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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA

PROTOCOLO DE HACKATHONES

GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA

Dirección de Gobierno en línea @República de Colombia – Derechos Reservados

Bogotá DC, Noviembre 01 de 2014

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: Guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación

abierta

Fecha elaboración

aaaa-mm-dd: 2014-10-15

Sumario:

Palabras Claves: Gobierno abierto, innovación abierta, colaboración, Maratones de desarrollo

Formato: Documento Lenguaje: Español

Dependencia: Dirección de Gobierno en Línea

Código: Versión: 1.0 Estado: Final

Categoría: Guía

Autor (es): Diseño e Innovación

Firmas:

Aprobó:

Información

Adicional:

Ubicación:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSI

ÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2014-08-15 Creación del documento

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 4

2. OBJETIVOS ________________________________________________________________ 5

3. CONCEPTOS CLAVE ________________________________________________________ 6

4. DESCRIPCION GENERAL ____________________________________________________ 8 4.1 ETAPAS DEL EJERCICIO ______________________________________________________________ 8 4.2 MAPA DE ACTORES DEL EJERCICIO ___________________________________________________ 9

5. EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN

ABIERTA _____________________________________________________________________ 11 5.1 ETAPA 0: PREPARACIÓN DEL EJERCICIO

5.2 ETAPA 1: ANÁLISIS DE RETOS _______________________________ ¡Error! Marcador no definido.12

5.3 ETAPA 2: MARATÓN DE DESARROLLO _______________________ ¡Error! Marcador no definido.15

5.4 ETAPA 3: DESARROLLO DE APLICACIONES ____________________ ¡Error! Marcador no definido. 5.5 ETAPA 4: DIFUSIÓN Y USO DE APLICACIONES ¡Error! Marcador no definido.

26

1. INTRODUCCIÓN

n la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una

cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el Estado, surge la necesidad de crear una guía para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, que le permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, pueda participar y colaborar en la ideación y generación de soluciones a diferentes problemáticas de los ciudadanos. La guía mostrará de forma estructurada, organizada y consecutiva, las actividades que debe realizar cualquier entidad, interesada en realizar un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, para la generación de productos apropiados para sus usuarios y la entidad. Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de los actores participantes. Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales, derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de Maratones de desarrollo, donde a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano.

E

2. OBJETIVOS

La presente guía tiene como objetivo principal ofrecer un documento simple y amigable para la planeación y realización de un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta. Como objetivos particulares la Guía busca brindar:

1. Un esquema ordenado de las etapas, pasos y actividades requeridas para la realización de un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta

2. Claridad sobre los actores y participantes claves del Ejercicio 3. Información y herramientas prácticas para cada una de las etapas y actividades definidas 4. Recomendaciones o aspectos que se deben tener en cuenta para el éxito de cada una de

las etapas y actividades definidas Lo anterior dirigido a todas las entidades interesadas en desarrollar aplicaciones mediante Innovación abierta, con el fin de brindarles una oportunidad única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios del Gobierno y generar un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción de plítica pública.

3. CONCEPTOS CLAVE

¿Qué es un Gobierno Abierto? Es un gobierno comprometido a rendir cuentas, ser más abierto y ampliar su capacidad de respuesta hacia sus ciudadanos. Deben ser abiertos a todos los niveles posibles en cuanto a transparencia, esto debe ir unido a la creación de espacios permanentes de participación ciudadana y colaboración ciudadana1 ¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto?

Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social

Haciendo apertura de datos con las características que garanticen que los ciudadanos los puedan comprender, usar y generar conocimiento a partir de ellos y servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad.

Estableciendo relaciones de cooperación entre las diferentes entidades públicas y de ellas con otros sectores como el privado y académico

Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos, implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción colectiva de las políticas

¿Qué es Innovación Abierta y cómo se hace? Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. Una forma de hacer innovación abierta, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e internacionales, debido a los buenos resultados logrados, es el lanzamiento de convocatorias abiertas, dirigidas al público en general, en la búsqueda de las ideas más creativas, útiles y novedosas y de habilidades para dar solución a necesidades concretas. En estos casos, es usual que las organizaciones promotoras de las convocatorias brinden como insumo información relevante que pude contribuir al diseño de las soluciones. ¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público? ¡Claro que sí!, de acuerdo con la forma mencionada anteriormente, las entidades públicas pueden lanzar convocatorias abiertas para dar solución, de manera creativa, a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado. De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la generación de un Gobierno Abierto. Adicionalmente, se estimula el uso de la información de carácter público que generan las entidades del Estado y se establece un mecanismo para su aprovechamiento, generando conocimiento y servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad. ¿Qué es un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones Mediante Innovación Abierta? Un Ejercicio de Desarrollo de Aplicaciones Mediante Innovación Abierta, sobre el cual trata esta guía, consiste en:

1 Alianza para el Gobierno Abierto OGP. Declaración de Gobierno Abierto. Septiembre de 2011

El diseño, realización y seguimiento de un concurso abierto de innovación (Maratón de Desarrollo) para que la propia ciudadanía contribuya a la solución de sus retos más sentidos, mediante el desarrollo colaborativo de aplicaciones web y móviles, en un corto lapso de tiempo, aprovechando los datos abiertos ofrecidos por las entidades públicas; y la difusión y uso de las aplicaciones generadas, de manera que se amplíe la oferta y se mejore la calidad de los servicios del Gobierno, generando valor a toda la sociedad.

4. DESCRIPCION GENERAL

Para dar inicio al Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, es importante identificar las etapas, así como los actores que se vinculan a éste. Pero antes se deben tener en cuenta los aspectos clave para la buena ejecución del Ejercicio y los principales riesgos que se pueden presentar.

Los siguientes aspectos son determinantes para el éxito del Ejercicio:

Tener en cuenta que el fin último del Ejercicio es la realización de aplicaciones, a través de la información disponible y el aprovechamiento de la creatividad de la sociedad en general, para la mejora de los servicios de las entidades públicas y la satisfacción de los usuarios. Este objetivo debe estar presente todo el tiempo, de forma que no se desvíe el propósito del ejercicio.

El Ejercicio debe estar dentro de la planeación de las entidades participantes, conocida y aprobada por los directivos, pues es lo que asegura contar con todo el apoyo que requiere en términos de recursos, para llevarlo a feliz término.

La ejecución del Ejercicio y sostenibilidad de las aplicaciones requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos, humanos, presupuestales y de tiempo necesarios para un adecuado desarrollo y durabilidad. Esto permite prevenir los diferentes riesgos y reaccionar ante la presencia de cualquier eventualidad.

Se debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las decisiones adoptadas y las actividades realizadas sean congruentes y coherentes con las necesidades de los usuarios y de las entidades participantes. Así se aumentará las condiciones de éxito de las aplicaciones resultantes.

Los principales riesgos que se pueden presentar al realizar el Ejercicio son:

La problemática identificada no es una necesidad de los usuarios de la entidad.

La problemática identificada restringe la innovación.

A la Maratón de desarrollo no asiste el número de desarrolladores esperados.

Las propuestas presentadas por los equipos de desarrollo no cumplen las expectativas de la entidad.

Las propuestas presentadas no son viables en su implementación.

La solución propuesta no responde a la problemática identificada.

Esta guía permitirá reducir estos riesgos y otros que se presenten en el camino y dará orientaciones para lograr el éxito en un Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta.

4.1 ETAPAS DE UN EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA

Para desarrollar el Ejercicio es necesario llevar a cabo las siguientes cinco etapas:

Etapa 0: Preparación del Ejercicio. El objetivo de esta etapa preliminar es definir claramente el objeto y alcance del Ejercicio y los actores, recursos, estrategia, acciones y demás elementos relevantes para su desarrollo, de manera que se estructure el plan de trabajo que se va a seguir. (Ver más detalle en la sección 5.1).

Etapa 1: Análisis de Retos. El objetivo de esta etapa es identificar los Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo. Es esencial definir claramente las problemáticas que se busca solucionar, así como el alcance de las soluciones, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las fuentes de datos (Ver más detalle en la sección 5.2). Etapa 2: Maratón de Desarrollo. El objetivo de esta etapa es la ideación y prototipado de aplicaciones de software de modo colaborativo. Para esto se realiza un encuentro que suele tener una duración entre dos y tres días (y entre 36 y 48 horas efectivas de trabajo continuo, razón por la que se le denomina Maratón). La Maratón de Desarrollo tiene dos grandes dimensiones:

Dimensión Logística: En esta se planea y ejecuta toda la logística necesaria para el buen desarrollo de la Maratón.

Dimensión de Co-creación: En esta se generan los prototipos de las aplicaciones, a través de un trabajo conjunto entre diferentes actores. (Ver más detalle en la sección 5.3).

Etapa 3: Desarrollo de Aplicaciones. El objetivo de esta etapa es desarrollar totalmente las mejores aplicaciones propuestas en la etapa anterior y culminar con su publicación en las diferentes tiendas (según los sistemas operativos), para que los usuarios puedan descargarlas y usarlas. Para este desarrollo se requiere del seguimiento y acompañamiento técnico a los Equipos de Desarrollo (Ver más detalle en la sección 5.4) Etapa 4: Difusión y uso de Aplicaciones. El objetivo de esta etapa es promover y difundir entre los usuarios las ventajas de las aplicaciones desarrolladas. El uso de las aplicaciones, por parte de los ciudadanos, determina el éxito del Ejercicio. Adicionalmente, busca hacer una medición integral de los resultados e impacto del Ejercicio. (Ver más detalle en la sección 5.5)

4.2 MAPA DE ACTORES DE UN EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA

Para lograr el correcto desarrollo del Ejercicio se requiere de la conformación de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles durante las diferentes etapas del Ejercicio. Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto; algunos actores son indispensables y otros son opcionales. Este es un listado general de los actores, sus roles y las etapas del Ejercicio en las que participan: Actores Necesarios

ACTOR ROL ETAPAS

Entidad Líder Coordinación general del Ejercicio 0 a 4

Entidades Padrinas (entidades que apoyan el ejercicio y operan las aplicaciones)*

Definición de retos, aporte de información (datos), mentoría funcional durante la Maratón, validación de las aplicaciones y de su documentación, puesta en producción y generación de estrategias de difusión y uso de las aplicaciones

0 a 4

Equipo de Desarrollo Ideación, prototipado, desarrollo y documentación de aplicaciones

2 y 3

Equipo Técnico Validación de datos, realización de mentorías técnicas durante la Maratón y apoyo al desarrollo de aplicaciones

1, 2 y 3

Equipo Logístico Ejecución de actividades logísticas de la Maratón de Desarrollo

2

Equipo de Comunicaciones y Mercadeo

Diseño del plan de difusión de la Maratón y de las aplicaciones desarrolladas

3 y 4

Usuarios Identificación de necesidades, validación de usabilidad durante la Maratón y uso de aplicaciones

1, 2 y 4

*Si no hay entidades padrinas, la entidad líder deberá cumplir este rol.

Actores Opcionales

ACTOR ROL ETAPAS

Entidades Aliadas (entidades que apoyan el Ejercicio, sus usuarios se ven indirectamente beneficiados de las aplicaciones)

Apoyo técnico y misional del ejercicio 1 a 4

Empresas (patrocinadoras)

Apoyo en la Maratón (recursos logísticos, premios para equipos de desarrollo, presentación de productos y servicios)

2

Gobierno en línea Asesoría a las entidades durante el Ejercicio 1 a 4

(Ver en la sección 5 las diferentes actividades que desarrolla cada actor)

5. EJERCICIO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES MEDIANTE INNOVACIÓN ABIERTA

La realización de un Ejercicio para el Desarrollo de Aplicaciones mediante Innovación Abierta, se hace a través de las etapas mencionadas en la sección anterior y siguiendo unos pasos en cada una de ellas.

A continuación se detallan estas etapas y los pasos a seguir. En cada caso se muestran las actividades, los actores que intervienen y los productos a obtener. Adicionalmente, se brindan algunas recomendaciones o se hacen observaciones y se proponen herramientas para el desarrollo de las actividades.

5.1 ETAPA 0: PREPARACIÓN DEL EJERCICIO

El Ejercicio debe iniciar con una Etapa 0, de preparación, cuyo objetivo es la estructuración del plan de trabajo a seguir.

Actividad Actores Productos Recomendaciones y Observaciones Herramientas

Definición del alcance y objetivo del Ejercicio

Responsable: Entidad líder

Objetivo y alcance del Ejercicio

Armonizar el objetivo del Ejercicio con las actividades misionales de la entidad y con las metas de su plan de acción.

Definir si se desean soluciones web, móviles o ambas, como producto a obtener con el Ejercicio.

Documentación de la información

Establecimiento del Mapa de Actores

Responsable: Entidad líder Participantes: los demás actores

Mapa de actores premilimar del Ejercicio (actores y rol de cada uno)

Asegurarse de que los roles de los actores necesarios, mencionados en la sección 4.2, estén cubiertos. Tener en cuenta que una misma entidad puede cumplir varios roles.

Durante las etapas de desarrollo del Ejercicio los actores y su rol pueden modificarse de acuerdo a las necesidades.

Actas de compromiso

Definición del Plan de Trabajo del Ejercicio

Responsable: Entidad líder Participantes: los demás actores

Plan de trabajo (objetivos, alcance, actores, estrategias, tiempos, recursos, presupuesto)

Incluir en el Plan de Trabajo, un análisis de los posibles riesgos del Ejercicio y forma de afrontarlos.

Definir el alcance de participación de empresas mediante comunicación por escrito.


5.2 ETAPA 1: ANÁLISIS DE RETOS

La Etapa 1 del Ejercicio tiene como objeto la identificación y definición precisa de los Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo, para esto

deben seguirse los siguientes pasos:

Paso 1.1. Convocar a los actores que participarán en la definición de los retos


Generación de lista de actores a participar en la definición de retos, envío de invitación y gestión de su participación

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera)

Lista de actores que se desea participen en la definición de los retos Invitación a los actores Manifestación de interés de participación de los actores

Contactar en las entidades a representantes de alto nivel y con poder de toma de decisiones, de tal manera que se pueda garantizar el compromiso de participación de la entidad

Incluir a los ciudadanos (potenciales usuarios) dentro de esta lista de actores

Incluir a representantes de empresas de software, comunidades de desarrollo y organizaciones civiles dentro de esta lista de actores

Actas, documentación de la información

Paso 1.2. Comprender la situación para proponer los retos viables


Convocar Comprender Definir Alistar

Identificación de las necesidades más relevantes de los actores participantes y de la información disponible relacionada

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera) y demás actores identificados en el paso previo

Informe de definición de las necesidades y problemáticas identificados y las fuentes de información relacionadas que podrían contribuir a su solución.

Habilitar mecanismos para permitir la participación amplia de los ciudadanos (potenciales usuarios) en la identificación de las problemáticas. Una opción es crear una plataforma web abierta para la propuesta y gestión de ideas

Análisis de documentos de las entidades participantes (prestación servicios, resultados de impacto, estrategia)

Entrevistas

Encuestas y consultas

Observación en contexto

Talleres con los actores participantes (análisis de problemas, sombrillas de oportunidades, análisis de tendencias)

Definición preliminar de retos y análisis de su pertinencia

Listado de retos posibles y pertinentes (validados por los actores, principalmente los usuarios)

Realizar talleres (virtuales o presenciales) con los actores participantes

Mantener los mecanismos habilitados (punto anterior) para permitir la participación de los ciudadanos (potenciales usuarios) en la validación de retos

Metodologías para la realización de los talleres (mapas de retos, cruce de variables)

Los talleres virtuales pueden apoyarse en herramientas como blogs, foros, chat’s, video/teleconferencias

Análisis de los retos propuestos, de la información disponible y de los requisitos técnicos

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Aliadas y Padrinas (si hubiera) y Equipo Técnico

Listado de retos posibles y viables

Verificar que no existan soluciones previas que ya den respuesta a los retos analizados

Plantilla: Identificación de Retos (Anexo 1)

Paso 1.3. Definir los retos y los responsables


Priorización y definición de retos

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades

Retos a afrontar en la Maratón de Desarrollo (incluyendo insumos para afrontarlo)

Realizar talleres y reuniones entre las entidades participantes para priorizar los retos a partir de criterios como carácter estratégico, relación con la misión y políticas de las entidades, innovación, impacto a usuarios

Herramientas de priorización como arañas, dianas, mapas de posicionamiento

Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)

Asignación de retos entre las entidades participantes

Padrinas (si hubiera) Entidad responsable de

cada reto

En los casos de Ejercicios realizados entre más de una entidad (líder y padrinas) se debe generar un compromiso de alguna de ellas para asumir el liderazgo en cada uno de los retos definidos


Paso 1.4. Alistar los insumos necesarios para afrontar los retos


Generación de los conjuntos de datos, verificación de su calidad y revisión de los demás insumos propuestos

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas (si hubiera) y Equipo Técnico

Conjuntos de datos y otros insumos estructurados, completos y verificados.

Revisar el conjunto de datos para cargue en el portal de datos abiertos, bases de datos, web services.

Otros insumos pueden ser web services, imágenes, logos y características de infraestructura tecnológica provista por la entidad

Para aplicaciones móviles es más eficiente usar servicios RESt o RESTFULL

Publicación de Datos

Datos publicados. En el caso que se trabaje con datos abiertos,

estos deben estar en formato csv

Para cargar datos en el catálogo de datos abiertos del Estado Colombiano: www.datos.gov.co debe usarse la Guía de Datos Abiertos (Anexo 3)

Realización de pruebas técnicas sobre el consumo de los insumos dispuestos

Disponibilidad de información comprobada

En el caso que se trabaje con datos abiertos, se debe verificar que los datos estén disponibles en XML y JSO por medio de la plataforma del catálogo de Datos Abiertos.

El cumplimiento de esta actividad permitirá que en la Maratón no se tengan problemas para descargar los datos.


Diligenciamiento de la Plantilla: Especificación del Reto (Anexo 2)

Plantilla Especificación del Reto totalmente diligenciada

El diligenciamiento se puede iniciar desde el paso 1.3


5.3 ETAPA 2: MARATÓN DE DESARROLLO

http://www.datos.gov.co/

La Etapa 2 del Ejercicio tiene como objeto la ideación y prototipado de las aplicaciones de software, durante el evento denominado Maratón de

Desarrollo. Como se señaló en la sección anterior, esta etapa se divide en dos dimensiones: a. Dimensión Logística y b. Dimensión de Co-

creación.

a. DIMENSIÓN LOGÍSTICA. Esta dimensión tiene los siguientes pasos:

Paso 2.1a. Planear la logística necesaria para llevar a cabo la Maratón de una manera satisfactoria


Definición del lugar donde se llevará a cabo la Maratón

Responsable: Entidad líder Participantes: Equipo Logístico, Entidades Aliadas, Empresas

Reservación del lugar físico de desarrollo de la Maratón

Realizar de manera previa visitas técnicas a los posibles lugares, con el fin de revisar las condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo.

Verificar que el espacio cuente con duchas.

Definición del plan de difusión y de convocatoria de la Maratón

Responsable: Entidad líder Participantes: Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas

Plan de difusión (objetivo de la comunicación, público objetivo, mensajes, canales, hitos y cronograma de actividades)

Incluir campaña de expectativa por diferentes medios, como redes sociales y correo electrónico

Definir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos que se deben presentar durante la convocatoria y durante la Maratón

En la convocatoria incluir invitación a Universidades, clústeres y comunidades de desarrollo; se debe invitar directamente a decanos, coordinadores, docentes, líderes que puedan apoyar la difusión de la convocatoria.

Medios digitales de difusión

Planear Convocar Ejecutar

Generar mensajes no solo dirigidos a desarrolladores sino a diseñadores, investigadores y colaboradores, para que hagan parte de los equipos de desarrollo.

Definición de los términos y condiciones (reglas de juego) de la Maratón

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Entidades Aliadas

Términos y condiciones de la Maratón

Incluir entre los criterios de evaluación de las aplicaciones aspectos como usabilidad, viabilidad, funcionalidad, innovación e integración con redes sociales

Definir y publicitar el plan de premios

Premiar a los tres primeros lugares en cada reto

Ejemplo de Documento de términos y condiciones para eventos Vive Gobierno Móvil. (Anexo 4: Términos y condiciones.docx)

Definición de la agenda de la Maratón

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas

Agenda detallada de la Maratón

La agenda definida debe ofrecer el minuto a minuto de la maratón de desarrollo. Incluir en la agenda lo siguiente:

Apertura (con libretos que usará el maestro de ceremonias)

Espacio para que las Entidades Padrinas presenten sus retos

Talleres para que los equipos de desarrollo puedan interactuar con las entidades públicas y usuarios para comprender los retos propuestos.

Conferencia y/o taller que aporte al eje temático de la Maratón

Realización de compras y adquisiciones

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo Logístico, Entidades Aliadas, Empresas

Contrataciones logísticas para la Maratón

Contratar la transmisión en directo vía streaming, parcial o total de la Maratón, si se requiere

Contratar la alimentación requerida (Refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas) y solicitar al proveedor el menú

Contratar red eléctrica y red de datos. Tener en cuenta que ofrecer una red de datos continua y estable es un factor esencial, tener redundancia tanto en el canal de internet como en la conexión de red local.

Contratar o alistar elementos de merchandise (por ejemplo: pendones, camisetas, libretas)

Definición de los jurados

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades

Tabla de Jurados asignados

Incluir en el jurado un representante de la Entidad Líder, uno de la Entidad Padrina y uno de la población usuaria de la aplicación.

Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas

Paso 2.2a: Convocar a la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada,

en participar en la Maratón


Implementación del plan de difusión y apertura de la convocatoria al evento

Responsable: Equipo de Comunicaciones y Mercadeo Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas

Difusión de la Maratón y listado de inscritos

Con el fin de generar un alto impacto mediático, se sugiere realizar una apertura oficial de la Maratón con altas personalidades de las entidades participantes y con los medios de comunicación.

Publicar los retos, descritos de manera detallada, en algún medio, preferiblemente en un sitio web.

Publicar la convocatoria en las páginas web de las entidades participantes

Redes Sociales y medios digitales.

Selección de participantes de la Maratón

Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidad líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas

Listado de participantes seleccionados

Realizar una evaluación que permita preseleccionar a las personas con mayores conocimientos en el tema de aplicaciones

Confirmar la asistencia de las personas preseleccionadas (por ejemplo, mediante una estrategia de telemercadeo y mailing), de forma que se cuente con la mayor participación posible.

Con base en el listado de seleccionados se debe contemplar la contratación de medios de transporte para que participantes de otras regiones se puedan desplazar al sitio de la Maratón.

Criterios de selección

Paso 2.3a: Ejecutar la Maratón


Alistamiento Logístico de la Maratón

Responsable: Equipo Logístico Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Entidades Aliadas, Empresas

Logística de la Maratón llevada a cabo

El montaje y verificación del espacio donde se realizará la Maratón (audiovisuales, prueba de sonido, instalación eléctrica, instalación de red, conectividad, aseo, zonas de actividades, armado de carpas para descanso de participantes ) debe hacerse con suficiente antelación al evento

Se debe realizar el seguimiento de salidas y llegadas de transportes con los participantes de las diferentes ciudades y la verificación de los servicios de alimentación contratados

Es recomendable probar el buen funcionamiento de las presentaciones y videos que se van a presentar y consolidarlas en un solo equipo.

Ajustar los libretos para apertura y cierre del evento

Cuadros de control Creación de un minuto a minuto

Ejecución logística de la Maratón

Responsable: Equipo Logístico Participantes: Entidad Líder, Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo, Entidades Aliadas, Empresas

Hacer un registro rápido y ordenado de los participantes y de los equipos de cómputo ingresados, entregar una escarapela de identificación a cada asistente

En la conformación de los grupos de desarrollo (que se sugiere hacer luego de la presentación de los retos y de las secciones introductorias –ver dimensión de co-creación-) se deben establecer mecanismos para evitar una alta concentración de equipos participantes en algunos retos (y la desatención de otros retos)

Realizar entrevistas a los participantes a lo largo de la Maratón y tomar fotografías durante todo el desarrollo

Mantener a los participantes motivados durante todas las horas de la Maratón (no dejar decaer el ánimo), incluir dinámicas, lúdicas, concursos presentaciones de interés, etc.

Hojas de registro clasificada por retos

b. DIMENSIÓN DE CO-CREACIÓN. Esta dimensión tiene los siguientes pasos:

Paso 2.1.b: Introducir a los desarrolladores en el contexto de los retos


Presentación de los retos a los Equipos de Desarrollo

Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Entidad líder, Equipos de Desarrollo Usuarios

Equipos de desarrollo inscritos en retos comprendidos plenamente

Realizar al inicio de la Maratón una presentación corta de cada uno de los retos, por parte de las Entidades Padrinas.

Luego de que los Equipos de Desarrollo se inscriban a los retos, es adecuado realizar talleres de análisis de cada reto, dirigidos por las Entidades Padrinas y con los usuarios, en los que se brinde un contexto completo y se resuelvan las dudas de los Equipo de Desarrollo que lo van a trabajar.


Realización de conferencia y talleres

Responsable: Entidad líder Participantes: Equipos de Desarrollo

Conferencia realizada Al inicio y durante la Maratón se sugiere realizar

conferencias o talleres que generen valor técnico y funcional a los Equipos de Desarrollo.

Paso 2.2b: Desarrollar prototipos de aplicaciones para dispositivos móviles que resuelvan los retos propuestos


Acompañamiento a los Equipos de Desarrollo (mentorías funcionales y técnicas)

Responsable: Entidades padrinas Equipo Técnico

Los mentores funcionales deben ser representantes de las Entidades Padrinas, y tener amplios conocimientos de los retos planteados, así como de los insumos identificados.

Los mentores técnicos deben ser personas expertas en el desarrollo de aplicaciones.

Introducir Desarrollar Evaluar Premiar

Participantes: Equipos de Desarrollo

Los mentores deben ir pasando por cada uno de los equipos de desarrollo, para resolver inquietudes y hacer aportes

Generación de prototipos de aplicaciones

Responsable: Equipo de Desarrollo

Prototipos de aplicaciones Plantilla de presentación de aplicaciones diligenciada

Se debe interferir lo mínimo posible en el trabajo de los Equipos de Desarrollo.

Los Equipo de Desarrollo deben generar una documentación básica de la aplicación propuesta, con las funcionalidades, el diseño y los elementos fuera del alcance

Plantilla de presentación de aplicaciones

Paso 2.3b: Evaluar las propuestas de aplicaciones y elegir a los quipos ganadores


Evaluación de las aplicaciones propuestas

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo Técnico, Entidades Aliadas, Empresas

Calificación final de cada aplicación

Se debe realizar de modo previo a la evaluación, una jornada de capacitación con los jurados, con el fin de explicarles la metodología que se llevará a cabo para evaluar las aplicaciones.

Generar la tabla de puntuación final con los ganadores

Formato de evaluación

Paso 2.4b: Premiar a los Equipos de Desarrollo ganadores


Entrega de premios

Responsable: Entidad líder Participantes: Entidades Padrinas, Entidades

Soporte de entrega de los premios debidamente firmada por los ganadores de premios

Realizar en tarima la entrega de los premios

Permitirle a los Equipos de Desarrollo que ocupen el primer lugar en cada reto, realizar una presentación de la aplicación propuesta

Publicar los resultados de las evaluaciones de las propuestas de aplicaciones

Aliadas, Empresas

5.4 ETAPA 3: DESARROLLO DE APLICACIONES

La Etapa 3 del Ejercicio tiene como objetivo desarrollar en su totalidad las aplicaciones ganadoras de la Maratón, para esto deben seguirse los

siguientes pasos:

Paso 3.1. Definir el alcance de las aplicaciones y el cronograma para su desarrollo


Reuniones entre cada Equipo de Desarrollo ganador y Entidad Padrina para definir alcance final de la aplicación y cronograma de responsabilidades.

Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Equipos de Desarrollo, Equipo Técnico

Alcance de la aplicación Cronograma de desarrollo de la aplicación

Describir detalladamente, en la primera reunión, las funcionalidades de la aplicación propuesta durante la Maratón, las cuales conformarán las historias de usuario.

Definir conjuntamente el alcance y los elementos fuera del alcance de la aplicación y los ajusten que deben hacerse para mejorar la calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones.

Definir compromisos y tareas contra fecha de entrega por parte del equipo de desarrollo y entidad padrina.

Acordar un plan de trabajo para el cumplimiento del alcance y cambios acordados para garantizar la usabilidad de las aplicaciones

Presentación de metodología de trabajo

Paso 3.2. Desarrollar la totalidad de las funcionalidades de la aplicación

Definir Desarrollar Entregar Publicar


Construcción de la aplicación

Responsable: Equipo de Desarrollo Participantes: Equipo Técnico Entidades Padrinas

Versión inicial de aplicación Documentación de aplicación Instaladores de aplicaciones y código fuente

Realizar reuniones de seguimiento de la aplicación (puede ser semanalmente), en la que se verifiquen compromisos y se compare el desarrollo ejecutado frente al planeado.

A lo largo de la actividad se deben generar versiones de la aplicación para poder realizar seguimiento técnico detallado.

Los Equipos de Desarrollo, el Equipo Técnico y las Entidades Padrinas deben participar en la etapa de pruebas de las aplicaciones.

Al detectar errores en la aplicación, se deben realizar las respectivas correcciones, verificando nuevamente la totalidad de la aplicación y comprobando que con la corrección no se hayan afectado funcionalidades que operaban de un modo correcto.

Ambientes de desarrollo GitHub Testfligth Testfairy Dispositivos para pruebas

supervisión del desarrollo de la aplicación

Paso 3.3. Entregar las aplicaciones a las Entidades Padrinas y puesta en producción


Entrega de la aplicación a la Entidad

Responsable: Entidades Padrinas y Equipos de Desarrollo

Actas de entrega y minutas de cesión de derechos firmadas por las partes

Solicitar un tiempo de garantía a los desarrolladores mínimo de tres meses.

Minuta de cesión de derechos

Puesta en producción de la aplicación

Responsable: Entidades Padrinas

Aplicación puesta en producción

Paso 3.4. Publicar las aplicaciones en las respectivas tiendas para el descargue y uso de los usuarios.


Gestión de la apertura de las cuentas de desarrollo en las tiendas de aplicaciones

Responsable: Entidades Padrinas Participantes: Equipo técnico

Cuantas creadas y listas para usar.

La gestión requerida para abrir la cuenta en app store de Apple requiere una carta firmada por el

representante legal de la entidad en la que se indique que se está interesado en vincular el programa de desarrolladores de Apple con la entidad.

La apertura de cuentas tienen el siguiente costo en 2014: Google Play para Android: 25 dólares, un único pago. App store para iOS: 100 Dólares.

Carta de manifestación de interés de vincular el programa de desarrolladores de Apple con la entidad.

Cargue de la aplicación en las tiendas de aplicaciones

Responsable: Entidad beneficiaria Participantes: Equipo técnico

Aplicación cargada en tienda

Las aplicaciones cargadas en Google Play quedan publicadas aproximadamente dos horas después de ser cargadas, en App store requiere una serie de validaciones técnicas y solicitud de ajustes que pueden implicar que queden publicadas varias semanas después de su cargue inicial.

Se debe verificar que la aplicación este firmada en modo publicación.

5.5 ETAPA 4: DIFUSIÓN Y USO DE LAS APLICACIONES

La Etapa 4 del Ejercicio tiene como objetivo difundir las aplicaciones y medir los resultados integrales del Ejercicio, para esto deben seguirse

los siguientes pasos:

Paso 4.1. Difundir las aplicaciones desarrolladas, para que los ciudadanos hagan uso de ellas


Difundir Medir

Diseño e implementación de un Plan de Difusión de las Aplicaciones desarrolladas

Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo

Plan de Difusión de las aplicaciones

En este plan se debe definir cómo dar a conocer los aplicativos desarrollados y cómo incentivar su uso entre los potenciales usuarios

Las aplicaciones generalmente responden a necesidades de un sector específico de ciudadanos

Sitio web de la entidad

Paso 4.2. Medición de los resultados del Ejercicio y puesta en común


Definición de metodología de medición de efectividad e impacto del Ejercicio

Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas

Documentación de los resultados del Ejercicio Metodología de medición de efectividad e impacto del Ejercicio

Documentar el proceso de desarrollo del Ejercicio y sus resultados (por ejemplo: número de actores implicados, éxito de la Maratón, número de aplicaciones desarrolladas, volumen de negocios)

Desarrollar una metodología de evaluación de efectividad e impacto de los Ejercicios que incluya indicadores como (creación de casos de éxito; escalabilidad o calidad de aplicaciones producidas; retorno social de las aplicaciones; tasa de uso de las aplicaciones)

Difusión de los resultados e impacto del Ejercicio

Responsable: Entidad Líder Participantes: Entidades Padrinas, Equipo de Comunicaciones y Mercadeo

Difusión de los resultados del Ejercicio

No solo es importante dar a conocer las aplicaciones desarrolladas (ver paso anterior) sino el grado de apropiación y uso que los ciudadanos hacen de ellas

Dar a conocer el éxito de las ideas de negocio que se desarrollaron durante el Ejercicio

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