GRUPOS, EQUIPOS Y REUNIONES

UNIDAD 3

CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

3.1 Los grupos en la empresa

3.2 El equipo de trabajo

3.3 Formación de los grupos/equipos

3.4 Técnicas de dinámica de grupos

3.5 Las reuniones

3.6 Etapas de las reuniones

3.7 Los participantes en las reuniones

3.1 Los grupos en la empresa

(Fuente: http://oser.wikispaces.com/09+Conducci%C3%B3n+y+direcci%C3%B3n+de+equipos+de+trabajo)

Las organizaciones han convertido las reuniones en una herramienta de trabajo habitual por ello es importante que el profesional del secretariado conozca las técnicas más usadas para conseguir que la reunión se convierta en un instrumento eficaz de trabajo.

Un grupo de trabajo es un conjunto de personas unidas por un vínculo y por una organización común, que comparten una serie de valores básicos. Las características básicas de un grupo son:

- Los miembros de un grupo de trabajo interactúan para compartir información y tomar decisiones, a fin de ayudar a que cada miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades.

- Para alcanzar los objetivos los miembros del grupo se relacionan unos con otros

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO

UNIDAD 3

1

http://oser.wikispaces.com/09+Conducci?n+y+direcci?n+de+equipos+de+trabajo

http://oser.wikispaces.com/09+Conducci?n+y+direcci?n+de+equipos+de+trabajo

- Las personas que integran el grupo tienen el sentimiento de que pertenecen al mismo ya que crean sus propias normas, costumbres y maneras de hacer las cosas que los diferencian de los otros grupos

Los grupos desempeñan una importante función en relación con la satisfacción de las necesidades de sus miembros:

- Aumentan la autoestima de los miembros.

- Satisfacen las necesidades de relación

- Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el cansancio y el aburrimiento.

- Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad

En relación con las tareas, el trabajo en grupo aporta una serie de ventajas:

- Resultan eficaces en la recogida de información

- Logran una mejor distribución de trabajo.

- Proporcionan una dirección y control del trabajo más eficaz

3.2 El equipo de trabajo

(Fuentes:http://www.aulafacil.com/Trabequipo/Lecc-1.htm)

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. Características:

- El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente.

- Cada miembro está especializado en un área determinada que afecta al proyecto.

- Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.

- El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales.

Un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compañeros, no forma un equipo. Por


UNIDAD 3

2

http://www.aulafacil.com/Trabequipo/Lecc-1.htm

ejemplo, un grupo de dependientes de un gran almacén, cada uno responsable de su sector, no forman un equipo de trabajo. Un equipo médico en una sala de operaciones (cirujano, anestesista, especialista cardiovascular, enfermeras, etc.) sí forman un equipo de trabajo. Cada miembro de este equipo va a realizar un cometido específico; el de todos ellos es fundamental para que la operación resulte exitosa y para ello sus actuaciones han de estar coordinadas.

El trabajo en equipo se basa en las "5 c":

• Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.

• Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa

• Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.

• Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal. Cada miembro trata de aportar lo mejor de sí mismo, no buscando destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo. Por ejemplo, en una operación de trasplante todos los especialistas que intervienen lo hacen buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su lucimiento personal sino el buen hacer del equipo. Además, si la operación fracasa poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa.

• Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de sí mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

El equipo responde de los resultados obtenidos pero goza de libertad para organizarse como considere más conveniente. Dentro de ciertos márgenes el equipo tomará sus propias decisiones sin tener que estar permanentemente solicitando autorización a los estamentos superiores.

La aparición de la sinergia es uno de los puntos fuertes del trabajo en equipo.


UNIDAD 3

3

La sinergia es un concepto que proviene del griego "synergo", lo que quiere decir literalmente "trabajando en conjunto". Su significado actual se refiere al fenómeno en que el efecto de la influencia o trabajo de dos o más agentes actuando en conjunto es mayor al esperado considerando a la sumatoria de la acción de los agentes por separado. Es decir 2 ┼ 2 ≥ 4

Aunque ya se mencionaron algunas diferencias entre grupo de trabajo y equipo de trabajo vamos a tratar ahora de precisarlas:

- Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

- Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo. Por ejemplo, en un hospital los anestesistas forman un grupo de trabajo: realizan la misma actividad, tienen un jefe común (el jefe de sección), pero cada uno responde de su trabajo (la labor de un anestesista no depende de la de sus compañeros). Puede que un anestesista realice una labor fantástica mientras que el departamento en su conjunto sea un auténtico desastre.

Las diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo son importantes:

• El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo de trabajo cada persona responde individualmente.

• En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios).

• En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesario la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.).

• En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo.

• El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el equipo de trabajo en cambio las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una


UNIDAD 3

4

serie de colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.

1GRUPO 2 EQUIPO

Las ventajas y los inconvenientes del trabajo en equipo son los siguientes :

VENTAJAS:

Mayor nivel de productividad tanto a nivel individual como de equipo.

Mayor nivel de compromiso con los objetivos del equipo.

Facilidad para afrontar con éxito tareas complejas.

Mejora el clima laboral y se facilita las labores de control y supervisión del trabajo.

Sistemas de comunicación más directos, se reduce el miedo a opinar.

A nivel individual se facilita el desarrollo personal, se estimula la creatividad y se aumenta la seguridad personal.

Es más fácil coordinar los objetivos de los distintos equipos de la organización.

INCONVENIENTES:

El trabajo en equipo consume más tiempo en coordinación de actividades

Se pueden generar situaciones de rechazo para ciertos individuos que no deseen formar parte del equipo.


UNIDAD 3

5

NOTA:

A PARTIR DE ESTE MOMENTO SE UTILIZARÁN LAS PALABRAS GRUPO Y EQUIPO COMO SINÓNIMAS PUES SE VAN A TRATAR PROCESOS QUE AFECTAN TANTO A LOS GRUPOS COMO A LOS EQUIPOS DE TRABAJO

3.3 Formación de los grupos/equipos

Independientemente del tipo de grupo éstos se desarrollan siguiendo una serie de etapas. En cada una de ellas el grupo tiene necesidades diferentes en las que sus miembros asumen progresivamente sus funciones.

1ªEtapa de formación

2ªEtapa de conflicto

3ªEtapa de resolución

4ªEtapa de producción

5ªEtapa de terminación

1ªEtapa de formación

Las personas aún no se conocen, la meta común no está clara y los individuos aún no tienen el sentimiento de permanencia.

Están a la expectativa, predomina la inseguridad, la desorientación, la cautela y la observación. El rendimiento será bajo.

2ªEtapa de conflicto


UNIDAD 3

6

Surgen conflictos derivados de la manera de percibir individualmente el trabajo.

Comienzan a compararse los resultados obtenidos por el grupo con las expectativas individuales de cada uno de los componentes.

Pueden aparecer estados de descontento que provoquen que algún miembro se aísle o sea rechazado por el resto

Comienzan a surgir las alianzas

El rendimiento aún es bajo

3ªEtapa de resolución

Comienza a surgir un sentimiento de cohesión.

Las personas se van conociendo y aceptando sus respectivas fortalezas y debilidades.

El grupo empieza a mantenerse unido

Los resultados comienzan a ser satisfactorios y el rendimiento alto.

4ªEtapa de producción

El grupo comienza a ser autónomo y productivo.

Los objetivos y meta común están claros.

Los conflictos interpersonales se saben manejar y normalmente los miembros están satisfechos de su pertenencia al grupo.

Se ha llegado a una madurez personal y profesionalORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO

UNIDAD 3

7

El rendimiento comienza a ser muy alto.

5ªEtapa de terminación

Se produce cuando se han conseguido los objetivos o incluso por la separación física de los miembros del grupo.

La preocupación se centra en los logros alcanzados y en la próxima disolución del grupo, lo que suele generar una sensación de pérdida entre sus miembros.

3.4 Técnicas de dinámica de grupos

Conjunto de medios que ayudan a estructurar el grupo y fundamentan su funcionamiento.

OBJETIVOS:

Crear confianza y lograr un buen clima de interrelaciones entre los miembros del grupo (equilibrio socio-emocional)

Establecer la cooperación, haciendo saber a los miembros del grupo el valor del trabajo en equipo.

Lograr mayor productividad en el logro de los objetivos propuestos.

Estructurar, organizar y realizar las tareas, tomar decisiones....

Motivar a la tarea, e interesar al grupo en el trabajo que han de realizar.

Resolver situaciones de conflicto, planteando críticas constructivas respecto al problema y aportando soluciones.

Evaluar la marcha del grupo, situaciones o temas desarrollados...

Estudiaremos aquí algunas de las técnicas de dinámica de grupos más habituales:


UNIDAD 3

8

1) Tormenta de ideas o brainstorming

2) Dramatización o role-playing

3) Phillips 66

4) Estudio de casos

5) Foto-palabra

6) Otras técnicas

Pequeño grupo de discusión

Diálogos simultáneos

Método de proyectos

Entrevista pública

1) Tormenta de ideas o brainstorming

- Muy útil para conseguir un conjunto de ideas sobre un problema concreto o su solución.

- El grupo de participantes (pequeño 6-12 personas) expresarán de forma espontánea y libre todas sus ideas sobre el tema o problema objeto de estudio, durante un tiempo de entre 5 y 15 minutos

- Existirá un moderador que alentará la participación de todos

- No habrá críticas hacia ninguna de las ideas expresadas

- Cuando se han hecho todas las aportaciones, el moderador (sólo o con el grupo) las examinará y se extraerán las ideas de mayor calidad, originalidad y eficacia.

2) Dramatización o role-playing

- Técnica a través de la cual se simula una situación que se presenta en la vida real. Al practicar esta técnica debes adoptar el papel de un personaje concreto y crear una situación como si se tratara de la vida real.


UNIDAD 3

9

- El objetivo es imaginar la forma de actuar y las decisiones que tomaría cada uno de los personajes en situaciones diferentes. Después, se trata de actuar como ese personaje en cada uno de los casos.

3) Phillips 66

- Muy útil para recoger, en poco tiempo, los intereses, deseos o sugerencias de un grupo numeroso, garantizando la participación de todos.

- Se divide el grupo en subgrupos de 6 personas que discutirán libremente sobre un tema durante 6 minutos.

- Cada grupo tiene un coordinador y un secretario.

- Pasado el tiempo, se reúnen los subgrupos y cada secretario expone las conclusiones y opiniones de los distintos subgrupos.

- Se anota la síntesis de todo ello y se hace un resumen general

4) Estudio de casos

- Consiste en la investigación, análisis y búsqueda de soluciones a un caso o “situación real”, mediante la discusión y el diálogo.

- Los miembros del grupo estudian el caso individualmente y comentan al grupo las posibles soluciones.

- Finalmente el grupo debe extraer las conclusiones más realistas del caso, que se puedan aplicar en situaciones análogas.

5) Foto-palabra

- Se trata de trabajar con un grupo, a partir de las reflexiones y sentimientos que suscitan determinadas fotografías.

- Las fotografías son escogidas personalmente por cada miembro del grupo, que deberá explicar a los demás las razones de su elección.

- Los propósitos de esta técnica son diversos: Confrontar puntos de vista, preparar una discusión, como técnica de conocimiento entre los miembros del grupo…

6) Otras técnicas


UNIDAD 3

10

Pequeño grupo de discusión: (entre 5-12 personas): útil para tomar decisiones, resolver problemas, motivar al grupo o adquirir información sobre un tema.

Diálogos simultáneos: los participantes dialogan por parejas, simultáneamente durante 10 ó 12 minutos sobre un tema o problema. Sirve para obtener información de todo el grupo y permite la interacción de los miembros del mismo.

Método de proyectos: un grupo de trabajo, no superior a 6 personas diseñan un proyecto referido a una hipotética situación en el futuro.

Entrevista pública: un experto es interrogado por un miembro del grupo sobre un tema establecido, lo cual permite al grupo obtener información que desconocía.

3.5 Las reuniones

La reunión es un instrumento esencial para el trabajo de equipos de profesionales. Mediante ellas se favorece el intercambio de opiniones e ideas, decisiones y acuerdos.

En muchas ocasiones las reuniones son criticadas. Una insuficiente preparación, mal moderada, con duración o escasa o demasiado extensa…son factores que pueden generar descontento y sentimiento de inutilidad. De esta manera se convierte un instrumento útil en un medio ineficaz. Es esencial dotar a las reuniones de una estructura preparada y organizada que desemboque en la consecución de los objetivos que se esperan de la misma.

Clasificación de las reuniones:

1. Por el número de sujetos que se reúnen

2. Reuniones informativas

3. Reuniones de formación

4. Por su frecuencia

5. Reuniones de solape

6. Por su objetivo

7. Reuniones de feedback

8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo


UNIDAD 3

11

1. Por el número de sujetos que se reúnen

Reuniones pequeñas:

• De 4 a 7 personas aproximadamente.

• Potencian la participación de todos los asistentes.

Reuniones medianas:

• De 8 a 20 personas aproximadamente.

• Usadas para la formación de trabajadores o para transmitir determinadas informaciones

Reuniones grandes:

• Más de 20 personas.

• Necesitan de una preparación cuidadosa y a una persona o más con gran capacidad de dirección para su desarrollo

2. Reuniones informativas

Utilizadas por la dirección como cauce para transmitir o recoger informaciones sobre temas de interés. Pueden ser:

- Reuniones de información descendente

- Reuniones de información ascendente

3. Reuniones de formación

Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de los participantes sobre algún tema concreto. Precisan la presencia de expertos. Su duración varía, dependiendo de las necesidades de formación.

4. Por su frecuencia

Reuniones esporádicas, se organizan en función de las necesidades del grupo

Reuniones continuas, reúnen al grupo de forma permanente

5. Reuniones de solape


UNIDAD 3

12

Habituales en grupos que trabajan por turnos, son necesarias para traspasar la información de lo ocurrido en el turno.

6. Por su objetivo

Para la toma de decisiones, su objetivo es obtener una solución para un problema concreto.

Reuniones consultivas, su objetivo es obtener distintas opiniones sobre un tema antes de tomar una decisión definitiva.

7. Reuniones de feedback

Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad

8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo

Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por profesionales, que en ocasiones, no se conocen, se suelen desarrollar reuniones para:

Presentación del proyecto, por parte de los organizadores

Conocimiento e integración de los sujetos que forman el grupo.

Disminución de las posibles barreras que los trabajadores puedan presentar.

Asunción del objetivo común, por todos los integrantes del equipo

3.6 Etapas de las reuniones

Los papeles que se asumen en las reuniones pueden ser muy distintos, a veces se acude como participante y otra como organizadores, será este último papel en el que nos centraremos en esta pregunta.

Se distinguen cuatro etapas esenciales en la preparación de las reuniones:

1ª Planificación

2ª Preparación

3ª Desarrollo

4ª Evaluación

1ª Planificación

La planificación consiste en dotar de estructura y contenido a la tarea. Una reunión a destiempo o innecesaria puede generar sentimiento de pérdida de tiempo. Se debe ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO

UNIDAD 3

13

fijar con claridad el objetivo que se pretende alcanzar y darle la suficiente publicidad entre los participantes para que tengan claro que se pretende con la reunión.

Aparte de tener un objetivo claro se deben responder a las siguientes preguntas:

a) ¿Qué motivos tengo para convocar una reunión?

b) ¿Qué problema o situación puedo resolver con ella?

c) ¿Qué conflictos puedo encontrarme? De existir conflictos, ¿cómo puedo solucionarlos?

d) ¿Es el momento oportuno para convocarla?

e) ¿Tengo tiempo suficiente para su desarrollo?

2ª Preparación

Se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) El tiempo de la reunión:

Es fundamental saber elegir el día y la hora de la reunión.

Las reuniones de trabajo se suelen celebrar entre semana y en horario laboral. En las empresas las reuniones suelen tener lugar a primera hora de la jornada laboral o a última.

Las reuniones de formación en días de descanso.

La duración dependerá del número de personas y del tipo de reunión. Es importante planificar bien los descansos. No se puede olvidar que a partir de los sesenta minutos la atención de los participantes comienza a disminuir

b) Los participantes:

Son el grupo de personas que intervienen, entre las que se incluye al organizador, moderador y los posibles expertos.

Pueden surgir dudas a la hora de decidir, ¿a quién invitar?.

C) Convocatoria de los participantes:

Deberá ser enviada con la suficiente antelación, especificando quién convoca la reunión, así como la hora, duración y lugar de la misma.


UNIDAD 3

14

Deberá contener información suficiente sobre los temas a tratar (orden del día).

Si fuera necesario se adjuntaría la documentación a estudiar por los asistentes.

d) Lugar de reunión y disposición de la sala:

Cada reunión requiere de un espacio y disposición adecuados y se pondrá especial atención en que el lugar elegido esté libre a la hora en cuestión. Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque parezca una perogrullada, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una gran reunión (como suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala. Es un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación). Hacer sentarse a cinco o seis personas, en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Y viceversa. Sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen principio para la reunión.

Decoración y útiles de trabajo. Aparte de lo expuesto se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea productiva. Aparte de algún simple elemento de decoración (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té, carpetas con documentación, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la reunión). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión. Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación visitante). Lo mismo


UNIDAD 3

15

a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede ser elegir las flores de un simple centro de mesa.

(http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales_y_etiqueta/las_reuniones_y_las_juntas_comportarse_y_saber_estar_.html )

En cuanto a la disposición:

El mobiliario rectangular es muy útil en mesas de negociación.

Es una de las más utilizadas, y dependiendo de su tamaño puede ser un poco difícil para tener una conversación uniforme, dando lugar por norma general a tres focos de conversación. Entre sus ventajas está la perfecta distribución que se puede hacer en cuanto al orden de precedencias.

Mesas ovaladas

A diferencia de la mesa rectangular, es más aprovechable en espacio, al poder colocar a gente en las cabeceras de la misma. Si su tamaño es amplio, en temas de conversación ocurre lo mismo que en la rectangular. No se puede tener una conversación uniforme.

• Mesas redondas


UNIDAD 3

16

http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales_y_etiqueta/las_reuniones_y_las_juntas_comportarse_y_saber_estar_.html

http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales_y_etiqueta/las_reuniones_y_las_juntas_comportarse_y_saber_estar_.html

Al igual que la mesa oval, la gran ventaja es el total aprovechamiento del espacio de la misma, así como la correcta visión de todos los participantes entre sí y la posibilidad de mantener una conversación uniforme entre todos ellos. Como pequeña desventaja, mayor dificultad a la hora de establecer las precedencias.

• Mesas en forma de U y de herradura

Perfecta distribución de las precedencias. Nunca deben ocuparse los puestos enfrente de la presidencia (parte frontal interior de la U). Se pueden (y suelen) establecer varios focos de conversación. Ideal para banquetes y otras reuniones de múltiples personas. Es ideal para mantener una conversación o debate. En este tipo de mesas, se suelen decorar los espacios interiores en los que no se deben sentar los invitados con algún centro de flores o plantas, o un adorno similar, manteniendo una altura adecuada para evitar "tapar" a los invitados entre sí. Se usan en reuniones informativas.

(http://www.protocolo.org/laboral/manual_protocolo_hosteleria/f_tema_v_tipos_de_mesas_y_su_colocacion.html )

e) Los recursos técnicos:


UNIDAD 3

17

http://www.protocolo.org/laboral/manual_protocolo_hosteleria/f_tema_v_tipos_de_mesas_y_su_colocacion.html

http://www.protocolo.org/laboral/manual_protocolo_hosteleria/f_tema_v_tipos_de_mesas_y_su_colocacion.html

Dependerán del tipo de reunión, así como de las posibilidades técnicas y económicas de la organización.

La documentación y los medios que se vaya a manejar en la reunión deberá ser preparada con la debida antelación.

f) Necesidades económicas y recursos disponibles:

Hay reuniones que requieren de un despliegue de medios técnicos y humanos que pueden resultar caros, por ello se hace necesario preparar los correspondientes listados de necesidades técnicas y económicas, presupuestos, etc.

g) Técnicas de trabajo:

La elección de las técnicas a usar dependerá, principalmente, del fin de la reunión y del número de asistentes a ella.

3ª Desarrollo

Para que todo salga según lo previsto, no se puede olvidar:

• Comenzar y terminar la reunión de forma puntual.

• Recibir “adecuadamente” a todos los participantes (crear un buen clima de acogida) Si participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel individual.

• Presentar al grupo de ponentes o expertos invitados, si fuera el caso, comentando las líneas generales de desarrollo de la reunión.

• Explicar la dinámica de trabajo.

• Identificar los papeles de cada una de las personas que van a intervenir

• Entregar la documentación preparada

• Recoger por escrito, el contenido de la reunión, así como los acuerdos tomados en ella.

• Fijar la fecha de la próxima reunión, si fuera el caso.


UNIDAD 3

18

4ª Evaluación

La evaluación supone preguntarse si se han conseguido los objetivos previstos.

Para ello se pueden pasar cuestionarios que evalúen las distintas fases de la reunión, así como la participación de los asistentes.

3.7 Los participantes en las reuniones

No todos los participantes tienen las mismas funciones. Las funciones más significativas son:

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

El organizador debe conseguir que los objetivos previstos se logren, sus responsabilidades son:

• Planificar y preparar la reunión

• Elaborar el listado de asistentes y convocarlos

• Elegir e invitar a los expertos

• Organizar la agenda de reuniones

• Definir las funciones de los participantes.

• Coordinar los recursos técnicos y humanos.

• Coordinar la evaluación de la reunión.

• Resumir las decisiones y hacer llegar las conclusiones a los participantes.

FUNCIÓN DE MODERACIÓN

Su misión principal será conducir el encuentro para lograr los objetivos marcados

FUNCIÓN DE SECRETARÍA

Sus tareas principales serán:


UNIDAD 3

19

• Tomar notas de las ideas que se aportan, plasmando lo más fielmente posible las palabras de los participantes.

• Resumir los acuerdos que se van tomando (de gran utilidad en reuniones largas y complejas)

• Redactar el acta de la reunión, que posteriormente se enviará a los asistentes.

PARTICIPACIÓN

Requiere una serie de actitudes:

• Preparar los temas sobre los que versará la reunión con la debida antelación para poder aportar ideas.

• Puntualidad

• Comunicar la asistencia o no

• Mantener silencio cuando no se participa.

• Respetar el orden del día.

PSICOLOGÍA DE LOS ASISTENTES

(http://direcciondereunionesudone.blogspot.com/2010/02/tipos-de-participantes-en-las-reuniones.html )

Los asistentes a una reunión tienen diferentes personalidades

EL CHARLATÁN

No para de hablar e introduce conversaciones laterales con los otros asistentes. Se le interrumpe con tacto y se le limita el tiempo de hablar. Tratar de desviar su

conversación. Interrúmpalo con tacto y limítele el tiempversión.

ELTÍMIDO


UNIDAD 3

20

http://direcciondereunionesudone.blogspot.com/2010/02/tipos-de-participantes-en-las-reuniones.html

http://direcciondereunionesudone.blogspot.com/2010/02/tipos-de-participantes-en-las-reuniones.html

A veces, personas de gran valía que no aportan sus ideas por vergüenza. Se le hacen preguntas de interés para él y fáciles de contestar. Trate de que aumente la confianza en sí mismo, cuando le sea posible, elogie su contribución a la discusión.

EL SABELOTODO

Siempre da sus opiniones e intenta imponerlas. Se deja por cuenta del grupo, ellos lo controlarán.

EL AUSENTE

Se muestra despistado en la reunión. Diríjale preguntas sobre sus ideas, actividades y opiniones sobre la discusión. Mantenerlo ocupado, diríjase a él frecuentemente y supervíselo de cerca.

EL AGRESIVO

Se presenta enfadado y ataca de forma continua las ideas y aportaciones de los demás. Estimula la discusión acalorada y la pelea. No se le contradice hay que tener calma e impedir que monopolice la discusión.

EL PREGUNTÓN

Trata de desconcentrar al líder y al grupo. Dirija sus preguntas al grupo para que ellos lo dominen, si trata de desviarle del tema dele una sola oportunidad y con tacto hágalo comprender la importancia de economizar tiempo en la discusión.


UNIDAD 3

21

GRUPOS, EQUIPOS Y REUNIONES

Education

Transcript of GRUPOS, EQUIPOS Y REUNIONES