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Guía de administración financiera en la nube de AWSAdapte sus procesos financieros para estar preparado para la nube.

Bowen WangEstratega de administración financiera en la nube de AWS

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ResumenLas empresas están en una carrera de transformación digital para actuar con más rapidez, innovar más y seguir siendo competitivas. Esta guía comparte las perspectivas de Amazon Web Services (AWS) sobre por qué la transformación digital requiere un cambio y una evolución en los procesos de administración financiera, cómo pueden adaptarse las organizaciones y qué soluciones de AWS pueden contribuir al éxito.

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Prólogo ....................................................................................................................6

Tiempo para replantearse la forma de administrar el gasto en TI ...7

Adaptación de los procesos tradicionales a la nube ..............................9

Presentación de la administración financiera en la nube de AWS ...12

La administración financiera en la nube no solo mejora los costes..25

Conclusión ...............................................................................................................29

Tabla de contenidos

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Cuando hablo con responsables financieros, cada vez soy más consciente de cómo el papel de la organización financiera ha evolucionado para respaldar —y, en algunos casos, dirigir— grandes transformaciones digitales empresariales. Los equipos financieros son un factor crítico para ayudar a las organizaciones a comprender el valor de la tecnología en la nube para proteger la empresa y a sus clientes de posibles riesgos, para permitir la evolución de las prácticas financieras y, a veces, para romper las barreras en la organización para comprender plenamente el valor de adoptar estas tecnologías.

Los responsables financieros son socios estratégicos en esta evolución y deben velar

Prólogopor la empresa. Esto implica implementar las prácticas y las políticas financieras correctas, ayudar a la organización a rastrear y ver el valor de la nube, comprender lo que es posible lograr con las tecnologías nuevas y emergentes, y mantener una ventaja competitiva en el mercado. También se trata de identificar oportunidades de optimización durante el escalado, y de proporcionar mejores experiencias al cliente con operaciones comerciales más resilientes.

En AWS, trabajamos en estrecha colaboración con nuestros clientes de todo el mundo para comprender sus objetivos comerciales y garantizar que sean conscientes de todo el valor de AWS. Los dirigentes están aprovechando nuestra amplia y profunda 4

oferta de tecnología y servicios de asesoría para optimizar y administrar eficazmente su gasto en la nube.

Esperamos que, al leer esta guía, encuentre algo relevante para los proyectos en los que usted y sus equipos están trabajando. Nos encantaría escuchar sus casos de éxito y entender cómo podemos mejorar nuestras ofertas para contribuir a administrar sus finanzas de TI, diferenciar aún más su negocio e impulsar resultados empresariales positivos.

Gracias por tener en cuenta a AWS y asociarse con nosotros a medida que su negocio crece.

Gopi Krishnan Vicepresidente de AWS Finance

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Si está leyendo este documento, es probable que su organización ya esté utilizando servicios en la nube o investigando activamente cómo la nube puede ayudar a su empresa. La transformación digital y el impulso para innovar, a veces incluso redefinir industrias enteras, han hecho de la nube una inversión estratégica atractiva para los dirigentes que pretenden permitir una mayor agilidad, resiliencia y productividad empresarial sin verse agobiados por el coste de experimentos fallidos.

Tiempo para replantearse la forma de administrar el gasto en TI

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Un reciente trabajo de investigación de Gartner 1 señaló que el gasto en la nube está ocupando una proporción creciente del gasto anual de TI para las organizaciones. Los dirigentes deben aprovechar e implementar las capacidades de administración de gastos de servicios en la nube que se alineen con su estrategia general de administración en la nube. Ese aumento del gasto, que tiende a ser muy variable, está presentando nuevos conjuntos de desafíos a los equipos financieros, lo que les exige transformar la forma en que revisan, concilian y optimizan sus gastos en la nube.

Administrar el gasto en la nube es un ejercicio diferente al de administrar el gasto en TI tradicional, como los servidores físicos (u otro hardware) o las licencias de software en las instalaciones. En un modelo de gasto más tradicional, los equipos financieros aprueban los presupuestos, los equipos de adquisiciones compran recursos y administran a los proveedores, y los equipos de cadena de suministro y de tecnología son responsables de la instalación y el aprovisionamiento de la nueva infraestructura. La nube, sin embargo, ha hecho posible que cualquier usuario final en cualquier línea de negocio adquiera recursos tecnológicos de forma independiente y casi instantánea.

Cuando se trata de infraestructura en las instalaciones, incluidos centros de datos propiedad del cliente o de coubicación, los equipos de TI generalmente no operan con visibilidad en tiempo real sobre los costes de su infraestructura. Esas inversiones ya se han aprobado (y adquirido), por lo que los equipos no se sienten incentivados para comprender mejor cómo optimizar aún más los recursos ya

adquiridos hasta que comienzan a enfrentarse a limitaciones de capacidad. Al mismo tiempo, la mayoría de los equipos de tecnología no tienen acceso a las herramientas para rastrear y recopilar esta información, ni saben qué hacer con ellas. En un entorno de nube, puede acceder a los datos de costes y uso casi en tiempo real a través de las herramientas nativas de administración de costes de un proveedor de nube y soluciones de terceros, que permiten la toma de decisiones oportunas con el fin de maximizar el rendimiento de la inversión.

La nube también ha cambiado la forma en que presupuestamos y planificamos las inversiones en tecnología. En un centro de datos físico, aumentar la escala y la capacidad significaba invertir en nuevo hardware, un evento que se planeaba con meses, a veces incluso años, de antelación. Pero, con la nube, los precios en diferido significan que los empleados de toda la organización pueden escalar los recursos de forma continua, lo que resulta en una variabilidad en el gasto mes a mes, a veces semana a semana o día a día. Y, aunque la capacidad de pago por uso es la más fácil de comprar, también es la opción más cara. ¿Están aprovechando sus equipos la amplia gama de modelos de precios en la nube de AWS y una variedad de prácticas de ahorro para impulsar proyectos en la nube con costes unitarios mucho más bajos?

1 Gartner, “How to identify solutions for management costs in public cloud IaaS”, Brandon Medford, Craig Lowery, 22 de enero de 2018. ID: G00347479.

Gartner no respalda a ningún proveedor, producto o servicio mencionado en sus publicaciones de investigación, ni aconseja a los usuarios de tecnología que seleccionen solo a los proveedores con las calificaciones más altas u otra designación. Las publicaciones de investigación de Gartner se basan en opiniones de la organización de investigación de Gartner y no deben interpretarse como declaraciones de hechos. Gartner rechaza todas las garantías, expresas o implícitas, con respecto a esta investigación, incluidas todas las garantías de comerciabilidad o idoneidad para un determinado fin.

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La aplicación de modelos tradicionales y estáticos de planificación en cascada, presupuestación de TI y evaluación de costes al uso dinámico en la nube puede crear riesgos, incluidas la planificación inexacta y una menor visibilidad. En última instancia, esto da como resultado una oportunidad perdida para optimizar y controlar eficazmente los costes y obtener valor de negocio a largo plazo. Gartner estima que las organizaciones que carecen de un plan definido para la administración de costes en la nube pueden tener un exceso de gasto del 70 % (o más).2 Los apartados siguientes se centran en áreas donde las prácticas de administración financiera tradicionales pueden llevar a las organizaciones por mal camino cuando se trata de administrar los costes en la nube.

Adaptación de los procesos tradicionales para la nube

72 Gartner, “Your 90-Day Plan to Control Public Cloud Spend”, 14 de febrero de 2019. ID: G00382575.

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Ausencia de trazabilidad

Tan pronto como una organización comienza su traspaso a la nube, tiene la oportunidad de establecer una base, que incluye políticas y procesos, para establecer la visibilidad de los costes y la rendición de cuentas. Sin embargo, como las organizaciones suelen administrar varias cuentas, puede resultar difícil mantener un inventario preciso de los recursos en la nube. AWS proporciona políticas de etiquetado para ayudar a los equipos a vincular los recursos de la nube con equipos, proyectos e iniciativas empresariales específicos. Sin embargo, es posible que a menudo los miembros del equipo no dediquen el tiempo necesario para implementar estas medidas al iniciar un nuevo proyecto. Con el tiempo, según va aumentando la adopción de servicios en la nube, las organizaciones tendrán más dificultades para rastrear el gasto (o incluso medirlo), asociar el gasto con las iniciativas aprobadas o asignar costes a la unidad de negocio o al proyecto adecuado.

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Facturación inesperada o inexplicable

La nube ha democratizado la tecnología para todos. Sin embargo, sin protecciones para controlar y dirigir el gasto en la nube, esa autonomía de los compradores puede dar como resultado facturas dispares y costes inesperados o inexplicables, y puede aumentar los riesgos en cuanto a conformidad y seguridad. AWS ofrece herramientas para ayudar a los equipos a consolidar su facturación, comprender sus hábitos de uso y gasto, y establecer controles de permisos. Con frecuencia, es posible que los usuarios de la nube no conozcan o no aprovechen activamente estas herramientas para procesar y comprender sus facturas mensuales e implementar mecanismos de gobernanza eficaces.

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Pronósticos imprecisos

Los métodos tradicionales de presupuestación y análisis de varianza financiera no se adaptan bien a la nube. Los equipos de tecnología y finanzas pueden carecer de mecanismos de presupuestación y supervisión eficaces y centralizados que permitan pronosticar con precisión el uso, mantener los costes bajo control y alinear eficazmente las inversiones en la nube con los objetivos comerciales. Al trabajar en distintos ámbitos (funciones técnicas, de productos y empresariales) sin una visión centralizada del gasto real ni pronósticos y presupuestación periódicos, puede ser difícil comprender las tendencias de costes y uso o, a medida que se prepara para nuevas iniciativas empresariales, estimar los costes futuros y crear previsibilidad financiera.

Supervisión insuficiente de los costes

Cuando los equipos de tecnología no tienen un requisito claro para operar siendo conscientes de los costes, pueden priorizar las inversiones en la nube basándose únicamente en otras prioridades de TI, tales como el rendimiento, la fiabilidad o la seguridad en sus diseños de arquitectura. Por ejemplo, pueden migrar a la nube de una manera que replique su implementación en las instalaciones. O bien, es posible que no consideren suficientemente las implicaciones de los diferentes servicios, zonas de disponibilidad o modelos de precios de AWS que pueden mejorar los costes unitarios en comparación con los precios en diferido3. Cuando el coste no forma parte del conjunto de requisitos en un diseño arquitectónico, lleva a los equipos a comprar recursos que no son rentables (como pagar solo precios en diferido o seleccionar recursos de tamaño excesivo).

3 Los precios en diferido utilizan un modelo de pago por uso que permite adaptarse fácilmente a las necesidades cambiantes del negocio sin comprometer demasiado los presupuestos y mejorar la capacidad de respuesta a los cambios. Consulte la página de precios para obtener más información https://aws.amazon.com/pricing.

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Presentación de la adminitración financiera en la nube de AWS

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Un estudio reciente de 451 Research4 reveló que las empresas que aprovecharon constantemente las herramientas y las prácticas de administración financiera en la nube durante al menos 2-3 años experimentaron un ahorro de costes del 51 %, y esos ahorros aumentaron hasta el 60 % para las empresas que habían administrado las finanzas en la nube durante más de cinco años. La reducción de costes no fue la única ventaja; el mismo estudio también reveló que el 67 % de las empresas que aplicó la administración financiera en la nube también incrementó los ingresos como resultado, y el 64 % aumentó la rentabilidad.

Para evitar estos inconvenientes, las organizaciones deben administrar activamente los costes de la nube a lo largo del traspaso a la nube, tanto si crean aplicaciones de forma nativa en la nube, migran sus cargas de trabajo a la nube o amplían su adopción de servicios en la nube. La administración financiera en la nube (CFM) de AWS ofrece un conjunto de capacidades para administrar, optimizar y planificar los costes en la nube manteniendo al mismo tiempo la agilidad empresarial. La administración financiera en la nube es primordial no solo para administrar eficazmente los costes, sino también para garantizar que las inversiones impulsen los resultados comerciales esperados.

4 Administración financiera en la nube: Pequeños cambios pueden causar grandes impactos, 451 Research y AWS, 2020. Todos los derechos reservados.

AWS proporciona soluciones de administración financiera en la nube para contribuir a transformar su negocio a través de la transparencia, el control, la previsión y la optimización de costes. Estas soluciones también pueden permitir una cultura consciente de los costes que impulsa la rendición de cuentas en todos los equipos y funciones, además de impulsar los resultados empresariales esperados.

La cartera de servicios de AWS puede ayudar a los equipos de finanzas a ver de dónde vienen los costes, ejecutar operaciones con un mínimo de gastos inesperados, planificar el uso dinámico de la nube y ahorrar en facturas de la nube mientras los equipos escalan sus adopciones en AWS.

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Ver: organizar e informar con métodos definidos por el usuario

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Para poder comprender los costes de AWS y optimizar el gasto, debe saber de dónde provienen esos costes. Esto requiere una estructura deliberada para sus cuentas y recursos que permita al departamento financiero realizar un seguimiento de los flujos de gastos y garantizar que los equipos sean responsables de su parte del balance final.

El proceso comienza configurando una estructura de cuenta de AWS consolidada que garantiza la trazabilidad de los costes siguiendo estos pasos:

Cree una vista detallada de los patrones de consumo de su organización mediante el uso de etiquetas de asignación de costes y forme una estrategia de etiquetado de recursos estructurada. Para los informes de costes, etiquete todos los Servicios de AWS utilizados con datos, tales como propietario, tipo de pila y aplicación asociada. Puede usar las políticas de etiquetado para mantener etiquetas coherentes, incluido el tratamiento de casos preferentes de valores y claves de etiquetas. También puede utilizar los grupos de recursos de AWS para administrar y organizar los recursos. Si desea obtener información sobre diferentes estrategias para crear etiquetas, consulte Prácticas recomendadas de etiquetado de AWS.

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Agrupe la información de costes y uso en categorías significativas basadas en sus necesidades con AWS Cost Categories. Puede escribir reglas y crear grupos personalizados de partidas presupuestarias de facturación. Existe una gran variedad de atributos de agrupación disponible, tales como tipos de cuentas, etiquetas, servicios y cargos. Obtenga más información sobre cómo crear Cost Categories.

Cuando filtre por etiquetas y Cost Categories, podrá ver y compartir los costes de TI por equipo y aplicación, lo que aumentará la conciencia sobre los costes. Esta visibilidad permite que sus equipos sean más conscientes de los costes de su uso de AWS.

Cree y aprovisione nuevas cuentas de AWS con AWS Control Tower para los proyectos preconfigurados (por ejemplo, AWS Single Sign-On para directorios y acceso), y configure y gestione fácilmente un nuevo entorno seguro de AWS con varias cuentas.

Cree una vista holística de las cuentas de AWS de su organización utilizando AWS Organizations, reflejando sus necesidades empresariales y simplificando la facturación a través de un solo pago para todas sus cuentas de AWS.

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Una vez que cree la estructura de cuentas requerida para su empresa, querrá determinar su modelo interno de asignación de costes. AWS aconseja designar a una persona o un equipo específicos para desarrollar, obtener la aceptación de las partes interesadas, supervisar e implementar activamente el modelo de asignación de costes para impulsar la rendición de cuentas y el consumo de nube consciente de los costes. ¿Cobrará los costes internos y de la nube a los equipos de productos o funciones empresariales (modelo chargeback)? ¿O simplemente hará visibles los costes (modelo showback)? El primero impulsa la rendición de cuentas, pero se puede entender como un impuesto. Esto último requiere menos gastos generales de administración, pero puede no generar tanta rendición de cuentas por los costes.

Existen algunos escenarios en los que AWS recomienda lograr la alineación interna con respecto a la asignación de costes. Por ejemplo, las organizaciones deben alinearse con el enfoque para asignar tarifas iniciales y continuas asociadas con las instancias reservadas y con AWS Savings Plans, ya que los costes

se pueden asignar en función de quién adquiere los servicios o quién se beneficia de ellos. Otro escenario es la asignación de costes compartidos, específicamente, cómo asignar los costes asociados con la asistencia de AWS, la transferencia de datos u otros costes que son compartidos por todos los usuarios finales. Para garantizar una asignación de costes satisfactoria,

AWS proporciona varias soluciones con diferentes niveles de detalle para contribuir a comprender los costes. Entre las ventajas, se incluyen:

• AWS Cost Explorer permite visualizar, comprender y administrar su coste y uso de AWS durante un periodo determinado. Puede comenzar rápidamente explorando datos de nivel general (en formatos gráficos y tabulares) y, a continuación, buscar detalles adicionales creando vistas más específicas a través de filtros y agrupaciones. Por ejemplo, se puede examinar primero el principal generador de costes por servicio y, después, investigar más a fondo para comprender quién utilizó ese servicio a través de la etiqueta del equipo o las categorías de costes.

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Figura 1: Ejemplo de interfaz de usuario de un informe de AWS Cost Explorer: función de agrupación

Figura 2: Ejemplo de interfaz de usuario de un informe de AWS Cost Explorer: función de agrupación y filtrado

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• El Informe de uso y coste (CUR) de AWS proporciona el conjunto más completo de datos de uso y coste de AWS. Incluye metadatos adicionales sobre los servicios de AWS, los precios, los detalles sobre sus modelos de precios (como instancias reservadas y Savings Plans), y las etiquetas y categorías de costes que ha creado. AWS entrega el CUR varias veces al día al bucket de Amazon S3 especificado; a partir de ahí,

el informe se puede integrar con servicios como Amazon Athena, Amazon Redshift y Amazon QuickSight. También puede incorporar los datos en su propio sistema para un análisis más detallado, por ejemplo, combinando datos de costes y uso con los datos de operaciones de su empresa para generar KPI de costes empresariales unitarios, por ejemplo, costes en la nube por unidad vendida.

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Figura 3: Ejemplo del Informe de uso y coste de AWS

AWS aconseja a los clientes que inicien su viaje de generación de informes de uso y costes con AWS Cost Explorer. Siempre puede

evolucionar para usar el CUR en respuesta a las necesidades de su negocio para personalizar datos y análisis más detallados.

Al etiquetar todas las instancias en AWS, ahora podemos ver los costes específicos desde la capa de la aplicación hasta cada recurso asociado con una aplicación. Esto nos ha permitido revelar los costes ocultos de las aplicaciones operativas”.

Chad MarinoDirector ejecutivo de servicios tecnológicos de Kaplan

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Ejecutar: administrar la facturación y controlar los costes

Puede definir protecciones y establecer controles para garantizar que los gastos se ajusten a los presupuestos. AWS proporciona varias herramientas para ayudarlo a comenzar.

La consola administración de costes y facturación de AWS proporciona KPI de alto nivel centrados en su gasto general, gasto por servicio y uso de la capa gratuita para el mes actual. También proporciona enlaces para comenzar con la administración de costes y facturación de AWS, así como la posibilidad de navegar a los servicios de administración de costes, detalles de facturación y preferencias.

Esto puede contribuir a evaluar rápidamente si su gasto mensual está en línea con el mes anterior y la tasa de ejecución proyectada. La consola de administración de costes y facturación también proporciona un desglose del mes hasta la fecha por servicios principales, para que pueda determinar si esos costes son los esperados. Si no lo son, es posible que quiera investigar y tomar medidas correctivas. También puede obtener detalles de facturación para el mes actual (por ejemplo, costes por servicio, cuenta o región), así como para los meses anteriores, durante la vigencia de la cuenta.

Figura 4: Ejemplo de panel de administración de costes y facturación

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Para obtener más detalles al respecto, consulte el blog Getting Started with AWS Billing Console.

Si bien el control de costes es una responsabilidad compartida, es fundamental establecer políticas básicas de gobernanza para guiar los permisos y la accesibilidad. Los clientes que hacen esto correctamente disponen de propiedad centralizada a través de equipos designados, como un Cloud Center of Excellence (CCoE) o una oficina comercial para la nube (CBO). Estos equipos ayudan a diseñar e implementar mecanismos de gobernanza e impulsar las prácticas recomendadas en toda la empresa.

AWS proporciona herramientas para configurar protecciones que definen y aplican límites de uso y gasto en la nube. Puede utilizar AWS Identity & Access Management (IAM) para crear y administrar usuarios y grupos, y utilizar permisos que permitan el acceso a los recursos de AWS. También puede utilizar políticas de control de servicios (SCP) para administrar de forma centralizada los permisos de todas las cuentas de su organización.

Si sus equipos prefieren un modelo de operación, en el que se aprovisionan y comparten de forma centralizada servicios aprobados para su uso y los usuarios finales pueden buscar e implementar rápidamente estos servicios de TI, puede utilizar AWS Service Catalog. Con AWS Service Catalog,

puede crear y administrar catálogos de servicios de TI. Service Catalog también está integrado con AWS Budgets, por lo que puede crear y asociar presupuestos con productos y carteras, y realizar un seguimiento del gasto de sus equipos.

Como se mencionó en el último apartado, AWS Control Tower proporciona una forma simplificada de configurar un entorno de AWS con varias cuentas. También es una herramienta de gobernanza importante que automatiza la administración de políticas para cuentas nuevas y proporciona una vista integrada en el panel de los permisos de cuentas y el estado de conformidad con las protecciones.

Es importante detectar y capturar las actividades que causan sobrecostes de forma temprana. Con la detección de anomalías de costes de AWS, investigaremos su tendencia de gasto, compararemos lo que gasta con lo que se esperaba y enviaremos alertas de anomalías con análisis de la causa raíz para que pueda evaluar cuentas, servicios, regiones, etc. específicos.

Cuando su coste y uso superen el límite presupuestado, puede preconfigurar acciones de AWS Budgets que permiten aplicar políticas específicas de IAM o SCP, o detener instancias EC2 o RDS en ejecución concretas en su cuenta, y evitar gastos involuntarios. Estas acciones se pueden ejecutar automáticamente o requerir la aprobación del flujo de trabajo. 17

Garantizar el respaldo del área ejecutiva y establecer una asociación triple entre los departamentos de finanzas, grupos de tecnología e IT fue fundamental para nuestras iniciativas de administración de costes”.

Sveta ShandilyaResponsable de planificación de TI de Rubrik

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Planificar: planificación mejorada con presupuestos y pronósticos flexiblesUna vez que haya establecido la visibilidad y los controles de costes, es probable que desee planificar y establecer expectativas de gasto en proyectos en la nube. AWS ofrece la flexibilidad de crear procesos dinámicos de previsión y presupuestación para que pueda mantenerse informado sobre si los costes cumplen o exceden los límites presupuestarios.

Puede utilizar AWS Cost Explorer para pronosticar los costes en un intervalo de tiempo futuro definido en función de su gasto anterior. El motor de pronóstico de AWS Cost Explorer segmenta los datos históricos en función de los tipos de carga (por ejemplo,

instancias reservadas) y utiliza una combinación de aprendizaje automático y modelos basados en reglas para predecir el gasto en todos los tipos de carga individualmente. Este enfoque basado en varias series temporales contribuye a obtener un mayor grado de precisión de pronóstico a través de AWS Cost Explorer, independientemente de los servicios de AWS que haya utilizado.

Para obtener más información acerca de la creación de pronósticos de uso personalizados mediante AWS Cost Explorer, consulte Usage-Based Forecasting now Available in AWS Cost Explorer en el blog de administración de costes de AWS.

Figura 5: Ejemplo de interfaz de usuario de AWS Cost Explorer: función de pronóstico

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También puede usar AWS Budgets para establecer presupuestos personalizados con gran nivel de detalle especificando el periodo de tiempo, la recurrencia o la cantidad (fija o variable) y añadiendo filtros tales como servicio, región de AWS y etiquetas.

Para mantenerse informado sobre el rendimiento de sus presupuestos existentes, puede crear y programar informes de presupuesto de AWS para que se envíen por correo electrónico a usted y a otras partes interesadas con regularidad.

También puede crear alertas presupuestarias basadas en los costes reales (de naturaleza reactiva) o en los costes previstos, lo que proporciona tiempo para implementar mitigaciones contra posibles sobrecostes. Recibirá una

alerta cuando su coste o uso exceda, o se pronostique que excederá, su importe presupuestado. Si ha comprado instancias reservadas o Savings Plans, también puede usar AWS Budgets para establecer objetivos de utilización o cobertura para sus instancias reservadas y Savings Plans: recibirá alertas cuando su utilización o cobertura caiga por debajo de los umbrales definidos. Las notificaciones de alertas se pueden enviar por correo electrónico, temas de Amazon SNS, mensajes de Slack o mensajes de Amazon Chime (aprovechando el servicio de AWS Chatbot). Estas características permiten actuar rápidamente en respuesta a las variaciones negativas en el gasto pronosticado y mitigar los riesgos de gasto excesivo y de incumplimiento del objetivo de rendimiento de la inversión.

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Para nosotros, la capacidad de pronosticar nuestros gastos sin preocuparnos por facturas inesperadas es un gran alivio. AWS Cost Explorer nos dice exactamente a dónde va nuestro dinero y qué podemos hacer para reducir aún más los costes”.

Dean JezardDirector de tecnología y cofundador de Tigerspike

Figura 6: Ejemplo de interfaz de usuario de AWS Budgets

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Ahorrar: optimice los costes con recomendaciones de precios y recursos

Optimizar los costes comienza por tener una estrategia bien definida para su nuevo modelo operativo en la nube. Idealmente, esto debería comenzar lo antes posible en su traspaso a la nube, sentando las bases para una cultura consciente de los costes reforzada por los procesos y comportamientos correctos.

Existen muchas maneras diferentes de optimizar los costes en la nube. AWS recomienda que los clientes se centren en lo siguiente:

Selección de los modelos de compra adecuados

Los servicios de AWS se pueden adquirir a través de diversos modelos de precios. Puede comprar recursos en la nube con precios en diferido, de pago por uso o recibir descuentos al seleccionar compromisos basados en plazos de uno o tres años. Incluso puede comprar capacidad informática de reserva a un precio mucho más bajo.

Algunas estrategias que debe considerar:

• Si su situación financiera permite asumir un compromiso a más largo plazo y tiene cargas de trabajo predecibles para instancias como Amazon EC2 o Amazon RDS (por nombrar un par), las instancias reservadas (RI) permiten reducir los costes (hasta un 72 % de descuento con respecto a los precios en diferido). Tiene la flexibilidad de elegir entre tres opciones de pago: completa, parcial o sin gastos iniciales. Los descuentos de instancias también se pueden aplicar a otras cuentas de la familia de facturación unificada de su organización si habilita el uso compartido de instancias reservadas en su consola de facturación.

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• Si desea comprometerse con una cantidad monetaria por hora en lugar de con una instancia específica, los Savings Plans son otra opción de compra basada en compromisos y ofrecen hasta un 72 % de descuento con respecto a los precios en diferido. Con un Compute Savings Plan, los descuentos se aplican automáticamente, incluso si mueve sus cargas de trabajo entre familias de instancias o regiones de AWS o migra sus cargas de trabajo, como al pasar de Amazon EC2 a Amazon ECS, utilizando AWS Fargate. Con EC2 Instance Savings Plans, los descuentos se aplican automáticamente, independientemente del tamaño de la instancia, el sistema operativo y la tenencia, siempre que estén dentro de la familia específica en una región de AWS dada.

• Si tiene cargas de trabajo sin estado, tolerantes a errores o flexibles, tales como big data, cargas de trabajo en contenedores, integración continua/entrega continua (CI/CD), servidores web, informática de alto rendimiento (HPC) u otras cargas de trabajo de prueba y desarrollo, las instancias de spot de

Amazon EC2 permiten aprovechar la capacidad de EC2 no utilizada con grandes descuentos (hasta un 90 % de descuento con respecto a los precios en diferido).

Consulte EC2 Auto Scaling Groups with Multiple Instance Types & Purchase Options en AWS News Blog para obtener más información sobre cómo combinar instancias de spot con otros modelos de compra en un solo grupo de Auto Scaling para reducir los costes de informática. Como las instancias de spot son capacidad de reserva, EC2 puede reclamar esa capacidad siempre que la necesite con una notificación dos minutos antes. Las instancias de spot están integradas con servicios administrados de AWS tales como Amazon EC2 Auto Scaling, Amazon EMR, AWS Batch, Amazon ECS y Amazon EKS, lo que contribuirá gestionar las interrupciones sin problemas. Consulte Best practices for handling EC2 Spot Instance interruptions en AWS Compute Blog para obtener información sobre cómo sacar partido del aviso de interrupción.

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Coincidencia de la capacidad y la demandaEs importante que el tamaño y el tipo de recurso aprovisionado coincida con lo que realmente necesita. Dentro del diseño arquitectónico, sus equipos querrán considerar el destino más apropiado para tipos de datos específicos y seleccionar el nivel de almacenamiento adecuado para sus datos. Las opciones siguientes pueden reducir aún más sus costes.

Por ejemplo, para optimizar el almacenamiento y el aprovisionamiento de bases de datos:

• Amazon S3 Intelligent Tiering ayuda a optimizar los costes al mover automáticamente los datos a la capa de acceso más rentable. Funciona almacenando los objetos en dos capas de acceso, una optimizada para el acceso frecuente y otra para el acceso poco frecuente. Se cobra una pequeña tarifa mensual de supervisión y automatización por objeto.

• Cuando se utiliza Amazon DynamoDB, se cobra por leer, escribir y almacenar datos en las tablas de DynamoDB. Con el modo de capacidad en diferido de DynamoDB no es necesario especificar cuánto rendimiento de lectura y escritura requerirá su aplicación, ya que DynamoDB se adapta a sus cargas de trabajo a medida que aumentan o disminuyen. Esto es particularmente útil si el tráfico de la aplicación es impredecible o si es necesario crear tablas nuevas para cargas de trabajo desconocidas. No es necesario tener en cuenta la planificación de la capacidad: solo se paga por las lecturas y escrituras realizadas por la carga de trabajo. Sin embargo, debe tener en cuenta que el modo de capacidad en diferido de DynamoDB es una opción más cara que el modo de capacidad aprovisionada.

También puede optimizar la capacidad de EC2 con:

• Amazon EC2 Auto Scaling permite añadir o eliminar capacidad informática para satisfacer los cambios en la demanda. Por ejemplo, puede supervisar el estado de sus instancias EC2 y reemplazar automáticamente las que no estén en buen estado. Puede programar el escalado con antelación para ajustarse a los patrones de tráfico conocidos de su aplicación web. O bien, puede usar el escalado predictivo, que utiliza el aprendizaje automático para predecir el tráfico futuro, incluidos los picos que ocurren regularmente, para proporcionar instancias EC2 por adelantado.

• AWS Instance Scheduler permite configurar programaciones de inicio y fin personalizadas para instancias EC2 y RDS, lo que permite reducir los costes de ejecución en su entorno. Los clientes que utilizan esta solución para ejecutar instancias durante el horario laboral han ahorrado hasta un 70 % desde que ejecutaron esas instancias de forma permanente.

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Simplificación y optimización de la selección de recursosPor último, puede utilizar las herramientas de AWS para recibir orientación sobre cómo optimizar sus recursos, de modo que produzcan un alto rendimiento a un coste menor. AWS recomienda que los clientes comiencen con lo siguiente (si aún no está aprovechando estas ofertas):

• Las recomendaciones de recursos de AWS Cost Explorer utilizan un motor de recomendaciones basado en aprendizaje automático para analizar la configuración y la utilización de recursos de una carga de trabajo. También se tiene en cuenta la información de costes y ahorros específica del cliente (por ejemplo, facturación, créditos disponibles, RI y Savings Plans) para ayudarlo a identificar instancias EC2 infrautilizadas que pueden reducirse caso por caso dentro de las familias de instancias EC2, así como entre ellas.

• AWS Compute Optimizer ofrece recomendaciones de recursos informáticos de AWS para contribuir a identificar rápidamente los recursos informáticos de AWS óptimos. Utiliza el aprendizaje automático para analizar sus métricas de utilización histórica y ofrecer recomendaciones que pueden reducir sus costes hasta en un 25 %.

• Puede mantenerse al día de todos los tipos de instancias de Amazon EC2 y sus características utilizando los tipos de instancias EC2, que se ofrecen tanto en la consola de EC2 como a través de sus API. Esta oferta proporciona una fuente única de información fiable para todos los tipos de instancias EC2, lo que permite comparar opciones y acceder fácilmente a la información más reciente.

• En Análisis de Amazon S3: análisis de clases de almacenamiento se observan patrones de acceso a los datos para contribuir a determinar cuándo realizar la transición del almacenamiento STANDARD de acceso menos frecuente a la clase de almacenamiento STANDARD_IA (IA son las siglas en inglés de acceso poco frecuente).

• AWS Trusted Advisor es una herramienta en línea que proporciona orientación en tiempo real para aprovisionar recursos de acuerdo con las prácticas recomendadas de AWS, incluida la optimización de costes, el rendimiento, la seguridad, la tolerancia a errores y los límites de servicio.

Una vez iniciado el funcionamiento, comenzamos a monitorear la utilización de nuestros recursos y ajustamos el tamaño de la infraestructura. Esto dio como resultado una reducción adicional del 20 % en nuestra infraestructura inicialmente aprovisionada en comparación con lo que pronosticamos. Esto simplemente no era posible con nuestro entorno en las instalaciones”.

Paddy RaghavanCofundador de CMPUTE.IO

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La administración financiera en la nube no solo mejora los costes

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Las ventajas de la CFM se extienden más allá de evitar y reducir costes. Implementar la CFM y tener éxito requiere la colaboración entre los equipos de finanzas, tecnología y comercial, y un cambio en la forma en que se comunica y evalúa el gasto en la nube en toda la organización. Una vez que haya adoptado y ganado confianza con las principales estrategias y tácticas de CFM enumeradas anteriormente, también puede centrarse en comunicar mejor el valor de la CFM.

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Valor de negocio de la nube El departamento financiero debe asociarse con los equipos de tecnología para crear y compartir una historia de valor de TI, ayudando al departamento comercial a comprender cómo el gasto en tecnología está vinculado a los resultados empresariales. De esta manera, los gastos en tecnología no se consideran costes, sino inversiones.

Para contar la historia del valor de TI, debe identificar si las inversiones tecnológicas están orientadas al crecimiento o al funcionamiento de la empresa, y definir y aprobar un conjunto de métricas que puedan cuantificar su impacto comercial. Es relativamente fácil demostrar el valor de las inversiones tecnológicas impulsadas por el crecimiento y que pueden estar asociadas con actividades generadoras de ingresos, como el número de nuevos pedidos de ventas o la reducción del tiempo de comercialización de nuevos productos. Las inversiones en tecnología de gestión empresarial pueden parecer más difíciles de cuantificar, pero también hay formas efectivas para que los dirigentes vean el valor, como la mayor disponibilidad (por ejemplo, menor tiempo de inactividad no planificado) y el rendimiento (por ejemplo, tiempo de procesamiento de transacciones más rápido) de los sistemas, las aplicaciones y las actividades comerciales que los recursos tecnológicos están respaldando.

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AWS realizó recientemente un estudio de evaluación comparativa del valor en la nube5 en el que se midió el impacto comercial de la nube en cuatro áreas de valor: ahorro de costes, productividad del personal, resiliencia operativa y agilidad empresarial. Para obtener más información, consulte Un estudio de puntos de referencia sobre el valor de la nube cuantifica las ventajas de la adopción de la nube.

Reducción del riesgo empresarialEl control y la mitigación de riesgos es otro punto clave para los dirigentes empresariales. El departamento financiero debe asociarse con los equipos de tecnología para educar a las empresas sobre cómo la agilidad de AWS puede reducir el coste del fracaso a través de la experimentación y al permitir decisiones reversibles. En Amazon, a esto lo llamamos un modelo de decisión de “puerta de doble sentido”6. Al prepararse para futuras aplicaciones, los equipos deben evaluar los costes relativos, las capacidades técnicas, el tiempo de implementación y los riesgos.

La agilidad proporcionada por AWS permite a los equipos técnicos innovar sin verse restringidos por los grandes costes iniciales de capital. Con una mayor transparencia de su negocio y sin las limitaciones de costes y hardware ocultos, su organización puede minimizar los riesgos asociados con los experimentos fallidos al identificar, dejar de usar y reubicar rápidamente los recursos en otras áreas de alto impacto. AWS puede contribuir a aumentar la agilidad empresarial, garantizar que los presupuestos de TI se ajusten a objetivos empresariales más amplios y comparar los KPI de valor para las cargas de trabajo actuales y futuras.

5 AWS, “Un estudio de puntos de referencia sobre el valor de la nube cuantifica las ventajas de la adopción de la nube”, junio de 2020.

6 Consulte “Amazon’s Invention Machine: one-way door decisions vs. two-way door decisions” en la Carta a los accionistas de 2015 de Amazon.

27,4 % de reducción en el coste por usuario

56,7 % de reducción del tiempo de inactividad de aplicaciones

37,1 % de reducción en el tiempo de comercialización de productos y servicios nuevos

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Caso práctico de cliente

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El primer gran proyecto de migración de Zynga a A WS fue su plataforma de análisis, que es fundamental para una empresa centrada en el jugador y basada en los datos. Con la ayuda de AWS, Zynga realizó pruebas de concepto (PoC) para probar la infraestructura de la plataforma de análisis con respecto a las clases de instancias modernas de Amazon EC2. El resultado fue una solución de administración analítica que inicialmente redujo un clúster zCloud de 230 nodos a un clúster de 115 nodos que se ejecutaba en AWS. El trabajo adicional de PoC aumentó aún más la eficiencia y el rendimiento al permitir que la solución se ejecute en clústeres de 70 nodos.

Tener la libertad de explorar y experimentar: podemos hacer mucho más hoy en día en AWS mientras trabajamos para lograr nuestra misión de conectar el mundo a través de juegos. El uso de AWS permite a Zynga centrarse en desarrollar juegos excelentes, invertir en innovación de productos y mejorar las experiencias de los jugadores”. Dorion CarrollDirector de información de Zynga

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Caso práctico de cliente

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En MedStar Health, el coste de funcionamiento y mantenimiento del sitio web se ha reducido en más de un 40 % al mes. Al mismo tiempo, el tiempo de inactividad disminuyó de 120 minutos por mes a menos de 5 minutos, y los tiempos de descarga de páginas disminuyeron de un promedio de 1500 milisegundos a 120 milisegundos. Como resultado, los pacientes pasan más tiempo en el sitio web y menos personas abandonan sus búsquedas.

Al comprender el valor proporcionado por la nube de AWS, combinado con el menor riesgo asociado a errores, puede evaluar objetivamente el rendimiento de sus inversiones en la nube, garantizar el nivel adecuado de financiación y priorizar los recursos de manera efectiva en toda su cartera de proyectos.

La ejecución de nuestro sitio web en AWS ha mejorado drásticamente la experiencia del usuario. El porcentaje de abandono en el sitio web ha bajado mucho, el tiempo de permanencia en la página ha subido mucho y nuestros cifras más recientes muestran que el número de visitas a la página está aumentando”. Christine M. Swearingen Vicepresidenta ejecutiva de planificación, marketing y relaciones comunitarias de MedStar Health

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La administración financiera en la nube requiere que los procesos financieros existentes evolucionen y estén preparados para la nube con el fin de establecer y operar con transparencia de costes, control, planificación y optimización.

La administración financiera en la nube no implica solo controlar los costes. Se trata de cómo aprovechar la agilidad, la innovación y la escala de AWS para maximizar el valor que la nube proporciona a su negocio.

La administración de la tecnología en la nube y sus finanzas ya no puede ser una iniciativa aislada. Los equipos de finanzas y tecnología deben asegurarse de que los costes de TI estén alineados fundamentalmente con los objetivos del negocio; también deben comprender los riesgos asociados, la mitigación, la implementación y los objetivos de valor.AWS ofrece un conjunto de soluciones para contribuir a adoptar las prácticas recomendadas de CFM; sin embargo, la transformación organizativa no tiene por qué ser amplia y de la noche a la mañana. Como han demostrado los estudios de analistas7, las

mejoras pequeñas y medidas pueden generar grandes impactos con el tiempo: cuando las organizaciones adoptan de forma sistemática prácticas de administración financiera en la nube, esos comportamientos se arraigan en la forma de trabajar y tomar decisiones. El resultado es una cultura que tiene más en cuenta los costes, desde los desarrolladores que diseñan una nueva aplicación nacida en la nube hasta los administradores financieros que analizan el retorno de estas nuevas inversiones en la nube.

Los recursos y las herramientas incluidos en esta guía de referencia son esenciales para la administración financiera en la nube de su organización y contribuirán a acelerar la materialización del valor de negocio. Puede obtener más información en nuestras historias de éxito de clientes y leer acerca de estrategias adicionales en nuestro portal web de administración financiera en la nube, así como en los lanzamientos de soluciones y prácticas recomendadas en nuestro canal de blogs.

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Conclusión

La informática en la nube no es solo tecnología. Es una unión estrecha entre tecnología y un modelo de negocio. Tener una buena comprensión de ambos dará a los clientes la oportunidad de tomar decisiones que permitan a sus organizaciones servir mejor a los clientes, al tiempo que hacen un uso efectivo de su presupuesto de TI”. Jeff Barr Vicepresidente y evangelizador de tecnología principal de AWS

7 Administración financiera en la nube: Pequeños cambios pueden causar grandes impactos, 451 Research y AWS, 2020. Todos los derechos reservados.

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Más sobre este tema• Documento técnico Valor de negocio en AWS

• Infografía Generación de valor de negocio con AWS

• Infografía Cómo Live Nation se dio cuenta del valor de negocio con AWS

• Administración financiera en la nube: Pequeños cambios pueden causar grandes impactos, documento de 451 Research

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Entre los colaboradores de este documento, están las siguientes personas:

Bowen Wang, administrador principal de marketing de productos, Administración financiera en la nube

Keith Jarrett, jefe de marketing de productos e inteligencia empresarial, Administración financiera en la nube

Levon Stepanian, administrador de desarrollo empresarial, Administración financiera en la nube

Christie Gifrin, directora ejecutiva de programas internacionales

Lou Perugini, jefe de GTM internacionales de transformación financiera

Shankar Ramachandran, arquitecto de soluciones de optimización

Patricia Mayer, administradora sénior de programas, AWS Finance

Katie Al-Khoury, administradora ejecutiva sénior de comunicación, AWS Finance

Colaboradores

Perspectivas de nivel ejecutivo sobre innovación y transformación a través de la cultura, el talento y el liderazgo

Más información.

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