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Subsecretara de Seguimiento, Control y CalidadDireccin de Seguimiento y Control
Gua de proyectos
1. DEFINICIN, CLASIFICACIN Y GENERALID
1.1 ETAPAS DEL PROYECTO ................................
2. CAMPOS SOLICITADOS EN EL PROYECTO
2.1 DESCRIPCIN GENERAL ................................
2.2 RESUMEN EJECUTIVO ................................
2.3 PROBLEMAS NO RESUELTOS ................................
2.4 HITOS ................................................................
2.5 INDICADORES................................
2.5.1 Tipos de indicadores ................................
2.6 PRESUPUESTO ................................
2.7 RIESGOS ................................................................
Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad Direccin de Seguimiento y Control
Gua de proyectos
FICACIN Y GENERALIDADES DE PROYECTOS ..............................................................
................................................................................................................................
OYECTO ................................................................................................
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Subsecretara de Seguimiento, Control y CalidadDireccin de Seguimiento y Control
1. Definicin, clasificacin y generalidades de Proyectos Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un
producto o servicio durante un tiempo determinado.
de generar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.
1.1 Etapas del proyecto
Anteproyecto: Generacin de la idea del proyecto.
Definicin: Desarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.
Planificacin: Fase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el
cumplimiento del proyecto.
Ejecucin: Realizacin del proyecto
Cierre: Conclusin y puesta en marcha del proyecto.
Completado: Todas las etapas del proyecto han sido terminadas.
Congelado: El proyecto est detenido momentneamente
Cancelado: Estado en el cual el proyecto ha sido cancelado de forma permanente.
Grafico N
Elaborado: Subsecretara de
2. Campos solicitados en el proyecto
2.1 Descripcin general
Descripcin: un detalle sobre el proyecto, donde se incluye
Fecha de inicio y fecha de fin: tiempo en el cual va ha ser ejecutado el
Lder de proyecto: persona responsable de la ejecucin del proyecto.
Patrocinador ejecutivo: Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.
Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad Direccin de Seguimiento y Control
Definicin, clasificacin y generalidades de Proyectos Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un
producto o servicio durante un tiempo determinado. El poseer una fecha de inicio y de fin, adems
rar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.
eneracin de la idea del proyecto.
esarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.
ase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el
ealizacin del proyecto segn la planificacin inicial.
onclusin y puesta en marcha del proyecto.
apas del proyecto han sido terminadas.
El proyecto est detenido momentneamente
Estado en el cual el proyecto ha sido cancelado de forma permanente.
Grafico N.- 1: Etapas de la vida de un proyecto.
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad
Campos solicitados en el proyecto
: un detalle sobre el proyecto, donde se incluye la lnea base y objetivos.
tiempo en el cual va ha ser ejecutado el proyecto.
persona responsable de la ejecucin del proyecto.
Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.
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Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un
El poseer una fecha de inicio y de fin, adems
rar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.
esarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.
ase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el
lnea base y objetivos.
Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.
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Subsecretara de Seguimiento, Control y CalidadDireccin de Seguimiento y Control
Beneficios cualitativos: Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben
redactarse de manera concisa, en funcin de los o
rentabilidad (monetaria o social) esperada.
Tipo de beneficiario: Todo grupo de persona qu
realizacin del proyecto.
Restricciones: Describen las principa
costo y calidad.
2.2 Resumen Ejecutivo
Resumen Ejecutivo: una breve descripc
realizadas ese mes. Este resumen debe ser
manera de escribir esta seccin es la siguiente:
MES AO: descripcin de actividades ms importantes
Por ejemplo:
ABRIL 2011: Este mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se
est colocando los muebles correspondientes a las aulas del primer piso.
MARZO 2011: Durante estos 30 das se trabaj en la construccin del
XXX, la cual fue concluida el da 20 de marzo.
2.3 Problemas no resueltos
Problemas No Resueltos: Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya
solucin no depende del lder del proyecto sino del patrocinador ejec
la siguiente manera:
MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema
el que fue resuelto)
Por ejemplo:
FEBRERO 2011: Paralizacin actividades por reclamos de los moradores de la zo
los lderes de la comunidad MAYO 2011
Es importante enfatizar que el problema no resuelto es aquella situacin que sale del accionar del
lder del proyecto, y que puede ser solucionado por una instancia superior.
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Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben
era concisa, en funcin de los objetivos establecidos para el Proyecto y de la
rentabilidad (monetaria o social) esperada.
Todo grupo de persona que se ver afectada positiva y directamente por la
escriben las principales limitaciones del proyecto, las cuales pueden ser
una breve descripcin de los aspectos ms relevantes de las actividades
realizadas ese mes. Este resumen debe ser actualizado sin borrar lo escrito en meses anteriores. La
manera de escribir esta seccin es la siguiente:
MES AO: descripcin de actividades ms importantes del mes.
mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se
est colocando los muebles correspondientes a las aulas del primer piso.
MARZO 2011: Durante estos 30 das se trabaj en la construccin del primer piso de la escuela
XXX, la cual fue concluida el da 20 de marzo.
roblemas no resueltos
Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya
solucin no depende del lder del proyecto sino del patrocinador ejecutivo. Deben ser escritos de
MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema
FEBRERO 2011: Paralizacin actividades por reclamos de los moradores de la zona (Reuniones con
MAYO 2011
Es importante enfatizar que el problema no resuelto es aquella situacin que sale del accionar del
lder del proyecto, y que puede ser solucionado por una instancia superior.
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Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben
bjetivos establecidos para el Proyecto y de la
e se ver afectada positiva y directamente por la
del proyecto, las cuales pueden ser de tiempo,
in de los aspectos ms relevantes de las actividades
sin borrar lo escrito en meses anteriores. La
mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se
primer piso de la escuela
Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya
utivo. Deben ser escritos de
MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema- MES AO en
na (Reuniones con
Es importante enfatizar que el problema no resuelto es aquella situacin que sale del accionar del
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2.4 Hitos
Es un entregable intermedio verificable
Los hitos pueden ser: solicitud Informacin
Intermedios, acta de entrega, entregables
Por Ejemplo:
Publicacin de pliego en el INCOP (publicacin).
Acta de entrega de luminaria instalada
Inauguracin de la obra (entregable).
Peso del hito: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se
debe asignar un porcentaje de peso al hito de acuerdo a su fase
representa dentro del proyecto.
Grafico N.- 2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Cali
Fecha comprometida: Es la fecha en
Fecha Estimada: Es la fecha que el
misma fecha comprometida lo que
Fecha Real: Es la fecha en la cual
2.5 Indicadores
Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempao necesario para
alcanzar una meta determinada
medir la gestin del proyecto como
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verificable relacionado con el avance fsico del proyecto.
olicitud Informacin, publicacin, adjudicacin, inicio trabajo
ntregables o compromiso del Ministro.
blicacin de pliego en el INCOP (publicacin).
Acta de entrega de luminaria instalada (entregable intermedio).
(entregable).
: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se
asignar un porcentaje de peso al hito de acuerdo a su fase en relacin al tamao que
2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad
Es la fecha en la que el lder del proyecto planifica entregar el hito.
: Es la fecha que el lder considera que el hito estar entregado, puede ser la
lo que depende de las circunstancias propias del proyecto.
la fecha en la cual el hito se cumpli.
Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempao necesario para
alcanzar una meta determinada. El indicador comienza con una palabra que permite
la gestin del proyecto como: nmero, porcentaje, razn, etc.
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el avance fsico del proyecto.
nicio trabajo, entregables
: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se
en relacin al tamao que
2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.
proyecto planifica entregar el hito.
der considera que el hito estar entregado, puede ser la
circunstancias propias del proyecto.
Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempao necesario para
palabra que permite
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2.5.1 Tipos de indicadores
2.5.1.1 Discreto: Es el indicador
periodos
Por ejemplo:
Porcentaje de de quejas por servicio al
por servicio al cliente de la institucin. La meta es de un
Grafico N
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y
2.5.1.2 Continuo: El indicador continuo es aquel que para su clculo
resultados de los periodos anteriores.
Por ejemplo:
Construccin viviendas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas
Grafico N
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad
Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad Direccin de Seguimiento y Control
: Es el indicador cuyo desempeo se mide independientemente de otros
de quejas por servicio al cliente en ventanilla sobre el porcentaje
io al cliente de la institucin. La meta es de un 10 % mensual
Grafico N.- 3: Ejemplo de un indicador discreto.
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad
: El indicador continuo es aquel que para su clculo contempla
resultados de los periodos anteriores.
endas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas
Grafico N.- 4: Ejemplos de un indicador continuo.
Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad
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cuyo desempeo se mide independientemente de otros
cliente en ventanilla sobre el porcentaje de quejas
contempla los
endas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas
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2.6 Presupuesto
Es la cantidad de dinero asignada al proyecto.
2.6.1 Presupuesto Planificado
ejecutar un proyecto. Se lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que
SENPLADES apruebe el proyecto y la A
2.6.2 Presupuesto Inicial: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.
2.6.3 Prepuesto Comprometido
mediante una certificacin presupuestaria
comprometidos por la institucin mediante un documento legal.
2.6.4 Presupuesto Devengado
ejecucin del proyecto.
2.7 Riesgos
Los riesgos dentro de un proyecto s
proyecto. Cada uno de los riesgos identificados
informacin:
Descripcin del riesgo: Detalle
Dueo del riesgo: La persona a cargo de la
Acciones de administracin de riesgo: Acciones realizadas en los ri
superior a 50
Por ejemplo:
Paralizacin de las actividades por movilizacin de los moradores del sector. Responsable: Luis
Chiriboga. Calificacin: 30
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Es la cantidad de dinero asignada al proyecto.
Presupuesto Planificado: Es el presupuesto con el que inicialmente se piensa que se va a
e lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que
LADES apruebe el proyecto y la Asamblea apruebe el presupuesto nacional.
: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.
Prepuesto Comprometido: Es el presupuesto que se compromete mensualmente,
mediante una certificacin presupuestaria, y que corresponde a los recursos
comprometidos por la institucin mediante un documento legal.
Presupuesto Devengado: Es el presupuesto que la institucin ya ha
Los riesgos dentro de un proyecto son eventos que pueden afectar la consecucin exitosa del
Cada uno de los riesgos identificados deben ser incluidos en el sistema con la siguiente
etalle del riesgo y la manera en que ste afecta al proyecto
a persona a cargo de la administracin del riesgo.
Acciones de administracin de riesgo: Acciones realizadas en los riesgos cuya calificacin sea
Paralizacin de las actividades por movilizacin de los moradores del sector. Responsable: Luis
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s el presupuesto con el que inicialmente se piensa que se va a
e lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que
: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.
: Es el presupuesto que se compromete mensualmente,
corresponde a los recursos
utilizado en la
on eventos que pueden afectar la consecucin exitosa del
con la siguiente
en que ste afecta al proyecto
esgos cuya calificacin sea
Paralizacin de las actividades por movilizacin de los moradores del sector. Responsable: Luis