EL ARTE DE LA PRODUCTIVIDAD

SIN ESTRÉS

POR DAVID ALLEN

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CONTENIDO

PRIMERA PARTE: EL ARTE DE HACER LAS COSAS 3

Capítulo 1 Una nueva parte de una nueva realidad…………………………………………………………………………………………………………………………… 4

Capítulo 2 Retomar el control de tu vida: las cinco etapas del dominio del flujo de trabajo…………………………………………………………………… 8

Capítulo 3 Poniendo en marcha creativamente proyectos: las cinco etapas de la planeación de proyectos…………………………………………….. 23

SEGUNDA PARTE: PRACTICANDO LA PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS 32

Capítulo 4 Como empezar ……………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………. 33

Capítulo 5 Recopilar: acorralar nuestras “cosas”………………………………………………………………………………………………………………………………. 38

Capítulo 6 Procesar: como llegar a vaciar la bandeja de entrada……………………………………………………………………………………………………….. 46

Capítulo 7 Organizar: preparando las bandejas adecuadas……………………………………………………………………………………………………………….. 55

Capítulo 8 Revisar: mantener nuestro sistema funcional……………………………………………………………………………………………………………………. 69

Capitulo 9 Hacer: tomar las mejores decisiones de acción………………………………………………………………………………………………………………… 75

Capítulo 10 Poner en marcha los proyectos y mantener el control…………………………………………………………………………………………………….. 83

TERCERA PARTE: EL PODER DE LA CLAVE DE LOS PRINCIPIOS 87

Capítulo 11 El poder del hábito de la recopilación…..………………………………………………………………………………………………………………….…….. 88

Capítulo 12 El poder de la siguiente acción…….………………………………………………………………………………………………………………………………... 93

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PRIMERA PARTE

EL ARTE DE HACER LAS COSAS

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Capítulo 1

UNA NUEVA PARTE DE UNA NUEVA REALIDAD

EL PRINCIPIO: TRATAR DE FORMA EFICAZ LOS COMPROMISOS INTERNOS

Actualmente la mayoría de las personas sienten que la cantidad de cosas que tienen que hacer, tanto en su vida profesional como personal, es superior a lo pueden lograr y en lugar de sentirse relajados y absolutamente en control de su propia situación, se sienten aterrados.

Las técnicas que se describirán son basadas en el sentido común aunque para implementarlas se requiere un cambio de costumbres para poderlas aplicar. Los pequeños cambios que se requieren son principalmente en la forma en que se organizan todas las cosas que llaman nuestra atención.

Los métodos presentados se basan todos en 2 objetivos principales:

1) Capturar todas las cosas que se necesitan hacer ahora, mas tarde, algún día, grandes, pequeñas, intermedias; en un sistema lógico y confiable que reside fuera de nuestra mente.

2) Tomar decisiones disciplinadas en base a las aportaciones que entran en nuestra vida (inputs), con el propósito de tener siempre un plan para la “próxima acción”, el cuál que se implementará o que se podrá negociar en cualquier momento. ¿Cómo nos sentiríamos si tuviéramos absolutamente el control total sobre el manejo de nuestra gestión personal a todos los niveles y todo el tiempo? Se trata de una condición que en artes marciales se define como “mente como agua” o también para los atletas: “la zona”. Un estado en el cual se obtiene la máxima concentración sobre lo que se hace y donde la mente esta esclarecida y constructiva acerca de lo que nos ocurre. Se trata de un estado accesible para todos, sobretodo en un mundo moderno donde la complejidad de la vida nos impone siempre un mayor control si queremos mantener un equilibrio en nuestras vidas personales y un buen éxito coherente y positivo en la vida profesional.

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Requisitos mínimos para manejar los compromisos: 1) Si el compromiso sigue existiendo en nuestras mentes, se debe a la incertidumbre del mismo. Cualquier tarea o actividad que se

considera incompleta se tendrá que canalizar y capturar en un sistema confiable que residirá fuera de nuestras mentes…una bandeja, una charola donde regularmente buscaremos todos los compromisos que nos constan.

2) Necesitamos establecer con exactitud cuál es nuestro compromiso y decidir lo que se tiene que hacer para avanzar con el mismo. 3) Una vez que se haya decidido sobre las acciones que se tendrán que tomar, necesitamos mantener un sistema de recordatorios

organizados que se revisará con regularidad. Imagina el proyecto o la situación que se encuentra presente en tu mente en este momento, y que más nos gustaría resolver. Podría ser una situación que tarde o temprano tendremos que enfrentar y que a lo mejor se ha pospuesto por falta de iniciativa por parte de nosotros. Ahora, intenta describir en tu mente lo que tendría que ocurrir para que este proyecto o situación se pueda palomear de tu mente y definirla como “lograda”. Ahora hay que describir la próxima acción física que se requiere para avanzar un paso adelante hacia la realización del proyecto. ¿Cuál sería lo que haría inmediatamente para avanzar?, ¿Haría una llamada?, ¿Escribiría un correo?, ¿Haría una lluvia personal de ideas? ¿Hay algún tipo de valor en estos 2 minutos de reflexión que te han permitido por lo menos una sensación de control sobre algo que antes nos daba hasta ansiedad? ¿Qué es lo que ocurrió en estos dos minutos? ¿Qué es lo que mejoro nuestros sentido de concentración y de control? En el mundo físico, la situación o el proyecto sigue existiendo y no ha avanzado. Lo que sí ha ocurrido es que ahora tenemos una visión mas clara de lo que nos gustaría ver como resultado y probablemente sabremos cual será la próxima acción. Lo que ha ocurrido no es nada del otro mundo. Sencillamente nos hemos puesto a pensar… justo lo necesario para solidificar nuestro compromiso y los recursos necesarios para lograr el objetivo. Pensar en el resultado es la forma mas eficaz para que nuestros deseos se transformen en realidad. ¿Por qué hay cosas en nuestra mente? La razón principal es por que queremos que las cosas sean diferentes a su estado actual. Ya que aún no se ha definido cual va ser la siguiente acción física o el siguiente paso. Además, no se han puesto recordatorios del resultado y de las acciones correspondiente que queremos obtener en un sistema confiable para nosotros.

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La mente de por si no tiene una inteligencia innata. Si fuese así nuestra mente nos recordaría de cosas que tenemos que hacer en el momento en que las podemos hacer. Desafortunadamente para nosotros no es así. ¿Cómo podemos definir las “Cosas”? Es cualquier cosa que permitimos entrar a nuestro mundo psicológico o físico por las cuales todavía no hemos tomado una decisión sobre el resultado deseado y las acciones correspondientes para poder lograr el resultado esperado. La mayoría de los sistemas de organización personal a veces no funcionan porque no procesan ni transforman suficientemente las cosas que se generan y el resultado que se quiere obtener. La lista de cosas “to do” representan meros recordatorios de pendientes que sabemos necesitamos hacer, sin ver cual debería ser el resultado o las acciones esperadas. Por lo tanto generan más confusión que beneficios. ¿CUÁL ES LA CLAVE DEL PROCESO? El proceso nos llevará a una productividad y a una organización superior es de vaciar nuestra mente de todas las cosas que entran en nuestro mundo psicológico y físico. La gestión de las acciones es la clave que nos permite lograr el objetivo de una mente despejada y esclarecida. Aunque parece bastante sentado y obvio, la mayoría de las personas toman la excusa de no tener tiempo por hacer algo porque en realidad muchas acciones y proyectos no se determinan y no se avanza con ellos. El hecho de no ver con claridad el resultado que se quiere obtener y el desglose de las acciones correspondientes determina la “ falta de tiempo” que en nuestro caso debería de ser definida mas bien como falta de claridad. Todo parece aplastante sencillamente porque no somos capaces de gestionar una sencilla acción o un proyecto. El reto principal: mantener todo fuera de nuestra mente Hay una relación inversamente proporcional entre lo que sigue existiendo en nuestra mente y lo que efectivamente se cumple. La razón por la cual este curso propone un método 100% eficaz es porque todo lo que aparece en nuestra mente inmediatamente se tendrá que vaciar en un lugar que veremos mas adelante. Grande, pequeño, profesional, personal…absolutamente todo tiene que ir

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fuera de nuestra mente. El hecho de pensar en cosas que se tienen que hacer más de una vez, es un desperdicio de tiempo y de creatividad. El peor problema es que nuestra mente sigue recordándonos de cosas que se tienen que hacer en momentos en que no podemos hacer nada al respecto y este factor genera stress.

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Capítulo 2 RETOMAR EL CONTROL DE TU VIDA: LAS CINCO ETAPAS DEL DOMINIO DEL FLUJO DE TRABAJO: Independientemente del contexto en que operamos, hay cinco etapas que pasamos cuando manejamos nuestro trabajo: 1) Recopilamos cosas que nos llaman la atención 2) Procesamos en nuestra mente lo que significan para nosotros y lo que queremos hacer con ellas 3) Organizamos los resultados de nuestro análisis en acciones a cumplir 4) Revisamos opciones de lo que escogemos hacer 5) Hacemos (acción) al respecto La mayoría de las personas que no han tenido mucho éxito en la organización personal se debe al hecho de que quieren hacer las cinco etapas al mismo tiempo. Es importante saber separar los momentos que componen esta cadena de 5 etapas. En un dia hay momentos en que nos deberíamos dedicar únicamente a recopilar información, otras en que procesamos, otras en que revisamos y obviamente otras en que físicamente hacemos cosas. Recopilar 100% de lo que no está completo: En este mismo momento hay una cantidad de “cosas” que se tienen que hacer que se canalizan solas dentro los contenedores establecidos: Correos en el inbox, memos en la charola, mensajes en el teléfono etc. De todas maneras, hay una necesidad de recopilar “cosas” que residen en nuestra psique que no pertenecen en donde son ubicadas al momento. Son todas “cosas” que requieren todavía de realizar una “siguiente acción”. Lo más importante es cerciorarse que todo lo que se necesita recopilar este en un solo lugar, confiable y fuera de nuestra mente.

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Hay varios tipos de herramientas que nos permiten recopilar “cosas”:

• Bandeja física • Bloque de notas • Herramientas electrónicas para tomar notas: computadoras, asistentes digitales personales PDA • Herramienta de grabación de voz • Correos electrónicos: la mayoría de los software de correos poseen espacio de contenido de archivos donde los correos van

automáticamente en espera de ser leídos así como agenda para números de teléfonos etc.… Factores de éxito en la recopilación: 1) Cualquier cabo suelto debe estar en nuestro sistema de recopilación y fuera de nuestra mente 2) Tenemos que establecer el menor número posible de bandejas de recopilación 3) Las mismas se deben vaciar regularmente Las herramientas de recolocación se tendrán que tener SIEMPRE con nosotros, en cualquier circunstancia y volverse a ser parte de nuestro estilo de vida. Considera esta herramienta tan indispensable como tu cepillo de dientes o tu IFE. El hecho de utilizar demasiados lugares de recopilación puede poner a riesgo en sistema que estamos intentando ensenarte. Se descubrirá también que las mejores ideas que se refieren al trabajo suelen surgir fuera del ambiente de trabajo y por lo tanto hay una necesidad de tener siempre algo a la mano.

Vaciar las bandejas regularmente: Vaciar no quiere decir “hacer” físicamente el pendiente. Vaciar quiere decir determinar lo que el pendiente representa y lo que se necesita hacer al respecto. Ahora veremos exactamente lo que significa procesar los pendientes. PROCESAR: Procesar es organizar y decidir las acciones a tomar referente a lo que es necesario cumplir. (Diagrama de flujo de trabajo a pág. 32)

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¿Qué es? A veces recibimos mucha información que realmente no representa una acción correspondiente. Es importante reconocer lo que será accionable y lo que no lo será. La pregunta que nos pondremos por lo tanto será: ¿“Es necesario que haga algo al respecto”? ¿Es procesable? Hay dos tipos de respuesta: SI o acción requerida y NO o acción no requerida Si la respuesta es NO hay tres posibilidades:

• Basura. No voy a requerir mas de esta información • Ninguna acción se deberá de programar ahora, pero algo podrá necesitarse en futuro (incubación) • El asunto es potencialmente útil y podría ser utilizado como referencia futura

Si la respuesta es SI el asunto es accionable: una solicitud para una junta, participación a un proyecto en una fecha especifica etc.… Hay que determinar dos cosas por cada asunto procesable:

• A que proyecto o resultado nos estamos comprometiendo • ¿Cuál será la próxima acción requerida?

Si se trata de un proyecto, necesitamos capturar el resultado en un listado de proyectos, un lugar que nos indica la existencia de proyectos abiertos que se quedara fresco y vivo hasta cuando será completado o eliminado. ¿Cuál es la próxima acción?: Ésta es la pregunta más crítica del proceso. Si se le contesta apropiadamente obtendremos la clave de la organización personal. La próxima acción representa la próxima actividad visible y física que necesita nuestro compromiso para ir de la realidad actual a la realización del proyecto. Algunos ejemplos podrían ser: Llamar a Angela acerca del archivo, llamar a Francisco para recomendación del taller mecánico, crear borrador para el presupuesto. Estas son las actividades reales que deberán ocurrir en futuro y que se convertirán en la semilla de nuestro sistema de productividad personal. Después que haz decidido la acción siguiente, hay tres opciones:

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Hazlo: si requiere menos de 2 minutos Delega: si la acción requiere más de dos minutos y si alguien más podrá comprometerse con esta acción Aplaza: si la acción requiere mas de dos minutos y nosotros somos las personas mas adecuadas para hacerlo aplazando la acción a futuro y realizar un seguimiento en una o mas listados de “próxima acción”. ORGANIZA: Para gestionar “cosas” que se pueden accionar necesitaremos de un listado de proyectos, un archivero para proyectos y materiales, un calendario, un listado de recordatorios de las próximas acciones y un listado de recordatorios acerca de “cosas” o “tareas” en espera que otras personas las hagan (waiting for). Con el vocablo “listado”, quiero decir cualquier listado físico, cuaderno o programa de computadora. Por nuestra conveniencia, y siendo acostumbrados a trabajar con computadoras se establecerán mayormente archivos virtuales.

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Definición de Proyecto Se define proyecto un resultado deseado que requiere más de una acción para su completamiento. Esto quiere decir que de ahora en adelante, cualquier “cosa” que se veía relativamente pequeña, se definirá proyecto por el simple hecho de contener mas de una acción. La razón atrás de esta definición es que: si no se completa una acción referente al proyecto, se originaran recordatorios referentes a la acción siguiente que, si no son anotados en un listado de proyectos caerán nuevamente en nuestra memoria…el único lugar donde no debería de estar. Un ejemplo de proyectos Contratar nuevos colaboradores, Planear vacaciones, estudiar las funciones de Outlook, instalar luces en el jardín etc.… Los proyectos no necesitan ser enlistados en una orden especifica (sea por dimensión o por prioridad). Lo único que se requiere es que sean enlistados en una única “lista maestra” (Máster list) que se revisará regularmente y para cerciorarse que las acciones apropiadas se hayan definido por cada proyecto. Un proyecto, en su complejidad no se “cumple”. Lo que se cumplen son las acciones que lo componen. Material de soporte para proyectos Para muchos de los proyectos activos, se acumularan materiales que vamos a querer organizar por tema o nombre de proyecto. Las categorías de próximas acciones Así como explica el diagrama de flujo de trabajo, la decisión acerca de la próxima acción es fundamental. Cualquier acción que requiere menos de dos minutos y que ya se completó obviamente no requiere ningún seguimiento ni rastreo. Lo que si es necesario rastrear es cualquier acción que se tendrá que hacer en un momento específico (insertar en el calendario), las que se necesitan hacer en cuanto sea inmediatamente posible (agregar al listado de “próxima acciones” (next actions) y las que requieren el cumplimientos de otras personas (agregar a listado “en espera de” o “waiting for….”).

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Calendario Recordatorios de acciones caen en dos categorías: • Cosas que deberán de pasar en un día especifico • Cosas que se tendrán que hacer en cuanto nos sea posible

Nuestro calendario personal manejará únicamente la primera categoría cerciorándose que nada mas tres cosas vayan anotadas en nuestro calendario:

1. Horario de acciones específicas: se trata frecuentemente de compromisos, ósea que la próxima acción se refiere a una plática en una reunión y por lo tanto lo único que se necesita es insertarla en el calendario con un horario especifico Ejemplo: Participación al briefing.

2. Día de acciones especificas: Se refieren a “próximas acciones” que se necesitan hacer en un dia especifico sin tener un horario especifico durante el día. En este sentido Outlook permite anotar tanto acciones sujeta a horarios cuanto una parte de acciones que se refieren al día. Ejemplo: Cumpleaños mama de Giuseppe.

3. Día de informaciones específicas: se refiere a informaciones que nosotros queremos sean disponibles en una determinada fecha futura y que no representan necesariamente acciones. Ejemplo: direcciones para ir a una cita en una ciudad que no conocemos etc.

¡Estas son las tres cosas que se anotan en nuestros calendarios y nada más! El listado de “Próximas acciones” ¿Dónde van los recordatorios referentes a las acciones? Se anotaran en el listado de “próximas acciones” que, junto al calendario, formaran el corazón de nuestra actividad de organización diaria. Si nuestro listado de próxima acciones es pequeño (en el sentido que contenga de 30 a 50 acciones), a lo mejor no será necesario repartirlas por tema. Si al contrario, nuestro listado será bastante complejo y largo, será necesario catalogar las diferente acciones por tema… Ejemplo: decir, llamadas, preguntas para proyectos (para cuando asistiremos a la juntas)

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Temas no accionables También en este caso necesitamos de un sistema que nos ayude a manejar “cosas” que no necesitan de una acción. Hay tres opciones: • Basura • Incubación • Referencia futura

Basura Es evidente. Tendremos que deshacernos de cualquier cosa que no tiene potencial futuro Incubación Hay cosas y informaciones que serán necesaria hacer o que mas bien nos gustaría programar y hacer en un determinado momento en un futuro (no tan pronto). En este caso hay dos opciones de sistema de incubación: • Un archivo “ algún día” • Un archivo por día del mes y por meses del año (calendario)

Algunos ejemplos de lista “algún día” podrían ser:

• Aprender otro idioma • Ir de vacaciones a un lugar donde siempre has querido ir • Aprender a usar un programa de computadora que no sabes utilizar • Reorganizar todas las fotos que tengo etc.…

Se podrían también considerar algunas sub categorías de la lista maestra “algún dia”:

• Comprar algún CD

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• Leer libros • Asistir a un seminario etc.

Será necesario revisar esta lista frecuentemente y por lo tanto se sugiere por lo menos una revisión durante la planeación semanal. El archivo por dia del mes y por meses del año representa una forma de archivar física que permite de reservarnos algún documento/información por un dia o mes específico futuro. Para los que utilizan un calendario como Outlook el funcionamiento es muy parecido, ya que con ello podemos escoger el día y el mes en que queremos someter algo a nuestra atención. Material de referencia Con Material de referencia, se define cualquier documento o información que encuentra su ubicación mayormente en archivos físicos que podrían ser organizados por tema (por ejemplo: contratos) o como archivos generales que normalmente contienen documentos que no encuentran ubicación especificas en categorías preestablecida. Un ejemplo podría ser el manual de instrucciones para nuestra nueva cámara, los dólares que se quedaron después de nuestro viaje a Estados Unidos etc.… REVISIÓN Hay una diferencia entre tomar nota de que tenemos que comprar leche y comprarla cuando estemos en la tienda. Ejemplo: Llamar a Jorge para pedirle el nombre del abogado X y hacerlo cuando tengamos un tiempo para dedicar a llamadas. Probablemente la revisión, para la mayoría de las personas que miran al manejo del flujo de trabajo como la única forma para auto disciplinarse y para lograr los objetivos que se ponen, representa la verdadera visión de lo que está pendiente en frente de nuestros ojos y la oportunidad para definir las acciones y opciones que se nos presentan. Has que el resultado lógico será el incremento de la eficiencia en las elecciones de las cosas que decidimos hacer en un determinado momento. Que hay que revisar y cuando Si alistamos un sistema que se basa en una lista de proyectos, un calendario, un listado de “próximas acciones” y una lista “en espera de”, no se requerirá mucho para mantener este sistema. La herramienta que será sujeta a una mayor revisión será sin duda el

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calendario. No porque las cosas que se anotan en el son las mas importantes sino que de por si el calendario establece una disciplina personal. El hecho de saber que hay algo que se tiene que hacer en un determinado momento, representa un buen terreno para maniobra de organización personal. Es una buena costumbre, a medida de que se completa una acción que está indicada en el calendario ver lo que sigue. Después de la revisión del calendario, la herramienta que se tendrá que revisar es el listado de “próxima acciones” que contiene el inventario de acciones pre-definidas que se podrán consultar durante el día sobretodo si están organizadas según circunstancias o contextos como: Para casa, cuando estaré en junta con Max platicare de…, cuando utilice la compu haré…. etc.… Los listados de “proyectos’, “en espera de” y “algún día” se tendrán que revisar tan a menudo como se necesita para no estar desperdiciando demasiado tiempo observándolos sin verdaderamente hacer nada al respecto. Factor crítico de éxito: LA REVISIÓN SEMANAL Todo lo que requiere acción debe de ser revisado por lo menos una vez por semana con el propósito de mantener la mente libre de cosas que se tienen que recordar y acordar. Los listados de: “Proyectos”, “próxima acciones”, “calendario”, “en espera de”, y “algún día”, se revisarán una vez por semana. Durante una semana de carga intensa podría resultar posible perder un poco el control de las acciones y ahí es donde la revisión semanal minimiza el riesgo que la información sea perdida y que nuestra mente no sea tan despejada para permitirnos de avanzar según nuestros planes. Acuérdense, el objetivo principal queda siempre en mantener nuestra mente libre de pensamientos y recordatorios acerca de lo que tenemos que hacer. La revisión semanal es el momento en que:

• Recopilamos y procesamos todas nuestras “cosas” • Revisamos el sistema • Actualizamos nuestras listas • Limpiamos y completamos

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Sería como limpiar nuestras casas una vez por semana. El sistema es geométrico en todas sus partes y no deja espacio a huecos abiertos. Se trata como ejemplo de todo lo que normalmente se hace una semana antes de salir para vacaciones. ¿Qué es lo que normalmente se hace en esta semana? Limpiar, negociar, organizar nuestros compromisos con nosotros mismos y con los demás. La sugerencia es que este tipo de trabajo se haga una vez por semana en lugar de una vez al año. Tres modelos para tomar acciones y decisiones Siempre habrá un listado de acciones que no se procesaran en un determinado momento. ¿Cómo decidiremos lo que hay que hacer y lo que no sin sentir la frustración al respecto? Sencillamente confiando en nuestra habilidad de juicio e intuición. Se han desarrollado 3 modelos que nos ayudaran en tomar las decisiones apropiadas acerca de lo que tenemos que hacer. 1) El modelo de 4 criterios para escoger acciones en el momento

A las 3:22 del miércoles, ¿como escogeremos lo que queremos hacer? Hay 4 criterios que se pueden aplicar en este sentido: • Contexto • Tiempo disponible • Energía disponible • Prioridad Contexto: algunas acciones se pueden hacer en cualquier lugar. Hay algunas que no se podrán hacer si no tenemos a la mano herramientas como una computadora, un teléfono etc. El contexto en este caso nos dictará automáticamente lo que tenemos y podemos hacer en un determinado momento. Tiempo disponible: tener el tiempo disponible para hacer algo. Si tengo que participar a una junta en 5 minutos resultara muy difícil hacer algo que me requerirá más de 5 minutos para que se logre. Energía disponible: ¿Cuánta energía tenemos en nuestro cuerpo? Algunas acciones requieren mente fresca, hacerla en la mañana podría resultar mas productivo, otras acciones son más físicas y otras requieren algunas características de ambas.

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Prioridad: en un contexto donde hay herramienta disponible, tiempo y energía, ¿Cuáles serán las acciones que nos darán la recompensa más alta? Aquí es donde tenemos que utilizar nuestro juicio para decidir lo que es más importante para hacer en este momento. Hay otros 2 modelos adicionales para ayudarnos en este sentido: 2) Modelo triple para evaluar el trabajo cotidiano Cuando estamos haciendo cosas o trabajamos en el sentido universal de la palabra, hay 3 tipos de actividades que nos pueden interesar: • Hacer trabajo predefinido • Hacer trabajo en cuanto el mismo aparece • Definir nuestro trabajo Trabajo predefinido: se trata de hacer lo que hay en nuestra lista de “próximas acciones” completando las tareas que se habían previamente predeterminado; hacer la llamada cuando decidimos de hacerla, hacer una lluvia de ideas cuando habíamos establecido el momento de hacerla etc.… Hacer el trabajo en cuanto el mismo aparece: a veces las cosas surgen sin planeación y sin que sean programadas. Tu colega de trabajo entra en la oficina y quiere platicar contigo acerca de un proyecto. En lugar de concentrarnos sobre las acciones programadas, pensamos inconscientemente que lo que nuestro colega nos está planteando es más importante de lo que estamos haciendo y de igual forma requieren energía y tiempo disponible. Definir nuestro trabajo: la definición de nuestro trabajo comporta la limpieza de nuestra bandeja de entrada en el Outlook, revisar nuestra libreta de notas, nuestra grabadora y desglosar los proyectos en acciones más pequeñas que nos permiten avanzar. Durante este proceso indudablemente se harán también acciones que requieren menos que dos minutos para su completamiento. Una buena parte de esta actividad consiste en definir lo que se tendrá que hacer a un determinado momento futuro que se agregaran a nuestra lista de “próximas acciones” a medida que avanzamos. Una vez definido el trabajo, podemos estar seguros que las listas son completas y nuestra mente despejada.

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3) El modelo a 6 niveles para la revisión de nuestro trabajo Las prioridades deberían de dirigir nuestras elecciones. Para conocer cuáles son nuestras prioridades necesitamos crear una analogía aeroespacial y por lo tanto tendremos: 50,000 pies = nuestra vida 40,000 pies = visión de 3 a 5 años 30,000 pies = objetivos de 1 a 2 años 20,000 pies = área de responsabilidad 10,000 pies = proyectos actuales Pista = acciones actuales

Analizamos las varias fases de abajo hacia arriba: Pista = acciones actuales. Son las acciones acumuladas que necesitamos tomar como: todas las llamadas que necesitamos hacer, los correos que tenemos que contestar, las cosas que tenemos que explicar a nuestro jefe en el momento en que tendremos una junta con el etc.… Si paráramos el tiempo ahora tendríamos que utilizar de 300 a 500 horas para completar lo que necesitamos completar sin obviamente ninguna aportación externa. 10,000 pies = proyectos actuales: se trata de los 30 hasta 100 proyectos pendientes por cada uno de nosotros. Se trata de proyectos a corto plazo como: configurar una computadora, mudarse de oficina, encontrar un buen dentista etc... 20,000 pies = área de responsabilidad: Creamos y aceptamos proyectos a cause de nuestra responsabilidad. Son las áreas en que queremos mantener determinados estándares como: planeación estratégica, investigación de mercado, servicio a cliente, desarrollo colaboradores y en la parte personal: salud, familia, finanza familiar, espiritualidad etc.… 30,000 pies = objetivos de 1 a 2 años: La experiencia que queremos hacer en dos años a partir de ahora agregará otra dimensión a la definición del trabajo de ahora. Los objetivos a esta altura provocaran un cambio a nivel de focus sobre el trabajo con nuevas áreas

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de responsabilidades que emergen así como una disminución de importancia sobre algunos aspectos de la vida y el incremento en otros. 40,000 pies = visión de 3 a 5 años: Proyectarse a 3-5 años de ahora genera pensamientos de categorías superior como: organización, estrategias, trends del ambiente. Sobre el plan personal factores como: familia, objetivos financieros y consideraciones. Decisiones a esta altura podrían fácilmente cambiar la forma en que nuestro trabajo se refleja a varios niveles. 50,000 pies = nuestra vida: Esto representa el panorama general, el porque de la existencia de nuestra compañía, de nosotros mismos. Se trata de la más amplia descripción de puesto, de los objetivos, visión, proyectos que derivan de este panorama y conducen a ello mismo. Obviamente muchos factores se toman en cuenta antes que nos sentimos totalmente satisfechos con las decisiones acerca de lo que hay que hacer y cuando. La parte que sigue revelara como utilizar de forma eficiente estos tres modelos para que se puedan elegir las acciones y las mejores prácticas de recopilar, procesar, planear, organizar y revisar para que puedan contribuir a tener éxito en nuestras vidas.

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Capítulo 3

PONIENDO EN MARCHA CREATIVAMENTE PROYECTOS: LAS CINCO ETAPAS DE PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Los ingredientes clave del control sobre nuestras actividades son claramente: 1) Definición del resultado (proyecto) y las acciones que a ello se refieren para avanzar en este sentido 2) Un sistema de recordatorios confiable que se revisa regularmente. Esto es lo que se define el focus horizontal. INTENSIFICAR EL FOCUS VERTICAL A veces un acercamiento formal de tipo horizontal no permite un análisis preciso del proyecto. La necesidad más grande en la fase de concepción y desarrollo de proyectos en el mundo profesional no es exactamente un enfoque/acercamiento de tipo formal. Hay programas que sin dudas ayudan en avanzar de forma esquemática en los proyectos. A veces resulta que de todas maneras se necesita regresar a varias juntas de tipo informal (pluma y papel), a dedicar poco tiempo para estimular una lluvia de ideas, y en algunos casos a un factor crítico que podría involucrar algunos de los participantes que, en un determinado momento se dan cuenta de no saber exactamente para que servirá el proyecto. La buena noticia es que existe otra forma para desarrollar proyectos, situaciones y temas que crea máximo beneficio con el mínimo desperdicio de energía. Se trata de la misma forma en que “naturalmente” pensamos (aunque no propiamente la forma en que “naturalmente” planeamos), cuando conscientemente intentamos mantener un proyecto bajo control. En mi opinión las personas que hacen más planeación y de manera informal y natural, obtienen los mejores resultados y evitan el estrés que un enfoque formal pueden provocar.

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MODELO DE PLANEACION NATURAL Nuestro cerebro sin duda es el mejor planificador que pueda existir. Antes que nuestro cerebro físicamente de órdenes de hacer algo, el mismo atraviesa 5 fases para cumplir virtualmente cualquier tarea:

• Define principios y objetivos • Imagina el resultado • Lluvia de ideas (Brainstorming) • Organiza • Identifica las próximas acciones

Un ejemplo sencillo: organizar una cena La última vez que pensamos en ir a cenar, aunque no lo reconocemos, se activó un mecanismo interno de planeación que fue originado por una intención. A lo mejor, quisimos celebrar algo, satisfacer un deseo de hambre, salir con unos nuevos amigos etc... La intención en este caso fue la visión del resultado. Conscientemente no pensamos en los principios que se reflejaron en este pequeño ejemplo de planeación. Indirectamente pensamos en la calidad de la comida, del servicio, de la conveniencia. Todos estos principios se transformaron en visión .El propósito fue el “porque” quisimos ir a cenar. Al momento la visión fue clara: empezamos un pequeño ejercicio de lluvia de ideas que nos hizo preguntarnos a nosotros mismos: ¿Estará abierto el restaurante esta noche? ¿Podremos cenar afuera? ¿Habrá mucha gente? Nuestro cerebro nota un espacio vacío entre lo que era nuestra intención y el estatus de donde nos encontramos al momento e inmediatamente empieza a llenar los huecos planeando inconscientemente con las acciones de planeación. Una vez definidas las lluvias de ideas lo más normal que puede pasar es que el cerebro defina una serie de acciones para moverse hacia la visión: así que, primero averiguaremos si el restaurante está abierto, luego checamos si nuestros amigos tienen ganas de ir al restaurante en que pensamos, luego vestirse etc.… Con un ejercicio tan sencillo nos daremos cuenta de que tan fácil será, según estos principios de planeación, retomar un proyecto que está parado desde hace tiempo y moverlo hacia una visión según los pasos mencionados arriba.

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MODELO DE PLANEACIÓN ANORMAL Así como existe un modelo de planeación natural, en la gran mayoría de los casos hay personas y ejecutivos que durante una junta lanzan la pregunta: “¿Quien tiene una buena idea acerca de este tema”? Lo que parece una buena idea en realidad es una mala idea, las fases de planeación natural no se están respetando y con ellas se está matando también el proceso creativo que nos lleva a la visión y que genera mucho estrés. MODELO DE PLANEACIÓN REACTIVA La consecuencia más lógica de una falta de planeación natural es una crisis. - ¿Compraste el boleto? ¡Pensaba lo ibas hacer tu! Cuando sobreviene la urgencia de hacer algo se genera una planeación de urgencia donde será necesario más trabajo, más horas, mas fuerza laboral. Así que, una gran cantidad de gente moviéndose en la oficina sin una visión intentarán organizarse y el jefe intentará lanzar el mensaje de que ya es hora de organizarse y posiblemente activar una sesión de lluvia de ideas que empezara con la pregunta: “¿Quien tiene una buena idea en este cuarto”? Finalmente, cuando el jefe se dará cuenta que todo su equipo utilizó todo su esfuerzo creativo, llegará el momento en que se llamará a un asesor externo que, lo primero que hará será preguntar: ¿Que están intentando lograr aquí? Estamos exactamente donde estaríamos si empezáramos un proceso de planeación natural TÉCNICAS DE PLANEACIÓN NATURAL LAS 5 FASES El propósito No hace daño preguntarse el “porque” de determinadas cosas. ¿Por qué vamos a juntarnos? ¿Cuál es el propósito de mi tarea? ¿Porque estamos invitando unos amigos a cenar?

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El propósito de cada actividad es la directriz principal para una mayor claridad. Se trata de sentido común que no es comúnmente aplicado. Cuando la gente se queja de tener demasiadas juntas, mi pregunta sería: ¿Cuál es el propósito de la junta? Cuando preguntan: ¿Quien debería de invitar a la sesión de planeación? Mi pregunta sería: ¿Cual es el propósito de la sesión de planeación? Los valores y beneficios de la pregunta ¿Por qué? se pueden resumir en:

1) Definición de éxito: La gente quiere ganar y si no está claro el propósito de lo que están haciendo será bien difícil ser los ganadores de nuestros retos.

2) Creación de criterios para tomar decisiones: Tomando en cuenta lo que se está intentando lograr, los recursos disponibles son los que nos ayudaran a alcanzar nuestra visión

3) Alineación de los recursos: ¿Como podemos gastar mejor nuestro flujo de caja para ser más eficaces en la venta el próximo invierno? Tendríamos que gastar mas en publicidad o invitando gente que propagará su buena experiencia con nosotros

4) En todo caso, la respuesta es directamente proporcional al objetivo que se está intentando lograr…es decir el “Porque”. 5) Motivación: Si no hay una razón por hacer algo… ¡sería mejor no hacerla! Muchas personas se olvidan de hacerse esta pregunta y

solo cuando se las hacen regresan nuevamente a su sentido común. 6) Aclaración de enfoque: Cuando aterrizamos sobre el real propósito de lo que estamos haciendo, las cosas se vuelven más claras y

definidas. Cuando las cosas se vuelven dispersas y borrosas, valdría la pena preguntarse: ¿Que es lo que estamos intentando lograr aquí?

7) Expansión de opciones: Cuando sabemos el porque de determinadas cosas nuestro Horizonte de opciones se expande dejando mas margen a la creatividad para obtener el resultado querido.

Los principios

De igual manera que los criterios, en el manejo de proyectos los principios son también muy importantes. Una de las preguntas más importantes que tenemos que plantear: Daría a los demás la posibilidad de actuar libremente siempre y cuando ellos…¿qué?

Siempre y cuando se mantienen dentro de un presupuesto

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Siempre y cuando el cliente queda satisfecho Siempre y cuando el equipo trabaje en armonía siempre y cuando se promueve la positividad

Los principios establecen la línea de conducta positiva y evitan conflictos. La Visión/Resultado Para acceder de forma consciente e inconsciente a los recursos necesarios a nosotros en el desarrollo de un proyecto, necesitamos tener una clara visión de lo que será el resultado. Es mas el “que” en lugar del “porque’”. ¿Qué será de este proyecto una vez que el mismo será completado? Por ejemplo, los participantes han ganado un mayor conocimiento acerca de una determinada técnica o se incremento la cuota de mercado de un 2 %... El poder del focus: está comprobado que tanto en el deporte y tanto en nuestro día a día, la visión del resultado condiciona la forma en que nos desempeñamos. Cuando nos concentramos sobre una visión, automáticamente se crea un patrón, un modelo de ideas que no se hubiera creado de ninguna otra forma. Hay una formación reticular a la base de nuestro cerebro que nos permite concentrarnos sobre algunos factores y excluir otros. Un ejemplo seria lo siguiente: si en este cuarto nos concentramos únicamente sobre el color rojo, descubriremos hasta los detalles mínimos de este mismo color. Así mismo, el cerebro nos permite dormir hasta cuando el volumen de la música esta alto pero el llorar de un niño nos hace despertar. Es el mismo principio según el cual un optometrista se concentra sobre el tipo de gafas que la gente trae o un constructor se fija en los detalles de un departamento. Aclarar los resultados “No sabremos como se hace, hasta que nosotros mismos no lo hagamos”. Es muy fácil imaginar algo que está ocurriendo cuando ya nos ocurrió antes. Es mas difícil imaginar el resultado de algo en lo que nunca hemos sido involucrados si hay muy poca referencia del evento que estamos intentando crear y la poca experiencia en lograr lo que nos proponemos (conocimiento). Muchos de nosotros se contienen en imaginar un resultado esperado si no hay alguien que nos enseña como llegar a la visión. La forma en que nuestro

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cerebro funciona es exactamente al revés. Una de las habilidades más importantes en el mundo del conocimiento del trabajo es crear claros resultados. Se necesita la definición y la redefinición de lo que se está intentando lograr a diferentes niveles, invertir recursos para el completamiento de las tareas de un proyecto etc.… ¿A que se parecerá este proyecto cuando termine? ¿Cómo queremos que el cliente se sienta cuando este proyecto esté terminado? ¿Donde estaremos en tres años de carrera profesional? La Visión/resultado se puede manifestar como una sencilla afirmación como “finalizar la revisión del proyecto de habitaciones” o como una película que pinta todos los detalles de cómo será el resultado. Abajo hay 3 pasos básicos para desarrollar una visión:

• Ver el proyecto más allá de la fecha de finalización. • Prever el éxito sin dudas. • Capturar aspectos y características que nos gustaría imaginar.

Lluvia de ideas Cuando proyectamos exactamente lo que queremos como resultado; cuando sabemos el por qué y el cómo; cuando tenemos una idea acerca de algo que resulta ser diferente de la realidad actual, se acciona automáticamente un mecanismo interno de generación de ideas que sirve para llenar el hueco existente entre realidad actual y resultado esperado. Todo se toma en cuenta: ideas buenas, malas, pequeñas, grandes. La buena costumbre es la de anotar todo Capturando ideas La forma más común y exitosa de capturar las ideas generadas como consecuencia de una lluvia de ideas es el mapa mental acunado de Tony Buzan, un científico en el funcionamiento del cerebro. En el mapa mental, la idea mental se presenta al centro con las ideas asociadas que se extienden desde ella en una forma ramificada. (Pagina 71) Las reglas de la lluvia de ideas

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• No juzgar, evaluar, criticar: a esta altura de la fase natural de planeación es necesario censurar cualquier forma expresiva que pueda limitar la creatividad.

• Ir por la cantidad y no por la calidad: No sabrás si una idea es buena hasta cuando no la tendrás anotada o la analizaras

mas adelante.

• Poner el análisis y la organización en el segundo plano: en una fase de generación de ideas, el análisis no debe ser la razón principal del ejercicio.

Organización Una vez que todas las ideas estén fuera de nuestra mente y en frente de nuestros ojos, automáticamente nacerá un proceso de organización natural. La organización normalmente ocurre cuando se identifican componentes y subcomponentes, secuencias o eventos/prioridades que determinan el resultado final. ¿Cuáles son las cosas que determinan el resultado final? En que orden deberían de ocurrir en secuencia? Estas son las preguntas más comunes que nos ayudarán a definir la organización de las ideas en un plan de acción definido. Se trata de la etapa donde se tendrán que utilizar herramientas como un grafico de GANT que identifique estatus de avance del proyecto y piedras millas. Los principios bases de la organización: Los pasos clave son: • Identificar las ideas significativas • Ordenar por: componentes, secuencia, prioridad • Detallar en el grado requerido

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Próximas acciones La fase final de la planeación consiste en la asignación y reasignación de recursos físicos para que el proyecto se mueva. La pregunta que nos tendremos que hacer es: ¿He pensado realmente en todo? En base a lo que tengo, ¿Podemos empezar con un plan de acción ordenado? ¿Quiénes serán las personas responsables? Activando las partes móviles: un proyecto estará suficientemente planeado cuando cada “próxima acción” este decidida y establecida, sólo así se podrá desarrollar sin que otras componentes se tengan que completar antes de ella. Ejemplo: durante la planeación de una conferencia se puede coordinar la presencia de traductores y al mismo tiempo encargarse de encontrar el lugar adecuado para la conferencia. Activando una parte a la vez: En algunos casos habrá nada mas una “próxima acción” que puede ser activada y todas la demás dependerán del resultado de esta. Ejemplo: No se podrá proceder al pedido de blancos hasta que ama de llaves no haya presentado el inventario existente. Cuando la “próxima acción” es de alguien más: En el caso de una planeación de grupo no será necesario que cada quien sepa de las acciones de los demás. Lo único que se necesitará hacer será asignar responsabilidades a los varios componentes del grupo y dejar a ellos la responsabilidad de decidir sobre sus propias “próxima acciones”. Cada quien deberá ser responsable de completar su “próxima acción” de forma totalmente independiente de los demás, sabiendo que si no la completa como es requerido el resultado planeado no se podrá dar. Si la “próxima acción” no es nuestra necesitamos aclarar a quien pertenece (representa el utilizo primario del listada “en espera de”) No se necesita ninguna nueva habilidad para incrementar la productividad. Lo que si se necesita son nuevos parámetros de comportamiento y saber cuándo y como aplicarlos.

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¿Se necesita mayor claridad?

Si necesitamos mayor claridad habrá que mover nuestro pensamiento a un nivel de planeación natural. Si hay falta de claridad a nivel de planeación habrá necesidad de una lluvia de ideas mas completa, para generar un inventario de ideas suficiente para crear confianza en el plan.

Si la sección de lluvia de ideas se vuelve confusa, el enfoque se debería mover hacia la visión del resultado, asegurando que el filtro reticular en nuestros cerebros se abra para entregarnos la mejor forma de pensar.

Si la visión del resultado no es clara, necesitamos regresar o volver a una análisis del porque estamos en esta situación (Propósito).

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PARTE 2

PRACTICANDO LA PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS

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Capítulo 4

COMO EMPEZAR

La implementación de los métodos para organizarse a veces resulta ser muy interesante para algunos individuos, porque los mismos aprenden “trucos” que la parte “no tan inteligente” y “no tan consciente” de nosotros no percibe. La gente más eficaz y productiva son los que aprendieron a utilizar algunos “trucos’ que la parte más “inteligente” de ellos ha preparado para la parte “no tan inteligente”, para esta siga el comportamiento de forma casi automática creando resultados de alto desempeño. Un ejemplo podría ser el llevarse consigo el equipo para practicar deporte en el trabajo para evitar situaciones donde nos auto justificamos por no tener el equipo (zapatillas de deporte) cuando terminamos nuestro dia y queremos dedicarnos un tiempo para nosotros.

PREPARAR EL ESPACIO: Para empezar a organizarse se necesita un centro de control, un espacio físico donde se podrá trabajar. Una oficina, un escritorio, representan normalmente el lugar adecuado. Un espacio funcional de trabajo es crítico para un buen inicio. Si no lo tenemos hay que conseguirlo independientemente si somos albañiles, ama de casa etc.… Aun cuando tengas una oficina necesitamos todavía de un espacio en nuestra casa Algunas personas traen enorme beneficio en tener un espacio (grande o pequeño que sea) en su casa. Una oficina de paso Si eres una persona que viaja mucho, una persona que viaja de negocio o sencillamente alguien que se mueve mucho, se necesitará una oficina móvil que en la mayoría de los casos se concreta en un portafolio con carpetas y herramienta de papelería. A veces muchas personas no aprovechan de los tiempos muertos para ser productivos, sobre todo cuando están en un camión, en un avión o sencillamente esperando un turno.

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LO QUE SE VA NECESITAR Para los que están comprometidos con la total implementación de este nuevo proceso de flujo de trabajo y que no utilizan la computadora y algunos programas de organización personal como “Outlook” por ejemplo, seguramente vamos a necesitar de herramienta que nos pueda ayudar a lograr el objetivo. Típicamente, empezando desde cero, a parte de un escritorio, lo básico que se va necesitar es:

• Bandejas para hoja tamaño carta/oficio (mínimo 3) • Papel tamaño carta • Plumas/lápiz • Post it 3x3 • Clips • Engrapadora y grapas • Cinta adhesiva • Bandas elásticas • Etiquetadora • Carpeta de archivos • Calendario • Papelería

Bandejas para hoja tamaño carta/oficio Que nos servirán como bandeja de entrada y de salida y las demás como “pendientes” etc. Papel Es muy necesario para el proceso inicial de recopilación de datos

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Post it, clips, engrapadora, bandas Nos serán útiles para archivar documentos físicos. La etiquetadora Es una herramienta crítica para nuestro trabajo. Se utilizará para etiquetar carpetas de archivos y muchas otras cosas. Carpetas de archivos Necesitaremos muchas. El color de por si no importa si hay un buen sistema de etiquetamiento. Calendario El calendario no se tendrá que utilizar como una herramienta para contener la lista de acciones. El calendario más bien se utilizará para mantener el control de las cosas que se tendrán que hacer en un día y a un horario específico . El calendario representa la herramienta principal para las personas que confían en su propia organización. Hay una multitud de recordatorios que nos gustaría poner en nuestro calendario, de todas maneras la cosa no se para con nada más eso. El sistema tendrá que ser complementado con otras acciones que se revelarán a medida de que avanzamos con la aplicación del método. Papelera Si eres como la mayoría de los profesionales, probablemente tendrás que deshacerte de mucho más de lo que puedes pensar. La papelera va ser muy necesaria ¿Vamos a necesitar un organizador? Hoy en día hay una multitud de herramientas que nos ayudan a tener el control de todos los archivos, citas, llamadas que se tendrán que hacer etc. La forma mas práctica son el software como Outlook o Lotus notes que pueden ayudarnos en la organización personal. La dinámica sobre como utilizarlos será explorada mas adelante.

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El factor crítico en el sistema de clasificación Un buen sistema de clasificación es crítico en el proceso de organización personal. Hay de dos tipos:

1) Un sistema de clasificación general: para brochures, artículos, notas, impresiones o en general cualquier información que nos gustaría guardar para referencia futura.

2) El sistema de clasificación especializado: donde se archivaran informaciones financieras, contratos u otra información que necesitan ser archivadas en su propio lugar e indexación.

Si podemos contar con una secretaria o un asistente de confianza, que mantiene el sistema para nosotros, lo único que necesitamos hacer es poner un post it con la indicación del tipo de documento y la secretaria hará la clasificación. Hay que preguntarse si un sistema  accesible en todo momento (saber donde están las cosas) es lo que queremos, si la respuesta es SÍ, sabremos que todavía necesitaremos de nuestro propio sistema. Los dos tipos de clasificación deben de ser prácticos y fácilmente accesibles. Si cada vez que necesitamos archivar algo tenemos que levantarnos, se desarrollara una natural tendencia a no clasificar y acumular papeles en nuestros escritorios. El sistema alfabético A-Z es siempre lo más indicado. La gente tiende a utilizar su propio sistema de clasificación como propio sistema de organización, con el resultado de que a veces no nos acordamos donde se guardó el archivo específico que estamos buscando. Por cada etiqueta es muy útil poner por lo menos un subgrupo bajo el grupo principal: un ejemplo podría ser “jardinería” e “ideas de jardinería “que se archivaran bajo la letra “J”. Actualmente se sugiere un sistema de clasificación alfabético con un cajón de archivos subdivididos por letras: A-E, F-L, M-Q etc.… por lo menos no tenemos que pensar cada vez que necesitamos archivar algo. Se sugiere de mantener siempre una gran cantidad de carpetas disponibles ya que no hay peor cosa que tener que archivar y no encontrar material para archivarlas. Se sugiere también de mantener los cajones a menos de ¾ de su capacidad y de purgarlo cada vez que estamos en espera al teléfono o que se haga algo que no requiera mucha concentración por nuestra parte.

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Un tercer archivo podría llegar a ser necesario aun si no representa una referencia inmediata. Estamos hablando de proyectos cumplidos, clientes que ya no trabajan con nosotros etc.… en este caso no es necesario que el archivo correspondiente sea fácilmente accesible. El sistema de archivos colgantes no es de los mejores. Lo que más se recomienda son los clásicos archivos que están de pie por sí mismos. Si el sistema de la empresa prevé que se utilicen los archivos colgantes cerciorémonos: 1) En lugar de etiquetar el contenedor de archivos, se etiqueten los archivos mismos así que, si hay que llevárselos, sabremos lo que hay

adentro. 2) Se utilice solamente un archivo por cada contenedor colgante y no más. 3) Tener disponible una serie de nuevos archivos colgantes y carpetas en la parte de frente para no estar perdiendo tiempo cuando más

necesitamos ser eficientes en nuestro proceso de clasificación. Se recomienda purgar los archivos por lo menos unas vez al año, deshaciéndonos de referencias que ya no es necesaria. Se recomienda también que en cada empresa se establezca su día de basurero dedicándolo al trabajo de purgar los archivos de todo los que ya no son necesarios. UN ÚLTIMO CONSEJO ANTES DE EMPEZAR… Ahora que tenemos un escritorio limpio y ordenado y se han puesto las bases para una mejor metodología, hay una última cosa que se necesita hacer: deshacerse de todos tipos de compromisos por la total duración de la sesión. Haz las llamadas que se tienen que hacer, poner los recordatorios todavía pendientes y…empezamos.

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Capítulo 5

RECOPILAR, ACORRALANDO NUESTRAS “COSAS” Este capítulo tratara de la forma sobre como todos nuestros pendientes, todas nuestras “cosas” incompletas puedan ir en un único lugar. En el mundo real no es tan fácil lograr el objetivo de tener vacía la mente de todos los pendientes que se cumulan con el ritmo rápido de nuestras semanas. Debemos de entender que este es el único estándar para sentirse motivados y tener “la casa limpia” de todas las “cosas” que se refieren a nuestro trabajo y a nuestras vidas personales que requieren nuestra atención. PREPARADOS…LISTOS… Hay una razón muy práctica para reunir los pendientes antes de procesarlos: 1) Es muy útil saber y conocer el volumen de las cosas que se tienen que hacer a futuro. 2) Nos avisa donde está el final del túnel. 3) Cuando estaremos procesando y organizando, no nos gustaría ser distraídos para una masa amorfa de “cosas” que podrían estar

todavía en algún lugar. Una vez que tenemos todo lo que requiere nuestra atención en un único lugar, operaremos automáticamente con un estado de control y de concentración mas avanzado.

Puede parecer algo de enormes proporciones el hecho de capturar absolutamente todo en un único sitio: podría parecer hasta poco intuitivo porque para la mayor parte las cosas que están esparcidas no eran y no son muy importantes. Podría ser la llamada al proveedor que tendrás que hacer o la idea de poner orden en la bodega o mover la impresora en otra ubicación de tu oficina. Son aquellas cosas que nos dan lata que todavía no hemos decidido si hacerlas o si definitivamente dejarlas caer de nuestra lista de pendientes abiertos. El simple pensamiento que todavía podría haber algo interesante en el pendiente no nos deja totalmente libres.

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Nos podemos sentir bien sobre algo que no estamos haciendo, siempre y cuando estemos conscientes de lo que no estamos haciendo….así que... …¡YA! Recopilación física La primera actividad es la de buscar cualquier cosa que no pertenece al lugar donde está y ponerla en nuestra bandeja de entrada. Recopilaremos cosas que no están completas, cosas que requieren algún tipo de decisión antes de poderlas accionar. Todas irán en la bandeja de entrada para que se puedan procesar mas adelante. La mejor manera para decidir lo que hay que poner en nuestra bandeja es comprender lo que definitivamente no debería de ir:

• Suministros: papelería, tarjetas de negocio, post it. • Materiales de referencia: manuales de instrucciones, el menú para entrega a domicilio, la bitácora de número de teléfonos y

direcciones, • Decoraciones: fotografías de familia, placas, plantas etc. • Equipo: televisión, computadora, impresora etc.

Cuestiones sobre la recopilación de “cosas” Se podrán presentar varios escenarios: 1) Se están recopilando muchas más cosas de las que pueden entrar en nuestra bandeja de entrada. 2) Hay una probabilidad que nos pongamos a purgar y organizar en lugar de recopilar. 3) Habrá una probabilidad que nos topamos con algo que queremos tener a la vista. Si tenemos algo mucho mas voluminoso de lo que puede entrar en nuestra bandeja de entrada hay que poner en la misma un post it que la pueda representar con la fecha de origen. Poner la fecha presenta un gran beneficio. La costumbre de agregar la fecha a cada

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nota que tomamos, a cada post it, recordatorio para nosotros mismos, etc. nos ayuda en evaluar nuestro grado de eficacia y el 3% de tiempo adicional que se requiere para insertar esta información se volverá en una costumbre muy útil. Si la pila es demasiado grande para que quepa en la bandeja, asegurémonos que haya una ubicación cercana para todo lo que debería de estar dentro y una separación visual con lo que no debería de estar. Si hay algo que parece inútil no hay que dudar en tirarlo a la basura. Si hay algo que no estamos seguros que represente basura, por el momento lo pondremos en la bandeja. No hay que pensar mucho en ellos considerando que, de todas maneras procesaremos todo mas adelante. No hay que dejarse tentar en organizar a medida de que recopilamos nuestras “cosas”. El riesgo es el de iniciar un proceso que nos requerirá mucho mas tiempo del sistema que estamos aprendiendo. ¿Que pasa si en el transcurso del proceso de recopilación veo algo que me recuerda que tenía que hacer algo importante?: Si nos damos cuenta que se trata de algo que requiere nuestra atención inmediata (URGENTE E IMPORTANTE), mejor hacerla enseguida. Si no fuera totalmente así, mejor dejarla en la bandeja de entrada para que se pueda procesar a la brevedad (tomar nota).

Empezamos a poner todo en la bandeja de entrada utilizando, por lo más que se pueda, todo el espacio disponible. Algunas personas utilizaran todo su escritorio como bandeja. Típicamente lo que se pondrá son:

• Correos ( físicos) • Recados telefónicos • Tarjetas de negocio • Notas de juntas/reuniones

Hay que resistir a la tentación de decir a sí mismos “sé donde se encuentra lo que necesito y me gusta que este allá”. Esto es exactamente lo que no nos ha funcionado hasta ahora así que...Hay que confiar. Luego pasamos a los cajones de nuestro escritorio: ¿Está todo en orden? ¿Hay “cosas” que deberían ir en la bandeja? Revisamos todas repisas, armarios y cualquier lugar donde haya material, documentos etc... que requiera una acción por parte de nosotros, y si los encontramos, hay que ponerlo en la bandeja o, si está demasiado grande, en un post it que lo represente. Paredes, gabinetes, repisas… ¿Hay algo que no pertenece donde está en este momento? ¿Libros o catálogos que tenemos que leer? ¿Algún archivo en el piso que requiere nuestra atención? Algo que queremos cambiar de nuestra herramienta de trabajo, ¿Están

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ubicadas en posición optima dentro de nuestras oficinas? ¿Todo funciona al 100%? ¿Hay suficiente luz? Si hay algún tema que requiere un seguimiento...ya sabemos lo que se tiene que hacer: ponerlo en la bandeja de entrada. Si la naturaleza de nuestro trabajo requiere el uso de otros espacios donde guardamos las cosas, será necesario también revisar estas zonas. Si somos determinados a vaciar nuestras cabezas, resulta imperativo checar en todas partes. Proceso de recopilación mental Después de haber recopilado todo tipo de material físico existente en nuestro ambiente, lo que todavía es necesario recopilar es el material que reside en nuestra psique. Algo que nos llama la atención que pero no está físicamente representado en nuestra bandeja. Notaremos que hay una cantidad de cosas que residen en nuestra mente que puede representar proyectos, ideas, cosas que siempre hemos querido hacer y que nunca realmente nos motivaron a desarrollarlas, etc. En este proceso, cada pendiente vale la pena ser anotado en una hoja separada que se pondrá en nuestra bandeja. Para ayudarnos en vaciar nuestra mente, nos ayudara mucho una lista inicial que probablemente refleja nuestra lista de acciones incompletas y que nos asistirá a ver si realmente no nos estamos olvidando de algo. Hay que acordarse que cuando algo se nos ocurre hay que tomar nota y ponerlo en nuestra bandeja. A continuación se muestran los listados de los incompletos:

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Profesional

Proyectos iniciados no completados Proyectos que deben iniciarse Compromisos/promesas a otros

Jefe/socios Colegas Subordinados

Otras personas en la organización Gente de “fuera”

Clientes Otras organizaciones Profesionales

Comunicación para hacer/obtener Interno/externo Iniciativa para responder a: Llamadas telefónicas

Correo electrónico Paginas Faxes Cartas Memorándums

Otros escritos para terminar/presentar Reportes

Evaluaciones/comentarios Propuestas Artículos Material para promoción Manual/instrucciones Investigadores y editores

Reuniones en las que es necesario establecer/solicitar Quien necesita saber que ¿Decisiones? Significativa muertos/revisión Financiero

Flujo de efectivo Estadísticas Presupuestos Previsión/proyecciones Perdidas/ganancias Hoja de balance Línea de crédito

Planificación/organización Planificación formal (metas, objetivos) Proyectos actuales (próximas etapas) Próximos proyectos

Planes de negocios/comercialización Iniciativas organizacionales Próximos eventos Reuniones Presentaciones Organización estructural Cambios en las instalaciones

Instalación de nuevos sistemas/equipos Viajes

Bancos Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Flujo de caja

Administración Problemas legales Seguros Personal Políticas/procedimientos

Clientes Internos Externos

Marketing Promoción

Ventas Servicio al cliente

Sistemas Teléfonos Computadoras Equipo de oficina Otros equipos Utilidades Presentación

Inventarios Suministros

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Oficina/sitio de trabajo Organización de la oficina Muebles Decoración

Esperando a… Información Delegar tareas/proyectos Terminaciones de crítica a los proyectos

Responder a: Cartas Memorándums

Llamadas Propuestas Requisiciones Reembolso Flujo de efectivo Seguros Artículos perdidos Artículos prestados Entradas Decisiones de los demás

Desarrollo profesional Capacitación/seminarios

Cosas que aprender Cosas que impulsan Practicar habilidades/especialmente aprender: Computación

Cintas/videos de capacitación Resúmenes

Educación fuera Investigación-necesidad de Vestimenta profesional

Personal Proyectos iniciados, no terminados Proyectos que se tienen que iniciar Compromisos/promesas a otros

Esposa/o Hijos Familia Amigos Profesionales Artículos prestados

Proyectos: otras organizaciones Servicio Cívica Voluntario

Comunicaciones para hacer/obtener Familia Amigos Profesional Iniciativa para responder a:

Llamadas telefónicas Cartas Tarjetas

Próximos eventos

Ocasiones especiales Cumpleaños Aniversarios

Bodas Graduaciones Días festivos Viajes Viajes de fin de semana Vacaciones Eventos sociales Eventos culturales Eventos deportivos

R&D-cosas que hacer Lugares a donde ir Gente por conocer/invitar Atracciones locales

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Administración Financieros

Facturas Bancos Inversiones Prestamos Impuestos Seguros

Asuntos jurídicos Presentación

Esperando a: Orden por correo

Reparación Reembolsos Elementos prestados Datos médicos Responder por favor

Hogar/casa Propietarios Propiedad de bienes Legal

Inmobiliario Zonificación Impuestos Constructores contratistas

Calefacción/aire acondicionado

Plomería Electricidad Material para techos Paisaje Entrada Paredes/pisos/techos Decoración Muebles Utilidades Aparatos Focos/cableado Artículos de cocina Lavadora/secadora Áreas que organizar/limpiar

Computación Software

Hardware Conexiones CD-ROOM Correo electrónico/internet Televisión Videocasetera Música/CD/cintas Cámaras/videos Teléfonos Maquina contestadora Equipo de deportes

Armario/ropa Almacenamiento Reparación de vehículo/mantenimiento Herramientas Equipaje Mascotas

Cuidado de la salud Doctores Dentistas Especialistas

Pasatiempos Libros/registros/cintas/discos Mandados Ferretería Farmacia

Mercado Banco Lavandería Papelería

Comunidad Vecindario

Escuelas Gobierno local Problemas sociales

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El Inventario de “entrada” Después de haber reflexionado sobre todos los puntos mencionados en el listado de los incompletos, se sugiere de revisar también los recados telefónicos, cualquier tipo de grabación (si se utiliza una grabadora personal). La parte de correos electrónicos sería mejor dejarla donde esta porque de todas maneras mas adelante se analizará una sección separada para personas que utilizan programas como el Outlook para su sistema de organización personal. Ahora necesitamos estar absolutamente seguros que no haya nada que nuestros cerebros tienen todavía que pensar. Uno de los principales factores de resistencia de las personas a recopilar TODO en un único lugar es la falta de método en organizar y procesar. Esto nos llevará al siguiente capítulo.

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Capítulo 6 PROCESAR, COMO LLEGAR A VACIAR LA BANDEJA DE ENTRADA Ahora que se ha recopilado todo lo que nos llama la atención, el trabajo que tenemos que hacer no es exactamente llegar al fondo de la pila. Vaciar nuestra bandeja significa principalmente identificar cada tema, decidir lo que representa y finalmente lo que tenemos que hacer con ello. Al final del proceso de recopilación habremos: 1) Tirado lo que no necesitábamos 2) Completado acciones que requerían menos de 2 minutos 3) Delegado lo que se podía 4) Ordenado en nuestro propio sistema de organización recordatorios de acciones que nos requieren mas de dos minutos e 5) Identificado proyectos (conjunto de acciones que requieren mas de 2 minutos para su finalización) Para obtener un resumen de este proceso seria útil consultar el diagrama abajo indicado: La columna central ilustra todos los pasos involucrados en el proceso de decisión para nuestras siguientes acciones.

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GUÍAS DE PROCESAMIENTO La mejor forma para aprender este modelo es “hacerlo en práctica”. De todas maneras hay algunas reglas fundamentales: • Primero procesar la acción que se encuentra encima de la pila • Procesar una acción a la vez • Nunca poner algo nuevamente en la bandeja El verbo procesar no quiere decir “dedicar tiempo”. Procesar quiere decir: identificar que acción es requerida y expedirla adecuadamente. No queremos dedicar tiempo a cada elemento en la bandeja. Nos iríamos afuera del sistema de organización. ¿LIFO (last in first out) O FIFO (first in first out)? Teóricamente deberíamos poner nuestra bandeja al revés y empezar con las notas/acciones mas antiguas. Sobre todo en el caso de personas que utilizan muchos los correos, resulta mas fácil empezar desde arriba para también darse cuenta de la secuencia de conversaciones que hubo en el mismo tema. Procesar una acción a la vez No dejarse tentar de analizar varias cosas al mismo tiempo aun cuando pensamos que se puede hacer. El focus sobre un tema nos obliga a concentrarnos sobre la misma y decidir que hacer con ella. La excepción de las “Multitareas” Hay personas que por su propia naturaleza necesitan evadir su atención por un minuto o dos sobre un tema con el propósito de tomar una decisión acerca de la misma. Esta actitud representa una excepción a la regla de procesar las cosas “una a la vez”.

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Nada regresa en la bandeja de entrada Una de las tentaciones mas comunes es recoger algo de la bandeja, no hacer ningún esfuerzo para ver que representa y la acción que sigue y volverla a poner en la misma bandeja. LA PREGUNTA CLAVE: ¿CUÁL ES LA SIGUIENTE ACCIÓN? Ahora que sabemos lo que no se tiene que hacer, ha llegado el momento de tomar decisiones acerca de lo que se está procesando. A veces no es tan evidente, la acción que sigue requiere un poco de reflexión. Por ejemplo, del primer tema, ¿necesitamos marcar a alguien? ¿Llenar algún formato? ¿Buscar algunas referencias en internet? ¿Comprar algo? Y ¿que pasaría si no hay realmente una acción que sigue? ¿Qué pasa si no hay una acción que sigue? Hay una gran posibilidad que una porción de lo que hay en la bandeja no requiera una acción especifica. Hay tres tipos de materiales en este sentido:

• Basura • Elementos para incubar • Material de referencia

Basura No obstante del trabajo preliminar que se ha hecho hasta ahora, no nos deberíamos de quedar sorprendidos si todavía permitimos que en nuestra bandeja haya una cantidad de temas que realmente no requieren nuestra atención y por lo tanto se deberían de tirar. En algún momento nos toparemos con la pregunta si hay o no hay que guardar algo para referencia futura. Hay dos métodos para hacer frente a este dilema:

• En caso de duda… ¡tíralo! • En caso de duda… ¡guárdalo!

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Ambos principios funcionan. Se trata únicamente de confiar en nuestra propia intuición y ser realistas acerca del espacio disponible (físico y de tiempo). Incubación Hay cosas que no requieren acción inmediata pero que podrían ser útiles o accionables en un futuro. Ejemplo: Un folleto qua anuncia una conferencia que nos interesaría escuchar, una publicidad acerca del lanzamiento del nuevo teléfono móvil que nos gusta, una idea de venta que necesitamos aplicar en un determinado momento en el futuro. Una nota para nosotros mismos que nos indica que queremos aprender a fotografiar…que por supuesto ahora no tenemos ni el tiempo para respirar… Hay dos opciones para este tipo de cosas:

• Incluirla en el listado “algún día” • Insertarlo en nuestro calendario en una fecha específica

El punto es, vaciar nuestra mente y saber conscientemente que existe un recordatorio del tema analizado y que no será perdido. Por el momento hay que ponerle un post it y etiquetarlo como” posiblemente” o “pendiente” y reponerlo en la categoría de pendientes para su posterior clasificación. La bandeja de “pendiente” se utilizara únicamente en este proceso inicial y una vez establecido el sistema se utilizara para contener trabajo pendiente en curso y recordatorios físicos de “próxima acciones”. Referencia Hay mucho material que podrá ser utilizado como referencia futura. Si el sistema de clasificación se implementó así como descrito en el capítulo 4, el gabinete estará a la mano y la clasificación más rápida. El hecho de no tener que levantarse de nuestras sillas representa, de por sí, una motivación adicional en cumplir con lo que sabemos es lo justo. Y si hay una acción…. ¿que será?

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Si hay algo que realmente se tendrá que hacer acerca del tema en la bandeja de entrada, necesitamos decidir exactamente cuál será la “siguiente acción”. “Siguiente acción” significa la próxima acción física requerida para mover el tema hacia su conclusión y cierre. Normalmente el determinar la “siguiente acción” resulta bastante fácil. En algunos casos algunos análisis y pasos de planeación deben de ocurrir ante todo en nuestra mente, antes de determinar que es lo que se necesita para poder completar el tema. Supongamos una serie de cosas que típicamente podrían llamar la atención de una persona:

• Limpiar la bodega • Cumpleaños de Ana • Conferencia que quiero asistir

Aun cuando estos temas parecen sencillos, hay que ver lo que comportan:

• Limpiar la bodega: Necesito entrar y limpiar…pero hay un refrigerador que ya no necesito…a lo mejor le puedo preguntar a Felipe si él lo necesita para su casa…. “Próxima acción”: Marcar a Felipe para ver si necesita el refrigerador

• Cumpleaños de Ana: Necesito ver si Marlene va ir para que me ponga de acuerdo sobre el regalo que se le dará… “Próxima acción”: Marcar a Marlene y ver si ya compro un regalo para Ana. La “siguiente acción” debe ser la cosa física siguiente a hacer: se trata de acciones físicas y de actividades visibles. La mayoría de las personas piensan por ejemplo que fijar una junta representa una “siguiente acción”. Lo que no se está analizando es como fijar una junta con alguien…. ¿Por correo? ¿Por teléfono? Hay que decidir ahora porque de lo contrario tenemos que tomar de igual forma una decisión mas tarde. El propósito es de terminar el proceso de pensamiento sobre un tema. Cuando estamos en frente de un teléfono o de una computadora, en este caso no necesitamos pensar todavía lo que se tiene que hacer. Esto quiere decir: La próxima cosa que voy a hacer es decidir lo que voy hacer acerca de este tema. Esta forma de actuar representa un gran error porque “decidir” no representa una acción, porque las acciones requieren tiempo. ¡Decidir no requiere tiempo! La mayoría de las veces, para tomar una decisión nada mas necesitamos mas informaciones de fuentes externas: Marcar a Marlene y ver si ya compró un regalo para Ana” o de fuentes internas: “necesito comprar un regalo para Ana”. En ambos casos hay siempre una “siguiente acción” que se tiene que determinar para adelantarse con el proyecto.

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Una vez que se decida ¿Cuál será la “siguiente acción”?: Tenemos tres opciones:

• Hacerla (para acciones que nos tomen menos de dos minutos) • Delegarla (si no somos las personas apropiadas o si alguien mas puede hacerla) • Posponerla (en nuestro sistema de organización interna a un momento futuro)

Hacerla En este caso aplica la regla de los 2 minutos. Tenemos que juzgar nosotros mismos si algo vale la pena ser analizado y contestado. Dos minutos representan el tiempo límite, mas allá, el factor eficiencia entra en juego. Si no es importante hay que deshacerse de ella. Si lo es o si requiere nada mas una respuesta (un si/no), contesta y seguiremos adelante. ¡Este sencillo acto incrementara notablemente la eficiencia y la habilidad de juzgar lo que es verdaderamente importante y lo que no! Lo mejor que se pueda hacer es tomar el tiempo, ya que la mayoría de las personas no saben exactamente cuánto son dos minutos. Inténtenlo. Esto les ayudará muchísimo. A veces hay situaciones donde se empieza una acción que nos requiere menos de 2 minutos y nos topamos con un obstáculo que requerirá una acción siguiente. Un ejemplo es rellenar el cartucho de nuestro bolígrafo preferido cuando de repente nos damos cuenta que no tenemos el cartucho. Se podrá en este caso aplazar la compra del cartucho y cambiarlo en una acción siguiente. Se sugiere también aprender como escribir rápidamente correos y utilizar los comandos de acceso directo que muchos software, inclusive Outlook, nos permiten de utilizar. Nos daremos cuenta de la gran cantidad de tiempo que se ahorrara en no mover tanto el ratón. Delegarla Si una tarea/acción no se podrá cumplir en tan pocos dos minutos nos deberíamos de preguntar si somos las personas adecuadas o si nadie más en la organización podría accionar el pendiente. Delegación no es necesariamente hacia abajo en una escala jerarquía, nuestro jefe podría necesitar saber algo de la acción o mejor accionarla él mismo. Un formato sistemático para notificar la persona delegada podría ser el siguiente: -­‐ Enviar un correo

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-­‐ Escribir una nota y direccionarla a la persona delegada -­‐ Dejar un recado en el buzón -­‐ Agregarlo como tema de agenda para la siguiente circunstancia en que nos juntaremos con la persona -­‐ Hablar directamente con la persona “cara a cara” o por teléfono. La forma privilegiada debería de respetar el orden en que se listaron las opciones. El correo representan la forma menos agresiva de entrar dentro de la organización personal de alguien debido a que la persona que recibe el correo podrá no interrumpir lo que está haciendo (La llamada telefónica lo haría) y asignar el debido seguimiento cuando la misma lo crea necesario. El seguimiento de la delegación: Si delegamos una acción nos interesara saber cuál va ser el resultado de esta delegación. Mas adelante veremos que tan importante es administrar la parte definida “en espera de” como elemento necesario de la organización personal. La sección “en espera de” se puede configurar en nuestro software o en el Outlook según la forma en que veremos mas adelante. Si la bola ya está en la parte de la cancha de alguien mas, es necesario poner siempre una fecha a la delegación. Esta es una de las costumbres más importantes que debemos de tener para poder rastrear en cualquier momento la acción y poder en su caso demostrar el retraso en el cumplimiento de la misma. Posponerla Es muy probable que en el proceso de clasificación de lo que hay en la bandeja de entrada la mayoría de las acciones requieran más de 2 minutos y que las mismas no se puedan delegar:

• Hacer una llamada a un cliente • Un correo que tenemos que enviar a todo el equipo • Un regalo que necesitamos comprar

Estas acciones deberán de anotarse en algún lado y luego organizarlas en categorías apropiadas para poder acceder en cualquier momento que lo necesitemos. Por el momento hay que poner un post it con la acción correspondiente y reponerla en la bandeja de “pendientes” de las acciones que ya se procesaron.

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IDENTIFICANDO LOS PROYECTOS QUE TENEMOS El último paso para llegar al fondo de nuestra bandeja de entrada es la de identificar los proyectos asociados con las acciones. De por sí, un proyecto es un resultado que nos comprometemos a lograr, el cual requiere mas de una acción para su cumplimiento. La acción: marcar al mecánico para ver que está fallando en la alarma del coche, requiere más de una acción. Es muy evidente la necesidad de clasificar este tema como un proyecto ya que la simple acción de marcar al mecánico no va garantizar el completamiento del “pendiente”. Es importante crear en nuestro sistema una sección para proyectos. Lo podemos hacer durante nuestro proceso de clasificación de la bandeja de entrada o más tarde. Lo más importante es que se haga cuanto antes.

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Capítulo 7 ORGANIZAR: PREPARANDO LAS BANDEJAS ADECUADAS Contar con un sistema de organización como el que estamos aplicando, nos dará un enorme poder ya que no habrá elementos sueltos en nuestra mente. Nuestro sistema de organización físico debe de ser mas confiable que el mental para que este control sea real. En este capítulo veremos que empezando a clasificar nuestra bandeja de entrada, se crearán listados de cosas que nos gustaría organizar. Un sistema que sigue evolucionándose para que se adapte a nuestras necesidades.

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LAS CATEGORÍAS BÁSICAS Desde un punto de vista organizativo hay 7 tipos de cosas que nos interesa rastrear y mantener el control: • Un listado de proyectos • Material de soporte para proyectos • Acciones calendarizadas e informaciones • Un listado de “próxima acciones” • Un listado de “en espera de...” • Material de referencia • Un listado “algún día” Resulta muy importante y critico que todas estas categorías sean distintas y sean consideradas como tal. No podemos permitirnos de considerar un proyecto que posiblemente realizaremos en futuro como algo que se calendarizara ahora. Mejor ponerlo un nuestra pila de “algún dia” para que se pueda retomar en futuro. Si ponemos cosas en nuestro listado de “próxima acciones” cuando en realidad tendrían que ir en nuestro calendario, llegaremos al punto en que no confiaremos ni en nuestro calendario ni en el listado de “próxima acciones”. Una vez que sepamos que es lo que necesitamos rastrear, todo lo que necesitamos son los listados arriba mencionados y el material de soporte que se podrá recopilar en folders físicos o digitales (según la forma en que lo veremos mas tarde cuando desarrollaremos el sistema de organización personal para personas que utilizan Outlook). Hay muchas personas que han trabajado con listados aun cuando no han encontrado eficacia en trabajar con este sistema. Lo que probablemente ha sucedido es que las personas no han puesto las cosas en el listado adecuado así que su sistema no ha sido suficientemente confiable. Una vez que aprendamos lo que va en cada listado, todo se vuelve más fácil. Un listado se define como una agrupación de elementos que tienen características similares. Un listado podría parecer como: 1) Un archivo físico con papeles que se refieren al tema de la categoría 2) Un simple papel con un titulo referente al tema de la categoría 3) Un inventario de datos en un sistema digital como Outlook o un asistente digital

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ORGANIZANDO RECORDATORIOS DE ACCIONES Si logramos vaciar nuestra bandeja de entrada, seguramente ahora tenemos una pila de recordatorios pendientes para nosotros que representan acciones mas largas de 2 minutos que no se pueden delegar a nadie más que a nosotros. Tendremos también recordatorios de cosas que hemos dado a otras personas y otros pendientes que hemos insertado en listado “algún dia”. A esta altura podremos decidir como mejor organizar estos grupos si en archivos físicos o archivos digitales. Las acciones que van en nuestro calendario Hay dos tipos de acciones:

1. Las que se tienen que hacer en un día especifico y a un horario especifico 2. Las que que se tienen que hacer a medida de que nuestras acciones calendarizadas lo permitan.

Las acciones calendarizadas pueden ser relacionadas a un tiempo especifico (Marcar a Proveedor X a las 5 pm) o relacionadas a un día especifico (Marcar Alfredo el martes para ver si la propuesta fue aceptada). Una de las malas costumbres es la de ceder a la tentación de poner acciones en el calendario de cosas que nos gustaría lograr el próximo lunes por ejemplo y que se verán pospuestas en virtud de cosas que se podían prever. ¡Hay que resistir a este impulso! Hay que confiar en los límites de nuestro calendario y considerarlo como un territorio sagrado. Sería más fácil pensar el tener en el calendario del lunes las cosas que absolutamente tenemos que hacer en este día. Cuando el calendario estará relegado a un rol puramente organizativo, la mayoría de las acciones que necesitaremos hacer serán dejadas en la categoría “en cuanto nos sea posible”.

Organizar las acciones “en cuanto nos sea posible” por contexto A lo largo de los años de experiencia en la organización personal, se descubre que la mejor manera para acordarse de las cosas es la de categorizarlas por contexto (en que se tendrán que hacer estas acciones): Por ejemplo, si necesito la computadora para hacer una determinada acción necesito crear una lista de “Computadora”. Si nuestra acción necesita el hecho de estar manejando en los alrededores de la cuidad para permitirnos de pararnos en el banco o comprar la leche que necesitamos, en este caso la lista se llamará “Lista de diligencias”.

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Si estamos en una conferencia y hay un break entre una lectura u otra, nos gustaría tener a la mano un listado de “teléfono” para aprovechar los momentos “muertos” y no estar esforzándose de recordar a las personas que se tiene que llamar. Otra ventaja que tiene este sistema de categorizar acciones por contexto es enfocarnos mucho en lo que haremos. Si sabemos que tendremos que hacer llamadas, toda nuestra concentración será devuelta a las llamadas para permitirnos lograr más de lo que pensamos. Las categorías de acciones “recordatorios” más comunes Aunque veremos en detalle como organizar estas categorías para personas que utilizan sistemas de organización personal como ‘Outlook 2007”, podemos anticipar que la mayoría de estas categorías podrían adaptarse a nuestras necesidades:

• Llamadas • Con la Computadora • Lista diligencias • En la oficina • A Casa • Agenda (para personas que necesitamos ver) • Lectura

“Llamadas”: Se trata de un listado de acciones que se concretan en llamadas que se pueden hacer en cualquier momento los eventos nos permitan de hacerlo. Se sugiere de tenerla a la mano junto con los números de teléfonos que necesitamos marcar. “Con la Computadora”: Se trata de todas aquellas acciones que se podrán cumplir únicamente cuando estamos en frente de una computadora y seria también importante crear un listado de acciones que se tendrán que hacer cuando tenemos la oportunidad de navegar en internet ya que no siempre nos será posible. Si tenemos sólo una computadora que se encuentra físicamente en la oficina no necesitamos separar las acciones “en la oficina” de “con la computadora” ya que las dos presumen que se hagan en la oficina. Si tenemos la computadora únicamente en la casa los listados “a casa” y “con la computadora” se podrían duplicar. Por lo tanto Mejor utilizar nada mas “a casa”.

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“Lista diligencias“: Se trata de todas aquellas acciones que se necesitan desarrollar cuando estemos fuera de nuestros ambientes habituales para justamente cumplir con diligencias. Sencillamente podría ser un post it que copiaremos de nuestro listado principal de “diligencias” para que cuando estemos afuera no se corra el riesgo de decir a sí mismos “podría haber ido al super y se me pasó”. Para personas que viajan mucho existirá la posibilidad que algunas tareas sean únicamente posibles cuando visitan ciertos lugares así que se creará un listado de diligencias “Veracruz” o listado de diligencias “DF”. “En la oficina”: Si trabajamos desde una oficina habrá algunas cosas que nada mas podremos hacer desde la misma. Si también hay un teléfono y una computadora obviamente se tendrán que consultar también estos dos listados cuando estemos en la oficina. “A Casa”: incluye todas aquellas acciones que se pueden hacer únicamente en la casa: Pintar pared de la recamara de los niños, colgar pintura, organizar los CD’s son nada mas un ejemplo. “Agenda”: Hay determinados tipos de acciones que únicamente se podrán desarrollar cuando interactuamos con alguien o cuando estemos en una junta, comité, etc. Se sugiere mantener una lista por cada persona con quien interactuamos frecuentemente; abogado, asesor sistemas de computadoras, contador, mama, hermano y en general cualquier persona con quien podríamos tener mas que una cosa que hacer la próxima vez que le encontramos/marcamos. Sera una gran ventaja competitiva consultar un listado de este tipo cada vez que nos topamos casualmente o de forma organizada con la persona con quien necesitamos desarrollar mas de un tema y al mismo tiempo educaremos las personas que no utilizan estos sistemas a adecuarse y organizarse mejor. “Lectura”: Obviamente nos toparemos con el caso de documentos, libros, material que nos interesara leer. Si seguimos la regla de los dos minutos sabremos que leer no requiere este tiempo y, por lo tanto, se deberá de destinar a un momento en que tengamos suficiente tiempo libre. Mejor si se amontonan los documentos/ libros en un única bandeja, para que sea mas fácil la consulta. Resultará mas fácil agarrar un documento en la pila cuando tendremos que viajar o ir a una cita donde a lo mejor tendremos que esperar un turno o una reunión que empezará tarde. Organizando “en espera de” En algunas circunstancias hay “siguientes acciones” que no dependen de nosotros sino que dependen exclusivamente de otras personas a quienes, a lo mejor, hemos delegado una parte importante de un proyecto. En este caso, no necesitamos de un recordatorio. Lo que se necesita es un listado donde con una frecuencia que nosotros estableceremos, se tendrán que checar los varios pendientes que

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estamos esperando que alguien cumpla. Sería mejor considerar esta lista al igual que el listado de “siguientes acciones” ya que algunas de ellas necesitaran de algunas acciones por parte de nosotros antes que sean cumplidas. Un ejemplo podría ser la petición y la espera de una cotización por parte de un proveedor para seguir con un proyecto que requiere varias acciones por parte de varias personas. La llamada al proveedor puede ya ser parte de nuestra lista de “llamadas”. Una vez recibida la cotización, necesitamos revisarla (listado de “lectura”) y una vez recibida la podemos mostrar a nuestro jefe para la aprobación final (nuevamente en el listado de “en espera de”). Utilizar el tema como un recordatorio de acción A medida de que surgen las cosas hay que agregar las “acciones” correspondientes en el “listado” correspondiente. Podemos tomar notas de nuestra reunión con nuestro jefe y deshacernos de las mismas inmediatamente después haber anotado en el listado correspondiente las acciones o proyectos que surgieron. La excepción a esta regla son por ejemplo los correos que, una vez puestos en un calendario actuaran como recordatorio de las acciones contenidas en ellos mismos. Administrar flujo de trabajo que se genera con documentos físicos (papeles) Utilizar los documentos como sus propios recordatorios resulta ser una de las formas más eficaces para recordar las acciones correspondientes. Por ejemplo, tener una pila de facturas por pagar y calendarizar los pagos nos ayudaran a recordar la tarea. Administrar flujo de trabajo que se genera por medio de correos electrónico Los correos de por sí son también recordatorios de las acciones correspondientes. Algunas personas han encontrado útil el hecho de crear un archivo de correos que requieren más de dos minutos de nuestra atención y que requieren también una acción por parte de nosotros. El nombre del archivo debería empezar con un prefijo o símbolo como @ de manera que se vea diferente de todos los archivos de referencia principal que utilizamos.

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El resultado será lo de tener en el archivo “@acción” todos aquellos correos que requieren una acción específica por parte de nosotros. Junto a eso, podemos también crear el archivo “@en espera de” para catalogar todos aquellos correos que representan una acción o parte de un proyecto que esta delegada a alguien que nos debe “una respuesta”. El método descrito facilitará el hecho de vaciar la bandeja de entrada que de por sí y por mucha gente representa la paradoja de la productividad considerando que la mayoría de sus acciones se generan en virtud de correos recibidos. Vaciar la bandeja de entrada no quiere decir que hicimos todo. Sabemos que de todo lo que había en entrada se leyeron los correos que requerían una acción de menos de 2 minutos, que se catalogaron en @acción todos aquellos correos que requieren mas de 2 minutos de nuestra atención y que tenemos en un archivo “en espera de” todos aquellos correos que nos recuerdan de acciones que corresponden a alguien mas. Ahora podremos abrir el archivo @acción y saber con exactitud que no hay que buscar en ningún lado para accionar los pendientes que tenemos que accionar. Advertencia acerca de la dispersión de los recordatorios de sus acciones Hay un peligro evidente en poner los recordatorios de nuestras acciones fuera de nuestro alcance visual. La función principal de un sistema de organización personal es primariamente la de proveernos recordatorios en el momento en que los necesitamos. Antes de dejar la oficina, los correos accionables que se encuentran todavía pendientes deben de ser revisados individualmente así como los pendientes físicos para que no se quede nada en nuestra mente que todavía necesita ser identificada como siguiente acción y puesta en el archivo correspondiente. ORGANIZANDO RECORDATORIOS DE PROYECTOS Crear y mantener una listado de proyectos (un resultado que requiere más de una acción para su completamiento), puede ser una experiencia importante. Probablemente contamos con proyectos pendientes más de lo que imaginamos. Se aconseja de abrir en

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formato digital una carpeta definida “proyectos” con una lista maestra o si se opta para crear un documento físico, con varias hojas por cada proyecto. La Lista de Proyectos La lista de “proyectos” es nada más que un listado de series de acciones que requieren más de dos minutos que sirven para lograr determinados objetivos. El listado no se tiene que organizar según prioridades ya que un proyecto de por si no es parte de nuestras acciones diarias. Las acciones que contienen lo son y ellas se checan y definen por lo menos una vez a la semana en fase de revisión y planeación semanal para cerciorarnos que las acciones no se nos olviden. Una sencilla mirada en estas ocasiones nos dará un mayor sentido de control sobre nuestros proyectos activos. Algunos métodos comunes para subdividir proyectos Algunas personas se sienten más cómodas en dividir los proyectos entre personales y profesionales. Si esta va ser nuestra forma de organización hay que acordarse de analizar la parte personal al igual que la profesional sin dejarla para los fines de semana. Muchas acciones personales necesitan ser desarrolladas entre semana. Otra distinción son los proyectos delegados. Si somos ejecutivos y tenemos varios proyectos activos donde somos los directos responsables pero se pueden delegar, seria aconsejado ponerlos en nuestra lista “en espera de” en una sección que se refiere a los proyectos activos que necesitan de retroalimentación por parte de terceros (proyectos delegados). Nuestra tarea en este sentido es la de checar que haya evoluciones en los mismos y que las cosas sigan avanzando gracias a una revisión (mínimo semanal). ¿Que hay de los sub-proyectos? Algunos de nuestros proyectos, por su misma complejidad, pueden ser divididos en sub-proyectos. Por ejemplo, si tenemos que mudarnos a nueva casa y si estamos remodelando la propiedad, tendremos como proyecto principal mudarnos a la casa nueva y como sub proyectos:

• Finalizar el cableado • Completar el jardín (decidir que tipo de plantas, comprarlas, cerciorarse que se contacte un jardinero para hacer el trabajo.) • Renovar la cocina (medir espacio disponible, contactar carpintero para su producción etc.)

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El hecho de tener listados de sub-proyectos ayuda también a mantener el control sobre aquellas acciones que son necesarias para poder avanzar. No tiene caso poner la cocina si todavía necesitamos arreglar el cableado de la misma y cerciorarnos que los enchufes estén en el lugar adecuado. La forma mas recomendada es la de tener el proyecto grande dentro de nuestro listado principal de proyectos y de mantener los sub-proyectos en el listado de “material de soporte para proyectos” que ya vimos anteriormente. “Material de soporte para proyectos” El material de soporte no representa ni recordatorios ni acciones. Se trata nada más de recursos que nos ayudan en nuestras acciones y a pensar en nuestros proyectos. Hay una tendencia en utilizar este tipo de material como recordatorio cuando todavía no se han determinado las siguientes acciones o “en espera de” en el caso de que alguien más necesite entregar algún avance en el proyecto. Pilas de material de soporte para proyectos, en lugar de invitarnos a accionarlo no nos da ganas de empezarlo. La solución es la de insertar el proyecto en nuestro listado de proyectos para que actúe como recordatorio de que tenemos que lograr algo, determinar las series de acciones para lograr el proyecto, las que esperaran el logro de alguien mas y asignarlas en el recordatorio de acciones para que cuando decidiremos de hacer la llamada, extraeremos de nuestra pila el documento que nos ayudara’ en mantener la conversación enfocada al resultada. Se aconseja de no tener a la vista el material de soporte. Al contrario se tiene que archivar junto a todo tipo de material y documentos parecidos. Regresando a la renovación de la casa, podríamos etiquetar y agrupar el material de soporte como “Nueva casa”, que contiene todos los planes, detalles y notas referentes al jardín, al cableado, a la cocina etc. En nuestra revisión y planeación semanal, cuando nos topamos con el proyecto “completar renovación de la casa” y hojeamos nuestras notas, extraeremos el archivo de material de soporte “nueva casa” y decidiremos sobre las “siguientes acciones” que se necesitarán desarrollar para avanzar con el proyecto. Luego, las acciones se cumplirán directamente, se delegarán y el archivo de material de soporte se volverá a archivar hasta nuestra siguiente revisión semanal.

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A veces mientras estamos manejando o haciendo otras cosas nos surgen ideas referentes a proyectos que en el mismo momento no se pueden utilizar o accionar. Lo único que nos queda es grabar la información y anexarla al material de soporte para que se pueda utilizar en el momento de revisión semanal. Algunos programas nos permiten agregar notas a un proyecto y, en el caso en que mantengamos un archivo físico será suficiente agregar un post it. Independientemente del tipo de sistema que se utilizará para manejar proyectos y acciones que se refieren a los mismos, lo más importante es revisar frecuentemente las acciones que lo integran y accionar los pendientes correspondientes. ORGANIZANDO DATOS QUE NO SON ACCIONABLES Uno de los problemas más grandes de algunas personas en los sistemas de organización personal es que a veces mezclan cosas que se pueden accionar con documentos o material que tiene un valor pero que no contiene ninguna acción ligada a ellos. Este tipo de material se puede distinguir en dos categorías principales: 1) Material de referencia 2) Recordatorios de cosas que no requieren acción inmediata sino que en una fecha posterior

Material de referencia La mayoría de las cosas que llegan a nuestros escritorios son información de varios tipos que no requieren una acción. Solamente nuestro propio juicio nos podrá decir por cuánto tiempo quedarnos con este material, donde archivarlo y en que forma. Una vez que se tome una decisión sobre lo que es o que no es accionable, todo lo que queda es prácticamente una librería. La sola decisión que se debería de tomar se refiere a que dimensión la misma debería de alcanzar. Por ninguna razón este material debe de representar para nosotros algún recordatorio de alguna acción ligada con el mismo. Recordatorios de cosas que no requieren acción inmediata sino que en una fecha posterior Son parte de esta categoría por ejemplo la organización de un viaje que queremos hacer o un libro que queremos leer, a proyectos que queremos enfrentar el próximo año, un curso de música que queremos hacer etc. Hay varias formas de preparar las cosas para una

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revisión futura y en este sentido quitarlas, por lo menos temporalmente de nuestro radar. Una de las formas mas adecuadas es la de incluirla en el listado “algún día” e ingresarla a nuestro calendario. Es muy probable que durante nuestro proceso de revisión de todas las cosas que requieren acción nos topemos con algún deseo o tarea que creemos mejor destinar a futuro. Sea algo personal o profesional (un curso de música, un viaje, aprender como navegar etc.) el simple hecho de inscribir esta acción en el listado accionará casi inconscientemente una intención que tarde o temprano se transformará en acción. Es increíble como a veces algunas de las intenciones inscritas en esta lista se concretan sin que haya un esfuerzo evidente por nuestra parte. Si creemos en la forma que el poder de la imaginación pueda agilizar cambios en nuestra percepción y desempeño, resulta mas fácil entender porque el hecho de tener y revisar puntualmente el listado “algún día” pueda agregar algunas nuevas e interesante aventuras en nuestras vidas y trabajo. Seremos capaces de aprovechar las oportunidades cuando se presenten si ya las identificamos como posibilidades para nosotros. A parte de nuestra “bandeja de entrada” hay dos categorías adicionales donde podemos extraer acciones e intenciones para nuestra lista “algún día”:

• Imaginación creativa • Proyectos actuales

Hagamos un inventario de nuestra imaginación creativa: ¿Cuáles son las cosas que verdaderamente nos gustaría hacer si tuviéramos la oportunidad, dinero, tiempo e inclinación? Habrá que escribirlas en nuestra lista “algún día”. La categoría podría incluir:

• Pasatiempos • Habilidades que queremos aprender • Expresiones creativas que queremos explorar • Ropa que queremos comprar • Viajes que queremos hacer • Organizaciones que queremos afiliarnos

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• Servicios y proyectos donde queremos contribuir • Cosas para ver y hacer

Revalorar nuestros proyectos actuales: Ahora si es tiempo de evaluar nuestra lista de proyectos desde una perspectiva mas elevada y decidir si algunos de ellos tendrán que ir conscientemente el la lista “algún dia” ya que nos resultará difícil dedicar la debida atención en el futuro inmediato. Seguramente hay algunas categorías e intereses que podrían ser parte de esta lista, como por ejemplo:

• Alimentos, recetas, menús, restaurantes, vinos • Niños: cosas para hacer con ellos • Libros para leer • CD’s para comprar • Videos para comprar/ rentar • Eventos culturales • Ideas de regalo • Ideas para el jardín • Sitios web para explorar • Ideas para juntas • Ideas para fiestas

Este tipo de lista se puede interpretar parcialmente como material de referencia y parcialmente como un listado de consulta frecuente ya que será necesario saber lo que escribimos para recordar a nosotros mismos que queremos hacer lo que está escrito en ella en algún momento dado. Muchas personas han creado un archivo o pila o “cajón” involuntario de material “en espera de revisión” que de por si representa una duplicación de nuestra bandeja de entrada. En realidad el riesgo es mantenerlo guardado pero no revisar este material ya que en ello se podrá encontrar material de “lectura y revisión”, otro que será archivado como material de referencia, otros que irán directamente a “calendario” etc.

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Utilizar el calendario para opciones futuras Uno de los 3 usos más comunes del calendario es para información específico de un día X. Esta categoría incluye todas aquellas actividades que queremos quitar de nuestra mente y que tienen a que ver con eventos como:

• Activación de proyectos • Eventos a que nos gustaría participar • Catalizadores de decisiones

La activación de proyectos futuros se refiere a proyectos que por varias razones no se pueden activar inmediatamente y que se posponen al momento que nosotros juzgamos adecuado para accionarlo (elaboración de un presupuesto por ejemplo). Eventos especiales se refieren por ejemplo a revisión de presupuestos, una asamblea que se tendrá en un momento especifico en el futuro, una cena. Fechas especiales para personas para las cuales queremos hacer algo (cumpleaños, aniversarios, regalos etc...) Los eventos a que nos gustaría participar incluyen seminarios, conferencias, eventos culturales y sociales donde a lo mejor es necesario un tiempo de preparación para poder estar preparados a este tipo de eventos. En este caso el recordatorio en el calendario será puesto unos días antes para que nos permita la elaboración de lo que tenemos pensado preparar. Los catalizadores de decisiones son decisiones que no se pueden tomar en cualquier momento sino que hay determinados factores internos y externos que nos indican cuando será el momento mas adecuado para tomarlas. De esta categoría son parte integrantes decisiones como: Contratar/despedir Cambiar trabajo o carrera Vender algo/ desinvertir Habría que preguntarse si no hay en nuestra vida decisiones que son sujetas a eventos futuros y que necesitarían de un gatillo, en un momento dado que nos pueda recordar que es tiempo de pensar en el tipo de acción que se tiene que tomar.

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CHECK LIST: RECORDATORIOS CREATIVOS PARA TODOS LOS NIVELES Los Check list son una de las herramientas mas efectivas en ámbito de organización personal. Crear los listados a medida de que nos ocurran las cosas es uno de los procedimientos más poderosos que podemos instalar en nuestra vida y organización personal. Para estimular nuestra creatividad, abajo encontraremos algunos temas de Check list que se utilizan frecuentemente:

• Valores personales • Área de responsabilidad en el trabajo • Viajes (lo que necesitamos traer con nosotros cuando viajamos) • Revisión semanal (lo que necesitamos ver cuando planeamos nuestra semana) • Componentes de programa de capacitación • Desarrollo personal (cosas que se tienen que evaluar regularmente para asegurar un equilibrio personal y avances)

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Capítulo 8 REVISAR: MANTENER NUESTRO SISTEMA FUNCIONAL El propósito del método de organización personal presentado en las páginas anteriores no es permitir a nuestro cerebro de volverse laxo, sino moverse hacia una forma de actividad mas productiva. Con el fin de lograr este estado, nuestro cerebro debe de comprometerse con una actividad constante: la revisión. Necesitaremos cerciorarnos que haremos lo que necesitamos hacer. Si por ejemplo tenemos un listado de las llamadas que queremos hacer y nos damos cuenta que la lista no está completa ni actualizada con todas las llamadas que tenemos que hacer, nuestro cerebro no confiará en el sistema. El cerebro tendrá que hacer un esfuerzo increíble para recordar quien era a quien debíamos de marcar y de por si equivale a un desgaste físico y a una gran pérdida de tiempo. En pocas palabras esto significa que nuestro sistema de organización personal no es estático, el sistema se tiene que mantener actualizado y debe de mantener una evaluación apropiada de nuestras vidas y trabajo a diferente niveles. A estas alturas hay dos preguntas mayores que necesitamos ponernos: ¿Que es lo que veremos y cuando? ¿Que es lo que necesitamos hacer y que tan frecuente para asegurar que el sistema funcione permitiéndonos de poder pensar a niveles mas elevados y estratégicos? Un proceso de revisión efectivo de nuestro inventario de acciones nos guiara a pensamientos más proactivos tanto en áreas personales cuanto a profesionales. LO QUE DEBEMOS BUSCAR Y CUANDO Nuestro sistema organizativo y de comportamiento tiene que ser establecido en una forma donde podemos ver todas las opciones de acciones que necesitamos ver cuando necesitamos verlas. Aun cuando parece sentido común a veces nos ocurre que, cuando tenemos un espacio de tiempo disponible para hacer unas llamadas no tenemos el listado de las llamadas disponible y no será posible decidir si

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no será un gran problema el no hacer la llamada que teníamos hacer sencillamente porque no nos recordamos quien teníamos que marcar. La mente no está esclarecida y una vez mas tiene que hacer un esfuerzo en recordar cosas que deberían de estar fuera de nuestro cerebro. Si vamos enfrentar una junta con nuestro jefe, sería buena idea la de revisar la agenda de temas que nos gustaría platicar. Cuando tenemos que ir a la lavandería, mejor también si revisamos nuestra “lista de diligencias” para que se optimice el tiempo de nuestro estar afuera con todas las acciones que están relacionadas e ello. Algunas personas podría preguntarse: ¿“Cuantas veces se necesita revisar el sistema”? En realidad no hay una cantidad de tiempo definida. Esta tarea se queda a total discreción y equilibrio del usuario ya que el hecho de revisar el listado de acciones lo hará sentir más en control de sus acciones y su tiempo. Asumiendo que hemos recopilado y procesado y organizado todas nuestras “cosas”, nos resultará suficiente revisar el sistema pocos minutos al día para sentirnos cómodos y revisar los recordatorios activos. Primero veamos nuestro calendario Nuestra más frecuente revisión empieza con nuestro calendario y el territorio de las cosas que se necesitan evaluar durante el día. Si sabemos que tendremos juntas frecuentes con media hora de break durante todo el día, tomaremos decisiones adecuadas referentes a las demás actividades que probablemente no podremos cumplir en este día. Luego nuestro listado de acciones... Después de la revisión de nuestros compromisos específicos del día y lo que necesitamos hacer con ellos, nuestra mayor área de revisión debería ser el listado de acciones y examinar el contexto en que nos encontramos. Por ejemplo, si estamos en la oficina checaremos el listado de las llamadas o de las cosas que necesitaremos ver cuando estemos en línea. Esto no quiere necesariamente decir que nos pondremos a hacer estas cosas, sino que las evaluaremos comparándolas al trabajo

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que nos espera y nos ayudará a tomar las mejores decisiones. Necesitamos sentirnos seguros de que no estamos perdiendo nada en el camino. Hay situaciones en las que no será necesario ver ninguna de nuestras listas porque, desde el calendario, será fácil comprender que no habrá espacio para hacer otras cosas. La revisión adecuada al momento adecuado Podríamos llegar a necesitar acceder a cualquiera de nuestras listas en momento específicos. Por ejemplo, cuando nos estamos relajando y queremos leer un libro, será suficiente ver al listado de cosas “para leer” y darnos cuenta del libro que nos hubiera gustado leer antes que todos. Al mismo tiempo, si nuestro jefe entra en la oficina y no queremos desaprovechar del momento, mejor anotar en nuestra lista de asuntos “con el jefe”, los temas que necesitamos enfrentar con el. ACTUALIZANDO NUESTRO SISTEMA La verdadera estratagema para asegurarnos que el sistema organizativo funcione es refrescar la psique y nuestro sistema desde una perspectiva mas elevada. Esto se vuelve una tarea prácticamente imposible si nuestro sistema no es confiable y si nuestro cerebro este ocupado a un nivel mas bajo de organización intentando recordar lo que tenemos que hacer. Una vez que nuestro cerebro este libre y en control de lo que está ocurriendo alrededor de nosotros, ¿Podemos mantener este como un estándar operativo constante? La respuesta clave y la sustentabilidad del proceso consisten en la revisión semanal. El poder de la revisión semanal La mayor parte de las personas se enredan en una cantidad de compromisos que son más grandes de lo que ellos pueden realmente manejar. Reuniones una tras de la otra y proyectos que tienen el potencial de disminuir nuestra creatividad y eficiencia. El proceso de revisión semanal agudizará nuestro focus intuitivo y nos hará eliminar automáticamente aquellas actividades y flujo De “cosas” que nos distraen de nuestros objetivos principales que podrán interrumpir el proceso organizativo durante el transcurso de la semana.

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¿Qué es la “revisión semanal”? Muy sencillo, la revisión semanal es el proceso de vaciar nuevamente nuestra mente pasando por las fases de la organización del flujo de trabajo (recopilar, procesar, organizar y revisar) hasta el punto en que podemos admitir a nosotros mismos que ¡“conozco perfectamente lo que no voy hacer y que podría hacer en un dado caso que lo decida”! Desde un punto de vista muy práctico: Papeles: Hay que vaciar nuestras notas de junta, tarjetas de presentación, recibos etc. En nuestra bandeja de entrada listas para ser procesadas. Procesar notas: Categorizar todas estas notas y minutas en listas como:

• Acciones • Proyectos • En espera de • Calendario • Eventos • Algún día

Archivar todo lo que es material de referencia y notas en el listado “lectura” Ser muy disciplinados con nosotros mismos cuando procesamos todas las notas, interacciones y pensamientos purgando los que no son necesarios. Calendario anterior: Revisar el calendario de la semana anterior para ver si quedaron todavía temas pendientes y transferirlos a nuestro sistema activo. Archivar el calendario cerciorándonos que nada quede incumplido o transferido Próximo calendario: Checar el calendario futuro para capturar acciones preparatorias de los próximos eventos Vaciar nuestra mente: Poner por escrito, en las categorías adecuadas, cualquier nuevo proyecto, acciones, temas, en espera de, algún día…etc. que todavía no hemos capturado.

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Revisar listado de Proyectos: Evaluando el estatus de los mismos, objetivos y resultados cerciorándonos que haya por lo menos una acción por cada proyecto en nuestro sistema. Revisar el listado de “próximas acciones”: Tachando las acciones completadas. Revisar e insertar en el calendario los recordatorios de las acciones que todavía necesitamos accionar. Revisar “el listado “en espera de”: Grabando las acciones apropiadas para que se le pueda dar seguimiento y tachar las notas referente a temas que ya recibimos. Revisar Check list: Hay algo que no hemos hecho y que necesitamos hacer (listado de tareas mensuales por ejemplo) Revisar el listado “algún día”: Checar si hay algún proyecto que ya se podrá definir o categorizar como “activo” y moverlo al listado de proyectos”. Tachar temas que ya no son de nuestro interés.

Revisar pendientes y material de soporte: Revisar todo tipo de trabajo “en acción” para ver si hay nuevas acciones, coronamientos y “en espera de”. Ser valiente y creativo: ¿Hay algunas nuevas ideas maravillosas, creativas que provoca el pensamiento y que se podrá agregar a nuestro sistema? El lugar y el momento adecuado para la revisión semanal La revisión semanal es tan crítica que en poco tiempo se vuelve a un buen hábito necesario para nosotros. Si tenemos la suerte de tener un espacio disponible para nosotros como una oficina y si tenemos una semana de lunes a sábado, lo que normalmente se sugiere es planear la semana en un espacio de dos horas el mismo sábado ya que todavía todas las actividades de la semana son recientes. Además, podemos todavía contar con la presencia de varias personas en las instalaciones o personas que trabajan con nosotros y todavía nos será posible alcanzarlos antes del fin de semana. Si no trabajamos durante el fin de semana la sensación de haber cumplido con la planeación semanal nos hace sencillamente sentir mejor. Si somos personas que viajamos constantemente, aprovechar del viaje para procesar las notas de nuestras juntas también es algo que nos ayuda en planear mas y mejor.

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EL PANORAMA MÁS AMPLIO DE LA REVISIÓN La visión de largo plazo es también materia de revisión, sobre todo cuando nos hemos establecido con los buenos hábitos de planear nuestra visión de 10,000 pies de altura. Nuestros objetivos de largo plazo, nuestros objetivos, nuestros logros en uno a tres años tanto personales cuanto profesionales necesitan ser analizados y juzgados para ver si nos estamos reflejando en el espejo que nos gustaría ver. A medida que nos acostumbramos a definir nuestros planes de día a día y nuestra velocidad incrementa con este formato de organización personal, necesitaremos también cerciorarnos que los niveles más altos de nuestras vidas sean analizados y también procesados, evaluando nuestra dirección hacia el horizonte definido.

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Capítulo 9 HACIENDO: TOMANDO LAS MEJORES DECISIONES DE ACCIÓN Cuando se trata de nuestro propio tiempo, ¿Cómo decidimos lo que tenemos que hacer en un determinado momento? La respuesta mas sencilla es la “intuición”. Como ya se menciono’ en capítulos anteriores se ha encontrado 3 marcos de referencia en el contexto de decidir sobre las acciones: 1) El modelo de 4 criterios para escoger acciones en el momento 2) El modelo triple para evaluar el trabajo cotidiano 3) El modelo a 6 niveles para revisar nuestro propio trabajo

EL MODELO DE 4 CRITERIOS PARA ESCOGER ACCIONES EN EL MOMENTO Hay que recordar que nuestra elección de acciones está basada en los siguientes criterios: 1) Contexto 2) Tiempo disponible 3) Energía disponible 4) Prioridad ‘Examinemos ahora cada uno de ellos: Contexto En cualquier momento, una de las cosas que se tienen que considerar es todo lo que nos es posible hacer en el lugar donde estamos y con la herramienta disponible. ¿Tenemos a disposición un teléfono? ¿Una computadora? ¿Estamos con una persona con la cual tenemos una agenda de temas que queremos enfrentar con ella? ¿Estamos en la tienda donde tenemos que comprar algo para nuestro hogar? Si la respuesta es no, no hay que preocuparse. Necesitamos organizar nuestros recordatorios por contexto:

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• Llamadas • En casa • Computadora • Diligencias • Agenda para Jorge • Agenda para junta semanal • etc.

El contexto de por sí evita una continua evaluación de lo que necesitamos hacer en un momento dado. Todo dependerá del contexto en que nos encontramos. Lo malo de un listado “cosas por hacer” o “to do list”, implica una evaluación continua de las cosas que en ella están inscritas ya que todas pertenecen a contextos diferentes. Si estamos parados en el tráfico, lo único que nos queda probablemente es lo de revisar nuestro listado de “llamadas’ y aprovechar de los tiempos muertos para hacer cosas que en circunstancias diferentes o con organización diferente no haríamos. Tiempo disponible El segundo factor que consideraremos es el tiempo a nuestra disposición: es decir cuánto tiempo tenemos antes de empezar algo diferente. Si nuestra junta empieza en 10 minutos, nuestra próxima elección irá por algo que no nos llevará más tiempo de los minutos disponibles. Obviamente es bueno saber cuánto tiempo tenemos a disposición. Por lo tanto, hay que hacer muchos énfasis en el reloj y en el calendario. Un calendario bien organizado y equilibrado nos dará una idea exacta del tiempo que hemos establecido como ventana de espacio temporal disponible entre una tarea y otra. En pocas palabras, si tenemos disponibles nada más 10 minutos entre una acción y otra, encontraremos una acción que no nos llevara más de 10 minutos. Energía disponible Aun cuando a veces podemos incrementar el nivel de energía disponible con el cambio de contexto o re direccionando el focus, a veces no se puede hacer más. Un día entero pasado elaborando números no nos deja en su parte final energía suficiente para enfrentar una llamada a un cliente importante. Mejor marcar a la aerolínea para cambiar nuestro boleto o sencillamente dedicar algunos minutos a

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una lectura. Se recomienda la elaboración de un listado de cosas/tareas que no requieren mucha energía y que sea disponible en cuanto estemos en uno de estos momentos. Esto es lo bueno de tener un sistema de administración personal muy eficiente. Un sistema que nos permite también de hacer cosas y de ser productivos aun en momentos donde normalmente no tenemos ni siquiera ganas de pensar. Si todo está listo pero en frente de nuestros ojos, la motivación será mas alta y nuestra frustración mucho menor. Prioridad Considerando el contexto, el tiempo y la energía disponible, de todas las acciones que quedan, ¿Cuál es la que tiene más prioridad para mí y la más importante? A menudo las personas se preguntan ¿Cómo decido mis prioridades? la respuesta es muy sencilla: algunas decisiones difíciles se tendrán que tomar y necesitamos sentirnos bien acerca de cosas/tareas que no logramos hacer porque su propio nivel de prioridad no está en línea con nuestros principios y valores. Entonces, para sentirse bien, necesitaremos tomar algunas decisiones consientes acerca de nuestras responsabilidad personal y profesional, objetivos y valores. Esto incluye la interacción compleja que cada quien tiene, tanto en su aspecto profesional tanto de las personas que mas influyen en las vidas de cada quien y la importancia que estas relaciones tienen para nosotros. EL MODELO TRIPLE PARA EVALUAR EL TRABAJO COTIDIANO Establecer prioridades presume que algunas cosas son más importantes que otras. ¿Pero importante Con respecto a que? En este sentido la respuesta es: relativamente al trabajo que no es puramente profesional. Más bien se refiere a trabajo en su sentido más amplio y universal. Es decir cualquiera acción que queremos ocurra tanto personal cuanto profesional. Como ya se explicó antes, durante el transcurso del día podríamos estar ocupados en una de las siguientes actividades:

• Haciendo trabajo pre-definido • Haciendo trabajo a medida de que se presenta • Definiendo nuestro trabajo

Algunas personas se dejan enredar en actividades que surgen a medida de que se avance durante el día olvidándose de que existen listados y recordatorios. ¡Al final del día parece como si no se ha logrado nada!

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Si en un día como un lunes estamos en el trafico y recibimos una llamada inesperada de parte de un cliente y necesitamos tomar notas del contenido de la conversación, hay una junta con nuestro equipo en media hora, la secretaria nos ha dejado 6 recados urgentes en nuestro escritorio, necesitamos preparar una reunión estratégica en dos días que nos requerirá mucha concentración, nuestro coche necesita ser llevado al taller para mantenimiento urgente y nuestro jefe necesita nuestras impresiones sobre un correo que nos envió ayer antes de las 3 de la tarde…¿Creemos que nuestro sistema nos pueda sustentar con una realidad de este tipo en un típico lunes? La respuesta mas obvia es ¡NO! ¡A veces resulta mas fácil hacer frente a imprevistos urgentes que seguir nuestra planeación que no se manifiesta de manera tan evidente como lo que no es planeado! Es muy probable que cuando nuestro jefe entre en la oficina se le de prioridad a un problema de un cliente que acabamos de descubrir. Son todas llamadas a la acción comprensibles pero la angustia empieza en subir cuando nuestras otras acciones no se revisan ni se renegocian entre nosotros y los demás. El constante sacrificio de no hacer el trabajo que hemos definido puede ser tolerado solamente si sabemos lo que no estamos haciendo y eso requiere un regular procesamiento de nuestra bandeja de entrada (definición de nuestro trabajo) y una consistente revisión de nuestros listados de trabajo predeterminado. Muy frecuentemente, la baja eficacia y el estrés son el resultado de las “sorpresas” que surgen a medida de que avanzamos en nuestro día. Si al contrario sabemos lo que estamos haciendo y lo que no, las sorpresas representan otra oportunidad para ser mas creativos y sobresalir. Además, cuando nuestra bandeja de entrada tiende a ser ignorada por un tiempo largo, las tareas contenidas se presentarán como emergencias mas adelante agregando más gasolina al fuego que ya existe. Entonces, ¿Cómo decidir? ¿Qué tan importante es para nosotros el trabajo no planeado comparado a lo que es planeado? Este tema requiere habilidad de juicio. Podemos hacer una tarea a la vez. El reto es sentirse bien sobre lo que hemos decidido hacer. La gente frecuentemente se queja de las interrupciones que evitan que se de seguimiento al trabajo planeado. Las interrupciones no se pueden evitar. Cuando estaremos en condición de poder despachar lo que entra en nuestra bandeja y aprovechar de los tiempos muertos entre una tarea y otra, nuestro sentido de frustración será menor y nuestro grado de satisfacción mayor.

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EL MODELO A SEIS NIVELES PARA EVALUAR EL TRABAJO COTIDIANO Este modelo de trabajo se puede interpretar en términos de altitud: 50,000 pies: Vida 40,000 pies: visión de 3 a 5 años 30,000 pies objetivos a 1 y 2 años 20,000 pies: área de responsabilidad 10,000 pies: proyectos actuales Pista: acciones actuales Cada uno de estos niveles tiene que ser en línea con el nivel superior así que la vida tiene prioridad sobre todos los demás niveles. El nivel de prioridad va desde arriba hacia abajo. La llamada que necesitamos hacer (acción) se refiere a un trato que nos interesa (proyecto) que incrementará las ventas (responsabilidad). Este trato nos dará la oportunidad de avanzar en la escala de consideración de la fuerza de venta (objetivo de trabajo) a causa del nuevo mercado que la empresa por la cual trabajamos quiere entrar (visión empresarial). El resultado nos llevará a vivir en la forma en que mas nos gusta vivir, sea profesionalmente o a nivel personal (vida). En el otro sentido, si hemos decidido de ser nuestros propios jefes y desbloquear algunos de nuestros talentos en un área particular que puede resonar con nuestra vida, crearemos un negocio para nosotros mismos (visión), con algunos objetivos operativos clave (objetivo de trabajo) que nos llevará a cubrir roles de mayor perfil (responsabilidad), con algunos resultados que se tendrán que lograr (proyectos) y que comportarán una serie de cosas que se tendrán que hacer en cuanto nos sea posible (acciones). El acercamiento más saludable para obtener un control relajado y productividad es manejar todos los niveles en una forma equilibrada. En cada uno de estos niveles resulta crítico identificar los espacios abiertos e incompletos y todos los compromisos que tenemos en este momento. Sin una verdadera y honesta evaluación y aceptación de lo que es el presente es difícil soltar amarras para nuevos destinos. ¿Qué es lo que hay en nuestro buzón de voz? ¿Cuáles son los proyectos que se refieren a nuestros hijos? ¿Cuál es nuestra verdadera responsabilidad en la oficina? ¿Qué es lo que nos empuja a generar cambios en los próximos meses o años? Son todos huecos abiertos en nuestra psique que requieren un proceso introspectivo para identificar los objetivos más grandes y las inclinaciones más sutiles.

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Trabajando desde arriba hacia abajo Con el propósito de crear un lineamiento en nuestras vidas, tendríamos que aclarar antes que nada nuestro rol de arriba hacia abajo. Definir porque estamos en el planeta, descifrar el tipo de estilo de vida que mas se adapta a nuestra forma de ser. Que tipo de trabajo y relaciones personales podrían sostener esta dirección en que queremos ir. En realidad podríamos acercarnos a nuestras prioridades de cualquier nivel en cualquier momento. Ya que todo, en última instancia será conducido por las prioridades del nivel arriba, cualquier nivel de prioridad seria mas eficiente empezar con la parte superior. Por ejemplo, si hemos dado prioridad a nuestro trabajo y luego reflexionamos que no es exactamente el trabajo que hemos querido, podemos haber tenido una pérdida de tiempo que podría haber sido mejor gastado en un trabajo que realmente nos guste. El problema es que, sin un sentido de control a los niveles de implementación (proyectos actuales e acciones) y sin la adecuada confianza en administrar estos niveles apropiadamente, intentar administrarnos de arriba hacia abajo podría causarnos frustraciones. Desde un punto de vista mas practico, sugiero ir desde abajo hacia arriba. Empezar a mantener un muy buen control sobre las actividades actuales y elevar la mirada hacia arriba nunca ha producido fallas. La experiencia demuestra que cuando comprendemos todos los niveles de trabajo en que tenemos compromisos, especialmente la pista y el nivel de 10,000 pies, ganamos una mayor libertad y recursos para hacer el trabajo mas importante que es nuestro objetivo superior. Pista: lo más importante a esta altura es tener los listados de acciones completos y actualizados. Si no tenemos mínimo 50 “próximas acciones”, inclusive citas en el calendario o agendas para juntas, deberíamos seriamente tener dudas sobre la forma en que estamos vaciando nuestra mente y sería necesario volver a apartarse y reformular los pensamientos necesarios para lograr este estado de control. Cuando terminaremos con esta fase, tendremos un sentido mas consiente de las prioridades inmediatas que de otra manera seria bastante difícil obtener. 10,000 pies: A esta altura lo más importante es la definición de nuestro listado de proyectos. ¿Contiene verdaderamente todos los compromisos que requieren más de una acción para ser completados? Este nivel define el mundo operativo que se desarrolla semana en semana y que nos permite de extender nuestro pensamiento para intervalos más largos. Si haríamos una lista completa de todas las cosas que queremos que sucedan en nuestra vida descubriríamos que hay acciones que se tendrían que cumplir y que no se cumplieron.

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El simple hecho de crear este inventario de objetivos nos dará una base mas firme sobre las decisiones acerca de los cuales necesitamos hacer algo, en cuanto tengamos tiempo discrecional para hacerlo. Indudablemente, cuando nuestro listado de proyectos estará al corriente y actualizado, nos daremos cuenta que hay muchas acciones que se podrían hacer para mover los proyectos adelante. En la realidad, para la mayoría de las personas se necesitan de 10 a 15 horas para recopilar, procesar y organizar para finalmente llegar al punto de poder confiar en el inventario de proyectos. 20,000 pies: Este es el nivel de la responsabilidad de nuestro trabajo actual. Se refiere al rol que hemos tomado y hecho nuestro en nuestra familia, comunidad y obviamente con nosotros en calidad de personas que funcionan. Si acabamos de ser contratados y tenemos un listado de área de responsabilidad, este sería un buen comienzo. Si en pasado hemos realizado un listado de objetivos personales, también se podrían agregar a este nivel. El siguiente paso sería realizar un listado llamado área de enfoque con su listado de objetivos personales y profesionales, ambos serían necesarios incluirlos en un proceso de revisión que no se consideraría con frecuencia semanal (como los proyectos). En realidad son objetivos de ciclos más largos. Dependiendo de la rapidez de cambios en nuestra vida, el proceso de revisión podría ser de 1 a tres meses y al mismo tiempo representar una ocasión para lanzar nuevos proyectos. Podríamos llegar a tener entre 4 y 7 áreas de responsabilidad en nuestro trabajo y un número parecido en nuestra vida personal. Nuestra área de responsabilidad en el trabajo podría incluir: desarrollo de los colaboradores, desarrollo de sistemas de trabajo, planeación a largo plazo, marketing, control de calidad. En la parte personal hay otro tipo de áreas de enfoque como: ser padres, crear amistades, servicio de comunidad, iglesia, administración de la casa, administración de las finanzas, desarrollo personal. El propósito operativo de las áreas de enfoque es cerciorarnos que todos nuestros proyectos y nuestras acciones sean bien definidos de forma de poder administrar nuestras responsabilidades apropiadamente. Si nos paramos a pensar un poco en las áreas arriba mencionadas, definitivamente saldrán algunos desencadenantes que podrían generar proyectos importantes para nosotros. Si creamos esta descripción de puesto, vamos a pasar de la esperanza a la confianza de que haremos las elecciones adecuadas a medida de que se avance.

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De 30,000 a 50,000 pies: Mientras las alturas anteriores tienen más a que ver con el estado actual, nuestras acciones y área de responsabilidad, este nivel se refiere a las intenciones futuras y la dirección de las mismas que juegan un rol muy importante. Hay que analizarse acerca de la necesidad de explorar una dirección específica donde queremos ir. Eso puede significar: objetivos a 1 año (30,000 pies), visión a tres años (40,000 pies) e intuición sobre nuestro propósito en la vida (50,000 pies). Hay algunas preguntas que nos pueden ayudar a formular y definir nuestros proyectos a esta altura: ¿Cuáles son los objetivos y las metas a largo plazo en nuestra organización y que proyectos necesitamos formular para cumplir con nuestras responsabilidades? ¿Cuáles son los objetivos y las metas a largo plazo que nos hemos impuesto y que proyectos necesitamos formular para que ocurran? ¿Qué otras cosas significativas están ocurriendo que podrían afectar nuestras opciones acerca de lo que hacemos? En el nivel superior de pensamiento, necesitamos hacernos algunas de estas preguntas: ¿Por qué existe nuestra empresa? ¿Por qué existimos nosotros? ¿Cuál es el ADN de nuestra existencia que personalmente y profesionalmente dirige nuestras elecciones? La grande pregunta es ¿Por qué? Podríamos tener todos los niveles de nuestra vida y trabajo bien definidos, pero, si estamos un poco fuera del camino en el sentido de lo que queremos en el más profundo nivel o de lo que somos verdaderamente llamados en hacer, siempre vamos a estar incómodos. Ha venido el momento de pararse y pensar con mucha atención de lo que nos surgió en nuestra mente durante la lectura de este último capítulo. Tomar notas y procesarlas. Decidir si lo que escribimos es realmente algo que deseamos y que queremos hacer o simplemente no. Posiblemente queremos acumular más de este tipo de pensamientos deseando de hacer el ejercicio con más formalidad como:

• Definir un business plan con nuestros partners. • Definir la imagen de una vida de ensueño con nuestra esposa/o y nuestra familia. • Crear un mapa para nuestra carrera para los próximos 3 a 5 años etc.

Una vez que se haya hecho este paso habrá que concentrar el focus sobre el desarrollo de proyectos identificados que no han tomado forma como nosotros queremos y cerciorarnos de estar listos para este procesamiento vertical.

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Capítulo 10 PONER EN MARCHA LOS PROYECTOS Y MANTENER EL CONTROL Los capítulos de 4 a 9 nos han enseñado los trucos para aclarar nuestra mente y hacer elecciones intuitivas acerca de lo que se necesita hacer y cuando. Esto se define como el nivel horizontal. El último pedazo que nos hace falta es el nivel vertical, la forma de pensamiento que puede influenciar y energizar nuestro poder mental creativo. En nuestras vidas podemos hacer mejor planeación y mas frecuente, y si lo hacemos nos sentiríamos mas aliviados y mas en control de nuestras vidas. La experiencia nos enseña que la oportunidad de mejora más grande en nuestras planeación no consiste en proyectos elaborados y complejos que a veces se usan (como los diagramas de Gant). La mayoría de la gente que necesita este tipo de herramienta la usa o tienen acceso a capacitación y programas requeridos para aprenderlos. La necesidad real es la de capturar e utilizar más pensamiento creativo de lo que hacemos o que deberíamos de hacer. En este capítulo veremos una recopilación de sugerencias y técnicas para facilitar el proceso natural de planeación para proyectos. Aunque estas sugerencias se basan sobre el sentido común, la mayoría de las veces no se siguen como se debería. ¿QUE PROYECTOS DEBERÍAMOS PLANEAR? La mayoría de los que se identifican como proyectos no necesitan de mucha planeación anterior. Hay dos tipos de proyectos que requieren algún tipo de actividad de planeación: 1) Aquellos que merecen todavía nuestra atención aun después de haber determinado las “siguientes acciones” que lo componen y 2) Aquellos cuyas ideas relacionadas al proyecto de por sí solos aparecen. El primer tipo son los proyectos que sabemos necesitan ser organizados, necesitan un acercamiento más detallado que únicamente definir las “siguientes acciones”. Para desarrollarlos, se necesitará una aplicación mas especifica de una o de las otras 4 fases del proceso natural de planeación: objetivo y principios, visión y resultado, lluvia de ideas y organización. El segundo tipo, se refiere a proyectos cuyas ideas aparecen de por sí en varios momentos de nuestro dia y que requieren de un instrumento de captura para su utilizo posterior.

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Proyectos que necesitan de “siguientes acciones” para su planeación Probablemente hay proyectos que están en nuestra mente al momento que queremos tomarnos el control. Podría ser una reunión importante donde necesitamos estar preparados con material y agenda. Podría ser también aclarar una descripción de puesto para entrega a la oficina de recursos humanos. Si todavía no lo hemos hecho, empezamos definiendo las “siguientes acciones” que empezará la planeación de las mismas y insertándolas en el listado de acciones. Luego procederemos con anteriores pasos de planeación.

Típicos pasos de planeación Los tipos más comunes de acciones orientadas a la planeación serán nuestra propia lluvia de ideas y organización, establecer reuniones y recopilación de información. Lluvia de ideas: Algunos de los proyectos que están en nuestra mente ahora necesitan de nuestra propia forma de pensamiento. Esto es particularmente verdadero para los proyectos donde no resulta tan fácil definir las siguientes acciones y donde a fuerza las mismas se tienen que definir. Sera necesario decidir cuándo y como queremos hacer la acción con el propósito de saber en que listado de acción insertarla. ¿Dónde nos resulta más conveniente hacer nuestra lluvia de ideas? ¿En frente de una computadora o escribiendo las ideas en un papelito? Nuestra siguiente acción será entonces “@ la computadora” o “en cualquier lugar” ya que si tengo papel y pluma lo puedo hacer en donde sea.

Organización: Podríamos encontrarnos en la situación de tener notas, documentos de soporte y material misceláneo referente a un proyecto X que necesitamos estructurar y darle una forma. En este caso, nuestra “próxima acción” debería ser “organizar notas proyecto X”. Si necesitamos ser en nuestra oficina para hacer esto (porque allí es donde hay los documentos), la acción debería ir en el listado de acción “@ oficina”. Si las notas y documentos del proyecto estarán siempre con nosotros en este caso la acción debería ir en el listado de acción “en cualquier lugar” o “@ computadora” en el caso en que las notas se procesaran gracias al auxilio de nuestra computadora.

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Organizar juntas: Frecuentemente, avances en los proyectos se pueden lograr únicamente si se establece un grupo de trabajo que pueda trabajar en ellos…es decir, enviar un correo al grupo para calendarizar la junta o marcar a los integrantes del grupo para establecer el momento adecuado para la junta. Recopilar datos: A veces, una de las tareas de un proyecto es la de recopilar datos. Posiblemente necesitamos hablar con alguien para escuchar y tomar notas de su contribución o simplemente navegar en internet y descubrir que es lo que hay referente al proyecto que queremos desarrollar. Pensamiento de proyectos al azar A veces nos encontramos en situaciones donde nos surgen determinadas ideas que nos gustaría aplicar para nuestros proyectos y estamos en lugares o en contextos que no tiene nada a que ver con el proyecto. Si estos pensamientos no se pueden todavía clasificar como “siguiente o próxima acción” necesitamos a fuerza capturarlos y organizarlos mas adelante. Por esto es bien necesario llevar siempre instrumentos de escritura o de grabación para cerciorarse que nada se pierda en nuestro proceso de recopilación datos. HERRAMIENTAS Y ESTRUCTURAS QUE SUSTENTAN EL PENSAMIENTO DE PROYECTOS El hecho de tener consigo, en la oficina o en lugares donde habitualmente vivimos parte de nuestro día algunos instrumentos que nos ayudan en grabar el pensamiento nos ayuda a evitar la inconsciente resistencia humana en pensar cuando sabemos conscientemente que no tenemos a la mano “algo” para grabar el pensamiento. Algunas herramientas de este tipo podrían ser:

• Bolígrafos y blocs de notas • Grabadoras digitales • Post it (aunque hay que recordarse de clasificarlos en acción antes de que se pierdan) • Tableros y marcadores • Computadora

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Estructuras de soporte Al igual que la herramienta, es útil tener una estructura a la mano que nos ayude a capturar los procesos de pensamientos de proyectos. La creación de un archivo referente a un determinado proyecto, sea digital o en formato papel ayuda a que, cualquier idea o tema que pueda influenciar el proyecto sea grabada en el mismo así que, cuando regresaremos al proyecto y desglosaremos las acciones que lo componen, no perderemos la oportunidad ni el “momentum”. De esta forma mantener el focus sobre el proyecto será menos difícil. Aunque parezca una forma primitiva de manejar una herramienta tan valiosa, cualquier proyecto, por breve o largo que sea, empieza así. Se trata de notas organizadas que pueden surgir en cualquier momento en base a los estímulos que tengamos. Los programas pueden resultar a veces mucho más elaborados de lo que la mayoría de las personas necesitan. En realidad hay que buscar la herramienta que mas se adapta a nuestras necesidades e implementarla en nuestro mundo. Aplicaciones para lluvias de ideas: Hay disponibilidad en el mercado de herramientas que nos ayudan a capturar las ideas que pueden salir de una sesión de lluvia de ideas y que se basan en al principio del mapa mental. De todas maneras, se puede utilizar igualmente un procesador como Word ya que cada quien analiza las ideas diferentemente a la forma en que se graban digitalmente gracias a los programas dedicados. El utilizo de notas digitales que se asignan a categorías es un ejercicio muy útil sobre todo para los que utilizan Microsoft Outlook. De hecho estudiaremos más de este tema mas adelante. ¿COMO APLICO TODO ESTO A MI MUNDO? Así como necesitamos constantemente actualizar nuestras “próximas acciones”, será necesario actualizar también nuestro listado de proyectos dándose un espacio de tiempo para desarrollar verticalmente todos los proyectos que tenemos. Habrá que desarrollar un proyecto a la vez preguntándose: ¿qué quiero/saber/capturar/recordar más acerca de este proyecto? Consecuentemente habrá que desarrollarlo verticalmente cerciorándose de analizar cuanto más aspectos posibles. La clave es sentirse cómodos utilizando nuestras propias ideas y enfocar nuestra energía constructivamente para adelantar determinados procesos antes de que las circunstancias externas nos obliguen a hacerlo (emergencia).

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PARTE 3

EL PODER DE LA CLAVE DE LOS PRINCIPIOS

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Capítulo 11 EL PODER DEL HÁBITO DE LA RECOPILACIÓN La implementación de los principios descritos en este libro, pueden tener implicaciones muy beneficiosas tanto a nivel personal y a nivel de creación de cultura organizativa en las empresas. Efectivamente, cuando las personas que nos rodean empiezan a notar que nuestra forma de interactuar con los demás cambia, cuando recibimos, procesamos y organizamos sin ninguna falla en nuestro sistema, ellos empiezan a tener un nivel de confianza que va más allá de lo ordinario. Además, este estado mejora nuestro estado mental de bienestar y mejora la calidad de la comunicación y relaciones, profesionales y personales. EL BENEFICIO PERSONAL ¿Cómo nos sentimos durante el proceso de recopilación de las actividades? Hay quien se siente bien y otros que se sienten mal. Si se pasa por el proceso de recopilación y si se hace completamente, posiblemente sentimos un cierto nivel de ansiedad a descubrir cuantas cosas necesitamos hacer y...Porque no, también una sensación como de aplastamiento (debería de hacer, se tenía que haber hecho, pero…). Al mismo tiempo es muy probable que al hacer este ejercicio se haya también sentido una sensación de alivio. ¡Emociones opuestas se manifiestan, descontrol y control! Entonces ¿Que es lo que está pasando ahora? Cuando se descubre la fuente de la negatividad o de frustración que nos acompaña en muchas ocasiones, a medida de que se lleva a cabo el ejercicio, las sensaciones positivas eliminan las negativas. La fuente de las sensaciones negativas Si pensamos que la fuente de la sensación negativa es el hecho de que tengamos demasiadas cosas por hacer nos estamos equivocando. De hecho siempre hay mucho por hacer. La fuente es diferente: ¿Cómo nos sentimos cuando alguien queda mal con nosotros?, cuando nos promete algo y no lo mantiene y quizás ni nos avisa. Si, en realidad es muy frustrante, el precio que la gente paga por no mantener los compromisos es la desintegración de la confianza en una relación, definitivamente una consecuencia muy negativa.

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Y qué son todas las cosas que se encuentran en nuestra bandeja de entrada, son compromisos con nosotros mismos. Se trata de acuerdos que no mantenemos, la fuente de todas las frustraciones y una clara falta de confianza en nosotros mismos. Si nos ponemos a escribir un plan de acción y no lo hacemos…bienvenida la frustración y si nos comprometemos de pasar un tiempito con nuestros hijos y no lo hacemos seguramente nos sentiremos culpables...Con todas las consecuencias que esto conlleva. ¿Cómo evitar de llegar a estas situaciones? Hay tres opciones: 1) No llegar a ningún acuerdo (es decir, no nos tomaremos la responsabilidad de hacer las cosas) 2) Completar el acuerdo y mantenerlo 3) Renegociar el compromiso Todo lo arriba mencionado nos puede ayudar en eliminar esta desagradable sensación. No llegar a ningún acuerdo Quizás nos sentiríamos satisfechos y positivos en considerar cosas (quizás antiguas) que están sentadas en nuestra bandeja de entrada como no necesarias y literalmente tirarlas a la basura. Una de las formas para manejar los elementos incompletos es sencillamente decir: ¡NO! Se trata de bajar un poco nuestros estándares personales. A veces, por el simple hecho de no decir no, no asumimos compromisos que probablemente, en el mismo momento en que nos los asumimos, ya sabemos que no se podrán cumplir en tiempo y forma, causado únicamente para ganar la aprobación temporal de los que nos rodean. El problema es que a veces decimos “ No hay problema, lo hare’” sencillamente porque no somos muy conscientes de todo lo que hay que hacer. Una vez que se apliquen estas técnicas resultará mas fácil identificar los compromisos que a fuerza no se podrán mantener….y siempre hay algunos que no son de vital importancia. Se considera como un pensamiento muy maduro el hecho de tomarse la responsabilidad de capturar y rastrear todo lo que reside en nuestra mente y pensar dos veces antes de tomarse responsabilidad hacia los demás de lo que no tenemos necesidad o no queremos hacer. NO estar consciente de lo que tenemos que hacer equivale a tener una tarjeta de crédito sin saber realmente cuanto podemos gastar. Resulta en un comportamiento irresponsable.

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Completar el acuerdo y mantenerlo

Obviamente, otra de las formas para liberarse de la sensación negativa es la de físicamente hacer las cosas, sobretodo aplicando la regla de “los dos minutos”. Indudablemente, cuando veremos todos los temas abiertos en una lista en frente e nuestros ojos, una parte de nosotros se sentirá incentivada a reducirla. Es una sensación muy bella la de empezar alguna tareas y completarlas al mismo tiempo. Hay otra cuestión: ¿Como nos sentiríamos si todas las tareas que están en el listado se completarían con éxito? Probablemente brincaríamos de la felicidad…. y ¿Luego? Otra lista se presenta que nos hace sentir aun mas ambiciosos. No solamente, si tenemos un jefe, imaginen que pasaría cuando el mismo se da cuenta de su nivel de eficiencia y de productividad...Exacto: ¡más cosas por hacer! Es la regla del profesional: a medida que se mejora, mas deberíamos mejorar. Entonces a menos que no queramos estresarnos al límite, podríamos optar por la tercera opción: Renegociar el compromiso

Supongamos que tenemos una cita con alguien el jueves pero de repente mi escenario cambia y así mis prioridades. Decido de no ver la persona el jueves y en lugar de no presentarme ¿Qué es lo que puedo hacer para mantener la integridad de la relación? Exacto: llamar y avisar de una nueva fecha. Un acuerdo renegociado no es un acuerdo roto. Resulta fácil ahora comprender ¿Porqué es importante tener todos nuestros compromisos en frente de nuestros ojos? Es la única forma para decir: “esto no, no ahora”. El dilema es que no es para nada fácil renegociar compromisos con nosotros mismos que no recordamos y el hecho de que no lo recordamos, ¡no significa que no somos responsables por el mismo! Esto significa que en el momento en que nos surge de que debemos de hacer algo y lo almacenamos únicamente en nuestra memoria breve, hay una parte de nosotros que nos sugiere que esta tarea la deberíamos de hacer todo el tiempo y, a medida de que surge otra y la almacenamos en nuestro cerebro, se crea automáticamente una situación de estrés debido a que no podemos hacer dos cosas al mismo tiempo o peor…olvidarse de lo que necesitábamos hacer. Nos ha pasado una situación en que, pasando por el armario de nuestra casa, una voz interna nos dice “deberíamos de ordenar todo lo que hay en este armario” y al mismo tiempo otra voz que en otras ocasiones, pasando por el mismo armario nos dice: ¿no deberíamos estar arreglando y ordenando este armario? ¿Porque estamos pasando por aquí?

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Lo que podría pasar es lo siguiente y admitir: 1) Entonces tengo un armario desordenado, bajo mis estándares y no me importa. 2) Mantengo el compromiso y ordeno el armario. 3) Inserto la tarea “ordenar el armario en una lista “algún día”, luego, en ocasión de revisión semanal cuando notaremos esta tarea

y la renegociamos a la siguiente semana, no nos sentiremos mal cada vez que pasaremos en frente del armario. En nuestra psique no hay una gran diferencia entre “ordenar el armario” y organizar una mudanza. Ambos son acuerdos y compromisos que se pueden mantener o romper. Si no manifestamos (tomando nota) de la necesidad de una tarea y la grabamos únicamente en nuestra mente, representará seguramente un acuerdo roto. Este tipo de acercamiento es muy diferente a los métodos tradicionales de manejo del tiempo. Los mismos nos sugieren que, cuando haya algo que nos sugiere de hacer alguna tarea y cuando esta misma tarea no tiene mucha importancia, entonces no vale la pena administrarla o rastrearla. La experiencia del método GTD nos dice que todo lo que se mantiene en nuestra memoria psíquica, podría requerir menos o más atención de lo que requeriría. El hecho de capturar todo, no quiere decir que todo es importante, ¡sencillamente no lo es! Las tareas incompletas, no recopiladas, ponen mucha presión y requieren atención que según el método GTD, una vez recopiladas, no requerirían. ¿Cuánta recopilación es necesaria? Nos sentiríamos bien si cuando nos damos cuenta que nos hace falta mantequilla anotáramos la acción en la lista de compras, asimismo si sabemos que necesitamos llamar a alguien por algún tema, la vez que tenemos un tiempo muerto y el teléfono a la mano, seguramente le llamaremos, pero ¡hay un mundo de diferencia cuando somos conscientes que lo tenemos todo grabado! ¿Cuándo sabremos que no hay nada mas que queda por grabar? Sencillamente cuando nada surge en nuestra mente. Esto no significa que nuestra mente estará vacía, significa que nuestra mente se sentirá mas aliviada por el hecho de que no necesitamos pensar en lo que tenemos que hacer y, en lugar de este estresante ejercicio, podremos concentrarnos sobre la tarea y realizarla sin distracciones. Necesitamos utilizar nuestra mente para agregar valor a lo que hacemos y no para únicamente pensar y recordarnos en lo que tenemos que hacer.

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Requiere mucho esfuerzo y un cambio de hábito capacitarnos a grabar aun los mínimos detalles a medida de que surjan en nuestra mente. Realizar el proceso de recopilación lo mas que se pueda y al mismo tiempo incorporar en nuestro comportamiento anotar todo lo que emerge nos hará mas productivos. CUANDO RELACIONES Y ORGANIZACIONES MANTIENEN EL HÁBITO DE LA RECOPILACIÓN ¿Qué pasa cuando todos los miembros de una organización utilizan el mismo formato organizativo y se puede hacer confianza, que todo lo que se pasa se procese sin “goteras’? En el sistema se establece un elevado clima de confianza que no deja espacio a dudas. Al contrario el constante “Baby sitting” implica un clima de desconfianza que no beneficia la organización Si estamos acostumbrados a utilizar varios medios de comunicación de tareas cual: correos, notas escritas, mensajes en el buzón y de repente descubrimos que unos de nuestros colaboradores utiliza únicamente correos o notas escritas, automáticamente nos está obligando a adaptarnos a utilizar únicamente sus medios. Este tipo de comportamiento profesional debería de considerarse inaceptable en una organización que se interesa a que las cosas “ocurran” en un determinado momento y que vayan en un sistema que será sujeto a revisión y planeación semanal. Desafortunadamente los sistema de organización personal no se pueden imponer como la ley, pero la gente se puede considerar responsable por los resultados que producen y se les pueden dar las información contenida en este libro para luego no tener excusas si algo empieza a “gotear” en el sistema y se pierde. Esto no quiere decir que todos deben de hacer todo lo que se le da. En este libro se ha descrito también la manera en que las personas tendrán que negociar lo que no pueden hacer en un determinado momento y todavía sentirse cómodo sin preocuparse de que las cosas se olviden. Se trata efectivamente de un proceso de renegociación. Hay poca esperanza pero en los casos donde no haya un sistema a prueba de todo que GARANTICE que todo lo que surge sea correctamente recopilado. Hay que recordar que no se puede renegociar un acuerdo con nosotros que no recordamos o que no grabamos y seguramente no se puede renegociar un compromiso con otras personas que se perdió y que no existe en nuestro sistema. Cuando todos los miembros de una organización adoptan el mismo sistema no debe de caber duda de que la energía que se libera ayuda a lograr objetivos ambiciosos de una forma más eficaz y determinada.

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Capítulo 12 EL PODER DE LA “SIGUIENTE ACCIÓN” La visión de este sistema se basa en un concepto muy sencillo: Jamás en futuro deberá de existir una junta, platica o cualquier tipo de interacción que termine sin que haya una determinación de una “ siguiente acción”, una o más personas responsables, una o más acciones requeridas. Es la única forma para no preocuparse de lo que “falla en el sistema” y concentrarse realmente sobre las oportunidades. Uno de los riesgos mas grandes es que las personas que a lo largo de los años utilizan esta técnica y constantemente se preguntan “cual será la siguiente acción”, encontrarán dificultades objetivas en interactuar con gente que no adopta esta lógica y la consideraran como personas “no confiables”. Hay una gran diferencia entre tomar decisiones cuando las cosas aparecen en lugar de tomarla cuando explotan. El secreto es preguntarse por cada información que llega a nuestra esfera de influencia, cual es la “siguiente acción” a tomar para mover las cosas adelante. Una técnica a toda prueba que nunca falla es mejorar considerablemente la productividad y la paz interior del usuario. CREAR LA OPCIÓN DE “HACER” Si tenemos la sensación que algunas de las cosas que son parte integrantes de nuestra lista de pendientes no se han movido, si no estamos seguros si necesitamos hacer una llamada, enviar un correo, comprar algo en la tienda etc., probablemente todas estas tareas no se han cumplido. Requiere casi 10 segundos al ser humano decidir sobre la próxima acción a seguir. Por ejemplo: Si en nuestra lista hay la tarea “llantas”, nos deberíamos de preguntar primero porque la pusimos. La respuesta podría ser que necesitamos poner nuevas llantas al coche. Entonces ¿Cuál será la siguiente acción? Lo primero que nos surge podría ser llamar a la tienda para obtener una cotización o pasar por la llantera cuando estaremos haciendo unas compras o entrega de documentos. Es todo lo que requiere: son 10 segundos de tiempo que la mayoría de las personas no se han comprometido en invertir por la mayor parte de sus pendientes. Es muy probable que la persona que ha necesitado cambiar las llantas

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en su coche lo haya pensado cada vez que ha mirado sus llantas o pasado en frente de la llantera y que no haya llamado la llantera en ocasiones donde tenía energía y tiempo para hacerlo. Y ¿Por qué no lo ha hecho? Simplemente porque lo último que quería pensar en aquellos momentos era su listado de proyectos. En aquellos momentos no tenia gana de pensar. Si este proceso de pensamiento ya se hubiese hecho, lo único que hubiese necesitado en los 10 minutos muertos antes de su próxima junta era lo de consultar su listado de “llamadas”, ver la tarea “llamar la llantera para pedir cotización” y marcar…sin ningún esfuerzo y con la gran motivación de cumplir con la tarea en pocos minutos. En este contexto de los 10 minutos muertos no hubiera sido capaz de empezar ninguna otra tarea que le hubiese requerido un determinado esfuerzo, como por ejemplo una propuesta escrita a un cliente. También es muy probable que, en un dado momento, viendo sus nuevas llantas en su coche, brincaría de la felicidad y de la satisfacción. Muy frecuentemente, muchas cosas están paradas sencillamente porque no se ha tomado ninguna decisión respecto a la siguiente acción a tomar. Se trata de definir, paso por paso todo lo que es necesario para llevarnos del punto de partida al final de la carrera y planear cada paso según nuestra disponibilidad, nuestra prioridad y los factores explicados anteriormente. PORQUE LAS PERSONAS INTELIGENTES SON LOS QUE TIENEN LA COSTUMBRE DE POSPONER Para explicar esta afirmación se hará un ejemplo que nos ayudara a entender la diferencia entre la realidad y la realidad proyectada por nuestro cerebro. Imaginamos ser dentro de un super y acercarnos al banco de la fruta. Ver una pila de limones grandes y bien amarillos, cortar uno en rebanadas, ponerlo en nuestra boca y…scrunch… sentí el sabor acido en la misma. Si la proyección de algo en nuestra mente refleja el resultado que se obtendría en la realidad, notaremos probablemente que la producción de saliva en nuestra boca ha incrementado…y estaba únicamente en nuestra mente. Ahora, cual es la proyección a nivel de sensación en el momento en que nos recordamos que tenemos que hacer un reporte tan aburrido pero importante que, sabemos que tenemos que hacer, pero ¿No nos da ninguna gana de empezar? ¿Porque las personas inteligentes tienden a posponer? Porque su sensibilidad les da manera de proyectar la sensación de disgusto y de pesadilla al realizar determinadas cosas. Pero ¿Que es lo que ocurriría si proyectamos en nuestra menta la satisfacción de haber completado una tarea tan pesada como esta? ¿Qué es lo que sentiríamos? En este escenario ¿Cuál es la solución?

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HACER QUE NUESTRO CEREBRO PROYECTE LA SENSACIÓN DE BIENESTAR La solución es la de predisponer nuestro cerebro a pensar cuál es la siguiente acción. Cambiar nuestra forma de pensar en positiva hacia todo lo que está dentro de nuestra esfera de pendientes y considerarlos viables y realizables, de por si incrementa la energía positiva, dirección y motivación. Si pasamos por la lista de pendientes generales es probable que algunas cosas nos atraigan mientras otras las rechazamos. Muy frecuentemente, el hecho de pensar en la “siguiente acción” es lo que hace la diferencia entre un extremo y otro. Algunas personas caen en la tentación de confundir sus lista de “siguientes acciones” en listado de sub-proyectos, proyectos y tareas que no son hechas por acciones sino que para un conjunto de ellas que, al solo mirarla activa un sentido de repulsión por no saber para donde empezar. Lo que mas importa es definir un proyecto, un sub-proyecto, las acciones que lo componen y mover adelante. Esta cultura organizacional ha sido exitosa en varias organizaciones porque es causa de claridad, responsabilidad, productividad y apoderamiento. Claridad Muchas platicas, reuniones, juntas terminan con una vaga sensación de los que los participantes deberían hacer después. Pero sin una clara conclusión de lo que serán las siguientes acciones (que son, a quien se van a encargar, cuando y donde), el riesgo es dejar las cosas en el aire. La buena costumbre es la de empezar a preguntarse, 20 minutos antes de la conclusión de cualquier junta, cuales son las conclusiones, las “siguientes acciones” a seguir, los chinos bien dicen “la plática no cocina el arroz”. Responsabilidad El lado obscuro de las culturas colaborativas es la alergia que produce a los que se pasan el balón de un pie a otro. ¿Mío o tuyo? Representa el dilema que se presenta en varias circunstancias donde al terminar una junta, todos los participantes tienen la sensación que alguien debería de hacer algo y que no son exactamente ellos que deberían de tomarse la responsabilidad por el cumplimiento de lo que sale. Lo que si no es oportuno ni aconsejable es permitir que termine una junta sin quedar formalmente en algo y consecuentemente sin claridad en los próximos pasos a tomar. Si creemos que esta cultura no produce resultados, porque no hacer una prueba: porque no preguntar al terminar una junta: ¿“cual será’ nuestra siguiente acción” y medir los resultados?

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Productividad Las organizaciones se modelan aun más productivas cuando entrenan a sus gentes en pensar en cuál será la “siguiente acción”. Por todas las razones explicadas arriba, determinar los recursos necesarios una vez que haya claridad en lo que se quiere obtener producirá mayor resultados, más rápidos y sin mucho esfuerzo. Todo lo que ha sucedido a nivel de modernización del mundo laboral, los seminarios, las técnicas y los programas sofisticados de organización, no harán ninguna diferencia si no hay un involucramiento del individuo a nivel de respuesta operativa y un real compromiso a que las cosas se muevan de “a” a “z”. Uno de los problemas mas grandes de perdida de objetivos en la organizaciones se refiere a los proyectos de largo plazo, que se consideran tales, no porque se destinan a un determinado momento lejano en el futuro sino porque el conjunto de las acciones que lo componen son muchas y se necesitan alocar recursos para que cada paso lleve al completamiento del proyecto. El focus no se debe de destinar a un momento futuro, si nos comportamos así, un proyecto de largo plazo se quedara rezagado mucho tiempo después del momento en que surgió la necesidad. Apoderamiento Probablemente el beneficio más grande de la filosofía de la “siguiente acción” es incrementar considerablemente la habilidad en hacer las cosas y una consecuente subida en la autoestima. La gente normalmente hace las cosas cuando están bajo fuego o presionado por otros. No se sienten en control, ningún sentido de victoria. Le preguntare “¿Cuál es la siguiente acción?”. Supone una posibilidad de cambio ocultando la sensación y la mentalidad de la víctima y construyendo una imagen de sí mismos que nos hace repetir: ” Soy una persona poderosa, eficaz que hace que las cosas se realicen”. ¿En nuestro ambiente laboral hay muchas quejas? La gente se queja de algo únicamente cuando hay algo que podría ser mejor de lo que resulta al momento. El ponerse la pregunta acciona un mecanismo por el cual: Si no se puede cambiar algo, debe de haber alguna acción que puede cambiar las cosas. Se ha notado en varios individuos un incremento en la habilidad de hacer que las cosas puedan cambiar a medida de que ellos mismos las cambiaban y eso hace que las cosas cambien…de una forma totalmente natural y sin presión externa.

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EL PODER DE CENTRARSE EN LOS RESULTADOS A lo largo de los años, la aplicación del método descrito en este libro ha probado resultados y cambios profundos en la gente que lo ha utilizado. Cuando estamos en condiciones de demostrarnos a nosotros mismos y a los demás nuestra habilidad de poder hacer las cosas en las trincheras, probablemente no nos quedaremos en las mismas trincheras por un largo tiempo y avanzaremos. El método no se refleja únicamente en la relación profesional. Saber que tenemos que hacer algo para mejorar la relación con nuestra esposa es un proyecto al igual que otros y necesita de determinación y de compromiso. Tener la sensación de que debemos de hacer algo sin físicamente hacer nada puede llegar a ser fatal para nuestras relaciones. EL SIGNIFICADO DE LA APLICACIÓN DE LA VISIÓN DEL RESULTADO FINAL Como ya se comentó arriba, la aplicación del método de decisiones basado en la “siguiente acción”, resulta en: claridad, productividad, responsabilidad y apoderamiento. Lo mismo ocurre cuando nos enfocamos y nos disciplinamos en real resultado que queremos y en especifico: el proyecto que necesitamos definir para definir los resultados esperado. Todo está ligado. No podemos definir la acción correcta si no tenemos bien claro el resultado en nuestra mente, y el resultado esta desconectado de la realidad si no tenemos claridad sobre lo que es necesario para que todo ocurra. La verdad es que nuestra energía de seres humanos cuenta con una realidad teológica y dualística. Creamos e identificamos cosas que todavía no son reales en los varios niveles que vivimos. Cuando eso ocurre, nos damos cuenta de cómo necesitamos reestructurar nuestro mundo y moldearlo según el modelo proyectado y el resultado esperado. Las cosas que nos llaman la atención, necesitan de nuestra intención para que ocurran. ¿Qué significa esto para mí? ¿Cuál es el resultado que quiero obtener? Cualquier cosa que vivimos como “incompleta” debe de tener como punto de referencia algo de “completo”. En cuanto tengamos la necesidad de que algo se deba cambiar, necesitamos preguntarnos “como lo hare” y que recursos serán necesarios para que ocurra ¿(Cuál es la siguiente acción)? “Un idealista cree que el corto plazo no importa. Un cínico cree que el largo plazo no importa y un realista cree que lo que se ha hecho y lo queda se queda por hacer a corto plazo determina el resultado a largo plazo”

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CAMBIO A UNA CULTURA DE ORGANIZACIÓN POSITIVA

No requiere mucho esfuerzo el incremento de la productividad de un grupo. La aplicación del método hace que las cosas ocurran más rápidas y más sencillas. Hay siempre una cantidad de pláticas en una junta que hace parecer que las cosas vayan bien. En realidad deberíamos aprender a preguntarnos “¿Porque estamos haciendo eso?” o mejor “¿A que se parecerá cuando será hecho con éxito?” El apoderamiento sobreviene naturalmente en los individuos cuando se mueven desde un estado de “queja” y victimas a un modo que imagina los resultados esperados y las acciones que determinan el resultado. Cuando ese pensamiento se vuelve estándar en las organizaciones se nota una mejora significativa en el clima laboral al igual que en el resultado. El microcosmos de cómo las personas tratarán sus correos, conversaciones e interacciones se reflejarán en el macrocosmos de su cultura e organización. Si los individuos aplican una cultura ligada al método “GTD”, la cultura experimentará un nuevo estándar de alto desempeño. Problemas y conflictos no desaparecerán. Permanecerán mientras intentaremos cambiar las cosas. Lo que si cambiará es la forma en que el comportamiento operativo contenido en este método accionará el enfoque y estructura para resolverlos en la forma más productiva. ¡Que tengan una buena vida! David Allen