Guía de Adiestramiento ADME - Gálac Software · 2013. 7. 16. · Calidad y Documentación Guía...

Calidad y Documentación

Guía de Adiestramiento

ADME Módulo I

ECUADOR

Gálac Software

Av. De los Shyris No 344 y Av. Eloy Alfaro Edificio: Parque Central,

Piso 10, Oficina 1004. Quito, Ecuador

Teléfono: 02 382 39 40 Fax: 02 382 39 06

Email: [email protected]|

Abril 2013

mailto:[email protected]


Pág. 2 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1

06 de Mayo de 2013

Artículo de Inventario - Almacén - Proveedor - Compras -

Conteo Físico - Existencia - Nota de Entrada / Salida -

Transferencia


Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 3

06 de Mayo de 2013

Insertar los artículos de inventario.

Para insertar los artículos diríjase al módulo Inventario luego seleccione Artículos

Inventario Insertar

Figura 1. Ventana Artículos de Inventario - Insertar

Nota: Utilizaremos la alícuota general con el porcentaje del IVA vigente. Se manejaran solamente dos tipos de

precios y estos se deben incluir en la columna de Precio sin Iva.

Artículos Simples

Código

Artículo Descripción

Línea /

Producto

Tipo

Artículo

Tipo

Mercancía

Precio

1

Precio

2

Costo

Última

Compra

Excluir de

comisiones

Unidad

Venta

Cant

Mínima

Cant

Máxima

Categorías

S05 Servicio Técnico Asesorías Servicio Simple 82,00 75,00 No aplica No activar Hora - - Servicios

P01 Programa IVA

Integrado

Programas Mercancía Simple 2.800,00 2.500,00 2.000,00 No activar Unidad 30 80

Programas

Ase10 Asesoría ADME

Integrado Asesorías Servicio Simple 150,00 130,00 No aplica No activar Hora - -

Servicios

P04

Programa de

NOMINA

Programas Mercancía Simple 700,00 600,00 450,00 No Activar Unidad 30 40

Programas

R01 Repuestos Línea de

producto Mercancía Simple 60,00 45,00 35,00 No Activar Unidad 10 20

Categorías

Q01 Queso Toni Lácteos Mercancía Simple 20,00 18,00 15,00 No Activar Kg 25 50 Quesos

M01 Marcadores

acrílicos Línea de producto

Mercancía Simple 8,00 6,00 4,00 No Activar Unidad 20 100 Categorías

Bol01 Ropa de Mujer Línea de

producto Mercancía Simple 150,00 120,00 100,00 No Activar Unidad 10 30

Categorías



06 de Mayo de 2013

Crear Combo

Cód

Art Descripción

Línea De

Producto

Tipo De

Artículo Precio 1 Precio 2

Costo

Última

Compra

Excluir de

las

comisiones

Unidad

de

Venta

Cant

Mínima

Cant

Máxima

C02

Combo

ADEM

Integrado

Combos Producto

Compuesto 2,800,00 2.500,00 - No activar Unidades - -

En la pestaña “Producto Compuesto”

agregue los siguientes artículos al

producto “Combo Ajuste por

Inflación”

Código Inventario Descripción Cantidad

P01 Programa Adme Integrado 1

Ase10 Asesoría en Adme Integrado 4

Incluir Existencia Actual del Inventario

Vaya al módulo INVENTARIO luego seleccione el menú EXISTENCIAS POR ALMACÉN

CONSULTAR, y verifique las cantidades actuales de existencias de cada producto y a

continuación ingrese una nota de entrada de la siguiente forma:

Figura 2. Ventana Entrada y salida - Insertar

Artículos Compuestos

Cod Art Descripción Línea

Producto

Tipo

Artículo

Tipo

Mercancía Precio 1 Precio 2

Costo

Última

Compra

Categoría Unidad

de

Venta

Cant

Mín

Cant

Máx,

T01

Teléfono

Celular Nokia

Celular Mercancía Usa serial 650,00 600,00 350,00 CMDA Unidad 5 10

T02

Teléfono

Celular Samsun

Celular Mercancía Usa serial 850,00 700,00 550,00 GSM Unidad 10 20



06 de Mayo de 2013

Acceda al menú NOTA DE ENTRADA / SALIDA INSERTAR, e indique los siguientes

datos:

No. De Documento: 1

Tipo de operación: Entrada de Inventario

Comentarios: Conteo Físico de Inventario.

Haga clic en el botón Grabar

Nota: los artículos tipo Servicio o Producto Compuesto, no manejan existencias.

variación generada por la Nota de Entrada.

Proveedores

Si no tiene proveedores insertados, diríjase al módulo MENÚS - CXP / PAGOS /

PROVEEDORES y acceda al menú PROVEEDOR INSERTAR.

Figura 3. Ventana Insertar Proveedores

Código

Artículo Cant Serial

1 R01 450

2 P01 500

3 P04 100

4 T01 500

5 T02 250



06 de Mayo de 2013

Todos los proveedores son de tipo NACIONAL.

Nombre Ruc Tipo de

Persona Retención Usual

Datos en libros Fiscales (sólo Contribuyentes especiales)

Delicarem 1791934245001 Jurídica NO RET – No

aplica retención.

No

Imporcaribean 1792142598001 Jurídica NO RET – No

aplica retención.

No

Recordmotor 1790212734001 Jurídica

CONTRA Pago a

Empresas

Contratista – 2 %

No

Beatriz López 1726554379 Natural HONORA Con RIF % de Retención 0%

Latintax 1791700694001 Jurídica HONORA Con RIF 75 %

Nota: La retención usual se activa únicamente si esta activo el parámetro “Usa módulo de retenciones”.

Insertar cuenta bancaria.

Vaya al módulo BANCOS y allí acceder al menú CUENTA BANCARIA INSERTAR.

Figura 4. Ventana Cuenta Bancaria – Insertar

Los datos de la cuenta son los siguientes:

Datos de la Cuenta Bancaria

- Código: 1

- Status: Activo

- N° de Cuenta: 0108-7071

- Nombre: Banco Guayaquil

- Tipo: Corriente



06 de Mayo de 2013

Impuestos a las transacciones financieras:

- Active esta opción si la necesita

Datos del Banco

- Código: 4

- Nombre: Guayaquil

- Sucursal: Amazonas

Otros

- Saldo disponible : $ 105.63.00

- Cuenta contable: 1.01.01.02.01

- Planilla impresión de cheque: Actívela si es conveniente para usted

Haga clic en el botón de Grabar

Insertar Conceptos Bancarios.

Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que

se efectúan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos. Estos conceptos son

utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice la compañía.

Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS luego escoja el menú

CONCEPTO BANCARIO INSERTAR.

Figura 5. Ventana Concepto Bancario – Insertar

Ingrese los siguientes conceptos

Código Descripción Tipo

70108 Ingresos Varios Ingreso

70109 Depósito Ingreso

60299 Egresos Varios Egreso

60300 Pago a Proveedores Egreso

60301 Ret. IVA Egreso

Nota Importante: Recuerde que estos conceptos están disponible en una tabla común, los cuales puede utilizar

en cualquiera de las empresas registradas en el sistema.



06 de Mayo de 2013

Haga clic en el botón de Grabar

Movimientos bancarios

Para ingresar movimientos bancarios que no sean de compra y ventas, desde el <MENÚ

PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS, luego escoja el menú MOVIMIENTO

BANCARIO INSERTAR.

Figura 6. Ventana Movimiento Bancario – Insertar

A continuación insertaremos el movimiento bancario del depósito de apertura de la

cuenta con los siguientes datos:

Cuenta bancaria: 1

Código de concepto: 70109

Número de documento: 454560000

Monto: 200.000,00

Descripción: Depósito de apertura de cuenta

Insertar movimientos bancarios con opción a imprimir cheques.

Para insertar este tipo movimiento bancario, desde el menú Bancos seleccione el menú

MOVIMIENTO BANCARIO INSERTAR CON OPCIÓN IMPRIMIR CHEQUES.



06 de Mayo de 2013

Figura 7. Ventana Movimiento Bancario Impresión de cheque – Insertar

Ahora ingrese los siguientes datos:

Cuenta bancaria: Provincial Código de concepto: 60301 Retención IVA Número de documento: 25 Monto: 1.500,00 mes año

Descripción: Pago de Retención IVA XX XX 1° y 2° Quincena

Ordenes de Compras

Vaya al módulo COMPRAS y allí acceda al menú ORDEN DE COMPRA INSERTAR.

Figura 8. Ventana Orden de Compra – Insertar



06 de Mayo de 2013

Ingrese las siguientes:

Proveedor Código

Inventario

Cantidad

Solicitada

Costo

Unitario

Imporcaribean P04 2 755,00

Delicarem T01 02 750,00

A continuación generaremos una compra a partir de la orden de compra. Para ello vaya al

módulo COMPRAS y allí acceda al menú COMPRA INSERTAR CON ORDEN DE

COMPRA.

Figura 9. Ventana Desde Orden de Compra – Insertar

Indique los siguientes datos:

Número Proveedor Código

Inventario

Cantidad

Solicitada

Serial Costo

Unitario

Cantidad

Recibida

126 Delicarem P04 2 No usa 755,00 2

127 Imporcaribean T01 01 987654 750,00 01

128 Imporcaribean T01 01 94587654 950,00 01

Nota: Debe activar “Generar CxP”



06 de Mayo de 2013

Compras

Desde el <MENÚ PRINCIPAL> seleccione el módulo COMPRAS luego escoja el menú

COMPRAS INSERTAR.

Figura 10. Ventana Compra – Insertar

Ingrese la siguiente compra. En todas ellas active la opción “Genera CxP”.

Número Proveedor Código

Inventario

Cantidad

Solicitada

Serial Costo

Unitario

237 Imporcaribean. P01 20 No usa 2,000,00

Verifique la existencia del producto comprado, note que las unidades compradas han

afectado la existencia anterior.

Conteo Físico

El Software SAW Gálac, le permite además actualizar su inventario de acuerdo al conteo

físico que realice sus productos. Para ello vaya al módulo INVENTARIO y allí acceda al

menú CONTEO FÍSICO INSERTAR.



06 de Mayo de 2013

Figura 11. Ventana Conteo Físico – Insertar

En la ventana de conteo físico indique los siguientes:

- Consecutivo de Conteo: El programa asigna el número

- Fecha: indique la fecha actual.

- Código Almacén: UNICO

- Seleccione una o todas las Líneas de producto: Todos

Una vez indicados estos datos, se mostraran el detalle de los artículos, donde se debe

indicar la existencia resultante del conteo físico. En este caso vamos a colocar las

siguientes cantidades:

Figura 12. Ventana de insertar Conteo Físico.

Después de colocar las cantidades presione el botón Grabar.



06 de Mayo de 2013

Almacén

El sistema permite manejar más de un almacén, para administrar o distribuir los artículos,

para utilizar esta opción previamente se debe activar el parámetro “USA ALMACÉN”, para

activar esta opción vaya al módulo USUARIOS / CONVERSIÓN / PARÁMETROS

PARÁMETROS ADMINISTRATIVOS MODIFICAR. En la sección 5.1. INVENTARIO.

Luego de activar el parámetro, vaya al módulo INVENTARIO y luego al menú ALMACÉN

INSERTAR.

Figura 13. Ventana Almacén - Insertar

En la ventana de insertar almacén, agregue los siguientes:

Código Nombre Tipo Cliente

1 Almacén Central Principal --

2 Almacén Quito Secundario --

3 Almacén Guayaquil Consignación Oficina

Transferencias.

Esta opción permite mover artículos de un almacén a otro y únicamente está disponible si

la empresa usa almacén (ver parámetros de Inventario). Desde el módulo MENÚS

INVENTARIO ACCEDA EL MENÚ TRANSFERENCIA INSERTAR.

Nota: si no están activas las opciones del menú “Transferencia” y del menú “Almacén”

revise y active el parámetro “Usa Almacén” en la sección de Inventario.



06 de Mayo de 2013

Figura 14. Ventana Transferencia - Insertar

En la ventana Insertar Transferencia, agregue una con los siguientes datos:

Almacén de entrada: 1 - Almacén Central

Almacén de salida: UNICO

Comentario: Transferencia de Productos al almacén alterno.

Código Articulo Cantidad

T01 (Teléfono Celular) 1

P04 (Programa AXI) 2

Una vez insertada la transferencia, vaya al menú EXISTENCIA POR ALMACÉN

INFORMES y consulte los siguientes informes por pantalla:

- Existencia por Almacén:

Cantidad a imprimir: Todos

Ordenado por código

- Transferencia

- Existencia por artículo

Código de artículo: T01

Costo Promedio Ponderado

El costo promedio pondera consiste en determinar un promedio, sumando los valores

existentes en el inventario con los valores de las nuevas entradas, para luego dividirlo

entre el número de unidades existente en inventarios incluyendo tanto los inicialmente

existentes como los de la nueva compra.

Para empezar a utilizar el costo promedio ponderado, escoja el desde el MENÚ

PRINCIPAL seleccione el módulo MENÚS/USUARIOS/CONVERSIÓN/PARÁMETROS/

RESPALDAR, luego click en el menú Parámetros Administrativos Modificar, en la



06 de Mayo de 2013

sección 5 inventarios haga click en el punto 5.3 “Método de Costo” el sistema le

mostrara la siguiente ventana.

En la lista MÉTODO DE COSTO, escoja la opción COSTO PROMEDIO

Si usted escoge la opción “Costo Promedio” debe activar los siguientes parámetros.

Figura 15. Ventana parámetros del método de costo

Método de Costo: Define el método de costos a utilizar

Actualizar costo y ajustar Precio de Artículos en cada operación: Permite que se

actualicen los costos de forma automática al insertar una compra, factura y/o hacer

cualquier modificación en la existencia en el inventario.

Nota: La diferencia entre usar “Actualizar en cada operación” del costo promedio, o no usarlo, está en que si lo

usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizara el costo promedio

ponderado en la venta Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de

costo para actualizarlos. Fecha de Inicio de Método de Costeo: Es la fecha a partir de la cual se va comenzar a

trabajar con el método de costo.

Desea que el Comprobante de Contable de costo de venta sea detallado: permite que

los comprobantes sean detallados es decir especifique cada artículo.

Fecha de inicio de contabilización de costos: Establece la fecha de inicio de

contabilización de costos.

Luego de insertar todos los parámetros presione el botón GRABAR para guardar los

cambios.

El software le enviara el siguiente mensaje:

Click Para activar costo

promedio



06 de Mayo de 2013

Figura 16. Mensaje de Parámetros.

Paso 2

Inserte las reglas de contabilización

En reglas de contabilización se debe definir las reglas que se utilizara para la generación

del “Comprobante Contable”.

Para ingresar las reglas de contabilización para inventarios, desde el <MENÚ

PRINCIPAL> seleccione el módulo MENÚS - CONTABILIZAR / REGLAS DE

CONTABILIZACIÓN luego escoja el menú REGLAS DE CONTABILIZACIÓN

MODIFICAR, el software le mostrara la siguiente ventana.



06 de Mayo de 2013

Figura 17. Ventana Reglas de Contabilización.

Ingrese el código de cuenta para:

Costo de venta en el Debe, e Inventario en el Haber respectivamente.

Agrupar Por Cuenta de Artículo: active esta opción si desea que el software tome la

regla de contabilización ingresada en la ventana “Artículos de Inventarios” pestaña

“Estadísticas/Cuentas Contable/Otros” sección “Cuentas Contables” como se muestra en

la siguiente imagen

Figura 18. Ventana Artículos de Inventario.

Costo Promedio

Ingrese aquí el código de la cuenta de inventarios

(Balance general)

Ingresar aquí el código de la cuenta de costo

(Estado de resultados)



06 de Mayo de 2013

Paso 3

Realice la carga inicial

Nota: Esta sección aplica para clientes que ya cuenten con data generada en su software administrativo y allá

utilizado en módulo de compra.

Una vez que haya configurado sus parámetros realice la carga inicial en el software, para

ello desde el <MENÚ PRINCIPAL> active el módulo MENÚ – COMPRAS

Luego escoja el menú COSTO PROMEDIO INSERTAR el software le mostrara la

siguiente ventana

Figura 19. Ventana insertar conteo físico de artículos.

Filtrar Artículos por: Rango de Artículos, Línea de Producto, Marca y Categoría, active

los parámetros por el cual desea realizar el filtro

Desde – Hasta: ingrese el intervalo artículos en el cual desea aplicar el Costo Promedio

Ponderado.

Marca y Categoría: de igual manera ingrese la marca o categoría deseada para filtrar por

estas opciones.

Después de seleccionar el criterio de búsqueda presione el botón BUSCAR.

Nota: Las operaciones que se ejecuten con fecha anterior a la fecha de inicio del uso de método de costo, no serán

tomadas para el cálculo.

Paso 4

Calcular Costo Promedio

Para calcular el costo promedio desde el MENÚ PRINCIPAL escoja el módulo

INVENTARIO luego seleccione el menú Articulo de Inventario Calcular Costo,

como se muestra en la siguiente imagen.



06 de Mayo de 2013

Figura 20. Ventana Menú calcular costo promedio.

El software le muestra la ventana Calcular Costo, seleccione una opción

Uno

Todos Luego presione el botón Calcular Costos, como se muestra en la siguiente imagen:

Figura 21. Ventana calcular costo.

Al terminar el proceso el software le envía un mensaje de confirmación como se muestra

en la siguiente imagen.

Figura 22. Mensaje de confirmación.



06 de Mayo de 2013

Paso 5

Visualizar el resultado del cálculo

Para visualizar el resultado del cálculo del costo escoja el menú ARTICULO DE

INVENTARIO / CONSULTAR en la ventana de artículo se visualiza lo calculado como se

muestra en la siguiente imagen.

Figura 23. Ventana consultar artículo.

Informe Detallado

El sistema le ofrece el informe “Registro Detallado”, el cual expresa los costos de

acuerdo al costo promedio ponderado, para visualizar este informe seleccione el MENÚ -

ARTICULO DE INVENTARIO / INFORMES, el software le mostrara la siguiente ventana:

Muestra el costo

promedio actual del

artículo



06 de Mayo de 2013

Figura 24. Ventana Informes de inventarios.

Seguidamente active la opción “Registro Detallado”

Ingrese el código del artículo “Desde y Hasta” para obtener un intervalo, así como la

fechas “Inicial y Final”, luego escoja visualizar por pantalla o imprimir.

Informe Costo promedio por Almacén

Para visualizar este informe escoja el menú EXISTENCIA POR ALMACÉN / INFORMES el

software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 25. Ventana Informes de existencias.

Active la opción “Costo Promedio por Almacén”



06 de Mayo de 2013

Escoja el almacén(es) ingrese el código igualmente la fecha del costo, luego escoja

visualizar por pantalla o imprimir.

Costo Promedio y Reglas de Contabilización

Al realizar una compra y estar utilizando el parámetro “Actualizar en cada operación”,

el sistema le ofrece la posibilidad de ajustar los precios de acuerdo al nuevo costo

generado por la compra.

Para realizar el ajuste de precios, escoja el menú ARTÍCULOS DE INVENTARIOS

AJUSTAR PRECIO POR COSTOS el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 26. Ventana ajuste de precios.

En esta ventana el sistema le permite ajustar por diferentes criterios, usted puede ajustar

por:

Línea de producto

Categoría

Marca

Al activar las opciones línea de producto o categoría en la lista de opciones escoja si es

“Una” o “Todas”

De igual manera si usted va a filtrar por “Marca” entonces ingrese el nombre de la

misma.

Recuerde ingresar el Rango de productos introduciendo el código “desde” y “hasta”.



06 de Mayo de 2013

Escoja también las opciones para:

Nivel de Precio

Redondear precio a

El margen de Ganancia

Fórmula Alterna

Una vez que haya ingresado los parámetros, presione el botón Ajustar.

Costo Promedio, compras y cuentas por pagar (CxP)

Recuerde que al estar utilizando el método de “Costo Promedio Ponderado” y realizar

una compra, siempre se generara de forma automática una Cuenta por Pagar (CxP)

asociada a dicha compra.

Figura 27. Ventana insertar compras.

Contabilizar Costos

En el software existe la opción de contabilizar los costos, para ello desde el Menú

Principal seleccione el módulo MENÚS – CONTABILIZAR / REGLAS DE

CONTABILIZACIÓN, luego escoja el menú CONTABILIZAR / CONTABILIZAR COSTOS

INVENTARIO como se muestra a continuación.



06 de Mayo de 2013

Figura 28. Menú contabilizar costos.

Al hacer click en la opción antes mencionada el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 29. Ventana contabilizar costos.

En esta ventana se le solicita el mes y año a contabilizar, ingrese el mes y presione el

botón Generar.

Recuerde que: el sistema solo permite contabilizar los costos de inventario, mes por

mes.

Nota: Si necesita volver a generar un comprobante de algún mes que ya fue contabilizado, deberá borrar dicho

comprobantes y aquellos comprobantes de fechas superiores a este, ejemplo si ya contabilizo el mes de enero y

febrero y desea contabilizar el mes de enero por alguna razón, usted deberá borrar febrero y enero, para poder

volver a contabilizar enero. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo

Figura 30. Ventana borrar comprobantes.



06 de Mayo de 2013

Consultar Comprobantes

Para consultar los comprobantes de costo por inventario, escoja el menú

Comprobante / Consultar el software le mostrara la siguiente ventana

Figura 31. Ventana consultar comprobantes.

En la lista Generado Por escoja la opción inventario.

Nota importante: las operaciones que afecten inventario, no podrán ser procedas si existen comprobantes con

fechas posteriores a la fecha de la operación a realizar, abajo se describe el mensaje que envía el software.

Genere las cuentas por pagar. (CxP)

Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES /

FORMA 30 (IVA) y allí acceda al menú CXP INSERTAR. Nota: Para poder insertar un pago siempre debe existir una cuenta por pagar.



06 de Mayo de 2013

En todas las compras indique los siguientes datos:

Fecha: el mismo mes en el cual se encuentra usted trabajando.

Aplicables para el Libro de Compras: activar

Tipo de compra: Internas

Tipo de transacción: 01 Registro

Crédito Fiscal: Deducibles

Nota: Si en la empresa en la que esta trabajando usted le activo el modulo de

contabilidad, revise en todos los casos los comprobantes contables asociados y

modifíquelos en caso de ser necesario.

Al indicar los datos de cada CxP presione el botón Grabar.

Se le compró el 10 de este mes a MRW unos sobres de envío por 500.00 más el

IVA. El número de la factura es 1234 y se vence en 15 días. Se le abonó 20.00

(Monto “Abono” en Pago). Código de retención CONTRA.

Oficina Contable May envió la factura 4562 del 15 del mes en curso para la

cancelación de Honorarios por el servicio de registro de documentos por 340.00

(Monto Gravables a la Tasa de Iva vigente) más el IVA. La factura se vence en 30

días. Código de retención CONTRA.

Comercial Trivol envió su factura n.1234 por el alquiler de la oficina, con fecha 30

del mes anterior por un monto de BsF. 4.500,00 (Monto Gravables a Tasa de Iva

vigente) vence en 30 días. Código de retención ALQUIL.

Genere por pantalla un análisis de vencimiento detallado de las cuentas por pagar

(módulo CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y menú de Proveedores

Informes).

Anticipos (pagados).

El sistema administrativo contable le permite registrar además los pagos que realice a sus

proveedores, por productos o servicios que aun no se pueden considerar pagos como tal,

pues no existe ninguna CxP asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos

pueden ser utilizados como pagos de cuentas por pagar que surjan posteriormente.

Para crear un anticipo desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase módulo CXP / PAGOS /

PROVEEDORES y luego al menú ANTICIPOS INSERTAR, y allí indique los siguientes

datos:

Código - Nombre del proveedor: Imporcaribean

Cuenta bancaria: Provincial

Concepto Bancario: 60339 Anticipo Pagado



06 de Mayo de 2013

Descripción: Adelanto de suministros de oficina por flete

Montos / Total: 50.00

Haga clic en el botón de Grabar.

Genere los Pagos.

Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES /

FORMA 30 (IVA) y escoja el menú de PAGOS INSERTAR.

Cancele cada uno de los pagos pendientes. Utilice el concepto bancario 60299 y la

Cuenta del Banco Provincial. En todos los casos revise los comprobantes contables

asociados y modifíquelos en caso de ser necesario.

El programa SAW Gálac le permite hacer las retenciones correspondientes de ISLR al

hacer pagos a los proveedores. Para hacer uso de esta funcionalidad debe haber activado

en la ficha “Retención ISLR / Declaración IVA” de los parámetros administrativos la

opción “Usar módulo de retenciones”

Nota Importante: Las retenciones son realizadas solo a los Pagos

Bancos.

Los movimientos de los ingresos (realizados en el módulo 1 del curso) y egresos

insertados por cobranza y pagos se generaron automáticamente.

Si desea verlos debe ir al módulo de BANCOS, allí acceder al menú CUENTA BANCARIA

INFORMES y de la lista de informes seleccione “Transacciones por Cuenta”, y pídalo

por pantalla haciendo clic en el botón Pantalla. Verifique la fecha inicial y final e indique

la cuenta Bancaria Provincial.



06 de Mayo de 2013

Clientes - Vendedores - Cotización - Contrato - Anticipos

Facturación - Cuentas por Cobrar - Cobranza - Nota de

Crédito - Nota de Débito -

Cobro Directo - Emitir Directo



06 de Mayo de 2013

Insertar Vendedores.

Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo de MENÚ - CXC / COBRANZA /

VENDEDOR luego escoja el menú VENDEDOR INSERTAR.

Figura 32. Ventana Insertar vendedores.

Incluya los vendedores señalados en la siguiente tabla. Debe llenar todos los campos y los

datos que no se indican en la tabla, usted los llenará.

Código Nombre RIF Ciudad

2 Pedro Andrade 1726554379 Quito

3 Ricardo García 1725763989 El oro

4 Pedro González 1726538942 Guayaquil

Luego en la pestaña Asignación de Comisiones active las casillas Por Ventas y Por

Cobranza.

Figura 33. Asignación de comisiones.

Asigne la siguiente tabla de comisiones por cada vendedor que agregue.



06 de Mayo de 2013

Topes de Ventas Topes de Cobranzas

Desde Hasta % Desde Hasta %

Nivel 1 0 1,000.00 2.00 0 1,000.00 1.00

Nivel 2 1,001.00 5,000.00 3.00 1,001.00 5,000.00 2.00

Nivel 5 Mayores a 5,000.00 5.00 Mayores a 5,000.00 3.00

Insertar Clientes

Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL - CxC / Cobranza / Vendedor, escoja el menú

Cliente Insertar.

Figura 34. Ventana Insertar clientes.

Indique en todos los clientes que pertenecen a la Ciudad: Caracas e ingrese en cada uno

los siguientes Datos:

Cod Nombre RIF Teléfono Dirección Ciudad Zona de

cobranza

Cod

Vend

Sector del

Negocio

1 Construluki 0992483741001 2542263 Av. Eloy Alfaro Quito Norte 00001 No asignado

2 Metalúrgica 1790212734001 5112363 Zona Industrial de Carcelén

Quito Norte 00002 No asignado

3 Secatel 1705908372001 2474704 Zona Industrial de

Carcelén Quito Norte 00003 No asignado

4 Inmobiliaria 1791700694001 2568936 San Bartolo Quito Sur 00004 No asignado



06 de Mayo de 2013

Nota: Pestañas Advertencia, se utiliza para ingresar un mensaje de advertencia sobre el cliente que se está

ingresando, la pestaña Dir. Despacho, permite ingresar las diferentes direcciones de envío de despacho que este

cliente posea, pestaña Reglas de Contabilización, permite ingresar cuentas contables diferentes a las indicadas en

las reglas de contabilización genéricas las cuales serian utilizadas al realizar transacciones con este cliente.

Insertar Cotizaciones.

Diríjase al módulo MENÚ – FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS y luego allí acceder

el menú COTIZACIÓN INSERTAR.

Figura 35. Ventana Insertar Cotizaciones.

Nota: Seleccione la opción Reservar Mercancía para reservar una mercancía hasta la fecha de retiro de la

misma.

Cliente Descripción Cantidad

Metalúrgica Programa SAW Integrado 1

Secatel Teléfono Celular Nokia 01



06 de Mayo de 2013

Insertar Contratos

Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL escoja el MENÚ – Factura / Cotización /

Contratos acceder el menú Contrato Insertar.

Figura 36. Ventana Insertar Contratos

La empresa A.Y.I. Motors, C.A. tiene un contrato con la empresa por 8 horas de

Asesoría SAW Integrado mensual por seis meses.

Anticipos (cobrados).

El programa SAW Gálac le permite registrar además las cobranzas que realice a sus

clientes, por productos o servicios que aun no se pueden considerar cobros como tal, pues

no existe ninguna CxC asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos pueden

ser utilizados en la cobranza de CxC que surjan posteriormente.

Para crear un anticipo vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y

luego al menú ANTICIPOS INSERTAR.

Figura 37. Ventana Insertar Anticipo.



06 de Mayo de 2013

Indique los siguientes datos:

Código - Nombre del Cliente: Inmobiliaria

Cuenta bancaria: 00000 Caja Principal

Concepto Bancario: 60338 Anticipo Cobrado

Descripción: Adelanto por contrato pre aprobado.

Montos / Total: 3,000.00

Haga clic en el Botón de Grabar.

Insertar facturas desde Cotizaciones.

Desde el módulo MENÚ– FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú

FACTURA GENERAR FACTURA DESDE COTIZACIÓN.

Figura 38. Ventana Insertar Factura desde cotización.

De acuerdo a las cotizaciones insertadas anteriormente, favor escoja tres (3) cotizaciones

e inserte las facturas.

Insertar Facturas desde Contratos.

Desde el módulo MENÚ – FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú

FACTURA GENERAR FACTURA DESDE CONTRATOS.

Figura 39. Ventana Insertar Factura desde Contratos.



06 de Mayo de 2013

Seleccione el contrato insertado con anterioridad e inserte una factura.

Insertar Facturas Directas

Desde el módulo MENÚ – FACTURA/COTIZACIÓN/CONTRATOS escoja el menú

FACTURA INSERTAR.

Figura 40. Ventana Insertar Factura.

Cliente Descripción Cantidad

Construluki Programa SAW Integrado 4

Secatel Celular Nokia 2

Nota: Si el tipo de contribuyentes es Especial, deberá indicar además la información del Libro de Ventas. Nota: Realizar estas dos ventas a crédito.

Emisión de Facturas.

Desde el módulo MENÚ– FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS, vaya al menú

FACTURA EMITIR, escoja uno de los borradores y haga clic en el botón de Emitir, le

va a pedir el número comience en el número 250. Emítalas todas.



06 de Mayo de 2013

Figura 41. Ventana Factura por emitir.

Nota: si los clientes no tienen todos los datos fiscales (Nombre, R.I.F., Dirección y Teléfono) al emitir mostrará

un mensaje, si este es el caso modifique el(los) cliente(s) y agregue los datos faltantes.

En todos los casos revise los comprobantes contables asociados y modifíquelos en caso

de ser necesario.

Generar Cuentas por Cobrar

Como usted emitió las facturas por el programa, las CxC se generaron automáticamente.

Para incluir otras CxC vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y

allí acceder al menú CXC INSERTAR.

Figura 42. Ventana CxC Insertar.

El cliente Distribuidora Lagoda tiene una CxC pendiente al 31/12/XX que no está

cargada en el programa. El número de la CxC es 900 impresa el 05 de diciembre,

vencimiento al 15 de dic, por un monto de BsF. 1.000.000,00 más IVA.

Generar Cobranzas

Pida el Informe de Análisis de vencimiento detallado desde el módulo de MENÚS

CXC / COBRANZA / VENDEDORES a través del menú CXC INFORMES.



06 de Mayo de 2013

Cancele todas las CxC pendientes realizando lo siguiente:

1. Vaya al menú de COBRANZA INSERTAR.

2. Ingrese el número de cobranza que desee. Como tenemos una sola cuenta bancaria

la colocará automáticamente. Utilice el concepto bancario 70108 Ingresos varios

para insertar estas cobranzas y la cuenta bancaria del Bco. Provincial.

3. Para cancelar las cuentas por cobrar, después de seleccionado el cliente el sistema

le mostrará los documentos pendientes al cobro, con la ayuda del Mouse

colóquese en el campo de abono y coloque el mismo monto facturado para

cancelarla completamente. Si a la factura el cliente le hizo retención de IVA debe

ir a la ficha “Retención I.V.A.”

Notas de Crédito

La nota de crédito es un documento que permite disminuir (abonar o acreditar) el importe

de una factura emitida con anterioridad. Dicha disminución puede deberse a causas como:

descuentos, anulación de operaciones (facturas), corrección de montos, devolución de

productos / servicios facturados, etc.

Para ingresar una Nota de Crédito en SAW Gálac vaya al módulo MENÚ – FACTURA /

COTIZACIÓN / CONTRATOS vaya al menú de FACTURA INSERTAR NOTA DE

CRÉDITO y allí inserte los siguientes datos:

Cliente: seleccione alguno de los clientes.

En la ficha Libro de Ventas, el dato N° de factura afectada, seleccione alguna de

las facturas de la lista de facturas a escoger. Debe seleccionar facturas emitidas.

Indique además un valor para el dato N° de control desde.

En la pestaña Detalle, verifique los reglones de la factura, y si tiene más de uno

elimine alguno de ellos o disminuya la cantidad de productos del reglón, por

ejemplo cambie de -3 horas de asesoría a -1 horas de asesoría.

Guía de Adiestramiento ADME - Gálac Software · 2013. 7. 16. · Calidad y Documentación Guía...

Documents

Transcript of Guía de Adiestramiento ADME - Gálac Software · 2013. 7. 16. · Calidad y Documentación Guía...