Grado en Traducción e Interpretación Documentación...

Grado en Traducción e InterpretaciónDocumentación aplicada a la traducción

2010/2011

Prof. José Antonio Merlo Vega

Dpto. de Biblioteconomía y Documentación

TEMA 1

La documentación y las instituciones documentales

1.1. La Documentación y las ciencias documentales 11.2. Documentación y Traducción 31.3. Las instituciones documentales 9

1.3.1. Archivos 91.3.2. Bibliotecas 131.3.3. Centros de documentación 17

Bibliografía empleada y complementaria 20

1.1. La Documentación y las ciencias documentales

Los profesionales de la traducción y la interpretación son conscientes de la

necesidad de documentarse a la hora de realizar cualquier traducción. Es habitual

que el concepto de "documentación" se entienda como sinónimo de fuentes o

recursos de información que pueden ser útiles para pasar un texto de una lengua a

otra. No obstante, el término “documentación” es un buen ejemplo de polisemia, ya

que por el mismo puede ser entendidas diversas acepciones, entre ellas, una

disciplina académica, del ámbito de las ciencias de la información o de la

documentación. La Documentación, concebida como disciplina científica, ha sido

definida de formas muy distintas, como lo constata Félix Sagredo1, quien recoge

más de cien definiciones de esta concepto entre 1934 y 1984. Prescindiendo de la

evolución histórica de esta ciencia y de lo que históricamente fue entendiéndose por

la misma2, es posible delimitar qué se conoce por documentación, como lo han

hecho José López Yepes y Juan Ros García3. El concepto de Documentación

puede entenderse de las siguientes formas:

1 Sagredo Fernández, Félix. Análisis formal de las definiciones sobre Documentación (1934-1984). En López Yepes. J. (comp.). Fundamentos de información y documentación. Madrid: Eudema, 1989, p. 160-200.2 Véase López Yepes, José. Documentación. En López Yepes, José (coor.). Manual de Ciencias de la Documentación. Madrid: Pirámide, 2002, p. 39-73.3 López Yepes, José; Ros García, Juan. ¿Qué es documentación?: teoría e historia del concepto en España. Madrid: Síntesis, 1993.

Tema 1. Documentación aplicada a la traducción. Universidad de Salamanca. 2010/2011 2

- En un sentido amplio, la Documentación es la suma de disciplinas que estudian el documento como una fuente de información para obtener datos o para tomar decisiones. Este conjunto se denomina Ciencias de la Documentación y abarca materias como Archivística, Biblioteconomía, Bibliografía, Documentación y Museología.

- Desde una perspectiva más estricta, la Documentación es la disciplina que estudia los aspectos relacionados con la organización de los servicios, redes y centros de documentación, así como con los procedimientos y recursos que se emplean para el tratamiento y difusión de las informaciones contenidas en los centros de documentación o servicios de información. Cuando se utiliza esta acepción se denomina Documentación General.

- La Documentación es también una disciplina instrumental al servicio de cualquier materia, ya que es una fuente para obtener nueva información. Cualquier ciencia o rama del saber dispone de una documentación especializada que trabaja para la misma. En este caso se habla de Documentación especializada o Documentación aplicada. Algunos ejemplos de esta especialización son la Documentación Médica, la Documentación Informativa o la Documentación Aplicada a la Traducción.

La Documentación, sea cual sea la acepción empleada, está compuesta de

unos principios teóricos y de una técnicas para la selección, tratamiento y difusión

de la información. La mayoría de las distintas ramas documentales comparten las

técnicas de análisis documental, aunque adaptándolas a los tipos de documentos

con los que se trabaja y los usuarios a los que se atiende.

Las otras ciencias documentales son la Biblioteconomía, la Archivística y la

Bibliografía, que, respectivamente, se encargan del estudio de las bibliotecas, los

archivos y las fuentes de información. Todas estas disciplinas constituyen el

conjunto de las Ciencias de la Documentación, aunque existen otras materias

afines.

La Biblioteconomía, según la ISO4 es la «ciencia de la información aplicada

a la organización, administración y funcionamiento de las bibliotecas».

La Archivística es definida5 como la «disciplina que trata de los aspectos

teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de

los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos».

4 Norma ISO 5127/1-1983, correspondiente a la norma española UNE 50-113-92. AENOR. Documentación: tomo 2: normas fundamentales. Madrid: AENOR, 1994.5 Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, 1993.


Por último, para definir Bibliografía, pueden ser útiles las ya clásicas

aportaciones de Malclès6: «aquella parte de la ciencia del libro cuya misión es

buscar, identificar, describir y clasificar los datos impresos con el fin de construir

repertorios que faciliten el trabajo intelectual», aunque esta definición debería

adaptarse al momento actual y sustituir los términos “libro” por “documento” y “datos

impresos” por “datos en cualquier soporte”. En la actualidad la Bibliografía, como

disciplina, es sinónimo de Fuentes de información.

Además, la Documentación General está muy relacionada con otras

disciplinas que inciden en sus contenidos teóricos y en sus aplicaciones prácticas.

Nuria Amat7 estudió algunas de las materias relacionadas con la Documentación.

En opinión de esta autora, la Terminología es fundamental para «resumir y

sintetizar la información científica; recuperar y almacenar información mediante la

indización y lenguajes documentales». La Lingüística es «de suma importancia para

la transferencia y ordenación automática de la información y, en consecuencia, para

la clasificación, indización y preparación de resúmenes analíticos con la ayuda de la

computadora». Sin la Informática «las técnicas documentales no tendrían razón de

existencia hoy en día». Además, existen otras materias vinculadas de forma directa

con las Ciencias de la Documentación, como son la Psicología, la Lógica, la

Estadística, la Bibliometría, el Derecho, la Paleografía, las restantes técnicas de

investigación historiográficas, etc.

1.2. Documentación y Traducción

Rocío Palomares ha estudiado la relación existente entre estas dos

disciplinas: Documentación y Traducción. Para esta autora8 «la documentación se

pone al servicio de la actividad traductora, tomando un carácter utilitario y

convirtiéndose, por ende, en un elemento más del proceso translativo, tomando el

nombre de Documentación aplicada a la traducción. Efectivamente, si el proceso

translativo se desdobla en dos fases9, 1) comprensión/ sentido del Texto Origen

(TO) y 2) reexpresión del Texto Meta (TM), el traductor habrá de acudir a las

fuentes documentales para adquirir:

6 Malclès, L.N. Manuel de bibliographie. 4eme ed. Paris: PUF, 1984, p. 15.7 Amat, Nuria. Documentación científica y nuevas tecnologías de la información. Madrid: Pirámide, 1988, p. 29-33.8 Palomares Perrault, Rocío. Recursos documentales para el estudio de la traducción. Málaga: Universidad de Málaga, 2000, p. 15-18.9 García Yebra, V. Teoría y práctica de la traducción. Madrid: Gredos, 1982.


A) Información sobre el contenido del TO, que le permita comprender el asunto del

que trata el texto objeto de traducción.

B) Información terminológica que le faculte para utilizar con precisión el

vocabulario especializado de esta materia o asunto.

C) Información fraseológica que le permita utilizar el estilo propio del texto.

En este sentido, la documentación se emplea para resolver los problemas

que afloran tanto en el análisis del texto de la lengua de partida (proceso

semasiológico) como aquéllos relacionados con la síntesis o reexpresión del texto

en la lengua de llegada (proceso onomasiológico). De la pertinencia y calidad de las

fuentes consultadas, así como del tiempo empleado en acceder a la información

dependerá en gran medida la calidad y rentabilidad de la traducción».

No obstante, la documentación afecta a la traducción de forma diferente,

según se trate de traducción literaria o especializada. José Antonio Merlo Vega ha

estudiado la relación entre estas dos disciplinas, dependiendo de si los recursos

documentales son necesarios para la traducción de un texto literario10 o de un

documento especializado11.

La traducción de textos de ficción o traducción literaria presenta una serie

de elementos que la definen y distinguen de la traducción general y de la

especializada. Es posible resumir las características o particularidades de la

traducción de obras literarias en un serie de factores:

- estilo del autor: idiolecto, rasgos creativos particulares, etc.

- características del género literario: poesía, guión cinematográfico, cómic, etc.

- empleo de figuras literarias: elementos retóricos, métricos, etc.

- contexto histórico de la obra: época, corrientes literarias, etc.

- contexto social de la obra: empleo de jergas, lenguaje profesional, etc.

- contexto cultural de la obra: lenguaje popular, niveles educativos, etc.

- contexto geográfico de la obra: dialectos, localismos, variantes, etc.

- argumento de la obra: temática, disciplinas, etc.

10 Merlo Vega, J.A. Uso de la documentación en el proceso de traducción literaria. En Gonzalo García, C.; García Yebra, V. (eds.). Manual de documentación para la traducción literaria. Madrid: Arco/Libros, 2005, p. 181-200.11 Merlo Vega, J.A. Uso de la documentación en el proceso de traducción especializada. En Gonzalo García, C.; García Yebra, V. (eds.). Manual de documentación y terminología para la traducción especializada. Madrid: Arco/Libros, 2004, 309-336.


Antes de abordar cualquier traducción de un texto literario será necesario

reunir una serie de informaciones concernientes al mismo, ya que de esta manera

el resultado final será de mayor calidad y la conversión de una obra original a otro

idioma distinto será más fiable. Las necesidades de documentación que requiere la

traducción de un texto literario se agrupan en tres niveles: información sobre el

autor, información sobre la obra que se va a traducir y recursos informativos sobre

la lengua original. Será conveniente obtener documentación de cada uno de estos

ámbitos para una correcta traducción. Estos tres aspectos incluyen a su vez otros

tres subniveles específicos, como se describe a continuación.

Documentación sobre el autor Información sobre la trayectoria del autor Información sobre el contexto del autor Información sobre el estilo del autor

Documentación sobre la obra Estudios sobre el texto y crítica literaria de la obra Ediciones en lengua original de la obra Traducciones de la obra

Documentación sobre la lengua Información lingüística Información lexicográfica Información terminológica

El primer grupo de fuentes de información que se deben manejar en el

proceso de la traducción literaria es el que concierne al autor de la obra con la que

está trabajando. Será necesario conocer los aspectos biográficos y literarios del

responsable intelectual de una obra para ajustar el texto traducido a las condiciones

específicas del autor y a las de su época: aspectos estilísticos, tradición literaria,

recursos retóricos que identifican al autor, contexto histórico y sociocultural, etc.

Todos estos aspectos pueden ser documentados empleando fuentes de

información específicas.

En segundo lugar, la información que se obtenga sobre la obra literaria que

se va a traducir será muy provechosa para la traducción de la misma que se realice.

En este caso, los recursos de información que pueden ser empleados se centrarán

en el título concreto con el que se está trabajando, por lo que la documentación

necesaria consistirá en conocer estudios críticos de la obra y ediciones en la lengua

original, así como traducciones que se hayan efectuado, tanto a la lengua que se

quiere trasladar el texto como a otras que conozca el traductor.


Por último, las fuentes relativas a una lengua son de importancia común

para la traducción de cualquier obra literaria, independientemente del idioma, el

autor, la época y el género literario. Contar con recursos que ayuden a resolver

dudas lingüísticas, a conocer la correspondencia entre términos de la lengua de

origen y la de destino y a informarse de la actividad y el vocabulario específico de

un ámbito determinado acentuarán la calidad de la traducción que se realice.

En cuanto a la traducción especializada, ésta es uno de los tipos de

traducción que mayor bibliografía profesional ha generado, ya sea de forma global o

estudiando las distintas disciplinas incluidas en los campos de la traducción

científico-técnica. Es posible reconocer una serie de particularidades que distinguen

a la traducción de textos especializados de los restantes tipo de traducción:

A) Lenguaje exento de figuras retóricas: por lo general, los textos que deben ser

traducidos utilizan un lenguaje directo y preciso, sin apenas giros literarios o

recursos estilísticos. Esto permite que la traducción sea más sencilla, al no

ser necesario tener en cuenta los rasgos creativos del autor del texto.

B) Contenidos temáticos especializados: los documentos que se van a traducir

pertenecen a disciplinas científico-técnicas concretas o a algún campo de las

mismas, por lo que es necesario comprender la temática del texto antes de

trasladarlo a otra lengua.

C) Terminología específica: las distintas disciplinas poseen vocabularios

particulares, que hacen que cada herramienta, proceso, etc., tengan un léxico

concreto, por lo que el traductor, una vez conocidos esos aspectos, deberá

emplear la terminología especial adecuada, ya que en estos casos no suele

darse la sinonimia.

D) Lectores profesionales de las disciplinas tratadas: los usuarios de los textos

especializados suelen ser comunidades científicas, investigadoras, etc.,

aunque en muchos casos los lectores pueden no ser profesionales, sino

personas interesadas en el texto en cuestión. Al tratarse de usuarios

formados en las disciplinas sobre las que se está trabajando, las traducciones

deben ser precisas y emplear los mismos términos que se manejan en la

lengua de destino.

E) Tipología documental variada: dependiendo del campo técnico o profesional en

el que se inscriba el texto que se va a traducir será posible encontrarse con


una inusitada variedad de tipos o géneros documentales. Desde los artículos

científicos hasta las patentes, pasando por informes clínicos, normas,

legislación, documentos administrativos, prospectos, folletos, etc. Esto implica

que muchas veces la especialización deba ser mayor y que el traductor,

además de ser especialista en una materia, también lo deba ser en un tipo

documental concreto.

Como puede concluirse de estas cinco características, de entre todos los

tipos de traducción existentes, la especializada es, sin duda, la que más recursos

documentales requiere, ya que, debido a la concreción de los campos temáticos

sobre los que trabaja, está obligada a apoyarse constantemente en las fuentes de

información que solucionen las dudas sobre el contenido del texto que se está

trasladando de una lengua a otra. Así lo han constatado autores como Silvia

Gamero, para quien la traducción de textos especializados requiere una serie de

competencias propias del traductor: conocimientos temáticos, conocimientos de

terminología y conocimiento de los géneros característicos.

Asimismo, agrupa en un requisito esencial estas tres características: la

capacidad para documentarse. En palabras de esta misma autora, citadas por

Amparo Hurtado12 «la capacidad para documentarse ocupa un lugar central en el

conjunto de competencias, ya que permite al traductor adquirir conocimientos sobre

el campo temático, sobre la terminología y sobre las normas de funcionamiento

textual del género en cuestión».

De esta forma se evidencia que el conocimiento y uso de las fuentes de

información son herramientas esenciales en el proceso de la traducción

especializada. Todos los aspectos relacionados con las fuentes de información se

verán en otro tema.

También es interesante la opinión de Eva Ortoll13, quien expone la relación

entre las competencias del traductor y los procesos informacionales:

12 Hurtado Albir, Amparo. Traducción y traductología: introducción a la traductología. Madrid: Cátedra, 2001, p. 62.13 Ortoll Espinet, Eva. Competencia informacional para la actividad traductora. Revista Tradumàtica [en línea], nov. 2003, n. 2 [consulta 7 septiembre 2009]. Versiones en html y pdf. Disponible en <http://www.fti.uab.es/tradumatica/revista/num2/articles/01/art.htm>


- Competencia comunicativa. Tanto en el proceso de compresión de la lengua de

partida como sobre todo en el de producción de la lengua de llegada, se

requerirá consultar información de carácter lingüístico para resolver

determinadas cuestiones.

- Competencia extralingüística. En esta dimensión la intensidad informacional

para adquirir conocimientos sobre ámbitos temáticos particulares o sobre

condiciones sociales y culturales concretas, será especialmente crítica dado

que constituye el área en la cual, inicialmente, el traductor dispone de

menos conocimientos de partida.

- Competencia profesional. Para su desarrollo será importante disponer de

información relacionada con el ejercicio de la profesión, mantenerse al día

sobre nuevas herramientas, eventos sobre el propio colectivo, por citar

algunas de las más comunes. Así mismo, también podemos encontrar

elementos informacionales derivados de la participación en la gestión de

proyectos, o en las estrategias de difusión de la propia actividad de los

profesionales autónomos.

Para esta autora «el traductor además de poseer competencias

tradicionalmente aceptadas (lingüística, gramatical, sociocultural, pragmático-

comunicativa, cognitivo-específica y funcional, por citar algunas de ellas) necesita el

desarrollo de la competencia informacional que le será útil como estrategia de

apoyo para la realización de las anteriores».

Además, la documentación y la traducción están muy vinculadas por la

incidencia de la normalización en ambas disciplinas. Existen distintas iniciativas

que, desde una perspectiva documental, normalizan determinados aspectos de la

traducción. La relación entre normalización y traducción ha sido estudiada por

Carmen Gómez y María Pinto14, quienes ofrecen un completo panorama de los

distintos ámbitos en los que existen normas, ya sean nacionales o internacionales,

que afectan a las traducciones: contratos de traducción, vocabulario y terminología,

tecnologías de la información (intercambio de datos, codificación, etc.), análisis del

contenido, métodos de traducción, presentación de traducciones.

14 Gómez, C.; Pinto, M. La normalisation au service du traducteur. Meta, 2001, vol. 46, n. 3, p. 564-579.


Uno de los aspectos de la traducción normalizados y que se debe conocer

es lo relativo a cómo se debe presentar una traducción. La presentación de

traducciones está normalizada en muchos países, entre ellos España, donde se

aprobó la Norma UNE 50-128-1994: Documentación. Presentación de traducciones,

desarrollada a partir de la norma internacional ISO 2384:1977.

Otra norma importante es la UNE-EN 15038:2006: Servicios de traducción.

Requisitos para la prestación del servicio15. Se trata de una norma europea, que ha

sido adoptada oficialmente por varios países, entre ellos, España. El objetivo de

esta norma es unificar la terminología relacionada con los servicios comerciales de

traducción, definiendo las relaciones entre clientes y proveedores y estableciendo

los procedimientos que se deben seguir en los servicios de traducción.

1.3. Las instituciones documentales

Se entiende por instituciones documentales, las entidades que administran

información y documentos. Son centros en los que se recibe documentación, se

organiza y se pone a disposición de los usuarios. No todas las unidades de

información o instituciones documentales trabajan de la misma manera. Si bien, en

lo esencial se sigue un mismo proceso documental, éste debe ser adaptado a las

características y particularidades de los distintos centros o instituciones.

Habitualmente, los centros o unidades documentales se dividen en tres tipos:

archivos, bibliotecas y centros de documentación.

1.3.1. Archivos

Una definición completa de archivo es la que expone Antonia Heredia16

«Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución

pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel

orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que

los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia». Otra

definición útil es la que aporta la Ley del Patrimonio Histórico Español17: «Son

Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos,

15Información sobre la norma UNE-EN 15038:2006 en http://traductor-europa.com/norma.html.16 Heredia Herrera, A. Archivística general: teoría y práctica. 5ª ed. Sevilla: Diputación, 1991, p. 89.17 Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español (BOE 29 de junio), título VII, capítulo II, artículo 59.1.


reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus

actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la

información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las

instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los

fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos».

Las funciones de los archivos se articulan en las distintas etapas del

proceso documental: reunir la documentación, tratarla mediante operaciones

específicas de clasificación y ordenación, conservar esa documentación y difundirla.

Cruz Mundet18 expone una serie de funciones que deben cumplir los archivos:

1. Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales o equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas en un reglamento del servicio.

A pesar de que existen distintos tipos de archivo todos realizan tareas

técnicas similares, que serán desarrolladas de manera más o menos exhaustiva

dependiendo del valor del documento y del archivo donde esté depositado. Las

operaciones comúnmente desarrolladas en los archivos administrativos son:

18 Cruz Mundet, J. R. Manual de archivística. 2ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996, p. 95.


- Recepción y reclamación de documentos: recogida de los documentos que vayan

entregando las distintas oficinas productoras o archivos anteriores y

reclamación de aquellos que aún no han sido recibidos.

- Formación de expedientes: reunión de los documentos que tratan del mismo

asunto y que se han ido produciendo de manera sucesiva a medida que se

resolvía dicho asunto.

- Identificación de organismos y series: establecimiento de la entidad productora y

sistematización del fondo a partir de la jerarquías establecidas.

- Clasificación: operación intelectual que consiste en el establecimiento de las

categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional el

fondo.

- Ordenación: proceso por el cual se unen y relacionan los documentos constitutivos

de cada serie documental (documentos singulares, expedientes, etc.) de

acuerdo a un criterio preestablecido.

- Descripción: elaboración de los instrumentos que informarán del contenido del

fondo: catálogos, guías, inventarios, índices, etc.

- Control de fondos: conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el

adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e

intelectual de los fondos.

- Valoración: análisis de los valores informativos y administrativos del documento,

delimitando su calendario de conservación, transferencia o eliminación.

- Selección: extracción de los documentos, series o partes de series que se estima

necesario conservar.

- Expurgo: eliminación de los documentos que han perdido su validez administrativa

y su interés

- Transferencia: traspaso de la documentación de un tipo de archivo a otro a

medida que va perdiendo su validez funcional

- Recuperación de documentos: búsqueda y localización de los documentos

requeridos por los usuarios


- Conservación: aplicación de las medidas preventivas de conservación y de

restauración necesarias para garantizar el perfecto estado de la

documentación

- Difusión: desarrollo de servicios que faciliten el acceso a los documentos

depositados en el archivo, destinados tanto para el personal del organismo

productor como para investigadores o usuarios en general.

Los tipos de archivos suelen ser descritos a partir de la edad de los

documentos que albergan. La archivística tradicional divide los archivos en las

siguientes clases:19

- Archivos de Oficina (o gestión): son los que reúnen la documentación en trámite

o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas

oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo

excepciones, no suelen custodiar documentos que superen los cinco años de

antigüedad.

- Archivo Central (o administrativo): es el que coordina y controla el

funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúnen los documentos

transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta

no es constante. No suelen custodiar documentos que superen los treinta años

de edad.

- Archivo Intermedio: es aquél al que se han de transferir los documentos de los

archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de archivos

provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es

esporádica, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al

archivo histórico. No suelen conservar documentos que superen los cincuenta

años de antigüedad.

- Archivo Histórico: es aquél al que se han de transferir desde el archivo

intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no

haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión

Calificadora de Documentos Administrativos.

19 Molina Nortes, J.; Leyva Palma, V. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, p. 52-53.


Junto a esta clasificación tradicional, se emplea otra más actual, que se

basa en el valor de la información que contiene un documento y que los divide en:

- archivos activos: documentación con valor administrativo

- archivos semiactivos: la documentación pierde vigencia, aunque conserva

su utilidad administrativa

- archivos inactivos : documentos sin valor administrativo

1.3.2. Bibliotecas

Una de las definiciones más completas es la que ofrece la ISO20:

«Independientemente de su denominación, es cualquier colección organizada de

libros y publicaciones periódicas impresas o de cualquier otro documento,

especialmente gráfico y audiovisual, así como los servicios del personal encargado

de facilitar la utilización de esos documentos por los usuarios con los fines de

información, investigación, educación y recreo.» La Ley del Patrimonio Histórico

Español también ofrece una definición de biblioteca21:

«Son Bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, reúnen,

seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones

de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier

medio para su lectura en sala pública o mediante préstamo temporal, al servicio de

la educación, la investigación, la cultura y la información. »

De estas definiciones se extraen las funciones básicas de toda biblioteca:

1. Reunir una colección de documentos de calidad.

2. Organizar convenientemente esa colección, según las técnicas

bibliotecarias.

3. Difundir los fondos documentales a través de diferentes sistemas.

Para cumplir estas funciones las bibliotecas, sea cual sea el tipo al que

pertenecen, realizan una serie de operaciones técnicas:

20 ISO 2789-1974, traducida al español como norma UNE 1-080-79. AENOR. Documentación: tomo 2: normas fundamentales. Madrid: AENOR, 1998.21 Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español (BOE 29 de junio), título VII, capítulo II, artículo 59.2.


- Selección de documentos: aplicación de criterios cuantitativos y cualitativos para

seleccionar los documentos que integrarán la colección de la biblioteca. Del

mismo modo, se aplicarán normas para expurgar los fondos, es decir, para

eliminar aquellos documentos que por su falta de actualidad, su escaso uso

o su deterioro físico no deban permanecer en la biblioteca.

- Incorporación de documentos: realización de los procedimientos necesarios para

traer un documento a la biblioteca. El sistema habitual es la compra, aunque

las bibliotecas también incorporan obras a través del canje o intercambio de

documentos y mediante la donación. Algunas bibliotecas también incorporan

fondos gracias al Depósito Legal.

- Registro de los fondos: los documentos que forman parte de una colección

bibliotecaria deben ser inventariados o registrados, a fin de constatar la

pertenencia del documento a la biblioteca y de controlar las obras de que se

disponen.

- Proceso técnico: antes de poner los documentos a disposición de los usuarios es

necesario realizar una serie de operaciones como el tejuelado o la

preparación para el préstamo. El tejuelo es la etiqueta donde figura la

signatura o código por el que se ordenan las colecciones en la biblioteca.

- Preservación: la biblioteca debe llevar a cabo medidas para la protección de sus

documentos, tanto de forma preventiva, como realizando restauraciones o

reencuadernaciones en los documentos que lo requieran.

- Catalogación y clasificación de los documentos: para que las obras puedan ser

localizadas por los usuarios es necesario catalogar los documentos

mediante sistemas normalizados, así como ofrecer una clasificación

temática de los mismos.

- Formación y mantenimiento de catálogos: el producto de la catalogación es el

catálogo, el cual constituye el mejor producto para informar a los usuarios de

la colección que posee la biblioteca. Los catálogos en muchos casos son

colectivos, es decir, reúnen las colecciones de varias bibliotecas en una

misma herramienta de consulta, indicando las obras y los centros en los que

están depositadas.


- Préstamo: el préstamo de los documentos de la biblioteca es una de las

actividades de difusión más tradicionales. Las bibliotecas establecen

sistemas para que los usuarios, ya sea de forma individual o colectiva,

puedan llevarse a sus domicilios los fondos, por los periodos de tiempo que

se establezcan.

- Consulta en sala: otro servicio de difusión es la consulta de las obras en el recinto

de la biblioteca. Habitualmente, las bibliotecas diferencian las salas de

consulta en función del material: hemerotecas, sección de referencia, etc.

- Referencia e información bibliográfica: este tipo de servicios se llevan a cabo para

solucionar las cuestiones bibliográficas o de cualquier tipo de consulta que

presenten los usuarios de la biblioteca.

- Extensión bibliotecaria: las bibliotecas realizan actividades culturales que

redundan en el uso de la colección: exposiciones, conferencias,

presentaciones de libros, etc.

- Alfabetización informacional: las bibliotecas deben enseñar a sus usuarios a

emplear a localizar y usar la información. Entre las actividades de

alfabetización en información está la formación de usuarios; se denomina

así a las acciones que la biblioteca realiza para dar a conocer los servicios

bibliotecarios o para enseñar el manejo de instrumentos bibliotecarios como

el catálogo o la forma de consulta de un determinado documento.

Existen diversas teorías que sistematizan los tipos de bibliotecas. No

obstante, una de las más útiles es la clasificación tradicionalmente empleada, que

ofrece los siguientes tipos:

- Bibliotecas nacionales: «Las bibliotecas que, cualquiera que sea su

denominación, son responsables de la adquisición y conservación de

ejemplares de todas las publicaciones impresas en el país, y que funcionen

como bibliotecas «de depósito» en virtud de disposiciones sobre el depósito

legal o de otras disposiciones. Normalmente pueden desempeñar algunas de

las funciones siguientes: elaborar una bibliografía nacional; reunir una

colección amplia y representativa de obras extranjeras que también comprenda

libros relativos al propio país; actuar como centro nacional de información


bibliográfica; compilar catálogos colectivos; publicar la bibliografía nacional

retrospectiva.»22

- Bibliotecas públicas: aquellas que poseen un fondo de carácter enciclopédico, es

decir, compuesto por documentos de todos los campos de la ciencia, y que

cuyo acceso no está restringido a ningún tipo de usuario. Normalmente, este

tipo de bibliotecas dependen de administraciones públicas, locales, regionales

o estatales; de ahí que en España se empleen denominaciones como

Biblioteca Municipal, Biblioteca Provincial, Biblioteca Regional o Biblioteca

Pública del Estado.

- Bibliotecas escolares: «La biblioteca escolar se define como el conjunto

ordenado de todos aquellos materiales que la escuela necesita para llevar a

cabo su labor docente y que pueden ser utilizados por todos los individuos que

componen la comunidad escolar.»23

- Bibliotecas universitarias: aquellas que forman parte de una institución de

enseñanza superior y que está al servicio de la comunidad universitaria para

cumplir las funciones de ayuda al estudio, la docencia y la investigación. Las

tendencias actuales están convirtiendo las bibliotecas universitarias en Centros

de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI), en los que se

integran las colecciones impresas, audiovisuales y digitales y la consulta es

tanto presencial como telemática.

- Bibliotecas especiales: las bibliotecas que, a pesar de tener una colección

multidisciplinar, atienden a usuarios con características muy concretas. Se

utiliza esta denominación para agrupar a las bibliotecas de hospitales, de

prisiones, bibliotecas para personas discapacitadas, bibliotecas para minorías

lingüísticas o étnicas, etc.

- Bibliotecas especializadas: aquellas cuya colección está compuesta

fundamentalmente por documentos de un campo concreto del conocimiento.

Según la materia de su fondo podrían dividirse en administrativas, científicas,

técnicas, parlamentarias, de empresa, etc.

22 Sylvestre, G. Directrices sobre bibliotecas nacionales. París: UNESCO, 1987, p. 1.23 Baró, M.; Mañà, T. Formarse para informarse. Madrid: Celeste, 1996, p. 9.


1.3.3. Centros de documentación

Una definición de centro de documentación es la que defiende la

UNESCO24: «Las unidades de información que centran su trabajo en la descripción

del contenido, tienen la misión esencial de identificar con la mayor precisión la

información que puede ser útil a los usuarios, ayudarles a encontrar los documentos

primarios correspondientes, proporcionarles información y responder a sus

preguntas». En definitiva un centro de documentación es el servicio del que

disponen las organizaciones o entidades para la obtención de información

necesaria para la actividad de dicha institución.

Los centros de documentación siempre están especializados en las materias

de estudio o trabajo de las empresas o instituciones de las que dependen, por lo

que en muchas ocasiones es difícil distinguirlos de las bibliotecas especializadas.

Las funciones que desempeñan los centros de documentación estarán

siempre orientadas a servir información a sus usuarios:

1. Recopilación de fuentes de información: los centros de información necesitan

disponer de un gran número de fuentes a las que acudir cuando sea necesario

obtener un dato o un documento.

2. Realización de bases de datos y otros productos documentales: el centro de

documentación recopila la información de que dispone y la introduce en sus bases

de datos con la intención de gestionarla de manera ágil. Además, realiza otra

serie de productos, como repertorios bibliográficos, guías de uso de bases de

datos, informes, etc.

3. Tratamiento de la información: el centro de documentación emplea técnicas de

análisis documental para describir la información que posteriormente introducirá

en sus bases de datos.

4. Recuperación de la información: los documentos deben ser recuperados de

forma inmediata cuando sean solicitados por el usuario.

24 Guinchat, C.; Menou, M. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y documentación. 2ª ed. corr. y aum. por M.-F. Blanquet. Madrid: CINDOC; UNESCO, 1992, p. 349.


5. Obtención de documentos: el centro de documentación también debe conseguir

de centros externos la información solicitada por el usuario.

Es difícil establecer una tipología, ya que prácticamente todos realizan las

mismas operaciones: recopilar información, procesarla y difundirla en función del

tipo de usuarios para los que se esté trabajando. No obstante, es posible clasificar

a los centros de documentación en virtud de criterios concretos, como la institución

de la que se depende, los destinatarios o la finalidad de su actividad.

- según la dependencia orgánica:

• centros de documentación públicos: los que dependen de una entidad de

derecho público: ministerios, administración local, etc.

• centros de documentación privados: los que pertenecen a entidades de

derecho privado: bancos, empresas, etc.

- según sus usuarios:

• centros de documentación de acceso público: sea cual sea su dependencia

orgánica cualquier persona -perteneciente a la entidad o no- puede hacer uso

de sus servicios.

• centros de documentación de acceso restringido: sólo podrán ser utilizados por

los miembros de determinada institución o quienes estén autorizados por la

misma.

- según su finalidad:

• centros de documentación internacionales: dependen de organismos

supranacionales y trabajan tanto para que los miembros de dichas entidades

tengan la información que necesitan para desarrollar en condiciones óptimas

su actividad, como para que los usuarios externos puedan disponer de la

documentación relacionada con la actividad o temática de estos organismos.

Algunos ejemplos son los servicios de documentación pertenecientes a las

Naciones Unidas o a la Unión Europea.

• centros de documentación nacionales interdisciplinares: recopilan , tratan y

difunden la documentación científica nacional y gran parte de la internacional


de todas las disciplinas de la ciencia. Tienen la misión de obtener toda la

producción científica de un país, tratarla documentalmente y difundirla. En

España el ejemplo es el Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y

Tecnología (IEDCYT), perteneciente al Consejo Superior de Investigaciones

Científicas (CSIC).

• centros de documentación nacionales especializados: actúan de forma nacional

con especialización en una disciplina o área del saber. Suelen tratarse de los

centros de documentación de las entidades gubernamentales con las

competencias en un campo específico. Suelen comercializar sus servicios y

productos. Algunos ejemplos españoles son el Centro de Documentación

Teatral o el Centro de Documentación de la Oficina Española de Patentes y

Marcas.

• centros de documentación comerciales: trabajan con fines mercantiles en

cualquier ámbito geográfico, especializándose en materias concretas.

Emplean las redes de telecomunicaciones como principal vehículo para

difundir sus servicios y vender sus productos. Un ejemplo es el Chemical

Abstracts Services (CAS), principal entidad internacional especializada en

información química.

• servicios de documentación: son los centros que trabajan directamente al

servicio de una entidad concreta: industrias, empresas, medios de

comunicación, profesionales, administración, etc. Suelen ser de acceso

restringido y limitan sus servicios a los trabajadores del organismo del que

dependen, aunque en determinados casos los servicios se abren también a

usuarios externos.


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