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(VI-PT-000178-002) VTS: Características Funcionales

Vitro S.A. Pág. 1 de 14

Impreso: 02/07/2014

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Código Documento: VI-PT-000178

Código Alternativo:

Nº de Revisión: 002

Tipo de Documento: Documento de Producto Técnico

Fecha de Creación: 02/07/2014

Fecha de Emisión: 02/07/2014

Fecha de Operatividad: 02/07/2014 ___________________________________________________________________________________________ NOTA DE AVISO: Las copias no controladas no se mantienen actualizadas, debe consultarse la documentación en vigor en SaciWeb. Autores Revisores Autorizadores Francisco Javier Gálvez Cabrera Francisco Javier Gálvez Cabrera Alberto Fajardo Cruz

Control de Revisiones Revisión Fecha Motivo

1 08/10/2013 Creación de nuevo Procedimiento.

2 02/07/2014 Modificación del documento para añadir estadísticas y actualizar área de trabajo y zona de administración informando de la funcionalidad de instrumentos y mapa de procesado.

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DESCRIPCIÓN

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. PRESENTACIÓN .................................................................................................... 3 1.1 Equipamiento ................................................................................................. 3

2. VENTAJAS ............................................................................................................. 4 3. GESTIÓN DIARIA .................................................................................................. 4

3.1 Visión general ................................................................................................ 5 3.2 Funcionalidad ................................................................................................. 6 3.3 Visión global .................................................................................................. 7 3.4 Funcionalidad ................................................................................................. 7

4. BUSQUEDAS ......................................................................................................... 8 4.1 Visión global .................................................................................................. 8 4.2 Funcionalidad ................................................................................................. 9

5. INCIDENCIAS ....................................................................................................... 9 5.1 Visión general ................................................................................................ 9 5.2 Funcionalidad ............................................................................................... 10

6. CONFIGURACIÓN PERSONAL .............................................................................. 10 6.1 Visión global ................................................................................................ 10 6.2 Funcionalidad ............................................................................................... 11

7. ADMINISTRACIÓN .............................................................................................. 12 7.1 Visión global ................................................................................................ 12 7.2 Funcionalidad ............................................................................................... 12

8. ESTADÍSTICAS ................................................................................................... 13 8.1 Visión global ................................................................................................ 13 8.2 Funcionalidad ............................................................................................... 14

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1. PRESENTACIÓN

VTS Visual Tracking System, es el único sistema de trazabilidad realmente integrado

con un LIS, desde su concepción. Si usted está pensando decidirse por un sistema de este tipo para su servicio, este documento intenta proporcionarle la mayor

información posible para facilitar su decisión.

Nace desde el seno del sistema de gestión del servicio de Anatomía Patológica como complemento en las tareas de seguimiento e identificación de las muestras, pero se desarrolla con la idea de disponer de las máximas posibilidades de interconexión con

los equipos de laboratorio y sistemas de gestión de cualquier fabricante.

Es el único sistema de trazabilidad realmente concebido, desde sus inicios, para ser

integrado con un LIS.

1.1 Equipamiento

El sistema implica el etiquetado o marcado, de forma automatizada, de cada

elemento, (bote contenedor, bloque o portaobjeto, etc.) con un código identificador, mediante etiquetas de papel en diferentes formatos y resistencias o dispositivos

especializados de marcaje tanto para portas como para casetes.

Utilización de lectores de código de barras unidimensionales/bidimensionales.

Pantallas táctiles de tamaño adaptado a las necesidades generales y con ordenador

integrado, que reducen el espacio ocupado en el laboratorio

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2. VENTAJAS

Entre las ventajas de usar el sistema de trazabilidad VTS Visual Tracking System, podemos destacar:

• Amplia cobertura del flujo de trabajo

• Gestión en tiempo real

• Identificación segura en todo momento y en cada paso

• del paciente

• de las muestras

• del usuario

• Eficiencia. Sistema orientado al usuario y al paciente, presentando solo las opciones pertinentes en cada paso.

• Detección, registro y gestión de incidencias.

• Mejora de la calidad

3. GESTIÓN DIARIA

Engloba todos aquellos procesos diarios que conforman el trabajo diario del servicio-laboratorio:

o Gestión de Pacientes

o Gestión de Estudios

o Gestión de Muestras

o Gestión de Grupos

o Gestión de Incidencias

o Control de estados

o Trazabilidad de muestras

o Control de procesos

A través de varias pantallas que hacen amigable la experiencia de usuario:

o Área de trabajo

o Información detallada

o Búsquedas

o Incidencias

o Configuración personal

o Administración

o Estadísticas

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3.1 Visión general

El propósito principal es ofrecer al usuario una interfaz usable y sencilla para llevar a

cabo los trabajos que tiene pendiente en el laboratorio.

Como información básica, ofrece un listado de todos aquellos pasos de procesos que

tienen actualmente muestras involucradas, reflejando claramente en qué modo están éstas involucradas en el proceso (pendientes de ser iniciadas, iniciadas pero no terminadas y terminadas).

Ofrece al usuario la posibilidad de revisar solo su trabajo, permitiendo filtrar por:

o Información relativa a la muestra:

o Códigos de muestras

o Órgano

o Soportes (Bote, Bloque, Porta…)

o Tipos de estudios

o Estado de la muestra (Registrada, en proceso…)

o Grupo (Grupo de muestras definido por el usuario).

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o Información relativa al estudio:

o Códigos de estudio

o Tipos de estudios (Autopsia, Biopsia, Citología…)

o Estado del estudio (Abierto, Validado, Diagnosticado…)

o Patólogo responsable

o Prioridad

o Fechas de registro o cierre

o Información relativa al proceso de la muestra:

o Ciclo de vida

o Proceso que el usuario desee ver

o Técnico

Todo con ello con la finalidad de aportar al usuario una lista de trabajo adecuada a sus funciones, con una interfaz amigable donde poder seleccionar los elementos con los que trabajará, ya sea manualmente o con la ayuda de lectores de códigos de barras.

3.2 Funcionalidad

o Revisión del estado del trabajo general.

o Fácil consulta de la cantidad de trabajo pendiente de un usuario.

o Localización de muestras para trabajar con ellas.

o Filtrado de la lista de trabajo en función de las necesidades del usuario

o Permite guardar los filtros para aplicarlos posteriormente.

o Procesado muestras para las que está pendiente de realizar alguna acción

(tallar, cortar, teñir…)

o Para aquellos procesos definidos compatibles con instrumentos:

Procesado de muestras con instrumentos, permitiendo una distribución de las muestras en los instrumentos de forma manual, automática en serie o automática en paralelo.

Consulta del mapa de carga actual de los instrumentos, es decir, muestras que se deben cargar (o se están procesando) en cada

instrumento, así como la impresión de dicho informe.

o Consulta de información detallada de una muestra

o Consulta de ciclo de vida de una muestra

o Posibilidad de añadir muestras a grupos definidos por el usuario

o Posibilidad de crear incidencias asociadas a una muestra

o Eliminar o desechar muestras.

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3.3 Visión global

Accesible desde cualquier muestra, ofrece el detalle de un elemento seleccionado, mostrando las muestras, estudios pacientes de los que procede.

El elemento principal es el Paciente, relacionado con su lista de casos (maestro y

detalle) y la lista de muestras de cada caso (maestro y detalle).

3.4 Funcionalidad

Pacientes:

o Edición

o Eliminación

o Generación de incidencias asociadas al paciente.

Estudios:

o Edición

o Eliminación

o Impresión de etiquetas

o Generación de incidencias asociadas al estudio.

Muestras. Primarias (Botes)

o Edición

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o Consulta de ciclos de vida

o Añadir muestras a un grupo

o Impresión de etiquetas de bote

o Generación de incidencias asociadas a un bote

o Eliminación

o Desechado

o Posibilidad de navegar al área de trabajo con la selección de muestras elegida.

Muestras. Secundarias (Bloques)

o Edición



o Impresión de etiquetas de bloque

o Generación de incidencias asociadas a un bloque

o Eliminación

o Desechado


Muestras Derivadas (Portaobjetos)



o Impresión de etiquetas de portaobjetos

o Generación de incidencias asociadas a un portaobjeto

o Eliminación

o Desechado


4. BUSQUEDAS

4.1 Visión global

Permite la creación de filtros de búsqueda complejos, basados en los principales campos de las entidades base (paciente, caso y muestra).

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Los filtros realizados pueden ser ejecutados, guardados, eliminados (en caso de haber

sido guardados anteriormente) y recuperados por su nombre (en caso de haber sido guardados anteriormente).

Está definida para ofrecer al usuario resultados sobre pacientes, casos o muestras (aunque para ello pueda indicar condiciones aplicables a cualquiera de los demás elementos básicos del sistema, por ejemplo: buscar muestras, cuyo paciente sea

mayor de 50 años).

4.2 Funcionalidad

o Localización de Pacientes, estudios o muestras por distintos criterios:

o Datos del paciente (Historia, nombre, apellidos, edad y sexo)

o Datos del estudio (Código, tipo de estudio, estado, patólogo, prioridad,

fechas de registro o cierre).

o Datos de la muestra (Códigos, Órgano, Soporte físico, Tipo de estudio,

Estado de la muestra, Grupo al que pertenece o fechas de procesado).

o Posibilidad de limitar los resultados únicamente a pacientes, estudios o muestras.

o Permite guardar las búsquedas para su posterior ejecución con nombre definidos por el propio usuario.

o Navegación rápida al área de trabajo de los elementos seleccionados para ser procesados.

5. INCIDENCIAS

5.1 Visión general

Ideado para registrar y controlar incidencias de cualquier tipo, producidas en el

laboratorio y/o las muestras implicadas (en caso de haberlas).

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5.2 Funcionalidad

o Gestión completa de incidencias

o Creación

o Modificación

o Eliminación

o Asociar grados de prioridad y severidad a una incidencia.

o Asociar elementos (Pacientes, Estudios o muestras que se ven afectados por la incidencia)

6. CONFIGURACIÓN PERSONAL

6.1 Visión global

Ideado para permitir al usuario definir los parámetros que mejor se adapte a su forma

de trabajar. Esta configuración es solo para el usuario logado.

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6.2 Funcionalidad

o Definir la página de inicio del dicho usuario tras el login

o Definir idioma a utilizar

o Establecer ciclo de vida por defecto para el área de trabajo.

o Configurar la navegación automática entre procesos (en el momento del

procesado)

o Configurar impresión automática de etiquetas en los procesos de división.

o Configurar la aparición o no de procesos que no tiene muestras afectadas en el área de trabajo

o Modificar el número de elementos por página de los listados en la aplicación.

o Definir la impresora por defecto que utilizará el usuario logado en la impresión de informes.

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7. ADMINISTRACIÓN

7.1 Visión global

Ideado para permitir definir (al usuario administrador) algunos parámetros a nivel de

aplicación, para todos los usuarios, así como los instrumentos con los que se comunicará el software de Anatomía patológica.

7.2 Funcionalidad

o Seleccionar modelos de impresión de etiquetas para:

o Pacientes

o Estudios

o Muestras

Botes

Bloques

Portas…

o Definir parámetros de la comunicación HL7 con el software de Anatomía patológica

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o Establecer una configuración de usuario por defecto (Para usuarios que no

hayan definido una propia personal).

o Definir los instrumentos con los que realizará la interconexión el software de Anatomía patológica.

o Creación

o Modificación

o Eliminación

o Activación/desactivación

o Consulta del histórico de estados del instrumento

o Consulta del histórico de muestras procesadas por el instrumento

o Definir, para cada proceso, los tipos de instrumentos compatibles con dicho

proceso, así como la configuración de la carga de muestras en instrumentos y el modo de dicha carga (manual, automático en serie, automático en paralelo).

8. ESTADÍSTICAS

8.1 Visión global

Ideado para permitir a los usuarios con acceso al módulo de estadísticas consultar

distintas gráficas e informes referentes al funcionamiento del laboratorio. Con esta información, la persona responsable del laboratorio puede tomar decisiones para mejorar la calidad del trabajo diario de éste.

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8.2 Funcionalidad

o Visualización de estadísticas en formato gráfica y en formato informe

o Generación de informes de la vista actual de la estadística seleccionada

o Configuración de la apariencia de la gráfica o del informe: color de las distintas

series, mostrar o no leyendas de cada eje, etiquetas de las series, etc.

o Selección de distintas opciones según el tipo de estadística: campos de filtrado

y tipos de agrupación de los datos, intervalo de fechas en las que se muestran los datos de la estadística

o Exportación a Microsoft Excel de los datos de la vista actual de la estadística

seleccionada

Las estadísticas pre configuradas en el sistema son las siguientes:

o Número de muestras procesadas En un determinado intervalo de tiempo (últimos 30 días por defecto), contabilización de todas las muestras procesadas en dicho periodo de tiempo.

o Tiempo de los procesos de un flujo de trabajo determinado Información sumarial (tiempo máximo, mínimo y promedio) de los tiempos que

se tardan en procesar las muestras, agrupadas por proceso o técnico. Se indica también el número total de muestras que corresponde a esos tiempos.

o Tiempo de ejecución del procesado de muestras

Diagrama de Gantt en el cual se representa el tiempo que se tarda en realizar los procesos seleccionados de un flujo de trabajo, indicando tiempo de

procesado (tiempo que pasa para cada proceso, entre que se inicia y se finaliza), tiempo de demora (tiempo transcurrido entre que se finaliza y se

comienza el siguiente proceso), así como el promedio total.

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