivos – Ley 594 de

2000 se establecen los principios generales que rigen la función archivística, dentro de

los cuales se encuentra el principio de responsabilidad:


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“d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,

conservación, uso y manejo de los documentos.”

Todos los servidores públicos, contratistas y practicantes del CPIQ son responsables

de la documentación resultante de su gestión. La función de archivo tiene un carácter

vital, dinámico y permanente en la institución. La conservación y custodia de los

documentos existentes en los archivos de gestión, así como su transferencia organizada,

es obligación de cada uno de los líderes de procesos.

6. Organización de Documentos

La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para

organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y sólo

los propietarios pueden acceder a ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una

organización adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué.

La organización documental implica tres procesos vinculados: la clasificación, la

ordenación y la identificación. La clasificación es el proceso que consiste en conformar

las carpetas de acuerdo con las funciones asignadas a cada una de las dependencias de

la entidad. La ordenación consiste en ubicar los documentos dentro de las series

documentales y el respectivo fondo, de acuerdo con la secuencia en que se realizó el

trámite, dándole una disposición física a los documentos, de conformidad con un sistema

de ordenación previamente definido: Alfabético, cronológico y mixto. La identificación

consiste en el proceso de descripción de los principales elementos que caracterizan a un

expediente. A continuación, se presenta una ecuación del procedimiento de

Organización Documental, esto con el fin de tener una mayor recordación de este.


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Ecuación 1. Ecuación Recordatoria de Organización Documental de Archivos

Fuente. Elaboración Propia.

6.1. Principios Archivísticos Documentales.

Los principios archivísticos para la organización de documentos de archivo se

enmarcan en los principios de procedencia y de orden original. A continuación se explica

cada uno de ellos.

Principio de procedencia: Se define como aquél según el cual cada documento debe

estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe

mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter

seriado de los documentos. El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en

la organización de los documentos del archivo, como en la ordenación, clasificación y

descripción de estos.

Principio de Orden Original: se define como la ubicación física de los documentos

dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron,

produjeron o tramitaron con miras a solucionar un asunto determinado, es decir, hace

relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con

la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos

que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa

de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la dependencia que tiene la

Clasificación Ordenación IdentificaciónOrganización Documental de Archivos


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competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los

documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto

A continuación, se presenta un ejemplo explicativo del principio de orden original.

Ilustración 1. Ejemplo de Principio de Orden Original


6.2. Clasificación de Documentos de Archivo.

La Clasificación de Documentos de Archivo es la operación intelectual mediante la

cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental,

de acuerdo con la estructura orgánico-funcional del fondo. Este proceso comienza

determinando la agrupación documental más grande (Fondo Documental) y finaliza

determinando la más pequeña (Series, subseries y tipos documentales).

10 de Junio de 2018

15 de Junio de 2018

20 de Junio de 2018

25 de Junio de 2018

30 de Junio de 2018

05 de Julio de 2018

CDP

Estudios Previos

RP

Acto Administrativo de Contratación

Hoja de Vida

Minuta de Contrato


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La finalidad de la clasificación es la conformación ordenada y controlada de

expedientes, de manera tal que se archiven ligados todos los documentos relativos a un

mismo asunto. Se trata de asignar cada documento a su expediente, de dividir los

expedientes en tipos documentales y agruparlos dentro de ellos.

La clasificación documental se lleva a cabo teniendo en cuenta la organización lógica

de las funciones administrativas y las actividades en que se concretan esas funciones,

integradas en las series documentales; las cuales, están recogidas en la Tabla de

Retención Documental.

Las agrupaciones documentales no se definen caprichosamente, ya que la

clasificación se lleva teniendo en cuenta la organización lógica de las funciones propias

de secretaría ejecutiva (dependencia productora de documentos) y las actividades en que

se concretan esas funciones.

Atendiendo al principio de procedencia, la clasificación permite identificar los

creadores de documentos; los cuales, pueden ser institucionales (Fondos Documentales)

y administrativos (Secciones y subsecciones documentales). Este proceso inicia

determinando la agrupación documental más grande: El Fondo Documental, el cual es

la mayor unidad archivística y hace referencia a todo el acervo documental, cualquiera

sea su formato o soporte, producido orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una

persona en particular, familia u organismo en ejercicio de las actividades y funciones de

ese productor.

La Sección y Subsección hace referencia a las unidades administrativas dentro la

entidad (dependencias) en las que ésta se encuentra organizada, de acuerdo con la

estructura orgánica. Una vez identificado y establecidos los anteriores niveles jerárquicos

se descenderá a nivel documental.

Las Series documentales constituyen el segundo nivel de agrupación de los

documentos en los archivos de gestión y están constituidas por la suma de expedientes


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de la misma naturaleza; la cual, refleja las actividades desarrolladas por una

dependencia productora, en virtud de sus funciones. Cuando haya funciones específicas

que identifiquen un asunto principal, los trámites administrativos pueden variar, lo cual,

hace que surjan asuntos relacionados con el principal. Para tales efectos, la serie podrá

subdividirse en cierto número de asuntos relacionados; los cuales, se describen como

subseries.

6.3. Ordenación de Documentos.

La ordenación archivística sirve para asegurar que un cuerpo de documentos tenga

un ordenamiento interno apropiado, y para incorporar esos documentos al sistema en

que están organizados los fondos. Esto quiere decir, que la ordenación documental, al

interior de cada expediente, debe responder de manera lógica al procedimiento mismo.

Para la ordenación de documentos se tendrán en cuenta tres (3) sistemas de

ordenación, estos son: Alfabético, Numérico o Mixto. A continuación, se explicaran cada

uno de ellos.


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Ilustración 2. Sistemas de Ordenación de Documentos


Sistema de Ordenación Alfabética. Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética

para ordenar los documentos. Hace referencia a la acción de ordenar los expedientes de

acuerdo con el alfabeto, es decir de la “A” a la “Z”. Generalmente este tipo de

ordenación aplica a documentos referidos a personas, lugares o entidades.

• Recomendaciones:

1) Su uso es recomendable únicamente para unidades administrativas con

poco volumen documental.

Sistemas de Ordenación

Alfabético

Alfabético General

Onomástico

Geográfico

Numérico

Numérico Simple

Cronológico

Decimal

MixtoCombinación del Sistema Alfabético

y Numérico


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2) Al tomar este tipo de ordenación, es necesario tener en cuenta el primer

apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido,

y por último el (los) nombre(s).

Sistema de Ordenación Onomástica: Sistema que se lleva únicamente cuando el

archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombres

de personas. Se realiza para expedientes que permanecen abiertos por lapsos de tiempo

amplios. Un ejemplo son las Historias Laborales, las cuales se ordenan teniendo en

cuenta: Primer apellido, segundo apellido y por último el nombre.

Sistema de Ordenación Geográfica: Es el método de ordenación de documentos que

se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes.

Sistema de Ordenación Numérica: Es aquel método de ordenación en el cual los

documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva. Algunos

ejemplos de ello son las actas, resoluciones, facturas que genera una organización.

Sistema de Ordenación Cronológica: Ordenación que se da a los documentos de

acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día).

6.3.1. Organización General de Documentos dentro de las Carpetas.

La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua

de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha

más reciente se encontrará al final de esta.

Recomendaciones

1) No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax,

cuando éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo

sufren deterioro.


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2) Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de

verificar que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie

bajo la cual se están archivando (Principio de Procedencia)

3) En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No.

004 de 2003 y No. 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función

Pública y el Archivo General de la Nación, que establecen los criterios generales

para su organización.

6.3.2. Organización de Expedientes.

Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo

agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento,

independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse

formando series o subseries documentales.

Recomendaciones.

1) Se deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen los tipos

documentales de acuerdo con el principio de procedencia.

2) Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la

secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con los procedimientos

establecidos para cada caso.

6.3.3. Organización de Expedientes Electrónicos

Los documentos electrónicos de archivo deben ser archivados en expedientes

electrónicos, los documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar

asociados a un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico donde figure

el expediente o los expedientes que lo conforman. Los documentos podrán mantenerse


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independientes o agrupados según las series y subseries mediante las cuales se haya

clasificado la documentación de la entidad.

Ilustración 3. Componentes del Expediente Electrónico.

Elaboración Propia.

Fuente. Guía No 4. Expediente Electrónico.

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:

• Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido,

estructura y contexto definidas.

• Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y

permitirá su recuperación siempre que sea necesario.

• Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo

de acuerdo con la normativa aplicable.

• Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos

Para la organización del expediente electrónico se pueden manejar carpetas, éstas

se asimilan a la codificación del registro Padrón.

Ilustración 4. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos.

Documentos Electrónicos

Índice Electrónico

Firma del Índice

Electrónico

Metadatos del

Expediente

Organización Documental de Archivos


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Dentro de cada carpeta de los procesos se incluyen otras subseries, tales como:

Ilustración 5. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos en Subseries.


6.3.4. Foliación

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de

organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de

folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,

entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de

la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas


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finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. En

tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es

necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de

control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra

parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo

de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención

Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por

Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo

Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros

soportes.

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.

La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden

original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su

producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1)

corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia

corresponde a la fecha más antigua.

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La

depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y

documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados,

se hará igualmente depuración.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el

caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la

foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el

caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones


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disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola

foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de

una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la

segunda será la continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso

de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la

mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Indicaciones para Foliar

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio

en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio No. 1

es para el documento más antiguo dentro de la carpeta.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio

en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al

soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio

consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas

del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las

características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros

datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará


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constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la

procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se

numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de

consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta

por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja,

a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del

instrumento de control o de consulta las características del documento foliado:

cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de estos. (Para adherir

documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de

mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de

ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar

constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto,

fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran

adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando

constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la

cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño,

color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por

separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben

colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar

el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del

instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color,

título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados


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de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a

mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de

control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se

dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más

de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad

de conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el

contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la

anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que

tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse

utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se

encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí

dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una

función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,

protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas

por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (discos digitales –CD

´s-, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental

a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si

se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.


Fecha: 06/12/2018.



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Gráfico 1. Ejemplo de Foliación

6.4. Descripción.


6.3.5. Organización de Documentos Especiales.

• HISTORIAS LABORALES.

Cada historia laboral se debe identificar, marcar y organizar cronológicamente, de tal

forma que permita su ubicación y recuperación eficaz.

o Distribución y Organización de Archivo:

En el archivo se encuentran las historias laborales con la información laboral y personal

de cada servidor público de planta del CPIQ. Estas historias laborales están organizadas

en orden alfabético, para cada uno de los grupos que enseguida se nombran:

1) Historias Laborales Administrativos Activos de la Secretaría Ejecutiva CPIQ

2) Historias Laborales Administrativos Inactivos de la Secretaría Ejecutiva CPIQ

o Contenido de las Historias Laborales.

10 de Junio de 2018

15 de Junio de 2018

20 de Junio de 2018

25 de Junio de 2018

30 de Junio de 2018

05 de Julio de 2018

CDP

Estudios Previos

RP

Acto Administrativo de Contratación

Hoja de Vida

Minuta de Contrato

1

2 3

4

5

6


Fecha: 06/12/2018.



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Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes

documentos:

1) Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

2) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo

3) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

4) Documentos de identificación

5) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

6) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del

cargo

7) Acta de posesión

8) Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

9) Certificado de Antecedentes Fiscales

10) Certificado de Antecedentes Disciplinarios

11) Declaración de Bienes y Rentas

12) Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

13) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de

compensación, etc.

14) Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:

vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,

ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de

contrato, pago de prestaciones, entre otros.

15) Evaluación del Desempeño

16) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde

consten las razones de este: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución,

aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra

entidad, etc.


Fecha: 06/12/2018.



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El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo

por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su

naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios

requerimientos documentales, complementándola. Finalmente se empleará un registro

de control de las Historias Laborales, que debe ser adherida a la parte interna de la

solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada

funcionario y deberá actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.

• CONTRATOS.

La organización de los contratos en el CPIQ se realizará de acuerdo con el principio

de orden original, es decir, atendiendo a la secuencia de la actuación o proceso de

contratación, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada modalidad. En

este sentido, el Consejo cuenta con registros, enmarcados en lista de chequeo, que

responden a las etapas de contratación, a saber, precontractual, contractual y

postcontractual.

• CONVENIOS.

La organización de los convenios en el CPIQ, al igual que los contratos y demás

expedientes, se realizará de acuerdo con el principio de orden original, es decir,

atendiendo a la secuencia de la actuación o proceso de celebración de convenios. En

este sentido, el Consejo cuenta con registros, enmarcados en lista de chequeo, que

responden al proceso para la celebración de convenios dentro de la organización.

6.4. Identificación

Hace referencia a la identificación de carpetas con base en las Tablas de Retención

Documental del Consejo, de los documentos de apoyo y del Sistema Integrado de

Gestión. Es conveniente que se abran carpetas para cada serie y subserie.


Fecha: 06/12/2018.



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La identificación y descripción de cada una de las carpetas (celuguías o cuatro aletas)

se realizará en la esquina superior derecha, de acuerdo con la siguiente estructura:

Ilustración 6. Ejemplo de Rótulos de Carpetas.


Por otra parte, la estructura para la identificación de cajas dentro del archivo central

será el siguiente:

Ilustración 7. Ejemplo de Rótulos de Cajas en el Archivo Central


Fecha: 06/12/2018.



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7. Revisado y Aprobado

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE María Alejandra Avellaneda Chaves

Darly Stella Miranda Barbosa

Darly Stella Miranda Barbosa


Fecha: 06/12/2018.



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CARGO Administradora Publica

Secretaria Ejecutiva CPIQ

Secretaria Ejecutiva CPIQ

FECHA 03 de Diciembre de 2018.

06 de Diciembre de 2018.

06 de Diciembre de 2018.

8. Control de Cambios

VERSIÓN ACCIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN

MOTIVO DEL

CAMBIO

FECHA RESPONSABLE

0.1 Creación Todos Creación de la

Guía

Necesidad de construir

una guía con los

lineamientos técnicos

archivísticos para la

organización de

documentos.

03/12/18 María Alejandra

Avellaneda Chaves.

Guía para la Organización de Documentos de Archivo

Documents

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