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Getting Things Done

Getting Things Done(GTD) es un mtodo de gestin de

las actividades y el ttulo de un libro deDavid Allenque

en espaol se ha titulado 'Organzate con eficacia'.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita

liberar su mente de las tareas pendientes guardndolas en

un lugar especfico. De este modo, no es necesario recor-

dar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar

las tareas.

1 Sobre qu trata GTD

A diferencia de otros expertos en gestin del tiempo,

Allen no se centra en el establecimiento de prioridades.

En su lugar, l insta a la creacin de listas de tareas es-

pecficas para cada contexto, por ejemplo, una lista de

llamadas telefnicas pendientes o recados que hacer en

la ciudad. Tambin sugiere que cualquier nueva tarea que

pueda ser completada en menos de dos minutos debera

ser hecha inmediatamente.

La psicologa de GTD se basa en hacer fcil el almace-namiento, seguimiento y revisin de toda la informacin

relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen su-

giere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos

encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen

dados por una planificacin insuficiente (p.e., para cual-

quier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir

y qu acciones se deben llevar a cabo para completarlo).

Segn Allen, es ms prctico hacerlo reflexionando pre-

viamente sobre ello, generando una serie de acciones que

hacer ms tarde, sin necesidad de volver a planificarlo du-

rante su realizacin.

Allen tambin sostiene que nuestro sistema de recorda-torios interno (nuestra memoria), es considerablemente

ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesita-

mos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos

hacerlo. Por tanto, las acciones prximas almacenadas

segn el contexto en un sistema confiable externo ac-

tan como soporte que nos asegura que lo recordaremos

en el momento y lugar adecuados para su realizacin. Hay

muchos consejos y trucos sobre la gestin del tiempo de-

tallados en Getting Things Done que pueden sernos ti-

les para poner en prctica el flujo de trabajo descrito por

Allen.

Una breve descripcin de GTD traducida del libro deAllenReady for Anything(Preparado para cualquier co-

sa):

Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide

qu acciones requieren tus tareas cuando apa-

recen no cuando expiran. Organiza recor-

datorios de tus proyectos y sus acciones pr-

ximas en las categoras apropiadas. Mantn tu

sistema actualizado, completo y suficientemen-

te revisado para conocer las opciones de las que

dispones sobre lo que ests haciendo (y no ha-

ciendo) en cualquier momento.

2 Principios

Los principios esenciales de GTD son los siguientes:

2.1 Recopilar

Depositar en cubos externos, todo aquello que nece-

sitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se

refiere a loscorreos electrnicos, grabadoras, libretas de

notas,PDAsyagendascomo simples cestas o cubos

de almacenamiento. El objetivo es sacar todo de nues-tra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de

almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesa-

miento, todos los cubos deberan vaciarse al menos una

vez por semana.

2.2 Procesar

Cuando ests procesando tu cubo, deberas seguir es-

trictamente este orden:

Empezar siempre por el principio

No procesar ms de un elemento a la vez.

No enviar de vuelta al cubo a ningn elemento.

Si un elemento requiere de una accin para ser rea-

lizado:

Si lleva menos de dos minutos, hazlo.

Si no es tu tarea, delgalo adecuadamen-

te.

Posponlo.

Si un elemento no requiere una accin,

1

https://es.wikipedia.org/wiki/Agendahttps://es.wikipedia.org/wiki/PDAhttps://es.wikipedia.org/wiki/Correo_electr%C3%B3nicohttps://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_tiempohttps://es.wikipedia.org/wiki/David_Allen

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2 2 PRINCIPIOS

Archvalo como referencia.

Deschalo si no es procedente.

Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo

a cabo en ese momento.

Si no lo puedes delegar adecuadamente,informa que est para revisarlo por el rea

correspondiente

Regla de los dos minutos: Si una tarea requiere menos

de dos minutos, hazla inmediatamente. Dos minutos

es una cifra orientativa, considerando que ese es tambin

aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habra

que invertir para posponerla.

2.3 Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes

usar para mantener un seguimiento de los elementos que

esperan ser atendidos:

Acciones prximas - Para todo elemento que re-

quiere tu atencin, decide cul es la prxima ac-

cin que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por

ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe

del proyecto', la accin prxima puede ser Escri-

bir a Fred para reunirnos unos minutos o 'Llamar

a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o

algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pa-sos y acciones que se requieran para completar un

hito, siempre habr algo que t necesites hacer pri-

mero y debera ser guardado en la lista de acciones

prximas. Preferiblemente, stas se guardarn por

el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina',

'por telfono', o 'en la tienda'.

Proyectos- toda tarea inconclusa (que Allen deno-

minaopen loop'bucle abierto') en tu vida o trabajo

que requiere ms de una accin para ser realizada se

considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser re-

visadas peridicamente para asegurar que todo pro-

yecto tiene una prxima accin asociada a l y que

puede ser llevada a cabo.

En espera- cuando t has delegado una accin en

alguien o ests esperando un evento externo antes de

continuar trabajando en un proyecto debe ser regis-

trado en tu sistema y comprobado peridicamente

para ver si existe alguna accin adecuada o hay al-

gn recordatorio que necesite ser enviado.

Algn da/Quiz- se trata de cosas que quieres ha-

cer pero actualmente no es posible. Algn ejemplopodra ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacacio-

nes para hacer submarinismo'.

Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar

Un calendario tambin es algo importante para llevar un

seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo,

Allen recomienda especficamente que el calendario se

reserve para lo que l denomina paisaje yermo (hard

landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente

en un plazo especfico, o reuniones y citas que han si-

do fijados en un momento en particular. Los elementos

de la lista 'Pendiente' deberan reservarse para la lista de

acciones prximas.La clave definitiva de la organizacin segn GTD es el

sistema recordatorio.Getting Things Doneafirma que un

sistema recordatorio debe ser fcil, simple y amigable.

Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almace-

nar referencias, deberas tener un archivo dedicado para

ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es

que mantengas un nico sistema recordatorio ordenado

alfabticamente para hacer tan rpido y fcil como sea

posible el hecho de almacenar y buscar la informacin

que necesitas.

2.4 Revisar

Las listas de acciones y recordatorios sern completa-

mente intiles si no las revisamos al menos diariamen-

te o siempre que tengamos un momento libre. Dado el

tiempo, la energa y los recursos que tenemos en un mo-

mento en particular, se debe decidir cul es el elemento

ms importante que debe ser llevado a cabo en ese pre-

ciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede

que termines siempre las tareas fciles y dejes sin hacer

las difciles. Para solventar esto, tienes que escoger la ac-

cin segn el orden en el que estn contenidas en las listastal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplinaGTD requiere que se revisen al menos se-

https://es.wikipedia.org/wiki/Disciplina

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manalmente todas las acciones destacadas, proyectos e

tems en espera, asegurndose de que todas las tareas

nuevas o eventos venideros estn incluidos en el sistema

y que est actualizado. Como ayuda para refrescar la me-

moria, Allen sugiere la creacin de un fichero de carpetas

colgantes con las tareas y proyectos ms destacados.

2.5 Hacer

Cualquier sistema de organizacin no es bueno si gasta-

mos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de

hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso

de organizacin, estars menos predispuesto a la dejadez

o a la saturacin con un gran nmero de tareas abiertas.

3 Herramientas y tcnicas

Un dispositivo que David Allen sugiere es el archivo de

recordatorios para organizar tus papeles (tambin cono-

cidos como '43 folders o '43 carpetas). Doce carpetas se

usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales

qu se usan para representar cada uno de los das del mes.

Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que

actividades hacer un da especfico. Cada da abres la car-

peta correspondiente al da actual. Vacas la carpeta y la

colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite

archivar recordatorios de un modo muy simple y cmodo.

Por ejemplo, si tienes un concierto el da 12 de este mes,

colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y

cuando llegue dicho da te los encontrars. Otra opcin es

la de colocar el papel unos das antes del concierto, para

recordarte alguna accin que se deba hacer previamente

al concierto, como comprar las entradas o hablar con un

amigo para ir con l a dicho evento.

Detalle de '43 Folders

Es muy conveniente tambin, para aquellas actividades

que dependan de otras personas, el registrar sobre el papelcada fecha en que se ha realizado el seguimiento, y qu

ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un

historial que respalde el cumplimiento por parte de esa

otra persona, la actividad requerida.

Otro sistema es utilizar las Tareas de Google donde pue-

den establecerse diversas categoras o contextos y dentro

de cada categora se apuntan los temas pendientes, por

ejemplo: hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordena-dor. Cada da imprimes las notas en papel y escribes so-

bre este listado, y por la noche actualizas en el servicio la

informacin recopilada.

Existen adems otras implementaciones para utilizar co-

mo Getting Things GNOME![1] del entorno de escritorio

GNOME.

4 El culto a GTD

Getting Things Done es tambin el ttulo de otros dos

libros de gestin del tiempo (ISBN 0-553-25848-6) deEdwin C. Bliss and Malcolm Hancock, 1976, y (ISBN

0-7181-2842-7) de Roger Black, 1990. Percy Redfern

Creedtambin escribi un libro con este ttulo en1946.

En 2005 la revista Wired denomin GTD como: Un nue-

vo culto a la era de la informacin,[2] describiendo su en-

tusiasmo por esta metodologa entre Information Techno-

logy y knowledge workers como un tipo de cult following.

Las ideas de Allen han sido popularizadas tambin a tra-

vs de internet, especialmente vablogs. Algunos segui-

dores de GTD defienden una forma de manejo -o gestin-

propia -o personal- llamada 'volver-a-lo-bsico', y estn

en contra de las soluciones hiper-tecnificadas y, en cam-bio, a favor de herramientas simples y baratas como las

Hipster PDAo incluso el cuadernoMoleskine. Sin em-

bargo, el propio David Allen es un feliz usuario del Palm

PDA. (en su lista de preguntas frecuentes)[3] dice que usa

el programa que el aparato trae consigo, y registra los

eventos del da en papel para su procesamiento poste-

rior.

En 2005,Ben Hammersleyentrevist a David Allen pa-

raThe Guardian, en un artculo denominado: Conoce al

hombre que puede traer el orden al universo,[4] dicien-

do Para m, teniendo en cuenta que cientos de miles de

personas a lo largo y ancho del mundo prestaron el libroa sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen no

representan un cambio pequeo en absoluto.

En 2007Time Magazinedenomin a Getting Things Do-

ne el libro de autoayuda para su tiempo,[5] aludiendo a que

las nociones de GTD son seguidas por un enorme grupo

de seguidores y no por un nico nicho de fervientes en-

tusiastas.

5 Referencias

[1]

[2]

https://es.wikipedia.org/wiki/Time_Magazinehttps://es.wikipedia.org/wiki/The_Guardianhttps://es.wikipedia.org/wiki/Ben_Hammersleyhttps://es.wikipedia.org/wiki/PDAhttps://es.wikipedia.org/wiki/Palm,_Inc.https://es.wikipedia.org/wiki/Moleskinehttps://es.wikipedia.org/wiki/Hipster_PDAhttps://es.wikipedia.org/wiki/Blogshttps://es.wikipedia.org/wiki/Internethttps://es.wikipedia.org/wiki/Cult_followinghttps://es.wikipedia.org/wiki/Knowledge_workershttps://es.wikipedia.org/wiki/Information_Technologyhttps://es.wikipedia.org/wiki/Information_Technologyhttps://es.wikipedia.org/wiki/Wiredhttps://es.wikipedia.org/wiki/1946https://es.wikipedia.org/wiki/Percy_Redfern_Creedhttps://es.wikipedia.org/wiki/Percy_Redfern_Creedhttps://es.wikipedia.org/wiki/1990https://es.wikipedia.org/wiki/Special:BookSources/0718128427https://es.wikipedia.org/wiki/Special:BookSources/0718128427https://es.wikipedia.org/wiki/1976https://es.wikipedia.org/wiki/Special:BookSources/0553258486https://es.wikipedia.org/wiki/GNOME

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4 6 ENLACES EXTERNOS

[3]

[4]

[5]

6 Enlaces externos

David Allen & Co. pgina oficial

WhitepapersLos whitepapers oficiales de GTD pa-

ra Outlook 2003, Entourage y Lotus Notes, escritos

por la David Allen Company.

Blog universitario - UPC, BarcelonaObservaciones

sobre Getting Things Done.

http://portafoli.upc.edu/labswp/fernandovalverde/2015/03/01/getting-things-done/http://www.davidco.com/store/catalog/Learning-Tools-and-Whitepapers-p-1-c-263.php/GTDhttp://www.davidco.com/

7/25/2019 GTD.pdf

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7 Origen del texto y las imgenes, colaboradores y licencias

7.1 Texto

Getting Things DoneFuente:https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done?oldid=90368913Colaboradores:Sabbut, Benceno, El-

wikipedista, Juan Antonio Herguera Torres, Amads, Davidmh, Folkvanger, Luisvraz, CEM-bot, Thijs!bot, Gellar, Emilio Kopaitic, Rei-

bot, Bedwyr, LauraFarina, MottaW, VolkovBot, Technopat, Matdrodes, BlackBeast, Muro Bot, Gutpak, SieBot, PaintBot, Cobalttempest,

Rwheimle, Urizev, Bigsus-bot, Adamesku, Jmmuguerza, Edicionesurano, Fonsi80, A. Dupin, Calxmir, BotSottile, AVBOT, Marconipove-

da, FariBOT, Xqbot, Ciges, Jmbolivar, FAL56, Niko.villano, Se alfonso, EmausBot, ZroBot, Grillitus, Lcsrns, MerlIwBot, Jrrz81, Elvisor,

Legobot, Addbot, Googleatodo, Fdov88 y Annimos: 68

7.2 Imgenes

Archivo:43foldersexample.jpg Fuente:https://reader009.{domain}/reader009/html5/0326/5ab8eaf0c6c8f/5ab8eaf344829.jpgLicencia: Publicdomain Colaboradores:Transferido desdeen.wikipediaa Commons.Artista original:VlauriadeWikipedia en ingls

Archivo:Algoritmo_para_Procesar_y_Organizar_en_GTD.png Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/

6/6a/Algoritmo_para_Procesar_y_Organizar_en_GTD.png Licencia: C C BY-SA 4. 0 Colaboradores: Self, derivative from

File:GTDcanonical.pngArtista original:User:SageGreenRider

7.3 Licencia del contenido

Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4//commons.wikimedia.org/wiki/User:SageGreenRiderhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4//commons.wikimedia.org/wiki/File:GTDcanonical.pnghttps://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/6a/Algoritmo_para_Procesar_y_Organizar_en_GTD.pnghttps://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/6a/Algoritmo_para_Procesar_y_Organizar_en_GTD.pnghttp://en.wikipedia.org/wiki/.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4//en.wikipedia.org/wiki/User:Vlauriahttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4//en.wikipedia.orghttps://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/43/43foldersexample.jpghttps://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done?oldid=90368913