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Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 1

GUÍA FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN DE

COMEDORES ESCOLARES (W74)

CENTROS ESCOLARES

Control de versiones:

Versión Fecha Resumen de cambios producidos

0.0 20/09/2018 Primera versión

0.1 24/10/2018 Segunda versión. Se clarifica que la fecha

configurada como fin de plazo, no está incluida

dentro del periodo dentro de plazo. Dicha fecha

forma parte del periodo fuera de plazo.

0.2 12/11/2018 Aclaración sobre la acción validar de forma

masiva comensales de comedor

0.3 9/4/2019 Modificaciones derivadas de la circular de

comedores 2019

0.4 21/01/2020 Descuento 50% en alumnos autorizados a llevar


comida de casa por dieta especial


1. ÍNDICE

1. ÍNDICE ...............................................................................................................................3

2. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................5

3. FASE DE PREPARACIÓN DEL NUEVO CURSO ESCOLAR ..........................................................7

3.1. Revisión de las características de los comedores .................................................................. 7

3.1.1. Datos de dirección y contacto ...................................................................................... 7

3.1.2. Niveles educativos autorizados en el comedor ............................................................ 8

3.1.3. Tipo de elaboración de menú autorizado en el comedor ............................................. 8

3.1.4. Características Físicas y de capacidad del comedor..................................................... 8

3.1.5. Lote de contratación del comedor ............................................................................... 9

3.1.6. Configuración de domiciliación .................................................................................... 9

3.1.7. Centros usuarios de comedor .....................................................................................10

3.2. Revisión del calendario y duración de los comedores .........................................................10

3.2.1. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada ordinaria ..........................11

3.2.2. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada intensiva ...........................13

4. FASE DE DIMENSIONAMIENTO DEL CURSO ESCOLAR ......................................................... 14

4.1. Validación de comensales de un comedor ..........................................................................14

4.1.1. Alta de comensal alumno ...........................................................................................16

4.1.2. Alta de comensal no alumno ......................................................................................17

4.1.3. Datos de un comensal ................................................................................................19

4.2. Dimensionamiento del personal monitor de comedor ........................................................23

4.2.1. Pestaña de personal monitor en periodo de jornada ordinaria .................................24

4.2.2. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada intensiva ...........................26

4.3. Dimensionamiento del personal cocina/office de comedor ................................................27

4.3.1. Pestaña de personal cocina/office en periodo de jornada ordinaria .........................28

4.3.2. Pestaña de personal cocina/office en periodo de jornada INTENSIVA ......................29

5. FASE DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR ................................................................. 30

5.1. Gestión de comensales ........................................................................................................31

5.2. Gestión de reservas de uso de comedor ..............................................................................35

5.3. Recuperacion de días festivos ..............................................................................................39

5.4. Devolución y eliminación de reservas masivas ....................................................................40

5.5. Gestión de cobros del comensal ..........................................................................................43

5.5.1. Gestión de cobros del comensal con domiciliación ....................................................43

5.5.2. Gestión de cobros del comensal sin domiciliación .....................................................47

5.6. Domiciliación de cobros del centro ......................................................................................47

5.7. Gestión de incidencias de comedor .....................................................................................51

5.7.1. Incidencia de cambio de tipo de elaboración de menú ..............................................52

5.7.2. Incidencia de suspensión temporal del servicio de comedor .....................................52

5.8. Gestión de incrementos y sustituciones de personal de comedor ......................................54


5.9. Gestión del servicio contratado a la empresa adjudicataria ................................................56

5.9.1. Solicitud de menús .....................................................................................................57

5.9.2. Control de monitores ..................................................................................................60

5.9.3. Control de personal de cocina ....................................................................................62

5.9.4. Control de personal de office .....................................................................................62

5.9.5. Resumen mensual de facturación del centro .............................................................63


2. INTRODUCCIÓN

Este documento pretende servir como guía funcional de la aplicación W74 – Comedores

Escolares destinada a los usuarios de los Centros Escolares del Departamento de Educación. En él

se recoge la descripción de las funcionalidades que el usuario va a utilizar a lo largo del curso

escolar durante las diferentes fases y procesos de la gestión del servicio de comedor escolar.

La guía comienza describiendo la fase de preparación del nuevo curso escolar que es necesario

realizar todos los años antes del inicio del curso escolar (mes de septiembre) y que contempla

entre otras las siguientes tareas:

Revisión para el nuevo curso de las características de los comedores (calendario y horario

de comedor, capacidad, tipo de cocina, etc.).

Una vez el nuevo curso está preparado, comienza la fase de dimensionamiento del servicio, que

engloba principalmente la siguiente tarea:

Validar antes de la fecha de FIN de PLAZO los comensales alumnos que van a hacer uso

del comedor de forma HABITUAL.

A medida que los CENTROS validan los comensales (y sus características) durante el plazo

establecido (mediados de octubre), el aplicativo, en base al número de comensales

HABITUALES, dimensiona de forma automática el ratio a contratar de personal monitor,

cocina y office.

Una vez finalizado el plazo, los CENTROS ESCOLARES tienen la posibilidad de consultar el

cálculo automático de la necesidad de personal (monitor y cocina/office) calculado por la

aplicación. Se establece un número de monitores y un número de horas de cocina/office

para cada día de la semana (lunes a viernes) que es el que debe proporcionar la empresa

adjudicataria.

En paralelo a la fase de dimensionamiento, el servicio de comedor ha entrado en funcionamiento,

por tanto, es necesario llevar a cabo las tareas propias de gestión del servicio de comedor

durante toda la duración del curso escolar:

Gestión de los comensales: altas, bajas y modificaciones, teniendo en cuenta que según el

tipo de modificación puede afectar a la condición de HABITUAL, y por tanto a la cuota.

Gestión del calendario de reservas y devoluciones de cada comensal.

Gestión de cobros a comensales y gestión de la domiciliación de dichos cobros.

Solicitud de posibles incidencias de comedor.

Solicitud de posibles necesidades de incremento o de sustituciones de personal.

Gestión de la solicitud de menús diaria a la empresa adjudicataria.

Control de la facturación mensual de las horas de personal monitor, cocina y office.


3. FASE DE PREPARACIÓN DEL NUEVO CURSO ESCOLAR

Entre finales de agosto y primeros de septiembre, los usuarios CENTROS ESCOLARES deben revisar

las características de los comedores (calendario y horario de comedor, capacidad, tipo de cocina,

etc.) para el nuevo curso que comienza.

3.1. REVISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS COMEDORES

Una de las tareas principales de esta fase de preparación del nuevo curso escolar consiste en

revisar las características de los comedores escolares que van a funcionar dicho curso.

El acceso a la búsqueda y consulta de los comedores y sus características se realiza a través de la

opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > CARACTERÍSTICAS DE COMEDOR:

Desde la pantalla de resultado se accede a la pantalla de detalle de las características del

comedor:

Desde esta pantalla se van a poder consultar las características del comedor y modificar algunas

de ellas. A continuación, se recoge en forma de subapartados los diferentes grupos de

características.

3.1.1. DATOS DE DIRECCIÓN Y CONTACTO

Permite consultar los datos de dirección y de contacto del comedor. Estos datos son modificables

por el propio usuario CENTRO escolar y DELEGACIONES. Estos datos son meramente informativos,

ya que no se usan en ninguna parte de la aplicación y no parametrizan ninguna funcionalidad de

la misma.


3.1.2. NIVELES EDUCATIVOS AUTORIZADOS EN EL COMEDOR

Cada comedor únicamente puede dar servicio a comensales alumnos de los niveles educativos

que expresamente el DEPARTAMENTO le haya autorizado.

Se definen 4 niveles educativos: AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO.

Desde esta pantalla el usuario CENTRO ESCOLAR puede consultar los niveles educativos

autorizados a su comedor.

3.1.3. TIPO DE ELABORACIÓN DE MENÚ AUTORIZADO EN EL COMEDOR

Cada comedor únicamente puede realizar el tipo de elaboración de menús que expresamente el

DEPARTAMENTO le haya autorizado.

Se definen 4 posibles tipos de elaboración de menú:

COCINA IN SITU: el menú es elaborado y cocinado por personal de cocina en las propias

instalaciones del comedor.

TRANSPORTADO CALIENTE: el menú es entregado por la empresa de catering en caliente.

El personal de office del comedor es el encargado de preparar y servir los menús.

TRANSPORTADO FRÍO: el menú es entregado por la empresa de catering en frío. El

personal de office del comedor es el encargado de calentar, preparar y servir los menús.

ESTABLECIMIENTO EXTERNO: por razones excepcionales, un comedor no puede hacer

uso de sus instalaciones y es necesario realizar el servicio de comedor en un restaurante

ajeno al DEPARTAMENTO próximo al centro escolar.

Importante:

Los tipos de elaboración de menú: COCINA IN SITU y TRANSPORTADO FRÍO y CALIENTE, conllevan necesidad de personal tanto monitor como cocina/office.

Cuando el menú se sirve en un establecimiento EXTERNO, únicamente es necesario personal monitor.

3.1.4. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y DE CAPACIDAD DEL COMEDOR

Desde el siguiente formulario se pueden consultar las características físicas de superficies,

espacios y capacidad de las instalaciones del comedor:


Los datos de este formulario son meramente informativos a excepción del dato MÁXIMO

COMENSALES. Este dato almacena el número máximo de comensales que pueden comer en un

turno de comedor de forma simultánea, por tanto, permite calcular el número de turnos de

comedor necesarios realizar diariamente.

El número de turnos necesarios se utiliza para calcular (aquellos días que no hay clase por la

tarde) la duración total del servicio de comedor y por tanto calcular las horas que hay que

contratar al personal monitor.

Para ello, SERVICIOS CENTRALES debe parametrizar la duración en horas de un turno. En el

mantenimiento de valores se configura de forma separada la duración del turno para los niveles

educativos de AULA 2 AÑOS, INFANTIL y PRIMARIA, y por otro lado la duración del turno para

nivel ESO.

Por otro lado, también SERVICIOS CENTRALES debe configurar el tiempo máximo de duración de

turnos también de forma separada: AULA 2 AÑOS, INFANTIL y PRIMARIA, por un lado, y ESO por

otro. Es decir, aunque un comedor necesite varios turnos para realizar el servicio, el tiempo total

de duración del servicio de comedor, nunca podrá exceder el tiempo máximo configurado.

Importante:

El cálculo de la duración del servicio de comedor en base a los turnos sólo aplica a: o Días de comedor en periodo de jornada intensiva: tanto en septiembre como

en junio, y o Días de comedor en periodo de jornada ordinaria, cuando no haya clase por la

tarde.

El resto de días del periodo de jornada ordinaria, cuando sí haya clase por la tarde, la duración del servicio de comedor se obtendrá como el tiempo que transcurre desde la hora en la que finalizan las clases de la mañana hasta la hora en que comienzan las clases de la tarde. Esto se debe a que el personal monitor una vez los comensales terminan de comer siguen haciendo labores de monitor hasta el comienzo de las clases por la tarde. Por el contrario, en jornadas sin clase por la tarde los comensales abandonan el centro escolar una vez terminan de comer.

3.1.5. LOTE DE CONTRATACIÓN DEL COMEDOR

Desde el siguiente formulario se puede consultar el lote de contratación (y empresa adjudicataria)

en el que se encuadra el comedor:

Si el comedor tiene configurado tipo de elaboración de menú ESTABLECIMIENTO EXTERNO

también se podrá consultar el lote (empresa) que gestiona dicho establecimiento externo.

3.1.6. CONFIGURACIÓN DE DOMICILIACIÓN

El usuario CENTRO puede configurar si quiere girar domiciliaciones de cobros de cuotas de

comedor en los meses de septiembre y junio. Ambos meses son opcionales. El resto de meses, de

octubre a mayo, siempre generan domiciliación:


En base a este parámetro, en la pestaña de COBROS de un comensal se generará un importe de

domiciliación para dichos meses sólo si están seleccionados en esta pantalla.

3.1.7. CENTROS USUARIOS DE COMEDOR

Desde el siguiente listado se puede consultar qué otros centros escolares (próximos al centro

escolar titular del comedor) figuran como usuarios de comedor:

Un centro usuario de comedor implica que los alumnos de dicho centro van a poder hacer uso del

comedor. Sin embargo, va a seguir siendo el CENTRO titular del comedor el encargado de

gestionar a dichos comensales. Los centros usuarios NO entran en la aplicación de comedores

escolares.

3.2. REVISIÓN DEL CALENDARIO Y DURACIÓN DE LOS COMEDORES

Otra de las características de los comedores que es necesario revisar para cada comedor durante

esta fase de preparación del nuevo curso escolar es el calendario y horario de los comedores.

El acceso a esta funcionalidad se realiza a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO >

DURACIÓN DE COMEDOR.

Desde esta pantalla, en la parte superior, los usuarios CENTROS ESCOLARES deben configurar el

calendario del comedor. Mediante el botón CARGAR CALENDARIO DESDE APLICACIÓN DE


CALENDARIO se obtienen automáticamente de la aplicación de calendario del centro titular del

comedor las siguientes fechas:

Inicio del servicio de comedor,

Fin de la jornada intensiva de septiembre (es opcional, no todos los centros escolares

tienen jornada intensiva en septiembre),

Fecha de inicio de la jornada intensiva en junio (lo mismo, es opcional, no todos los

centros tienen jornada intensiva en junio), y

Fecha de fin del servicio de comedor.

Estas fechas una vez cargadas de la aplicación de calendario, pueden ser modificadas

manualmente mediante el formulario y el botón GUARDAR.

Las fechas de inicio y de fin del calendario de comedor limitan el calendario de reservas de los

comensales del comedor. Un comensal no podrá hacer una reserva de comedor fuera de dicho

periodo.

Por otro lado, las fechas de fin de jornada intensiva de septiembre e inicio de jornada intensiva en

junio, indican si el centro establece periodos de jornada intensiva. Es importante diferenciar

ambos posibles periodos de jornada intensiva, ya que el dimensionamiento de personal tanto

monitor como de cocina/office es diferente al necesario durante el periodo de jornada ordinaria.

Esto se debe a dos factores:

El número de comensales habituales, normalmente en periodos de jornada intensiva

(septiembre y junio) es menor y por tanto requiere de menor número de personal.

La duración del servicio de comedor, que en jornada intensiva se calcula mediante

turnos, mientras que en jornada ordinaria normalmente se calcula a través del horario

escolar del centro.

Además del calendario de comedor, desde esta pantalla se configura la duración del servicio de

comedor, que como se ha explicado se realiza de forma separada para el periodo de jornada

ordinaria y para el periodo de jornada intensiva, a través de dos pestañas diferenciadas:

3.2.1. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA

Esta pestaña muestra para cada uno de los niveles educativos autorizados al comedor un listado

por cada día de la semana (lunes a viernes), con una serie de columnas con información necesaria

para el cálculo de la duración del servicio de comedor para cada día:


A efectos de cálculo de la duración de comedor, los niveles educativos AULA 2 AÑOS E INFANTIL

se unifican, compartiendo el mismo cálculo de la duración. En el ejemplo, el comedor únicamente

tiene autorizado el nivel educativo ESO.

Mediante el botón ACTUALIZAR/TURNOS DESDE APLICACIÓN DE CALENDARIO, se obtiene y se

actualiza en la aplicación la información de los horarios del centro escolar disponible en la

aplicación de calendario escolar (W49). En concreto, se obtiene la hora de finalización de las

clases de la mañana y en caso de que haya clase por la tarde la hora de inicio de la misma.

Dichos listados muestran en una de sus columnas el número de comensales alumnos habituales

del correspondiente nivel educativo autorizado y para cada día de la semana. Se trata de otro

dato clave necesario para el cálculo de la duración del servicio de comedor.

CÁLCULO DE TURNOS y DE DURACIÓN

Los días que hay clase por la tarde, NO aplica el concepto de turno de comedor. Es por ello que el

número de turnos se muestra a 0. No significa que en el comedor no se realicen turnos, sino que

el cálculo de la duración no los tiene en cuenta. Para los días con clase por la tarde la duración del

servicio de comedor se calcula como el tiempo que transcurre entre el fin de las clases de la

mañana y el inicio de las clases de la tarde.

Aquellos días que no hay clase por la tarde, sí aplica el concepto de turno de comedor. El número

de turnos se calcula en base al número de comensales habituales ese día dividido por la

capacidad máxima de comedor. En base al número de turnos y a la duración de cada turno (que

se parametriza en el módulo de administración tal y como se ha descrito anteriormente), se

calcula la duración del servicio. Adicionalmente se verifica que la duración no sobrepase la

máxima duración (también parametrizado en el módulo de administración).

El cálculo de la duración del servicio de comedor es realizado automáticamente por el sistema cada vez que:

Se modifican las características físicas de comedor (capacidad máxima del comedor).

Cada vez que se valida un nuevo comensal alumno o se modifican las características de uso de comedor del mismo, dentro del periodo de plazo.

Una vez en el periodo de fuera de plazo una nueva alta de comensal o una modificación no recalcula la duración del servicio de comedor.


Independientemente del cálculo automático, desde esta pantalla y por cualquier motivo

excepcional el usuario DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES puede modificar manualmente la

duración del servicio de cada día de la semana. Para ello, basta simplemente con introducir (a

través de listado editable) el valor de duración del servicio de forma manual. Al guardarse un

valor de forma manual éste prevalece sobre el cálculo automático.

La última columna del listado muestra con una letra A o una letra M, si el cálculo de la duración ha

sido obtenido de forma automática o si por el contrario ha sido modificada manualmente.

3.2.2. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA

La pestaña JORNADA INTENSIVA tiene la misma funcionalidad descrita en el apartado anterior,

pero para consultar la duración del servicio en los periodos de jornada intensiva de septiembre y

junio:

En los periodos de jornada intensiva únicamente se configura una única duración de servicio para

septiembre y otra para el mes de junio sin diferenciar para cada día de la semana.

De igual forma a como se ha explicado para el periodo de jornada ordinaria, el cálculo es realizado

automáticamente por la propia aplicación, y el usuario DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES de

manera excepcional pueden configurar manualmente dicha duración.


4. FASE DE DIMENSIONAMIENTO DEL CURSO ESCOLAR

En esta fase de dimensionamiento las principales tareas que deben abordarse a través del

sistema son, por un lado, la validación de los comensales HABITUALES que van a hacer uso del

servicio de comedor, que es realizada por los CENTROS.

Por otro lado, en base a dicho número de comensales HABITUALES se debe consultar el

dimensionamiento automático del personal necesario tanto de monitor como de cocina/office

que se va a autorizar para cada comedor.

A continuación, se describen estas dos tareas fundamentales:

4.1. VALIDACIÓN DE COMENSALES DE UN COMEDOR

El usuario del CENTRO titular de cada comedor es el encargado de validar los comensales del

comedor o comedores (en caso de que tenga más de uno) de dicho centro.

Como se ha descrito anteriormente, como resultado del proceso de preparación del nuevo curso

escolar, los comensales que hicieron uso del servicio de comedor el curso anterior, son copiados

automáticamente al nuevo curso, con objeto de facilitar el trabajo. Sin embargo, dichos

comensales son copiados en estado SIN VALIDAR, lo que obliga al Centro a tener que validarlos.

Además de los comensales copiados del curso anterior, el CENTRO va a poder añadir nuevos

comensales al comedor, tanto en esta fase como en cualquier momento a lo largo del curso.

Importante:

La aplicación diferencia los comensales en dos tipos:

Alumnos, se trata de comensales alumnos matriculados en el centro titular del comedor o en alguno de los centros usuarios. El usuario CENTRO para añadir comensales de este tipo deberá acceder a un buscador que permite seleccionar alumnos matriculados en los centros asociados al comedor. La aplicación también permite gestionar alumnos que a lo largo del curso han estado matriculados en un centro asociado al comedor, que haya cambiado de centro, y por tanto su matrícula haya causado baja. Lógicamente, aunque el comensal ya no se encuentre matriculado en el centro, es necesario, gestionar el uso de comedor que haya generado hasta el momento de la baja.

No alumnos, se trata del resto de comensales que no son alumnos matriculados. El usuario CENTRO dará de alta de forma manual los comensales de este tipo, indicando el nombre y apellidos.

La gestión de comensales se lleva a cabo desde la opción de menú: GESTIÓN DE COMEDOR > GESTIÓN DE COMENSALES:


Esta pantalla presenta un filtro que permite emplear múltiples criterios para buscar y acceder a

los comensales de un comedor: datos identificativos y de matrícula, tipo de cuota, información de

cobros, tipo de menú, estado, etc.

También permite generar una serie de listados de diverso tipo y cometido.

Una vez realizada la búsqueda, desde el listado (que permite selección múltiple) del resultado de

la búsqueda de comensales el usuario CENTRO podrá realizar diferentes acciones sobre los

comensales seleccionados:

Acceder al detalle de un comensal.

Cambiar de comedor a un comensal a otro del mismo Centro. Al pulsar la acción

CAMBIAR COMEDOR, se muestra un POPUP que permite seleccionar el comedor al que se

desea mover a los comensales seleccionados.


Validar masivamente a los comensales seleccionados. Los comensales seleccionados en el

listado son validados de forma simultánea.

Esta acción sólo tiene sentido para comensales alumnos copiados de cursos anteriores a

los que se les quiere mantener las mismas características de uso de comedor (días de la

semana que va a hacer uso de comedor, tipo de cuota, asistencia en periodos de jornada

intensiva, datos de domiciliación, tipo de menú, dieta especial, etc.). En todo caso, el

sistema validará que el comensal cumple con todos los requisitos para la cuota

seleccionada y en caso de que incumpla algún requisito se interrumpirá el proceso de

validación mostrándose el correspondiente error.

La aplicación solicitará la fecha de alta en el comedor, fecha incluida a partir de la cual

todos los comensales validados masivamente empezarán en el comedor:

Además, como se ha explicado anteriormente, el usuario CENTRO dispone de 2 acciones

diferenciadas para dar de alta a un comensal alumno y a un comensal no alumno.

4.1.1. ALTA DE COMENSAL ALUMNO

El enlace AÑADIR COMENSAL ALUMNO abre un POPUP con un formulario de búsqueda desde el

que podremos buscar alumnos matriculados en el Centro titular y/o usuarios del comedor:

La pantalla de resultados de la búsqueda de alumnos permite seleccionar múltiples alumnos cada

vez:


Una vez confirmada la acción de añadir comensal alumno, la aplicación muestra un mensaje con

el resultado de la operación e indica si alguno de los comensales seleccionados ya está asociado a

al mismo o a algún otro comedor.

Un comensal alumno seleccionado y añadido al comedor es dado de alta, pero en estado NO

VALIDADO, requiere por tanto que el Centro configure sus datos de comensal y lo valide.

Mientras un comensal no esté validado desde el detalle del comensal estará disponible la opción

de ELIMINAR el comensal del comedor. Esta acción borra definitivamente el comensal del

comedor.

4.1.2. ALTA DE COMENSAL NO ALUMNO

Por el contrario, el formulario de alta de un comensal no alumno obliga a identificar mediante

nombre y apellidos al propio comensal:


Se debe indicar el centro escolar con el que está relacionado dicho comensal, en el caso de que el

comedor tenga centro o centros usuarios. Si el comedor no tiene centros usuarios, por defecto,

aparece el centro titular.

Para los comensales no alumnos, además es necesario indicar un subtipo de comensal específico:

ESPECIALISTA de APOYO EDUCATIVO (EAE), este comensal tiene asignada una tarifa

como personal del Departamento GRATUITA. El sistema verifica que no haya más

comensales especialistas EAE que comensales que requieren el apoyo de este tipo de

especialista.

COCINERO del DEPARTAMENTO, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como

personal del Departamento GRATUITA.

RESPONSABLE DE COMEDOR, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como

personal del Departamento GRATUITA. El sistema verifica que no se den de alta más

comensales de este tipo que el número de responsables de comedor asignados al

comedor desde la pestaña de DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL MONITOR.

Lo normal es que un comedor tenga un responsable de comedor, pero hay determinados

tipos de Centros (CPI/IPI) que pueden tener 2. En dicho caso, se valida que no se den de

alta más de 2 comensales de este tipo.

PROFESOR DE SECUNDARIA, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como

personal del Departamento GRATUITA.

OTROS COMENSALES, cualquier otro tipo de comensal que no se encuadre en el resto de

tipos. La cuota para este tipo de comensales es la de tipo OTROS, que no tiene ningún

tipo de reducción.

El resto de datos que deben ser cumplimentados en el proceso de alta para el comensal de tipo

no alumno es muy similar (con ciertas diferencias) a los de un comensal de tipo alumno.

En el siguiente apartado se describe en detalle las características de un comensal centrándose en

la relación de dichas características con el resto de funcionalidades del aplicativo y sus

implicaciones.


4.1.3. DATOS DE UN COMENSAL

Este apartado se enfoca desde la perspectiva de un comensal de tipo alumno, más complejo y

con más matices que el comensal de tipo no alumno.

En aquellos puntos en los que el comportamiento del aplicativo difiera para el tipo de comensal

no alumno, se indicará expresamente.

La pantalla de detalle de un comensal se organiza en 3 pestañas de información:

DATOS DEL COMENSAL, esta pestaña muestra las características del comensal y es

necesario que sean configuradas como paso previo a la validación del comensal.

USO DE COMEDOR, esta pestaña no es visible mientras el comensal NO se encuentre

VALIDADO. Una vez validado permite gestionar el detalle del calendario de reservas en el

comedor.

COBROS, esta pestaña tampoco es visible para los comensales NO VALIDADOS. Esta

pestaña se usa a lo largo del curso para gestionar los cobros mensuales al comensal.

En la fase de dimensionamiento del curso escolar, la parte realmente importante y que tiene

mayores implicaciones es la validación de los datos del comensal de la primera de las pestañas.

La pestaña DATOS DEL COMENSAL en primer lugar recoge información identificativa del

comensal: nombre y apellidos, tipo de comensal, etc.

En el caso de comensal alumno, además, muestra una serie de información que es obtenida de la

aplicación de GESTIÓN ACADÉMICA: fecha de nacimiento, el centro escolar en el que está

matriculado, nivel educativo, curso y clase, etc.

Por otro lado, muestra la información del estado del alta del comensal en el comedor, recogiendo

el dato de si el comensal está VALIDADO (SI o NO), si una vez validado ha sido dado de BAJA (SI o

NO), y en el caso de haber sido validado la fecha en la que se dio de alta al comensal.

CONDICIÓN DE COMENSAL ALUMNO CON DERECHO A TRANSPORTE

Esta condición se utiliza para poder determinar si un comensal alumno tiene derecho a la cuota

de HABITUAL TRANSPORTADO, que se trata de una cuota reducida. Dicha condición de

transportado se determina en base a una serie de características del comensal:

ZONIFICACIÓN, al dar de alta un comensal alumno se recupera de este dato de la

aplicación de GESTIÓN ACADÉMICA (V55). Se obtiene a efectos meramente informativos,

e indica si, en el momento del alta, el comensal pertenecía o no a la zona zonificada para


el centro escolar en el que se encuentra matriculado el alumno. Da información, pero no

se usa para determinar si el comensal tiene derecho a transporte.

DERECHO A TRANSPORTE, de la aplicación de TRANSPORTE ESCOLAR (W23) se recupera

el dato de si dicho alumno está siendo transportado con la condición de DERECHO a

TRANSPORTE en alguno de los itinerarios de bus o de taxi gestionados en dicha

aplicación. Si el alumno es transportado, pero se trata de una excepción o de una

autorización, no tiene derecho a transporte y tampoco a cuota de transportado.

ASIGNACIÓN INDIVIDUALIZADA, dato que indica si el alumno es beneficiario de una

ASIGNACIÓN INDIVIDUALIZADA de ayuda al TRANSPORTE al margen del transporte

escolar. Es un dato que únicamente puede modificar el usuario DELEGACIONES o

SERVICIOS CENTRALES de forma manual.

Anualmente, cuando las DELEGACIONES disponen de cuáles son las asignaciones

individualizadas que se van a conceder, se realiza un proceso manual por base de datos,

que verifica y reasigna la condición de cuota HABITUAL TRANSPORTADO o HABITUAL NO

TRANSPORTADO de todos los comensales alumnos.

Si un alumno cumple una de las dos condiciones DERECHO A TRANSPORTE o ASIGNACIÓN

INDIVIDUALIZADA, entonces tiene derecho a cuota HABITUAL TRANSPORTADO.

AUTORIZACIÓN PARA CONSUMIR DIETA ESPECIAL PROPORCIONADA POR LA FAMILIA

Puede haber situaciones en las que el servicio de comedor, por uno u otro motivo, no sea capaz

de satisfacer la dieta especial de un comensal. En estos casos, tras la solicitud correspondiente

por parte de la familia, Servicios Centrales puede habilitar una autorización para que el propio

alumno lleve la comida preparada de casa. A estos comensales se les aplicará un 50% de

descuento sobre el importe de su cuota.

CUOTA Y USO DE COMEDOR

La información de cuota y uso de comedor, determina la cuota a pagar por cada menú servido, y

servir para rellenar de forma automática el calendario de reservas del comensal, .

Para el caso de comensal no alumno ya se han descrito las validaciones que realiza la aplicación

en función del tipo de cuota y tipo de comensal.

A continuación, se describen las validaciones para cada tipo de cuota para el comensal alumno:

Para poder tener una cuota HABITUAL (transportado o no) es necesario que el comensal

cumpla con los siguientes requisitos:

o Coma al menos 1 día a la semana (Cambio introducido con la circular de

comedores de 2019).

Para ello se verifica que haya marcado 1 día de la semana en el formulario (lunes,

martes, miércoles, jueves y/o viernes).


IMPORTANTE: Con los cambios introducidos con la circular de comedores de 2019, ya no es

requisito para disfrutar de cuota HABITUAL que el comensal alumno se valide en el comedor antes

de la fecha de fin de plazo, PERO el Centro debe tener en cuenta que a efectos de cálculo de

dimensionamiento de monitores y personal de cocina/office SÓLO se tendrán en cuenta

aquellos comensales HABITUALES que se hayan validado con fecha anterior a la FECHA DE FIN

DE PLAZO establecida por el Departamento.

Para poder tener la cuota HABITUAL TRANSPORTADO, además, se validará que el alumno

cumpla con la condición de derecho a transporte descrita anteriormente.

Con la nueva circular 2019 surgen las cuotas HABITUALES DISCONTINUOS (no

transportados, transportados y aula 2 años). Estas cuotas tienen consideración de cuota

HABITUAL aunque van a permitir que el comensal haga uso de comedor en espacios de

tiempo discontinuos.

En el resto de casos el comensal deberá tener una cuota EVENTUAL. En la aplicación se

diferencia entre EVENTUAL AULA 2 AÑOS y resto de EVENTUALES. La aplicación valida en

función de la edad del comensal que se aplica la cuota correcta.

En este formulario se recoge otra información importante:

Si el comensal requiere especialista EAE.

Si el comensal va a hacer uso de comedor en los periodos de jornada intensiva

septiembre y/o junio.

En base a esta información, cuando se procede a dar de alta y validar al comensal, el sistema

configura de forma automática el calendario de reservas de comedor del comensal, que va a

poder ser gestionado posteriormente desde la pestaña de USO DE COMEDOR. Para ello tiene en

cuenta:

el día que el comensal empieza a hacer uso de comedor (dato que se solicita al pulsar el

botón VALIDAR),

el último día del calendario de comedor,

los días de la semana seleccionados.

si el centro tiene periodo de jornada intensiva y el comensal va a hacer uso de comedor

en dichos periodos, se reservan los días teniendo en cuenta también los días de la semana

seleccionados.

También en base al número de reservas y a la cuota se va a calcular un presupuesto total del

coste de las cuotas y se va a generar una cuota mensual fija para dicho comensal. Este cálculo

tiene en cuenta el número de meses en los que el Centro va a realizar domiciliaciones.

TIPO DE MENÚ

En este formulario se configura el tipo de menú configurado para el comensal, pudiendo elegir un

tipo entre los establecidos por el Departamento. Si el comensal necesita algún tipo de dieta

especial deberá indicarse en este apartado, en cuyo caso, será obligatorio adjuntar al menos dos


documentos: Informe médico del especialista y protocolo ante Ingesta por error. Dichos

documentos se deben incorporar en el listado disponible en la parte inferior de esta pantalla.

Las dietas especiales se controlan de forma diaria y se envían con el detalle por alumno y día a la

empresa adjudicataria del servicio.

Un comensal puede modificar el tipo de menú y el tipo de dieta a lo largo del curso y la aplicación

lo tiene previsto.

GESTIÓN DE COBROS/BECAS

La información relativa a beca de comedor aplica exclusivamente a comensales de tipo alumno y

se obtiene de la aplicación de becas. En concreto se obtienen los siguientes datos:

Si solicita beca de comedor.

Si se le concede la beca de comedor el curso actual.

Si se le concedió beca de comedor el curso pasado.

El dato de si se le concede beca de comedor a un comensal no se conoce hasta el mes de febrero

del respectivo curso escolar, por lo que se debe tomar la decisión en el momento de la validación

del comensal de si se le cobra o no por defecto. En base a dicho dato la aplicación en el momento

de validar al comensal generará los cobros mensuales del comensal o no. El reajuste de cobros

y/o devoluciones se podrá realizar desde la pestaña de gestión de cobros a lo largo del curso

escolar.

Una vez validado el comensal se mostrará el dato de cuál es el presupuesto inicial en euros, que

se trata de una aproximación ya que este dato puede variar a lo largo del curso.

Otro dato importante es el medio de pago: con domiciliación o sin ella. Si el comensal va a

domiciliar los cobros se debe seleccionar un tercero desde la aplicación de GESTIÓN ECONÓMICA.

Si el tercero no existe se deberá dar de alta primero en dicha aplicación.

La gestión de los cobros en función de la modalidad es diferente y será explicada posteriormente

en este documento. Un comensal puede modificar la modalidad de pago a lo largo del curso y la

aplicación lo tiene previsto.

En el momento de validar al comensal se solicita la fecha (día incluido) en el que el comensal va a

empezar a hacer uso del comedor:

Esta fecha no puede ser igual o posterior a la fecha de fin de plazo.


Finalmente, al pulsar en el botón DAR DE ALTA, y si se superan todas las validaciones, el comensal

queda en estado VALIDADO SÍ, y ya es tenido en cuenta por el sistema a efectos de

dimensionamiento de las necesidades de personal.

Importante: Durante el periodo dentro de plazo, el CENTRO va a tener la posibilidad de

eliminar definitivamente un comensal validado. Esta opción ha sido prevista para deshacer

situaciones excepcionales en las que un comensal finalmente no va a hacer uso de comedor, o

en el caso de que un comensal haya sido dado de baja y finalmente reactivado en el comedor

dentro de plazo. Un comensal eliminado es borrado completamente del sistema junto con su

información de reservas y de cobros.

Una vez finalizado el plazo, no se podrá eliminar un comensal validado.

En el apartado dedicado a la fase de gestión del servicio se describe más en detalle las acciones

que son posibles realizar sobre un comensal que ya ha sido validado en el comedor:

Baja del comedor,

Reactivación en el comedor.

Modificación de la cuota de comedor.

Etc.

A continuación, se describe el funcionamiento de las pantallas que permiten al usuario CENTRO

ESCOLAR consultar las necesidades de contratación de personal monitor, por un lado, y

cocina/office por otro de sus comedores.

4.2. DIMENSIONAMIENTO DEL PERSONAL MONITOR DE COMEDOR

El dimensionamiento de la necesidad de personal monitor de comedor se realiza desde la pantalla

accesible a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL MONITOR.


En el formulario de la parte superior de esta pantalla se configuran 2 datos:

El encargado de comedor. Se trata de un profesor que tiene atribuidas las funciones del

responsable de comedor.

De forma opcional, se indica si hace labores de monitor. Si realiza labores de monitor se

indica el nivel educativo en el que realiza dicha labor. La aplicación lo tendrá en cuenta a

la hora de dimensionar el personal monitor necesario, restando una persona para dicho

nivel educativo.

En caso de tratarse de un Centro escolar CPI/IPI existe la posibilidad de que el comedor

tenga configurados hasta 2 responsables de comedor.

Número de monitores para el cálculo de HORAS DE MEJORA DE SERVICIO. La aplicación

calcula de forma automática el número máximo de personas monitor autorizadas de

entre todos los días de la semana. Este dato se usa para calcular el número de horas de

mejora de servicio que por convenio tienen asignadas las personas monitor contratadas

en el comedor, y cuya facturación debe ser controlada en la fase de gestión del servicio.

Por defecto, el cálculo de este número de monitores es automático, indicándose con el

texto “(A)”. Dicho cálculo automático se realizará dentro del periodo de plazo, cada vez

que se modifique o actualice la cuota de los comensales habituales, que afectan al cálculo

automático de monitores a contratar, así como, cada vez que manualmente se modifique

el número de monitores a contratar.

Este cálculo pude ser modificado de forma manual por el usuario DELEGACIÓN/SERVICIOS

CENTRALES a través del propio formulario, indicándose con el texto “(M)”.

A continuación, de forma similar a como se organiza la pantalla de la duración de comedor, se

muestra separada en dos pestañas la información del número de personal a contratar para el

periodo de jornada ordinaria e intensiva.

4.2.1. PESTAÑA DE PERSONAL MONITOR EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA

Esta pestaña muestra para cada uno de los niveles educativos autorizados en el comedor un

listado por cada día de la semana (lunes a viernes), con una serie de columnas con información

necesaria para el cálculo del número de monitores a contratar para cada día:


A efectos de cálculo del personal monitor, los niveles educativos se separan en cuatro: AULA 2

AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO. Para cada nivel se indica si está o no autorizado en el comedor.

Por cada nivel educativo autorizado se muestra un listado con los 5 días de la semana (lunes a

viernes). Para cada día de la semana se muestran una serie de columnas de información que

permiten obtener el cálculo del número de monitores necesarios:

Número de comensales habituales en plazo, se obtiene contando los comensales con

cuota habitual (transportado y no transportado) que se validaron en el comedor dentro

de plazo.

Importante: En este cálculo también se tienen en cuenta los comensales habituales

validados dentro de plazo que se hayan podido dar de baja en el comedor fuera de plazo.

Igualmente se tienen en cuenta a los comensales que se hayan podido reactivar siempre y

cuando la baja se produjera fuera de plazo.

Número de comensales habituales actuales, se trata del número de comensales

habituales del comedor actuales que no se encuentren dados de baja, es decir, cuenta los

comensales habituales que están haciendo uso de comedor realmente en ese momento.

En ambos casos, actuales o en plazo, para el cómputo de comensales habituales, no se

tienen en cuenta aquellos comensales que tienen un acompañante especialista EAE, y

tampoco a los validados fuera de plazo.

Excepción que afecta a los niveles educativos AULA 2 AÑOS e INFANTIL: para aquellos días de

la semana en los que no se autoricen monitores para el nivel AULA 2 AÑOS al no superar el

ratio mínimo establecido, y además no tengan configurado un responsable de comedor que

realice labores de monitor para dicho nivel AULA 2 AÑOS, a la hora de calcular el ratio de

monitor de nivel INFANTIL se sumarán a los comensales de INFANTIL los comensales de AULA 2

AÑOS.


Cuando concurre esta condición, la aplicación muestra un mensaje indicativo de dicha

circunstancia en la propia pantalla.

Ratio en plazo, en base a las tablas de ratios configuradas en el módulo de

ADMINISTRACIÓN y al número de comensales habituales en plazo se muestra el número

de monitores a contratar que corresponde contratar según dichos ratios.

Ratio actual, el mismo cálculo anterior, pero en base al número de comensales

habituales actuales.

Responsable de comedor, indica con un 1 si el encargado de comedor realiza labores de

monitor para dicho nivel educativo, y con un 0 en caso contrario.

A contratar, esta columna por defecto muestra el cálculo automático de monitores a

contratar en base al ratio en plazo, y descontando si corresponde el responsable de

comedor.

Este cálculo es el número de monitores autorizado a contratar en el comedor para dicho

día de la semana y nivel educativo. Y por tanto, se trata del número que debe controlarse

en la facturación del servicio de personal monitor.

Este cálculo automático se realiza cada vez que se modifica los datos de cuota de

cualquier comensal del comedor dentro de plazo y en el periodo habilitado para el

periodo de jornada intensiva en junio, con objeto de tener en cuenta en todo momento el

número de comensales habituales en cada momento.

El cálculo automático se puede modificar manualmente, introduciendo un valor numérico

mediante el listado editable. El cálculo manual puede ser eliminado simplemente

guardando un valor vacío en el campo editable.

Manual/Automático, columna que indica si el cálculo ha sido obtenido automáticamente

o modificado manualmente.

4.2.2. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA

La pestaña JORNADA INTENSIVA tiene la misma funcionalidad descrita en el apartado anterior,

pero para consultar la duración del servicio en los periodos de jornada intensiva de septiembre y

junio:


El funcionamiento de esta pestaña es similar a la descrita para la pestaña de JORNADA

ORDINARIA. Pero, se debe tener en cuenta que:

En septiembre, el cálculo de número de monitores a contratar se realiza en base al ratio

de comensales habituales validados dentro de plazo.

En junio, sin embargo, el cálculo del ratio tiene en cuenta a los comensales actuales, es

decir, los que van a hacer uso realmente del comedor en junio.

Además, sólo aparecerán las filas del mes de septiembre y/o junio en el caso de que el comedor

tenga configurado el periodo de jornada intensiva respectivamente en la pantalla de

configuración de la duración de comedor.

4.3. DIMENSIONAMIENTO DEL PERSONAL COCINA/OFFICE DE COMEDOR

El dimensionamiento de la necesidad de personal de cocina y de office de comedor se realiza

desde la pantalla accesible a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL

COCINA/OFFICE.


En el formulario de la parte superior de esta pantalla se configura manualmente la siguiente

información:

Cocineros del Departamento, se da en ciertos comedores que tienen comedor con tipo

de elaboración de comida IN SITU, e históricamente tenían personal del Departamento

realizando esta labor.

Cocineros de Empresa, nuevos comedores que elaboran la comida IN SITU, y necesitan

personal cocinero, pero contratados por la empresa adjudicataria.

Office de Empresa, personal de office contratado por le empresa adjudicataria para

comedores que tienen autorizado elaboración de comida de tipo TRANSPORTADO.

Número de personas a efectos de computar las Horas de Mejora de Servicio, este dato

se usa para calcular el número de horas de mejora de servicio que por convenio tienen

asignadas las personas de office exclusivamente contratadas en el comedor, y cuya

facturación debe ser controlada en la fase de gestión del servicio. El personal de cocina no

tiene por convenio horas de mejora de servicio.

Este dato se configura manualmente por las DELEGACIONES, no se calcula

automáticamente por la aplicación.

A continuación, se muestran en dos pestañas el dimensionamiento de las horas a contratar de

forma separada para la jornada ordinaria y la jornada intensiva:

4.3.1. PESTAÑA DE PERSONAL COCINA/OFFICE EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA

A diferencia del personal monitor, el personal de cocina/office se dimensiona teniendo en cuenta

el total de comensales habituales de todos los niveles educativos. Es por ello que esta pantalla

muestra un único listado con los días de la semana (lunes a viernes), con las siguientes columnas:

Número de comensales habituales validados en plazo incluidas las bajas posteriores,

Número de comensales habituales actuales,

Ratio en plazo, y ratio actual, en base a las tablas de ratios configuradas en el módulo de

administración y al número de comensales.

En función del tipo de elaboración de menú (IN SITU o TRANSPORTADO) el listado mostrará unas

columnas u otras relativas al tipo de personal a contratar:

Para cocina IN SITU, se muestran las columnas:

o Personal de COCINA DEL DEPARTAMENTO, este dato se configura de forma

manual. No todos los comedores tienen personal cocinero del Departamento y el

usuario SERVICOS CENTRALES debe indicarlo de forma manual. Simplemente se

almacena a nivel informativo.


o Personal de COCINA DE EMPRESA a contratar, en esta columna se muestra el

cálculo automático de número de horas de personal cocinero que es necesario

contratar en base al ratio en plazo. Este dato puede ser modificado de maneral

manual por el usuario DELEGACIÓN o SERVICIOS CENTRALES.

Para cocina TRANSPORTADA, se muestra únicamente la columna:

o Personal de OFFICE DE EMPRESA a contratar, en esta columna se muestra el

cálculo automático de número de horas de personal de office que es necesario

contratar en base al ratio en plazo. Este dato puede ser modificado de maneral

manual por el usuario DELEGACIÓN o SERVICIOS CENTRALES.

4.3.2. PESTAÑA DE PERSONAL COCINA/OFFICE EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA

Desde esta pestaña se dimensiona la necesidad de personal de cocina/office para los dos periodos

de jornada intensiva, sólo si el comedor tiene configurados dichos periodos (junio y septiembre)

en la pantalla de configuración de la duración de comedor. Se debe tener en cuenta que:

En septiembre, el cálculo de número de personal de cocina/office a contratar se realiza

en base al ratio de comensales habituales validados dentro de plazo.

En junio, sin embargo, el cálculo del ratio tiene en cuenta a los comensales actuales, es

decir, los que van a hacer uso realmente del comedor en junio.


5. FASE DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR

Esta fase engloba múltiples tareas asociadas a la propia gestión del servicio de comedor. Las

tareas son responsabilidad del CENTRO escolar, si bien es cierto, que éstas pueden ser

supervisadas por las DELEGACIONES y SERVICIOS CENTRALES, y que son:

Gestión de los comensales: altas, bajas, modificación de características, etc.

Gestión de reservas de comedor, desde el calendario individual del comensal, y/o

mediante funcionalidades masivas,

Gestión de cobros a comensales, y domiciliación de cuotas,

Solicitud de incidencias de comedor, que pueden afectar al propio servicio, o al tipo de

elaboración de menú.

Solicitud de incrementos personal de comedor, que permitan frente a situaciones

excepcionales autorizar la contratación durante un periodo de tiempo determinado unas

horas de un perfil concreto de personal.

Gestión del servicio contratado a la empresa adjudicataria, que engloba las tareas de

solicitud y control diario de menús servidos a las empresas, control diario del servicio de

personal (monitor y cocina/office) que debe prestar y facturar la empresa adjudicataria.

A continuación, se describen estos apartados en detalle.


5.1. GESTIÓN DE COMENSALES

Desde la pestaña DATOS DEL COMENSAL se van a poder modificar las características del comensal

en el comedor:

Hay que diferenciar las características que se pueden modificar en cualquier momento mediante

el botón MODIFICAR, que son:

Campos de observaciones,

El tipo de menú y/o dieta especial,

Tipo de cobro con o sin domiciliación, y el tercero a domiciliar.

Asimismo, en cualquier momento se puede adjuntar cualquier fichero o documento al listado de

ficheros adjuntos del comensal.

Cualquier de estas características al ser modificadas afectan directamente en el sistema a partir

de ese momento. Por ejemplo, a partir de la próxima solicitud de menús diaria se tendrá en

cuenta el nuevo tipo de menú y/o tipo de dieta especial, o se tendrá en cuenta para la próxima

domiciliación en caso de cambiar a cobro de tipo domiciliado. La aplicación NO guarda un

histórico de dichos cambios.

Por otro lado, se encuentra la información de la cuota y uso de comedor, que se gestiona

mediante un listado, y que sí guarda a modo de histórico los diferentes cambios de cuota que se


realizan a lo largo del curso. Este listado permite controlar qué cuota aplicar para cada día del

comedor a cada comensal, y tener en cuenta posibles cambios.

Al validar un comensal, por defecto, se crea un tramo de cuota cuya fecha de inicio es la fecha de

inicio de comedor, y que no tiene fecha de fin ya que es la que se va a aplicar el resto del curso.

La fecha de inicio no toma el valor de la fecha de alta en el comedor, sino la fecha de inicio de

comedor, lo que permite a un comensal hacer una reserva con anterioridad a la fecha de alta en

el comedor en caso de situaciones excepcionales.

AÑADIR UN NUEVO TRAMO DE CAMBIO DE CUOTA

La situación normal es que un comensal tenga un único tramo de cuota a lo largo de todo el

curso. Sin embargo, en situaciones concretas y únicamente para comensales ALUMNOS la

aplicación permite AÑADIR UN CAMBIO DE CUOTA.

La aplicación pedirá una fecha de inicio de la nueva cuota y aplicará las mismas validaciones al

nuevo tipo de cuota que en el momento de la validación:

Con la nueva circular de comedores 2019 se producen los siguientes cambios:

se va a permitir realizar un cambio de cuota a tipo HABITUAL fuera de la fecha de fin de

plazo establecida por el Departamento.

cuando se reactiva a un comensal tras un baja se va a poder seleccionar el tipo de cuota

con el que se desea reactivar al comensal.

MODIFICAR UN TRAMO DE CUOTA EXISTENTE

Haciendo doble click en el listado de tramos sobre un tramo seleccionado podemos acceder al

detalle de dicho tramo y modificar ciertas características:


Se podrá modificar el CHECK de si requiere el comensal un especialista EAE.

REDIMENSIONAR USO DE COMEDOR EN JUNIO

Con anterioridad a que comience la jornada intensiva de JUNIO, SERVICIOS CENTRALES activa la

posibilidad de que los Centros revisen y actualicen qué comensales van a hacer uso de comedor

durante el periodo de jornada intensiva de JUNIO. Para ello SERVICIOS CENTRALES dispone de un

parámetro ACTIVAR REDIMENSIONAMIENTO DE INTENSIVA EN JUNIO desde el menú de

administración:

Con este parámetro SERVICIOS CENTRALES controla si dicho CHECK está habilitado o no para ser

modificado por los CENTROS.

Con esta opción activada los Centros escolares podrán modificar el CHECK JORNADA INTENSIVA

en JUNIO de cada comensal. Cada vez que se modifiquen los datos de un comensal la aplicación

realizará dos acciones automáticas:

Eliminará/añadirá las reservas en el calendario de uso de comedor correspondientes a

dicho periodo de intensiva en junio, y

Recalculará el dimensionamiento de personal monitor y de cocina/office para el periodo

de intensiva de junio en base al ratio actual de comensales habituales.

BAJA DE COMENSAL EN EL COMEDOR

Un comensal validado puede ser dado de baja en el comedor en el caso de que vaya a dejar de

hacer uso de forma indefinida.

La aplicación solicita al CENTRO una fecha de baja a partir de la cual el comensal ya no va a asistir

al comedor. La aplicación eliminará las reservas del calendario posteriores a dicha fecha de baja


siempre y cuando el menú para dicha reserva no haya sido solicitado a la empresa o se haya

producido algún tipo de devolución sobre la misma.

Un comensal dado de baja tiene las siguientes características:

No desaparece de la aplicación.

Sobre él se pueden seguir gestionando las reservas y sus cobros.

La aplicación no lo tiene en cuenta a la hora de solicitar los menús diarios a la empresa.

Un comensal habitual dado de baja sigue computando en el ratio en plazo para el cálculo

de monitores y cocina/office a excepción de la jornada intensiva de junio.

Puede ser reactivado en el comedor.

REACTIVACIÓN DE UN COMENSAL EN EL COMEDOR

Al reactivar un comensal que previamente ha sido dado de baja la aplicación solicita de nuevo la

información del uso de comedor que el alumno va a realizar:

La aplicación a partir de la fecha de reactivación automáticamente rellenará el calendario de uso

de comedor del comensal.

Con la nueva circular de comedores 2019 un comensal reactivado puede seleccionar cualquier

tipo de cuota.

El nuevo tramo de cuota queda reflejado en el listado de cuotas y uso de comedor:


5.2. GESTIÓN DE RESERVAS DE USO DE COMEDOR

En el momento en que se valida a un comensal (tanto alumno como no alumno), en base a la

fecha de alta de comedor, a la información de uso de comedor del comensal (CHECKs de lunes a

viernes, septiembre y junio) , en base a las fechas configuradas para el comedor en la pestañas

DURACIÓN DE COMEDOR (fechas de inicio y de fin y de periodos de intensiva) y en base al

calendario configurado en la APLICACIÓN DE CALENDARIOS (W49) para cada centro y nivel

educativo al que pertenece el comensal, la aplicación automáticamente rellena las reservas en el

calendario de la pestaña USO DE COMEDOR:

FESTIVOS

El calendario de uso de comedor tiene en cuenta los posibles días festivos del calendario del

CENTRO en el que se encuentra matriculado (asociado en caso del comensal no alumno) que

quedan marcados en color ROJO. Sobre un día festivo no se puede realizar ninguna reserva o

devolución.

RESERVAS


En color VERDE se marcan los días de calendario en los que el comensal va a hacer uso de

comedor. Si con el ratón nos posicionamos en un día concreto, se muestra un texto con una

leyenda descriptiva del estado de dicha reserva que indica si dicho menú ha sido solicitado o no a

la empresa.

El usuario CENTRO siempre va a poder añadir nuevas reservas al calendario del comensal.

Seleccionando el día directamente sobre el calendario o mediante el filtro entre fechas y

ejecutando la acción RESERVAR.

ELIMINACIÓN DE RESERVAS

Si el comensal NO es HABITUAL (comensal no alumno, o comensal alumno eventual) las reservas

pueden ser eliminadas, siempre que:

La fecha sea posterior al día actual. No se permite eliminar una reserva del mismo día o

días anteriores.

No hayan sido solicitadas a la empresa

Una reserva eliminada desaparece definitivamente, por lo tanto, no va a ser tenido en cuenta en

la solicitud de menús ni tampoco va a ser tenida en cuenta en el cálculo del cobro al comensal.

DEVOLUCIÓN DE RESERVAS

Por el contrario, para el caso de un comensal alumno HABITUAL el usuario CENTRO no puede

eliminar reservas (DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES sí tienen dicha posibilidad). En su caso lo

que pueden gestionar es una devolución. Una devolución puede ser de varios tipos, y cada tipo

lleva asociado un tanto por ciento de descuento en el cobro de la reserva. El mantenimiento de

los tipos de devolución posibles es gestionado por SERVICIOS CENTRALES desde el módulo de

administración de parámetros.

Para realizar una devolución deben seleccionar el día o días sobre los que se desea realizar la

devolución y ejecutar la acción DEVOLUCIÓN DE LA RESERVA.

El usuario puede elegir el TIPO DE DEVOLUCIÓN que desea realizar, por ejemplo, una devolución

por incidencia de Huelga, o por ausencia de comensal.


En el caso de que la incidencia sea por ausencia del comensal, el CENTRO debe seleccionar si se

trata de una ausencia de más de una semana consecutiva o de menos.

Independientemente de lo que seleccione el CENTRO, para este caso de devolución por ausencia,

el aplicativo recalcula automáticamente si se trata de una ausencia mayor o menor de una

semana consecutiva, y aplica el tipo de devolución correspondiente.

Una devolución queda marcada en color NARANJA y al posicionarse con el ratón encima muestra

una leyenda con el tipo de devolución asignada automáticamente por la aplicación, indicando el

tanto por ciento de devolución de la cuota en el cálculo del cobro:

SUSPENSIÓN DE COMEDOR

Los días marcados en color AZUL indican que se ha producido una incidencia en el comedor.

Sobre este tipo de días se pueden hacer reservas y devoluciones (reflejándose como verde o

naranja respectivamente, pero sobre fondo azul), aunque, siempre prevalece la incidencia del

comedor, que aplica su propio tipo de devolución y tanto por ciento de devolución en la cuota.

La gestión de incidencias se describe más adelante en su apartado correspondiente.

Desde esta pestaña y a través del listado GENERAR EXCEL el usuario se puede descargar el detalle

de reservas, devoluciones, suspensiones junto con sus observaciones con el cálculo de cobros

diarios del comensal:


Este cálculo de cobros es el que en la pestaña de COBROS es usado para la gestión de los cobros.

Además, existe la posibilidad de imprimir la pantalla con el calendario de reservas de comedor

mediante el botón IMPRIMIR. Para que la impresión de los colores del calendario sea correcta es

necesario configurar en el propio navegador la opción de gráficos de fondo. Desde la propia

aplicación se puede descargar un pequeño documento para habilitar dicha opción en función del

navegador (FIREFOX o CHROME).

Desde esta pantalla el usuario CENTRO puede gestionar de forma individual y manualmente el

calendario de reservas de cada comensal, sin embargo, la aplicación dispone de una serie de

funcionalidades que permiten gestionar de forma masiva los calendarios de reservas de los

comensales, y que son:

Gestión de incidencias de comedor, que automáticamente marcará días de suspensión

en los calendarios de aquellos comensales afectados por la incidencia en base al nivel

educativo. Esta funcionalidad se describirá más adelante en este apartado dedicado a la

fase de gestión del servicio de comedor.

Recuperar días festivos, que permite en situaciones excepcionales marcar un día festivo

del calendario del comedor como día escolar con comedor, y viceversa, un día escolar con

comedor como festivo. Dichos cambios afectarán de forma masiva a todos los calendarios

de todos los comensales del comedor.

Devolución y eliminación de reservas masivas, que permite gestionar devoluciones (para

el caso de comensales habituales) y eliminación de reservas (para el resto de comensales)

de forma masiva en base al itinerario de transporte o grupo (clase) al que pertenece el

alumno.

A continuación, se profundiza en las dos últimas funcionalidades.


5.3. RECUPERACION DE DÍAS FESTIVOS

Esta funcionalidad está accesible desde la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > RECUPERAR

DÍA FESTIVO sólo para los usuarios CENTRO:

El usuario CENTRO tiene disponible en un listado todos los días festivos de su calendario. Dicho

listado indica para cada día si el festivo es de ámbito del Territorio Histórico o si por el contrario

es de ámbito del CENTRO indicando el nivel.

El CENTRO seleccionando un día festivo y ejecutando la acción RECUPERAR FESTIVO consigue que

la aplicación ya no lo considere como festivo, sino como escolar con comedor.

Un festivo recuperado deja de aparecer como festivo (en ROJO) en los calendarios de aquellos

comensales afectados por dicho nivel educativo. Además, sobre dicho día la aplicación

automáticamente genera una reserva en base al uso de comedor (lunes a viernes) configurado

para cada comensal. Es decir, si se recupera un festivo que cae en lunes y el comensal en sus

características de comedor tiene marcado que come todos los lunes entonces se le realiza la

reserva. Si el comensal no come los lunes entonces no se le hace la reserva automáticamente.

A partir de ese momento el día sigue apareciendo en el listado, pero con la leyenda

“RECUPERADO”. Esta acción es totalmente reversible si sobre dicho día se ejecuta la acción

DESHACER FESTIVO RECUPERADO.


5.4. DEVOLUCIÓN Y ELIMINACIÓN DE RESERVAS MASIVAS

Esta funcionalidad se encuentra disponible en la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR >

DEVOLUCIONES/ELIMINACIÓN DE RESERVAS MASIVAS sólo para los usuarios CENTRO:

Esta pantalla muestra un listado con las diferentes operaciones de devolución/eliminaciones

masivas realizadas a lo largo del curso escolar. Para cada operación se muestran las siguientes

columnas de información:

Fecha de Devolución, en la que se dio de alta la operación,

Itinerarios, indica si el criterio que se utilizó para seleccionar a los comensales se basó en

itinerarios de transporte en los que los comensales son transportados.

Grupos, que indica que se seleccionó a comensales según el grupo al que pertenecen,

El periodo (fecha desde/hasta), para el que se realiza la devolución y

Estado, de la operación, que puede ser:

o Realizada, la operación se ha realizado y está vigente.

o Deshecha, la operación ha sido deshecha y por tanto ha dejado de aplicar.

Desde dicho listado se va a poder dar de alta una nueva operación de devolución/eliminación

masiva, a través de la acción NUEVO:


Para dar de alta una operación de devolución/eliminación de reserva masiva es necesario

cumplimentar la siguiente información:

Se debe indicar uno de los dos tipos de devolución permitidos:

Ausencia comensal por falta de transporte, caso de huelga, temporal, etc.

Actividad colectiva programada sin picnic.

Itinerario de transporte escolar: listado que permite seleccionar uno o varios itinerarios

gestionados en la aplicación de Transporte Escolar asociados al Centro titular o Centros

usuarios del comedor. Esto permite, por ejemplo, devolver una reserva a todos los

comensales que son transportados en un determinado itinerario debido a una huelga de

transporte.

Grupos DAE, el usuario va a poder seleccionar uno o varios grupos, por ejemplo, para el

caso de una excursión programada sin picnic que afecta a uno o varios grupos.

Periodo entre fechas, sobre el que se desea aplicar la devolución.

Al ejecutar la acción APLICAR DEVOLUCIÓN, el sistema automáticamente determina los

comensales afectados, y para cada uno de ellos y en función del tipo de cuota, aplica una

devolución (comensales habituales) o elimina (resto de comensales) la reserva, dejando un

histórico del cambio realizado que permita ser revertido.

Una vez realizada la operación, desde el listado se va a poder obtener el LISTADO DE RESERVAS,

que muestra el detalle de las reservas devueltas y eliminadas mediante dicha operación.

Indicando para cada devolución el nombre y apellido del comensal, la fecha de la reserva, el tipo

de comensal (habitual: se devuelve):


Sobre una operación en estado REALIZADA mediante la acción DESHACER DEVOLUCIÓN se va a

poder ejecutar el proceso de revertirla, lo que permite dejar sin efectos dicha devolución. La

operación se puede seguir consultando, pero a modo de histórico.

A continuación, se describe la gestión de los cobros al comensal.


5.5. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL

La gestión de los cobros del comensal se realiza desde la tercera de las pestañas (COBROS) de

detalle de un comensal. El funcionamiento de esta pestaña es diferente en función del tipo de

cobro configurado para el comensal: domiciliado o no domiciliado.

5.5.1. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL CON DOMICILIACIÓN

Desde esta pestaña se prepara la información de cobros mensuales de cada comensal. Esta

información es necesaria para la domiciliación de cuotas de comedor a través de la entidad

bancaria. La domiciliación de cobros se describe en un apartado posterior de este documento.

Esta pantalla muestra un listado y una serie de datos acerca del estado de los cobros realizados a

lo largo del curso escolar al comensal.

Para cada uno de los meses que dura el calendario de comedor (de septiembre a junio) este

listado muestra una serie de columnas de información con el detalle de la gestión de los cobros

mensuales:

Número de días, cuenta el número de días en el mes en los que el comensal ha hecho una

reserva en el comedor (con o sin devolución).

Cuota real, en base a la cuota asignada al comensal, que puede tener tramos con

diferentes cuotas a lo largo del curso, y en base a las posibles devoluciones, así como

incidencias en el servicio, la aplicación calcula el importe real de dicho mes. El detalle de

este cálculo se puede obtener del EXCEL de la pestaña de USO DE COMEDOR.

Gastos, se trata de una columna editable manualmente que permite introducir cualquier

gasto asociado a la gestión de posibles devoluciones de domiciliaciones. Este concepto

suma al importe de cuotas reales.

Cuota a domiciliar, se trata del importe que se envía al banco para su domiciliación. La

aplicación está pensada para calcular un importe fijo mensual en base al presupuesto

inicial de cada comensal. En el siguiente subapartado, se describe más en detalle la

explicación de cómo calcula la aplicación este importe y cómo se puede reajustar.


Pagada, esta columna indica si el importe ha sido pagado mediante domiciliación. Esta

columna es marcada como PAGADA igual a SI, cada vez que se incluya dicha cuota

mensual en un fichero de domiciliación. Y automáticamente marcada como PAGADA igual

a NO, si dicha cuota es devuelta por el banco. En un apartado posterior se explica como se

gestionan las domiciliaciones de cuotas de comedor, así como las devoluciones que puede

devolver el banco. Esta columna puede ser modificada manualmente mediante el listado

editable por el usuario CENTRO.

Incluir en próxima domiciliación, esta columna permite indicar a la aplicación si una

cuota que todavía no ha sido pagada se incluya en el fichero de domiciliación del mes. Por

defecto, tiene el valor SÍ. Cada vez que la cuota se incluye en un fichero de domiciliación,

este campo automáticamente queda marcado como NO, para que no se vuelva a incluir

en nuevos ficheros de domiciliación. Sin embargo, si la cuota es devuelta por el banco,

esta columna automáticamente queda marcada como SÍ, para que sea incluida en un

nuevo fichero de domiciliación. Excepcionalmente cuando el CENTRO considera que no

quiere incluir en nuevas domiciliaciones dicha cuota éste puede modificar manualmente

mediante el listado editable el valor de dicha columna.

Estado de domiciliación, cuando se realiza la domiciliación con el banco en esta columna

se puede ver el estado de la domiciliación que puede ser:

o Domiciliación, es el estado por defecto una vez que dicha cuota ha sido incluida y

enviada al banco dentro de un fichero de domiciliación. Por defecto, se entiende

que el tercero la va a pagar.

o Devuelta, como resultado de la carga del fichero de devoluciones que facilita la

entidad bancaria, se indica que el banco ha devuelto la domiciliación.

Debajo del listado de los meses se muestra el resto de la información de cobros del comensal y el

resumen:

Becario, indica si el comensal es becario de comedor o no. Es un dato, obtenido

automáticamente de la aplicación de becas.

Número total de días con reservas/devoluciones de comedor. Es la suma de la columna

Número de días para cada uno de los meses de comedor.

Cálculo del importe a PAGAR (si es positivo) o a DEVOLVER (si es negativo), que es la

suma de las cuotas reales, más la suma de los gatos menos los importes pagados (cuota a

domiciliar) que en la columna pagado tenga el valor sí.

Si el comensal es becario de comedor, en el cálculo no se tienen en cuenta los importes

de la cuota real y gastos, de tal forma que todo dinero que haya sido pagado será

propuesto a devolver al comensal.

CÁLCULO DE LA CUOTA A DOMICILIAR


Una característica específica del cobro domiciliado es el cálculo del importe fijo mensual. El

sistema establece una cuota fija mensual en base al presupuesto inicial en el mismo momento en

el que el comensal es validado de forma automática. No se cobra mes a mes el gasto real.

El sistema tiene en cuenta el calendario de uso de comedor con el detalle de todas las reservas de

comedor que también es rellenado automáticamente en ese momento, el tipo de cuota del

comensal (cada una tiene configurado un importe de cuota en euros), y el número de meses en

los que el CENTRO tiene configurada la domiciliación (septiembre y junio pueden ser opcionales).

Además, tiene en cuenta si el comensal está configurado para COBRAR POR DEFECTO SI o NO. Si

está configurado como NO, entonces en importe fijo de la cuota es cero euros.

Se suma el total de las cuotas y se divide entre el número de meses a domiciliar, resultando en

una cuota fija. En el caso de un comedor que no tenga configurada la domiciliación en alguno de

los meses opcionales (junio o septiembre), para dichos meses se configurará una cuota de 0

euros, repartiéndose el importe de dichos meses entre el resto de meses hábiles.

Lógicamente, una cosa es el presupuesto inicial en el momento en el que se valida al comensal, y

otra el uso real de comedor a lo largo del curso. Es por ello que a lo largo del curso puede ser

necesario ajustar dicha cuota fija.

Para ello hay varias opciones:

De forma manual y para cada mes, mediante el listado editable el campo CUOTA A

DOMICILIAR puede ser modificado por el CENTRO:

Mediante la opción RECALCULAR DOMICILIACIONES, que permite a partir de un mes

recalcular el nuevo importe total de cobros prorrateado entre los meses restantes no

pagados:

Esta opción, permite volver a ajustar la cuota fija de los meses restantes que queden

pendientes por pagar en base al cálculo de cobros actualizados.

Por último, y con el objetivo de ajustar la diferencia entre el importe real total a cobrar y

lo ya pagado por el comensal, en el último mes hábil de domiciliación, hay una forma

masiva de actualizar la cuota del último mes hábil DE TODOS LOS COMENSALES DEL

COMEDOR, que está disponible en la pantalla de búsqueda del buscador de comensales

mediante el botón de acción RECALCULAR DOMICILIACIONES:


Esta acción puede ser ejecutada por el usuario CENTRO, en base a los siguientes criterios:

Se debe utilizar esta operación una vez que ya se ha acabado el servicio de comedor y

cada comensal tenga las reservas y devoluciones definitivas en sus respectivos

calendarios.

Afecta al cálculo de la cuota del último mes hábil de todos los comensales del comedor

que tengan configurado el tipo de cobro mediante domiciliación. Por tanto, está pensada

para que una vez se ejecuta únicamente se domicilie dicho último mes, que podrá ser

junio o mayo en función de la configuración del comedor.

Se puede ejecutar tantas veces como se necesite, pero sólo afectará a aquellos

comensales que sigan sin tener pagada la cuota del último mes hábil.

Realiza el siguiente cálculo: suma todos los importes de las cuotas reales (columna

CUOTA REAL), suma posibles gastos que hayan podido generar la gestión de las

domiciliaciones (GASTOS) y resta todos los importes que hayan sido realmente pagados

(columna CUOTA A DOMICILIAR con la columna PAGADA con valor SÍ). Y dicho cálculo es

el que se configura en la columna CUOTA A DOMICILIAR del último mes, lista para que se

realice la domiciliación.


5.5.2. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL SIN DOMICILIACIÓN

Para el caso de que el comensal no desee domiciliar los cobros, la gestión de esta pestaña se

simplifica:

El listado de meses de comedor necesita menos columnas de información, limitándose a una

columna CUOTA PAGADA, que de forma manual (mediante listado editable) permite al CENTRO

mes a mes guardar el importe de la cuota que paga el comensal. Es sobre esta columna sobre la

que se hace el cálculo de importe total pagado.

5.6. DOMICILIACIÓN DE COBROS DEL CENTRO

Esta funcionalidad está accesible desde la siguiente opción de menú: GESTIÓN ECONÓMICA >

DOMICILIACIÓN DE COBROS DE CENTRO:

El usuario CENTRO desde esta funcionalidad va a poder generar los ficheros de domiciliación

mensuales para su envío a la entidad bancaria.


Por un lado, esta pantalla muestra un listado con los ficheros mensuales que el CENTRO ha

generado a lo largo del curso escolar. Por cada fichero se muestra la información relativa a:

Mes, al que corresponden las cuotas a domiciliar.

Fecha creación, en la que se genera el fichero.

Fecha de efecto, que permite indicar al banco en qué fecha quiere que se giren las

domiciliaciones.

Importe total, suma de todas las cuotas incluidas en el fichero.

Eliminado, indicar que dicho fichero finalmente no ha sido enviado al banco y por tanto

queda en estado de baja lógica.

Seleccionando un fichero de domiciliaciones se puede obtener la siguiente información de él:

Descargar fichero XML, es el fichero en el formato estándar Q19 de intercambio de

información con las entidades bancarias, que contiene la información de detalle de las

domiciliaciones. Éste es el fichero que se debe cargar a través del aplicativo de la entidad

bancaria.

Descargar fichero EXCEL, es el fichero en formato más amigable con el listado de cuotas

incluidas en el fichero:

Devoluciones, permite descargar un listado con las cuotas de dicho fichero de

domiciliación que han sido devueltas por el banco:


GENERACIÓN DE UN FICHERO DE DOMICILIACIÓN

Para generar un nuevo fichero de domiciliaciones únicamente hay que seleccionar el mes sobre el

que se quiere domiciliar las cuotas y la fecha de efecto (opcionalmente) en que se quiere girar

dichas domiciliaciones.

En base a ambos parámetros el sistema va a incluir en un nuevo fichero de domiciliación las

cuotas que cumplan los siguientes criterios:

Incluye las cuotas del mes, de todos los comensales, de todos los comedores del

CENTRO,

De aquellos comensales que tengan configurado el tipo de cobro mediante

domiciliación,

Que NO sean comensales becarios de comedor,

Que en la columna CUOTA A DOMICILIAR de la pestaña COBROS haya configurado un

importe mayor a cero euros,

Que la columna PAGADA esté marcada a NO, y

Que la columna INCLUIR EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN esté marcada a SÍ.

Si todas las condiciones son correctas y el fichero al menos contiene una cuota éste es generado y

se muestra en el listado. Desde el listado se puede descargar el fichero XML para su carga en el

sistema de la entidad bancaria.

Este proceso asigna un identificador único a cada cuota que permite seguir su trazabilidad. Las

cuotas incluidas en el fichero quedan modificadas en la pestaña de COBROS de la siguiente

manera:

La columna PAGADA queda marcada a SÍ.

La columna INCLUIER EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a NO.

La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado DOMICILIACIÓN.

Lo que impide que esta cuota de forma automática se incluya de manera duplicada en otros

ficheros de domiciliación.

COMENSALES BECARIOS

Cuando se resuelve favorablemente la solicitud de beca de un alumno, automáticamente, el

comensal BECARIO deja de aparecer en los ficheros de domiciliación. El importe a pagar de un

comensal BECARIO es cero.

En caso de que se le haya cobrado al BECARIO un determinado importe económico hasta la fecha,

el Centro es el encargado de realizar la devolución de dicho importe.

ELIMINACIÓN LÓGICA DE UN FICHERO DE DOMICILIACIONES

Un fichero de domiciliación generado, mientras no haya sido enviado a la entidad bancaria puede

ser eliminado de manera lógica, es decir, no es borrado permanentemente, pero queda en estado

invalidado. Para ello desde el listado está disponible la acción ELIMINAR. Dicha eliminación es


lógica, quedando rastro en la aplicación de tanto la operación de generación de fichero como la

de borrado.

Cuando se elimina un fichero de domiciliaciones, la operación se revierte quedando todas las

cuotas incluidas en el fichero de nuevo en estado preparado para ser incluidas en un nuevo

fichero de domiciliación, es decir:

La columna PAGADA queda marcada a NO.

La columna INCLUIR EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a SÍ.

La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado vacío.

CARGA DE FICHERO DE DEVOLUCIONES

Una vez se dispone de un fichero de devoluciones proveniente de la entidad bancaria con el

formato predeterminado, éste puede ser cargado en el aplicativo. Simplemente es necesario

buscar y seleccionar el fichero de devoluciones ubicado en el PC y pulsar el botón de acción

CARGAR FICHERO DEVOLUCIONES.

Este proceso identifica mediante el identificador único qué cuotas han sido devueltas y además

modifica el estado de dichas cuotas para que puedan volver a ser incluidas en un nuevo fichero de

domiciliaciones, quedando la cuota mensual en la pestaña de COBROS de la siguiente manera:

La columna PAGADA queda marcada a NO.

La columna INCLUIER EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a SÍ.

La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado DEVUELTA.


5.7. GESTIÓN DE INCIDENCIAS DE COMEDOR

Esta funcionalidad está accesible desde la siguiente opción de menú: DIMENSIONAMIENTO >

INCIDENCIAS DE COMEDOR:

Mediante un buscador se pueden filtrar y acceder al listado de incidencias resultado de la

búsqueda:

Se definen dos tipos de incidencias que afectan al servicio de comedor:

Suspensión temporal parcial o total del servicio de comedor, incidencia que obliga a

suspender el servicio de comedor y que afecta a las devoluciones que hay que hacer a los

comensales, y a la facturación del servicio de la empresa adjudicataria.

Cambio del tipo de elaboración de menú, incidencia que afecta únicamente al tipo de

elaboración de menú y que sólo afecta a la facturación del servicio de menús.

Las incidencias de comedor pueden ser solicitadas por el usuario CENTRO escolar o por la misma

DELEGACIÓN, pero únicamente pueden ser validadas, y por tanto, tomar efecto, por el usuario

DELEGACIÓN.


5.7.1. INCIDENCIA DE CAMBIO DE TIPO DE ELABORACIÓN DE MENÚ

El CENTRO para este tipo de incidencia debe indicar el nuevo tipo de elaboración del menú al que

se solicita cambiar, el periodo entre fechas en el que va a aplicar el cambio, así como adjuntar de

forma obligatoria la documentación que justifique dicho cambio.

Una vez solicitada la incidencia, es el usuario DELEGACIÓN el que debe revisar la solicitud y

rechazar o validar la incidencia. Una vez validada la solicitud, la aplicación tiene en cuenta a

efectos de facturación el nuevo tipo de menú para el periodo aprobado.

5.7.2. INCIDENCIA DE SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL SERVICIO DE COMEDOR

A diferencia de la incidencia de cambio de menú, la suspensión del servicio de comedor afecta a

las devoluciones a los comensales, y a la facturación de la empresa adjudicataria, por lo que es

necesario tipificar más información:


El usuario CENTRO además del periodo entre fechas deberá indicar a qué niveles educativos

afecta la suspensión del servicio: AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA, ESO y RESTO de

comensales. Esta incidencia implicará devoluciones en los calendarios de uso de comedor de los

comensales de los niveles configurados.

El usuario DELEGACIÓN es el encargado de completar el resto de la información de la incidencia y

VALIDAR o RECHAZAR la misma.

Por un lado, debe configurar el tipo de facturación que se va a aplicar:

Cada tipo de facturación, permite configurar la reducción en un tanto por ciento del importe de

facturación, que puede separarse en dos tramos de días, y aplicarse al importe autorizado o al

importe finalmente realizado.

Y por otro, se debe tipificar qué devolución se ha de practicar a los comensales afectados.

Actualmente sólo se permite un tipo de devolución total por suspensión temporal del servicio:

En el calendario de uso de comedor del comensal afectado por la incidencia aparecerán los días

marcados en fondo AZUL:

Y en el Excel de detalle de los cobros de comensal dicha suspensión será tenida en cuenta a la

hora de calcular la cuota a pagar:


5.8. GESTIÓN DE INCREMENTOS Y SUSTITUCIONES DE PERSONAL DE COMEDOR

Se ha descrito en la fase de dimensionamiento en qué pantallas se gestiona el número de

personas monitores y horas de cocina/office que el DEPARTAMENTO autoriza para cada comedor

tanto en el periodo de jornada ordinaria como intensiva. En dichas pantallas la aplicación muestra

el cálculo automático en base al número de comensales habituales y los correspondientes ratios,

que puede ser modificado manualmente por DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES.

Dicho número de horas autorizadas es la base. Sin embargo, puede ser necesario de manera

excepcional para determinados comedores poder autorizar incrementos de personal de

comedor en un determinado periodo de tiempo. Para esta necesidad el aplicativo habilita una

funcionalidad que es accesible desde la opción de menú DIMENSIONAMIENTO > SOLICITUD DE

INCREMENTOS Y SUSTITUCIONES:

La pantalla de filtro de búsqueda permite filtrar las diferentes solicitudes gestionadas a lo largo

del curso escolar para cada comedor, así como obtener un listado de detalle.


La pantalla con el listado resultado de la búsqueda muestra por cada solicitud un registro con su

información resumen. Las solicitudes de incremento o de sustitución de personal autorizan para

cada día de la semana (lunes a viernes) un número de horas por cada tipo de personal (monitor,

cocina y office) por separado.

El usuario CENTRO únicamente puede hacer solicitudes de incremento mediante el formulario de

alta simplificado:

El CENTRO debe indicar el tipo (incremento o sustitución), el periodo entre fechas para el que

hace la solicitud, y el motivo. También puede adjuntar documentos a la solicitud.

El usuario DELEGACIÓN puede proponer el visto bueno de la autorización, el rechazo de la misma,

o reabrir la solicitud para que el CENTRO la modifique. Y es el encargado de configurar el detalle

de la autorización:


Mediante listado editable, el usuario DELEGACIÓN configura para cada uno de los 6 tipos de

personal: COCINA, OFFICE, MONITOR AULA 2 AÑOS, MONITOR INFANTIL, MONITOR PRIMARIA y

MONITOR ESO, y para cada día de la semana (lunes a viernes) los siguientes 3 datos:

Incremento en número de horas a realizar por el personal ya contratado, y que por

tanto se sumará al total de horas autorizadas.

Número de personas nuevas, que es necesario contratar.

Número de horas a contratar, a cada una de las personas nuevas.

Cuando DELEGACIÓN propone el visto bueno de la autorización, o propone el rechazo, es el

usuario SERVICIOS CENTRALES quien finalmente valida o rechaza la solicitud, pudiendo modificar

los datos de la misma.

La aplicación tiene en cuenta los incrementos autorizados y los aplica en el control de facturación

del servicio de personal para el periodo entre fechas autorizado, sumando dicho incremento al

número de horas autorizadas base.

5.9. GESTIÓN DEL SERVICIO CONTRATADO A LA EMPRESA ADJUDICATARIA

Los usuarios CENTRO son los encargados de controlar diariamente el servicio prestado por la

empresa adjudicataria, y controlar las facturas que ésta emite. Esta funcionalidad se realiza a


través de cuatro funcionalidades: SOLICITUD DE MENÚS, CONTROL DE MONITORES, CONTROL DE

PERSONAL DE COCINA y CONTROL DE PERSONAL DE OFFICE.

A continuación, se describen en detalle cada una de estas funcionalidades:

5.9.1. SOLICITUD DE MENÚS

A través de esta funcionalidad el usuario CENTRO escolar gestiona diariamente el pedido de

menús a la empresa y controla la facturación mensual de dicho servicio. Esta funcionalidad está

disponible en la opción de menú: GESTIÓN DE COMEDOR > SOLICITUD DE MENÚS:

Mediante el botón ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO se actualiza

el calendario del mes con posibles cambios en el calendario de comedor, festivos, así como

información de incidencias de comedor que afectan al tipo de elaboración de menú, y/o a la

suspensión del servicio de comedor. El usuario debe activar manualmente este botón para reflejar

cualquier cambio que afecte al mes. Este botón también tiene en cuenta cualquier posible

modificación del tipo de menú configurado para el comedor a la hora de aplicar el

correspondiente precio.

Para cada mes de comedor escolar este listado muestra por cada día la siguiente información:

Tipo de jornada, que puede ser no escolar (cuando está fuera del calendario escolar),

jornada ordinaria, jornada intensiva y festivo, y que se obtiene a partir de la información

configurada en la funcionalidad DURACIÓN DEL COMEDOR y del calendario festivo del

centro titular de comedor.

Número de comensales, que tiene reserva de comedor en su calendario de uso de

comedor. No se tienen en cuenta aquellas reservas sobre las que se ha producido una

devolución o una suspensión del servicio de comedor. El detalle de las reservas de cada

día se obtiene mediante el listado EXCEL DE RESEREVAS DEL DÍA:


Menús solicitados, campo editable manualmente mediante listado editable que permite

al CENTRO solicitar diariamente una cantidad menor de menús que comensales, con

objeto de no desperdiciar comida sobrante.

Personas de empresa, esta columna sólo se muestra si el comedor tiene cocina y elabora

el menú IN SITU. El centro debe indicar para cada día el número de personas de la

empresa que comen en el comedor, ya que se debe descontar de la factura el coste de la

elaboración de dichos menús. El importe a descontar se configura desde el lote asociado a

dicho comedor.

Menús a facturar, campo que el CENTRO debe completar diariamente con el número de

menús servidos por la empresa, y que permite reflejar cualquier incidencia con los menús

servidos descontando aquellos que hayan tenido que desecharse.

Tipo de menú, indica el tipo de elaboración de menú autorizado por el Departamento, y

que tiene en cuenta posibles incidencias de comedor que afecten a la elaboración del

menú y que se gestionan desde la funcionalidad descrita anteriormente INCIDENCIAS DE

COMEDOR.

Precio de menú, refleja el precio de menú asociado al tipo de elaboración de menú,

ofertado por la empresa adjudicataria del lote al que pertenecen el comedor.

% a facturar, en el caso de que, para el día respectivo, se haya validado una incidencia de

tipo suspensión del servicio de comedor, se muestra el tanto por ciento al que se deben

facturar los menús servidos. Dicho porcentaje se encuentra tipificado en el tipo de

facturación validado por DELEGACIÓN para la incidencia de comedor.

Importe total, importe subtotal diario de los menús servidos.


Solicitado, refleja para cada día del mes si el CENTRO ha generado el pedido

correspondiente. A continuación, se describe en qué consiste la generación diaria del

pedido de menús.

GENERAR PEDIDO DIARIO DE MENÚS

Seleccionando el día concreto sobre el que se desea realizar el pedido diario el usuario CENTRO

debe pulsar en el enlace GENERAR PEDIDO DIARIO. Esta acción marca como solicitadas todas las

reservas de comensales del día seleccionado y además genera un Excel con la información

necesaria para la empresa adjudicataria. Una vez generado el pedido, si se desea volver a obtener

el Excel con el pedido diario se puede pulsar el enlace EXCEL PEDIDO DIARIO:

El Excel con el pedido diario muestra el número de menús por tipo (BASAL, NO CERDO, etc.), y el

listado de comensales identificados que necesitan una dieta especial.

El listado también muestra el número de menús solicitados para dicho día (que puede ser menor,

nunca mayor, que el número de comensales). Por fuera de la aplicación el usuario debe hacer el

reparto entre los tipos de menús del número a solicitar.

Si una vez generado el pedido se realiza algún cambio en las reservas de comedor (altas o bajas)

se puede volver a generar el pedido para reflejar dichos cambios. Para ello se debe volver a pulsar

la acción GENERAR PEDIDO DIARIO.

En la parte inferior de la pantalla se muestra el total del importe de menús que es el que debe

coincidir con la factura de la empresa:

Además, hay un enlace al listado RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL CENTRO:


5.9.2. CONTROL DE MONITORES

El usuario CENTRO escolar mediante la funcionalidad disponible en la opción de menú GESTIÓN

DE COMEDOR > CONTROL DE MONITORES debe controlar diariamente las horas realizadas por el

personas autorizado de monitor:

Al igual que se ha descrito para la funcionalidad de solicitud de menús, mediante el botón

ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO, se recoge cualquier cambio en

el calendario del comedor (periodos de jornada ordinaria e intensiva, festivos e incidencias de

suspensión de comedor) y lo aplica al listado de días del mes. Para aquellos días en los que se

haya validado una incidencia de suspensión de comedor recalcula el importe diario en base al

porcentaje de facturación tipificado para la incidencia.

Para cada día del mes, el listado muestra el detalle del personal monitor autorizado diferenciando

por el nivel educativo (AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO):


Duración, duración del comedor para dicho día.

Número de monitores, autorizado según el ratio establecido en la pantalla de

DIMENSIONAMIENTO DE PERSONAL MONITOR para dicho día.

Incremento autorizado, para cada día se muestran las horas autorizadas por el

Departamento a través de la funcionalidad de SUSTITUCIONES E INCREMENTOS.

En base toda esta información, la aplicación calcula el total diario de horas autorizadas de

monitor. Para cada nivel educativo se multiplica la duración del servicio de comedor por el

número de monitores autorizados y se le suman las horas autorizadas mediante incremento. Las

horas autorizadas serán la suma de las horas de los cuatro niveles educativos.

El CENTRO debe controlar diariamente si el personal monitor realiza las horas autorizadas y

registrar las horas reales en la columna REALIZADAS. La aplicación valida que las horas realizadas

nunca superen las horas autorizadas. También debe controlar y registrar en la columna MEJORA

SERVICIO las horas que el personal de monitor dedica al día en dicho concepto. La aplicación

valida que no se superen las horas anuales autorizadas al personal de comedor en concepto de

mejora de servicio.

El máximo anual de horas de mejora de servicio se obtiene a partir del número de personas

configuradas en la pantalla de dimensionamiento para dicho comedor:

Y al número de horas de mejora de servicio por persona configuradas en el módulo de

ADMINISTRACIÓN DE VALORES:

En la parte inferior de la pantalla se muestra el total del importe de en concepto de personal

monitor que es el que debe coincidir con la factura de la empresa:


5.9.3. CONTROL DE PERSONAL DE COCINA

A través de la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > CONTROL DE PERSONAL DE COCINA el

CENTRO debe realizar el control y seguimiento de las horas del personal de cocina para aquellos

comedores que tengan autorizada la elaboración de menú IN SITU y tengan dimensionado la

contratación de personal de cocina de empresa (no se debe hacer el seguimiento de las horas

realizadas por el personal cocinero del Departamento de Educación):

El funcionamiento de esta pantalla es similar a los mantenimientos anteriores.

El usuario CENTRO diariamente debe indicar el número de horas que realmente se realizan en el

comedor por el personal de cocina de empresa. No se debe registrar la dedicación del personal

del Departamento. Además, el personal de cocina de empresa no tiene asignadas horas de

mejora de servicio anuales, por lo que tampoco deben ser reflejadas.

Mediante el botón ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO además de

reflejar posibles cambios en el calendario de comedor, actualiza posibles incidencias de comedor

que afecten al mes seleccionado. La aplicación aplicará el tanto por ciento de reducción de la

facturación según la tipificación de la incidencia, y calculará el importe diario en base a la tarifa

hora de personal de cocina adjudicada a la empresa del lote del comedor.

En la parte inferior se muestra el importe de la factura mensual que debe emitir la empresa.

5.9.4. CONTROL DE PERSONAL DE OFFICE

De manera muy similar a la pantalla de control de personal de cocina el CENTRO escolar a través

de la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > CONTROL DE PERSONAL OFFICE deberá controlar

y hacer el seguimiento del personal de office para aquellos comedores que tengan autorizado el

tipo de elaboración de menú TRANSPORTADO:


A diferencia del personal de cocina de empresa, el personal de office sí que tiene por convenio

horas de mejora de servicio y por tanto el Centro diariamente deberá controlar el número de

horas realizadas bajo dicho concepto. La aplicación validará que no se supera el máximo anual

autorizado.

5.9.5. RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL CENTRO

Desde la opción del menú GESTIÓN ECONÓMICA > RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL

CENTRO, se puede descargar diversos listados relativos a la facturación de los servicios de menús

y de personal:

Además, a través de esta pantalla el CENTRO debe indicar mes a mes cuándo realiza el pago de las

correspondientes facturas de la empresa. Para ello debe seleccionar el mes correspondiente y

pulsar el botón MARCAR MES COMO PAGADO. En caso de error, esta acción se puede revertir

mediante el botón MARCAR MES COMO PENDIENTE.

GUÍA FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN DE COMEDORES … · 2020-05-29 · Guía Funcional de la...

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